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Ing. José Camilo Giraldo Ovallos

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BASES DE DATOS CON ACCESS

• Las bases de datos de Access 2007 tienen la

extensión .ACCDB

TABLA: Es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, datos de clientes, pedidos, libros etc..

CAMPOS: Es la mínima unidad de información a la que se puede acceder en la base de datos, son las columnas de las Tablas, varios campos unidos conforman un registro.

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REGISTROS: Representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla.

 

  Código Nombre Apellidos Dirección  C.P.

Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723

Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625

Registro 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625

Registro 4 4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521

Campos

CAMPOS: Es la mínima unidad de información a la que se puede acceder en la base de datos, son las columnas de las Tablas, varios campos unidos conforman un registro.

Reg

istr

os

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OBJETOS DE BASES DE DATOS:

Entre los objetos de Access para manejar Bases de datos tenemos:Tablas, Formularios, Consultas e Informes.

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.

CONSULTA:

Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

FORMULARIO:

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Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

INFORME:

Proceso de creación de Bases de Datos con una base de datos en Blanco

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Ojo! MUY Importante seleccionar la carpeta donde se almacenará la BD. Y obviamente el nombre .accdb que es su extensión

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Menú Office Barra TituloFichas de Comandos

Panel

Exploración

EtiquetasNombres de Elementos

Barra de Registros

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Ubicar la tabla en Vista Diseño para poder trabajar con cada uno de los campos.

Cambiar vista

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Poner el nombre de la tabla

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Access utiliza por defecto el campo ID como clave principal y con tipo de DatosAuto numérico, pero no es recomendable para las relaciones, se debe modificar.

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Poner nombre del campo Tipo de datosClave ppal.

Guardar

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Datos adjuntos   , como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access.Auto numérico    Números que se generan automáticamente para cada registro.Moneda    Valores monetarios.Fecha/Hora    Fechas y horas.Hipervínculo    Hipervínculos, como direcciones de correo electrónico.Memo    Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad típica de un campo Memo sería una descripción de producto detallada.Número    Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda.Objeto OLE   Objetos OLE, como documentos de Word.Texto    Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.Sí/No    Valores booleanos.

TIPOS DE DATOS EN ACCESS

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Es nulo o ((Como "*?@?*.?*"): Para validar que se escriban direcciones correctas de correo, que empiecen con letra, tengan el signo arroba, sigan con letra y tengan un punto para la extensión.

REGLAS DE VALIDACIÓN PARA CAMPOS

Para Validar que escriban un correo electrónico

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Una máscara de entrada se utiliza en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar algún control sobre qué valores pueden introducirse.

MASCARA DE ENTRADA: INPUTMASK

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¿Que es la clave o llave principal?Es un campo o conjunto de campos que define un identificador UNICO para Cada fila, el más común es la cédula, pero puede ser cualquier otro datoUNICO que identifique cada fila, dentro del mismo campo no se repite.

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CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS

Para que los datos de una Tabla estén “atados” a los de otra se debe relacionarLa llave principal de una tabla en otra, este ejemplo UN CLIENTE hace MUCHASORDENES de pedido, en la tabla Clientes SOLO hay un registro del IDCLIENTEPero en la tabla ORDENES muchas que lo relacionan con PEDIDOS.

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RELACIONES EN ACCESS.

Click en Herramientas de Base de Datos

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Click en Relaciones

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Click en Mostrar Tabla

Escoge la(s) Tabla(s) que se requieren y AGREGAR, luego CERRAR

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OJO!! Las 2 tablas deben tener los campos a relacionar con el mismo tipo de datos

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Click sostenido desde la tabla donde está la Clave principal (en este caso IDCLIENTE) ySe suelta en la otra tabla en el mismo campo, debe mostrar el TIPO DE RELACION,Uno a Muchos, Muchos a Muchos o Uno a Uno. (Esta no es común)Se debe seleccionar EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL (Para que los datos quese introduzcan en la tabla estén previamente creados)

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Después de crear la relación debe aparecer una línea uniendo las 2 tablas por Medio del campo en este caso: IDCLIENTE

En este caso: Relación Uno a Muchos de la Tabla Clientes con la Tabla Ordenes porqueUn cliente puede realizar MUCHAS órdenes.

Una Relación Muchos a Muchos puede darse en una tabla de Pedidos con una tablaDe Productos, un Producto puede estar en muchos pedidos y en varios Pedidos puedenAparecer varios productos.

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Ejercicio:• Crear una Base de Datos llamada Pedidos de Clientes, con las siguientes tablas: Clientes, Pedidos, Productos,

Productos x Pedidos, Proveedores, Modo Envío.

• Clientes: IdCliente (texto), Nombres (texto), Apellidos (texto), Dirección (texto), Ciudad (texto), Código Postal (texto), Celular (texto con máscara de entrada para 10 dígitos), Correo (Texto con el campo validado para q reciba sólo correo). (Clave Principal IdCliente) INCLUIR MINIMO 10 REGISTROS

• Pedidos: IdPedido (autonumérico), IdCliente (texto) llave traída desde clientes, Fecha Pedido (fecha), Fecha Envio (fecha), Modo Envío llave desde modos envío (número). (clave principal IdPedido) INCLUIR MINIMO 20 REGISTROS

• Productos: IdProductos (auto numérico), Nombre producto (texto), Descripción (texto), Precio Unidad (Moneda), IdProveedor (número) llave relacionada de la tabla Proveedores, Referencia (texto). (Clave principal IdProductos) INCLUIR MINIMO 20 REGISTROS

• Proveedores: Idproveedor (autonumérico), Nombre Empresa (texto), Persona Contacto (texto), Dirección (texto), Ciudad (texto), Celular (texto), Fax (texto), Correo Electrónico (texto validado solo para recibir correos). INCLUIR MINIMO 5 REGISTROS

• Productos x Pedidos: IdProducto (número), IdPedido (número), cantidad (numero). INCLUIR MINIMO 5 REGISTROS

• Modo Envío: IdModoEnvio (autonumérico), Modo envio (texto) INCLUIR MINIMO 3 REGISTROS

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Crear las relaciones: * La tabla Cliente el campo IdCliente con la tabla Pedidos el campoIdCliente. Uno a Muchos

•La tabla Modos Envío en el campo CodigoEnvio con la tabla Pedidos en el campo CodigoEnvio Uno a Muchos.

•La tabla Pedidos en el campo IdPedido con la tabla Productos Pedido en el campo IdPedidos, así como también en la tabla Productos con el campo IdProducto. Uno a Muchos

• La tabla Proveedores en el campo IdProveedor con la tabla Productos en IdProveedor

•La tabla Modos Envio en el campo CodigoEnvio se relaciona con el campo CodigoEnvio en la tabla Pedidos.