Benchmarking knihoven

18.6.2008České Budějovice

Národní knihovna ČRvit.richter@nkp.czTel. 603 223 627

Hlavní témata

Co je benchmarking?Projekt „Benchmarking knihoven“

Kategorizace knihovenIndikátory pro srovnáváníDatabáze „Benchmarking knihoven“

Jak srovnávat výkon a činnost knihovenJak vstoupit do projektu?

Co je BENCHMARKING?=

Metoda vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven

Dvě metody srovnávání: Standard VKIS – podle předem stanovených a dohodnutých parametrů Benchmarking – podle nejlepší knihovny

K čemu potřebujeme srovnávání?Rozvoj internetu a digitalizace

vznik konkurence, konec tradičního monopolu knihoven

Prokázat, že knihovna je užitečnou a využívanou institucí

Prokázat svou ekonomickou efektivnost

Konkrétní knihovně chybí konkurence v místě chybí možnost vzájemného srovnávání, je obtížné zjistit, zda knihovna pracuje efektivně

CO MY DĚLÁME?JAK TO MY DĚLÁME?JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME?

CO DĚLAJÍ JINÍ?JAK TO DĚLAJÍ JINÍ?JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ?

PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ

SROVNEJTEA UČTE SE

Co je BENCHMARKING?

Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

Postup benchmarkinguAnalýza vlastních výkonů a situace

Nalézt knihovnu, která je nejlepší

Porovnat vlastní situaci, využít postupy a řešení

Měřit dosažené výsledky

Analýza nejlepšího, proč je úspěšný?

Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

Postup benchmarkinguAnalýza vlastních výkonů a situace

Nalézt knihovnu, která je nejlepší

Porovnat vlastní situaci, využít postupy a řešení

Měřit dosažené výsledky

Analýza nejlepšího, proč je úspěšný?

Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

V čem vám pomůže projektu?

Co musíteudělatsami?

K čemu to je užitečné?

Definuje nejlepší výkonyPružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a

slabé stránkyDává včasné varování, pokud knihovna zaostáváPodporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesechPomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových kontaktůV ČR používá: veřejná správa, sociální služby, ČD,

CzechInvest: Český benchmarkingový index

Jaké to má omezení?

Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost

Každá knihovna pracuje v jiném kontextu Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partneryNapodobování postupů nemusí vždy přinést úspěchSdílení strategických informací – může přinést

problémyPokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i

celá knihovna vnímat jako něco užitečného

Projekt„Benchmarking knihoven“

Hlavní inspirace

http://www.bix-bibliotheksindex.de/

Co je hotovo?

Spolupracuje 72 knihoven – krajské, městské, obecníKategorizace knihovenVýběr indikátorů pro vzájemné porovnáváníZpracování definic indikátorů Vytvoření databáze pro analýzu datMetodika srovnávání výkonů knihoven

Knihovny zastoupené v benchmarkingu

Moravskoslezská vědecká knihovna v Ostravě Ostrava 317 166

Knihovna Jiřího Mahena v Brně Brno 366 680

Knihovna města Ostravy Ostrava 317 166

Studijní a vědecká knihovna Plzeňského kraje Plzeň 163 500

Knihovna města Plzně Plzeň 163 500

Vědecká knihovna v Olomouce Olomouc 101 000

Knihovna města Olomouce Olomouc 100 168

Severočeská vědecká knihovna v Ustí nad Labem Ústí nad Labem 98 713

Studijní a vědecká knihovna v Hradci Králové Hradec Králové 94 255

Knihovna města Hradec Králové Hradec Králové 94 255

Krajská knihovna v Pardubicích Pardubice 88 559

Městská knihovna Havířov Havířov 82 768

Krajská knihovna Františka Bartoše Zlín 79 189

Městská knihovna Most Most 67 583

Regionální knihovna Karviná Karviná 64 290

Knihovna Petra Bezruče v Opavě Opava 60 244

Městská knihovna Karlovy Vary 55 000

Krajská knihovna Karlovy Vary Karlovy Vary 53 176

Knihovny zastoupené v benchmarkingu

Městská knihovna Děčín Děčín 51 820

Středisko knihovnických a kulturních služeb města Chomutova Chomutov 50 400

Městská knihovna Jihlava Jihlava 49 535

Městská knihovna Prostějov Prostějov 46 269

Městská knihovna v Třebíči Třebíč 39 000

Městská knihovna Třinec Třinec 38 064

Městská knihovna Tábor Tábor 35 859

Městská knihovna v Chebu Cheb 34 962

Městská knihovna Orlová Orlová 33 427

Městská knihovna Trutnov Trutnov 31 800

Městská knihovna Znojmo Znojmo 30 226

Masarykova veřejná knihovna Vsetín Vsetín 28 075

Městská knihovna Šumperk Šumperk 28 069

Městská knihovna Valašské Meziříčí Valašské Meziříčí 27 251

Městská knihovna Hodonín Hodonín 26 243

Městská knihovna Český Těšín Český Těšín 26 060

Krajská knihovna Vysočiny Havlíčkův Brod 24 265

Šmidingerova knihovna Strakonice 23 900

Knihovny zastoupené v benchmarkingu

Knihovna Matěje Josefa Sychry Žďár nad Sázavou 23 172

Městská knihovna Náchod, o.p.s. Náchod 20 893

Městská knihovna Louny Louny 18 618

Městská knihovna Ostrov Ostrov 17 827

Městská knihovna Pelhřimov Pelhřimov 16 471

Knihovna Václava Čtvrtka v Jičíně Jičín 16 463

Městská knihovna Chodov Chodov 14 968

Knihovna V. Štecha Slaný 14 891

Městská knihovna Ústí nad Orlicí Ústí nad Orlicí 14 864

Městská knihovna Antonína Marka Turnov Turnov 14 323

Městská knihovna Rokycany 13 773

Městská knihovna v Č. Krumlově Český Krumlov 13 669

Husova knihovna Říčany 13 000

Knihovna Vincence Priessnitze v Jeseníku Jeseník 12 293

Městská knihovna Boženy Němcové Domažlice Domažlice 10 626

Městská knihovna Litomyšl Litomyšl 10 052

Městská knihovna Lanškroun Lanškroun 9 791

Městská knihovna Chotěboř Chotěboř 9 671

Městská knihovna Nová Paka Nová Paka 9 368

Knihovny zastoupené v benchmarkingu

Městská knihovna Sedlčany Sedlčany 7 744

Městská knihovna Třeboň Třeboň 7 482

Městská knihovna Kaplice Kaplice 7 125

Městská knihovna a informační středisko Nový Bydžov 7 000

Městská knihovna Vratimov Vratimov 6 761

Kulturní centrum Letohrad - knihovna Letohrad 6 190

Městská knihovna Luhačovice Luhačovice 5 439

Městská knihovna Horažďovice Horažďovice 5 059

Místní knihovna Paskov Paskov 3 863

Městská knihovna Jablonné nad Orlicí 3 099

Městská knihovna Rtyně v Podkrkonoší Rtyně v Podkrkonoší 3 013

Místní knihovna Řepiště Řepiště 1 646

Knihovna Hnojník Hnojník 1 460

Pravdova knihovna Jarošov nad Nežárkou 1 113

Místní knihovna Vysoké Veselí Vysoké Veselí 894

Místní knihovna Smilovice 638

Místní knihovna Žabeň Žabeň 635

Kategorizace knihoven

Počet obyvatel obce

1 – 500

501 - 1 000

1 001 - 3 000

3 001 - 5 000

5 001 - 10 000

10 001 - 20 000

20 001 - 40 000

Více než 40 001

Krajská knihovna

Krajská knihovna s městskou funkcí

Komu je benchmarking určen?

Benchmarking je otevřen všem veřejným knihovnám

Největší přínos může mít ve větších knihovnách

Podmínka: schopnost poskytnout kompletní data pro srovnávání (zejména ekonomická)

3 bloky výkonových parametrů= 29 indikátorů

Podmínky pro činnost knihovny12 indikátorů

Uživatelé, služby8 indikátorů

Financování, výdaje, efektivita 9 indikátorů

Podmínky pro činnost knihovny

1. Podíl financování knihovny na rozpočtu obce2. Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel3. % obnovy knižního fondu4. Objem přírůstků na 1000 obyvatel5. Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel6. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel 7. Počet studijních míst na 1000 obyvatel8. Počet internetových stanic na 1000 obyvatel9. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel10. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů11. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků12. Počet hodin pro veřejnost týdně

Uživatelé, služby

1. Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace2. Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované

populace mládeže do 14 let3. Počet návštěv na jednoho obyvatele4. % návštěvníků internetu z celkového počtu

návštěvníků5. Počet výpůjček na registrovaného čtenáře6. Obrat knihovního fondu7. Kulturní akce na 1000 obyvatel 8. Vzdělávací akce (semináře, kurzy…) na 1000 obyvatel 9. Internetové služby: webová stránka, OPAC…

Jaké internetové služby poskytujete uživatelům?Dotazník

Má knihovna webovou stránku? Ano - Ne

 Webová stránka

Je webová stránka přístupná přes WAP? Ano - Ne

Máte na webové stránce přístup do svého online katalogu? Ano - Ne

Nabízíte uživatelům na webu vlastní specializované databáze? Ano - Ne

Databáze, elektronické informační

zdroje

Nabízíte uživatelům licencované el. informační zdroje? Ano - Ne

Kolik přes přístup pouze v knihovně? Uveďte počet: Kolik?

Kolik přes přístup mimo knihovnu? Uveďte počet: Kolik?

Nabízíte virtuální informační službu - Ptejte se knihovny? Ano - Ne  

Umožňujete komunikaci s uživateli emailem? Ano - Ne  

Umožňujete komunikaci s uživateli pomocí SMS? Ano - Ne Informace,

Zasíláte uživatelům emailem aktuality o službách a aktivitách knihovny? Ano - Ne

komunikace s uživatelem

Umožňujete nahlížení do uživatelského konta? Ano - Ne  

Umožňujete uživatelům objednávání přes webové rozhraní? Ano - Ne  

Umožňujete uživatelům prolongace přes webové rozhraní? Ano - Ne  

Financování, výdaje, efektivita

1. Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele2. Náklady na pořízení knihovního fondu v přepočtu na jednoho

obyvatele3. Náklady na nákup licencí na el. inf. zdroje v přepočtu na

jednoho obyvatele4. Náklady na pořízení knihovního fondu na výpůjčku5. % čistých provozních nákladů z celkových provozních

nákladů6. % nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových

provozních nákladů z celkových provozních nákladů7. % osobních nákladů z celkových provozních nákladů8. % získaných dotací, grantů, vlastních příjmů na celkovém

rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz

Databáze „Benchmarking knihoven“

http://www.nipos-mk.cz/benchmarking/

Vložte heslo

Databáze „Benchmarking knihoven“

Zpracovatel a provozovatel: NIPOSZadavatel: NK ČRObsahuje data 72 knihoven – účastníků projektuRok 2006, 2007Umožňuje:

Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat

Zjištění minimálních, průměrných a maximálních hodnot indikátorů pro jednotlivé kategorie knihoven

Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven

Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu

Jak to funguje?indikátor

1. knihovna

2. knihovna min. průměr max.

Podmínky pro činnost knihovny          

1. Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel 2 538  2 563  2 101  3 335  5 889 

2. % obnovy knižního fondu 6,8  3,2  2,3  4,3  6,8 

3. Objem přírůstků na 1000 obyvatel 173  82  65  135  223 

4. Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel 8,0  2,9  2,2  4,4  8,0 

5. Počet internetových stanic na 1000 obyvatel 0,4  0,3  0,1  0,3  0,9 

6. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel 34,9  19,7  17,4  33,5  96,9 

7. Počet studijních míst na 1000 obyvatel 3,3  1,7  0,7  1,6  3,3 

8. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel 0,5  0,4  0,4  0,6  0,9 

9. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů 3,3  3,6  2,3  4,4  6,7 

10. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků 0,2  0,2  0,2  0,3  0,5 

12. Počet hodin pro veřejnost týdně 36,0  40,0  0,0  39,6  58,0 

Propočtená data vybraných knihoven

MinimumPrůměr

Maximum

Metoda známkování

Minimum Průměr Maximum

5 4 3 2 1KF/1000 obyv. 1903 2700 2700 3498 3498 4295 4295 5092 5092 5890

% obnovy KF 2 4 4 6 6 8 8 10 10 12

Přírůstek/1000 obyv. 66 97 97 129 129 160 160 192 192 223

Periodika/1000 obyv. 2 3 3 5 5 6 6 7 7 8

Internet/1000 obyv. 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1

Plocha/1000 obyv. 11 28 28 45 45 63 63 80 80 97

Stud.míst./1000 obyv. 0 1 1 2 2 2 2 3 3 3

Úvazky/1000 obyv. 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0

Úvazky/1000 čten. 7 6 6 5 5 4 4 3 3 2

Úvazky/1000 návšť. 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Provozní doba 36 41 41 46 46 51 51 56 56 61

%výdajů/rozp. Města 0 0 0 1 1 1 1 2 2 2

% obsl. Popul. 10 14 14 18 18 21 21 25 25 28

% mládeže 14 21 21 28 28 35 35 42 42 48

Návštěvy/obyv. 1 2 2 2 2 2 2 3 3 3

% návštěv inter. 2 5 5 9 9 12 12 16 16 19

Výpůjčky/čtenář 35 47 47 59 59 72 72 84 84 96

Obrat KF 1 2 2 2 2 3 3 3 3 4

Akce/1000 obyv. 2 7 7 11 11 15 15 20 20 24

Inter. Služby 6 8 8 10 10 13 13 15 15 17

Provoz. Nákl/1000 obyv. 416 363 363 311 311 258 258 205 205 153

Náklady KF/obyv. 14 21 21 28 28 35 35 43 43 50

Náklady EIZ/obyv. 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1

Náklady KF/výpůjčky 2 3 3 3 3 3 3 4 4 4

%provoz.nákl. 45 40 40 34 34 29 29 24 24 18

% nákladů na KF 6 8 8 9 9 11 11 13 13 14

% osobních nákl. 68 64 64 60 60 56 56 52 52 49

% získaných dotací 0 4 4 7 7 11 11 14 14 18

% vlast. Příjmů 5 9 9 13 13 17 17 21 21 25

Srovnání žluté a zelené knihovny

Další údaje o porovnávaných knihovnách

Žlutá knihovna Zelená knihovna

Vykonává knihovna regionální funkce?

Ano Ano

Provozuje knihovna hudební odd.?

Ano Ano

Půjčuje knihovna zvukové dokumenty?

Ano Ano

Počet poboček: 3 2

Počet základních škol 13 11

Počet středních škol 15 15

Počet jiných vzdělávacích zařízení

4 7

Počet vysokých škol 1 1

Jiné 9  

Umístění knihovny Centrum města Centrum města

Registrační poplatek 120,- dospělí, 30,- dětidospělí 100,-; děti 50,-; studenti, senioři 70,-; ZTP zdarma; organizace 200,-

Která knihovna je lepší?

  Žlutá knihovna Zelená knihovna

Výborná 6x 3x

Chvalitebná 7x 3x

Dobrá 9x 2x

Dostatečná 4x 6x

Nedostatečná 3x 15x

5

5

5

5

3

5

5

5

4

4

4

5

3

5

5

2

1

3

1

2

4

2

1

3

4

4

1

5

1 2 3 4 5

KF/1000 obyv.

Přírůstek/1000 obyv.

Periodika/1000 obyv.

% obnovy KF

Obrat KF

Náklady KF/obyv.

Náklady EIZ/obyv.

Náklady KF/výpůjčky

% nákladů na KF

Výpůjčky/čtenář

Internet/1000 obyv.

Plocha/1000 obyv.

Stud.míst./1000 obyv.

Provozní doba

5

5

4

5

5

2

1

2

1

2

1

5

5

4

4

3

3

1

3

3

2

2

2

1

3

3

2

4

5

3

1 2 3 4 5

% obsl. Popul.

% mládeže

Návštěvy/obyv.

% návštěv inter.

Akce/1000 obyv.

Inter. Služby

Úvazky/1000 obyv.

Úvazky/1000 čten.

Úvazky/1000 návšť.

%provoz.nákl.

Provoz. Nákl/1000 obyv.

% osobních nákl.

% získaných dotací

% vlast. Příjmů

%výdajů/rozp. Města

SWOT analýza žluté a zelené knihovny

Slabé stránka

Příležitosti Hrozby

Silné stránky

Žlutá knihovna - Silné stránky Knihovna má dobrý knihovní fond. Ve vztahu k počtu obyvatel je menší než

průměr, ale je bohatě doplňován novou literaturou, a to jak knihami, tak zejména časopisy.

Tomu odpovídá také nadprůměrné procento výdajů na nákup dokumentů. Fond dokumentů má silně nadprůměrný obrat. Knihovna vykazuje mírně

nadprůměrné množství výpůjček na uživatele. Knihovna má mírně podprůměrné prostorové podmínky ale nabízí přiměřené

množství internetových, ale také velké množství studijních míst. Knihovna pořádá nadprůměrné množství kulturních a vzdělávacích akcí. Knihovna je nadprůměrně navštěvována. Průměrná je návštěvnost internetu. Knihovna má průměrné množství mladých uživatelů do 15 let. S ohledem na počet pracovníků je produktivita práce spíše nadprůměrná. Knihovna má podprůměrný podíl osobních nákladů. Podíl výdajů knihovny na výdajích obce je nadprůměrný.

Žlutá knihovna - Slabé stránky

Rozsah provozní doby je podprůměrný, nevyhovuje standardu VKIS.

Příležitosti Knihovna by mohla usilovat o rozšíření

provozní doby. Knihovna by měla usilovat o to, aby si

zachovala větší počet uživatelů ve vyšších věkových kategoriích, existuje značný potenciál mladých uživatelů.

Knihovna má mírně nadprůměrné internetové služby, ale je zde potenciál na jejich rozšíření.

Bylo by užitečné zvýšit nabídku elektronických informačních zdrojů.

Knihovna má potenciál ke snižování čistých provozních nákladů.

Knihovna má potenciál k rozšíření příjmů z dotací a grantů a také ze svých vlastních příjmů.

Hrozby Osobní náklady jsou podprůměrné, může

existovat riziko odlivu kvalitních pracovníků a není zde potenciál pro rozšíření provozní doby.

Žlutá knihovna

Knihovna nemá výrazné silné stránky. Většina parametrů se pohybuje na úrovni průměrných a podprůměrných hodnot.

Knihovna má podprůměrné čisté provozní náklady.

Knihovna nízký počet pracovních úvazků

Zelená knihovna – Silné stránky

Knihovna má z hlediska rozsahu podprůměrný knihovní fond, který je také zřejmě zastaralý. Procento jeho obnovy je nízké a podprůměrná je i nabídka časopisů. Podprůměrné je procento výdajů na nákup dokumentů i elektronických informačních zdrojů.

Tomu také odpovídá mírně podprůměrné množství výpůjček i menší obrat knihovního fondu.

Prostorové zajištění knihovny je výrazně podprůměrné. Počet internetových stanic a studijních míst je průměrný. Rozsah provozní doby je podprůměrné, nevyhovuje standardu VKIS. Knihovna pořádá silně podprůměrné množství kulturních a vzdělávacích

akcí. Knihovna je podprůměrně navštěvována. Silně podprůměrné je využití

internetu. Procento obsluhované populace dospělých i mládeže je podprůměrné. Knihovna není dobře financována. Výdaje na knihovní fond a čisté provozní

náklady jsou podprůměrné, naopak vyšší je procento osobních výdajů.

Zelená knihovna – Slabé stránky

Zelená knihovna

Příležitosti

Zlepšit rozsah a obsah knihovního fondu – knihy, časopisy, elektronické informační zdroje.

Zlepšit prostorové zajištění knihovny. Rozšířit počet kulturních a vzdělávacích

akcí. Propagovat nabídku veřejného internetu. Knihovna má podprůměrné množství

pracovníků a to jak k počtu obyvatel, tak i k registrovaným uživatelům i návštěvníkům.

Knihovna má potenciál získat další příjmy z dotací a grantů.

Podíl na financování obce je podprůměrné, existuje zde potenciál, že by obec mohla knihovnu lépe financovat.

Hrozby

Podprůměrný knihovní fond a nedostatečné prostorové zajištění může vést k dalšímu poklesu zájmu o služby knihovny.

Riziko poklesu uživatelů (nízký podíl mládeže i dospělé populace).

Knihovna vykazuje nadprůměrné procento osobních výdajů na celkových nákladech.

Co nyní potřebujeme?

Zapojit co nejvíce knihoven do projektu

Využít benchmarking při oceňování knihoven – Knihovna roku, Kamarádka knihovna….?

Co dělat, máte-li zájem o účast v projektu?

Mít zájem a odvahu ke vzájemnému srovnáváníPřihlásit se jako účastník projektuPoskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další

údaje o své činnostiPoskytnout souhlas pro práci s datySpolupracovat s účastníky projektu při vzájemném

poznáváníBýt připraven poskytnout účastníkům informace a

know-how ze své vlastní činnostiDatabáze Benchmarking knihoven je přístupná pouze

účastníkům projektu

Údaje nezbytné pro benchmarking

Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT Údaje o službách a fondech 15 Ekonomické údaje12

Údaje neuváděné ve výkazu KULT - 3 Náklady na pořízení licencí na el. informační zdroje Počet dětí do 15 let v obci/městě Celkové výdaje města/obce v roce 2006

Dotazník k elektronickým službám

Dotazník - komentář k údajům – specifika lokality – např. počet škol, spádovost oblasti, způsob výpočtu indikátoru apod.

Odpočet výkonů regionálních funkcí

Pokud máte zájem o vstup do projektu:

Ozvěte se!vladana.pillerova@nkp.cz

Oslovte knihovny ve svém blízkém i vzdáleném okolí, se kterými se chcete porovnat

Přesvědčte je k účasti na projektu

Staňte se lepší knihovnou dříve, než vaše slabiny odhalí zřizovatel!