BÀI 2 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN MỸeldata2.neu.topica.vn/TXKTKE03/Giao Trinh/04_NEU... · Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài

Bài 2: Khái quát về hệ thống kế toán Mỹ

TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224 19

BÀI 2

KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN MỸ

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.

Đọc tài liệu:

Giáo trình kế toán quốc tế – Khoa kế toán, Đại học Kinh tế quốc dân.

Các tài liệu tham khảo khác.

Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.

Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.

Nội dung

Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán;

Các loại hình doanh nghiệp;

Hệ thống báo cáo tài chính;

Hệ thống tài khoản kế toán;

Hệ thống sổ kế toán;

Quy trình kế toán;

Các bút toán điều chỉnh;

Các bút toán khoá sổ.

Mục tiêu

Giúp sinh viên có cái nhìn khái quát về hệ thống kế toán Mỹ;

Giúp sinh viên thấy được vai trò của kế toán, thông tin kế toán cũng như đối tượng sử dụng thông tin kế toán;

Giúp sinh viên nắm được quy trình kế toán cơ bản, từ đối tượng, tài khoản, sổ sách kế toán, các bút toán điều chỉnh, khóa sổ để đưa ra được các báo cáo tài chính cần thiết;

Giúp sinh viên phân tích được các thông tin về tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, lãi/lỗ trên các báo cáo tài chính để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh.


20 TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224

Tình huống dẫn nhập

Vì sao cần có kế toán?

Được nhận thừa kế từ người người bà đã mất của mình, Laurelton quyết định đầu tư số tiền mình có được vào việc kinh doanh. Vì vậy, ngày 1/1/2011 Công ty TNHH Laurelton Diamonds được thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực trang sức thời trang.

Laurelton sẽ theo dõi và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động như thế nào, để có thể kiểm soát được số vốn đã đầu tư cũng như khả năng sinh lời của vốn đầu tư đó?


TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224 21

2.1. Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán

Thông tin kế toán có thể được sử dụng bởi nhiều loại đối tượng khác nhau, mỗi đối tượng sử dụng thông tin kế toán theo một cách khác nhau và phục vụ cho một mục đích khác nhau. Thông thường, đối tượng sử dụng thông tin kế toán được chia thành các nhóm (groups of users) sau:

Nhóm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (external users): được xếp vào nhóm này là các cá nhân hoặc tổ chức ít hoặc không có khả năng tiếp cận trực tiếp với các nghiệp vụ kinh tế hoặc tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp; bao gồm các đối tượng như: các cổ đông, các nhà đầu tư, nhà cung cấp, ngân hàng, nhà bảo lãnh, cơ quan thuế, công đoàn… hay thậm chí cả các đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp cũng nằm trong số này.

Nhóm các đối tượng bên trong doanh nghiệp (internal users): là những người trực tiếp ra quyết định kinh doanh dựa trên các thông tin kế toán, những người chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch kinh doanh, và kiểm soát các nghiệp vụ trực tiếp, thường xuyên ở doanh nghiệp.

Với các đối tượng sử dụng thông tin kế toán đa dạng như vậy, mỗi loại đối tượng sẽ đòi hỏi thông tin kế toán được trình bày theo một cách khác nhau cho phù hợp với mục đích sử dụng và trình độ của mình.

Hệ thống kế toán của Mỹ đáp ứng đầy đủ yêu cầu này khi luôn dựa vào đối tượng sử dụng thông tin để xây dựng hệ thống và phương pháp kế toán.

2.2. Các loại hình doanh nghiệp

Các loại hình doanh nghiệp chủ yếu:

Doanh nghiệp tư nhân hay công ty 1 chủ (Sole proprietorship)

Là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ sở hữu đồng thời là người quản lí kinh doanh, chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ của công ty. Hệ thống kế toán Mỹ nghiên cứu loại hình doanh nghiệp này với tư cách là xuất phát điểm để xây dựng một hệ thống kế toán trên cơ sở nguyên tắc Thực thể kinh doanh (business entity concept). Tuy nhiên, về mặt pháp lí, chủ doanh nghiệp và doanh nghiệp lại không có sự độc lập, trong trường hợp công ty không đủ khả năng trả nợ, khoản nợ đó sẽ chuyển thành nợ của cá nhân chủ sở hữu công ty.

Công ty hợp danh (Partnerships)

Công ty hợp danh là một mô hình hợp tác quy mô nhỏ giữa 2 hoặc nhiều người. Về mặt pháp lí, công ty hợp danh vẫn thuộc loại hình công ty trách nhiệm vô hạn, tức là không có sự tách rời giữa công ty và các chủ sở hữu trong vấn đề trả nợ. Tuy nhiên, về mặt kế toán, công ty hợp danh vẫn được xem xét như một thực thể kinh doanh độc lập với các chủ sở hữu của công ty.


22 TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224

Công ty cổ phần (Corporations, Companies)

Do nhiều cá nhân hoặc pháp nhân hợp tác góp vốn để kinh doanh. Đây là loại hình doanh nghiệp duy nhất được thừa nhận cả về mặt pháp lí và về mặt kế toán là một thực thể kinh doanh độc lập. Các chủ sở hữu không phải chịu trách nhiệm cá nhân với các khoản nợ của công ty.

Với mỗi loại hình doanh nghiệp, đối tượng sử dụng thông tin kế toán và nhu cầu sử dụng thông tin kế toán cũng khác nhau, điều đó dẫn tới hệ thống kế toán (từ chứng từ, tài khoản, đến các báo cáo kế toán) tương ứng với mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ khác nhau.

Hệ thống kế toán Mỹ là một hệ thống kế toán “hướng tới người sử dụng thông tin” hay “định hướng bởi người sử dụng thông tin”.

2.3. Hệ thống Báo cáo tài chính

2.3.1. Vai trò của hệ thống báo cáo tài chính (Roles of FSS)

Cung cấp các thông tin về tình hình tài chính và sự thay đổi tình trạng tài chính của doanh nghiệp. Các thông tin mà báo cáo tài chính cung cấp là các thông tin mà các đối tượng sử dụng cần. Do có sự xung đột về lợi ích giữa các nhóm đối tượng sử dụng khác nhau, hệ thống báo cáo tài chính không thể phục vụ cho từng đối tượng sử dụng. Hệ thống báo cáo tài chính trong hệ thống kế toán tài chính Mỹ thường hướng tới đối tượng sử dụng là các nhà đầu tư, bởi các thông tin phục vụ cho các nhà đầu tư đều có thể hữu ích đối với phần lớn các đối tượng sử dụng khác.

Hệ thống báo cáo tài chính được xem như đầu vào của mô hình ra quyết định, các thông tin trên báo cáo tài chính được sử dụng làm cơ sở của các quyết định kinh doanh.

Các báo cáo tài chính không chỉ cung cấp các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp mà còn cung cấp các thông tin đánh giá về hiệu quả, hiệu năng sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp.

2.3.2. Hệ thống báo cáo tài chính (Set of financial statements)

Thông thường, hệ thống BCTC của doanh nghiệp bao gồm các báo cáo chủ yếu sau:

Bảng cân đối kế toán;

Báo cáo thu nhập;

Báo cáo vốn chủ sở hữu;

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

2.3.2.1. Bảng cân đối kế toán (Balance sheet)

Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp về tình hình vốn chủ sở hữu, công nợ phải trả và tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Các thông tin trên Bảng cân đối kế toán mô tả tình hình tài chính (financial position) của doanh nghiệp tại một thời điểm xác định. Các quy định về lập Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp do Nhà nước (Bang) ban hành.


TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224 23

Nội dung của Bảng cân đối kế toán bao gồm các yếu tố (elements) cụ thể về: Tài sản, Nợ phải trả, Nguồn vốn chủ sở hữu.

Mối quan hệ giữa tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được thể hiện qua đẳng thức dưới đây (Phương trình kế toán - Accounting Equation).

Tài sản = Nguồn vốn chủ sở hữu + Nợ phải trả

Dưới đây là mẫu Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán

Doanh nghiệp… vào ngày 31 tháng 12 năm N

Tài sản

(Assets)

Số tiền (Amounts)

Nguồn vốn

(Equity)

Số tiền (Amounts)

Tài sản lưu động

(Current Assets)

Tiền (Cash)

Nguyên vật liệu (Materials)

Phải thu khách hàng

(Account receivable)

…

Nợ phải trả (Liabilities)

Nợ ngắn hạn (Short-term Liabilities)

…

Nợ dài hạn (Long-term Liabilities)

…

Tài sản cố định (Fixed assets)

Đất đai (Land)

Nhà xưởng (Buildings)

Xây dựng cơ bản dở dang (Contruction in progress)

Trừ: Hao mòn luỹ kế (Accumulated Depreciation)

Vốn chủ sở hữu (Owner's Equity)

Vốn góp (Contribution Capital)

Lợi nhuận để lại (Retained Earnings)

Tổng tài sản (Total assets) Tổng cộng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu (Total Liabilities and Owner's capital)

2.3.2.2. Báo cáo kết quả kinh doanh (Income Statement, Profit or Loss Statement)

Là báo cáo tài chính phản ánh khả năng sinh lời của doanh nghiệp sau một kì kinh doanh nhất định. Nếu như Bảng cân đối kế toán là báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm thì báo cáo kết quả kinh doanh cho biết kết quả của việc kinh doanh sau một kì kế toán. Các yếu tố cơ bản của báo cáo kết quả kinh doanh bao gồm: Doanh thu, Chi phí, Lãi hoặc Lỗ. Báo cáo kết quả kinh doanh thể hiện mối quan hệ: Doanh thu - Chi phí = Lãi, lỗ.

Báo cáo kết quả kinh doanh có thể được trình bày theo một trong hai hình thức: Báo cáo kết quả kinh doanh một bước (Single-step) và Báo cáo kết quả kinh doanh nhiều bước (Multiple-Step).

Báo cáo kết quả kinh doanh nhiều bước là hình thức trình bày mà trong đó doanh thu và chi phí sẽ được phân loại vào nhiều nhóm nhỏ khác nhau và được trừ từng bước (chi phí được trừ dần khỏi doanh thu). Sau nhiều bước, kế toán mới có thể tính được thu nhập thuần. Báo cáo trình bày theo mẫu này sẽ cung cấp các thông tin khá chi tiết, thuận lợi cho việc so sánh và phân tích chỉ tiêu.


24 TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224

Báo cáo kết quả kinh doanh một bước là hình thức trình bày mà trong đó toàn bộ doanh thu được xếp vào một nhóm, tất cả các chi phí sẽ được trừ một lần khỏi doanh thu để tính ra thu nhập thuần.

Dưới đây là mẫu Báo cáo kết quả kinh doanh theo hình thức một bước.

Báo cáo thu nhập

Doanh nghiệp…

Ngày 31 tháng 12 năm N

Chỉ tiêu (Items) Số tiền (Amounts)

Doanh thu (Revenues)

Doanh thu bán hàng (Sales)

Thu nhập tài chính (Financial Income)

Doanh thu phí (Fees earned)

Chi phí (Expenses)

Chi phí lương (Salaries expenses)

Chi phí tiền thuê (Rent expenses)

Chi phí tiền lãi (Interest expenses)

Lợi nhuận trước thuế (Income before income tax)

Thuế thu nhập doanh nghiệp (Income tax)

Lợi nhuận sau thuế (Net income)

2.3.2.3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Statement of cash flows)

Phản ánh các khoản thu, chi tiền trong kỳ kinh doanh theo từng loại hoạt động: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ cho người sử dụng thông tin đánh giá được hiệu quả của từng loại hoạt động của doanh nghiệp, biết được tiền của doanh nghiệp được sử dụng như thế nào. Thông qua báo cáo Lưu chuyển tiền tệ có thể đánh giá khả năng tạo ra tiền trong tương lai của doanh nghiệp, khả năng thanh toán và nhu cầu tài chính cho đầu tư trong tương lai của doanh nghiệp.

Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh (cash flows from operating activities): cung cấp thông tin về các dòng tiền liên quan tới các hoạt động kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp.

Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư (cash flows from investing activities): liên quan đến hoạt động mua, bán tài sản, đầu tư bất động sản, chứng khoán, liên doanh dài hạn.

Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính (cash flows from financing activities): cung cấp các thông tin về việc hình thành vốn vay và thanh toán vốn vay cho các nhà đầu tư, chủ nợ…

2.3.2.4. Báo cáo vốn chủ sở hữu (Statement of Owner's Equity)

Thể hiện số liệu về tình hình hiện có và biến động vốn chủ sở hữu do ảnh hưởng của các quá trình: Đầu tư vốn của chủ sở hữu, Thu nhập thuần (lãi +, lỗ –) từ hoạt động kinh doanh, Chủ sở hữu rút vốn.


TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224 25

Báo cáo vốn chủ sở hữu

Doanh nghiệp… Ngày 31 tháng 12 năm N

Chỉ tiêu (Items) Số tiền (Amounts)

Vốn ngày 1/12/N (Beginning Balance)

Đầu tư vốn (Additional Investment)

Lợi nhuận (Profit)

Cộng (Total)

Trừ rút vốn (Capital Withdrawal)

Vốn ngày 31/12/N (Ending Balance)

2.3.2.5. Thuyết minh báo cáo tài chính (Interpretation of Financial Statement)

Là báo cáo giải trình chi tiết các chỉ tiêu tài chính đã trình bày trong các báo cáo trên, bên cạnh đó, thuyết minh còn đưa ra một số thông tin khác có liên quan tới tình hình kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp. Thuyết minh báo cáo tài chính làm cho các thông tin tài chính trở nên rõ ràng, minh bạch hơn và dễ sử dụng hơn đối với hầu hết các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.

2.3.3. Nguyên tắc lập báo cáo tài chính

2.3.3.1. Yêu cầu đối với báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính do kế toán cung cấp cần đáp ứng được các yêu cầu sau:

Độ tin cậy (Realiability): Báo cáo tài chính phải được trình bày một cách trung thực, khách quan, không bị ảnh hưởng bởi bất cứ sai lầm hay định kiến chủ quan nào của người quản lí doanh nghiệp hay người thực hiện công tác kế toán và phải có thể kiểm tra được.

Tính xác đáng và phù hợp (Relevance): Thông tin trên báo cáo tài chính phải có tác dụng đối với người dùng trong quá trình ra quyết định.

Tính dễ tiếp thu (Understandability): Thông tin trên báo cáo tài chính phải được trình bày sao cho người sử dụng ở một trình độ trung bình có thể hiểu và sử dụng được.

Tính có thể so sánh được (Comparability): Giúp cho người dùng có thể so sánh dọc hoặc so sánh ngang giữa các báo cáo tài chính, vừa để kiểm tra tính xác thực của các thông tin trên các báo cáo tài chính khác nhau, vừa cho thấy sự thay đổi tình hình tài chính, kết quả kinh doanh giữa hiện tại với quá khứ, và cho phép đưa ra các dự đoán cho tương lai của doanh nghiệp.

2.3.3.2. Các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận trong lập và trình bày báo cáo tài chính (Generally accepted accounting principles - GAAP)

Khái niệm về đơn vị kế toán (Business Entity Concept):

o Cần có sự độc lập về mặt kế toán, tài chính giữa một đơn vị kế toán với chủ sở hữu của nó và với các đơn vị kế toán khác.

o Đơn vị kế toán phải lập báo cáo kế toán theo quy định.


26 TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224

Giả định về sự hoạt động liên tục của đơn vị kế toán (Going-Concern Assumption):

Giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục, vô thời hạn hoặc không bị giải thể trong tương lai gần là điều kiện cơ bản để có thể áp dụng các nguyên tắc, chính sách kế toán.

Giả định thước đo giá trị thống nhất (Stable Monetary Unit):

Khái niệm Kỳ kế toán (Accounting Period Concept):

Báo cáo tài chính phải được lập theo từng khoảng thời gian nhất định gọi là kỳ kế toán, kỳ kế toán có thể là tháng, quý, năm. Kì kế toán năm được gọi là niên độ kế toán. Ngày bắt đầu và kết thúc niên độ kế toán do chế độ kế toán từng quốc gia quy định cụ thể.

Nguyên tắc khách quan (Objectivity Requirement):

Số liệu do kế toán cung cấp phải mang tính khách quan và có thể kiểm tra được, thông tin kế toán cần không bị ảnh hưởng bởi bất kì các định kiến chủ quan nào.

Nguyên tắc giá phí (Historical Cost):

Việc tính toán giá trị tài sản, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải dựa trên giá trị thực tế mà không quan tâm đến giá thị trường. Nguyên tắc này được đảm bảo với giả định về sự hoạt động liên tục của đơn vị kế toán.

Nguyên tắc doanh thu thực hiện (Principle of Revenue Recognition):

Doanh thu phải được xác định bằng số tiền thực tế thu được và được ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hoá bán ra được chuyển giao và khi các dịch vụ được thực hiện.

Nguyên tắc phù hợp (Matching Principle):

Tất cả các chi phí phát sinh để tạo ra doanh thu ở kỳ nào cũng phải phù hợp với doanh thu được ghi nhận của kỳ đó và ngược lại.

Nguyên tắc nhất quán (Consistency Principle):

Trong quá trình kế toán, các chính sách kế toán, khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực và các phương pháp tính toán phải được thực hiện trên cơ sở nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác.

Nguyên tắc công khai (Full Disclosure Principle):

Tất cả tư liệu liên quan đến tình hình tài chính và kết quả hoạt động của đơn vị kế toán phải được thông báo đầy đủ cho người sử dụng.

Nguyên tắc thận trọng (Conservatism Principle):

Thông tin kế toán được cung cấp cho người sử dụng cần đảm bảo sự thận trọng thích đáng để người sử dụng không hiểu sai hoặc không đánh giá quá lạc quan về tình hình tài chính của đơn vị. Do đó, kế toán:

o Chỉ ghi tăng nguồn vốn sở hữu khi có chứng cứ chắc chắn;

o Ghi giảm nguồn vốn sở hữu khi có chứng cứ có thể;

o Cần lập dự phòng cho một số trường hợp nhất định nhưng không được quá cao.


TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224 27

Nguyên tắc trọng yếu (Materiality Principle):

o Thông tin kế toán mang tính trọng yếu là những thông tin có ảnh hưởng đáng kể tới bản chất của nghiệp vụ hoặc ảnh hưởng tới những đánh giá của đối tượng sử dụng về tình hình tài chính của đơn vị, hoặc ảnh hưởng tới đối tượng sử dụng trong việc ra quyết định.

o Chỉ chú trọng những vấn đề mang tính trọng yếu, quyết định bản chất và nội dung của sự vật, không quan tâm tới những yếu tố ít tác dụng trong báo cáo tài chính.

2.4. Hệ thống tài khoản kế toán

2.4.1. Tài khoản kế toán và phương pháp ghi sổ kép

2.4.1.1. Tài khoản kế toán (Accounts)

Tài khoản là công cụ, phương tiện được dùng để tập hợp những khoản tiền của những nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương tự.

Một tài khoản kế toán ở dạng đơn giản bao gồm 3 yếu tố cấu thành: Tên gọi của tài khoản (đối tượng được tài khoản phản ánh), bên trái của tài khoản gọi là bên Nợ (Debit) và bên phải của tài khoản gọi là bên Có (Credit). Dạng đơn giản nhất của tài khoản là công cụ chữ T.

2.4.1.2. Phương pháp ghi sổ kép (Double - Entry Method)

Ghi sổ kép là việc phản ánh các giao dịch, các sự kiện kinh tế phát sinh lên tài khoản kế toán theo những nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có nhất định. Để hiểu được phương pháp ghi sổ kép cần nắm được ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến phương trình kế toán cũng như cách ghi chép trên các tài khoản kế toán.

2.4.2. Các loại tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán Mỹ

Hệ thống tài khoản kế toán (Chart of Accounts) bao gồm nhóm tài khoản phản ánh tài sản (Assets Accounts), nhóm tài khoản phản ánh nợ phải trả (Liability Accounts) và nhóm tài khoản phản ánh vốn chủ sở hữu (Owner's Equity Accounts).

Các tài khoản chủ yếu được sử dụng trong một doanh nghiệp gồm có:

Tài khoản phản ánh tài sản lưu động:

o Tài khoản Tiền (Cash): dùng để theo dõi biến động của các loại tiền, bao gồm cả tiền mặt, tiền gửi, séc, thẻ thanh toán…

o Tài khoản Phải thu khách hàng (Accounts receivable): dùng để theo dõi số nợ phải thu của khách hàng trong các trường hợp bán chịu hàng hoá, dịch vụ.

o Tài khoản Thương phiếu phải thu (Notes receivable): dùng để theo dõi số nợ phải thu bằng thương phiếu (đã có cam kết trả nợ bằng văn bản).

o Tài khoản Chi phí trả trước (Prepaid expenses): theo dõi hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ sử dụng trong niên độ kế toán sau nhưng đã chi trả trong năm nay. Chi phí trả trước bao gồm 1 số khoản chủ yếu như: chi phí văn phòng phẩm (office supplies), chi phí bảo hiểm (insurrance), chi phí thuê văn phòng, thiết bị (rent).


28 TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224

Tài khoản phản ánh đầu tư dài hạn (Long-term Investments):

o Tài khoản Đất đai (Land).

o Tài khoản Nhà cửa, công trình xây dựng (Buildings).

o Tài khoản Máy móc, thiết bị (Equipments).

Tài khoản phản ánh nợ phải trả ngắn hạn (Current liabilities):

o Tài khoản Phải trả người bán (Accounts payable): dùng để theo dõi các khoản nợ phát sinh khi doanh nghiệp mua chịu hàng hoá, dịch vụ.

o Tài khoản Thương phiếu phải trả (Notes payable): theo dõi các khoản nợ mà doanh nghiệp đã ký cam kết trả bằng văn bản.

o Tài khoản các khoản nợ phải trả khác (Other liabilities): được mở theo tên của từng khoản nợ phải trả, như Tiền lương phải trả.

Tài khoản phản ánh nợ phải trả dài hạn (Long-term liabilities):

o Tài khoản Nợ có bảo đảm (Mortgage payable).

o Tài khoản Trái phiếu phải trả (Bonds Payable).

Tài khoản theo dõi nguồn vốn chủ sở hữu

o Tài khoản Vốn (Capital).

o Tài khoản Rút vốn (Withdrawals).

o Tài khoản Doanh thu (chi tiết theo từng loại doanh thu).

o Tài khoản Chi phí (chi tiết theo từng loại chi phí).

Kế toán Mỹ không quy định hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp thống nhất. Các doanh nghiệp căn cứ vào các nguyên tắc thiết lập hệ thống tài khoản, căn cứ vào đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh, đặc điểm các nghiệp vụ kinh tế của mình để tự xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán phù hợp.

Khung hệ thống tài khoản kế toán Mỹ bao gồm các loại sau (Master Chart of Accounts)

Loại, nhóm tài khoản Số hiệu

Tài sản lưu động - Current assets 100-143

Đầu tư dài hạn - Long-term Investments 144-149

Tài sản cố định - Property, plant and equipment 150-189

Tài sản cố định vô hình - Intangible assets 190-199

Nợ ngắn hạn - Current liabilities 200-249

Nợ dài hạn - Long-term liabilities 250-299

Nguồn vốn chủ sở hữu - Owner’s equity accounts 300-399

Doanh thu - Revenues 400-499

Giá vốn hàng bán - Cost of goods sold 500-599

Chi phí bán hàng - Selling expenses 600-699

Chi phí chung và chi phí quản lí - General and administrative expenses 700-799

Doanh thu khác - Other revenues 800-849

Chi phí khác - Other expenses 850-899

Chi phí về thuế - Tax expenses 900-949

Khoá sổ và xác định kết quả - Clearing and summary accounts 950-999


TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224 29

2.5. Hệ thống sổ kế toán

2.5.1. Sổ Nhật ký chung (General Journal)

Nhật ký chung được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ Nhật ký chung theo dõi đầy đủ thông tin về một nghiệp vụ kinh tế. Việc ghi chép vào Nhật ký chung làm giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra so với trường hợp kế toán ghi chép trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế lên Sổ Cái tài khoản.

SỔ NHẬT KÝ CHUNG Trang:…………

Ngày tháng (Date)

Tên tài khoản - Diễn giải (Accounts and

Explainations)

Năm, tháng Ngày

Tham chiếu (Preference)

Nợ (Debit Dr)

Có (Credit Cr)

Trình tự ghi chép vào Nhật ký chung như sau:

Ghi năm tài chính vào dòng đầu tiên trên cột Năm (Date);

Ghi tháng của nghiệp vụ đầu tiên được ghi trên trang sổ, không cần thiết phải ghi lại Tháng nếu các nghiệp vụ phát sinh trong cùng một tháng;

Ghi Ngày của nghiệp vụ phát sinh;

Ghi Tên Tài khoản được ghi Nợ vào cột Tên tài khoản (Tên tài khoản trên Nhật ký chung phải thống nhất với Tên tài khoản trên Sổ Cái);

Ghi số tiền vào cột ghi Nợ (Dr);

Ghi Tên Tài khoản được ghi Có vào dòng tiếp theo, ghi lùi vào so với Tài khoản ghi Nợ;

Ghi số tiền ghi Có sang cột Có (Cr);

Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ vào dòng tiếp theo, ngăn cách các bút toán Nhật ký (journal entry) bằng một dòng kẻ;

Cột Pr trong Nhật ký chung ghi số hiệu (hoặc số trang) của tài khoản sổ cái sau khi đã chuyển số liệu sang cho sổ Cái.

2.5.2. Sổ Cái tài khoản (Ledger)

Sổ cái tài khoản là sổ tổng hợp theo dõi các biến động của từng đối tượng một cách riêng biệt. Mỗi trang sổ cái tương ứng với một tài khoản chữ T. Hình thức của Sổ cái có thể là tờ rời hoặc sổ quyển. Số liệu được chuyển từ Nhật ký chung vào Sổ cái (Posting). Sổ Cái tài khoản có kết cấu như sau:


30 TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224

SỔ CÁI Tên tài khoản :………… Số hiệu:………….

Ngày tháng (Date)

Diễn giải (Explainations)

Năm, tháng Ngày

Tham chiếu (Preference)

Nợ (Dr)

Có (Cr)

Số dư (Balance)

Nợ (Dr)

Có (Cr)

Cột tham chiếu trong Sổ Cái ghi số trang của Nhật ký chopung.

2.5.3. Bảng cân đối thử (Trial Balance)

Tại những thời điểm nhất định nào đó (thường là trước khi lập Bảng cân đối kế toán), để kiểm tra tính chính xác trong ghi sổ kế toán (Sự cân bằng giữa tổng số dư bên Nợ và số dư bên Có của các tài khoản) kế toán tiến hành lập Bảng cân đối thử.

Để lập Bảng cân đối thử, kế toán cần thực hiện 4 bước sau:

Xác định số dư của mỗi tài khoản trên Sổ cái.

Liệt kê các tài khoản có số dư bên Nợ trên một cột và các tài khoản có số dư bên Có trên một cột.

Cộng các số dư Nợ và số dư Có.

So sánh tổng các số dư Nợ với tổng các số dư Có.

Bảng cân đối thử

Doanh nghiệp X Ngày tháng năm N

TT

No.

Số hiệu tài khoản

Code of accounts

Tên tài khoản

Name of Accounts

Số dư Nợ

Dr

Số dư Có

Cr

Cộng

Trong trường hợp Bảng cân đối thử cân bằng thì cũng không thể chắc chắn kết luận rằng các nghiệp vụ kinh tế được phân tích và ghi sổ đúng. Chẳng hạn, đáng lẽ phải ghi vào tài khoản tài sản này nhưng đã ghi nhầm vào tài khoản tài sản khác hoặc kế toán đã bỏ sót một nghiệp vụ nào đó, trong cả 2 tình huống này Bảng cân đối thử vẫn cân bằng.

2.6. Quy trình kế toán

Chu kỳ kế toán là một qúa trình bao gồm các công việc mang tính trình tự cần thực hiện để đạt được mục đích lập được hệ thống báo cáo tài chính.

Các bước công việc trong chu kỳ kế toán bao gồm: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Transactions), Lập chứng từ kế toán (Source documents), Phân tích nghiệp vụ (Transactions analysing), Lập định khoản kế toán (Determining accounts to debit/credit), Ghi vào sổ Nhật ký chung (Journalizing), Chuyển số liệu từ sổ Nhật ký


TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224 31

chung sang Sổ Cái tài khoản (Posting to ledger), Lập bảng cân đối thử (Trial balance), Lập các bút toán điều chỉnh (Adjusting entries), Lập bảng cân đối thử sau điều chỉnh (Adjusted trial balance), Lập các bút toán khoá sổ (Closing entries), Lập bảng cân đối thử sau khoá sổ (Trial balance after closing), Lập báo cáo tài chính (Financial Statement).

2.7. Các bút toán điều chỉnh

2.7.1. Khái niệm

Là các bút toán thực hiện cuối kỳ, trước khi lập Báo cáo tài chính nhằm điều chỉnh các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh để tuân thủ các nguyên tắc: phù hợp, kỳ kế toán, cơ sở dồn tích. Ảnh hưởng đến ít nhất 01 tài khoản thuộc Bảng Cân đối kế toán và 01 tài khoản thuộc Báo cáo kết quả kinh doanh. Không ảnh hưởng trực tiếp tới số dư TK Tiền.

Các bút toán điều chỉnh là cần thiết bởi những lý do sau:

o Thực hiện công tác kế toán trên cơ sở dồn tích (Accrual Basic Accounting), doanh thu và chi phí phải được ghi nhận khi chúng thực sự phát sinh chứ không phải khi thực thu hay chi tiền như nguyên tắc kế toán trên cơ sở tiền mặt (Cash Basic Accounting).

o Có những khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận do chưa có hoá đơn, chứng từ.

o Có những khoản doanh thu đã ghi nhận nhưng liên quan đến nhiều kỳ kế toán.

o Có những khoản chi tiêu đã thanh toán nhưng phát huy tác dụng trong nhiều kỳ hoạt động của doanh nghiệp.

o Tuân thủ nguyên tắc phù hợp (Matching Principle), nguyên tắc kỳ kế toán (Accounting Period) và nguyên tắc kế toán trên cơ sở dồn tích (Accrual Basic Accounting) trong kế toán.

Các bút toán điều chỉnh bao gồm 4 loại sau:

o Chi phí trả trước (Prepaid Expenses/ Deferred Expenses): Chi phí đã phát sinh nhưng có quy mô lớn hoặc phát huy tác dụng trong nhiều kỳ hoạt động của doanh nghiệp nên cần được phân bổ vào chi phí của nhiều kỳ.

o Doanh thu nhận trước (Prepaid Revenue/ Deferred Revenue): Doanh thu đã thu nhưng doanh nghiệp mới chỉ thực hiện 1 phần hợp đồng hay cung cấp 1 phần dịch vụ, trong các kỳ kế toán sau sẽ tiếp tục thực hiện.

o Chi phí phải trả hay chi phí để lại (Accrued Expenses): Chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận do chưa trả tiền (khi nào được cung cấp xong mới thanh toán toàn bộ), chưa có hoá đơn hoặc do bị bỏ sót.

o Doanh thu phải thu hay doanh thu để lại (Accrued Revenue): Doanh thu đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa được ghi nhận do chưa thu được tiền (khi nào cung cấp xong cho khách hàng mới thu toàn bộ tiền), chưa phát hành hoá đơn hoặc bị bỏ sót.


32 TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224

Các bút toán điều chỉnh có những đặc điểm chung sau:

o Ảnh hưởng đến số dư của các tài khoản thuộc Báo cáo thu nhập (Tài khoản Chi phí và tài khoản Doanh thu) và các tài khoản thuộc Bảng cân đối kế toán (Tài khoản Tài sản và Nợ phải trả).

o Được thực hiện vào cuối kỳ kế toán.

o Không ảnh hưởng trực tiếp đến tài khoản tiền mặt.

2.7.2. Các bút toán điều chỉnh cơ bản

Kế toán điều chỉnh chi phí trả trước

Chi phí trả trước là những chi phí đã phát sinh nhưng có quy mô lớn hoặc có liên quan đến nhiều kỳ kế toán. Do đó, đến kỳ kế toán tương ứng, để phù hợp với phần doanh thu được tạo ra thì chi phí trả trước cần phải được điều chỉnh.

Kết quả điều chỉnh chi phí trả trước nhằm phản ánh đúng quy mô chi phí trả trước (tài sản) trên Bảng cân đối kế toán và phản ánh đúng quy mô chi phí hoạt động trên Báo cáo thu nhập.

o Điều chỉnh bảo hiểm trả trước, thuê tài sản trả trước:

Khi phát sinh chi phí trả trước (phí bảo hiểm tài sản, phí thuê cửa hàng, thuê máy móc thiết bị…) kế toán ghi:

Nợ TK Bảo hiểm trả trước, Thuê tài sản trả trước

Có TK Tiền mặt

Đến kỳ kế toán tương ứng, kế toán tính ra số phân bổ trong 1 kỳ theo nguyên tắc dần đều và ghi:

Nợ TK Chi phí bảo hiểm, Chi phí thuê tài sản

Có TK Bảo hiểm trả trước, Thuê tài sản trả trước

o Điều chỉnh văn phòng phẩm:

Khi mua văn phòng phẩm để dự trữ, ghi:

Nợ TK Văn phòng phẩm

Có TK Tiền mặt

Cuối kỳ, trên cơ sở giá trị của số văn phòng phẩm còn lại, kế toán tính ra giá trị văn phòng phẩm đã sử dụng và ghi:

Nợ TK Chi phí văn phòng phẩm

Có TK Văn phòng phẩm

o Khấu hao tài sản cố định:

Giá trị TSCĐ đã đầu tư được ghi nhận dần vào chi phí hoạt động tương ứng dưới hình thức khấu hao. Cuối mỗi kỳ kế toán, khi tính khấu hao TSCĐ kế toán ghi vào chi phí như sau:

Nợ TK Chi phí khấu hao

Có TK Hao mòn luỹ kế


TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224 33

Kế toán điều chỉnh doanh thu nhận trước

Doanh thu nhận trước là doanh thu của nhiều kỳ kế toán mà ngay ở kỳ hiện tại doanh nghiệp đã thu được. Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán phải tiến hành điều chỉnh 1 phần doanh thu nhận trước vào doanh thu hoạt động của kỳ kế toán tương ứng. Mục đích của việc điều chỉnh doanh thu nhận trước nhằm phản ánh đúng quy mô doanh thu hoạt động trên Báo cáo thu nhập và phản ánh đúng số nợ về khối lượng hàng hoá dịch vụ chưa cung cấp cho khách hàng.

o Khi phát sinh doanh thu nhận trước, kế toán ghi:

Nợ TK Tiền mặt

Có TK Doanh thu nhận trước

o Cuối kỳ kế toán, kế toán xác định doanh thu kỳ hiện tại và ghi:

Nợ TK Doanh thu nhận trước

Có TK Doanh thu…

Kế toán điều chỉnh doanh thu phải thu (hay doanh thu để lại)

Doanh thu phải thu là doanh thu mà doanh nghiệp đã thực hiện cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền do khách hàng sẽ thanh toán 1 lần khi hết đợt cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Mặc dù chưa thu được tiền nhưng giá trị công việc đã thực hiện cho khách hàng phải được ghi nhận là doanh thu của kỳ báo cáo. Kết quả điều chỉnh doanh thu phải thu sẽ phản ánh chính xác quy mô doanh thu hoạt động trên Báo cáo thu nhập và số nợ phải thu trên Bảng cân đối kế toán.

Cuối kỳ, kế toán xác định giá trị công việc đã thực hiện cho khách hàng để ghi nhận doanh thu của kỳ kế toán tương ứng:

Nợ TK Phải thu khách hàng (doanh thu để lại)

Có TK Doanh thu …

Kế toán điều chỉnh chi phí phải trả (hay chi phí để lại)

Chi phí phải trả là những khoản chi phí chưa phát sinh (chưa phải thanh toán) nhưng có liên quan trực tiếp đến việc tạo ra doanh thu ở kỳ hiện tại do đó chúng phải được ghi nhận vào chi phí hoạt động của kỳ báo cáo.

Kết quả của việc điều chỉnh chi phí phải trả nhằm phản ánh chính xác quy mô chi phí hoạt động trên Báo cáo thu nhập và số nợ phải trả trên Bảng cân đối kế toán.

o Điều chỉnh lãi tiền vay: Trong trường hợp doanh nghiệp đi vay tiền để phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhưng tiền lãi được trả 1 lần vào thời điểm trả tiền gốc vay thì cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán phải xác định số lãi tiền vay phải trả và ghi:

Nợ TK Chi phí lãi tiền vay

Có TK Lãi tiền vay phải trả

o Điều chỉnh tiền lương: Trong trường hợp tiền lương công nhân viên của tháng này được trả vào đầu tháng sau thì số tiền lương sẽ trả tháng sau vẫn được ghi nhận vào chi phí của tháng này.

Nợ TK Chi phí tiền lương

Có TK Phải trả công nhân viên


34 TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224

Sau khi thực hiện các bút toán điều chỉnh, trước khi lập hệ thống báo cáo tài chính, kế toán có thể lập bảng so sánh giữa Bảng cân đối thử chưa điều chỉnh, sự điều chỉnh và Bảng cân đối thử sau điều chỉnh (Bảng tính nháp).

BẢNG TÍNH NHÁP - WORK SHEET

BCĐ thử trước điều

chỉnh Điều chỉnh

BCĐ thử sau điều chỉnh

Báo cáo

thu nhập

Bảng cân đối kế toán Tài

khoản

Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Cộng

Bảng tính nháp có 3 tác dụng là Lập báo cáo kế toán, Ghi các bút toán điều chỉnh và Ghi các bút toán khoá sổ. Các bước lập Bảng tính nháp bao gồm:

Lấy số dư từ Sổ cái vào Bảng cân đối thử và cộng lại.

Ghi các bút toán điều chỉnh và cộng lại.

Ghi số dư của các tài khoản vào Bảng cân đối thử sau điều chỉnh.

Lấy số liệu trên Bảng cân đối thử sau điều chỉnh lập Báo cáo thu nhập và Bảng tổng kết tài sản.

2.8. Các bút toán khóa sổ

2.8.1. Khái niệm

Là các bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh và điều chỉnh vốn chủ cuối kỳ để lập bảng cân đối kế toán. Sau khi khoá sổ các TK Doanh thu, chi phí, kết quả không còn số dư.

Để thực hiện các bút toán khoá sổ, kế toán sử dụng TK Tổng hợp thu nhập hay TK Xác định kết quả (Income Summary) để lần lượt khoá sổ các tài khoản chi phí, doanh thu, hình thành nên lợi nhuận của kỳ kế toán. Đối với doanh nghiệp một chủ hay doanh nghiệp tư nhân (Single Proprietorship), lợi nhuận được chuyển vào TK Vốn chủ nhân. Còn đối với công ty hợp danh (Partnership) và công ty cổ phần (Corporation) thì lợi nhuận được chuyển sang TK Lợi nhuận lưu giữ (Retained Profit). Các bút toán khoá sổ là cần thiết vì những lý do sau:

Thu nhập làm tăng vốn, chi phí và rút vốn làm giảm vốn. Tuy nhiên trong 1 kỳ kế toán, những khoản tăng giảm này được tập hợp trên các tài khoản vốn trung gian (Temporary Capital Accounts) chi phí, doanh thu và rút vốn thay vì được phản ánh trực tiếp trên tài khoản vốn. Do đó, cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán phải kết chuyển các khoản tăng giảm này trên các tài khoản doanh thu, chi phí, rút vốn về tài khoản vốn.

Các bút toán khoá sổ làm cho các tài khoản chi phí, doanh thu, rút vốn ở đầu mỗi kỳ kế toán bằng không, từ đó làm cho chi phí, doanh thu và tình hình rút vốn trong mỗi kỳ kế toán được phản ánh chính xác.


TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224 35

2.8.2. Các bút toán khóa sổ

Khoá sổ các tài khoản doanh thu

Để khoá sổ các TK Doanh thu, kế toán ghi Nợ TK Doanh thu và ghi Có TK Tổng hợp thu nhập:

Nợ TK Doanh thu bán hàng - Net sales

Nợ TK Doanh thu chiết khấu thanh toán

Nợ TK Doanh thu cho thuê

Nợ TK Doanh thu đại lý

Nợ TK Doanh thu …

Có TK Tổng hợp thu nhập

Khoá sổ các tài khoản chi phí

Để khoá sổ các TK Chi phí, kế toán ghi Nợ TK Tổng hợp thu nhập và ghi Có các TK Chi phí:

Nợ TK Tổng hợp thu nhập

Có TK Giá vốn hàng bán

Có TK Chiết khấu thanh toán bị mất

Có TK Chi phí thẻ tín dụng

Có TK Chi phí lãi tiền vay

Có TK Chi phí thuê tài sản

Có TK Chi phí tiền lương bán hàng, quản lý

Có TK Chi phí khấu hao cửa hàng, nhà văn phòng

Có TK Chi phí thuế thu nhập

Khoá sổ Tài khoản Tổng hợp thu nhập

Kế toán xác định chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí để ghi:

o Nếu lãi:

Nợ TK Tổng hợp thu nhập

Có TK Vốn chủ nhân: Doanh nghiệp một chủ

Có TK Lợi nhuận lưu giữ: Công ty hợp danh và công ty cổ phần

o Nếu lỗ:

Nợ TK Vốn chủ nhân: Doanh nghiệp một chủ

Nợ TK Lợi nhuận lưu giữ: Công ty hợp danh và công ty cổ phần

Có TK Tổng hợp thu nhập

Khoá sổ Tài khoản Rút vốn

o Cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển TK Rút vốn về TK Vốn như sau:

Nợ TK Vốn

Có TK Rút vốn

o Đối với công ty hợp danh và công ty cổ phần:

Nợ TK Lợi nhuận lưu giữ

Có TK Chia lãi cổ tức


36 TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224

Tóm lược cuối bài

Khái quát về hệ thống kế toán Mỹ:

Có nhiều đối tượng sử dụng thông tin kế toán;

Tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận rộng rãi (GAAP);

Đối tượng ghi nhận của kế toán là tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, kết quả lãi/lỗ;

Cũng sử dụng những công cụ như chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán để lập được các báo cáo tài chính. Tuy nhiên, có sự khác biệt nho nhỏ trong việc vận dụng so với hệ thống kế toán Việt Nam.


TXKTKE03_Bai2_v1.0014112224 37

Câu hỏi ôn tập

1. Tìm hiểu sự cần thiết, vai trò của kế toán?

2. Đối tượng kế toán ghi nhận?

3. Các công cụ như tài khoản, sổ sách kế toán sử dụng để đưa ra được các báo cáo tài chính cần thiết phục vụ cho quá trình ra quyết định trong kinh doanh?

4. Những đối tượng nào sử dụng thông tin kế toán trên các báo cáo tài chính?

5. Trình bày và vận dụng các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi

6. Nêu các bút toán điều chỉnh cơ bản và phương pháp thực hiện các bút toán điều chỉnh đó?

7. Nêu các bút toán khóa sổ và phương pháp thực hiện các bút toán khóa sổ đó?

8. Mục đích của kế toán chỉ cung cấp thông tin cho người quản lý đơn vị. Đúng hay sai, tại sao?

9. Kế toán chỉ cần cho những đơn vị hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận. Đúng hay sai, tại sao?

10. Các nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận có thể thay thế cho chuẩn mực kế toán ở mọi quốc gia. Đúng hay sai, tại sao?

11. Thước đo giá trị bắt buộc sử dụng trong công tác kế toán. Đúng hay sai, tại sao?

12. Sự kịp thời là không cần thiết, thông tin của kế toán chỉ cần trung thực, đáng tin cậy và có thể so sánh được. Đúng hay sai, tại sao?

13. Trong hệ thống kế toán Mỹ không sử dụng các tài khoản doanh thu, chi phí. Đúng hay sai, tại sao?

14. Việc thực hiện các bút toán điều chỉnh doanh thu, chi phí cuối kỳ nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp của kế toán. Đúng hay sai, tại sao?

15. Theo nguyên tắc phù hợp, chi phí mua sắm và lắp đặt một dây chuyền sản xuất được ghi nhận hết vào chi phí kỳ hiện tại. Đúng hay sai, tại sao?

Documents

BÀI 2 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN MỸeldata2.neu.topica.vn/TXKTKE03/Giao Trinh/04_NEU... · Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài