Balance General:

El “Balance General” o “Estado de Situación”, es un cuadro demostrativo de la ecuación fundamental de la Contabilidad, en detalle, con todas las cuentas Reales, clasificadas y agrupadas en un cierto orden preestablecido; permitiendo ver claramente la situación económica y financiera del negocio, en un momento determinado, a manera de una fotografía instantánea, como si la empresa se hubiera detenido.

El balance general ha de mostrar claramente y en detalle los tres grandes grupos de cuentas reales que lo integran, y en el perfecto equilibrio de la ecuación fundamental de:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Clasificación de las cuentas de activo:

Las cuentas de activos se subdividen en los siguientes grupos:

CIRCULANTE

FIJOTANGIBLEINTANGIBLE

ACTIVOSDIFERIDO o CARGO DIFERIDO

OTROS ACTIVOS

El activo puede definirse como todas aquellas propiedades que posee la empresa y que se les puede asignar algún valor monetario. Tales propiedades pueden estar representadas en bienes materiales o no, derechos de usufructo, de goce o de participación.

Aparecerán en los saldos deudores de cuentas de mayor exceptuando los saldos negativos de cuentas del Pasivo.

Activo circulante:

Está formado por todas aquellas cuentas que se registran los activos más líquidos; tales como el efectivo y todos aquellos activos factibles de convertirse en efectivo dentro de un periodo de un año aproximadamente, a partir de la fecha del balance general.

Caja:

Cuenta del grupo de disponible del activo; sirve para registrar el movimiento de dinero de curso legal que posee la empresa. En el Debe se anotarán todos los ingresos o cobros, y en el Haber todos los pagos o salidas de dinero; consiguientemente, el saldo será deudor y representará la suma de dinero de curso legal en poder de la empresa.

Banco:

Representa el dinero en efectivo y el valor de los depósitos a favor del negocio, hechos en distintas instituciones bancarias.

Cuentas por Cobrar:

Cuenta real de activo circulante. Representan el monto total que adeudan los clientes a la empresa, con motivo de las ventas o servicios que el mismo presta representadas por facturas o Notas de Débitos.

Efectos por Cobrar:

Cuenta real de activo circulante. Esta cuenta la utilizamos para registrar lo que nos deben nuestros clientes. Estos activos están representados por letras de cambio, pagarés, etc., los cuales generalmente provienen de ventas a servicios a crédito hechos por la empresa a terceras personas.

Provisión para Cuentas de Cobro Dudoso:

Cuenta real de valuación activo (Activo circulante) Algunas de las cuentas por cobrar a los clientes se convierten en incobrables. Esta previsión es una cuenta de valoración de carácter acreedor y en el balance se presenta disminuyendo las Cuentas por Cobrar.

Intereses Pagados por Anticipado:

Cuenta real de activo circulante. Cuando se pide un préstamo a un banco, el banco no da el dinero completo, este descuenta el monto de los intereses del monto total del préstamo, es decir, le cobra los intereses por anticipado.

Activo fijo:

Está formado por todos aquellos bienes de la empresa que reúnen las siguientes características:

a) Propiedades de la empresab) Son de naturaleza permanentec) Están destinados para el uso y NO para la venta

d) Tienen, además, un cierto valor considerable

Los activos fijos se dividen en “TANGIBLES e INTANGIBLES”. Son tangibles, aquellos activos fijos de consistencia física especial, palpables, como lo evidencia su nombre.

Los Intangibles, por el contrario son aquellos activos fijos de calidad un tanto abstracta, inmateriales, ficticios e impalpables, como la Plusvalia, las patentes, derechos de autor, concesiones, etc.

Al momento de clasificar los activos fijos, dentro de sus correspondientes subgrupos de Tangibles o Intangibles, se han de colocar primeramente los mas fijos. Así ubicaremos al Terreno, primero que al Edificio; luego al mobiliario; hasta llegar a los que ofrezcan menor permanencia o durabilidad en la empresa como son los vehículos.

Plusvalía:

Cuenta real complementaria de activo fijo.

Marcas de Fabrica:

Cuenta real complementaria de activo fijo.

Inversiones en Inmuebles (Largo Plazo):

Cuenta real de activo no circulante. Son todos aquellos inmuebles adquiridos y que representan una inversión para la compañía, pueden ser por ejemplo casas, edificios, galpones, etc.

Inversiones en Acciones (Largo Plazo):

Son colocaciones de dinero en las cuales una empresa o entidad, decide mantenerlas por un período mayor a un año o al ciclo de operaciones, contando a partir de la fecha de presentación del balance general.

Patentes de Invención:

Las patentes representan los derechos.

Terrenos:

Cuenta real de activo fijo. Representa todos aquellos Sitios o espacio de tierra propiedad de la compañía.

Edificios:

Cuenta real de activo no circulante. Refleja el o los edificios comprados por la empresa para alquilarlos y obtener unos ingresos adicionales.

Maquinaria:

Cuenta real de activo no circulante. Son todas aquellas maquinarias y equipos que tiene la empresa para la realización de sus actividades comerciales correspondientes a fabricación, modificación o servicios.

Mobiliario:

Cuenta real de activo de activo fijo. Está compuesto por todos aquellos muebles y enceres que sean propiedad de la empresa y que son utilizados en áreas de producción o servicios, entre ellos se mencionan estantes, escritorios, archivos, sillas, entre otros.

Equipo de Oficina:

Cuenta de real de activo. Cuenta que controla la inversión en computadoras, calculadoras, máquinas de escribir, etc.

Equipo de Reparto:

Cuenta real de activo no circulante. Esta cuenta representa algún tipo de vehículo utilizado para reparto de la mercancía.

Los Activos o Cargos Diferidos:

Los activos diferidos también llamados cargos diferidos, están formados por partidas de gastos, de tal condición, que benefician a la empresa por un periodo de más de un ejercicio económico.

Estos gastos han de ser ajustados, al final de cada ejercicio, de manera de registrar como verdadero gasto la parte consumida durante el ejercicio que finaliza, y registrar la parte no consumida aún, como un auténtico activo por disfrutarse todavía, tal es el caso de los gastos de organización, algunas mejoras en propiedades ajenas arrendadas, campañas publicitarias, etc.

Seguros Pagados por Anticipado:

Cuenta real de activo circulante. Cuando se contrata una póliza de seguro de cualquier tipo, debe cancelarse al momento de contratar la póliza, entonces se ha cancelado un gasto que va a tener en el próximo año, si el seguro se hizo por un año.

Gastos De Constitución Diferidos

En la constitución y legalización de una empresa se suelen incurrir en una serie de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relación a los ingresos de esa empresa, no deberán cargarse al primer período, sino diferirlos para ser repartidos en varios períodos futuros. Los gastos de

constitución se realizan con la intención de que la causa que los motivó la creación de la empresa, generara ingresos.

Otros Activos o Activos Diferidos:

Bajo este rubro se colocarán aquellas cuentas representativas de ACTIVOS RAROS o muy especiales, no comunes a las actividades propias de la empresa y que no se pueden clasificarse propiamente dentro de los otros grupos.

Amortización Acumulada Gastos de Constitución:

Cuenta real complementaria de activo fijo.

Depreciación Acumulada Edificios:

Cuenta real complementarias de activo. Depreciación acumulada de edificio corresponde al monto calculado de pérdida de valor de los edificios propiedad de la compañía ya sea por desgaste, obsolescencia o antigüedad de los mismos.

Depreciación Acumulada Maquinaria:

Cuenta real de complementaria del activo fijo. Es el monto correspondiente a desgasto y otros factores que continuamente hacen perder valor a las maquinas y equipos de la empresa.

Depreciación Acumulada Mobiliario:

Cuenta real complementarias de activo. Los equipos de oficina correspondiente al mobiliario y demás instrumentos de uso cotidiano pierden valor equivalente a su estado físico y como resultado de su uso continuo.

Depreciación Acumulada Equipo de Oficina:

Cuenta que controla la el desgaste y perdida de valor de aquellas computadoras, calculadoras y máquinas de escribir utilizadas para el funcionamiento del negocio.

Depreciación Acumulada Equipo de Reparto:

Cuenta real complementarias de activo. Los vehículos propiedad de la empresa pierden valor como respuesta a su uso cotidiano, aumenta el kilometraje y sus piezas y partes sufren desgaste, es por ello que dichos equipos sufren depreciación.

Pasivos:

En forma similar, vemos que el pasivo, o sean las deudas y obligaciones de la empresa para con extraños, aparecerán registrados en los saldos acreedores de cuentas del libro mayor, exceptuando los saldos negativos de las cuentas de activos.

Las cuentas de pasivos se subdividen en los siguientes grupos:

CIRCULANTE

A LARGO PLAZOPASIVOS

DIFERIDO o CREDITO DIFERIDO

OTROS PASIVOS

Pasivo circulante:

Está constituido por todas las deudas y obligaciones pagaderas por la empresa a corto plazo aproximado no mayor a un año, a partir de la fecha del balance general. Normalmente se pagan con activos circulantes.

Dentro de este grupo se han de ubicar primero las cuentas de pago más inmediato, en el mismo orden de sus posibles vencimientos.

Efectos por Pagar:

Representa la ascendencia de las obligaciones a pagar a terceros por las cuales se han extendido o están respaldadas por letras de cambio u otros documentos crediticios.

Impuestos por Pagar:

En esta cuenta se refleja la deuda que la empresa tiene con el estado por concepto de las obligaciones o pagos exigible con el estado o con otros los diversos entes del gobierno.

Pasivo a largo plazo:

Comprende las obligaciones por pagarse dentro de un plazo mayor a un año, aproximadamente, a partir de la fecha del balance general; tal es el caso de las Hipotecas, Bonos por pagar, etc.

Los pasivos diferidos o créditos diferidos:

Están constituidos por aquellas cuentas representativas de cobros efectuados anticipadamente por la empresa, por concepto de servicios a prestarse en el futuro; por lo tanto, mientras no se hubiere otorgado la contraprestación del servicio, estos cobros han de registrarse como auténticos pasivos; tal es el caso de los Intereses, alquileres, etc., cobrados por anticipado.

Intereses Cobrados por Anticipado (2 años):

Son los intereses que aún no estando vencidos, se hayan cobrando anticipadamente.

Otros pasivos:

Estarán formados por aquellas cuentas indicadoras de deudas de la empresa con terceros, y que no puedan clasificarse con propiedad de los grupos citados. Son muy raros. También en este rubro suelen ubicarse los pasivos diferidos para que el balance general no resulte tan recargado.

Capital:

Son los que representan los bienes netos que tienen derecho los dueños de la empresa. El capital puede dividirse en:

Cuenta Personal:

Refleja todos los retiros o extracciones que el propietario haga de cualquier bien del negocio para utilizarlo a fines distintos a los de la empresa.

Capital social:

Está constituido por la suma de los valores de las acciones que tienen los socios o accionistas o los propietarios.

Superávit o Déficit:

Cuando al total de los activos de una compañía anónima le restamos la totalidad de los pasivos queda una diferencia.

El superávit puede provenir de:

Operaciones normales: lo llamamos superávit operacional. Cuando resulta del aumento del capital, ganancias y en la emisión de

acciones: lo llamamos superávit de capital.

Por donaciones: superávit por donaciones. Por revalorización de activos: superávit de revalorización de activos.

Reservas:

Representan las utilidades retenidas para un determinado fin, es decir que los propietarios no se repartan las utilidades sino que las llevan en esta cuenta. Entre ellas podrían ser:

Reservas legales: son fijadas por las leyes de una nación por ej. En el código de comercio se exige que de las ganancias netas que se obtengan se deberán apartar el 5 % de las mismas hasta alcanzar el 10 % del capital social.

Reservas estatuarias: Son fijadas por las acciones que fijan un % determinado sobre las posibles ganancias.

Reservas voluntarias: Queda a criterio de los accionistas si deciden repartirse las utilidades o no, además de las establecidas en los estatutos.

Utilidad:

Es la ganancia obtenida por la empresa al cierre del ejercicio económico y que aumentan el capital de la misma.

El Estado de Pérdidas y de Ganancias:

También llamado Estado de Resultados, es un informe minucioso, en términos monetarios, de lo acontecido en el negocio durante el ejercicio económico que se cierra. Se confeccionan con los saldos de las cuentas nominales, las cuentas de ingreso y las cuentas de gastos y costos aplicables a la obtención de tales ingresos.

La primera parte consiste en analizar todos los elementos que entran en la compra-venta de mercancía hasta determinar la utilidad o pérdida del ejercicio en ventas. Esto quiere decir la diferencia entre el precio de costo y de venta de las mercancías vendidas.

Para determinar la utilidad o pérdida en ventas, es necesario conocer los siguientes resultados

Ventas netas Compras totales o brutas Compras netas Costo de lo vendido

Ventas netas:

Se determina restando de las ventas totales el valor de las devoluciones y las rebajas en ventas.

Devoluciones sobre ventas

Ventas totales – = Ventas netas

Rebajas sobre ventas

Compras totales o brutas:

Se determinan aumentando a las compras el valor de los gastos de compra.

Compra + gasto de compra = compras totales

Compras Netas:

Se obtiene restando de las compras totales el valor de las devoluciones y rebajas sobre compras

Devoluciones sobre compras

Compras totales - = compras netas

Rebajas sobre compras

Costo De Lo Vendido:

Se obtiene sumando el inventario inicial el valor de las compras netas y restando de la suma total que se obtenga el valor del inventario final.

Inventario inicial + compras netas = total de mercancías – inventario final = costo de lo vendido.

Utilidad En Ventas:

Se determina restando de las ventas netas el valor del costo de lo vendido

Ventas netas – costo de lo vendido = utilidad en ventas

Compras ventas totales

+ -

gastos de compra devoluciones sobre venta

= -

compras totales rebajas sobre venta

- =

devoluciones sobre compras ventas netas

-

rebajas sobre compras -

=

inventario + compras netas – inventario final = costo de lo vendido

inicial =

utilidad bruta o en ventas

Esta es la forma como se obtiene la utilidad en ventas

Gastos de Ventas:

Controla todos los costos ocasionados por las ventas por la venta de bienes o servicios realizados por la empresa.

Devoluciones en Compras:

Cuando nuestra empresa realiza una compra y surge cualquier problema con la mercancía, ya sea por que no cumple con los requisitos de calidad pactados, por que llega en mal estado, etc. procederá a hacer una devolución, que podrá ser de la totalidad de la mercancía o de parte de ella. Sería lógico pensar que la forma de contabilizar esta operación sería disminuir la cuenta de compras por el valor de la mercancía devuelta pero no es así, ya que existe una cuenta en el plan general contable específica para las devoluciones.

Inventario Inicial de Mercancías:

Cuenta de activo circulante, es el dinero que la empresa tiene invertido en mercancías para la venta. Son los conocidos artículos que compra la empresa, para la venta, lo constituyen los bienes adquiridos por la empresa con la finalidad exclusiva de destinarlos a la venta.

Ventas:

Esta cuenta controla todas las ventas de mercancía realizadas por la empresa y que fueron compradas para este fin.

La segunda parte consiste en analizar detalladamente, los gastos de operación así como los gastos y productos que no corresponden a la actividad principal del negocio.

Para determinar la utilidad o la perdida liquida del ejercicio es necesario conocer los siguientes resultados

Gastos de operación Utilidad de operación El valor neto sobre otros gastos y productos

Gastos de operación:

Son las erogaciones que sostienen la organización implantada de la empresa y que permite llevar acabo las diversas actividades y operaciones diarias. Se llaman gastos de operación al total de la suma de los gastos de venta, gastos de administración y gastos financieros.

Gastos de venta + gastos de administración + gastos financieros = gastos de operación

Gastos de Administración:

Representan todos aquellos rubros que la empresa requiere para su normal funcionamiento y desempeño (pago de servicios de luz, agua, teléfono, alquiler, impuestos, entre otros).

Gastos de Intereses:

Cuenta nominal (otros egresos). Al igual que cuando la compañía estipula interés sobre diferentes conceptos, a los proveedores y otros se les debe cancelar intereses sobre conceptos similares, retardos en cancelación de facturas, incumplimiento de algún acuerdo que traiga consigo pérdidas económicas, siempre y cuando estos intereses estén previamente en acuerdo entre las partes.

Utilidad de operación

Se obtiene restando de la utilidad bruta los gastos de operación

Utilidad bruta = gastos de operación = utilidad de operación

Valor neto entre otros gastos y otros productos

Se deben clasificar en primer termino los otros gastos, si su valor es mayor que el de los otros productos, pero se debe clasificar en primer termino los otros productos, si su valor es mayor que el de los otros gastos.

Cuando el importe de los otros gastos es mayor que el de los otros productos, la formula será la siguiente:

Otros productos – otros gastos = perdida neta entre otros gastos y productos.

Cuando el valor de los otros productos sea mayor que el de los otros gastos, la formula será la siguiente:

Otros productos – otros gastos = utilidad neta entre otros productos y gastos.

Utilidad liquida del ejercicio

Se debe restar de la utilidad de operación el valor de la perdida neta entre otros gastos y productos y su formula es la siguiente.

Utilidad de operación – perdida neta = utilidad neta del ejercicio