USER GUIDE BEE ACCOUNTING v1.8

2 - 1

USER GUIDE B E E A C C O U N T I N G v 1 . 8 BITS Software © 2010

BAB 1 - SISTEM

2

1 S I S T E M Bab 1 menjelaskan mengenai utility yang berada pada menu sistem yang sebagian besar berhubungan dengan sistem setting program Bee Accounting v1.8

BAB 1 - SISTEM

3

Global Refresh

Global Refesh digunakan untuk me-reload / merefresh data ketika terjadi perubahan data. Global Refresh perlu dilakukan apabila terjadi perubahan data pada Pengaturan Sistem, Manajemen Pengguna, Perubahan Master, dll. Cara Akses

Untuk mengakses form global refresh di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Global Refresh

Contoh: : User Admin melakukan perubahan Harga Jual / memasukkan discount pada item yang dijual, maka pada user pengguna / kasir harus melakukan proses Global Refresh untuk mendapatkan data harga terbaru ketika melakukan proses Penjualan. Semakin banyak modul yang dipilih untuk dilakukan refresh, maka semakin lama pula proses Loading Refresh.

BAB 1 - SISTEM

4

Digunakan untuk memilih semua modul yang akan dilakukan proses Refresh.

Digunakan untuk proses Refresh modul yang dipilih / dicentang.

Digunakan untuk me-Refresh semua modul yang terdapat pada Form Global Refresh.

Cetak Barcode Print barcode berfungsi untuk mempermudah melakukan transaksi penjualan pada Penjualan Kasir (POS) untuk melakukan Scan Barcode. Secara default, item yang berasal dari vendor besar yang menggunakan barang jadi (Produk Makanan, Detergen dll) telah memiliki Kode Barcode sendiri. Namun untuk barang jadi milik Home Industri biasanya memiliki Kode Item sendiri. Print Barcode digunakan untuk mencetak label harga jual item pada Rak (per Item). Print barcode ini sebagian besar digunakan untuk print label harga pada Rak barang yang ditempatkan pada Item yang dijual. Sedangkan untuk print label pada item digunakan untuk item yang tidak memiliki kode Barcode pada bungkusnya (belum terdaftar) sehingga mempermudah untuk proses Scan Barcode pada Kasir. Misalnya : Produk hasil Home Industri seperti Roti Bolu, Tempe Keripik, Jajanan dll.

Cara Akses

Untuk mengakses form print barcode di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Print Barcode

BAB 1 - SISTEM

5

Proses Cetak Barcode

1. Setting ukuran kertas yang akan digunakan untuk cetak Barcode pada tab "Setting" (point 5).

BAB 1 - SISTEM

6

2. Tentukan Baris dan Kolom mulai yang digunakan untuk print Barcode / Label Rak. (point 1)

3. Pilih settingan kertas sesuai dengan kebutuhan yang telah dibuat.

4. Untuk print Label Rak, pada tab Print klik "Label Rak" pada kolom kiri bawah. (point 3) o Tekan F1 pada keyboard untuk memasukkan Single Item (Satu per Satu)

Pilih item pada daftar item.

Masukkan jumlah yang akan di print pada kolom "Jumlah Label". (point 4) Tekan Panah bawah untuk menambahkan Item yang lain.

o Tekan F2 pada keyboard untuk memasukkan Multi Item. Filter Item yang akan dipilih

BAB 1 - SISTEM

7

Masukkan jumlah yang akan di print pada kolom "Jumlah Label". (point 4)

5. Untuk print Barcode Per Item, pada tab Print Klik "Barcode" pada kolom kiri bawah. (point 2). o Tekan F1 pada keyboard untuk memasukkan Single Item (Satu per Satu)

Filter Item yang akan dipilih Masukkan jumlah yang akan di print pada kolom "Jumlah Label". (point 4) Tekan Panah bawah untuk menambahkan Item yang lain.

o Tekan F2 pada keyboard untuk memasukkan Multi Item Filter Item yang akan dipilih Masukkan jumlah yang akan di print pada kolom "Jumlah Label". (point 4)

6. Klik Preview untuk melihat hasil atau klik Print untuk mencetak hasil

BAB 1 - SISTEM

8

Pengaturan Sistem Pengaturan Sistem digunakan untuk melakukan setting default yang digunakan pada proses yang ada pada sistem ini. Sebagai contoh adalah pengaturan sistem default untuk penggunaan gudang dalam Penjualan, Pembelian, Return, default penggunaan Produk ID (PID), Produk ID selalu menggunakan Qty 1, Stock tidak boleh minus dll. Penggunaan pada setting dapat di filter berdasarkan pilihan Modul yang telah tersedia.

Cara Akses

Untuk mengakses form pengaturan sistem di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Pengaturan Sistem

BAB 1 - SISTEM

9

Pengaturan Lokal Pengaturan lokal digunakan untuk melakukan setting program pada komputer lokal dan tidak berpengaruh pada komputer Client yang lain atau server. Contoh penggunaan Pengaturan Lokal adalah setting default printer yang digunakan, Skin tampilan, gambar background, serta setting default Kasir untuk modul Penjualan POS (Point Of Sale)

Cara Akses

Untuk mengakses form pengaturan lokal di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Pengaturan Lokal

Terdapat 3 tab pengaturan dalam Pengaturan Lokal, yaitu :

• Tab Kasir Digunakan untuk menentukan default Kasir pengguna komputer.

BAB 1 - SISTEM

10

o Kasir Adalah default pengguna kasir pada Komputer tersebut sesuai dengan Master Kasir yang telah diisi.

o EDC Debit Card Digunakan untuk menentukan default penggunaan mesin EDC pada kasir Tersebut

o EDC Credit Card Digunakan untuk menentukan default penggunaan mesin EDC pada kasir Tersebut

• Tab Printer Digunakan untuk menentukan default penggunaan printer pada Komputer. Jenis printer akan menyesuaikan dengan printer yang telah diinstall pada komputer tersebut.

BAB 1 - SISTEM

11

• Tab Appearance Digunakan untuk mengatur tampilan pada program, dapat digunakan sebagai pengganti Skin program, memberi efek BackGround pada gambar.

Manajemen Pengguna Manajemen Pengguna digunakan untuk memanajemen pengguna sistem ini, mulai dari user yang dapat login, merubah password, group yang diperbolehkan pada user tersebut, hak akses yang diberikan kepada user dll.

Cara Akses

Untuk mengakses form manajemen pengguna di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Manajemen Pengguna

Penggunaan

1. Tab User Digunakan untuk menambahkan data user sehingga dapat login ke dalam sistem.

BAB 1 - SISTEM

12

Dari tab ini juga dapat digunakan untuk reset password untuk user lain. Berikut cara mereset password user:

o Pilih user yang akan diganti password pada list user. o Klik ganti password

o Password Lama : Masukkan Password yang digunakan untuk login. o Password Baru : Masukkan Password baru untuk user pengguna. o Konfirmasi Password : Ulangi Password untuk konfirmasi perubahan Password. o Klik "OK" untuk menyimpan.

BAB 1 - SISTEM

13

2. Tab Group Digunakan untuk mengelompokan user pengguna. Misal Group "Inventory", maka ketika menambahkan user baru pada posisi Inventory, user administrator dapat mengelompokkan user tersebut ke Group "Inventory" pada Tab "Role".

3. Tab Role Digunakan untuk mengelompokkan user pengguna dengan group yang telah ada.

BAB 1 - SISTEM

14

Cara pengelompokan user :

1. Klik pada User Pengguna yang akan dikelompokkan. 2. Pilih Group List yang sebagai kelompok untuk User pengguna tersebut. 3. Klik Add Role untuk memasukkan data Role. 4. Save untuk menyimpan data.

4. Tab Privilege Berfungsi untuk melakukan pengaturan hak akses pada setiap group. Pengaturan meliputi menu yang dapat diakses, transaksi yang dapat diakses, lama hari untuk dapat melakukan transaksi tersebut.

Pilih Group yang di setting dengan Klik pada "User Group".

Tentukan Menu yang diinginkan untuk hak pengaturan pada "Modul".

Klik pada "Copy Privilege" untuk memasukkan data pada Group tersebut.

Save setiap kali melakukan "Copy Privilege".

Ketentuan :

BAB 1 - SISTEM

15

APR APPROVEaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

CHK Hak akses untuk Check data

DEL Hak akses untuk delete transaksi

ENB Enable / Aktif untuk menu tersebut

NEW Hak akses untuk memasukkan data baru

OPN Hak akses untuk melakukan open data transaksi

PRN Hak akses untuk melakukan proses print data transaksi

UNLOCK Hak akses untuk proses melakukan edit transaksi setelah Kunci Transaksi

UPD Hak akses untuk proses update / edit data transaksi

VOI Hak akses untuk proses menghapus data transaksi

Tab Combo Digunakan untuk memberikan hak akses Kas, Gudang, Cabang.

BAB 1 - SISTEM

16

Pilih User yang akan di setting Combo.

Klik Pada tab yang diinginkan (Kas, Gudang, Cabang).

Pilih Daftar ((Kas, Gudang, Cabang).

Klik tombol untuk menambahkan dan tombol untuk menghapus.

Klik Save untuk menyimpan data combo.

Perusahaan Perusahaan digunakan untuk menginput data master perusahaan yang menggunakan sistem ini. Dari data perusahaan meliputi data Nama Perusahaan, Alamat, Nomor Telepon, N.P.W.P dll

Cara Akses

Untuk mengakses form pengaturan sistem di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Perusahaan

Penggunaan

Terdapat 2 Tab master data perusahaan dalam form

Tab Info

BAB 1 - SISTEM

17

Nama Adalah nama Perusahaan yang menggunakan sistem ini

Alamat Adalah alamat dari Perusahaan tersebut

Kode Pos Diisikan dengan Kode Pos dari letak Perusahaan tersebut

Kota Diisikan dengan kota Perusahaan sesuai dengan Master Kota yang telah dimasukkan.

Propinsi Diisikan dengan propinsi Perusahaan sesuai dengan Master Propinsi yang telah dimasukkan.

Phone Diisikan dengan nomor Telephone Perusahaan tersebut

Fax Diisikan dengan nomor Fax Perusahaan tersebut

BAB 1 - SISTEM

18

Tab Setting

Mata Uang Digunakan sebagai default maya uang pada transaksi yang ada.

Tanggal Mulai Adalah tanggal berdirinya perusahaan tersebut.

Tahun Fiscal Adalah tahun terdaftarnya Perusahaan tersebut pada Dirjen pajak.

Prefix No. Seri Pajak Adalah nomor awal yang digunanakan untuk penomeran faktur pajak Penjualan

N.P.W.P Diisikan dengan Nomor Pokok Wajib Pajak.

BAB 1 - SISTEM

19

P.K.P Diisikan dengan Nomor Pengukuhan Pajak Perusahaan tersebut.

Tanggal P.K.P Diisikan dengan tanggal dikukuhkannya P.K.P Perusahaan tersebut.

Setting Akun Form Setting Akun ini berfungsi untuk mengatur modul yang berhubungan dengan proses Akuntansi. Modul - modul tersebut harus disetting terlebih dahulu ke akun yang sesuai (Nama akun dapat dilihat pada Daftar Akun) agar proses transaksi yang dilakukan terintegrasi dengan sistem Akuntansi pada program. Dengan sistem ini transaksi - transaksi yang diproses, secara otomatis akan membentuk Jurnal Umum dan memposting nilai nominalnya ke Buku Besar sesuai dengan akun yang sudah ditentukan.

Cara Akses

Untuk melakukan setting akun di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Setting Akun

Penggunaan

Pengaturan Setting Akun pada program ini dibagi menjadi 4 (empat) Tab yaitu :

BAB 1 - SISTEM

20

Tab Pengaturan General/Item

Saldo Awal : Historical Balancing Saldo awal disetting ke akun Historical Balance dimaksudkan ketika pada awal pembukaan rekening, nilai saldo awal suatu akun yang diinput melalui set saldo awal akun, akun kebalikannya akan dialokasikan ke akun historical balance. Contoh kasus :

Penginputan saldo awal kas senilai Rp 100.000.000,- untuk periode 1 Januari 2010 maka terjadi pada jurnal adalah : Kas 100.000.000 Historical Balance 100.000.000

BAB 1 - SISTEM

21

Pada program awal Setting Akun ini sudah terisi berdasarkan Default program, namun apabila default pengaturan setting akun ini idak sesuai dengan kebutuhan user maka user dapat melakukan perubahan setting.

Laba Ditahan : Laba Ditahan Laba Ditahan disetting ke akun Laba Ditahan dimaksudkan ketika proses Tutup Buku Tahun pada saat pemindahbukuan dari Laba Tahun Berjalan ke Laba Ditahan, secara otomatis akan terposting pula akun Laba ditahan pada sistem akuntansi pada program.

Laba Tahun Berjalan : Laba Tahun Berjalan Laba Tahun Berjalan disetting ke akun Laba Tahun Berjalan dimaksudkan ketika proses penghitungan Laba Rugi, Laba/Rugi yang terjadi akan terposting pada akun Laba Tahun Berjalan.

Open CBG : Open CBG Open CBG disetting ke akun Open CBG dimaksudkan ketika proses pembayaran atau penerimaan kas via Cek atau Bilyet Giro (BG) sebelum dicairkan ke kas/bank tujuan maka untuk sementara akan dialokasikan ke akun Open CBG (akun penampung) dan apabila Cek/BG telah dicairkan maka secara otomatis akan terposting ke akun kas/bank tujuan.

Unreconciled Bank : Unreconciled Bank Unreconciled Bank disetting ke akun Unreconciled Bank dimaksudkan ketika menu Autoreconcile tidak dicentang nominal yang terinput tidak langsung terposting ke akun Kas utama sebelum user melakukan proses Rekonsiliasi Bank namun akan untuk sementara akan dialokasikan ke akun Unreconciled Bank.

Hist. Balance : Historical Balancing Historical Balance disetting ke akun Historical Balancing dimaksudkan historical balancing.

Ikhtisar Laba Rugi : Ikhtisar Laba Rugi

Inventory : Persediaan Barang Dagang Inventory disetting ke akun Persediaan Barang Dagang dimaksudkan pada saat penggunaan modul - modul yang berhubungan dengan Inventory secara otomatis akan mempengaruhi jumlah pada akun Persediaan Barang Dagang.(Contoh : transaksi Pembelian, Penjualan, Mutasi Stok).

HPP : Harga Pokok Penjualan

Penjualan : Penjualan

Retur Beli : Persediaan Barang Dagang

Retur Jual : Retur Penjualan

WIP Inventory : Persediaan Barang Setengah Jadi

Jasa : Biaya lain - lain

BAB 1 - SISTEM

22

Tab Pembelian/Hutang :

BAB 1 - SISTEM

23

Tab Penjualan/Piutang

BAB 1 - SISTEM

24

Tab Adjustment

BAB 1 - SISTEM

25

Nomor Transaksi Nomor Transaksi digunakan untuk menentukan default penomeran transaksi secara otomatis.

Cara Akses

Untuk mengakses form nomer transaksi di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Nomer Transaksi

Penggunaan

Pada form ini terdapat field - field yang digunakan yaitu :

No Adalah nama table yang digunakan dalam penomeran.

Kode Awal Adalah kode awal sebelum penomeran. Misal : BL ==> BL00100001

BAB 1 - SISTEM

26

Kode Site Adalah kode yang digunakan dan akan keluar nomor transksi pada digit setelah Kode Awal,

Kode Periode Adalah kode yang digunakan untuk memberikan kode periode transaksi itu dilakukan.

Nomor Akhir Menunjukkan batas akhir dari penomoran transaksi yang digunakan.

Nomor Awal Menunjukkan batas awal dari penomoran transaksi yang digunakan.

Nomor Saat Ini Adalah nomor yang digunakan pada transaksi yang berjalan saat ini.

Panjang Digit Adalah panjang digit dari Penomeran tersebut.

Catatan: Apabila nomor transaksi sudah mencapai batas akhir penomoran maka secara otomatis nomor transaksi akan kembali ke batas awal penomoran. Berikut kode yang sudah ada pada program :

BAB 1 - SISTEM

27

No................. Keterangan...............................................................

BARCODE Penomeran Pada Barcode

BNS Penomeran Pada Bonus

BP Penomeran Pada Master Bussines Partner

BPA Penomeran Pada Proses Aktifitas B.P

BPLOG Penomeran Pada proses CRM

CASHA Penomeran Pada Penyesuaian Kas

CBG Penomeran Pada Cek / Bank Giro

CONS Penomeran Pada Transaksi Konsinyasi

CSTR Penomeran Pada Mutasi Stock

DELI Penomeran Pada Transaksi Pengiriman

DEO Penomeran Pada Transaksi Permintaan Pengiriman

FCN Penomeran Pada Transaksi Nota Potonh

ITEM Penomeran Pada Master Item

JURNAL Penomeran Pada Akuntansi Jurnal Umum

MFG Penomeran Pada Transaksi Produksi

PAY Penomeran Pada Transaksi Pembayaran

PER Penomeran Pada Transaksi

PO Penomeran Pada Transaksi Permintaan Pembelian

POSSES Penomeran Pada Transaksi Setor Kasir

PRCV Penomeran Pada Transaksi Penerimaan Pembelian

PREQ Penomeran Pada Transaksi Permintaan Pembelian

PRET Penomeran Pada Transaksi Return Pembelian

PURC Penomeran Pada Transaksi Pembelian

RCV Penomeran Pada Transaksi Penerimaan Pembayaran

SADJ Penomeran Pada Transaksi Penyesuaian Stock

SALE Penomeran Pada Transaksi Penjualan

SO Penomeran Pada Transaksi Permintaan Penjualan

SRET Penomeran Pada Transaksi Return Penjualan

STOCKA Penomeran Pada Transaksi Penyesuaian Kas

STTR Penomeran Pada Transaksi Mutasi Stock

TAXSALENO Penomeran Pada Transaksi Penjualan Pajak

BAB 1 - SISTEM

28

Riwayat Aktivitas Pengguna Merupakan log / history pemakaian user dalam periode yang telah ditentukan. User pun dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan.

Cara Akses

Untuk mengakses form riwayat aktivitas pengguna di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Riwayat Aktivitas Pengguna

Created Date Adalah tanggal pembuatan transaksi

Update Date Adalah tanggal perubahan transaksi

BAB 1 - SISTEM

29

Desain Laporan Berfungsi untuk melakukan pengaturan pada kertas sebagai print out transaksi. Misal print Out Struk Penjualan, Pengiriman, Order Penjualan dll. Dalam Desain laporan menggunakan sistem "Kembali". Penggunaan 1 Digit, harus di kembalikan dengan 1 Digit.

Cara Akses

Untuk mengakses form desain laporan di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Desain laporan Secara default program telah terdapat Desain Laporan yang digunakan sebuah perusahaan. Sehingga pada menu Desain Laporan ini user dapat mengubah / edit desainnya sesuai dengan kebutuhan.

Tab Page Setup Berfungsi untuk mengatur setting halaman / kertas yang akan digunakan untuk print out. Misal untuk Print Invoice Penjualan, maka jenis kertas yang digunakan NCR.

BAB 1 - SISTEM

30

Tab Variabel Berfungsi untuk memberikan inisial pada sebuah kolom dalam suatu transaksi yang digunakan untuk proses print. Sehingga untuk print sebuah transaksi, dibutuhkan variable kolom yang digunakan untuk mengambil data yang tersimpan pada kolom tersebut.

Tab Parameter Berfungsi untuk menambah suatu fungsi dalam desain layout yang dibuat. Contoh : Fungsi Sum,

BAB 1 - SISTEM

31

Tab Desain Layout Digunakan untuk mendesain Layout dari suatu template printout transaksi.

BAB 1 - SISTEM

32

Kunci Transaksi Sistem BeeAccounting memberikan fasilitas kepada user untuk melakukan Securitas data secara Fleksibel. Selain pada menu Manajemen Pengguna user dapat mengatur sekuritas data dari form Kunci Transaksi ini.

Cara Akses

Untuk mengakses form kunci transaksi di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Kunci Transaksi

Ilustrasi dari Form ini : Form ini merupakan sebuah Gudang yang berisi data - data Pembelian, Penjualan, Stock, Hutang, Piutang, PO dll. Pada suatu kasus user menentukan bahwa Perubahan data hanya boleh dilakukan selama satu bulan, maka Kapasitas dari Gudang hanya sampai satu bulan ketikan. Setelah melewati batas satu bulan maka Gudang ini sudah tidak dapat digunakan kembali karena Gudang tersebut telah digunakan untuk pengisian bulan berikutnya.

Penggunaan

BAB 1 - SISTEM

33

Tipe Setiap Kode pada transaksi yang ada pada BEE.

Contoh : SALE berarti Kode untuk Transaksi Penjualan, RCV berarti Kode untuk Transaksi Penerimaan Pembayaran, dll.

Keterangan Merupakan Keterangan dari Kolom Tipe

Batas Tanggal Penguncian Diisi dengan batas tanggal dimana Transaksi akan dikunci. Dari contoh gambar diatas dapat dilihat beberapa Transaksi dengan Kolom batas tanggal Pengunciannuya terisi :

Untuk transaksi dengan tanggal Kunci sudah terisi berarti Transaksi yang bersangkutan telah terkunci sejak tanggal tersebut. Setelah tanggal ini User dengan Hak Akses apapun tidak dapat mengubah, menambah ataupun mengurangi transaksi sebelum tanggal penguncian tersebut.

Untuk transaksi yang tanggal Kuncinya belum terisi maka user tetap dapat melakukan perubahan data pada transaksi tersebut.

Note: Kunci Transaksi ini HARUS dilakukan secara MANUAL karena Sistem tidak dapat mengotomatiskan Penguncian.

Backup Data Merupakan fasilitas dari BEE untuk melakukan backup data secara manual. Backup akan tersimpan menjadi file binary yang ber-Extensi .bits

Cara Akses

Untuk mengakses form backup data di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Backup Data

BAB 1 - SISTEM

34

Proses Backup Data

Klik Browse untuk menentukan letak file yang akan disimpan.

Klik tombol "Backup" dan biarkan proses berjalan.

Jika Backup berhasil, maka akan muncul pesan "Backup, OK !".

BAB 1 - SISTEM

35

Restore Data Merupakan fasilitas dari BEE untuk melakukan restore data atau mengimport data secara manual. Data yang dapat import harus ber-Extensi .bits

Cara Akses

Untuk mengakses form restore data di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Restore Data

BAB 1 - SISTEM

36

Proses Backup Data

Klik Browse untuk menentukan letak file yang akan diimport ke dalam program.

Klik tombol "Restore" dan biarkan proses berjalan.

Jika Backup berhasil, maka akan muncul pesan "Restore, OK !".

BAB 1 - SISTEM

37

Query Lain Pengertian dari Query adalah kemampuan untuk menampilkan suatu data dari suatu data base yang diambil dari tabel - tabel yang ada pada database tersebut. Query lain - lain adalah fasilitas yang diberikan program untuk melihat data yang tersimpan pada data base dengan menggunakan Query.

Cara Akses

Untuk mengakses form query di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Query

Penggunaan

BAB 1 - SISTEM

38

Misal untuk melihat data Kode Item, Barcode, Nama Item, Satuan1, Satuan2 dan Satuan3 . Contoh : User ingin melihat data dari : SELECT itemid,barcode, itemdesc,unit1,unit2,conv2,unit3,conv3 FROM item

Untuk menyimpan file tersebut dalam format Excel, klik "Save Excel". Maka akan keluar permintaan untuk memberikan nama pada file tersebut

Masukkan Nama file yang akan disimpan, lalu akan muncul pesan bahwa penyimpanan berhasil.

BAB 1 - SISTEM

39

File tersebut akan tersimpan pada :

Linux Folder QUERY yang terdapat pada /home/user/<Folder Bee>/excel/QUERY/

Windows C:\Program Files\Bee\excel\QUERY

Ganti Password Merupakan fasilitas untuk mengubah password user yang telah melakukan login pada program. Password dapat diganti berkali - kali tanpa ada batasan, dan dapat berupa campuran huruf dan angka. Diharapkan mengganti Password secara periodik Per Minggu / Bulan untuk keamanan jika terdapat banyak user pengguna.

Cara Akses

Untuk mengakses form Ganti Password di BEE, pilih pada MenuBar Sistem --> Ganti Password

BAB 1 - SISTEM

40

Cara Ganti Password

Masukkan Password lama (Password ketika login program).

Masukkan Password baru pada "Password Baru".

Ulangi untuk memasukkan Password pada "Konfirmasi Password".

Kemudian "OK"

BAB 2 - MASTER DATA

41

2 M A S T E R D A T A Bab 3 menjelaskan mengenai data – data master dan cara pengisian data – data ke dalam master berdasarkan urutannya.

BAB 2 - MASTER DATA

42

Mitra Bisnis Master Mitra Bisnis merupakan Master Untuk Menyimpan data - data Perusahaan / Perorangan yang berhubungan dengan Perusahaan kita Seperti Data Customer, Data Supplier, Data Partner / Referer dll. Salah satu Kelebihan Mitra Bisnis ini adalah Jika anda mempunya Mitra Kerja yang terkadang Menjadi Customer tetapi terkadang Anda juga membeli bahan darinya, Anda tidak perlu membuat dua data Master, jadi Hanya membuat satu Data saja dengan Tipe Mitra Bisnis sebagai Customer dan Supplier.

Cara Akses

Untuk memasukkan data master Mitra Bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Mitra Bisnis

Penggunaan

Kode Mitra Bisnis Diisi Kode Mitra Bisnis. Secara Otomatis Sistem sudah mengisinya dengan isian "AUTO", Ini berarti Kode Mitra Bisnis secara Otomatis akan di generatekan dari Sistem BeeAccounting. Tetapi anda bisa menggantinya sendiri dengan Kode Standar Perusahaan anda. Ganti isian AUTO dengan Kode Standar Perusahaan Anda. Tips : Jika anda membuat Kode Sendiri lebih baik Menggunakan Inisial / Singkatan dari nama Mitran Bisnis tersebut. Gunakan Gabungan antara huruf dan Angka. Pada Master Mitra Bisnis Ini Terdapat 6 Tab :

BAB 2 - MASTER DATA

43

1. Tab Profil

Nama Diisi dengan Nama Mitra Bisnis.

Industri Pilih Jenis Industri dari Mitra Bisnis anda. Secara Default Sistem sudah menyediakan 10 jenis Industri, Jika ingin menambah / Mengubah / Menghapus Akses langsung Master Industrinya .

Status Anda Bisa memanfaatkan Field ini untuk mengelompokan Mitra Bisnis Berdasarkan Ketentuan yang anda buat sendiri. Misalkan mengelompokan Customer Berdasarkan Proses Pembayaran Piutang : Mudah Bayar hutag, Sedang, Susah Bayar Hutang, Black List dll.

Ketrangan Silahkan isi keterangan yang terkait dengan Mitra Bisnis tersebut. Misalkan dapat info perusahaan kita dari mana

Tipe Partner Field Ini harus di Isi ! Tipe ini sangat menentukan Mitra Bisnis anda sebagai

BAB 2 - MASTER DATA

44

Customer atau Supplier atau yang lain. Cara Mengisi :

Pilih ComboBox yang tepat ada di bawah Kotak Tipe Partner Misalkan Supplier. Klik Tombol disebelah Kanan ComboBox. Pada Field Tipe Partner akan bertambah 1 Row.

Cara Menghapus :

Pilih Data pada Field Tipe Partner. Klik Tombol disebelah Kanan ComboBox. Pada Field Tipe Partner akan Hilang 1 Row.

Group Partner Anda Bisa Memanfaatkan Field Ini Untuk mengelompokkan Mitra Bisnis berdasarkan Kriteria Yang anda tentukan sendiri. Misalkan Mengelompokan Customer Berdasarkan Jumlah Pengambilan barangnya : Partai Besar, Grosir, Retail dll. Jika ingin Menambah / Merubah / Menghapus Data Master Group langsung masuk pada Masternya.

Level Harga Diisi level Harga yang akan digunakan Oleh Customer tersebut. Field ini akan Bermanfaat ketika anda melakukan Penjualan, Pada saat Memilih Customer tersebut maka secara Otomatis Harga Yang akan digunakan adalah harga Berdasarkan level Harga tersebut.

Sales Diisi Sales yang menghandle Customer tersebut.

Penagih Diisi Kolektor yang bertanggung jawab Untuk Customer Tersebut. Catatan : Pada tab Profile yang wajib diisi adalah Kode, Nama, dan Tipe Partner yang wajib diisi.

BAB 2 - MASTER DATA

45

2. Tab Alamat

Diisi dengan data Alamat Mitra Bisnis. Pada Sistem BeeAccounting ini Support Multi Alamat sehingga anda tidak perlu pusing ketika Mitra Bisnis ada perubahan alamat atau Penambahan Alamat.

Cara Menambah Alamat :

Klik New

Kode Alamat (Disarankan Tidak Diganti) Setiap Alamat yang dimasukkan Harus mempunyai Kode masing - masing.

Deskripsi Diisi informasi alamat tersebut, misalkan Kantor / Pabrik / Gudang dll.

Alamat Diisi Alamat Mitra Bisnis.

CheckBox Alamat Penagihan Jika Alamat yang anda masukan Sebagai Alamat Penagihan centang CheckBox ini.

CheckBox Alamat Pengiriman Jika Alamat yang anda masukan Sebagai Alamat Pemgiriman centang CheckBox ini.

BAB 2 - MASTER DATA

46

Area Diisi Area Customer, Jadi Alamat Customer Tersebuat Masuk Sebagai Area Mana. Tips : Pengisian Area berdasarkan Denah Operasi Pemasaran, misalkan Surabaya Barat, Timur, Malang Selatan dll.

Kota Diisi Kota Alamat Mitra Bisnis.

Telepon Diisi Nomor Telepon Mitra Bisnis. Tips : Agar lebih mudah membaca data Nomor Telepon Lebih baik jika Setiap 3 atau 4 digit Diberi Sparator.

Fax Diisi Nomor Fax Mitra Bisnis. Tips : Agar lebih mudah membaca data Nomor Fax Lebih baik jika Setiap 3 atau 4 digit Diberi Sparator.

Kode Pos Diisi Kode Pos untuk Alamat Yg Bersangkutan.

Setelah terisi Check Pada Tabel yang telah ada.

Cara Menghapus Alamat:

• Pada Tabel, Pilih Data Alamat Yang akan di Hapus

• Klik tombol Delete

BAB 2 - MASTER DATA

47

1. Tab Kontak

Klik New

Kode Kontak (Disarankan Tidak Diganti) Setiap Kontak yang dimasukkan Harus mempunyai Kode masing - masing.

Nama Diisi nama Kontak, Pilih ComboBox Samping Kiri Field Nama di gunakan Untuk Sapaan, sehingga kita tidak sampai salah panggil orang. Seharusnya ibu di panggil bapak.

Jabatan (Title) Diisi jabatan dari Kontak yang bersangkutan. Hal ini sangatlah bermanfaat ketika kita akan Menemui salah satu staff dari perusahaan Mitra Bisnis yang Besar dimana diperusahaan tersebut ada Staff yang namanya sama dengan orang yang ingin kita temui jadi kita tidak akan salah sambung.

Alamat Diisi Alamat Kontak yang bersangkutan.

HandPhone Diisi nomor HP Kontak yang bersangkutan.

BAB 2 - MASTER DATA

48

Telepon Diisi nomor Telepon Kontak yang bersangkutan.

Email Diisi Alamat Email Kontak yang bersangkutan.

Kota Diisi Kota Alamat Kontak yang bersangkutan.

Kode Pos Diisi Kode Pos Kontak yang bersangkutan. Cara Menghapus Data Kontak sama seperti menghapus data Alamat.

Tab Bank / Pajak

Diisi Data Bank dan Pajak Mitra Bisnis. Informasi ini sangat Bermanfaat ketika kita akan melakukan Pembayaran Hutang atau Apapun yang membutuhkan Informasi Rekening Bank Mitra Bisnis. Dan Ketika kita harus Membuatkan Faktur Pajak untuk Customer.

Bank Diisi Nama Bank yang digunakan Mitra Bisnis.

BAB 2 - MASTER DATA

49

No. Rekening Bank Diisi Nomor Rekening daring Bank Tersebut.

Atas Nama Diisi Atas Nama Pemilik Rekening tersebut.

N.P.W.P Diisi Nomor Pokok Wajib Pajak Mitra Bisnis.

P.K.P Diisi Nomor Pengusaha Kena Pajak.

Tanggal PKP Diisi tanggal Pengukuhan PKP.

Tab Hutang / Piutang

Currency Digunakan Untuk Menentukan Currency yang dipakai oleh Mitra Bisnis. Pilih Currency yang anda inginkan pada ComboBox, Jika Currency yang anda pilih digunakan sebagai Default currency Untuk Mitra Bisnis tersebut maka anda Harus Mencentang Default yang adan di samping ComboBox Currency.

Blok Pembelian

BAB 2 - MASTER DATA

50

Termin Digunakan Untuk Setting Default Termin pada saat Pembelian ke Mitra Bisnis tersebut.

Tempo Diisi Default Lama Jatuh Tempo Nota Pembelian.

Blok Hutang

Batas Hutang Digunakan untuk Seting Limit Jumlah Hutang Berdasarkan Jumlah Rupiahnya. Cara Seting :

Klik Tombol

Jika Text Fieldnya Berisi angaka "-1(minus satu)" dan Berwarna

Hijau maka Hutang Unlimited. Jadi sampai berapapun hutangnya di perbolehkan oleh Sistem

Jika Text Fieldnya Berisi angaka "0(Nol)" dan Berwarna Merah maka sistem tidak akan mengijikan Generate Hutang. Jadi setiap pembelian harus Cash

Jika Text Fieldnya Berisi angaka "1(Satu)" dan TextFilednya Bisa diisi maka itu berarti user harus Mengisinya Dengan Limit yang Ditentukan Sendiri. Seperti pada gambar diatas menunjukan bahwa maksimal Hutang ditentukan 15.000.000

Batas Frekuensi Digunakan untuk Seting Limit Jumlah Hutang berdasarkan Banyak Nota Credit / Nota yang masih Menggantung. Cara Seting Sama Dengan Seting Batas Hutang

Acount Untuk Hutang, secara Umum Akun diarahkan pada Akun Hutang Usaha. Pada Sistem BeeAccounting ini anda juga Bisa Mengarahkan Akun ini ke Akun lain Tetapi Akun tersebut Harus Setara dengan Akun Hutang Usaha. Misalkan : Anda mempunyai Supplier Utama, diamana 95% Barang yang anda jual itu di supplai olehnya. Karena sebagian Besar Hutang Usaha Anda mengarah pada supplier tersebut Kemudian anda ingin memecah Akun Hutang Khusus Supplier tersebut, jadi anda membuatkan Akun Hutang Khusus untuk Supplier tersebut. Setelah itu anda tinggal mengarahkannya pada Akun Khusus tersebut

Klik Picker Account

Pilih Akun Yang Ingin diarahkan ke Hutang Mitra Bisnis tersebut

BAB 2 - MASTER DATA

51

Balance Secara Otomatis akan Terisi Saldo Hutang Mitra Bisnis yang bersangkutan Ketika ada Pembelian yang bertipe Kredit. Dan secara Otomatis akan Berkurang juga ketika ada Pembayaran Hutang kepada Mitra Bisnis tersebut

Blok Penjualan Pada dasarnya Penjelasan sama dengan Blok Pembelian. Perbedaan hanya pada : Pembelian diganti Penjualan

Blok Piutang Pada dasarnya Penjelasan dan cara Seting sama dengan Batas Hutang.Perbedaan hanya pada : Hutang diganti Piutang Catatan : Pada Tab Hutang / Piutang ini yang Wajib diisi adalah Currency dan Akun

Tab Photo

Diisi photo / Logo Mitra Bisnis

BAB 2 - MASTER DATA

52

Catatan : Pada data Mitra Bisnis ini sebagian Besar adalah Optional hanya Pada Tab Profile dan Hutang / Piutang ada beberapa Field Yang wajib Diisi, Untuk Lebih jelas Field yang wajib diisi silahkan lihat catatam di tab masing - masing. Tetapi Jika anda mengisinya dengan Lengkap akan sangat bermanfaat untuk informasi tentang Mitra Bisnis anda.

Cari Mitra Bisnis Cari Mitra Bisnis digunakan untuk mencari data Mitra Bisnis yang telah tersimpan, sehingga mempermudah untuk melakukan edit Master Bisnis, Short Cut ke SO, Penjualan, Terima Pembayaran Piutang untuk Customer dan PO, Pembelian, Pembayaran Hutang untuk Vendor.

Cara Akses

Untuk mencari data Mitra Bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Cari Mitra Bisnis

BAB 2 - MASTER DATA

53

Penggunaan

Masukkan kata kunci untuk mencari data Mitra Bisnis Bisa dimasukkan data berdasarkan Nama Mitra Bisnis, Alamat, Kota, Contact Person.

Klik Cari Untuk melakukan edit master Mitra Bisnis, silahkan klik pada tombol master.

Transaksi

Tombol transaksi akan menjadi aktif sesuai dengan tipe dari Mitra Bisnis, jika Mitra Bisnis berupa Customer, maka tombol yang aktif adalah Order Penjualan (SO), Penjualan, Piutang.

Untuk Mitra Bisnis dengan tipe Vendor, maka tombol yang aktif adalah Order Pembelian (PO), Pembelian, Pembayaran Hutang.

Detail

Adalah data detail mengenai dengan Mitra Bisnis setelah di klik.

BAB 2 - MASTER DATA

54

Alamat Adalah data alamat pada dari Mitra Bisnis Tersebut.

Kontak Adalah kontak Person dari Mitra Bisnis.

Riwayat

Adalah riwayat penggunaan dalam BP. LOG. Sehingga history aktifitas ke User tersebut akan dapat terlihat.

Tipe Mitra Bisnis Adalah master yang digunakan untuk mengelompokkan data Mitra Bisnis yang berupa Customer, Vendor, Partner dll. Dari master ini akan digunakan untuk pengelompokan master Mitra Bisnis.

Cara Akses

Untuk mengakses tipe mitra bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Mitra Bisnis --> Tipe Mitra Bisnis

Secara default telah diisikan sesuai dengan kebutuhan user, misal : Customer, Vendor, Partner. Master ini juga dapat ditambahkan oleh user sesuai dengan kebutuhan

Penggunaan

Klik New

BAB 2 - MASTER DATA

55

Masukkan Kode Tipe Mitra Bisnis Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Tipe Mitra Bisnis, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Tipe Mitra Kerja, Tekan ENTER

Klik Save

Status Mitra Bisnis Adalah master yang dapat digunakan untuk filter pada master Mitra Bisnis berdasarkan kriteria kebutuhan perusahaan. Sehingg perusahaan dapat mengelompokkan pada Master Mitra Bisnis sesuai dengan kriteria, Misal untuk Customer yang sulit untuk membayar Piutang, maka pada status tambahkan"Sulit Bayar" atau sebagainya.

Cara Akses

Untuk mengakses status mitra bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Mitra Bisnis --> Status Mitra Bisnis

Penggunaan

Klik New

Masukkan Kode Status Mitra Bisnis

BAB 2 - MASTER DATA

56

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Status Mitra Bisnis, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Status Mitra Kerja, Tekan ENTER

Klik Save

Grup Mitra Bisnis Grup Mitra Bisnis adalah Master yang bisa digunakan untuk filter Master Mitra Bisnis berdasarkan kriteria kebutuhan perusahaan anda. Misalnya untuk pengelompokan dari level penjualan : Retail, Grosis, Partai Kecil dll.

Cara Akses

Untuk mengakses grup mitra bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Mitra Bisnis --> Group Mitra Bisnis

Penggunaan

Klik New

Masukkan Kode Group Mitra Bisnis

BAB 2 - MASTER DATA

57

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Group Mitra Bisnis, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Group Mitra Kerja, Tekan ENTER

Klik Save

Industri Mitra Bisnis Industri adalah Master yang digunakan untuk pengelompokan Mitra Bisnis berdasarkan Tipe Industri. Biasanya fasilitas ini digunakan pada perusahaan yang bergerak pada bidang jasa yang memiliki berbagai macam Customer dengan laatr belakang Industri yang berbeda pula. Misalnya Perusahaan Jasa Pengiriman, memiliki berbagai macam customer yang bergerak pada bidang Distributor, IT, Elektronika dll.

Cara Akses

Untuk mengakses industri mitra bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Mitra Bisnis --> Industri

BAB 2 - MASTER DATA

58

Penggunaan

Klik New

Masukkan Kode Industri

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Industri, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Industri, Tekan ENTER

Klik save

Jenis Alamat Kontak - Area Master Area digunakan untuk mengelompokan master Mitra Bisnis. Dari Master Mitra Bisnis yang memiliki Filter Area maka dapat diketahui laporan penjualan per area Customer.

Cara Akses

Untuk menambahkan data area di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Alamat Kontak --> Area

BAB 2 - MASTER DATA

59

Penggunaan

Klik New

Masukkan Kode Area Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Area, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Area, Tekan ENTER

Klik save

Jenis Alamat Kontak - Kota Master kota digunakan sebagai pengelompokan master BP, Pegawai dll yang ada hubungannnya dengan Kota.

Cara Akses

Untuk menambahkan data kota di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Alamat Kontak --> Kota

BAB 2 - MASTER DATA

60

Penggunaan

Klik New

Masukkan Kode Kota

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Kota, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Kota, Tekan ENTER

Klik save

BAB 2 - MASTER DATA

61

Jenis Alamat Kontak - Propinsi Master Propinsi digunakan sebagai pengelompokan master Mitra Bisnis.

Cara Akses

Untuk menambahkan data propinsi di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Alamat Kontak --> Propinsi

Penggunaan

• Klik New

• Masukkan Kode Propinsi

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Area, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

• Masukkan Keterangan dari Area, Tekan ENTER

• Klik save

BAB 2 - MASTER DATA

62

Jenis Alamat Kontak - Jalan Master Jalan adalah dokumen untuk menyimpan data nama jalan pada kota atau propinsi tertentu.

Cara Akses

Untuk menambahkan data propinsi di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Alamat Kontak --> Jalan

Penggunaan

• Klik New

• Masukkan Kode Propinsi

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Area, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka.

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL.

BAB 2 - MASTER DATA

63

• Masukkan nama Jalan tersebut.

• Pilih Area dari jalan tersebut.

• Pilih pula Kota dari Jalan tersebut.

• Klik save

Jenis Alamat Kontak - Sapaan Sepintas kalau kita perhatikan Master ini tidak begitu penting. Tetapi data ini bisa sangat penting ketika Mitra Bisnis kita perusahaan yang besar dimana perusahaan tersebut mempunyai banyak karyawan, kemungkinan ada karyawan yang mempunyai nama sama tetapi Jenis kelamin yang berbeda misalkan bagian Akuntan bernama Ibu TINUS sedangkan bagian Logistic bernama Pak TINUS. Bayangkan kalau kita telp tetapi salah orang, oleh karena ini sapaan ini menjadi penting

Cara Akses

Untuk menambahkan data propinsi di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Alamat Kontak --> Sapaan

Penggunaan

• Klik New

• Masukkan Kode Status Mitra Bisnis

BAB 2 - MASTER DATA

64

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Status Mitra Bisnis, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

• Masukkan Keterangan dari Status Mitra Kerja, Tekan ENTER

• Klik Save

Laporan Daftar Mitra Bisnis Adalah laporan untuk menampilkan data Mitra Bisnis sesuai dengan filter yang diinginkan.

Cara Akses

Untuk mencetak daftar mitra bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Laporan Mitra Bisnis --> Daftar Mitra Bisnis

BAB 2 - MASTER DATA

65

Laporan Label Bisnis Partner Digunakan untuk mencetak label yang biasa digunakan untuk alamat pengiriman document, barang dll.

Cara Akses

Untuk mencetak label mitra bisnis di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Laporan Mitra Bisnis --> Label Mitra Bisnis

BAB 2 - MASTER DATA

66

BAB 2 - MASTER DATA

67

Item Master item adalah dokumen yang menyimpan data item - item barang pada perusahaan.

Cara Akses

Untuk memasukkan item barang di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Item Pada Master item ada 7 Tab yang harus diisi :

2. Tab Spesifikasi

o Kode Barang Secara default sistem akan mengisinya dengan isian "AUTO" ini berarti Kode Item yang nantinya akan anda gunakan secara Otomatis akan di Generate Oleh Sistem. Silahkan Ganti isian "AUTO" jika ingin membuatk Kode Item Sendiri Tips : Jika Anda Membuat Kode Item Sendiri lebih baik menggunakan Singkatan / Inisial dari Nama Barang tersebut, karena akan Mempermudah anda dikemudian hari. Jika Jumlah Item yang anda miliki sangat banyak hingga ribuan atau lebih Kami sarankan Menggunakan AUTO karena Anda tidak Perlu Pusing - pusing untuk mengingat Kode Terakhir yang anda buat dan jika item banyak kode akan lebih Rentan Double Sehinggan Sistem tidak akan bisa Menerimanya

BAB 2 - MASTER DATA

68

o Ganti Kode Digunakan Mengganti Kode Item Jika Data item sudah di Simpan. Jika Item yang anda Ganti sudah Digunakan untuk Transksi maka Anda Tidak akan bisa Menggantinya.

o Barcode Diisi dengan kode Barcode item tersebut. Karena kolom ini Optional, jadi silahkan di gunakan jika Kode Item dengan Kode Barcode ingin anda Bedakan mungkin karena kode barcode mengikuti dari pabrik.

o Nama Barang Diisi dengan Diskripsi atau Nama Item. Tips : Dalam membuat nama barang mohon Diperhatikan Urutan Penulisannya, karena akan memudahkan anda dalam pencarian item tersebut. Urutan Penulisan : <Nama Barang / Jenis Barang> <Merk> <Model> <Warna> <Ukuran> contoh : Shp LifeBoy Merah 25ml (Shampo LifeBoy Merah 25ml), Sbn LifeBoy Cair Putih 500ml (Sabun LifeBoy Cair Putih 500ml)

o Grup Diisi dengan Jenis Item / Barang berdasarkan Master Grup Item yang telah di buat sebelumnya

o Jenis Diisi Jenis Item / Barang : Jasa, Barang Jadi, Paket dll. Secara Default Sistem akan mengisinya dengan Barang Jadi. Silahkan ganti sendiri Jenis item yang anda inginkan. Jika ingin menambahkan / Mengubah / Menghapus Jenis Itemnya silahkan masuk ke Master Tipe Item

o Merk Diisi dengan Merk Item. Untuk Menambah / Mengubah / Menghapus Merk masuk ke Master Merk

o Model Diisi dengan Model Item. Untuk Menambah / Mengubah / Menghapus Model masuk ke Master Model

o Part No Diisi dengan Nomor Part Item. Jika tidak membutuhkan Nomor Part tidak usah di isi

o Kwalitas Diisi dengan Kwalitas item anda. Misalkan Kwalitas A, B, C dll. Jika tidak membutuhkan tidak usah diisi

o Keterangan Diisi dengan keterangan yang terkait dengan Item tersebut.

o Product ID Centang CheckBox ini jika Item yang digunakan menggunakan Serial Number. Misalkan HP, Voucher dll.

o PID Unique Centang CheckBox ini jika Serial Number yang anda gunakan Tidak Boleh Double (Unique).

BAB 2 - MASTER DATA

69

o Aktif Menunjukkan bahwa Item tersebut masih aktif dan bisa di gunakan untuk transaksi pembelian, penjualan dll.

o Produksi Menunjukkan bahwa Item tersebut adalah item yang Dihasilkan dari Produksi internal

o Stock Menunjukkan bahwa Item tersebut Distock. Jika tidak Dicentang pada Stock Tidak akan Tampil misalkan Item Jasa

o Beli Menunjukkan bahwa Item tersebut Dibeli. Jika tidak Dicentang berarti pada saat Pembelian item tersebut tidak akan bisa dipilih

o Jual Menunjukkan bahwa Item tersebut Dijual. Jika tidak Dicentang berarti pada saat Penjualan item tersebut tidak akan bisa dipilih

o Aktif, Produksi, ada Exp.Date, Stock, Beli, Jual Akan secara Otomatis TerSet pada saat memilih Jenis Item. Tips : Jika anda ingin membuat Jenis lain Pilih Item lain -lain pada Combo Jenis. Silahkan Hilangkan Centangan yang Tidak Anda Butuhkan

3. Tab Satuan

BAB 2 - MASTER DATA

70

o Satuan-1 Diisi Satuan Satu / Satuan Terkecil. Secara Default Sistem sudah mengisinya dengan isian "PCS", silahkan Hapus dan Rubah jika menginginkan Satuan Lain. Filed Ini Harus Diisi

o Satuan-2 Diisi satuan Dua Harus merupakan satuan yang Lebih Besar dari satuan 1, Tidak Boleh Sama atau lebih kecil dari Satuan Satu Isi

Diisi dengan Konversi isi dari Satuan Satu. Maksudnya adalah Satuan Dua Berapa Kalinya Satuan Satu. Misalkan : Satuan Dua adalah Box dimana isinya adalah 10 PCS Berarti Isi diisi 10

o Satuan-3 Diisi satuan Tiga Harus merupakan satuan yang Lebih Besar dari satuan 2, Tidak Boleh Sama atau lebih kecil dari Satuan Dua Isi

Diisi dengan Konversi isi dari Satuan Satu. Maksudnya adalah Satuan Tiga Berapa Kalinya Satuan Satu dan Nilainya Harus Lebih Besar dari Satuan Dua. Misalkan : Satuan Tiga adalah Crt dimana isinya adalah 10 Box hal itu berarti Satu Crt Berisi 100 PCS. Isi diisi 100

o Satuan Pembelian Digunakan Untuk Seting Default Satuan Pembelian. Jika anda Seting Satuan BOX pada Field ini maka ketika melakukan transaksi Pembelian untuk item tersebut secara otomatis satuannya akan terset BOX

o Satuan Penjualan Digunakan Untuk Seting Default Satuan Penjualan. Jika anda Seting Satuan PCS pada Field ini maka ketika melakukan transaksi Penjualan untuk item tersebut secara otomatis satuannya akan terset PCS

BAB 2 - MASTER DATA

71

4. Tab Pembelian

o Pajak Pembelian

Diisi dengan Pajak Pertambahan Nilai

o Pajak Penjualan Diisi dengan Pajak Pertambahan Nilai

o Supplier Utama Diisi dengan Supplier Utama untuk Item tersebut. Karena kebanyakan Supplier untuk satu Item tidak hanya satu tempat maka silahkan isi Field ini dengan Supplier yang anda paling sering membili ditempatnya atau Tidak Usah Diisi

o Kode barang Supplier Jika Kode item anda dengan kode item Supplier tidak sama dan anda perlu Record untuk Kode Item Supplier silahkan masukan pada Field ini.

o Lama Pemesanan Diisi waktu yang dibutuhkan Supplier untuk mengirim Item yang telah kita beli. Dengan data ini kita bisa Analisa kapan Kita Harus Order Sehingga Stock kita tidak sampai Kosong.

BAB 2 - MASTER DATA

72

5. Tab Stock

Pada Tab ini Kita akan membuat Kartu Stock untuk Item - item yang di Stock, jadi untuk Item-item yang tidak di Stock seperti Jasa, Paket tidak perlu dibuatkan Kartu Stock. Kartu Stock ini Bisa dibuatkan Tiap Gudang karena satu item terkadang tidak hanya disimpan pada satu gudang sehingga membutuhkan Kartu Stock di gudang lain. Langkah -lagkah membuat Kartu Stock :

o Buat Kartu Stock Pada Blok ini ada 2 RadioButton Semua Gudang

Pilihan ini berarti anda membuatkan Kartu Stock disemua Gudang untuk item tersebut

Gudang Pilihan ini berarti anda membuat Kartu Stock Untuk Gudang tertentu. Setelah Klik Opsi Gudang, anda Harus memilih ComboBox Gudang. Jadi Item tersebut akan di buatkan Kartu Stock digudang mana.

o Tombol Buat Kartu Stock Setelah Memilih Opsi pada RadioButton anda Harus Klik Tombol Buat Kartu Stock, kemudian lihat tabel dibawahnya jika sudah terisi maka Kartu Stock yang anda buat sudah berhasil

o Tombol Hapus Kartu Stock Digunakan untuk menghapus Kartu Stock yang terlanjur dibuat. Pilih Kartu Stock pada tabel, data yang mana yang ingin di hapus kemudian Klik Hapus Kartu Stock

BAB 2 - MASTER DATA

73

o Tabel Gudang

Menunjukan Kartu Stock yang dibuat pada Gudang mana.

Lokasi Diisi Dengan Lokasi barang tersebut. Anda bisa isi Lokasi Raknya

Stock Secara Otomatis akan terisi Nilai Stock di gudang yang bersangkutan

PID Secara Otomatis akan terisi PID item tersebut

HPP Secara Otomatis akan terisi HPP dari item tersebut pada gudang yang bersangkutan

Min Diisi dengan standar Minimal Stock yang anda inginkan. Cara Seting : Arahkan Kursor pada kolom yang akan diset Minimal Stocknya >> Tekan Tombol "+" pada Keyboeard >> maka akan keluar Dialog Edit Qty, Isikan Minimal Stock >> OK

Max Diisi dengan Standar Maximum Stock yang anda inginkan.Cara Seting : Arahkan Kursor pada kolom yang akan diset Maximum Stocknya >> Tekan Tombol "+" pada Keyboeard >> maka akan keluar Dialog Edit Qty, Isikan Maximum Stock >> OK

ReOrder Diisi dengan Standar Qty Order yang anda inginkan. Filed ini Akan bermanfaat ketika Stock Habis dan Posisi Boss ada doluar Kota sehingga Pegawai bisa Order Item tersebutdengan Standar yang telah anda tentukan

o Stock Control Min

Sama dengan Kolom Min pada Table. Perbedaannya adalah pada Table untuk Seting Min Stock Pergudang sedangkan pada Stock Control adalah Seting ALL gudang.

Max Sama dengan Kolom Max pada Table. Perbedaannya adalah pada Table untuk Seting Max Stock Pergudang sedangkan pada Stock Control adalah Seting ALL gudang.

ReOrder Sama dengan Kolom ReOrder pada Table. Perbedaannya adalah pada Table untuk Seting ReOrder Stock Pergudang sedangkan pada Stock Control adalah Seting ALL gudang. Contoh Manfaat Stock Control : Misalkan ada Promo dari Pihak Supplier Sehingga Semua Barang yang ada Digudang Didisplay di toko, secara Otomatis karena Stock Digudang habis berarti Masuk Batas Min

BAB 2 - MASTER DATA

74

Stock, Ketika kita melihat Stock untuk item tersebut pada gudang maka warna Stock Merah padahal barang sangat Banyak. Untuk mengatasi hal itu maka kita harus Set Stock Contol.

6. Tab Penjualan

Pada Tab ini kita akan Seting harga Jual pada setiap level Harga

o Currency Pilih Currency yang ingin di set harga jualnya IDR atau USD ataukah yang lain

o Tombol Level Harga Jika pada tabel masih kosong belum ada isinya maka Klik Tombol Level Harga Untuk Generate Level Harganya

o Tabel L.Harga

Menunjukan Level Harga Yang ingin di Set. Ini akan bermanfaat ketika anda melakukan penjualan, pada saat anda memilih Customer dan memilih item tersebut maka secara Otomatis harga akan terisi berdasarkan Level Harga Customer tesebut

Currency Menunjukan Currency Harga yang anda Set adalah untuk Currency apa

Harga1 Diisi dengan harga perSatuan Satu

BAB 2 - MASTER DATA

75

Disc1 Diisi dengan Disc untuk Satuan Satu

Harga2 Diisi dengan harga perSatuan Dua

Disc2 Diisi dengan Disc untuk Satuan Dua

Harga3 Diisi dengan harga perSatuan Tiga

Disc3 Diisi dengan Disc untuk Satuan Tiga

Harga Tgl Diisi tanggal harga diSet, Field ini berfungsi untuk pengingat bahwa harga Jual ini diSet tanggal berapa

7. Photo

Tab ini digunakan untuk memasukan Photo

o Klik Tombol Browse Cari lokasi file Photo

o Show Picture Centang CheckBox ini untuk menampilkan Gambar

BAB 2 - MASTER DATA

76

o Menentukan Display Untuk menentukan Display gambar gunakan ComboBox yang ada di bawah Show Picture

8. Akuntansi

BeeAccounting adalah Software yang terintegerasi. Sistem BeeAccounting ini akan bekerja berdasarkan settingan. Salah satu master yang sangat penting untuk Integrasi antar data tersebut adalah Master Item pada Tab Akuntansi. Pada Tab ini user harus melakukan proses Seting untuk menentukan Posting 5 akun penting yaitu :

o Inventory Ketika ada proses pembelian atau Penjualan secara Otomatis Sistem akan Memposting Akuntansi dimana salah satu Akun yang digunakan adalah Inventory. Untuk jenis Item barang Jadi Inventory di arahkan ke Akun Persediaan

Barang Dagang. Sehingga ketika item tersebut dipilih dalam transaksi pembelian atau penjualan secara Otomatis akun Persediaan Barang Dagang.akan Bertambah dan Berkurang senilai transaksi tersebut.

Untuk jenis Item barang setengah jadi Inventory di arahkan ke Akun Persediaan Barang Setengah Jadi. Sehingga

Untuk Item yang tidak mempengaruhi Inventory seperti Biaya Maintenance, servis dll user dapat mengarahkan Tab Inventory ini ke akun Biaya sesuai dengan yang diperlukan. Sehingga ketika transaksi pembelian atau penjualan yang menggunakan item tersebut secara Otomatis akan memposting ke akun yang telah diset sesuai settingan.

BAB 2 - MASTER DATA

77

o HPP Ketika ada Proses Penjualan Item yang sifatnya mengurangi Inventory secara Otomatis Sistem akan Memposting Akuntansi dimana salah satu Akun yang digunakan adalah Akun HPP dan ini termasuk Akun Biaya. Untuk Item Barang Jadi Anda Bisa arahkan Ke Akun Harga Pokok

Penjualan Untuk Jasa Setingan Ini tidak akan Berpengaruh, jadi tidak Perlu di

Seting.

o Penjualan Setingan ini diarahkan Ke Akun yang Bertipe Pendapatan karena nantinya akan menambah Omset Penjualan anda. Untuk Item Barang Jadi anda bisa Arahkan ke Akun Penjualan. Untuk Item Barang Jasa anda bisa Arahkan Ke Akun Penjualan Jasa.

Kenapa Dua Akun tersebut Perludibedakan ?. Karena akan Mempermudah anda pengecekan laporan. Anda bisa Cek

Omset Penjualan Jasa ada Berapa besar sedangkan Omset Penjualan Barang Jadi Berapa Besar.

o Retur Beli Ketika ada Proses Pengembalian Barang ke Vendor Maka Sistem secara Otomatis Sistem akan Memposting Akuntansi. Kalau Retur Pembelian berarti Posting Berhubungan dengan barang Fisik Untuk Barang Jasa sangat kecil kemungkinana Retur. Sehingga Setingan ini Arahkan Pada Akun Persediaan Karena Akan Mengurangi Total Persediaan Kita.

o Retur jual Ketika Ada Proses Retur Penjualan Secara Otomatis Sistem akan Memposting Akuntansi, diamana salah satu Akun yang digunakan adalah Akun yang Sifatnya Mengurangi Pendapatan. Pada Sistem BeeAccounting ini anda harus memilih Akun yang setara Pendapatan, Karena Ketika transaksi yang anda lakukan adalah Retur maka secara Otomatis Akun tersebut akan Mengurangi Pendapatan Anda Meskipun sesungguhnya Akun tersebut Termasuk Akun Pendapatan.

BAB 2 - MASTER DATA

78

Jenis Item – Tipe Item Tipe item adalah dokumen untuk mencatat tipe - tipe dari item yang ada pada perusahaan.

Cara Akses

Untuk memasukkan tipe item di BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Item --> Tipe Item

Secara default sistem sudah menyediakan Data yang sering digunakan oleh user seperti Tipe Barang Jadi, Jasa, Paket dll.

Jenis Item – Grup Master Item Group digunakan sebagai pengelompokan item berdasarkan group pada Item tersebut. Misalnya untuk item yang terdapat pada swalayan : Alat Tulis, Biskuat, Coklat dll.

Cara Akses

Untuk mengakses grup item pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Item --> Grup 1 / Grup 2 / Grup 3

BAB 2 - MASTER DATA

79

Hirarki Tingkatan Grup Item

Kelebihan Grup Item ini bisa Sistem Tree Seperti pada contoh gambar diatas kita bisa lihat Grup utamanya adalah Hardware dan Software. Sedangkan dari Grup tersebut mempunya anak atau sub - sub grup yang posisinya dibawah Grup Utama. Sehingga akan sangat membantu jika Jenis barang yang anda miliki sangat banyak, dengan Grup ini Data Barang bisa di kelompokan seefisian mungkin. Dari Sub Grup yang ada itu anda juga masih bisa membuat Sub lagi, misalkan dari Office anda buat lagi yaitu Office Home, Starter, Personal dll

Penggunaan

• Klik Pada All

• Klik New

• Masukkan Kode Group Item tersebut

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Group, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka.

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

BAB 2 - MASTER DATA

80

• Masukkan Nama Grup tersebut

• Klik save

Jenis Item – Merk Digunakan untuk mengelompokkan Master Item berdasarkan Merk dari Item tersebut. Hal ini digunakan pula untuk mempermudah dalam pencarian dalam stock, Melihat laporan Penjualan dll.

Cara Akses

Untuk mengakses grup item pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Item --> Merk

BAB 2 - MASTER DATA

81

Penggunaan

Klik New

Masukkan Kode Merk

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Merk, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Merk dari kode Merk Tersebut. Tekan ENTER

Klik save

Jenis Item – Model Master Model digunakan sebagai pengelompokan item berdasarkan group pada Item tersebut. Misalnya digunakan untuk Item Kecap Merk ABC., Item tersebut memiliki model Kecap Botol, Kecap Sachet, Kecap Refill dll.

Cara Akses

Untuk mengakses grup item pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Jenis Item --> Model

BAB 2 - MASTER DATA

82

Penggunaan

• Klik New

• Masukkan Kode Model

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Model Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

• Masukkan Nama dari Model tersebut, Tekan ENTER

• Klik save

BAB 2 - MASTER DATA

83

Gudang Master gudang adalah dukumen yang mencatat data gudang perusahaan di berbagai cabang.

Cara Akses

Untuk menambahkan data gudang pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Gudang

Penggunaan

• Klik New

• Masukkan Kode Gudang

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Gudang, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

• Masukkan Keterangan dari Gudang, Tekan ENTER

• Klik save

BAB 2 - MASTER DATA

84

Kas / Bank Master Kas/Bank adalah Form untuk membuat data master Kas dan Bank. Pada BeeAccounting ini Kas dan Bank merupakan master yang sama, perbedaan hanya pada Tipe atau jenisnya : Kas / Bank. Untuk Kas Giro anda juga harus membuatkan kasnya yang digunakan untuk menyimpan bentuk Fisik Giro.

Cara Akses

Untuk mengakses data master Kas Bank pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Kas / Bank

Membuat Kas / Bank Baru

1. Klik , maka pada tabel akan bertambah satu baris dan Field yang ada diatas tabel akan kosong.

2. User tidak diperkenankan untuk mengisi data melalui tabel. Isi Data melalui Field yang ada diatas tabel.

3. Kode Diisi Kode Kas / Bank yang bersangkutan.

BAB 2 - MASTER DATA

85

Tips : Untuk Mengisi Kode Kas / Bank sangat disaran menggunakan inisial nama KAS atau sebagian Nomor Rekening Bank. Misalkan : kasir1,bca134,mandiri789 dll. dari contoh tersebut "bca : menunjukan Nama Bank ; 134 menunjukan 3 digit terakhir Nomor Rekening".

4. Jenis

Diisi Tipe Kas yang anda buat. Pilih Kas jika anda membuat Kas baru, pilih Bank jika anda membuat Bank baru. Jika anda pilih Bank secara Otomatis akan keluar CheckBox Auto ReConcile In dan Auto ReConcile Out.

Auto Reconcile adalah Proses Rekonsiliasi Bank yang diOtomatisasi. Jika dicentang maka ketika ada Proses Bank masuk ataupun Keluar secara Otomatis akan Mengupdate Saldo Bank yang digunakan Transaksi tersebut. Tetapi jika tidak dicentang maka jika ada Proses Bank Masuk atau Keluar Saldo Bank tidak akan berubah, Agar Saldo Bank terupdate perlu dilakukan Proses Rekonsiliasi Bank.

o Auto ReConcile In Centang pilihan ini jika ingin mengotomatiskan Rekonsiliasi Masuk.

o Auto ReConcile Out Centang pilihan ini jika ingin mengotomatiskan Rekonsiliasi Keluar.

5. Keterangan Diisi Nama Keterangan atau nama Kas / Bank. Untuk mengisi keterangan disarankan untuk menyamakan keterangan 1 dengan Kode Kasnya.

6. Currency Diisi Currency yang digunakan Kas / Bank tersebut, jika USD maka pilih USD jika IDR pilih IDR. Jika menggunakan currency lain anda bisa tambahkan Currency pada Master Mata Uang.

7. Account Diisi Akun Kas / Bank tersebut. Jika Akun Kas / Bank yang anda buat ini belum ada pada Daftar Akun maka harus dibuatkan Akun baru Untuk Kas / Bank tersebut.

8. Jika Sudah terisi semua data yang anda butuhkan Klik Save untuk menyimpan.

Menghapus Kas / Bank:

1. Pada tabel Pilih Kas / Bank yang akan dihapus.

2. Klik 3. Maka Data pada tabel yang dipilih tadi akan terhapus.

BAB 2 - MASTER DATA

86

Mengedit Kas / Bank:

1. Pada tabel Pilih Kas / Bank yang akan diedit. 2. Ubah data yang diinginkan.

3. Simpan .

Catatan : Jika Kas / Bank sudah digunakan Transaksi maka Tidak akan bisa dihapus, tetapi masih bisa Diedit Keterangannya sedangkan Untuk Kode tidak bisa.

Terminal Kasir Terminal Kasir digunakan untuk membuat master terminal untuk Penjualan P.O.S ( POINT OF SALE ),

Cara Akses

Untuk mengakses data master Terminal Kasir pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Terminal Kasir

Penggunaan

o Klik

o Masukkan Kode P.O.S

BAB 2 - MASTER DATA

87

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan POS, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL # Disarankan Kode menggunakan angka misalkan 01 / 02 seperti pada gambar diatas. Karena informasinya akan lebih mudah ketika anda melakukan pengecekan.

o Pilihlah Kas Kasir sebagai tujuan dari Penjualan P.O.S. Jika Kas Kasir masih belum ada silahkan Membuat Kas Kasir terlebih dahulu

o Masukkan Keterangan dari P.O.S, Tekan ENTER. Untuk keterangan cantumkan Kode kasir (Kode P.O.S) yang sesuai. agar mempermudah ketika pengecekan data seperti pada contoh gambar diatas

o Klik save

Mesin EDC EDC (Electronic Data Capture) adalah mesin yang digunakan sebagai alat pembayaran elektronik (Mesin gesek Kartu ATM baik Debit ataupun Credit Card) dengan menggunakan kartu kredit / debet. Sehingga untuk POS yang pembayaran dengan menggunakan kartu kredit / debet dapat dimasukkan dalam proses ini. Sehingga nantinya pada saat Admin keuangan melakukan pengecekan dari pembayaran kartu Kredit / Debet, Admin tinggal melakukan proses Rekonsiliasi Bank.

Cara Akses

Untuk mengakses data master Mesin EDC pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Mesin EDC

BAB 2 - MASTER DATA

88

Penggunaan

• Klik

• Masukkan Kode EDC

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan POS, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

• Pilihlah Kas sebagai tujuan dari Proses Rekonsiliasi Bank

• Masukkan Nama dari EDC tersebut, Tekan ENTER

• Masukkan pula Keterangan dari mesin EDC terebut kemudian tekan ENTER

• Klik

BAB 2 - MASTER DATA

89

Bank Master Bank adalah master yang digunakan sebagai pelengkap data yang terkait dengan master Bank. Form Master Bank ini berisikan Master nama - nama Bank tidak terkait dengan menu Kas Bank.

Cara Akses

Untuk mengakses data master Bank pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Bank

Penggunaan

• Klik

• Masukkan Kode Bank

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Bank, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER # Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

• Masukkan Keterangan dari Bank, Tekan ENTER

• Klik save

BAB 2 - MASTER DATA

90

Pajak User dapat menentukan pajak yang dibebankan pada perusahaan. Secara umum Transaksi Pembelian atau Penjualan dikenakan PPN sebesar 10%. Namun apabila ada perlakuan khusus untuk transaksi jual beli pada perusahaan sehingga pajak yang dikenakan tidak sesuai dengan default program yaitu sebesar 10% maka user dapat mengubah setting pada Form Pajak ini.

Cara Akses

Untuk mengakses data master Pajak pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Pajak

Secara default pada program telah terdapat satu jenis Pajak yaitu PPN dengan ekspresi beban 10%.

• Kode Diisi Kode Pajak, contoh seperti pada gambar Kode diisi PPN.

• Keterangan Diisi keterangan pajak tersebut.

• Ekspresi Diisi presentasi pajak, contoh seperti pada gambar diatas untuk PPN presentasi pajaknya adalah 10%.

• Akun Pajak Pembelian Diisi akun Piutang Pajak Pembelian. Akun ini akan memposting nilai pajak disisi Debet sedangkan pada sisi Kredit diisi dengan akun Hutang Usaha atau Kas tergantung jenis Pembeliannya secara Kredit atau Cash.

• Akun Pajak Penjualan Diisi akun Hutang Pajak Penjualan. Akun ini akan memposting nilai pajak disisi Kredit sedangkan pada sisi Debet diisi dengan akun Piutang Usaha atau Kas tergantung jenis Penjualannya secara Kredit atau Cash.

BAB 2 - MASTER DATA

91

Termin Pengiriman Master Termin Pengiriman digunakan sebagai inputan ketika melakukan Sales Order, Pengiriman, Penjualan dll. Pada transaksi tersebut sebagai catatan dalam hal pengiriman barang, apakah termasuk harga termasuk pengirimaan atau Harga jual belum termasuk pengiriman.

Cara Akses

Untuk mengakses data master Termin Pengiriman pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Termin Pengiriman

Secara default, program telah terdapat 2 termin pengiriman :

• Shipping Harga termasuk biaya pengiriman

• Destination Biaya pengiriman dibebankan kepada penerima

Penggunaan

• Klik new

• Masukkan Kode Termin Pengiriman

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Termin Pengiriman, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

BAB 2 - MASTER DATA

92

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

• Masukkan Keterangan dari Termin Pengiriman, Tekan ENTER

• Klik save

Ekspedisi Master expedisi adalah data yang digunakan untuk memasukkan data expedisi / jasa pengiriman, namun juga dapat diisikan dengan data pengiriman dalam perusahaan itu sendiri. Misalnya data Truk / PickUp yang biasa digunakan untuk pengiriman barang.

Cara Akses

Untuk mengakses data master Ekspedisi pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Ekspedisi

Penggunaan

• Klik New

• Masukkan Kode Ekspedisi

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Ekspedisi, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka.

BAB 2 - MASTER DATA

93

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

• Masukkan Keterangan dari Termin Pengiriman.

• Masukkan Contact person, Nomor tlp dan Fax dari Termin Pengiriman.

• Klik save

Pegawai Master pegawai digunakan sebagai inputan data yang nantinya dapat digunakan sebagai referensi dalam proses transaksi yang menggunakan inputan data pegawai.

Cara Akses

Untuk mengakses data master Pegawai pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Pegawai

BAB 2 - MASTER DATA

94

Staff Penjual Staff Penjual atau yang lebih dikenal sebagai Sales Representatif adalah staff yang melakukan proses pemasaran, melakukan pengecekan terhadap Customer, Order Penjualan dari Customer. Master Staff Penjualan dapat menjadi link pada Master Mitra Bisnis, referensi Order Penjualan, Penjualan dan Return Penjualan dll.

Cara Akses

Untuk mengakses data master Staff Penjual pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Staff Penjual

Level Harga Level Harga adalah pengelompokkan data harga sesuai dengan level / tingkatan dari Customer atau Vendor. Ini berfungsi saat memasukkan data Harga jual pada Master Item, Mitra Bisnis. Karena ketika melakukan penjualan secara Otomatis harga yang tampil pada Board Penjualan berdasarkan Level harga ini.

Cara Akses

Untuk mengakses data master Level Harga pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Level Harga

BAB 2 - MASTER DATA

95

Pada level harga, program telah menyiapkan default yang secara umum sudah banyak dipakai oleh banyak user. Akan tetapi jika masih ada level harga yang belum masuk,

Penggunaan

Klik New

Masukkan Kode Level Harga

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Level Harga, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL

Masukkan Keterangan dari Level Harga, Tekan ENTER

Klik save

BAB 2 - MASTER DATA

96

Set Saldo Awal Akun Pada saat melakukan Set Saldo Awal Akun, Tanggal Saldo Awal di Set Satu hari sebelum Tanggal Buka Buku. Misalkan tanggal Buka Buku adalah 1 Januari 2010 maka Tanggal Set Saldo Awal diisi tanggal 31 Desember 2009. Hal ini berarti nantinya Perusahaan akan tutup Buku Pada tanggal 31 Desember 2010

Cara Akses

Untuk setting saldo awal akun pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Set Saldo Awal --> Saldo Akun

Cara Set Saldo Awal

Pilih Akun yang akan di Set Saldo Awalnya.

Masukkan Nilai Saldo Awal Pada Kolom Saldo Awal.

Curreny diisi Base Curency yang digunakan Perusahaan.

Patokkan Tanggal Set Saldo Awal Bukan Tanggal Entri / Masukkan Data. Tetapi Tanggal Tutup Buku atau -1 hari dari Tanggal Buka Buku.

Klik Save Untuk Menyimpan.

BAB 2 - MASTER DATA

97

Setelah memasukkan Set Saldo, Silahkan Cek pada Neraca, Buku Besar, Jurnal Umum.

Cara Merubah dan Menghapus Set Saldo Awal

Pilih Akun yang akan di Set Saldo Awalnya.

Masukkan Nilai Saldo Awal Pada Kolom Saldo Awal.

Jika ingin Merubah nilai Saldo Awal silahkan langsung ganti Nilainya.

Jika ingin menghapus Set Saldo Awalnya silahkan ganti dengan 0 (Nol).

Klik Save

Set Saldo Awal Kas Set Saldo Kas adalah Proses Seting Nilai Awal Kas / Bank yang bersangkutan. Proses ini biasanya digunakan pada saat Set Saldo Awal Modal Perusahaan.

Cara Akses

Untuk setting saldo awal akun pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Set Saldo Awal --> Saldo Kas.

BAB 2 - MASTER DATA

98

Set Saldo Awal Kas

Klik , maka akan muncul Dialog Saldo Awal Kas.

No. Transaksi Diisi dengan Nomor Transaksi Set Saldo Awak Kas. Secara Default Sistem sudah mengisinya dengan isian AUTO. Kami sarankan tetap dibiarkan AUTO karena nomor Transaksi akan digenerate oleh sistem.

Tanggal Diisi tanggal saldo Kas tersebuat. Pengisian Tanggal ini sama dengan tanggal Set saldo Awal Akun yaitu -1 hari dari dari tanggal buka Buku.

Kas / Bank Diisi Pilihan Kas / Bank mana yang akan Diset Saldo Awalnya. Jika ingin menambah Kas / Bank masuk Master Kas / Bank.

BAB 2 - MASTER DATA

99

Mata Uang Diisi Pilihan Mata Uang yang akan Diset Saldo Awalnya. Rate Disi Untuk selain BaseCurrency.

Jumlah Diisi Nilai Saldo Kas / Bank tersebut berdasarkan Mata Uangnya.

Keterangan Diisi keterangan yang terkait dengan Transaksi Set Saldo Awal Kas tersebut.

Jika sudah benar Klik OK untuk menyimpannya.

Pada Tabel akan Bertambah satu Row berdasarkan Set Saldo Awal yang sebelumnya di Seting.

Merubah Set Saldo Awal Kas

Double Klik Data yang ingin anda edit atau Revisi.

Setelah muncul Dialog Saldo Awal Kas seperti pada Proses New Saldo Awal.

Silahkan Revisi yang menurut anda salah.

Klik OK.

Menghapus Set Saldo Awal Kas

Pilih Data yang ingin anda Hapus.

Klik Tombol .

Proses Set Saldo Awal Kas akan Memposting Jurnal Penyesuaian Kas / Bank sbb :

Akun Debit Kredit

Kas / Bank 500,000,000.00

Historical Balancing 500,000,000.00

Catatan : Nominal yang anda Set, secara Auto akan Terposting ke Akun Penampung (Historical Balancing) dimana Akun ini Merupakan Akun Modal. Setelah memasukkan Set Saldo Awal Kas, Silahkan Cek pada Neraca, Buku Besar, Jurnal Umum. Jika Kolom Aktiva dan Pasiva pada Neraca sudah Seimbang berarti Set Saldo Awal yang anda lakukan sudah Sukses.

BAB 2 - MASTER DATA

100

Set Saldo Awal Stok Set Saldo Awal Stock adalah menu Untuk Menentukan Saldo Awal barang - barang yang masih active. Proses ini dilakukan pada saat melakukan tutup buku.

Cara Akses

Untuk setting saldo awal stock pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Set Saldo Awal --> Saldo Stock

Setting Saldo Awal Stock

Untuk melakukan seting Saldo Swal Stock ada dua cara yaitu :

Manual Satu Persatu Item

Klik New pada toolbar form, maka akan muncul Form Set Saldo Awal Stock

BAB 2 - MASTER DATA

101

No. Transaksi Diisi Nomor Transaksi Set Saldo Awal Stock, secara Default Sistem sudah mengisisanya dengan isian AUTO. Silahkan Hapus dan ganti AUTO denngan Kode Standar perusahaan anda Jika memang diperlukan. Kami sarankan Untuk tetap AUTO karena Nomor Transaksi Set Saldo Awal ini akan digeneratekan Oleh

Tanggal Diisi tanggal saldo Saldo Stock tersebuat. Pengisian Tanggal ini sama dengan tanggal Set saldo Awal Akun yaitu -1 hari dari tanggal Buka Buku. Jadi Stock yang anda masukkan adalah Stock pada Saat Tutup Buku

No. Referensi Diisi Nomor Referensi jika ada dan dibutuhkan. Anda bisa isikan Nomor Stock Opname Secara Fisik. Jadi ketika melihat data pada Komputer anda bisa cocokan dengan data Fisik yang anda simpan.

Tipe Secara Default Sistem sudah Mengisinya dengan isian "Beginning Balance" dan User tidak dapat menggantinya

Metode Secara Default Sistem sudah Mengisinya dengan isian "ACC" dan User tidak dapat menggantinya

BAB 2 - MASTER DATA

102

Keterangan Diisi Keterangan terkait dengan Set Saldo Awal Stock tersebut. Secara Default Sistem Sudah Mengisinya dengan Saldo Awal Stock

Tabel Diisi Item - item yang akan di Set Saldo Awal Stocknya. Cara Pengisian bisa dilihat di Daftar Item. Disini yang perlu diperhatikan adalah pengisian Qty dan HPP.

QTY Diisi Jumlah barang saat ini Berdasarkan Unit Riil. Misalkan Sisa Barang adalah 10 BOX, 5 PCS berarti harus dimasukkan dua kali : Baris PertamaDiisi dengan Qty 10 Box dan Baris Kedua Diisi 5PCS

HPP Diisi HPP Barang Saat ini Berdasarkan Unit yang digunakan. Jadi Jika memasukkan Unitnya BOX Bearti HPP yang dimasukkan adalah HPP PerBOXnya, sedangkan jika yang dimasukkan Unitnya PCS berarti HPP yang dimasukkan adalah HPP PerPCS. Berdasarkan contoh diatas berarti Baris Pertama yang menggunakan Unit BOX HPPnya diisi HPP PerBOX dan yang pasti nilai lebih besar dari pada HPP PerPCS.

Import dari Excell

Tombol XLS Import Digunakan Untuk Import Saldo Stock dari File Excell. Sebelum mengimport Saldo Stock harus disiapkan terlebih dahulu File Excellnya, Format Excell harus mengikuti aturan Sistem sbb : Data - data dan kolom - kolom yang harus dilengkapi baik difile Excellnya atau yang harus diisi diFormnya untuk Import Saldo Stock adalah

Kode Item (Kolom diExcell) Diisi dengan Kode Item yang sudah ada pada daftar item. Jika data Stock yang anda masukkan Itemnya masih Belum Terdaftar maka anda harus Membuat Item Baru tesebut. Kode Item pada Excell harus sama dengan Kode Item yang ada pada Daftar Item, Besar Kecil Huruf (Huruf balok) sangat berpengaruh.

Qty (Kolom diExcell) Diisi dengan Jumlah barang Riil saat Tutup Buku. Karena Keterkaitan antara QTY denga Satuan maka anda harus betul - betul memperhatikannya. Jika Saldo Stock yang anda masukkan bertingkat misalkan 10BOX, 5PCS. Berarti anda harus memasukkannya dua Baris. Baris pertama Qty : 10 dan baris ke dua Qty : 5.

Unit (Kolom diExcell) Diisi dengan Satuan berdasarkan Qty yang dimasukkan. Seperti Penjelasan sebelumnya bahwa Unit sangat Terkait dengan Qty maka cara memasukkannya juga mengikuti Qty. Jika Berdasarkan Contoh pada Nomor 2 berarti Unit yang dimasukkan juga harus 2 baris, baris kesatu diisi BOX sedangkan baris kedua diisi PCS

BAB 2 - MASTER DATA

103

HPP (Kolom diExcell) Diisi HPP PerUnit masing - masing. Pengisian HPP ini juga sangat terkait dengan data Unitnya, Jika Unit yang anda Masukkan adalah BOX berarti HPP yang anda masukkan adalah HPP PerBOX, karena yang akan masukkan ke Stock nantinya akan dikonversi oleh sistem menjadi Satuan Terkecil. Tetapi jika Unit yang digunakan PCS maka anda haus masukkanHPP perPCS

Start From Row (diForm) Secara Default Sistem mengisinya dengan isian 1. Kami sarankan Untuk tidak meubahnya

Tanggal (diForm) Isi dengan tanggal Tutup Buku Seperti Penjelasan sebelumnya

Gudang (diForm) Pilih Gudang yang akan diset saldo Awalnya

Keterangan (diForm) Disi Keterangan yang Terkait dengan Set Saldo Awal Stock tersebut

Process (diForm) Klik Tombol ini jika sudah Siap Untuk di Proses

Cara Import Saldo Stock :

Klik tombol

Klik tombol untuk Cari File Excell yang akan diImport

Sesuaikan Kolom Excell anda dengan ComboBox - ComboBox yang sedah tersedia. Misalkan Kode Item maka dipilih Kode Item pada ComboBoxnya dan seterusnya seperti pada Gambar Berikut.

BAB 2 - MASTER DATA

104

Isi tanggal dengan tanggal tutup Buku.

Pilih Gudang.

Process.

BAB 2 - MASTER DATA

105

Set Saldo Awal Hutang Pada saat melakukan Set Saldo Awal Hutang, Tanggal Saldo Awal di Set Satu hari sebelum Tanggal Buka Buku. Misalkan tanggal Buka Buku adalah 1 Januari 2010 maka Tanggal Set Saldo Awal diisi tanggal 31 Desember 2009. Hal ini berarti nantinya Perusahaan akan tutup Buku Pada tanggal 31 Desember 2010.

Cara Akses

Untuk setting saldo awal hutang pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Set Saldo Awal --> Saldo Hutang

Setting Saldo Awal Hutang

Pada BEE disediakan Form untuk seting Saldo Awal Hutang. Untuk melakukan seting tersebut ada dua cara yaitu :

BAB 2 - MASTER DATA

106

Satu persatu Nota yang masih belum Lunas

Cara setting :

New , setelah itu akan muncul Dialog Saldo Awal Hutang

Nama Vendor Diisi Vendor yang akan dimasukkan hutangnya. Maka secara Otomatis nanti akan menambah Saldo Hutang Kita KeVendor tersebut.

Tanggal Diisi tanggal Nota Riil yang ada pada Nota / Faktur tersebut.

No.Invoice Diisi Nomer Nota / Faktur Fisik (Aslinya). Secara Default Sistem sudah Mengisinya dengan isian AUTO tetapi user diperbolehkan untuk Merubahnya. Sangat disarankan Untuk Mengisi No.Invoice Berdasarkan Nomor Nota / Faktur Asli saat ini. Hal itu karena akan mempermudah Kroscek validitas data Hutang yang ada pada Sistem kami dengan Hitungan manual anda atau dengan Sistem yang lama.

Jatuh Tempo Diisi TOP atau lama jatuh tempo Nota tersebut. Anda harus memasukannya berdasarkan Nota / Fakturnya Jangan Memasukkan Sisa Harinya. Misalkan Nota Anda terbit tanggal 10 Mei dan akan jatuh tempo selama 14 hari dari tanggal terbit Nota, Sedangkan anda Memasukkan Saldo Awal ini pada tanggal 15 Mei, berarti anda tetap harus memasukkan 14 pada Field Jatuh Tempo, Bukan 9.

BAB 2 - MASTER DATA

107

MataUang Diisi Mata Uang Hutang tersebut. Jika Mata Uang bukan Base Currency anda. Berarti Rate yang dimasukkan harus berdasarkan Rate Nota / Faktur Tersebut. Bukan Rate pada saat memasukkan data.

Nilai Hutang Diisi Sisa Nota / Faktur Pembelian yang masih belum Lunas. Misalkan Nota BL456 totalnya adalah 5,000,000 ternyata sudah dibayar 3,000,000 berarti yang anda masukkan adalah Sisanya yaitu 2,000,000. Cara ini memang berbeda dengan cara pengisian data sebelumnya karena Jika anda memasukkan Nilai Nota Riilnya maka anda harus repot untuk memasukkan Pembayarannya juga satu persatu. Hal itu akan membuat proses SetUp lebih lama.

Account Secara AUTO sudah terisi Akun Hutang untuk Vendor tersebut. Jika anda tidak merubah Akun Hutang Vendor tersebut maka Account akan terisi Hutang Usaha.

Jika sudah yakin data yang anda masukkan benar Klik OK. Maka data yang dimasukkan tadi akan tersimpan.

Import dari file excell

BEE menyediakan sistem untuk mempermudah User dalam melakukaan seting Saldo Awal Hutang dengan import dari File Excell. Jika menggunakan fasilitas ini anda harus mengikuti aturan - aturan kolomnya.

Import Saldo Awal Hutang

Klik maka akan muncul Form Saldo Awal Hutang XLS Importer

BAB 2 - MASTER DATA

108

Klik Untuk mencari lokasi File Excell yang anda siapkan

Lengkapi ComboBox - ComboBox yang sudah ada dengan cara Menyesuaikan Kolom - kolom Excell anda dengan Field - Field yang telah disediakan. Berikut adalah contoh Capture dari File Excell untuk Import Saldo Awal Hutang, Perhatikan Title yang ada di Excell dengan Field - field pada Form diatas.

Vendor disesuaikan dengan Kolom Supplier

Tanggal disesuaikan dengan Kolom Tanggal

No. Invoice disesuaikan dengan No.Invoice

Jatuh Tempo disesuaikan dengan Jatuh Tempo

dst. TIPS : Untuk mempermudah lebih baik nama Kolom pada Excell disamakan dengan nama Field pada Form.

Jika Sudah Klik PROCESS untuk memproses import Saldo Awalnya.

Set Saldo Awal Piutang Pada saat melakukan Set Saldo Awal Piutang, Tanggal Saldo Awal di Set Satu hari sebelum Tanggal Buka Buku. Misalkan tanggal Buka Buku adalah 1 Januari 2010 maka Tanggal Set Saldo Awal diisi tanggal 31 Desember 2009. Hal ini berarti nantinya Perusahaan akan tutup Buku Pada tanggal 31 Desember 2010.

Cara Akses

Untuk setting saldo awal hutang pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Set Saldo Awal --> Saldo Piutang

BAB 2 - MASTER DATA

109

Setting Saldo Awal Piutang

Pada BeeAccounting disediakan Form untuk seting Saldo Awal Piutang. Untuk melakukan seting tersebut ada dua cara yaitu

Satu persatu Nota yang masih Belum Lunas Cara Setting :

New , setelah itu akan muncul Dialog Saldo Awal Piutang.

BAB 2 - MASTER DATA

110

Nama Customer Diisi Customer yang akan dimasukkan Piutangnya. Maka secara Otomatis akan menambah Saldo Piutang Perusahaan KeCustomer tersebut

Tanggal Diisi tanggal Nota Riil yang ada pada Nota / Faktur tersebut.

No.Invoice Diisi Nomer Nota / Faktur Fisik (Aslinya). Secara Default Sistem sudah Mengisinya dengan isian AUTO tetapi user diperbolehkan untuk Merubahnya. Sangat disarankan Untuk Mengisi No.Invoice Berdasarkan Nomor Nota / Faktur Asli saat ini. Hal itu karena akan mempermudah Kroscek validitas data Piutang yang ada pada Sistem kami dengan Hitungan manual anda atau dengan Sistem yang lama.

Jatuh Tempo Diisi TOP atau lama jatuh tempo Nota tersebut. Anda harus memasukannya berdasarkan Nota / Fakturnya Jangan Memasukkan Sisa Harinya. Misalkan Nota Anda terbit tanggal 10 Mei dan akan jatuh tempo selama 14 hari dari tanggal terbit Nota, Sedangkan anda Memasukkan Saldo Awal ini pada tanggal 15 Mei, berarti anda tetap harus memasukkan 14 pada Field Jatuh Tempo, Bukan 9.

MataUang Diisi Mata Uang Piutang tersebut. Jika Mata Uang bukan Base Currency anda, Berarti Rate yang dimasukkan harus berdasarkan Rate Nota / Faktur Tersebut. Bukan Rate pada saat memasukkan data

Nilai Piutang Diisi Sisa Nota / Faktur Penjualan yang masih belum Lunas. Misalkan Nota JL00334 totalnya adalah 5,000,000 ternyata sudah dibayar 3,000,000 berarti yang anda masukkan adalah Sisanya yaitu 2,000,000. Cara ini memang berbeda dengan cara pengisian data sebelumnya karena Jika anda memasukkan Nilai Nota Riilnya maka anda harus repot untuk memasukkan Pembayarannya juga satu persatu. Hal itu akan membuat proses SetUp lebih lama

Account Secara AUTO sudah terisi Akun Piutang untuk Customer tersebut. Jika anda tidak merubah Akun Piutang Customer tersebut maka Account akan terisi Piutang Usaha

Jika sudah yakin data yang anda masukkan benar Klik OK. Maka data yang dimasukkan tadi akan tersimpan

Import dari File Excell BEE menyediakan Sistem untuk mempermudah User dalam melakukaan Setting Saldo Awal Piutang dengan import dari File Excell. Jika menggunakan fasilitas ini anda harus mengikuti aturan - aturan kolomnya.

BAB 2 - MASTER DATA

111

Import Saldo Awal Piutang

Klik maka akan muncul Form Saldo Awal Piutang XLS Importer.

Klik Untuk mencari lokasi FIle Excell yang anda siapkan.

Lengkapi ComboBox - ComboBox yang sudah ada dengan cara Menyesuaikan Kolom - kolom Excell anda dengan Field - Field yang telah disediakan. Berikut adalah contoh Capture dari File Excell untuk Import Saldo Awal Piutang, Perhatikan Title yang ada di Excell dengan Field - field pada Form diatas.

Customer disesuaikan dengan Kolom Customer.

Tanggal disesuaikan dengan Kolom Tanggal.

No. Invoice disesuaikan dengan No.Invoice.

Jatuh Tempo disesuaikan dengan Jatuh Tempo.dst. TIPS : Untuk mempermudah lebih baik nama Kolom pada Excell disamakan dengan nama Field pada Form. Jika Sudah Klik PROCESS untuk memproses import Saldo Awalnya.

BAB 2 - MASTER DATA

112

Barcode Fix Barcode Fix digunakan pada saat Nomor barcode dari suatu item memiliki metode nomor urut pada digit tertentu saja. Sehingga jika penggunaan barcode secara default akan menimbulkan Penomeran Barcode double. Contoh Untuk Barcode Perdana Fren,memiliki kode yang diambil pada digit ke 6 dan sebanyak 11 Digit berikutnya.

Cara Akses

Untuk mengkases barcode fix pada BEE, pilih pada MenuBar Master --> Lain - lain --> Barcode Fix

Penggunaan

Klik New .

Masukkan Kode barcode.

Kode diisikan dengan kode tertentu, dapat berupa singkatan dari Keterangan Barcode, Berupa Angka, maupun gabungan antara Huruf dan Angka. Kemudian tekan ENTER.

# Untuk kode dengan huruf, usahakan dengan huruf KAPITAL.

Masukkan Digit dimulainya Barcode tersebut.

Tentukan panjang Digit dari Barcode tersebut yang diinginkan.

Klik save .

BAB 3 - PEMBELIAN

113

3 P E M B E L I A N Bab 3 menjelaskan mengenai cara memasukkan data pembelian dan prosedur – prosedur lain yang berhubungan.

BAB 3 - PEMBELIAN

114

Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian digunakan untuk mencatat dokumen permintaan item barang dari vendor. Permintaan pembelian merupakan proses untuk melakukan proses permintaan barang sebelum dilakukannya Order Pembelian.

Cara Akses

Untuk memasukkan data permintaan pembelian di BEE, pilih pada MenuBar Pembelian --> Permintaan Pembelian

Proses Permintaan Pembelian

1. Tentukan tanggal permintaan. 2. Masukkan nama pegawai yang memasukkan data Permintaan Pembelian. 3. Option draft dipilih jika pengiriman masih dalam mode pencatatan (belum diproses).

BAB 3 - PEMBELIAN

115

4. Tentukan Item yang diinginkan Customer, Kemudian tentuka pula qty, harga dan discount (Jika ada) serta tanggal permintaan barang tersebut dikirim.

Data Header Permintaan Pembelian

• No. Permintaan Secara default BEE akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor Order Pembelian. Jika anda ingin menentukan sendiri format penomoran, hapus isian AUTO pada textbox kemudian masukan nomor transaksi anda.

• Pegawai User yang membutuhkan barang untuk mengisi gudang penyimpanan, untuk proses produksi atau proses penjualan.

• Tanggal Adalah tanggal transaksi yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem komputer.

• Status Adalah status yang terdapat pada Permintaan Pembelian, secara otomatis status berupa "Aktif" apabila belum terjadi import data ke Order Pembelian dan status akan menjadi "Tidak Aktif" apabila telah terjadi proses Order Pembelian dengan menggunakan import data dari Permintaan Pembelian.

• Keterangan Digunakan untuk memasukkan catatan pada Permintaan Pembelian.

Data Detail Permintaan Pembelian

• No Nomor urut

• Gudang Diisi kode gudang yang digunakan untuk pengambilan barang yang akan dikeluarkan, BEE akan secara otomatis mengisinya berdasarkan settingan yang ada pada Pengaturan System. Anda bisa merubah sendiri atau menyesuaikan berdasarkan tempat penyimpanan barang yang sesuai.

• Kode Item Diisi kode barang yang akan dilakukan Order Pembelian dengan menggunakan cara Input Item.

• Nama Item Kolom untuk nama adalah deskripsi dari kode barang yang telah dimasukkan, BEE secara otomatis mengisinya berdasarkan master item yang sudah dibuat. o Tips : Untuk item - item biaya dan sifatnya umum anda bisa membuat satu item

general jadi setiap pembeliannya anda tinggal memanggil item tersebut dan mengganti nama itemnya agar ketika masuk Jurnal Umum bisa dilacak pembelian untuk servis mobil atau mesin atau yang lain.

BAB 3 - PEMBELIAN

116

• Qty Diisi dengan jumlah barang yang diproses. Jika jumlah Qty item yang dilakukan proses Order Pembelian bervariasi anda bisa memasukkan dua kali, misalkan : o Anda menjual Aqua 5 karton 10 PCS o Anda harus memasukan dua kali : baris pertama anda masukan dengan Qty 5 dan

unit karton o Baris ke dua anda masukan Qty 10 dan unitnya PCS

• Satuan Diisi unit / satuan dari item yang di proses. Misalkan : CRT, DZ, PCS, BOX dll. Untuk mengganti satuan dari satuan PCS ke satuan CRT atau sebaliknya gunakan tombol "+" atau "-" pada keyboard.

• Terkirim Akan secara otomatis tersisi jika pada Order Pembelian tersebut telah dilakukan Penerimaan Pembelian.

• BackOrder Adalah data yang tidak terkirim karena suatu hal dan Order Pembelian tersebut telah dilakukan proses tutup order. Maka pada kolomn "BackOrder" akan terisi secara otomatis sesuai barang yang belum terkirim.

• Req.Date Adalah tanggal permintaan Order, tanggal disini dibedakan jika dalam 1 order penjualan terdapat beberapa kali Permintaan Pembelian. ReqDate dapat diabaikan jika tidak diperlukan.

• Dept Diisi dengan kode departemen yang bersangkutan, klik pada kolom dept >> pilih gambar kaca pembesar di samping kolom tersebut. Jika anda kurang paham silahkan lihat pada Contoh Penggunaan Departmen. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan biarkan kosong.

• Prj (Project) Diisi dengan kode proyek yang bersangkutan, klik pada kolom Prj >> pilih gambar kaca pembesar di samping kolom tersebut. Jika anda kurang paham silahkan lihat pada Contoh Penggunaan proyek. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan biarkan kosong.

BAB 3 - PEMBELIAN

117

Order Pembelian Order pembelian merupakan dokumen untuk pencatatan data pemesanan barang perusahaan dari vendor. Order Pembelian ini digunakan untuk proses pemesanan barang. Dengan Order Pembelian yang efisien maka persediaan barang tidak akan kekurangan atau kelebihan.

Cara Akses

Untuk memasukkan data permintaan pembelian, pilih pada MenuBar Pembelian --> Order Pembelian --> Order Pembelian

Proses Order Pembelian

1. Pilih vendor penyedia barang yang akan dibeli. (Point 1 pada gambar). 2. Tentukan juga pajak / non pajak dalam transaksi tersebut. (Point 2 pada

gambar). 3. Option draft dipilih jika order pembelian masih dalam mode pencatatan (belum

diproses). (Point 4 pada gambar) 4. Masukkan nama item yang akan order, ada 2 macam input item pada order

pembelian : (Point 5 pada gambar) o Tentukan item yang diinginkan, kemudian tentuka pula qty, harga dan

discount (jika ada). o Import item dari data Permintaan Pembelian dengan cara klik pada toolbar

import. (Point 3 pada gambar)

BAB 3 - PEMBELIAN

118

Data Header Order Pembelian

1. Tab Master

• Nomor Secara default BEE akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor Order Pembelian. Jika anda ingin menentukan sendiri format penomoran, hapus isian AUTO pada textbox kemudian masukan nomor transaksi.

• Tanggal Adalah tanggal transaksi yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem komputer.

• Vendor Diisi kode vendor (Suplier), Klik pada Tombol Picker untuk mencari data vendor atau gunakan tips cepat Mencari Data dengan picker.

• Mata Uang Diisi mata uang yang akan anda gunakan untuk transaksi penjualan, pilih pada combobox atau pada gambar panah di sebelah kanan. Jika anda menggunakan mata uang asing (bukan base currency) isi rate untuk currency tersebut pada TextBox di sebelah kanan kolom.

• Pajak & Harga Termasuk Pajak Jika dipilih pajak saja maka harga dari item dikenakan PPN 10%. Dan jika pilihan harga termasuk pajak dipilih maka harga dari item barang sudah termasuk pajak.

• Draft dipilih jika order pembelian masih dalam mode pencatatan (belum diproses). (Point 4 pada gambar)

• Status menunjukkan kondisi order pembelian pada saat ini (terkirim atau belum, aktif atau tidak).

2. Tab Alamat

• Adalah data alamat vendor sesuai dengan data Master Mitra Bisnis.

Data Detail Order Pembelian

• No Nomor urut

• Gudang Diisi kode gudang yang digunakan untuk pengambilan barang yang akan dikeluarkan, BEE akan secara otomatis mengisi berdasarkan setting yang ada pada Pengaturan Sistem. Anda bisa merubah sendiri atau menyesuaikan berdasarkan tempat penyimpanan barang yang sesuai. .

BAB 3 - PEMBELIAN

119

• Kode Item Diisi kode barang yang akan dilakukan Order Pembelian dengan menggunakan cara Input Item.

• Nama Item Kolom untuk nama adalah deskripsi dari kode barang yang telah dimasukkan, BEE secara otomatis mengisinya berdasarkan master item yang dulu anda sudah buat. o Tips : Untuk item - item biaya dan sifatnya umum anda bisa membuat satu item

general jadi setiap pembeliannya anda tinggal memanggil item tersebut dan mengganti nama itemnya agar ketika masuk Jurnal Umum bisa dilacak pembelian untuk serice mobil atau mesin atau yang lain

• Qty Diisi dengan jumlah barang yang diproses. Jika jumlah Qty item yang dilakukan proses Order Pembelian bervariasi anda bisa masukan dua kali, misalkan : o Anda menjual Aqua 5 karton 10 PCS o Anda harus memasukan dua kali : baris pertama anda masukan dengan Qty 5

dan unit karton o Baris ke dua anda masukan Qty 10 dan unitnya PCS

• Satuan Diisi unit / satuan dari item yang di proses. Misalkan : CRT, DZ, PCS, BOX dll. Untuk mengganti satuan dari satuan PCS ke satuan CRT atau sebaliknya gunakan tombol "+" atau "-" pada keyboard.

• Terkirim Akan secara otomatis tersisi jika pada Order Pembelian tersebut telah dilakukan Penerimaan Pembelian.

• BackOrder Adalah data yang tidak terkirim karena suatu hal dan Order Pembelian tersebut telah dilakukan proses tutup order. Maka pada kolomn "BackOrder" akan terisi secara otomatis sesuai barang yang belum terkirim.

• Harga Harus diisi dengan harga satuan dari item yang dijual karena BEE akan secara otomatis mengkalkulasinya dengan Qty item.

• Disc % Diisi dengan diskon per item (Diskon Detail). Untuk Disc yang berada pada detail item ini tidak akan terpsoting ke Jurnal Umum, tetapi secara otomatis akan mempengaruhi HPP, untuk lebih detail silahkan lihat Posting Disc Bee Accounting.

• Discount Menampilkan total nilai diskon, kolom ini merupakan kolom R/O (Read Only) karena akan otomatis terisi jika anda mengisi kolom disc %.

• PReqNo Pada kolom ini akan tersisi jika pada Order pembelian menggunakan import data dari Permintaan Pembelian, sehingga dapat diketahui dari data detail tersebut dari nomor Permintaan Pembelian.

BAB 3 - PEMBELIAN

120

• Dept Diisi dengan kode departemen yang bersangkutan, klik pada kolom dept >> pilih gambar kaca pembesar di samping kolom tersebut. Jika anda kurang paham silahkan lihat pada Contoh Penggunaan Departmen. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan biarkan kosong.

• Prj (Project) Diisi dengan kode proyek yang bersangkutan, klik pada kolom Prj >> pilih gambar kaca pembesar di samping kolom tersebut. Jika anda kurang paham silahkan lihat pada Contoh Penggunaan proyek. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan biarkan kosong.

• Req.Date Adalah tanggal permintaan Order, tanggal disini dibedakan jika dalam 1 order penjualan terdapat beberapa kali Permintaan Pembelian. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan biarkan kosong.

Import Data

Pada tab ini digunakan untuk proses import data Order Pembelian dari Permintaan Pembelian. Sehingga Order Pembelian tidak perlu memasukkan data - data item satu persatu.

• Klik "Import Permintaan Pembelian" untuk memilih data permintaan pembelian. • Pilih Permintaan Pembelian yang diinginkan. • Klik "Pilih PReq" kembali jika terdapat lebih dari 1 Permintaan Pembelian dalam satu

vendor, akan muncul pada data detail item - item sesuai dengan data yang ada pada Permintaan Pembelian.

BAB 3 - PEMBELIAN

121

Penerimaan Pemeblian Penerimaan pembelian adalah dokumen yang mencatat barang - barang yang masuk atau diterima yang sebelumnya telah dipesana pada proses order pembelian. Pada proses ini disesuaikan data yang dipesan dan diterima.

Cara Akses

Untuk memasukkan data permintaan pembelian di BEE, pilih pada MenuBar Pembelian --> Penerimaan Pembelian --> Penerimaan Pembelian

Proses Penerimaan Pembelian

1. Masukan tanggal terima barang. (Point 1 pada gambar)

BAB 3 - PEMBELIAN

122

2. Pilih vendor yang mengirim barang, (Lihat pada surat jalan yang dibawa pengirim) (Point 2 pada gambar)

3. Klik toolbar import data di pojok kanan atas. Pilih Order Pembelian dari vendor yang telah dipilih. (Point 3 pada gambar)

4. Item barang yang diorder otomatis tampil pada data grid.

Data Header Penerimaan Pembelian

• No. Penerimaan Secara default BEE akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor Penerimaan Pembelian. Jika anda ingin Menentukan sendiri format penomoran, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor transaksi.

• Tanggal Adalah tanggal transaksi yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem komputer. Silahkan isi tanggal tersebut berdasarkan tanggal yang tertera pada Surat Jalan Vendor.

• Vendor Diisi kode Vendor (Suplier), Klik pada Tombol Picker untuk mencari Data Vendor atau gunakan Tips Cepat Mencari Data dengan Picker.

• Penerima Diisi dengan pegawai yang menerima barang dari Vendor.

• Ekspedisi Adalah isian pilihan untuk mengisi data jika pengiriman barang dari Vendor menggunakan jasa Ekspedisi.

• Draft Berfungsi untuk Menunda Posting ke Stock dan Akunting. o Misalkan pada perusahaan anda terdapat banyak divisi dan otoritas tiap divisi

berbeda - beda, untuk melakukan posting ke akuntansi hanya otoritas divisi accounting yang di perbolehkan. Maka draft ini harus disetting agar semua orang yang entry data tidak bisa posting

o Atau mungkin satu kali transaksi jumlah item yang anda beli sangat banyak sehingga anda perlu melanjutkannya besok, berar anda harus save sebagai draft terlebih dahulu supaya tidak terjadi penambahan hutang serta stock.

o Atau item yang anda beli masih belum jelas tetapi anda sudah menerima barangnya. Anda juga bisa buat draft dahulu baru ketika fix draftnya di hilangkan, sehingga anda tidak perlu khawatir kelewatan atau lupa entry data

BAB 3 - PEMBELIAN

123

Data Detail Penerimaan Pembelian

• No Nomor urut

• Gudang Diisi kode gudang yang digunakan untuk menyimpan barang yang dibeli, BeeAccounting akan secara otomatis mengisinya berdasarkan settingan yang ada pada pengaturan system. Anda bisa merubah sendiri atau menyesuaikan berdasarkan tempat penyimpanan barang yang sesuai.

• Kode Item Diisi kode barang yang akan anda beli, jika anda lupa kode barang, tekan tombol F1 pada keyBoard anda untuk menampilkan daftar Item. Anda juga bisa menggunakan teknik cepat mencari data untuk mempercepat entry data.

• Nama Item Kolom untuk nama (deskripsi barang yang anda beli) BeeAccounting secara otomatis mengisinya berdasarkan master item yang dulu anda sudah buat. Untuk pembelian jasa misalkan service, kurir dll. anda bisa merubah namanya, misalkan anda membuat item dengan nama service. Pada saat pembelian anda bisa ganti dengan service mobil L1234 JP / Service mesin Packing 5571 dll o Tips : Untuk item - item biaya dan sifatnya umum anda bisa membuat satu item

general jadi setiap pembeliannya anda tinggal memanggil item tersebut dan mengganti nama itemnya agar ketika masuk Jurnal Umum bisa dilacak pembelian untuk serice mobil atau mesin atau yang lain

• PID Diisi (Produk ID) jika pada perusahaan anda membutuhkan, PID bisa anda gunakan untuk SN pada HP, Kode pada Voucher, Nomor mesin pada mobil / motor dll. Contoh pembelian menggunakan PID.

• Qty Diisi dengan jumlah barang yang anda beli. Jika jumlah Qty item yang anda beli bervariasi anda bisa memasukkan dua kali, misalkan: o Anda membeli Aqua 5 karton 10 PCS o Anda harus memasukan dua kali : baris pertama anda masukan dengan Qty 5 dan

unit karton o Baris ke dua anda masukan Qty 10 dan unitnya PCS

• Satuan Diisi unit / satuan dari item yang anda beli misalkan : CRT, DZ, PCS, BOX dll. Untuk mengganti satuan dari satuan PCS ke satuan CRT atau sebaliknya gunakan tombol "+" pada keyboard.

• Harga Harus diisi dengan harga satuan dari item yang anda beli karena BEE akan secara otomatis mengkalkulasinya dengan Qty item.

BAB 3 - PEMBELIAN

124

• Disc % Diisi dengan diskon per item (Diskon Detail). Untuk Disc yang berada pada detail item ini tidak akan terpsoting ke Jurnal Umum, tetapi secara otomatis akan mempengaruhi HPP, untuk lebih detail silahkan lihat Posting Disc BEE.

• Discount Menampilkan total nilai diskon, kolom ini merupakan kolom R/O (Read Only) karena akan otomatis terisi jika anda mengisi kolom disc %.

• Pjk (Pajak) Kolom ini menunjukan bahwa item yang anda beli ini dikenakan pajak. Akan otomatis terisi berdasarkan setting pada master. Jika pada checkbox pajak tercentang maka kolom Pjk akan terisi "PPN"

• Sub Total Kolom subtotal ini adalah hasil kalkulasi dari Qty, Harga, Disc%, Harga Termasuk Pajak. Ada kemungkinan nilai pada kolom ini panjang karena nilai desimalnya dibutuhkan untuk kebutuhan validitas data.

• PONo Pada kolom ini akan terisi jika pada Penerimaan Pembelian menggunakan import data dari Order Pembelian. Sehingga dapat diketahui item - item tersebut berasal dari Order Pembelian yang bersangkutan.

Import Data

Pada tab ini digunakan untuk meng-import data Penerimaan Pembelian dari Order Pembelian. Sehingga Penerimaan Pembelian tidak perlu memasukkan data - data item yang perlu dimasukkan.

• Klik "Import Order Pembelian" untuk memilih data Order pembelian. • Pilih Order Pembelian yang diinginkan. • Klik "Import Order Pembelian" kembali jika terdapat lebih dari 1 Order Pembelian

dalam satu Vendor.

PID Rekap Adalah tampilan dan akan terisi secara otomatis jika pada Penerimaan Pembelian menggunakan iten yang ber PID.

BAB 3 - PEMBELIAN

125

Pembelian Invoice Pembelian adalah dokumen yang berisi data pencatatan pembayaran terhadap pembelian yang dilakukan perusahaan. Pembayaran terhadap barang yang dipesan bisa dilakukan dengan cara tunai dan kredit.

Cara Akses

Untuk memasukkan data invoice pembelian di BEE, pilih pada MenuBar Pembelian --> Pembelian

Ada dua Jenis Pembelian pada BeeAccounting yaitu :

1. Pembelian Credit 2. Pembelian Cash

BAB 3 - PEMBELIAN

126

Data Header Pembelian :

• No. Pembelian Secara default BeeAccounting akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor Pembelian anda. Jika anda ingin menentukan sendiri format nomor Pembelian, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor Pembelian anda.

• Tanggal Secara default tanggal akan diisi dengan tanggal pada system komputer anda. Untuk merubahnya Klik DatePicker di sebelah kanan tanggal kemudian pilih tanggal pembelian anda. Tanggal transaksi tidak harus tanggal hari ini, jika anda menginputkan transaksi yang sudah lampau ganti tanggal berdasarkan tanggal pada nota sebenarnya.

• Termin : Diisi dengan tipe pembelian Credit / Cash o Untuk credit, pilih credit pada ComboBoxnya, maka akan keluar TextBox seperti

berikut

Untuk mengisi lama hari jatuh tempo nota dan tanggal jatuh tempo nota, isi lama hari jatuh tempo nota maka tanggal akan secara otomatis mengkalkulasi tanggal jatuh tempo berdasarkan tanggal transaksi dan lama harinya

o Untuk cash, pilih Cash pada ComboBox maka akan keluar ComboBox pilihan Kas seperti berikut

Pilih Kas yang di gunakan untuk Pembayaran. Uang pembayaran akan diambil dari Kas yang anda pilih, sehingga saldo Kas/Bank tersebut akan berkurang sejumlah Pembelian tersebut. Tips : Untuk pembelian Cash tetapi pembayaran melalui bank di hari itu juga lebih baik tipe pembelian di buat Credit, baru ketika sudah di bayar masukan pada proses Pembayaran karena jika melalui Pembayaran anda bisa memberi keterangan Pembayaran dan ketika dilihat di Buku Banknya akan lebih jelas

• Vendor Diisi kode Vendor (Supplier), Klik pada Tombol Picker untuk mencari Data Vendor atau gunakan Tips Cepat Mencari Data dengan Picker.

• Mata Uang Diisi mata uang yang akan anda gunakan untuk Transaksi Pembelian, Pilih pada ComboBoxn atau pada gambar Panah Kecil Terbalik di sebelah kanannya. Jika anda menggunakan Mata Uang Asing (Bukan Base Currency) isi Rate untuk Currency tersebut pada TextBox di sebelah Kanannya

• Pajak Digunakan jika transaksi pembelian yang anda lakukan menggunakan Pajak. Silahkan Klik pada CheckBox untuk mengaktifkan pajaknnya. Contoh Perhitungan Pajak.

• Harga Termasuk Pajak Digunakan jika transaksi pembelian yang anda lakukan menggunakan pajak dan harga

BAB 3 - PEMBELIAN

127

sudah termasuk pajak. Klik pada CheckBox untuk mengaktifkan harga termasuk pajak. Contoh Perhitungan Pajak.

• #Referensi Pengisian untuk data ini bersifat Optional, bisa anda isikan nomor Nota dari vendor atau nomor Surat Jalan atau yang lainnya

• Draft berfungsi untuk Menunda Posting ke Stock, Hutang/Piutang, Kas dan Akunting. o Misalkan pada perusahaan anda terdapat banyak divisi dan otoritas tiap divisi

berbeda - beda, untuk melakukan posting ke akuntansi hanya otoritas divisi accounting yang di perbolehkan. Maka draft ini harus disetting agar semua orang yang entry data tidak bisa posting

o Atau mungkin satu kali transaksi jumlah item yang anda beli sangat banyak sehingga anda perlu melanjutkannya besok, berar anda harus save sebagai draft terlebih dahulu supaya tidak terjadi penambahan hutang serta stock.

o Atau item yang anda beli masih belum jelas tetapi anda sudah menerima barangnya. Anda juga bisa buat draft dahulu baru ketika fix draftnya di hilangkan, sehingga anda tidak perlu khawatir kelewatan atau lupa entry data

• Keterangan Anda bisa mengisikan keterangan - keterangan yang terkait dengan data invoice pembelian tersebut.

• Cabang Diisi dengan cabang yang melakukan transaksi pembelian. o Misalkan : Usaha yang anda jalankan memiliki cabang di berbagai kota. Jika data

anda sudah terintgrasi dengan BEE Accounting anda perlu untuk membedakan transaksi antar cabang. Disinilah fungsi utama Combo Cabang, karena ketika user mengentry data harus memilih cabang. Agar user tidak sampai lupa untuk memilih cabang, maka kami memberi solusi yang sangat efektif. Jadi setiap user pengguna program bisa di setting berada di cabang mana, sehingga setiap user tidak akan lupa mengisi data cabang dan tidak akan salah memilih cabang, karena akan di otomasi oleh system

• Subtotal Total penjumlahan dari Subtotal detail. Dsini menampilkan total yang harganya belum di tambah dengan pajak dan belum di kurangi dengan Disc total (Disc faktur).

• Disc Diisi dengan diskon total (Diskon perfaktur). Diskon perfaktur adalah potongan yang di bebankan pada faktur (nota) yang bersangkutan, dan Disc ini akan di Jurnal Sehingga mempengarihu laba rugi. Untuk lebih jelas silahkan lihat pada Posting Disc Bee Accounting.

• Pajak Total pajak yang harus kita bayar. Untuk pajak pada pembelian ini nantinya akan di posting sebagai pajak masukan (Piutang Pajak).

• Freight Bisa diisi dengan biaya - biaya yang akan di bebankan pada nota tersebut. Misalkan biaya pengangkutan. ekspedisi, packing dll. Kolom ini bersifat optional silahkan anda gunakan jika prusahaan anda membutuhkan informasi seperti dijelaskan di atas.

BAB 3 - PEMBELIAN

128

• Total Total pembelian yang harus kita bayar. Jika pembelian Credit maka total tersebut yang akan di posting ke AP (Hutang usaha).

Data Detail Pembelian

Pada tabel detail pembelian ini ada beberapa tabulasi yang mempunyai fungsi berbeda - beda :

• Item Digunakan unutk entry item - item yang akan di beli. Kolom - kolom pada tabel item ini adalah : o No

Nomor urut

o Gd Diisi kode gudang yang digunakan untuk menyimpan barang yang dibeli, BeeAccounting akan secara otomatis mengisinya berdasarkan settingan yang ada pada pengaturan system. Tetapi anda bisa merubahnya sendiri berdasarkan real penyimpanan barang yang anda beli.

o Kode Diisi kode barang yang akan anda beli, jika anda lupa kode barang, tekan tombol F1 pada keyBoard anda untuk menampilkan daftar Item. Anda juga bisa menggunakan teknik cepat mencari data untuk mempercepat entry data..

o Nama Item Kolom untuk nama (diskripsi barang yang anda beli) BeeAccounting secara otomatis mengisinya berdasarkan master item yang dulu anda sudah buat.Untuk pembelian jasa misalkan service, kurir dll. anda bisa merubah namanya, misalkan anda membuat item dengan nama service. Pada saat pembelian anda bisa ganti dengan service mobil L1234 JP / Service mesin Packing 5571 dll Tips : Untuk item - item biaya dan sifatnya umum anda bisa membuat satu item

general jadi setiap pembeliannya anda tinggal memanggil item tersebut dan mengganti nama itemnya agar ketika masuk Jurnal Umum bisa dilacak pembelian untuk serice mobil atau mesin atau yang lain

o PID Diisi (Produk ID) jika pada perusahaan anda membutuhkannya, PID bisa anda gunakan untuk SN pada HP, Kode pada Voucher, Nomor mesin pada mobil / motor dll. Contoh pembelian menggunakan PID.

o Qty Diisi dengan jumlah barang yang anda beli. Jika jumlah Qty item yang anda beli berfariasi anda bisa masukan dua kali, misalkan : Anda membeli Aqua 5 karton 10 PCS Anda harus memasukan dua kali : baris pertama anda masukan dengan Qty 5

dan unit karton Baris ke dua anda masukan Qty 10 dan unitnya PCS

BAB 3 - PEMBELIAN

129

o Unit Diisi unit / satuan dari item yang anda beli misalkan : CRT, DZ, PCS, BOX dll. Untuk mengganti satuan dari satuan PCS ke satuan CRT atau sebaliknya gunakan tombol "+" atau "-" pada keyboard.

o Harga Harus diisi dengan harga satuan dari item yang anda beli karena BeeAccounting akan secara otomatis mengkalkulasinya dengan Qty item.

o Disc % Diisi dengan diskon peritem (Diskon Detail), jika anda ingin masukan disc persen anda harus mengisikan dengan tanda "%" misalkan disc "2.5%". tetapi jika anda ingin mengisi diskon dengan nilai rupiahnya langsung, anda tidak perlu menambahkan tanda "%". BeeAccounting support untuk multi diskon misalkan : 2.5% + 1.3% + 15,000 + 0.5% hingga 10 kali. Untuk Disc yang berada pada detail item ini tidak akan terpsoting ke Jurnal Umum, tetapi secara otomatis akan mempengaruhi HPP, untuk lebih detail silahkan lihat Posting Disc Bee Accounting.

o Discount Menampilkan total nilai diskon, kolom ini merupakan kolom R/O (Read Only) karena akan otomatis terisi jika anda mengisi kolom disc %.

o Pjk Kolom ini menunjukan bahwa item yang anda beli ini dikenakan pajak. Akan otomatis terisi berdasarkan settingan yang ada di master. Jika pada check box pajak tercentang maka kolom Pjk akan terisi "PPN".

o Sub Total Kolom subtotal ini adalah hasil kalkulasi dari Qty, Harga, Disc%, Harga Termasuk Pajak. Ada kemungkinan nilai pada kolom ini sangat panjang karena nilai desimalnya dibutuhkan untuk validitas data.

o PONo Akan terisi nomor PO jika anda melakukan pembelian berdasarkan PO yang telah anda buat. Hal ini akan memudahkan anda untuk pengecekan data pembelian misalkan pembelian ini dulu berdasarkan PO nomor berapa.

o PrcvNo Akan terisi nomor LPB (Penerimaan Pembelian) jika anda melakukan invoice pembelian berdasarkan LPB yang telah anda buat. Hal ini akan memudahkan anda untuk pengecekan data pembelian misalkan pembelian ini dulu berdasarkan LPB nomor berapa.

o Dept Diisi dengan kode departemen yang bersangkutan, silahkan klik pada kolomnya >> pilih gambar kaca pembesar di samping kolom tersebet.jika anda kurang paham silahkan lihat pada contoh penggunaan departmen. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan silahkan tidak diisi • P.O (Import data Order Penerimaan)

Digunakan untuk entry invoice pembelian berdasarkan referensi PO (Order Pembelian) / biasa di sebut import Pembelian dari PO tanpa melalui proses LPB (penerimaan pembelian). Jadi jika perusahaan anda tidak menginginkan

BAB 3 - PEMBELIAN

130

proses yang lengkap, anda bisa menyingkatnya dari PO langsung ke invoice pembelian. Untuk melihat flowchart yang lebih jelas silahka lihat pada Flowchart Pembelian. Cara penggunaan tab PO adalah :

o Klik tombol Pilih PO o Maka akan muncul dialog daftar PO silahkan cari PO nomor berapa yang akan anda

jadikan invoice pembelian. Lihat tips melakukan filter yang efisien. Klik OK jika sudah menemukan nomor PO yang akan anda jadikan invoice pembelian

o Maka pada kolom PO No tersebut akan terisi nomor PO yang anda pilih tadi o Untuk memastikan item yang anda import dari PO silahkan lihat pada tab Item, maka

akan secara otomatis sudah terisi item - item yang belum dikirim dari nomor PO tersebut

o Jika yang ingin anda invoice lebih dari satu PO silahkan ulangi seperti proses sebelumnya

o Untuk membatalkan PO yang anda import, pilih nomor PO kemudian klik tombol Batal PO, jika anda membatalkan import POnya maka item - item yang ada pada tab item juga akan secara otomatis terhapus.

• Penerimaan Barang : Digunakan untuk entry invoice pembelian berdasarkan referensi LPB(Penerimaan Pembelian) / biasa di sebut import pembelian dari LPB. Untuk proses penerimaan pembelian ini harus import melalui PO karena LPB tidak bisa berdiri sendiri, untuk lebih jelas silahkan lihat pada Flowchart Pembelian. Cara penggunaan tab penerimaan barang adalah : o Klik tombo Pilih PRcv o Maka akan muncul dialog daftar penerimaan pembelian silahkan cari PRcv nomor

berapa yang akan anda jadikan invoice pembelian. Lihat tips melakukan filter yang efisien. Klik OK jika sudah menemukan nomor PRcv yang akan anda jadikan invoice pembelian

o Maka pada kolom PRcv No tersebut akan terisi nomor PRcv yang anda pilih tadi o Untuk memastikan item yang anda import dari PRcv silahkan lihat pada tab Item,

maka akan secara otomatis sudah terisi item - item yang anda terima o Dalam satu invoice bisa terdiri dari beberapa LPB o Untuk membatalkan PRcv yang anda import, pilih nomor PRcvnya kemudian klik

tombol Batal PRcv, jika anda membatalkan import PRcvnya maka item - item yang ada pada Tab Item juga akan secara otomatis terhapus

• Pembayaran Jika sudah ada transaksi pembayaran untuk invoice pembelian nomor tersebut maka kolom Pay No akan terisi nomor transaksi pembayarannya. Sehingga kita bisa lebih mudah dalam pengecekan transaksi pembayarannya, karena bisa jadi satu nomor transaksi pembelian bisa di bayar beberapa kali

• Akuntansi Digunakan untuk setting pemostingan Freight dan diskon ke Jurnal Umum dan Buku Besar. Seperti pada contoh berikut : contoh Freight

• PID Rekap Jika menggunakan PID (Product ID / SN) maka anda akan membutuhkan informasi pada tab rekap PID. Tab ini megelompokan item yang menggunakan PID. Untuk lebih jelas fungsi dan cara penggunaannya silahkan lihat link berikut ini.

BAB 3 - PEMBELIAN

131

Retur Pembelian Retur Pembelian merupakan dokumen yang berisi data - data item barang yang dikembalikan kepada vendor karena kondisi tertentu misalnya berlebihan atau cacat / rusak.Retur pembelian bisa dilakukan dengan tunai dan kredit sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Cara Akses

Untuk memasukkan data retur pembelian di BEE, pilih pada MenuBar Pembelian --> Retur Pembelian

Tipe Retur Pembelian

1. Retur Pembelian Cash

retur Pembelian Cash kepada Vendor hanya digunakan jika telah terdapat Invoice Pembelian secara cash, hal ini dimungkinkan untuk validasi data Hutang. Sehingga

BAB 3 - PEMBELIAN

132

ketika melakukan proses retur Pembelian akan manambah Saldo Kas dan Barang Inventory akan berkurang.

2. Retur Pembelian Credit

retur Pembelian Credit pada dasarnya digunakan untuk menyeimbangkan Nota Invoice Pembelian Credit sebagai Potong Hutang, sehingga dari Nota retur Pembelian Credit dapat digunakan sebagai alat Bayar Hutang pada vendor (Bayar Hutang dengan Potong Nota retur)

Proses Retur Pembelian

Pada proses retur Pembelian dapat dilakukan dengan 3 cara sesuai dengan kebutuhan dari user :

1. Input Item Manual

Yaitu proses input data item dengan cara Menentukan Item yang akan dilakukan retur satu per satu sesuai barang tanpa menghiraukan referensi dari Pembelian atau dari Penerimaan Pembelian.

2. Import dari data Pembelian

Digunakan untuk mengambil data dari Invoice Pembelian yang yang pernah masuk.

o Klik pada tombol "Pilih Purc o Pilih Referensi Pembelian yang diinginkan o delete Item yang tidak dilakukan retur Pembelian

3. Import dari data Penerimaan Pembelian

Import dari data Penerimaan Pembelian dilakukan jika pada Penerimaan Pembelian belum terjadi Invoice Pembelian.

BAB 3 - PEMBELIAN

133

Data Header retur Pembelian

No. retur

Secara default BeeAccounting akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor retur Pembelian. Jika anda ingin Menentukan sendiri format penomoran, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor transaksi anda.

Tanggal Adalah tanggal transaksi yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem komputer.

Tipe Tipe digunakan sebagai proses transaksi retur Pembelian dengan menggunakan catatan lain sesuai dengan kebutuhan.

Termin Diisi dengan tipe retur Pembelian :

Credit

Termin Credit pada retur Pembelian dapat digunakan sebagai referensi nota Potong Hutang kepada Supplier / Vendor. Namun hal ini hanya terjadi jika pada Vendor tersebut pernah melakukan Pembelian Credit dan Status bayarnya "BELUM LUNAS".

Cash

Pada Termin Cash berarti terdapat pemasukan Uang Kas / Bank sesuai pilihan Kas. Sama halnya dengan termin Credit, retur Pembelian dengan Termin "Cash" dilakukan jika pada Invoice Pembelian menggunakan termin "Cash" pula.

Vendor Diisi kode Vendor (Suplier), Klik pada Tombol Picker untuk mencari Data Vendor atau gunakan Tips Cepat Mencari Data dengan Picker

Mata Uang Diisi mata uang yang akan anda gunakan untuk Transaksi retur Pembelian, Pilih pada ComboBoxn atau pada gambar Panah Kecil Terbalik di sebelah kanannya. Jika anda menggunakan Mata Uang Asing (Bukan Base Currency) isi Rate untuk Currency tersebut pada TextBox di sebelah Kanannya

Pajak digunakan jika transaksi retur Pembelian yang anda lakukan menggunakan Pajak. Silahkan Klik pada CheckBox untuk mengaktifkan pajaknnya. Contoh Perhitungan Pajak.

Referensi Pengisian untuk data ini bersifat Optional, bisa anda isikan nomor Nota dari Vendor atau

BAB 3 - PEMBELIAN

134

nomor Surat Jalan atau yang lainnya

Draft berfungsi untuk Menunda Posting ke Stock, Hutang/Piutang, Kas dan Akunting.

Misalkan pada perusahaan anda terdapat banyak divisi dan otoritas tiap divisi berbeda - beda, untuk melakukan posting ke akuntansi hanya otoritas divisi accounting yang di perbolehkan. Maka draft ini harus disetting agar semua orang yang entry data tidak bisa posting

Atau mungkin satu kali transaksi jumlah item yang anda beli sangat banyak sehingga anda perlu melanjutkannya besok, berar anda harus save sebagai draft terlebih dahulu supaya tidak terjadi penambahan hutang serta stock.

Atau item yang anda beli masih belum jelas tetapi anda sudah menerima barangnya. Anda juga bisa buat draft dahulu baru ketika fix draftnya di hilangkan, sehingga anda tidak perlu khawatir kelewatan atau lupa entry data

Data Detail retur Pembelian

• Item Digunakan unutk entry item - item yang akan di beli. Kolom - kolom pada tabel item ini adalah :

o No Nomor urut

o Gd Diisi kode gudang yang digunakan untuk menyimpan barang yang dibeli, BeeAccounting akan secara otomatis mengisinya berdasarkan settingan yang ada pada pengaturan system. Tetapi anda bisa merubahnya sendiri berdasarkan real penyimpanan barang yang anda beli.

o Kode Diisi kode barang yang akan anda beli, jika anda lupa kode barang, tekan tombol F1 pada keyBoard anda untuk menampilkan daftar Item. Anda juga bisa menggunakan teknik cepat mencari data untuk mempercepat entry data..

o Nama Item Kolom untuk nama (diskripsi barang yang anda beli) BeeAccounting secara otomatis mengisinya berdasarkan master item yang dulu anda sudah buat.Untuk pembelian jasa misalkan service, kurir dll. anda bisa merubah namanya, misalkan anda membuat item dengan nama service. Pada saat pembelian anda bisa ganti dengan service mobil L1234 JP / Service mesin Packing 5571 dll Tips : Untuk item - item biaya dan sifatnya umum anda bisa membuat satu item

general jadi setiap pembeliannya anda tinggal memanggil item tersebut dan mengganti nama itemnya agar ketika masuk Jurnal Umum bisa dilacak pembelian untuk serice mobil atau mesin atau yang lain

BAB 3 - PEMBELIAN

135

o PID Diisi (Produk ID) jika pada perusahaan anda membutuhkannya, PID bisa anda gunakan untuk SN pada HP, Kode pada Voucher, Nomor mesin pada mobil / motor dll. Contoh pembelian menggunakan PID.

o Qty Diisi dengan jumlah barang yang anda beli. Jika jumlah Qty item yang anda beli berfariasi anda bisa masukan dua kali, misalkan : Anda membeli Aqua 5 karton 10 PCS Anda harus memasukan dua kali : baris pertama anda masukan dengan Qty 5

dan unit karton Baris ke dua anda masukan Qty 10 dan unitnya PCS

o Unit Diisi unit / satuan dari item yang anda beli misalkan : CRT, DZ, PCS, BOX dll. Untuk mengganti satuan dari satuan PCS ke satuan CRT atau sebaliknya gunakan tombol "+" pada keyboard.

o Harga Harus diisi dengan harga satuan dari item yang anda beli karena BeeAccounting akan secara otomatis mengkalkulasinya dengan Qty item.

o Disc % Diisi dengan diskon peritem (Diskon Detail), jika anda ingin masukan disc persen anda harus mengisikan dengan tanda "%" misalkan disc "2.5%". tetapi jika anda ingin mengisi diskon dengan nilai rupiahnya langsung, anda tidak perlu menambahkan tanda "%". BeeAccounting support untuk multi diskon misalkan : 2.5% + 1.3% + 15,000 + 0.5% hingga 10 kali. Untuk Disc yang berada pada detail item ini tidak akan terpsoting ke Jurnal Umum, tetapi secara otomatis akan mempengaruhi HPP, untuk lebih detail silahkan lihat Posting Disc Bee Accounting.

o Discount menampilkan total nilai diskon, kolom ini merupakan kolom R/O (Read Only) karena akan otomatis terisi jika anda mengisi kolom disc %.

o Pjk kolom ini menunjukan bahwa item yang anda beli ini dikenakan pajak. Akan otomatis terisi berdasarkan settingan yang ada di master. Jika pada check box pajak tercentang maka kolom Pjk akan terisi "PPN".

o Sub Total kolom subtotal ini adalah hasil kalkulasi dari Qty, Harga, Disc%, Harga Termasuk Pajak. Ada kemungkinan nilai pada kolom ini sangat panjang karena nilai desimalnya dibutuhkan untuk validitas data.

o PONo Akan terisi nomor PO jika anda melakukan pembelian berdasarkan PO yang telah anda buat. Hal ini akan memudahkan anda untuk pengecekan data pembelian misalkan pembelian ini dulu berdasarkan PO nomor berapa.

BAB 3 - PEMBELIAN

136

o PrcvNo Akan terisi nomor LPB (Penerimaan Pembelian) jika anda melakukan invoice pembelian berdasarkan LPB yang telah anda buat. Hal ini akan memudahkan anda untuk pengecekan data pembelian misalkan pembelian ini dulu berdasarkan LPB nomor berapa.

o Dept diisi dengan kode departemen yang bersangkutan, silahkan klik pada kolomnya >> pilih gambar kaca pembesar di samping kolom tersebet.jika anda kurang paham silahkan lihat pada contoh penggunaan departmen. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan silahkan tidak diisi

• PID Rekap Adalah rekapitulasi dari Item yang dilakukan transaksi dengan menggunakan PID karena dalam satu Item terdapat lebih dari Satu PID. Sehingga untuk melihat dalam Satu Item tersebut total kuantitinya yaitu dengan Klik pada Tab PID Rekap.

Nota Potong Nota Potong Penjualan atau yang lazim disebut FCN digunakan sewaktu ada perubahan harga item dari dealer yang sebelumnya dibeli dengan harga tertentu. Nota potong penjualan digunakan sebagai permintaan pengembalian modal yang ditujukan kepada dealer yang menjual item barang dimana terjadi perubahan harga pada kondisi tertentu.

Cara Akses

Untuk memasukkan order pengiriman di BEE, pilih pada MenuBar Penjualan --> Nota Potong

BAB 3 - PEMBELIAN

137

Proses Nota Potong Penjualan

1. Masukkan tanggal Nota potong 2. Tentukan customer 3. Pilih mata uang dalam transkasi ini 4. Masukkan total potong dari potong Nota

Data Nota Potong

• No FCN Secara default BEE akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor FCN anda. Jika anda ingin menentukan sendiri format penomoran, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor transaksi anda.

• Tanggal Adalah tanggal transaksi yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem komputer.

• Customer Diisi kode customer, klik pada Tombol Picker untuk mencari data customer atau gunakan Tips Cepat Mencari Data dengan picker.

• Akun Adalah default posting akuntansi pada proses nota potong. Jika user memiliki akun selain yang telah tersedia, dapat diganti sesuai dengan kebutuhan.

BAB 3 - PEMBELIAN

138

• Mata Uang Diisi mata uang yang akan anda gunakan untuk transaksi ini, pilih pada combobox atau pada gambar panah kecil terbalik di sebelah kanannya. Jika anda menggunakan mata uang asing (bukan base currency) isi rate untuk currency tersebut pada TextBox di sebelah kanannya.

• Jumlah Adalah nominal dari nota potong.

BAB 4 - STOK

139

4 S T O K Bab 4 menjelaskan mengenai data – data yang berhubungan dengan stok – stok item

BAB 4 - STOK

140

Lihat Stok Lihat Stock digunakan untuk melihat status jumlah barang yang tersedia, dari form ini user dapat mengetahui barang yang masih mencukupi untuk dilakukan transaksi dan barang apa saja yang perlu diadakan order pembelian sehingga perusahaan terhindar dari kehabisan persediaan barang.. Dari menu lihat stock dapat digunakan untuk melihat stock berdasarkan Filter Merk, Group, barang diatas 0 (nol) atau yang berada pada posisi low. Selain itu juga dapat dilakukan transaksi penyesuaian stock / Opname stock.

Cara Akses :

Untuk melihat stock item pada perusahaan di BEE, pilih pada MenuBar Stock --> Lihat Stock

Header Stock

BAB 4 - STOK

141

• Gudang adalah filter stock berdasarkan tempat penyimpanan barang / gudang. • Tab adalah tabulasi / tab untuk filter stock sesuai dengan kebutuhan atau proses

transaksi Opname. • Refresh adalah untuk proses melihat perubahan setelah ada action filter pada stock.

Tab Filter >> Tab Standard

• Group adalah filter stock berdasarkan group yang telah dimasukkan pada master item.

• Vendor adalah filter stock berdasarkan penyuplai barang tersebut. • Merk merupakan filter barang / stock dengan mengelompokkan berdasarkan merk

tertentu sesuai dengan inputan master Item. • Model adalah filter Stock berdasarkan type / model dari Item tersebut. • Low dan > 0 Adalah filter Item berdasarkan jumlah kuantity Stock.

Tab Filter >> Extended

BAB 4 - STOK

142

• Text area untuk memasukkan filter yang dimaksudkan, berdasarkan nama item, kode item atau lokasi penempatan.

• Display yang diicari. Contoh “Ketika mencari nama Coklat, maka sistem akan menampilkan semua data yang mengandung kata Coklat”.

• Active untuk melihat status item yang statusnya active • Clear all untuk menghapus semua yang ada pada Text Area

Tab Filter >> Sales Order

Tab sales order digunakan untuk melihat data inventory dengan tolak ukur Sales Order yang telah masuk pada admistrasi. pada tab Sales Order terdapat pilihan checkbox:

1. Stock - SO < 0 Adalah Qty stock setelah dikurangi dengan Sales Order berjumlah kurang dari nol (minus)

2. Stock - SO < QtyMin Adalah Qty stock setelah dikurangi dengan Sales Order berjumlah dibawah Qty minimal (Sesuai dengan settingan qty minus pada Master Item)

BAB 4 - STOK

143

Tab Kolom

Pada tab Kolom terdapat fasilitas untuk menampilkan kolom - kolom yang telah teredia oleh system serta dapat diaktifkan sesuai dengan kebutuhan / keinginan.

Tab Opname

Tab Opname digunakan untuk fasilitas Opname stock, print Form Opname. Untuk menampilkan laporan Opaname Stock, kllik pada Lap. Opname.

Cara melakukan Proses Opname Stock :

• Pilih nama item yang akan diopname (Perubahan Kuantity) kemudian tekan tombol "+" pada keyboard

BAB 4 - STOK

144

• Masukkan nama pegawai yang melakukan penyesuain stock (stock opname)

• Masukkan jumlah (quantity) sebenarnya pada kolom yang telah tersedia

BAB 4 - STOK

145

• Setelah selesai proses pemilihan Item yang di Opname, Klik Form Opname untuk proses penyimpanan Opname Stock

• Akan tampil menu Penyesuaian stock sebagai proses penyimpanan, Klik save untuk mulai menyimpan Opname Stock.

• Jangan lupa untuk menekan tombol Refresh pada Form Stock.

BAB 4 - STOK

146

Analisa Stok Form Analisa stock digunakan sebagai proses penganalisa Barang. Pada Form ini user diharapkan dapat segera menentukan sikap ketika melihat Kuantiti di yang tersedia saat ini dibandingkan dengan Permintaan Penjualan, sehingga mengurangi resiko untuk kehabisan barang / Stock. Seperti tampak pada Gambar diatas, pada baris pertama menunjukkan Qty telah berada dibawah batas minimal dari Stock dan telah ada Permintaan Penjualan sebanyak 12 DOS sedangkan qty sekarang hanya tersedia 5 DOS.

Cara Akses

Untuk melakukan analisa stock pada BEE, pilih pada MenuBar Stock --> Analisa Stock

• Tab Filter >> Standard Filter pada tab standard berdasarkan atas periode, grup, vendor, dan model.

BAB 4 - STOK

147

• Tab Filter >> Extended Filter pada tab extended kode item dan nama item barang.

Klik kanan pada baris tersebut akan tampil List PO dan List SO. List PO atau list SO akan dapat dilihat jika item barang pada kolom PO atau SO nilainya bukan 0 (nol).

Pilih salah satu baris untuk melihat data PO atau SO detail dari item barang tersebut :

Gambar dibawah akan menampilkan data Order Pembelian (PO) untuk Item "ANTIS STRAWBERRY BTL 60ML/144".

BAB 4 - STOK

148

Gambar dibawah akan menampilkan data Order Penjualan (SO) untuk Item "SOFFEL BUNGA BOTOL 80G/144".

• Tab Purchase Order Digunakan untuk proses generate order pembelian berdasarkan kondisi stock yang minim serta adanya order penjualan yang telah masuk.

o Gen Purchase Order

Gen Purchase Order digunakan untuk melakukan proses generate order pembelian dengan memilih item yang diinginkan dengan cara menandai "centang" pada kolom "Cek".

BAB 4 - STOK

149

Kemudian, klik Gen Purchase Order akan keluar form order pembelian dengan item - item yang sesuai dengan item yang dipilih pada form Gen Purchase Order.

Lakukan pengisian sesuai dengan order pembelian.

o Overlap Purchase Order

Digunakan untuk proses generate order pembelian item barang dengan memperhatikan kuantiti order penjualan dibandingkan dengan stock yang tersimpan dalam gudang. Hal ini untuk menghindari keterlambatan pengiriman terhadap barang yang dipesan dikarenakan persediaan barang tidak mencukupi. Overlap Purchase Order hanya dapat dilakukan pada item barang yang persediaanya tidak mencukupi dibandingkan dengan pemesanan terhadap barang tersebut. Dalam hal ini akan dilakukan order pembelian otomatis dengam memperhatikan jumlah kuantiti dari order penjualan dan persediaan yang ada di dalam gudang. Perhitungan yang dilakukan yaitu dengan Rumus "Order Penjualan = Order Pembelian + Stock" Pilih item barang yang akan dilakukan Overlap Puchase Order. Perhatikan item barang yang dipilih persediaannya lebih kecil daripada jumlah pemesanan.

BAB 4 - STOK

150

"Baskom Deluxe 816 NGT --> Qty: 2 pcs, On SO: 50 pcs" akan dilakukan overlap PO sejumlah 48 pcs "Indofood Bumbu Kare --> Qty: 28 pcs, On SO: 40 pcs" akan dilakukan overlap PO sejumlah 12 pcs

Kemudian, klik Overlap Purchase Order akan keluar form order pembelian dengan item - item yang sesuai dengan item yang dipilih pada form Overlap Purchase Order.

"Baskom Deluxe 816 NGT" akan dilakukan overlap PO sejumlah 48 pcs "Indofood Bumbu Kare" akan dilakukan overlap PO sejumlah 12 pcs

BAB 4 - STOK

151

Penyesuaian Stok Penyesuaian Stock adalah proses persamaan antara stock yang tersedia dalam gudang / toko (real) dengan stock yang ada pada sistem karena suatu hal, misalnya selisih qty suatu item karena barang rusak / hilang.

Cara Akses

Untuk melakukan analisa stock pada BEE, pilih pada MenuBar Stock --> Penyesuaian Stock

Data Header Penyesuaian Stock

• Nomor Transaksi Secara default BEE akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor transaksi. Jika ingin menentukan sendiri format nomor pembelian, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor pembelian.

• Tanggal Secara default tanggal akan diisi dengan tanggal pada sistem komputer. Untuk merubahnya klik DatePicker di sebelah kanan tanggal kemudian pilih tanggal penyesuaian stock.

BAB 4 - STOK

152

• No. Referensi Adalah nomor referensi jika diperlukan, bisa diisikan dengan nomor referensi dari user yang melakukan penyesuaian stock manual.

• Tipe Adalah default tipe untuk penyesuaian stock.

• Metode Terdapat 3 pilihan Metode : o ACC : Adalah untuk menyesuaikan stock sesuai dengan kuantiti dimana keuntungan

atau kerugian di "Aku" kan ke P/K Selisih Stock. o Round Down : Adalah penyesuaian stock dengan sistem penambahan / pengurangan

kuantiti memakai sistem hpp nol (Hanya untuk kuantity yang ditambahkan / dikurangi)

o Replace : Adalah proses penyesuaian HPP (Harga Pokok Pembelian). Untuk memasukkan data HPP, masukkan nominal HPP pada kolom HPP, kemudian save untuk menyimpan.

• Akun P/L Hanya akan keluar jika Metode dipilih ACC dan Replace. Akun P/L adalah type akun untuk proses penyesuaian stock.

• Keterangan Digunakan untuk menuliskan keterangan dari Penyesusian Stock tersebut.

• Cabang Digunakan untuk transaksi dengan menggunakan cabang sebagai inputan (client diluar kota / pulau).

Data Detail Penyesuaian Stock

• No Adalah nomor urut dari detail transaksi tersebut

• Gd Adalah Gudang yang digunakan dalam transaksi, dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan dengan memasukkan kode Gudang.

• Kode Adalah kode Item yang digunakan untuk traksaksi, dapat juga digunakan dengan menggunakan barcode item sesuai dengan master item. Klik disini untuk cara memasuk item.

• Nama Item Adalah nama item sesuai dengan kode yang telah dimasukkan pada kolom kode. Nama item akan otomatis menampilkan data ketika kode item sesuai dengan master item yang telah disesuaikan.

• Jika pada data header dipilih Akun P/L : ACC dan Roound Down akan muncul : o Qty : adalah kuantity / jumlah barang yang akan disesuaikan

BAB 4 - STOK

153

o Unit : Adalah konversi unit dari item tersebut

• Akun P/L dipilih Replace akan muncul o HPP : Adalah Harga Pokok Pembelian, kolom ini digunakna untuk merubah HPP

pada item yang bersangkutan.

• Dept Adalah department yang melakukan proses Penyesuaian stock. (Biasanya berlaku untuk kontraktor)

• Prj Adalah project yang digunakan untuk melakukan proses penyesuaian stock (Biasanya berlaku untuk kontraktor)

Cara Penyesuaian Stock

1. Misalkan dicontohkan persedian item barang dengan nama"Stabilo Unicord" pada gudang PT. Buana Sejahtera terdapat kerusakan sejumlah 10 item dari total persediaan 36 item.

2. Pada form penyesuain stock isi dengan item barang yang akan dilakukan penyesuain stock yaitu "stabilo unicorn" (point 1 pada gambar). Kemudian masukkan jumlah item yang akan disesuaikan (opname), dalam contoh ini 10 item barang rusak akan dikurangkan dari persediaan yang semula 36 pcs (point 2 pada gambar).

BAB 4 - STOK

154

3. Tekan pada toolbar form untuk menyimpan. Stok pada item bersangkutan akan mengalami perubahan menjadi 26 pcs karena pengurangan dari 10 pcs item yang rusak. (lihat gambar dibawah).

BAB 4 - STOK

155

Mutasi Stok Mutasi Stock adalah perpindahan item / barang dari satu tempat penyimpanan menuju tempat penyimpanan lain. Suatu contoh untuk mutasi barang dari Gudang menuju toko maka secara Otomatis stcok yang ada pada Gudang akan berkurang dan Stock yang ada diToko akan bertambah.

Cara Akses

Untuk melakukan analisa stock pada BEE, pilih pada MenuBar Stock --> Mutasi Stock

Data Header Mutasi Stock

• No. Transfer Adalah nomor transaksi untuk mutasi stock, sehingga dalam setiap mutasi stock transaksi tersebut memiliki nomor transaksi yang berbeda. Pada penomeran ini dapat dilakukan dengan otomatis maupun dengan manual. Untuk penomeran otomatis, biarkan kode "AUTO" pada no. transaksi. Untuk nomor manual, silahkan ganti "AUTO" dengan nomor yang diinginkan.

BAB 4 - STOK

156

• Tanggal Adalah tanggal transaksi untuk Mutasi Stock, secara default tanggal mengikuti dengan tanggal yang ada pada sistem komputer, namun pada transaksi dapat dilakukan dengan menggunakan tanggal mundur.

• Tipe Tipe mutasi stock secara default adalah "Mutasi Stock" dan tidak dapat dirubah oleh user.

• Gudang Asal Adalah asal dari barang / item tersebut dipindahkan.

• Gudang Tujuan Adalah tujuan dari barang / item tersebut dipindahkan.

• Keterangan Digunakan untuk menuliskan catatan tentang Mutasi Stock tersebut.

• Cabang Digunakan untuk sistem yang menggunakan cabang.

Data Detail Mutasi Stock

• No Adalah nomor urut dari detail transaksi tersebut.

• Gd Adalah Gudang yang digunakan dalam transaksi, dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan dengan memasukkan kode Gudang.

• Kode Adalah kode Item yang digunakan untuk traksaksi, dapat juga digunakan dengan menggunakan barcode item sesuai dengan master item. Klik disini untuk cara memasukkan item.

• Nama Item Adalah nama item sesuai dengan kode yang telah dimasukkan pada kolom kode. Nama item akan otomatis menampilkan data ketika kode item sesuai dengan master item yang telah disesuaikan.

• PID Adalah Product ID yang digunakan untuk item yang menggunakan product ID (misal : Handphone, vouche fisik dll)

• Qty Adalah kuantiti / jumlah barang yang akan disesuaikan.

• Unit Adalah konversi unit dari item tersebut.

BAB 4 - STOK

157

• Dept Adalah department yang melakukan proses Penyesuaian stock. (Biasanya digunakan untuk perusahaan kontraktor)

• Prj Adalah project yang digunakan untuk melakukan proses penyesuaian stock. (Biasanya digunakan untuk perusahaan kontraktor)

Cara Mutasi Stock

1. Misalkan dicontohkan item barang dengan nama"BOLP Glitter 6 Warna" pada gudang PT. Buana Sejahtera akan dilakukan mutasi stock dari toko ke dalam gudang sebanyak 28 pcs dari persediaan di toko yang berjumlah 38 pcs. Stock pada toko sebelum mutasi stock

Stock pada gudang sebelum mutasi stock

2. Pada form mutasi stock pilih gudang asal (point 1 pada gambar) dan gudang tujuan (point 2 pada gambar) kemudian pada data grid isi dengan item barang yang akan dilakukan proses stock masuk yaitu"BOLP Glitter 6 Warna" (point 3 pada gambar). Kemudian masukkan jumlah item yang masuk, dalam contoh ini 28 pcs item akan dipindahkan dari toko ke dalam gudang (point 4 pada gambar).

BAB 4 - STOK

158

3. Tekan pada toolbar form untuk menyimpan. Stok item barang "BOLP Glitter 6 Warna" pada gudang akan menjadi 28 pcs dari yang sebelumnya 0 pcs. Dan pada toko akan menjadi 10 pcs. (lihat gambar dibawah). Stock pada toko sesudah mutasi stock

Stock pada gudang sesudah mutasi stock

BAB 4 - STOK

159

Stok Masuk Stock masuk adalah proses penyesuaian stock dengan menambahkan kuantity barang. Hal ini sama halnya dengan proses Penyesuaian Stock namun lebiih spesifikasi pada penambahan kuantiti suatu barang / item. Modul ini digunakan jika ada penambahan barang yang tidak melalui proses normal yaitu Pembelian, Mutasi Stock.

Cara Akses

Untuk melakukan analisa stock pada BEE, pilih pada MenuBar Stock --> Stock Masuk

Data Header Stock Masuk

• Nomor Transaksi Secara default BEE akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor pembelian. Jika ingin menentukan sendiri format nomor pembelian, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan stock masuk.

• Tanggal Secara default tanggal akan diisi dengan tanggal pada sistem komputer anda. Untuk merubahnya klik DatePicker di sebelah kanan tanggal kemudian pilih tanggal stock masuk anda.

BAB 4 - STOK

160

• No. Referensi Adalah nomor referensi jika diperlukan, bisa diisikan dengan nomor referensi dari user yang melakukan proses stock masuk.

• Tipe & Metode Tidak aktif karena disesuaikan dengan Menu yang ada.

• Akun P/L Adalah type Akun yang digunakan untuk proses stock masuk

• Keterangan Digunakan untuk menuliskan keterangan dari stock masuk tersebut.

• Cabang Digunakan untuk transaksi dengan menggunakan cabang sebagai inputan (client diluar kota / pulau).

Data Detail Stock Masuk

• No Adalah nomor urut dari detail transaksi tersebut.

• Gd Adalah Gudang yang digunakan dalam transaksi, dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan dengan memasukkan kode Gudang.

• Kode Adalah kode Item yang digunakan untuk traksaksi, dapat juga digunakan dengan menggunakan barcode item sesuai dengan master item. Klik disini untuk cara memasuk item.

• Nama Item Adalah nama item sesuai dengan kode yang telah dimasukkan pada kolom kode. Nama item akan otomatis menampilkan data ketika kode item sesuai dengan master item yang telah disesuaikan.

• Qty Adalah kuantiti / jumlah barang yang akan disesuaikan

• Unit Adalah konversi unit dari item tersebut

• Dept Adalah department yang melakukan proses stock masuk. (Biasanya digunakan untuk perusahaan kontraktor)

BAB 4 - STOK

161

• Prj Adalah project yang digunakan untuk melakukan proses stock masuk. (Biasanya digunakan untuk perusahaan kontraktor)

Cara Proses Stock Masuk

1. Misalkan dicontohkan persedian item barang dengan nama"NoteBook BWX-6102+BLP" pada gudang PT. Buana Sejahtera mengalami penambahan item sebanyak 50 pcs dari qty saat ini 20 pcs.

2. Pada form stock masuk isi dengan item barang yang akan dilakukan proses stock masuk yaitu NoteBook BWX-6102+BLP" (point 1 pada gambar). Kemudian masukkan jumlah item yang masuk, dalam contoh ini 50 pcs item akan dimasukkan / ditambahkan (point

BAB 4 - STOK

162

2 pada gambar).

3. Tekan pada toolbar form untuk menyimpan. Stok pada item bersangkutan akan mengalami penambahan sebanyak 50 pcs menjadi 70 pcs. (lihat gambar dibawah).

Stok Keluar Stock keluar sama halnya dengan Penyesuaian Stock atau Stock Masuk, namun pada proses ini lebih spesifikasi untuk proses pengurangan kuantiti dari item yang bersangkutan. Stock keluar digunakan untuk lebih mengurangi tingkat kesalahan pada user untuk melakukan

BAB 4 - STOK

163

proses Penyesuaian stock, jika pada Penyesuaian Stock dapat digunakan untuk proses Stock Masuk, Stock Keluar dan proses Update HPP. Maka pada menu ini hanya dapat dilakukan untuk ,mengurangi stock item tertentu saja. Jika customer meminta sampel barang, User juga bisa menggunakan modul ini utnuk mengeluarkan barang tersebut

Cara Akses

Untuk melakukan analisa stock pada BEE, pilih pada MenuBar Stock --> Stock Keluar

Data Header Stock Keluar

• Nomor Transaksi Secara default BEE akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor pembelian. Jika ingin menentukan sendiri format nomor pembelian, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor Stock Keluar.

• Tanggal Secara default tanggal akan diisi dengan tanggal pada sistem komputer. Untuk merubahnya Klik DatePicker di sebelah kanan tanggal kemudian pilih tanggal Stock Keluar.

• No. Referensi Diisi nomor referensi jika diperlukan, bisa diisi dengan nomor referensi dari Nota Fisik atau manual.

BAB 4 - STOK

164

• Type & Metode Tidak aktif karena disesuaikan dengan Menu yang ada.

• Akun P/L Adalah type Akun yang digunakan untuk proses Stock Keluar.

• Keterangan Digunakan untuk menuliskan keterangan dari Stok Keluar tersebut.

• Cabang Digunakan untuk transaksi dengan menggunakan cabang sebagai inputan (client diluar kota / pulau).

Data Detail Stock Keluar

• No Adalah nomor urut dari detail transaksi tersebut.

• Gudang Adalah Gudang yang digunakan dalam transaksi, dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan dengan memasukkan kode Gudang.

• Kode Item Adalah kode Item yang digunakan untuk traksaksi, dapat juga digunakan dengan menggunakan barcode item sesuai dengan master item. Klik disini untuk cara memasuk item.

• Nama Item Adalah nama item sesuai dengan kode yang telah dimasukkan pada kolom kode. Nama item akan otomatis menampilkan data ketika kode item sesuai dengan master item yang telah disesuaikan.

• Qty Adalah kuantity / jumlah barang yang akan disesuaikan.

• Unit Adalah konversi unit dari item tersebut.

• Dept Adalah department yang melakukan proses Stok Keluar. (Biasanya digunakan untuk perusahaan kontraktor)

• Prj Adalah project yang digunakan untuk melakukan proses Stok Keluar (Biasanya digunakan untuk perusahaan kontraktor).

Cara Proses Stock Keluar

BAB 4 - STOK

165

1. Misalkan dicontohkan persedian item barang dengan nama"NoteBook BWX-6102+BLP" pada gudang PT. Buana Sejahtera mengalami pengeluaran item sebanyak 50 pcs dari qty saat ini 70 pcs.

2. Pada form stock keluar isi dengan item barang yang akan dilakukan proses stock keluar yaitu NoteBook BWX-6102+BLP" (point 1 pada gambar). Kemudian masukkan jumlah item yang masuk, dalam contoh ini 50 pcs item akan dikeluarkan dari gudang (point 2 pada gambar).

BAB 4 - STOK

166

3. Tekan pada toolbar form untuk menyimpan. Stock pada item bersangkutan akan mengalami pengurangan sebanyak 50 pcs menjadi 20 pcs. (lihat gambar dibawah).

BAB 5 - KAS BANK

167

5 K A S B A N K Bab 5 menjelaskan mengenai proses – proses dan cara input untuk Mengolah data – data yang berhubungan dengan kas & bank

BAB 5 - KAS BANK

168

Penerimaan Pembayaran Modul Penerimaan Pembayaran ini digunakan untuk proses pembayaran Piutang customer

Cara Akses

Untuk memasukkan penerimaan pembayaran pada BEE, pilih pada MenuBar Kas/Bank --> Penerimaan Pembayaran.

Data Header Peneriman Pembayaran

• No. Penerimaan Secara default BeeAccounting akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor Terima Pembayaran anda. Jika anda ingin Menentukan sendiri format nomor Terima Pembayaran Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor Terima Pembayaran anda.

BAB 5 - KAS BANK

169

• Tanggal Secara default tanggal akan diisi dengan tanggal pada system komputer anda.Untuk merubahnya Klik DatePicker di sebelah kanan tanggal kemudian pilih tanggal transaksi anda.

• Customer : Adalah pelanggan yang akan melakukan pembayaran piutang. Masukkan kode customer atau klik pada tombol picker untuk mencari data customer / pelanggan.

• Total Piutang yang dibayar Adalah jumlah total piutang yang akan dibayar oleh Customer / pelanggan.

• Total diskon Pembayaran Adalah Total diskon yang telah dimasukkan pada transaksi "Untuk Bayar" sesuai dengan kesepakatan antara 2 fihak.

• Dalam Base Currency Adalah untuk conversi ke dalam Rupiah jika dalam proses penerimaan menggunakan Mata Uang asing.

• Total piutang yang dibayar Adalah jumlah total piutang yang akan dibayar oleh Customer / pelanggan.

• Total Diskon pembayaran Adalah Total diskon yang telah dimasukkan pada transaksi "Untuk Bayar" sesuai dengan kesepakatan antara 2 fihak.

• Total Bayar Adalah total dari pembayaran yang telah dimasukkan pada "Cara bayar" .

• Lebih Bayar Digunakan jika dalam pembayaran melebihi dari total yang harus dibayar oleh customer, sehingga Customer memiliki Lebih Bayar / Deposit pada instansi berikut.

• Lebih bayar tidak boleh bernilai minus saat dilakukan penyimpanan Terima Pembayaran

Data Detail Penerimaan Pembayaran

Dalam data detail terima pembayaran terdapat dua proses penting untuk bisa melakukan pembayaran, yaitu : .

1. Piutang Yang Dibayar 2. Cara bayar

BAB 5 - KAS BANK

170

• Piutang yang diBayar

Tab Piutang yang Bayar adalah data untuk inputan data yang digunakan referensi untuk dilakukan terima Pembayaran. Dalam tab ini terdapat :

1. Terima Pembayaran Piutang Digunakan sebagai cara untuk pembayaran Piutang dari Invoice Penjualan yang telah dibuat. 1. Tekan Tombol F1-Pilih Piutang untuk membuka daftar hutang. 2. Filter berdasarkan Periode Penjualan. 3. Tekan Tanda Spasi untuk memilih Piutang

2. Potong Nota Return

Dalam Potong Nota return ini digunakan sebagai pemotong hutang Invoice Penjualan dari return Penjualan. 1. Tekan Tombol panah bawah pada keyboard Untuk menambahkan baris

apabila pada pada baris sebelumnya telah ada list Untuk Bayar 2. Tekan Tombol F2-Pilih Return Untuk memilih daftar Return penjualan 3. Tekan OK untuk menambahkan daftar list pada Terima Pembayaran

3. Penambahan Kas lain - lain

Digunakan untuk memasukkan data biaya tambahan yang terkait dengan Penerimaan Pembayaran tersebut misal : Biaya Bank yang dibebankan pada perusahaan anda, jika Customer membayar tidak sesuai dengan jumlah Piutangnya mungkin selisih Rp. 200 karena nilai terlalu kecil maka perusahaan anda memberi toleransi, dll Namun pada menu ini hanya akan tampil jika menggunakan Modul Accounting. 1. Tekan Tombol panah bawah pada keyboard Untuk menambahkan baris

apabila pada pada baris sebelumnya telah ada list Piutang yang Bayar 2. Tekan F3-Pilih ACC Untuk menambahkan daftar Account 3. Tekan F1 Untuk mencari Account berdasarkan Nama 4. Klik Ok untuk menambahkan daftar list

4. Terima Pembayaran Uang Muka

Terima Pembayaran Uang Muka digunakan untuk pembayaran atas Order Penjualan yang telah dibuat, sehingga dalam pembayaran Hutang ketika Invoice Penjualan telah keluar dapat dilakukan dengan terima pembayaran Hutang dengan Potong bayar menggunakan referensi pembayaran Uang Muka. 1. Tekan F4 pada Keyboard atau Klik pada Tombol F4-Pilih PO untuk melihat

daftar Order Penjualan 2. tekan tombol OK atau tekan enter untuk memasukkan data SO

5. Potong Piutang dengan Nota Potong

Digunakan untuk membayar Hutang dengan menggunakan Nota Potong Penjualan. 1. Tekan Tombol panah bawah pada keyboard Untuk menambahkan baris

apabila pada pada baris sebelumnya telah ada list Piutang yang Bayar 2. Tekan F5 pada keyboard atau Klik pada Tombol F5-Pilih FCN untuk

melihat daftar Nota Potong 3. Klik OK atau tekan Enter untuk memilih daftar FCN / Nota Potong.

BAB 5 - KAS BANK

171

Keterangan dari Detail Piutang yang Dibayar :

o No Adalah nomor urut dari detail transaksi tersebut

o Type Adalah referensi dari piutang yang dibayar, pada type ini akan secara default tersisi dari proses yang piutang yang dibayar.

o Keterangan Adalah keterangan dari kolomn referensi, keterangan juga akan secara default muncul sesuai dengan referensi namun menunjukkan nomor transaksinya.

o No. Referensi Adalah Nomor Referensi dari transaksi yang akan dilakukan terima pembayaran.

o Jumlah Bayar Adalah total nominal kesanggupan untuk pembayaran piutang berdasarkan invoice yang telah dikeluarkan. Sehingga dari Invoice yang telah keluar dapat dilakukan pembayaran dengan penuh (LUNAS) atau dengan cicilan. Ubahlah nomonal pada "Jumlah bayar" untuk proses pembayaran dengan cicilan

o Disc % Digunakan untuk inputan discount pembayaran pada salah satu invoice / lebih sesuai dengan kesepakatan. Pada disc % dapat pula dimasukkan nominal dalam bentuk currency(Multy Discount). Contoh : 2%+5000+5%+2.5%

o Disc Rp Adalah hasil convert dari perhitungan Disc %

o Netto Bayar Adalah nominal yang harus dibayar setelah ada potongan pembayaran

o Mata Uang Adalah default sesuai dengan Invoice Penjualan yang telah dilakukan. Pada mata uang ini tidak dapat dirubah ke Mata Uang yang lain karena menyesuaikan dengan Invoice Penjualan yang telah ada.

o Rate Adalah Kurs nilai tukar transaksi, hal ini digunakan untuk proses Pembayaran piutang. Misal dalam Mata Uang tertera USD, dan akan dibayarkan dengan menggunakan IDR, maka masukkan Nilai Tukar pada saat itu dalam "Rate". Maka pada Total Piutang yang akan Dibayar "Dalam base Currency (Rp)" akan menghitung nilai Rupiahnya.

o F1 Pilih Piutang Digunakan untuk melihat list / daftar piutang yang akan dibayarkan. Untuk memilih piutang yang akan dibayar, tekan Spasi pada keyboard kemudian tekan tombol "OK"

BAB 5 - KAS BANK

172

o F2 Pilih Return Digunakan untuk proses pembayaran piutang dengan menggunakan potong dai Nota Return, sehingga pada piutang yang ada di potong dengan Nota Return Penjualan yang telah ada.

o F3 Pilih ACC Digunakan jika terdapat biaya lain selain Piutang yang akan dibayarkan, sehingga user memasukkan data dengan menggunakan Pilih ACC untuk biaya selain dari Piutang, misal : Biaya Materai, biaya pengiriman. (Tombol ini akan aktif jika menggunakan modul Accounting)

o F4 Pilih SO Digunakan untuk proses pebayaran Uang muka, untuk proses pembayaran uang muka haus dilakukan terlebih dahulu Sales Order. Dari Inputan SO akan digunakan sebagai referensi dalam proses Pembayaran Uang muka.

o F5 Pilih FCN Digunakan sebagai proses Terima Pembayaran Piutang dengan menggunakan Nota Potong.

• Cara Pembayaran Adalah cara pembayaran yang dilakukan untuk pembayaran piutang

1. Pembayaran Tunai Pembayaran Tunai digunakan untuk melakukan cara terima pembayaran dengan menggunakan uang tunai sebagai pembayaran.

1. Tekan F1 pada Keyboard / klik F1-Cara bayar untuk memilih cara pembayaran

2. Pada "Cara bayar" pilih Tunai 3. Pilih Kas sebagai source dari Uang Tunai tersebut 4. Masukkan Nominal dari Pembayaran

2. Pembayaran Transfer Bank Digunakan untuk pembayaran hutang dengan menggunakan bank sebagai alat untuk pembayaran.

1. Tekan F1 pada Keyboard / klik F1-Cara bayar untuk memilih cara pembayaran

2. Pada "Cara bayar" pilih Transfer Bank 3. Tentukan bank yang akan digunakan 4. Masukkan Nominal dari pembayara 5. Masukkan Nomor Transaksi pada Keterangan

3. Pembayaran dari Check Bank / Giro Digunakan jika pada pembayaran menggunakn Check bank / Giro sebagai alat pembayaran

1. Sebelum menggunakan cara Pembayaran Check Bank / Giro, harus dibuatkan data pembayaran Check bank / Giro

2. Tekan F1 pada Keyboard / klik F1-Cara bayar untuk memilih cara pembayaran

BAB 5 - KAS BANK

173

3. Pada "Cara bayar" pilih Cheque / Giro 4. Pilih Check / Giro sesuai dengan inputan pada master Check / Giro 5. Nominal akan secara otomatis tersisi sesuai dengan master Check / Giro 6. Masukkan keterangan sebagai pelengkap data pembayaran

4. Pembayaran dari Potong Lebih Bayar Digunakan jika dalam pembayaran Hutang yang lalu kita memiliki Deposit pada vendor (Lebih bayar), sehingga dalam pembayaran hutang dapat dilakukan dengan memotong berdasarkan Lebih bayar yang telah dibayarkan

1. Tekan F1 pada Keyboard / klik F1-Cara bayar untuk memilih cara pembayaran

2. Pada "Cara bayar" pilih Potong Lebih Bayar 3. Pilih Referensi dari Lebih bayar 4. Nominal akan secara otomatis akan tampil sesuai dengan lebih bayar yang

telah tersimpan sebelumnya 5. Masukkan keterangan sebagai pelengkap data pembayaran

5. Pembayaran dengan Debit Card Pembayaran dengan menggunakan Debit card prosesnya sama dengan pembayaran dengan menggunakan Transfer Bank.

6. Pembayaran dengan Credit Card Pembayaran ini sama juga dengan menggunakan Transfer Bank.

Keterangan dari Detail Cara Pembayaran :

o Kas/bank Adalah Kas / bank yang digunakan untuk tujuan penyimpanan Uang dari proses Terima Pembayaran sesuai dengan cara - cara pembayaran yang telah dilakukan.

o Jumlah Adalah nominal currency pada cara bayar itu.

o Keterangan Adalah keterangan yang dimasukkan pada cara pembayaran tersebut, biasanya dituliskan untuk referensi pembayaran atau nomor transfer untuk cara bayar dengan menggunakan metode Transfer Bank

o No. CBG Adalah nomor Check / Bank Giro pada cara pembayaran dengan metode Check /BG. Nomor tersebut akan tampil secara otomatis sesuai dengan master Check / Bank Giro yang telah dimasukkan.

o Mata Uang Secara default menggunakan Rupiah, namun pada instansi tertentu yang menggunakan lebih dari 1 Currency dalam proses transaksi dapatberubah sesuai dengan type terima pembayaran. Jika piutang dalam bentuk IDR, maka dalam cara pembayaran juga harus IDR.

o Rate Adalah Kurs nilai tukar transaksi, hal ini digunakan untuk proses Pembayaran piutang.

BAB 5 - KAS BANK

174

Pembayaran Modul ini digunakan untuk melakukan proses pembayaran Hutang perusahaan ke Vendor / Supplier

Cara Akses

Untuk melakukan proses pembayaran pada BEE, pilih pada MenuBar Kas/Bank --> Pembayaran.

Data Header Pembayaran

• No. Penerimaan Secara default BeeAccounting akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor Pembayaran anda. Jika anda ingin menentukan sendiri format nomor Pembayaran, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor transaksi anda.

BAB 5 - KAS BANK

175

• Tanggal Secara default tanggal akan diisi dengan tanggal pada system komputer anda. Untuk merubahnya klik DatePicker di sebelah kanan tanggal kemudian pilih tanggal transaksi.

• Vendor : Adalah pelanggan yang akan melakukan pembayaran. Masukkan kode Vendor atau klik pada tombol picker untuk mencari data Vendor /Supplier.

• Total Hutang yang dibayar Adalah jumlah total hutang yang akan dibayar kepada Vendor / Supplier.

• Total diskon Pembayaran Adalah Total diskon yang telah dimasukkan pada transaksi "Untuk Bayar" sesuai dengan kesepakatan antara 2 fihak.

• Dalam Base Currency Adalah untuk conversi ke dalam Rupiah jika dalam proses Pembayaran menggunakan Mata Uang asing.

• Total Hutang Yang Dibayar Adalah jumlah total hutang yang akan dibayar ke Vendor / Supplier.

• Total Diskon pembayaran Adalah Total diskon yang telah dimasukkan pada transaksi "Untuk Bayar" sesuai dengan kesepakatan antara 2 fihak.

• Total Bayar Adalah total dari pembayaran yang telah dimasukkan pada "Cara bayar" .

• Lebih Bayar Digunakan jika dalam pembayaran melebihi dari total yang harus dibayar ke vendor sehingga kita memiliki Lebih Bayar / Deposit pada Vendor.

Data Detail Pembayaran

Dalam data detail pembayaran terdapat dua proses penting untuk bisa melakukan pembayaran, yaitu : .

1. Untuk Bayar 2. Cara bayar

• Untuk Bayar :

Tab Untuk Bayar adalah data untuk inputan data yang digunakan referensi untuk dilakukan Pembayaran. Dalam tab ini terdapat :

BAB 5 - KAS BANK

176

1. Bayar Hutang Digunakan sebagai cara untuk pembayaran Hutang dari Invoice Pembelian yang telah dibuat.

1. Tekan Tombol F1-Pilih Hutang untuk membuka daftar hutang. 2. Filter berdasarkan Periode Pembelian. 3. Tekan Tanda Spasi untuk memilih hutang

2. Potong Nota Return

Dalam Potong Nota return ini digunakan sebagai pemotong hutang Invoice Pembelian dari return pembelian.

1. Tekan Tombol panah bawah pada keyboard Untuk menambahkan baris apabila pada pada baris sebelumnya telah ada list Untuk Bayar

2. Tekan Tombol F2-Pilih Return Untuk memilih daftar Return pembelian 3. Tekan OK untuk menambahkan daftar list pada Pembayaran Hutang

3. Pilih Acc

Digunakan untuk pembayaran / pengeluraan yang tanpa melalui proses Hutang atau Pembelian. Misal Pembayaran Administrasi bank, Pembayaran Pajak, Biaya Parkir, Biatya BBM dll. Kas untuk keperluan kantor. Namun pada menu ini hanya akan tampil jika menggunakan Modul Accounting.

1. Tekan Tombol panah bawah pada keyboard Untuk menambahkan baris apabila pada pada baris sebelumnya telah ada list Untuk Bayar

2. Tekan F3-Pilih ACC Untuk menambahkan daftar Account 3. Tekan F1 Untuk mencari Account berdasarkan Nama 4. Klik Ok untuk menambahkan daftar list

4. Pembayaran Uang Muka

Pembayaran Uang Muka digunakan untuk pembayaran atas Order pembelian yang telah dibuat, sehingga dalam pembayaran Hutang ketika Invoice Pembelian telah keluar dapat dilakukan dengan pembayaran Hutang dengan Potong bayar menggunakan referensi pembayaran Uang Muka.

1. Tekan F4 pada Keyboard atau Klik pada Tombol F4-Pilih PO untuk melihat daftar Order Pembelian

2. tekan tombol OK atau tekan enter untuk memasukkan data PO

5. Potong Hutang dengan Nota Potong Digunakan untuk membayar Hutang dengan menggunakan Nota Potong Pembelian.

1. Tekan Tombol panah bawah pada keyboard Untuk menambahkan baris apabila pada pada baris sebelumnya telah ada list Untuk Bayar

2. Tekan F5 pada keyboard atau Klik pada Tombol F5-Pilih FCN untuk melihat daftar Nota Potong

3. Klik OK atau tekan Enter untuk memilih daftar FCN / Nota Potong.

BAB 5 - KAS BANK

177

Keterangan dari Detail Pembayaran

o No Adalah nomor urut dari detail transaksi tersebut

o Type Adalah referensi dari hutang yang dibayar, pada type ini akan secara default tersisi dari proses yang akan dibayar.

o Keterangan Adalah keterangan dari kolomn referensi, keterangan juga akan secara default muncul sesuai dengan referensi namun menunjukkan nomor transaksinya.

o No. Referensi Adalah Nomor Referensi dari transaksi yang akan dilakukan pembayaran.

o Jumlah Bayar Adalah total nominal kesanggupan untuk pembayaran berdasarkan Invoice Pembelian yang telah dibuat. Sehingga dari Invoice yang telah dibuat dapat dilakukan pembayaran dengan penuh (LUNAS) atau dengan cicilan. Ubahlah nomonal pada "Jumlah bayar" untuk proses pembayaran dengan cicilan

o Disc % Digunakan untuk inputan discount pembayaran pada salah satu invoice / lebih sesuai dengan kesepakatan. Pada disc % dapat pula dimasukkan nominal dalam bentuk currency(Multy Discount). Contoh : 2%+5000+5%+2.5%

o Disc Rp Adalah hasil convert dari perhitungan Disc %

o Netto Bayar Adalah nominal yang harus dibayar setelah ada potongan pembayaran

o Mata Uang Adalah default sesuai dengan Invoice Pembelian yang telah dilakukan. Pada mata uang ini tidak dapat dirubah ke Mata Uang yang lain karena menyesuaikan dengan Invoice Pembelian yang telah ada.

o Rate Adalah Kurs nilai tukar transaksi, hal ini digunakan untuk proses Pembayaran. Misal dalam Mata Uang tertera USD, dan akan dibayarkan dengan menggunakan IDR, maka masukkan Nilai Tukar pada saat itu dalam "Rate". Maka pada Total Hutang yang akan Dibayar "Dalam base Currency (Rp)" akan menghitung nilai Rupiahnya.

• Cara Pembayaran Adalah cara pembayaran yang dilakukan untuk pembayaran piutang

1. Pembayaran Tunai Pembayaran Tunai digunakan untuk melakukan cara pembayaran dengan menggunakan uang tunai sebagai pembayaran.

1. Tekan F1 pada Keyboard / klik F1-Cara bayar untuk memilih cara pembayaran

2. Pada "Cara bayar" pilih Tunai

BAB 5 - KAS BANK

178

3. Pilih Kas sebagai source dari Uang Tunai tersebut 4. Masukkan Nominal dari Pembayaran

2. Pembayaran Transfer Bank

Digunakan untuk pembayaran hutang dengan menggunakan bank sebagai alat untuk pembayaran.

1. Tekan F1 pada Keyboard / klik F1-Cara bayar untuk memilih cara pembayaran

2. Pada "Cara bayar" pilih Transfer Bank 3. Tentukan bank yang akan digunakan 4. Masukkan Nominal dari pembayaran 5. Masukkan Nomor Transaksi pada Keterangan

3. Pembayaran dari Check Bank / Giro

Digunakan jika pada pembayaran menggunakn Check bank / Giro sebagai alat pembayaran

1. Sebelum menggunakan cara Pembayaran Check Bank / Giro, harus dibuatkan data pembayaran Check bank / Giro

2. Tekan F1 pada Keyboard / klik F1-Cara bayar untuk memilih cara pembayaran

3. Pada "Cara bayar" pilih Cheque / Giro 4. Pilih Check / Giro sesuai dengan inputan pada master Check /

Giro 5. Nominal akan secara otomatis tersisi sesuai dengan master

Check / Giro 6. Masukkan keterangan sebagai pelengkap data pembayaran

4. Pembayaran dari Potong Lebih Bayar

Digunakan jika dalam pembayaran Hutang yang lalu kita memiliki Deposit pada vendor (Lebih bayar), sehingga dalam pembayaran hutang dapat dilakukan dengan memotong berdasarkan Lebih bayar yang telah dibayarkan

1. Tekan F1 pada Keyboard / klik F1-Cara bayar untuk memilih cara pembayaran

2. Pada "Cara bayar" pilih Potong Lebih Bayar 3. Pilih Referensi dari Lebih bayar 4. Nominal akan secara otomatis akan tampil sesuai dengan lebih

bayar yang telah tersimpan sebelumnya 5. Masukkan keterangan sebagai pelengkap data pembayaran

5. Pembayaran dengan Debit Card

Pembayaran dengan menggunakan Debit card prosesnya sama dengan pembayaran dengan menggunakan Transfer Bank.

6. Pembayaran dengan Credit Card Pembayaran ini sama juga dengan menggunakan Transfer Bank.

BAB 5 - KAS BANK

179

Keterangan dari Detail Cara Pembayaran

o Kas/bank Adalah Kas / bank yang digunakan untuk pengambilan Uang dari proses Pembayaran Hutang sesuai dengan cara - cara pembayaran yang telah dilakukan.

o Jumlah Adalah nominal currency pada cara bayar itu.

o Keterangan Adalah keterangan yang dimasukkan pada cara pembayaran tersebut, biasanya dituliskan untuk referensi pembayaran atau nomor transfer untuk cara bayar dengan menggunakan metode Transfer Bank

o No. CBG Adalah nomor Check / Bank Giro pada cara pembayaran dengan metode Check /BG. Nomor tersebut akan tampil secara otomatis sesuai dengan master Check / Bank Giro yang telah dimasukkan.

o Mata Uang Secara default menggunakan Rupiah, namun pada instansi tertentu yang menggunakan lebih dari 1 Currency dalam proses transaksi dapat berubah sesuai dengan type pembayaran. Jika piutang dalam bentuk IDR, maka dalam cara pembayaran juga harus IDR.

o Rate Adalah Kurs nilai tukar transaksi, hal ini digunakan untuk proses Pembayaran Hutang.

BAB 5 - KAS BANK

180

Lihat Piutang Form ini digunakan untuk menampilkan Data / List Piutang dari Customer. Dari form ini informasi yang didapatkan adalah Rekapitulasi Piutang, yang sudah dibayar (pembayaran Cicilan) dan Total Piutang yang belum terbayar.

Cara Akses

Untuk melihat piutang pada BEE, pilih pada MenuBar Kas/Bank --> Lihat Piutang.

BAB 5 - KAS BANK

181

Lihat Hutang Menu Lihat Hutang ini digunakan untuk menampilkan Data / List Hutang Perusahaan.

Cara Akses

Untuk melihat hutang pada BEE, pilih pada MenuBar Kas/Bank --> Lihat Hutang.

Dari form ini informasi yang didapatkan adalah :

• Rekapitulasi Total Hutang • Total yang sudah dibayar • Saldo Hutang

Lihat Kas Form Lihat Kas adalah form untuk melihat status kas yang pada waktu sekarang,dari menu berikut juga dapat digunakan sebagai transaksi Penyesuaian Kas pada suatu Kas / Bank tertentu. Pada dasarnya proses / sistem kerja dari menu ini adalah sama dengan menu lihat stock.

Cara akses

Untuk melihat kas pada BEE, pilih pada MenuBar Kas/Bank --> Lihat Kas.

BAB 5 - KAS BANK

182

Proses Opname Kas

Proses Opaname Kas ini sebenarnya sama dengan Proses Penyesuaian Kas. Fungsinya adalah mencocokan Saldo Kas atau Bank yang ada pada Sistem dengan data Kas atau Rekening Bank yang Riil. Pada Menu ini user bisa menambah atau mengurangi Kas tanpa melalui proses penerimaan ataupun pembayaran. Perbedaannya dengan Penyesuaian Kas adalah pada caranya saja

Penggunaan Opname Kas

1. Masukkan Nominal kas yang Riil pada kolom Saldo (Bisa Dilihat dari Buku Rekening atau Menghitung sendiri Uang yang ada pada Brankas).

2. Klik pada Tab Opname.

3. Klik Tombol Penyesuaian.

BAB 5 - KAS BANK

183

4. Pilih Pegawai yg melakukan Opname.

5. Maka akan keluar form Penyesuaian kas sebagai data konfirmasi. Bisa dilihat pada Field

Jumlah Sudah Terisi secara Otomatis yang diperoleh dari selisih Saldo Kas awal dengan Saldo Riil yang dimasukkan.

6. Masukkan Keterangan sebagai catatan dilakukannya penyesuaian kas. 7. Save Penyesuaian kas tersebut >> tutup Form penyesuaian kas tersebut. 8. Refresh pada Form Lihat Kas.

BAB 5 - KAS BANK

184

Mutasi Kas Mutasi kas digunakan untuk perpindahan uang antar kas / bank. Misalkan dari Uang yang ada diBrankas kantor disetorkan ke Bank, itu berarti harus ada Proses Mutasi Kas ke Bank.

Cara Akses

Untuk melakukan proses mutasi kas pada BEE, pilih pada MenuBar Kas/Bank --> Mutasi Kas.

Proses Mutasi Kas

1. Tentukan Kas asal. 2. Pilih juga pada kas tujuan. 3. Masukkan nominal uang yang akan dipindahkan. 4. Masukan keterangan yang terkait dengan Proses Mutasi Kas tersebut pada Field Catatan. 5. Save transaksi.

BAB 5 - KAS BANK

185

Lihat Giro Lihat giro digunakan sebagai list data Cek Bank / Giro sesuai dengan inputan yang telah dimasukkan dalam data, Penambahan data Cek Bank / giro, Pencairan, Pembatalan pencairan.

Cara Akses

Untuk melihat giro pada BEE, pilih pada MenuBar Kas/Bank --> Lihat Giro

Proses penambahan Giro

BAB 5 - KAS BANK

186

1. Tentukan In / Out dari BG tersebut 2. Masukkan tanggal BG 3. Masukkan tanggal kadaluarsa dari BG tersebut 4. Kas Asal default "Kas BG", digunakan sebagai tempat penyimpanan BG sebelum

dicairkan 5. Pilih "Cash Clear" sebagai tempat tujuan pencaran Uang 6. Masukkan No. CBG sesuai dengan nomor yang tertera pada fisik Cek / BG 7. Tentukan Bank sebagai pengeluar dari BG tersebut 8. Masukkan nama dari bank tersebut 9. Masukkan nominal dari Cek / BG tersebut 10. Pilih mata uang yang digunakan (Untuk pengguna Multy Curency) 11. Untuk BG masuk, tentukan "Asal" Customer yang mengeluarkan 12. Untuk BG keluar, tentukan "Tujuan" Vendor sebagai penerima BG

Proses Edit Giro

Edit giro dapat digunakan untuk proses pencairan BG, edit data BG (Sebelum ada transaksi pencairan BG) delete BG dll.

1. Klik pada BG yang dipilih 2. Klik tombol edit 3. Gunakan tombol yang tersedia sesuai kebutuhan

o Void Void digunakan untuk delete data transaksi. Untuk proses void, data akan hilang dan tidak dapat dikembalikan.

o Clear Digunakan sebagai proses pencairan dari Ceck / BG

o Void Clear Digunakan untuk proses penggagalan pencairan kas

BAB 5 - KAS BANK

187

Rekonsiliasi Bank Rekonsiliasi bank digunakan sebagai pengecekan terhadap suatu bank yang telah melakukan pembayaran / terima pembayaran.

Cara Akses

Untuk melakukan proses rekonsiliasi bank pada BEE, pilih pada MenuBar Kas/Bank --> Rekonsiliasi Bank

Untuk proses rekonsiliasi tersebut berdasarkan setting pada kas / bank pada Master Kas/Bank

1. Check Pembayaran Digunakan untuk proses pembayaran hutang yang telah dilakukan dengan menggunakan Bank, sehingga setelah dilakukan pembayaran, uang yang belum terkurangi sebelum ada rekonsisliasi. Ketika vendor menyatakan telah menerima uang Cash / Menerima transfer baru dilakukan rekonsiliasi untuk mengurangi saldo secara sistem

2. Check Terima Pembayaran Digunakan sebagai proses terima pembayaran yang telah dilakukan dengan menggunakan bank sehingga setelah dilakukan terima pembayaran, admin keuangan check pada Bank yang bersangkutan. Jika uang yang telah dinyatakan telah masuk ke bank, maka rekonsiliasi bank dapat dilakukan dan Nominal uang akan masuk pada system.

BAB 5 - KAS BANK

188

Proses Rekonsiliasi Bank

1. Tentukan periode pembayaran / terima pembayaran 2. Filter berdasarkan Bank yang dimaksud 3. Tentukan mata uang yang digunakan 4. Klik Refresh untuk melihat data Rekonsiliasi 5. Pilih data kas yang telah ada dengan menekan spasi pada keyboard 6. Klik Tombol Rekonsiliasi

BAB 6 - PENJUALAN

189

6 P E N J U A L A N Bab 6 menjelaskan mengenai proses – proses dan cara input untuk mengolah data – data yang berhubungan dengan penjualan

BAB 6 - PENJUALAN

190

Order Penjualan Order penjualan adalah dokumen yang berisi daftar item barang atau jasa yang dipesan oleh customer dari perusahaan anda. Order penjualan juga digunakan untuk mengetahui item barang di perusahaan anda yang sedang diorder oleh customer. Seringkali order penjualan digunakan jika terjadi jeda waktu antara item order dari customer dengan waktu pengiriman dari order tersebut. Pada proses selanjutnya akan dilakukan pengiriman dan invoice penjualan pada item order yang bersangkutan.

Cara Akses

Untuk memasukkan Order Penjualan di BEE, pilih pada MenuBar Penjualan --> Order Penjualan

Proses Transaksi Order Penjualan

1. Pilih customer, BEE akan secara otomatis mengisi data lengkap dari record customer tersebut.

BAB 6 - PENJUALAN

191

2. Option draft dipilih jika data order penjualan masih dalam mode pencatatan (belum diproses).

3. Masukkan item barang yang di order oleh customer bersangkutan. Pada masing - masing item order yang di order oleh customer, tentukan qty, harga, dan diskon (jika ada).

4. Tekan pada toolbar form untuk menyimpan data order penjualan.

Data Header Order Penjualan

1. Tab Master

o No. SO Secara default BeeAccounting akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor Order Penjualan anda. Jika anda ingin Menentukan sendiri format penomoran, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor transaksi anda.

o Tanggal Adalah tanggal transaksi yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem komputer.

o Customer Diisi kode customer (pelanggan), klik pada Tombol Picker untuk mencari data customer atau gunakan Tips Cepat Mencari Data dengan picker.

o Mata Uang Diisi mata uang yang akan anda gunakan untuk transaksi. Jika anda menggunakan mata uang asing (bukan base currency) isi rate untuk currency tersebut pada TextBox di sebelah kanan.

o Pajak & Harga Termasuk Pajak Jika dipilih pajak saja maka harga dari item dikenakan PPN 10%. Dan jika pilihan harga termasuk pajak dipilih maka harga dari item barang sudah termasuk pajak.

o Sales Rep Adalah sales representative yang mendapatkan pesanan item - item barang dari customer tersebut. Isian ini optional, bisa diisikan / diabaikan sesuai dengan kebutuhan.

2. Tab Alamat

o Alamat Pengiriman Alamat pengiriman diisi otomatis oleh BEE pada saat anda memilih customer pada tab master. Alamat pengiriman bisa anda ubah sesuai dengan permintaan.

o Alamat Penagihan Alamat penagihan diisi otomatis oleh BEE pada saat anda memilih customer pada tab master. Alamat penagihan bisa anda ubah sesuai dengan permintaan.

BAB 6 - PENJUALAN

192

o FOB Free On Board digunakan untuk transaksi yang dilakukan sebagai proses pengiriman, harga termasuk jasa pengiriman atau harga jual belum termasuk pengiriman barang.

o Ekspedisi Adalah isian untuk proses pengiriman barang, dilakukan dengan menggunakan jasa pengiriman. Isian dari ekspedisi dapat ditambahkan pada Master Ekspedisi.

3. Tab Buat Order Pengiriman

o Tipe Terdapat dua pilihan tipe untuk membuat order pengiriman, yaitu simple & advance. 1. Simple : Pada mode simple, order pengiriman akan digenerate otomatis pada

form order pengiriman. Untuk lebih lengkapnya lihat bagian "Order Pengiriman". 2. Advance : Dalam mode advance, order pengiriman dapat diatur atau

dijadwalkan sesuai dengan keperluan. Untuk lebih lengkapnya lihat bagian "Generate Delivery Order".

4. Sub Total Adalah harga subtotal seluruh item setelah dipotong discount detail, pajak detail. 5. Disc Adalah discount global pada faktur tersebut. 6. Pajak Pajak akan muncul setelah tanda check diaktifkan pada pajak. 7. Freight Adalah biaya lain - lain. Dapat juga sebagai biaya pengiriman, biaya materai dll.

8. Total Adalah total akhir dari seluruh transaksi order penjualan.

Data Detail Order Penjualan

1. No Nomor urut

2. Gudang Diisi kode gudang yang digunakan untuk pengambilan barang yang akan dikeluarkan, BEE akan secara otomatis mengisinya berdasarkan settingan yang ada pada pengaturan sistem. Anda bisa merubah sendiri atau menyesuaikan berdasarkan tempat penyimpanan barang yang sesuai. 3. Kode Item Diisi kode barang yang dipesan oleh customer dari perusahaan anda. Untuk mempercepat input arahkan cursor / pointer pada kolom kode item barang, kemudian tekan tombol F1 pada keyboard untuk menampilkan daftar item.

BAB 6 - PENJUALAN

193

4. Nama Item Kolom untuk nama adalah deskripsi dari kode item barang yang telah dimasukkan, BEE secara otomatis mengisinya berdasarkan nama item yang telah diinput pada form master item. Tips : Untuk item - item biaya dan sifatnya umum anda bisa membuat satu item general jadi setiap pembeliannya anda tinggal memanggil item tersebut dan mengganti nama itemnya agar ketika masuk Jurnal Umum bisa dilacak pembelian untuk serice mobil atau mesin atau yang lain.

5. Qty Diisi dengan jumlah barang yang diproses. Jika jumlah qty item yang anda beli bervariasi anda bisa masukan dua kali, misalkan :

• Anda menjual aqua 5 karton 10 pcs. • Anda harus memasukan dua kali : baris pertama anda masukan dengan qty 5 dan

unit karton. • Baris ke dua anda masukan qty 10 dan unitnya pcs.

6. Satuan Diisi unit / satuan dari item yang anda beli misalkan : CRT, DZ, PCS, BOX dll. Untuk mengganti satuan dari satuan PCS ke satuan CRT atau sebaliknya gunakan tombol "+" pada keyboard. 7. Terkirim Akan secara otomatis terisi jika pada order penjualan tersebut telah dilakukan pengiriman barang. 8. BackOrder Adalah data yang tidak terkirim karena suatu hal dan order penjualan tersebut telah dilakukan proses tutup order. Maka pada kolom backOrder akan terisi secara otomatis sesuai barang yang belum terkirimkan. 9. Harga Harus diisi dengan harga satuan dari item yang dijual karena BEE akan secara otomatis mengkalkulasinya dengan qty item. 10. Disc % Diisi dengan diskon per item (Diskon Detail). Untuk Disc yang berada pada detail item ini tidak akan terpsoting ke Jurnal Umum, tetapi secara otomatis akan mempengaruhi HPP, untuk lebih detail silahkan lihat bagian "Posting Disc BEE". 11. Discount Menampilkan total nilai diskon, kolom ini merupakan kolom R/O (Read Only) karena akan otomatis terisi jika anda mengisi kolom disc %. 12. Pjk (Pajak) Kolom Pjk menunjukan bahwa item yang anda beli ini dikenakan pajak. Akan otomatis terisi berdasarkan settingan yang ada di master. Jika pada checkbox pajak tercentang maka kolom Pjk akan terisi "PPN".

BAB 6 - PENJUALAN

194

13. Sub Total Kolom subtotal adalah hasil kalkulasi dari qty, harga, disc%, harga termasuk pajak. Ada kemungkinan nilai pada kolom ini sangat panjang karena nilai desimalnya dibutuhkan untuk validitas data. 14. Dept Diisi dengan kode departemen yang bersangkutan, lihat pada contoh penggunaan Departmen. Kolom ini optional jika tidak ada biarkan kosong. 15. Prj (Project) Diisi dengan kode proyek yang bersangkutan, lihat pada contoh penggunaan proyek. Kolom ini optional jika tidak ada biarkan kosong. 16. Req.Date Adalah tanggal permintaan order, tanggal dibedakan jika dalam 1 Order Penjualan terdapat beberapa kali order penjualan. ReqDate dapat diabaikan jika tidak diperlukan.

Order Pengiriman Order pengiriman merupakan dokumen yang berisi list daftar data order pengiriman yang digenerate dari order penjualan atau dibuat baru dalam form order pengiriman ini. Pada proses selanjutnya akan dilakukan proses pengiriman item barang yang telah dipesan oleh customer sesuai dengan yang dicatat pada order pengiriman.

Cara Akses

Untuk memasukkan order pengiriman di BEE, pilih pada MenuBar Penjualan --> Order Pengiriman, atau bisa di generate dari order penjualan.

BAB 6 - PENJUALAN

195

Proses Transaksi Order Pengiriman

Ada dua cara untuk memasukkan data order pengiriman : 1. Generate dari order penjualan Buka form order penjualan kemudian klik pada toolbar. Filter kriteria pada data order penjualan dan kemudian pilih data dan tekan OK.

Kembali pada form order penjualan, pilih tab Buat Order Pengiriman dan klik Tombol Buat Order Pengiriman.

Data dari order penjualan akan secara otomatis menggenerate data pada order pengiriman. 2. Membuat baru dari form order pengiriman

Klik pada toolbar form kemudian masukkan data order pengiriman (lihat gambar bernomor) 1. Pilih customer, BEE akan secara otomatis mengisi data lengkap dari record customer tersebut. 2. Option draft dipilih jika order pengiriman yang dicatat masih dalam mode pencatatan (belum diproses). 3. Masukkan item barang yang di akan dikirimkan customer.

4. Tekan pada toolbar form untuk menyimpan data order pengiriman.

BAB 6 - PENJUALAN

196

Data Header Order Pengiriman

1. Tab Master

• No. Order Secara default BeeAccounting akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor Order Pengiriman anda. Jika anda ingin menentukan sendiri format penomoran, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor transaksi anda.

• Tanggal Adalah tanggal transaksi yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem komputer.

• Tipe Tipe digunakan sebagai proses transaksi Order pengiriman dengan menggunakan catatan lain sesuai dengan kebutuhan. Contoh : "Proses cepat, standart" dll sesuai dengan Master Transaksi Tipe order Pengiriman.

• Customer Diisi kode Customer (Pelanggan), Klik pada Tombol Picker untuk mencari Data Customer atau gunakan Tips Cepat Mencari Data dengan Picker.

• PO. No Adalah inputan untuk referensi dari nota Order pembelian dari Customer.

2. Tab Alamat

• Alamat Pengiriman Alamat pengiriman diisi otomatis oleh BEE pada saat anda memilih customer pada tab master. Alamat pengiriman bisa anda ubah sesuai dengan permintaan.

Data Detail Order Penjualan

• No Nomor urut

• Gudang Diisi kode gudang yang digunakan untuk pengambilan barang yang akan dikeluarkan, BeeAccounting akan secara otomatis mengisinya berdasarkan settingan yang ada pada pengaturan system. Tetapi anda bisa merubahnya sendiri berdasarkan real penyimpanan barang yang anda beli.

• Kode Item Diisi kode barang yang akan dilakukan order penjualan, jika anda lupa kode barang, tekan tombol F1 pada keyBoard anda untuk menampilkan daftar Item. Anda juga bisa menggunakan teknik cepat mencari data untuk mempercepat entry data..

BAB 6 - PENJUALAN

197

• Nama Item Kolom untuk nama adalah diskripsi dari kode barang yang telah dimasukkan, BeeAccounting secara otomatis mengisinya berdasarkan master item yang dulu anda sudah buat. o Tips : Untuk item - item biaya dan sifatnya umum anda bisa membuat satu item

general jadi setiap pembeliannya anda tinggal memanggil item tersebut dan mengganti nama itemnya agar ketika masuk Jurnal Umum bisa dilacak pembelian untuk serice mobil atau mesin atau yang lain

• Qty Diisi dengan jumlah barang yang diproses. Jika jumlah Qty item yang anda beli berfariasi anda bisa masukan dua kali, misalkan : o Anda menjual Aqua 5 karton 10 PCS o Anda harus memasukan dua kali : baris pertama anda masukan dengan Qty 5 dan

unit karton o Baris ke dua anda masukan Qty 10 dan unitnya PCS

• Satuan Diisi unit / satuan dari item yang anda beli misalkan : CRT, DZ, PCS, BOX dll. Untuk mengganti satuan dari satuan PCS ke satuan CRT atau sebaliknya gunakan tombol "+" pada keyboard.

• Terkirim Akan secara otomatis tersisi jika pada Order Penjualan tersebut telah dilakukan pengiriman barang.

• BackOrder Adalah data yang tidak terkirim karena suatu hal dan Order Penjulan tersebut telah dilakukan proses tutup order. Maka pada kolomn backOrder akan terisi secara otomatis sesuai barang yang belum terkirimkan.

• Harga Harus diisi dengan harga satuan dari item yang dijual karena BeeAccounting akan secara otomatis mengkalkulasinya dengan Qty item.

• Disc % Diisi dengan diskon per item (Diskon Detail), jika anda ingin masukan disc persen anda harus mengisikan dengan tanda "%" misalkan disc "2.5%". tetapi jika anda ingin mengisi diskon dengan nilai rupiahnya langsung, anda tidak perlu menambahkan tanda "%". BeeAccounting support untuk multi diskon misalkan : 2.5% + 1.3% + 15,000 + 0.5% hingga 10 kali. Untuk Disc yang berada pada detail item ini tidak akan terpsoting ke Jurnal Umum, tetapi secara otomatis akan mempengaruhi HPP, untuk lebih detail silahkan lihat Posting Disc Bee Accounting.

• Discount Menampilkan total nilai diskon, kolom ini merupakan kolom R/O (Read Only) karena akan otomatis terisi jika anda mengisi kolom disc %.

• Pjk Kolom ini menunjukan bahwa item yang anda beli ini dikenakan pajak. Akan otomatis terisi berdasarkan settingan yang ada di master. Jika pada check box pajak tercentang maka kolom Pjk akan terisi "PPN"

BAB 6 - PENJUALAN

198

• Sub Total Kolom subtotal ini adalah hasil kalkulasi dari Qty, Harga, Disc%, Harga Termasuk Pajak. Ada kemungkinan nilai pada kolom ini sangat panjang karena nilai desimalnya dibutuhkan untuk validitas data.

• Dept Diisi dengan kode departemen yang bersangkutan, silahkan klik pada kolomnya >> pilih gambar kaca pembesar di samping kolom tersebet.jika anda kurang paham silahkan lihat pada contoh penggunaan departmen. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan silahkan tidak diisi.

• Prj Diisi dengan kode proyek yang bersangkutan, silahkan klik pada kolomnya >> pilih gambar kaca pembesar di samping kolom tersebut.jika anda kurang paham silahkan lihat pada contoh penggunaan proyek. Kolom ini optional jika anda tidak membutuhkan silahkan tidak diisi.

• Req.Date Adalah tanggal permntaan Order, tanggal disini dibedakan jika dalam 1 order penjualan terdapat beberapa kali permintaan penjualan.Namun pada proses ini Req.Date dapat diabaikan.

Pengiriman Pengiriman adalah dokumen yang berisi daftar data pengiriman item barang yang sudah dipesan customer dari perusahaan anda sesuai dengan yang tercatat dalam order penjualan atau dalam order pengiriman. Pencatatan dalam pengiriman hanya bisa dilakukan dengan meng-import data dari order penjualan atau order pengiriman. Setelah pengiriman dan barang sudah dipastikan terkirim, pada proses selanjutnya akan dilakukan invoice penjualan.

Cara Akses

Untuk memasukkan data pengiriman di BEE, pilih pada MenuBar Penjualan --> Pengiriman

BAB 6 - PENJUALAN

199

Proses Transaksi Pengiriman

1. Pilih customer, BEE akan secara otomatis mengisi form dengan data dari record customer tersebut. 2. Klik import data pada toolbar form.

Terdapat 2 pilihan import data yaitu import data dari order penjualan dan import data dari order pengiriman.

3. Option draft dipilih jika pengiriman masih dalam mode pencatatan (belum diproses). 4. Item - item barang akan secara otomatis terisi dari data order penjualan atau order pengiriman yang diimport.

5. Tekan untuk menyimpan transaksi pengiriman.

BAB 6 - PENJUALAN

200

Data Header Order Pengiriman

1. Tab Master

• No. Pengiriman Secara default BEE akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor pengiriman. Jika anda ingin menentukan sendiri format penomoran, hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor transaksi.

• Tanggal Adalah tanggal transaksi pengiriman yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem komputer.

• Customer Diisi kode customer (pelanggan), klik pada TombolPicker untuk mencari data customer atau gunakan Tips Cepat Mencari Data dengan picker.

• Ekpedisi Adalah isian untuk proses pengiriman barang, dilakukan dengan menggunakan jasa pengiriman. Isian dari ekspedisi dapat ditambahkan pada Master Ekspedisi.

2. Tab Alamat

• Alamat Pengiriman Alamat pengiriman diisi otomatis oleh BEE pada saat anda memilih customer pada tab master. Alamat pengiriman bisa anda ubah sesuai dengan permintaan.

• Alamat Penagihan Alamat penagihan diisi otomatis oleh BEE pada saat anda memilih customer pada tab master. Alamat penagihan bisa anda ubah sesuai dengan permintaan.

3. Tab Penerima

• Pengantar Diisi dengan nama pengantar.

• Penerima Diisi dengan nama penerima.

• Waktu Antar Diisi dengan waktu pemberangkatan item barang yang diorder.

• Waktu Terima Diisi dengan waktu penerimaaan item barang yang dikirim.

• Keterangan Keterangan tambahan proses pengiriman.

BAB 6 - PENJUALAN

201

Data Detail Order Pengiriman

1. No Nomor urut

2. Gudang Diisi kode gudang yang digunakan untuk pengambilan barang yang akan dikeluarkan, akan secara otomatis sama dengan data yang di import dari order penjualan atau order pengiriman. Anda bisa merubah atau menyesuaikan berdasarkan tempat penyimpanan barang yang sesuai.

3. Kode Item Diisi kode barang yang dipesan oleh customer dari perusahaan anda. (read only)

4. Nama Item Kolom untuk nama adalah deskripsi dari kode item barang yang telah dimasukkan, BEE secara otomatis mengisinya berdasarkan kode item disebelah kiri kolom ini. (read only)

5. Qty Diisi dengan jumlah barang yang ada pada data import order penjualan atau order pengiriman. Anda bisa menambah atau mengurangi qty item barang pada kolom ini.

6. Satuan Diisi unit / satuan dari item yang di order misalkan : CRT, DZ, PCS, BOX dll. (read only)

7. Terkirim Akan secara otomatis dari data order penjualan atau order pengiriman.

8. Harga BEE secara otomatis mengisinya dengan harga satuan dari masing - masing item 9. Disc % Diisi sesuai dengan data pada yang diimport. Anda bisa menambahkan atau menghapus nilai diskon yang sesuai. 10. Discount Menampilkan total nilai diskon, kolom ini merupakan kolom R/O (Read Only) karena akan otomatis terisi jika anda mengisi kolom disc %.

11. Pjk (Pajak) Kolom Pjk menunjukan bahwa item tersebut dikenakan pajak. 12. Sub Total Kolom subtotal adalah hasil kalkulasi dari qty, harga, disc%, harga termasuk pajak. Ada kemungkinan nilai pada kolom ini sangat panjang karena nilai desimalnya dibutuhkan untuk validitas data. 13. SONo Terisi otomatis dengan nomor data yang di import dari order penjualan 14. DONo Terisi otomatis dengan nomor data yang di import dari order pengiriman.

BAB 6 - PENJUALAN

202

15. Dept Diisi dengan kode departemen yang bersangkutan, lihat pada contoh penggunaan Departmen. Kolom ini optional jika tidak ada biarkan kosong. 16. Prj (Project) Diisi dengan kode proyek yang bersangkutan, lihat pada contoh penggunaan proyek. Kolom ini optional jika tidak ada biarkan kosong.

Penjualan Invoice penjualan merupakan dokumen yang menyimpan data item - item barang yang customer terima dari perusahaan anda. Invoice penjualan dapat disebutproses penagihan terhadap customer yang telah menerima item barang yang diorder dari perusahaan anda. Data invoice penjualan berhubungandengan atau dapat dilacak dari dokumen order penjualan, order pengiriman, & pengiriman.

Cara Akses

Untuk memasukkan order pengiriman di BEE, pilih pada MenuBar Penjualan --> Invoice Penjualan

BAB 6 - PENJUALAN

203

Proses Penjualan

1. Penjualan Standart Adalah proses input transaksi penjualan tanpa ada import data dari Order Penjualan atau Pengiriman. Pada proses ini user memasukkan data item, qty harga dan diskon dari suatu barang.

2. Penjualan Item PID o Untuk penjualan dengan menggunakan PID dalam jumlah besar dan terurut dapat

dilakukan dengan menggunakan cara Proses Input Item PID. o Namun untuk penjualan yang hanya input PID dengan jumlah sedikit dan PID tidak

dalam keadaan urut, maka dapat dilakukan dengan menggunakan prosesInput PID Satu per Satu.

o Untuk merubah harga, discount detail pada Item yang menggunakan PID dalam jumlah banyak akan menjadi lebih mudah dilakukan dengan menggunakan cara Edit Harga PID.

3. Penjualan import dari Sales Order Pada proses ini input item, harga serta discount tidak perlu memasukkan data item secara manual jika telah ada proses Order penjualan. Sehingga user tinggal import data dari proses Order Penjualan pada Tab Sales Order

4. Penjualan import dari Pengiriman Sama halnya dengan proses penjualan dengan import dari Order penjualan, pada proses ini user tinggal memasukkan data penjualan berdasarkan data pengiriman.

Data Header Penjualan

• No. Penjualan Secara default BeeAccounting akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor Order Pengiriman anda. Jika anda ingin menentukan sendiri format penomoran, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor transaksi anda.

• Tanggal Adalah tanggal transaksi yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem computer

• Termin Diisi dengan tipe Penjualan Credit / Cash o Untuk credit, pilih credit pada ComboBoxnya, maka akan keluar TextBox seperti

berikut

Untuk mengisi lama hari jatuh tempo nota dan tanggal jatuh tempo nota, isi lama hari jatuh tempo nota maka tanggal akan secara otomatis mengkalkulasi tanggal jatuh tempo berdasarkan tanggal transaksi dan lama harinya

BAB 6 - PENJUALAN

204

o Untuk cash, pilih Cash pada ComboBox maka akan keluar ComboBox pilihan Kas seperti berikut

Pilih Kas yang di gunakan untuk Pembayaran. Uang pembayaran akan masuk ke Kas yang anda pilih, sehingga saldo Kas/Bank tersebut akan bertambah sejumlah Penjualan tersebut.

Tips : Untuk Penjualan Cash tetapi pembayaran melalui bank di hari itu juga lebih baik tipe pembelian di buat Credit, baru ketika sudah di bayar masukan pada proses Terima Pembayaran karena jika melalui Terima Pembayaran anda bisa memberi keterangan pembayaran dan ketika dilihat di Buku Banknya akan lebih jelas

• Customer Diisi kode Customer (Pelanggan), Klik pada Tombol Picker untuk mencari Data Customer atau gunakan Tips Cepat Mencari Data dengan Picker

• Mata Uang Diisi mata uang yang akan anda gunakan untuk Transaksi penjualan, Pilih pada ComboBoxn atau pada gambar Panah Kecil Terbalik di sebelah kanannya. Jika anda menggunakan Mata Uang Asing (Bukan Base Currency) isi Rate untuk Currency tersebut pada TextBox di sebelah Kanannya

• Referensi Adalah inputan untuk referensi dari nota manual pada admin. Referensi termasuk optional, dapat diisikan dan dapat juga dokosongkan

• Referer Adalah nama yang mereferensikan untuk melakukan pembelian ke instansi kita.

• FOB Free On Board digunakan untuk transaksi yang dilakukan sebagai proses pengiriman, harga termasuk jasa pengiriman atau harga jual belum termasuk pengiriman barang.

• Ekpedisi Adalah isian untuk proses pengiriman barang, dilakukan dengan menggunakan jasa pengiriman. Isian dari ekspedisi dapat ditambahkan pada Master Ekspedisi • Srep

Adalah data sales yang yang menjadi memasarkan suatu produk ke customer tersebut. Isian ini optional, bisa diisikan / diabaikan sesuai dengan kebutuhan.

• Draft o Misalkan pada perusahaan anda terdapat banyak divisi dan otoritas tiap divisi

berbeda - beda, untuk melakukan posting ke akuntansi hanya otoritas divisi accounting yang di perbolehkan. Maka draft ini harus disetting agar semua orang yang entry data tidak bisa posting

o Atau mungkin satu kali transaksi jumlah item yang anda beli sangat banyak sehingga anda perlu melanjutkannya besok, berar anda harus save sebagai draft

BAB 6 - PENJUALAN

205

terlebih dahulu supaya tidak terjadi penambahan hutang serta stock.

o Atau item yang anda beli masih belum jelas tetapi anda sudah menerima barangnya. Anda juga bisa buat draft dahulu baru ketika fix draftnya di hilangkan, sehingga anda tidak perlu khawatir kelewatan atau lupa entry data

• Terbayar Akan tampil setelah ada transaksi terima pembayaran piutang dan akan muncul sesuai dengan nominal uang yang telah dibayarkan.

• Sisa Adalah sisa dari total invoice Penjualan yang telah dikurangi dari terima pembayaran.

• Subtotal Adalah harga subtotal seluruh item setelah dipotong discount detail, pajak detail.

• Disc Adalah discount global pada faktur tersebut.

• Pajak Pajak akan muncul setelah tanda check diaktifkan pada Pajak

• Freight Adalah biaya lain - lain. Dapat juga sebagai biaya pengiriman, biaya materai dll.

• Total Adalah total akhir dari seluruh transaksi Order penjualan

Data Detail Penjualan

• Item o No

Nomor urut

o Gd diisi kode gudang yang digunakan untuk menyimpan barang yang dibeli, BeeAccounting akan secara otomatis mengisinya berdasarkan settingan yang ada pada pengaturan system. Tetapi anda bisa merubahnya sendiri berdasarkan real penyimpanan barang yang anda beli.

o Kode diisi kode barang yang akan anda beli, jika anda lupa kode barang, tekan tombol F1 pada keyBoard anda untuk menampilkan daftar Item. Anda juga bisa menggunakan teknik cepat mencari data untuk mempercepat entry data..

o Nama Item kolom untuk nama (diskripsi barang yang anda beli) BeeAccounting secara otomatis mengisinya berdasarkan master item yang dulu anda sudah buat.Untuk pembelian jasa misalkan service, kurir dll. anda bisa merubah namanya, misalkan anda membuat item dengan nama service. Pada saat pembelian anda bisa ganti dengan service mobil L1234 JP / Service mesin Packing 5571 dll

BAB 6 - PENJUALAN

206

Tips : Untuk item - item biaya dan sifatnya umum anda bisa membuat satu item general jadi setiap pembeliannya anda tinggal memanggil item tersebut dan mengganti nama itemnya agar ketika masuk Jurnal Umum bisa dilacak pembelian untuk serice mobil atau mesin atau yang lain

o PID diisi (Produk ID) jika pada perusahaan anda membutuhkannya, PID bisa anda gunakan untuk SN pada HP, Kode pada Voucher, Nomor mesin pada mobil / motor dll. Contoh pembelian menggunakan PID.

o Qty Diisi dengan jumlah barang yang anda beli. Jika jumlah Qty item yang anda beli berfariasi anda bisa masukan dua kali, misalkan : Anda membeli Aqua 5 karton 10 PCS Anda harus memasukan dua kali : baris pertama anda masukan dengan Qty 5

dan unit karton Baris ke dua anda masukan Qty 10 dan unitnya PCS

o Satuan

diisi unit / satuan dari item yang anda beli misalkan : CRT, DZ, PCS, BOX dll. Untuk mengganti satuan dari satuan PCS ke satuan CRT atau sebaliknya gunakan tombol "+" pada keyboard.

o Harga harus diisi dengan harga satuan dari item yang anda beli karena BeeAccounting akan secara otomatis mengkalkulasinya dengan Qty item.

o Disc % diisi dengan diskon peritem (Diskon Detail), jika anda ingin masukan disc persen anda harus mengisikan dengan tanda "%" misalkan disc "2.5%". tetapi jika anda ingin mengisi diskon dengan nilai rupiahnya langsung, anda tidak perlu menambahkan tanda "%". BeeAccounting support untuk multi diskon misalkan : 2.5% + 1.3% + 15,000 + 0.5% hingga 10 kali. Untuk Disc yang berada pada detail item ini tidak akan terpsoting ke Jurnal Umum, tetapi secara otomatis akan mempengaruhi HPP, untuk lebih detail silahkan lihat Posting Disc Bee Accounting.

o Discount menampilkan total nilai diskon, kolom ini merupakan kolom R/O (Read Only) karena akan otomatis terisi jika anda mengisi kolom disc %.

o Pjk kolom ini menunjukan bahwa item yang anda beli ini dikenakan pajak. Akan otomatis terisi berdasarkan settingan yang ada di master. Jika pada check box pajak tercentang maka kolom Pjk akan terisi "PPN".

o Sub Total kolom subtotal ini adalah hasil kalkulasi dari Qty, Harga, Disc%, Harga Termasuk Pajak. Ada kemungkinan nilai pada kolom ini sangat panjang karena nilai desimalnya dibutuhkan untuk validitas data.

BAB 6 - PENJUALAN

207

• Alamat Adalah alamat tujuan pengiriman barang atau pengiriman penagihan. Pada tab ini secara default akan mengambil data dari master Bussines partner.

• Faktur Pajak Adalah penomoran faktur pajak dalam invoice penjualan. Sehingga ketika print out nomor faktur pajak akan tampil sesuai dengan inputan. Untk penomoran faktur pajak, prefix yang digunakan tertera pada System Perusahaan Sehingga user hanya memasukkan nomor terakhir pada faktur pajak.

• Tanggal Adalah tanggal proses dari faktur pajak tersebut diterbitkan, karena suatu perusahaan dalam mengeluarkan invoice penjualan belum tentu langsung mengeluarkan juga faktur pajak, sehingga antara tanggal invoice penjualan dan tanggal faktur pajak dapat dibedakan.

• Sales Order Pada tab ini digunakan untuk proses import data penjualan dari data Order Penjualan. Sehingga user tidak perlu memasukkan data item satu per satu. Proses ini hanya digunakan untuk fiture yang menggunakan Order Penjualan.

• Pengiriman Pada tab ini digunakan untuk proses import data penjualan dari data Pengiriman. Sehingga user tidak perlu memasukkan data item satu per satu. Proses ini hanya digunakan untuk fiture yang menggunakan Order Penjualan.

• Pembayaran Adalah tampilan dari terima pembayaran piutang untuk faktur penjualan dengan termin Credit. Untuk faktur penjualan dengan termin cash juga akan generate Pembayaran secara otomatis dan Pembaaran juga akan tampil pada Tab ini.

• Akuntansi Adalah default posting akuntansi pada proses penjualan. Terdapat 2 akun yang ada pada proses transaksi penjualan, yaitu Akun biaya kirim dan Akun diskon. Jika user memiliki akun selain yang telah tersedia, dapat diganti sesuai dengan kebutuhan.

• Bonus Adalah tampilan Item yang termasuk bonus pada proses penjualan, penjualan dengan menggunakan item bonus dapat di setting pada Bonus. Sehingga ketika user memasukkan data item yang telah di setting pada bonus, maka pada tab bonus akan secara otomatis terisi dengan bonus.

• PID Rekap Adalah rekapitulasi PID yang telah diinputkan. Karena dalam proses Penjualan item yang menggunakan PID adalah 1 item dengan lebih dari 1 PID, sehingga rekapitulasinya adalah jumlah PID pada 1 item tersebut.

BAB 6 - PENJUALAN

208

Retur Penjualan etur penjualan adalah dokumen yang menyimpan data pengembalian item yang telah diorder sebelumnya oleh customer. Pengembalian item bisa dikarenakan ketidak sesuain pesanan atau barang yang diterima rusak atau cacat. Data pengembalian item bisa diimport dari invoice penjualan atau dari data pengiriman.

Cara Akses

Untuk memasukkan order pengiriman di BEE, pilih pada MenuBar Penjualan --> Retur Penjualan

Proses Retur Penjualan

Pada proses Retur penjualan terdapat 2 jenis transaksi, yaitu :

1. Retur Penjualan Credit Retur Penjualan credit adalah proses Retur dengan mengembalikan barang yang telah dibeli dengan tidak diganti dengan uang / cash. Untuk nota Retur penjualan dapat digunakan sebagai nota potong untuk invoice penjualan dengan termin credit.

BAB 6 - PENJUALAN

209

2. Retur Penjualan Cash Retur penjualan cash adalah Retur penjualan dengan mengembalikan barang yang telah dibeli dan mendapatkan uang ganti / cash. Sehingga untuk proses dipilih termin cash dan pilih cash yang digunakan sebagai pengeluar uang / cash.

Berikut beberapa metode pencatatan data pada dokumen retur penjualan:

1. Retur Penjualan Standart Adalah proses input transaksi penjualan tanpa ada import data dari Order Penjualan atau Pengiriman. Pada proses ini user memasukkan data item, qty harga dan diskon dari suatu barang.

2. Retur Penjualan Item PID o Untuk Retur penjualan dengan menggunakan PID dalam jumlah besar dan terurut

dapat dilakukan dengan menggunakan cara Proses Input Item PID. o Namun untuk Retur penjualan yang hanya input PID dengan jumlah sedikit dan PID

tidak dalam keadaan urut, maka dapat dilakukan dengan menggunakan proses Input PID Satu per Satu.

o Untuk merubah harga, discount detail pada Item yang menggunakan PID dalam jumlah banyak akan menjadi lebih mudah dilakukan dengan menggunakan cara Edit Harga PID.

3. Retur Penjualan import dari Penjualan Pada proses ini input item, harga serta discount tidak perlu memasukkan data item secara manual. Sehingga user dapat mengetahui harga jual yang telah dikenakan kepada customer dana dapat pula diperhitungkan harga potong untuk customer.

4. Retur Penjualan import dari Pengiriman Sama halnya dengan proses penjualan dengan import dari Order penjualan, pada proses ini user tinggal memasukkan data penjualan berdasarkan data pengiriman.

Data Header Penjualan

• No. Retur Secara default BeeAccounting akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor Order Pengiriman anda. Jika anda ingin menentukan sendiri format penomoran, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor transaksi anda.

• Tanggal Adalah tanggal transaksi yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem computer

• Termin Diisi dengan tipe pembelian Credit / Cash

BAB 6 - PENJUALAN

210

o Untuk credit, pilih credit pada ComboBoxnya,. Nota Retur Penjualan dengan menggunakan credit digunakan sebagai potong piutang dengan referensi nota Retur penjualan.

o Untuk cash, pilih Cash pada ComboBox maka akan keluar ComboBox pilihan Kas seperti berikut

Pilih Kas yang di gunakan untuk Pembayaran. Uang pembayaran akan diambil dari Kas yang anda pilih, sehingga saldo Kas/Bank tersebut akan berkurang sejumlah Pembelian tersebut.

• Customer Diisi kode Customer (Pelanggan), Klik pada Tombol Picker untuk mencari Data Customer atau gunakan Tips Cepat Mencari Data dengan Picker

• Mata Uang Diisi mata uang yang akan anda gunakan untuk Transaksi Pembelian, Pilih pada ComboBoxn atau pada gambar Panah Kecil Terbalik di sebelah kanannya. Jika anda menggunakan Mata Uang Asing (Bukan Base Currency) isi Rate untuk Currency tersebut pada TextBox di sebelah Kanannya

• Sales Adalah data sales yang yang menjadi memasarkan suatu produk ke customer tersebut. Isian ini optional, bisa diisikan / diabaikan sesuai dengan kebutuhan.

• Referensi Adalah inputan untuk referensi dari nota manual pada admin. Referensi termasuk optional, dapat diisikan dan dapat juga dokosongkan

• Draft o Misalkan pada perusahaan anda terdapat banyak divisi dan otoritas tiap divisi

berbeda - beda, untuk melakukan posting ke akuntansi hanya otoritas divisi accounting yang di perbolehkan. Maka draft ini harus disetting agar semua orang yang entry data tidak bisa posting

o Atau mungkin satu kali transaksi jumlah item yang anda beli sangat banyak sehingga anda perlu melanjutkannya besok, berar anda harus save sebagai draft terlebih dahulu supaya tidak terjadi penambahan hutang serta stock.

o Atau item yang anda beli masih belum jelas tetapi anda sudah menerima barangnya. Anda juga bisa buat draft dahulu baru ketika fix draftnya di hilangkan, sehingga anda tidak perlu khawatir kelewatan atau lupa entry data

BAB 6 - PENJUALAN

211

Data Detail Retur Penjualan

• Item o No

Nomor urut

o Gd diisi kode gudang yang digunakan untuk menyimpan barang yang dibeli, BeeAccounting akan secara otomatis mengisinya berdasarkan settingan yang ada pada pengaturan system. Tetapi anda bisa merubahnya sendiri berdasarkan real penyimpanan barang yang anda beli.

o Kode diisi kode barang yang akan anda beli, jika anda lupa kode barang, tekan tombol F1 pada keyBoard anda untuk menampilkan daftar Item. Anda juga bisa menggunakan teknik cepat mencari data untuk mempercepat entry data..

o Nama Item kolom untuk nama (diskripsi barang yang anda beli) BeeAccounting secara otomatis mengisinya berdasarkan master item yang dulu anda sudah buat.Untuk pembelian jasa misalkan service, kurir dll. anda bisa merubah namanya, misalkan anda membuat item dengan nama service. Pada saat pembelian anda bisa ganti dengan service mobil L1234 JP / Service mesin Packing 5571 dll

o Tips : Untuk item - item biaya dan sifatnya umum anda bisa membuat satu item general jadi setiap pembeliannya anda tinggal memanggil item tersebut dan mengganti nama itemnya agar ketika masuk Jurnal Umum bisa dilacak pembelian untuk serice mobil atau mesin atau yang lain

o PID diisi (Produk ID) jika pada perusahaan anda membutuhkannya, PID bisa anda gunakan untuk SN pada HP, Kode pada Voucher, Nomor mesin pada mobil / motor dll. Contoh pembelian menggunakan PID.

o Qty diisi dengan jumlah barang yang anda beli. Jika jumlah Qty item yang anda beli berfariasi anda bisa masukan dua kali, misalkan : Anda membeli Aqua 5 karton 10 PCS Anda harus memasukan dua kali : baris pertama anda masukan dengan Qty 5

dan unit karton Baris ke dua anda masukan Qty 10 dan unitnya PCS

o Satuan

diisi unit / satuan dari item yang anda beli misalkan : CRT, DZ, PCS, BOX dll. Untuk mengganti satuan dari satuan PCS ke satuan CRT atau sebaliknya gunakan tombol "+" pada keyboard.

o Harga harus diisi dengan harga satuan dari item yang anda beli karena BeeAccounting akan secara otomatis mengkalkulasinya dengan Qty item.

BAB 6 - PENJUALAN

212

o Disc % diisi dengan diskon peritem (Diskon Detail), jika anda ingin masukan disc persen anda harus mengisikan dengan tanda "%" misalkan disc "2.5%". tetapi jika anda ingin mengisi diskon dengan nilai rupiahnya langsung, anda tidak perlu menambahkan tanda "%". BeeAccounting support untuk multi diskon misalkan : 2.5% + 1.3% + 15,000 + 0.5% hingga 10 kali. Untuk Disc yang berada pada detail item ini tidak akan terpsoting ke Jurnal Umum, tetapi secara otomatis akan mempengaruhi HPP, untuk lebih detail silahkan lihat Posting Disc Bee Accounting.

o Discount menampilkan total nilai diskon, kolom ini merupakan kolom R/O (Read Only) karena akan otomatis terisi jika anda mengisi kolom disc %.

o Pjk kolom ini menunjukan bahwa item yang anda beli ini dikenakan pajak. Akan otomatis terisi berdasarkan settingan yang ada di master. Jika pada check box pajak tercentang maka kolom Pjk akan terisi "PPN".

o Sub Total kolom subtotal ini adalah hasil kalkulasi dari Qty, Harga, Disc%, Harga Termasuk Pajak. Ada kemungkinan nilai pada kolom ini sangat panjang karena nilai desimalnya dibutuhkan untuk validitas data.

o PID Rekap Adalah rekapitulasi PID yang telah diinputkan. Karena dalam proses Retur Penjualan item yang menggunakan PID adalah 1 item dengan lebih dari 1 PID, sehingga rekapitulasinya adalah jumlah PID pada 1 item tersebut.

o Akuntansi Adalah default posting akuntansi pada proses Retur penjualan. Terdapat 2 akun yang ada pada proses transaksi Retur penjualan, yaitu Acc. Freight dan Acc. Disc. Jika user memiliki akun selain yang telah tersedia, dapat diganti sesuai dengan kebutuhan.

Nota Potong Penjualan (FCN) Nota Potong Penjualan atau yang lazim disebut FCN digunakan sewaktu ada perubahan harga item dari dealer yang sebelumnya dibeli dengan harga tertentu. Nota potong penjualan digunakan sebagai permintaan pengembalian modal yang ditujukan kepada dealer yang menjual item barang dimana terjadi perubahan harga pada kondisi tertentu.

Cara Akses

Untuk memasukkan order pengiriman di BEE, pilih pada MenuBar Penjualan --> Nota Potong

BAB 6 - PENJUALAN

213

Proses Nota Potong Penjualan

1. Masukkan tanggal Nota potong 2. Tentukan customer 3. Pilih mata uang dalam transkasi ini 4. Masukkan total potong dari potong Nota

Data Nota Potong

• No FCN Secara default BEE akan mengisinya dengan isian "AUTO" untuk mengotomasi nomor FCN anda. Jika anda ingin menentukan sendiri format penomoran, Hapus isian AUTO pada TextBox kemudian masukan nomor transaksi anda.

• Tanggal Adalah tanggal transaksi yang dilakukan, secara default tanggal akan mengikuti tanggal yang tertera pada sistem komputer.

• Customer Diisi kode customer, klik pada Tombol Picker untuk mencari data customer atau gunakan Tips Cepat Mencari Data dengan picker.

BAB 6 - PENJUALAN

214

• Akun Adalah default posting akuntansi pada proses nota potong. Jika user memiliki akun selain yang telah tersedia, dapat diganti sesuai dengan kebutuhan.

• Mata Uang Diisi mata uang yang akan anda gunakan untuk transaksi ini, pilih pada combobox atau pada gambar panah kecil terbalik di sebelah kanannya. Jika anda menggunakan mata uang asing (bukan base currency) isi rate untuk currency tersebut pada TextBox di sebelah kanannya.

• Jumlah Adalah nominal dari nota potong.

Daftar Harga Daftar harga adalah data harga penjualan item, mulai dari harga Unit1, Unit 2 dan Unit 3. Pada form Daftar Harga juga menampilkan daftar harga pokok, print daftar harga dan setting Harga jual dengan referensi dari HPP / Harga Beli.

Cara Akses

Untuk memasukkan order pengiriman di BEE, pilih pada MenuBar Penjualan --> Daftar Harga

BAB 6 - PENJUALAN

215

Proses Setting Harga Jual

1. Filter item yang akan dilakukan setting harga jual. 2. Klik Refresh. 3. Klik pada tab Bulk. 4. Masukkan jumlah profit yang diinginkan (dalam posentase) dan memilih sumber

yang diset untuk proses. 5. Tentukan jumlah digit dibelakang koma jika dalam proses penghitungan terdapat

pecahan desimal dengan memilih type decimal. o Round Up = Dibulatkan ke angka di atasnya o Round Down = Dibulatkan ke angka di bawahnya

6. Klik proses untuk memproses settingan harga tesebut.

Tab Daftar Harga

1. Standart Dalam tab ini digunakan untuk melihat data daftar harga sesuai dengan data filter yang telah dipilih.

2. Extended Adalah data untuk mencari daftar harga sesuai kode / nama barang yang dimasukkan sebagai filter.

3. Kolom Adalah untuk menampilkan kolomn - komolm yang telah disediakan.

4. Bulk Adalah fom yang berfungsi sebagai set harga dalam jumlah banyak sekaligus sesuai dengan referensi HPP atau harga beli.

5. Print Digunakan untuk mencetak daftar harga sesuai dengan filter yang telah dipilih.

6. Setting Untuk filter data item barang berdasar margin persentase penentuan laba dari HPP atau harga beli.

BAB 7 - AKUNTANSI

216

8 A K U N T A N S I Bab 8 menjelaskan mengenai proses – proses dan cara input untuk mengolah data – data yang berhubungan dengan akuntansi

BAB 7 - AKUNTANSI

217

Daftar Akun Daftar akun digunakan untuk melihat default nama akun yang digunakan dalam sistem akuntansi pada program. User dapat melihat akun – akun yang dibutuhkan dengan cepat dengan cara memfilter tipe akun yang ingin dilihat. Dalam menu ini dapat juga dibuat nama akun baru yang sesuai dengan akun yang digunakan dalam perusahaan apabila default akun tidak sesuai.

Cara Akses

Untuk mengakses data akun pada BEE, pilih pada MenuBar Akuntansi --> Daftar Akun

• Kolom Tipe 1 berfungsi untuk memilih jenis header dari akun yang dipilih. • Kolom Tipe 2 berfungsi untuk memilih subheader akun yang dipilih. • Kolom AccNo menunjukkan nomor ID (urutan) akun • Kolom Keterangan menunjukkan nama akun • Kolom Jumlah menunjukkan Nilai nominal dari akun tersebut

BAB 7 - AKUNTANSI

218

Menambahkan Daftar Akun :

1. Klik tombol New , akan tampil form "Input Data Akun"

2. Isi Nomor urut akun pada kolom “ID” untuk memudahkan pengisian user dapat melihat ID yang terdapat pada nomor akun yang telah tersedia.

3. Isi Nama akun pada kolom “Nama”.

4. Pilih jenis akun pada kolom “Tipe2” sesuai dengan jenis kelompok akun yang dibuat dan secara otomatis kolom "Tipe1" dan "D/K" akan terisi o Kolom D/K pada form Input Data Akun menunjukkan Default Akun setting dari akun

yang dipilih o Apabila akun tersebut merupakan kelompok dari akun Harta maka secara otomatis

defaultnya adalah debet, untuk kelompok Kewajiban dan Modal defaultnya kredit.

o Jika akun tersebut termasuk dalam akun laba/rugi maka nilai defaultnya dapat ditentukan dari pengaruh akun tersebut terhadap laba/rugi. Bila bersifat menambah laba maka default dari akun tersebut adalah kredit, sebaliknya bila bersifat mengurangi laba maka defaultnya adalah debet.

5. Kemudian "Save" .

6. Klik “Refresh” untuk memastikan bahwa akun yang dibuat telah tersimpan.

BAB 7 - AKUNTANSI

219

Mengubah Daftar Akun

Nama ataupun nomor akun yang sudah digunakan dalam transaksi tidak dapat diubah terkecuali dengan menghapus terlebih dahulu transaksi-transaksi yang telah digunakan.

1. Pilih nama/nomor akun yang akan diubah.

2. Pilih tombol "Edit" maka akan tampil form "Input Data Akun". 3. Kemudian ubah nama/nomor akun, Save.

Menghapus Daftar Akun :

Nama ataupun nomor akun yang sudah digunakan dalam transaksi tidak dapat dihapus terkecuali dengan menghapus terlebih dahulu transaksi-transaksi yang telah digunakan.

1. Pilih nama/nomor akun yang akan dihapus.

2. Kemudian pilih toolbar "Delete" .

Jurnal Umum Berfungsi untuk melihat jurnal-jurnal dari keseluruhan transaksi atau sesuai dengan tipe jurnal yang dipilih berdasarkan periode tertentu. Jurnal umum juga berfungsi untuk memasukkan transaksi yang tidak berkaitan dengan transaksi kas/bank, persediaan, hutang dan piutang. Contoh : Penyusutan, Depresiasi, Asuransi, Sewa dibayar dimuka dll.

Cara Akses

Untuk memasukkan data jurnal pada BEE, pilih pada MenuBar Akuntansi --> Jurnal Umum.

Apabila posisi checkbox Autogen tercentang maka jurnal yang terlihat adalah jurnal - jurnal yang berkaitan dengan transaksi pada modul set saldo awal, kas/bank, stok, pembelian dan penjualan.

BAB 7 - AKUNTANSI

220

Apabila posisi checkbox Autogen tidak tercentang maka jurnal yang terlihat adalah jurnal - jurnal yang diinput manual dari form jurnal umum ini.

BAB 7 - AKUNTANSI

221

Apabila user membuat transaksi manual melalui modul jurnal umum maka tipe transaksi diarahkan ke tipe "General Journal". Nilai Nominal yang diinput antara sebelah debet dan kredit harus sama.

BAB 7 - AKUNTANSI

222

Anggaran Berfungsi untuk menentukan anggaran dan target perusahaan selama 1 (satu) periode ke depan baik untuk keseluruhan akun, berdasarkan departemen ataupun berdasarkan project.

Cara Akses

Untuk memasukkan anggaran pada BEE, pilih pada MenuBar Akuntansi --> Anggaran. Contoh Kasus :

• Menentukan anggaran biaya suatu project Kontruksi bangunan • Menentukan pencapaian target penjualan selama 1 (satu) periode kedepan

User dapat menentukan anggaran atau target pencapaian suatu bisnis berdasarkan project yang ditangani ataupun berdasarkan departemen yang berkepentingan. Dengan begitu user dapat lebih memantau ketepatan dari suatu anggaran ataupun target pencapaian dari suatu usaha selama periode tertentu. Pada awal penyusunan Anggaran program akan menampilkan form .

Kemudian pilih "Ya" Maka akan tampil form berikut,

BAB 7 - AKUNTANSI

223

User dapat menentukan anggaran atau target pencapaian bisnis yang diinginkan dengan mengisikan pada kolom Anggaran setelah semua proses dijalankan maka secara otomatis kolom Year Amount akan terisi sesuai dengan jumlah akhir masing-masing akun pada program.

Kelompok Harta Tetap Berfungsi untuk mengelompokkan harta tetap suatu perusahaan menjadi beberapa kelompok (memudahkan pencatatan apabila item harta tetap berjumlah banyak).

Cara Akses

Untuk mengakses data akun pada BEE, pilih pada MenuBar Akuntansi --> Kelompok Harta Tetap.

Penggunaan

• User mengelompokkan aset perusahaan yang dimiliki menjadi beberapa kelompok berdasarkan umur ekonomisnya (masa manfaat). Berikut metode pengelompokkan yang dapat dibuat berdasarkan umur ekonomis daria aset yang dimiliki :

BAB 7 - AKUNTANSI

224

• Setelah melakukan pengisian umur ekonomis dari kelompok aset yang dibuat maka user harus menentukan metode yang digunakan pada proses depresiasi. Pada umumnya metode yang digunakan adalah metode Garis Lurus dan Metode Saldo Menurun. User dapat memilih metode yang sesuai dengan prosedur yang digunakan perusahaan.

• Setelah melakukan kedua proses tersebut diatas user harus menentukan setting posting akun dari aset yang dibuat.

Akun Harta Akun Harta dari Aset yang dibuat

Akun Akumulasi Akun Akumulasi dari Aset yang dibuat

Akun Depresiasi Akun Biaya Penyusutan / Depresiasi dari Aset yang dibuat

Contoh : Perusahaan ABC membuat kelompok aset dengan nama Mesin dan Peralatan umur ekonomis 20 tahun, metode penyusutan yang digunakan adalah metode garis lurus. Maka yang terjadi adalah :

Kelompok Harta Umur Ekonomis

I Bukan Bangunan

Kelompok 1 4 tahun

Kelompok 2 8 tahun

Kelompok 3 16 tahun

Kelompok 4 20 tahun

II Bangunan

Permanen 20 tahun

Tidak Permanen 10 tahun

BAB 7 - AKUNTANSI

225

Tampilan pada program :

Kode AUTO

Nama Mesin dan Peralatan

Umur Ekonomis 20 tahun

Metode Metode Garis Lurus

Akun Harta Mesin dan Peralatan

Akun Akumulasi Akum. Penyusutan Mesin dan Peralatan

Akun Depresiasi Biaya Penyusutan Mesin dan Peralatan

BAB 7 - AKUNTANSI

226

Harta Tetap Berfungsi untuk memasukkan / menginput data aset yang dimiliki user untuk selanjutnya dapat dilakukan proses depresiasi harta tetap melalui frame Tutup Buku Bulan atau Tutup Buku Tahun.

Cara Akses

Untuk mengkases form harta tetap pada BEE, pilih pada MenuBar Akuntansi --> Harta Tetap.

BAB 7 - AKUNTANSI

227

Penggunaan

• User menginput data aset yang dimiliki ke dalam frame Harta Tetap yang nantinya akan dilakukan proses Depresiasi secara otomatis melalui frame Tutup Buku Bulan atau Tutup Buku Tahun.

• Ada saldo isi lwt set saldo awal except. • Baru, via BKK input via harta tetap.

BAB 7 - AKUNTANSI

228

Depresiasi Harta Tetap Berfungsi untuk menghapus depresiasi yang telah terjadi setelah proses tutup buku dilaksanakan. Setelah transaksi depresiasi dihapus maka depresiasi atas harta tetap yang dipilih akan hilang. Apabila user ingin melakukan proses Depresiasi maka harus melakukan proses tutup buku bulan terlebih dahulu.

Cara Akses

Untuk mengkases form depresiasi harta tetap pada BEE, pilih pada MenuBar Akuntansi --> Depresiasi Harta Tetap.

Penggunaan

1. Setelah masuk menu Depresiasi harta tetap, Buka data depresiasi yang telah diproses. 2. Kemudian pilih data yang akan dihapus, kemudian pilih "Delete".

BAB 7 - AKUNTANSI

229

Tutup Buku Tahun Pada dasarnya fungsi dari tutup buku tahun sama dengan Tutup Buku Bulan hanya saja pada Tutup Buku Tahun terdapat penambahan proses "Posting Laba Ditahan" yaitu pemindahan posting dari akun Laba tahun berjalan ke akun Laba ditahan.

Cara Akses

Untuk mengkases form tutup buku tahun pada BEE, pilih pada MenuBar Akuntansi --> Tutup Buku Tahun.

Hal ini dimaksudkan karena pada akhir periode akuntansi biasa dilakukan pemindahan proses dari akun laba tahun berjalan ke akun laba ditahan, dengan adanya penambahan proses " Posting Laba Ditahan " pada frame ini user tidak perlu melakukan proses pemindahan kedua akun tersebut diatas secara manual.

BAB 7 - AKUNTANSI

230

Tutup Buku Bulan Berfungsi menutup seluruh transaksi - transaksi keuangan pada satu periode bulan yang dipilih. Pada saat user melakukan proses tutup buku bulan maka secara otomatis transaksi pada periode yang dipilih akan terkunci sehingga user tidak dapat melakukan penambahan ataupun perubahan data pada periode tersebut.

Cara Akses

Untuk mengkases form tutup buku bulan pada BEE, pilih pada MenuBar Akuntansi --> Tutup Buku Bulan.

• Kolom Periode Tutup Buku Bulan : Sebelum melakukan proses tutup buku user harus mengisi periode tutup buku bulan pada kolom periode tutup buku. Periode ini menentukan waktu dimana transaksi - transaksi akan dikunci (lock).

• Kolom Depresiasi Harta Tetap : Apabila user memiliki data harta tetap dan perlu diadakan depresiasi setiap bulannya maka user harus memberikan tanda cek pada kolom ini sebelum melakukan proses tutup buku, maka secara otomatis program akan memproses depresiasi pada seluruh akun harta tetap yang telah terinput.

• Kolom Revaluasi Kurs : Apabila user sering menggunakan mata uang asing dalam setiap transaksi, dan perlu diadakan proses revaluasi mata uang asing pada setiap bulannya

BAB 7 - AKUNTANSI

231

maka user harus memberikan tanda cek pada kolom ini dan kemudian mengisi nilai kurs yang berlaku pada tabel rate hari ini.

• Kolom Backup data : Disarankan untuk selalu memberikan tanda cek pada kolom ini karena secara otomatis program akan membackup seluruh data sebelum dilakukan proses tutup buku bulan.