Upload
others
View
13
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
Bengkel
Audit DalamanEOMS ISO 21001:2018
25 Februari 2021 Ridzuan Muhammad
2
Profil Syarikat
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
3
Objektif Bengkel
Meningkatkan pengetahuan
dan kemahiran asas
berkaitan keperluan EOMS
ISO 21001:2018 dari aspek
audit dalaman.
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
4
Pengenalan Ringkas
Audit Dalaman
A
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
5
Kerangka
EOMS
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
6
9.2 Audit dalaman
9.2.1 Organisasi Pendidikan telah mengendalikan audit
dalaman secara berkala bagi menyediakan maklumat sama
ada EOMS:
a. akur kepada:
1. keperluan Organisasi Pendidikan terhadap EOMS;
2. keperluan dokumen ini;
a. telah dilaksana dan diselenggara secara berkesan.
Petikan Standard
EOMS
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
7
Tujuan Audit
EOMS
Akur kepadakeperluan EOMS organisasi dan Keperluan Standard
Dilaksana &disenggarasecara berkesan
Mencarikesilapan!
BUKAN
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
8
Tanggungjawab
Juruaudit
Semakkriteria audit
NilaiPelaksanaan proses
Sahkanbukti pelaksanaan
12
3
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
9
Tanggungjawab
Juruaudit
Kelayakan
Personaliti
Latihan
Pengalaman
Minat
Komitmen
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
10
Takrifan
Audit Dalaman
B
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Auditproses yang sistematik, berkecuali & didokumenkanuntuk mendapatkan bukti audit & menilaikannya secara objektifdalam menentukan kriteria audit dipenuhi.
11Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Takrifan
Bukti Yang Objektif
Rekod, kenyataan, fakta ataulain-lain maklumat yang berkenaan dengan kriteriaaudit & boleh disahkan.
12Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Takrifan
Kriteria AuditSet sesuatu dasar, prosedur atau keperluan yang digunakan sebagai rujukan terhadap bukti yang objektif, contohnya:
• Standard ISO 21001:2018;• Dokumen EOMS organisasi;• Akta, pekeliling, garis panduan kementerian
dsb.;• Keperluan pelanggan.
13Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
TakrifanTakrifan
Penemuan AuditKeputusan dari penilaian ke atas bukti audit yang diperolehi terhadap kriteria audit.
Akur(Memenuhikeperluan /
kriteria)
Tak Akur (NC)(Tidak memenuhi
Keperluan / kriteria)
Penambahbaikan(OFI)
(Akur tetapi bolehditambahbaik)
14
Status
Penemuan Audit
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
15
Fasa
Audit Dalaman
C
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
16
Perancangan
& Persediaan
Pelaksanaan
AuditPelaporan
AuditSusulan
Audit
Fasa
Audit Dalaman
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
17
Fasa 1
Perancangan &
Persediaan
C1
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
18
Contoh Jadual
Audit Dalaman
Mesyuarat Pembukaan
(9.00am-9.30am)
Pelaksanaan Audit(9.30am – 3.30pm)
Perbincangan Kumpulan Audit(3.30pm-4.30pm)
HariPertama
Sambungan Pelaksanaan Audit
(9.00am – 3.30pm)
Perbincangan Kumpulan Audit(3.30pm-4.30pm)
Hari Kedua
Samb. Pelaksanaan Audit
(9.00am – 12.30pm)
Penulisan Laporan Audit
(2.00pm-4.00pm)
HariAkhir
Mesyuarat Penutup(4.00pm-4.30pm)
Perancangan dan Persediaan
Menyediakan Jadual Audit, Notis Audit, SenaraiSemak, Peralatan Audit, Logistik dsb.
SebelumAudit
SusulanAudit
Semak Laporan Audit (Status tindakan & keberkesanan) dsb.
Selepas Audit
Sem
asa
Au
dit
11
2 2
2
2 2
3
3
44
3
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
19
Senarai Semak
vs. Nota Audit
Senarai
Semak
Nota
Audit
vs.
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
20Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Soalan / KaedahMengaudit
PenemuanAudit
Status Penemuan
Senarai Semak
• Ikut aliran proses (bukan prosedursahaja) yang diaudit.
• Guna PDCA dengangabungan 4M + 1E dan 5W1H.
Catat gunakaedah:• M.B.A.S
• Kaedah lainyang sesuai
✓Akur✓ Tak akur✓OFI
21
Ambil Kira
Isu Semasa
Peyesuaian SumberManusia
Pemotongan Bajet / kewangan
PenyesuaianOperasi
Perancangan AsalMasih Relevan?
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
22
Ambil Kira
Isu Semasa
a. Adakah ia menjejaskan perancangan dan proses
kerja?
b. Dari aspek apakah perancangan dan proses kerja
terjejas?
c. Apa kaedah/penyesuaian yang digunakan untuk
berdepan dengan situasi ini?
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
23
Ambil Kira
Isu Semasa
d. Adakah kaedah/penyesuaian ini telah diluluskan?
d. Adakah pelaksanaannya berjalan lancar/perlukan
penyesuaian berterusan?
e. Bagaimana komunikasi dengan pelanggan berkaitan
penyesuaian yang dilaksanakan?
f. Apakah rancangan jangka panjang terhadap proses
jika Pendamik ini berterusan?
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
24
Fasa 2
Pelaksanaan
Audit
C2
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
25Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Contoh Kaedah
Mengaudit
4. Jika tidak memenuhikeperluan, apakah tindakanpembetulan?
1. Semak perancangan.
2. Semak pelaksanaan, adakahseperti yang dirancang?
3. Jika memenuhi keperluan, apakah tindakanpenambahbaikan?
ROTI
26
eviewbserveestnterview
MMMME
anachineethodaterialnvironment
WWWWWH
hathenherehohyow
1 2 3R.O.T.I 4M + 1E 5W + 1H
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Contoh Kaedah
Mengaudit
27
MBAS
ana – di mana bukti dijumpaiila – bila tarikh yang dimaksudkanpa – apa bukti tersebutiapa – sampel bukti melibatkan individu
Ingat: Majlis Bandaraya Alor Setar (MBAS)
*lazimnya APA akan dicatat terlebih dahulu.
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Mencatat
Penemuan Audit
28Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Soalan / KaedahMengaudit
PenemuanAudit
Status Penemuan
• Ikut aliran proses (bukan prosedursahaja) yang diaudit.
• Guna PDCA dengangabungan 4M + 1E dan 5W1H.
Catat gunakaedah:• M.B.A.S
• Kaedah lainyang sesuai.
✓Akur✓ Tak akur✓OFI
Hubung kait Soalan,
Penemuan dan Status Audit
29
Fasa 3
Pelaporan Audit
C3
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
30
Akur(Penemuan kekaldalam senaraisemak)
Tidak Akur(NC)(Penemuandipindah ke BorangNCR)
Penambah-baikan(OFI)(Penemuandipindah ke OFI)
CatatPenemuan(Rekod dalamsenarai semak / Nota Audit)
Laporankeseluruhan
audit
NCR
Pelaporan
Audit
31Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Perbazaan
NCR dengan OFI…
StatusPenemuan AuditAkur Keperluan
Standard?Tindakan
Ketakakuran(NC)
PeluangPenambahbaikan
(OFI)
?
?
?
?
Bukti Audit
Kriteria Audit
Didapati Latihan staf yang dilaksanakan belum dinilaikeberkesanannya.
• Kursus Audit Dalaman• Di Hotel Pushman Putrajaya • Tarikh: 3-5 Jan 20• Pn. Ruhainiez, Pn. Nilopah
Tidak mematuhi:• Akta/SOP/Pekeliling…… atau• Langkah Prosedur…. dan• Klausa 7.2.d ISO 21001:2018
• Kursus Menangani Stress• Hotel Pushman, Putrajaya• Tarikh: 20-21 Feb 20• Pn Salena G., En. Justin B.
32Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Contoh Penulisan
NCR
1. Pelan pengurusan risiko telah dibangunkan di peringkat organisasi tetapi terdapat beberapa isudalaman yang relevan dengan arah tuju strategiktidak dinyatakan. Contohnya risiko berkaitanpendidikan berkeperluan khas tidak dinyatakandengan jelas.
2. Organisasi telah melaksanakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Bagaimanapun mesyuarattidak membincangkan dengan jelas perkaraberkaitan keberkesanan tindakan terhadap risikodan peluang.
33Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Contoh Penulisan
OFI
34
Fasa 4
Audit Susulan
C4
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Mula
*Terima NCR
*Laksana Pembetulan(jika berkenaan)
*Kenalpasti PuncaPenyebab
Telahdilaksana?
*Laksana TindakanPembetulan
Tamat
berkesan?
Minta Auditi ambiltindakan
Tutup NCR
*Tindakan auditi
Tindakan juruaudit
tindakanjuruaudit
ya
ya
tidak
tidak
Petunjuk:
35Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Carta Alir Susulan
Audit
36
Pembetulan yang dicadangBetul dan telahdibuat (jika berkenaan)
Punca ketidakakuran yangdikenalpasti
Tarikh siap yang dicadang
Punca yang sebenar
Tindakan pembetulan yangdicadang
Telah dibuat & berkesan
Bukti
Wajar
Boleh ditentusahkan
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Semakan Umum
Susulan Audit
37Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Semakan Bukti
Susulan Audit
38Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
Tugasan:
Rujuk Bahan
Yang Dibekalkan
39