1Surat Bisnis Sederhana dan Kompleks 30

BAB ISURA T BISNIS SEDERHANA DAN KOMPLEKS

PENDAHULUANBuku ini disusun untuk melengkapi bahan kuliah dan menambah referensi materi pengajaran mata kuliah Bahasa Inggris Niaga pada fakultas-fakultas di lingkungan Universitas Syiah Kuala. Materi buku ini disajikan untuk mahasiswa yang mengambil mata kuliah ''Bahasa Inggris Niaga" atau mereka yang ingin mempelajari surat-menyurat Bahasa Inggris. Diharapkan materi ini dapat membantu mahasiswa menulis surat yang baik dan berkesan. Materi buku ini mencakup bentuk-bentuk umum surat bisnis, cara membuat surat, pengembangan gaya, dan sikap penulis dalam surat.

SURAT BISNIS YANG SEDERHANATujuan utama sebuah surat bisnis adalah untuk menyampaikan pesan kepada seseorang. Pesan tersebut dapat berupa pertanyaan, informasi, atau permintaan untuk melakukan suatu tindakan oleh si penerima surat. Oleh karena itu, setiap surat bisnis harus mudah dipahami. Apabila sebuah surat bisnis tidak jelas, pembaca kadangkala salah mengerti tentang pesan yang disampaikan. Akibatnya, penerima pesan akan menerima informasi yang salah, sehingga dilanjutkan dengan tindakan yang salah pula. Hal ini dapat berakibat lebih buruk lagi terhadap perusahaan Anda. Bila ini terjadi, siapakah yang salah? Dengan demikian, jelaslah bahwa kesalahan ini terjadi disebabkan oleh kesalahan penulis.Menulis surat bisnis merupakan proses yang beresiko dengan biaya tinggi. Selain biaya kertas, amplop, dan perangko, ada biaya-biaya lain seperti upah orang yang menulis, mengetik, mengarsipkan, dan sebagainya. Jadi, penulisan sebuah surat yang tidak jelas atau tak dapat dipahami oleh sipenerima dapat merugikan Anda dan perusahaan anda.Kesalahan penulisan surat bisnis dapat juga berakibat terhadap hal-hal lain. Misalnya pengiriman barang yang terlambat atau tidak sampai, pembatalan order oleh konsumen. Bahkan, mereka beralih ke lawan bisnis (pesaing), terhentinya produksi karena tidak ada suplai material, dsb. Ini merupakan beberapakasus yang diakibatkan oleh kesalahan komunikasi. Sebuah surat yang menyebabkan salah pengertian dapat mengakibatkan kerugian perusahaan. Sebagai konsekuwensinya, Anda (penulis) dapat saja dipecat dari perusahaan.Sebuah surat bisnis yang efektif, di samping harus memenuhi kriteria mudah dipahami dan jelas, juga harus dibuat (layout) dengan baik. Ini dimaksudkan agar surat tersebut dapat memberikan kesan atau image yang baik bagi dunia bisnis.Pentingnya penyajian sebuah surat dapat digambarkan sebagai berikut. Seorang kepala kantor (Office Manager) pada sebuah perusahaan asing menerima sepucuk surat dari seorang bekas mahasiswi salah satu universitas. Wanita ini melamar untuk menjadi seorang sekretaris pada perusahaan tersebut. Sayangnya, lamaran si pelamar langsung saja dijadikan sampah oleh manajer perusahaan. Alasannya, surat lamaran tersebut ditulis dengan tangan pada sehelai kertas bekas buku latihan anak sekolah. Surat lamaran itu sendiri ditulis dalam bahasa Inggris yang baik, tetapi sang manajer mengambil keputusan untuk tidak menerimanya semata-mata karena

Penampilan (appearance) surat itu. Si manajer memberi alasan bahwa:1. Seorang calon sekretaris yang tidak mampu mengetik surat lamarannyadengan baik, tidak tepat menjadi sekretaris perusahaan.2. Seseorang yang menggunakan kertas bergaris untuk surat bisnis berarti ia tidak mengerti bisnis.3. Sangat tidak layak menulis surat bisnis pada kertas yang kotor apalagi sobek.Manajer perusahaan asing itu menyimpulkan bahwa si pelamar ini tidak cocok menjadi sekretaris perusahaannya. Dalam contoh kasus ini, manajer mungkin benar. Sebaliknya, wanitayang melamar itu mungkin juga akan menjadi sekretaris yang baik bila diberikan kesempatan. Alasan si manajer menolak wanita itu semata-mata karena kesalahan dan kecerobohan si pelamar dalam menulis surat, bukan karena kemampuannya.

BENTUK SURAT BISNISSurat bisnis mempunyai pola dasar yang sarna diseluruh dunia walaupun ada variasinya. Pola dasar tersebut adalah sebagai berikut:Companys LetterheadReferenceDateNumber

InsideAddress

GreetingBody of letterEnding

Keterangan:Company Letterhead (kop surat perusahaan) berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, dan informasi lain yang diperlukan seperti nomor telepon, alamat kawat/ faksimili, nama direktur, dan sebagainya.Referance Number (nomor rujukan) adalah sistem pengarsipan orang/perusahaan pengirim,dan juga sistem pengarsipan orang/ perusahaan penerima.Inside Address (alamat dalam surat) biasanya sarna dengan yang tertulis di amplop. Alamat ini bermanfaat bagi si penerima apabila amplopnya terbuang atau hilang setelah surat itu dibuka.Greeting atau Salutation (salam pembuka) adalah ungkapan seperti Dear Sir, Dear Mr. Ramli.Body of the letter (isi surat) merupakan teks yang berisikan pesan pengirim surat.

lSI SURAT BISNISAnggaplah Anda seorang manajer kantor pada sebuah perusahaan kecil. Pimpinan Anda, General Manager (Manajer Umum), baru saja membaca sebuah iklan tentang mesin fotokopi yang baru dipasarkan. lklan itu dimuat di dalam majalah Gatra. Manajer Umum memnerintahkan agar anda menulis surat kepada perusahaan penjual mesin fotokopi tersebut untuk meminta katalog yang diberikan secara cuma- cuma. Bagaimana kira-kira surat yang harus Anda tulis?Pertama, yang harus Anda lakukan adalah menentukan alamat penjual me sin fetokopi. Ini cukup mudah karena alamatnya dapat dilihat di dalam majalah yang memuat iklan dimaksud. Kemudian, Anda tinggal menulis alamat tersebut pada posisi 'inside address.' Kedua, penentuan pihak penerima surat. Dalam hal ini yang menjadi penerima surat adalah perusahaan fotokopi. Biasanya, salam pembuka (greeting/salutation) yang digunakan adalah Dear Sir, (catatan huruf kapital D, kapital S dan 'koma' setelah Sir).Langkah berikutnya yang harus Anda lakukan adalah membuat permohonan kepada orang yang mengeluarkan iklan. supaya ia dapat mengirimkan sebuah katalog untuk Anda. Surat permintaan itu tidak perlu bertele-tele, cukup Anda meminta katalog. Surat itu hams singkat, tepat, dan mengena sasaran. Lihat contoh berikut ini.

Company LetterheadAdvertiser'sAddress Date

Dear Sir,In June issue of a local magazine you advertised a free catalogue on photocopiers. Would you please send me a copy of this catalogue as soon as possible.

Thank you for your assistanceYours faithfully,MuzailinOffice Manager

Catatan:1. Sebaiknya nama dan tanggal majalah disebutkan. Hal ini dapat membantu mencegah atau menghindari kebingungan, karena, bisa, saja perusahaan itu mengiklankan banyak produk di dalam majalah lainnya. Dengan meminta khusus katalog mesin fotokopi dapat mempermudah si penerima memahami pesan/permintaan Anda, Perusahaan yang Anda alamatkan itu dapat mengirimkan atau membalas permintaan Anda sesuai dengan yang Anda minta.2. Penekanan Anda bahwa permintaan tersebut bersifat mendesakdapat diungkapkan dengan frase 'as soon as possible'.Ingat kembali bahwa pimpinan Anda menginginkan katalog itu dengan segera, dan mungkin saja ia tidak mentoleransi Anda apabila terjadi penundaan yang disebabkan tidak memberi penekanan.

3. Sebenarnya, kalimat terakhir ' Thank you for your assistance' boleh ditiadakan. Akan tetapi, perlu dicatat bahwa kalimat ini menunjukkan penampilan Anda yang sopan dalam mengakhiri surat, dan kesopanan membantu memberikan kesan yang baik.

4. Ungkapan 'Yours faithfully' merupakan penutup (ending) surat Anda. Catatan huruf kapital Y, huruf kecil f dan 'kama'.

5. Dengan menulis nama dan jabatan Anda di bawah tanda tangan dapat memperjelas kepada 'siapa' katalog yang diminta harus dialamatkan

Surat di atas merupakan contoh surat bisnis yang sederhana, dan surat ini dapat menjadi model untuk surat-surat bisnis lainnya.Sebenarnya, perbedaan surat-surat bisnis yang sederhana dengan surat-surat bisnis yang kompleks hanya bergantung pada panjang atau pendeknya isi surat.Catatan penting lainnya yang perlu Anda ingat bahwa kata- kata atau ungkapan-ungkapan atau keterangan-keterangan yang tidak perlu harus dihilangkan. Anda hanya perlu menulis hal-hal yang harus disampaikan, dan jangan lebih dari itu! Ini merupakan prinsip yang harus Anda ikuti dalam menulis surat bisnis. Buatlah sebuah surat bisnis sejelas mungkin, dan langsung ke masalah yang Anda maksudkan! Orang bisnis adalah orang sibuk, dan mereka tidak menghendaki waktu mereka terbuang percuma dengan membaca keterangan- keterangan yang tidak perlu.

Salam Pembuka atau Sapaan (The Greeting)Ungkapan ini kadang-kadang juga disebut dengan 'the salutation'. Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Arifin ... merupakan gaya (sty/e) dasar dari salam pembuka.Greeting harus diketik disebelah kiri margin, tiga baris di bawah inside address. Greeting ini harus sesuai dengan titel si penerima. Apabila Anda telah mengenalnya dengan baik, atau jabatan Anda kira-kira sejajar dengannya, Anda boleh menggunakan Dear Mr ... Apabila tidak, gunakanlah Dear Sir. Jika Anda ragu-ragu, gunakan saja Dear Sir. Ini merupakan cara mengawali surat yang baku. Begitu juga surat yang ditujukan kepada wanita, greeting yang digunakan adalah Dear Mrs ... atau Dear Miss ... atau Dear Madam. Jangan gunakan Dear Sir or Madam. Bila Anda ragu apakah yang dituju pria atau wanita, gunakan ungkapan Dear Sir.Greeting berikut ini adalah contoh greeting yang digunakan untuk orang-orang terkemuka dan bergelar.The QueenYour Majesty

The Prime MinisterDearPrime Minister

A Goverment MinisterDear Minister

A Member Of ParliamentDear Sir

An AdmiralDear Admiral

An Army ColonelDear Colonel

Perlu diketahui bahwa adat/kebiasaan untuk mengalamatkan menteri-menteripemerintah (Government Ministers) dan petinggi-petinggi negara di berbagai negara bisa berbeda-beda. Sebaiknya,penulis surat perlu mengetahui terlebih dahulu kebiasaan yang digunakan oleh negara setempat. Walaupun demikian, jika Anda ragu, gunakanlah Sir or Madam. Bilamana Anda menulis surat kepada perusahaan, sedangkan nama individu yang Anda tuju tidak diketahui, Anda boleh mengalamatkan surat itu kepada jabatan pekerjaannya, misalnya, The Chairman, The Sales Manager, dll. Di sini, sapaan yang Anda gunakan adalah Dear Sir. Bilamana Anda tidak tahu kepada 'individu mana' surat itu harus dialamatkan, Anda boleh mengalamatkannya kepada perusahaan (Messrs Yusri & Sons; Muzailin & Nizam Ltd.). Dalam hal ini Anda boleh menggunakan sapaan Dear Sirs.Catatan: Messrs (dibaca mezers) hanya digunakan untuk mengalamatkan surat kepada perusahaan berbentuk partnership, bukan untuk perusahaan yang berbentuk Limited Companies (LTD). Juga jangan gunakan Messrs untuk perusahaan berbentuk partnership yang nama perusahaannyadiawali dengan artikel the, atau nama orang yang bergelar,misalnya:Messrs Sarah & Ormar benartetapi tidakMessrs The Aceh Barat Company LtdMessrs Sir Johnson David & CompanyAlinea PembukaContoh surat bisnis sederhana di atas terdiri atas satu alinea utama dan satu alinea pendek, yakni kalimat terakhir. Akan tetapi, kalau isi suratnya panjang Anda hams membaginya ke dalam beberapa alinea yang sesuai.Biasanya alinea pembuka (opening paragraph) pendek. Kita sering melihat surat bisnis yang alinea pembukanya terdiri atas kalimattunggal. Alinea pembuka mengisyaratkan subyek surat, dan menentukan sifat dan nada alinea berikutnya. Jadi, kita hams memilih alinea pembuka secara saksama dan teliti sehingga kesan yang baik sudah tercermin di awal surat.Dalam semua surat bisnis, sifat alinea pembuka haruslah tepat sasaran, praktis, sederhana, jelas, dan sesuai dengan keadaan. Berikut ini beberapa contoh alinea pembuka yang lazim digunakan.Dear Sir,Thank you for your letter of ... (date) ...

Dear Sir,Thank you for your letter in reply to ours of ... (date) ... 'Ours' disini berarti our letter (surat kami) yang sudah .dikirimkan sebelumnya kepada orang yang sedang Anda surati sekarang.Dear Sir,In reply your letter of ... (date)... here are the answers to your questions.

Dear Sir,Further to our recent telephone conversation, here is the additional information I promised.

Berikut ini ada dua contoh alinea pembuka yang dapat Anda gunakan apabila menulis surat kepada seseorang untuk pertama kalinya.Dear Sir,I am writing to you about ... Kemudian Anda sebutkan topik tentang yang Anda maksudkan. Pada alinea kedua baru Anda mulai menyampaikan atau rincikan secara lebih mendalam topik tersebut.

Dear Sir,1 am writing to you to aks for your help. lni penting sekali apabilaAnda menginginkan seseorang melakukan sesuatu yang khusus buat Anda.

Kadangkala,pimpinan Anda meminta Anda membalas atau menulis surat untuk menyampaikan informasi tertentu kepada seseorang.Contoh alinea pembuka berikut ini dapat menjadi pedoman atau rujukan bagi Anda.Dear Sir,Mr. Razali has asked me to reply your letter of ... (date) ...Dear Sir,Mr. Zubir has asked me to send you the following ... (katalog, informasi, daftar harga, sampel, dsb.). Anda sebutkan apa saja yang diminta oleh pimpinan Anda untuk disampaikan.Di samping contoh-contoh alinea pembuka di atas masih banyak lagi alinea-alinea pembuka lainnya yang dapat Anda baca dan pelajari dalam berbagai literatur, khususnya di dalam buku-buku Bahasa Inggris Niaga. Perlu dicatatat bahwa alinea pertama/pembuka tidak selalu harus singkat. Kadang-kadang dirasa lebih mudah dan luwes bila alinea pertama ditulis agak lebih panjang tetapi langsung berisi subyek masalah.PenutupAda dua penutup (ending) surat bisnis yang sudah baku, yakni:

Yours faithfully (hurufkapital Y dan hurufkecil f)Yours sincerely (huruf kapital Y dan huruf kecil s)Yours sincerely lebih bersifat pribadi dan lebih lazim digunakan. Dalam praktik biasanya Yours sincerely digunakan apabila greeting surat Anda, Dear Mr. ... , dan Yours faithfully dipakai apabila greeting surat Anda selain dari greeting di atas.Di samping itu, ada penutup surat lain yang dapat Anda gunakan, tetapi kedua penutup di atas sudah cukup memadai untuk semua surat bisnis. Untuk surat pribadi, tentu saja Anda boleh memakai penutup apa saja yang lazim bagi Anda.Ada beberapa penutup surat yang dianggap sudah kuno, dan saat sekarang sudah jarang sekali dipakai, yakni:Your obedient servantYour obedientlyYours truly

Penting diperhatikan bahwa alinea pembuka dan penutup dapat mempengarnhi sikap pembaca. Janganlah kita berkesimpulan bahwa sebuah pernyataan pendek tidak mengandung arti yang penting. Sebenarnya, tingkat kepentingan sebuah alinea bukan terletak pada panjang pendeknya alinea, tetapi lebih ditentukan oleh ukuran efektivitasnya. Jadi, Anda hams mempertimbangkan dengan baik dan teliti isi suatu pernyataan.Di samping itu, Anda juga dapat menggunakan kalimat terakhir surat untuk meminta tindak lanjut, atau memperkuat masalah yang telah Anda ungkapkan di dalam badan surat (body of letter). Berikut beberapa contoh kalimat penutup (concluding sentences).I look forward to hearing from you again shortly. Yours faithfully,I await your reply with interestYours faithfully,

Please let me have your reaction to the above points as soon as possible.Yours faithfully,

I trust all your questions are now fully answeredYours faithfully,

Ada sisipan lain di dalam surat bisnis yang sering kita lihat, yakni inisial P.S. di bawah tanda tangan. Inisial P.S. adalah singkatan dari Post Script. P.S. diketik di sebelah kiri margin surat. Pesannya dimulai pada baris yang sarna. P.S. digunakan untuk memberikan informasi tambahan pada surat. Akan tetapi, sebaiknya tidak perlu Anda gunakan P.S. di dalam surat bisnis. Jika memang ada informasi yang tertinggal atau informasi tambahan yang hendak Anda sampaikan, sebaiknya Anda tulis kembali dalam badan surat sehingga semua pesan atau hal yang hendak Anda sampaikan tercakup di dalam badan surat. Walaupun demikian, kita sering juga melihat P.S. digunakan dalam surat-surat penjualan (sales letter). Biasanya, ini dilakukan apabila penulis ingin memberikanpenekanan pada hal-hal tertentu. Kedua, apabila penulis hendak menyampaikan pesan-pesan pribadi kepada si penerima dengan tulisan tangan, tidak diketik. Ini dilakukan jika si penulis sudah mengenal dengan baik si penerima surat. Untuk surat bisnis biasa, sebaiknya tidak menggunakan inisial P.S.

Menandatangani SuratSetiap surat bisnis hams ditandatangani, dan nama pengirim surat hams diketik di bawah tandatangan, misalnya:Yours faithfully,

Iskandar ZulkarnainAdvertising ManagerKadangkala,Anda diminta untuk menandatangani surat atas namaorang lain. Cara yang lazim digunakan adalah menandatangani nama Anda sendiri dan sisipkan hurufp.p. di sampingsebelah kiri nama yang diketik di dalam surat, contohnya:Yours faithfully,

p.p. WUdanSelection Coordinator

p.p. (singkatan dati per procurationem) menunjukkan bahwa Anda menandatangani surat atas nama orang lain, dalam hal ini Pak Wildan.

Penutup lainnyaSebagian perusahaan mempunyai gaya (sty/e) tersendiri yang sudah baku dalam menutup sebuah surat bisnis. Jika perusahaan Anda memilikinya, sebaiknya Anda tetap menggunakan gaya itu. Berikut ini beberapa contoh gaya penutup surat tersendiri.Yours faithfully,CITRA AGUNG UTAMA LTD.

H. JODiYoesoefPresident DirectorFor and on behalf ofCITRA AGUNG UTAMA LTD.

Yours faithfully,

B. YuiaGeDenl MaDager

Jikaperusahaan Anda tidak mempunyai gaya tertentu, gunakanlah gaya penutup yang disarankan seperti Youn faithfully atau YDUn sincerely sesuai dengan keterangan di atas. Selanjutnya, banyak wariita menambah Mn atau Miss dalarn tanda kurung setelah namanya bilamana merekamenandatangani surat bisnis. Penambahan ini merupakan hal yang baik karena dapat menunjukkan identitasnya secara jelas. Penambahan ini bermanfaat bagi si penerima surat dalam menyapa wanita tersebut ketika menjawab suratnya, misalnya:Yours faithfully,

s. Pamela (Miss) Executive Secretary LATIHAN 1Anggaplah Anda bekerja pada perusahaan PT. Cita Agung Utama sebagai Assistant General Manager. Anda melihat sebuah buku berjudul Personnel Management, karya Dereck Torington, yang diiklankan di dalam majalah Gadis, edisi April. Menurut iklan ini jika Anda ingin membeli buku itu, silakan menghubungi atau menyurati toko buku berikut:

Penerbit SaRiciJalan Rawasakti Timur No. 1Banda Aceh

Harga buku tersebut Rp. 150.000 ditambah Rp. 5000.- untuk biaya paket dan ongkos kirim.

Tugas Anda:Coba Anda buat sebuah surat yang dialamatkan kepada alamat tersebut di atas untuk memesan buku dimaksud. Anda harns mencantumkan alamat perusahaan Anda, PT. Citra Agung Utama, dan jangan lupa, surat itu harns rapi, dan teliti, mencakup semua informasi yang diperlukan.

Selamat bekerjaSURAT BISNIS YANG LEBIH PANJANG (KOMPLEKS)Kebanyakan surat bisnis yang sering kita lihat lebih panjang dari contoh yang telah disajikan sebelumnya. Ada kalanya, Anda dituntut mencantumkan informasi yang lebih banyak di dalam surat. Sebenarya, membangun sebuah surat yang lebih panjang tidaklah begitu sukar, Anda hanya menambah alineanya saja. Setiap alinea hanya berisi satu ide, sehingga tidak membuat bingung baik si pembaca maupun Anda sendiri. Berikut ini sebuah contoh surat yang lebih panjang dan dialamatkan kepada toko perabot.Dear Sir,In the past I have bought many articles of forniture from your shop. I have always found them of good quality, but I am now sorry to tell you that I have a complaint.Three months ago I bought one of your Acehnese-Style chairs made by Mutiara Jaya, Ltd. The back of this chair came loose last week, and looks as though it was never properly fixed at the factory.Could you please arrange for the chair to be collected and mended as soon as possible?

Yours faithfully,

Catatan:1. Walaupun surat im berisikan keluhan, tetapi nadanya tidak kasar. Hal yang diungkapkan oleh si penulis merupakan fakta, dan tidak berlebih- lebihan.2. Alinea pembuka (perhatikan lebih pamang dari contoh surat bisnis sederhana pada bagian pertama) mengisyaratkan kepada pembaca bahwa surat itu berasal dari seorang pelanggan yang baik, tetapi kurang puas dengan produk yang ia beli. Ini merupakanpembukaan yang baik untuk mengembangkan badan utama surat.3. Alinea tengah (kedua) menjelaskan keluhan yang bersifat khusus. Cara pengungkapannya jelas dan tepat, tidak bertele-tele.4. Alinea terkhir (ketiga) penulis dengan sopan menjelaskan kepada pemilik toko perabot tindakan yang diharapkan oleh si pelanggan. Pemyataannya juga jelas dan tepat, tidak bertele-tele.

Secara keseluruhan, surat di atas merupakan contoh surat yang baik dan tepat sasaran. Penerima surat sudah seharusnya melayani keluhan pelanggan dengan segera dan berusaha untuk rnernberikan kepuasan kepada pelanggannya dengan baik. Bagairnanapun, pelanggan rnerupakan orang penting. Apa pun resikonya, kita harus berusaha rnernbuat pelanggan senang dan puas. Dengan dernikian, pelanggan senantiasa terus rnelakukan hubungan bisnis dengan perusahaan kita.Berdasarkan konsep dan pnnsip surat di atas Anda akan rnarnpu rnernbuat surat bisnis sepanjang dan serinci yang Anda inginkan. Untuk lebih rnernperhalus prinsip tersebut, sebaiknya setiap ide utama diberikan nornor 1,2,3 dst., atau a, b, c. Teknik ini rnernudahkan Anda rnenulis surat dan rnudah pula dipaharni oleh si penerirna.Untuk rnenggarnbarkan teknik penornoran ini dan rnelihat betapa pentingnya alinea di dalarn surat, berikut ini disajikan dua buah contoh surat. Sebenamya, kedua surat ini sarna. Bedanya, surat pertarna terdiri dari satu alinea yang rnencakup sernua ide surat, sedangkan surat kedua setiap ide utarnanya dipisahkan di dalarn beberapa alinea,Contoh surat berikut ini berasal dari Kepala Bagian Pelayanan Konsurnen sebuah perusahaan penjual rnesin photocopy kepada seorang pelanggan. lsi surat ini rnenjelaskan tentangkualitas cetak mesin photocopy yang dimiliki atau dibeli oleh pelanggannya beberapa waktu yang lalu. Coba Anda perhatikan dan pelajari kedua surat ini dengan saksama!Surat PertamaDear Sir,Following my visit to your print room yesterday, I am reporting the cause of the problem to you as you requested. I was most disturbed to hear your comments about the quality of printing that you are obtaining from our photocopy machine. I agree with you that it should be much better than it has been recently. After examining the machine carefully I traced the trouble to the ink being used by the operator. This was a lower grade than recommended and was the direct cause of the poor quality printing. May I therefore, draw your attention to the following points? It is important to use the quality of ink recommended by the manufacturers for each machine. Cheaper inks are usually unsuitable. In the long run they often prove to be more expensive, because they cause a waste of paper, operator's time, and give a poorer result. It is advisable to buy all your supplies from one source. This makes the tracing of faults easier. Otherwise we find that different manufacturers blame each other. For instance, the ink manufacturer can blame the paper supplier and the paper supplier can blame the machine. In addition to making the machine, my company also makes a full range of printing supplies. We can supply you with the right grade of ink, paper and other materials for each of our machines.Consequently, I have asked my colleague in the sales department to contact you. You will be hearingfrom him shortly. During my visit I cleaned out the machine that had been causing the trouble, and put the correct grade of ink. I also left a small supply of the correct ink with your operator. Before I left the machine was running perfectly and giving good quality prints. You should have no further problems with this machine if you follow my recommendations. I hope everything is nowsatisfactory. Yours faithfully,

NizamuddinChief Service Engineer

Surat KeduaDear Sir,Following my visit to your print room yesterday, I am reporting the cause of the problem to you as you requested.I was most disturbed to hear your comments about the quality of printing that you are obtaining from our photocopy machine. I agree with you that it should be much better than it has been recently.After examining the machine carefully I traced the trouble to the ink being used by the operator. This was a lower grade than recommended and was the direct cause of the poor quality printing. May I therefore, draw your attention to the following points?1. It is important to use the quality of ink recommended by the manufacturers for each machine.2. Cheaper inks are usually unsuitable. In the long run they often prove to be more expensive, because they. cause a waste of paper, operator's time, and give a poorer result.3. It is advisable to buy all your supplies from one source. This makes the tracing offaults easier. Otherwise wefind that different manufacturers blame each other. For instance, the ink manufacturer can blame the paper supplier and the paper supplier can blame the machine.4. In addition to making the machine, my company also makes a full range of printing supplies. We can supply you with the right grade of ink, paper and other materials for each of our machines. Consequently, I have asked my colleague in the sales department to contact you. You will be hearingfrom him shortly.During my visit I cleaned out the machine that had been causing the trouble, and put the correct grade of ink. I also left a small supply of the correct ink with your operator. Before I left the machine was running perfectly and giving good quality prints. You should have no further problems with this machine ifyoufollow my recommendations.I hope everything is now satisfactory. Yours faithfully,,

NizamuddinChief Service Engineer

dituju. Kemudian kirimkan dalam amp lop yang terpisah, dan ke alamat yang sesuai.

Contoh surat kedua menunjukkan pentingnya alinea-alinea pendek. Alinea-alinea tnt memperjelas setiap ide. Penggabungan beberapa ide yang berbeda ke dalam satu atau dua alinea yang panjang merupakan suatu kekeliruan. Lihat contoh surat pertama.Diharapkan Anda tidak melakukan kesalahan serupa. Gunakan cara yang kedua, yaitu tiap alinea mengandung satu ide saja. Ini dapat membuat surat Anda lebih menarik dan mudah dipahami.Bila Anda hendak menulis surat kepada perusahaan tentang hal yang berbeda, buat masing-masing surat dengan subyek atau perihal yang berbeda secara terpisah. Jangan Anda mencoba menggabungkan semua hal yang berbeda di dalam satu surat yang panjang. Misalnya, Anda perlu membuat surat kepada bagian keuangan mengenai laporan keuangan, dan kepada bagian transportasi mengenai pengiriman barang, dan kepada bagian penjualan mengenai pesanan barang. Anda dapatmembayangkan betapa panjang dan rumitnya surat tersebut bila saja Anda tulis dalam satu surat. Oleh karena itu, buatlah masing-masing surat dengan subyek atau perihal yang berbeda sesuai dengan keperluan dan alamat yang hendakLATIHAN 2Surat berikut ini mengandung beberapa ide yang tidak dipisahkan ke dalam beberapa alinea yang sesuai sehingga kelihatannya tidak profesional. Coba Anda tulis kembali surat tersebut dengan memisahkan ide-idenya ke dalam beberapa alinea. Buatlah surat ini sehingga kelihatan rapi dan profesional.To:Afr. A.E. Benn, Team Leader. DL\1 Consortium.Canadian Consulting EngineersJalan Mata Ie. No. I Banda AcehFrom: Mr. Robin, Sales ManagerBima Utama & Co.Ltd ..Lin. P. Polem No. 10, Banda AcehDate: 25 November 1997 REFERENCE WPQiB3I refer to our recent meeting in which we discussed the complaint which you made about the poor condition of the cooling system which my firm recently installed in your office, I have reponed this to my head office and am pleased to be able to let you know that our service department will be visiting you on Wednesday 2tt' November 1997 at 9:00 hours, to make a full investigation. May 1apologize for the inconvenience you have obviously suffered as a result of the faulty cooling system? Our service is second to none and we pride ourselves on the quality of our materials. However. things can occasionally go wrong and we hope that you will allow us to remedy the fault completely under the terms of your guarantee. I shall call round to see if there is any further help that I can give you and look forward to seeing you. In the mean time. ma:v I thank you for your patience and assure you that the problem will soon be dealt with to your satisfaction.