33
PENGURUSAN DAN FAIL PENGURUSAN DAN FAIL PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING KAUNSELING Disampaikan oleh : Disampaikan oleh : Zahari bin Ahamad Zahari bin Ahamad Jabatan HEM & Kaunseling Jabatan HEM & Kaunseling Institut Aminuddin Baki Institut Aminuddin Baki Utara, Utara, Jitra Kedah Darul Aman Jitra Kedah Darul Aman

B&K Sek Rendah - Pengurusan Fail

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Panduan Pengurusan Sistem Fail B&K

Citation preview

PENGURUSAN DAN FAIL PENGURUSAN DAN FAIL PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN

KAUNSELINGKAUNSELING

Disampaikan oleh :Disampaikan oleh :Zahari bin AhamadZahari bin Ahamad

Jabatan HEM & KaunselingJabatan HEM & KaunselingInstitut Aminuddin Baki Utara,Institut Aminuddin Baki Utara,

Jitra Kedah Darul AmanJitra Kedah Darul Aman

Memahami sistem pengurusan dan fail perkhidmatan bimbingan dan kaunseling

Mengenalpasti pelan asas dan kemudahan bilik bimbingan dan kaunseling

Mengenalpasti format dokumentasi program bimbingan dan kaunseling

Pengurusan Buku Rekod Pengurusan Buku Rekod

PerkhidmatanPerkhidmatan Pengurusan Rekod BimbinganPengurusan Rekod Bimbingan

Individu atau kelompokIndividu atau kelompok Pengurusan Fail-fail PerkhidmatanPengurusan Fail-fail Perkhidmatan

Pengurusan dan fail Pengurusan dan fail perkhidmatan B&Kperkhidmatan B&K

Kegunaan:Kegunaan:

- Catat semua rekod bimbingan dan - Catat semua rekod bimbingan dan

aktiviti guru B&K seperti mesyuarat,aktiviti guru B&K seperti mesyuarat,

taklimat, kursus dlltaklimat, kursus dll- Bahan dokumentasi kerja dan aktivitiBahan dokumentasi kerja dan aktiviti

Guru B&KGuru B&K- Bahan rujukan aktivitiBahan rujukan aktiviti

1. Pengurusan Buku Rekod1. Pengurusan Buku Rekod Perkhidmatan Perkhidmatan

- Rujukan untuk penyeliaan Guru Rujukan untuk penyeliaan Guru Besar, PPD, JPN, Nazir dllBesar, PPD, JPN, Nazir dll

- Memudahkan penyerahan tugas Memudahkan penyerahan tugas sekiranya guru B&K bertukarsekiranya guru B&K bertukar

- Merumus aktiviti yang dibuat Merumus aktiviti yang dibuat mengikut mingguan, bulanan atau mengikut mingguan, bulanan atau tahunantahunan

Buku Rekod B&KBuku Rekod B&K

- 2 Bahagian2 Bahagian

i) Rekod sesi bimbingan i) Rekod sesi bimbingan

/kaunseling/kaunseling

ii) Rekod program /aktivitiii) Rekod program /aktiviti

Contoh sistem rekod sesi Contoh sistem rekod sesi bimbingan /kaunselingbimbingan /kaunseling

K1/ A / 001K1/ A / 001

K1 = kaunseling individuK1 = kaunseling individu

A = Ali bin OsmanA = Ali bin Osman

001 = nombor siri klien 001 = nombor siri klien

K1/ S / 004K1/ S / 004

K1 = kaunseling individuK1 = kaunseling individu

S = Siti Saerah bt. Syed AlwiS = Siti Saerah bt. Syed Alwi

004 = nombor siri klien 004 = nombor siri klien

Contoh sistem rekod sesi bimbingan Contoh sistem rekod sesi bimbingan /kaunseling/kaunseling

KK/ J / 001KK/ J / 001

KK = kaunseling kelompokKK = kaunseling kelompok

J = Johari b. SulaimanJ = Johari b. Sulaiman

001 = nombor siri kumpulan001 = nombor siri kumpulan

(Johari adalah ketua kelompok(Johari adalah ketua kelompok

berkenaan) berkenaan)

Rekod sesi kaunseling individu Rekod sesi kaunseling individu (BK9)(BK9)

Rekod sesi kaunseling Rekod sesi kaunseling kelompok (BK10)kelompok (BK10)

Rekod daftar kaunseling individu Rekod daftar kaunseling individu (BK11)(BK11)

Rekod daftar kaunseling Rekod daftar kaunseling kelompok (BK12)kelompok (BK12)

Semua rekod perlu disimpan Semua rekod perlu disimpan dengan baik di tempat yang dengan baik di tempat yang selamat (bilik guru B&K) *selamat (bilik guru B&K) *sulitsulit

3 Bahagian3 Bahagian

i) Fail Pengurusan i) Fail Pengurusan (SKIAB/UBK/02/02/1)(SKIAB/UBK/02/02/1)

ii) Folder Bidang ii) Folder Bidang (SKIAB/UBK/02/02/2)(SKIAB/UBK/02/02/2)

iii) Folder sesi Kaunseling iii) Folder sesi Kaunseling (SKIAB/UBK/02/02/3)(SKIAB/UBK/02/02/3)

1. Pengurusan Fail1. Pengurusan Fail Perkhidmatan B&K Perkhidmatan B&K

1. Fail Pengurusan1. Fail Pengurusan (SKIAB/UBK/02/02/1) (SKIAB/UBK/02/02/1)

Digunakan untuk urusan surat Digunakan untuk urusan surat menyurat sama ada surat yang menyurat sama ada surat yang dihantar atau diterimadihantar atau diterima

Nombor rujukan sama dengan Nombor rujukan sama dengan sistem fail di pejabat sekolahsistem fail di pejabat sekolah

Pengurusan Am Pengurusan Am (SKIAB/UBK/02/02/1.1)(SKIAB/UBK/02/02/1.1)

Surat Pekeliling Ikhtisas Surat Pekeliling Ikhtisas (SKIAB/UBK/02/02/1.2)(SKIAB/UBK/02/02/1.2)

Pendidikan Kerjaya /Latihan Pendidikan Kerjaya /Latihan (SKIAB/UBK/02/02/1.3)(SKIAB/UBK/02/02/1.3)

Program Pembangunan Murid Program Pembangunan Murid (SKIAB/UBK/02/02/1.4)(SKIAB/UBK/02/02/1.4)

Program Pembangunan Staf Dan Program Pembangunan Staf Dan Mesyuarat (SKIAB/UBK/02/02/1.5)Mesyuarat (SKIAB/UBK/02/02/1.5)

5 jenis fail pengurusan

2. Folder Bidang 2. Folder Bidang (SKIAB/UBK/02/02/2)(SKIAB/UBK/02/02/2)

Akademik(SKIAB/UBK/02/02/2.1)Akademik(SKIAB/UBK/02/02/2.1) Kerjaya (SKIAB/UBK/02/02/2.2)Kerjaya (SKIAB/UBK/02/02/2.2) Psikososial dan kesejahteraan Mental Psikososial dan kesejahteraan Mental

(SKIAB/UBK/02/02/2.3)(SKIAB/UBK/02/02/2.3) Pembangunan Diri Murid Pembangunan Diri Murid

(SKIAB/UBK/02/02/2.4)(SKIAB/UBK/02/02/2.4) Pendidikan Pencegahan Dadah Pendidikan Pencegahan Dadah

(SKIAB/UBK/02/02/2.5)(SKIAB/UBK/02/02/2.5) Keibubapaan (SKIAB/UBK/02/02/2.6)Keibubapaan (SKIAB/UBK/02/02/2.6)

lain-lain….lain-lain….

Program Khas spt Mentor mentee, Program Khas spt Mentor mentee, kaunseling berfokus, murid miskin kaunseling berfokus, murid miskin (SKIAB/UBK/02/02/2.7)(SKIAB/UBK/02/02/2.7)

Pembimbing Rakan Sebaya Pembimbing Rakan Sebaya (SKIAB/UBK/02/02/2.8)(SKIAB/UBK/02/02/2.8)

Disiplin Murid (SKIAB/UBK/02/02/2.9)Disiplin Murid (SKIAB/UBK/02/02/2.9) Jawatankuasa Bimbingan Kaunseling Jawatankuasa Bimbingan Kaunseling

(SKIAB/UBK/02/02/2.10)(SKIAB/UBK/02/02/2.10) Tugas khas & am seperti rancangan Tugas khas & am seperti rancangan

tahunan , maklumat guru dll tahunan , maklumat guru dll (SKIAB/UBK/02/02/2.11)(SKIAB/UBK/02/02/2.11)

3. Folder Sesi Kaunseling 3. Folder Sesi Kaunseling (SKIAB/UBK/02/02/3)(SKIAB/UBK/02/02/3)

Sesi Kaunseling Individu Sesi Kaunseling Individu (SKIAB/UBK/02/02/3.1)(SKIAB/UBK/02/02/3.1)

Sesi Kaunseling Kelompok Sesi Kaunseling Kelompok (SKIAB/UBK/02/02/3.2)(SKIAB/UBK/02/02/3.2)

Rak penyimpanan fail Rak penyimpanan fail individu dan kelompokindividu dan kelompok

Bilik Bimbingan Dan Bilik Bimbingan Dan KaunselingKaunseling

Lokasi sesuai dilengkapiLokasi sesuai dilengkapi

* Satu bilik kaunseling individu* Satu bilik kaunseling individu

* Satu bilik kaunseling kelompok* Satu bilik kaunseling kelompok

* Satu bilik pengurusan* Satu bilik pengurusan

* Ruang tamu* Ruang tamu

* Satu kaunter perkhidmatan* Satu kaunter perkhidmatan

* Satu papan kenyataan* Satu papan kenyataan

Kelengkapan bilik (cadangan)Kelengkapan bilik (cadangan)

Almari cermin berkunciAlmari cermin berkunci Rak buku rujukanRak buku rujukan Satu set sofaSatu set sofa KomputerKomputer Set televisyen, radioSet televisyen, radio Satu peti cadanganSatu peti cadangan Kipas angin /penyaman udaraKipas angin /penyaman udara

Keceriaan dan kebersihanKeceriaan dan kebersihan

- langsir dan alas meja- langsir dan alas meja

- gambar /carta motivasi- gambar /carta motivasi Papan KenyataanPapan Kenyataan

- maklumat terkini- maklumat terkini

- jadual bertugas PRS- jadual bertugas PRS

Carta organisasiCarta organisasi

-Jawatankuasa B&K-Jawatankuasa B&K Borang dan rekodBorang dan rekod Fail-fail FolderFail-fail Folder Inventori Inventori

Dokumentasi /PelaporanDokumentasi /Pelaporan

Senarai semak perkhidmatan Senarai semak perkhidmatan B&KB&K

Laporan program peringkat Laporan program peringkat sekolah /daerah/ negeri/ sekolah /daerah/ negeri/ kebangsaankebangsaan

Senarai semak perkhidmatan Senarai semak perkhidmatan Bimbingan & KaunselingBimbingan & KaunselingBIL SENARAI SEMAK BORANG

1. Biodata Guru Bimbingan dan Kaunseling

BK01

2. Laporan pergerakan Guru Bimbingan dan Kaunseling

BK02

3. Biodata murid BK03

4. Borang khidmat kaunseling individu

BK04

5. Borang khidmat kaunseling kelompok

BK05

6. Borang temujanji sesi kaunseling

BK06

Senarai semak perkhidmatan Senarai semak perkhidmatan Bimbingan & KaunselingBimbingan & KaunselingBIL SENARAI SEMAK BORANG

7. Borang rujukan khidmat kaunseling

BK07

8. Borang rujukan murid oleh guru bimbingan dan kaunseling

BK08

9. Rekod sesi kaunseling individu BK09

10. Rekod sesi kaunseling kelompok

BK10

11. Rekod daftar sesi kaunseling individu

BK11

12. Rekod daftar sesi bimbingan dan kaunseling kelompok

BK12

Senarai semak perkhidmatan Senarai semak perkhidmatan Bimbingan & KaunselingBimbingan & KaunselingBIL SENARAI SEMAK BORANG

13. Laporan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling Sekolah Menengah/ Rendah

BK13

14. Borang maklumat keahlian PRS

BK14

15. Borang penyata kewangan BK BK15

16. Rekod kunjungan ke Bilik Kaunseling

BK16

17. Rekod lawatan ke Rumah Murid

BK17

18. Rekod Konsultasi Bk18

Senarai semak perkhidmatan Senarai semak perkhidmatan Bimbingan & KaunselingBimbingan & KaunselingBIL SENARAI SEMAK BORANG

19. Rekod Kelas Ganti BK19

20. Buku rekod Perkhidmatan Luar BK20

21. Jejak Lepasan SPM/STPM BK21

22. Akujanji SPM BK22

23. Akujanji PMR BK23

24. Akujanji UPSR BK24

Senarai semak perkhidmatan Senarai semak perkhidmatan Bimbingan & KaunselingBimbingan & KaunselingBIL SENARAI SEMAK BORANG

25. Senarai Semak Keperluan Program Murid

SS01

26. Senarai Semak Keperluan Program Perkembangan Staf

SS02

27. Senarai Semak Keperluan Program Keibubapaan

SS03

28. Senarai Semak Latar Sosial Ekonomi Murid

SS04

29. Soal Selidik Masalah Murid SS05

Laporan ProgramLaporan Program

Selepas program/aktiviti Selepas program/aktiviti dijalankandijalankan

Kegunaan:Kegunaan:

* Bukti pelaksanaan program * Bukti pelaksanaan program

* Membuat post mortem* Membuat post mortem

* Bahan /sumber rujukan* Bahan /sumber rujukan

* Menilai keberkesanan * Menilai keberkesanan

programprogram

Memudah proses penyeliaan Memudah proses penyeliaan pihak pengurusan sekolah, pihak pengurusan sekolah, PPD, JPN dllPPD, JPN dll

Meyakinkan pihak tertentu Meyakinkan pihak tertentu terutama penyumbang dana terutama penyumbang dana /peruntukan kewangan /peruntukan kewangan sumbangan mereka sumbangan mereka dimanfaatkan dengan baik dan dimanfaatkan dengan baik dan berkesanberkesan

Isi kandungan laporan:Isi kandungan laporan:

* Tajuk* Tajuk

* Objektif* Objektif

* Sasaran* Sasaran

* Tarikh, Masa, Tempat* Tarikh, Masa, Tempat

* Perbelanjaan (peruntukan)* Perbelanjaan (peruntukan)

* Jawatankuasa* Jawatankuasa

* Jadual /tentatif program * Jadual /tentatif program

Laporan dan ulasan programLaporan dan ulasan program Lampiran (gambar aktiviti )Lampiran (gambar aktiviti ) Penilaian program (refleksi)Penilaian program (refleksi)

-soal selidik peserta-soal selidik peserta

-temubual-temubual

-pemerhatian dll -pemerhatian dll

RujukanRujukan

Malek Muhamat Said, 2007. Malek Muhamat Said, 2007. Mengurus Khidmat Bimbingan & Mengurus Khidmat Bimbingan & Kaunseling Sekolah: Kaunseling Sekolah: PTS PTS Professional Sdn.BhdProfessional Sdn.Bhd

Kementerian Pelajaran Malaysia, Kementerian Pelajaran Malaysia, 2009. 2009. Panduan Pelaksanaan Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan Dan Perkhidmatan Bimbingan Dan Kaunseling Di Sekolah Menengah Kaunseling Di Sekolah Menengah Dan Rendah.Dan Rendah.