Beschaffungsmanagement...die Prozesse zum Kauf bzw. Erwerb von Produkten, Dienstleistungen oder Ergebnissen das Vertragsmanagement die Änderungssteuerungsprozesse, die Verwaltung

Projektmanagement

Beschaffungsmanagement

Version: 4.0Stand: 01.06.2018Autor: Dr. Olaf Boczan

© Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München

Lernziel

Sie können:

die Aufgaben des Beschaffungsmanagements mit eigenen Worten

wiedergeben

den Inhalt von Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen nennen

die Abnahme von Vertragsleistungen beschreiben

die wichtigsten deutschen Vertragsformen, deren Inhalt und die

Bedeutung für Auftragnehmer und Auftraggeber erklären

Referenz: PMBoK Kapitel 12 – Beschaffungsmanagement in Projekten

Vorlesung Projektmanagement - Beschaffungsmanagement

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01.06.2018


Beschaffungsmanagement

Das Beschaffungsmanagement in Projekten umfasst:

die Prozesse zum Kauf bzw. Erwerb von Produkten, Dienstleistungen oder Ergebnissen

das Vertragsmanagement

die Änderungssteuerungsprozesse,

die Verwaltung von Verträgen und vertraglichen Verpflichtungen

01.06.2018Vorlesung Projektmanagement - Beschaffungsmanagement

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Quelle: PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe


BeschaffungsmanagementAufgaben


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Initiierungs-prozesse

Abschluss-prozesse

Ausführungs-prozesse

Planungs-prozesse

Überwachung- & Steuerungs-

prozesse

Planung

• Beschaffungs-management planen

Ausführung

• Beschaffung durchführen

Überwachung und Steuerung

• Beschaffung steuern

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Beschaffungsmanagement planen(Planungsprozessgruppe)


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Beschaffungsmanagement planenAllgemein

Beschaffung planen ist der Prozess zur :

Dokumentation von Kaufentscheidungen

Bestimmung der Vorgehensweise und zur Identifikation potenzieller Verkäufer.

identifiziert welche Projektbedürfnisse am Besten durch die Beschaffung erfüllt werden können


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Beschaffungsmanagement planenWerkzeuge und Methoden

Fachurteil

Erfassen von Daten

Dateneanalyse

Kriterien zur Auswahl von Lieferanten

Meetings



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Beschaffungsmanagement planenwichtige Arbeitsergebnisse

Beschaffungsmanagementplan

Beschaffungsstrategien

Leistungsbeschreibung der Beschaffung (Lastenheft)

Beschaffungsdokumente (auch Einkaufsdokumente)

Kriterien zur Auswahl von Lieferanten

Make-or-Buy-Entscheidungen

Unabhängige Kostenschätungen



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Beschaffungsmanagement Ausschreibungsunterlagen

Wichtige Merkmale von Ausschreibungsunterlagen:

Ausschreibungsunterlagen enthalten immer eine

Leistungsbeschreibung.

Ausschreibungsunterlagen sollen so strukturiert sein, dass sie dem

potentiellen Lieferanten genau und vollständige Angaben geben.

Ausschreibungsunterlagen sollten immer eine Beschreibung der

gewünschten Form des Angebotes und aller notwendigen

vertraglichen Regelungen beinhalten.

Ausschreibungsunterlagen sollen so formuliert sein, dass man

immer vergleichbare Angebote erhält.

Vorlesung Projektmanagement - Beschaffungsmanagement 01.06.2018

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12.1 Beschaffungs-management

planenProjektdokumente

Beschaffungsmanagement planen

Projektdokumenten• Meilensteinliste• Projektteam – Zusammensetzung• Dokumentation der Anforderungen• Anforderungs-Nachverfolgungs-Matrix• Ressourcenanforderungen• Risikoregister• Stakeholderregister

Quelle: PMBoK Guide, PMI, 2017, 6. Ausgabe, S. 467

Projektmanagementplan• Inhalts- und

Umfangsmanagementplan• Qualitätsmanagementplan• Ressourcenmanagementplan• Inhalts- und Umfangsbasisplan

• Faktoren der Unternehmensumwelt

• Prozessvermögen der Organisation

Aktualisierung der Projektdokumente• Register der gesammelten Erfahrung• Dokumentation der Anforderungen• Anforderungs-Nachverfolgungs-Matrix• Risikoregister• Stakeholderregister

• Änderungsanträge

• BeschaffungsmanagementplanProjekt-

managementplan

4.1 Projektauftrag entwickeln

• Projektauftrag

Geschäftsdokumente• Business Case• Nutzenmanagementplan

4.6 Integrierte Änderungssteuerung

durchführen

Beschaffungs-dokumente• Beschaffungsstrategie

• Leistungsbeschreibungen• Ausschreibungsunterlagen• Make – or – Buy – Entscheidungen• Unabhängige Kostenschätzungen

• Kriterien zur Auswahl von Lieferanten


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Beschaffung durchführen(Ausführungsprozessgruppe)


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Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung


Ausführung




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Beschaffung durchführenAllgemein

ist der Prozess zur :

zur Einholung von Lieferantenangeboten,

zur Auswahl eines Lieferanten und

zur Vergabe eines Vertrags.


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Beschaffung durchführenWerkzeuge und Methoden

Fachurteil

Öffentliche Ausschreibungen

Bieterkonferenz

Methoden zur Angebotsbeurteilung

Analytische Methoden

Beschaffungsverhandlungen



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Beschaffung durchführenwichtige Arbeitsergebnisse

Ausgewählte Lieferanten

Vereinbarungen / Verträge

Termine

Meilensteine

Ressourcenkalender



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12.2 Beschaffungen

durchführen

Projektdokumente

Beschaffungen durchführen

Projektdokumenten• Register der gesammelten Erfahrungen• Projektterminplan• Dokumentation der Anforderungen• Risikoregister• Stakeholderregister


Projektmanagementplan• Inhalts- und

Umfangsmanagementplan• Anforderungsmanagementplan• Kommunikationsmanagementplan• Risikomanagementplan• Beschaffungsmanagementplan• Konfigurationsmanagementplan• Kostenbasisplan



Aktualisierung der Projektdokumente• Register der gesammelten Erfahrung• Dokumentation der Anforderungen• Anforderungs-Nachverfolgungs-Matrix• Ressourcenkalender• Risikoregister• Stakeholderregister


Projekt-managementplan

Beschaffungsdokumente• Beschaffungsstrategie• Leistungsbeschreibungen• Ausschreibungsunterlagen• Make – or – Buy – Entscheidungen• Unabhängige Kostenschätzungen 4.6 Integrierte

Änderungssteuerung durchführen

12.3 Beschaffungen steuern

• Ausgewählte Lieferanten

Aktualisierung des Projektmanagementplans• Anforderungsmanagementplan• Qualitätsmanagementplan• Kommunikationsmanagementlan• Risikomanagementplan• Beschaffungsmanagementplan• Inhalts- und Umfangsmanagementplan• Terminbasisplan• Kostenbasisplan

4.5

13.1

13.2

4.1

12.3

4.7 6.5

7.3 9.6


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Beschaffung steuern(Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe)


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Abschluss-prozesse


Planungs-prozesse


prozesse

Planung


Ausführung




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Beschaffung steuernAllgemein

ist der Prozess zur :

zum Managen von Beschaffungsbeziehungen,

zur Überwachung der Vertragserfüllung und

zur Durchführung der notwendigen Änderungen und Korrekturen


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Beschaffung steuernWerkzeuge und Methoden

Fachurteil

Analyse des Fertigstellungwerts

Trendanalyse

Inspektionen und Audits



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Beschaffung steuernwichtige Arbeitsergebnisse

Abgeschlossene Beschaffungen

Prüfbericht

(Teil-) Abnahmedokumente

Korrekturmaßnahmen

Vertragsänderungen


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Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe und PMBOK, PMI, 2017, 6.Ausgabe


12.3 Beschaffungen

steuernProjektdokumente

12.3 Beschaffungen steuern

Projektdokumenten• Annahmen-Protokoll• Register der gesammelten Erfahrungen• Meilensteinliste• Qualitätsbericht• Dokumentation der Anforderungen• Anforderungs- Nachverfolgungs -

Matrix• Risikoregister• Stakeholderregister


Projektmanagementplan• Anforderungsmanagementplan• Risikomanagementplan• Beschaffungsmanagementplan• Änderungsmanagementplan• Terminbasisplan



Aktualisierung der Projektdokumente• Register der gesammelten Erfahrung• Ressourcenanforderungen• Anforderungs-Nachverfolgungs-Matrix• Risikoregister• Stakeholderregister


Projekt-managementplan

4.6 Integrierte Änderungssteuerung

durchführen

4.5 Projektarbeit überwachen und steuern

• Arbeitsleistungsinformationen

Aktualisierung des Projektmanagementplans• Risikomanagementplan• Beschaffungsmanagementplan• Terminbasisplan• Kostenbasisplan

4.3 Projektdurchführung lenken und managen

12.1 Beschaffungsmanagement planen

4.6 Integrierte Änderungssteuerung durchführen

12.2 Beschaffungen durchführen

Beschaffungs-dokumente

• Abgeschlossene Beschaffungen• Aktualisierung der

Beschaffungsdokumente


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Beschaffungsmanagementwichtige Begriffe


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Beschaffungsmanagement wichtige Begriffe

LOI (Letter of Intent)Ein Schreiben des Käufers ohne rechtliche Bindung, der den

Verkäufer darüber informiert, dass der Käufer ihn beauftragen will.

SOW (Statement of Work) -LeistungsbeschreibungEine Beschreibung eines zu beschaffenden Produktes oder einer

Dienstleistung.

RFP (Request for Proposal)Es wird detailliertes Angebot angefragt. Wird verwendet, wenn die

Leistung nicht standardisiert beziehungsweise komplexe sind.


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Beschaffungsmanagement wichtige Begriffe

IFB (Invitation for Bid)Es wird ein Festpreis für die gesamte Arbeit angefragt.

RFQ (Request for Quotation)Es wird ein Preis pro Stunde, Material etc. angefragt.


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BeschaffungsmanagementVertrag / Vergütung


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Beschaffungsmanagement Was ist ein Vertrag?

Das Kennzeichen eines Vertrages ist die übereinstimmende

Willenserklärungen von mindestens zwei Parteien – nämlich

ein Angebot und die darauf folgende Annahme des

Angebotes.

Dabei muss keine bestimmte Form eingehalten werden!

Aufgrund der Beweisbarkeit wird im Geschäftsleben meist

die schriftliche Vertragsform gewählt.


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BeschaffungsmanagementInhalt eines Vertrages

Vertragsinhalte sind im Allgemeinen:

Bestimmungen zu Inhalt und Umfang

Leistungen / Mitwirkungspflichten der Vertragspartner

Zahlungsbestimmungen

Urheberrechte

Liefertermine

Datenschutz


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Deutsche Vertragsformen


Im deutschen Recht gibt es folgende drei Vertragsformen, die im IT-Projektmanagement wichtig sind:

Dienstvertrag Werkvertrag Kaufvertrag

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Dienstvertrag

Dienstvertrag

§§ 611 ff. BGB

ein schuldrechtlicher Vertrag.

Es gibt den Dienstberechtigter (der Gläubiger der Dienstleistung)

Es gibt den Dienstverpflichteter (Schuldner).

Geschuldet wird vom Dienstverpflichteten

die Leistung

jedoch nicht der Erfolg.


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Dienstvertrag – Im Speziellen

Verantwortung nur für ordnungsgemäßes Tätigwerden Beweislast für Beratungsfehler liegt beim Auftraggeber Vergütung auch ohne Abnahme Keine Nachbesserungspflicht 3-jährige Schadensersatzpflicht für Beratungsfehler

Leistungsbeschreibung: beinhaltet nur Mitwirkung Abnahme: keine Abnahme Dokumente: Tätigkeitsnachweis


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Werkvertrag

Werkvertrag

§§ 631 ff. BGB

der Auftragnehmer schuldet dem Auftraggeber die Herstellung eines Werkes

Auftraggeber schuldet als Gegenleistung dem Auftragnehmer den Werklohn.


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Werkvertrag - Im Speziellen

Verantwortung für inhaltliche Richtigkeit und Fehlerfreiheit des Werkes

Beweislast für Vertragserfüllung und Nichtvorhandensein von Fehlern liegt beim Auftragnehmer

Vergütung nur bei Abnahme

Verpflichtung zur kostenfreien Nachbesserung innerhalb der Gewährleistungsfrist

Schadensersatzpflicht für Fehler des Werkes

Leistungsbeschreibung : Aktivitäten und Ergebnistypen

Abnahme: beschriebenes Abnahmeverfahren

Dokumente: Abnahmeprotokoll


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Kaufvertrag

Kaufvertrag

§ 433BGB

der Verkäufer verpflichtet sich zur Übereignung und Übergabe der Kaufsache

Käufer verpflichtet sich zur Bezahlung des Kaufpreises


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Kaufvertrag – Im Speziellen

Verantwortung für inhaltliche Richtigkeit und Fehlerfreiheit des Liefergegenstandes liegt beim Verkäufer

Beweislast bei Mängeln (seit 1.1.2002):– Bis 6 Monate der Verkäufer auf Mängelfreiheit

– Nach 6 Monaten der Käufer

Leistungsbeschreibung : Liefergegenstand

Abnahme: Keine Abnahmeverfahren

Dokumente: Übergabeprotokoll


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Beispiele

Dienstvertrag– Beratung, Coaching

Werkvertrag– Erstellung von Konzepten

– Installation

– Fehlerbeseitigung

– Parametrisierung von Standardsoftware

Kaufvertrag– Erstellung von Individualsoftware

– Erweiterung von Standardsoftware (ABAP SAP)


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Beschaffungsmanagementspezielle Vergütungsformen

Vertrag auf Selbstkostenbasis plus Pauschalbetrag (CPFF –cost plus Fixe Fee)

Kunde zahlt alle Kosten + Fixen Gewinnaufschlag

Vertrag auf Selbstkostenbasis plus Erfolgsprämie (CPAF - Cost Plus Award Fee)

Kunde zahlt alle Kosten + Erfolgshonorar ist an bestimmte

Parameter gebunden.

Vertrag auf Selbstkostenbasis plus Leistungsprämie (CPIF –cost plus incentive fee)

Kunde zahlt alle Kosten und einen Bonus wenn bestimmte

Parameter eingehalten werden (z.B. Termin)


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Beschaffungsmanagementspezielle Vergütungsformen

Gesicherte Festpreis (FFP-Firm Fixed Price Contracts)Kunde zahlt Festpreis

Festpreis mit Leistungsprämie (FPIF – Fixed Price Incentive Fee Contracts)

Kunde zahlt den Festpreis und einen Bonus bei erreichen

bestimmter Ziele

Festpreis mit wirtschaftlicher Anpassung (FP-EPA – fixe price economic price adjustment)

Kunde zahlt Festpreis + die Steigerung der Kosten z.B. nach

allgemeinen Kostensteigerungsindex. Meist bei Verträgen mit

einer langen Laufzeit.


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Copyright

Alle Texte und Bilder in dieser Präsentation stehen, sofern nicht anders angegeben, unter der Creative CommonsNamensnennung - Nicht kommerziell - Keine Bearbeitungen 4.0 International Lizenz.

Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen.

Die Vorlesung beruht auf den Büchern :

Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK® guide). 4. Ausg. (2008) , 5. Ausg. (2013) und 6. Ausg. (2017) . Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und

Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association

Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind.

"PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations.


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Documents

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