BIRO SUMBER DAYA INSANI - ppm.um-surabaya.ac.idppm.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2017/07/SOP-BSDI-9001... · (SOP) BIRO SUMBER DAYA INSANI Morality Intellectuality Entrepreneurship

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR(SOP)

BIRO SUMBER DAYA INSANI

Morality IntellectualityEntrepreneurship

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYAJl. Sutorejo 59 SurabayaTelp. 031-3811966 Fax. 0313813096http://www.um-surabaya.ac.id, Email: [email protected]

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR(SOP)

BIRO SUMBER DAYA INSANI

Kode Dokumen :Revisi : 01Tanggal : 12 Nopember 2016Diajukan Oleh : Kepala BSDI

Dra. Siti Salbiyah, M.KesDikendalikan Oleh : Ketua Pusat Penjaminan Mutu

Drs. Noto Adam, MMDisetujui Oleh : Wakil Rektor I

Dr. A. Azis Alimul Hidayat, M.Kes

DAFTAR ISI

Lembar Pengendalian ................................................................................................. iDaftar Isi ..................................................................................................................... ii

SOP KEPEGAWAIAN (12)SOP Perencanaan Kebutuhan Pegawai ....................................................................... 1SOP Rekrutmen & Seleksi Pegawai ........................................................................... 3SOP Pengurusan Kartu Indonesia Sehat (KIS) ........................................................... 5SOP Jam Kerja Pelayanan Pegawai ............................................................................ 7SOP Sasaran Kerja Pegawai (SKP) ............................................................................ 9SOP Jadwal Pelayanan BSDI ..................................................................................... 11SOP Kenaikan Gaji Berkala (KGB) ........................................................................... 13SOP Kenaikan Pangkat Pegawai ................................................................................ 15SOP Tugas dan Ijin Belajar Pegawai .......................................................................... 17SOP Pelayanan Cuti Pegawai ..................................................................................... 19SOP Pengurusan Purnabhakti pegawai ....................................................................... 21SOP Pembinaan Pegawai ............................................................................................ 23

SOP KETENAGAAN (6)SOP Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI) ............................ 25SOP Rekomendasi Pindah Home Base ....................................................................... 27SOP Sertifikasi Dosen On Line .................................................................................. 30SOP Usulan Pembayaran Tunjangan Serdos .............................................................. 32SOP Usulan Pembayaran Honorarium Dosen Tidak Tetap

& Kelebihan SKS mengajar Dosen Tetap ......................................................... 34SOP Usulan Jabatan Akademik Dosen ....................................................................... 36

SOP KETATAUSAHAAN (7)SOP Surat Masuk ........................................................................................................ 38SOP Surat Keluar ........................................................................................................ 40SOP Expedisi .............................................................................................................. 42SOP Surat Tugas ......................................................................................................... 44SOP Pengarsipan ......................................................................................................... 46SOP Peminjaman Arsip .............................................................................................. 48SOP Legalisasi SK Pegawai Tetap ............................................................................. 50

SOP KEPEGAWAIAN

SOP PERENCANAAN KEBUTUHAN PEGAWAIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Kode/No : 1/SOP-BSDI/2016

Revisi : 01Tanggal : 12 Nopember 2016

Halaman : 1 dari 2

Tujuan1. Terbitnya mekanisme layanan pemenuhan kebutuhan pegawai baru mulai

analisis jabspesifikasi sampai dengan daftar kebutuhan pegawai baru yang siapdirekrut.

2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layananpemenuhan kebutuhan pegawai baru.

3. Terkontrolnya proses pemenuhan kebutuhan pegawai baru sesuai denganpelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang LingkupDimulai dari usulan kebutuhan dosen, tenaga kependidikan oleh KepalaProdi/Biro/Lembaga/UPT sampai dengan menjawab usulan kebutuhan dan berakhirdaftar peserta calon pegawai yang siap untuk direkrut BSDI.

Definisi1. Dosen adalah : pegawai pada UMSurabaya yang bertugas sebagai pendidik

profesional dan ilmuwan berkewajiban mentransformasikan, mengembangkandan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, Al-Islam danKemuhammadiyahan melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepadamasyarakat dan telah memenuhi syarat-syarat minimal menjadi dosen.

2. Tenaga Kependidikan adalah pegawai yang diangkat oleh PimpinanUMSurabaya yang terdiri dari : Tenaga penunjang akademik dan Pelaksanaadministratif dan memenuhi syarat sebagai pegawai.

Referensi1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 097/BPH.KEP/II.3.AU/I/2014 tentang

Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.4. Keputusan Rektor Nomor : 627/KEP/II.3.AU/C/2014 tentang Job Spesifikasi

Staf Administratif.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses usulan pemenuhan kebutuhan pegawai dapat tercukupi danterlaksana dengan baik.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Form usulan kebutuhan pegawai2. Rekap usulan3. Jadwal Pelaksanaan tes4. Berkas lamaran5. Form Disposisi6. Surat Jawaban

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab layanan pemenuhan Kebutuahan Pegawai2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Perencanaan Kebutuhan Pegawai

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU

MULAI

Prodi/Unit/Biro

Mengirim Kebutuhan Tenaga(berdasarkan jumlah mahasiswa/

beban kerja)

Rektor

Disposisi Permohonan

BSDI

Cek Permohonan & MenyiapkanJawaban Permohonan

Rektor

Mengirimkan Jawaban

Prodi/Unit/Biro

Jawaban Diterima PengusulUntuk Ditindaklanjuti

Rekomendasi Calon Pegawai

SELESAI

Surat Permohonan

Lembar Disposisi

PengecekanDisposisi

Surat Jawaban

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

SOP REKRUTMEN & SELEKSI PEGAWAIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA


Revisi : 01Tanggal : 12 Nopember 2016 Halaman : 1 dari 2

Tujuan1. Terbitnya mekanisme layanan penerimaan pegawai baru.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan

penerimaan pegawai baru.3. Terkontrolnya proses penerimaan pegawai baru sesuai dengan pelaksanaan

sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang LingkupProses ini dimulai dari persiapan pengumuman, penerimaan berkas sampai dengandata pegawai baru.

Definisi1. Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan dan menetapkan sejumlah orang

sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telahditetapkan.

2. Penerimaan pegawai baru adalah kegiatan layanan penerimaan pegawai baruyang dilakukan melalui beberapa tahapan proses, yaitu persiapan danpengumuman, seleksi administrasi, dan tes masuk meliputi : Psikotest, AIK Test,dan Interview, ditambah Microteaching Test dan TOEFL untuk calon dosen.


Sistem Kepegawaian.2. Peraturan Rektor UMSurabaya Nomor: 629/KEP/II.3.AU/C/2014 tentang Buku

Pedoman Rekrutmen Pegawai Baru.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses seleksi rekrutmen dapat terlaksana dengan baik sehingga dapatmelahirkan pegawai yang kompeten sesuai dengan bidangnya.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Berkas Lamaran2. Daftar Hadir3. Alat tes4. Form Penilaian Tes Seleksi5. Kesimpulan Hasil Tes6. SK Calon Pegawai7. Buku Agenda

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Rekrutmen Pegawai baru2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Rekruktmen Pegawai Universitas


MULAI

BSDI

Pengumuman Lowongan Kerja

BSDI

Seleksi AdministrasiRekrutmen

BSDI

Melaksanakan Proses Seleksi

BSDI

Menyimpulkan Hasil Seleksi

Memenuhi Kriteria?

BSDI

Menyimpulkan Hasil Seleksi

BSDI

Mencari Alternatif Penggantiyang Lebih Berkompeten

BSDI

Pengumuman Hasil Seleksidan Penerbitan SK Calon

Pegawai

SELESAI

YA

TIDAK

BerkasLamaran

Daftar Hadir,Alat Tes,LembarJawaban AlatTes, dan FormPenilaian TesSeleksi

KesimpulanHasil Seleksi

SuratPemberitahuan

SK CalonPegawai

1 hari

1 hari

1 hari

4 hari

1 hari

1 hari

SOP PENGURUSAN KARTU INDONESIA SEHATUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme layanan pengurusan kartu Indonesia Sehat bagi pegawai.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pembuatan

Kartu Indonesia Sehat.3. Terkontrolnya pengurusan Kartu Indonesia Sehat sesuai dengan pelaksanaan


Ruang LingkupDimulai dari pengisian formulir kesediaan menjadi peserta BPJS kesehatan sampaidengan diterimanya Kartu Indonesia Sehat oleh pegawai.

DefinisiKartu Indonesia Sehat adalah kartu layanan kesehatan bagi setiap pegawai dengankeluarga sebagai jaminan pemeliharaan kesehatan bagi setiap pegawai.


Sistim Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.2. Peraturan Rektor Nomor: 514.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistim Remunerasi

pegawai.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses pengurusan Kartu Indonesia Sehat dosen dan tenaga kependidikandapat tercukupi dan terlaksana dengan baik.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Form Surat Pernyataan Peserta BPJS2. Kartu Keluarga3. Kartu BPJS Lama (bagi yang sudah pernah punya)4. Buku Agenda

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Kartu Indonesia Sehat2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Pengurusan Kartu Indonesia Sehat


MULAI

BSDIMemberitahukan Kepada SeluruhCivitas Akademika UMSurabaya

melalui surat edaran & suratpernyataan

DOSEN & TENAGA KEPENDIDIKAN

Mengumpulkan Data Diri &Keluarganya yg diikutsertakan BPJS

ke BSDI

BSDI

Memproses & Merekap Data ygValid utk dilanjutkan ke BPJS melalui

email, edaran & ke kantor pos

BPJSMemberikan Pemberitahuan Berupa

Tanda Terima SelanjutnyaMenunggu Feedback dari BPJS &

Tagihan Pembayaran

BSDI

Menerima Tagihan Pembayaran dariBPJS

BAK

Memproses Pembayaran ke BPJS

BSDI

Meminta Kartu Kartu IndonesiaSehat (KIS) ke Kantor BPJS


Memberikan Kartu Indonesia Sehat(KIS)

SELESAI

Form SuratPernyataanPeserta KIS

Surat Penyataan,Kartu Keluarga,BPJS Lama (bagiyang sudahpernah punya),SuratPengunduran DiriPeserta APBD &APBN

Tanda TerimaMelalui Email

TagihanPembayaran

Kartu KIS

Kartu KIS

1 hari

14 hari

2 hari

1 hari

1 hari

1 hari

4 hari

1 hari

SOP JAM KERJA PELAYANAN PEGAWAIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme penerbitan dokumen rekapitulai kehadiran pegawai.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan rekapitulai

kehadiran pegawai.3. Terkontrolnya layanan jam kerja sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan

mutu internal universitas.

Ruang LingkupDimulai dari melakukan presensi melalui fingerprint baik datang maupun pulangsampai terekapnya hasil fingerprint masing – masing pegawai.

DefinisiJam kerja adalah sejumlah waktu tertentu yang ditetapkan sebagai pelaksanaanpelayanan administrasi ketatausahaan oleh setiap pegawai.



pegawai

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses jam pelayanan pegawai di lingkungan UMSurabaya dapat terlaksanadengan baik dan tepat waktu.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Fingerprint2. Form Lembur

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab rekapitulasi kehadiran pegawai2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Jam Kerja Pelayanan Pegawai


YA

TIDAK

MULAI


Absen Kehadiran melalui FingerprintFakultas : 07.30

Unit/Biro/UPT/Lembaga : 08.00


Bekerja Sesuai dengan Fakultas/Unit/Biro/UPT/Lembaga masing-

masing


Istirahat pukul : 12.00 – 13.00


Pelayanan Berakhir dan absenmelalui FIngerprint

Fakultas : 14.30Unit/Biro/UPT/Lembaga : 15.00

Selesai / Tidak Selesai

TENAGA KEPENDIDIKAN

Pulang dan Absen Pulang MelaluiFingerprint

TENAGA KEPENDIDIKAN

Lembur dengan Mengisi Form SuratPerintah Lembur (SPL)

SELESAI

Fingerprint

Fingerprint

Form SuratPerintahLembur (SPL)

Fingerprint

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

SOP SASARAN KERJA PEGAWAIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme penerbitan dokumen SKP bagi dosen dan TKP.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan

dokumen SKP bagi dosen dan TKP.3. Terkontrolnya penerbitan dokumen SKP bagi dosen dan TKP sesuai dengan

pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang LingkupProses ini mulai dari mengisi form SKP yang disediakan oleh BSDI sampai denganpenyerahan hasil pengisian form SKP ke BSDI.

DefinisiSKP kepanjangan dari Sasaran Kerja Pegawai yaitu dokumen penilaian kinerjapegawai di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya.


Sistem Kepegawaian2. Keputusan Rektor Nomor : 786.2/KEP/II.3.AU/A/2014 tentang Rekam Jejak

Dosen dan Tenaga Kependidikan

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses prosedur penyusunan Sasaran Kerja Pegawai dapat terlaksana denganbaik dan tepat.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Form Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)2. Daftar hadir kerja

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Penilaian Sasaran Kerja Pegawai2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Sasaran Kerja Pegawai


MULAI

YANG BERSANGKUTAN

Pengisian Form SKP

PIMPINAN

Penyerahan Form yang Sudahdi Isi

BSDI

Penyerahan Hasil PengisianForm SKP

PIMPINAN

Persetujuan Tanda TanganForm SKP

SELESAI

Form SKP 1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

SOP JADWAL PELAYANAN BSDIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme jadwal pelayanan kantor BSDI.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan kantor

BSDI.3. Terkontrolnya layanan pelayanan BSDI sesuai dengan pelaksanaan sistem

penjaminan mutu internal universitas.

Ruang LingkupDimulai dari melakukan pembukaan kantor sampai dengan menutup kantorBSDI melalui papan penunjuk pelayanan.

DefinisiProsedur pelayanan adalah akvivitas kerja layanan yang bharus diberikan kepadadosen dan tenaga kependidikan yang dibatasi dengan waktu pelayanan.



pegawai.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses jam pelayanan pegawai di lingkungan dapat terlaksana dengan baikdan tepat waktu.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Fingerprint2. Form Lembur3. Penunjuk Pelayanan

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab pelayanan jam kerja BSDI2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian BSDI3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Jadwal Pelayanan BSDI


MULAI

BSDI

Absen Kehadiran melalui Fingerprint(Jam Kerja pukul 08.00)

BSDI

Bekerja sesuai dengan Jobdiskmasing – masing dan Melayani

Pegawai UMSurabaya

BSDI

Istirahat(pukul 12.00 – 13.00)

BSDI

Pelayanan Berakhir dan AbsenPulang melalui Fingerprint

(Pukul 15.00)

SELESAI

Fingerprint

Fingerprint

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

SOP KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB)UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme penerbitan kenaikan gaji berkala(KGB) begi pegawai

UMSurabaya.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan KGB.3. Terkontrolnya layanan KGB sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan

mutu internal universitas.

Ruang LingkupProses ini dimulai dari pengajuan kenaikan gaji berkala sampai denganpenyesuaian besar gaji pokok pegawai yang bersangkutan.

DefinisiKenaikan Gaji Berkala adalah Hak yang diterima setiap pegawai universitasmuhammadiyah berupa kenaikan gaji pokok setiap 2 tahun.


Sistem Kepegawaian.2. Peraturan Rektor Nomor: 514.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistim Remunerasi

pegawai.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses prosedur kenaikan gaji berkala pegawai dapat terlaksana dengan baikdan tepat waktu.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Berkas pengajuan2. SKP3. Rekapitulasi kehadiran kerja4. Form Disposisi5. SK Kenaikan Berkala6. Buku Agenda

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab layanan KGB Pegawai2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Kenaikan Gaji Berkala (KGB)


MULAI

YANG BERSANGKUTAN

Pengajuan Kenaikan Berkala

REKTOR

Pengajuan Berkas KenaikanBerkala

BSDI

Penerimaan SuratPemberitahuan Kenaikan

Berkala

BSDI

Verifikasi Berkas KenaikanBerkala

SELESAI

YANG BERSANGKUTAN

Penyesuaian Besar GajiPokok

Surat Pengajuan

Berkas Pengajuan Form Disposisi

Surat Pengajuan danDisposisi

Surat Kenaikan Berkala

Surat Kenaikan Berkala

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

SOP KENAIKAN PANGKAT PEGAWAIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme pelayanan kenaikan pangkat bagi pegawai UMSurabaya.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan Kenaikan

Pangkat.3. Terkontrolnya layanan Kenaikan Pangkat sesuai dengan pelaksanaan sistem

penjaminan mutu internal universitas.

Ruang LingkupProses ini dimulai dari pengajuan kenaikan pangkat pegawai sampai dengandibayarkan penyesuaian besar gaji pokok pegawai yang bersngkutan.

DefinisiKenaikan Pangkat Pegawai adalah Hak yang diterima setiap pegawai universitasmuhammadiyah berupa kenaikan gaji pokok pokok setiap 4 tahun.


Sistem Kepegawaian.2. Peraturan Rektor Nomor: 514.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistim Remunerasi

pegawai.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses kenaikan pangkat pegawai dapat terlaksana dengan baik dan tepatwaktu.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Surat Pengajuan2. SKP3. Rekap Kehadiran kerja4. Form Disposisi5. SK Kenaikan Pangkat Pegawai6. Buku agenda

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Kenaikan Pangkat Pegawai2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Kenaikan Pangkat Pegawai


MULAI

PEGAWAI

Pengajuan Kenaikan Pangkat/Golongan

WAKIL REKTOR II

Disposisi Rektor

BSDI

Memverifikasi BerkasKenaikan Pangkat/Golongan

REKTOR

Tanda Tangan Rektor

BSDI

Menerbitkan SK KenaikanPangkat/Golongan

BAK

Tembusan SK KenaikanPangkat/Golongan

SELESAI

Surat Pengajuan Berkas Pengajuan

Form Disposisi

Berkas Pengajuan

SK KenaikanPangkat/Golongan

SK KenaikanPangkat/Golongan

1 hari

1 hari

2 hari

1 hari

1 hari

1 hari

SOP TUGAS DAN IJIN BELAJAR PEGAWAIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme pelayanan penerbitan Rekomendasi Tugas dan Ijin Belajar

pegawai UMSurabaya.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam Rekomendasi

Tugas dan Ijin Belajar pegawai UMSurabaya.3. Terkontrolnya layanan Rekomendasi Tugas dan Ijin Belajar pegawai

UMSurabaya sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internaluniversitas.

Ruang LingkupProses ini dimulai dari pengusulan SK Tugas dan Ijin Belajar yang diajukan olehdosen dan tenaga kependdikan sampai dengan menerima SK Tugas dan IjinBelajar.

DefinisiSurat Tugas atau Ijin Belajar adalah dokumen persyaratan studi lanjut bagi dosendan tenaga kependidikan dalam upaya melaksanakan pengembangan karir sebagaipegawai.

ReferensiPeraturan BPH UMSurabaya Nomor : 097/BPH.KEP/II.3.AU/I/2014 tentangSistem Kepegawaian.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses penerbitan Surat Tugas atau Ijin Belajar dapat terlaksana dengan baikdan lancar.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Berkas Usulan Tugas Belajar2. Form Disposisi3. Surat Tugas Belajar4. Buku Agenda

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Usulan Surat Tugas Belajar2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Usulan Surat Tugas Belajar atau Ijin Belajar


MULAI

FAKULTAS/DOSEN

Usulan SK Tugas Belajar

REKTOR

Disposisi kepada BAS

REKTOR

Tanda Tangan SK

BAS

Verifikasi Berkas, Kelayakan,dan Menerbitan Draft SK

Tugas Belajar

SELESAI

FAKULTAS/DOSEN

Menerima SK Tugas Belajar

Berkas Usulan

Form Disposisi

Draft SK

SK Tugas Belajar

SK Tugas Belajar

1 hari

1 hari

3 hari

1 hari

1 hari

SOP PELAYANAN CUTI PEGAWAIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme pelayanan penerbitan Surat Cuti Pegawai.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Surat

Cuti Pegawai.3. Terkontrolnya layanan penerbitan Surat Cuti Pegawai, sesuai dengan


Ruang LingkupProses ini dimulai dari pengajuan permohonan cuti oleh pegawai kepada Rektorsampai dengan diterimanya Surat Cuti pegawai yang bersangkutan.

DefinisiCuti adalah Hak pegawai untuk mendapatkan libur pada hari kerja sesuaikententuan yang berlaku.

ReferensiPeraturan BPH UMSurabaya Nomor : 097/BPH.KEP/II.3.AU/I/2014 tentangSistem Kepegawaian.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses prosedur penerbitan Surat Cuti dapat berjalan dengan cepat danpegawai dapat menggunakan masa cuti sesuai dengan tanggal yang sudahditentukan.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Surat Permohonan Cuti2. Form Disposisi3. Surat Cuti4. Buku Agenda

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Surat Cuti2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Pelayanan Cuti Pegawai


MULAI

PEGAWAI

Pengajuan Permohonan Cuti

REKTOR dan WAKIL REKTOR II

Disposisi

BSDI

Penerbitan SK Cuti

BSDI

Pemeriksaan Surat Cuti

SELESAI

Surat Permohonan

Form Disposisi

Surat Permohonan

SK Cuti

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

SOP PENGURUSAN PURNA BHAKTIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme pelayanan penerbitan Surat Purna Bhakti Pegawai.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Surat

Purna Bhakti Pegawai.3. Terkontrolnya layanan penerbitan Surat Purna Bhakti Pegawai sesuai dengan


Ruang LingkupProses ini dimulai dari pengajuan Purna Bhakti oleh pegawai yang akan memasukimasa purna bhakti kepada Rektor sampai dengan pencairan dana tanda kehormatanoleh BAK.

DefinisiPurna Bhakti adalah berakhirnya masa kerja pegawai di UniversitasMuhammadiyah Surabaya.


Sistem Kepegawaian.2. Peraturan Rektor Nomor: 514.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistim

Remunerasi pegawai.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua prosedur pengajuan purna bhakti dapat terlaksana dengan baik dan pegawaiyang akan purna bhakti merasa nyaman dan terpuaskan.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Berkas Pengajuan Purna Bhakti2. Form Disposisi3. SK Purna Bhakti4. Buku Agenda

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Surat Keputusan Purna Bhakti2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Pengurusan Purna Bhakti Pegawai:


MULAI

YANG BERSANGKUTAN

Pengajuan Purna Bhakti

REKTOR

Mengirim Disposisi

BSDI

Pemeriksaan KelengkapanPurna Bhakti

WAKIL REKTOR II

Menerima Disposisi dariRektor

REKTOR

Penerbitan SK Purna Bhakti

BAK

Proses Pencairan Dana TandaKehormatan

SELESAI

Berkas Usulan PurnaBhakti

Form Disposisi

Form Disposisi

SK Purna Bhakti

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

SOP PEMBINAAN INTERNAL PEGAWAIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme pembinaan internal pegawai.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pelaksanaan pembinaan

pegawai.3. Terkontrolnya pelaksanaan pembinaan pegawai sesuai dengan pelaksanaan


Ruang LingkupProses ini dimulai dari penerbitan surat undangan sampai dengan terselesaikannyalaporan kegiatan pembinaan pegawai.

Definisi1. Pembinaan pegawai adalah pemibinaan yang dilakukan melalui pembinaan

internal maupun pembinaan eksternal.2. Pembinaan internal dilakukan oleh pimpinan tentang motivasi untuk

peningkatan kinerja layanan, dan pemahaman Al-Islam danKemuhammadiyahan.

3. Pembinaan ekternal melalui pengiriman pelatihan, workshop, studi banding dantugas belajar.

ReferensiPeraturan BPH UMSurabaya Nomor : 097/BPH.KEP/II.3.AU/I/2014 tentangSistem Kepegawaian

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses dapat terlaksana dengan baik dan pegawai dapat bekerja dengannyaman dilingkungan UMSurabaya.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Surat Undangan2. Daftar hadir peserta3. Susunan Acara4. Laporan kegiatan

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Pembinaan Internal Pegawai2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Pembinaan Internal Pegawai


MULAI

BSDI

Pengajuan Waktu & PemateriPembinaan Dosen & Tenaga

Kependidikan

REKTORMemberikan Jadwal Waktu

Pelaksanaan & PemateriPembinaan Dosen & Tenaga

Kependidikan

BSDI

Membuat dan MenyebarkanUndangan Pembinaan

BSDI

Melaksanakan KegiatanPembinaan

SELESAI

Form Daftar WaktuPelaksanaan & Pemateri

Form Daftar Waktu &Pemateri

Undangan

Daftar Hadir Materi Pembinaan

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

SOP KETENAGAAN

SOP REKOMENDASI BEASISWA UNGGULAN DOSENINDONESIA (BUDI)

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYAKode/No : 13/SOP-BSDI/2016


Halaman : 1 dari 2

Tujuan1. Terbitnya mekanisme penerbitan Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen

Indonesia(BUDI).2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan

Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia(BUDI).3. Terkontrolnya layanan penerbitan Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen

Indonesia(BUDI), sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internaluniversitas.

Ruang LingkupProses ini dimulai dari pengajuan dosen dari fakultas sampai terbitnya dokumenRekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia(BUDI) sampai dengandiserahkannya dokumen Rekomendasi kepada Kopertis Wilayah VII Jatim.

DefinisiRekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia adalah hibah beasiswa untukstudi lanjut S2 atau S3 bagi dosen-dosen yang telah memiliki NIDN dalam upayameningkatkan jenjang karir dosen.


Sistem Kepegawaian.2. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.3. Peratur Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan

Fungsional Dosen.4. UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.5. Peraturan Mendiknas No. 48 tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas

Belajar.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses pengajuan Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia(BUDI) dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Surat Pengajuan Rekomendasi2. NIDN3. Buku Agenda

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Rekomendasi Beasiswa BUDI.2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani4. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Rekomendasi Beasiswa BUDI :


MULAI

DOSEN

Mendaftar di Program PascasarjanaTujuan

DOSEN

Mendaftar di Web Beasiswa DIKTI

BSDI

Pengusulan PPs MelaluiPenstatusan

Memenuhi Syarat ?

YA

DIKTI

SELEKSI

LOLOS ?

YA

DIKTI

Surat Penetapan PenerimaanBeasiswa Program Pascasarjana

Dalam Negeri

GAGAL

TIDAK

TIDAK

SELESAI

SuratPengajuanRekomendasi

SOP REKOMENDASI PINDAH HOME BASEUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme penerbitan Rekomendasi Pindah Home Base.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan

Rekomendasi Pindah Home Base.3. Terkontrolnya layanan penerbitan Rekomendasi Pindah Home Base sesuai

dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup1. Proses ini dimulai dari penerbitan SK perpindahan home base sampai dengan

NIDN pindah ke home base yang dituju.2. Proses ini dimulai SK lolos butuh dan SK Pemberhentian Dosen Tetap sampai

memindahkan NIDN dosen ke Home Base baru ..Definisi

Pindah Home adalah perpindahan NIDN dosen tetap dari Satu Prodi ke Prodi Lainbaik secara inernal maupun external PT.

Referensi1. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses prosedur perpindahan home base dapat terlaksana dengan baik danpegawai yang pindah home merasa aman dan nyaman dalam bekerja.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. SK Perpindahan home base2. Lolos butuh dan SK Pemberhentian sebagai dosen tetap3. Buku Agenda

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Rekomendasi Pindah Home Base2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Rekomendasi Pindah Home Base (Internal)


MULAI

REKTOR

Penerbitan SK Perpindahan Homebase

OPERATOR PDPT (STAF BSDI)

Mengupload di laman PDPT

BSDI

Keluar Pindah Homebase Prodi yang diTuju

SELESAI

SK Perpindahan HomeBase

1 hari

1 hari

1 hari

Uraian Prosedur Rekomendasi Pindah Home Base (Eksternal)


MULAI

REKTOR

SK Lolos Butuh / SK Pemberhentian DosenTetap

KOPERTIS

Menyetujui dan Memproses PindahHomebase

OPERATOR PDPT (BSDI)

Memindahkan ke Homebase Prodi Baru

SELESAI

SK Lolos Butuh / SKPemberhentian DosenTetap

1 hari

1 hari

1 hari

SOP SERTIFIKASI DOSEN ON LINEUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme tatacara perolehan Sertifikasi Dosen On Line.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam perolehan

Sertifikasi Dosen On Line.3. Terkontrolnya layanan perolehan Sertifikasi Dosen On Line. sesuai dengan


Ruang LingkupProses ini dimulai dari pengajuan JAFA dan pangkat impassing ke PDPT,keluarnya akunt sampai dengan hasil lulus atau tidak Serfikasi Dosen On Line.

DefinisiSertifikasi dosen on line adalah fasilitas PDPT yang dimiliki dosen dalammenyelesaikan kegiatan/tugas/tes untuk memperoleh Sertifikat Pendidik secara online.

Referensi1. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.2. Peratur Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan

Fungsional Akademik Dosen.3. UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses prosedur pengajuan Tes Sertifikasi dosen dapat terlaksana denganbaik dan pegawai merasa puas dan nyaman dalam bekerja.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Masuk daftar D3 dan keluar akunt2. Surat Rekomendasi mengikuti Seleksi Serdos3. Buku Agenda

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Sertifikasi Dosen On Line2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Sertifikasi Dosen On Line


MULAI

DOSENMenindaklanjuti Surat drPanitia Sertifikasi Dosen

perihal SERDOS

DOSEN

Membuat dan MengirimkanSurat Usulan Peserta Sertifikasi

Dosen dan Selanjutnya dikirim keDikti

BSDI

Menyeleksi Daftar Usulan Dosenyg Akan Disertifikasi &

Menyerahkan Hasil Seleksi kpdPanitia SERDOS

BSDI

Memberikan Daftar PesertaSERDOS ke Fakultas

BSDI & PESERTA SERDOS

Mensosialisasikan MekanismePengisian Borang SERDOS

BSDI

Memberikan Akun Kpd Dosen &Selanjutnya Melaksanakan Proses

Pengisian Borang SERDOS ScrMandiri & Online

BSDI

Memverifikasi & MengevaluasiData Borang SERDOS serta

Memberikan Hasil Evaluasi KpdPanitia SERDOS

DIKTI

Memberikan Hasil EvaluasiSERDOS dr Dikti

BSDI

Mensosialisasikan Hasil SERDOSdr Dikti

SELESAI

Surat Pemberitahuan

Surat Usulan PesertaSERDOS

Daftar Nama PesertaSERDOS

Berkas SERDOS

2 hari

7 hari

2 hari

7 hari

3 minggu

7 hari

1 bulan

1 hari

SOP USULAN PEMBAYARAN TUNJANGANSERDOS

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYAKode/No : 16 /SOP-BSDI/2016


Tujuan1. Terbitnya mekanisme usulan pembayaran Tunjangan Serdos.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam usulan pembayaran

Tunjangan Serdos.3. Terkontrolnya layanan usulan pembayaran Tunjangan Serdos, sesuai dengan


Ruang LingkupProses ini dimulai dari pengumpulan BKD masing-masing dosen di Fakultassampai dengan dana dari Kemenristek Dikti cair melalui Rekening masing-masingdosen.

DefinisiPembayaran tunjangan serdos adalah imbalan dari BKD dosen yang telah memilikiSertifikat Pendidik yang dibayarkannya setiap semester dengan menyerahkanLaporan kinerja dan Kontrak Beban Kerja setiap semester kepada Kopertis WilayahVII Jatim.

Referensi1. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.2. Peratur Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan


Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses prosedur usulan pembayaran Tunjangan Serdos dapat terlaksanadengan baik dan lancar

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Berkas BKD dosen2. Surat Pengantar Rektor

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Usulan Pembayaran Tunjangan Sertifikasi Dosen2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Usulan Pembayaran Tunjangan Sertifikasi Dosen


MULAI

DOSEN

Mengumpulkan Beban Kerja Dosen(BKD) ke Fakultas

BSDI

Menerima & Menyerahkan BerkasBKD Dosen ke Kemenristek Dikti

KEMENRISTEK DIKTI

Memproses dan Mencairkan Danake Rekening Dosen

DOSEN

Menerima Dana SERDOS

SELESAI

FAKULTAS

Menerima & Menyerahkan BerkasBeban Kerja Dosen (BKD) ke BSDI

Berkas Beban KerjaDosen (BKD)

1 hari

1 hari

1 hari

7 hari

1 hari

SOP USULAN PEMBAYARAN HONORARIUMDOSEN TIDAK TETAP DAN KELEBIHAN SKS

MENGAJAR DOSEN TETAPUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Halaman : 1 dari 2

Tujuan1. Terbitnya mekanisme usulan pembayaran honorarium dosen tidak tetap dan

kelebihan SKS mengajar dosen tetap.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam usulan pembayaran

honorarium dosen tidak tetap dan kelebihan SKS mengajar dosen tetap.3. Terkontrolnya layanan usulan pembayaran honorarium dosen tidak tetap dan

kelebihan SKS mengajar dosen tetap sesuai dengan pelaksanaan sistempenjaminan mutu internal universitas.

.Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari rekapitulasi kehadiran mengajar dosen di program studisampai dibayarkannya honorarium oleh BAK ke rekening masing-masing dosenyang berhak.

DefinisiHonorarium adalah bentuk imbalan yang berupa uang atas jasa mengajardibayarkan kepada dosen tidak tetap dan kelebihan SKS mengajar dosen tetapberdasarkan ketentuan yang berlaku.


Sistem Kepegawaian.2. Peraturan Rektor Nomor: 514.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistim

Remunerasi pegawai.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses pembayaran honorarium dapat terlaksana dengan baik dan tepatwaktu.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Rekapitulasi kehadiran mengajar dosen2. Beban minimal mengajar dosen tetap

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab proses pembayaran honorarium dosen2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Usulan Pembayaran Honorarium Dosen Tidak Tetap & Kelebihan SKSMengajar Dosen Tetap


MULAI

FAKULTAS

Menyerahkan RekapitulasiKehadiran Mengajar Dosen Tidak

Tetap ke BSDI

BSDI

Merekap dan Menginput KehadiranMengajar Dosen Tidak Tetap

BAKMenginput untuk payroll HR

Mengajar Dosen Tidak Tetap keBank dan di Tanda Tangani oleh

Kepala BAK

SELESAI

Rekapitulasi KehadiranMengajar Dosen TidakTetap

Hasil PerhitunganRekapitulasi KehadiranMengajar Dosen TidakTetap

1 hari

5 hari

7 hari

SOP USULAN JABATAN AKADEMIK DOSENUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme usulan jabatan akademik dosen tetap.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam usulan jabatan

akademik dosen tetap.3. Terkontrolnya layanan usulan jabatan akademik dosen tetap, sesuai dengan


Ruang LingkupProses ini dimulai pada saat periode pengusulan jabatan akademik ke Kopertissampai dengan diterima dan mendapat JAFA atau ditolak untuk memperbaikikekuarangan berkas.

DefinisiJabatan Akademik Dosen adalah Jabatan fungsional dosen yang menunjukkanprofesionalisme seorang dosen.


Sistem Kepegawaian.2. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.3. Peratur Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan


Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses pengusulan jabatan akademik ke Kopertis berlangsung dengan lancardan mendapat JAFA bagi dosen yang bersangkutan.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Berkas Pengajuan Jabatan Akademik2. Surat Pengantar dari Rektor

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Usulan Jabatan Akademik Dosen2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Usulan Jabatan AkdemikAKTIVITAS DOKUMEN WAKTU

MULAI

Memenuhi Syarat ?

BSDIPengumuman Massa

Pengajuan Jabatan AkademikDosen

FAKULTAS & DOSEN

Menyiapkan Berkas PengajuanJabatan Akademik Bersama

Dosen yang Akan MengajukanJabatan Akademik

BSDI & TIM PAK

Memeriksa Kelengkapan &Kelayakan Berkas Serta Karya

Ilmiah

YA

REKTOR

Menyiapkan Pengantar keKopertis

KOPERTIS

Proses Penilaian Berkas UsulanJabatan Akademik Dosen

BSDI

Menerima SK Jabatan Akademikdari Kopertis Wilayah VII

sekaligus Menyerahkan ke Dosendan Mengarsip SK Jabatan

Akademik

BAK

Menyesuaikan TunjanganFungsional Sesuai Jabatan

Fungsional Dosen.

REKTOR

GAGAL

SELESAI

TIDAK

BerkasPengajuanJabatanAkademik

SuratPengantar

SK JabatanAkademik

TembusanSK JabatanAkademik

14 hari

14 hari

3 hari

1 hari

90 hari

1 hari

1 hari

SOP KETATAUSAHAAN

SOP SURAT MASUK BSDIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut dan pengarsipan surat-surat masuk dari pihak

lain.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pengadminitrasian dan

pengarsipan surat- surat masuk.3. Terkontrolnya layanan pengadminitrasian dan kearsipan surat-surat masuk

sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang LingkupProses ini dimulai dari peneriman surat, membubuhkan stempel agenda surat sampaidengan tindak lanjut/hasil keputusan.

DefinisiSurat Masuk adalah semua surat yang diterima oleh penerima surat baik surat yangdikirim melalui pos, kurir, maupun diantar langsung oleh pegawai UMSurabaya

Referensi1. Peraturan Rektor Nomor: 673/PRN/II.3.AU/A/2013 tentang organisasi dan tata

kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya.2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses dapat terlaksana dengan baik dan pegawai dapat bekerja dengannyaman dilingkungan UMSurabaya.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Stempel Disposisi2. Buku Agenda3. ATK

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Surat Masuk2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Surat Masuk


MULAI

STAF FAKULTAS/UNIT/BIRO/UPT/LEMBAGA

Menyerahkan Surat

BSDI

Menerima & Memeriksa KebenaranSurat Masuk

BSDI

Menandatangani Tanda Terima danMengembalikan kepada Pembawa

Surat

BSDI

Mensortir, Menindaklanjuti danMengarsip Surat

SELESAI

Surat 1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

SOP SURAT KELUAR BSDIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut dan pengarsipan surat-surat yang keluar dari

BSDI.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pengadminitrasian dan

pengarsipan surat- surat keluar.3. Terkontrolnya layanan pengadminitrasian dan kearsipan surat-surat keluar

sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang LingkupSurat ini dimulai dari pembuatan draft, distribusi sampai pengarsipan surat-suratkeluar dari BSDI

DefinisiSurat keluar adalah surat-surat yang dibuat oleh BSDI dan dikirim kepada pihaklain.


kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya.2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah .

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses surat-surat keluar dan pengarsipan dapat tertata dengan baik dansesuai dengan filenya masing-masing.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Stempel2. Buku Agenda3. Buku expedisi

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Surat Keluar BSDI2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Surat Keluar :


MULAI

BSDI

Membuat Draft Surat

BSDI

Mendistribusikan Surat Ke Fakultas/Unit/Biro/UPT/Lembaga

BSDI

Mengarsip Surat

MULAI

Surat Pemberitahuan

1 hari

1 hari

1 hari

SOP EXPEDISI BSDIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut dan pengiriman surat-surat yang keluar dari

BSDI.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pengadminitrasian dan

pengiriman surat- surat keluar.3. Terkontrolnya layanan pengadminitrasian dan kearsipan surat-surat keluar sesuai


Ruang LingkupProses ini dimulai dari pengisian buku expidisi sampai dengan diterimanyakwitansi pengiriman surat.

DefinisiEkpedisi adalah catatan yang memuat data pengiriman surat-surat yang dikeluarkanoleh BSDI kepada pihak lain.



Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses dapat terlaksana dengan baik dan pengarsipan tertata sesuai denganfile masing-masing.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Buku expidisi2. Daftar Kode Pos3. ATK

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab pengelolaan expidisi2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Expedisi


MULAI

BSDI

Memberikan Surat

YANG BERSANGKUTAN

Menerima Kwitansi

SELESAI

YANG BERSANGKUTAN

Mengisi dan Menandatangani BukuExpedisi

BSDI

Memberikan Tanda Bukti Kwitansi

Buku Expedisi

Kwitansi

1 hari

1 hari

1 hari

SOP SURAT TUGAS (DIKLAT)UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme penerbitan Surat Tugas untuk mengikuti diklat bagi dosen

maupun TKP.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Surat

Tugas untuk mengikuti diklat bagi dosen maupun TKP.3. Terkontrolnya layanan penerbitan Surat Tugas untuk mengikuti diklat bagi

dosen maupun TKP sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internaluniversitas.

Ruang LingkupProses ini dimulai pada saat ada pengajuan untuk mengikuti diklat denganmengajukan hasil SKP pegawai sampai dengan pemberian fasilitas pelatihan dandiklat pegawai.

DefinisiDiklat adalah salah satu cara peningkatan kualitas dosen dan tenaga kependidikan.



Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua proses pengajuan untuk mengikuti diklat pegawai dapat terlaksana denganbaik dan pegawai dapat mengembangkan atau meningkatkan skill kinerja denganbaik.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Form SKP2. Form Disposisi3. Surat Tugas

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Diklat Pegawai2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Surat Tugas (Diklat)


MULAI

YANG BERSANGKUTAN

Pengajuan Hasil SKP Pegawai

BSDI

Verifikasi Penilaian SKPPegawai

REKTOR

Disposisi

BSDI

Rekomendasi Rektor

SELESAI

YANG BERSANGKUTAN

Pemberian Fasilitas Pelatihandan Diklat Pegawai

Form SKP

Form SKP

Form Disposisi

Form Disposisi

Surat Tugas MengikutiPelatihan

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

SOP PENGARSIPAN BERKAS BSDIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut dan pengarsipan berkas-berkas di BSDI.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pengarsipan berkas-berkas

di BSDI.3. Terkontrolnya layanan pengarsipan berkas-berkas di BSDI. sesuai dengan


Ruang LingkupProses ini dimulai dari pembuatan kode dan pengkodean file-file sedsuai denganfungsi masing-masing berkas sampai dengan .pengarsipan sesuai dengan kodekearsipan.

DefinisiPengelolaan Arsip adalah sistem tata cara menyimpan data kepegawaian sehinggamudah untuk ditemukan.



Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua pengarispan berkas pegawai dapat tertata dengan baik dan rapi.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Berkas pegawai

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Pengarsipan Berkas2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Pengarsipan Berkas


MULAI

PEGAWAI

Menyerahkan Berkas SesuaiPermintaan BSDI

BSDI

Menyimpan Berkas dalamBentuk Soft File dan Hard File

BSDI

Menyimpan Hard File dalamClear Holder dan Diurutkan

Sesuai dengan Fakultas/Biro/UPT/Lembaga pegawai

SELESAI

Berkas Pegawai 1 hari

1 hari

1 hari

SOP PEMINJAMAN ARSIP BSDIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme layanan peminjaman arsip BSDI.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat layanan peminjaman

arsip.3. Terkontrolnya layanan layanan peminjaman arsip, sesuai dengan pelaksanaan


Ruang LingkupProses ini dimulai dari pengambilan berkas, pencatatan pada buku pinjaman,sampai dengan diterimanya berkas kembali dengan membubuhkan tanda terima.

Definisi1. Buku Kendali adalah Buku Catatan Peminjaman file yang terdiri dari kolom

nomor, tanggal, file yang dipinjam, tanda tangan, keterangan.2. File adalah Surat atau Dokumen atau Berkas.



Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua peminjaman berkas pegawai dapat tercatat dan kembali dengan baik danrapi.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Berkas Pegawai2. Buku peminjaman

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab Peminjaman Arsip BSDI2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Peminajaman Arsip


MULAI

Dosen & Tenaga Kependidikan

Mengajukan Surat PermohonanPeminjaman File

BSDI

Mencarikan dan Menyerahkan File

DOSEN/TENAGA KEPENDIDIKAN

Mengisi Buku Peminjaman File

SELESAI

Form Surat Peminjaman

Buku Peminjaman File

1 hari

1 hari

1 hari

SOP LEGALISASI SK PEGAWAIUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA



Tujuan1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut atas permintaan legalitas photocopy SK

pegawai.2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan

permintaan legalisasi photocopy SK pegawai.3. Terkontrolnya layanan permintaan legalisasi photocopy SK pegawai sesuai


Ruang LingkupProses ini dimulai dari pembubuhan stempel legalitas sampai dengan penyerahanlegalisasi kepada yang pegawai.

DefinisiLegalisasi photocopy SK pegawai adalah memberikan pernyataan legalitasphotocopy SK pegawai sesuai dengan berkas aslinya


kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)Semua legalitas SK pegawai dapat terlaksana dengan baik dan lancar.

Dokumen Penunjang Kegiatan1. Stempel Legalitas2. Stempel BSDI

Penanggungjawab1. Bagian penanggungjawab legalitas SK pegawai2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani3. Wakil Rektor I selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Legalitas SK Pegawai :


MULAI

Dosen & Tenaga Kependidikan

Mengajukan Photocopy SK PegawaiTetap

BSDI

Memproses Pengajuan TandaTangan ke Kepala BSDI


Menerima SK Tetap yang Sudah diLegalisir

SELESAI

SK Tetap 1 hari

1 hari

1 hari

Documents

BIRO SUMBER DAYA INSANI - ppm.um-surabaya.ac.idppm.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2017/07/SOP-BSDI-9001... · (SOP) BIRO SUMBER DAYA INSANI Morality Intellectuality Entrepreneurship