Barrierefreie PDF-Dokumente – ein Wettbewerbsfaktor€¦ · sogenannte Barrierefreiheit auch auf Webseiten und in PDF-Dokumenten umzusetzen. Als wesentliches Element sind die Richtlinien

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Barrierefreie PDF-Dokumente – ein WettbewerbsfaktorGesetzliche Vorgaben einhalten, neue Kunden gewinnen, dem Fachkräftemangel begegnen

PDF-Dokumente sind ein integraler Teil unseres Geschäftsalltags. Der größte Teil davon ist aktuell für Menschen mit eingeschränkter oder fehlender Sehkraft, kognitiven Einschränkungen oder Defiziten im Lesen und Schreiben nicht zugänglich. Große Bevölkerungsgruppen werden so von der Kommunikation ausgeschlossen. Mit diesem Vorgehen verstoßen Unternehmen womöglich nicht nur gegen rechtliche Vorgaben, sondern verpassen auch die Chance, diese Zielgruppen als Kunden oder fähige Mitarbeiter zu gewinnen. Die barrierefreie Gestaltung von PDF-Dokumenten ist deshalb eine wichtige Aufgabe.

Inhalt

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3 Zusammenfassung

3 Barrierefreiheit – nur ein Thema für Behörden?

4 Rechtliche Rahmenbedingungen und ihre Bedeutung für Unternehmen

5 Barrierefreiheit – ein Wettbewerbsvorteil

6 Das PDF-Format als Mittel zur Barrierefreiheit – Formale Anforderungen für barrierefreie PDF-Dokumente – Vom unstrukturierten Ausgangsdokument zum barrierefreien PDF – Prüfung der Barrierefreiheit – PDF-Programme und ihre Rolle für die Barrierefreiheit

10 Sechs gute Gründe für Nuance Power PDF

11 Praktische Beispiele

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3 White PaperDocument Imaging Solutions Nuance Power PDF

ZusammenfassungZugang zu Informationen und die Teilhabe am gesellschaftlichen, kulturellenund politischen Leben sind Menschenrechte, die Personen mit körperlichen oder geistigen Behinderungen häufig verwehrt bleiben. Dies zu ändern ist ein erklärtes Ziel der Vereinten Nationen, der Europäischen Union und auch der Bundesregierung. Verordnungen und Gesetze, die einen barrierefreien Zugang ermöglichen sollen, sind auch für Unternehmen von Bedeutung. Nicht zuletzt bietet ein barrierefreier Zugang zu Unternehmensinformationen und -angeboten einen Wettbewerbsvorteil, denn behinderte Menschen sind auch als Käufer oder Mitarbeiter eine wichtige Zielgruppe. Außerdem wird unsere Gesellschaft immer älter, Senioren stellen einen immer größeren und in der Regel kaufkräftigen Anteil an der Bevölkerung. Diese Menschen auszuschließen, die oft nicht mehr so gut sehen und hören, kann zukünftig schnell zu Kundenverlust und wirtschaftlichen Problemen führen.

Dieses Whitepaper zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Gestaltung barrierefreierPDF-Dokumente achten müssen und wie Sie die Gestaltung mithilfe vonNuance Power PDF schnell, kostengünstig und effizient umsetzen können.

Barrierefreiheit – nur ein Thema für Behörden?Jeder Mensch sollte am gesellschaftlichen Leben teilhaben, sich informieren, fortbilden und kulturell betätigen können. Dem digitalen Kommunikationsweg kommt dabei eine immer größere Bedeutung zu. Menschen mit dauerhaften oder vorübergehenden Behinderungen oder Einschränkungen der sensorischen und motorischen Fähigkeiten wie Sehen oder Hören, dem Betätigen einer Tastatur oder einer Maus sind von diesem Weg oft ausgeschlossen. Auch kognitiven Einschränkungen oder sprachliche Barrieren können dazu führen, dass Menschen nicht am gesellschaftlichen Leben in vollem Umfang teilhaben können.

Allen Menschen einen diskriminierungsfreien Zugang zu Webinhalten und Dokumenten zu geben, ist ein erklärtes Ziel zahlreicher staatlicher und überstaatlicher Organisationen, darunter die Vereinten Nationen und die Europäische Union. Gremien wie das W3C-Konsortium oder die PDF Association haben Maßnahmen- und Kriterienkataloge entwickelt, um diese sogenannte Barrierefreiheit auch auf Webseiten und in PDF-Dokumenten umzusetzen. Als wesentliches Element sind die Richtlinien für barrierefreie Webinhalte des W3C anzusehen. Diese seit 2008 existierenden „Web Content Accessibility Guidelines“ (WCAG) sind in Version 2.0 seit 2012 als ISO-Norm 40500 standardisiert. Auch der PDF-Standard PDF/UA (Universal Accessibility) orientiert sich in seinen Vorgaben an diesen Richtlinien. Er ermöglicht es unter anderem, PDF-Dokumente in Schriftbild und Schriftgröße flexibel ausgeben zu können, die farbliche Darstellung von Text und Hintergrund an die Erfordernisse des Nutzers anzupassen, und unterstützt die Eingabe beziehungsweise Steuerung per Sprache. PDF/UA-konforme Dokumente sind nicht nur für Spezialanwendungen interessant. Da sie Text und Umbrüche flexibel an die Erfordernisse des Ausgabegeräts anpassen können, verbessern sie auch den Lesekomfort auf mobilen Endgeräten wie Smartphones, Tablets oder E-Book-Readern.

In vielen Ländern sind Behörden bereits heute dazu verpflichtet, Zugänge und Informationen barrierefrei zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören auch WCAG 2.0-konforme Webseiten und Dokumente im PFD/UA-Format. Privatfirmen sollten ebenfalls ihre PDF-Dokumente zugänglich aufbereiten und so unter- nehmerische Sozialverantwortung übernehmen. Als Bestandteile einer umfassenden und ganzheitlichen Corporate-Social-Responsibility-Strategie (CSR) können sie sich so von ihrem Umfeld positiv abheben.

Barrierefreiheit sollte sich jedoch nicht nur auf das Lesen von PDF-Dokumenten oder das Ausfüllen von PDF-Formularen beschränken. Auch die Programme zur Erstellung von PDF/UA-Dokumenten sollten das Kriterium der Zugänglichkeit erfüllen. Leider sind viele Anwendungen, die zur Erzeugung von barrierefreien PDF-Dokumenten erforderlich sind, alles andere als einfach zu bedienen. Zudem erfordern sie hohe Investitionen. Wer Texte in PDF/UA-Dokumente umwandeln wollte, war zudem lange auf die Produkte eines einzigen Herstellers angewiesen. Doch zum Glück gibt es heute Alternativen wie Nuance Power PDF, die einfach und kostengünstig barrierefreie PDF-Dokumente erstellen können.

Rechtliche Rahmenbedingungen und ihre Bedeutung für UnternehmenDie gleichberechtigte gesellschaftliche Teilhabe von Menschen mit Behinderungen ist Ziel zahlreicher internationaler und nationaler Gesetze und Regelungen. Sie sind für Behörden und andere öffentliche Organisationen bindend, wirken aber zunehmend auch in den privatwirtschaftlichen Bereich hinein. Unternehmen, die sich ihrer sozialen Verantwortung bewusst sind, sollten sich schon heute an diesen Regeln orientieren und ihre PDF-Dokumente in einer barrierefreien Form anbieten.

Im Folgenden eine Auswahl der wichtigsten internationalen und nationalenRegelungen:

Global Übereinkommen über die Rechte von Menschen mit Behinderungen: Die 2008 in Kraft getretene „Convention on the Rights of Persons with Disabilities – CRPD“ wird meist kurz als UN-Behindertenrechtskonvention bezeichnet. Das Vertragswerk enthält eine Vielzahl spezieller, auf die Lebenssituation behinderter Menschen abgestimmte Regelungen, die von den Mitgliedsstaaten in nationales Recht umgesetzt wurden beziehungsweise werden müssen.

USAAmericans With Disabilities Act (ADA): Das 1990 in Kraft getretene und 2009 erweiterte Gesetz verbietet die Diskriminierung von Bürgern mit Behinderung. Es ist eine wichtige Ergänzung des Civil Right Acts von 1964, der die Diskriminierung aufgrund von Rasse, Religion oder Geschlecht unter Strafe stellt.

Rehabilitation Act (1973): Der Rehabilitation Act verbietet die Diskriminierung aufgrund von Behinderung in Bundesprogrammen sowie in Programmen, die stattliche Unterstützung erhalten. Der 1998 in den Rehabilitation Act aufgenommene Abschnitt 508 regelt die Anforderungen in der Informationstechnik. Er verpflichtet Bundesbehörden, staatlich unterstützte Institutionen und angegliederte Bereiche dazu, Software, Webauftritte, Telekommunikation, Multimedia sowie Peripheriegeräte barrierefrei anzubieten.


Europa Aktionsplan der Europäischen Kommission „Europäische Strategie zugunsten von Menschen mit Behinderungen 2010-2020“: Zugänglichkeit wird in diesem Plan an erster Stelle der acht Bereiche genannt, für die er konkrete Maßnahmen entwickeln und umsetzen soll. Zu den geplanten Schritten gehört es auch, Arbeitgeber zu einer besseren Integration von Behinderten am Arbeitsplatz zu motivieren. Ein europaweit geltendes Barrierefreiheitsgesetz ist in Planung.

Deutschland Behindertengleichstellungsgesetz – BGG: Ziel dieses Gesetzes ist es, die Benachteiligung von behinderten Menschen zu beseitigen und zu verhindern sowie die gleichberechtigte Teilhabe von behinderten Menschen am Leben in der Gesellschaft zu gewährleisten und ihnen eine selbstbestimmte Lebensführung zu ermöglichen. Es verpflichtet in § 11 (Barrierefreie Informationstechnik) öffentliche Institutionen, Internetauftritte und -angebote so gestalten, das sie von behinderten Menschen uneingeschränkt genutzt werden können.

Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung – BITV 2.0: Die „Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleich-stellungsgesetz“ vom 12. September 2011, kurz „Barrierefreie-Informations-technik-Verordnung – BITV 2.0“ genannt, definiert die technischen Anforderungen, die sich aus dem BGG ergeben. So muss beispielsweise, die richtige Lesereihenfolge in einem Dokument unabhängig von der Darstellungsform erkennbar sein, sämtliche Funktionen müssen sich über die Tastatur aufrufen lassen und für jeden Nicht-Text sind Alternativen in Textform bereitzustellen.

Regelungen zur Barrierefreiheit ergeben sich für Unternehmen in Deutschland außerdem aus dem Sozialgesetzbuch (SGB I bis XII), dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Letzteres verpflichtet Arbeitgeber – aber auch deren Kunden oder Dienstleister – allen diskriminierungsfrei den Zugang zu einer Erwerbstätigkeit zu ermöglichen.

Barrierefreiheit – ein WettbewerbsvorteilAbgesehen von rechtlichen Risiken und gesetzlichen Verpflichtungen sollten Unternehmen aus ganz eigennützigen Gründen an einer barrierefreien Gestaltung ihre Webseiten, Online-Shops, Produkte und Dokumente interessiert sein, schließen sie doch sonst große Teile der Bevölkerung als potenzielle Mitarbeiter oder Kunden aus. Zirka 10 Prozent der arbeitsfähigen Bevölkerung in Europa haben eine Behinderung, zirka 20 Prozent der Gesamtbevölkerung würden von einer Verbesserung der Barrierefreiheit profitieren. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes lebten im Jahr 2013 in Deutschland rund 10,2 Millionen Menschen mit einer anerkannten Behinderung, darunter 7,5 Millionen schwerbehinderte Menschen. Gegenüber 2009 war die Zahl der Menschen mit Behinderung um 7 Prozent beziehungsweise 673.000 Personen gestiegen. Der demographische Wandel und die Überalterung der Gesellschaft werden das Problem noch verstärken. Nach Prognosen des Statistischen Bundesamtes wird sich die Zahl der 80-Jährigen und Älteren in Deutschland bis zum Jahr 2050 nahezu verdreifachen, von heute knapp vier Millionen auf zehn Millionen. Diese Altersgruppe hört und sieht oft nicht mehr so gut, nimmt aber ansonsten weit aktiver am gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Leben teil als noch vor wenigen Jahrzehnten. Sie ist außerdem kaufkräftig und auch gerne bereit, ihr Erspartes für sich selbst oder Kinder und Enkel auszugeben. Hinzu kommt ein nicht unerheblicher Anteil der Bevölkerung, der des Lesens und Schreibens nicht oder nicht im vollumfänglichen Maß mächtig ist. Selbst in hoch entwickelten Ländern wie Deutschland soll es mehrere Millionen Analphabeten unter der erwachsenen Bevölkerung geben, darunter zwölf Prozent mit höherer Bildung.


Nicht nur als Kunden sind behinderte Menschen eine nicht zu ignorierendeBevölkerungsgruppe, auch als Mitarbeiter können sie einen wertvollen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Heute wird das Fachkräftepotenzial, das behinderte Menschen darstellen, nur ungenügend genutzt. Dabei sind Menschen mit Behinderung sehr gut qualifiziert. So besaßen 2009 über 72 Prozent der Menschen mit Behinderung im Alter von 30 bis 45 Jahren und über 79 Prozent derjenigen im Alter von 45 bis 65 Jahren einen beruflichen oder akademischen Abschluss.

Dieses Potenzial ungenutzt zu lassen, werden sich die Unternehmen zukünftig immer weniger leisten können. Mit dem demographischen Wandel geht auch ein Fachkräftemangel in vielen Bereichen einher. Nach der Bevölkerungsvorausberechnung des Statistischen Bundesamtes wird die Zahl der 20- bis 64-Jährigen bis zum Jahr 2030 um 15 Prozent abnehmen. Im Vergleich zum Jahr 2008 geht die Zahl der Personen in dieser Altersgruppe, die man üblicherweise als „erwerbsfähiges Alter“ klassifiziert, um 7,5 Millionen zurück. Das entspricht fast der Einwohnerzahl des viertgrößten Bundeslandes Niedersachsen.

Zahlreiche Unternehmen haben bereits erkannt, dass die Integration behinderter Menschen in die ganz normale Arbeitswelt mit ihren Anforderungen möglich und wünschenswert ist. Zu nennen wären etwa Fraport, die Deutsche Bahn, Continental, E.ON, Commerzbank, Lanxess, RWE, AUDI, BMW, Bosch und Siemens Hausgeräte, Merckle Ratiopharm und auch kleine Unternehmen wie die Wäscherei Kreft oder der Malerbetrieb Cemal Ates.

Das PDF-Format als Mittel zur Barrierefreiheit PDF-Dokumente sind vor allem deshalb so weit verbreitet, weil sie eineplattformunabhängige Darstellung von Inhalten ermöglichen. Egal, ob auf Windows-Systemen, auf einem Mac, unter Linux oder im Web – PDF-Dokumente werden immer gleich dargestellt. Durch diese systemübergreifende Verwendungsmöglichkeit ist PDF zum De-facto-Standard für den Austausch elektronischer Dokumente geworden. Erweiterte Möglichkeiten, wie etwa Sicherheitseinstellungen, die Formulargestaltung und -verteilung oder auch die revisionssichere Archivierung haben die Beliebtheit von PDFweiter gesteigert.

Während der PDF-Standard eigentlich eine möglich konsistente Darstellung unabhängig von Anzeigegerät und Plattform garantieren soll, hat PDF/UA den gegenteiligen Zweck. Barrierefreie Dokumente sollen sich schließlich den Bedürfnissen des Nutzers anpassen. Dafür ist es notwendig und auch so im Standard PDF/UA definiert, dass sich Schriftbild und Schriftgröße, die Farbe von Text und Hintergrund sowie die Art der Bedienung – etwa nur per Tastatur oder über Spracheingabe je nach Anforderung ändern lassen. Darüber hinaus muss der Textfluss in barrierefreien Dokumenten eindeutig erkennbar sein und eingehalten werden. Das ist zum Beispiel dann von Bedeutung, wenn Text in Spalten umbricht oder zusammengehörende Textblöcke von Tabellen, Kästen und grafischen Elementen getrennt werden.

Formale Anforderungen für barrierefreie PDF-Dokumente

Damit ein PDF als barrierefrei gilt, muss es die folgenden acht Kriterien erfüllen:


1. Formularfelder müssen zugänglich sein. Barrierefreie PDF-Formulare müssen ausfüllbare Felder enthalten und Beschreibungen dieser Felder, die für ein Bildschirmvorleseprogramm lesbar sind. Die Felder müssen sich per Tabulatortaste in einer definierten Reihenfolge aufrufen lassen, damit auch Menschen das Formular ausfüllen können, die nicht in der Lage sind, eine Maus zu bedienen.

2. Das Dokument muss Text enthalten und durchsuchbar sein. Ein eingescanntes Papierdokument liegt zunächst nur als Bild vor. Assistenzsysteme können es ohne vorherige Aufbereitung nicht erkennen und deshalb auch nicht vorlesen oder in Braille-Schrift darstellen. Eine solche Datei muss deshalb per OCR (Optical Character Recognition) in ein durchsuchbares Text-Dokument umgewandelt werden. In der Regel ist eine manuelle Bearbeitung notwendig, um Erkennungsfehler zu beheben und um zusätzliche Hilfsmittel einzubauen, etwa Sprungmarken oder Textbeschreibungen für im Dokument vorhandene Grafiken oder Bilder.

3. Die Dokumentenstruktur ist über Sprungmarken erschließbar, die eine logische Lesefolge ermöglichen. Barrierefreie PDF-Dokumente sind hierarchisch strukturiert, so dass Überschriften, Absätze, Tabellen und Listen klar als solche erkennbar sind. Aus der Struktur dieser Marken ergibt sich eine eindeutige logische Leseabfolge, an der sich Hilfssysteme orientieren können. Fehlen diese Marken oder Etiketten, wird zum Beispiel mehrspaltiger Text unter Umständen nicht in der richtigen Reihenfolge abgerufen oder Tabellen, die über mehrere Seiten umbrechen, werden nicht als zusammengehörig erkannt.

4. Alle Links, Grafiken und Formularfelder verfügen über einen Beschreibungstext. Barrierefreie PDF-Dokumenten enthalten für Elemente wie Diagramme, Illustrationen, Grafiken, Bilder, Formularfelder, Fußnoten und Links beschreibende Alternativtexte. Bildschirmlesegeräte und andere Hilfssysteme können diese Informationen auslesen und dem Nutzer so zumindest eine gewisse Vorstellung vom Dargestellten vermitteln.

5. Die Sprache des PDF-Dokuments ist definiert. Manche Bildschirmvorlesegeräte können Dokumente in unterschiedlichen Sprachen mit der richtigen Betonung und Aussprache vorlesen. Um diese Funktion nutzen zu können, muss das Dokument eine Information darüber enthalten, in welcher Sprache es verfasst wurde.

6. Das PDF-Dokument enthält zahlreiche Navigationshilfen. Links, Lesezeichen, Überschriften, Inhaltsverzeichnisse und die bereits erwähnten Sprungmarken, erlauben es dem Nutzer, bestimmte Teile des Dokuments direkt aufzusuchen, statt sich den kompletten Text vorlesen lassen zu müssen.

7. Die Sicherheitseinstellungen sind korrekt gesetzt. Die Nutzung eines barrierefreien Dokumentes darf nicht so eingeschränkt sein, dass Hilfsprogramme keinen Zugriff mehr erhalten. Ist beispielsweise das Kopieren von Text verboten, können Bildschirmleseprogramme unter Umständen nicht mehr darauf zugreifen.

8. Die verwendeten Schriftarten sollten nur vorlesbare Zeichen enthalten. Ein barrierefreies PDF-Dokument sollte alle Informationen so enthalten, dass Hilfssysteme diese extrahieren und interpretieren können. Werden Fonts mit Sonderzeichen verwendet, bei denen dies nicht der Fall ist, können Vorlesegeräte diese Inhalte nicht wiedergeben.


Vom unstrukturierten Ausgangsdokument zum barrierefreien PDF

Voraussetzung für ein barrierefreies PDF ist eine Strukturierung des Ausgangsdokuments, unabhängig davon, ob es sich dabei um eine Text- Datei oder bereits um ein PDF handelt. Viele Programme sind nicht dazu in der Lage, strukturierte Dateien auszugeben. Insbesondere das „Drucken als PDF“, das in vielen Anwendungen angeboten wird, führt nicht zum Erfolg. Dateien aus Microsoft Word oder Open Office eignen sich dagegen als Basis, sofern diese konsequent über Formatvorlagen strukturiert wurden. Die Umwandlung muss dann über ein Programm wie Nuance Power PDF erfolgen, das diese Formatinformationen in sogenannte „Tags“ umsetzen kann. Für Word und PowerPoint gibt es ab Version 2010 Accessibility Plugins, über die getaggte PDFs erzeugt werden können. PDF-Dateien mit Tags enthalten Metadaten, in denen die Dokumentstruktur und Reihenfolge der verschiedenen Dokumentelemente (z. B. Bilder, Textblöcke, Spalten, Titel) beschrieben werden. Das Extrahieren von Text oder Grafiken aus den PDF-Dateien wird dadurch erleichtert. Screen-Reader-Programme können damit außerdem die korrekte Textreihenfolge im Dokument bestimmen. In Nuance Power PDF können Sie auch bereits bestehende PDF-Dokumente mit Tags versehen, diese anzeigen lassen oder ändern.

Prüfung der Barrierefreiheit

Wie bereits erwähnt ist die Struktur eines Dokuments ein wesentliches Hilfsmittel, um PDFs für Assistenzsysteme lesbar und damit barrierefrei zu machen. Beim Design ist vor allem auf eine logische Abfolge und eine durchgängige Kennzeichnung der Elemente zu achten. Ein korrekt ausgezeichnetes PDF-Dokument enthält Informationen über die Leserichtung und Beschreibungen für alle Abbildungen, Links, Listen und Formularfelder. Tabellen- und Tabellenfelder sind so gekennzeichnet, dass Lesegeräte sie erkennen und in der richtigen Abfolge wiedergeben können. Ein logisch durchgängig strukturiertes Dokument erlaubt es nicht nur Bildschirmlesegeräten und anderen Hilfssystemen fehlerfrei darauf zuzugreifen, es ist auch Voraussetzung für eine korrekte Darstellung auf verschiedenen Ausgabegeräten wie Tablets, Smartphones oder E-Book-Readern.

Nuance Power PDF bietet Ihnen die Möglichkeit, bestehende PDFs auf ihreBarrierefreiheit zu prüfen. Dabei werden die folgenden Fragen geklärt:

• Ist der Berechtigungsflag für Barrierefreiheit gesetzt? In der Funktionsleiste Sicherheit kann der Verfasser festlegen, dass ein

PDF nicht kopiert, gedruckt, mit Anmerkungen versehen oder bearbeitet werden darf. Auch das Extrahieren von Inhalten kann ausgeschlossen werden. In diesem Fall kann der Screen Reader möglicherweise das Dokument nicht mehr laut vorlesen. Mit diesem Test wird überprüft, ob die Option Zugriff auf Barrierefreiheit auf „Zugelassen“ gesetzt wurde. Das bedeutet, dass der Ausschluss des Extrahierens von Inhalten für Screen Reader nicht gilt.

•Enthält das Dokument eine Textebene? Screen Reader können nicht auf Nur-Bild-PDFs zugreifen, da diese keine

Textebene enthalten. Einige PDF-Dateien können in Teilen barrierefrei sein, enthalten aber möglicherweise auch reine Bildseiten oder Abschnitte, die ausschließlich aus Bildern bestehen. Auch wenn das PDF eine Textebene enthält, ist es nicht automatisch barrierefrei, zum Beispiel, wenn es eine nicht standardgemäße Zeichenkodierung verwendet oder keine eingebetteten Schriftarten enthält und auf dem Computersystem keine verwendbare Ersatzschriftart gefunden werden kann.


•Wurde der gesamte Inhalt mit Tags versehen? Ob der Screen Reader erfolgreich auf eine PDF zugreifen kann, hängt

auch von den Tags im Dokument ab. Die Tags definieren die richtige Lesereihenfolge für Elemente und geben außerdem Inhaltstypen an, zum Beispiel Blöcke mit Fließtext, Überschriften, Bilder, Tabellen, Anmerkungen und Multimediaobjekten.

•Enthält das Dokument eine passende Lesereihenfolge? Prüfen Sie diese Regel manuell. Achten Sie darauf, dass die

Lesereihenfolge, die im Fenster Tag angezeigt wird, der logischen Lesereihenfolge des Dokuments entspricht.

•Wurde die Primärsprache für das Dokument korrekt festgelegt? Screen Reader müssen wissen, in welcher Sprache das Dokument

verfasst ist. Für die PDF sollte daher eine primäre Sprache festgelegt werden.

•Erscheint der Dokumentname in der Titelleiste? Der Dateiname oder Titel des Dokuments sollte in der Titelleiste der

Anwendung angezeigt werden.

•Enthält das Dokument Lesezeichen? Diese Überprüfung findet in Dokumenten mit mindestens 21 Seiten statt.

Solche Dokumente müssen eine logische Lesezeichenstruktur aufweisen, die die Dokumentstruktur zusammenfasst.

•Enthält das Dokument passende Farbkontraste? Farbenblinde Menschen sind auf stärkere Farbkontraste im Dokument

angewiesen. Um dieses Problem zu lösen, stellen Sie sicher, dass der Dokumentinhalt den in WCAG, Abschnitt 1.4.3, festgelegten Richtlinien entspricht. Sie können aber auch eine Empfehlung hinzufügen, dass der Nutzer der PDF-Datei die Farbkontraste höher einstellt.

PDF-Programme und ihre Rolle für die Barrierefreiheit

Barrierefreies Design beginnt bereits bei der Benutzeroberfläche eines PDF-Programms. Sie sollte so gestaltet sein, dass sie auch für Menschen mit Einschränkungen des Seh- oder Hörvermögens, der Beweglichkeit oder anderer Fähigkeiten produktiv einsetzbar ist. Dazu ist es wichtig, dass Menüs, Befehle und Funktion nicht allein per Maus zugänglich sind, sondern auch über Funktionstasten, Shortcuts und mehrfaches Drücken der Tabulatortaste aufgerufen werden können. PDF-Programme sollten zudem so gestaltet sein, dass sie Assistenzsysteme wie den Screenreader „JAWS“ integrieren können und dem Nutzer darüber Zugriff auf alle wichtigen Funktionen gewähren.

Dazu müssen diese Programme Metadaten, Tags sowie Strukturinformationenauslesen und diese, ebenso wie den kompletten Inhalt der Datei an Assistenz-systeme weitergeben können. Umgekehrt muss das Assistenzsystem auf die Programmfunktionen zugreifen können und darf nicht in seiner Funktionalität beeinträchtigt werden. Die definierte Primärsprache musste für Assistenzsysteme erkennbar sein, ebenso, wenn gegebenenfalls im Text ein Sprachwechsel vorkommt. Das Programm muss für die Navigation verschiedene Wege bereitstellen, etwa die Seitennummerierung, den Strukturbaum oder die Lesezeichen im Dokument. Sind Audio- oder Video-Dateien integriert, darf das Programm diese nicht automatisch starten, sondern muss auf eine Abspiel- Anforderung des Assistenzsystem beziehungsweise des Nutzers warten.



Sechs gute Gründe für Nuance Power PDFNuance Power PDF bietet Ihnen die folgenden Funktionen, mit denen Sie schnell und einfach barrierefreie Dokumente erzeugen, bestehende Dokumente in barrierefreie umwandeln und die Barrierefreiheit vonDokumenten überprüfen können:

1. Barrierefreie Benutzeroberfläche. Menüs und Befehle sind über Tastenkombination und die Richtungstasten auf der Tastatur zugänglich. Die Applikation bietet Hotkeys und Shortcuts um wichtige Funktionen schnell und einfach mithilfe der Tastatur aufrufen zu können. Mit der Tabulatortaste können Anwender durch Dialoge und Dokumente navigieren. Dies gilt auch für die Felder in Formularen. Zusätzlich können Hilfssysteme wie der JAWS Bildschirmleser verwen-det werden, um durch die Menüs zu navigieren oder Buttons in den Menübändern aufzurufen.

2. Einfaches Kennzeichnen von PDF-Elementen. Mit der Tag-Funktion lassen sich einzelne Dokumente bearbeiten oder ganze Dokumentengruppen auf einmal. Barrierefreie Dokumente können direkt aus Microsoft-Office- Dateien, Textdateien und sogar gescannten Dokumenten erstellt werden.

3. Überprüfung und Korrektur von barrierefreien PDF-Dokumenten. In Power PDF lassen sich Dokumente auf ihre Kompatibilität zu den Standards PDF/UA oder WCAG 2.0 überprüfen. Ist das Dokument nicht vollständig kompatibel, kann die Überprüfung manche Probleme automatisch beheben oder Vorschläge für eine Korrektur machen. Über die Tag-Funktion kann der Anwender Probleme beheben, ganze Dokumente neu verschlagworten oder Struktur und Lesefluss ändern.

4. Einhaltung von Industriestandards. PDF/A hat sich als Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten durchgesetzt. Dokumente, die zu den Versionen PDF/A-1a, -2a und -3a kompatibel sind, sind nicht nur langzeitarchivierbar, sondern auch barrierefrei. Power PDF enthält mehrere Werkzeuge, um barrierefreie PDF/A-konforme Dateien zu erzeugen. Anwender können direkt PDF/A-1a-konforme Dokumente aus Word-Dateien erzeugen und bestehende PDFs in PDF/A-1a-, -2a- und -3a-Varianten umwandeln. Mit der Funktion der Ordnerüberwachung lassen sich solche barrierefreien Dokumente automatisch generieren.

5. Integration von Vorlesefunktionen. Mit dem integrierten RealSpeak Solo Text-to-Speech-Modul lassen sich Dokumente direkt aus Power PDF heraus vorlesen. Das Modul ist in verschiedenen Sprachen erhältlich, so dass Anwender die zum Dokument passende Sprache auswählen können. Das Textdokument kann in eine MP3-Audiodatei exportiert werden, so dass der Anwender sich den Inhalt nicht nur direkt am PC, sondern auch unterwegs über einen MP3-Player anhören kann.

6. Unterstützung von Assistenzsystemen. Power PDF ist kompatibel zu Screen Readern wie JAWS, die es ermöglichen, sich nicht nur den Inhalt eines PDFs vorlesen zu lassen, sondern auch das Programm sprachgesteuert zu bedienen.


Praktische BeispieleErstellen einer getaggten PDF-Datei aus einer ungetaggten Version in Power PDFSie können eine vorhandene PDF-Datei in Power PDF mit Tags versehen, sodass Screen Reader in der Lage sind, den Inhalt laut vorzulesen. Bei Tags handelt es sich um Marker, die auf Text, Tabellen, Bilder und sonstige Elemente im Dokument verweisen, die Lesereihenfolge festlegen und die Verwendung von Hilfstechnologien unterstützen.

Öffnen Sie eine PDF-Datei in Power PDF, und wählen Sie in der Funktionsleiste „Erweiterte Verarbeitung“ das Werkzeug „Tag“.

Wählen Sie im Fenster Tag in der Dropdownliste Werkzeug für PDF-Tags den Befehl „Einstellungen für neu Tags“.

Nach Abschluss des Tagging-Vorgangs wird der logische Strukturbaum bzw. Tag-Baum im Fenster Tag angezeigt. Hier können Sie die Tags prüfen und, falls erforderlich, bearbeiten. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, die Lesereihenfolge des Dokumentinhalts durch Verschieben von Tags zu ändern.


Um zu prüfen, wie Tags mit dem Inhalt der PDF-Datei verknüpft sind, wählen Sie in den PDF-Tag-Optionen „Inhalt hervorheben“ aus. Klicken Sie zur Erweiterung des Tag-Baums auf die Pluszeichen, und navigieren Sie durch die Struktur, um die einzelnen Tags anzuzeigen. Klicken Sie auf ein Tag, um das entsprechende Element im PDF-Dokument anzuzeigen.

Zur Änderung der Lesereihenfolge der Dokumentelemente ziehen Sie das zu verschiebende Tag an die gewünschte Stelle. Beim Ziehen erscheint ein Pfeil, der mögliche Zielorte anzeigt.

Speichern Sie das Dokument nach dem Prüfen der Tags.


Erstellen von getaggten PDF-Dokumenten aus Microsoft Word Anhand des Power PDF-Add-ins für Microsoft Word können Sie mühelos getaggte PDF-Dokumente erstellen, die sich effizient mit Screen Readern verwenden lassen.

Öffnen Sie in ein Dokument in Microsoft Word und klicken Sie in der Funktionsleiste Nuance PDF auf die Schaltfläche „Erstellungsoptionen“.

Aktivieren Sie im Fenster Tag das Kontrollkästchen „PDF mit Tags erstellen“ und markieren Sie alle Dokumentelemente darunter. Klicken Sie auf „OK“, um das Fenster zu schließen, und dann in der Nuance PDF-Funktionsleiste von Microsoft Word auf die Schaltfläche PDF erstellen, um die getaggte PDF-Datei zu erstellen.


Wenn Sie PDF/A-Dokumente für eine langfristige Archivierung erstellen möchten und diese außerdem barrierefrei sein sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Barrierefreies Dokument erstellen, wenn in den „Erweiterten Einstellungen“ „PDF/A“ ausgewählt wird“. Auf diese Weise erstellt die Anwendung je nach der PDF/A-Version, die Sie in den Nuance PDF-Druckertreibereinstellungen auswählen, PDF-Dokumente, die den Standards PDF/A-1a, -2a und -3a entsprechen.

Zur Auswahl einer PDF/A-Version für die PDF-Ausgabe wählen Sie im Dialogfenster der Nuance PDF-Einstellungen für Word zunächst die Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“ und klicken dann auf die Schaltfläche „Erweiterte Einstellungen“.


Wählen Sie im Fenster Nuance PDF-Eigenschaften die Registerkarte „PDF-Einstellungen“ und dann aus der Liste Kompatibel mit eine PDF/A-Version.Klicken Sie auf „OK“, um die Einstellungen zu speichern. Klicken Sie dann in der Nuance PDF-Funktionsleiste von Microsoft Word auf die Schaltfläche PDF erstellen, um die mit dem PDF/A Level A kompatible (barrierefreie) PDF-Datei zu erstellen.

Automatisches Taggen mehrerer Dokumente Power PDF bietet Ihnen Tools, mit denen Sie aus mehreren Dateien und Formaten getaggte PDF-Dokumente in einem Durchgang erstellen können.Sie können PDF-Dateien oder andere Dateien, beispielsweise Microsoft Office-Dokumente, auswählen und diese anhand des Power PDF-Hilfsprogramms Create-Assistent automatisch in getaggte PDF-Dokumente umwandeln.

Öffnen Sie den Create-Assistenten über das Startmenü. Er befindet sich in der Programmgruppe von Nuance Power PDF Advanced.


Wählen Sie in der ersten Dropdownliste die Option „Eine PDF-Datei für jedes Eingabedokument erstellen“, wenn Sie jede Quelldatei als einzelnes PDF-Dokument speichern möchten. Wählen Sie in der zweiten Dropdownliste das PDF-Profil „PDF mit Tags“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um die Dokumente auszu-wählen, die Sie in getaggte PDFs umwandeln möchten, und dann auf die Schaltfläche zum Starten der Konvertierung unten im Fenster.

Legen Sie ggf. den Speicherort für die Ausgabedateien fest, und Power PDF erledigt den Rest.


Überprüfen der Barrierefreiheit von Dokumenten Über die Konformitätsprüfung von Power PDF können Sie überprüfen, ob das Dokument barrierefrei ist, die Verwendung von Hilfstechnologien unterstützt und den Normen für Barrierefreiheit entspricht. Das Tool ermöglicht Ihnen außerdem, Probleme in Bezug auf die Barrierefreiheit automatisch korrigieren zu lassen oder im Fenster Tag manuell zu beheben. In bestimmten Fällen müssen Sie zur Erstellungsanwendung zurückkehren.

Öffnen Sie ein als barrierefrei geltendes bzw. getaggtes PDF-Dokument in Power PDF. Klicken Sie in der Funktionsleiste „Erweiterte Verarbeitung“ auf „Konformitätsprüfung“.

Klicken Sie im Fenster „Konformität“ in der Dropdownliste Optionen auf „Barrierefreiheit“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Überprüfung der PDF-Barrierefreiheit.


Das Dialogfeld Optionen enthält eine Liste mit Dokumenteigenschaften hinsichtlich der Barrierefreiheit, die das Tool überprüfen kann. Sie können Eigenschaften, die das Tool nicht überprüfen soll, deaktivieren und dann auf „OK“ klicken.

Die Ergebnisse der Analysen werden mit einem der folgenden Symbole angezeigt:

Bestanden Warnung: Das Element ist nicht fehlerhaft, aber etwas ist zu beachten. Information: Dies kann bedeuten, dass der Test nicht angefordert und somit über- sprungen wurde, oder dass das Problem einer manuellen Überprüfung bedarf. Nicht bestanden: Sie müssen dieses Problem automatisch bzw. manuell beheben, um die Barrierefreiheit sicherzustellen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Elemente dieser Art, um zu sehen, ob ein automatisches Beheben möglich ist. Klicken Sie auf Korrigieren, falls diese Funktion im Menü verfügbar ist.

Sie können außerdem einen detaillierten Bericht speichern, indem Sie auf die Schaltfläche „Bericht erstellen“ klicken.


Anhören des Inhalts eines PDF-Dokuments Power PDF kann Ihnen den Text in einer PDF-Datei laut vorlesen. Das Sprachausgabemodul ist in der Lage, sowohl normale PDF-Dateien mit eingebettetem Text als auch bildbasierte, durchsuchbar gemachte PDFs, zum Beispiel aus Scans, zu verarbeiten.

Bevor Sie sich den Inhalt Ihrer PDF-Datei anhören, stellen Sie die Sprache der Lesestimme ein, um sie an die Sprache des Dokuments anzupassen. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl „Optionen“.

Klicken Sie auf „Sprachein-/ausgabe“ und wählen Sie „Sprachausgabe“. Die Stimmen für die englische, französische und deutsche Sprache sind standardmäßig verfügbar. Um weitere Sprachen herunterzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Download“. Nach dem Installieren der neuen Sprachen sind diese in der Liste Sprache in diesem Fenster verfügbar. Wählen Sie eine Sprache aus und klicken Sie auf „OK“.


Zum Anhören des Inhalts des PDF-Dokuments öffnen Sie das Dokument, und wählen Sie die Funktionsleiste „Erweiterte Verarbeitung“ aus. Wählen Sie in der Befehlsgruppe „Laut vorlesen“ entweder „Aktuelle Seite“ oder „Bis zum Ende“ aus, um sich nur die aktuelle Seite anzuhören oder um Power PDF das gesamte Dokument von der aktuellen Seite an laut vorlesen zu lassen. Sie können sogar den Text aus dem PDF-Dokument in eine MP3-Audiodatei umwandeln, indem Sie den Befehl „Speichern“ wählen.

Weitere Informationen zu den oben genannten und anderen Funktionen finden Sie in der Onlinehilfe von Power PDF.

Über Nuance Communications, Inc.Nuance Communications verbindet Menschen und Technik auf ganz neue Art und Weise. Mit seinen Sprach- und Dokumentenmanagementlösungen macht Nuance die Interaktion mit den uns umgebenden Systemen, Geräten, Apps und Diensten humaner und einfacher. Jeden Tag können Millionen Anwender und Tausende Unternehmen dank Nuance auf intelligente Systeme vertrauen, die in der Lage sind, ihnen zuzuhören, sie zu verstehen, von ihnen zu lernen und sich auf ihr Leben und ihre Arbeitsweise einzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter nuance.de.

© 2016 Nuance Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Nuance, das Nuance-Logo und OmniPage sind Marken und/oder eingetragene Marken von Nuance Communications, Inc. und/oder seinen Konzerngesellschaften in den USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen Marken- und Produktnamen sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Inhaber.

http://www.nuance.com/products/help/NuancePDF/1_2/de_DE/Welcome.htm

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