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BASES GENERALES
ADMINISTRACIÓN PISCINA – UTFSM.
CONTENIDOS I. BASES GENERALES 4
1. ANTECEDENTES Y DISPOSICIONES GENERALES DE LA LICITACIÓN 4
1.1 Aspectos Generales 4
1.2 Identificación del Demandante 5
1.3 Datos de Contacto para Licitación 5
1.4 Antecedentes Administrativos 6
1.5 Objetivo y Alcance de la Licitación 7
1.6 Normas Generales 8
1.7 Cumplimiento de Plazos del Calendario de Licitación 8
1.8 Modificación de las Bases 9
1.9 Modalidad del Servicio 9
1.10 Confidencialidad 9
1.11 Antecedentes de la Unidad a Licitar 10
Nombre 10
Servicios Prestados 10
Usuarios 11
2. REQUISITOS Y ANTECEDENTES DE LOS PROPONENTES 12
2.1 Requisitos y Antecedentes 12
2.2 Financiamiento de la Preparación de la Oferta 14
3. PROCESO DE LICITACIÓN 15
3.1 Retiro de Bases e Inscripción en Proceso de Licitación 15
3.2 Visita a Terreno 15
3.3 Recepción de Consultas 15
3.4 Entrega de Respuestas 16
3.5 Aclaración de las Bases de Licitación 16
3.6 Presentación de la Propuesta 16
Sobre 1 16
Sobre 2 18
3.7 Recepción de las Propuestas 18
3.8 Apertura de las Ofertas y Revisión de la Documentación 18
3.9 Validez de la Oferta 19
3.10 Evaluación y Preselección de Ofertas 19
3.11 Rechazo de Ofertas 20
3.12 Selección y Notificación a los Proponentes 20
3.13 De la Fiscalización
4. CONTENIDOS BÁSICOS DE LAS PROPUESTAS 24
4.1 Propuesta Técnica 24
Objetivos de la Administración 24
Plan de Trabajo Anual 24
Políticas del Recinto 24
Descripción de Cargos y Funciones 25
Políticas de Equipo 25
4.2 Propuesta Económica 26
Estructura de Costos 26
5. DISPOSICIONES DE LA ADJUDICACIÓN 29
5.1 Tipo de Servicio 29
5.2 Celebración de la Adjudicación 29
5.3 Documentación Integrante de la Adjudicación 29
5.4 Precio de la Oferta y Forma de Pago 29
Valor de la Oferta 29
Valor del Servicio 30
Forma de Pago 30
5.5 Término Anticipado de la Adjudicación 32
5.6 Condiciones Generales a Cumplir por Los Estudiantes 32
5.7 Facilidades Ofrecidas por La Universidad 34
5.8 Aceptación de Bases 34
5.9 Vigencia y Duración la Adjudicación 34
6. DEBERES DE LA ADMINISTRACIÓN 35
6.1 Cumplimiento de Horario 35
6.2 Período de Operación 35
6.3 Presencia de los Estudiantes 35
6.4 Estado de los Equipos 36
6.5 Aseo y Orden 37
6.6 Mantención de Ficheros 37
6.7 Con los Estudiantes 37
6.8 Horas promedio trabajadas por persona 38
6.9 Existencia de Inventario 38
6.10 Manejo de Dinero 39
6.11 Registro de Usuarios y Actividades 39
6.12 Mantención de Estadísticas de Operación 40
6.13 Objetos Perdidos 40
6.14 Promoción Interna 40
6.15 Bitácora 40
6.16 Libro de Reclamos y Sugerencias 41
6.17 Informes Bimensuales 41
6.18 Informe Consolidado Anual 43
Proceso de Licitación, Administración 2016
4
6.19 Mantención de Información 44
6.20 Traspaso de la administración 44
II. ANEXOS 45
1. CARTA DE IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA 46
2. DECLARACIÓN JURADA SIMPLE 47
3. DECLARACIÓN DE VISITA A TERRENO 48 4. DP – 16
Proceso de Licitación, Administración 2016
5
I. BASES GENERALES
1. ANTECEDENTES Y DISPOSICIONES GENERALES DE LA LICITACIÓN
1.1 Aspectos Generales
Las presentes Bases de Licitación contienen las disposiciones generales que regirán las
relaciones de la Universidad Técnica Federico Santa María a través de Dirección de
Relaciones Estudiantiles, en adelante “La Universidad”, con el Grupo de Estudiantes, en
adelante “Los Estudiantes", durante el proceso de llamado a propuesta, presentación de
las ofertas, su apertura, selección de proponentes, la adjudicación, la ejecución, el pago y todas
las materias relacionadas con esta Licitación.
Las ofertas de Los Estudiantes serán calificadas en una única instancia por La Universidad,
quien será responsable de la evaluación, selección y adjudicación de la propuesta.
Para que una propuesta se considere válida, ésta deberá cumplir con las disposiciones de las
presentes Bases. La presentación de una propuesta, implica para Los Estudiantes la aceptación
de las presentes Bases, a las cuales se someten desde ya, renunciando a impugnarlas y
objetarlas.
Proceso de Licitación, Administración 2016
6
1.2 Identificación del Demandante
Razón Social Universidad Técnica Federico Santa María.
Unidad Administrativa Dirección de Relaciones Estudiantiles.
RUT 81.668.700-4. Domicilio Avenida España 1680, Valparaíso.
1.3 Datos de Contacto para Licitación
Correo Electrónico [email protected]
Proceso de Licitación, Administración 2016
7
1.4 Antecedentes Administrativos Nombre de licitación Administración Piscina – UTFSM.
Descripción Servicio de administración de instalaciones asociadas a Piscina
UTFSM: Sala de Recepción, Piscina y alrededores inmediatos.
Deberá velar por la correcta mantención y empleo de las
instalaciones, equipos e implementos deportivos existentes en el
lugar, así como proporcionar adecuadas condiciones de uso a sus
beneficiarios: Estudiantes y funcionarios UTFSM.
Del mismo modo, el rol central de esta administración es velar
por la seguridad e integridad física de sus usuarios, así como
personas que transitan por el sector, previniendo cualquier
situación o conducta de riesgo.
Ubicación Piscina Edificio B; Oficina B-109.
Tipo de convocatoria Licitación privada.
Participantes Estudiantes UTFSM con matrícula vigente, pertenecientes
a cualquier carrera impartida en Casa Central, con un mínimo de
3 asignaturas inscritas en período académico asociado a apertura
de ofertas (Primer Semestre 2016).
En relación al Primer y Segundo Semestre 2016, los participantes
deberán contar como mínimo con situación de Estudiante
Regular (matrícula v igente).
Vía de postulación www.rree.utfsm.cl
Moneda Pesos Chilenos.
Proceso de Licitación, Administración 2016
8
1.5 Objetivo y Alcance de la Licitación
La Universidad Técnica Federico Santa María a través de la Dirección de Relaciones
Estudiantiles, por medio de estas Bases, ofrece la Concesión de la Administración Piscina -
UTFSM, siendo la presente Licitación de tipo privada.
Esta Licitación y en particular los recursos otorgados a través de ella, hacen referencia
exclusiva a cubrir los gastos en que incurrirá la administración del recinto en su gestión.
Esto es: pago de pago de ayudantías al equipo (recepcionistas, monitores y administradores),
actividades de promoción, implementación de registros necesarios, entre otros. Los cuales
deberán ser informados claramente en la oferta del Proponente, tanto en su composición
como montos asociados.
Corresponderá a La Universidad, a través de Defider, la provisión de todos aquellos recursos
asociados directamente a la operación del recinto (profesores, equipos, mantención de
infraestructura, etc.).
Sin perjuicio de lo anterior, se entrega libertad a los Proponentes de integrar en sus ofertas,
tanto técnicas como económicas, nuevas alternativas de gestión y/o mejoras a ser
implementadas en el recinto, las cuales podrán ser de cargo de la Administración (si así
correspondiese o lo decidiese) o evaluadas en su factibilidad y viabilidad de financiamiento
por parte de La Universidad.
En función de lo anterior, toda propuesta deberá explicitar claramente sus costos asociados,
período en que se realizarán los desembolsos y fuente de financiamiento.
Proceso de Licitación, Administración 2016
9
1.6 Normas Generales
Esta Licitación y la ejecución de su objeto, se regirán por los siguientes documentos:
• Bases Generales.
• Las aclaraciones derivadas del procedimiento de consultas estipulado en las Bases
Generales. Estas aclaraciones se consideran parte integrante de las Bases.
• Oferta Técnica y Económica (Estructura de costos).
• Informe de Adjudicación de Propuesta.
• Otros antecedentes documentados que proporcione La Universidad.
• Garantías de Seriedad de la oferta.
Todos los documentos arriba mencionados formarán un todo integrado que se
complementan recíprocamente, en forma tal que se considerará parte del compromiso
adquirido cualquier obligación y/u obra, que aparezca en uno de los documentos señalados.
1.7 Cumplimiento de Plazos del Calendario de Licitación
Las siguientes fechas deberán observarse:
Tabla 1. Calendario de Licitación
Actividad Fecha Hora
Comienzo de Licitación 14 de Enero de 2016 12:00 hrs.
Visita a terreno 20 de Enero de 2016 Hasta las 17:00 hrs.
Recepción de consultas 21 de Enero de 2016 Hasta las 17:00 hrs.
Respuesta a consultas 22 de Enero de 2016 Desde las 12:00 hrs.
Presentación y apertura de propuestas 22 de Febrero de 2016 12:00 Hrs.
Adjudicación 26 de Febrero de 2016 12:00 Hrs.
Entrega de instalaciones y concesión 29 de Febrero de 2016 09:00 Hrs.
Comienzo oficial de nueva administración
administración
01 de Marzo de 2016 08:00 Hrs.
Proceso de Licitación, Administración 2016
10
Los plazos que se establecen en estas Bases, para las distintas etapas del proceso de
presentación de propuestas y selección, son inamovibles, y el no cumplimiento de los
mismos por algún participante podrá implicar su exclusión del proceso a partir de esa fecha.
Estos plazos sólo podrán ser modificados por decisión de La Universidad, en cuyo caso, tal
decisión será comunicada por escrito a todos Los Estudiantes participantes a través del portal
www.rree.utfsm.cl.
1.8 Modificación de las Bases
La Universidad podrá modificar, oportunamente, los requerimientos de la Licitación,
informando por escrito de ello a todos los participantes a través del portal
www.rree.utfsm.cl.
Dependiendo de la magnitud, importancia y oportunidad de las modificaciones señaladas, La
Universidad podrá postergar la fecha fijada para la presentación y apertura de las
propuestas, lo que se comunicará oportunamente por escrito.
1.9 Modalidad del Servicio
La modalidad del servicio será la de Administración Directa.
1.10 Confidencialidad
Los Grupos de Estudiantes interesados en participar y el que se adjudique la Administración
de Piscina UTFSM, tanto como sus Coordinadores y equipo directo, deberán guardar absoluta
confidencialidad sobre los antecedentes reservados o no, que de La Universidad conozcan
durante el desarrollo de la Licitación, y de los resultados e informes parciales que se
obtengan.
La divulgación, por cualquier medio, de la totalidad o parte de la información, dará lugar a
La Universidad a entablar acciones que estime convenientes contra el o los Grupos de
Proceso de Licitación, Administración 2016
10
Estudiantes, los cuales se hacen solidariamente responsables de las acciones tanto de sus
Coordinadores o Representantes como del equipo directo e indirecto.
1.11 Antecedentes de la Unidad a Licitar
Nombre
Piscina – UTFSM.
Servicios Prestados1
La Piscina – UTFSM pone a disposición de la Comunidad Universitaria un recinto deportivo en
el cual se realizan actividades académicas (cursos de pre-grado dictados por Defider con
carácter obligatorio), deportivas (entrenamientos de ramas deportivas y competencias) y
recreativas (clases abiertas para Estudiantes y/o funcionarios, uso libre por Estudiantes y/o
funcionarios, entre otros).
Cuenta con las siguientes instalaciones que son responsabilidad de su Administración:
• Piscina.
• Sectores aledaños a piscina (Ducha de acceso, área inmediata a piscina, etc.).
• Sala de recepción (Oficina B-109).
• Camarín Damas Edificio B.
1 Mayores antecedentes del recinto deberán ser solicitados en las instancias dispuestas para ello en la presente
licitación: Fase de Consultas y Visita a Terreno.
Proceso de Licitación, Administración 2016
11
Cuenta con supervisión directa de Defider, siendo este Departamento responsable de:
• Dotación de Profesionales Deportivos (Profesores e Instructores).
• Provisión de infraestructura, equipos, materiales e insumos asociados a las
operaciones directas del recinto (no incluye costos directos de administración, los
cuales son de cargo de esta última).
• Planificación de actividades deportivas: clases y disciplinas a impartir, horarios,
usuarios, recursos requeridos, etc. Esto deberá ser informado oportunamente a la
administración del recinto, quien será responsable de implementar las acciones
administrativas necesarias para el cumplimiento de dicha planificación.
• Fiscalización periódica de actividades deportivas llevadas a cabo en el recinto,
velando por la integridad física de sus practicantes y disponibilidad de infraestructura
adecuada para su realización.
• Informar a D.RR.EE. ante irregularidades administrativas detectadas en el recinto
(incumplimiento de condiciones de adjudicación).
Usuarios
Piscina-UTFSM cuenta con 4 tipos de usuarios:
• Estudiantes USM con matrícula vigente.
• Estudiantes de intercambio.
• Funcionarios y Profesores de La Universidad.
• Ramas deportivas y grupos estudiantiles (previa solicitud de instalaciones a Defider y
aceptación de las condiciones de uso impuestas por éste).
Para cada uno de estos grupos se deberán prestar las dependencias y equipamiento
adecuado para la realización de actividades físicas y/o recreativas en un ambiente grato,
seguro y confortable.
Del mismo modo, cada usuario deberá respetar las condiciones de uso establecidas de
manera conjunta por la administración del recinto y Defider.
Proceso de Licitación, Administración 2016
12
2. REQUISITOS Y ANTECEDENTES DE LOS PROPONENTES
2.1 Requisitos y Antecedentes
El Grupo Proponente deberá estar conformado por Estudiantes matriculados en la Casa Central
de la Universidad Técnica Federico Santa María, con un mínimo de 3 asignaturas inscritas en
período académico asociado a la apertura de ofertas (Primer Semestre 2016). Tendrán
menor preferencia los Estudiantes memoristas, Estudiantes que se encuentren en primer y
último año de carrera.
Dentro de la Oferta se deberá incluir un garante con el objetivo de continuar la
administración en caso que él o los Coordinadores o Representantes sean removidos de su
cargo por parte de La Universidad, para todos los pasajes que existen dentro de estas Bases
el Garante deberá cumplir con los mismos requisitos que se le exigen al Coordinador o
Representante.
En relación al Primer y Segundo Semestre 2016, los participantes deberán contar como
mínimo con situación de Estudiante Regular (matrícula vigente), no pudiendo tener calidad
de memoristas. El Administrador o Coordinador General del recinto no podrá tener calidad
de memorista mientras dure su gestión.
Además se deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Antecedentes
Los Proponentes deberán presentar antecedentes en copias simples con el nombre de él o
los Coordinadores o Representantes y sus facultades, y otros antecedentes relevantes como
los que se detallan a continuación:
Proceso de Licitación, Administración 2016
13
• Nombre del Coordinador o Representante.
• RUT del Coordinador o Representante.
• Domicilio del Representante o Coordinador.
• Correo Electrónico y Teléfono del Coordinador o Representante.
• Nombre del Garante.
• RUT del Garante.
• Domicilio del Garante.
• Correo Electrónico y Teléfono del Garante.
b) Calificación del Oferente
El Grupo de Estudiantes deberá ser completamente capaz de poder desarrollar las tareas que le
sean especificadas. Durante el proceso de calificación La Universidad tomará en cuenta la
cantidad de Estudiantes que integrarán el Grupo, la forma en que estos serán seleccionados
(otorgando una mayor valoración a aquellas que prefieran Estudiantes que no se encuentren
ni en primer ni último año, que posean un buen Rendimiento Académico y ante condiciones
similares, se favorecerá a los Estudiantes por su quintil socioeconómico), la estructura de costos
que éste presente y otros.
c) Garantía de Seriedad de la Oferta
Las propuestas de los Grupos participantes deberán venir acompañadas por un monto en
efectivo expresado en pesos o por un cheque cruzado y nominativo a nombre de la
Universidad Técnica Federico Santa María, equivalente a veinte vales de almuerzo. En su
glosa deberá decir: “Para garantizar la seriedad de la Oferta en Licitación Privada”.
La Universidad devolverá esta garantía a los Proponentes no favorecidos una vez adjudicada la
Licitación.
En el caso del Proponente Adjudicado, esta garantía le será devuelta dentro de los 15 días
hábiles siguientes a la Adjudicación de la Propuesta.
Esta garantía se hará efectiva en cualquiera de los siguientes casos:
Proceso de Licitación, Administración 2016
14
• Si el Proponente desiste de su oferta.
• Si el Proponente seleccionado no concurriese a la adjudicación de la licitación.
• Si el Proponente no entregase los antecedentes solicitados por La Universidad como
complementación o aclaración de su oferta.
2.2 Financiamiento de la Preparación de la Oferta
Los costos derivados de la formulación de la oferta en que incurra el Proponente serán de su
cargo, no dando origen a indemnización alguna en caso de no aceptarse su oferta.
Proceso de Licitación, Administración 2016
15
3. PROCESO DE LICITACIÓN
3.1 Retiro de Bases e Inscripción en Proceso de Licitación
Los Grupos de Estudiantes interesados en participar, podrán inscribirse y retirar las Bases de
Licitación a partir del día 14 de Enero de 2016 en el portal:
www.rree.utfsm.cl
3.2 Visita a Terreno
Cada Grupo de Estudiantes interesado en postular a la presente Licitación, tendrá derecho
a efectuar una única Visita a Terreno a las dependencias del recinto. En dicha instancia podrá
interiorizarse de sus condiciones generales de operación y verificar visualmente el estado de
las instalaciones.
Para ello, deberá concertar una cita con el Sr. Mario Ríos, e-mail: [email protected], fono:
32 265 4289, dentro del plazo estipulado para ello en las presentes Bases Administrativas
(ver sección 1.7).
3.3 Recepción de Consultas
Todas las consultas, tanto de carácter técnico como las de índole administrativo, que los
Proponentes deseen formular con relación a la materia de esta Licitación, deberán ser
enviadas por correo electrónico al e-mail [email protected] en el período que se estipula
para tal efecto en la sección 1.7 de las presentes Bases Administrativas
Dicho correo electrónico deberá identificarse bajo el Asunto: Consultas Licitación
Administración Piscina.
Proceso de Licitación, Administración 2016
16
3.4 Entrega de Respuestas
La Universidad procederá a analizar y responder la(s) consulta(s) formulada(s) por la misma
vía.
3.5 Aclaración de las Bases de Licitación
La Universidad podrá efectuar aclaraciones a las Bases de Licitación, para precisar el
alcance, complementar o interpretar algún elemento de su contenido que, a su juicio, no
haya quedado suficientemente claro, y dificulte la obtención de buenas ofertas. Estas
aclaraciones se informarán a los Grupos de Estudiantes interesados en presentar la oferta, en
la misma forma que las respuestas a las consultas: Portal www.rree.utfsm.cl
3.6 Presentación de la Propuesta
Las Propuestas deberán ser presentadas en 2 sobres cerrados dirigidos a la Dirección de
Relaciones Estudiantiles indicando en su exterior el tipo de Administración al cual se postula,
agregando la palabra PROPUESTA.
Sobre 1
El sobre 1 deberá contener los siguientes documentos en versión original:
• Propuesta Técnica.
• Propuesta Económica.
Proceso de Licitación, Administración 2016
17
• Carta de Identificación de la Propuesta. De acuerdo a formato adjunto en Anexo 1, se
deberá indicar claramente el nombre de la Administración a la cual se postula,
además de los datos de identificación de él o los Representantes o Coordinadores del
Proponente, así como el monto total bruto expresado en pesos de la oferta. Esta
carta debe venir firmada por el o los Representantes o Coordinadores y debe incluir la
Garantía de Seriedad de la Oferta.
• Declaración Jurada Simple. Conforme a formato adjunto en Anexo 2, los
Representantes de la Propuesta informarán lo siguiente:
a. Haber estudiado y dar por conocidas y aceptadas todos los antecedentes y
verificado las especificaciones técnicas y otros documentos técnicos
necesarios para está postulación.
b. Haber considerado para la Oferta Económica todos los gastos necesarios
para el servicio, de acuerdo a las condiciones y requisitos estipulados en las
Bases y demás documentos incluidos en la Licitación.
c. Haber visitado el terreno e instalaciones y conocer las características que
incidan directamente en la ejecución de los trabajos.
d. Estar conforme con las condiciones generales de las Bases.
e. Aceptar la decisión que La Universidad determine sobre la selección de
proponentes, incluyéndose la posibilidad de dejar sin efecto ésta antes de
adjudicación formal de la licitación.
Cada representante debe efectuar una declaración individual, la cual debe venir por
separado y firmada por el Representante respectivo.
• Curriculum Vitae: Se deberá adjuntar el Nombre, Carrera y Curriculum Vitae del
Coordinador Responsable o Representante por parte del Grupo de Estudiantes. Además
de incluir el horario de funcionamiento y lugar de trabajo que éste tendrá.
• Antecedentes Base de la Propuesta: El Proponente devolverá firmados todos los
documentos que conformaron los antecedentes de la presente Propuesta.
Proceso de Licitación, Administración 2016
20
• Declaración de Visita a Terreno. Ver formato adjunto en Anexo 3. Ésta deberá ser
presentada al encargado de efectuar la Visita a Terreno, Sr. Mario Ríos, al momento
de su realización, quien será responsable de completar los antecedentes en ella
solicitados. El original quedará en poder de los Proponentes para ser adjuntado
posteriormente a su Propuesta.
• Ficha de Postulación Vía Internet. Imprimible desde portal: www.rree.utfsm.cl.
Sobre 2
El sobre 2 contendrá copia de toda la información incluida en sobre número 1.
3.7 Recepción de las Propuestas
Las Propuestas de los grupos participantes se recibirán en la sala de Reuniones de la
Dirección de Relaciones Estudiantiles, en la fecha y hora que se estipula para ello en la
sección 1.7 de las presentes Bases. No será considerada ninguna oferta que se reciba
fuera del día, lugar y hora señalados.
La oferta deberá ser firmada por el o los Representantes o Coordinadores del Grupo
Proponente.
3.8 Apertura de las Ofertas y Revisión de la Documentación
La recepción de ofertas se hará efectiva en la fecha y hora señalada en la sección 1.7 de las
presentes Bases, en la sala de Reuniones de la Dirección de Relaciones Estudiantiles,
verificando que las ofertas contengan los documentos solicitados. En este acto sólo se
informará el nombre de todos los oferentes.
La Universidad se reserva el derecho de admitir aquellas ofertas que presenten defectos de
forma, omisiones o errores menores, siempre que éstos no alteren el tratamiento igualitario
a todos los Proponentes y que no se refieran a aspectos esenciales o no afecten la correcta
evaluación de las Propuestas.
Proceso de Licitación, Administración 2016
21
3.9 Validez de la Oferta
Las Propuestas de los Proponentes no favorecidos seguirán vigentes por el plazo estipulado
en la sección 5.2, aún cuando se haya enviado la comunicación al Proponente elegido. La
retractación imprevista, se considerará como falta de seriedad del Proponente y La
Universidad hará efectiva la garantía señalada (garantía de seriedad de la oferta).
3.10 Evaluación y Preselección de Ofertas
Un comité analizará las ofertas recibidas, seleccionando la oferta más conveniente, desde el
punto de vista de los intereses de La Universidad.
Será responsabilidad de Los Estudiantes haber proporcionado toda la información que permita
a este comité efectuar la evaluación de sus ofertas de acuerdo a los criterios definidos.
De considerarlo necesario, este comité podrá solicitar, por escrito, precisiones a algún
Proponente, sobre aspectos de su Propuesta que no resulten suficientemente claros, en cuyo
caso, tanto las aclaraciones solicitadas como las respuestas pasarán a formar parte
integrante de los antecedentes de la Licitación en caso de serle adjudicado.
3.11 Rechazo de Ofertas
El comité se reserva el derecho de rechazar total o parcialmente cualquier oferta, e incluso
rechazarlas todas, si a la luz de la revisión efectuada no se satisfacen los requerimientos
planteados, o se considera inconveniente para los intereses de La Universidad continuar
adelante con el proceso de selección, o no se ajusta sustancialmente a las Bases.
3.12 Selección y Notificación a los Proponentes
a) Selección de Proponentes
Una vez que se haya seleccionado los proponentes, se comunicará, por escrito, al
Grupo seleccionado, la aceptación de su oferta y, al mismo tiempo, se solicitarán los
documentos necesarios para la formalización de la Adjudicación. La resolución de su
Proceso de Licitación, Administración 2016
22
aceptación será comunicada al Proponente favorecido por correo electrónico,
debiendo responder este último el o los Representantes o Coordinadores como prueba
de recepción.
La selección de una Propuesta por La Universidad, no obliga a efectuar la adjudicación
pertinente. Las obligaciones entre ambos sólo serán válidas a partir de la Adjudicación
formal del servicio.
b) Notificación a los Proponentes No Adjudicados
La Universidad notificará a los restantes Grupos de Estudiantes Proponentes, mediante
correo electrónico, que su oferta no ha sido seleccionada para la prestación de sus
servicios.
c) Devolución de Documentación
Una vez realizada la notificación indicada en la letra b) precedente, los Proponentes no
seleccionados podrán retirar sus respectivas Garantías de seriedad de la oferta. La
Universidad no devolverá la información y documentos entregados por los Grupos de
Estudiantes Proponentes.
Proceso de Licitación, Administración 2016
23
3.13 De la Fiscalización
Una vez adjudicada la Licitación, Los Estudiantes deberán tener en cuenta las
siguientes condiciones:
• Se someterán a la supervisión directa de Dirección de Relaciones Estudiantiles y de la
Dirección de Defider.
• Deben cumplir todos los requerimientos detallados en la sección 6: DEBERES DE LA
ADMINISTRACIÓN, de estas Bases.
Proceso de Licitación, Administración 2016
24
4. CONTENIDOS BÁSICOS DE LAS PROPUESTAS
Sin perjuicio de la libertad de los Proponentes para insertar antecedentes y contenidos
adicionales en sus Propuestas, así como innovaciones en la gestión del recinto (las cuales
deberán ser coherentes con lo estipulado en las presentes Bases), toda oferta deberá contar
con la siguiente información como base:
4.1 Propuesta Técnica
Objetivos de la Administración
Deberá indicar los lineamientos bajo los cuales se regirán Los Estudiantes Proponentes durante
el período a licitar (Marzo 2016 a Enero 2017), así como objetivos generales y específicos
propuestos.
Plan de Trabajo Anual
Se deberá explicitar la programación anual de actividades propuesta por Los Estudiantes para
el período a licitar (Marzo 2016 a Enero 2017). Ésta deberá ser coherente con los
requerimientos de la Dirección de Defider y los lineamientos generales expuestos en las
presentes Bases.
Políticas del Recinto
La Propuesta deberá indicar lo siguiente:
• Horario de Operación Propuesto.
• Periodo de Operación Propuesto.
Proceso de Licitación, Administración 2016
25
• Condiciones de Uso del Recinto. Se indicarán las condiciones a las que estarán
sujetos los usuarios de Piscina-UTFSM, especificando la existencia de cualquier tipo
de sanción o multa (si así lo instaurará el o los Proponentes), sus causales y
descripción de estas.
• Políticas de Operación Propuestas. Se informarán las políticas de operación
consideradas por el Grupo de Estudiantes para el funcionamiento del recinto. Deberá
mencionar ítems como:
a. Procedimiento para la mantención de ficheros.
b. Método de control de asistencia del equipo.
c. Procedimiento para asegurar la conservación de instalaciones y equipos.
d. Dinámicas de operación con usuarios (inscripción, registro de asistencia,
manejo de pertenencias, etc.).
e. Procedimiento para la mantención de aseo y seguridad en el recinto.
f. Etc.
Todos ellos deberán ser coherentes con las disposiciones estipuladas por Defider y
las presentes Bases en estas materias.
Descripción de Cargos y Funciones
Se deberá explicitar las siguientes materias:
• Descripción de Cargos. Detalle de las funciones, responsabilidades y facultades de
cada cargo considerado por él o los Proponentes para la administración del recinto
(administradores, coordinadores, recepcionistas, etc.). Deberá especificar también el
lugar físico en que llevarán a cabo sus funciones y horarios si correspondiese.
Proceso de Licitación, Administración 2016
26
Políticas _de Equipo
• Método de Contratación de Estudiantes. Se deberá explicar cuáles serán los métodos
de convocatoria y selección de Estudiantes para las contrataciones, así como los
criterios bajo los cuales se realizarán dichas selecciones.
• Políticas de Capacitación del Equipo.
• Cantidad Máxima de Horas por Estudiante. Se deberá mencionar la cantidad máxima de
horas que trabajarán cada uno de los Estudiantes integrantes del Grupo, de acuerdo
a lo establecido en el punto 6.8 de las presentes bases.
• Condiciones Laborales: Se deberá especificar las condiciones laborales bajo las cuales
operarán los Estudiantes. Esto es: causales de despido, sanciones y/o multas
existentes, beneficios, bonos especiales, entre otros.
4.2 Propuesta Económica
Estructura _de Costos
A continuación se detallan los puntos que deben ser descritos a cabalidad en la estructura de
costos presentada por los postulantes a la administración del servicio, teniendo en
consideración que cualquier modificación debe ser comunicada a Dirección de Relaciones
Estudiantiles antes de ser llevada a cabo.
• Pago de ayudantías. En el ítem de pago de ayudantías debe estar claramente
especificada la descripción del cargo a desempeñar y el número de funcionarios, las
horas hábiles del mes (factibles de modificar según eventualidades), el valor hora de
acuerdo al DP 16 de VRA y el monto total estimado, esto según el formato que se
presenta en la Tabla 2.
Tabla 2. Formato Pago de ayudantías
CARGO Nº ESTUDIANTES HORAS TRABAJADAS VALOR HORA TOTAL
Proceso de Licitación, Administración 2016
27
También se deberá incluir la especificación de los montos expresados en pesos que
percibirán cada uno de los integrantes que conformen el Grupo de Estudiantes
(Administradores y/o Coordinadores).
Cabe señalar que las horas trabajadas deberán ser canceladas como hora reloj y la
oferta a realizar deberá ser en valor bruto.
• Gastos Administrativos. Este ítem incluye los egresos no operacionales, esto es,
gastos no vinculados directamente con la prestación del servicio, como fotocopias,
impresiones, tinta, teléfono, entre otros.
Se deberá entregar de acuerdo al formato presentado en la Tabla 3, la estimación de
los gastos en que se incurrirá en este ítem durante el período a licitar. En caso de no
incurrir en este gasto, mencionar.
Tabla 3. Formato Gastos Administrativos
ÍTEM DESCRIPCIÓN MONTO FUENTE DE FINANCIAMIENTO FECHA DE DESEMBOLSO
Deberá contener y valorizar todos aquellos ítems propuestos por el Grupo de Estudiantes
en su oferta. Esto incluye: actividades de promoción, costos asociados a la
implementación de registros, innovaciones o mejoras propuestas, etc. Exceptuando el
pago de pago de ayudantías.
También deberá indicar la fuente de financiamiento que poseerá cada uno de los
ítems propuestos (la administración del recinto; La Universidad; multas u otros
ingresos, etc.), así como el instante en que se llevarán a cabo cada uno de los
desembolsos.
Cabe destacar que toda materia asociada al Servicio de Administración del recinto
(provisión de equipo administrativo y monitores-piscina, cumplimiento de
obligaciones estipuladas en las presentes Bases, etc.) será responsabilidad del Grupo
de Estudiantes su financiamiento y deberá ser considerada en su respectiva Propuesta
Económica.
Proceso de Licitación, Administración 2016
28
En relación a las materias de mejora en infraestructura, equipos u otros servicios
operacionales propuestos, éstos podrán ser negociados con La Universidad en su
factibilidad de realización y financiamiento (o co-financiamiento si así lo decidiesen
los Proponentes).
Proceso de Licitación, Administración 2016
29
5. DISPOSICIONES DE LA ADJUDICACIÓN
5.1 Tipo de Servicio
El servicio será bajo Suma Fija.
5.2 Celebración de la Adjudicación
Se adjudicará de acuerdo al calendario indicado en el párrafo 1.7, desde la notificación al Grupo
seleccionado, previa recepción de lo solicitado en el párrafo 5.3.
En caso que el Grupo seleccionado no proporcione los antecedentes requeridos o no
formalice la adjudicación en el plazo indicado, La Universidad podrá declarar sin efecto la
selección y seleccionar al siguiente Grupo de Estudiantes preseleccionado. En tal caso, La
Universidad quedará facultada para hacer efectiva la Garantía de Seriedad de la Oferta, de
acuerdo a lo estipulado en la sección 2.1 letra c.
5.3 Documentación Integrante de la Adjudicación
El Grupo de Estudiantes seleccionado deberá presentar en copias auténticas, los Certificados
de Estudiante Regular de él o los Representantes o Coordinadores. Éste será requisito
fundamental para la formalización de la adjudicación.
5.4 Precio de la Oferta y Forma de Pago
Valor de la Oferta
El valor total de la oferta deberá comprender todos los costos de implementación. Esto
incluye gastos de: financiamiento, pago de ayudantías generales y demás gastos inherentes,
incluido el detalle de los pagos de ayudantías que percibirán cada uno de los integrantes del
Grupo.
La oferta deberá desglosarse por itemes y deberá incluir en cada uno, gastos y costos
generales.
Proceso de Licitación, Administración 2016
30
Valor _del_ Servicio
El valor del servicio de Administración Piscina, se valoriza aproximadamente en
$730.000.- (setecientos treinta mil pesos) brutos mensuales, comprendido entre los meses de
Marzo de 2016 a Enero 2017, considerando calendario académico del primer y segundo
periodo de 2016, descontando días no trabajados (vacaciones de verano, vacaciones de
invierno, fiestas patrias, feriados, etc.).
Dicho monto no podrá ser excedido, salvo expresa autorización de Dirección de Relaciones
Estudiantiles y Defider.
Corresponderá a Defider informar a la Administración del recinto respecto a cualquier
extensión en el calendario de operación de este. Dichos períodos serán financiados por
medio de recursos adicionales aportados por La Universidad, respetándose los criterios
generales convenidos en la presente Licitación y sus documentos asociados.
Forma de Pago
El pago será realizado mediante DP-16 “Solicitud Beca Ayudantía”, con base en el valor establecido en
el Decreto de Rectoría que fija el valor de la ayudantía administrativa. La ausencia de este documento
facultará a La Universidad a no cancelar el monto solicitado hasta que se cumpla con la
presentación de dicho documento. Este documento deberá ser entregado por el Coordinador
dentro de los 5 primeros días hábiles del mes, para que sea gestionado su pago al final del mes
correspondiente.
La información que deberá contener dicha Estructura de Costos se resume a continuación:
• Informe de Pago de Ayudantías.
Por Estudiante:
Tabla 5. Formato Informe de Pago de ayudantías por Estudiante
NOMBRE RUT SITUACIÓN
ACADÉMICA
CARGO HORAS
TRABAJADAS
PAGO/
HORA
OTROS
INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL
TOTAL MENSUAL -
Proceso de Licitación, Administración 2016
31
Por días trabajados:
Tabla 6. Formato Informe de Pago de ayudantías por Días Trabajados
FECHA HORAS de
ayudantía
PAGO / HORAS
de ayudantía
BONOS Y OTROS
INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL
TOTAL MENSUAL
Adicionalmente, se deberá adjuntar un detalle con la descripción de las bonificaciones
o descuentos efectuados, así como la individualización de los Estudiantes y
montos involucrados.
• Informe de Ingresos.
Se deberán informar todos aquellos ingresos percibidos por la administración y
su fuente (Ej. Multas, donaciones, aportes especiales, etc.).
Si la administración no percibe ingresos, informar.
Tabla 7. Formato Informe de Ingresos
FECHA INGRESOS
PERCIBIDOS
FUENTE
CONCEPTO
DESCRIPCIÓN
TOTAL MENSUAL - - -
• Informe de Gastos Administrativos.
Se deberán informar todos los gastos administrativos incurridos por la Administración
durante el período a rendir, incluyendo su fuente de financiamiento:
Tabla 8. Formato Informe de Gastos Administrativos
Nº OPERACIÓN FECHA TIPO DE DOCUMENTO Nº DOCUMENTO DETALLE MONTO FUENTE
Proceso de Licitación, Administración 2016
32
5.5 Término Anticipado de la Adjudicación
La Universidad podrá resolver unilateralmente el término de la Adjudicación, sin forma de
juicio y sin derecho a indemnización alguna, en los siguientes casos:
a) Por no disponer Los Estudiantes del equipo para ejecutar su trabajo en la fecha
señalada para el inicio de sus operaciones.
b) Por atraso en el inicio normal de las operaciones en más de 7 días corridos desde la
fecha establecida en estas Bases.
c) En caso de paralización o interrupción de los trabajos sin causa justificada, por un
periodo mayor de 1 día.
d) En caso de incumplimiento, por parte de Los Estudiantes, de las obligaciones
comprometidas o de las órdenes impartidas por los profesionales a cargo de la supervisión
de las operaciones.
e) Por no respetar normas técnicas.
f) Por no presentarse en el recinto sin causa justificada la persona designada por Los
Estudiantes para dirigir las operaciones.
g) En caso que Los Estudiantes se nieguen a introducir las medidas correctivas solicitadas
por los representantes de La Universidad a través de La Dirección de Relaciones
Estudiantiles.
h) Por incumplimiento de los compromisos para con su equipo.
i) Por uso indebido de recintos, equipamientos e implementación otorgados por La
Universidad.
j) Por mal comportamiento y/o atentar contra el orden y buenas costumbres.
k) Por reiterada ausencia en la documentación mínima necesaria para la correcta
presentación de Informes. Toda la documentación necesaria se encuentra identificada en las
presentes Bases.
l) Por retraso mayor a 5 días hábiles en la presentación de Informes Bimensuales. Este
plazo incluye cualquier contratiempo.
Proceso de Licitación, Administración 2016
33
m) Por no haber realizado los cambios propuestos en una fiscalización inmediatamente
anterior.
La Universidad a través de la Dirección de Relaciones Estudiantiles en cualquiera de las
situaciones anteriores podrá emitir un informe técnico que se hará llegar a Los Estudiantes,
a fin de que éste, dentro de un plazo de 3 días corridos, se ajuste a las normas y disposiciones
señaladas. Si esto no sucede, procederá el término de la adjudicación.
5.6 Condiciones Generales a Cumplir por Los Estudiantes
En la ejecución de todos los trabajos que se convengan, Los Estudiantes cumplirán con todas
las condiciones generales siguientes:
En relación al equipo que emplee
a) Deben ser Estudiantes matriculados en la Casa Central de la Universidad Técnica
Federico Santa María (no pueden ser Estudiantes memoristas exclusivos).
b) La Universidad podrá ordenar el alejamiento temporal o permanente de cualquier
miembro del equipo de Los Estudiantes, sin expresión de causa y sin cargo para ella.
c) Los Estudiantes deberán cumplir con las leyes y reglamentos internos relativos a
la seguridad equipo y la prevención de accidentes del trabajo en el interior de la Universidad
Técnico Federico Santa María.
5.7 Facilidades Ofrecidas por La Universidad
La Universidad proveerá los requerimientos de infraestructura, equipos, materiales e
insumos requeridos directamente en las operaciones de la piscina, según sea su criterio.
Asimismo suministrará todos aquellos servicios que a su juicio sean necesarios para el
normal funcionamiento de las operaciones del recinto, entre ellos: agua, energía eléctrica y
mantención de piscina.
Proceso de Licitación, Administración 2016
34
5.8 Aceptación de Bases
El o los Representantes o Coordinadores, dan por conocidas y aceptadas las Bases de la
presente Licitación y se obliga a su cumplimiento en el caso de que su oferta resulte
aceptada por La Universidad.
5.9 Vigencia y Duración la Adjudicación
La adjudicación tendrá duración hasta Enero 2017, al término del cual se volverá a realizar
el llamado a Licitación. Si La Universidad lo estimaré conveniente se renovará en los
mismos términos y condiciones a menos que la otra parte manifieste la intención de no
perseverar en él.
Proceso de Licitación, Administración 2016
35
6. DEBERES DE LA ADMINISTRACIÓN
6.1 Cumplimiento de Horario
Administración Piscina debe funcionar de Lunes a Viernes desde las 9:00 hasta las 21:30
horas y los Sábados desde las 9:00 hasta las 17:30 horas, o en su defecto los horarios
acordados con Defider.
6.2 Período de Operación
Las dependencias de Piscina-UTFSM, así como sus servicios asociados, deberán operar
normalmente durante el período académico comprendido entre Marzo 2016 y Diciembre 2016,
rigiéndose para dichos efectos por el Calendario Académico Oficial de la Universidad
Técnica Federico Santa María (Primer y Segundo Semestre Académico 2016).
En función de lo anterior, se excluyen como períodos de operación obligatorios aquellos en
que se encuentren suspendidas las actividades universitarias (vacaciones de verano,
vacaciones de invierno, fiestas patrias, feriados, etc.), salvo disposición expresa de Defider,
hecho ante el cual se gestionarán recursos adicionales para la administración y operación del
recinto.
6.3 Presencia de los Estudiantes
Será responsabilidad de la administración proveer el equipo necesario para la correcta operación
del recinto en los horarios y períodos dispuestos en los puntos precedentes.
La administración del recinto deberá planificar mensualmente los horarios de trabajo de sus
Estudiantes y velar por el cumplimiento de estos. Será su responsabilidad implementar
y mantener un registro escrito de ello.
Durante los días y horarios en que el recinto se encuentra operativo, éste deberá contar
permanentemente con a lo menos un Estudiante administrativo presente en oficina
del
Proceso de Licitación, Administración 2016
36
recinto (recepcionista y/o administrador), el cual deberá portar identificación y será
responsable del local.
Del mismo modo, será obligatoria la presencia permanente de un Monitor en el sector
Piscina durante los horarios en que el recinto está en funcionamiento. Éste deberá estar
debidamente identificado y cumplirá las funciones de salvavidas y guardián de piscina,
impidiendo cualquier conducta peligrosa ya sea en su interior o alrededores inmediatos.
Los Estudiantes que ocupen el cargo de Monitor Piscina deberán poseer conocimientos
tanto teóricos como prácticos de técnicas de salvataje y primeros auxilios, siendo
responsabilidad de la Administración asegurar que sus Estudiantes cumplan con este
requisito y que posean las habilidades y capacidad física idóneas para desempeñarse en el
cargo.
Asimismo, la Administración deberá proveer de las instancias de capacitación necesarias
para superar cualquier falencia de sus Estudiantes. En temáticas de salvataje y primeros
auxilios se podrá coordinar con Defider la realización de un curso para monitores abarcando
estas temáticas.
En caso de presentarse cualquier anomalía al interior del recinto (accidentes personales,
robos, etc.), el Estudiante a cargo deberá informar inmediatamente a las entidades
pertinentes (Ej. Seguridad, Policlínico, Defider, D.RR.EE., etc.).
6.4 Estado de los Equipos
Se deberá velar por un correcto uso y mantenimiento de todos los equipos y artículos que se
harán entrega al momento de inicio de actividades. Esto con el fin de cuidar los intereses de
nuestra casa de estudios y asegurar un funcionamiento regular de esta administración.
Cualquier requerimiento de infraestructura, equipos, insumos o materiales relacionados
directamente con las operaciones de Piscina-UTFSM deberán ser solicitados y canalizados a
través de Defider.
Proceso de Licitación, Administración 2016
37
La Administración de Piscina-UTFSM deberá acoger e implementar todas las solicitudes y/o
recomendaciones que le sean indicadas por el equipo de Mantención Piscina o Defider en
temáticas relacionadas con el uso y cuidado diario de la piscina.
6.5 Aseo y Orden
Se deberá mantener un orden y aseo permanente en las dependencias asignadas a la
Administración, es decir, las dependencias deben permanecer limpias y lo
suficientemente ordenadas de manera tal que estén despejadas tanto las vías de acceso como
los lugares de transito interno, de manera que no se entorpezca el funcionamiento y que se
eviten posibles accidentes.
La Universidad proveerá los servicios de aseo general del recinto (sector piscina) y de
Mantención Piscina, siendo su administración responsable de supervisar, controlar y
mantener registros de la correcta ejecución de estas tareas. Cualquier disconformidad
deberá ser informada en primera instancia al Estudiante encargado, en caso de no existir
mejoría en su desempeño deberá ser comunicado a Defider.
6.6 Mantención de Ficheros
Los ficheros asignados deben contar con toda la información referente a actividades que se
realizaran en esta Administración, por lo tanto éste deberá ser actualizado semanalmente.
6.7 Con los Estudiantes
Será responsabilidad de la administración el proveer a sus Estudiantes de condiciones
laborales dignas, transparentes y seguras.
Del mismo modo, se debe crear un registro en el cual se establezca claramente cuáles son
las funciones y responsabilidades de cada Estudiante, incluyendo Administradores y/o
Coordinadores.
Proceso de Licitación, Administración 2016
38
Además, se registrarán e indicarán cuales son las condiciones laborales de cada uno de
ellos. Esto es: remuneración acordada, causales de despido, sanciones y/o multas
existentes, beneficios de los Estudiantes, entre otros.
Lo anterior deberá ser informado a cada uno de los Estudiantes al momento de
su contratación, quienes deberán dar constancia de ello a través de declaración jurada simple.
Adicionalmente, la administración deberá implementar los siguientes registros:
a) Nómina Mensual de Estudiantes, incluyendo Rut, situación académica, número de horas
trabajadas, monto cancelado y firma de cada individuo certificando la recepción
conforme del monto ahí descrito.
b) Libro de Asistencia Diario, esto con la finalidad de justificar la remuneración a los
Estudiantes. Deberá contener: identificación del Estudiante, hora de ingreso, hora
de salida y firma del mismo.
6.8 Horas promedio de ayudantías por persona
Ningún Estudiante debe exceder el máximo de 15 (quince) horas semanales trabajadas
decretado por la Vicerrectoría de Asuntos Académicos en el Reglamento General de
Ayudantías.
6.9 Existencia de Inventario
La administración deberá elaborar un inventario global del recinto, el cual debe ser
actualizado como mínimo una vez al mes, dejando constancia de todo ingreso y egreso de
material además de cualquier daño que pueda afectar a cualquier implemento.
Deberá contener como mínimo la siguiente información:
Tabla 9. Formato Inventario
NOMBRE DEL
ARTÍCULO O EQUIPO
DESCRIPCIÓN
Nº IDENTIFICADOR
(si corresponde)
CANTIDAD
ESTADO
OBSERVACIONES
Proceso de Licitación, Administración 2016
39
Del mismo modo, dada la afluencia de público al recinto, se deberá implementar un sistema
de chequeo rápido de infraestructura y equipos deportivos, que deberá ser aplicado como
mínimo 2 veces al día en sus dependencias de libre acceso con objeto de la detección
temprana de irregularidades.
6.10 Manejo de dinero
La administración deberá llevar un registro claro y detallado de todos los ingresos y egresos
de dinero realizados por la Administración. Para este fin, se deberán elaborar documentos
físicos que avalen esta información, como un Libro Diario con un formato semejante al
presentado en la Tabla 10, el cual deberá encontrarse siempre disponible.
Tabla 10. Formato Libro
Diario
Nº
OPERACIÓN
FECHA
DOCUMENTO
Nº DOCUMENTO
DETALLE
MONTO OBSERVACIONES
Ingresos Egresos
TOTAL MENSUAL SALDO MENSUAL
Este registro debe estar acompañado por un registro físico de los documentos que
acreditan dichas transacciones (boletas, facturas u otros).
6.11 Registro de Usuarios y Actividades
Se deberá implementar un sistema de registro de las actividades diarias del recinto
(incluye actividades ordinarias y extraordinarias), indicándose claramente:
a) El profesor o usuario responsable.
b) Lugar y equipos facilitados.
c) Descripción general de la actividad.
d) Registro de participantes.
Será responsabilidad de la administración velar por el correcto uso de las dependencias, así
como asegurar su utilización sólo por usuarios autorizados (ver sección 1.11).
Proceso de Licitación, Administración 2016
40
6.12 Mantención de Estadísticas de Operación
En función de los registros desarrollados, se deberá generar estadísticas mensuales de la
operación del recinto. Éstas deberán contener como mínimo información relativa a:
a) Número de días trabajados.
b) Número de usuarios.
c) Composición de usuarios: Estudiantes, Funcionarios y Profesores, Ramas deportivas, etc.
d) Composición de actividades del recinto: Actividades Curriculares, Actividades
Extracurriculares (excluyendo ramas deportivas), Actividades Ramas Deportivas, Uso
Libre, etc.
e) Evolución de ingresos y egresos del recinto.
f) Composición mensual de ingresos y egresos.
Toda esta información deberá ser integrada al Informe Bimensual solicitado en 6.17.
6.13 Objetos Perdidos
Se deberá implementar un Registro de Objetos Perdidos, así como establecer una política del
recinto en esta materia: tiempo de conservación, lugar de almacenamiento, destino de
objetos no reclamados, etc.
6.14 Promoción Interna
Es responsabilidad de la administración implementar acciones de promoción interna para
informar respecto a la existencia del recinto y fomentar su uso por parte de la comunidad
universitaria.
6.15 Bitácora
Es preciso que la administración maneje un registro de los acontecimientos relevantes
ocurridos durante el período de trabajo, esto se debe realizar mediante la inscripción diaria
en un formato tipo bitácora, indicando los eventos acontecidos y medidas tomadas por la
administración.
Proceso de Licitación, Administración 2016
41
6.16 Libro de Reclamos y Sugerencias
La administración deberá implementar un Libro de Reclamos y Sugerencias, el cual poseerá
carácter público tanto para los usuarios del recinto, como entidades encargadas de su
fiscalización. Éste deberá poseer páginas numeradas y estar ubicado en lugar visible.
Será responsabilidad de la administración efectuar una revisión periódica de las
observaciones en él contenidas, así como canalizar sus alternativas de solución en caso de
ser requeridas.
Toda revisión al Libro de Reclamos y Sugerencias, así como las acciones derivadas de ello,
deberán ser registradas en la Bitácora del recinto.
6.17 Informes Bimensuales
La administración deberá entregar bimensualmente a Dirección de Relaciones Estudiantiles y
Defider, un informe en el que se detallen las actividades realizadas por la Administración
durante los dos meses anteriores.
Éste deberá ser entregado el primer lunes del mes siguiente al período a reportar,
contándose como referencia los siguientes plazos.
Tabla 11. Plazos de entrega para Informes Bimensuales
Período reportado por informe Fecha de entrega
Marzo - Abril 2016 Primer Lunes de Mayo de 2016
Mayo – Junio 2016
Primer Lunes de Julio de 2016
Julio – Agosto 2016 Primer Lunes de Septiembre de 2016
Septiembre - Octubre 2016
Primer Lunes de Noviembre de 2016
Noviembre – Diciembre 2016
Primer Lunes de Enero de 2017
Proceso de Licitación, Administración 2016
42
Deberá proporcionar como mínimo la siguiente información del período a reportar: a) Reportes Mensuales de Actividades.
• Actividades desarrolladas en el recinto.
• Hechos relevantes acontecidos. b) Planificación de Operaciones. Correspondiente a los 2 meses siguientes al período
reportado. Incluye: turnos y horarios de trabajo, actividades a desarrollar, etc.
c) Recursos Humanos. Relativa a cada uno de los meses a informar:
• Identificación del Equipo, indicando los siguientes ítems: Nombre del Estudiante,
Rol USM, Situación Académica, Cargo Desempeñado, Horas Trabajadas por mes
informado.
• Planilla de pago de ayudantías mensuales. Firmada por Estudiantes
certificando recepción y conformidad con pago de ayudantías percibidas. Deberá
detallar ítems que la componen bajo el siguiente formato:
Tabla 12. Formato Pago de ayudantías por Estudiante
NOMBRE
CARGO HORAS
TRABAJADAS
PAGO/
HORA
OTROS
INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL FIRMA DEL
ESTUDIANTE
TOTAL MENSUAL -
• Ocasión de pago de retenciones del período reportado.
• Detalle de bonificaciones o descuentos efectuados, así como individualización
de Estudiantes y montos involucrados.
d) Estructura de Costos. Relativa a los meses abordados en Informe Bimensual, incluye:
• Pago de ayudantías y días trabajados. En base al siguiente formato:
Proceso de Licitación, Administración 2016
43
Tabla 13. Formato Informe de Pago de ayudantías y Días
Trabajados
FECHA Nº
ESTUDIANTES
HORAS
TRABAJADAS
PAGO DE AYUDANTÍAS/D
ÍA
BONOS Y
OTROS
INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL
TOTAL
MENSUAL
• Reporte de ingresos y egresos percibidos en el período a reportar.
Deberá proporcionar la siguiente información básica:
Tabla 14. Formato Reporte de Ingresos y Egresos Mensuales
Nº
OPERACIÓN
FECHA
DOCUMENTO
Nº DOCUMENTO
DETALLE
MONTO OBSERVACIONES
Ingresos Egresos
TOTAL MENSUAL SALDO MENSUAL
e) Estadísticas del Recinto. Deberán ser coherentes con lo solicitado en la sección 6.12.
f) Inventario Mensual del Recinto.
g) Sugerencias, Comentarios o Solicitudes Propuestas a Dirección de Relaciones
Estudiantiles y Defider.
6.18 Informe Consolidado Anual
Deberá proporcionar los siguientes antecedentes, coherentemente con lo indicado en sección
6.17. a) Resumen anual de actividades y hechos relevantes.
b) Informe consolidado de Recursos Humanos.
c) Estructura de costos consolidada (resumen por mes y total anual incurrido).
d) Resumen estadístico anual del recinto.
e) Inventario final de dependencias.
f) Conclusiones, sugerencias y/o peticiones dirigidas a Dirección de Relaciones Estudiantiles y Defider.
Proceso de Licitación, Administración 2016
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6.19 Mantención de Información
Todos los registros y requerimientos impuestos por las presentes Bases deberán ser
generados, archivados y mantenidos por la administración. Estos deberán ser almacenados
en dependencias de Piscina-UTFSM (ya sea en original o copias) y encontrarse disponibles
para eventuales fiscalizaciones, las cuales podrán ser realizadas sin previo aviso por los
organismos señalados en la sección 3.13.
6.20 Traspaso de la administración
Una vez finalizado el período de administración convenido, el Grupo de Estudiantes que cesa
en sus funciones deberá contar con una participación activa en el Traspaso de la Administración
a quienes los sucedan en el cargo. Para ello deberá proporcionar la siguiente información, en
fecha informada pertinentemente por Dirección de Relaciones Estudiantiles:
a) Inventario actualizado del recinto. Informará respecto a los implementos disponibles en
Piscina-UTFSM y sus condiciones de entrega (infraestructura, equipos, herramientas,
etc.).
b) Registros, procedimientos e información oficial generada en el período anterior.
Incluyendo Informe Consolidado Anual.
Será decisión del nuevo administrador y sus fiscalizadores la mantención, eliminación
y/o adecuación en sus contenidos de la información traspasada.
c) Compromisos de corto y mediano plazo tomados por la administración.
Será responsabilidad de la nueva administración corroborar la veracidad e integridad de la
información traspasada, informando a La Universidad ante cualquier
disconformidad detectada.
Proceso de Licitación, Administración 2016
45
II. ANEXOS
1. Carta de identificación de la Propuesta.
2. Declaración jurada simple.
3. Declaración de visita a terreno.
4. DP - 16
Proceso de Licitación, Administración 2016
46
1. CARTA DE IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA
Administración a la cual postula:
Identificación de los Representantes de la oferta:
Representante 1
Nombre
RUT Domicilio
Teléfono Correo electrónico
Representante 2
Nombre
RUT Domicilio
Teléfono Correo electrónico
Representante 3
Nombre
RUT Domicilio
Teléfono Correo electrónico
Valor total bruto de la oferta (en cifras): $ _ pesos.
(En palabras)
Garantía de seriedad de la Oferta.
Se adjunta Garantía de Seriedad de la Oferta.
Monto (en cifras): $ pesos. (En palabras) pesos.
Forma de pago (marcar con una X): Efectivo Cheque
Identificación del documento (si corresponde):
Institución financiera: Nº de Cuenta: Nombre
del titular de la cuenta: Nº de serie del documento: _ Firma de
Representantes:
Representante 1 Representante 2 Representante 3
Proceso de Licitación, Administración 2016
47
2. DECLARACIÓN JURADA SIMPLE
Por medio de la presente, Yo , Rut ,
con domicilio particular en y postulante
a la administración de , declaro lo siguiente:
a. Haber estudiado y dar por conocidas y aceptadas todos los antecedentes y verificado
las especificaciones técnicas y otros documentos técnicos necesarios para está
postulación.
b. Haber considerado para la Oferta Económica todos los gastos necesarios para el
servicio, de acuerdo a las condiciones y requisitos estipulados en las Bases y demás
documentos incluidos en la Licitación.
c. Haber visitado el terreno e instalaciones y conocer las características que incidan
directamente en la ejecución de los trabajos.
d. Estar conforme con las condiciones generales de las Bases.
e. Aceptar la decisión que La Universidad determine sobre la selección de proponentes,
incluyéndose la posibilidad de dejar sin efecto ésta antes de adjudicación formal de la
licitación.
En caso de disconformidad con alguno de los puntos señalados, indicar las apreciaciones
correspondientes en ítem observaciones.
Observaciones
Nombre Representante
Rut Representante
Proceso de Licitación, Administración 2016
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3. DECLARACIÓN DE VISITA A TERRENO
Documento de uso de exclusivo de Representante de La Universidad en Visita a
Terreno.
Por medio de la presente, Yo Mario Ríos, representante oficial de La Universidad en la etapa
de Visita a Terreno asociada a la Licitación “Administración Piscina-UTFSM”, declaro que los
individuos identificados a continuación han cumplido con la instancia de visita a terreno a las
instalaciones de Piscina-UTFSM.
Asistentes
Nombre Rut Firma
Fecha de realización: Hora:
En la ocasión se procedió a informar a los presentes respecto a las características que
inciden en la operación y administración del recinto.
Se deja constancia de las siguientes observaciones*
* Tachar el espacio en caso de no ser utilizado.
Sr. Mario Ríos
Representante UTFSM – Visita a Terreno Piscina-UTFSM.
Proceso de Licitación, Administración 2016
49
4. DP-16
SOLICITUD BECA AYUDANTIA
Día Mes Año
CARGO PRESUPUESTARIO :
NOMBRE :
C. IDENTIDAD :
DIRECCIÓN :
NIVEL ACADEMICO :
TRABAJO A REALIZAR :
RESPONSABLE TRABAJO :
PERIODO : DEL : AL
MES:
ANTIGUEDAD NIVEL CALIDAD
(NRO.SEM)
DOCENTE INVEST.
ADMINIST. X POSTGRADO
CATEGORIA ADMINISTRATIVA MONTO PROMEDIO MENSUAL
VALOR HORA $
TOTAL CONVENIO
$
Nº HORAS
SEMANALES /4=
TERESITA ARENAS YÁÑEZ DIRECTORA RREE DIRECTOR GRAL ADM. Y FINANZAS
C.C.: ARCHIVO PPP