Bases para organizar un congreso

Los profesionales suelen encontrarse en congresos para analizar diferentes

temas, presentar nuevos descubrimientos o debatir sobre diferentes

situaciones de su trabajo. 

Sea cual fuere el motivo por el cual se convoca, los congresos deben

cumplir con ciertas normas de organización para que todo salga

perfecto.

 

Tiempos y tema: primeros pasos para organizar un congresoPrimero hay que pensar el tema y el alcance, es decir, sobre qué se hará

el congreso y a quiénes es pertinente invitar como participantes y como

expositores. Dependiendo de estos dos ítems, tendremos

la duración aproximada del evento.

 

Los horarios en un congreso son lo más importante para lograr que

sea un éxito. Es conveniente organizar un esquema con los horarios de

acreditaciones, de cada charla y por quién será impartida, los tiempos de los

descansos, de entrega de certificados y de cierre, etc.

 

Es conveniente contemplar por lo menos un descanso cada 2 horas y

media, en el que se debe permitir a los participantes, o bien salir del lugar

para refrescarse y alimentarse, u ofrecerlo en el lugar donde se realiza el

congreso.

 

La elección del lugar dependerá también de los dos primeros ítems; en la

mayoría de las ciudades hay diferentes hoteles o auditorios donde se

puede realizar el congreso. Una buena idea es solicitar el salón auditorio

de alguna Universidad donde se estudie la profesión de los convocados. Si

no disponemos de ninguno de estos lugares, se puede rentar un salón

amplio, pero aquí hay que tener en cuenta que se necesitarán butacas o

sillas cómodas, un escenario, equipo de sonido y una pantalla con proyector

para las presentaciones que se hagan.

 

Personalidades y convocados al congreso Cuando se sepa el tema del congreso, se deberá invitar a las

personalidades más importantes que estén relacionadas con el tema,

profesionales directores o presidentes de fundaciones, catedráticos,

investigadores, etc. En este punto, hay que pensar si se invitarán

personalidades extranjeras, ya que esto implica la necesidad de contar con

un servicio de traductores simultáneos si estas personas no conocen el

idioma, y habrá que ofrecerles hospedaje y traslado.

Esto también da la pauta de que el congreso tiene que organizarse por lo

menos con dos meses de anticipación a la fecha del evento.

 

Si el congreso será dictado por personalidades muy importantes, se

puede realizar un convenio con alguna fundación o Universidad para que

avalen el mismo y se pueda entregar uncertificado de asistencia a los

participantes, que les otorgará puntaje o crédito.

Las 10 cosas que se deben hacer a la hora de organizar un evento

Diez recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento:

1. Innova , sé creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.

2. Asegúrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difícil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la "gamification" (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).

3. Conoce a tu público y adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Además, siempre debes incluir un turno de preguntas después de cada presentación o sesión.

4. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate con un profesional cualificado con un largo historial de éxitos en el sector; y si tienes experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web diseñadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.

5. Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión(ROI) .

6. A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio "premium" de pago.

7. Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del coste adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de personas.

8. En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible (incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas) y que se actualice a menudo; Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.

9. Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después.

10. Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus perfiles en los medios sociales, a fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido.

Las 10 cosas que no se deben hacer a la hora de organizar un evento

Diez errores que no deben cometerse en la planificación, organización y celebración de un evento:

1. No cobres por el acceso a Internet, el parking o el almuerzo, ya que estas cargas adicionales son muy irritantes. Los participantes odian tener que pagar por separado por tener acceso a Internet, aparcar su coche, tomarse un café, etc., así que procura que la cuota de inscripción lo cubra todo.

2. No sólo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento, porque su éxito dependerá en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo tanto, debes hacer hincapié en ello.

3. No vayas demasiado lejos con la máxima de "hacer más con menos". Si no hay presupuesto para organizar una evento presencial, organiza uno virtual; siempre es mejor que dar una mala impresión; y no siempre aceptes el presupuesto más barato para el alquiler del espacio o la contratación de servicios. Al igual que con los coches de segunda mano, lo más barato casi nunca es lo mejor.

4. No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas sostenibles; su participación activa es muy importante.

5. No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias; en los grandes eventos internacionales habrá seguramente vegetarianos, gente con restricciones alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc.

6. No dependas sólo de voluntarios para las necesidades de personal para tu evento. Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, también necesitarás un equipo de profesionales curtidos y de confianza.

7. No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking; muchas personas quieren de veras hacerse oír por encima del fragor; y no organices programas sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga.

8. No improvises el día del evento; casi nadie te lo agradecerá.9. No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era de

Internet, la información basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos, terminará seguramente en la papelera.

10. No olvides de realizar un seguimiento después del eventos; la retroalimentación es vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos.

¿Por qué organizar el evento?

Sea para 50 participantes o más de 500, la planificación, organización y celebraciónde un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los más sensatos. Huelga decir que un congreso o reunión mal organizado desacreditará a todos los implicados. Por esta razón, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificación, incluso si es realmente necesario celebrarlo.

Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma más rápida, fácil y barata de transmitir al público objetivo tu mensaje de la manera más eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, tales como realizar una videoconferencia o un evento híbrido, combinando elementos tanto presenciales como virtuales. A pesar de la rápida consolidación del fenómeno de los eventos virtuales, hay varios formatos en los que el contacto entre los participantes es esencial por razones profesionales, educacionales o de networking, tales como los viajes de incentivos, las actividades dirigidas a fomentar el espíritu de equipo (conocidas internacionalmente como "team building"), o los eventos organizados por motivos puramente lúdicos.

Planificación y organización del evento

Si has tomado la decisión de seguir adelante, el siguiente paso será plantearte si lo vas organizar tú mismo, sea en solitario o como coordinador de un comité de planificación, o si sería mejor contratar a una agencia de organización o a un experto externo.

Si tienes la experiencia y los recursos humanos y materiales para organizarlo tú mismo, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la Web y aplicaciones móvilesdisponibles actualmente –y muchas más en vías de desarrollo– para facilitarte el trabajo.

Si eliges la segunda opción, puede que el experto en cuestión sea una persona con los conocimientos prácticos necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas agencias, empresas o profesionales que trabajan en el sector –organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC), empresas de gestión de destinos (DMC), agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, servicios técnicos, servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.–. Sea cual sea tu elección, es siempre una buena solución si los empleados de la empresa "propietaria" del evento no están familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrás que asumir tú mismo todas las tareas, lo que por muy económico que parezca puede tener consecuencias drásticas.

Lo que has de tener en cuenta cuando externalizas la organización de un evento es que sigue habiendo bastante intrusismo profesional en el sector. Por lo tanto, procura elegir bien. Las agencias y profesionales cualificados suelen ser socios de asociaciones profesionales, tales como MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel Executives), SpainDMCs (Asociación Española de Destination Management Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association), OPC Andalucía, OPC Spain, UNAV (Unión Nacional de Agencias de Viajes) o la ICCA(Asociación Internacionales de Congresos y Convenciones).

Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de selección a aquellos profesionales o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendación o que te hayan sido recomendados expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero, es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable. Con esta finalidad, los convention bureaus pueden proporcionarte información útil sobre lugares de celebración y proveedores, así como una serie de servicios de cortesía, como traslados y vistas turísticas guiadas.

Tanto si confías en tus propios recursos (organización interna) como si prefieres contratar a una agencia o a un experto externo, deberás constituir un comité. El perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible que esté acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador esté implicado en el proceso de selección, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o conflictivos. Además, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar el número de integrantes del comité a lo estrictamente necesario.

Una de las primeras decisiones que debe tomar el comité de planificación es si se va a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente. Si eliges la primera opción, debes identificar a los miembros del equipo encargado de la organización (desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamaño del evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso de planificación en las que estará implicado cada uno de ellos. En caso de elegir la segunda opción, se suele preparar una petición de presupuesto (en inglés, Request for Proposal), que debe incluir tanta información como sea posible, como el

público objetivo, la asistencia prevista, las necesidades de Internet/Wi-Fi, las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible, etc.

Formato del evento

Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas interrelacionadas, que han de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato.

Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales,cursos, jornadas de formación o talleres, viajes de incentivos, conferenciascientíficas o médicas, reuniones de golf, actividades de team building,lanzamientos de productos, campañas de publicidad, ferias de muestras: la lista es inagotable. Además, no van en contra de las reglas los eventos multidisciplinarios ohíbridos, mezcla de dos o más actividades con la intención de llegar a un público más amplio, ahorrar dinero y/o generar ingresos adicionales.

Al igual que en otros sectores, la sostenibilidad es una de las tendencias actuales más importantes en el sector de congresos y reuniones. Aunque su adopción está siendo lenta, cada vez más empresas implementan iniciativas sostenibles en su gestión diaria y en sus reuniones y eventos a fin de intentar reducir su huella de carbono. Las iniciativas sostenibles y compensaciones de carbono tienen un precio, pero también son un factor de diferenciación que será muy aplaudido por un creciente número de asistentes/delegados. Puesto que existe una amplia gama de iniciativas que se pueden implementar –el uso de fuentes de agua en lugar de agua embotellada, las aplicaciones móviles y las herramientas alojadas en la Web para ahorrar papel, los cordones y credenciales reciclables, el uso de productos locales en el servicio de catering, etc.–, por muy pequeño que sea, siempre hay algo que se puede hacer.

Otra tendencias que se consolida en el sector MICE es la responsabilidad social corporativa (RSC), que es cómo las empresas gestionan sus procesos de negocio para tener un impacto global positivo en la sociedad, o el firme compromiso de la comunidad empresarial de comportarse de forma ética y de contribuir al desarrollo económico y, al mismo tiempo, mejorar la calidad de vida de los empleados y sus familias, además de la de la comunidad local y la sociedad de su conjunto, entre otra definiciones. Y al igual que con las iniciativas sostenibles, la RSC es ahora también un factor de diferenciación muy importante con una gran aceptación entre los asistentes/delegados, sobre todo de las generaciones más jóvenes. Como antes, la elección de iniciativa –desde la donación de un pequeño porcentaje de las cuotas de inscripción a una organización benéfica local hasta una tarde trabajando en proyectos varios (la reforestación o la restauración de edificios), pasando por un incentivo de cuatro o cinco días de duración dedicado a un solo proyecto en casa o en el extranjero– dependerá del presupuesto y del tiempo disponibles. Marcar la diferencia ya forma parte de la filosofía empresarial de un creciente número de empresas y, huelga decir, las iniciativas de RSC son excelentes para impulsar su visibilidad y reputación.

Público objetivo y asistencia prevista

Aunque muchas de las decisiones más importantes serán tomadas por la dirección, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificación (el coordinador y el comité de planificación) cuáles van a ser el formato y la duración del evento. Además, deben saber quiénes van a asistir y cuál es el número previsto de asistentes.

Si no estás completamente seguro de cuál es exactamente tu público objetivo o del número de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadísticas de experiencias anteriores), la planificación (y la presupuestación) puede ser de pesadilla.

En el caso de las actividades lúdicas, cursos/talleres, reuniones en el día, viajes deincentivos y actividades de team building, esta cuestión no suele plantear problema alguno. No obstante, los eventos de los que se espera un beneficio o al menos la recuperación de lo invertido son bien distintos. Por ejemplo, si implican varias pernoctaciones y coinciden con un período vacacional, quizá sea necesario permitir laasistencia de cónyuges e hijos, con los problemas adicionales de organización y, en su caso, un gasto extra.

A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a líderes de taller (a veces con mucha antelación), que quizá cobren honorarios además de gastos de viaje y, si son extranjeros, requiran los servicios de un intérprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, tales como personalidades/celebridades o representantes de los medios de comunicación.

En el caso de eventos tales como ferias de muestra, congresos, conferencias, convenciones, conciertos o eventos deportivos anuales o bienales, cuando las cifras de asistencia pueden fluctuar de una edición a otra según el destino y el clima económico, entre otros factores, es esencial aprovechar, con mucha antelación, el enorme potencial para el marketing de las nuevas tecnologías y las redes sociales, con el desarrollo de un sitio web para el evento que se actualice con frecuencia y que sea fácil de usar y compatible con los entornos móvil y tableta, además de crear perfiles en Facebook,Twitter, Google+, etc., e investigar la amplia gama de herramientas alojadas en la Web y aplicaciones móviles ya disponibles para los organizadores. Si se aprovecha el poder de los medios sociales, el organizador/propietario no sólo podrá llegar a un público más amplio antes de la celebración del evento, sino también prolongar su vida después, además de generar una retroalimentación muy valiosa.

También hay que abordar la cuestión de la dotación de personal para el evento, que dependerá de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa "propietaria" del evento, si es que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o quizá sea ocasional, lo que es probablemente la alternativa más barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca se debe pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso

internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades/celebridades. Por último, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalías.

Presupuesto

El siguiente asunto en el orden del día es el presupuesto, que no es solamente una hoja de cálculo sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se verán obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a través de las cuotas de inscripción, la venta de entradas, el alquiler de stands, el patrocinio, las subvenciones, la comercialización, la venta de productos, etc. Si estás organizando un evento sin ánimo de lucro, es esencial determinar desde el principio quiénes de los implicados van a asumir cada capítulo de gastos.

Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las primas son cada vez más altas, debes considerar todos los riesgos potenciales antes de determinar qué tipo de cobertura requerirás, además de responsabilidad civil, que es imprescindible.

Puesto que es el "propietario" quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partícipe en la planificación del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja añadida de mantener al coordinador y al comité de planificación siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificación preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, será difícil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificación del presupuesto debe apartar un 20% para imprevistos.

Una tendencia importante que ha llegado para quedarse, y que es intrínseco a la planificación presupuestaria, es la medición del retorno sobre la inversión (ROI). Actualmente se suele exigir a los organizadores, sean externos o internos, que justifiquen el presupuesto del evento hasta el último euro. Y esto también implica que se han de alcanzar unas metas medibles y cuantificables; es decir, un aumento de las ventas, un mayor reconocimiento de la marca, la generación de contactos, etc. Por lo tanto, se deben evitar a aquellos organizadores o agencias que no puedan garantizar una medición efectiva del ROI.

Programación

Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización. Por desgracia, esto no

se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y organizar un evento de envergadura.

Cuando es necesario trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, los servicios de restauración, el lugar de celebración y/o las actividades lúdicas. La flexibilidad es, además, una excelente herramienta de negociación.

Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventosde naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales, condiciones meteorológicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con un presupuesto fijo.

Destino y lugar de celebración

Tanto para la planificación presupuestaria como para otras consideraciones, debes tomar la decisión, al principio del proceso de planificación, de dónde celebrar el evento. Es posible que ésta la tome unilateralmente la dirección o el"propietario" del evento, que puede ser preciso (un hotel con encanto en la Sierra de Madrid, por ejemplo), o no tan conciso (cualquier lugar de celebración dentro de un radio de 35km de Málaga), o bastante impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".

A no ser que el evento requiera un lugar de celebración más aislado, éste debe ser fácilmente accesible: cerca de una autopista, una estación de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los participantes llegarán con jetlag y la última cosa que les apetecerá hacer es emprender un largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebración, es decir,a no más de dos horas en cualquier modo de transporte.

Ni que decir tiene que el lugar de celebración debe ser cómodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se está organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos del público objetivo antes de decidir dónde se va a organizar y qué tipo de lugar de celebración se debe elegir. Debido a la actual tendencia hacia lugares de celebración más innovadores, hay cada vez más margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebración tenga que ser poco imaginativo. Como lugares de celebración alternativos, son cada vez más populares los museos, edificios históricos,jardines botánicas, haciendas, teatros, yates o bodegas por enumerar sólo unos pocos.

Para ayudar a la dirección a tomar la decisión adecuada, resulta útil hacer una selección de lugares de celebración, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspección ya no son tan necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia.

Y hablando de Internet, la red inalámbrica de un lugar de celebración puede significar el éxito o el fracaso de un evento. Hoy en día, sea un evento de alta o baja tecnología, es esencial que disponga de una red fiable. Hay una serie de preguntas clave que los organizadores deben hacer a la dirección del lugar de celebración a fin de evitar cualquier sorpresa desagradable. También debe haber un equipo de técnicos disponible in situ durante todo el evento.

Lectura interesante

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Sección 5. Organizar un congreso (encuentro o conferencia)

La palabra “conferencia” (también puede usarse el término “congreso” o “encuentro”) puede referirse a un grupo de

académicos haciendo presentaciones y discutiendo acerca de su trabajo en el campus de una universidad, o a hombres de negocios creando estrategias de mercado en un hotel. Sin embargo, esas no son las únicas clases de conferencias: echemos un vistazo a dos conferencias sobre la salud, cada una de las cuales es típica a su modo.

El Congreso de la Coalición Estatal de Salud Powell sobre  el Asma Infantil.

Esta coalición llegó a la conclusión de que el asma infantil estaba alcanzando proporciones epidémicas en varias ciudades y áreas rurales, y por lo tanto decidió organizar un congreso a nivel estatal sobre el tema. Los miembros designaron un comité y un coordinador, contrataron el centro de convenciones de la ciudad, el cual tiene una capacidad para 1.250 personas, y reservaron bloques de habitaciones en dos grandes hoteles cercanos. Se encontraron con que  reconocidas autoridades en el tema del asma se interesaban en dar charlas o en dirigir talleres de trabajo. Uno de los expertos más importantes en el tema aceptó ser el orador principal, a cambio de  que se cubrieran sus gastos.

Se envió publicidad acerca del congreso a los miembros de la coalición y a organizaciones profesionales, boletines de noticias, folletos a hospitales y clínicas, sitios Web relevantes y avisos e historias a los medios.  La inscripción para el congreso fue ágil, y durante los tres días que duró, más de 800 médicos, enfermeras, trabajadores sociales y otras personas interesadas pasaron por sus puertas. Los miembros de la coalición no sólo sintieron que habían organizado un encuentro exitoso, sino que también habían ayudado a divulgar conocimientos y a alentar el activismo y la investigación acerca de la prevención y el tratamiento del asma en los niños.

El Congreso de la Iniciativa Peterson para la Salud Femenina sobre Concientización del Cáncer de Mama.

La iniciativa Peterson para la Salud Femenina era un pequeño programa que atraía e instruía a mujeres de bajos ingresos para que tuvieran más conciencia de sus necesidades de salud y para que actuaran como educadoras de sus iguales y como activistas de la salud en sus comunidades. Las participantes pronto comprobaron que la mayoría de las mujeres que conocían no tenían idea de cuán común era el cáncer de mama ni de cómo detectarlo.  La iniciativa decidió organizar un encuentro para las mujeres y los trabajadores de la salud locales para alertarlos sobre el asunto y para divulgar el tema del auto-examen y las mamografías.

Siete mujeres se ofrecieron como voluntarias para formar el comité organizador. Ninguna había jamás ni siquiera asistido a un congreso o encuentro antes, pero recibieron ayuda de una de las coordinadoras de la coalición, y una de ellas conocía a un reportero que trabajaba en el periódico local.  El reportero hizo un reportaje sobre las mujeres y el congreso y, como resultado, un centro de retiro religioso local ofreció el uso de sus instalaciones por un día. Cuando oyó hablar del congreso, la especialista en cáncer de mama del hospital local se ofreció para hacer un taller y contactó a una de las trabajadoras sociales del hospital para que hiciera otro tanto.  El comité se comunicó con una importante activista sobre cáncer de mama y ella también aceptó participar.

Cerca de 60 trabajadoras de la salud y mujeres de la comunidad asistieron y tomaron parte en actividades para aumentar su concientización y para aprender a transmitir lo que habían aprendido.  Un beneficio inesperado fue el vínculo que se desarrolló entre mujeres de diferentes antecedentes. La especialista en cáncer de mama animó a las asistentes a su taller a que hablaran a sus colegas del hospital sobre cómo acercarse a la comunidad en su vecindario. Dos miembros del comité y una banquera local, una sobreviviente del cáncer de mama, hicieron planes para ir a cenar juntas y buscar estrategias para financiar más actividades.  Todos en la

conferencia sintieron que éste era un esfuerzo que podía hacer una gran diferencia en la comunidad.

Como puede verse, la palabra “conferencia”, “congreso” o “encuentro” (usaremos las tres indistintamente en esta sección) puede referirse a una amplia gama de acontecimientos. Las conferencias pueden organizarse acerca de cualquier tema, pueden ser chicas, enormes o medianas y pueden realizarse por cualquier cantidad de organizaciones, grupos o instituciones.  No importa de qué organización o grupo se trata, si se está involucrado en asuntos de salud y comunidad,  en algún momento podrá encontrarse en posición de organizar o patrocinar una conferencia de algún tipo. Esta sección describe qué es una conferencia, por qué y cuándo organizar una, quién podría hacerlo y cómo hacerlo exitosamente.

¿QUÉ ES UNA CONFERENCIA?

Una conferencia, congreso o encuentro es una reunión de gente con un interés o un antecedente común, que tiene el propósito de permitirles encontrarse, aprender y discutir acerca de temas, ideas y trabajos que giran alrededor de un asunto que les concierne.  Las raíces latinas de la palabra “conferencia”, significan, literalmente, “reunir”. Una conferencia reúne personas e ideas. En los casos de salud y trabajo comunitario, éstas a menudo tienen como objetivo el generar o trabajar en soluciones para problemas o un cambio social más amplio.

Los congresos pueden realizarse en lugares distintos a los del trabajo o los vecindarios de los participantes, para que las personas que asistan puedan concentrarse en el tema a tratar sin distracciones.  Algunos tienen lugar hasta en otra área del país o del mundo.

También un encuentro de este tipo puede realizarse en el ciberespacio o algo similar. Las teleconferencias posibilitan encuentros de personas a través de señales de video en vivo,

permitiendo la discusión de temas, escuchar exposiciones, interconectarse y de otra manera realizar la mayoría de las cosas que harían en una conferencia, sin salir de sus casas u oficinas. Situaciones similares se pueden armar usando la Internet, proyectores y cámaras Web y micrófonos.La estructura y los contenidos de las conferencias pueden variar mucho, pero un esquema típico incluiría una o más presentaciones de trabajo y/o ideas acerca de un tema determinado.  Estas presentaciones pueden tomar la forma de charlas, muestras de diapositivas o películas, talleres de trabajo, discusiones de paneles y/o experiencias interactivas. Además, muchas conferencias incluyen carteles o exhibiciones multimedia que los participantes pueden ver independientemente.

Las conferencias locales informales pueden algunas veces consistir enteramente de discusión, pero generalmente incluyen alguna presentación de ideas o prácticas, por lo menos como trampolín. Frecuentemente, el formato de una conferencia de nivel local es similar al de una profesional, pero menos formal (dichas conferencias son a menudo realizadas al aire libre, por ejemplo, si el tiempo lo permite).Un congreso puede durar unas pocas horas o varios días. Puede tratarse de un evento único o de un evento regular (generalmente anual)  marcado en las agendas de los participantes. También puede ser de varios tipos:

Académicos. La mayoría de los congresos académicos se centran en una sola materia y algunas veces en un solo tema dentro de esa materia. El formato generalmente involucra a estudiantes de postgrado y a académicos que presentan su investigación, trabajo y teorías, y las defienden, amplían o cambian en respuesta a preguntas, críticas y otras observaciones de colegas. Generalmente llevadas a cabo anualmente, estas conferencias a menudo son patrocinadas por la organización profesional de la disciplina en cuestión y pueden tener lugar en una ciudad diferente cada año. Un punto importante en las conferencias académicas, además del intercambio de ideas, es el trabajo en red, el cual, en las

academias como en cualquier otro lado, es clave para la colaboración, financiación, empleo y otros beneficios profesionales.

 De asociaciones profesionales. Son similares a los congresos académicos en algunos puntos, pero las presentaciones tienden a concentrarse más en asuntos prácticos, tanto que tengan que ver con el trabajo real que los participantes realizan, como con los reglamentos, financiación y otras fuerzas que afectan a la profesión. Las asociaciones profesionales en los Estados Unidos pueden existir a nivel estatal, nacional y, a veces, internacional, y cada uno de esos niveles puede realizar un congreso anual.

Estos dos tipos de congresos pueden también ser usados para tratar temas de la organización o asociación – elección de autoridades, aprobación de cambios en los estatutos, encuentros anuales, etc. – y para entregar premios y honores.De capacitación. Un encuentro de capacitación puede ser organizado por una asociación profesional, pero es también probable que sea realizado por una industria u organización industrial, una agencia estatal o federal o una coalición o iniciativa local. Como puede esperarse, su propósito es la capacitación y, por lo tanto, puede incluir talleres de trabajo sobre métodos y técnicas, información sobre nuevos reglamentos o simplemente intercambio de experiencias y métodos entre personas de una cantidad de organizaciones diferentes. Otra posibilidad para las organizaciones que son sin fines de lucro es un encuentro organizado por un fabricante o proveedor para enseñarles a los participantes cómo usar productos que sus organizaciones han comprado.

 Enfocados en  un tema o problema. Éstos pueden ser organizados por casi cualquier asociación, organización, institución o grupo de ciudadanos, para tratar un asunto en particular. Estos congresos pueden ir desde “reuniones cumbre sobre educación” convocadas por el presidente del país y a las que asisten políticos, supervisores de escuelas de

grandes ciudades y eminentes pensadores (pero a menudo sin maestros ni estudiantes), hasta eventos patrocinados por coaliciones locales para tratar el abuso infantil en la comunidad. El propósito aquí puede ser informar e involucrar a la gente en un asunto, crear una masa crítica de  interés en él o desarrollar estrategias para encararlo. Dependiendo de la importancia del tema y del entusiasmo de los participantes, esta clase de conferencia puede volverse un evento anual.

¿POR QUÉ ORGANIZAR UNA CONFERENCIA?

Hay una serie de razones para organizar una conferencia, algunas de orden práctico, algunas idealistas, algunas políticas y algunas con elementos de las tres.

Existe un problema que necesita examinarse. El ejemplo del asma infantil del comienzo de esta sección entra en esta categoría. Organizar una conferencia puede tanto encarar el problema como ayudar a destacar la urgencia de hacerlo.   

El campo/área de estudio necesita una conferencia o congreso. Hay varias razones posibles para esto:

o El campo puede ser nuevo y carecer todavía de una identidad clara. Una conferencia o congreso puede reunir a la gente que lo está formando y ayudar a definirlo.

o El campo puede carecer de cohesión. La gente puede no conocerse o estar en desacuerdo con los métodos u otros temas, o simplemente no percibir cuántas personas más tienen intereses similares. Una conferencia puede reunirlos y crear redes que se extenderán y mejorarán el trabajo.

o Puede haber nuevos descubrimientos en la investigación, trabajos, ideas, métodos o

información (nuevas reglamentaciones, etc.) que necesitan ser compartidas.

o Puede que la gente necesite entusiasmarse más y saber que no están solos.  El campo puede estar tambaleante a causa de cortes en el presupuesto o revelaciones de prácticas ilegales o no éticas por parte de alguien. Un congreso puede servir para reenfocar la energía, proporcionar un foro donde solucionar algunos de los problemas que han surgido y simplemente dar a los participantes una oportunidad de demostrarse mutuo apoyo.

 La organización o grupo quiere instituir reuniones anuales. Se considera que un tema, un campo, una comunidad o un grupo determinado de personas es lo suficientemente importante como para necesitar una conferencia anual.

Surge una crisis o una oportunidad que necesita ser atendida. Una conferencia puede tratar una gran reducción o un gran aumento de los fondos para el campo en cuestión, por ejemplo, o abordar el hecho de que se haya comprobado la ineficacia o peligro de una práctica estándar.

Las oportunidades aquí podrían incluir la posibilidad de adelantar conocimiento o aplicación práctica en el área Un tema de actualidad puede traer fondos para estudiar o probar ciertas cosas, por ejemplo, o puede atraer nuevos participantes o donantes.

Se desea establecer la legitimidad del campo. Especialmente si el trabajo ha existido sólo por unos pocos años –o menos- , se podría  desear una conferencia para confirmar que hay grandes cantidades de personas involucradas en él; que la mayoría de ellas tienen credenciales respetables; y que el campo tiene fundamentos intelectuales y filosóficos.

Existe información de que el campo o la comunidad requieren la conferencia o congreso. La gente puede claramente expresar su deseo de capacitación, trabajo en común u otros beneficios que un evento de éstos puede proporcionar.

Un donante puede requerirlo. Algunas de las donaciones para una organización o coalición pueden estar destinadas para una conferencia o la organización de una conferencia puede ser una condición para apoyar con fondos la labor.

Se puede desear convocar gente para ayudar a avanzar en el campo, ya sea con su trabajo o con  abogacía. Una conferencia puede proporcionar instrucción y motivación para ese fin.

Es un motivo de prestigio, credibilidad o credenciales para la organización o los miembros. Para los académicos, por ejemplo, el acto mismo de organizar una conferencia puede traerles prestigio. El hecho de que se pueda reunir gente de una disciplina –o, mejor aún, de una variedad de disciplinas-  señala la importancia de una persona o grupo en su campo de estudios o interés. Esto mismo también puede ser cierto para una organización comunitaria, un hospital o clínica, una coalición o para otra cantidad de organizaciones o instituciones. Organizar una conferencia puede establecer a alguien como una voz importante o una autoridad destacada en el campo, lo que, a su vez, puede atraer donaciones y solicitudes de colaboración para la organización.

Es parte del trabajo que se realiza. Algunos puestos de personal o de dirección en asociaciones profesionales, agencias del gobierno, coaliciones, fundaciones o instituciones educativas, tienen la

organización y realización de una conferencia anual como parte de su descripción de trabajo.

¿QUIÉN DEBE ORGANIZAR UNA CONFERENCIA?

Ya hemos dicho que existen diferentes clases de organizaciones, grupos e instituciones que podrían encontrarse en situación de organizar una conferencia. Algunos de los ejemplos más comunes son:

Asociaciones y organizaciones profesionales. Éstas incluirían a asociaciones que representan a:

o Disciplinas académicas (economía, educación)

o Profesiones licenciadas o certificadas (psicología, trabajo social, enfermería, leyes)

o Grupos de intereses especiales dentro de las profesiones (derecho medioambiental, terapia familiar).

o Trabajadores de temas específicos dentro de las profesiones (asesores de salud en el hogar, consejeros de vida independiente)

Agencias de gobierno. Agencias del gobierno de muchos niveles realizan conferencias para sus propios empleados, generalmente con propósitos de capacitación y divulgación de información. También pueden realizar conferencias como donantes – conferencias para ayudar a potenciales postulantes a fondos a comprender el proceso de solicitud, por ejemplo, o conferencias que explican nuevas reglamentaciones u otra información importante a grupos que reciben apoyo.

Coaliciones. Ya sea tanto sea a nivel local, estatal o nacional, las coaliciones a menudo encuentran que las conferencias son buenos vehículos para poner de relieve

y crear estrategias para resolver problemas, planificar para el futuro o para promover el apoyo/defensa de la causa.

Organizaciones individuales. Una organización local del tipo de un centro de salud mental, un hospital o un programa de padres de adolescentes, puede ser la sede de una conferencia sobre el tema en particular o sobre un problema de nivel comunitario que les concierne a ellos y a otras organizaciones y agencias. Una organización estatal o nacional puede organizar una conferencia para sus propios miembros.

Un programa comunitario de mediación descubrió que estaba teniendo dificultades en la mediación de casos de familias que involucraban a adolescentes y que había muy poca literatura que tratara esos casos. El programa decidió realizar una conferencia para mediadores del área y programas de mediación para discutir el tema y tratar de encontrar o de desarrollar algunas estrategias para resolver estos problemas.

Instituciones educativas o departamentos o grupos dentro de ellas. Además de conferencias académicas, las instituciones educativas pueden realizar conferencias que surgen de su trabajo cotidiano. Una escuela secundaria podría realizar una conferencia para presentar a profesores de secundaria de todo el estado un nuevo concepto en la enseñanza y  después continuar con conferencias de capacitación para ayudar a otros colegios a que aprendieran a aplicarlo en las clases.

Grupos de activistas comunitarios o de apoyo/defensa. Estos grupos pueden realizar conferencias para publicidad o para educar al público sobre algunos temas o para capacitar a defensores o activistas.

Un grupo con participación o interés en el tema de la conferencia. Un grupo de ciudadanos puede

organizar una conferencia sobre un tema que los afecta y que es importante para ellos.

¿CUÁNDO ORGANIZAR UNA CONFERENCIA?

Cuando se quieren informar al campo, a un grupo en particular o al público sobre un tema. Se puede organizar una conferencia legislativa a la cual se invitará a legisladores, expertos en el campo y profesionales, para discutir un asunto de política. Una coalición local puede convocar a una conferencia centrada en un asunto local e invitar a gente de todos los sectores de la comunidad para aprender e idear estrategias acerca de él.

Cuando se quiere reunir gente con habilidad para atacar un problema que necesita abordarse o para trabajar en la solución de un problema.

Cuando se necesita publicitar un nuevo trabajo en el campo. Una conferencia es a veces la mejor manera de hacer conocer el asunto.

Cuando se desea entusiasmar o re-entusiasmar a la gente acerca de su trabajo.  El tener la oportunidad de discutir el trabajo con otros que están en las mismas circunstancias y de recordar por qué lo están haciendo, es un poderoso aliento para seguir adelante.

Anualmente, para reunir al campo, la profesión, la coalición o el grupo de interés,  para aprender, colaborar, celebrar éxitos y enfrentar desafíos. Las conferencias anuales sirven para una variedad de propósitos, entre ellos, definir al grupo y crear solidaridad.

¿CÓMO ORGANIZAR UNA CONFERENCIA?

Con las conferencias, como con tantas otras cosas, el trabajo está en los detalles. En cierto modo, organizar una conferencia exitosa reside mucho en los detalles – cómo se anuncia, cómo se inscribe la gente, cómo se elige el lugar, cómo se contacta con la gente que administra la sede y más y más. Trataremos aquí de mantener bajo control la descripción del manejo de los detalles, poniendo la mayor parte de ellos en las “Herramientas” que acompañan esta sección.

Hay diferencias obvias entre organizar una pequeña conferencia local, a la cual asiste mayormente gente conocida y con la cual se está en contacto, y organizar una conferencia a nivel estatal o nacional que atraiga a cientos de personas, la mayoría de las cuales no conoce a los organizadores ni se conocen entre sí. Hay, sin embargo, algunos lineamientos generales que sirven para las dos. Trataremos de exponer dichos lineamientos y de hacer las distinciones entre ellas cuando sea necesario.

Debemos decir aquí que una conferencia, aun una pequeña, requiere mucho trabajo. Se debe empezar, como lo explicaremos más abajo, con meses, e incluso con un año o más de anticipación (para una conferencia grande) con el objeto de asegurarse de que la sede y todo lo demás están disponibles para el momento necesario. Por esa razón, la primera decisión que se tiene que tomar es si en realidad se quiere organizar una conferencia. Es necesario preguntarse:

¿Tenemos los recursos – financieros, personales, y demás – para hacer esto?

¿Tenemos el tiempo y la energía?

¿Hay otros – individuos u organizaciones – que deberían, y estarían dispuestos a hacer esto, en lugar de nosotros?

¿Hay otras mejores maneras de lograr los objetivos que tenemos para esta conferencia?

Si las respuestas a todas estas preguntas apuntan en la dirección de organizar una conferencia, entonces ¡a hacerla! Si no se tiene la certeza, se debe considerar cuidadosamente si sería una buena idea o no.

Una vez que se ha decidido hacerla, una manera de ayudar a tener todos los detalles bajo control es haciendo listas. Tener una lista de las tareas necesarias para cada parte del trabajo – el espacio físico, los presentadores, etc. –, con las fechas

apropiadas para cuando las tareas deben estar terminadas, reducirá el estrés y la posibilidad de errores y olvidos y aumentará la eficiencia de la operación.

Un último punto a tener en cuenta al leer el resto de esta sección: cuanto más trabajo se pueda delegar, mejor. Tanto el coordinador como el comité tendrán demasiado para hacer como para estar perdiendo su tiempo discutiendo menús o la cantidad de sillas que se necesitan. Los subcomités, sub-coordinadores individuales o los voluntarios pueden encargarse de esas tareas y hacerlas bien. Se debe evitar sobrecargarse – la conferencia será mucho más exitosa si los organizadores encuentran la mayor parte del trabajo placentero y factible.La organización de una conferencia involucra varias fases:

    La creación de una estructura organizativa – reunir al grupo de gente que va a organizar y dirigir la conferencia, y la planificación de cómo trabajarán juntos.

Se podría llamar a este grupo y su funcionamiento, la “infraestructura” de la conferencia. Una infraestructura es la estructura interna que sostiene todo lo demás. En el caso de una ciudad, por ejemplo, consiste en la construcción y mantenimiento de los caminos, el saneamiento, el sistema eléctrico, la provisión de agua y otros servicios básicos, y en la gente que se ocupa de esas construcciones y mantenimientos. En el caso de una conferencia, es el grupo organizador y los sistemas que sus miembros usan para trabajar juntos.

La planificación de la conferencia. Hacerle publicidad a la conferencia y reclutar e inscribir

a los participantes.

Llevar a cabo la conferencia.

Evaluar la conferencia y su proceso organizativo.

CREACIÓN DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

Reunir a un equipo o comité directivo. La mayoría de las conferencias se benefician al tener un grupo de gente a cargo. Esto significa que las decisiones son

consideradas desde más de una perspectiva, que hay una variedad de ideas para elegir y que hay más manos para hacer el trabajo. Aunque este grupo generalmente no reemplaza al coordinador individual (vea abajo), los dos trabajan muy estrechamente (el coordinador a menudo proviene, o es al menos miembro, del grupo organizador). Debería estar compuesto por personas que tienen el tiempo, la energía, el conocimiento y el deseo de hacer el trabajo.

Si no es posible que el anterior coordinador o presidente del comité integre el comité, se debería al menos tratar de consultarlo. Una buena idea sería preparar, después de la conferencia, una guía sobre cómo organizar una conferencia, la cual pueda ser usada de año en año. Eso sería un enorme beneficio para la organización y eliminaría muchas de las trampas y los errores que fastidian a los organizadores de conferencias.El equipo o comité organizador proviene a menudo del consejo directivo de la organización patrocinadora. En el caso de las organizaciones que mantienen conferencias anuales, el comité organizador puede ser un comité permanente del consejo, y reunirse durante todo el año. Puede también incluir al coordinador o al presidente del comité de la conferencia anterior. En el caso de una conferencia pequeña, local, y de un solo evento, el equipo organizador será más probablemente un grupo representativo de varios sectores de la comunidad, o al menos de la comunidad a la que está dirigida la conferencia (por ej. trabajadores de la salud y comunitarios). Los comités de las conferencias están a menudo divididos en subcomités, como se sugirió más arriba, cada uno manejando partes específicas de la conferencia; este arreglo generalmente produce mayor eficiencia y evita a todos la sobrecarga de tareas.

Designar un coordinador. Mientras el equipo organizador planea la conferencia (generalmente en colaboración con el coordinador), el coordinador lleva a

cabo las decisiones del equipo y sirve como la primera línea de comunicación con proveedores, participantes, presentadores, los que proporcionan la sede,  los exhibidores y otros fuera del grupo de planificación y supervisión. Para muchas conferencias anuales, el coordinador es automáticamente la persona que ocupa una posición determinada – el director de la organización o el director asistente, por ejemplo, o el presidente del comité de la conferencia. En otros casos, puede ser un voluntario, un miembro del personal o del consejo directivo que tenga experiencia o entusiasmo por la tarea. Cuando no hay nadie disponible en el grupo, algunas organizaciones pueden contratar un planificador de eventos.

Los planificadores de eventos son profesionales especializados en - ¡sorpresa! - planear eventos. Ellos podrán no saber sobre el tema o terreno particular, pero sí saben lidiar con grandes números de personas, negociar con las sedes, reservar habitaciones e identificar y cuidar todos los detalles que pueden fácilmente pasar desapercibidos hasta que aparecen en una crisis. Sus servicios no son baratos generalmente, pero si se está planeando una gran conferencia y no se tiene idea de cómo hacerlo (y se cuenta con los fondos), contratar un planificador de eventos para coordinarla puede ser una buena estrategia.Cualesquiera que sean las circunstancias, casi siempre es buena idea tener un sólo coordinador –o, en algunos casos, dos co-coordinadores – como la persona contacto central para la conferencia. Ser el coordinador no significa hacer todo el trabajo, sino más bien ser la persona que sabe lo que está sucediendo en cada área de la planificación y ejecución del evento. Esto hace a una operación mucho más eficiente y también simplifica la comunicación y la responsabilidad.

Otro elemento de la infraestructura es un sistema de comunicaciones. A menos que el coordinador de la conferencia y todos los que trabajan con él, incluyendo al equipo organizador, estén localizados en el mismo lugar – es decir, el mismo edificio – la comunicación es un tema

importante, incluso cuando el coordinador y todos los demás que trabajan en armar la conferencia se encuentran en el mismo piso. Cuando el comité pueda estar disperso en varias ciudades (nada inusual en el caso de una gran asociación profesional, por ejemplo), la comunicación se vuelve vital.

El correo electrónico es una opción obvia, pero hay ocasiones en las que el contacto personal y/o la discusión son absolutamente necesarios. Debe haber previsiones para encuentros regulares (por llamada telefónica si las personas están en sitios muy dispersos) y modos para que todos puedan ser localizados rápidamente si hay una emergencia o debe tomarse una decisión inmediata. Debe haber también previsiones sobre cómo y por quién serán tomadas las decisiones finales si no se localiza a todos. El punto importante es que un buen plan de comunicaciones es invalorable.PLANIFICACIÓN DE LA CONFERENCIA

Todo proceso de planificación saldrá mejor si se cuenta un cronograma claro y razonable. Cada paso del proceso debería tener una fecha límite que permita que quede tiempo para corregir errores, solucionar imprevistos, y para terminar la tarea a tiempo para cualquier cosa que dependa de ella. El tiempo es siempre el elemento más preciado, y del que nunca hay suficiente, en la planificación. Cuanto mejor se estime el tiempo que se necesitará, más probable será que no se estará tirándose de los pelos a medida que la fecha del evento se acerque… o después que ha pasado.Los siguientes pasos ayudarán a planificar la conferencia/congreso:

Ponerse de acuerdo sobre el propósito de la conferencia. Hay un gran número de razones posibles para una conferencia, y muchas conferencias combinan dos o más de ellas. Algunas de las más comunes son:

o Capacitación

o Creación de conexiones

o Estímulo (ayudar a los participantes a sentirse bien con respecto a lo que ellos y el campo hacen)

o Compartir  información  (nuevos desarrollos, asuntos a observar, reglamentaciones, etc.)

o Mejorar la práctica

o Apoyo

o Destacar un asunto

o Solución de problemas

o Toma de decisiones y planificación (por ejemplo, fijar la dirección de una iniciativa o un campo)

o Lanzar una nueva iniciativa o una nueva dirección

Identificar al público objetivo. Hasta cierto punto, el público objetivo es determinado por la naturaleza tanto de la conferencia como de la organización patrocinadora. Sin embargo, muchos organizadores de conferencias están interesados en atraer más que sólo a los participantes “normales”. Algunos ejemplos de grupos de donde se pueden obtener asistentes a conferencias son:

o Miembros de una cierta profesión o disciplina o personas interesadas en ellas.

o Personas con una agenda política especial (personas a favor del aborto, opositores al control de armas)

o Gente involucrada en un tema comunitario (o más amplio) específico

o Gente preocupada por una población específica

o Gente proveniente de una población específica

o Funcionarios públicos (de cualquier nivel o de todos los niveles)

o Gente de organizaciones solventadas por fuentes particulares

o Miembros de la organización patrocinadora

o Personas de un determinado sector de la comunidad

o Residentes de una determinada comunidad

o Público en general

Éste es el momento de determinar si se debe involucrar a la audiencia objetivo en la planificación de la conferencia y cómo hacerlo. Esto significa de alguna manera –a través de encuestas, muestreo telefónico, grupos de enfoque, conversaciones informales o algún otro método – obtener información de ellos acerca de lo que quieren y necesitan. Puede también significar reunir a un grupo participativo de planificación que represente a varias partes de ese público objetivo. Si el interés reside en la capacitación, por ejemplo, se podría averiguar en qué áreas la gente siente que la capacitación sería más útil. El ajustar el plan a las necesidades de los potenciales participantes se traduciría en una conferencia útil y muy concurrida.

Fijar la duración y la fecha para la conferencia. La duración de la conferencia dependerá de lo que necesite hacerse; de cuánto se pueda invertir, en tiempo y dinero, de los potenciales participantes y de lo que la organización patrocinadora pueda y tenga la capacidad de aportar. Lo que una organización pueda hacer puede depender de la disponibilidad de subsidios, del apoyo de una organización matriz, de donaciones, etc.

En el caso de muchas organizaciones nacionales o internacionales, la conferencia anual es programada habitualmente para varios días, al menos parcialmente porque mucha gente debe viajar desde lejos para asistir y a menudo también aprovechan la ocasión para pasar unas vacaciones en el sitio. Para una pequeña conferencia local, donde todo el mundo podrá ir a su casa esa noche, la

duración probablemente dependerá más de cuánto tiempo pueden disponer los participantes, cuánto tiempo está disponible el lugar y de lo que se incluya en el programa.

La fecha de la conferencia debe fijarse evitando conflictos con otros eventos que afecten al público objetivo o que interfieran con las realidades de su trabajo (no se planificaría una conferencia de administradores de escuelas para septiembre, por ejemplo, ya que ése es probablemente el momento del año más ocupado para estas personas). La conferencia tampoco debería interferir con sucesos de interés nacional (por ej., una elección nacional o un evento deportivo de importancia) o que afecten obligaciones familiares (las vacaciones estándar de las escuelas públicas o la navidad).

Las conferencias/congresos anuales son generalmente programadas para la misma época del año, de modo que los participantes puedan planificar en torno a ellas. Algunas conferencias varían sus programas dependiendo de dónde se realice, eligiendo momentos en que la gente querrá estar en el lugar de la conferencia o cuando el clima es menos probable que presente problemas.

Planificar el formato. Aquí está el meollo de la conferencia en lo que se refiere a los asistentes. ¿Qué es realmente lo que va a suceder?  El trabajo aquí no es planificar el contenido de cada sesión de la conferencia (los presentadores hacen eso, aunque el comité puede aprobar las exposiciones o charlas), sino fijar el tema y la estructura general.

Trataremos acá de discutir lo que pasaría tanto en las conferencias grandes como en las pequeñas, pero es difícil trazar una línea exacta entre las dos. Para algunas organizaciones, una asistencia de 200 personas podría ser inmensa, para otras enormemente decepcionante. Para los fines de esta sección, consideraremos unas 150 personas, puesto que no es inusual que una coalición u organización local atraiga tal número de personas a un evento de un día bien planeado y bien publicitado. Entendemos, sin embargo, que algunas conferencias de ese tamaño pueden tener lugar en hoteles, durar varios días e involucrar múltiples talleres de

trabajo. El asunto aquí no es solamente la cantidad de personas esperadas, sino la naturaleza misma de la conferencia. ¿Es formal o informal? ¿Enfocada limitadamente o ampliamente? ¿Atrae gente de una gran área o de una sola comunidad? ¿Habrá 3 sesiones ó 130? ¿Se realizará en un salón de conferencias o en las instalaciones de alguna iglesia, escuela, etc. local? Estas preguntas son por lo menos tan importantes como el número de asistentes.Un formato general frecuentemente usado para una gran conferencia, y uno que muchas conferencias más pequeñas usan también, empieza con un discurso de apertura – un discurso o presentación, usualmente hecho por un orador muy conocido o inspirador, que tiene la intención de introducir el tema de la conferencia, animar el entusiasmo de los asistentes y/o hacerlos pensar.

A continuación del orador de apertura, y durante la mayor parte del resto de la conferencia, el día puede estar dividido en sólo dos o hasta seis sesiones más cortas (y algunas veces sesiones nocturnas también), a menudo con varias opciones para cada sesión, donde se presenta el contenido real de la conferencia. Cada día puede incluir el almuerzo como parte del precio de inscripción y algunos o todos los días pueden también incluir la cena. Las comidas pueden incluir un discurso, premiaciones, asuntos organizativos o simplemente ser encuentros sociales.

Finalmente, muchas conferencias terminan con un resumen u orador final, con el objeto de que la gente se vaya a casa pensando en el problema y sintiendo que han tenido una experiencia coherente. Ésta no es la única estructura para una conferencia, sólo una típica. Mencionaremos otras a medida que siga la sección.  Por lo tanto,

 ¿Se tendrá uno o más oradores de apertura o algunas otras actividades? Éstas podrían incluir sesiones plenarias (reuniones de todos los participantes de la conferencia), películas, música, demostraciones, una sesión de resumen, etc.

Si se quiere un orador de apertura, se deberá elegir a alguien apropiado y convencerlo de que asista. Eso significa, si se trata de una especie de celebridad –aunque sólo sea en su campo- contactarlo un año o más antes de la conferencia, de modo de que él/ella la programe en su agenda. También puede significar ofrecerle tanto los gastos –reembolso por el viaje, el alojamiento y la comida- como un honorario (pago) también. La elección del orador de apertura puede ser una tarea conjunta del equipo organizador y el coordinador, pero ubicarlo y negociar con él (y recurrir al Plan B si no puede venir o no está dispuesto a hacerlo) recae en el coordinador.

También se debería negociar con un orador de apertura – especialmente si se le paga – sobre el tema del que se quisiera que él/ella hablara, y qué más, si es pertinente, se espera de él además de su discurso. ¿Deberá estar dispuesto a mezclarse con los participantes a lo largo de la conferencia o por un día, a ser miembro de un panel, a compartir al menos una comida con los participantes, a dirigir una sesión? Esta clase de preguntas deben ser resueltas de antemano, así ni el orador ni el comité se sorprenderán por las expectativas del otro.

Algunas conferencias pueden ser demasiado pequeñas como para que la idea de un orador de apertura o una sesión plenaria parezca absurda. Esto no significa, sin embargo, que no se pueda atraer a expertos reconocidos en el tema para integrarse a la conferencia como oradores, presentadores y/o participantes. Estas personas pueden recibir con gusto la oportunidad de poder conocer gente y de discutir problemas reales. No se arriesga nada con invitarlos y podrían surgir sorpresas al ver quiénes aceptan la invitación. ¿Qué otro tipo de sesiones habrá? Algunas posibilidades:

Discursos o charlas similares – sesiones informativas presentando ideas prácticas o teóricas o métodos relevantes para el trabajo. Pueden incluir elementos de otros tipos de sesiones, pero esencialmente consisten en el tema a tratar. Una variante aquí es una sesión de carteles: carteles con explicaciones gráficas y en texto del trabajo de un presentador que pueden ser vistos independientemente por los participantes. En un momento fijado, durante la conferencia, cada

presentador de carteles da una pequeña charla sobre su cartel y contesta preguntas sobre él.

Talleres de trabajo – enseñanza de métodos, técnicas, y otras habilidades o actividades relacionadas (por ej., técnicas de relajación para un trabajo estresante).

Información de hechos importantes – nuevas reglamentaciones, problemas políticos/de apoyo, estado del campo/área de estudios, etc.

Hilos o hebras  – una serie de sesiones que se relacionan todas con un tema (depresión, trabajo con poblaciones  especiales, apoyo, administración del programa, etc.).

 Interactiva – sesiones prácticas donde los participantes son justamente eso: participantes en discusiones, actividades, simulaciones, juego de roles, etc.

Mostrar y contar – sesiones donde los participantes comparten lo que están haciendo en su trabajo.

Sesiones de varios tipos generalmente duran desde 45 minutos hasta tres horas, dependiendo de cómo esté programada la conferencia. Los participantes podrán tener hasta 15 ó 20 opciones por cada sesión en una conferencia grande.

Desafortunadamente, estas opciones no caen del cielo. Alguien – el coordinador y el equipo organizador – tienen que encontrar gente que esté interesada (y que sea interesante) para presentar las diferentes sesiones. Para una conferencia local, esto consistiría en contactar a las personas apropiadas, poner avisos en varias organizaciones y agencias o elegir de antemano a la gente que se quiere, y luego persuadirlos de que acepten. Para una conferencia grande, más amplia, es mucho más probable tener que enviar, junto con los materiales de inscripción anticipada (o aún antes), una convocatoria para presentadores, publicarla en uno o más periódicos profesionales y/o en Internet, pasar la voz y recurrir a otras organizaciones, universidades, hospitales, etc., para reclutar a los presentadores.

¿Se tendrán varias opciones (“grupos más pequeños”) en cada  sesión o estarán limitados a una o dos posibilidades?  La clave es probablemente el tamaño real de la conferencia. Muchos tipos de presentaciones son inefectivas si hay demasiada gente involucrada.

¿Se piensa ofrecer créditos para el desarrollo profesional o para educación continua por medio de determinados talleres de trabajo, por todos a los que se haya asistido o por la conferencia como un todo? Muchas profesiones requieren que sus miembros obtengan un determinado número de créditos por año como comprobante de educación continua con el objeto de  mantener su certificación o licenciatura. Los congresos/conferencias pueden proporcionar algunos de estos créditos – cuántos, dependerá de las negociaciones con la organización licenciataria.

¿Habrá exhibidores? A menudo, los comerciantes que producen o venden materiales relevantes al asunto o a los intereses de los participantes de una conferencia pagarán una suma  - y podrán contribuir a la conferencia de otros maneras también – a cambio de que se les permita disponer exhibidores e introducir (y vender) sus productos a los asistentes. Ejemplos típicos son las compañías que venden libros de texto o programas de computación en conferencias relacionadas con temas educativos, y empresas farmacéuticas en conferencias sobre la salud. Los exhibidores se interesan generalmente en grandes conferencias donde tengan la posibilidad de exponerse a cientos de asistentes.

¿Habrá visitas en el área donde se realiza el evento. éstas son visitas a lugares tales como clínicas, programas de servicios comunitarios, proyectos de hotelería, áreas naturales de interés medioambiental, etc. Estas visitas pueden durar un día entero (o aún más en algunos casos) y llevan a los participantes a observar

y experimentar lugares y programas relacionados con el propósito del grupo patrocinador y/o con el tema de la conferencia.

¿Habrá negociaciones de tipo organizativo? Muchas conferencias incluyen la reunión anual de la organización patrocinadora y realizan la elección de la directiva y de los funcionarios, ceremonias de premiación y honoríficas, informes financieros anuales y votaciones sobre temas organizativos, tales como cambios en los estatutos.

¿Se programará algún tipo de entretenimiento? Algunas conferencias incluyen cenas con baile o entretenimiento nocturnos – música en vivo o una película, por ejemplo. Las conferencias grandes, especialmente aquellas que cambian las sedes todos los años, a menudo programan visitas a eventos y atracciones locales.

Algunas conferencias regalan, y otras venden, materiales promocionales – sombreros, camisetas, llaveros, pequeñas mochilas, etc. –, a menudo proporcionadas por los exhibidores, con el logo de la conferencia o el nombre y el logo de la organización patrocinadora.Una duda para el organizador de una pequeña conferencia es si se debe “dividirla” en varias sesiones o simplemente permanecer juntos todo el tiempo. La respuesta depende realmente de lo que se quiera conseguir, así como del número de participantes.

Hay muchas posibilidades. Hasta algunas conferencias relativamente grandes pueden mantener a todos juntos, pero programan actividades en las que la gente forme grupos más pequeños para trabajar sobre problemas o discutir temas, y que luego vuelvan a juntarse para compartir sus resultados o respuestas.  Otros pueden mantener a todo el grupo junto durante todo el día de modo que todos puedan escuchar o participar en las mismas presentaciones o actividades. Las conferencias pequeñas pueden beneficiarse del tamaño del

grupo programando actividades que normalmente se harían solamente en una sesión dividida.  Se puede ser tan creativo o tan convencional como se quiera – una pequeña conferencia podrá sacrificar la variedad de las actividades pero puede lucirse con el tipo de actividades que puede ofrecer y con el grado de interacción entre los participantes.

El que se elijan divisiones o no, depende de una serie de factores: de la cantidad de ideas que se quieren presentar; de hasta qué grado se desea exponer a todos en la conferencia al mismo conjunto de ideas; de la cantidad de asistentes (una charla con una audiencia de varios cientos es menos dinámica que una discusión entre un grupo de 15); de cuánta discusión se quiera; de si hay actividades (teatralizaciones, por ejemplo) que funcionarán mejor en pequeños grupos, etc.

Encarar la logística de la conferencia. La logística comprende los detalles prácticos de una conferencia que la hacen posible: dónde  realizarla, cómo encontrar a los presentadores, cuánto costará, cómo transportar  a la gente, quién se ocupará de la exhibición de las diapositivas, etc. Ésta es la parte donde los organizadores de la conferencia trabajan más.

o Localización geográfica. Esto se refiere a la ciudad o área donde se  celebrará el congreso. Para una conferencia que se enfoca en una ciudad o comunidad determinada, esta decisión se reduce a encontrar un lugar (vea abajo). Para una conferencia anual que cambia de lugar todos los años o para una conferencia estatal o nacional (o internacional), sin embargo, la elección no es tan simple. Se debe considerar lo que la gente está dispuesta a gastar, cuán lejos querrán viajar y a dónde estarían dispuestos a ir. También está el tema de si están buscando un lugar excitante para visitar o un lugar sin nada que distraiga del trabajo de la conferencia.

o La sede del evento. Para empezar, ¿cuánto espacio se necesita? Una gran conferencia con múltiples

sesiones divididas necesitará una cantidad de salas que dé cabida a grupos desde 10 a 40 personas aprox., y algunas con capacidad para más. Una conferencia que mantenga a todos los participantes juntos puede arreglarse con una gran sala o auditorio– o no tan “grande” dependiendo del número de participantes. ¿Se quieren salas dispuestas como la mayoría de los salones de clase – todos mirando al frente para una clase – o salas que puedan adaptarse a muchos estilos– circular, pequeños grupos, alrededor de una mesa, etc.? ¿Se necesita mucho espacio abierto para que la gente pueda dar vueltas? ¿Se necesita un salón lo suficientemente grande donde quepan todos los participantes juntos? ¿Se quiere un espacio informal donde la gente se pueda sentar confortablemente a hablar? ¿Se desea además un espacio abierto? ¿Qué pasa con el lugar para las comidas? ¿Se quiere que sea en un hotel, donde la gente pueda pasar la noche? ¿Se busca un lugar donde los asistentes no tengan que preocuparse por molestar o ser molestados por nadie más? Éstas y otras preguntas similares son las que deben hacerse para determinar dónde  realizar una conferencia.

Muchas grandes conferencias se realizan en hoteles, los que, justamente, obtienen una buena parte de sus ganancias siendo anfitriones de éstas. La mayoría de los hoteles tienen grandes salones de baile y una cantidad de salas de reuniones más pequeñas que sirven como sedes para las conferencias. El hotel proporcionará los alimentos para cualquier comida y tentempié y también dispondrá de un número acordado de habitaciones a un costo especial para los participantes de la conferencia. Algunos hoteles también proporcionan equipo audio-visual, sistemas de sonido y

cualquier otra herramienta electrónica que se necesite. Obviamente, ninguno de estos servicios es gratis, pero la atracción de tenerlos todos bajo el mismo techo es poderosa, como lo es también el hecho de que estos hoteles albergan conferencias continuamente y de que su personal está acostumbrado a trabajar con los organizadores de las conferencias y a ayudar a que las cosas funcionen sin tropiezos.

Otras posibilidades para grandes conferencias son los centros de conferencias o convenciones, que están a menudo muy cerca de varios grandes hoteles que reservan grupos de habitaciones a precios de conferencia; centros de retiro, que generalmente son alojamientos menos confortables que los hoteles, pero que a menudo están situados en impactantes escenarios naturales; o complejos comunitarios, que generalmente son muy sencillos, pero baratos o gratuitos, y a menudo en vecindarios donde el tema de una conferencia sobre servicios o salud comunitarios puede ser fácilmente observado.

Las sedes de conferencias cobran honorarios por su espacio y por cada uno de los servicios que proporcionan. Los organizadores de conferencias, a menos que tengan un acuerdo habitual con un lugar, pueden solicitar ofertas. El coordinador y algunos o todos los del equipo pueden visitar a algunos o todos los ofertantes para ver el lugar y discutir cómo puede ajustarse a la conferencia. Entonces se elegirá el sitio que parezca acomodarse mejor a las necesidades de la conferencia (no necesariamente siempre el más barato).

Las pequeñas conferencias locales a menudo encuentran espacios donados o pertenecientes a la organización patrocinadora o a una organización a la cual uno de los miembros del comité está afiliado. Los centros de retiro, en particular, están a veces dispuestos a donar o a cobrar bajos honorarios por prestar el espacio para servicios comunitarios, como pueden también estarlo bibliotecas, centros comunitarios, ayuntamientos o lugares similares.

Si se están usando espacios donados o si hay un límite muy estricto en lo que se pueda gastar por un sitio, entonces el tamaño de la conferencia puede estar limitado por la cantidad de espacio de que se disponga. Esa información deberá ser

enviada con los materiales de inscripción (el espacio es limitado – inscripción por orden de llegada), y las inscripciones deben cerrarse cuando se alcance el límite.

En general, si se realiza el evento en cualquier lugar que no sea un hotel, un centro de convenciones o un centro de retiro (y a veces en esos lugares también), los organizadores mismos tendrán que proveer el equipamiento audio-visual, el hospedaje, la comida y otras cosas extras. Se debe recordar también que el lugar debe ser accesible para personas con limitaciones físicas y tener instalaciones sanitarias adecuadas – accesibles para ellos también- para la cantidad de asistentes.

La comida. Como se explicara más arriba, si el evento se  realiza en una instalación para conferencias, probablemente allí se encargarán de la comida (en general, para una gran conferencia formal, los participantes se inscriben y pagan por las comidas que quieren como parte de su inscripción para la conferencia). Una conferencia en un hotel o centro de convenciones generalmente proporcionará desayuno continental y almuerzo cada día de la conferencia y puede incluir una o más cenas también (a menudo un banquete o cena de premiación). En otros tipos de sitios, se puede contratar un servicio de banquetes o pueden preparar la comida los organizadores o voluntarios mismos. Una conferencia informal, de un día, puede ser de las que los asistentes llevan su propia comida, o se puede proporcionar una comida simple (pizza o emparedados).  Otra posibilidad es una bebida y un tentempié a media mañana y/o a media tarde.  Se dispone a menudo de agua embotellada y café a lo largo del día. Si una conferencia está subvencionada por una fundación, las comidas y tentempiés pueden ser gratuitos para los participantes.

Alojamiento. Cuando los asistentes, oradores o presentadores vienen de lejos, pueden necesitar un lugar donde alojarse. Las conferencias con sede en hoteles generalmente proporcionan habitaciones a

precios especiales (prácticamente siempre se espera que los participantes paguen por sus cuartos de hotel), mientras que el alojamiento en centros de retiro puede estar incluido en el precio de inscripción de la conferencia. A menudo, se ofrece alojamiento en varios hoteles. Los participantes de las conferencias locales pueden pernoctar en las casas de los lugareños, en hostales o en residencias estudiantiles disponibles por poco o nada de dinero o pueden acampar en algún lugar.  Los organizadores de las conferencias a menudo acuerdan pagar los gastos de alojamiento o proporcionar una casa donde quedarse al orador principal y/o a otros “invitados especiales”.

Cuotas de inscripción. Cuando la conferencia es local y tiene pocos o ningún gasto, puede ser gratuita para los participantes, lo mismo que cuando la conferencia está apoyada por una subvención o contrato.  La mayoría de las conferencias grandes, de varios días, cobran cuotas para cubrir los costos, que incluyen materiales, envíos de correo, alquiler del lugar y del equipo, la comida y/o los pagos a los oradores principales y otros presentadores, las fotocopias e impresos, etc. Algunas conferencias son una fuente de dinero, ya que cobran cuotas que son lo suficientemente altas como para pagar la conferencia y apoyar a la organización patrocinadora también. Los miembros de la organización patrocinadora y aquellos que se inscriban antes de una determinada fecha a menudo obtienen tarifas reducidas.  Los costos pueden variar dependiendo de la magnitud y duración del evento.  Las conferencias locales pueden cobrar cuotas en base a una escala “móvil”(es decir, de acuerdo al ingreso de los participantes) para alentar la participación diversificada y pocas veces cobran más de lo necesario para cubrir los costos reales.

Carteles. Se necesitarán carteles que señalen el camino a los varios salones de conferencias, los exhibidores, las comidas, los baños y otros puntos de interés en el lugar de la conferencia, así como a mesas o puestos oficiales – para registro, información, apoyo, etc.  Estas mesas o puestos también necesitarán carteles de identificación y debería haber carteles dirigiendo a los participantes a cada charla. Los carteles deberían estar complementados con mapas del lugar de la conferencia colocados en lugares estratégicos (especialmente en cruces de corredores y lugares de reunión). Además, un tablero de anuncios de la conferencia en un sitio destacado puede ser usado para avisar a los participantes de cambios de horarios o de habitaciones, números telefónicos de emergencia, objetos “perdidos y encontrados”, etc.  Puede incluso tener espacio para “avisos personales” (Hola, Juan – Llegué tarde en la noche, me encantaría encontrarte.  ¿Almorzamos el viernes? Llámame. Atte. Pedro).

Identificación. La gente necesitará gafetes de identificación también. El personal de la conferencia, los voluntarios, los asistentes técnicos y otros “funcionarios” deben llevar insignias de identificación que resalten (un color diferente, tal vez) y que los identifiquen como personas a quienes acudir en caso de tener preguntas. Todos los participantes deben tener gafetes con sus nombres y afiliación laboral, de modo que todos sepan quién son (las insignias pueden estar pre-impresas o proporcionarse en blanco para que los participantes las llenen.  En cualquier caso, pueden incluirse en el paquete de la conferencia).

Seguridad y protección. Un hotel u otro sitio para conferencias usualmente emplea seguridad interna y gente con formación médica de urgencia. Aun cuando éste sea el caso, el personal de la conferencia debe

contar con un equipo de primeros auxilios con elementos esenciales: curitas, aspirinas, sustitutos de aspirinas, antiácidos, etc.  En una conferencia local en un lugar comunitario, se debe asegurar  que los participantes y los presentadores sepan si pueden depositar con seguridad ropa de abrigo y otros objetos personales y dónde hacerlo, y tener un paramédico, enfermero u otro profesional  médico disponible en caso de emergencia.

Coordinación y resolución de problemas. Como se discutió anteriormente, el coordinador debe ser la persona indicada para tratar el lugar de la conferencia o con los proveedores de la comida, otros proveedores, presentadores, animadores, exhibidores, participantes y todos los demás.  Generalmente recae en él  negociar con el hotel u otro sitio, discutir el pago y cualquier otro beneficio con los exhibidores y encargarse de los problemas, las quejas o las necesidades especiales de los participantes.  Generalmente él también trabaja en  los detalles de los contratos con las sedes y demás, para que resulten mutuamente aceptables.

La mayoría de los hoteles y lugares para conferencias tienen contratos y procedimientos estándar que usan para todas las conferencias. Esos contratos pueden ajustarse para una conferencia específica con necesidades específicas. Es responsabilidad del coordinador – con la ayuda y supervisión del equipo organizador – asegurarse de que se cubra en él todo lo que se pueda y de que los precios por cualquier servicio especial sean razonables.

Debería también haber contratos con todos los demás – excepto los participantes – que sean remunerados por proporcionar servicios o que estén pagando honorarios a los organizadores de la conferencia (por ejemplo, los exhibidores). Esto incluye a los oradores principales y/o otros presentadores a quienes se les pague los gastos o un honorario, los proveedores de comida, los exhibidores, los proveedores de equipos, etc. En el caso de una gran conferencia, absolutamente todo debe ir por escrito. (Vea el Apéndice #1 para mayor información sobre la negociación de contratos).

Para un evento local, de un día, puede no haber necesidad de contratos. El espacio donado, pizza gratis o pagada por los patrocinadores y presentadores locales, pueden eliminar la necesidad de cualquier formalidad.HACERLE PUBLICIDAD A LA CONFERENCIA, INSCRIBIR A LOS PARTICIPANTES Y RECLUTAR A LOS PRESENTADORES.

Publicidad y reclutamiento. Algunas conferencias se forman enteramente con miembros de la organización patrocinadora, y por tanto la publicidad podrá limitarse a hacer llamadas a los presentadores y o envíos de materiales de inscripción pre-conferencia a los miembros; en algunos casos, todo esto podrá realizarse simplemente publicando la información en un sitio Web. Sin embargo, para conferencias que son eventos únicos o los primeros en una-serie, más que parte de una serie anual, o para conferencias anuales que buscan atraer a una amplia concurrencia, la publicidad es por lo general necesaria. Además de envíos de correo a una lista de gente interesada y de publicar información sobre la conferencia en Internet, otras estrategias incluyen:

Publicidad impresa, especialmente en periódicos, boletines de noticias y otros medios de prensa leídos por la gente que interesa atraer o publicada por la organización patrocinadora.

Carteles y/o otros anuncios enviados a organizaciones e instituciones relacionadas con el tema o asunto de la conferencia.

Reportajes, entrevistas y/o comunicados de prensa en medios locales, estatales o nacionales.

Comunicación general a una lista de correo electrónico.

Blogs en Internet.

Anuncios enviados a líderes de opinión en el tema o en la comunidad.

Pasar la voz (más efectivo, obviamente, a nivel local, pero también en círculos mucho más grandes, especialmente a través de Internet).

Inscripción anticipada. Para casi cualquier conferencia, no importa cuán pequeña o informal sea, tiene sentido realizar el procedimiento de inscripción anticipada para los participantes. Esto les da a los organizadores una estimación de cuánta gente asistirá (para poder planificar la cantidad adecuada de comida y materiales, el tamaño de las sesiones y el espacio necesario), y les da a los participantes una fecha sólida alrededor de la cual hacer planes. Si la conferencia es corta –un día o menos- y gratuita, la inscripción puede consistir en devolver una simple tarjeta de confirmación con una frase como “Asistiré”, o hasta una llamada telefónica o un correo electrónico.

Además del formulario de inscripción, los materiales pre-conferencia deben incluir tanta información sobre el evento como sea posible: el programa de los talleres de trabajo, si es que ya se ha completado; el o los oradores principales; cualquier evento especial, tal como una cena de premiación, un encuentro anual o un banquete; recorridos por el lugar; y entretenimiento u otros eventos sociales o de diversión.

Si la conferencia tiene un precio, generalmente se espera que los participantes lo envíen junto con su inscripción. Los formularios de inscripción deben ser enviados con tiempo – varios meses antes de la conferencia. Los formularios de inscripción normalmente también se ponen en el sitio Web de una organización o conferencia y los participantes pueden inscribirse para muchas conferencias electrónicamente. Si es posible, debería haber algún procedimiento automatizado para hacerle saber  a la gente que sus formularios de inscripción han sido recibidos (por favor, vea la Herramienta #1 para una obtener un ejemplo de formulario de inscripción).

Reclutamiento de los presentadores. Muchos de los presentadores para las conferencias son de la misma procedencia que los participantes – gente que está en el tema o miembros de la organización patrocinadora. Las convocatorias para presentadores, por lo tanto, a menudo se envían a las mismas personas a las que se manda la información de inscripción anticipada y, como la pre-inscripción, puede generalmente hacerse por correo electrónico.

Además, se puede tener a determinadas personas en mente, especialmente los principales oradores potenciales, a quienes se contactará personalmente o se asegurará enviarles información sobre presentadores.  Cualquier personalidad a quien se le ofrezca algo más aparte de lo que la mayoría de los presentadores reciben – los gastos, un honorario, un premio – debe ser contactado personalmente.

Las charlas para conferencias académicas y algunas otras pueden ser acerca de trabajos escritos. En general, tanto los trabajos mismos como el tema y esquema general deben ser enviados a un panel de expertos u organizadores de la conferencia para que los acepten. Para otras conferencias, los organizadores requieren solamente el título y una breve descripción de la presentación que se propone

(Vea la Herramienta # 2 para obtener un ejemplo de convocatoria para presentadores).LLEVAR A CABO LA CONFERENCIA

Una vez que todo el trabajo preliminar está realizado, la conferencia misma deberá llevarse a cabo. Para un gran evento, esto significa encargarse de la logística de antemano; atender a los participantes inscritos cada día de tal modo que no resulte problemático para nadie; responder a los problemas y las necesidades de participantes y presentadores; y asegurarse de que todo el mundo deje sus comentarios para que se pueda evaluar más tarde la conferencia.

Una nota aquí acerca del personal de la conferencia – coordinador, miembros del comité y cualquier voluntario, personal de apoyo y otros involucrados: El personal de la conferencia debe estar identificado con insignias de colores, cintas o alguna otra etiqueta que los distinga y deben permanecer a la vista y dispuestos durante toda la conferencia a contestar preguntas y atender problemas. Cuanto más rápidamente los participantes, representantes del lugar, presentadores y otros puedan encontrar a estas personas, mejor. Y cuanto mejor preparadas estén estas personas – más fácilmente podrán contestar preguntas y solucionar problemas – la conferencia transcurrirá más tranquilamente y la experiencia para los participantes será mejor.Logística justo antes de la conferencia y durante ella.  Hay una cantidad de programaciones y tareas similares que deben atenderse para que las cosas se desarrollen sin tropiezos:

Programar a los presentadores indicados para los salones correctos a las horas correctas.

Programar las sesiones de modo que los participantes puedan seguir el hilo del asunto (por ej., asegurarse de que las sesiones sobre el mismo tema no estén programadas a la misma hora o localizadas de modo que ir de una a la siguiente sea dificultoso).

Designar un “anfitrión” para cada sesión, el cual anunciará al presentador, se asegurará de que el  equipamiento esté en su lugar, controlará los tiempos, entregará los materiales impresos, distribuirá y recogerá los formularios de evaluación. El anfitrión también deberá hacer circular y recolectar una hoja de asistencia para otorgar créditos de educación continua a los participantes, si la conferencia los ofrece.

Trabajar con la gente de la sede para asegurarse de que hay espacios adecuados para las comidas, los descansos y otros eventos de la conferencia.

Colocar exhibidores, café, material a distribuir y cualquier otra cosa en lugares adecuados (donde no contribuyan a bloquear el tránsito, sean accesibles y fáciles de encontrar, etc.).

Encontrar los mejores lugares, en términos de fluidez del tránsito, visibilidad y accesibilidad, para los servicios de inscripción, información y emergencia.

Disponer o informar a los participantes y presentadores, de antemano, acerca de la disponibilidad o no del estacionamiento para la conferencia.

Los centros de convenciones suburbanos o rurales usualmente disponen de amplio estacionamiento gratuito. Los lugares urbanos pueden cobrar por el estacionamiento, hacer arreglos con estacionamientos que queden a pocas cuadras o no tener estacionamiento del todo. Si habrá muchas personas conduciendo hasta la conferencia, es importante o hacer arreglos para que se estacionen (quizás en un estacionamiento local a un costo reducido) o por lo menos informarles de la situación.

Imprimir o copiar el material para los paquetes de los participantes, los formularios de evaluación, etc.

Reclutar y organizar a los voluntarios para que atiendan las mesas de inscripción e información, dirijan a la gente a las sesiones, entreguen información importante, etc.

Inscripción/presentación a la conferencia. Debe haber paquetes con los materiales de la conferencia listos para las personas que se hayan inscrito anticipadamente (la gran mayoría de los participantes) (vea laHerramienta # 3 para saber cuáles son los contenidos de un típico paquete de conferencia). Las mesas de inscripción deben estar armadas de modo que el registro de los participantes y la recepción de los paquetes sean tan rápidos y fáciles como sea posible – tal vez varias filas dispuestas alfabéticamente.  Siempre debe haber alguien en la estación de inscripción  - el coordinador o

uno de sus asistentes – que pueda responder prácticamente cualquier pregunta.

Debe haber también un procedimiento claro para las inscripciones del momento – qué hacer con los costos de la conferencia, cuándo dejar de aceptar inscripciones del momento (porque el espacio está colmado, por ejemplo, o porque se haya alcanzado el límite de preparación de comidas extra), hacerles saber a los participantes recién inscritos qué presentaciones están llenas, etc.

Cuidado y alimentación de los oradores y los presentadores. Si hay oradores principales o invitados importantes – políticos, celebridades, grandes personalidades en el tema – se debe asignar a alguien que se asegure de que tengan lo que necesitan, lleguen a los lugares correctos a la hora correcta, comprendan lo que se espera de ellos, tengan sus comidas, sean presentados a la gente, etc.  En una pequeña conferencia local, esto es menos importante, puesto que la interrelación se producirá naturalmente. En una conferencia mayor, sin embargo, los organizadores deberán asegurarse de que estas personas – especialmente si han hecho lugar en sus agendas para estar allí o han acordado no cobrar nada – disfruten de una buena experiencia y se vayan con una sensación positiva acerca de la conferencia y de la organización patrocinadora.

En una conferencia donde la mayoría de los presentadores pertenecen a la organización patrocinadora o no reciben honorarios, no deberá cobrárseles los gastos de la conferencia y de la comida del día que hagan su presentación, como una manera de instar a la gente a que consideren dirigir una sesión.Manejo de crisis. Esto puede tratarse de la cancelación de la llegada de uno o más presentadores –o, aun peor, la de un orador principal que todo el mundo estaba esperando escuchar. Una emergencia ambiental que imposibilite la llegada a la conferencia de la mayoría de la gente. Un error de computación que deje a muchos participantes sin las

habitaciones que creían haber reservado. Cualquiera de éstas y una cantidad de otras crisis pueden surgir en el curso de una conferencia.

Es imposible tener un plan de contingencia para todo lo que pueda suceder, pero es posible intentarlo y anticiparse a los problemas más comunes – no es inusual en una gran conferencia que por lo menos uno de los presentadores no aparezca, por ejemplo – y tener un plan B por si suceden.  Es también crucial saber quién se va a encargar de las crisis cuando surjan. Generalmente es el coordinador, pero deberá tener un sustituto también.

Es necesario asegurarse de tener un plan para emergencias médicas (y un botiquín de primeros auxilios, con curitas, aspirina y otros elementos básicos) y para otras situaciones extremas posibles. Se debe saber dónde están las salidas en caso de incendio y crear un plan para sacar a la gente del edificio rápida y tranquilamente. Todo el personal de la conferencia debe saber qué hacer en esas situaciones. También se debe estar preparado para lidiar con participantes o presentadores enojados o irracionales – todos entre el personal deben saber quién se encargará de estos casos y cómo ubicarlo rápidamente (el personal de la conferencia, así como los representantes de la sede, pueden usar teléfonos celulares o radios para comunicarse, y el disponer de esa red de intercomunicación puede atenuar inmensamente el nivel de estrés, especialmente en situaciones de crisis).

Formularios de evaluación. En muchos casos, se querrá evaluar la conferencia (vea más adelante), por lo que se necesita alguna manera de averiguar la opinión de la gente. En una conferencia pequeña, puede ser posible terminar el día con sesiones de evaluación de uno o más grupos pequeños, y así obtener la información directamente de la boca de los participantes. Más común, sin embargo, es entregar formularios de evaluación simples por cada sesión y uno por la experiencia de la conferencia en su conjunto

(consulte la Herramienta # 4 para una muestra de formularios de evaluación).  Estos formularios pueden también pedir a los participantes que identifiquen comités o asuntos con los que les interesaría trabajar en futuras conferencias. El “anfitrión” de cada sesión tiene la responsabilidad de asegurarse de que haya tiempo al final de la sesión para que los participantes llenen los formularios de evaluación y de recogerlos y depositarlos en un punto centralizado.

Al anfitrión de cada sesión podrá entregársele una caja con los formularios de evaluación, otros materiales que el presentador haya llevado de antemano, la hoja para firmar para obtener créditos de educación continua y cualquier otro material que se necesite para la sesión. La caja es registrada como “salida” y luego como “devuelta” cuando es retornada con la hoja de firmas y las evaluaciones completadas.

Para ayudar a recoger las evaluaciones de la conferencia en su conjunto, las conferencias a veces ofrecen un premio – desde un pequeño recuerdo de la conferencia a algo más sustancial como una camiseta o hasta una oportunidad de participar en el sorteo de un premio (a menudo de un objeto donado por uno de los exhibidores) - a todos los que devuelvan el formulario.Limpieza y empaquetado de los materiales y equipo proporcionado por los organizadores. Al final de la conferencia, todavía hay trabajo que hacer.

Si el contrato con la sede no incluye la limpieza entre las responsabilidades del proveedor del espacio (lo hará en el caso de un hotel o un centro de conferencias), entonces el equipo organizador y los voluntarios deberán asegurarse de que el lugar quede limpio antes de irse.  Aun cuando la limpieza no sea su responsabilidad, los organizadores deben asegurarse de recolectar todos los formularios y otros materiales desperdigados, cualquier equipamiento que hayan llevado ellos mismos y cualquier otra cosa que necesite devolverse a la organización patrocinadora.  Frecuentemente, es también necesario crear una caja de objetos “perdidos y encontrados” y avisarles a los participantes con objetos

perdidos que pueden ponerse en contacto con la organización para recuperarlos.

Seguimiento. El otro asunto importante de trabajo que todavía queda a esta altura es el seguimiento de los cabos sueltos. Si una sesión plenaria (de toda la conferencia) culminó con un acuerdo para hacer algo, esto se debe iniciar. Se deben emitir los certificados de educación continua, si es que no se hizo durante la conferencia misma. Todos los que hayan ayudado con la conferencia, desde oradores principales hasta importantes presentadores, desde funcionarios del lugar hasta voluntarios, deben recibir un agradecimiento por escrito. El coordinador y los organizadores tienen que arreglar las cuentas con la sede o los proveedores  (el pago del número de comidas extra, por ejemplo, se deja generalmente para cuando la conferencia termina, de modo que se pueda establecer la cantidad total). Sin importar cuán estupenda pueda haber resultado, la conferencia no termina hasta que se hayan hecho todas las tareas de seguimiento.

EVALUACIÓN

Al evaluar una conferencia, hay varias áreas que deben ser examinadas.

Presentaciones individuales. ¿Fue la presentación relevante para el tema de la conferencia? ¿Fue clara y comprensible para los asistentes? ¿El método de presentación reflejó el contenido y contribuyó redujo a la efectividad de la presentación o la? ¿La gente la disfrutó y aprendió de ella? ¿Se debería invitar al presentador a otra conferencia? Se debería poder contestar estas preguntas si se ha o entrevistado a los participantes o diseñado buenos formularios de evaluación y recolectado suficientes de ellos.

Estas cuestiones no representan un problema para una conferencia académica, donde el objetivo es tener gente que presente su trabajo y sus ideas para que otros trabajen sobre ellos y los discutan. La habilidad del presentador podrá tener mucho que ver con cuán convincente es, pero tendrá poco

que ver con las decisiones sobre si se vuelve a invitarlo a otra conferencia. Esto tiene más que ver con la calidad de su trabajo y de sus ideas. La única excepción podría ser si sus ideas son simplemente ofensivas o ridículas – racistas, homofóbicas, que nieguen la existencia del planeta Júpiter, etc.. Y hasta las ideas que parezcan ofensivas deben ser tomadas en serio si están basadas en hechos que puedan ser probados.La experiencia en su conjunto. Otra vez, si se ha hecho el trabajo en la conferencia misma, tanto obteniendo información directa y verbal como diseñando buenos formularios de evaluación y recaudándolos de la mayoría de los participantes, se debe poder contestar las preguntas importantes: ¿Ofreció la conferencia una variedad de experiencias relacionadas con el tema? ¿Obtuvieron los participantes lo que esperaban y necesitaban? ¿Hubo suficientes oportunidades de interrelacionarse y de socializar? ¿Fueron las sesiones generalmente interesantes, útiles y relevantes? ¿La conferencia pareció bien organizada? ¿Se desarrolló sin tropiezos? ¿Qué les gustó más a los participantes? ¿Qué habrían hecho ellos de manera diferente?

El lugar y sus servicios (si se llevó a cabo la conferencia en un hotel, un centro de conferencias, un centro de retiro u otro sitio similar). Aquí, las preguntas son tanto para el coordinador y las otras personas que interactuaron directamente con la sede, como para los participantes. ¿Resultó el lugar práctico? ¿Los funcionarios de la sede fueron accesibles y serviciales? ¿La sede proporcionó lo que prometió? ¿Sobrepasó los términos del contrato para ayudar al éxito de la conferencia? ¿Cómo manejó los errores y los problemas? ¿La comida fue decente y razonablemente saludable, y fue servida sin demoras? ¿Qué otros servicios proporcionó el lugar, y de qué calidad fueron? ¿Qué proporcionó la sede como rutina sin cargo extra (¿agua?, ¿papel y bolígrafos?, ¿café?)? ¿El lugar fue fácil de encontrar y de llegar a él? ¿Hubo suficientes salones de conferencia, y  fueron lo suficientemente grandes para el propósito y lo

suficientemente confortables (ni demasiado calurosos ni demasiado fríos, amueblados con sillas razonablemente cómodas, mesas donde se necesitaban, etc.)? ¿Fue el costo razonable, comparado con otros lugares posibles?

Desempeño del coordinador, del equipo, del personal de la conferencia y de los voluntarios.Esto no debería ser una revisión de desempeño (especialmente si fue una primera conferencia o una de una sola ocasión), sino más bien una evaluación de lo que salió bien, de lo que debería hacerse de manera diferente y de cuán bien funcionaron los sistemas. Una buena porción de esta parte de la evaluación necesita ser hecha por la gente cuyo desempeño está siendo evaluado. Algunas de las preguntas importantes son:

¿Se les asignó a todos tareas claras y bien definidas, como para que la gente supiera qué se esperaba de ellos? ¿Cuán bien trabajaron todos juntos? ¿Hubo buena comunicación entre todas las personas involucradas? ¿Sabían todos a quién preguntarle cuando debían hacer una consulta? ¿Sabían todos quién estaba a cargo de qué? ¿Las tareas se cumplieron en un razonable lapso de tiempo? ¿Sabía el coordinador a quién recurrir cuando necesitara asistencia?

El proceso organizativo. Hay muchas coincidencias entre ésta y la parte anterior de la evaluación. Aquí, se necesita examinar:

o Si hubo suficientes personas, tanto en las etapas iniciales como durante la conferencia, para hacer todo lo que se necesitaba hacer.

o Si hubo suficiente tiempo para inscribirse.

o El proceso de planificación.  ¿Incluyó suficientes aportes de todos los que deberían haber sido incluidos?  ¿Tenía una estructura que hizo la planificación relativamente fácil? ¿Resultó en un plan fácil de seguir? ¿Dio como resultado una conferencia exitosa?

o Si las estimaciones iniciales – de cantidad de participantes, costos, etc. – fueron razonablemente acertadas.

o Lo que salió particularmente bien.

o Lo que se necesita cambiar y cómo.

Una vez que el proceso de evaluación haya terminado y se haya decidido cómo hacer las mejoras, se puede decir que se está listo para organizar la próxima conferencia.  Sin embargo, primero, es necesario tomarse un poco de tiempo para levantar los pies y relajarse.

PARA RESUMIR

Las conferencias son de distintos tipos y tamaños, pero todas necesitan organización. Aunque las pequeñas y las grandes, las locales y las distantes tienen diferentes necesidades, hay algunos lineamientos de organización que sirven para casi todas.  Casi cualquier tipo de conferencia necesita un marco de gente y de sistemas para sustentarla. Todas las conferencias necesitan ser planeadas – su localización, espacio, oportunidad, contenido y forma deben ser determinados con anticipación. Todas las conferencias necesitan informar a su audiencia objetivo acerca de su existencia y convencerla –o a suficientes miembros de ellos – de asistir.  Todas las conferencias tienen que atraer a presentadores interesantes, ya sea que provengan de la oficina de al lado del vestíbulo o de los lugares más recónditos del mundo.  Todas las conferencias deben ser bien realizadas si se quiere que los participantes tengan una buena experiencia.  Además, una conferencia debe tener seguimiento y evaluación, de modo que la próxima resulte mejor.

Sin importar si se centra en un problema inmediato, una mejora en la práctica, en crear conexiones o apoyo, una conferencia debe entusiasmar a los participantes y dejarlos

queriendo más – más ideas, más contacto con otros que tengan las mismas preocupaciones, más cambio, más maneras de hacer su trabajo. Una buena conferencia tiene la virtud de poner en movimiento corrientes que pueden tener gran influencia en un asunto o tema.Vale la pena el esfuerzo de organizarla bien.

Contributor 

Phil Rabinowitz

Recursos en línea

Conference Planning Guide from the U.S. Department of Justice Office for Victims of Crime.

Conference-organizing information from the Post-graduate Online Research Training   site of the University of London. This is particularly oriented toward organizing an academic conference, but a good bit of the information is applicable to other types of conferences as well.

Conference planning guide from the Student Environmental Action Coalition.

COMO ORGANIZAR UN CONGRESO

Congresos 

Tema y elección del Nombre Lo primero que debemos evaluar es el tema. En la actualidad en los encuentros de este tipo se abordan todo tipo de temáticas.

Un congreso pretende dar a conocer, desde la perspectiva de sus ponencias, conferencistas y debates, una serie de datos que faciliten no sólo información sino un contenido real sobre el tema central del congreso.

Veremos que a un congreso pueden asistir varios cientos de personas, reunidas en un auditorio u hotel, por lo que ya nos da una idea de su globalidad.

En la medida de lo posible debemos intentar que el lugar en el que se desarrolle el congreso sea afín al acto que aborda. 

Fecha y Lugar Por lo general planearemos un congreso con la suficiente antelación como para poder prever dónde conviene celebrarlo, además de preparar todo el material (Cronograma de actividades, planilla de inscripciones, etc.) para mandar a los posibles asistentes con la mayor antelación posible.

A la hora de escoger la fecha, sería interesante no ceñirse a una sola sino jugar con dos o tres posibilidades, previendo que los ponentes no siempre están disponibles.

Es muy bueno para la ciudad tener eventos periódicamente pero contraproducente cuando éstos se superponen, ya que no se les puede brindar a los visitantes un servicio óptimo.

Y en cuanto al lugar se refiere tener en cuenta otras cuestiones: 

· La Concurrencia:

Debemos prever cuanto público asistirá al evento, de manera que podamos calcular qué capacidad debe tener el auditorio. 

· Mobiliario:

Debemos tener en cuenta si los asientos son los adecuados, si disponemos de atril o de una mesa de presidencia. Al mismo tiempo debemos comprobar que la decoración sea la adecuada. 

· Servicios técnicos:

Si precisamos realizar una serie de conferencias, pasar diapositivas, videos o proyección de datos, es muy importante saber con qué cuenta la sala, para su contratación o no.

A efectos de calibrar el sonido, estableceremos el número de micrófonos que precisaremos y si deben ser inalámbricos.

Otro dato a tener en cuenta es la iluminación de auditorio. 

· Salas Anexas:

Siempre es importante disponer de otra sala en la que podamos recibir a los ponentes o efectuar algún tipo de preparación de sus conferencias.

Por otra parte también puede ser necesario contar con una segunda sala anexa para ruedas de prensa, presentaciones o donde se servirá un coffee break o cócktel. 

· Accesos y complementos:

Debemos contar con un salón o recinto de congresos que sea céntrico o de fácil acceso, que disponga de estacionamiento propio o cercano.

Preparación de invitados y convocatoria 

· Contactar a los diferentes disertantes que deseamos asistan al congreso. 

· Hacer un listado en el que incluiremos a todas las personas que podrían estar interesadas en la

convocatoria. 

· Hacer la convocatoria, comentando las fechas aproximadas y el tema de la conferencia. 

· Confeccione una segunda lista, detallando las fechas, los horarios y los diferentes ponentes y temas del acto. 

· Cuando ya se tiene establecido todo el organigrama de conferencias o debates se debe pasar por escrito y comenzar a preparar un programa, mientras paralelamente se confirma a todos y cada uno de los ponentes por teléfono o e-mail, el día y la hora de su conferencia. 

· Al márgen de estas conversaciones se le debe enviar por correo a los conferencistas las credenciales del congreso que oportunamente le hará llegar junto con las reservas del hotel y los pasajes de traslado a la ciudad.

Alojamiento y entretenimiento Tanto para los disertantes como para los asistentes al congreso, se deberá tener en cuenta el hospedaje, aconsejamos que éste se encuentre cerca del lugar donde se desarrollen las actividades, de no ser así, se deberá prever los traslados hasta el recinto.

Por lo que se refiere al entretenimiento, es recomendable que tras las conferencias, los disertantes y asistentes al congreso sean invitados a asistir a algún espectáculo o acto que sirva para distender el ambiente y favorecer las relaciones interpersonales.

Otro punto que no se debe descuidar es la atención de los acompañantes de disertantes y de asistentes a los cuales se les debe hacer un programas paralelo que contemple, por ejemplo, un Tour por la ciudad, visitas guiadas o la asistencia a museos, espectáculos, etc. 

Catering Generalmente los hoteles incluyen el desayuno en su tarifa. Por lo que debemos prever el resto de las comidas ya que no todos poseen restaurante en el mismo.

A su vez los días de jornadas con gran cantidad de horas de conferencias es importante ofrecer coffee break a los asistentes, como así también cena de bienvenida y final de congreso.

En este caso será el RRPP del evento quien se encargará de entregar las invitaciones convocando a todos y cada uno de los invitados al acto en cuestión. O bien en el programa podemos advertir que durante el desarrollo del congreso habrá una serie de actividades paralelas. 

El Equipo Humano Todo congreso o acto necesitará de un equipo humano encargado de su gestión. Entre éstos, los más imprescindibles son: 

· Director de Congreso:

Se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicación en reuniones periódicas con los directores de cada subgrupo. 

· Jefe de Prensa:

Que según el volumen del evento, deberá contar con un gabinete de prensa. 

· Jefe de Relaciones Humanas:

Se encargará de la coordinación de todas las personas que trabajarán en el evento, manteniendo un clima de trabajo armónico.

También estará a disposición de los asistentes y acompañantes, atendiendo sus pedidos, tanto dentro como fuera del evento. 

· Presentador:

Podrá ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones de las conferencias así como también hacer de moderador en los debates o coloquios tras las presentaciones. 

· Promoción:

Se encarga de afiches, cartas de invitación, publicaciones, anuncios del evento. Además de conseguir auspiciantes que sostengan el evento. 

· Economía:

Se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, así como mantener el evento dentro del presupuesto. También se encarga de la inscripción de los participantes. 

· Protocolo:

Se encarga de velar por la correcta imágen del evento, ésto va desde el arreglo del local, atender a los invitados, velar por el orden el día del evento, hasta ubicar a la gente en su lugar. Se encargará de guiar al personal auxiliar de salas, y a la seguridad contratada. 

· Seguridad:

Deberá velar por la seguridad de los asistentes. 

· Personal auxiliar de Salas:

Realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, hacerse cargo del micrófono a la hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc.

Inauguración y Desarrollo del Evento Comenzaremos el congreso con una rueda de prensa o con una cena de presentación en la que participarán todos los asistentes y los cargos directivos del congreso.

Tras el acto anterior daremos inicio con una inauguración donde se podrá hacer la presentación de los directivos y dar lectura al programa del evento. 

Un buen final y la despedida La finalización de un congreso tiene la misma trascendencia que su inicio, por ello una de las soluciones más adecuadas sería la de convocar a los medios de comunicación e invitarlos a un cócktel de despedida, donde se suele hacer un balance del evento y si éste tiene una periodicidad establecida, hacer las invitaciones para el próximo evento.

En este momento se recomienda hacer entrega del certificado de asistencia, también se podría dar algún souvenir representativo de la Ciudad en agradecimiento de la participación en el acto. En la medida de lo posible sería un buen gesto entregar un pequeño detalle al acompañante.

Un último detalle formal consistiría en hacer llegar por correo a cada asistente una carta firmada por el director agradeciéndole nuevamente su participación. 

Resúmen 

· Prever con antelación las posibles fechas. 

· Establecer previamente la presencia de disertantes por teléfono o e-mail. 

· Confirmar por teléfono y escrito su participación y temario. 

· Hacer llegar a los posibles asistentes la documentación necesaria del congreso. 

· Establecer un programa paralelo para los acompañantes. 

· Prever los actos de presentación a la prensa mediante una conferencia de prensa o cócktel.  

· Concluir siempre con una cena o acto festivo. 

· Entregar un obsequio de participación a los disertantes y asistentes, y en lo posible a los acompañantes. 

Fuente: http://www.riocuartoeventos.com.ar/servicios.asp