Barbara Banasik

Barbara Banasik

Sprawy finansowe

Plan prezentacji

1. rejestracja w systemie Cerber

2. wniosek o dofinansowanie

3. rozliczenie projektu

4. sprawozdanie z projektu

czyli jak zacząć

Część 1 – rejestracja

Cerber – co to jest?

• składanie wniosków

• zbiór uchwał

• składanie sprawozdań

• budżety

Rejestracja krok po kroku

1. rejestracja.cerber.samorzad.uw.edu.pl

2. Rejestracja jest dwuetapowa:

Rejestracja osoby

Przewodniczący + pełnomocnicy finansowi

Rejestracja jednostkikoła naukowe i inne organizacje studenckie

Kto może korzystać z Cerbera?

Przewodniczący ZSS i RM

• na mocy uchwały o wyborze na Przewodniczącą/ego

pełnomocnicy finansowi ZSS i RM

• na mocy uchwały ZSS jednostki lub RM

Podstawą prawa do składania wniosków jest uchwała złożona w Biurze ZSS.

Rejestracja krok po kroku

1. Wprowadź dane osobowe

2. Zarejestruj

3. Donieś do biura ZSS UW dokumenty potwierdzające przyznanie

pełnomocnictwa (uchwałę)

Uchwały

• wszystkie wzory na stronie samorzad.uw.edu.pl

dotacje > akty prawne > wzory uchwał

• w sprawie udzielenia pełnomocnictwa finansowego

• w sprawie odwołania pełnomocnictwa finansowego

• w sprawie wyboru przewodniczącego ZSS

• w sprawie wyboru przewodniczącego RM DS

Ważne!

Proszę najpierw dokonać rejestracji w systemie,

potem donieść dokumenty do Biura.

Pełnomocnictwa finansowe złożone w Biurze przed

15 października wygasają 30 listopada.

Budżet ZSS UW

I filar

• ZSS-y jednostek

•Rady MieszkańcówII filar

•ZSS-y jednostek

•Rady Mieszkańców

•Koła Naukowe

•Inne organizacje (AIESEC, NZS)

III filar

•ZSS UW

Czyli jak złożyć idealny wniosek?

Część 2 – Wniosek o dofinansowanie

1. złóż wniosek

2. moje wnioski

3. złożone sprawozdania

4. budżety

Cerber - początek

w n i o s k i . c e r b e r. s a m o r za d . u w. e d u . p l

Przygotowanie projektu

1. • P l a n o wa n i e p r ze d s i ęwz i ę c i a

2.• P l a n o wa n i e p r zyc h o d ó w i w yd at kó w

3.• S p o r z ą d ze n i e i d e a l n e go w n i o s ku

Idealny wniosek

1. • Zw i ęz ł y, p re c yzy j ny o p i s

2.• D o b r ze o p i s a n e p ro g n ozo wa n e p r zyc h o d y

3.• P r ze myś l a n e , d o b r ze o p i s a n e ko sz t y

Składanie wniosku - etap I

1. Nazwa projektu

2. Podmiot

3. Podmioty współorganizujące

4. Osoba

5. Inne instytucje zaangażowane

6. Miejsce

7. Charakter przedsięwzięcia

8. Ilość uczestników

9. Zasięg projektu

Osoba odpowiedzialna – kto to jest?

– odpowiada za prawidłową realizację projektu

– składa w Biurze ZSS faktury do rozliczenia

– składa w Biurze ZSS sprawozdanie przedsięwzięcia

wraz z niezbędnymi dokumentami


1. Nazwa projektu

2. Podmiot


4. Osoba


6. Miejsce



9. Zasięg projektu

Charakter przedsięwzięcia?

1. Kulturalny

2. Naukowy

3. Integracyjny

4. Sportowy

5. Promocyjny

6. MieszaneMieszany, np. kulturalno-integracyjny

Poza projektami…

ZSS jednostki może również złożyć wniosek o:

• materiały biurowe

• wyposażenie do biur organów Samorządu

WAŻNE !


1. Nazwa projektu

2. Podmiot


4. Osoba


6. Miejsce



9. Zasięg projektu

Zasięg projektu

Jednostkowy

Międzyjednostkowy

Uczelniany

Ponaduczelniany

Ogólnopolski

Międzynarodowy

Składanie wniosku - Etap II

1. opis projektu

2. przewidywane korzyści

3. data właściwego wydarzenia

4. harmonogram


1. Opis projektu

• rozwinięcie szczegółowe wcześniejszych pozycji

• opis i uzasadnienie charakteru• opis merytoryczny• opis planowanego przebiegu

przedsięwzięcia• dlaczego warto dofinansować

przedsięwzięcie

Opis projektu - zawartość

Opis projektu – treść:

●rozwinięcie szczegółowe wcześniejszych pozycji

–Opis miejsca

–Wkład posczególnych podmiotów organizujących

–Krótkie rozwinięcie "charakteru przedsięwzięcia


Opis projektu – treść:

●opis merytoryczny

●opis planowanego przebiegu przedsięwzięcia– precyzyjny ale zwięzły plan logistyczno –

organizacyjny– Powiązanie z kosztami (tak samo nazwane pozycje)


1. dlaczego warto dofinansować przedsięwzięcie?

a) bo jest ważny z punktu widzenia integracji społeczności

b) bo jest cykliczny, łączy się z wieloletnią tradycją

c) ma wartość dodaną dla życia kulturalnego

d) jest innowacyjny, orginalny, unikalny

e) jest dobrze przemyślany organizacyjnie

f) ma dopracowany kosztorys

Idealny opis projektu

Idealny opis charakteryzuje się:

• Zwięzłością (składa się jedynie z potrzebnych informacji – każde zdanie

wnosi coś nowego do opisu)

• Precyzją (opis dobrze oddaje charakter przedsięwzięcia

• Wyważoną treścią (jest jej na tyle dużo, żeby zrozumieć kosztorys i zalety

projektu, a na tyle mało żeby można było się zapoznać z nim w 3 min.)

• Przejrzystością (osoba nie znająca realiów jednostki ani projektu po

pierwszej lekturze znakomicie orientuje się w przedsięwzięciu

WAŻNE !


2. Przewidywane korzyści

• Dla uczestnika• Dla społeczności akademickiej• Dla Uniwersytetu, dla ZSS UW


3. Harmonogram prac

• przygotowanie przedsięwzięcia

• data lub przedział czasowy właściwego przedsięwzięcia

Składanie wniosku – Etap III

1. kosztorys

2. przychody

3. opis kosztorysu

Składanie wniosku – Etap III

Zasady budowania kosztorysu:

1.Uwzględniamy wszystkie ponoszone koszty.

2.Wpisujemy realne i dokładne koszty:

koniecznie koszt jednostkowy!

3.Uwzględniamy wszystkie przychody.

4.Wszystkie pozycje muszą być dobrze opisane!

Czego nie finansujemy?

Zarządzenie Przewodniczącego ZSS UW

• produkty spożywcze

• paliwo

• kwiaty

• usługi wykonywane zagranicą (z wyłączeniem noclegu

i transportu)

• cateringu na spotkania świąteczne powyżej 1800 zł

WAŻNE !

Wyżywienie/catering - uwagi

• wymagana zgoda rektorska (dołączana do wniosku)• z wyłączeniem

• konferencji naukowych• spotkań świątecznych• obozów zerowych

• catering na spotkania świąteczne do 1800 zł!

Umowy

• Obowiązek podpisywania umów:

– Transport (zawsze)

– Inne powyżej 4000 zł (np. nocleg, koszulki)

• Wszystkie umowy zawieramy na wzorach ZSS UW.

• Podpis składa jedynie usługodawca.

• Obowiązek złożenia w Biurze ZSS na co najmniej 5 dni przed

wykonaniem.

Umowy

samorzad.uw.edu.pl > dotacje > wzory umów• Osoba fizyczna• Osoba prawna• Współorganizacja imprezy• Najem ośrodka• Przewóz• Dostawa• Catering

Katalog firm obligatoryjnych

• materiały biurowe

• papier

uw.edu.pl

• bilety lotnicze, wizy itd.

www.bwz.uw.edu.pl

Planowanie budżetu

Podstawowe źródła przychodów:

1. Cegiełki

2. I filar

3. Dziekan / Dyrektor jednostki

4. II filar

Złożenie wniosku

1. wydrukuj wniosek

2. podpisy wszystkich osób ubiegających się o dofinansowanie 3. złożenie

wydrukowanego wniosku w Biurze ZSS

Zasady składania wniosków

1. jedno przedsięwzięcie – jeden wniosek

2. wniosek łączny na I i II filar

3. wniosek ZAWSZE przed wydarzeniem

4. nie dotujemy przedsięwzięć o charakterze

przede wszystkim turystycznym lub rekreacyjny

politycznym lub religijnym

Wnioski - ważne terminy

I filar● co najmniej na 3 dni przed rozpoczęciem przedsięwzięcia

(złożenie w Biurze)● do 30 listopada● po 31 października maks. 30 % budżetu

II filar● do 15 dnia każdego miesiąca, z wyłączeniem lipca, sierpnia

i grudnia

Jaką drogę pokonuje wniosek?

Część 3 – komisja finansowa

Droga, którą przebywa wniosek

UWAGA!

Wersja elektroniczna idzie za wersją papierową.

Osoba wnioskująca Biuro

Komisja Finansowa Zarząd

Kryteria oceny wniosku

1. koszty [15%];

2. szczegółowość opisu merytorycznego [15%];

3. szczegółowość kosztorysu [15%];

4. innowacyjność [10%];

5. stosunek dotacji do pozostałych przychodów [10%]

6. korzyści dla uczestników [9%];

7. zasięg [9%];

8. charakter projektu [7%];

9. perspektywa kontynuacji przedsięwzięcia [5%];

10.kwota dotacji przeznaczana na jednego uczestnika projektu [5%];

Jak przetrwać?

Część 4 – rozliczenie projektu

Rozliczenie projektu

• oryginały faktur

• Wystawione nie wcześniej niż w dniu imprezy

• faktury przelewowe – termin min. 21 dni

• złożone w Biurze w ciągu 7 dni

• Dobrze opisane

• ZAWSZE należy wykonać kopie WSZYSTKICH faktur

Rozliczenia - terminy

● umowy na co najmniej 5 dni przed

● faktury w ciągu 7 dni od wystawienia

● sprawozdania w ciągu 30 dni od zakończenia projektu

● Sprawozdania do 15 grudnia

Idealny opis faktury

1. za co?

2. kiedy?

3. gdzie?

4. kto brał udział?

5. [dlaczego?]

6. charakter przedsięwzięcia

7. numer uchwały przyznającej dotację

8. oświadczenia

Faktura za plakaty na Połowinki Komisji Finansowej,

organizowane przez KF, rozwieszone w budynku Samorządu

Studentów w dniach 10-11.03.2010r.

Charakter przedsięwzięcia: integracyjny.

Numer uchwały: I/47/821/PM/2011.

Potwierdzam wykonanie usługi [podpis][pieczątka].

Opis faktury – przykłady (1)

Faktura za wynajem sali kinowej w Kinie Muranów na Przegląd

filmów subkontynentu indyjskiego, organizowanego przez Komisję

Finansową i ZSS UW. Przegląd odbył się w dniach 24-28.10.2011r.

Udział wzięli: studenci UW (350 osób) oraz inni (150 osób).

Charakter przedsięwzięcia: kulturalny.

Numer uchwały: II/47/822/PM/2011.

Potwierdzam wykonanie usługi [podpis][pieczątka].

Załączniki: Umowa na wynajem sali.

Opis faktury – przykłady (2)

Oświadczenie - treść

Treść powinna składać się z trzech elementów:

1. Potwierdzam wykonanie usługi [podpis].

2. Gotówką zapłacił/a [imię i nazwisko], proszę o zwrot na

konto [numer konta, adres posiadacza/ki].

3. Pieczątka

Załączniki do faktur

1. umowy

2. lista otrzymujących [nagrody, koszulki, itp.]

3. lista uczestników [transport, nocleg]

4. tabela kursu walutowego z danego dnia

[rachunki zagraniczne]

Droga, którą przebywa faktura

Osoba rozliczająca Biuro ZSS Przewodniczący

ZSS

Kwestura Kwestorka Kanclerz Kasa

Sprawozdanie

1. Numer sprawozdania

2. Nazwa projektu [jak we wniosku]

3. Osiągnięte rezultaty

4. Nieprzewidziane sytuacje

5. Koszty

6. Przychody

7. Opis kosztorysu

Nieprzewidziane sytuacje

1. WSZYSTKIE zmiany w kosztorysie

2. koszty dodatkowe

3. zmiany terminu

4. zmiany ilości uczestników

5. zmiany programu przedsięwzięcia

6. zmiany miejsca

7. inne

Sprawozdanie

1. Numer sprawozdania

2. Nazwa projektu [jak we wniosku]

3. Osiągnięte rezultaty

4. Nieprzewidziane sytuacje

5. Koszty

6. Przychody

7. Opis kosztorysu

Załączniki do sprawozdania

1. WYŁĄCZNIE kopie faktur i rachunków2. kopie umów3. tabele kursów walutowych z danego dnia

Sprawozdania bez załączników będą odrzucane.

Postępowanie Komisji

• Sprawdzanie zgodności z wnioskiem.

• Sprawdzanie zgodności z załącznikami.

• Załączniki ułożone w kolejności jak w kosztorysie.

• Podpisane drukowanymi literami nazwą z kosztorysu.

Niezłożenie sprawozdania

W przypadku niezłożenia lub odrzucenia sprawozdania ZSS UW wykonuje 2 czynności:

1. blokuje budżetu jednostki do czasu wyjaśnienia,

2. powiadamia władze uniwersyteckie.

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ

Documents

Barbara Banasik