Belgique - Nouvelles Instructions Générales concernant les registres de population 1er juillet 2010

8/9/2019 Belgique - Nouvelles Instructions Gnrales concernant les registres de population 1er juillet 2010

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SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR

DIRECTION GNRALEINSTITUTIONS ET POPULATION -

SERVICE POPULATION ET CARTES DIDENTIT

INSTRUCTIONS GNRALES

CONCERNANT LA TENUE

DES REGISTRES DE LA POPULATION

Nouvelle version coordonne: entre en vigeur partir du 1er

juillet 2010

Vous pouvez consulter les prsentes instructions et les circulaires du ServicePopulation dont il est fait mention, sur le site Internet www.ibz.rrn.fgov.besous la rubrique 'Population'. Les circulaires du Service Registre national sont

intgres aux 'Instructions pour la tenue jour des informations' que vous

pouvez galement consulter sur le site Internet susmentionn sous larubrique 'Registre national'.

Page I
http://www.ibz.rrn.fgov.be/http://www.ibz.rrn.fgov.be/


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TABLE DES MATIERES

1) La tenue des registres de la population...........................................82) Les fiches constituant les registres. ..............................................193)Notions lmentaires. ....................................................................19

a) Rsidence principale.......................................................19

b)Mnage.............................................................................21

c)Foyer 26

d)Personne de rfrence du mnage..................................26

e)Adresse de rfrence.......................................................26

f)Demeure mobile................................................................28

g)Cohabitation lgale..........................................................29Le nom et les prnoms....................................................32Le sexe.............................................................................34Le lieu et la date de naissance........................................36La rsidence principale....................................................36La nationalit...................................................................40Le statut de rfugi..........................................................42

Le statut d'apatride..........................................................43L'absence temporaire de nationalit ou de statut. .........43La filiation........................................................................43L'tat civil........................................................................44La dclaration relative l'existence d'un contrat de

mariage, d'une convention avenue postrieurement la dclaration de cohabitation lgale et par laquelleles cohabitants en rglent les modalits ou d'uncontrat patrimonial. .................................................45

Le numro d'identification du Registre national des

personnes physiques (galement appel "numro deRegistre national")....................................................48

La profession....................................................................49La composition du mnage..............................................52Le lieu et la date du dcs...............................................53Les actes et dcisions relatifs la capacit du majeur

ainsi qu' l'incapacit du mineur..............................55La mention des dclarations relatives aux funrailles et

spultures dfinis par la loi, le dcret oul'ordonnance.............................................................56

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La catgorie et le numro du permis de conduire ou dutitre qui en tient lieu.................................................59

Le passeport....................................................................59Le titre d'identit.............................................................60

Enregistrement des numros des certificats de la cartedidentit lectronique ou de la carte lectroniquepour trangers..........................................................60

Le numro et la date de dlivrance de la carte de scuritsociale......................................................................61

Les brevets de pension....................................................61La dclaration relative la transplantation d'organes et de

tissus aprs le dcs. ..............................................62La reconnaissance de titres suite des faits de guerre...63La carte de commerant ambulant..................................63La mention de la catgorie prvue par l'article 95, 4, du

Code lectoral..........................................................63La mention du fait qu'une personne n'est pas lecteur, ou

ne peut participer une consultation populairecommunale...............................................................64

La dclaration de cohabitation lgale..............................64Le numro du dossier attribu par l'Office des Etrangers.

.................................................................................65Les lments d'identit autres que ceux mentionns au n

16 et qui sont utiliss par l'tranger.........................65Le pays et le lieu d'origine l'tranger............................65

L'indication du sjour limit la dure des tudes..........65L'indication du sjour limit en raison de circonstances

particulires ou en rapport avec la nature ou la duredes prestations.........................................................66

La nature, le numro et la dure de validit du permis detravail.......................................................................66

La nature, le numro et la dure de validit de la carteprofessionnelle.........................................................66

Droit de retour ................................................................66La nature et les rfrences des documents viss

l'article 2 de la loi du 15 dcembre 1980 sur l'accsau territoire, le sjour, l'tablissement etl'loignement des trangers ou des documentsautoriss en vertu de l'article susmentionn...........67

La nature et les rfrences du document de voyage belgeou tranger lorsqu'il ne correspond pas celui visau n 53....................................................................67

Le nom, les prnoms, les lieu et date de naissance, etl'adresse du conjoint................................................67

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Le nom, les prnoms, les lieu et date de naissance etl'adresse de chaque enfant......................................67

L'indication ventuelle du numro de dossier attribu parl'Office des Etrangers au dossier des parents, du

conjoint et des enfants.............................................67Lindication de la qualit dlecteur de lUnion europennepour llection du Parlement europen et/ou pour leslections communales. ...........................................68

La date laquelle le statut de protection temporaire, vis l'article 54, 1er, premier alina, 5, de la loisusmentionne du 15 dcembre 1980, a t accord.................................................................................68

Le lieu obligatoire dinscription fix par le Ministre ou parson dlgu en vertu de l'article 54 de la loisusmentionne du 15 dcembre 1980 sur l'accs au

territoire, le sjour, l'tablissement et l'loignementdes trangers. .........................................................68

Fiche modle 1......................................................................69

Modle 2................................................................................79

Modle 2bis...........................................................................82

Modle 3................................................................................83

Modle 4................................................................................84

Modles 5 et 5bis...................................................................85

Modle 6 ...............................................................................89

Modle 7 ..............................................................................91

Modle 7bis ..........................................................................93

Modle 7ter ..........................................................................95

Modle 8................................................................................96

Modle 9................................................................................98

a)Gnralits:..............................................................................99

b)L'absence temporaire et le droit de retour des trangers:....101c)L'inscription de mineurs non mancips:...............................101

1er. L'adresse d'inscription dans les registres de lapopulation d'un mineur non mancip:..................101

d)La transmission des actes de l'tat civil et la tenue desregistres: ..........................................................................113

e)La dclaration de changement de rsidence:........................113

f)La vrification de la ralit de la rsidence: ..........................114

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g)Le transfert du dossier personnel:.........................................119

h)L'obligation de faire adapter la carte d'identit:....................122

i)Notification de l'inscription toutes les parties concernes: .122

j)Radiation d'office:...................................................................122k)L'inscription d'office ..............................................................125

l)Comptence rglementaire du conseil communal: ................126

m)Tche de la police locale:......................................................126

n)Sjour temporaire ou de courte dure en dehors de lacommune de la rsidence principale: ...............................126

a.Sur la base des actes de naissance................................128

b.L'acquisition de la nationalit belge...............................128

c.Le changement de rsidence principale dans la mmecommune..............................................................130

d.Le changement de rsidence d'une personne venant d'uneautre commune....................................................130

e.Inscription suite un retour de l'tranger d'unressortissant belge ayant dj rsid en Belgique..............................................................................130

f.Retour de l'tranger d'un ressortissant tranger ayant djrsid en Belgique................................................132

g.Inscription d'un ressortissant belge n'ayant jamais rsiden Belgique...........................................................132

h.Inscription d'un ressortissant tranger n'ayant jamaisrsid en Belgique................................................132

i.Inscription d'office sur la base d'une dcision d'inscriptiond'office du collge communal / collge desbourgmestre et chevins......................................132

j.Inscription d'office sur la base d'une dcision du Ministre del'Intrieur ou de son dlgu................................133

k.Inscription au registre des trangers dans le cadre de la loidu 22 dcembre 1999 relative la rgularisation desjour de certaines catgories dtrangerssjournant sur le territoire du Royaume (M.B. du 10janvier 2000 Erratum : M.B. du 2 fvrier 2000). 133

l.Inscription en adresse de rfrence ...............................133

a) Sur la base des actes de dcs.....................................141

b) Le changement de rsidence........................................141

c) Dpart pour l'tranger...................................................143

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d) La radiation d'office sur la base d'une dcision deradiation d'office du collge communal / collge desbourgmestre et chevins...........................................143

e) La radiation sur la base d'une dcision du Ministre de

l'Intrieur ou du Ministre ayant dans ses attributionsl'Accs au territoire, le Sjour, l'Etablissement etl'Eloignement des trangers ou de son dlgu........144

a) Inscription dans des logements dont l'occupationpermanente n'est pas autorise pour des motifs descurit, de salubrit, d'urbanisme ou d'amnagementdu territoire................................................................146

b) Personnes considres comme temporairement absentes.147

c) Fonctionnaires et agents trangers de lUnioneuropenne................................................................155

d) Etrangers viss par l'arrt royal du 30 octobre 1991relatif aux documents de sjour en Belgique de certainstrangers....................................................................158

e) Personnes sjournant dans une demeure mobile..........161

f) Personnes n'ayant pas ou plus de rsidence en raison d'unmanque de ressources suffisantes.............................1631) Inscription en adresse de rfrence auprs d'un CPAS:

...............................................................................163

2) Inscription en adresse de rfrence chez une personnephysique:................................................................168

g) Tmoins menacs l'gard desquels la Commission deprotection des tmoins a octroy des mesures deprotection spciales...................................................170

h) Dtenus.........................................................................170

i) Demeure situe sur le territoire de deux ou plusieurscommunes..................................................................171

j) Fusion de communes et modification de limites............172

a) Droit d'accs..................................................................173

b) Droit de rectification......................................................175

a) Dlivrance d'extraits des registres et de certificats tablisd'aprs ces registres la personne concerne..........177

b) Dlivrance des tiers d'extraits des registres et decertificats tablis d'aprs les registres.......................178

c) La consultation des registres.........................................186

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d) La communication des tiers de listes de personnes,tires des registres :..................................................186

e) Communication de donnes statistiques tires desregistres.....................................................................192

f) Adresse non communicable...........................................192

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Ire Partie - L'enregistrement de lapopulation

Chapitre Ier. - Gnralits.

1) La tenue des registres de la population

1. Chaque commune doit tenir des registres de la population (cesregistres qui forment un tout, couvrent tant la notiontraditionnelle de 'registre de la population' sensu stricto

que celle de 'registre des trangers').

2. Dans les registres de la population sont inscrits au lieu o ilsont tabli leur rsidence principale, quils y soient prsentsou quils y soient temporairement absents, les Belges et lestrangers admis ou autoriss sjourner dans le Royaumepour une priode de plus de trois mois, autoriss sytablir ou inscrits pour un autre motif conformment auxdispositions de la loi du 15 dcembre 1980 relative l'accs, au sjour, l'tablissement et l'loignement

d'trangers, lexception des trangers inscrits au registredattente vis au n 3.

Les trangers admis ou autoriss sjourner plus de troismois dans le Royaume sont inscrits au registre destrangers.

Les trangers admis ou autoriss s'tablir dans leRoyaume par le Ministre comptent en matire d'accs auterritoire, de sjour, d'tablissement et d'loignement destrangers ou son dlgu sont inscrits au registre de la

population sensu stricto.Il en va de mme des trangers ayant acquis, en Belgique,le statut de rsident de longue dures C.E.

3. Chaque commune tient galement un registre dattentedans lequel sont inscrits au lieu o ils ont tabli leurrsidence principale (voir IIme partie), les trangers qui

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introduisent une demande d'asile et qui ne sont pas inscrits un autre titre dans les registres de la population (sousrserve des cas de dissociation du lieu dinscriptionobligatoire et de la rsidence principale).

Lorsquun tranger qui a introduit une demande d'asile estradi des registres de la population, mais continue sjourner dans la commune, il est inscrit au registredattente.

En vertu de l'arrt royal du 7 mai 2008 fixant certainesmodalits d'excution de la loi du 15 dcembre 1980 surl'accs au territoire, le sjour, l'tablissement etl'loignement des trangers (Moniteur belge du 13 mai2008): le citoyen de l'Union europenne, qui demandeauprs de la commune une attestation d'enregistrement

(vise l'article 42, 2, de la loi du 15 dcembre 1980 surl'accs au territoire, le sjour, l'tablissement etl'loignement des trangers) est immdiatement inscrit parla commune, sans contrle de rsidence pralable, dans leregistre d'attente l'adresse dclare, en attendant qu'ilsoit procd au contrle de rsidence (Voir Partie II,Section II).

4. Certaines catgories d'trangers bnficiant d'un droit ausjour en Belgique ne sont pas soumises aux modalits

d'inscription des trangers ordinaires.

- Les diplomates et les personnes jouissant d'immunitsanalogues celles du corps diplomatique, entre autres, sontdispenss d'inscription dans les registres de la population(cfr. l'article 19 de l'arrt royal du 16 juillet 1992 relatif auxregistres de la population et au registre des trangers). Ils'agit en particulier de la catgorie vise l'article 1 er del'arrt royal du 30 octobre 1991 relatif aux documents desjour en Belgique de certains trangers (Moniteur belge du17 dcembre 1991).

- Le personnel militaire du SHAPE et de l'OTAN ne doit pasnon plus tre inscrit dans les registres de la population (cfr.les circulaires des 10 mars 1967 et 21 mai 1968 du Ministrede la Justice). Par contre, les membres du personnel civil duSHAPE et de l'OTAN et les personnes qui sont leur chargeet celles qui sont la charge du personnel militaire sontsoumis aux formalits en matire d'enregistrement des

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trangers et doivent par consquent tre inscrits dans lesregistres de la population.

- De mme, les fonctionnaires et autres agents trangers desquatre institutions de l'Union europenne (Parlement,

Conseil des Ministres, Commission, Comit conomique etsocial)ainsi que les membres de leur famille vivant leurcharge (pour autant qu'ils ne se trouvent pas inscrits leurinitiative dans les registres de la population) font l'objetd'une mention dans les registres de la population. (cfr. lesarticles 1er; 7 2, 11 et 12 de l'arrt royal du 16 juillet1992 relatif aux registres de la population et au registre destrangers). Cette mention a valeur d'inscription dans lesregistres de la population. Voir ci-aprs au point 110.

- Enfin, les autres trangers qui ne sont pas soumis aux

formalits d'enregistrement des trangers ordinaires telsque viss aux articles 2 et 3 de l'arrt royal du 30 octobre1991 prcit font l'objet d'une mention dans les registresde la population, cette mention tant toutefois distincte decelle des fonctionnaires et autres agents trangers desquatre institutions des Communauts europennes. Voirplus loin au point 111.

Les modalits d'enregistrement des diffrentes catgoriesd'trangers privilgis seront prcises au chapitre VI.

Remarque:Les tudiants belges qui auparavant n'ont jamais tinscrits dans le Royaume ou qui ont quitt le Royaumedepuis plus de 5 ans, ne sont en principe pas inscrits dansles registres de la population condition qu'ils rsidentuniquement en Belgique, titre temporaire afin d'y faireleurs tudes. Toutefois, s'ils en font la demande, ilspeuvent tre inscrits dans les registres de la population dela commune dans laquelle ils rsident effectivement.

5. Les registres de la population sont tenus obligatoirementsous la forme de fiches classes alphabtiquement. Latenue des registres accessoires tels qu'ils taient prvus parles anciennes instructions gnrales du 19 mars 1981 estfacultative (index alphabtique, fichier d'habitation, registredes entres, registre des sorties, registres des naissances etdes dcs survenus dans une autre commune).

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Sous certaines conditions et sur demande expresse, lescommunes peuvent tre dispenses de tenir les registres dela population sous format papier (voir point 12).

Les moyens informatiques actuels, le cas chant l'intervention du Registre national, permettent de rpondreaux besoins qui justifiaient dans le pass la tenue de cesregistres accessoires.

6. Sur le plan matriel, tous les Belges et tous les trangerssont repris dans un seul fichier alphabtique, sous rservedes dispositions relatives au registre dattente et de lancessit dapposer un signe distinctif relatif au droit desjour sur les fiches des trangers qui ne sont pas admis ou

autoriss stablir dans le Royaume.

7. La tenue des registres de la population est dans lesattributions du collge communal / collge des bourgmestreet chevins. L'Officier de l'tat civil, charg de faireobserver exactement tout ce qui concerne la tenue desregistres, est de ce fait directement responsable du respectde la rglementation y affrente. Il est galementresponsable de la transmission des informations au Registrenational des personnes physiques, conformment aux

articles 3 et 4 de la loi du 8 aot 1983 organisant unRegistre national des personnes physiques et des arrtsd'excution de celle-ci. Le Collge dsigne les membres dupersonnel chargs de la tenue des registres de lapopulation.

Le service de la population est ouvert chaque jour ouvrable.Dans un but de meilleur service la population, il estsouhaitable que le service de la population puisse treouvert en dehors des heures normales de travail et lesamedi.

8. Pour les prsentes instructions gnrales, les registres de lapopulation viss larticle 1er, 1er, 1de la loi du 19 juillet1991 relative aux registres de la population, aux cartesdidentit, aux cartes d'tranger et aux documents de sjouret modifiant la loi du 8 aot 1983 organisant un Registrenational des personnes physiques, sintitulent les 'registres'.

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9. Les registres doivent tre constamment tenus jour.

Il incombe l'administration communale de prendre toutesles mesures d'organisation qui s'imposent en vue d'assurer

d'une manire permanente la rectification des situations dersidence, de procder aux inscriptions et radiations d'officencessaires et de laisser constater les infractions par lapolice (article 7 de la loi du 19 juillet 1991).

La rectification et la mise jour des autres informationsconcernant les personnes inscrites doivent tre effectuesen permanence.

10. Le fait qu'une commune fasse appel au service du Registre

national ou un centre informatique agr ne la dispense,en aucun cas, de l'obligation de tenir ses registres jour.

11. Ladministration communale conserve lensemble desdocuments et des supports informatiques relatifs auxregistres de la population pendant un dlai minimum decinq annes. Ce dlai de cinq ans ne fait pas obstacle laconservation des documents pendant une dure suprieure,en application dautres instructions.

12. La commune souhaitant obtenir une dispense de tenirmatriellement les fiches de population modle 1 doitintroduire une demande de dispense dment signe etmotive auprs du Ministre de lIntrieur (Direction gnraleInstitutions et Population Rue des Colonies, 11 1000BRUXELLES). Elle joint sa demande la feuille derenseignements conforme au modle ci-aprs, dmentcomplte. Les moyens informatiques mis en uvre en lieuet place du fichier papier doivent y tre clairement prciss.

Compte tenu des informations communiques par lacommune, le Ministre de lIntrieur dcide doctroyer ou derefuser la dispense de tenue jour matrielle des fiches depopulation modle 1. Cette dcision est rendueconformment aux dispositions de larticle 15 de larrtroyal du 16 juillet 1992 relatif aux registres de la populationet au registre des trangers.

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Le Ministre peut, pralablement cette dcision, solliciterdes renseignements complmentaires concernant lune oulautre des rubriques de la feuille de renseignements ou, sincessaire, dlguer un ou plusieurs fonctionnaires dudpartement habilits inspecter les registres de la

population pour recueillir sur place lesdites informations.

Lintroduction dune demande laisse entire lobligationlgale de tenir matriellement les fiches de population.

La dispense de tenir jour matriellement les fiches depopulation (modle 1) nest accorde par le Ministre delIntrieur ou son dlgu (le fonctionnaire dirigeant de laDirection gnrale Institutions et Population) qu lacondition que les moyens informatiques mis en placepermettent une consultation immdiate et une mise jour

des dossiers, assurant une scurit ncessaire contre toutedestruction ou dgradation des informations et permettentun fonctionnement continu du service de la populationmme en cas dincident technique.

La continuit du service population implique la mise enuvre de moyens informatiques tels que la consultation desdonnes du fichier de la population et la dlivrance desdocuments (certificats et extraits) se fondant sur cesdonnes doivent tre possibles tout moment comme cestle cas lorsque la commune dispose dun fichier de la

population sur papier.

Cependant, le systme automatis pour la population doit tre compatible avec le systme automatis destin ltat civil .

Le rseau utilis pour la connexion au Registre nationalpeut tre le mme. Il est toutefois recommand pour laconnexion au systme local de disposer dun autre typedaccs.

En ce qui concerne la mise jour des donnes, cettedernire ne peut tre interrompue pour une duresuprieure 48 heures. Si tel tait le cas, des dispositionsdoivent tre prises afin dassurer un enregistrementmanuel temporaire de ces mises jour.

La sauvegarde des donnes enregistres dans le fichier depopulation doit tre assure de manire journalire. Les

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mesures physiques de protection du systme informatiqueet de ses accessoires contre le vol, lincendie, ladgradation doivent tre optimales.

La dispense de la tenue matrielle des fiches de population

est lie au systme utilis par la commune, conformmentaux dispositions de larrt ministriel accordant laditedispense.

Ds lors, la commune est tenue de communiquer auMinistre de lIntrieur toute modification dans le systmeinformatique existant au moment de loctroi de la dispense,que cette modification porte sur le matriel, le logiciel, lesliaisons ou le systme de sauvegarde.

Le Ministre ou son dlgu dcidera sur la base des

informations communiques si la dispense peut-tremaintenue.

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FEUILLE DE RENSEIGNEMENTS(MODLE)

Demande de dispense de la tenue jour des fichesde population

FEUILLE DE RENSEIGNEMENTS

- - - - - - - - - - - - -

(Article 15 de lA. R. du 16 juillet 1992)

1. Identification du demandeur :

Nom de la commune : Code postal :

Code I.N.S. :

2. Identification du matriel / du logiciel :

a) Type de configuration du matriel (mainframe, mini,PC.) :

b) Logiciel :

b.1. Dans le cas dune unit de traitement dans la commune

nom et coordonnes du fournisseurinformatique :

numro de lattestation dlivre par le Ministre delIntrieur au fournisseur :

dnomination de lapplication population ;

type du logiciel systme (UNIX, WINDOWS,NT..) :

b.2. Dans le cas dun traitement via un centre sous-rgional

nom du centre sous-rgional :

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c) Existe-t-il un fichier local ?

d) Si oui, la mise jour du fichier local se fait-elle sur la

base du dossier binaire.

e) Utilisez-vous un systme de clefs fixes ou de clefsvariables pour les transactions avec le Registre national ?

3. Liaison :

a) Par quel rseau accdez-vous au Registre national ?(ligne loue, DCS, PUBLILINK, C-NET)

b) Comment seffectueront les mises jour du Registrenational en cas de coupure du systme local et au moyen decombien de terminaux (PC) ?

c) Comment seffectueront les consultations du Registrenational en cas de coupure du systme local et au moyen decombien de terminaux (PC) ?

4. Protection :

a) Quelles sont les mesures de protection prvuescontre la dgradation ou la perte de donnes de vosregistres de population ?

matrielles :

logicielles :

autres :

b) Quand et quelle frquence les copies de scurit(back-up) du fichier local sont-elles prises ?

c) Qui a la responsabilit de faire ces copies descurit ?

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d) O sont conserves les copies de scurit du fichierlocal ?

e) Combien de gnrations de copies de scuritconserve votre administration ?

5. Responsabilit :

a) Qui est le fonctionnaire communal dsign commeresponsable du fichier automatis ?

b) Qui peut tre contact par nos services pour obtenirplus dinformations relatives la prsente demande et pourconvenir de la date de la visite sur place ?

6. Lapplication Etat civil est-elle automatise ?

Dans laffirmative, par quel fournisseur informatique ?

Si dapplication :- Y a-t-il une communication entre lapplication population automatise et lapplication Etat civil automatise ?

En dautres termes, les donnes qui sont ncessaires lapplication population sont-elles reprises automatiquementde lapplication Etat civil c'est--dire que les donnesconcernant une mme personne doivent tre introduites une seulefois?

7. Certifi exact:

Date :

Sceau communal :

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Pour le collge communal / collge des bourgmestre etchevins :

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2) Les fiches constituant les registres.

13. Sous rserve de la dispense mentionne au point 12, lescommunes doivent tenir un registre papier .

. Les fiches constituant les registres sont de format DIN A5(148 x 210 mm.) dont le modle est repris au n 61. Si lenombre d'informations l'exige, une fiche complmentaireest jointe la premire. Le Registre national n'imprimantplus les fiches RN I destines aux communes, celles-cidoivent les imprimer elles-mmes le cas chant.

Chaque fiche est destine l'inscription d'un habitant. Lafiche tablie au nom de la personne de rfrence dumnage mentionne les personnes qui font partie de ce

mnage.

Si une donne relative un habitant doit tre actualise, lafiche tablie son nom est remplace par une nouvellefiche adapte. Si la modification a une incidence sur uneautre fiche de population, celle-ci doit galement treremplace dans les mmes conditions.

Si un mnage est radi pour une autre commune, la ficheou les fiches de population est (sont) retire(s) duclassement et archive(s).

Il en est de mme en cas de dcs, de radiation d'office oude dpart pour l'tranger.

3) Notions lmentaires.

14. Dans le cadre des instructions gnrales, il y a lieu de tenircompte des notions lmentaires suivantes.

a)Rsidence principale.

La rsidence principale est, soit le lieu o viventhabituellement les membres d'un mnage compos deplusieurs personnes, unies ou non par des liens de parent,soit le lieu o vit habituellement une personne isole.

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La dtermination de la rsidence principale se fonde sur unesituation de fait, c'est--dire la constatation d'un sjoureffectif dans une commune durant la plus grande partie del'anne.

Cette constatation s'effectue sur la base de diffrentslments, notamment le lieu que rejoint l'intress aprsses occupations professionnelles, le lieu de frquentationscolaire des enfants, le lieu de travail, les consommationsen lectricit, eau, gaz et les frais de tlphone, le sjourhabituel du conjoint ou des autres membres de la famille.

Il y a lieu de considrer comme rsidence principale le lieu o la personne

concerne dispose effectivement d'une habitation, qu'il apparat habiter

effectivement et qu'il occupe dans l'intention d'y tablir sa rsidenceprincipale, c'est--dire, d'en faire la rsidence partir de laquelle il prend

part la vie sociale, o il se retire pour sa vie prive, o se situe le centrede sa vie familiale et o, s'il exerce une activit l'extrieur, il revientrgulirement aprs sa tche quotidienne et y rside habituellement

(Conseil d'Etat, LAMBRECHTS, n 28.317, 30 juin 1987; Conseil d'Etat,

FRANCOIS, n 37.576, 10 septembre 1991; Conseil d'Etat,

PANHUYZEN, n 52.415, 22 mars 1995; Conseil d'Etat, SMEERS etautres, n 60.752, 4 juillet 1996; Conseil d'Etat DE VLIEGHERE et autres,

n 81.422, 29 juin 1999; Conseil d'Etat, VAN DEN BOGAERT et autres,

n 82.258, 14 septembre 1999).

Aucun refus d'inscription titre de rsidence principale ne

peut tre oppos pour des motifs de scurit, de salubrit,d'urbanisme ou d'amnagement du territoire. Si deslgislations et rglementations particulires en ces matiresn'ont pas pour effet de modifier les principes rgissantl'inscription dans les registres, une procdure spcialed'inscription est toutefois prvue consistant en uneinscription provisoire permettant, sous certaines conditions,une remise en cause de la situation de rsidence, sans lserles personnes concernes des droits attachs l'inscriptiondans les registres durant la priode prcdant une dcisionadministrative ou judiciaire.

La seule intention manifeste par une personne de fixer sarsidence principale dans un lieu donn n'est pas suffisantepour justifier dans le chef de l'administration communaleconcerne l'inscription titre de rsidence principale. Demme, le refus d'accomplir les formalits d'inscription oul'intervention d'un tiers (refus du propritaire de l'immeuble

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par exemple) ne peuvent remettre en cause la constatationde la ralit de la rsidence.

La rsidence principale n'est pas modifie par une absencetemporaire.

b) Mnage.

Le mnage est constitu, soit par une personne vivanthabituellement seule, soit par deux ou plusieurs personnes,qui unies ou non par des liens de parent, occupenthabituellement un mme logement et y vivent en commun.

Il y a lieu de signaler que dans la version nerlandaise del'article 3 de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres

de la population, on utilise le terme "huishouden" au lieude "gezin". Bien que le terme "huishouden" sembleobsolte, le but en utilisant celui-ci tait d'insister sur le faitqu'il n'tait aucunement ncessaire qu'il y ait des liensfamiliaux entre les diffrents membres du mnage. Despersonnes non-apparentes peuvent galement constituerun mnage.

Ainsi, les salaris qui rsident habituellement au domicile deleur employeur font partie de son mnage.

L'ensemble des membres d'une communaut religieuserunis dans une mme maison constitue un mnage; il enest de mme pour les militaires runis dans une caserne etqui n'ont conserv ailleurs ni mnage, ni foyer.

Les personnes admises dans les maisons de repos formentun mnage si elles y ont leur rsidence principale.

Le fait d'avoir une vie commune doit tre considr commele critre dcisif pour dterminer si des personnesconstituent ou non un mnage. Ce critre peut tre cern

grce des lments de fait tels que par exemple: ladisposition des lieux (utilisation commune de la cuisine, dela salle de bain, ) et les factures de tlphone etd'Internet, relevs de consommation nergtiques (unefacture pour la mme maison). La notion de mnage ausens des prsentes instructions ne peut tre ni dduite, niinfluence par l'obtention ou non de certains avantagessociaux.

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Au sens des instructions de population, "vivre en commun"signifie partager un logement unique, sans prjuger de liensaffectifs ou financiers.

L'absence de vie commune se traduit par la constatationqu'une personne constitue un mnage isol. L'intressconstitue un mnage isol si plusieurs lments de fait ledmontrent (exemple: l'intress dispose d'une cuisine oud'une salle de bain spare, l'intress peut prsenter desfactures spares pour les dpenses de tlphone,d'Internet et/ou les consommations nergtiques,l'intress peut dmontrer par le biais d'un bail enregistrqu'il loue une partie de l'habitation des autres occupants, ily a des entres spares, des sonnettes et des botes auxlettres spares). C'est surtout la prsence d'une cuisine

et d'une salle de bain spares qui est prpondrante. Siseul un des lments de fait susmentionns est constat,cela ne suffit pas pour considrer l'intress comme unmnage isol; il appartient la commune de s'assurer queles lments de fait susmentionns sont effectivementprsents ou non et si ils sont effectivement utiliss. Raisonpour laquelle il est galement indiqu de mentionner dansle procs-verbal de l'enqute visant dterminer larsidence relle sur la base de quels lments parmi ceuxprcits, on a estim que les habitants concernsconstituent un mnage distinct (voir modle de formulaire

au point 81).

Si sur la base des lments de fait susmentionns, il estconstat que l'habitation se compose de plusieurs unitsd'habitation spares, la commune est tenue de prvoir un(des) numro(s) d'habitation supplmentaire(s).

Appliqu certaines nouvelles formes d'habitat, telles quenotamment "l'habitat kangourou", cela signifie que chaquesituation de rsidence doit tre examine sparment par

la commune.Les lments de fait susmentionns doivent clairementmontrer si l'habitation concerne se compose oui ou non deblocs d'habitation spars et constitue bien un ensemble.

Les principes susmentionns ne s'appliquent pas en casd'occupation d'un logement collectif tel que vis l'article1er, 6, du Code wallon du Logement du 29 octobre 1998

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(Moniteur belge du 4 dcembre 1998), dont le bailleur esttitulaire d'un permis de location.Le cas chant, les occupants des diffrentes units delogement sont considrs comme des mnages distinctsmais ils sont tous inscrits au mme numro d'habitation.

Par la prsente, il y a lieu de signaler que ce logementcollectif, comme tout logement, doit satisfaire auxexigences imposes par l'article 10 du Code wallon duLogement (respecter les critres de salubrit, respecter lesrglements communaux en matire de salubrit et lesrglements en matire de scurit incendie, garantirl'inviolabilit du domicile et le respect de la vie prive etprendre en considration les dispositions applicables enmatire d'amnagement du territoire et d'urbanisme). Ence qui concerne l'inviolabilit du logement et le respect dela vie prive, le Gouvernement wallon a impos les

obligations suivantes au bailleur d'un logement collectif1

:1 les accs au btiment ainsi qu' chaque unit delogement doivent tre munis de portes fermant clef. Lelocataire doit tre mis en possession des clefs, en doubleexemplaire, ncessaires en vue d'accder au btiment etaux parties qu'il occupe titre individuel;2 l'accs chaque pice d'habitation usage individueld'un mme mnage doit pouvoir se faire sans devoirpasser par une pice d'habitation usage individuel d'unautre mnage;3 tout W-C., toute salle d'eau, toute salle de bains doit

pouvoir tre ferm clef, sauf s'il s'agit d'un logementindividuel et si, en cas de btiment comportant plusieurslogements, les locaux dont question ne sont accessiblesqu'au mnage occupant ce logement;4 des sonnettes individuelles doivent tre prvues l'entre principale du btiment, de faon ce que chaquemnage puisse tre directement appel;5 chaque mnage doit disposer d'une bote aux lettresfermant cl.Toutefois, les conditions susmentionnes ne s'appliquentpas aux logements situs dans le btiment o le bailleur a

tabli sa rsidence principale et qui sont lous ou mis enlocation deux mnages au plus, pour autant que lenombre total doccupants des biens lous ne dpasse pasquatre personnes (article 9, alina 2, du Code wallon duLogement).

1 Article 2, 1er de l'Arrt du 3 juin 2004 du Gouvernement wallon relatifau permis de location (Moniteur belge du 16 septembre 2004).

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Les principes prcits ne s'appliquent pas non plus en casd'occupation d'un 'logement collectif' tel que vis l'article1er, 5, de l'Arrt du 4 septembre 2009 du Gouvernementde la Rgion de Bruxelles-Capitale dterminant lesexigences lmentaires en matire de scurit, de

salubrit et d'quipement des logements (Moniteur belgedu 19 septembre 2003).Dans ce cas, les occupants des diffrentes units delogement sont galement considrs comme des mnagesdistincts mais ils sont tous inscrits au mme numrod'habitation.Comme tout logement, le logement collectif doit rpondreaux normes minimales en matire de scurit, de salubritet d'quipement, telles que celles-ci sont imposes parl'Arrt susmentionn du 4 septembre 2003 duGouvernement de la Rgion de Bruxelles-Capitale. Les

articles 4 et 5 de cet arrt comprennent des normesspciales auxquelles doivent satisfaire les logementscollectifs, et ce notamment dans le cas o ceux-cidisposent d'un point de puisage d'eau potable commun,d'un point de puisage d'eau chaude sanitaire commun,d'un WC commun, d'un compteur commun, d'une cuisinecommune.

Les principes susmentionns ne s'appliquent pas non plusdans le cas d'appartements superviss', tels que dcritsdans le Code flamand de l'amnagement du territoire du 15

mai 2009 (Moniteur belge du 20 aot 2009). Le cas chant,les occupants de l'unit d'habitation subordonne sonttoujours considrs comme constituant un mnage distincttandis que ceux-ci sont inscrits au mme numrod'habitation que les occupants de l'unit d'habitationprincipale (et ce, moyennant ajout du code "appartementsupervis dans le TI 140 du dossier des occupants del'habitation subordonne). Il n'est question d'appartementssuperviss que quand il est satisfait aux conditions ci-aprs:

a) une unit d'habitation subordonne est cre dans

une habitation existante;b) l'unit d'habitation subordonne constitue unensemble physique avec l'unit d'habitation principale,c) l'unit d'habitation subordonne, sans compter lesespaces partags avec l'unit d'habitation principale,constitue au maximum un tiers du volume deconstruction de la totalit de l'habitation,

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d) la cration d'une unit d'habitation subordonne alieu en vue de la domiciliation :

1) soit de maximum deux personnes ges, dans lesens des dcrets coordonns du 18 dcembre 1991 relatifsaux dispositions en faveur des personnes ges,

2) soit de maximum deux personnes ncessitant dessoins, comme des personnes handicapes, despersonnes entrant en ligne de compte pour uneprise en charge par l'assurance dpendanceflamande, ainsi que des personnes ayant besoind'aide pour pouvoir continuer habiter dans leurenvironnement habituel,

e) la proprit ou du moins, la nue-proprit des unitsd'habitation principale et subordonne repose chez lemme titulaire ou les mmes titulaires

La dtermination du caractre collectif dun logement estune comptence exclusivement rgionale. Il ne revientdonc ni aux inspecteurs de quartier, ni aux inspecteurs depopulation de statuer sur cette question.

Afin dviter toute utilisation abusive de cette exception,un logement collectif ne sera reconnu comme tel que surbase dun permis de location (Rgion wallonne) ou duneattestation ou certificat de conformit (Rgion bruxelloise)tablissant expressment que limmeuble rpond aux

conditions urbanistiques rgionales pour tre acceptcomme logement collectif.

Si les conditions requises pour pouvoir parler dunlogement collectif ou dappartements superviss ne sontpas strictement remplies, les personnes concernesdoivent doffice tre inscrites comme faisant partie dunmme mnage. Ces conditions sont dinterprtationrestrictive puisquil sagit dune exception la rglegnrale mentionne ci-dessus.

La personne ou le mnage inscrits une adresse derfrence constituent un mnage distinct de celui de la

personne ayant marqu son accord sur cette inscription.

Cette rgle s'applique galement en cas d'inscription enadresse de rfrence l'adresse d'un centre public d'actionsociale ou de l'tablissement dsign par le Ministre de laDfense nationale pour les forces armes belgesstationnes l'tranger ou en cas d'inscription en adressede rfrence l'adresse d'une personne morale qui a dans

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son objet social le souci de dfendre les intrts desgroupes de population nomade.

c) Foyer

Une personne dispose d'un foyer lorsque personne d'autre(sauf d'ventuels membres du mnage de l'intress) n'estinscrit l'adresse laquelle l'intress est inscrit dans lesregistres. Il faut aussi que l'intress y conserve des intrtssuffisants (propritaire ou locataire d'un logement nonoccup).

d) Personne de rfrence du mnage

La personne de rfrence est le membre du mnage qui esthabituellement en contact avec l'administration pour lesaffaires concernant le mnage.

La pratique visant encore utiliser l'expression "chef demnage" dans les documents officiels destins au public,notamment dans les formulaires que les administrsdoivent complter, est proscrire.

On ne peut dsigner qu'une seule personne de rfrence

par mnage. Lorsqu' l'gard de l'administrationcommunale, le mnage ne dsigne aucun de ses membrescomme personne de rfrence, il faut partir du principe quela personne qui a lgalement fait le dernier changementd'adresse est la personne de rfrence.

La personne de rfrence du mnage peut toujours tremodifie, condition que cette modification se fasse avecl'accord de la personne de rfrence prcdente.

e) Adresse de rfrence.

La notion d'adresse de rfrence est dfinie l'article 1er, 2, alina 2 de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registresde la population, aux cartes d'identit, aux cartesd'tranger et aux documents de sjour et modifiant la loi du8 aot 1983 organisant un Registre national des personnesphysiques.

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Par adresse de rfrence, il y a lieu d'entendre l'adressesoit d'une personne physique inscrite aux registres de lapopulation au lieu o elle a tabli sa rsidence principale,soit d'une personne morale, et o, avec l'accord de cette

personne physique ou morale, une personne physiquedpourvue de rsidence fixe est inscrite.

La personne physique ou la personne morale qui acceptel'inscription d'une autre personne titre d'adresse derfrence s'engage faire parvenir celle-ci tout courrierou tous les documents administratifs qui lui sont destins.

Cette personne physique ou cette personne morale ne peutpoursuivre un but de lucre. Cela ne signifie toutefois pasqu'aucune indemnit ne peut tre demande. Si une

indemnit est demande en contrepartie d'une inscription une adresse de rfrence, celle-ci ne peut en aucun castre suprieure aux frais supplmentaires engendrs parune telle inscription (article 20, 5, de l'arrt royal du 16 juillet 1992 relatif aux registres de la population et auregistre des trangers, modifi par l'arrt royal du 23 juin2008 (Moniteur belge du 16 juillet 2008).

S'il s'agit de l'adresse d'un mnage, l'accord doit maner dela personne de rfrence dudit mnage. Une adresse posterestante ne constitue pas une adresse de rfrence. Il en

est de mme d'une simple bote postale dans un immeubleo personne ne prendra en charge le courrier ventuel.

En d'autres termes, la fixation d'une adresse de rfrencesuppose non seulement l'accord de la personne inscrite cette adresse, mais encore l'assurance de l'intervention decelle-ci pour relever le courrier et le transmettre sondestinataire. Il s'agit obligatoirement de l'adresse d'unepersonne physique sauf, s'il chet, pour les groupes depopulation nomades (cf.. numro 112), pour le personnelmilitaire et civil des forces armes en garnison l'tranger

(cf le numro 109) et les personnes qui par suite de manquede ressources suffisantes n'ont pas ou n'ont plus dersidence (cf le numro 113).

L'inscription en adresse de rfrence est limite l'adressespcifie dans la demande et dans l'accord. En cas dechangement de la personne acceptant l'adresse derfrence, une nouvelle demande doit tre introduite.

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En ce qui concerne le formulaire de demande utiliser, lapossibilit pour la commune de demander des picesjustificatives et la rsiliation de l'adresse de rfrence (voirplus loin au point 98, I).

La possibilit d'une inscription en adresse de rfrence eststrictement limite aux personnes mentionnes ci-aprs :

1 les personnes qui sjournent en demeure mobile (voirau point 112);

2 les personnes absentes pour moins d'un an en raisonde voyage d'tudes ou d'affaires en dehors de lacommune et les membres de son mnage ;

3 les membres du personnel civil et militaire des Forcesarmes en garnison l'tranger et leur mnage, de

mme que les membres du personnel des services depolice absents du Royaume pour plus d'un an, qui soitaccompagnent le personnel militaire et civil des forcesbelges stationnes en Rpublique fdrale d'Allemagneou dans un autre pays, soit exercent une fonctionspcifique l'tranger et les membres de leur mnage;

4 les membres du personnel diplomatique ou consulaireet leur mnage ;

5 les cooprants qui sont envoys en mission decoopration et leur mnage ;

6 les personnes n'ayant pas ou plus de rsidence en

raison du manque de ressources suffisantes (voir aupoint 113);

7 les tmoins menacs l'gard desquels la Commissionde protection des tmoins a octroy des mesures deprotection spciales (voir au point 114).

f) Demeure mobile.

Par "demeure mobile", il convient d'entendre les bateaux,roulottes, caravanes (ce terme visant une remorque

destine tre tracte par un vhicule) ou un autre abrianalogue.

Il y a lieu d'exclure de la notion prcite les caravanesrsidentielles (ces termes dsignant des demeures nonconues et non quipes pour tre tractes sur la voiepublique par un vhicule) fixes ou non au sol. Il en est demme des roulottes qui sont supportes par une installation

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incorpore au sol ou ancre celui-ci et qui ont parconsquent perdu leur caractre de mobilit.

g) Cohabitation lgale.

La cohabitation lgale est rgle par les articles 1475 et1479 du Code civil, insrs par la loi du 23 novembre 1998instaurant la cohabitation lgale (Moniteur belge du 12janvier 1999).

Le lgislateur a ainsi voulu donner la possibilitdofficialiser des situations de cohabitations de fait pourgarantir aux cohabitants une certaine scurit juridique.

Par cohabitation lgale, il y a lieu dentendre la situation de

vie commune de deux personnes ayant fait une dclarationde cohabitation lgale auprs de lOfficier de ltat civil dudomicile commun.

Le statut de la cohabitation lgale, non assimilable unmariage cre toutefois des obligations et des droitsparticuliers.

Par le seul fait de la cohabitation lgale, les cohabitantslgaux contribuent aux charges de la vie commune enproportion de leurs facults.

De mme, toute dette contracte par lun des cohabitantpour les besoins de la vie commune et des enfants quilduque oblige solidairement lautre cohabitant.

Toutefois, celui-ci nest pas tenu des dettes excessives eugard aux ressources des cohabitants.

Les articles 215, 220, 1er et 224, 1er du Code civilsappliquent au statut de cohabitation lgale.

Ladite dclaration est faite au moyen dun crit, remiscontre rcpiss lOfficier de ltat civil, qui contient lesinformations suivantes :

1 la date de la dclaration ;2 le nom, les prnoms, lieu et date de naissance et la

signature des deux parties;3 le domicile commun ;

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4 la mention de la volont des parties de cohabiterlgalement ;5 la mention de ce que les deux parties ont pris

connaissance pralablement du contenu des articles1475 1479 du Code civil rglant le statut de

cohabitation ;6 le cas chant, la mention de la convention vise larticle 1478 du Code civil que les parties ontconclue ( savoir : la convention passe en la formeauthentique devant notaire conclue entre les parties,en vue de rgler subsidiairement la loi lesmodalits de leur cohabitation lgale).

LOfficier de ltat civil vrifie si les deux parties satisfontaux conditions lgales rgissant la cohabitation lgale etacte, dans laffirmative, la dclaration dans le registre de la

population.

Le dpt de la dclaration de cohabitation lgale supposeque les deux parties possdent la capacit juridique decontracter et ne soient pas lies par un mariage ou par uneautre cohabitation lgale. La dclaration de cohabitationlgale doit tre faite auprs de l'Officier de l'tat civil dudomicile commun.

Par 'domicile commun', on entend en principe 'le lieu o lesdeux parties ont effectivement tabli leur rsidence

principale', ce qui implique que les intresss sont tous lesdeux inscrits la mme adresse dans les regisres de lapopulation au moment de la dclaration de cohabitationlgale. Lors de l'introduction de la cohabitation lgale dansle registre de la population (TI 123), un contrle (TI 001 etTI 020), vrifiant si l'adresse des deux cohabitants estidentique, est ds lors effectu (cf. la circulaire du 1er

dcembre 1999 du service Registre national (publie auMoniteur belge du 7 dcembre 1999)).

Lorsqu'un tranger et un Belge ou deux trangers

souhaitent conclure une cohabitation lgale, il y a lieud'appliquer les articles 59, deuxime alina, et 60, premieralina, de la Loi du 16 juillet 2004 portant le Code de Droitinternational priv, qui prvoient que pour qu'une relationde vie commune soit enregistre en Belgique, les partiesdoivent avoir une rsidence habituelle commune enBelgique au moment de la conclusion de cette relation devie commune. Selon l'article 4, 2, 1, du Code de droit

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international priv, la "rsidence habituelle" doit secomprendre comme: "le lieu o une personne physiques'est tablie titre principal, mme en l'absence de toutenregistrement et indpendamment d'une autorisation desjourner ou de s'tablir; pour dterminer ce lieu, il est

tenu compte, en particulier, de circonstances de naturepersonnelle ou professionnelle qui rvlent des liensdurables avec ce lieu ou la volont de nouer de tels liens".

L'Officier de l'tat civil ne peut faire mention au registre depopulation de la dclaration de cohabitation lgale que siles intresss ont leur domicile commun en Belgique.

En vertu de la loi du 25 mars 2003, la cohabitation lgaleest devenue une information lgale au Registre national.

La cohabitation lgale cesse lorsqu'une des deux parties semarie ou dcde ou lorsqu'il est mis fin la cohabitationlgale, soit de commun accord par les cohabitants, soitunilatralement par l'un des cohabitants et ce, au moyend'une dclaration faite auprs de l'Officier de l'tat civil etqui sera notifie l'autre cohabitant par un huissier dejustice (dans ce dernier cas, la date de la notification doittre considre comme la date de la cessation).

Le changement d'adresse ne met pas fin au rgime de lacohabitation lgale; les communes sont invites attirer

l'attention du citoyen lors de la dclaration de changementd'adresse.

En cas de cessation de la cohabitation lgale (qui doit sefaire en respectant les formalits dcrites l'article 1476,2, du Code civil), lOfficier de ltat civil acte la cessationde la cohabitation lgale dans le registre de la population.

L'Officier de l'tat civil belge ne peut faire mention de lacessation de la cohabitation lgale aux registres depopulation que lorsque la dclaration de la cohabitation

lgale concerne a galement t mentionne aux registresde population en Belgique.

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Chapitre II. - Les informations mentionnes dansles registres de population.

15. Les informations mentionnes dans les registres de populationsont fixes explicitement par l'arrt royal du 16 juillet 1992dterminant les informations mentionnes dans les registresde la population et dans le registre des trangers. Lesinformations vises aux ns 16 44 concernent tant lesBelges que les trangers. Les informations vises aux ns

45 60 concernent exclusivement les trangers.

Toute modification ou rectification d'une des informationsnumres ci-aprs doit indiquer la date laquelle

l'information modifie ou rectifie est prise en considration(par exemple l'tat de mari remplaant l'tat de clibatairedoit notamment mentionner la date du mariage).

Il est recommand de toujours mentionner, chaque foisqu'ils sont connus, le numro de tout acte d'tat civil et lelieu (la localit et ventuellement le pays), o celui-ci a tpass ou transcrit. Pour les dcisions judiciaires etadministratives, l'autorit qui a pris la dcision et la date decelle-ci doivent toujours tre mentionnes.

Dans l'apprciation de la validit des informations relativesaux trangers, il y a lieu de se rfrer aux rgles de droitinternational priv qui figurent notamment da ns la loi du16 juillet 2004 portant le Code de droit international priv(M.B. du 27 juillet 2004).

- Le nom et les prnoms.

16. L'information reprend le nom patronymique, tous lesprnoms et le titre de noblesse.

A la demande expresse de l'intress, le pseudonyme peuttre mentionn.

Il faut veiller reprendre l'orthographe exacte des nom defamille et prnoms: c'est--dire que, pour les Belges et pour

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les trangers qui sont ns en Belgique, il y a lieu dereprendre le nom de famille et les prnoms qui figurentdans l'acte de naissance. Il est noter qu'en cas decontradiction entre la mention dans l'acte de naissance del'intress et d'autres actes d'tat civil (acte de naissance

d'un enfant de cette personne, acte de mariage ou dedcs), c'est l'orthographe de l'acte de naissance qui faitfoi.

Pour les trangers ns l'tranger, les noms de famille etles prnoms doivent tre repris tels qu'ils figurent sur ledocument d'identit national (exemple: le passeport ou lacarte d'identit nationale).

Pour les trangers dont l'identit a t tablie sur la base desimple dclaration, la mention "(DECL.:)" doit figurer sur le

document de sjour. Pour ce faire, la commune encode lecode nom 105 463 ("Nom dclar") dans le TI 011(Pseudonyme) (cf. la circulaire du Service Registre nationaldu 24 novembre 2009).

Pour les trangers ns l'tranger dont les nom et prnomsont t enregistrs de la manire susmentionne dans lesregistres de la population, mais qui par aprs prsentent unacte belge de l'tat civil ou un passeport valable rcent avecla mention d'un(e) autre (orthographe) nom et/ou desprnoms, il y a lieu d'appliquer les dispositions du Code

international de droit priv afin de trancher si les nom et/ouprnoms mentionns dans les registres de la populationdoivent tre adapts. En cas d'ventuels problmesd'interprtation en la matire, la commune peut s'adresserau SPF Justice, Direction gnrale de la Lgislation et desLiberts et Droits fondamentaux, Service du Droit de laFamille et Etat civil (joignable par tlphone au numrognral 02/542 69 78 (F) ou 02/542 69 86 (N)). Dans ce cas,il y a lieu de prendre, galement, contact avec la CelluleFraude de l'Office des Etrangers. (A ce sujet, nous vousrenvoyons aux instructions de l'Office des Etrangers

concernant des demandes de rectification de donnesd'identit d'trangers au Registre national).

Pour les trangers qui sont devenus Belges par le biaisd'une naturalisation, les nom et/ou prnoms mentionnsdans les registres de population doivent tre adapts si leuracte de naturalisation (publi au Moniteur belge) devaitmentionner un autre nom et/ou d'autres prnoms.

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Le nom patronymique prcde les prnoms. Pour lespersonnes dont le nom patronymique n'est pas connu, lamention "nom inconnu" vient en lieu et place du nom. Tousles prnoms sont obligatoirement cits, en toutes lettres,

dans l'ordre de l'acte de naissance. Si le prnom usuel n'estpas le premier prnom, il est soit soulign, soit mentionnune seconde fois entre parenthses la suite des noms etprnoms.

Le titre de noblesse prcde normalement le nom (lexception du titre cuyer ).Il peut arriver exceptionnellement que le titre de noblessesoit intgr dans le nom et en fasse partie.

Le pseudonyme est un mode de dsignation adopt

librement pour se faire connatre dans la socit et n'aaucune valeur juridique. Le pseudonyme ne doit pas treconfondu avec le surnom familial figurant dans l'acte denaissance, qui fait partie intgrante du nom. (ex. : Moreaudit Moray)

La date prendre en considration pour la mention du nomde famille, des prnoms, du titre de noblesse est celle del'acte de naissance (ou de l'arrt royal concdant le titrede noblesse).Pour la mention du pseudonyme, il y a lieu de tenir compte,

le cas chant, de la date de la dclaration de la personneconcerne et de la prsentation des pices justificatives. Encas de contestation, le collge communal / collge desbourgmestre et chevins dcide si le pseudonyme peut trementionn.

Les modifications des noms de famille et prnoms (voir loidu 15 mai 1987 - Moniteur belge du 10 juillet 1987) et dutitre de noblesse et les rectifications des noms de famille etprnoms sont reprises la date laquelle elles sortent leurseffets juridiques (date de la transcription dans les registres

de l'tat civil de l'arrt royal relatif au changement de nomde famille, de l'arrt ministriel relatif au changement deprnoms, du jugement ou arrt rectifiant les noms defamille et prnoms, ou de l'arrt royal concdant unnouveau titre de noblesse).

- Le sexe.

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17. Le sexe doit tre mentionn tel qu'il figure l'acte denaissance. La date prendre en considration est celle del'acte de naissance.

Eventuellement, il est fait tat de la dcision judiciaireentranant une rectification de l'acte de naissance en ce quiconcerne le sexe. La date prendre en considration, pourcette dernire information, est celle de la mentionmarginale de la dcision judiciaire sur lacte de naissance.Pour ce qui concerne le Registre national, une telle dcisionentrane l'attribution d'un nouveau numro d'identificationau registre et l'annulation du numro d'identificationprcdent.

En cas de changement de sexe:

La loi du 10 mai 2007 relative la transsexualit (M.B.du 11 juillet 2007) constitue la base lgale de la procduredenregistrement dun changement de sexe. Cette loi estentre en vigueur le 1er septembre 2007.

Cette procdure se droule comme suit :- lOfficier de ltat civil de la commune dinscription reoitla dclaration motive de lintress ;- il tablit un acte portant mention du nouveau sexe ;- cet acte est inscrit au registre des naissances

lexpiration du dlai prvu (90 jours) en labsence derecours ;- mention du nouveau sexe est faite en marge de lacte de

naissance.

Les recours en la matire relvent des attributions dutribunal de premire instance ; le dispositif du jugement esttranscrit dans le registre des actes de naissance.

La date de linformation est celle de linscription de lacteau registre des naissances ou celle de la transcription du

jugement au registre des naissances (en cas de recours).

Le cas chant, lacte portant mention du nouveau sexe oulacte de transcription constatant le nouveau sexe estnotifi lOfficier de ltat civil de la commune denaissance, sous le couvert dun modle 7, afin que lenouveau sexe soit mentionn en marge de lacte denaissance.

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Pour davantage dinformations : il convient de se rfrer la circulaire du 4 septembre 2007 du Service Registrenational Type dinformation 004 : changement de sexe .

- Le lieu et la date de naissance.

18. Le lieu de naissance comprend le nom de la commune et lepays s'il s'agit d'une naissance l'tranger. Ladnomination du lieu et du pays, pour une naissance l'tranger, doit tre celle existant au moment de lanaissance (ex. : Leningrad-St Ptersbourg).

La date de naissance est celle reprise l'acte de naissanceet se compose toujours du jour, du mois et de l'anne.

Aucune date de naissance manifestement inexacte ne peuttre introduite - Ex. : 31 avril - 29 fvrier (sauf annebissextile).

Si la date de naissance est incomplte ou totalementindtermine, l'information peut reprendre, le cas chant,tout document ultrieur dclaratif d'une date de naissanceet ses rfrences (date, lieu, nature du document).

- La rsidence principale.

19 a) Cette information reprend le nom et le code INS de lacommune o la rsidence principale est fixe, la dated'inscription titre de rsidence principale, la dnominationde la voie publique, le code postal, le numro de l'immeubleet ventuellement le numro dindex.

Les modifications intervenant dans les lmentsd'identification de la rsidence principale sont mentionnesavec leurs dates de modification.

L'information relative la rsidence principale reprend, lecas chant, galement la mention du domicile lgal et larsidence principale fixe par le juge si celui-ci est distinctde la rsidence principale.

Par ailleurs, cette information reprend galement: l'adresseo l'intress rside temporairement en dehors de lacommune (ventuellement l'adresse de l'tablissement

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psychiatrique, de l'tablissement pnitentiaire ou dedfense sociale, etc... o il se trouve, sans mention du typed'tablissement), l'indication de la dclaration par laquelleune personne venant de l'tranger signale son intention defixer sa rsidence principale dans une commune du

Royaume ou dans la commune mme et sa date, ladclaration de changement de rsidence dans une autrecommune du Royaume et sa date, la dclaration dechangement de rsidence pour l'tranger et sa date.

L'ensemble des modifications intervenues dans la situationde rsidence et leurs dates font partie de l'information"rsidence principale" (inscription et radiation d'office par lecollge communal / collge des bourgmestre et chevins,radiation suite la perte du droit de sjour, inscription etradiation d'office en vertu d'une dcision du Ministre de

l'Intrieur ou de son dlgu, mutation intrieure, radiationpour une autre commune, radiation pour l'tranger,modifications de la rsidence principale suite un arrt duConseil d'Etat ou une dcision d'une autre juridiction inscription au registre des trangers suite une dcision duMinistre ayant l'accs au territoire, le sjour, l'tablissementet l'loignement des trangers dans ses attributionsdclarant fonde la demande de rgularisation (61 et 98k)).Ces modifications sont reprises chronologiquement.

Le cas chant, il y a lieu d'indiquer que l'adresse est non-

communicable, conformment l'article 11 de l'arrt royaldu 16 juillet 1992 relatif la communication desinformations contenues dans les registres ainsi que la date jusqu' laquelle la non-communication de l'adresse restevalable.

L'adresse de rfrence vaut adresse de la rsidenceprincipale. Pour les personnes disposant dune adresse derfrence, il y a lieu d'indiquer sous la rubrique rsidenceprincipale de l'adresse de rfrence.

L'adresse temporaire dans le Royaume ou l'tranger peutconstituer une information utile pour la transmission de lacorrespondance administrative.

Hors les cas dabsence temporaire explicitement prvus etles cas d'inscription une adresse de rfrence, l'inscriptiond'une personne dans les registres de population d'une

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commune ne peut tre maintenue si l'intress n'y rsidepas effectivement.

b) La numrotation des immeubles relve des comptencescommunales. Il est ds lors indiqu que celle-ci soit

organise dans un rglement communal.

Dans ce cadre, l'autorit communale est tenue de prendreen considration les directives suivantes:

Un numro d'habitation distinct doit tre appos de manirevisible ct de chaque porte ou autre issue sur la voiepublique de tout btiment habit ou susceptible de l'tre, moins qu'il ne s'agisse d'une seconde issue, et que lapremire issue soit dj numrote.

Les btiments usage administratif, commercial ouindustriel, mme s'ils ne comprennent pas de logement,sont galement pourvus d'un numro d'habitation.

Lorsqu'un btiment n'est pas situ le long de la voiepublique, un numro d'habitation est en outre appos, demanire visible, l'entre principale du terrain o cebtiment a t rig.

Un numro sera appos sur tout btiment nouvellementconstruit, au plus tard un mois aprs son achvement.

Les btiments accessoires, les annexes contigus ou non aubtiment voisin, tels que garages, hangars, remises,granges, ateliers etc... sont considrs comme de simplesdpendances du btiment principal et ne doivent pas avoirun numro d'habitation distinct.

Les sries de numros d'habitation ont pour point dedpart, soit une grande artre, soit l'htel de ville ou lamaison communale.

Dans les rues ayant deux ranges de btiments, lesnumros d'habitation pairs sont affects l'une des deuxranges, les numros d'habitation impairs l'autre.

Les rues, boulevards, quais, qui ne sont bords que d'unerange de btiments, reoivent une srie ininterrompue denumros d'habitation alternativement impairs et pairs. Ilest procd de la mme manire pour les places publiques,

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pour les impasses et enclos en partant d'un point pour yrevenir, aprs avoir effectu un tour complet.

L o il existe des terrains non btis entre des btimentsdj construits, des numros d'habitation sont rservs,

pour l'avenir, aux btiments intercalaires construire.Seule l'autorit communale est mme de fixer le nombrede numros rserver.

Quant aux btiments isols ou pars, ils se rattachent, ence qui concerne leur numrotage, aux btiments desagglomrations les plus proches ; ils reoivent, quel que soitleur loignement l'un de l'autre, une suite rgulire denumros d'habitation.

Les communes voisines doivent s'entendre l'effet

d'assurer l'unit du systme du numrotage des habitationslorsqu'il s'agit de rues limitrophes ou de rues qui, sedveloppant sur le territoire de plus d'une commune,portent le mme nom, a fortiori lorsqu'elles relvent dumme numro postal.

Le recours des numros d'habitation rpts suivis demajuscules A, B, C etc... doit tre vit autant que possiblepar un suivi de l'volution de la numrotation deshabitations et par des renumrotages priodiques.

Chaque place, chaque rue ou chaque voie publique,galement dans des hameaux retirs, doit porter unednomination permanente. Ces noms sont apposs sur desplaques et sont placs de manire lisible l o cela s'avreutile et plus particulirement aux carrefours. Aprsrnovation des btiments situs en coin de rue, o taientapposes des plaques indentifiant les rues, il y a lieu deveiller de nouveau fixer ces plaques.Si le "sponsoring" relatif aux plaques identifiant les ruesn'est pas formellement interdit par la loi, il n'en reste pasmoins que l'apposition de plaques de rues reprenant des

mentions publicitaires ne constitue plus une servituded'utilit publique. En tout tat de cause, toute mention caractre publicitaire ne peut avoir pour effet d'altrerl'identification de la rue ou de la voie publique. Dans lesagglomrations, il est souhaitable que figure, outre ladnomination de la rue ou de la voie publique, celle de lacommune.

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c) Le numro d'un appartement n'est mentionn que sil'attribution de celui-ci rsulte de rgles uniformesdtermines par la commune (rglement communal). End'autres termes, l'attribution d'un numro d'appartement ne

doit pas dpendre de la volont du propritaire, del'occupant de l'appartement ou du syndic de l'immeuble.Ce numro d'appartement peut correspondre celui de labote aux lettres lorsque l'attribution du numro de bote sefait l'intervention de l'autorit communale.

L'attribution de numros aux appartements peut respecterla contrainte suivante : le premier chiffre ou les deuxpremiers chiffres dsignent l'tage ou le niveau et lenumro suivant dsigne le numro du logement cettage (utilisation des chiffres 1 9, et ensuite des lettres

de l'alphabet).

- La nationalit.

20. Cette information implique diffrentes possibilits :

a) la nationalit belge sans justification de nationalitpour les belges d'origine ns en Belgique ;

b) la nationalit belge, pour les ressortissants belges non

viss au point a) ; et ce, avec mention de la dated'attribution ou d'acquisition de la nationalit;

c) la nationalit trangre avec, si besoin en est, l'acte oule titre tablissant la nationalit ou la modifiant.

Lorsque la nationalit ne peut tre fixe au moment delinscription aux registres de population, il y a lieu dereprendre linformation nationalit, la mention indtermine .

La situation de nationalit pas encore dfinitivement tabliepour un tranger est indique avec le code 45 ("Nationalitdclare") (cf. la circulaire du 24 novembre 2009 du ServiceRegistre national).

Pour les ressortissants belges, il est, le cas chant,galement fait mention de la nationalit trangre

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galement possde et du document officiel tablissantcette nationalit.

Suppression de l'interdiction de nationalit multiple:

La loi du 27 dcembre 2006 portant des dispositionsdiverses (I) (M.B. du 28 dcembre 2006) a modifi le Codede la nationalit belge sur certains points. Ainsi, larticle386 de cette loi a supprim la disposition selon laquellelacquisition volontaire dune nationalit trangre aprs lamajorit entrane la perte de la qualit de Belge (article 22,1er, 1 du Code de la nationalit belge). Cette suppressionde linterdiction de la plurinationalit est entre en vigueurle 9 juin 2007 (cf. larrt royal du 25 avril 2007 - M.B. du10 mai 2007).

Dsormais, le Belge qui acquiert volontairement unenationalit trangre (par dclaration, acquisition, optionou naturalisation) ne perd plus sa nationalit belge.Lacquisition de cette autre nationalit fera lobjet dunemention distincte aux registres de la population la datementionne par le document officiel manant de lautorittrangre comptente. Cette information nest donc pasmentionne pour les Belges qui tiennent une nationalittrangre par une autre source (attribution) ; cesdispositions ne sappliquent pas non plus auxressortissants trangers qui disposent dune autre

nationalit trangre.

Il faut encore noter que depuis le 28 avril 2008,linterdiction de la plurinationalit ne sapplique plus nonplus entre Etats signataires de la Convention du Conseil delEurope du 6 mai 1963 sur la rduction des cas de pluralitde nationalits et sur les obligations militaires en cas depluralit de nationalits. Depuis le 28 avril 2008, leressortissant belge qui acquiert volontairement lanationalit dun des Etats suivants ne perd plus sa qualitde belge: Autriche, Danemark, France, Irlande, Italie,

Luxembourg, Pays-Bas, Norvge, Espagne et Royaume-Uni,conformment l'arrt royal du 23 avril 2008 fixant ladate d'entre en vigueur de l'article 386, 1 et 2, de la loidu 27 dcembre 2006 portant des dispositions diverses (I) l'gard des Etats Parties la Convention du Conseil del'Europe du 6 mai 1963 sur la rduction des cas de pluralitde nationalits et sur les obligations militaires en cas depluralit de nationalits (Moniteur belge du 30 avril 2008).

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Enfin, il nest pas impossible quun ressortissant belgeacquire successivement diffrentes nationalitstrangres et que ces informations successives doiventtre enregistres.

Pour davantage dinformations : il convient de se rfrergalement aux circulaires des 12 juillet 2007, 11 octobre2007 et 4 fvrier 2008 du Service Registre national Typedinformation 031 : La nationalit et Type dinformation032 : Plurinationalit .

- Le statut de rfugi.

21. L'octroi du statut de rfugi dcoule d'une dcision du

Commissaire Gnral aux Rfugis et aux Apatrides("C.G.R.A.") ou du Conseil du Contentieux des Etrangers("C.C.E.").

Les enfants ns aprs que les parents ont acquis le statutde rfugi ne bnficient pas automatiquement, sur la basedu lien de parent, du mme statut que les parents.L'attribution du statut de rfugi doit rsulter d'une dcisiondu commissariat gnral aux rfugis et aux apatrides.

Il convient, lors de l'tablissement de la carte d'identit d'un

enfant de rfugi, de vrifier s'il possde lui-mme ce statutavant d'y faire rfrence sur le document d'identit.

L'information relative au statut de rfugi comporteplusieurs possibilits :

a) la mention de la nationalit ou du statut antrieur avecla nature, le numro et la date de dlivrance du titretablissant cette qualit ;

b) pour ce qui est de la mention de la reconnaissance du

statut dans un pays autre que la Belgique, il convientde reprendre dans l'attente d'une ventuelleconfirmation de ce statut par le Commissaire Gnralaux Rfugis et Apatrides, la mention "indtermin"(circulaire du 26 aot 2008 de lOffice des Etrangers).

La mention du statut de rfugi est suivie de l'indication del'tat dont la personne concerne tait ressortissante avant

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l'acquisition du statut prcit. Cette indication ne peut fairerfrence des origines ethniques ou raciales (ex. : Kurde,etc).

La situation provisoire, par laquelle le statut n'est pas

encore dfini, fera l'objet de la mention "nationalitindtermine" ou "statut indtermin".

- Le statut d'apatride.

22. Le terme "apatride" dsigne une personne qu'aucun tat neconsidre comme son ressortissant en application de salgislation.

Cette information implique diffrentes possibilits :

a) la mention de la date et de l'autorit belge qui areconnu la qualit d'apatride (tribunal de premireinstance);

b) la mention de la reconnaissance dans un pays autreque la Belgique, avec la nature, le numro et la datede dlivrance et d'chance du titre tablissant lestatut.

- L'absence temporaire de nationalit ou de statut.

23. La situation provisoire, par laquelle le statut n'est pasencore dfini, fera l'objet de la mention "nationalitindtermine" ou "statut indtermin".

- La filiation.

24. Cette information inclut la forme de filiation, l'identificationdu ou des parents, le lieu de transcription d'un acte ou d'un

jugement relatif la filiation dans les registres de l'tat civil,la date prendre en considration pour l'tablissement dela filiation (date de naissance, date de naissance prsume,date postrieure la naissance dans certaines formes defiliation), les modifications intervenant dans la filiation etleurs dates (reconnaissance, adoption, adoption plnire,rvocation de l'adoption, annulation de la filiationmaternelle ou paternelle, etc...).

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Les dispositions du livre Ier, titres VII (filiation) et VIII(adoption), du Code civil s'appliquent aux certificatsmentionnant la filiation.

- L'tat civil.

25. Cette information implique diffrentes possibilits :

a) l'tat de clibataire.

b) l'tat de mari(e) avec l'indication :

- du numro de l'acte, du lieu et de la date du mariage ;des nom, prnoms, date de naissance et lieu de

naissance du conjoint, si celui-ci ne rside pas enBelgique ;

- des rfrences (date, juridiction) du jugement ou del'arrt prononant la sparation de corps ; de la date laquelle le jugement ou l'arrt est dfinitif ainsi quedes lieu et date de transcription du jugement ou del'arrt dans les registres de l'tat civil ;

c) la mention du type de dissolution du mariage (divorce,dcs, annulation) avec l'indication :

- des rfrences (date, juridiction) du jugement ou del'arrt prononant le divorce ; de la date laquelle le jugement est dfinitif ainsi que des lieu et date detranscription du jugement ou de l'arrt prononant ledivorce dans les registres de l'tat civil ;

- des rfrences (date, juridiction) et des lieu et date detranscription dans les registres de l'tat civil du jugement ou de l'arrt prononant l'annulation dumariage ;

- le cas chant, de la date laquelle le veuvage a pris

cours ;

d) le partenariat et la cessation du partenariat (cfr. lacirculaire du 22 juin 2006 du Service Registre national.TI- 120: Etat civil code 80 (Partenariat) et code 81(cessation du partenariat)

Les tats civils successifs doivent tre mentionns.

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Par la prsente, il y a lieu d'attirer l'attention sur lapossibilit, depuis le 1er juin 2004, pour les personnes dumme sexe de se marier et ce, en vertu de la loi du 13fvrier 2003 ouvrant le mariage des personnes du mme

sexe et modifiant certaines dispositions du Code civil(Moniteur belge du 28 fvrier 2003).

- La dclaration relative l'existence d'un contrat demariage, d'une convention avenue postrieurement la dclaration de cohabitation lgale et par laquelleles cohabitants en rglent les modalits ou d'uncontrat patrimonial.

26. L'information relative l'tat civil est complte, le cas

chant, par la dclaration, faite par la personne majeureconcerne, de l'existence d'un contrat de mariage, d'uneconvention avenue postrieurement la dclaration decohabitation lgale et par laquelle les cohabitants enrglent les modalits ou d'un contrat patrimonial concluavec une ou plusieurs personnes qui ne sont pas soumises un rgime matrimonial. Il y a galement lieu d'y indiquer lenotaire au rang des minutes duquel le contrat ou le caschant la convention a t reue.

La dclaration relative l'existence d'un contrat de

mariage, d'une convention avenue postrieurement ladclaration de cohabitation lgale et par laquelle lescohabitants en rglent les modalits ou d'un contratpatrimonial se fait par un crit dat et sign, accompagnd'une attestation du notaire qui a reu le contrat, et remiscontre rcpiss l'Officier de l'tat civil de la commune ole dclarant est inscrit. Outre le nom, les prnoms, ledomicile et l'adresse complte du dclarant, la dclarationindique l'existence d'un contrat de mariage, d'uneconvention avenue postrieurement la dclaration decohabitation lgale par laquelleles cohabitants en rglent

les modalits ou d'un contrat patrimonial.

Exceptionnellement, il peut y avoir dans le chef d'unemme personne plus d'un contrat patrimonial. Chaquecontrat fait alors l'objet d'une dclaration distincte.

Les communes sont tenues de recevoir les dclarationsconcernant toutes les personnes inscrites dans les registres.

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Le dclarant est tenu de se prsenter personnellement lamaison communale.

Sur la base des pices d'identit prsentes par ledclarant, l'agent communal doit vrifier si la personne qui

a fait la dclaration et qui a sign le formulaire est bien celledont l'identit est reprise dans la dclaration.

L'existence du contrat de mariage, de la convention avenuepostrieurement la dclaration de cohabitation lgale etpar laquelle les cohabitants en rglent les modalits ou ducontrat patrimonial est reprise dans les registres enmentionnant la date du contrat, le nom du notaire et sarsidence, l'exclusion de toute autre information.

Toute modification ou tout retrait de la dclaration doit

s'effectuer au moyen d'un nouvel crit dat et sign sous laforme dcrite ci-dessus et prsent l'administrationcommunale de la rsidence principale.

En vue de faciliter ladite dclaration, le texte figurant ci-aprs peut tre remis au dclarant sous forme d'unformulaire primprim.

Dclaration relative l'existence d'un contrat demariage, d'une convention avenue postrieurement la dclaration de cohabitation lgale et par laquelle

les cohabitants en rglent les modalits ou d'uncontrat patrimonial

Je, soussign, .(nom,prnoms),demeurant .(domicile etadresse complte) remets l'Officier de l'tat civil de laville/commune de :

- contrat de mariage (*)

- une convention avenue postrieurement ladclaration de cohabitation lgale et par laquelle lescohabitants en rglent les modalits (*)

- une attestation relative au contrat pa

Documents

Belgique - Nouvelles Instructions Générales concernant les registres de population 1er juillet 2010