Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft Dr. Holger Friedrich Abteilung Information und Wissensmanagement ASpB-Tagung, Kiel, 12.09.2013 Forschungsdokumentation

Bayerische Landesanstalt fürLandwirtschaft

Dr. Holger FriedrichAbteilung Information und Wissensmanagement

ASpB-Tagung, Kiel, 12.09.2013

Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite an der Bayerischen Landesanstalt für Landwirtschaft

Abteilung Information und Wissensmanagement

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Ausgangslage

Lösungsansatz

Ergebnis

Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite


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Ausgangslage – LfL

Angewandte Forschung

Hoheits-vollzug

Berufliche Bildung

• Wissens- und Dienstleistungszentrum für die Landwirtschaft in Bayern• gegründet im Jahr 2003• Vorgänger-Einrichtungen:

• 6 Landesanstalten• 3 Versuchsbetriebe• 7 Forschungstationen

• ca. 1.000 Planstellen, ca. 1.300 Mitarbeiter


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Ausgangslage – Räumliche Verteilung


Ausgangslage – Organisatorische GliederungOrganisationsstruktur

Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft

Präsident

Präsidium

Leitungskonferenz

Verwaltungsrat

Wiss.-techn. Beirat

Stabsstelle

Abteilungen

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Versuchsbetriebe

Berufliche Bildung

Information und Wissensmanagement

Qualitätssicherung und Untersuchungswesen

Förderwesen und Fachrecht

Zentrale Verwaltung

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Ausgangslage - Personalsituation

Eine Stelle für interne Informationsversorgung, Bibliothek und Dokumentation wurde vor Jahren eingespart.

Drei Anwendungsentwickler sind zur Unterstützung von Fachanwendungen erforderlich und finanziert; für den „eigenen Bedarf“ stehen keine Kapazitäten zur Verfügung.


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Ausgangslage – IT-Unterstützung

Eine vor Jahren selbst entwickelte Java-Anwendung zur internen Dokumentation ist

• veraltet,• hoch komplex strukturiert,• mit sehr detaillierten Benutzerberechtigungen versehen,• nicht akzeptiert.


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Ausgangslage – Aber:

Gefordert sind:

• Belastbare und zeitnahe Information für die Management-Ebene• Auskunftsfähigkeit am Telefon und gegenüber dem Ministerium• Instituts- und abteilungsspezifische Listen (Publikationen, Vorträge, Projekte,

Pressemeldungen, Besucher, ...) für Berichte (Jahresbericht, Forschungsreport, Beiräte, ...) und zur Belieferung externer Plattformen (DAFA, FISA-Online, UFORDAT)

• Kanalisierter Informationsfluss in die Medien- und Öffentlichkeitsarbeit• Standardisierte Verfahren der Informationsaufbereitung


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Lösungsansatz – Vorgehen

Klassisches Vorgehen

Ermittlung des funktionalen Bedarfs und der technischen Anforderungen

Erstellung eines Pflichtenhefts

Ausschreibung / Personalbeschaffung

Entwicklung / Kauf

Inbetriebnahme und Pflege

Alternatives Vorgehen

Ermittlung der vorhandenen Werkzeuge

Bewertung der vorhandenen Werkzeuge

Bei Eignung: Test

Bei Erfolg: Organisation einer Betriebsplattform und Anpassung an den Bedarf (Customizing)


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Lösungsansatz – Plattform

Plattformumgebung: Microsoft Office Sharepoint Server

Produktklasse: Collaboration Suite dient der Organisation der Zusammenarbeit in verteilten/komplexen Organisationen

Kennzeichen:- Einrichtung geschlossener, webbasierter Arbeitsräume- Verwaltung von Listen- Feingliedriges Benutzer-, Gruppen- und Rechtekonzept- Erfassungsfunktion und –formulare- Such-, Filter- und Sortierfunktionen- Download- Versionsverwaltung – Historienführung- Benachrichtigungsfunktion- ziel- und nutzerspezifische Ansichten- webbasierte Konfiguration

KomplexeFunktionen

- out-of-the-box


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Lösungsansatz – Psychologie und Motivation

• Offenes, transparentes System

• Persönlicher Nutzen (eigene Projekt- und Publikationsliste, Download-Funktion, Instituts- und Abteilungssichten)

• Kein Zusatzaufwand, Ablösung bisheriger Verfahren

• Unterstützung der Leitung – nur was in der gemeinsamen Plattform dokumentiert ist geht in weitere Verarbeitung, Auswertungen und Meldungen ein


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Vorgehen - Verlauf

August 2011 Testinstallation eines Sharepoint-Servers in der hauseigenen InfrastrukturAufbau exemplarischer Listen für Projekte,

Veröffentlichungen, Vorträge und BesuchertermineDezember 2011 Präsentation bei der Leitungsklausur

Grünes Licht zur Umsetzung für die gesamte LfLAufbau von weiteren Listen für Gutachten und

Stellungnahmen, Rundfunk und Fernsehen, Pressemeldungen und Kalender

Februar 2012 Datenübernahme aus der Altanwendung(ca. 1.500 Projekte, 1.800 Vorträge, 1.600

Veröffentlichungen)April 2012 Start des Produktivbetriebs auf der bisherigen TestplattformDezember 2012 Erstmalige Erstellung der Jahresberichts-ListenJuli 2013 Migration auf die neuer Version Sharepoint Foundation 2010

und eine Serverplattform beim RZ Südaktuell: 2.414 Projekte, 5.136 Veröffentlichungen, 7.160 Vorträge,

465 Gutachten, 1.157 Veranstaltungen, 1.194 Sonstige Fachinformationen, 126 Rundfunk-/Fernsehbeiträge


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Ergebnis – LfL-Wissensplattform


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ZentraleWissens-plattform

WissenschaftlerZielgruppen

Leitung

Standardisierte,kontrollierte Verfahren

Auswertung,Reporting,

Visualisierung

Steuerung (Controlling)

Suchen, Finden,Dokumentieren


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Ergebnis - Fazit

• Wirtschaftliche Problemlösung – keine Investitionskosten, Betriebskosten im RZ: 80 Euro/Monat

• Keine Abhängigkeit von Firmen und Programmierkapazitäten – Customizing durch Informationsmanager anstelle von Programmierung

• Laufende Anpassung an den informationstechnischen Fortschritt durch Versionierung des Herstellers

• Hohe Aktualität durch Verlagerung der Dokumentationstätigkeit an den Entstehungsort der Information

• Hohe Akzeptanz – enorme Dokumentationsintensität• Schnelle und umfassende Auskunftsfähigkeit

• Eine nach Pflichtenheft auf der grünen Wiese aufgebaute Anwendung würde anders aussehen, wäre aber auch teurer, die Entwicklung würde länger dauern, würde evtl. nie fertig, wäre eine dauerhaft finanzielle und arbeitswirtschaftliche Belastung

• Kompromissbereitschaft hinsichtlich mancher funktionaler Wünsche• Pareto-Prinzip und Berücksichtigung der heutigen Schnelllebigkeit

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