97
KATA PENGANTAR Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, pada awal tahun 2002 ini Yayasan Mitra Netra berhasil menyusun buku panduan belajar Microsoft Excel. Buku ini diberi judul “Belajar Sendiri Microsoft Excel ’97 dengan Jaws for Windows Versi 3.5 untuk Tunanetra”. Namun bagi Anda pengguna Microsoft Excel tipe lain seperti Microsoft Excel ‘95 atau 2000, tidak ada masalah jika belajar menggunakan buku ini, karena antara Microsoft Excel satu dengan yang lain tidak jauh berbeda. Dengan membaca buku ini diharapkan seorang tunanetra dapat mempelajari Microsoft Excel secara mandiri. Bagi para tunanetra yang sedang mengikuti kursus, buku ini diharapkan bisa digunakan sebagai pegangan untuk menambah materi. Untuk melengkapi buku ini kami berencana untuk menyusun buku lanjutannya yang berisi penggunaan program Microsoft Excel dalam aplikasi. Mengingat pengalaman penulis yang masih sangat terbatas, penulis yakin bahwa di dalam penyusunan buku ini masih banyak terdapat kekurangan di sana-sini. Karena itu saran dan kritik membangun sangat diperlukan untuk kesempurnaan buku-buku selanjutnya. Kendati demikian, penulis berharap semoga buku ini bisa bermanfaat khususnya bagi para tunanetra yang ingin mempelajari Microsoft Excel namun kesulitan dalam menemukan nara sumber. Akhirnya penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada Saudara Firdaus, salah satu rekan kerja penulis di Yayasan Mitra Netra dan semua pihak yang selalu membantu saya setiap menemui kesulitan di dalam mempelajari Microsoft Excel ini. Wassalam. Jakarta, 2 Januari 2002 Penulis 1

Belajar Sendiri Ms Exel

Embed Size (px)

Citation preview

KATA PENGANTAR

Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, pada awal tahun 2002 ini Yayasan Mitra Netra berhasil menyusun buku panduan belajar Microsoft Excel. Buku ini diberi judul “Belajar Sendiri Microsoft Excel ’97 dengan Jaws for Windows Versi 3.5 untuk Tunanetra”. Namun bagi Anda pengguna Microsoft Excel tipe lain seperti Microsoft Excel ‘95 atau 2000, tidak ada masalah jika belajar menggunakan buku ini, karena antara Microsoft Excel satu dengan yang lain tidak jauh berbeda.

Dengan membaca buku ini diharapkan seorang tunanetra dapat mempelajari Microsoft Excel secara mandiri. Bagi para tunanetra yang sedang mengikuti kursus, buku ini diharapkan bisa digunakan sebagai pegangan untuk menambah materi. Untuk melengkapi buku ini kami berencana untuk menyusun buku lanjutannya yang berisi penggunaan program Microsoft Excel dalam aplikasi.

Mengingat pengalaman penulis yang masih sangat terbatas, penulis yakin bahwa di dalam penyusunan buku ini masih banyak terdapat kekurangan di sana-sini. Karena itu saran dan kritik membangun sangat diperlukan untuk kesempurnaan buku-buku selanjutnya. Kendati demikian, penulis berharap semoga buku ini bisa bermanfaat khususnya bagi para tunanetra yang ingin mempelajari Microsoft Excel namun kesulitan dalam menemukan nara sumber.

Akhirnya penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada Saudara Firdaus, salah satu rekan kerja penulis di Yayasan Mitra Netra dan semua pihak yang selalu membantu saya setiap menemui kesulitan di dalam mempelajari Microsoft Excel ini.

Wassalam. Jakarta, 2 Januari 2002

Penulis

1

I. PENDAHULUAN

Diantara para pembaca mungkin ada yang bertanya-tanya apakah arti dari Program Microsoft Excel itu? Apa pula kegunaannya? Dapatkah program ini digunakan untuk mengetik naskah seperti proposal, surat dan sebagainya.

Bagi para pengguna komputer yang pernah belajar program Lotus, Spreadsheet atau program lain yang sejenis tentu pertanyaan-pertanyaan ini tidak akan muncul. Karena Program Microsoft Excel serupa dengan Lotus ataupun Spreadsheet, yang mana program-program tersebut digunakan untuk keperluan mengolah angka dalam Tabel. Dengan Demikian dapatlah disimpulkan pengertian Microsoft Excel adalah program pengolah angka dalam Tabel sejenis Spreadsheet, yang berjalan di atas operating system Windows.

Disini berbeda sekali tampilan layar kerjanya jika dibandingkan dengan pengolah kata Microsoft Word. Layar kerja Microsoft Word berbentuk lembaran kosong yang siap diberi ketikkan, sedang layar kerja Microsoft Excel berbentuk lembaran yang berisi garis-garis vertikal dan horisontal Sehingga membentuk kotak-kotak kecil. Sehingga bentuknya menyerupai Tabel bergaris dalam program pengolah kata. Gambaran layar kerja Microsoft Excel secara lengkap akan dijabarkan dalam pembahasan berikutnya.

Kotak-kotak kecil ini disebut sel. Jika dikelompokkan secara mendatar, kumpulan sel-sel itu disebut baris, sedang jika dikelompokkan secara vertikal kumpulan sel-sel itu disebut kolom. Kumpulan dari sel-sel baik secara vertikal ataupun horisontal disebut Range.

Sel-sel itu dapat diisi karakter, baik yang berupa data angka maupun data teks. Jika yang diisikan kedalam sel berupa data angka dapat diproses secara matematika seperti dikalikan, dijumlahkan, ditambahkan dan sebagainya. Hasil dari perhitungan itu dapat langsung ditempatkan di sel mana pun sesuai dengan keinginan kita tanpa harus mengetikulang kedalam sel.

Jadi jelaslah program Excel ini berbeda sekali dengan program Microsoft Word atau yang sejenis dan tidak dapat digunakan untuk mengetik naskah seperti surat, proposal dan sebagainya.

Untuk menjalankan perintah-perintah Excel ini penulis mencoba menyajikan secara short-cut dan dengan cara memilih didalam Menu Bar. Hal ini dimaksudkan agar para pembaca benar-benar memahami konsep Windows. Namun dalam penggunaan sehari-hari sebaiknya kita menggunakan kombinasi kedua perintah-perintah tersebut. Menggunakan short-cut sebetulnya lebih cepat dan efisien. Akan tetapi kendalanya disamping jumlahnya yang sangat banyak juga sulit dihapal karena terkadang huruf yang dicantumkan terkadang tidak ada sangkut pautnya dengan perintah yang akan kita akses. Sedangkan jika mengandakan menubar, disamping langkahnya terlalu panjang, untuk perintah Excel ini ada perintah-perintah yang harus dilakukan dengan menggunakan short-cut.

Selain dari dua cara di atas, ada lagi perintah Excel yang hanya dapat di akses menggunakan mouse. Tentu saja kita para tunanetra tidak dapat mengaksesnya. Oleh karena itu disini dicarikan solusi yaitu menggunakan Jaws Cursor. Kepada para pembaca yang sedang belajar Excel dengan buku ini saya ucapkan selamat belajar.

2

II. MULAI BEKERJA DENGAN MICROSOFT EXCEL

A. Mengaktifkan Program Microsoft Excel

Banyak cara untuk mengaktifkan Program Microsoft Excel, tapi cara yang paling banyak dipakai adalah melalui start menu:- Aktifkan Start Menu.- Tempatkan pointer pada pilihan “Programs Sub Menu”, tekan Enter.- Arahkan pointer pada “Microsoft Excel”, tekan Enter.

Setelah melalui proses di atas di layar akan muncul jendela Microsoft Excel.

B. Gambaran Jendela Microsoft Excel

Sebagaimana Program Aplikasi yang berjalan di atas operating system Windows lainnya, yang muncul di layar tidak hanya lembar kerja, melainkan ada jendela-jendela lainnya. Akan tetapi PC Cursor tidak dapat menjangkau seluruh jendela yang ada. Yang dapat dijangkau oleh PC cursor hanyalah jendela lembar kerja yang berupa sel-sel kecil. Kita akan membicarakan lembar kerja Microsoft Excel dalam pembahasan nanti.

Untuk dapat menelusuri jendela-jendela yang ada kita harus menggunakan Jaws Cursor. Pada pembahasan ini kita akan mencoba menelusuri seluruh jendela yang tampil. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut. - Tekan tombol dash yang ada pada Numb-Pad untuk mengaktifkan Jaws

Cursor.- Tekan panah atas sampai JFW mengatakan “Aplication control menu

Microsoft Excel Book 1 Minimize Symbol Restore Symbol Close symbol.”

- Di bagian paling kiri atas adalah Aplication Control Menu. Tekan Insert-4 pada Num Pad beberapa kali untuk menuju ke lokasi tersebut. Aplication control menu Program adalah jendela Microsoft Excel. Ini tidak berupa tulisan melainkan berupa huruf X karena itu tidak dapat dieja menggunakan panah. Menu ini berguna untuk mengatur jendela program seperti maximize, minimize dan sebagainya.

- Di sebelahkanannya adalah tulisan Microsoft Excel Book 1. Ini adalah Title Bar. Book 1 menunjukkan bahwa kita berada pada jendela program Microsoft Excel buku 1. Bila yang sedang aktif adalah dokumen yang sudah tersimpan dan diberi nama, maka Book 1 akan diganti dengan nama dari dokumen tersebut.

- Tekan panah bawah sekali maka akan terdengar JFW mengatakan “Document control menu File Edit View Insert Format Tools data Help Window Minimize Symbol Restore Symbol Close Symbol”. Di paling kiri adalah document control menu gunanya untuk mengatur jendela dokumen. Anda dapat menempatkan Jaws Cursor ke lokasi tersebut dengan menekan insert-4 atau 6 sampai JFW mengatakan “Document Control Menu”. Document ini juga berupa symbol yang berbentuk

3

huruf X. Sedang di sebelah kanannya yaitu “File Edit View” dan seterusnya. Ini adalah Menu Bar yang berguna untuk memilih perintah yang kita perlukan didalam mengoperasikan Program Microsoft Excel.

- Tekan panah bawah sekali maka akan terdengar JFW mengatakan “New Document, Open Document” dan seterusnya. Ini adalah Toolbar File.

- Tekan panah bawah sekali maka akan terdengar “Ariel Button” dan seterusnya ini adalah Toolbar Formating.

- Dibawahnya adalah huruf a b c dan seterusnya. Ini adalah alamat kolom.

- Di bawahnya sebelah kiri adalah Scroll Up Symbol. Ini adalah tombol penggulung layar ke atas.

- Di bawahnya terdapat garis-garis vertikal dan horisontal. Ini adalah lembar kerja Microsoft Excel.

- Disebelah kiri garis vertikal paling kiri terdapat angka dari atas ke bawah 1, 2, 3 dan seterusnnya. Ini adalah alamat baris.

- Di bawah lembar kerja Microsoft Excel sebelah kiri, terdapat Scroll Down Symbol. Ini adalah tombol penggulung layar kebawah.

- Di bawahnya terdapat “Sheet1, Sheet2, Sheet 3”. Ini adalah status bar.- Di sebelah kanannya terdapat Scrolll Left Symbol dan Scrolll Right

Symbol. Ini adalah penggulung layar kekiri dan kekanan.- Dibawahnya terdapat tulisan Ready Num.

C. Mengakses Jendela Microsoft Excel

Kita dapat mengakses jendela Microsoft Excel dengan dua cara yaitu menggunakan Mouse dan Keyboard. Untuk kita para tunanetra tidak dapat mengakses perintah menggunakan Mouse, karena itu disini hanya akan dibahas menggunakan Keyboard saja.

1. Title Bar

Title Bar adalah tulisan”Microsoft Excel Book 1”. Bila dokumen yang ada di layar adalah buku kerja yang sudah diberi nama book 1 akan diganti dengan nama dari buku kerja tersebut. Kita dapat membacanya tanpa menggunakan Jaws Cursor dengan menekan Insert-T.

2. Aplication Control Menu

Aplication Control Menu adalah jendela program aplikasi. Tempatnya di sebelah kiri Jendela Title Bar. Kita dapat mengakses jendela ini dengan meneikan Alt-Sepasi. Setelah Perintah ini kita lakukan di layar akan muncul beberapa pilihan. Untuk membaca pilihan-pilihan tersebutbisa dilakukan dengan menekan panah atas/bawah. Coba tekan Alt-Sepasi lalu tekan panah atas/bawah maka akan muncul pilihan seperti berikut.

a. Restore digunakan untuk mengembalikan jendela ke ukuran semula.b. Move digunakan untuk memindahkan jendela program.c. Size digunakan untuk mengubah ukuran jendela program.d. Minimize digunakan untuk memperkecil jendela program.

4

e. Maximize digunakan untuk memperbesar jendela program.f. Close digunakan untuk menutup jendela program.

Keterangan: Alt-F4 pada perintah close dalam jendela aplikasi adalah menunjukkan Short-cut dari perintah tersebut.

3. Document Control menu

Document Control menu adalah jendela yang digunakan untuk mengatur jendela dokumen. Untuk mengakses jendela ini digunakan tombol Alt-Dash. Coba tekan Tombol tersebut lalu tekan panah bawah maka akan muncul pilihan seperti berikut:a. Restore digunakan untuk mengembalikan jendela keukuran semula.b. Move digunakan untuk memindahkan jendela dokumen.c. Size digunakan untuk mengatur kembali ukuran jendela.d. Minimize digunakan untuk memperkecil ukuran jendela.e. Maximize digunakan untuk memperbeser ukuran jendela.f. Close digunakan untuk menutup jendela.

4. Menu Bar

Menu Bar adalah suatu jendela yang berisi kumpulan perintah-perintah yang akan digunakan didalam mengoperasikan Program Microsoft Excel . Perintah-perintah itu dikelompokkan menurut jenisnya. Untuk mengakses jendela ini digunakan tombol Alt atau F10. Jika jendela ini diaktifkan maka akan muncul pilihan berturut-turut dari kiri kekanan: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, Help. Anda dapat menekan panah kanan/kiri untuk membacanya.

Untuk menjalankan perintah yang ada didalam Menu Bar, dapat dilakukan dengan menempatkan pada salah satu Menu di mana terdapat perintah tersebut, lalu tekan Enter untuk memasuki menu itu, kemudian tekan panah bawah hingga komputer menyebutkan perintah yang ingin kita gunakan, dan akhiri dengan menekan Enter. Misalnya bila kita ingin menjalankan perintah Save, kita harus menempatkan Cursor pada menu File, lalu tekan Enter, kemudian panah bawah maka akan muncul pilihan New, Open, Close, Save dan seterusnya. Untuk menjalankan perintah tersebut kita harus menempatkan cursor pada perintah save, lalu tekan Enter. Jika kita ingin kembali ke layar kerja tanpa menjalankan perintah apapun digunakan tombol Escape.

Memasuki menu yang ada dalam menu bar juga dapat dilakukan dengan menekan Alt dilanjutkan dengan menekan huruf yang digaris bawahi. Berikut adalah perintah-perintah yang digunakan untuk mengakses langsung kedalam menu Bar.

Perintah FungsiAlt-F Mengakses langsung Menu FileAlt-E Mengakses Menu Edit.Alt-V Mengakses Menu View.

5

Alt-I Mengakses menu InsertAlt-O Mengakses Menu Format.Alt-T Mengakses menu ToolsAlt-D Mengakses Menu Data.Alt-W Mengakses Menu WindowAlt-H Mengakses Menu Help

Jendela-jendela yang lain kecuali lembar kerja, hanya bisa diakses menggunakan mouse, karena itu tidak dibahas secara mendalam.

5. Gambaran Buku Kerja Microsoft Excel

Setelah menelusuri jendela Microsoft Excel, sekarang kita mulai mengenal buku kerja Microsoft Excel. Bila tadi Anda telah mengaktifkan Jaws cursor untuk menelusuri jendela Microsoft Excel, maka sekarang harus menekan tombol plus pada Num-Pad untuk mengaktifkan PC Cursor kembali.

Lembar kerja Microsoft Excel berisi garis-garis vertikal dan horisontal. Pada setiap pertemuan garis vertikal dan horisontal inilah yang disebut sel. Didalam setiap buku kerja Microsoft Excel pada umumnya terdiri dari 3 lembar kerja yang ditandai dengan Sheet 1, Sheet 2 dan Sheet 3. Dan didalam setiap lembar kerja terdiri atas 65536 baris dan 256 kolom. Kolom ditunjukkan dengan huruf a, b, z, aa, ab, ac, dan seterusnya. Sedang baris ditunjukkan dengan nomor 1-65536. Alamat sel ditunjukkan dengan anngka dan huruf menurut posisinya. Misalnya sel T10, ini artinya berada di kolom ke 20 baris ke10. Sebelum mengetikkan huruf atau angka, tentu saja kita harus menempatkan cursor pada sel yang sesuai.

D. Perpindahan Sel Aktif

Ketika kita baru mengaktifkan Program Microsoft Excel, cursor berada pada kolom A baris1 (A1). Untuk memindahkan cursor dari sel satu ke sel lain dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Memindahkan Cursor satu baris ke atas: panah atas.2. Memindahkan Cursor satu baris ke bawah: panah bawah.3. Memindahkan Cursor satu sel ke kiri: panah kiri (Shift-Tab).4. Memindahkan Cursor satu sel ke kanan: panah kanan (Tab).5. Memindahkan cursor ke sel paling kiri: Ctrl-Panah Kiri.6. Memindahkan cursor ke sel paling kanan: Ctrl-Panah Kanan.7. Memindahkan cursor satu layar ke atas: Page Up.8. Memindahkan cursor satu layar ke bawah: Page Down.9. Memindahkan cursor ke lembar kerja berikutnya: Ctrl-Page Down.10. Memindahkan cursor ke lembar kerja sebelumnya: Ctrl-Page Up.11. Memindahkan cursor satu layar kekanan: Alt-Page Down.12. Memindahkan cursor satu layar kekiri: Alt-Page Up.13. Memindahkan cursor ke sel A pada baris yang sama: tombol Home.14. Memindahkan cursor ke sel pertama kolom pertama pada lembar

kerja: Ctrl-Home.15. Memindahkan cursor ke sel terakhir di ujung kanan pada lembar kerja

yang telah digunakan: Ctrl-End.

6

16. Memindahkan cursor ke baris terakhir kolom pertama: Ctrl-Panah Bawah.

17. Memindahkan cursor ke baris pertama kolompertama: Ctrl-Panah Atas.

7

III. MEMFORMAT UKURAN SEL

Ukuran masing-masing sel yang ter-setting secara default yaitu lebar 8.43 poin (kurang lebih 8 karakter) dan tingginya 12.75 point. Bila karakter atau angka yang kita masukkan melebihi kapasitas sel, maka akan mengisi kolom berikutnya dan jika dicetak kelebihan karakter itu tidak akan tercetak. Karena itu kita harus menyesuaikan lebar kolom dengan jumlah karakter atau angka yang akan kita masukkan.

A. Mengubah Lebar Kolom

1. Mengubah Lebar kolom Menurut Jumlah Karakter

Untuk mengubah lebar kolom menurut jumlah karakter yang akan kita masukkan caranya yaitu:

- Tempatkan cursor pada kolom yang mau diubah lebarnya, misalnya mulai dari kolom B baris 1.

- Aktifkan menu format, pilih kolom dan tekan Enter.- Tekan tombol panah atas/bawah untuk memilih “Width dot dot dot”,

tekan Enter.- Tentukan jumlah karakter maksimal yang ingin dimasukkan ke kolom

tersebut dengan menuliskan angkanya secara langsung misalnya 20.- Tekan Tab sekali untuk menuju ke “OK” tekan Enter untuk mengubah

lebar kolom, atau- Tekan Tab sampai ke “Cancel” tekan Enter untuk menggagakan

settingan.

Setelah melalui proses ini seluruh kolom B akan diubah ukurannya menjadi 20 karekter.

2. Menyesuaikan Lebar Kolom Menurut Teks yang Terpanjang

Bila sudah terlanjur mengisikan teks dengan jumlah karakter berbeda dalam beberapa kolom, padahal sebelumnya kita tak pernah mengatur lebar kolom, maka yang harus kita lakukan adalah:

- Tempatkan Cursor pada kolom yang isinya paling panjang.- Aktifkan menu Format, pilih kolom dan tekan Enter.- Pilih Autofit selection dan tekan Enter.

Dengan cara ini seluruh lebar kolom A akan diubah ukurannya sesuai dengan teks terpanjang.

3. Menentukan Lebar Kolom Standar

Lebar kolom standar yaitu lebar kolom sebelum diubah ukurannya (lebar kolom yang dibuat secara default oleh pabrik Program Microsoft Excel). Kita bisa mengubah ukurannya menurut selera kita dengan cara sebagai berikut:

8

- Aktifkan menu Format, pilih column dan tekan Enter.- Pilih Standard Width dan tekan Enter.- Tentukan lebar kolom standar dengan menekan angkanya secara

langsung misalnya 20.- Tekan Tab sekali untuk menuju ke OK dan tekan Enter untuk

mengubah kolom standard, atau- Tekan Tab sampai ke Cancel untuk menggagalkan setting-an.

Dengan cara ini seluruh lebar kolom (kecuali kolom yang telah diubah lebarnya) akan diubah menjadi 20 karakter.

4. Memasukkan Teks Panjang dalam Suatu Kolom

Didalam Program Microsoft Excel, bila kita mengetikkan teks panjang kedalam suatu sel, ukuran sel tidak dapat melebar ke bawah secara otomatis. Bila isi tiap-tiap sel merupakan data yang panjang, dan data tersebut mau kita cetak kedalam kertas, hal ini akan menjadi kendala. Karena itu Program Microsoft Excel menyediakan fasilitas untuk menjadikan sel-sel tersebut dapat melebar ke bawah bila Cursor telah menabrak garis pembatas antar kolom di sebelah kanan. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:

- Tempatkan cursor pada sel yang mau diisi dengan teks panjang. - Masuk kedalam menu format, tekan Enter.- Pilih Cell, tekan Enter.- Tekan panah kanan/kiri maka akan muncul pilihan: Protection Tab,

Patterns Tab, Border Tab, Font Tab, Alignment Tab. Pilih Alignment Tab.

- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Wrap text Check Box not Check”.- Tekan sepasi untuk mengubah menjadi “Wrap text check Box Check”.- Tekan Tab sampai ke “OK”, tekan Enter.

5. Meniadakan Garis Pembatas Antar Kolom

Dalam pengetikan suatu Tabel, tentu saja diperlukan adanya judul Tabel. Agar judul Tabel terlihat mencakup baris-baris di bawahnya, teks judul harus kita tempatkan pada baris paling atas tanpa ada garis vertikal pembatas antar kolom. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:

- Tempatkan Cursor pada awal kolom yang mau dijadikan satu. Misalnya bila kolom-kolom yang mau dijadikan satu dari kolom A1-A7, maka tempatkan cursor pada kolom A1.

- Blok sel-sel tersebut dengan menekan Shift-panah kanan sampai JFW mengatakan “A1 through A7”.

- Aktifkan menu format, pilih Cell dan tekan Enter. - Tekan panah kanan/kiri untuk memilih Alignment Tab.- Tekan Tab sekali dilanjutkan dengan menekan panah atas/bawah

maka akan muncul pilihan: General, Left (Indent), CEnter, Right, Fill, Justify, CEnter Across Selection.

- Pada kotak tersebut pilih Ccnter Across Selection dan tekan Enter.

9

- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Wrap Text Check box Not Check”.

- Tekan sepasi untuk mengubah Wrap Text Check Box Not Check menjadi Wrap Text Check Box Check.

- Tekan Tab sekali komputer akan mengatakan “Merge Cell Check Box Not Check”.

- Tekan sepasi untuk mengubah Merg Cell Check Box Not Check menjadi Merg Cell Check Box Check.

- Tekan Tab sekali untuk menuju ke OK, dan tekan Enter.

B. Mengatur Tinggi Baris

Ketika Excel baru dijalankan tinggi semua baris sama yaitu 12.75 Point. Jika kita mengformat data-font dengan ukuran yang berbeda-beda, maka tinggi baris secara otomatis akan berubah menyesuaikan dengan ukuran huruf yang kita gunakan. Data dengan ukuran yang lebih besaar akan lebih tinggi dibandingkan dengan font yang lebih kecil. Jika kita tidak menentukan tinggi baris secara khusus, maka Excel akan mengatur tinggi baris secara otomatis sesuai dengan font data yang kita gunakan. Untuk itu kita harus mengatur tinggi barisnya. Tinggi baris dihitung dengan satuan point. Satu point sama dengan 1/72 Inchi. Umumnya tinggi baris satu point lebih tinggi dari baris yang paling besar.

1. Mengatur Tinggi Baris Sesuai Keinginan

Untuk mengatur tinggi baris ikuti langkah-langkah berikut:

- Tempat kan cursor pada awal baris yang mau diubah tingginya.- Aktifkan Menu Format, pilih Row dan tekan Enter.- Tekan panah atas/bawah untuk membaca pilihan yang ada, dalam hal

ini kita harus memilih Height dan tekan Enter.- Tentukan tinggi baris dengan mengetikkan angkanya secaraa langsung

misalnya 20.- Tekan Tab untuk menuju ke OK dan tekan Enter.

2. Mengatur Tinggi Baris Menurut Font yang Tertinggi

Bila kita sudah terlanjur memasukkan data dengan Font berbeda untuk menngaturnya kita bisa mengikuti Font yang tertinggi. Caranya yaitu:

- Tempatkan Cursor pada Sel yang Font-nya paling tinggi.- Aktifkan menu format pilih Row dan tekan Enter.- PilihAutofit dan tekan Enter.

10

IV. MEMASUKKAN DATA KE LEMBAR KERJA

Setelah mengetahui dan cara mengatur data, sekarang kita dapat memasukkan data baik yang berupa angka, teks, data tanggal atau waktu kedalam sel lembar kerja. Dalam Bab ini akan dijabarkan bagaimana cara memasukkan data-data tersebut.

A. Memasukkan Data Teks

Didalam Program Microsoft Excel data merupakan kombinasi karakter angka (0, 2, 3 dan seterusnya), huruf A-Z baik besar maupun kecil, sepasi dan simbol-simbol lainnya.

Petunjuk Memasukkan Data Teks:

Semua huruf dari A-Z baik besar maupun kecil dapat dimasukkan kedalam sel, dan akan dianggap sebagai data teks, (data yang tidak dapat diproses secara matematika), demikian juga dengan symbol ataupun tanda-tanda yang mengikutinya seperti titik, koma dan sebagainya. Untuk memasukkan data teks kedalam sel, cukup dengan menempatkan cursor pada sel yang kita inginkan lalu ketikkan teks yang kita inginkan. Contoh: Tempatkan cursor pada kolom B1, lalu ketikkan “Nomor”.

Bila kita ingin memasukkan data angka kedalam sel sebagai data teks, dahuluilah dengan tanda apostrop. Misalnya tempatkan cursor pada kolom C1, lalu tuliskan ‘1000. Dengan begitu angka tersebut akan diperlakukan sebagai data teks. Artinya walaupun seribu ditulis dengan angka, tapi tidak dapat diproses secara matematika.

B. Memasukkan Data Angka

Dalam Program Microsoft Excel, data yang diperlakukan sebagai angka (data yang dapat diproses secara matematika) hanyalah data-data seperti berikut:

1. Angka 0, 1, 2, 3 dan seterusnya.2. Tanda-tanda seperti: plus, min, kali, tanda per, tanda kurung, koma,

titik, dolar, prosen.3. Huruf, hanya huruf e besar dan e kecil.

Catatan:Data angka yang dicampur dengan huruf tidak dapat diproses secara matematika. Misalnya 10 buah, 7 ekor dan sebagainya.

1. Memasukkan Angka Pecahan dan Bilangan Negatif ke dalam Sel

Untuk memasukkan angka pecahan dan bilangan negatif kedalam sel, harus mengikuti petunjuk berikut:

11

a. Untuk menuliskan angka pecahan yang tanpa bilangan bulat didepannya harus didahului dengan angka enol kemudian tekan sepasi baru ditulis angka pecahannya. Misalnya untuk menuliskan angka ½ harus kita ketikkan: 0 ½. Bila kita langsung menuliskan ½ akan dianggap penulisan tanggal 2 Januari.

b. Untuk menuliskan angka pecahan yang ada bilangan bulat didepannya, misalnya 1 ½, antara bilangan bulat dengan bilangan pecahannya harus diberi sepasi. Jadi untuk menuliskan 1 ½ caranya: tuliskan angka 1, tekan sepasi baru dituliskan ½.

c. Untuk menuliskan bilangan pecahan yang ditulis dengan desimal, gunakan tanda titik sebagai batas antara bilangan sesudahnya. Misalnya untuk menuliskan 3.75 caranya: tuliskan angka 3 ketik tanda titik tanpa sepasi lalu tulis angka 75 tanpa sepasi.

d. Untuk menuliskan bilangan negatif harus didahului tanda min (dash), atau diapit dengan tanda kurung.

2. Memasukkan Angka Scientific

Di muka diterangkan bahwa huruf yang bisa diproses secara matematika yaitu hanya huruf E (e besar) dan e (e kecil). Huruf E besar dan e kecil ini digunakan untuk menuliskan angka scientific. Contoh untuk menuliskan angka 10 menggunakan scientific ditulis dengan “1E1), angka 100 ditulis “1e2”, angka 1000 “1e3” angka 12 “1.20e1) dan seterusnya.

C. Memasukkan Data Tanggal

Untuk memasukkan data tanggal digunakan tanda slash atau Dash antara bulan dengan tanggalnya. Misalnya untuk menuliskan tanggal 14 Agustus 2002 kedalam sel diketik dengan 8/14/2002, atau 14-Aug-2002. Gunakan nama bulan dalam bahasa Inggris yang disingkat dengan menuliskan tiga huruf pertama yaitu Jan, Feb, Mar, Apr, May, Jun, Jul, Aug, Sep, Oct, Nov, Dec.

D. Memasukkan Data Waktu

Untuk memasukkan data waktu didalam Program Microsoft Excel caranya adalah: tuliskan berturut-turut didalam sel dari jam, menit, detik. Antara jam dengan menit dan antara menit dengan detik diberi tanda titik dua. Contoh: 03:35:20 “jam tiga tiga puluh lima menit dua puluh detik”.

E. Membuat Tabel

Setelah mengetahui cara-cara memasukkan data, sekarang Anda bisa mencoba membuat tabel sederhana dan melakukan perhitungan. Coba ikuti contoh berikut.

Di bagian paling atas, terdapat judul tabel yaitu:

DATA PENJUALAN PT VIKTORINDO JAYA PERKASA(Judul tersebut menempati kolom A sampai E)

12

Di bawahnya terdapat tabel yang terdiri dari 5 kolom dan 13 baris, terdapat dari kolom A sampai E dan dari baris 3 sampai 15.

Nomor Nama Barang Harga satuan Jumlah barang

Nilai

1. Televisi 1500000 102. Radio 600000 153. Televisi 1750000 84. Video 650000 205. Kipas angin 75000 306. Radio 700000 257. Televisi 1700000 158. Televisi 1500000 89. Video 1565000 2010 Kipas Angin 750000 3011. Televisi 1500000 1312. Radio 1750000 20

Untuk membuat tabel seperti di atas yang harus dilakukan yaitu:- Tempatkan cursor pada sel dimana Anda mau meletakkan tabel

tersebut. Misalnya kolom A1.- Block kolom-kolom yang akan dinjadikan tempat untuk menuliskan

judul dalam hal ini yaitu dari kolom A1 sampai kolom E1.- Tempatkan cursor dimana Anda mau memulai pengisian sel. Dalam hal

ini Anda harus memilih A1.- Hilangkan garis pembatas antar kolom dengan cara seperti telah

dijabarkan dimuka.- Dari sel A3-E3 sesuaikan lebar kolom dengan jumlah karakter yang

akan kita masukkan yaitu judul kolom. Jika isi kolom dibawah judul kolom ada yang melebihi judul kolom, sesuaikan dengan kolom yang paling panjang.

- Tuliskan berturut-turut dari kolom A3-E3 judul kolom yaitu: Nomor, Nama barang, harga satuan, jumlah barang, Nilai.

- Masukkan isi tabel menurut judul kolom.

F. Menyimpan Dokumen

Data yang telah kita buat tadi harus kita simpan agar dapat dibuka kembali nantinya. Untuk menyimpannya ikuti langkah-langkah berikut:- Aktifkan menu Bar, pilih File, pilih Save Ctrl Plus S, dan tekan Enter.- Beri nama, tekan Enter. Bila anda tidak menuliskan nama, Microsoft

Excel akan memberi nama secara otomatis yang diambil dari beberapa kata yang ada pada lembar kerja.

G. Keluar Dari Microsoft Excel

Jika Anda telah selesai menggunakan Program Microsoft Excel, sebaiknya keluar dari program tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk menghemat memory. Caranya yaitu: aktifkanMenu Bar, pilih File, pilih Exit dan tekan Enter.

13

14

V. MENGEDIT LEMBAR KERJA

A. Membuka Dokumen Lama

Untuk membuka dokumen ikuti langkah-langkah berikut:- Aktifkan Program Microsoft Excel bila belum diaktifkan.- Aktifkan Menu Bar, pilih File, pilih Open dan tekan Enter. Atau Anda

juga bisa menekan Ctrl-O untuk mengeksekusi perintah Open secara Short-Cut.

- Tuliskan nama File yang ingin dibuka, tekan Enter.

B. Mengedit Isi Sel

Ketika memasukkan data kedalam sel, terkadang kita melakukan kesalahan, karena itu harus diedit sebelum data itu kita simpan sebagai data yang akurat atau mencetaknya kedalam printer.

Perlu diketahui bahwa didalam Program Microsoft Excel kita tidak dapat menelusuri dengan panah kanan atau kiri untuk membaca perkarakter. Bila kita menekan tombol panah kanan atau kiri, cursor akan bergerak antar kolom. Sedang penekanan tombol delete, akan menghapus seluruh isi sel tersebut. Suatu saat Anda mungkin perlu menghapus satu karakter saja didalam suatu sel. Karena itu Program Microsoft Excel menyediakan fasilitas Edit untuk keperluan tersebut.

1. Mengganti Isi Sel Secara Total

Bila Anda ingin mengganti isi sel secara keseluruhan maka yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:- Tempatkan cursor pada sel yang mau diganti isinya.- Tekan tombol delete, maka seluruh isi sel tersebut akan dihapus.- Ketikkan isi pengganti.

2. Mengganti Salah Satu Karakter pada Isi Sel

Bila yang ingin diganti hanya salah satu karakter, maka yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:- Tempatkan cursor pada sel yang mau diedit.- Tekan F2, lalu tempatkan cursor pada karakter yang mau diganti

dengan menekan panah kanan atau kiri. - tekan delete untuk menghapus karakter tersebut.- Ketikkan karakter pengganti dan tekan Enter.- Tekan F2 sekali lagi untuk kembali ke posisi normal.

C. Menggagalkan Pengeditan

Mungkin isi sel yang diedit benar, karena itu kita harus menggagakan pengeditan. Untuk itu ikuti langkah berikut:

Aktifkan Menu Bar, pilih Edit, pilih Undo dan tekan Enter, maka editan terakhir akan digagakan. Atau Anda bisa menekan control-Z untuk menggagakan pengeditan secara Short-Cut.

15

D. Mengembalikan Pengeditan

Mungkin edit-an yang Anda lakukan itu benar, tapi kita sudah terlanjur menggagakannya, karena itu kita harus mengembalikan pengeditan. Caranya yaitu: aktifkan Menu Bar, pilih Edit, pilih Redo dan tekan Enter, maka edit-an akan dikembalikan.

16

VI. MEMILIH RANGE

Setelah data dimasukkan pada lembar kerja, mungkin data-data tersebut harus diedit,diformatsupaya lebih menarik, dihitung untuk mendapat nilai yang dikehendaki, dianalisa untuk mendapat gambaran data,ditampilkan dalam grafik untuk mendapatkan gambaran secara visual dan lain-lain. Agar lebih cepat dan efisien melakukan hal ini,kita harus dapat bekerja pada range atau kumpulan sel. Untuk itu kita harus dapat memilih (memblok) range atau sel. Range adalah gabungan sel. Teks yang telah diblok ditandai dengan warna ungu. Bagi kita para tunanetra dapat membaca kembali dengan menekan Insert-Shift plus panah bawah.

A. Memilih Range Dengan Tombol Shift

Untuk memilih Range dengan tombol Shift caranya yaitu:- Tempat kan sel aktif pada awal Range yang mau dipilih.- Tekan tombol Shift jangan dilepas dan tombol panah sampai akhir

Range yang mau dipilih.

B. Memilih Range Dengan Mode Ekstension

Selain dengan tombol Shift, kita juga dapat memilih Range dengan Motode Ekstension dengan cara sebagai berikut:- Tempatkan cursor pada awal Range yang mau dipilih.- Tekan tombol F8 untuk menghidupkan Mode Ekstension.- Tekan tombol anak panah sampai akhir Range.- Tekan tombol F8 kembali untuk mematikan Mode Ekstension.

C. Memilih Range Dengan Kombinasi Beberapa Tombol Keyboard

Untuk mempercepat pemilihan Range Sel, kita dapat menggunakan beberapa kombinasi tombol Keyboard. Di bawah ini adalah daftar kumpulan perintah pemilihan sel dengan kombinasi beberapa tombol Keyboard.

1. Shift dan anak panah: memilih sel dari sel aktif ke sel berikutnya menurut arah anak panah.

2. Shift-Home: memilih sel dari sel aktif sampai ke awal baris.3. Shift-Control-Home: memilih sel dari sel aktif sampai ke awal dokumen.4. Shift-Control-End: memilih sel dari sel aktif sampai ke akhir sel yang

telah diisi.5. Shift-sepasi: memilih sel seluruh baris tempat sel aktif.6. Control-Sepasi: memilih seluruh kolom tempat sel aktif.7. Shift-Control-Spasi: memilih seluruh lembar kerja yang telah diisi.8. Shift-Page Up: memilih Range dari sel aktif ke atas satu layar pada

kolom yang sama.9. Shift-Page Down: memilih Range satu layar ke bawah pada kolom yang

sama.10. Shift-Control-Page Up: memilih sel satu baris kekanan satu layar pada

baris yang sama.

17

11. Shift-Control-Page Down: memilih sel satu baris kekiri satu layar pada baris yang sama.

12. Shift-Control-Panah: memilih sel ke ujung Range menurut tombol panah.

13. Shift-back space: memilih satu sel tempat sel aktif.

D. Memilih Beberapa Range Dengan Mode Add

Bila diperlukan kita dapat memilih beberapa Range yang tempatnya berlainan. Sebagai contoh jika kita harus memilih kolom A3:A13 dan C3:C13 maka caranya adalah sebagai berikut:- Pilih Range yang pertama.- Tekan tombol Shift-F8 untuk mengaktifkan Mode Add.- Pilih Range berikutnya.

E. Memilih Beberapa Range Dengan Tombol F5

Untuk memilih beberapa Range dengan tombol F5 langkah-langkahnya sebagai berikut:- Tekan Tombol F5, maka JFW akan mengatakan “Go To.”- Ketikkan alamat Range yang mau dipilih, misalnya: B1, B2, B4, C12.

Pisahkan alamat Range dengan tanda koma. Bila yang mau dipilih merupakan sel yang berurutan, anda dapat menuliskan seperti contoh berikut: A1:C9 untuk memilih sel dari A1 sampai dengan C9.

- Akhiri dengan menekan Enter.

F. Menyisipkan Baris dan Kolom

Pada saat bekerja menggunakan Microsoft Excel ada kalanya ada data yang lupa dimasukkan. Karena itu kita harus menyisipkan kolom atau baris.

1. Menyisipkan Baris

Bila yang lupa dimasukkan adalah data seluruh baris, kita harus menyisipkan baris. Sebagai contoh: pada saat kita membuat tabel daftar anak-anakyang sudah disusun menurut abjad, tiba-tiba ada nama anak yang lupa belum dimasukkan. Karena itu kita harus menyisipkan baris. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh berikut.

Ketik tabel di bawah ini:

Nama Nomor Anggota Jumlah simpananAdi A-001 1250000Boby A-002 1000000Chris A-003 1500000Dian A-004 17500000Edi A-005 2000000Fifi A-006 2250000Gunardi A-007 2500000Hesty A-007 1850000Juliasih A-008 1250000

18

Rantiani A-009 5000000

Setelah dicek, ternyata ada nama anggota yang belum dimasukkan yaitu Budi, karena itu kita harus menyisipkan nama tersebut antara Boby dengan Chris. Untuk melakukan itu ikuti langkah-langkah berikut:- Tempatkan Cursor pada sel yang berisi nama Chris.- Aktifkan menu Insert, pilih Row, tekan Enter.Setelah melalui proses ini, antara baris yang berisi nama Budi dengan Chris terdapat baris baru yang masih kosong.

2. Menyisipkan Kolom

Setelah diperiksa kembali, selain ada nama yang belum dimasukkan juga ada kolom yang belum dimasukkan yaitu simpanan wajib. Tempatnya ada diantara Nomor anggota dengan jumlah simpanan. Karena itu kita harus menyisipkan kolom. Caranya yaitu:- Tempatkan cursor pada judul kolom Jumlah Simpanan.- Aktifkan menu Insert, pilih Columns, tekan Enter.

Keterangan: Setelah melalui proses ini antara kolom nomor anggota dan jumlah simpanan terdapat kolom baru yang masih kosong.

G. Menghapus Baris dan Kolom

Ada kalanya ketika memasukkan data kedalam Microsoft Excel, ada baris atau kolom yang tidak perlu dimasukkan karena itu kita harus menghapusnya.

1. Menghapus baris

Untuk menghapus baris caranya yaitu:- Tempatkan cursor pada awal baris.- Aktifkan menu edit, dan tekan Enter.- Pilih delete dot dot dot, tekan Enter.- Pilih delete entire row, tekan Enter.

2. Menghapus Kolom

Untuk menghapus kolom caranya yaitu:- Tempatkan cursor pada kepala kolom.- Aktifkan menu edit, Pilih delete dot dot dot, tekan Enter.- Pilih delete entire column, tekan Enter.

H. Copy And Cut

Data yang ada dilayar baik angka maupun teks, bisa dikopi atau di potong kedalam clipboard, untuk kemudian dikopi kembali (Paste) ke lembar kerja.

19

1. Copy

Untuk mengkopi data yang ada di layar kerja ke tempat lain caranya yaitu:

- Blok data yang mau dipindahkan dengan cara yang telah dijelaskan dimuka.

- Aktifkan menu edit, pilih copy, tekan Enter untuk mengkopi teks yang telah diblok kedalam clipboard, atau anda bisa menekan tombol Control-C untuk mengkopi teks yang telah diblok kedalam clipboard secara Short-Cut.

- Tempatkan cursor di mana Anda ingin menempatkan hasil kopian tersebut.

- Aktifkan menu Edit kembali, pilih Paste dan tekan Enter, atau Anda bisa menekan Control-V untuk mengkopi data dari clipboard ke layar kerja secara Short-Cut.

2. Memotong Data (Cut)

Mungkin data yang ada di layar kerja tidak ingin dikopi, melainkan ingin dipindahkan. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:- Blok teks yang ingin dipindahkan.- Aktifkan menu Edit, pilih Cut, tekan Enter, atau Anda bisa menekan

Control-X untuk memotong data yang telah diblok kedalam clipboard secara Short-Cut.

- Tempatkan cursor di mana Anda ingin memindahkan data.- Aktifkan menu Edit kembali, pilih Paste, tekan Enter. -

I. Menyisipkan Data yang Dipotong

Untuk menyisipkan data yang telah dipotong caranya yaitu:- Blok data yang mau dipotong.- Potong data tersebut kedalam clipboard dengan cara yang telah

dijelaskan di atas.- Aktifkan menu insert, tekan Enter.- Tekan panah atas/bawah untuk memilih salah satu perintah yang

Anda inginkan, tekan Enter.

Berikut adalah pilihan perintah yang tersedia didalam kotak dialog Cut Cell.1. Insert Shift Cell left: menempatkan data ke sel tersebut dan

mendorong data yang telah ada ke arah kiri.2. Insert Shift right: menempatkan data dan mendorong datayang ada ke

arah kanan.3. Insert Shift Cell down: menempatkan data dan mendorong data yang

ada ke arah bawah.

Catatan:

20

Cara di atas juga bisa dilakukan untuk menyisipkan hasil kopian. Ketika Anda melakukan pemotongan, maka yang muncul dimenu insert yaitu Cut Cell. Sedang bila yang Anda lakukan adalah pengkopian, maka yang akan muncul adalah Copied Cell.

J. Menempatkan Data dari Clipboard ke Beberapa Range Sekaligus

Data yang di kopi ataupun di potong dari Range kedalam clipboard, dapat dikopi ke beberapa range sekaligus. Caranya:- Blok data yang akan dikopi atau di potong dan lakukan pemotongan

atau pun pengkopian.- Blok sel yang akan dijadikan sebagai tempat.- Aktifkan menu Edit, pilih Paste, tekan Enter.

Catatan: Anda tak perlu mengeblok seluruh sell, Namun cukup kepala kolom atau kepala barisnya saja.

K. Memasukkan Deret Data ke dalam Range

Sekali waktu kita mungkin perlu memasukkan deret data kedalam range. Misalnya Ketika Anda harus mengetik tabel yang bernomor dari 1-100, agar tidak berkali-kali menuliskan angka maka fasilitas ini bisa digunakan. Contoh lain yaitu bila kita mengetik tabel penjualan tahun 2000, setiap awal baris diawali dengan nama bulan dari Januari sampai desember, kita tak perlu menuliskan seluruh nama bulan pada setiap awal baris.

1. Memasukkan Deret Angka

Untuk memasukkan deret angka kedalam range caranya yaitu:- Ketikkan angka 1 pada sel A1 dan 2 pada sel A2.- Pilih Range dari a1:a100.- Aktifkan menu edit, pilih Fill Submenu, tekan Enter.- Pilih Series dot dot dot, tekan Enter, maka muncul kotak dialog Series.

ketika kita baru saja menekan Enter, posisi cursor berada pada Field step value.

- Disini ketikkan angka 1 untuk menunjukkan bahwa langkah perubahannya 1 (1 2 3 dan seterusnya).

- Tekan Tab sekali untuk memasuki field stop value, disini ketikkan angka terakhir misalnya 100.

- Tekan Tab beberapa kali hingga komputer mengatakan “Series in Row”. Pada field ini terdapat dua pilihan antara series in row dan series in Column.

- Pilih Series in row bila deret angka berjajar menyamping dari kiri ke kanan. Dan pilih Series in column bila deret angka yang ingin dibuat berjajar dari atas ke bawah. Dalam kasus ini kita harus memilih series in column. Gunakan tombol panah atas/bawah untuk memilihnya.

- Tekan Tab sekali komputer akan mengatakan “Type Linier”. Dalam Field ini ada beberapa pilihan yaitu: Linier, Autofill, Growth, date.

21

Dalam hal ini kita harus memilih Type Linier. Gunakan panah atas/bawah untuk memilihnya.

- Tekan Tab sampai komputer mengatakan “OK”, tekan Enter.

2. Memasukkan Deret tanggal

Untuk memasukkan deret tanggal caranya yaitu:- Ketikkan 01-04-97 pada sel A1 dan 01-06-97 pada sel B1.- Blok Range yang akan ditempati deret tanggal.- Aktifkan menu edit, pilih Fill Submenu, pilih Series, tekan Enter.- Pada field step value ketikkan angka2 dan pada Field stop value

ketikkan 30-January-1997. Pada field Series in, pilih series in row dan field type pilih date.

- Lalu tekan Enter pada “OK”. Maka pada baris 1 akan terdapat tulisan tanggal bulan dan tahun dari tanggal 4 sampai tanggal 30.

3. Memasukkan Deret Nama Bulan dan Hari Dalam Bahasa Inggris

Selain angka dan tanggal, kita juga bisa memasukkan deret data seperti nama bulan dan hari. Untuk itu ikuti langkah berikut:- Tempatkan cursor pada salah satu sel dimana Anda akan memulai

membuat deret data.- Tuliskan nama bulan atau hari dalam bahasa inggris misalnya January

(untuk nama bulan), Sunday (untuk nama hari).- Pindahkan sel aktif ke sel dibawahnya atau di sampingnya, tuliskan

nama bulan atau hari berikutnya misalnya February, Monday.- Blok dari sel pertama hingga sel terakhir di mana Anda ingin membuat

deret data.- Aktifkan menu edit, pilih Fill submenu, tekan Enter.- Pilih Series, tekan Enter.- Pada field Step Value masukkan angka yang menunjukkan perubahan

nilai, pada Field in, pilih series in column atau In Row, pada Field Type, pilih autofill.

- Setelah semua disesuaikan, pilih OK dan tekan Enter.

4. Mendefinisikan Deret Data

Secara default Microsoft Excel hanya mengenal nama-nama bulan dan hari dalam Bahasa Inggris. Akan tetapi bila diperlukan kita bisa menyetingnya agar bisa memproses nama bulan dan hari dalam Bahasa Indoneisia. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut.- Aktifkan menu Tools, tekan Enter.- Pilih Option dot dot dot dan tekan Enter maka muncul kotak dialog

Option.- Dengan menekan Control-Tab cari “Custom lists”, tekan Enter. - Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Add Button”, tekan Enter.- Tuliskan nama-nama hari atau bulan dalam Bahasa Indonesia. Cara

menuliskannya ikuti contoh berikut:

22

Minggu, EnterSenin, EnterSelasa, EnterRabu, EnterKamis, EnterJumat, EnterSabtu, Enter

- Setelah semua data dimasukkan tekan Tab sampai JFW mengatakan “Inport Lists From Cell: Edit”, tekan Enter.

Keterangan:Dengan cara tersebut maka kita dapat membuat deret nama-nama hari dalam Bahasa Indonesia.

5. Mengedit Deret Data yang telah Didefinisikan

Ketika mendefinisikan deret data, mungkin ada kesalahan tulisan atau ada data yang kurang. Karena itu kita harus mengeditnya. Caranya yaitu:- Aktifkan menu tools, pilih Option, pilih Custom Lists.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Add Button”, tekan Enter.- Edit deret data yang salah.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Inport Lists from Cell: Edit” tekan

Enter.

6. Menghapus Deret Data Yang Telah Didefinisikan

Bila sudah tidak diperlukan Anda dapat menghapus deret data yang telah didefinisikan. Caranya yaitu:- Aktifkan menu Tools, pilih Option, tekan Enter.- Pilih Custom Lists.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “New List”.- Tekan panah bawah sampai JFW menyebutkan deret data yang akan

dihapus.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Delete Button”, tekan Enter.

Microsoft Excel akan mengkonfirmasikan apakah deret data itu mau dihapus?

- Tekan tombol panah atas/bawah untuk memilih jawaban “Yes” tekan Enter.

23

VII. OPERASI HITUNG DAN RUMUS

Setelah memasukkan data ke lembar kerja pasti kita ingin melakukan perhitungan pada data. Jika jumlah data dan nilainya kecil, tentu tidak akan sulit melakukan perhitungannya, namun bila jumlah data dan nilainya besar pasti kita akan kesulitan. Untuk melakukan perhitungan yang cepat dan mudah, kita dapat menggunakan rumus. Misalnya: penambahan, pengurangan, penjumlahan, perkalian, pembagian dan lain-lain.

A. Melakukan Perhitungan Menggunakan Program Microsoft Excel

1. Simbol-simbol yang Dipergunakan Didalam Melakukan Perhitungan

Sebelum kita mencoba melakukan perhitungan bilangan yang ada didalam sel, akan dipelajari mengenai tanda-tanda yang akan digunakan didalam melakukan perhitungan. Berikut adalah daftar simbol-simbol yang digunakan untuk melakukan perhitungan:

Tanda kurang: Dash.Tanda sama dengan: equals.Tanda tambah: Shift-equals.Tanda kali: Star (Shift-8).Tanda bagi: Slash.Tanda lebih kecil: < (Shift-koma).Tanda lebih besar: > (Shift-titik).Tanda pangkat: Carrot (shift-6).Tanda persen: Shift-5. Tanda rata-rata: Average.

2. Contoh-contoh Cara Melakukan Perhitungan

Untuk melakukan perhitungan harus selalu didahului dengan penekanan tanda sama dengan.

1. Penjumlahan- Tempatkan cursor pada kolom pertama baris pertama (A1), Disini kita

tulis angka 15.- Lalu pindahkan cursor pada kolom kedua baris pertama dengan

menekan panah kanan, disini tuliskan angka 10.- Pindahkan lagi ke kolom ketiga baris pertama, tuliskan tanda sama

dengan komputer akan mengatakan: “Type in the vormula and press Enter”. Tuliskan: A1+B1 lalu tekan Enter. Setelah proses ini coba arahkan cursor ke kolom C1, maka akan ditemui hasil penjumlahan dari 15+10 yaitu 25.

2. Perkalian- Tempatkan cursor pada kolom pertama baris kedua (A2), tuliskan

angka 15.- Pindahkan cursor kekolom kedua baris kedua (B2), tuliskan angka 10.

24

- Pindahkan lagi cursor ke kolom ketiga baris kedua (C2), tekan tanda sama dengan komputer akan mengatakan “Type in the vormula and press Enter”.

- Tuliskan A2*B2 lalu tekan Enter.- Coba tempatkan kembali cursor ke kolom ketiga baris kedua (C2),

maka akan ditemukan hasil perkalian dari 15*10 yaitu 150.

3. Penjumlahan dari Beberapa Angka- Tuliskan berturut-turut di baris ketiga mulai dari kolom A, B, C, D,

angka-angka 15, 20, 25, 30.- Tempatkan cursor di kolom E3, ketik tanda sama dengan dan

komputer akan mengatakan “Type in the formula and press Enter”.- Untuk menjumlahkan beberapa angka sekali gus Anda tak perlu

menambahkan A3+B3+C3+D3. Tapi Anda cukup menuliskan =Sum(A3:D3) tekan Enter. Maka di kolom E3 akan muncul angka 90.

4. Menghitung Persen- Tempatkan cursor pada kolom A4, tulis angka 100000.- Pindahkan cursor pada kolom B4, tuliskan ps25. Untuk menulis ps25

ditulis dengan 25 dilanjutkan dengan Shift-angka 5 tanpa spasi.- Tempatkan cursor di kolom C4, tekan sama dengan, tulis A4*B4, tekan

Enter. Dikolom C4 secara otomatis akan terdapat angka 25000 yaitu ps25 dari 100000.

5. Menghitung Rata-rata (Average)

- Tuliskan angka 7, 8, 7.5, 8.5, 9.5 berturut-turut di kolom A6, A7, A8, A9, A10.

- Tempatkan cursor pada kolom A11 atau di mana saja Anda ingin menempatkan hasil perhitungan.

- Tekan =average(A6:A10) tekan Enter. Dikolom tersebut akan terdapat angka rata-rata dari angka-angka tersebut.

B. Mengkopi Rumus

Di muka kita telah mencoba membuat tabel yaitu “DATA PENJUALAN PT. VICTORINDO JAYA PERKASA”. Tabel tersebut ada yang belum kita isi yaitu pada kolom nilai. Untuk mengisinya kita harus mengalikan antara kolom C dan kolom D. Coba sekarang kita buka file tersebut. Setelah file terbuka, tempatkan cursor pada kolom nilai (E4), lalu hitung dengan mengetikkan =C4*D4 dilanjutkan dengan menekan Enter. Untuk mengisi baris lain Anda bisa saja mengulangi rumus tersebut dengan menyesuaikan alamat sel di bawahnya hingga seluruh kolom nailai terisi semua. Namun ada cara yang lebih mudah dan sederhana yaitu dengan mengkopi rumus. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:- Tempatkan kembali sel aktif pada sel E4 dan tekan control-C untuk

mengkopi rumus tersebut kedalam clipboard. - Blok sel-sel di mana Anda mau mengkopi rumus tersebut. Dalam hal

ini alamat sel itu adalah dari E4 sampai E15.

25

- Aktifkan menu edit, pilih Fill Submenu dan tekan Enter, maka akan muncul kotak dialog Fill Submenu.

- Tekan panah atas/bawah untuk memilih Down Ctrl Plus D dan tekan Enter, atau Anda bisa menekan control-D untuk menempatkan rumus secara short-cut (tanpa melalui menu Edit).

Keterangan: Setelah melalui proses ini, pada kolom nilai akan diisi dengan angka dari hasil perkalian antara kolom C dan D.

Keterangan untuk kotak dialog Fill Submenu:1. Down digunakan bila sel yang diblok dari atas kebawah.2. Right digunakan bila sel yang diblok dari kiri ke kanan.3. Up digunakan bila sel yang diblok dari bawah ke atas.4. Left digunakan bila sel yang diblok dari kanan ke kiri.

C. Memasukkan rumus Sekaligus Mengkopinya

Kita dapat memasukkan rumus sekaligus mengkopinya. Caranya adalah:

- Hapus rumus pada kolom E4:E15 yang telah kita buat sebelumnya.- Pilih sel yang akan kita gunakan untuk menempatkan rumus yaitu

E4:E15.- Ketik rumus =C4:C15*D4:D15 tekan Control-Enter. D. Memasukkan Rumus Berbentuk Array

Rumus pada Range E4:E15 adalah merupakan rumus berulang. Artinya rumus yang sama diulangi pada beberapa Sel. Selain dengan cara menyalin rumus, kita dapat membuat rumus secara cepat dan mudah menggunakan rumus berbentuk Array, seperti matrik atau fector. Keuntungan rumus berbentuk Array adalah menghemat memory komputer, karena rumus ini hanya satu walaupun melibatkan banyak sel. Coba perhatikan langkah-langkah berikut:- Pilih Range ke mana rumus akan dibuat yaitu E4:E15, kemudian tekan

tanda sama dengan sebagai awal rumus.- Ketikkan: =C4:C15*D4:D15, tekan tombol Control-Shift-Enter untuk

mengakhiri rumus bentuk Array.

E. Rumus dengan Alamat Absolut

Mungkin pada tabel ada satu data sel yang ingin kita kalikan dengan data-data lain. Seperti contoh berikut data upah kerja per jam yang harus dikalikan dengan data jumlah jam kerja tiap-tiap karyawan.

Tabel terdapat dari kolom A sampai C dan dari baris 1 sampai baris 13

Upah per jam 10000

Nama Jumlah jam Nilai upahAgata 12

26

Anita 13Budi 9Dhany 11Mareti 15Marsa 8Ranty 10Sarti 10Tati 13Tita 12

Untuk mengisi kolom nilai upah dalam tabel di atas, kita harus mengalikan jumlah jam kerja masing-masing karyawan dengan upah per jam yaitu 10000. Karena itu kita harus mengabsolutkan nilai upah. Untuk menjadikan suatu sel sebagai alamat absolut kita harus mengetikkan tanda dolar (shift-4) di depan alamat kolom dan di depan alamat baris.

1. Memasukkan Rumus Absolut Secara Manual

Untuk Memasukkan rumus absolut secara manual ikuti langkah-langkah berikut:- Tentukan Range yang akan digunakan untuk menempatkan data,

sebagai contoh sel A1.- Ubah ukuran sel bila diperkirakan tidak akan mampu menampung data

yang akan dimasukkan.- Masukkan data upah perjam pada sel A1, dan angkanya 10000 pada

sel B1.- Masukkan judul kolom nama, jumlah jam dan nilai upah mulai dari Sel

A3, B3,C3.- Ketikkan isi kolom nama dan jumlah jam.- Setelah selesai, pada sel C4 ketikkan rumus: =B4*$B$1 tekan Enter.- Kopi rumus tersebut kedalam clipboard dengan menekan tombol

Control-C. - Pilih sel-sel tersebut yaitu dari sel C4:c13 lalu tekan Control-D.

2. Memasukkan Rumus Absolut Kedalam Sel Sekaligus Mengkopinya

Untuk mempercepat dan mempermudah Anda bisa memasukkan rumus sekaligus mengkopinya. Coba ikuti langkah-langkah berikut:- Hapus rumus yang terdapat pada sel C4:C13. Lalu Pilih sel-sel itu

kembali. - Pada sel C4 ketik rumus =B4:B13*$B$1 tekan control-Enter.

3. Memasukkan Rumus absolut Menggunakan Rumus Bentuk Array

Untuk memasukkan rumus Absolut menggunakan bentuk Array caranya yaitu:- Hapus rumus yang telah Anda masukkan ke sel C4:C13, Lalu Pilih sel-

sel itu kembali.

27

- Ketikkan rumus =B4:B13*$B$1, tekan Shift-Control-Enter.

F. Rumus Dengan Alamat Campuran

Mungkin pada tabel ada satu data sel pada kolom yang ingin dikalikan dengan data-data lain pada baris, atau ada satu data sel pada baris yang ingin kita kalikan dengan data-data lain pada kolom seperti di bawah ini.

Tabel terdiri dari 4 kolom dan 12 baris. Terdapat pada kolom A sampai D dan Baris 1 sampai 12.

Merek Beras Raja Lele Cianjur Pandan WangiHarga 2750 3250 350012345678910

Untuk mengerjakan tabel di atas kita harus menggunakan alamat campuran dengan menambah tanda dolar di depan huruf kolom atau didepan nomor baris alamat sel. Jika kita ingin mengabsolutkan data kolom, tambahkan tanda dolar di depan huruf kolom dan jika kita ingin mengabsolutkan data baris tambahkan tanda dolar di depan nomor baris. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut:- Tentukan Range yang akan digunakan untuk membuat tabel. Sesuai

tabel di atas kita harus mulai dari sel A1.- Isikan datanya kedalam sel seperti contoh tabel di atas.- Setelah semua data dimasukkan, tempatkan cursor pada sel B3, lalu

ketikkan rumus =$A3*b$2 tekan Enter.- Setelah dimasukkan rumus tersebut, pada sel B3 akan terdapat angka

2750 yaitu hasil dari 2750 dikali 1.- Copi rumus tersebut kedalam clipboard dengan menekan Control-C.- Tekan Control-V berturut-turut pada kolom: C3, D3 untuk mengkopi

rumus dari Clipboard pada Range-range tersebut.- Lalu pilih sel-sel dari sel B3:D12.- Tekan Control-D untuk mengisi sel-sel yang telah dipilih itu dengan

rumus sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.

Merek Beras Raja Lele Cianjur Pandan wangiHarga 2750 3250 35001 2750 3250 3502 5500 6500 70003 8250 9750 1050

28

4 1100 13000 140005 13750 15350 175006 16500 19500 210007 19250 22750 245008 22000 26000 280009 24750 29250 3150010 27500 32500 35000

Catatan:Untuk mempercepat langkah Anda juga bisa mempergunakan cara memasukkan rumus sekaligus mengkopinya atau bisa juga menggunakan rumus berbentuk Array.

G. Nama Range dan Rumus

Sebelumnya kita menggunakan alamat Range seperti D4:F10 untuk menyatakan alamat suatu Range dalam rumus. Selain alamat Range, kita juga dapat menggunakan nama untuk menyatakan suatu Range. Untuk itu kita harus terlebih dahulu mendefinisikan nama pada suatu Range. Gunakan nama Range seperti harga, jumlah dan sebagainya. Jangan menggunakan nama Range yang tidak mempunyai arti karena kita akan mudah lupa. Sebagai contoh coba ketik tabel di bawah ini:

Tabel terdiri dari 3 kolom dan 11 baris. Terdapat pada kolom A sampai C dan dari baris 1 sampai 11.

Jumlah Harga12 10009 75015 125010 15008 200013 7507 175020 100015 175010 1250

Setelah tabel di atas kita ketik, kita akan mencoba mendefinisikan kolom harga dan kolom jumlah sehingga mempermudah kita di saat memproses data selanjutnya. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:- Pilih Range yang akan didefinisikan namanya yaitu dari kolom A1:A11. - Aktifkan menu Insert, pilih Name Submenu dan tekan Enter.- Pilih Define dantekan Enter.- Tuliskan nama yang akan digunakan sebagai alamat Range misalnya

jumlah.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Add”, tekan Enter.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

29

- Lakukan cara yang sama untuk mendefinisikan kolom harga, tapi gunakan nama yang berbeda dari kolom sebelumnya.

Setelah melalui proses tersebut Anda tidak harus menggunakan alamat Sel seperti A1, B1 dan seterusnya tapi cukup gunakan nama Range untuk operasi perhitungan. Sebagai contoh ketikkan rumus (Jumlah*Harga), tekan Enter pada sel C2, maka akan terdapat angka 12000 sebagai hasil perkalian 12 dikali 1000. Rumus ini juga bisa dikopi untuk mengisi sel lain hingga seperti tampak pada gambar dibawah ini.

Jumlah Harga Harga total12 1000 120009 750 675015 1250 1875010 1500 150008 2000 1600013 750 97507 1750 1225020 1000 2000015 1750 2625010 1250 12500

H. Menghapus Nama Range

Nama Range yang tidak diperlukan lagi dapat dihapus. Sekarang kita akan mencoba menghapus nama Range jumlah. Untuk menghaopus nama Range tersebut caranya yaitu:- Aktifkan menu insert, pilih Name Sub menu, tekan Enter.- Pilih Define, tekan Enter.- Tekan Tab sekali, JFW akan mengatakan “Name in Work Book: No

Selected item”.- Tekan panah atas/bawah untuk memilih nama Range yang ingin

dihapus.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Delete Button”, tekan Enter.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

30

VIII. MEMFORMAT TAMPILAN TABEL DATA

Tabel dan data yang telah kita buat masih terlihat sederhana, tidak menarik dan apa adanya. Agar tabel data tersebut tampak lebih menarik, kita harus mengformatnya.

A. Memberi Border pada Tabel

Dalam mengformat tabel pertama-tama kita harus membuat border atau garis-garis pembatas sel. Untuk membuat Border pada tabel kita harus mengikuti langkah-langkah berikut:- Pilih sel-sel yang mau diberi border.- Aktifkan menu Format, pilih Cell dot dot dot, tekan Enter.- Tekan panah kanan kiri sampai JFW mengatakan “border”.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan”Button”.- Tekan huruf O untuk membuat garis pembatas pinggir atas/bawah,

kanan/kiri. - Tekan huruf I untuk membuat garis pembatas antar sel.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

B. Mengubah Font Data

Secara default data tabel diformat dengan font arial dan berukuran 10. Kita dapat mengubah fontnya menjadi bentuk font yang lain. Selain itu kita juga bisa mengubah ukuran hurufnya untuk diperbesar ataupun diperkecil, atau juga bisa diberi efek cetak seperti bold, Underline dan sebagainya.

1. Mengubah Bentuk Huruf

Untuk mengubah bentuk huruf ikuti langkah-langkah berikut:- Pilih sel yang mau diubah bentuk hurufnya.- Aktifkan menu format, pilih sel dot dot dot, tekan Enter.- Tekan panah kanan/kiri sampai JFW mengatakan “Font Tab”.- Tekan tab sekali JFW akan mengatakan “Font: Arial Reguler”.- Tekan panah bawah/atas untuk membaca bentuk huruf yang tersedia.

Disini kita akan mencoba memilih bentuk Times New Roman. Maka tekan panah atas/bawah sampai JFW mengatakan “Times New Roman”.

- Tekan Enter setelah ketemu.

2. Mengubah Ukuran Huruf

Untuk mengubah ukuran huruf caranya adalah:- Pilih Range yang mau diubah ukuran hurufnya.- Aktifkan kembali menu format, pilih sel, pilih Font.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Size: Edit”.- Tekan panah atas/bawah untuk menentukan ukuran yang kita

inginkan.- Tekan Enter setelah ketemu.

31

Catatan: Jika setelah memilih bentuk huruf kita ingin langsung mengubah ukurannya, begitu menemukan bentuk huruf yang diinginkan kita dapat langsung menekan tab (tak perlu menekan Enter dulu) sampai JFW mengatakan “Size”, lalu tentukan ukuran hurufnya, baru menekan Enter.

3. Bold and Italic

Untuk mempercantik data yang kita masukkan kedalam sel, dapat dicetak dengan huruf tebal (Bold), cetak miring (Italic), ataupun kombinasi keduanya. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:- Pilih sel data yang mau diberi efek cetakan.- Aktifkan menu Format, pilih Cell, pilih Font.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Font Style Edit: Regular”.- Tekan panah bawah/atas maka akan terdapat pilihan: Italic, Bold, Bold-

Italic.- Pilih salah satu jenis efek cetak yang Anda inginkan, tekan Enter.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

4. Underline (Garis Bawah)

Untuk membuat data bergaris bawah caranya yaitu:- Pilih sel yang mau diberi garis bawah.- Aktifkan menu Format, pilih Cellsls, pilih font.- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Underline: Combo Box (non)”.- Tekan panah bawah/atas maka akan terdapat pilihan: Single, Double,

Single Accounting, Double Accounting.- Pilih salah satu dari jenis garis bawah yang Anda inginkan, tekan Enter.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

Keterangan:1. Single adalah garis bawah, tapi garisnya hanya satu.2. Double adalah garis bawah, tapi garisnya dua.3. Single Accounting adalah garis bawah dimana jarak antara garis

dengan data lebih jauh dari pada garis bawah biasa.4. Double Accounting adalah garis bawah dobel, tapi jarak antara teks

dengan garis agak jauh, lebih jauh dari pada Double garis bawah biasa.

C. Mengatur Perataan Data Dalam Tabel

Secara default data teks ditulis rata kiri, data tanggal diatur rata kiri dan data angka diatur rata kanan. Kita dapat mengatur perataan data sesuai dengan kebutuhan. Misakan Judul kolom, data kolom nomor, tanggal penjualan, nama barang dan kode akan dibuat rata di tengah. Untuk itu langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.- Pilih sel yang mau dibuat centring.- Aktifkan menu Format, pilih Sel, tekan Enter.- Tekan panah kanan/kiri untuk mencari Alignment.- Tekan Tab sekali, komputer akan mengatakan “Alignment: Combo Box

General”.

32

- Tekan panah atas/bawah untuk mencari CEnter, tekan Enter.

D. Peningkatan dan Pengurangan Indentasi

Selain dengan tombol perataan kita juga dapat mengatur peletakan data didalam sel dengan tombol indentasi. Disini Excel akan menggeser peletakan data satu karakter ke kanan atau ke kiri. Untuk mengatur indetasi data pada sel ikuti langkah-langkah berikut:- Pilih sel-sel yang mau diubah indentasinya.- Aktifkan menu Format, pilih Cells, pilih Alignment.- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Indent: Edit 0”.- Tekan panah atas untuk memperbesar indentasi, atau panah bawah

untuk memperkecilnya kembali.- Tekan tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

E. Mengatur Setting Internasional

Semua negara menggunakan setting yang berbeda-beda untuk menuliskan angka, mata uang, tanggal dan waktu. Indonesia menggunakan tanda koma untuk pecahan desimal dan tanda titik untuk angka ribuan. Tetapi Inggris atau Amerika menggunakan tanda koma untuk angka ribuan dan tanda titik untuk angka pecahan desimal.

Secara default data angka, mata uang tanggal dan waktu, Excel terpasang dalam settingan Amerika. Kita dapat mengaturnya dengan settingan Indonesia dengan cara berikut:- Keluar dari Program Microsoft Excel bila saat ini Anda sedang bekerja

didalamnya, dan tutup semua program yang masih aktif kecuali program Jaws.

- Aktifkan Start Menu, pilih setting dan tekan Enter.- Pilih Control Panel dan tekan Enter.- Tekan panah bawah untuk membaca icon-icon yang ada. Dalam hal ini

Anda harus pilih Regional Setting dan tekan Enter.- Tekan panah atas/bawah untuk membaca icon-icon yang ada. Dalam

hal ini pilih Indonesian.- Tekan Tab sampai ke “OK” dan tekan Enter. Setelah melalui proses ini

di layar akan muncul pesan: “You must restart your computer before the new setting will take effect. Do you want to restart your computer now?” Terdapat pilihan yes dan no. Untuk membaca pilihan-pilihan tersebut gunakan tombol panah atas/bawah.

- Tekan Enter pada pilihan yes maka komputer akan memulai proses dari awal kembali.

- Setelah komputer siap dengan program Windowsnya, control panel masih aktif, karena itu bila kita tidak akan bekerja didalam control panel dalam waktu lama, Anda sebaiknya keluar dari control panel dengan menekan Alt-f4.

F. Memberi Tanda Desimal pada Data Angka

Untuk memberikan tanda desimal pada data angka caranya adalah:- Pilih data yang mau diberi angka desimal.

33

- Aktifkan menu format, pilih Cell, tekan Enter.- Tekan panah kanan/kiri sampai JFW mengatakan “Number”.- Tekan Tab sekali, JFW akan mengatakan “Kategorie: General”.- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “Number”.- Tekan Tab sekali komputer akan mengatakan “Decimal places: edit 2.- Tekan panah atas untuk menambah angka desimal di belakang koma,

dan panah bawah untuk menguranginya.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

G. Memberi Tanda Mata Uang Pada Data angka

Secara default, Excel hanya bisa diberi tanda mata uang dolar, kecuali jika Anda menyetingnya menggunakan settingan yang sesuai dengan negara dimana Anda tinggal. Akan tetapi bila diperlukan kita bisa memberi tanda mata uang sesuai keinginan. Untuk memberi tanda mata uang pada data angka caranya adalah:- Pilih angka yang akan diberi tanda mata uang.- Aktifkan menu format, pilih Cell, pilih Number Tab.- Tekan Tab sekali, tekan panah atas/bawah sampai JFW mengatakan

Currency.- Tekan Tab beberapa kali sampai JFW mengatakan “Symbol”.- Pilih simbol yang Anda inginkan dengan menekan panah atas/bawah,

tekan Enter setelah ketemu.

H. Memberi Tanda Ribuan

Secara sekilas mungkin kita tidak dapat membedakan data angka yang ada didalam sel, apakah ditulis dalam ribuan, jutaan dan seterusnya. Untuk mempermudah pembacaan data angka, sebaiknya diberi tanda pemisah setiap ada tiga enol. Misalnya untuk menulis angka satu juta sebaiknya ditulis dengan 1.000.000. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:- Pilih data angka yang mau diberi tanda ribuan.- Aktifkan menu format, pilih Cell, tekan Enter.- Didalam kotak dialog Cell, pilih number Tab.- Tekan tab sekali, komputer akan mengatakan “Kategorie: edit:

General”.- Tekan panah atas/bawah sampai komputer mengatakan “Number”.- Tekan tab sampai terdengar JFW mengatakan “Use one thousand

seperator check box not check”.- Tekan sepasi untuk mengubahnya menjadi check, tekan Enter.

I. Memberi Tanda Akuntansi Pada Data Angka

Didalam dunia akuntansi penulisan angka mata uang biasanya ditulis dengan rata kanan untuk angkanya dan rata kiri untuk penulisan simbol mata uangnya. Untuk itu agar penulisan mata uang yang kita ketik sesuai dengan format akuntansi ikuti langkah-langkah berikut:- Pilih data angka yang mau ditulis dengan format akuntansi.- Aktifkan menu format kembali, pilih Cell, didalam kotak dialog Cell pilih

Number Tab.

34

- Tekan Tab sekali komputer akan mengatakan “Kategorie: Edit”.- Tekan panah atas/bawah sampai JFW mengatakan “Accounting”.- Tekan Tab komputer akan mengatakan “Decimal places:”, tentukan

angka dibelakang koma yang diinginkan dengan menekan tombol panah atas/bawah.

- Tekan Tab sekali komputer akan mengatakan “Simbol: Edit”, tentukan simbolnya dengan menekan panah atas/bawah.

- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

J. Memformat Data Tanggal

Ada banyak cara untuk mengetikkan data tanggal didalam Microsoft Excel. Misalnya untuk menuliskan tanggal 4 Maret dapat dituliskan dengan banyak cara seperti: ¾, 3/4/97 dan sebagainya. Untuk lebih jelasnya coba ikuti contoh berikut:- Tempatkan kursor pada sel tertentu misalnya A1, tuliskan 8/14, tekan

Enter.- Tempatkan kembali kursor pada sel yang berisi data tanggal tersebut.- Aktifkan menu format, pilih Cell, tekan Enter.- Didalam kotak dialog Cell, pilih Number Tab.- Tekan Tab sekali komputer akan mengatakan “Kategorie: List Box

Date”.- Tekan Tab sekali Komputer akan mengatakan “Type List Box”.- Tekan tombol Control-Home untukmenempatkan kursor pada pilihan

pertama.- Coba tekan panah bawah maka akan muncul pilihan seperti dibawah

ini.- Tempatkan cursor pada salah satu pilihan yang Anda inginkan, tekan

Enter.

Daftar pilihan cara penulisan format tanggal:1. 3/4: penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi 8/14.2. 3/4/97: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi 8/14/01.3. 03/04/97: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi

08/14/01.4. 4-Mar: penulisan tanggal yang kiba buat akan diubah menjadi 4-Aug.5. 4-Mar-97: penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi 4-

Aug-01.6. 04-Mar-97: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi 14-

Aug-017. Mar-97: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi Aug-01.8. March-97: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi

August-01.9. March 4, 1997: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi

August 14, 2001.10. 3/4/97 1:30 PM: penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi

8/14/01 1:30 PM.11. 3/4/97: 1:30 Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi

8/14/01 1:3012. M: penulisan tanggal akan dibuat menjadi A.

35

13. M/97: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi A/01.

K. Memformat Data waktu

Sebagaimana data-data lain, data waktu juga dapat diformat dengan beberapa cara. Coba perhatikan contoh berikut:- Ketikkan data waktu 1:30 pada salah satu sel yang Anda inginkan,

tekan Enter.- Tempatkan kembali sel aktif pada sel yang berisi data waktu tersebut.- Aktifkan menu Format, pilih Cell, tekan Enter.- Tempatkan cursor pada NumberTab yang ada didalam kotak dialog

Cell.- Tekan Tab sekali, JFW akan mengatakan “Kategorie: ListBox”.- Tekan Tab sekali JFW akan mengatakan “Type: List Box”.- Tekan Control-Home untuk menempatkan cursor pada pilihan paling

atas, lalu tekan panah bawah maka akan terdapat pilihan seperti di bawah ini.

- Tempatkan Cursor pada salah satu pilihan yang Anda inginkan, tekan Enter.

Daftar pilihan format waktu:1. 13:30.2. 1:30 PM.3. 13:30:55.4. 1:30:55 PM.5. 30:55.7.6. 37:30:55.7. 3/4/97 1: PM.8. 3/4/97 13:30.

36

IX. MENCETAK LEMBAR KERJA

Sebelumnya kita telah membuat tabel data pada lembar kerja, melakukan perhitungan pada data dan mengformat tabel data tersebut. Sekarang tabel data ingin dicetak. Untuk itu kita harus melakukan beberapa persiapan untuk mencetak tabel data tersebut. Pengaturan halaman merupakan persiapan awal untuk mencetak lembar kerja, seperti mengatur ukuran kertas, mengatur orientasi kertas dan lain-lain. Kemudian kita harus menyesuaikan hasil cetakan untuk membuat tabel data pada lembar kerja kedalam halaman kertas. Sebelum mencetak kita juga harus memilih printer yang akan digunakan, memilih bagian lembar kerja yang akan dicetak dan lain-lain.

A. Memilih Printer

Printer akan menentukan tipe dan ukuran kertas yang dapat digunakan untuk pencetakan. Dalam mempersiapkan pencetakan lembar kerja pertama-tama kita harus memilih printer yang akan digunakan. Caranya yaitu ikuti langkah-langkah berikut:- Aktifkan menu File, pilih Print dot dot dot, tekan Enter, maka akan

muncul kotak dialog Print. Isi kotak dialog Print adalah: Number of copy (1), OK Button, Cancel Button, Preview Button, Name, Properties, Print to file, All Radio Button, From: Edit, To: Edit, Active Sheet (s) Radio Button. Untuk membaca kotak dialog tersebut Anda dapat menekan tombol Tab.

- Tempatkan Cursor pada pilihan Name, tekan panah atas bawah untuk memilih jenis printer yang tersedia.

- Tempatkan cursor pada salah satu jenis printer yang diinginkan, tekan Enter dua kali.

B. Mengatur Ukuran Kertas

Dalam bekerja dengan kertas, kita mengenal bermacam-macam ukuran kertas. Setelah memilih printer kita harus memilih jenis dan ukuran kertas yang akan digunakan dengan cara sebagai berikut:- Aktifkan menu file, pilih Page Set Up, tekan Enter.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Paper Size: Combo Box”. - Tekan panah atas/bawah untuk memilih ukuran kertas yang ada.- Tempatkan cursor pada ukuran kertas yang diinginkan, tekan Enter.

Daftar ukuran kertas yang tersedia:8 ½ \ 11 in8 ½ \ 14 inA4 210 \ 297 mmA5 148 210 mmB4 (JIS) 257\364 mmB5 (JIS) 182 \257 mmFanfold 8.5 \ 12 inch8\6 inFolio 8 ½ \13 in

37

10\14 inExecutive 7 ¼ \ 10 ½ inFanfold 210mm \ 12 inFanfold 8.5\13 inEnvelope Monarch 3 7/8 \ 7 1/2 inEnvelope Numberd9 3 7/8 \ 8 7/8 inEnvelope Numberd 10 4 1/8 \9 ½ inEnvelope DL 110\220 mmEnvelope C6 114\162 mmEnvelope 110\230 mmEnvelope B5 176\250 mm

C. Menentukan Orientasi Kertas

Secara default kertas yang digunakan berorientasi berdiri atau portrait. Selain berdiri kertas juga bisa dibuat berorientasi tertidur atau landscape. Misakan Anda ingin mencetak dengan kertas berorientasi tertidur, maka langkah-langkahnya adalah:- Aktifkan menu File, pilih Page set up, tekan Enter.- Tekan Tab sekali JFW akan mengatakan “Portrait Radio Button Check”.- Tekan panah kanan untuk menjadikan kertas berorientasi tertidur

(Landscape), atau tekan panah kiri untuk menjadikan posisi terdiri (Portrait) kembali.

- Tekan Tab sampai JFW mengatakan OK, tekan Enter.

D. Mengatur Batas Halaman

Tidak seluruh halaman kertas dapat digunakan untuk mencetak lembar kerja, karena hasil cetaknya tidak akan terlihat rapi. Agar hasil cetak lembar kerja terlihat lebih rapi pada halaman kertas, kita harus mengatur batas halamannya dengan langkah-langkah berikut:- Aktifkan menu File, pilih page setup dan tekan Enter.- Tekan panah kanan/ kiri sampai terdengar JFW menggatakan “Margin

Tab”.- Tekan Tab untuk membaca kotak dialog Margin.- Untuk mengaturnya Anda dapat menekan panah atas untuk

memperbesar, atau panah bawah untuk memperkecil. Selain itu pula anda juga dapat memasukkan angkanya secara langsung.

- Setelah semua margin diatur sesuai keinginan, tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

Isi Kotak Dialog Margin:1. Top adalah margin atas.2. Bottom: adalah margin bawah.3. Left: adalah margin kiri.4. Right: adalah margin kanan.5. Header.6. Footer.

38

E. Menengahkan Tabel Data Secara Horisontal atau Vertikal pada Halaman Kertas

Agar hasil cetak lebih rapi kita dapat menengahkan tabel data secara horisontal atau vertikal pada halaman kertas. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:- Aktifkan Menu File, pilih Page Set Up, tekan Enter.- Tekan panah kanan/kiri sampai JFW mengatakan “Margin Tab”.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Horizontally Check Box not

check”.- Tekan sepasi untuk mengubahnya menjadi check bila ingin

menengahkan tabel data secara horisontal.- Tekan Tab lagi, JFW akan mengatakan “vertically check box not

check”.- Tekan sepasi untuk mengubahnya menjadi check bila ingin

menengahkan tabel data secara vertikal.

Keterangan:Untuk mengembalikannya menjadi not check, masuk kembali kedalam Horizontally atau Vertically, kemudian tekan sepasi kembali.

F. Membuat Header Dan Footer

Mungkin lembar kerja yang akan dicetak terdiri dari banyak halaman dengan isi yang berbeda-beda. Kita dapat menggunakan Header atau Footer untuk menunjukkan isi halaman. Selain itu Header atau Footer dapat digunakan untuk memasukkan nomor halaman, jumlah halaman lembar kerja, tanggal dan waktu. Untuk memudahkan mencari file buku kerja sumber data yang dicetak dan letaknya dalam file buku kerja tersebut, kita dapat menggunakan header atau footer, untuk memasukkan nama file buku kerja dan nama lembar kerja dimana tabel data tersebut. Dalam pembuatan Header dan footer ini kita bisa menggunakan yang disediakan oleh Program Microsoft Excel, atau juga bisa membuat sendiri.

1. Menggunakan Header dan Footer yang Tersedia di dalam Program Microsoft Excel

Untukmenggunakan header dan footer yang tersedia didalam Program Microsoft Excel caranya yaitu:- Aktifkan menu file, pilih Page Set Up, tekan Enter.- Tekan panah kanan/kiri sampai JFW mengatakan “Header/Footer Tab”.- Tekan Tab sekali JFW akan mengatakan “Header (Non)”. Ini

menunjukkan bahwa secara default Microsoft Excel tidak mencetak Header kedalam kertas, kecuali bila kita setting.

- Tekan panah bawah untuk memilih Header yang tersedia, tekan Enter setelah ketemu.

- Dari posisi Header ini, tekan Tab beberapa kali sampai JFW mengatakan “Footer (Non)”, bila anda ingin memberi Footer.

- Tekan panah bawah untuk memilih footer yang tersedia.

39

2. Membuat Header atau Footer Sendiri

Selain menggunakan Header atau Footer yang disediakan, kita juga bisa membuat Header atau Footer Sendiri. Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut.- Aktifkan Menu File, pilih Page Set Up, tekan Enter.- Tekan panah kanan/kirisampai JFW mengatakan “Header/Footer Tab”.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Custom Header” untuk membuat

Header, atau sampai JFW mengatakan “Custom Footer” untuk membuat Footer, tekan Enter setelah ketemu.

- Begitu Anda menekan Enter, JFW akan mengatakan “Left Section: Edit”. Itu artinya posisi Header atau Footer yang Anda masukkan akan berada di sebelah kiri. Bila Anda ingin memasukkan Header disebelah kiri, langsung tuliskan kalimat yang akan dijadikan Header/footer.

- Tekan Tab untuk berpindah ke posisi lain misalnya CEnter section, Right Section, lalu tekan Enter dan ketikkan kalimat yang akan dijadikan Header atau Footer.

- Setelah Anda menuliskan kalimat yang akan dijadikan Header atau Footer pada posisi yang Anda inginkan, Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

- Tekan Tab lagi beberapa kali sampai JFW mengatakan “OK” tekan Enter.

3. Memformat Header atau Footer

Teks header atau footer masih terlihat sederhana. Kita dapat mengformat teks header atau footer agar tampak lebih menarik dengan cara sebagai berikut:- Masuk kedalam header and footer.- Pilih header atau footer.- Pilih teks header atau footer yang diinginkan, dan tekan Enter.- Pilih Custom header atau footer, tekan Enter.- Tentukan posisi header atau footer, antara left, CEnter atau right,

tekan Enter.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Font dot dot dot”, tekan Enter.- Pilih bentuk huruf yang diinginkan dengan menekan panah

atas/bawah.- Tekan tab sekali komputer akan mengatakan “Font Style: Edit”, tekan

panah bawah bila Anda menghendaki teks header atau footer dicetak dengan huruf tebal, huruf miring atau miring dan tebal.

- Tekan tab lagi untuk menuju ke Size, tentukan ukuran hurufnya dengan menekan panah atas/ bawah.

- Tekan tab lagi komputer akan mengatakan “Strikethrough check box not check.” Ubah menjadi check dengan menekan sepasi bila anda menginginkan teks header atau footer dicoret tengahnya dengan tanda dash.

- Tekan Tab komputer akan mengatakan “Superscript Check Box Not Check”. Tekan sepasi untuk mengubahnya menjadi check bila Anda menginginkan teks header atau footer ditulis dengan posisi agak naik ke atas.

40

- Tekan Tab lagi untuk menuju Subscript. Tekan sepasi untuk menjadikannya check bila Anda menginginkan teks header atau footer ditulis agak menurun.

- Tekan Tab lagi komputer akan mengatakan “Underline (Non).” Tekan panah bawah bila Anda menginginkan teks header atau footer dicetak dengan garis bawah.

- Setelah semua diatur, tekan Tab sampai komputer mengatakan “OK”, tekan Enter sampai kembali kedokumen.

4. Memasukkan komponen Header atau Footer

Mungkin halaman lembar kerja yang akan dicetak sangat banyak. Untuk memudahkan mencari dan mengidentifikasi halaman lembar kerja kita dapat memasukkan komponen header atau footer dengan menggunakan tombol Header atau footer. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut:- Masuk kedalam header and footer.- Pilih custom header atau footer, tekan Enter.- Pilih posisi header yang Anda inginkan, tekan Enter.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Total”, bila menekan Enter disini

header yang akan dibuat berupa nomor urut halaman.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Current”, bila menekan Enter

disini header yang akan dibuat berupa nomor halaman, sesuai dengan posisi kursor berada.

- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Date”, bila menekan Enter disini header yang akan dibuat berupa tanggal, sesuai dengan tanggal ketika Anda membuat header atau footer.

- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Time”, bila menekan Enter disini header yang dibuat akan berupa jam, sesuai dengan waktu ketika Anda membuat header atau footer.

- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “File Name”, bila menekan Enter disini header atau footer yang akan dibuat berupa nama file yang ada.

- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Tab”, bila menekan Enter disini header atau footer yang akan dibuat berupa lembar kerja, seperti Sheet1, Sheet2 dan sebagainya.

- Pilih komponen header atau footer yang diinginkan, tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

- Tekan Tab lagi sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

G. Menentukan Arah Pencetakan Pada Lembar Kerja

Mungkin pada lembar kerja banyak tabel data yang tersusun kesamping dan kebawah. Kita dapat mencetak lembar kerja ke bawah kemudian ke atas, (down then over), atau ke atas kemudian ke bawah (over then down). Pencetakan ke bawah kemudian ke atas artinya komputer akan mencetak lembar kerja dari atas ke bawah, jika tabel data tidak ditemukan lagi, Excel akan mencari ke atas samping kanan. Pencetakan ke atas kemudian ke bawah artinya Excel akan mencetak tabel data ke arah samping, jika sudah tidak ditemukan lagi baru akan mencari ke bawah.

41

Secara default Excel akan mencetak kebawah kemudian ke atas. Kita dapat mengubah arah pencetakan dengan cara berikut:- Buka kotak dialog Page Set Up.- Tekan panah kanan/kiri sampai JFW mengatakan “Sheet Tab”.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Down, Then Over Radio Button

Check”.- Tekan panah bawah untuk mengubah menjadi Over Then Down Radio

Button Check.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter untuk kembali

ke lembar kerja.

H. Memilih Daerah Yang Dicetak

Secara default Excel akan mencetak daerah lembar kerja yang berisi data. Jika tidak ingin mencetak seluruh lembar kerja, kita harus memilih daerah yang dicetak. Kita juga dapat membatakan daerah yang dicetak bila daerah yang telah kita pilih itu salah.

1. Menentukan Daerah Yang Akan Dicetak

Untuk memilih daerah lembar kerja yang akan dicetak caranya yaitu:- Pilih daerah yang akan dicetak.- Aktifkan menu file, pilih Print Area, tekan Enter.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Set Print Area”, tekan Enter.

2. Membatalkan Daerah Print Area

Untuk Membatakan Daerah yang dicetak ikuti langkah-langkah berikut:- Aktifkan menu File, pilih print Area, tekan Enter.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Clear Print Area”, tekan Enter.

I. Memperbesar Atau Memperkecil Tabel Data

Setelah membuat tabel data pada lembar kerja, sering kali tabel data pada lembar kerja terlalu kecil atau terlalu besar dalam halaman, sehingga tabel data tidak pas dalam halaman. Jika tabel terlalu kecil, kita dapat memperbesarnya agar pas dalam satu halaman. Sebaliknya, jika tabel terlalu besar kitapun dapat memperkecilnya agar pas dalam satu halaman. Untuk menyesuaikan tabel data dalam satu halaman caranya adalah sebagai berikut:- Aktifkan menu bar, pilih Page Set Up, tekan Enter.- Didalam kotak dialog Page Set Up, tekan panah kanan/kiri untuk

memilih Tab Page.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Adjust To”.- Untuk memperbesarnya tekan panah atas sampai lebih dari ps100,

sedang untuk memperkecil tekan panah atas kurang dari ps100.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter untuk kembali

ke layar edit.

J. Mencetak Tabel Data

42

Setelah melakukan persiapan di atas, sekarang telah siap mencetak tabel data ke kertas, untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:- Aktifkan menu File, pilih Print dot dot dot tekan Enter, maka kotak

dialog Print akan dibuka.- Ketika kotak dialog Print baru terbuka seleksi kursor berada pada

“Number of copy”, disini tertulis 1.- Tekan panah atas jika Anda ingin menggandakan hasil cetakan.- Tekan Tab untuk ke OK dan tekan Enter maka dokumen akan segera

dicetak.

43

X. MENGGUNAKAN FUNGSI

Sebelumnya kita telah menggunakan rumus fungsi untuk melakukan operasi perhitungan. Jika perhitungan tersebut melibatkan banyak data atau sel, kompleks atau untuk aplikasi tertentu, tentu hal ini sangat merepotkan kita. Untuk memecahkan hal ini Microsoft Excel menyediakan banyak fungsi. Fungsi adalah Rumus yang siap pakai untuk membantu rumus perhitungan. Pada Microsoft Excel tersedia bermacam-macam fungsi. Fungsi-fungsi ini dikelompokkan menjadi beberapa kelompok fungsi, seperti fungsi keuangan, matematika, statistika, pembacaan tabel, logika teks dan data Database dan sebagainya. Kita dapat menggunakan fungsi ini dengan mengetikkannya langsung secara manual, atau menggunakan paste function untuk memasukkan rumus secara otomatis kedalam sel.

A. Penulisan Fungsi dan Argumen

Setiap fungsi Excel harus didahului dengan tanda sama dengan, kemudian diikuti oleh nama fungsi dan argumen. Argumen pada fungsi dapat berupa angka, sel, teks atau Range rumus atau ekspresi logika. Argumen dituliskan dalam tanda kurung.

Ada beberapa hal yang harus kita perhatikan dalam menuliskan argumen. Hal tersebut adalah sebagai berikut:1. Kita dapat menambahkan sepasi di antara argumen untuk

memudahkan kita membaca rumus. 2. Jika argumen suatu fungsi salah maka rumus akan memberikan nilai

salah, tanda crash, Value.

B. Fungsi Logika

Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk melakukan operasi logika. Dengan fungsi ini kita dapat melakukan apakah suatu pernyataan benar atau tidak. Jika pernyataan tersebut benar kita dapat melakukan operasi perhitungan tertentu. Jika pernyataan tersebut tidak benar, kita bisa melakukan perhitungan yang lain.

1. Operasi Logika, Pernyataan Logika dan Operator Pembanding

Di samping melakukan operasi perhitungan Excel dapat juga melakukan operasi logika. Dengan menggunakan operasi ini Excel dapat melakukan penilaian, apakah suatu pernyataan benar atau salah. Sebagai contoh ketikkan 10 pada sel B1 dan 20 pada sel B2. Kemudian ketikkan pernyataan =B1<B2 pada sel B3, maka Excel akan memberi nilai benar atau true pada sel B3. Jika angka pada sel B1 kita ganti dengan nilai 30, maka Excel akan memberi nilai salah atau false pada sel B3.

Untuk operasi logika kita dapat menggunakan relasi atau pembanding. Untuk lebih jelasnya operator pembanding tersebut adalah sebagai berikut:1. Tanda sama dengan (=), artinya sama dengan.2. Operator pembanding tanda lebih kecil (<), artinya lebih kecil dari.3. Operator pembanding tanda lebih besar (>), artinya lebih besar dari.

44

4. Operator pembanding tanda lebih kecil sama dengan (<=), artinya lebih kecil dari atau sama dengan.

5. Operator pembanding tanda lebih besar sama dengan (>=), artinya lebih besar dari atau sama dengan.

6. Operator pembanding tanda lebih kecil lebih besar (<>), artinya tidak sama dengan.

Operator pembanding dapat diterapkan pada data angka dan teks. Hal yang dibandingkan pada data angka dan teks adalah sebagai berikut:a. Untuk data angka yang dibandingkan adalah besar kecilnya. b. Untuk data teks yang dibandingkan adalah urutan abjadnya. Jadi

“Carina” lebih kecil dari “Nony”. Karena huruf C lebih dahulu urutannya dari pada huruf N. Dengan demikian jika pada sel B1 berisi “Carina” dan pada sel B2 berisi “Nony”, kemudian pada sel B3 kita buat pernyataan logika =B1<B2, Excel akan memberi nilai benar atau true.

2. Fungsi And Dalam Kurung dan Or Dalam Kurung

Kita dapat menggabungkan dua pernyataan atau lebih dengan menggunakan And dalam kurung, atau Or dalam kurung. Bentuk kedua fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

Sama dengan And (pernyataan logika 1, pernyataan logika 2,...). Sama dengan Or pernyataan logika 1, pernyataan logika 2,…). Disini pernyataan logika 1, pernyataan logika 2 dan seterusnya adalah argumen berupa pernyataan logika. Fungsi And dalam kurung akan memberi nilai benar atau true jika semua pernyataan logika yang digabung adalah benar. Atau true. Fungsi Or dalam kurung akan memberikan nilai benar atau true jika setidaknya salah satu pernyataan logika yang digabung adalah benar atau true.

Sebagai contoh ketikkan 10 pada sel B1, 20 pada sel B2 dan 30 pada sel B3. Jika kita memberikan pernyataan logika dengan =And(B1<B2,B2<B3) pada B4, maka pernyataan ini memberikan nilai benar pada sel B4, karena kedua pernyataan ini benar. Tetapi jika kita memberikan pernyataan logika dengan =Or(B1<B2,B2>B3) pada sel B5, maka pernyataan ini memberikan nilai benar pada sel B5, karena salah satu dari pernyataan tersebut benar.

3. Fungsi Not Dalam Kurung

Fungsi not dalam kurung memberi nilai benar atau true jika nilai yang diberikan pernyataan logika adalah salah atau false, dan sebaliknya memberikan nilai salah atau false jika nilai yang diberikan pernyataan logika adalah benar atau true. Jadi fungsi not dalam kurung memberi nilai lawan dari nilai hasil pernyataan logika dari argumennya.

C. Rumus If Dalam Kurung

1. Bentuk Dasar Rumus If

45

Fungsi If dalam kurung memberi nilai jika pernyataan logika adalah benar atau true, dan memberi nilai bila pernyataan logika adalah salah. Bentuk fungsi If dalam kurung adalah sebagai berikut: =If(pernyataan logika, Nilai jika benar, Nilai jika salah). Sebagai contoh ketikkan 10 pada sel B1, 20 pada sel B2. Pada sel B3 ketikkan rumus =If(B1>B2,B1-B2,B2-B1). Hal ini berarti jika B1 lebih besar dari B2, hitung nilai B1 dikurangi B2. Jika B1 tidak lebih besar dari B2, hitung nilai B2 dikurangi B1. Karena nilai B2 lebih besar dari B1, maka nilai hasil perhitungan pada sel B3 adalah 10.

Nilai ini merupakan hasil perhitungan nilai B2 dikurangi B1 (20-10), karena pernyataan logika B1 lebih besar B2 memberi nilai salah. Bila nilai B1 kita hapus dan diganti dengan 50, maka pada sel B3 secara otomatis akan didapatkan nilai 30, yaitu B1 dikurang B2 (50-20).

2. Pengembangan Rumus If

Di atas adalah contoh sederhana dari penggunaan rumus If. Dalam pembahasan berikut ini akan di sajikan beberapa penggunaan rumus If.

a. Menggunakan Rumus If untuk Menghitung Persen dalam Tabel

Pada suatu saat mungkin kita harus menghitung data dengan kriteria tertentu untuk dikalikan dengan bilangan prosen. Kriteria yang ditetapkan Biasanya lebih dari satu kriteria. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh dibawah ini.

PT Fajar Mas Murni sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan alat-alat berat bermaksud memberikan potongan harga (discount) kepada para langganan yang selama tahun 1999 membeli barang dari perusahaan tersebut mencapai nilai tertentu. Kepada pelanggan yang nilai pembelian tahun lalunya di atas rp100000000 maka akan mendapat potongan sebesar ps20 jika memesan barang di awal tahun 2000. Sedang pelanggan yang nilai pembelian tahun lalunya mencapai rp200000000 dan memesan barang kembali di awal tahun 2000, maka akan diberi potongan sebesar ps40. Maka didapatlah sejumlah pelanggan yang memenuhi kriteria seperti terdapat pada tabel di bawah ini.

DAFTAR NAMA PELANGGAN YANG MENDAPAT POTONGAN HARGADARI PT FAJAR MAS MURNI

Tabel terdapat dari kolom A sampai D dan dari baris 1 sampai 11.

Nama Perusahaan

Pembelian tahun lalu

Pesanan barang tahun ini

Besar potongan

MP 125000000 150000Tr 110000000 120000000Fr 135000000 175000000Hp 200000000 225000000Jk 250000000 275000000Uk 185000000 100000000Mr 190000000 100000000

46

Nt 280000000 250000000Gr 256000000 200000000Rs 175000000 105000000

Untuk mengisi kolom jumlah potongan Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut:- Tempatkan kursor pada sel D2, ketik rumus:

=If(B2<=200000000,C2*ps20,C2*ps40), tekan Enter, maka di sel D2 akan terdapat nilai 25000000 yaitu ps20 dari 125000000.

- Untuk mengisi sel D3 sampai D11, kopi rumus pada sel D2 kedalam clipboard dengan menekan Control-C, pilih dari sel D2:D11, tekan Ctrl-D. maka hasilnya seperti tampak pada tabel berikut.

Nama Perusahaan

Pembelian tahun lalu

Pesanan barang tahun ini

Besar potongan

MP 125000000 150000000 30000000Tr 110000000 120000000 24000000Fr 135000000 175000000 35000000Hp 200000000 225000000 45000000Jk 250000000 275000000 55000000Uk 185000000 100000000 20000000Mr 190000000 100000000 20000000Nt 280000000 250000000 50000000Gr 256000000 200000000 40000000Rs 175000000 105000000 21000000

b. Menggunakan Rumus If Dengan Hasil Keluaran Berupa Data Teks

Kasus di atas adalah contoh kegunaan rumus If dengan data keluaran berupa angka, dimana sebuah perusahaan memberikan potongan harga sebesar sekian prosen. Pada suatu saat mungkin Anda menginginkan data yang dihasilkan berupa teks. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh di bawah ini.

Menjelang hari ulang tahunnya yang ke 10 sebuah toko bahan bangunan bermaksud memberi hadiah para pelanggannya yang mencapai nilai tertentu. Kepada pelanggan yang sejak awal tahun hingga sekarang membeli barang senilai 500000000 atau lebih, diberi hadiah kulkas. Sedang yang membeli barang senilai 1000000000 atau lebih, diberi hadiah A. C. Setelah dicari dalam data pembelian diperoleh beberapa pelanggan yang memenuhi kriteria untuk mendapat hadiah, seperti tabel dibawah ini.

Tabel terdapat dari kolom A sampai C dan dari baris 3 sampai 8.

Pelanggan Nilai pembelian HadiahCV Kartika 525000000Indah Jaya 750000000Intan Jaya 1100000000Mustika 650000000Dian Jaya 1200000000

47

Untuk tabel di atas, mungkin Anda tidak akan kesulitan untuk memilih mana yang mendapat kulkas dan mana yang mendapat A. C. Namun bila pelanggannya berjumlah ratusan bahkan ribuan, maka akan sangat sulit untuk memilah dan memilihnya. Namun dari tabel tersebut kita akan menggunakan rumus untuk menentukan hadiah sesuai ketentuan yang ditetapkan . Karena itu ikuti langkah-langkah berikut.- Tempatkan kursor pada sel C4 (dibawah judul kolom hadiah).- Ketik rumus: =If(B4>=1000000000,”kulkas”,”A. C.”), tekan Enter.- Kopi rumus tersebut kedalam sel-sel dibawahnya, maka tabelnya akan

menjadi seperti dibawah ini.

Pelanggan Nilai pembelian HadiahCV Kartika 525000000 kulkasIndah Jaya 750000000 KulkasIntan Jaya 1100000000 A. C.Mustika 650000000 KulkasDian Jaya 1200000000 A. C.

c. Menggabungkan Rumus If Dengan Rumus Absolut

Pada suatu saat mungkin kita harus menghitung data dengan hasil keluaran tertentu, namun harus diabsolutkan. Untuk lebih jelasnya coba perhatikan contoh tabel berikut.

Sebuah perusahaan garmen bermaksud memberikan hadiah berupa uang kesejahteraan sebesar ps10 dari upahnya kepada karyawan yang berhasil mencapai nilai upah 1500000 atau lebih, dan ps5 kepada karyawan yang mencapai nilai upah antara 1000000 sampai dibawah 1500000. Maka didapatlah sejumlah karyawan yang memenuhi kriteria di atas.

Tabel terdapat dari kolom A sampai C dan dari baris 1 sampai 13.

Upah Per Potong 55000

Nama Karyawan Jumlah Barang yang Dihasilkan

Uang Kesejahteraan

Rianto 25Sargiwan 31Sunarmi 30Sugeng 20Munah 32Tarjuki 35Narto 21Siti 30Marijan 24Sumarti 23

Untuk mengisi kolom C sesuai kriteria kita harus menggabungkan rumus If dengan rumus Absolut. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:

48

- Tempatkan kursor pada sel C4 (kolom uang kesejahteraan).- Ketik rumus: If(B4*$B$1>=1500000,B4*$B$1*10%,B4*$B$1*5%),

tekan Enter.- Kopi rumus tersebut kedalam sel-sel di bawahnya, maka tabelnya akan

menjadi seperti di bawah ini.

Upah Per Potong 55000

Nama Karyawan Jumlah barang yang dihasilkan

Uang kesejahteraan

Rianto 25 68750Sargiwan 31 170500Sunarmi 30 165000Sugeng 20 55000Munah 32 176000Tarjuki 35 192500Narto 21 57750Siti 30 165000Marijan 24 66000Sumarti 23 63250

D. Fungsi Pembacaan Tabel

Untuk menyatakan posisi sel dalam suatu tabel digunakan nomor indeks kolom dan nomor indeks baris. Nomor indeks kolom merupakan angka yang menyatakan posisi suatu kolom dalam tabel. Sedangkan nomor indeks baris merupakan angka yang menyatakan posisi baris dalam tabel. Nomor indeks baris atau kolom dimulai dengan nilai 1 untuk baris dan kolom pertama dalam Range tabel tersebut. Sebagai contoh berikut terdapat tabel harga televisi.

TABEL HARGA TELEVISI

Tabel di bawah ini terdiri dari 3 kolom, dimulai dari kolom B hingga D, dan dari baris 3 hingga 9.

Kode Barang Merek Televisi Harga per unitT-001 Philips 1500000T-002 Politron 2000000T-003 Sony 1800000T-004 Digitek 1000000T-005 Panasonic 2800000T-006 National 2000000

Disini terlihat tabel meliputi Range B3:D9 sehingga nomor indeks kolom dari kolom B adalah 1, dari kolom C adalah 2 dan dari kolom D adalah 3. Nomor indeks baris dari baris 3 adalah 1, baris 4 adalah 2 dan dari baris 5 adalah 3 dan seterusnya.

49

E. Fungsi Vlookup Dalam kurung dan Hlookup Dalam kurung

Fungsi Vlookup dalam kurung dan Hlookup dalam kurung berguna untuk membaca suatu tabel. Jika tabel tersusun secara vertikal, kita menggunakan fungsi Vlookup dalam kurung. Tapi jika tabel tersusun secara horisontal, kita menggunakan fungsi Hlookup dalam kurung.

Bentuk fungsi Vlookup dalam kurung dan Hlookup dalam kurung adalah sebagai berikut: - Vlookup dalam kurung: =Vlookup(nilai kunci, Range tabel, nomor

indeks kolom).- Hlookup dalam kurung: =Hlookup(nilai kunci, Range tabel, nomor

indeks baris).

1. Fungsi Vlookup Dalam Kurung

Seperti telah dijelaskan diatas bahwa fungsi Vlookup dalam kurung digunakan untuk tabel yang ditulis secara vertikal. Artinya di baris paling atas dari kiri ke kanan merupakan judul kolom, sedang di bawah dari masing-masing judul kolom merupakan datanya. Sebagai contoh di bawah ini terdapat tabel pembelian televisi.

TABEL PEMBELIAN TELEVISI

Tabel terdapat dari kolom B sampai D, dan dari baris 3 sampai 9

Kode Barang Merek Televisi Harga Per UnitT-001 Philips 1500000T-002 Politron 2000000T-003 Sony 1800000T-004 Digitek 1000000T-005 Panasonic 2800000T-006 National 2000000

Selanjutnya dari kolom B sampai F dan dari baris 13 sampai 18 terdapat tabel pembelian televisi.

Nama pembeli

Jumlah Kode barang Merek Barang

Nilai

Toko perkasa 10 T-001Toko cahaya 15 T-004Toko aneka 17 T-006Toko sinar 12 T-005Toko dida 18 T-003

Untuk mengisi kolom E dan F kita tak perlu mengetik ulangg, tapi kita cukup menggunakan rumus Vlookup. Agar lebih jelas ikuti langkah-langkah berikut:- Pada Sel E14 ketik =Vlookup(D14,$B$4$D$9,2), tekan Enter. Dengan

cara tersebut pada sel E14 akan terdapat merek televisi yang ber kode T-001 yaitu philips.

50

- Untuk mengisi kolom nilai (kolom F), tempatkan kursor pada sel F14, lalu ketik rumus =C14*Vlookup(D14,$B$4:$D$9,3), tekan Enter. Dengan cara tersebut pada kolom F14 akan terdapat angka hasil kali dari jumlah barang dengan harga merek televisi philips yaitu 15000000.

- Untuk mengisi sel-sel dibawahnya rumus tersebut dapat di kopi dengan cara yang telah dijelaskan sebelumnya.

2. Rumus Hlookup Dalam Kurung

Rumus Hlookup dalam kurung digunakan untuk tabel yang disusun secara horisontal. Agar lebih jelas coba perhatikan contoh berikut.

TABEL HARGA RADIO

Tabel terdapat pada kolom A sampai I, mulai baris 1 sampai 3.

Kode Barang

R-001 R-002 R-003 R-004 R-005 R-006

Merek Panasonic Philips Aiwa Sony Samsung PolitronHarga 500000 650000 750000 850000 650000 500000

Selanjutnya mulai baris 11 sampai 15 dan dari kolom A sampai F terdapat tabel pembelian radio seperti dibawah ini.

Nama pembeli Toko Jaya Toko Indah Toko bahagiaJumlah 18 20 25Kode barang R-003 R-004 R-001Merek barangNilai

Untuk mengisi baris merek dan harga Anda cukup melakukan langkah-langkah berikut:- Tempatkan kursor pada sel B14, ketik rumus

=Hlookup(B13,$B$1:$I$3,2) tekan Enter, maka pada kolom B14 akan terdapat merek barang yang berkode R-003 yaitu Aiwa.

- Tempatkan kursor pada sel B15, ketik rumus =B13*Hlookup(B13,$b$1:$I$3,3) tekan Enter, maka pada sel tersebut terdapat angka hasil kali harga merek Aiwa dengan jumlah yaitu 13500000.

- Untuk melengkapi sel-sel lain kopi rumus tersebut dengan cara-cara yang telah dibicarakan pada pembahasan sebelumnya.

F. Fungsi Choose Dalam Kurung

Fungsi choose dalam kurung berguna untuk memilih suatu data dari daftar. Bentuk fungsi ini adalah sebagai berikut: =Choose(nomor urut, nilai kedua, nilai ketiga…). Dimana nomor urut merupakan nomor urut data dari daftar. Sedang nilai pertama, nilai kedua dan seterusnya merupakan nilai-

51

nilai yang kita tentukan pada daftar. Untuk lebih jelasnya coba tempatkan kursor pada sel mana saja yang Anda inginkan misalnya sel B1. Ketik =Choose(3,100,200,300,400,500) tekan Enter. Maka pada sel B1 akan terdapat angka 300 yaitu urutan ketiga dari daftar.

52

XI. ARGUMEN FUNGSI STATISTIK

Argumen fungsi statistik dapat berupa: 1. Daftar, contoh:

a. =Sum(10,20,34,40,12), artinya jumlahkan 10, 20, 34, 40 dan 12.b. =Average(A1,A2,A3,A4) artinya rata-ratakan isi kolom A1, A2,

A3, A4.2. Alamat Range, contoh:

c. =Average(B2:D8), artinya rata-ratakan dari sel B2 sampai D8.d. =Max(c2:c10), artinya tentukan nilai terbesar dari sel C2 sampai

C10.Keterangan: Dalam perhitungan fungsi statistik, sel yang kosong atau berisi bukan data angka akan diabaikan.

A. Fungsi Statistik

Fungsi statistik adalah fungsi untuk aplikasi statistik. Beberapa fungsi statistik adalah sebagai berikut.

1. Fungsi Max Dalam Kurung Fungsi Max Dalam Kurung adalah perintah untuk menentukan nilai maximum dari suatu data yang kita masukkan. Contoh: ketikkan pada sel B1 =Max(5,6,7,8,9) tekan Enter. Dengan cara ini pada sel B1 akan terdapat angka 9.

2. Fungsi Min Dalam KurungFungsi Min Dalam Kurung adalah perintah untuk menentukan nilai minimum dari data yang kita masukkan.

3. Fungsi Average Dalam KurungFungsi Average Dalam Kurung adalah perintah untuk menghitung Rata-rata dari data yang kita masukkan.

4. Fungsi Count Dalam KurungFungsi Count Dalam Kurung adalah perintah untuk menghitung banyak data yang kita masukkan. Contoh: ketikkan pada sel B2 =Count(1,2,3,4) tekan Enter, maka pada sel tersebut akan terdapat angka 4.

B. Fungsi-fungsi Lain

1. Fungsi Left Dalam kurung dan Fungsi Right Dalam KurungKita dapat mengambil sebagaian data teks dari arah kiri dengan menggunakan fungsi left dalam kurung, dan mengambil sebagaian teks dari arah kanan dengan fungsi Right dalam kurung. Bentuk kedua fungsi tersebut adalah sebagai berikut:=Left(alamat sel, jumlah karakter)=Right(alamat sel, Jumlah karakter)

53

Sebagai contoh: ketikkan Indonesia pada sel B4. Kemudian pada sel B5 ketikkan =Left(B4,4) Enter, maka pada sel B5 terdapat kata Indo yaitu 4 huruf dari depan. Ketikkan pada sel B6 =Right(B4,4) Enter, maka pada sel tersebut ada kata esia yaitu 4 huruf dari arah kanan.

2. Fungsi Mid Dalam KurungSelain dari arah kiri dan kanan data teks, kita dapat mengambil bagian teks dari tengah dengan fungsi Mid Dalam Kurung. Bentuk fungsi ini adalah sebagai berikut: =Mid(alamat sel, posisi mengambil, jumlah) Enter. Dimana alamat sel berisi data teks, posisi mulai mengambil adalah nomor urut karakter dari arah kiri data teks, dan jumlah karakter adalah jumlah karakter yang akan diambil. Sebagai contoh ketikkan komputer pada sel C3, kemudian pada sel c4 ketikkan =Mid(C3,2,4) Enter, maka pada sel C4 terdapat kata ompu.

3. Fungsi Upper Dalam Kurung dan Fungsi Lower Dalam KurungFungsi Upper dalam kurung digunakan untuk mengubah karakter data teks menjadi huruf kapital. Sedangkan fungsi lower dalam kurung berguna untuk mengubah karakter data teks menjadi huruf kecil. Bentuk kedua fungsi ini adalah sebagai berikut:=Upper(alamat sel), Enter=Lower(alamat sel), Enter.Sebagai contoh ketikkan kata indonesia pada sel A1, lalu pada sel B1 ketik =Upper(A1) tekan Enter, maka pada sel B1 terdapat kata INDONESIA dengan huruf besar semua. Pada sel C1 ketik rumus =lower(B1) tekan Enter, maka pada sel C1 terdapat kata indonesia dengan huruf kecil semua.

4. Fungsi Proper Dalam KurungFungsi proper dalam kurung berguna untuk mengubah data teks menjadi huruf kecil dimana karakter awal teks ditulis dengan huruf kapital. Bentuk fungsi ini adalah sebagai berikut:=Proper(alamat sel) Enter.Sebagai contoh ketikkan kata ROBERT NASUTION pada sel A1, lalu pada sel B1 ketik rumus =Proper(B1) Enter, maka pada sel B1 terdapat kata Robert Nasution dengan awal kata huruf kapital.

5. Fungsi Trim Dalam KurungFungsi trim dalam kurung berguna untuk menghapus kelebihan sepasi pada data teks. Fungsi Trim Dalam Kurung adalah sebagai berikut:=(Trim(alamat sel) tekan Enter.Sebagai contoh ketikkan kata surat kabar pada sel A1 (antara surat dengan kabar diberi dua sepasi), kemudian pada sel B1 ketikkan =Trim(A1) Enter, maka pada sel B1 terdapat kata surat kabar yang dibuang kelebihan sepasinya.

6. Fungsi Len Dalam KurungFungsi Len berguna untuk menghitung banyaknya karakter data teks. Bentuk fungsi Len Dalam Kurung adalah sebagai berikut:=Len(alamat sel) Enter.

54

Sebagai contoh pada sel A1 ketikkan kata komputer, kemudian pada sel B1 ketik =Len(a1) Enter. Maka pada sel B1 terdapat angka 8 yang merupakan jumlah karakter dari kata komputer.

7. Fungsi Weekday Dalam kurungFungsi Weekday Dalam Kurung berguna untuk memberikan nomor urut hari dalam mingguan dari data tanggal. Nomor urut dalam mingguan adalah dimulai dari minggu sampai sabtu dan diberi nomor urut 1 sampai 7. Sebagai contoh ketikkan 3-July-99 pada sel B2. Kemudian ketikkan =Weekday(B2) pada sel B3 dan tekan Enter. Maka fungsi ini memberi nilai 7 pada sel tersebut yaitu hari Sabtu.

8. Fungsi Now Dalam kurungFungsi ini memberikan tanggal dan waktu sekarang. Sebagai contoh ketik =Now() tekan Enter, maka pada sel tersebut diberi tanggal dan waktu sekarang. Untuk memperbarui tanggal dan waktu tersebut tekan tombol F9.

9. Fungsi Today Dalam kurungFungsi ini sama dengan Fungsi Now Dalam Kurung, hanya bedanya Fungsi Today Dalam Kurung hanya memberikan data tanggal saja, sedangkan waktunya tidak.

C. Fungsi Database

Sebelumnya kita telah mengenal Fungsi Statistik, seperti Sum, Average, Count dan sebagainya. Selain Fungsi Statistik, Excel juga menyediakan Fungsi Database untuk melakukan statistik pada data-data yang memenuhi suatu kriteria. Fungsi Database antara lain: 1. Dsum Dalam Kurung, yaitu fungsi untuk menjumlah data yang

memenuhi kriteria tertentu.2. Daverage, yaitu fungsi untuk menghitung rata-rata dengan kriteria

tertentu.

Bentuk Fungsi Database adalah sebagai berikut:=Dsum(Range database, nomor kolom, Range kriteria)=Daverage(Range database, nomor kolom, Range kriteria)

Dimana range database adalah range sel database berada, nomor kolom adalah nomor kolom yang datanya yang akan dijumlahkan, atau dirata-rata, dan range kriteria adalah range yang berisi kriteria. Untuk lebih jelasnya perhatikan tabel di bawah ini.

TABEL PENJUALAN BARANG

Tabel terdapat dari kolom B sampai D dan dari baris 2 sampai 13.

Pembeli Nilai StatusToko Fajar 1600000 Lunas

55

Toko Sinar 3400000 LunasToko Cahaya 5000000 Belum lunasToko Sinar 1200000 LunasToko Fajar 5000000 Belum lunasToko Maju 6700000 Belum lunasToko Fajar 2000000 LunasToko Sinar 4500000 LunasToko Maju 1700000 Belum lunasToko Cahaya 4200000 Belum lunasToko Makmur 2500000 Belum lunas

Sekarang kita akan menghitung pembelian rata-rata dari masing-masing toko, menghitung jumlah total pembeliannya dan jumlah pembelian yang belum lunas. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:- Ketik pada sel F2: Pembeli dan pada sel F3 Toko Fajar.- Tempatkan kursor pada sel F7, ketik total pembelian dan pada F8,

ketik Toko Fajar.- Tempatkan kursor pada sel G7, ketik rata-rata pembelian dan pada sel

G8, ketik Toko Fajar.- Pada sel F9 ketik rumus =Dsum(B2:D13,2,F2:F3) tekan Enter, maka

pada sel tersebut terdapat angka 8600000 yaitu jumlah pembelian seluruhnya dari Toko Fajar.

Untuk menghitung pembelian rata-rata Toko Fajar, ikuti langkah-langkah berikut:- Tempatkan kursor pada sel H9.- Ketik rumus =Daverage(B2:D13,2,F2:F3) tekan Enter.

Untuk menghitung pembelian Toko Fajar yang belum lunas, ikuti langkah-langkah berikut:- Pada sel G2 ketik status dan pada G3, ketik elum lunas.- Tempatkan kursor pada sel H9, ketik rumus =Dsum(B2:D13,2,F2:G3)

tekan Enter, maka pada sel tersebut terdapat angka 3600000, yaitu jumlah pembelian Toko Fajar yang belum lunas.

Untuk menghitung jumlah total pembelian dari Toko Sinar, pada sel F3 ganti dengan Toko Sinar. Sedang untuk menghitung pembelian Toko Fajar yang sudah lunas, pada Sel G3 ganti dengan kata lunas.

XII. FASILITAS ANALISA BAGAIMANA JIKA DAN PENCARI SOLUSI

Sebelumnya kita telah menggunakan rumus atau fungsi dengan nilai-nilai masukan yang telah diketahui didalam sel untuk mendapatkan nilai keluaran. Disini jika nilai masukan diubah maka nilai keluaran berubah.

56

Tetapi jika kita mengubah nilai keluaran, nilai-nilai masukan pada fungsi tidak dapat berubah. Untuk mendapatkan nilai-nilai masukan dan nilai keluaran yang telah diketahui, kita dapat menggunakan fasilitas analisa bagaimana jika, atau what is analisis. Dengan menggunakan fasilitas ini, kita juga dapat menganalisa nilai-nilai masukan untuk mendapatkan keluaran tertentu tanpa melakukan perhitungan berulang-ulang.

A. Goal Seeker

Goal Seeker merupakan fasilitas analisa bagaimana jika untuk mendapatkan suatu nilai masukan rumus atau fungsi dari nilai keluaran tertentu. Masukan rumus dengan nilai-nilai masukan kedalam sel untuk mendapat nilai keluaran. Kemudian masukan nilai keluaran baru dan pilih sel masukan yang akan diubah, maka fasilitas ini akan mengganti nilai sel masukan, untuk mendapat nilai keluaran baru. Sebagai contoh pada sel E2 pada tabel dibawah ini terdapat nilai hasil rumus 2000000 dari hasil perkalian jumlah barang 20 pada sel C125 dan harga barang 100000 pada sel D2. Coba perhatikan tabel di bawah ini.

Tabel terdapat pada kolom C sampai E dan pada baris 1 sampai 2.

Jumlah barang Harga Nilai20 100000 2000000

Kita ingin mendapat jumlah barang pada sel C2 jika kita ingin memperoleh nilai penjualan 500000. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:- Tempatkan cursor pada sel E2.- Aktifkan menu Tools, pilih perintah Goal Seeker tekan Enter.- Begitu anda menekan Enter, komputer mengatakan set sel, E2, artinya

sel yang akan diubah adalah sel E2.- Tekan Tab sekali untuk menuju ke Field To Value. Pada Field ini ketik

nilai yang akan dicapai yaitu 500000.- Tekan Tab sekali lagi untuk menuju ke Field By Changing Cell, disini

ketik alamat sel yang akan diubah. Dalam hal ini Anda harus menuliskan alamat sel B2, yaitu sel jumlah.

- Tekan Tab sampai komputer mengatakan “OK”, tekan Enter. Setelah melalui proses ini komputer akan menginformasikan “Goal seeking with Cell E3 has Found solution By Achieve Value 500000, current Value 500000. Kemudian terdapat pilihan OK, Cancel. Tekan panah atas/bawah untuk memilih jawaban itu.

- Tempatkan cursor pada pilihan “OK” dan tekan Enter.Setelah melalui proses ini pada sel E2 angkanya berubah menjadi 500000, dan pada sel B2 berubah menjadi 5, seperti tampak pada tabel berikut.

Jumlah barang Harga nilai5 100000 500000

B. Data Tabel

57

Mungkin kita ingin menganalisa dan membandingkan beberapa nilai masukan pada rumus. Jika hal ini dilakukan dengan menggunakan Goal Seeker, maka kita harus melakukan perhitungan yang berulang-ulang. Untuk mempermudah melakukan hal ini kita dapat menggunakan fasilitas Data Tabel. Dengan fasilitas ini, masukkan beberapa nilai masukan. Kemudian lakukan perhitungan rumus dengan nilai-nilai masukan tersebut dalam satu operasi. Sehingga penganalisaan beberapa nilai masukan dapat dilakukan dengan mudah. Sebagai contoh di bawah ini terdapat tabel penjualan barang.

TABEL DATA UNTUK MEMBANDINGKAN BEBERAPA NILAI MASUKAN

Tabel terdapat dari kolom C sampai D, dan baris 2 sampai 15.

Harga Barang 100000Jumlah barang 5

Nilai penjualan

Jumlah barang1.2.3.4.5.6.7.8.

Kita akan mengisi kolom kedua baris 5, dan dari baris 7 sampai 15. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut.- Tempatkan kursor pada sel D5, ketik rumus =D2*D5, maka pada sel

tersebut terdapat angka 500000 sebagai hasil kali dari 100000 dikali 5.- Tempat kan kursor pada sel D7, ketik rumus =D5, pada seltersebut

terdapat angka 500000.- Pilih dari sel C7 sampai D15.- Aktifkan Menu Data, pilih Tabel, tekan Enter.- Tekan Tab sekali untuk menuju ke Column Input Cell.- Tekan panah atas/bawah, kanan/kiri sampai JFW mengatakan $d$3,

tekan Enter.

Setelah melalui proses tersebut tabelnya akan menjadi seperti di bawah ini.

Harga Barang 100000Jumlah barang 5

Nilai penjualan 500000

Jumlah barang 500000

58

1. 1000002. 2000003. 3000004. 4000005. 5000006. 6000007. 7000008. 800000

C. Menganalisa Dengan Dua Sell Input

Sebelumnya kita telah menganalisa nilai-nilai masukan dengan satu sel input. Selain dengan satu sel input kita juga dapat menganalisa nilai-nilai masukan dengan dua sel input. Sebagai contoh perhatikan tabel berikut.

TABEL NILAI PENJUALAN BARANG

Tabel terdapat pada kolom C sampai G dan pada baris 1 sampai 16.

Harga Barang 10000Jumlah barang

5

Nilai penjualan

50000

Harga barang Harga Barang Harga barang50000 10000 20000 30000 400001.2.3.4.5.6.7.8.

Kita akan menganalisa dan membandingkan beberapa nilai jumlah barang dan nilai harga barang terhadap nilai penjualan barang dengan menggunakan fasilitas data tabel. Nilai-nilai jumlah barang kita masukkan kedalam C8 sampai C16. Dan nilai-nilai barang kita masukkan kedalam D8 sampai G8. Hasil perhitungan rumus akan kita masukkan D9 sampai G16. Sebagai rumus yang harus dihitung dengan operasi pada sel C8 dimasukkan rumus yang ada pada sel D5. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut:- Untuk mengisi sel D5 ketik rumus =D2*d3 untuk mendapatkan angka

50000.- Pada sel C8 ketik rumus =D5.

59

- Kemudian dari sel D8 sampai G8 ketik berturut-turut angka 10000, 20000, 30000, 40000.

- Dari sel C9 sampai sel c16 tulis angka 1., 2., dan seterusnya sampai 8.- Pilih dari sel C8 sampai g16.- Aktifkan menu Bar, pilih data, pilih Tabel, tekan Enter. Maka kotak

dialog tabel akan dibuka. Begitu memasuki kotak dialog Tabel kita berada pada Row Input Cell.

- Tekan panah kanan untuk berpindah dari Row input cell $c$8 ke $d$8.- Tekan panah atas sampai JFW mengatakan “Row Input Cell $d$2.”- Tekan Tab sekali untuk berpindah ke Field Column Input Cell.- Tekan panah kanan untuk berpindah dari Column input Cell $c$8 ke

$d$8.- Tekan panah atas sampai JFW mengatakan “Column input Cell $d$3”.- Tekan Tab untuk menuju ke OK dan tekan Enter untuk memasukan

rumus kedalam sel, atau- Tekan Tab sampai ke Cancel dan tekan Enter untuk menggagakan

rumus.

Setelah melalui proses tersebut Tabelnya akan menjadi seperti di bawah ini:

Harga Barang 10000Jumlah barang

5

Nilai penjualan

50000

Harga barang Harga Barang Harga barang50000 10000 20000 30000 400001. 10000 20000 30000 400002. 20000 40000 60000 800003. 30000 60000 90000 1200004. 40000 80000 120000 1600005. 50000 100000 150000 2000006. 60000 120000 180000 2400007. 70000 140000 210000 2800008. 80000 160000 240000 320000

D. Skenario (Scenario)

Ketika kita melakukan analisa tentang prospek suatu buseness yang akan direncanakan, ada banyak kemungkinan terjadi di depan kita. Kemungkinan harga bahan baku naik atau turun, harga bahan bakar naik atau turun, penjualan barang naik atau turun, dan ada banyak kemungkinan lainnya. Kemungkinan-kemungkinan ini akan mengubah nilai-nilai masukan pada perhitungan rumus yang akan kita lakukan. Untuk membantu nilai-nilai masukan ini, kita dapat mengandaikan harga bahan baku sekian, harga

60

bahan bekas sekian, atau penjualan barang sekian dengan fasilitas skenario (Scenario).

Namun pengandaian itu belum tentu benar, jika nilai masukan yang diandaikan meleset, kita dapat mengubah nilai masukan ini dengan fasilitas scenarios maneger. Sehingga nilai-nilai masukan menjadi benar.

1. Membuat Skenario

Sebagai contoh penggunaan skenario, di bawah ini terdapat tabel perkiraan harga barang.

Tabel terdapat pada kolom B sampai C dan pada baris 1 sampai 4.

Harga Barang 100000Jumlah Barang 25

Nilai Penjualan 2500000

Keterangan:Angka 25 pada sel B2 bukan angka yang disesuaikan dengan keadaan pasar, Anda boleh saja menggantinya dengan angka lain. Sedangkan angka 2500000 pada sel B4, merupakan hasil kali antara harga barang dengan jumlah barang. Oleh karena itu untuk mengisi sel tersebut harus dibuat dengan rumus. Dalam langkah langkah berikut kita akan membuat perkiraan sebagai berikut:

Jika penjualan barang tinggi, diskenariokan barang akan terjual 1000 unit. Jika penjualan barang rendah disekaniriokan barang akan terjual sebanyak 500 unit. Untuk memudahkan kita memasukkan nilai masukan jumlah barang kita akan membuat sekanirio penjualan barang sebagai berikut:- Tempatkan kursor pada sel D4 yaitu sel yang akan diubah isinya

dengan sekenario.- Aktifkan Menu Tools, pilih Scenarios, tekan Enter. Pada layar monitor

tampil kotak dialog sekanirio.- Tekan tombol Tab untuk membaca isi kotak dialog sekanario,

tempatkan kursor pada pilihan Add dan tekan Enter untuk membuat Scenario baru. Pada layar tampil kotak dialog Add Scenarios.

- Pada kotak Scenarios Name ketik Scenario yang akan dibuat misalnya “Penjualan Tinggi”.

- Tekan Tab sekali untuk berpindah ke Changing Cell, Pilih sel yang akan diubah.

- Pada kotak Comment ketikkan komentar yang akan dibuat, misalnya “Created By Robert”.

- Pada bagian protection klik pada bagian Prepen Change untuk mencegah perubahan sekenario.

- Tempatkan kursor pada pilihan “OK” dan tekan Enter, maka di layar monitor akan tampil Scenarios Values. Ketikkan nilai 1000 sebagai perkiraan penjualan tertinggi.

61

- Tekan Tab untuk menempatkan kursor pada pilihan “OK”, tekan Enter maka kita kembali ke kotak dialog Scenario Manager.

- Tekan Tab beberapa kali kembali untuk memilih tombol Add dan tekan Enter untuk membuat Scenario yang baru misalnya “Penjualan Rendah”.

- Tekan Tab sampai ke “OK” dan tekan Enter. Disini tentukan nilai penjualan rendah yaitu 500.

- Lalu tempatkan kursor pada pilihan “OK” maka kotak dialog Scenarios Manager akan ditampilkan kembali.

- Setelah semua Scenario di buat, Tempatkan kursor pada pilihan Close untuk menutup kotak dialog ini dan kembali ke layar kerja.

2. Menggunakan Skenario

Kita telah membuat beberapa skenario untuk memudahkan kita dalam mengubah nilai-nilai sel sesuai dengan nilai-nilai yang kita tentukan dalam skenario. Untuk menggunakan scenario caranya sebagai berikut.- Buka halaman kerja dimana kita membuat scenario-scenario.

Kemudian tampilkan kotak dialog Scenario maneger pada layar dengan menggunakan menu Tools, lalu pilih scenarios.

- Dalam kotak dialog tersebut tempatkan kursor pada Scenario yang akan kita gunakan.

- Dengan menggunakan tombol Tab tempatkan kursor pada pilihan Show dan tekan Enter.

- Lalu tekan Tab lagi sampai JFW mengatakan “Close” dan tekan Enter, maka nilai sel tersebut akan di ubah dan sekaligus akan mengubah nilai perhitungan.

3. Mengedit Skenario

Nilai-nilai sel pada sel Scenario merupakan nilai perkiraan sehingga pasti dapat meleset. Sehingga dipertimbangkan akan mengubah nilai sel dengan mengedit scenario. Langkah-langkah pengerjaannya adalah sebagai berikut:- Bukalah halaman kerja yang akan diubah skenarionya, kemudian

tampilkan kotak dialog Scenario dengan menggunakan Menu Tools, dan pilih Scenarios dan tekan Enter.

- Tekan panah atas/bawah untuk memilih Scenario yang mau kita edit.- Lalu tekan Tab untuk menempatkan Pointer pada pilihan edit dan

tekan Enter, maka akan tampil kotak dialog Edit Scenarios.- Tekan panah atas/bawah untuk memilih Scenario yang mau diedit.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.- Tentukan nilai masukan yang Anda inginkan.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.- Lakukan cara yang sama untuk mengedit Scenario yang lain.

4. Menghapus Skenario

Jika tidak diperlukan lagi Scenario tersebut dapat kita hapus. Untuk itu ikuti langkah-langkah seperti berikut.

62

- Tampilkan kotak dialog Scenario kembali.- Tekan panah atas/bawah untuk memilih scenario yang mau dihapus.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Delete”, tekan Enter.- Lakukan perintah ini berulang-ulang hingga semua Scenario yang ada

terhapus.- Setelah semua Scenario dihapus, cari pilihan “Close” tekan Enter untuk

kembali ke layar kerja.

5. Menggabungkan Skenario

Skenario-skenario yang telah kita buat dapat digabung menjadi satu untuk memudahkan kita menggunakan skenario-skenario tersebut. Untuk lebih jelasnya perhatikan Contoh berikut:

Tabel terdapat pada kolom B sampai C dan dari baris 1 sampai 4

Harga perbuah 100000Jumlah 25

Nilai penjualan 2500000

Setelah tabel di atas diketik, coba buat Scenario dengan perkiraan sebagai berikut:

Jika penjualan tinggi akan mencapai 1500 unit, sedang jika rendah hanya 800 unit. Lalu pada Sheet 2 terdapat tabel seperti berikut.

Tabel terdapat pada Sheet 2, dari kolom B sampai C dan dari baris 1 sampai 4.

Keterangan: Untuk berpindah ke Sheet 2, tekan Control-Page Down.

Harga per unit 200000Jumlah Barang 1500

Nilai Penjualan 300000000

Angka 1500 pada Sheet 2 sel C2 sama dengan nilai penjualan tinggi pada sel C2 Sheet 1, sedang angka 300000000 pada sel C4 sheet 2 adalah hasil kali antara harga perunit (200000) pada sel C1 dengan jumlah barang (1500) pada Sel C2. Karena itu jika skenarionya sama, Anda tak perlu membuat skenario kembali,tapi cukup menggabungkan Skenario kedua sheet tersebut. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:- Setelah Anda mengetik tabel pada sheet 1 dan membuat skenarionya,

tekanControl-Page Down untuk berpindah ke sheet 2.- Ketik “Harga per unit” pada sel B1 dan angka 200000 pada sel C1.- Pada Sel B2 ketik “Jumlah Barang”.- Pada Sel B4 Ketik Nilai Penjualan.

63

- Pada sel C4 ketik rumus =C1*C2. (Untuk sementara pada sel ini berisi 0).

- Tempatkan kursor pada sel C2 kembali, aktifkan menu Tools, pilih Scenarios dan tekan Enter.

- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Merge dot dot dot”, tekan Enter.- Tekan panah atas/bawah, untuk memilih sheet dimana Skenario yang

telah dibuat itu berada.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Book …”.- Tekan panah atas/bawah untuk mencari di mana Skenario itu berada.- Setelah melalui proses ini Anda dapat langsung menggunakan

Scenario ini dengan:- Tekan panah atas/bawah untuk memilih Skenario yang akan

digunakan. Dalam hal ini yang harus dipilih adalah penjualan tinggi.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Show” tekan Enter.- Tekan Tab lagi sampai JFW mengatakan “Close” tekan Enter.

Setelah melalui proses di atas pada sel C2 terdapat angka 1500 (penjualan tinggi), sedang pada sel C4 terdapat angka 300000000 (hasil kali antara 200000 dengan 1500).

6. Menampilkan Ringkasan Skenario

Kita telah membuat beberapa skenario. Agar terlihat lebih detail, kita dapat menampilkan seluruh skenario. Coba perhatikan Tabel berikut.

Tabel terdapat dari kolom A sampai B dan dari baris 1 sampai 4.

Harga per unit 150000Jumlah barang 20

Nilai Penjualan 3000000

Coba ketik tabel di atas menggunakan Microsoft Excel. Lalu buat Scenario dengan perkiraan bila penjualan tinggi akan mencapai 100 sedang jika penjualan rendah hanya 50. Setelah itu lalu tampilkan hasil perhitungan selengkapnya dengan cara berikut.- Buka kotak dialok Scenarios.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Summery” tekan Enter.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.Setelah melalui proses tersebut tabelnya menjadi seperti berikut.

Tabel Terdapat dari kolom B sampai F

Summary Scenario

Current Values

Penjualan tinggi

Penjualan rendah

$B$2 20 100 50Changging

64

Cells$B$4 30000000 150000000 7500000

Jika Anda hanya sekadar ingin melihat ringkasan hasil scenario, maka Anda tak perlu menyimpannya.

65

XIII. MENGELOLA DATABASE

Lembar kerja Microsoft Excel merupakan Range berisi data yang disusun berdasarkan baris dan kolom. Setiap kolom mengandung data yang sejenis, seperti: nama, alamat, kota dan sebagainya. Kolom-kolom ini disebut field dan setiap field harus mempunyai judul kolom atau nama field. Setiap baris mengandung data-data dari setiap subjek. Baris-baris ini disebut Record.

Kumpulan data-data merupakan Database. Jika data-data pada Database sedikit, kita tidak akan kesulitan dalam mengelolanya. Tetapi jika data pada Database sangat banyak, tentu kita akan kesulitan. Untuk memudahkan dalam mengelola Database, kita dapat menggunakan Database Excel. Sebagai contoh jika kita mempunyai tabel yang terdiri dari 3 kolom (Nama, Alamat, jumlah simpanan), dan terdiri 200 baris, tentu kita akan sulit untuk menemukan salah satu nama yang ada.

A. Aturan Penulisan dan Penyusunan Database

Untuk membuat Database pada suatu lembar kerja Excel, kita harus memperhatikan aturan penulisan dan penyusunan Database sebagai berikut:1. Nama field atau judul kolom Database harus berada di satu baris judul.

Jika kita menuliskan judul kolom dalam dua baris, maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja.

2. Pada satu Database tidak boleh ada nama field atau judul kolom yang sama.

3. Kita tidak boleh menggunakan nama field yang sama dengan alamat sel seperti A25, C80, XL25 dan sebagainya.

4. Semua baris di bawah nama field merupakan data. Oleh karena itu antara nama field tidak boleh ada baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain, karena baris tersebut akan dianggap sebagai data.

B. Mengelola Database Dengan Data Form

Mengelola Database merupakan kegiatan yang sering dilakukan. Dengan menggunakan Excel kita mempunyai banyak cara untuk membuat Database baru, menambah data, menghapus data, dan mengedit data. Fasilitas Data Form merupakan salah satu cara untuk mengelola Database. Sebagai contoh dibawah ini terdapat tabel data simpanan Anggota Koperasi Sekar Melati.

DAFTAR SIMPANAN ANGGOTA KOPERASI SEKAR MELATI PADA AKHIR DESEMBER 2000

Tabel terdapat dari kolom A sampai C dan dari baris 3 sampai baris 18.

Nama Alamat Jumlah SimpananDwi Tarmini Kali Bata 5000000Robert Bekasi 7500000Sugiyo Serdang 10000000

66

Yani Setiawan Ciputat 7600000Muji Harjono Lebak Bulus 3500000Siti Hasanah Ciputat 6000000Lutfi Johar 5500000Mareti Bekasi 7750000Dewi Pamungkas Bekasi 5000000Maryanah KAUDAU 6000000Anih Depok 8000000Sari Lebak Bulus 1500000Santo Cakung 1500000Dian Serdang 7000000Suryani Serdang 7000000

Untuk mengetik tabel di atas secara Database ikuti langkah-langkah berikut:- Buatlah judul lembar kerja pada Range A1:A3 “DAFTAR SIMPANAN

ANGGOTA KOPERASI SEKAR MELATI PADA AKHIR DESEMBER 2000.”- Ketiklah judul kolom atau nama field yang akan kita buat pada kolom

A3, B3, C3 Seperti di atas; “Nama, Alamat, Jumlah Simpanan”.- Supaya lebih menarik buatlah border dibawah judul-judul kolom

sebanyak baris yang akan diisi dengan data. Dalam hal ini Anda harus memilih dari Range A4:C18.

- Pilihlah Range yang mencakup seluruh judul kolom. Dalam hal ini yang harus kita pilih adalah Range A3:C3.

- Aktifkan Menu Bar, pilih Data, pilih Form dan tekan Enter maka pada layar monitor akan muncul kotak pesan seperti berikut:

“Microsoft Excel can not determine which row in your list or selection contains column labels, which are required for this command. If you want the row of the for selection or list used labels and not as data, click OK. If you selected subset of cell in eror select a single cell, and try the command again. To create column labels click cancel and Enter, a text label at the top of each column of data. For information about creating label that are easy to detect click help.”

- Jika kita menggunakan baris pertama Range yang dipilih sebagai label form data, click OK. Begitu memasuki Form, posisi kursor secara otomatis berada pada posisi OK, karena itu Anda tak perlu menekan tombol apapun untuk memasuki form Database, langsung tekan Enter. Setelah memasuki form Database dengan menekan Enter pada pilihan OK, di layar muncul form isian seperti yang telah kita buat sewaktu belum memasuki Database Excel yaitu nama, alamat, simpanan. Begitu tombol Enter kita tekan, kursor berada di field atau judul kolom nama.

- Isi form isian itu dengan mengetikkan data pada field yang sesuai. Pada field nama ketik data nama yang harus kita masukkan. Tekan tab untuk berpindah ke field kedua yaitu alamat lalu ketik alamatnya. Tekan Tab lagi untuk berpindah ke field Jumlah Simpanan dan ketik jumlah simpanannya. Untuk menampilkan form baru tekan Tab sekali lagi untuk menempatkan cursor pada pilihan New dan tekan huruf W untuk membuat form baru.

67

- Lakukan langkah di atas berulang-ulang hingga semua data masuk kedalam komputer.

- Setelah semua data diketik, tekan Tab beberapa kali sampai JFW mengatakan “Close” dan tekan huruf L untuk kkembali ke buku kerja Microsoft Excel biasa.

Catatan:Bagi kita para tunanetra memasukkan data Excel menggunakan Database Excel jauh lebih mudah dan menyenangkan, karena setiap kita berpindah field, komputer selalu menyebutkan field tersebut.

C. Menampilkan Data Dalam Data Form

Setelah memasukkan data kedalam Database, mungkin kita ingin memeriksa data-data yang telah dimasukkan dengan menampilkannya kedalam formulir pengelolaan Database. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:- Pilih Range data-data yang akan kita sunting. Range yang harus dipilih

harus mencakup seluruh judul kolom dan seluruh data yang ada di bawahnya. Sesuai contoh di atas maka kita harus memilih dari Range A3:C18.

- Aktifkan menu data, pilih Form dan tekan Enter maka data Excel tersebut akan di tampilkan dalam database kembali. Di layar yang akan tampil hanya judul kolom dan isi baris pertama. Untuk menampilkan data satu baris kebawah tekan panah bawah dan untuk kembali ke baris di atasnya, tekan panah atas kembali.

D. Mengedit Database

Setelah menampilkan data dan memeriksanya, mungkin data-data tersebut memiliki kesalahan dan kita ingin mengeditnya. Untuk itu cari data yang memiliki kesalahan tersebut dengan menekan panah atas/ bawah. Setelah ketemu, tekan Tab atau Shift-Tab untuk berpindah dari satu field ke field lain. Lalu edit seperti biasa.

E. Membatalkan Pengeditan

Jika kita belum pindah ke baris data lain atau keluar dari baris data yang sedang kita edit, kita dapat membatakan pengeditan dengan menekan Tab sampai JFW mengatakan “Restore”, dan tekan huruf R untuk menggagakan pengeditan.

F. Menghapus Baris Data

Jika baris data tertentu sudah tidak diperlukan lagi, kita dapat menghapusnya. Caranya yaitu tampilkan baris data yang mau dihapus, Tekan Tab sampai komputer mengatakan “Delete”, tekan huruf D untuk menghapusnya. Setelah penekanan huruf D ini dilayar akan muncul pertanyaan seperti berikut: “Displayed record will be permanentely deleted.” Jika kita ingin menghapusnya langsung tekan Enter, dan bila ingin

68

menggagalkan penghapusan tekan Tab untuk menuju ke Cancel dan tekan Enter.

G. Mencari Data dengan Kriteria

Mungkin kita kesulitan mencari data tertentu dengan Database ataupun dengan Excel biasa. Untuk mempermudah pencarian data kita dapat menggunakan fasilitas Criteria yang ada didalam Database Excel. Caranya yaitu:- Masuk kedalam Database Excel kembali.- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Criteria”.- Tekan huruf C maka di layar akan muncul Form data yang masih

kosong.- Ketik nama yang akan kita cari lalu tekan Enter, maka data yang kita

cari akan ditampilkan. Jika ada beberapa orang dengan nama yang sama, maka tekan Tab sampai komputer mengatakan “Next” dan tekan huruf N untuk menampilkan nama yang sama pada baris berikutnya, atau sampai ke pilihan “Find Prev” dan tekan huruf P untuk menampilkan nama yang sama pada baris sebelumnya.

H. Penggunaan Operator Pembanding untuk Pencarian Data

Untuk mencari data berupa nilai kita dapat menggunakan operator pembanding sama dengan, lebih kecil, lebih besar, lebih kecil atau sama dengan, lebih besar atau sama dengan, dan tidak sama dengan pada kriteria. Sebagai contoh kita ingin mencari jumlah simpanan yang lebih besar atau sama dengan 2500000 maka caranya adalah:- Tampilkan data menggunakan Form Database.- Tekan Tab sampai komputer mengatakan “Criteria”, tekan huruf C.- Tekan Tab sampai komputer mengatakan”Jumlah Simpanan” lalu ketik

>=2500000 dan tekan Enter, maka data yang simpanannya lebih besar atau sama dengan 2500000 pertama akan ditampilkan.

- Tekan Tab sampai komputer mengatakan “Next” dan tekan huruf N untuk menampilkan data berikutnya, atau tekan Tab sampai komputer mengatakan ”Find Prev” dan tekan huruf P untuk menampilkan data sebelumnya.

I. Mengurutkan Data dalam Database

Pencarian data tertentu dalam Database yang terurut akan lebih mudah dibandingkan jika data tersusun secara acak. Untuk memudahkan pencarian data tertentu dalam Database Excel, kita akan mengurutkan data-data. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:- Pilihlah Range data yang mau diurutkan. Pilihan ini harus mencakup

seluruh judul kolom dan seluruh data yang ada di bawahnya. Sesuai data di atas maka kita harus memilih dari Range A3:C18.

- Aktifkan Menu Data, pilih Sort dan tekan Enter maka kotak dialog Sort akan dibuka. Begitu Enter kita tekan, kursor berada di judul kolom “Nama”.

69

- Tekan panah bawah untuk berpindah ke judul kolom yang lain.- Tentukan judul kolom yang akan dijadikan acuan. Sekarang akan kita

coba dengan Jumlah Simpanan sebagai acuan. Karena itu tempatkan kursor pada judul kolom Jumlah Simpanan.

- Tekan Tab Sekali untuk berpindah ke Ascending. Disini tentukan secara bagaimana kita akan mengurutkan data; menaik (ascending) atau menurun (descending). Untuk kali ini akan kita coba dengan memilih menaik (ascending).

- Tekan panah atas/bawah untuk memilih ascending atau descending, dan tekan Enter maka data akan disusun menurut jumlah simpanan dari yang terkecil sampai yang terbesar seperti di bawah ini:

Nama Alamat Jumlah SimpananSari Lebak Bulus 1500000Santo Cakung 1550000Muji Harjono Lebak Bulus 3500000Dwi Tarmini Kali Bata 4500000Dewi Pamungkas Bekasi 5000000Lutfi Johar 5500000Siti Hasanah Ciputat 6000000Maryanah KAUDAU 6500000Dian Serdang 7000000Suryani Serdang 7500000Robert Bekasi 7600000Yani Setiawan Ciputat 7700000Mareti Bekasi 7750000Anih Depok 8000000Sugiyo Serdang 10000000

Catatan:Jika Anda memilih judul kolom nama atau alamat yang datanya berupa teks sebagai acuan, maka tabel akan disusun menurut abjad.

J. Menggunakan Fasilitas Validasi Data untuk Memasukkan Data

Agar tidak memasukkan sembarang data kedalam Database kita dapat membatasi pemasukan data dengan menggunakan fasilitas Validasi Data. Sebagai contoh jika kita ingin membatasi pemasukan data pada Range C4:C16 dengan batasan tanggal dari 1 Januari 1999 sampai 31 Desember 1999 maka ikuti langkah-langkah berikut:- Pilihlah Range yang akan kita batasi pemasukan datanya, misalnya

dari D1:D12.- Kemudian Aktifkan Menu Data, pilih Validation, tekan Enter.- Tekan Tab untuk menuju ke Allow.- Tekan panah bawah sampai komputer mengatakan “Date”.- Tekan Tab sampai komputer mengatakan “Data”.- Tekan panah atas/bawah sampai komputer mengatakan “Between”.

70

- Tekan Tab sekali untuk menuju ke Start Date, disini masukkan tanggal pertama dalam hal ini kita harus memasukkan tanggal 01-01-1999.

- Tekan Tab untuk menuju End Date, disini tuliskan tanggal akhir. Dalam contoh ini kita harus memasukkan 12-31-1999.

- Lalu tekan Tab sampai ke “OK”, tekan Enter.

Keterangan: Setelah melalui proses di atas, jika pada kolom-kolom yang dipilih dimasukkan tanggal di luar kriteria maka komputer akan memberikan pesan kesalahan seperti di bawah ini:

“The value you Entered is not valid a user has restricted Values that can be Entered into this cell”.

Kemudian terdapat pilihan Retry dan Cancel. Secara otomatis kursor berada pada pilihan retry, tekan Tab untuk berpindah ke Cancel. Jika Anda bermaksud mencoba lagi tekan Enter pada pilihan Retry, dan tekan Enter pada pilihan Cancel untuk kembali ke layar edit.

71

XIV. FASILITAS AUTO FILTER DAN SUBTOTAL

Mungkin kita ingin mencari data-data tertentu pada Database. Kita dapat menggunakan auto filter untuk mencari dan menampilkan data-data tertentupada Database dengan cepat. Selain itu kita dapat juga menyaring Database dengan kriteria khusus yang kita tentukan sendiridengan menggunakan custom Auto Filter. Ketika bekerja dengan lembar kerja berbentuk Database mungkin kita ingin menghitung subtotal data dan total untuk setiap kriteria data tertentu. Untuk itu kita dapat menggunakan fasilitas Sutbtotal untuk menghitung subtotal dan total data pada lembar kerja berbentuk Database secara otomatis. Dalam melengkapi pekerjaan kita juga mungkin ingin membuat Llaporan pelengkap analisa data. Tetapi dalam penganalisaan data kita tidak ingin mengganggu data dalam Database. Dengan menggunakan Pivottabel Excel kita dapat membuat laporan pelengkap yang akan mempermudah penganalisaan data tanpa mengganggu dan mempengaruhi data aslinya.

A. Menyiapkan Database untuk Penyaringan

Sebelum kita melakukan penyaringan Database kita harus menyiapkan Database yang akan kita saring. Langkah-langkahnya sebagai berikut:- Pilih seluruh field atau judul kolom.- Aktifkan Menu Data, pilih Filter, pilih AutoFilter, tekan Enter, maka

fasilitas Autofilter diaktifkan. Hal ini ditunjukkan dengan munculnya tombol dorong ke bawah pada setiap judul kolom. Akan tetapi tanda ini tidak dapat dideteksi dengan Jaws 3.5.

B. Menyaring Database

Setelah melakukan persiapan untuk menyaring Database, selanjutnya kita dapat menyaring Database dengan mudah. Sebagai contoh coba ketik tabel di bawah ini.

DAFTAR PEMASUKAN SIMPANAN SUKARELA ANGGOTA KOPERASI MELATI PERMATA

Nama Alamat Tgl. Memasukkan SimpananDwi Tarmini Kali Bata 1 Januari 2001 5000000Mareti Semarang 6 Januari 2001 1500000Robert Jati Negara 2 Februari 2001 5000000Robert Pondok Kelapa 11 Maret 2001 10000000Sugiyo Jati Waringin 4 April 2001 25000000Sugiyo Bekasi 6 April 2001 22500000Sugiyo Jati Waringin 15 Juni 2001 30000000Nur Ichsan Pasar Minggu 1 Juli 2001 5000000M. Ahyar Lebak Bulus 9 Juli 2001 5000000Nur Ichsan Pasar Minggu 1 Agustus 2001 25000000Robert Pondok Kelapa 14 Agustus 2001 30000000Dwi Tarmini Jati Waringin 3 September 2001 15000000Sugiyo Jati Waringin 9 September 2001 27500000

72

Dwi Tarmini Kali Bata 3 Oktober 2001 12500000Mareti Jati Waringin 8 Oktober 2001 10000000Sugiyo Kebon Jeruk 5Nopember 2001 250000M. Ahyar Kebayoran Baru 3 Desember 2001 350000Mareti Pondok Gede 10 Desember

2001750000

Dari tabel tersebut misalnya kita ingin menampilkan anggota yang bernama sugiyo saja, maka langkah-langkahnya sebagai berikut:- Buat persiapan untuk penyaringan seperti diterangan pada huruf A Bab

ini. Untuk langkah berikutnya sebenarnya tidak dapat dilakukan dengan short-cut ataupun menggunakan Menu Bar, melainkan harus menggunakan mouse. Untuk mengatasinya kita akan menggunakan Jaws kursor, karena itu langkahnya agak sedikit rumit.

- Tempatkan kursor pada judul kolom nama, lalu tekan Insert-Dash pada num-pad untuk menyatukan Jaws kursor dengan PC kursor.

- Tekan panah atas/bawah, kanan/kiri sampai posisi kursor berada di judul kolom “Nama”.

- Tempatkan kursor pada tombol dorong ke bawah yang berada di ujung kanan dari range nama. Tapi perlu diingat bahwa Jaws kursor tidak dapat membaca bahwa dia telah berada pada tombol dorong ke bawah. Karena itu kita tekan saja panah kanan sampai JFW mengatakan huruf A, yaitu huruf pertama dari judul kolom kedua (alamat). Lalu tekan panah kiri sekali makakursor akan kembali ke kolom pertama di ujung paling kanan. Dengan begitu kursor telah berada pada tombol dorong ke bawah.

- Tekan klik kiri (tombol Dash pada Num Pad).- Tekan panah bawah sampai JFW menyebutkan nama yang ingin kita

tampilkan. Dalam hal ini kita akan mencoba menampilkan nama “Sugiyo”, karena itu tempatkan kursor pada nama tersebut lalu tekan klik kiri.

- Pisahkan kembali PC kursor dengan Jaws kursor dengan menekan tombol Plus pada num-pad. Coba baca isi tabel yang sudah dibatasi tampilannya maka yang akan tampil hanya nama yang kita pilih saja.

C. Menyaring Database dengan Lebih dari Satu Kriteria

Kita telah melakukan penyaringan Database dengan satu kriteria. Untuk mendapatkan data-data yang lebih spesifik kita dapatmelakukan penyaringan dengan lebih darisatu kriteria.

Setelah melakukan penyaringan data dengan nama “Sugiyo”, kita akan menyaring lagi dengan kriteria yang lain, misalnya kita hanya akan menampilkan nama “Sugiyo”, yang beralamat di Jati Waringin saja, maka ikuti langkah-langkah berikut:- Tekan Insert-Dash pada Num Pad kembali.- Arahkan kursor pada judul kolom alamat.- Tekan panah kanan sampai JFW menyebutkan huruf T, yaitu huruf

pertama dari judul kolom ketiga, lalu tekan panah kiri sekali untuk mengembalikan kursor pada kolom kedua,lalu tekan klik kiri.

73

- Tekan panah bawah sampai JFW menyebutkan alamat yang akan dijadikan batasan, yaitu Jati Waringin, lalu tekan klik kiri.

- Pisahkan PC kursor dengan Jaws kursor kembali.- Coba baca dengan menggunakan panah atas/bawah maka yang akan

muncul hanya nama Sugiyo yang beralamat di Jati Waringin saja.

D. Menyaring Data dengan Kriteria Judul Kolom Terakhir

Bagi kita para tunanetra, terkadang agak sulit untuk menempatkan kursor pada tombol dorong ke bawah pada kolom terakhir. Karena ketika kursor berada di kolom terakhir, lalu kita tekan panah kanan kursor akan berpindah ke baris di bawahnya. Untuk mengatasinya kita gunakan kolom tambahan. Sebagai contoh jika kolom keempat merupakan kolom terakhir kita tambah satu judul kolom lagi pada kolomlima . Misakan saja kita tulis judul kolom lima dengan nama “umur”, tapi kita tak perlu menuliskan isi dari judul kolom tersebut. Tambahan judul kolom pada kolom lima ini dimaksudkan untuk mempermudah kita dalam menempatkan kursor pada tombol dorong ke bawah dari kolom terakhir. Sebagai contoh kita telah mempunyai tabel berjudul “DAFTAR SIMPANAN SUKARELA ANGGOTA KOPERASI MELATI PERMATA” yang terdiri dari 4 kolom. Jika kita ingin menampilkan data orang-orang yang mempunyai simpanan 5000000 saja, maka langkah-langkahnya sebagai berikut:- Tempatkan kursor pada kolom ke lima pada baris yang berisi judul

kolom dan tuliskan judul kolom tambahan misalnya “umur”.- Tekan insert-dash pada num-pad untuk menyatukan Jaws kursor

dengan PC kursor.- Arahkan kursor pada judul kolom keempat yaitu simpanan.- Tekan panah kanan sampai JFW menyebutkan huruf U yaitu huruf

pertama dari judul kolom kelima.- Tekan panah kiri sekali untuk mengembalikan cursor ke kolom empat

dan berada pada tombol dorong ke bawah, tekan klik kiri.- Tekan panah bawah sampai JFW menyebutkan nilai simpanan yang

akan ditampilkan yaitu 5000000, lalutekan klik kiri sekali lagi.- Tekan tanda plus pada num-pad untuk memisahkan PC kursor dari

Jaws kursor.

Keterangan:Setelah melalui proses ini maka judul kolom tambahan dapat dihapus

kembali.

E. Menampilkan Kembali Seluruh Database Penyaringan Sebelumnya

Setelah penyaringan Database dengan suatu kriteria, maka hanya data-data tertentu saja yang di tampilkan pada lembar kerja. Untuk menampilkan data secara keseluruhan kembali ikuti langkah-langkah berikut:- Tekan Insert-Dash pada Num Pad kembali.- Tekan panah atas/bawah kanan/kiri untuk mengarahkan kursor ke

judul kolom yang dijadikan dasar penyaringan terakhir.

74

- Klik tombol dorong ke bawah dengan cara yang telah dijelaskan di atas.

- Tekan panah atas/bawah untuk menempatkan kursor pada pilihan All, dan tekan klik kiri kembali.

- Tekan tanda plus pada num-pad untuk memisahkan PC kursor dari Jaws kursor.

F. Menampilkan Kembali Seluruh Database

Mungkin kita telah melakukan penyaringan Database dengan banyak kriteria dan ingin menampilkan kembali seluruh data Database. Jika kita lakukan menampilkan kembali seluruh Database penyaringan sebelumnya, maka banyak langkah yang harus dilakukan. Untuk itu aktifkan menu bar, pilih data tekan Enter, pilih filter tekan Enter, tekan Tab untuk menuju ke show all tekan Enter.

G. Menyaring Database dengan Custom Auto Filter

Dalam penyaringan Database sebelumnya kita hanya dapat melakukan penyaringan dengan kriteria sama dengan. Selain dengan kriteria sama dengan kita dapat menyaring Database dengan kriteria khusus. Yang ditentukan sendiri dengan menggunakan Custom Auto Filter. Sebagai contoh kita ingin menampilkan jumlah simpanan yang lebih kecil dari 10000000. Untuk itu coba perhatikan langkah-langkah berikut.- Tekan Insert-Dash pada Num Pad kembali.- Tekan panah atas/bawah kanan/kiri untuk mengarahkan kursor pada

judul kolom simpanan.- Buat judul kolom bantuan kembali jika tadi telah dihapus.- Tekan panah kanan sampai JFW menyebutkan huruf pertama dari judul

kolom bantuan yang telah kita buat, kembalikan lagi ke kiri sekali, tekan klik kiri.

- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “(Custom dot dot dot)”.- Tekan panah kiri sampai terdengar JFW menyebutkan huruf C (huruf

pertama dari kata “Custom”), tekan klik kiri.- Tekan tanda plus pada num-pad untuk memisahkan PC kursor dari

Jaws kursor. Sampai disini kursor berada pada posisi simpanan: Edit. Untuk meyakinkannya Anda dapat menekan Insert-8 pada Num Pad.

- Pada posisi ini tuliskan angka 10000000.- Tekan Shift-Tab sekali komputer akan mengatakan “Use? To represent

any single character combo box”.- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “Is less than”.Tekan

Shift-Tab atau Tab sampai ke “OK”, tekan Enter, maka data dengan jumlah simpanan kurang dari 10000000 akan ditampilkan.

H. Menggunakan Operator Logika And atau Or

Sebelumnya kita telah melakukan penyaringan dengan dua kriteria dari dua kolom kunci penyaringan. Mungkin kita ingin mencari Database dengan dua kunci dengan hanya dari satu kolom kunci penyaringan. Disini kita harus menggunakan operator logika And atau Or untuk menghubungan

75

dua kriteria penyaringan dari satu kolom kunci. Gunakan operator logika And jika ingin kedua kriteria penyaringan harus dipenuhi. Gunakan operator logika Or, jika ingin salah satu atau kedua kriteria harus dipenuhi. Sebagai contoh dari data yang telah kita buat di atas kita ingin menampilkan data yang jumlah simpanannya di atas 1000000 dan dibawah 12500000, maka caranya adalah sebagai berikut:- Tekan Insert-Dash pada Num Pad untuk menyatukan Jaws kursor

dengan PC kursor.- Arahkan kursor pada judul kolom simpanan.- Tekan panah kanan sampai komputer menyebutkan huruf pertama

dari kolom bantuan, lalu kembalikan ke kiri sekali, tekan klik kiri.- Tekan panah bawah sampai komputer mengatakan “Custom dot dot

dot”.- Tekan panah kiri sampai komputer menyebutkan huruf C, huruf

pertama dari kata “Custom”, tekan klik kiri kembali.- Tekan tanda plus pada num-pad untuk memisahkan PC kursor dari

Jaws kursor. Disini posisi kursor berada pada posisi Simpanan: Edit.- Pada posisi ini Ketikkan angka 1000000, atau pilih dengan menekan

panah bawah.- Tekan Shift-tab sekali, lalu tekan panah bawah sampai komputer

mengatakan ”Is greater than”.- Tekan Tab sampai komputer menyebutkan “And Radio Button”, disini

Anda bisa memilih And atau Or. Gunakan panah atas atau bawah untuk memilihnya. Dalam hal ini kita harus memilih “And Radio Button”.

- Tekan Tab sekali, lalu tekan panah bawah sampai komputer menyebutkan “Is less than”.

- Tekan Tab sekali, disini tuliskan angka 12500000, atau pilih dengan menekan panah bawah.

- Tekan Tab untuk menuju ke OK dan tekan Enter, maka data dengan jumlah simpanan di atas 1000000 dan di bawah 12500000 akan ditampilkan.

I. Menggunakan Wild Card pada Penyaringan Data

Kita dapat menggunakan karakter wild card tanda bintang untuk menggantikan karakter yang tidak kita ketahui pada kriteria penyaringan data yang akan diberikan. Selain itu kita juga menggunakan karakter wild card tanda tanya untuk menggantikan satu atau beberapa karakter yang tidak kita ketahui pada kriteria penyaringan data yang akan diberikan. Disini kita akan menampilkan data-data nama yang berawalan huruf D. Selain itu kita juga ingin menampilkan data nama yang jumlah hurufnya 6 dan berakhiran huruf O. Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut ini:- Tampilkan semua data Database kembali untuk penyaringan semua

data.- Klik judul kolom nama dengan cara seperti yang telah dijelaskan di

atas.- Klik Custom Filter.- Pada kotak dialogue operator pembanding pilih Equals.- Pada kotak dialog nilai pembanding ketikkan D tanda bintang (A*).

76

- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter maka data dengan nama berawalan huruf D akan ditampilkan.

- Tampilkan semua data kembali untuk penyaringan semua data. Untuk mencari data dengan nama jumlah huruf 6 dan berakhiran huruf O, klik kembali judul kolom Nama.

- Klik Custom Filter.- Pada kotak dialog operator pembanding pilih Equals, dan pada kotak

dialog nilai pembanding ketik tanda tanya lima kali dilanjutkan dengan huruf O.

- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter maka nama dengan jumlah huruf 6 dan berakhirn huruf O akan ditampilkan.

J. Menampilkan Data dengan Menggunakan Fasilitas Top 10 Auto Filter

Jika ingin mencari data dengan urutan tertinggi atau terendah, kita dapat menggunakan fasilitas top 10 Auto Filter. Disini kita ingin mencari 4 data jumlah data simpanan tertinggi dan 5 data simpanan terendah. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut ini:- Tampilkan semua data Database kembali untuk penyaringan pada

semua data.- Klik judul kolom simpanan dan klik top 10.- Tekan panah atas/bawah untuk menentukan nilai tertinggi atau

terendah.- Tekan shift-Tab untuk menuju ke kotak dialog kriteria. Tekan panah

atas/bawah untuk memilih “Top”. Jika yang ingin ditampilkan yang terendah, kita harus memilih “Bottom”.

- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

K. Mematikan Fasilitas Penyaringan Database

Kita telah selesai menggunakan fasilitas penyaringan Database dan sekarang ingin mematikan fasilitas ini. Untuk itu aktifkan menu Data, pilih perintah Filter, dan pilih Auto Filter Kembali maka fasilitas Auto Filter dimatikan.

L. Menghitung Subtotal Database

Dalam bekerja dengan Database mungkin kita ingin menghitung subtotal dan total data untuk setiap kriteria data tertentu. Dengan Excel kita dapat menghitung subtotal dan total data pada lembar kerja Database secara otomatis dengan menggunakan fasilitas subtotal. Dari tabel di atas kita akan mencoba menghitung subtotal berdasarkan nama dan berdasarkan alamat. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:- Untuk menghitung sub total berdasarkanjudul kolom nama, urutkan

judul kolom nama menggunakan Sort.- Pilih sel-sel yang mencakup judul kolom beserta seluruh baris-baris di

bawahnya.

77

- Aktifkan menu data, pilih subtotal, tekan Enter. Ketika kita baru menekan Enter posisi kursor berada di Field Add Subtotal To, Simpanan.

- Tekan Shift-Tab untuk berpindah ke “Use Function:”.- Tekan panah bawah untuk memilih fungsi yang akan digunakan.

Dalam hal ini kita harus memilih fungsi “Sum. Secara Default Microsoft Excel akan menggunakan Fungsi “Sum”, karena itu untuk menggunakan fungsi “Sum” ini kita tak pperlu menekan panah bawah atau atas.

- Tekan Shift-tab sekali lagi untuk berpindah ke Field “At Each Changes:”.

- Tekan panah bawah/atas untuk menentukan judul tabel yang akan dihitung subtotalnya. Untuk pertama ini kita akan mencoba memilih “nama”.

- Tekan shift Tab sampai komputer mengatakan “OK”, tekan Enter.

Keterangan: Dengan cara tersebut, sebelum pergantian nama akan terdapat baris yang berisi subtotal. Bila namanya lebih dari 1, subtotal akan ditempatkan di bawah dereten nama sama terakhir.- Untuk menampilkan subtotal berdasarkan alamat, urutkan kembali

data tersebut dengan menggunakan judul kolom alamat sebagai acuan.

- Aktifkan menu Bar, pilih Data, tekan Enter.- Tekan shift-tab sampai ke Field “At Each Changes:”. - Tekan panah atas/bawah untuk memilih jenis subtotal yang akan

dijadikan acuan. Dalam hal ini kita pilih alamat.- Tekan shift-tab sampai ke “OK”, tekan Enter.

Keterangan:Dengan cara tersebut setiap pergantian alamat akan diberi baris subtotal.

M. Mematikan Fasilitas Subtotal

Setelah kita merasa tidak perlu lagi menggunakan fasilitas Subtotal kita dapat mengembalikannya ke buku kerja normal dengan cara:

- Aktifkan Menu Bar, pilih Data, pilih Subtotal, tekan Enter.- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Remove all”, tekan Enter.

78

LAMPIRAN: DAFTAR KUMPULAN SHORT CUT MICROSOFT EXCEL

1. End, kemudian tekan tombol Home: memindahkan cursor ke sel kosong pertama di sebelah kanan baris paling bawah.

2. End, kemudian enter: memindahkan cursor ke sel paling kanan di baris yang sama yang telah diisi. (Bila setelah penekanan tombol End ini anda lanjutkan dengan menekanshift-enter, maka anda memilih sel-sel tersebut).

3. End, kemudian panah bawah: memindahkan cursor ke baris terakhir di kolom yang sama.

4. End, kemudian panah atas: memindahkan cursor ke baris paling atas pada kolom yang sama.

5. F5: Menampilkan kotak dialog Go To.6. Shift F5: Menampilkan kotak dialog Find.7. Shift F4: mengulang perintah Find untuk karakter yang sama pada sel

berikutnya.8. Ctrl-P atau Ctrl-shift-F12: menampilkan kotak dialog print.9. Shift-F11 atau alt-shift-F1: menyisipkan worksheet baru.10. Alt-enter: memulai baris baru pada sel yang sama.11. Ctrl-enter: mengisi sel-sel yang telah dipilih (diblok) dengan masukan

sekarang.12. Esc: menggagakan pemasukan data atau rumus (sebelum penekanan

enter atau panah atau tab).13. Ctrl-D: mengisi ke bawah.14. Ctrl-; (titik koma): memasukkan tanggal kedalam sel aktif.15. Ctrl-shift-: (titik dua): memasukkan waktu kedalam sel.16. Ctrl-shift” (tanda kutip): mengkopi angka dari sel di atasnya. 17. Ctrl-‘ (apostrophe): mengkopi rumus dari sel di atasnya kedalam sel

aktif.18. Alt-‘ (apostrophe): menampilkan kotak dialog style.19. Ctrl-1: menampilkan kotak dialog format sel.20. Ctrl-shift-$ (Tanda dolar): mengubah format data angka didalam sel

aktif atau sel-sel yang telah dipilih kedalam format mata uang dengan dua angka di belakang koma.

21. Ctrl-shift-% (tanda pprosen): menambahkan tanda prosen pada data angka didalam sel aktif atau sel-sel yang telah dipilih.

22. Ctrl-shift-^ (caret): mengubah data angka pada sel aktif atau sel-sel yang telah dipilih menjadi angka scientific dengan dua desimal.

23. Ctrl-#: mengubah data angka pada sel aktif atau sel-sel yang dipilih menjadi data tanggal.

24. Ctrl-@ (at): mengubah data angka pada sel aktif atau pada sel-sel yang telah dipilih menjadi data waktu.

25. Ctrl-shift-! (tanda seru): mengubah data angka pada sel aktif atau sel-sel yang telah dipilih menjadi format dua desimal dibelakang koma, dengan pemisahan angka ribuan.

26. Ctrl-B: bold.27. Ctrl-I: Italic.28. Ctrl-U: Underline.29. Ctrl-#: Strikethrough.

79

80