Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für ... · PDF fileBenutzerhandbuch für W ebex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31) Erste Veröffentlichung: 23.März2016

Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows(WBS31)Erste Veröffentlichung: 23. März 2016

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I N H A L T S V E R Z E I C H N I S

Erste Schritte 1

Übersicht 1

Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 3

Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 3

Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 4

WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren 5

Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ 5

Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 6

Informationen zur Registerkarte „Konto“ 6

Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“ 7

Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“ 8

Informationen über die Registerkarte „Tools“ 9

Version der Produktivitätswerkzeuge überprüfen 10

Nach Aktualisierung suchen 10

WebEx-Produktivitätswerkzeuge deinstallieren 10

Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlen im Startmenü 11

Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe der Systemsteuerung 11

Ansetzen eines Meetings 13

Ansetzen eines Meetings – Übersicht 13

Meeting in Lotus Notes einrichten 13

Teilnehmer einladen 15

Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting 16

Unterstützung von Wiederholungsmustern in WebEx Integration in Lotus Notes 16

Meeting-Vorlagen verwenden 19

Ansetzen im Auftrag von anderen Gastgebern 21

Ansetzen für einen anderen Gastgeber – Übersicht 21

Einrichten vor dem Ansetzen für einen anderen Gastgeber 21

Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber 21

Verwalten von Meetings 25

Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31) iii

Verwalten eines Meetings – Übersicht 25

Bearbeiten eines angesetzten Meetings 25

Ein angesetztes Meeting bearbeiten 26

Starten eines Meetings als Meeting-Gastgeber 26

Stornieren eines Meetings 27

Beitreten zu einem Meeting 27

Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)iv

Inhaltsverzeichnis

K A P I T E L 1Erste Schritte

• Übersicht, Seite 1

ÜbersichtWebEx Integration in Lotus Notes bietet Ihnen eine bequeme Möglichkeit, WebEx-Online-Meetings ausLotus Notes schnell zu starten, hinzuzufügen oder diesen beizutreten, ohne auf Ihre WebEx-Site zugreifen zumüssen, von der aus Sie normalerweise Ihre Online-Meetings planen und diesen beitreten.

WebEx-Produktivitätswerkzeuge werden automatisch auf Ihrem Computer installiert, wenn Sie sich auf IhrerWebEx-Site anmelden. Wenn neue Versionen verfügbar sind, legt Ihr Site-Administrator mitSystemadministratorprivilegien fest, ob die Produktivitätswerkzeuge automatisch auf die neuen Versionenaktualisiert werden. Sie können Produktivitätswerkzeuge auch manuell installieren. Weitere Informationenfinden Sie unter Installieren der WebEx-Produktivitätswerkzeuge.

Sobald WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert sind, werden die WebEx-Optionen zum Starten oderHinzufügen von Meetings in Lotus Notes angezeigt. WebEx Integration in Lotus Notes bietet außerdemfolgende Möglichkeiten in Lotus Notes:

• Schneller Zugriff auf „Mein WebEx“ auf Ihrer WebEx-Site, wo sich Ihre persönliche Meeting-Liste,Ihr Benutzerprofil und weitere Kontooptionen befinden.

• Den Befehl „Jetzt treffen“ zum Starten eines Instant-Meetings (nur für Meeting Center und TrainingCenter verfügbar).

• Vorlagen für Meeting-Einladungen.

Um die Sicherheit IhrerMeetings zu gewährleisten, werden sämtliche Daten, die an IhreWebEx-Site gesendetoder von dieser empfangen werden, durchWebEx Integration in Lotus Notes mit 128-Bit-SSL-Verschlüsselung(Secure Sockets Layer) gesichert.

In der Mac-Version der WebEx-Produktivitätswerkzeuge wird Lotus Notes aktuell nicht unterstützt.Hinweis

Machen Sie sich vor der Verwendung der WebEx Integration in Lotus Notes mit Lotus Notes selbst vertraut.Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie ein Benutzerkonto auf Ihrer WebEx-Site haben und dass die WebExIntegration in Lotus Notes von Ihrer WebEx-Site unterstützt wird.

Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31) 1

Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31)2

Erste SchritteÜbersicht

K A P I T E L 2Installieren und Einrichten derWebEx-Produktivitätswerkzeuge

• Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge, Seite 3

• Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 4

• WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, Seite 5

• Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“, Seite 5

• Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 6

• Informationen zur Registerkarte „Konto“, Seite 6

• Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“, Seite 7

• Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“, Seite 8

• Informationen über die Registerkarte „Tools“, Seite 9

• Version der Produktivitätswerkzeuge überprüfen, Seite 10

• Nach Aktualisierung suchen, Seite 10

• WebEx-Produktivitätswerkzeuge deinstallieren, Seite 10

Übersicht über das Installieren und Einrichten derWebEx-Produktivitätswerkzeuge

Sie können die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, um Meetings sofort mit demWebEx-Produktivitätswerkzeugebereich, Microsoft Office, Webbrowsern, Microsoft Outlook sowie IBMLotus Notes zu starten oder daran teilzunehmen. Darüber hinaus können Sie Meetings mit Microsoft Outlookoder IBM Lotus Notes ansetzen, ohne Ihre WebEx-Site zu besuchen.

Nachdem Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert haben, können Sie sich anmelden und Optionenfür Ihr WebEx-Konto sowie für Instant-Meetings oder angesetzte Meetings einrichten, Präferenzen für denWebEx-Produktivitätswerkzeugebereich festlegen und auswählen, welche Produktivitätswerkzeuge Sie mitWebEx verwenden möchten.


Das Dialogfeld umfasst diese Registerkarten:

• Konto

• Einstellungen zu „Jetzt treffen“

• Angesetzte Meetings

• Präferenzen

• Tools

Installieren von WebEx-ProduktivitätswerkzeugenWenn der Site-Administrator die Optionen für WebEx-Produktivitätswerkzeuge für Ihre WebEx-Dienst-Siteaktiviert hat, werden alle WebEx-Produktivitätswerkzeuge automatisch auf Ihrer Site installiert. Darüberhinaus werden die WebEx-Produktivitätswerkzeuge automatisch durch neuere Versionen aktualisiert.

Während des Installationsvorgangs werden alle verfügbaren WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert. Siekönnen die mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen zu verwendenden Anwendungen jedoch jederzeitändern. Darüber hinaus können Sie andere WebEx-Konten- und Meeting-Einstellungen ändern, indem SieOptionen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ festlegen. Einzelheiten finden Sie unter Einrichten derOptionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 6.

Gegebenenfalls können Sie dieWebEx-Produktivitätswerkzeuge auch manuell herunterladen und installieren.Bevor Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Computer denfolgenden Mindestanforderungen entspricht:

• Sie benötigen Administratorprivilegien für Ihren Computer.

• Der plattformübergreifenden Software-Dokumentation zu WebEx können Sie entnehmen, welcheBetriebssysteme und Browser unterstützt werden und welche anderen Voraussetzungen Ihr Systemerfüllen muss.

• Intel x86 (Pentium 400-MHz +) oder kompatibler Prozessor

• JavaScript und Cookies im Browser aktiviert

Wenn Sie eine frühere Version der Produktivitätswerkzeuge besitzen, müssen Sie diese Versiondeinstallieren, bevor Sie die neue Version installieren können.

Möglicherweise müssen Sie vor der Installation der neuen Version der Produktivitätswerkzeuge auchAnwendungen wie Microsoft Outlook und alle Browser schließen. Diese Anwendungen müssen neugestartet werden, und Sie müssen sich anmelden, bevor die neue Benutzeroberfläche angezeigt wird.

Die WebEx-Integration für IBM Lotus Notes ist in der Installation bzw. im Download derWebEx-Produktivitätswerkzeuge nur enthalten, wenn der Site-Administrator die Lotus Notes-Option fürdie Site aktiviert hat.

Hinweis

Systemadministratoren können auch eine Masseninstallation für Computer an ihrem Standort durchführen.Weitere Informationen finden Sie im IT-Administratorhandbuch zur Massenbereitstellung derWebEx-Produktivitätswerkzeuge (IT Administrator Guide for Mass Deployment of WebEx Productivity Tools)unter der Adresse https://help.webex.com/docs/DOC-2631.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeInstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen

https://help.webex.com/docs/DOC-2631

WebEx-Produktivitätswerkzeuge installierenVerfahren

Schritt 1 Melden Sie sich bei Ihrer WebEx-Site an.Schritt 2 Wählen Sie die RegisterkarteMeeting Center aus.Schritt 3 Wählen Sie in der linken Navigationsleiste unter Support die Option Downloads.Schritt 4 Wählen Sie auf der Seite „Downloads“ unter der Überschrift „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ den Eintrag

Download aus.Das Dialogfeld Datei herunterladen wird angezeigt.

Schritt 5 Speichern Sie das Installationsprogramm auf Ihrem Computer.Der Name der Installationsdatei hat die Erweiterung .msi.

Schritt 6 Führen Sie die Installationsdatei aus und befolgen Sie die Anweisungen.Das Dialogfeld „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ wird angezeigt.

Schritt 7 Geben Sie Ihre WebEx-Site-URL, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.

Nächster Schritt

Überprüfen Sie, nachdem Sie die Installation abgeschlossen und Sie sich bei IhremWebEx-Konto angemeldethaben, die Einstellungen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“. Weitere Informationen finden Sie unterEinrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 6.

Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“Verwenden Sie zum Öffnen des Dialogfensters „WebEx-Einstellungen“ eine der folgenden Optionen:

• Aus dem Startmenü: Wählen Sie Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge >WebEx-Einstellungen aus.

• Aus dem WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich:

◦ Falls der Bereich „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ noch nicht offen ist, gehen Sie wie folgt vor:

◦ Doppelklicken Sie auf das Symbol „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ auf Ihrem Desktop.

◦ Gehen Sie zu Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge >WebEx-Produktivitätswerkzeuge.

◦ Klicken Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich aufWebEx-Einstellungen bearbeiten.

• Aus Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes: Wählen Sie im WebEx-Menü den EintragKonteneinstellungen aus.

• Aus Microsoft Office, in Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint: Wählen SieWebEx-Einstellungen aus.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeWebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren

Einrichten der Optionen von WebEx-ProduktivitätswerkzeugenVerfahren

Schritt 1 Öffnen Sie das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“.Schritt 2 Melden Sie sich auf der Registerkarte Konto bei Ihrem Konto an, indem Sie die URL für Ihre WebEx-Site

sowie Benutzername und Passwort angeben. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zurRegisterkarte „Konto“, auf Seite 6.

Schritt 3 Wählen Sie Aktualisieren aus.Schritt 4 Wählen Sie die Registerkarte „Jetzt treffen“-Einstellungen aus.Schritt 5 Legen Sie Optionen für Instant-Meetings fest, die über den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich sowie

in Microsoft Office, Browsern, Kontextmenüs sowie Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes gestartetwerden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“, auf Seite7.

Schritt 6 Klicken Sie auf die Registerkarte Präferenzen.Schritt 7 Legen Sie die Optionen für den Bereich „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ fest. Weitere Informationen finden

Sie unter Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“, auf Seite 8.Schritt 8 Klicken Sie auf die Registerkarte Tools.Schritt 9 Wählen Sie die Anwendungen aus, in die WebEx integriert werden soll. Weitere Informationen finden Sie

unter Informationen über die Registerkarte „Tools“, auf Seite 9.

Informationen zur Registerkarte „Konto“Mit den Kontooptionen können Sie sich bei der WebEx-Site anmelden.

• Site-URL: Geben Sie hier die URL zur WebEx Meeting Center-Site ein, bei der Sie sich anmeldenmöchten. Beispiel für URL-Format: company.webex.com

Wenn Sie die URL für eine Site eingeben, die die TelePresence-Integration nichtunterstützt, können Sie für diese Seite Nur-WebEx-Meetings ansetzen und auf dieentsprechende Dokumentation zugreifen.

Hinweis

• Benutzername: Geben Sie den Benutzernamen für ein Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein.

• Passwort: Geben Sie das Passwort für das Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein.

•Mein Passwort speichern: Speichert den eingegebenen Benutzernamen und das zugehörige Passwort,sodass Sie Ihren Benutzernamen und Ihre Site-URL bei der nächsten Anmeldung nicht mehr eingebenmüssen.

• Passwort vergessen?: Öffnet die Seite „Passwort vergessen?“ auf Ihrer WebEx-Site. Hier können Sieeine Anforderung zur Erstellung eines neuen Passworts senden.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeEinrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen

• Passwort ändern: Öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie ein neues Passwort eingeben können.

• Sprache: Überprüfen Sie, welche Sprache derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.

• Land: Überprüfen Sie, welches Land bzw. welche Ländereinstellung derzeit für Ihre WebEx-Siteausgewählt ist.

• Zeitzone: Überprüfen Sie, welche Zeitzone derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.

• Einstellungen für die WebEx-Dienst-Website ändern: Öffnen Sie die SeiteMein WebEx > MeinProfil auf Ihrer WebEx-Site, und nehmen Sie Änderungen an Ihrem Profil vor.

• Aktualisieren: Aktualisiert das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ mit den aktuellsten Einstellungenaus der WebEx-Site.

Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“Optionen für Instant-Meetings betreffen Meetings, die über den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereichsowie inMicrosoft Office, Browsern, InstantMessenger-Programmen, Kontextmenüs sowieMicrosoft Outlookoder IBM Lotus Notes gestartet werden.

•Meeting-Vorlage: Wählen Sie die für das Meeting zu verwendende Vorlage aus.

•Meeting-Typ: Wählen Sie den WebEx-Meeting-Typ aus, den Sie für Instant-Meetings verwendenmöchten. Diese Option führt nur die Meeting-Typen auf, die für Ihre Site und Ihr Benutzerkonto zurVerfügung stehen.

• Persönlichen Raum für Instant-Meetings nutzen: Wählen Sie aus, dass Sie standardmäßig Ihrenpersönlichen Raum für Instant-Meetings nutzen wollen.

• Thema des Meetings: Geben Sie das Thema oder den Namen für das Meeting ein.

•Meeting-Passwort: Hier können Sie festlegen, dass die Teilnehmer das hier angegebene Passworteingebenmüssen, um demMeeting beitreten zu können. Möglicherweise ist es für Ihre Site erforderlich,dass alle Passwörter bestimmten Sicherheitskriterien entsprechen, z. B. dass sie eine Mindestlänge odereine Mindestanzahl an Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen aufweisen.

• Im öffentlichen Kalender aufführen: Tragen Sie dieses Meeting in die Meeting-Kalender auf derWebEx-Dienst-Site ein. Nur für Meetings, Verkaufsgespräche und Schulungssitzungen verfügbar.

• Der Beitritt muss durch mich genehmigt werden: Gibt an, dass das Dialogfeld „Bitte um Teilnahme“auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden soll, sobald jemand versucht, Ihrem Meeting beizutreten. Nurfür Support-Sitzungen verfügbar.

• Audio-Verbindung: Wählen Sie den Typ der zu verwendenden Audio-Verbindung aus:

◦ Keine: Gibt an, dass das Meeting entweder keine Audio-Verbindung beinhaltet oder eineAudio-Verbindung beinhaltet, die nicht über Ihren Meeting-Dienst läuft und über die Sie dieTeilnehmer selbst unterrichten.

◦WebEx Audio: Gibt an, dass das Meeting WebEx-Audio für die Audio-Verbindung verwendet,sodass Sie Ihr Telefon oder Ihren Computer als Audiogerät für die Teilnahme am Meetingverwenden können. Wählen Sie bei Auswahl dieser Option eine der drei folgenden Optionen fürWebEx Audio aus:


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeInformationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“

• Teilnehmern globale Einwahlnummern anzeigen: Wählen Sie diese Option, um eine Listevon Telefonnummern zu erhalten, z. B. gebührenfreie oder lokale Nummern, die Teilnehmerin anderen Ländern anrufen können, um sich mit der Audio-Verbindung zu verbinden.

• Gebührenfreie Nummer anzeigen: Wählen Sie aus, ob eine gebührenfreie Nummer aufIhrer Site bereitgestellt werden soll und ob sie angezeigt werden soll, damit Teilnehmer dieNummer anrufen können, um sich mit der Audio-Verbindung zu verbinden.

Nachdem Sie das Meeting gestartet haben, können Teilnehmer auswählen, ob sie ihrenComputer oder ihr Telefon als Audiogerät verwenden möchten, um dem Meetingbeizutreten.

Hinweis

◦ Sonstige Telekonferenz: Gibt an, dass das Meeting eine Telefonkonferenz umfasst, die durcheinen anderen Dienst bereitgestellt wird. Die Anweisungen, die Sie in das Textfeld eingeben,werden automatisch auf den Bildschirmen der Meeting-Teilnehmer angezeigt, sobald diese demMeeting beitreten.

Meeting-Teilnehmer müssen über eine direkte Durchwahl verfügen, damit sie vomTelefonkonferenz-Dienst angerufen werden können. Ein Teilnehmer ohne eine direkteDurchwahl kann jedoch einer Telefonkonferenz beitreten, indem er eineEinwahl-Telefonnummer anruft, die im Meeting-Fenster immer zur Verfügung steht.

Tipp

• Ton bei Beitritt und Verlassen: Wählen Sie den Ton aus, der beim Beitritt und beim Verlassenwiedergegeben wird.

Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“In den Präferenzen können Sie einige Funktionen desWebEx-Produktivitätswerkzeugebereichs konfigurieren.

• Immer im oberen Desktop-Bereich anzeigen: Zeigt den WebEx Produktivitätswerkzeugebereichimmer im Vordergrund aller Applikationen oder Programme an, die auf Ihrem Computer geöffnet sind.

•WebEx-Produktivitätswerkzeuge beim Start von Windows anzeigen

• Produktivitätswerkzeuge-Symbol in der Taskleiste anzeigen

• Planfunktion im Bereich der Produktivitätswerkzeuge aufrufen: Blendet die Verknüpfungen„Angesetztes Meeting starten“ und „Meeting ansetzen“ im Bereich ein. Wenn Sie einen der Linksauswählen, gelangen Sie zu den entsprechenden Seiten auf Ihrer WebEx-Dienst-Site.

• Standard-Adressbuch: Wählen Sie ein E-Mail- und Ansetzprogramm für ein Standardadressbuch aus.WebEx-Produktivitätswerkzeuge lassen sich in das ausgewählte E-Mail-Programm integrieren undvereinfachen so das Abrufen der E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte. Durch Auswahl des Bereichs für dieWebEx-Produktivitätswerkzeuge wird ein Adressbuch des E-Mail-Programms geöffnet, das Sie hierausgewählt haben.

•Meeting-Optionen starten


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeInformationen über die Registerkarte „Präferenzen“

◦Mir das Ändern des Meeting-Themas beim Starten des Meetings erlauben

◦Mir das Ändern des Meeting-Passworts beim Starten des Meetings erlauben

Informationen über die Registerkarte „Tools“Diese Optionen legen fest, welche Programme WebEx-Integrationen und Verknüpfungen enthalten.

• E-Mail und Ansetzen von Meetings: Zeigt die WebEx-Produktivitätsleiste und Befehle an, mit denenSie Meetings ansetzen oder Instant-Meetings über die WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit MicrosoftOutlook oder IBM Lotus und den entsprechenden Adressbüchern aus diesen Anwendungen startenkönnen.

•Microsoft

◦WebEx mit Microsoft Office verwenden: Zeigt die WebEx-Schaltflächen für Instant-Meetingsmit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen und zum automatischen Teilen ausgewählter Dateienoder Dokumente in den folgenden Microsoft Office-Anwendungen an:

• Excel

• PowerPoint

• Word

◦ Symbolleiste in Internet Explorer anzeigen: Zeigt eine WebEx-Schaltfläche an, mit der SieInstant-Meetings aus der Symbolleiste von Microsoft Internet Explorer starten können.

◦ In Kontextmenüs in Windows anzeigen (Neustart erforderlich): Zeigt einen WebEx-Befehl,mit dem Sie aus den Kontextmenüs in Windows Explorer ein Instant-Meeting starten undautomatisch eine ausgewählte Datei oder ein Dokument freigeben können.

•Mozilla Firefox

◦ Symbolleiste in Firefox anzeigen: Zeigt eineWebEx-Schaltfläche an, mit der Sie Instant-Meetingsaus der Symbolleiste von Firefox starten können.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeInformationen über die Registerkarte „Tools“

Version der Produktivitätswerkzeuge überprüfenVerfahren

Schritt 1 Klicken Sie in derWindows-Taskleiste mit der rechtenMaustaste auf das Symbol Produktivitätswerkzeuge.Schritt 2 Wählen Sie im Menü „Produktivitätswerkzeuge“ die Option Informationen zu den

WebEx-Produktivitätswerkzeugen aus, um die aktuell installierte Version anzuzeigen.Schritt 3 Gehen Sie zur WebEx-Site.Schritt 4 Wählen Sie Support > Downloads aus.Schritt 5 Überprüfen Sie unter „Informationen zu Meeting Center“ die für die Produktivitätswerkzeuge aufgeführte

Versionsnummer.Schritt 6 Wenn Ihre installierte Version nicht die auf der Site aufgeführte aktuelle Version ist, wählen Sie auf der Seite

„Downloads“ unter „Produktivitätswerkzeuge“ die Option Herunterladen, um die aktuelle Versionherunterzuladen.

Nach Aktualisierung suchenWenn Sie die Aktualisierungen fürWebEx-Produktivitätswerkzeuge empfangen können, können Sie überprüfen,ob Aktualisierungen vorhanden sind.

Verfahren

Schritt 1 Klicken Sie in derWindows-Taskleiste mit der rechtenMaustaste auf das Symbol „Produktivitätswerkzeuge“.Schritt 2 Wählen Sie Nach Aktualisierung suchen.

Das System überprüft, ob eine neue Aktualisierung verfügbar ist. Wenn keine Aktualisierung verfügbar ist,informiert Sie eine Nachricht darüber, dass die aktuellste Version installiert ist. Wenn eine Aktualisierungverfügbar ist, können Sie sie sofort installieren.

Sie können den Befehl Nach Aktualisierung suchen auch über das WebEx-Menü „Meetingansetzen“ in Microsoft Outlook aufrufen.

Hinweis

WebEx-Produktivitätswerkzeuge deinstallierenDie WebEx-Produktivitätswerkzeuge können Sie mithilfe von Befehlen im Startmenü oder mithilfe derSystemsteuerung deinstallieren.

Die Deinstallation der Produktivitätswerkzeuge entfernt alle Produktivitätswerkzeuge und Verknüpfungenvon Ihrem Computer. Wenn Sie einige Produktivitätswerkzeuge weiter nutzen und andere deaktivierenmöchten, bearbeiten Sie die Optionen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“. Einzelheiten finden Sie unterEinrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, auf Seite 6.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeVersion der Produktivitätswerkzeuge überprüfen

Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlenim Startmenü

Verfahren

Schritt 1 Klicken Sie auf Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge > DeinstallierenSchritt 2 Wählen Sie Ja aus, um den Deinstallationsvorgang für die WebEx-Produktivitätswerkzeuge zu bestätigen.

Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe derSystemsteuerung

Verfahren

Schritt 1 Wählen Sie Start > Einstellungen > Systemsteuerung aus.Schritt 2 Doppelklicken Sie auf Programme hinzufügen/entfernen.Schritt 3 Wählen SieWebEx-Produktivitätswerkzeuge aus.Schritt 4 Wählen Sie Entfernen aus.Schritt 5 Wählen Sie Ja aus, um den Deinstallationsvorgang für die WebEx-Produktivitätswerkzeuge zu bestätigen.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeDeinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlen im Startmenü


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeDeinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe der Systemsteuerung

K A P I T E L 3Ansetzen eines Meetings

• Ansetzen eines Meetings – Übersicht, Seite 13

• Meeting in Lotus Notes einrichten, Seite 13

• Unterstützung von Wiederholungsmustern in WebEx Integration in Lotus Notes, Seite 16

• Meeting-Vorlagen verwenden, Seite 19

Ansetzen eines Meetings – ÜbersichtBeachten Sie vor dem Ansetzen eines Online-Meetings mit WebEx Integration in Lotus Notes Folgendes:

• WebEx Integration in Lotus Notes bietet grundlegende Optionen zum Ansetzen eines Meetings. Daherstehen einige Optionen, die auf Ihrer WebEx-Site angezeigt werden, in WebEx Integration in LotusNotes nicht zur Verfügung. Für diese zusätzlichen Optionen verwendet WebEx Integration in LotusNotes die Einstellungen der Vorlage, die Sie für das Meeting gewählt haben.

• WebEx Integration in Lotus Notes unterstützt nicht alle Wiederholungsoptionen, die in Lotus Notes zurVerfügung stehen.

• InMeeting-Einladungen, die Sie mit Lotus Notes versenden, wird die Startzeit desMeetings in derjenigenZeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist, nicht in der Zeitzone Ihrer Site-Einstellungenfür Ihren Dienst.

• Auf Ihrer WebEx-Site werden alle Meeting-Zeiten in der Zeitzone angezeigt, die Sie in den PräferenzenIhrer Site festgelegt haben, unabhängig von der auf Ihrem Computer eingestellten Zeitzone. WeitereInformationen zur Festlegung Ihrer Site-Einstellungen finden Sie in der Dokumentation für IhreWebEx-Site.

Meeting in Lotus Notes einrichtenMit denWebEx-Produktivitätswerkzeugen können SieMeetings in Lotus Notes ansetzen, ohne IhreWebEx-Siteaufrufen zu müssen. Zum Einrichten eines Online-Meetings mit WebEx-Integration in Lotus Notes öffnenSie eine neue Meeting-Anfrage und geben dann Informationen und Einstellungen für das Meeting ein.


Verfahren

Schritt 1 Klicken Sie in Ihrem Lotus Notes-Kalender auf Ein Meeting ansetzen, und geben Sie die Details für dasMeeting ein.Daraufhin wird die Registerkarte für neue Kalendereinträgemit der SchaltflächeWebEx-Meeting hinzufügengeöffnet.

Schritt 2 Geben Sie allgemeine Meeting-Informationen ein, z. B. Betreff, Uhrzeit, Ort, Eingeladene undMeeting-Wiederholungen.

Schritt 3 Wählen SieWebEx-Meeting hinzufügen aus.Das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ wird geöffnet.

Schritt 4 Geben Sie die WebEx-Meeting-Einstellungen an und klicken Sie dann auf OK.Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber ansetzen, wird im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen"die Meldung „Sie planen für [Name des Gastgebers]" angezeigt.

Schritt 5 Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Klicken Sie aufEinladungen speichern und senden, um den Teilnehmern die Einladungen zu schicken.Weitere Informationen zur Einladung von Teilnehmern finden Sie unter „Einladen von Teilnehmern“.

• Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunktzum angesetzten Meeting ein.

Sie können alle Einstellungen für das Meeting nach dem Ansetzenändern.

Hinweis


Ansetzen eines MeetingsMeeting in Lotus Notes einrichten

Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge fügen das angesetzte Meeting Ihrem Lotus Notes-Kalender und demöffentlichen Kalender auf Ihrer WebEx-Site hinzu.

Teilnehmer einladenBei Verwendung vonWebEx Integration in Lotus Notes zumAnsetzen einesMeetings können Sie Teilnehmereinladen, indem Sie sie in beliebigen Lotus Notes-Adressbüchern auswählen. Sie können auch Teilnehmereinladen, die nicht in einer Kontaktliste in Lotus Notes zu finden sind, indem Sie ihre E-Mail-Adresse angeben.

Nachdem Sie einen Teilnehmer zu einem angesetzten Meeting eingeladen haben, erhält dieser eineEinladungs-E-Mail. Die Einladung enthält Informationen über das Meeting (einschließlich Passwort) undeinen Link, auf den der Teilnehmer klicken kann, um dem Meeting beizutreten.

Verfahren

Schritt 1 Wenn Sie ein Meeting mithilfe von WebEx Integration in Lotus Notes angesetzt haben, öffnen Sie denKalendereintrag in Ihrem Lotus Notes-Kalender.

Schritt 2 Klicken Sie auf ein Adressbuch-Symbol, undwählen Sie imBereichEingeladene denNamen der Eingeladenenaus, oder geben Sie die Namen manuell ein.

Die über WebEx Integration in Lotus Notes eingeladenen Teilnehmer werden nicht in derTeilnehmerliste für das Meeting auf Ihrer WebEx-Site angezeigt.

Hinweis

Weitere Informationen zum Einladen von Teilnehmern in Lotus Notes finden Sie in der Hilfe zu Lotus Notes.


Ansetzen eines MeetingsTeilnehmer einladen

Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein MeetingMit den Wiederholungsoptionen von Lotus Notes können Sie ein Wiederholungsmuster für das Meetingangeben. Beispielsweise können Sie festlegen, dass ein Meeting jeden Mittwoch um 14:00 Uhr bis zu einembestimmten Datum wiederholt werden soll. Durch WebEx Integration in Lotus Notes wird das Meeting anjedem im Wiederholungsmuster angegebenen Tag angesetzt.

Abhängig von Ihrem Dienst werden eventuell nicht alle Wiederholungsoptionen in Lotus Notes unterstützt.

Verfahren

Schritt 1 Wenn Sie ein Meeting mithilfe von WebEx Integration in Lotus Notes angesetzt haben, öffnen Sie denKalendereintrag in Ihrem Lotus Notes-Kalender.

Das Dialogfeld für Wiederholungsoptionen wird geöffnet.Schritt 2 Geben Sie im Dialogfeld die gewünschten Optionen an, und klicken Sie auf OK.

Unterstützung von Wiederholungsmustern in WebEx Integrationin Lotus Notes

In der folgenden Tabelle finden Sie Informationen zum Umgang mit Wiederholungsmustern in WebEx fürWebEx-Meetings und für persönliche WebEx-Konferenzen:


Ansetzen eines MeetingsFestlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting

Tabelle 1: WebEx-Meetings

Umgewandelt in WebEx-Meeting-OptionLotus Notes-OptionTyp

Jeder 1.-31. TagJeder 1.-31. TagTäglich

Für Meeting Center:

Jede 1.-8. Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,Donnerstag, Freitag, Samstag]

Für Event Center-Events und Training Center-Schulungssitzungen:

Jede Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag,Freitag, Samstag]

Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich jede X. Woche wiederholt (Xgrößer als 1), dann wird dasMeeting wie von Ihnen angegeben in LotusNotes angesetzt. Auf IhrerWebEx-Site wird es jedoch als wöchentlichesMeeting angezeigt.

Jede 1.-8.Woche am: [Sonntag, Montag,Dienstag,Mittwoch, Donnerstag, Freitag,Samstag]

Wöchentlich

Jeden Monat täglichJeden Monat täglichMonatlich

Nicht unterstützt.Gerechnet vom Monatsende

Jeden Monat am [1., 2., Jeden Monat am [1., 2., 3., 4., letzten]JedenMonat am [1., 2., JedenMonat am[1., 2., 3., 4., letzten]

Jedes Jahr.

Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich alle X Jahre wiederholt (Xgrößer als 1), dann wird dasMeeting wie von Ihnen angegeben in LotusNotes angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Site wird es jedoch als jährlichesMeeting angezeigt.

Jedes 1.-10. JahrJährlich

Nicht unterstützt.Benutzerdefinierte EinstellungenAnpassen

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahrumgewandelt.

Starten von Datum bis DatumEnddatum


Starten von Datum X-mal wiederholen

Nicht unterstützt.Nicht wechselnAusnahmenangeben

Nicht unterstützt.Zu Freitag wechseln

Nicht unterstützt.Zu Montag wechseln

Nicht unterstützt.Zum nächsten Wochentag wechseln

Nicht unterstützt.Löschen


Ansetzen eines MeetingsUnterstützung von Wiederholungsmustern in WebEx Integration in Lotus Notes

Tabelle 2: WebEx-Personal Conference Meetings

Umgewandelt in WebEx-Personal Conference Meeting-OptionLotus Notes-OptionTyp

TäglichJeder 1.-31. TagTäglich

Jede 1.-8. Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,Donnerstag, Freitag, Samstag]

Jede 1.-8. Woche am: [Sonntag, Montag,Dienstag,Mittwoch, Donnerstag, Freitag,Samstag]

Wöchentlich

Jeden Monat am [1., 2., 3., 4., letzten][So, Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa]Jeden Monat täglichMonatlich

Nicht unterstütztGerechnet vom Monatsende

Jede Woche am [So, Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa]JedenMonat am [1., 2., 3., 4., letzten][So,Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa]

Nicht unterstütztJedes 1.-10. JahrJährlich

Nicht unterstütztBenutzerdefinierte EinstellungenAnpassen


Starten von Datum bis DatumEnddatum


Starten von Datum X-mal wiederholen

Nicht unterstützt.Nicht wechselnAusnahmenangeben

Nicht unterstützt.Zu Freitag wechseln

Nicht unterstützt.Zu Montag wechseln

Nicht unterstützt.Zum nächsten Wochentag wechseln

Nicht unterstützt.Löschen


Ansetzen eines MeetingsUnterstützung von Wiederholungsmustern in WebEx Integration in Lotus Notes

Wenn Sie ein sich wiederholendes Meeting in Lotus Notes ändern oder löschen, beachten Sie Folgendes:Hinweis

• Wenn Sie ein sich wiederholendes Meeting bearbeiten, z. B. das Datum oder die Meeting-Optionenändern, müssen alle an einer einzelnen Instanz des Meetings vorgenommenen Änderungen auf alleInstanzen angewendet werden, damit die Änderungen sich auf Ihre WebEx-Site auswirken. WennSie die Änderungen nur auf die Einzelinstanz anwenden, wird eine Aktualisierung in Lotus Notesvorgenommen, aber nicht im Kalender auf der Site.

• Wenn Sie eine einzelne Instanz eines wiederholten Meetings stornieren, wird die Instanz in LotusNotes gelöscht, verbleibt aber im Kalender. Sie müssen alle Instanzen eines wiederholten Meetingsin Lotus Notes löschen, damit es aus dem Kalender entfernt wird.

Meeting-Vorlagen verwendenIn einer Meeting-Vorlage werden alle bevorzugten Einstellungen für Meetings gespeichert, so dass Sie einOnline-Meeting schnell ansetzen oder starten können, indem Sie die Vorlage auswählen, anstatt für jedesangesetzte Meeting dieselben Einstellungen zu wählen. In Vorlagen werden jedoch keine Informationen überThema, Passwort sowie Datum und Uhrzeit gespeichert.

Wenn Sie in den Produktivitätswerkzeugen noch keine standardmäßige Meeting-Vorlage für Ihren lokalenComputer angegeben haben, richten sich die Standardwerte nach den Einstellungen für Ihre WebEx-Site.Nachdem Sie in den Produktivitätswerkzeugen auf Ihrem lokalen Computer eine standardmäßigeMeeting-Vorlage festgelegt haben, richten sich die Standardwerte nach den lokalen Einstellungen.

Beim Ansetzen eines Meetings mit WebEx Integration in Lotus Notes können Sie eine der Meeting-Vorlagenauswählen, die Sie auf Ihrer WebEx-Site gespeichert haben.

Obwohl WebEx Integration in Lotus Notes nur eine Teilmenge aller Optionen enthält, die für einOnline-Meeting verwendet werden können, werden alle Optionen in der Vorlage festgelegt, unabhängigdavon, ob sie in WebEx Integration in Lotus Notes verfügbar sind. Wenn Sie beispielsweise in einerVorlage bestimmte Teilnehmer-Privilegien festlegen, werden diese Privilegien für das Meeting festgelegt.Einstellungen für Teilnehmer-Privilegien sind in WebEx Integration in Lotus Notes nicht verfügbar.

Nach dem Ansetzen eines Meetings können Sie dessen Vorlage nicht mehr ändern.

Hinweis

Verfahren

Schritt 1 Klicken Sie zumAnzeigen der Details einer Vorlage in der Symbolleiste von Lotus Notes auf die SchaltflächeKonfiguration, und wählen Sie dannMeeting-Vorlagen aus.


Ansetzen eines MeetingsMeeting-Vorlagen verwenden

Die Liste der gespeicherten Meeting-Vorlagen auf Ihrer WebEx-Site wird angezeigt.

Schritt 2 Wählen Sie eine Vorlage aus, und klicken Sie anschließend auf Ansicht.


Ansetzen eines MeetingsMeeting-Vorlagen verwenden

K A P I T E L 4Ansetzen im Auftrag von anderen Gastgebern

• Ansetzen für einen anderen Gastgeber – Übersicht, Seite 21

• Einrichten vor dem Ansetzen für einen anderen Gastgeber, Seite 21

Ansetzen für einen anderen Gastgeber – ÜbersichtSie können ein WebEx-Meeting im Namen eines anderen Gastgebers ansetzen, wenn dieser Ihnen dieentsprechende Genehmigung hierzu erteilt.

Wenn Sie beispielsweise der Assistent eines Direktors sind, der regelmäßig WebEx-Meetings durchführenmuss, kann dieser Ihnen die Genehmigung erteilen, Meetings in seinem Namen anzusetzen. Sie können fürdiesen Gastgeber Meetings ansetzen, bearbeiten und stornieren.

Einrichten vor dem Ansetzen für einen anderen GastgeberStellen Sie vor dem Ansetzen eines WebEx-Meetings für einen anderen Gastgeber sicher, dass Sie und derGastgeber ein WebEx-Gastgeberkonto besitzen und dass bei Ihnen beiden dieselbe Version derWebEx-Produktivitätswerkzeuge auf den Computern installiert ist.

Der eigentliche Gastgeber:

• Erteilt dem Gastgeber, der die WebEx-Meetings auf der WebEx-Site ansetzt, eine Berechtigung. WennSie der eigentliche Gastgeber sind, gehen Sie zuMein WebEx > Einstellungen > Optionen zumAnsetzen. Geben Sie im Feld „Genehmigung zum Ansetzen von Meetings“ die E-Mail-Adressensämtlicher Gastgeber ein, denen Sie erlauben, in Ihrem Namen Meetings anzusetzen.

• Erteilt dem eigentlichen Gastgeber die Berechtigung, der die WebEx-Meetings im eigenen LotusNotes-Kalender ansetzt. Der Gastgeber führt dies aus, indem er jemand anderen in Lotus Notes alsStellvertreter auswählt.

Ansetzen eines Meetings für einen anderen GastgeberWenn der Gastgeber Ihnen die entsprechenden Berechtigungen erteilt hat, können Sie in seinem Namen einMeeting ansetzen.


Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber ansetzen, wird diesbezüglich eineMeldung im Dialogfeld„WebEx-Einstellungen“ angezeigt.

Verfahren

Schritt 1 Wählen Sie im Menü „Kalender“ die Option Vorgang > Mehr > Kalender einer anderen Person öffnenaus.

Das Dialogfeld „Kalender“ wird angezeigt.Schritt 2 Wählen Sie Sonstiges und danach den Namen des Gastgebers aus.

Solange Ihre Berechtigungen gültig bleiben, können Sie beim nächsten Ansetzen eines Meetings fürdiesen Gastgeber den Namen des Gastgebers direkt aus dem Menü „Kalender“ auswählen.

Tipp

Der Kalender des Gastgebers wird als Registerkarte in Ihrem Kalender angezeigt.Schritt 3 Wählen Sie auf dem Kalender des Gastgebers ein Datum und eine Uhrzeit aus.

Das Dialogfeld „Kalendereintrag“ wird angezeigt.Schritt 4 Wählen Sie oben links im Dialogfeld „Kalendereintrag“ die OptionWebEx-Meeting hinzufügen aus.

Setzen Sie das Meeting an. Das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ wird geöffnet.


Ansetzen im Auftrag von anderen GastgebernAnsetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber

Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber ansetzen, wird diesbezüglich eineMeldung im Dialogfeld„WebEx-Einstellungen“ angezeigt.

Schritt 5 Setzen Sie das Meeting an.





K A P I T E L 5Verwalten von Meetings

• Verwalten eines Meetings – Übersicht, Seite 25

• Bearbeiten eines angesetzten Meetings, Seite 25

• Starten eines Meetings als Meeting-Gastgeber, Seite 26

• Stornieren eines Meetings, Seite 27

• Beitreten zu einem Meeting, Seite 27

Verwalten eines Meetings – ÜbersichtNachdem Sie ein Meeting mit der WebEx Integration in Lotus Notes angesetzt haben, haben Sie folgendeMöglichkeiten zur Verwaltung des Meetings:

• Ändern Sie das Meeting. Die am Meeting in Lotus Notes vorgenommenen Änderungen werdenautomatisch auf Ihrer WebEx-Site aktualisiert.

• Starten Sie das Meeting, wenn Sie der Gastgeber des Meetings sind.

• Stornieren Sie das Meeting in Lotus Notes, wobei es auch von Ihrer Dienst-Site gelöscht wird.

• Treten Sie dem Meeting als Meeting-Teilnehmer bei.

Bearbeiten eines angesetzten MeetingsNachdem Sie ein Meeting mit WebEx Integration in Lotus Notes angesetzt haben, können Sie dieses jederzeitmit Lotus Notes bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Startzeitpunkt ändern, ein neues Passwort angeben,eine andere Telefonkonferenz-Option auswählen usw. Nach dem Bearbeiten eines angesetzten Meetingssendet WebEx Integration in Lotus Notes eine aktualisierte Meeting-Einladung an alle Teilnehmer, die Siezum Meeting eingeladen haben, und aktualisiert die Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Site.


Wichtig • Wenn Sie ein Meeting über Ihre WebEx-Site anstatt über WebEx Integration in Lotus Notes ändern,werden die Änderungen nicht in Lotus Notes übernommen. Wenn Sie beispielsweise denStartzeitpunkt des Meetings über Ihre Site ändern, wird der Startzeitpunkt im Lotus Notes-Kalendernicht geändert. Daher empfiehlt sich zumBearbeiten einesMeetings die ausschließliche Verwendungvon Lotus Notes.

• Wenn Sie ein wiederholtes Meeting mit Lotus Notes bearbeiten, müssen die Änderungen für eineeinzelne Meeting-Instanz auf alle entsprechenden Instanzen angewendet werden, damit dieÄnderungen auf derWebEx-Site wirksamwerden.Wenn Sie die Änderungen nur auf die Einzelinstanzanwenden, wird eine Aktualisierung in Lotus Notes vorgenommen, aber nicht im Kalender.

Sie können die Vorlage für ein angesetztes Meeting nicht ändern.Hinweis

Ein angesetztes Meeting bearbeiten

Verfahren

Schritt 1 Suchen Sie in Ihrem Lotus Notes-Kalender das Meeting, das Sie bearbeiten möchten, und öffnen Sie danndie Registerkarte für den Kalendereintrag.

Schritt 2 Bearbeiten Sie die Informationen oder ändern Sie Optionen im Fenster „Meetings“.Schritt 3 Wählen SieWebEx-Meeting bearbeiten, um im Dialogfeld „Meeting-Einstellungen“ WebEx-spezifische

Optionen zu bearbeiten.Schritt 4 Klicken Sie auf Einladungen speichern und senden.

Ihr Meeting wird auf Ihrer WebEx-Site aktualisiert.

Starten eines Meetings als Meeting-GastgeberNachdem Sie ein Meeting mit WebEx Integration in Lotus Notes angesetzt haben, können Sie es mit einerder folgenden Methoden starten:

• Öffnen Sie im Lotus Notes-Kalender den Eintrag für das Meeting, und wählen Sie die SchaltflächeStarten. Sie können aber auch den Link zum Starten desMeetings kopieren und ihn in IhremWebbrowsereinfügen.

Der imKalendereintrag angezeigte Link ist nur für denGastgeber desMeetings bestimmt.Er stimmt nicht mit dem in den Einladungen der Teilnehmer angezeigten Link überein,auf den die Teilnehmer klicken können, um dem Meeting beizutreten.

Hinweis


Verwalten von MeetingsEin angesetztes Meeting bearbeiten

• Melden Sie sich auf Ihrer WebEx-Site an, und starten Sie das Meeting über die Seite „Meine Meetings“.

Weitere Informationen zum Beginnen eines angesetzten Meetings über Ihre WebEx-Site finden Sie in derDokumentation Ihrer Site.

Stornieren eines MeetingsUm ein in Lotus Notes angesetztes Online-Meeting zu stornieren, verwenden Sie einfach die entsprechendenOptionen von Lotus Notes. Alle eingeladenen Teilnehmer erhalten automatisch eine Stornierungsmitteilung.Das Meeting wird auch auf Ihrer WebEx-Site storniert.

Wichtig • Wenn Sie einWebEx-Meeting in Lotus Notes ansetzen, sollten Sie es direkt in Lotus Notes stornieren.Versuchen Sie stattdessen, es über Ihre WebEx-Site zu stornieren, wird es in Lotus Notes nichtstorniert.

• Wenn Sie eine einzelne Instanz eines wiederholten Meetings stornieren, wird die Instanz in LotusNotes gelöscht, verbleibt aber im Kalender. Sie müssen alle Instanzen eines wiederholten Meetingsin Lotus Notes löschen, damit es aus dem Kalender entfernt wird.

Informationen zum Stornieren von Meetings in Lotus Notes finden Sie in der Hilfe zu Lotus Notes.

Beitreten zu einem MeetingWenn der Gastgeber eines Meetings Sie über WebEx Integration in Lotus Notes zu einem Meeting einlädt,erhalten Sie eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, auf den Sie zur Teilnahme amMeeting klicken können.Alternativ können Sie dem Meeting auch direkt über Ihre WebEx-Site beitreten.

Beitreten zu einem Meeting über eine E-Mail-Einladung

Wenn Sie eine E-Mail-Einladung für ein Meeting erhalten, können Sie diesem folgendermaßen beitreten:

Sie können auf den Link in der E-Mail-Einladung klicken, um demMeeting beizutreten. Wenn Sie auf einemComputer auf den Link in der Einladung klicken, treten Sie dem Meeting auf Ihrem Computer bei. Wenn Sieauf Ihrem Mobilgerät auf den Link in der Einladung klicken und die mobile App Cisco WebEx Meetingsinstalliert ist, werden Sie zur mobilen App weitergeleitet, um dem Meeting beizutreten.

Wenn Sie dem Meeting nicht online sondern telefonisch beitreten möchten, können Sie die Nummern in derMeeting-Einladung wählen, um sich in das Meeting einzuwählen.

Die Meeting-Einladung enthält weitere Informationen, die Sie möglicherweise benötigen, um dem Meetingbeizutreten, z. B. dieMeeting-Kennnummer oder den Zugriffscode, dasMeeting-Passwort und das numerischeMeeting-Passwort, wenn Sie über ein Videosystem oder Telefon beitreten.

Wählen Sie den angegebenen Link unten in der E-Mail-Einladung, wenn Sie der Gastgeber sind und dieGastgeber-Kennnummer und den Zugriffscode für Gastgeber benötigen.

Einem Meeting über die WebEx-Site beitreten

Anstatt dem Meeting über den Link in Ihrem Lotus Notes-Kalender beizutreten, ist dies auch direkt über dieWebEx-Site auf eine der folgenden Arten möglich:


Verwalten von MeetingsStornieren eines Meetings

• Geben Sie auf der Willkommensseite die Meeting-Kennnummer ein.

• Melden Sie sich bei Ihrer WebEx-Site an und gehen Sie entweder zur SeiteMeeting Center > MeineMeetings oder zur SeiteMein WebEx > Meine Meetings und wählen Sie in der Liste die OptionMeetings, zu denen Sie eingeladen sind aus. Wählen Sie dann den Namen des Meetings aus, dem Siebeitreten möchten.

Anstelle der Verwendung eines E-Mail-Programms zumBeitreten zu einemMeeting können Sie auch zu IhrerWebEx-Site wechseln. Wenn das Meeting aufgeführt ist, suchen Sie auf der Site den Eintrag für das Meeting.Dies können Sie entweder über denMeeting-Kalender oder über eine andere Liste der Sitzungen durchführen.Wenn es sich um ein nicht aufgeführtes Meeting handelt, geben Sie stattdessen auf der Site dieMeeting-Kennnummer ein. Sie erhalten die Meeting-Kennnummer aus der Einladungs-E-Mail oder direktbeim Gastgeber des Meetings.

Weitere Informationen zumBeitreten zu einemMeeting über dieWebEx-Site finden Sie in der DokumentationIhrer Site.


Verwalten von MeetingsBeitreten zu einem Meeting

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Benutzerhandbuch für Webex Integration in Lotus Notes für ... · PDF fileBenutzerhandbuch für W ebex Integration in Lotus Notes für Windows (WBS31) Erste Veröffentlichung: 23.März2016