Blueprint Pengurusan Pengetahuan - mkm.edu.my · Rajah 11: Road Map Pelaksanaan KM 61 Rajah 12: Pengaruh Elemen Penggerak KM dalam Proses Pengetahuan 62 . B LUE PRINT P EN GU RU SAN

Blueprint

Pengurusan Pengetahuan

Maktab Kerjasama Malaysia

Disediakan Oleh

WNA Systems Innovations Sdn. Bhd. Suite 9.17, Tingkat 9, Wisma Zelan, Jalan Tasik Permaisuri 2,

Bandar Tun Razak, 56000, Kuala Lumpur.

http://www.innovations.com.my

10 Jun 2010

B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N

Kandungan iii

KANDUNGAN

BIL PERKARA Muka

Surat

RINGKASAN EKSEKUTIF

i-ii

SENARAI-SENARAI JADUAL DAN RAJAH v-vi

1.0 Pengenalan

1

1.1 Tujuan 1

1.2 Latarbelakang MKM

2

1.2.1 Pengenalan

2

1.2.2 Visi, Misi dan Objektif MKM

2

1.2.3 Fungsi MKM 3

1.2.4 Kod Etika MKM 3

1.2.5 Sasaran dan Pelanggan 3

2.0 Persekitaran KM Semasa 5

2.1 Pendahuluan 5

2.2 Kepimpinan dan Warga Kerja

5

2.3 Kefahaman Warga Kerja MKM kepada Konsep KM dan

KMS

8

2.4 Tahap Persepsi Kakitangan terhadap Projek KMS di MKM

KMS MKM

9

2.5 Tahap Penerimaan/Persediaan Terhadap Projek KMS

10

2.6 Jurang dan Keperluan Pengurusan Proses Kerja

11

2.7 Jurang dan Keperluan Pengurusan Dokumen 14

2.8 Jurang dan Keperluan Pengurusan Pengajaran dan

Pembelajaran (P&P)

15

2.9 Jurang dan Keperluan Pengurusan Ilmu Tacit

16

2.10 Jurang dan Keperluan Pengurusan ICT 17


Kandungan iv

3.0

Kerangka KM 19

3.1 Pendahuluan

19

3.2 Kerangka KM

20

3.2.1 Visi dan Misi 20

3.2.2 Penggerak Inisiatif KM 21

3.2.3 Proses Pengetahuan 22

3.2.4 Hasil 24

4.0

Pelan Strategi KM 25

4.1 Rangka Kerja Pelan Strategi Km 25

4.2 Pernyataan Visi 26

4.3 Penyataan Misi 29

4.4 Analisa Kekuatan, Kelemahan, Peluang Dan

Ancaman

30

4.5 Teras Strategik 31

4.6 Peta Strategi

33

4.7 Scorecard Peringkat Korporat 34

• Perspektif Pemegang Taruh 35

• Perspektif Proses Dalaman 37

• Perspektif Teras Pemboleh Proses 42

• Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan 43

5.0

Program KM 45

5.0 Program-Program KM 45

5.1 Program Untuk Proses Sosialisasi 46

5.2 Program Untuk Proses Eksternalisasi 50

5.3 Program Untuk Proses Internalisasi 53

5.4 Sistem Untuk Proses Kombinasi 55

5.4.1 Aplikasi-aplikasi Sedia ada

56

5.4.2 Cadangan Aplikasi-aplikasi Baru 57


Kandungan v

6.0

Pelan Pelaksanaan KM 59

6.1 Rangka Kerja Pelan Pelaksanaan 59

6.2 Peranan Penggerak Km 62

8.0

Kesimpulan 63

SENARAI LAMPIRAN

Lampiran 1: Laporan Kajian: Persepsi, Kefahaman Dan

Penerimaan Kakitangan Terhadap Budaya KM Di

MKM

Lampiran 1

Lampiran 2: Rujukan Model Program KM

Lampiran 2

SENARAI JADUAL

Jadual 1: Umur Kepimpinan MKM dan Pegawai Latihan 6

Jadual 2: Tempoh Perkhidmatan Kepimpinan MKM dan

Pegawai Latihan

7

Jadual 3: Prosedur yang didokumenkan 14

Jadual 4: Perspektif Pemegang Taruh 35

Jadual 5: Perspektif Proses Dalaman 37

Jadual 6: Perspektif Teras Pemboleh Ubah 42

Jadual 7: Perspektif Pembelajaran Dan Pertumbuhan 43

Jadual 8: Program Sosialisasi KM 47

Jadual 9: Program Eksternalisasi KM 50

Jadual 10: Program Internalisasi KM

53

Jadual 11: Aplikasi-aplikasi Sedia ada 56

Jadual 12: Cadangan Aplikasi-aplikasi Baru

57

Jadual 13: Cadangan Pelaksanaan Inisiatif KM 60


Kandungan vi

SENARAI RAJAH

Rajah 1: Bilangan Kepimpinan MKM dan Pegawai Latihan 6

Rajah 2: Tempoh Perkhidmatan Kepimpinan MKM dan

Pegawai Latihan

8

Rajah 3: Analisa KM Untuk Proses Kerja 11

Rajah 4: Kerangka KM untuk Pelaksanaan KM 20

Rajah 5: Proses Pengetahuan 23

Rajah 6: Pengukur Prestasi Pencapaian Visi 27

Rajah 7: Peta Strategi KM 34

Rajah 8: Model Rekabentuk Program KM untuk MKM 46

Rajah 9: Model Integrasi Sistem Aplikasi MKM 56

Rajah 10: Proses Pelaksanaan KM 59

Rajah 11: Road Map Pelaksanaan KM 61

Rajah 12: Pengaruh Elemen Penggerak KM dalam Proses

Pengetahuan

62


Ringkasan Eksekutif i

1.0 Blueprint Pengurusan Pengetahuan (Blueprint KM) adalah dokumen

panduan kepada Maktab Kerjasama Malaysia (MKM) membangun dan

melaksanakan inisiatif Pengurusan Pengetahuan (KM).

2.0 Dokumen ini menjelaskan visi, misi, objektif dan strategi melaksanakan

program, projek dan inisiatif KM untuk tempoh 5 tahun (2010 – 2015). Ia

bertujuan membantu MKM mencapai visinya menjadi institusi pendidikan

koperasi bertaraf dunia.

3.0 Visi KM adalah sejajar dengan visi MKM iaitu “Ke arah Kecemerlangan

Pengurusan Pengetahuan MKM”. Misi KM pula adalah “Mewujudkan

pengurusan pengetahuan yang efektif merangkumi aspek kepimpinan,

modal insan, proses dan teknologi melalui persekitaran yang kondusif”.

4.0 Blueprint ini menjelaskan kerangka yang digunakan untuk melaksanakan

KM di MKM. Ia menumpukan 4 elemen utama iaitu visi dan misi organisasi,

penggerak kepada kejayaan KM, proses pengetahuan dan hasil yang

dicapai selepas proses pengetahuan berlaku.

5.0 Dalam merangka pelan strategik KM, Blueprint ini mengupas pernyataan

visi dan misi bagi inisiatif KM. Pencapaian visi KM diukur berdasarkan 6

pengukur prestasi. Blueprint ini juga mengandungi analisa SWOT untuk

menilai kekuatan dan kelemahan dalaman MKM. Analisa ini turut

mengenal pasti peluang yang boleh menjadi pendorong inisiatif KM di

masa depan serta ancaman yang berpotensi untuk menggugat usaha

tersebut. Peluang dan ancaman ini dianalisa berdasarkan faktor luaran

seperti dasar kerajaan, kepentingan pemegang taruh, harapan ahli

koperasi dan pihak berkepentingan dengan gerakan koperasi.

RINGKASAN EKSEKUTIF


Ringkasan Eksekutif ii

6.0 Blueprint ini menggariskan 4 perkara yang menjadi teras strategik bagi

merealisasikan agenda keseluruhan KM iaitu kepimpinan, modal insan,

proses dan teknologi. Kepimpinan berkualiti meningkatkan keberkesanan

inisiatif KM di semua peringkat organisasi. Modal insan berpengetahuan

akan mengamalkan budaya berkongsi dan mencipta pengetahuan

secara berterusan. Pengurusan proses aliran kerja yang berkesan akan

memudahkan operasi harian dan seterusnya meningkatkan kualiti

penyampaian perkhidmatan. Manakala perancangan strategik

memperkasa kapasiti teknologi ICT untuk memudahkan aliran

pengetahuan merentasi warga kerja, Pusat, Unit dan Pejabat Wilayah.

8.0 Di dalam Blueprint KM ini, kaedah ‘Scorecard’ telah digunakan untuk

menyenaraikan 25 objektif strategik, berserta cadangan ukuran prestasi,

sasaran dan inisiatif. Kesemua 25 objektif merangkumi perspektif

Pemegang Taruh, Proses Dalaman, Teras Pemboleh Proses serta

Pembelajaran dan Pertumbuhan.

9.0 Bagi menjayakan inisiatif KM, Blueprint KM telah merangka 13 program,

sebahagiannya berasaskan hubungan sesama manusia (fizikal) dan

sebahagiannya lagi berasaskan sistem ICT (virtual). Kesemua program ini

lahir dari analisa penciptaan yang melibatkan proses sosialisasi,

eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi.

10.0 Di dalam Blueprint KM ini, turut dicadangkan rancangan 5 tahun (2010-

2015) untuk melaksanakan kesemua program KM. Ia terbahagi kepada 4

fasa pelaksanaan.


Pengenalan 1

Pengenalan

1.1 TUJUAN

Pelan Strategi Pengurusan Pengetahuan (Blueprint KM) ini adalah satu

dokumen yang menjadi panduan kepada Maktab Kerjasama Malaysia

(MKM) membangun dan melaksanakan inisiatif Pengurusan Pengetahuan

(KM). Blueprint KM ini bertujuan membantu MKM mencapai visinya

sebagai institusi pendidikan koperasi bertaraf dunia melalui

kecemerlangan pengurusan pengetahuan.

Blueprint KM merangkumi panduan dan hala tuju kepada pengurusan

MKM supaya tujuan berikut dapat dicapai:

• Menetapkan halatuju pengurusan pengetahuan

• Membangunkan persekitaran yang kondusif bagi membolehkan

inisiatif pengurusan pengetahuan berjalan lancar

• Membangunkan modal insan berpengetahuan

• Menerapkan budaya berkongsi pengetahuan dan pengalaman

• Memaksima keupayaan teknologi bagi menyokong pengurusan

pengetahuan.

Blueprint KM ini adalah landasan melaksanakan program, projek dan

inisiatif pengurusan pengetahuan bagi mencapai visi pengurusan

pengetahuan untuk tempoh 5 tahun (2010 – 2015). Blueprint KM ini akan

dikaji semula setiap tahun bagi mengambil kira perubahan persekitaran

luar dan dalam MKM serta perubahan kepada kehendak pelanggan dan

pemegang taruh (stakeholder).

1


Pengenalan 2

1.2 LATARBELAKANG MKM

1.2.1 Pengenalan

MKM telah ditubuhkan pada tahun 1956 dan kemudian

diperbadankan pada tahun 1968 sebagai sebuah badan berkanun

melalui penguatkuasaan Akta Parlimen 1968. Pada masa ini, MKM

adalah di bawah Kementerian Perdagangan Dalam Negeri,

Koperasi dan Kepenggunaan.

1.2.2 Visi, Misi dan Objektif MKM

Berikut adalah visi, misi dan objektif MKM

• Visi

Menjadi institusi pendidikan koperasi yang bertaraf dunia.

• Misi

Menjadi pusat kecemerlangan untuk membangunkan modal insan

dalam gerakan koperasi menerusi latihan, pendidikan dan

perkhidmatan berteraskan ilmu yang inovatif, efektif dan

berorientasikan pelanggan dengan penerapan nilai-nilai dan

prinsip koperasi.

• Objektif

� Mewujudkan dan meningkatkan jaringan perhubungan

antarabangsa bagi melaksanakan latihan yang bersifat

global.

� Menyedia dan melaksanakan latihan dan pendidikan yang

relevan dan menepati keperluan semasa gerakan koperasi

� Meningkatkan penggunaan teknologi maklumat &

komunikasi dalam pengurusan koperasi.

� Meningkatkan kemahiran pengurusan pemimpin, usahawan

dan tenaga kerja koperasi melalui program latihan, khidmat

nasihat & konsultasi.


Pengenalan 3

1.2.3 Fungsi MKM:

Akta Maktab Kerjasama Malaysia 1968 telah memperuntukkan MKM

sebagai sebuah institusi yang berfungsi untuk membangun dan

mengembangkan latihan dan pendidikan koperasi di negara ini.

Antara fungsi MKM ialah:

• Mengadakan kursus yang berhubung dengan koperasi.

• Mencetak atau menyiarkan buku-buku mengenai koperasi atau

perkara yang berhubung dengannya.

• Menjalankan penyelidikan dan memberi khidmat nasihat

koperasi.

• Menjalankan penyelidikan berkaitan koperasi.

1.2.4 Kod Etika MKM ialah:

• Mengamalkan nilai-nilai peribadi mulia sebagai budaya kerja.

• Mengamalkan nilai-nilai profesionalisme dalam perkhidmatan.

• Memegang teguh prinsip akauntabiliti dan kedaulatan undang-

undang dalam tugas yang diamanahkan.

• Mengutamakan kepentingan pelanggan.

• Meningkatkan ilmu pengetahuan dan kemahiran sepanjang

hayat.

1.2.5 Sasaran dan Pelanggan ialah:

• Anggota Lembaga, anggota Jawatankuasa Audit Dalaman,

anggota dan tenaga kerja koperasi di semua peringkat.

• Pegawai-pegawai dari Jabatan/Agensi Kerajaan yang

mengawasi koperasi di bawah penyeliaannya.

• Pegawai-pegawai kerajaan yang menyelia koperasi dari

Negara-negara Afrika dan Asia Pasifik.

• Para pelajar lepasan Sijil Pelajaran Malaysia boleh mengikuti

Diploma Pengurusan Koperasi dengan harapan menjadi sumber


Pengenalan 4

tenaga manusia terlatih bagi gerakan koperasi di masa akan

datang.

• Mereka yang terlibat secara langsung dan tidak langsung

dengan gerakan koperasi dalam dan luar Negara.


Persekitaran KM Semasa 5

Persekitaran KM Semasa

2.1 PENDAHULUAN

Persekitaran amalan KM semasa dinilai dari kepimpinan dan warga kerja

MKM serta merangkumi proses dan teknologi. Dari segi kepimpinan,

penilaian adalah kepada proses penurunan dan pengekalan

pengalaman, kepakaran dan kemahiran kakitangan senior di MKM.

Penilaian terhadap warga kerja tertumpu kepada kefahaman, persepsi

dan tahap penerimaan/ persediaan terhadap inisiatif KM di masa depan.

Penilaian terhadap amalan KM pada proses dan teknologi tertumpu

kepada jurang dan keperluan pengurusan proses kerja, pengurusan

dokumen, pengurusan pengajaran dan pembelajaran, pengurusan ilmu

tacit dan juga pengurusan ICT.

2.2 KEPIMPINAN DAN WARGA KERJA

Statistik pada Jadual 1 dan gambaran julat umur pada Rajah 1 adalah

merujuk kepada kepimpinan MKM dan pegawai latihan yang berjumlah

83 orang. Adalah didapati 57 orang daripada mereka (69%) terdiri dari

kumpulan pegawai muda dalam lingkungan umur kurang dari 40 tahun.

Dalam kumpulan pegawai berpengalaman (sebahagian besarnya

merupakan barisan kepimpinan MKM), 11 orang (13%) adalah pegawai

dalam lingkungan umur 41 tahun hingga 50 tahun. Manakala 15 orang

(18%) dalam lingkungan 51 tahun ke umur bersara wajib 58 tahun.

2



Jadual 1: Umur Kepimpinan MKM dan Pegawai Latihan

BIL JULAT

UMUR/TAHUN

BILANGAN

PEGAWAI LATIHAN

(ORANG) PERATUS

1 21 - 30 15 18.1

2 31 - 40 42 50.6

3 41 - 50 11 13.3

4 51 - 58 15 18.1

JUMLAH 83 100.0

Pengetahuan, kemahiran dan kepakaran yang di dimiliki oleh pegawai

dari kumpulan berpengalaman tidak ternilai. Dalam tempoh

pelaksanaan Pelan Strategik KM (2010 hingga 2015), sekurang-kurangnya

18% kepimpinan MKM dan pegawai latihan akan bersara wajib atau

bersara awal ataupun meninggalkan MKM atas sebab-sebab peribadi.

Sumber: Unit Sumber Manusia, MKM, 26 April 2010

Julat Umur

Rajah 1: Bilangan Kepimpinan MKM dan Pegawai Latihan



Pada masa kini, tiada program khusus untuk merekod dan

memperturunkan pengetahuan tacit dan explicit mereka. Pengaliran

keluar tanpa sebarang usaha mengekalkan kemahiran dan kepakaran

mereka adalah suatu kerugian yang perlu dielakkan.

Jadual 2:

Tempoh Perkhidmatan Kepimpinan MKM dan Pegawai Latihan

BIL TEMPOH

PERKHIDMATAN(TAHUN)

BILANGAN

PEGAWAI LATIHAN

(ORANG)

PERATUS

1 0 - 5 48 57.9

2 6 - 10 15 18.1

3 11 - 15 1 1.2

4 16 - 20 3 3.6

5 21 - 25 4 4.8

6 26 - 30 10 12.0

7 31 - 35 2 2.4

JUMLAH 83 100.0

Dari segi pengalaman bekerja (Rujuk Jadual 2 dan Rajah 2), 19.2% dari

kepimpinan MKM dan pegawai latihan telah berkhidmat lebih dari 20

tahun di MKM. Pengalaman, kemahiran dan kepakaran mereka perlu

dikongsi dan dikekalkan kepada kumpulan pelapis iaitu kakitangan yang

telah berkhidmat di antara 11-20 tahun (4.8%), juga kepada kumpulan

muda yang dinamik yang sedang berkhidmat antara 1-10 tahun (76%).

Sumber: Unit Sumber Manusia, MKM, 26 April 2010



2.3 KEFAHAMAN WARGA KERJA MKM KEPADA KONSEP KM DAN KMS

Umumnya, warga MKM telah memahami konsep KM dengan agak baik.

Hampir 90% bersetuju perkongsian ilmu dapat membawa kecemerlangan

kepada organisasi. Manakala, 63% merasakan perkongsian pengetahuan

tidak akan menjadikan mereka kurang penting dalam organisasi.

Sungguh pun 53% berpendapat bahawa sesi perkongsian pengetahuan

tidak mengganggu kerja-kerja operasi yang perlu disiapkan segera, 39%

dari mereka bagaimana pun meraguinya.

Menyentuh kepentingan mengekal dan memperturunkan pengetahuan

tacit di kalangan warga MKM yang pakar dalam sesuatu bidang, 80%

kakitangan bersetuju setiap kakitangan perlu sentiasa merujuk kepada

pakar bagi mendapatkan ilmu baru dalam meningkatkan mutu kerja

masing-masing.

Rajah 2:


Tempoh

Perkhidmatan

Rajah 2:




Dari segi melaksanakan KM, khususnya Sistem Pengurusan Pengetahuan

(KMS), tahap keyakinan terhadap kegunaan KMS dalam mencapai

objektif organisasi agak rendah. Cuma 29% yakin KMS dapat membantu

MKM menyelesaikan masalah pengurusan dan operasi organisasi.

Manakala 47% bersetuju inisiatif KM perlu disokong dengan sistem KMS

bagi menguruskan ilmu pengetahuan. Sentimen ini dapat difahami

kerana mereka belum melihat ada sistem seumpamanya pada masa

kajian dijalankan.

Dari segi pemahaman kepada KMS, 50% kakitangan berpendapat

bahawa sistem-sistem ICT dan sistem pengurusan fail sedia ada

merupakan sistem KM.

2.4 TAHAP PERSEPSI KAKITANGAN TERHADAP PROJEK KMS DI MKM

Secara umumnya, lebih daripada 50% kakitangan memberikan persepsi

yang positif kepada pelaksanaan projek KMS di MKM. Namun, ramai

kakitangan kurang pasti sama ada KMS mampu membantu pihak

pengurusan atasan.

Warga MKM bersetuju bahawa sikap keterbukaan di kalangan

kakitangan MKM akan memudahkan pelaksanaan KMS. 63% dari mereka

merasakan KMS mampu meningkatkan mutu kerja. Manakala 76%

berpendapat budaya berkongsi ilmu pengetahuan, membaca dan

mengkaji akan memudahkan pelaksanaan KM. Ini menjadi faktor

penyumbang kejayaan projek KMS.

Satu dari elemen penting dalam pengurusan pengetahuan ialah

kepimpinan. Pemimpin adalah pemacu kepada kejayaan inisiatif KM

dalam mencapai objektif organisasi. Bagaimana pun, warga MKM



berbelah bahagi sama ada Sistem KMS berkemampuan menjadi alat

bantu kepada pihak pengurusan atasan membuat keputusan.

2.5 TAHAP PENERIMAAN/PERSEDIAAN TERHADAP PROJEK KMS

Umumnya, tahap penerimaan dan persediaan terhadap projek KMS

agak rendah. Pada masa kaji selidik ini dijalankan, cuma 46% warga MKM

mengetahui sepenuhnya tujuan dan perancangan projek KMS.

Manakala 40% tidak mendapat pengetahuan secukupnya tentang

projek ini.

Pendekatan dan konsep KMS cuma dipersetujui oleh 46% warga MKM

manakala selebihnya tidak pasti atau tidak bersetuju. 51% dari mereka

tidak pasti sama ada projek ini akan mendapat kerjasama yang baik

daripada semua warga MKM.

Berdasarkan suasana semasa, cuma 41% sahaja yakin projek KMS boleh

dilaksanakan dengan baik. Begitu juga cuma 39% yakin struktur organisasi

dan tenaga kerja di MKM sekarang dapat membantu pelaksanaan KMS

dengan berkesan.

Dalam soal kepimpinan, responden berbelah bahagi sama ada pihak

pengurusan atasan akan memberi galakan dan kerjasama kepada

projek KMS ini. 47% bersetuju manakala 47% tidak pasti.

Keseluruhannya, pada masa kajian dijalankan, ramai warga MKM belum

mendapat pendedahan secukupnya tentang pendekatan dan konsep

KMS serta hasrat sebenar KM dilaksanakan. Oleh itu, beberapa langkah

perlu diambil seperti pendedahan yang meluas dan berterusan tentang

projek KMS ini. Beberapa perubahan kepada organisasi dan elemen-

elemen KM juga perlu dikenal pasti bagi mewujudkan suasana yang

menyokong projek KMS di MKM.



Nota: Rujuk Lampiran 1 untuk laporan lengkap mengenai dapatan

kefahaman warga kerja MKM kepada konsep KM dan KMS, tahap

persepsi kakitangan terhadap projek KM di MKM dan tahap

penerimaan/persediaan terhadap projek KMS

2.6 JURANG DAN KEPERLUAN PENGURUSAN PROSES KERJA

Proses penciptaan, penyimpanan, perkongsian dan penggunaan

pengetahuan yang menjadi teras dalam pengurusan pengetahuan

sudah diamalkan oleh MKM dalam beberapa proses kerja harian. Proses

pengurusan kualiti ISO, pematuhan piawaian dan pengurusan Fail Meja

merupakan contoh tersebut iaitu:

• Pembinaan proses ISO dan Fail Meja merupakan proses

penciptaan ilmu pengetahuan;

• Mendokumenkan proses kerja merupakan proses penyimpanan

ilmu pengetahuan;

• Perkongsian akses kepada dokumen ISO dan Pekeliling

Perkhidmatan merupakan proses perkongsian ilmu;

• Melaksanakan proses kerja dalam operasi harian di MKM mengikut

proses dan piawaian yang ditetapkan dan pemantauan daripada

badan yang diiktiraf merupakan proses penggunaan ilmu

pengetahuan.



Proses kerja utama pengajaran dan pembelajaran bagi kursus jangka

pendek dan kursus Diploma Pengurusan Koperasi telah di ISO kan.

Manakala kursus Diploma Pengurusan Koperasi telah mengikut piawaian

MQA.

Proses-proses lain seperti proses kerja Pengurusan Sumber Manusia dan

Kewangan juga telah mengikut piawaian yang ditetapkan oleh Jabatan

Perkhidmatan Awam dan Kementerian Kewangan Malaysia. Demikian

juga proses kerja kakitangan disandarkan kepada Fail Meja iaitu

dokumen proses kerja yang membantu setiap kakitangan melaksanakan

tugas masing-masing.

Audit KM yang telah dijalankan terhadap dokumen-dokumen proses

kerja mendapati sebahagian dokumen telah di ISO kan.

Polisi dan prosedur dalam bentuk pekeliling yang dikeluarkan oleh

Jabatan Perkhidmatan Awam dan Kementerian Kewangan yang berkait

dengan pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan telah disimpan,

Rajah 3: Analisa KM Untuk Proses Kerja

Knowledge

Creation -Pembinaan proses

ISO merupakan

proses penciptaan

ilmu pengetahuan.

Knowledge Storage -Mendokumen proses kerja

merupakan proses

penyimpanan ilmu

pengetahuan.

Knowledge Sharing -Berkongsi dan akses kepada

dokumen ISO merupakan

proses perkongsian ilmu.

Knowledge Application –

Melaksana proses kerja dalam operasi harian

di MKM.

Amalan KM

Dalam

Proses Kerja



dikongsi dan digunakan dengan baik. Walau bagaimanapun, pekeliling

dan polisi dalaman MKM belum lagi didokumenkan dalam bentuk

pekeliling rasmi. Kebanyakan polisi rasmi dalaman MKM hanya

diputuskan dalam mesyuarat dan di catit sebagai minit mesyuarat. Proses

penciptaan penyimpanan keputusan mesyuarat telah dilaksanakan

dengan baik. Bagaimanapun, perkongsian dan penggunaan/

pelaksanaan keputusan mesyuarat masih terhad dan perlu

penambahbaikan.

Kajian Audit KM menunjukkan terdapat beberapa proses kerja yang tidak

dapat dilaksanakan mengikut apa yang telah didokumenkan. Ini

disebabkan pendekatan ‘Multi Tasking’, masalah pengagihan kerja di

samping beberapa prosedur yang masih belum difahami oleh

kakitangan MKM.

Pengurusan penambahbaikan berterusan kepada proses kerja hanya

dilaksanakan berdasarkan kepada Laporan Audit ISO. Walau

bagaimanapun, bagi proses-proses kerja yang tidak di ISO, tiada

sebarang perubahan dalam proses pengurusan yang dikenal pasti.

Berdasarkan kepada proses di atas, secara umum proses kerja di MKM

diuruskan melalui program pengurusan kualiti ISO. Proses-proses baru

dibangunkan melalui bengkel ISO.

Pada keseluruhannya, semua pengurusan dijalankan secara manual.

Berdasarkan kajian dokumen, temu bual dan pemerhatian, didapati

terdapat proses-proses kerja yang di ISO tetapi tidak dapat di laksana

berdasarkan piawaian yang ditetapkan. Contoh proses-proses kerja yang

tidak patuh kepada ISO ialah proses logistik dan beberapa sub-proses

kewangan. Hal ini disebabkan oleh kekangan-kekangan yang tidak

dapat dielakkan dalam menjalankan proses kerja tersebut.



2.7 JURANG DAN KEPERLUAN PENGURUSAN DOKUMEN

Beberapa prosedur diguna pakai oleh MKM untuk mengurus dokumen

seperti ditunjukkan di dalam Jadual 1. Lain-lain dokumen masih belum

mempunyai prosedur dan polisi rasmi.

Jadual 3: Prosedur yang didokumenkan

Pusat/Unit Nama Dokumen Prosedur/Polisi

Unit Sumber Manusia

Surat Pek.Perkhidmatan

15/2008

Panduan Menguruskan Buku

Perkhidmatan Kerajaan

Unit Sumber Manusia Surat Pek.Perkhidmatan

8/2008

Pelaksanaan Modul Pengurusan

Rekod Peribadi – Submodul

Perisytiharan Harta

Unit Sumber Manusia Surat

Pek.Perkhidmatan

6/ 2008

Pelaksanaan Modul Data

Perjawatan Aplikasi HRMIS

Unit Kewangan &

Akaun

Pek.Perbendaharaan

4/2007

Garis Panduan Untuk

Penyediaan Dan

Pembentangan Laporan

Tahunan Dan Penyata

Kewangan Badan Berkanun

Persekutuan

Dari segi pembudayaan pengurusan dokumen didapati beberapa Unit

mengikut sistem-sistem penyimpanan seperti berikut:

Bil Sistem penyimpanan Dokumen

1. Sistem ILMU Dokumen dari Unit Perpustakaan

2. Sistem HRMIS & SAGA Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan

kakitangan dan kewangan.

3. Sistem MIOS Dokumen berkaitan maklumat peserta kursus.

Manakala maklumat yang disimpan melalui sistem fail yang sistematik

hanya diamalkan di Pejabat Pengarah, Pejabat Timbalan-timbalan

Pengarah, Pendaftar serta Unit Sumber Manusia dan Tadbiran Am.



Analisa Audit KM mendapati hanya Pusat Antarabangsa dan Pendidikan

Tinggi mempunyai inisiatif perkongsian ilmu melalui sistem penyimpanan

dan perkongsian dokumen. Dokumen-dokumen tersebut disimpan secara

manual dan diuruskan dengan baik bagi memudahkan pencarian.

Secara umumnya dokumen-dokumen di semua Pusat dan Unit diurus

secara manual. Tiada sistem penyimpanan dan pencarian yang

bersepadu dan berkesan untuk dokumen-dokumen tersebut.

Sebahagian besar dokumen disimpan oleh kakitangan secara peribadi.

Keadaan ini menyebabkan perkongsian dokumen menjadi sukar dan

pencarian mengambil masa. Dari sudut lain, ada sesetengah dokumen

telah di automasi dan sebahagian lagi masih dalam manual.

2.8 JURANG DAN KEPERLUAN PENGURUSAN PENGAJARAN DAN

PEMBELAJARAN (P&P)

Secara umum, kesemua fail pengajaran, kursus dan khidmat runding

disimpan dalam simpanan pensyarah/pegawai yang terlibat.

Berdasarkan kepentingan dan hak milik dokumen-dokumen tersebut, satu

polisi penyimpanan dan capaian dokumen perlu dirangka. Perkara ini

amat penting untuk memenuhi keperluan perkongsian ilmu dan rujukan

di masa hadapan.

Kajian audit KM mendapati, pengurusan bahan P&P di MKM adalah

terlalu umum. Pengurusan bahan P&P tidak sepenuhnya mengikut arus

pendidikan terkini terutama dalam kaedah pendekatan seperti

“Objective Based Learning Approach” atau “Case Study Approach.”

MKM telah melaksanakan kaedah Sistem kualiti ISO bagi proses-proses

utama pengurusan kursus. Kaedah ini boleh diguna pakai sebagai

penanda aras kepada proses pengurusan bahan P&P.



Pengurusan pengetahuan tenaga akademik MKM adalah di tahap

umum sahaja. Sedangkan pembinaan kurikulum secara berperingkat

adalah suatu bidang yang amat penting dan perlu didokumenkan. Bagi

mengatasi masalah ini, beberapa pendekatan latihan dalam bidang-

bidang seperti berikut adalah disarankan:

• Latihan Pembinaan Kurikulum

• Latihan Teknik Pembinaan Bahan Pengajaran dan Pembelajaran

• Latihan Kemahiran Asas Pengukuran Pencapaian Pelajar

• Latihan Kemahiran Psikologi Pengajaran dan Pengurusan Kelas

• Latihan Asas Penyelidikan Akademik

• Latihan Proses Khidmat runding

2.9 JURANG DAN KEPERLUAN PENGURUSAN ILMU TACIT

Pengetahuan tacit yang berbentuk kepakaran diterjemahkan oleh

kakitangan akademik MKM melalui bahan-bahan pengajaran, laporan

hasil penyelidikan, laporan kajian kes, jurnal dan artikel Dimensi. Adalah

didapati pengetahuan tacit yang berbentuk pengalaman khusus

kakitangan masih belum didokumenkan dan belum menjadi budaya di

MKM.

Akan tetapi, di Unit-unit Pentadbiran, pengetahuan tacit banyak

diterjemahkan di dalam kertas kerja yang dihasilkan untuk mendapat

kelulusan sesuatu perkara. Secara umumnya, kebanyakan kepakaran

dan pengalaman kakitangan hanya dikongsi secara tidak rasmi semasa

pengajaran, mesyuarat dan perbincangan.

Kajian mendapati pengetahuan tacit tidak dibudayakan dengan

sistematik. Beberapa kakitangan akademik merasakan bahawa

pengetahuan tacit merupakan hak milik individu yang tidak perlu

dikongsi dengan orang luar kerana berpendapat mereka sering



menyalahgunakan perkongsian ilmu tersebut. Kebanyakan perkongsian

berlaku antara kakitangan akademik mengikut inisiatif masing-masing.

Namun begitu hasil kajian Najmah (2007) mendapati kebanyakan

pegawai latihan bersedia berkongsi pengetahuan sesama mereka.

Perkongsian ilmu berlaku melalui seminar, bicara eksekutif, bicara ilmu

dan latihan kakitangan.

Bagi kakitangan Pengurusan dan Pentadbiran, proses pembelajaran

secara formal berlaku melalui latihan kakitangan. Manakala

pembelajaran secara tidak formal berlaku melalui mesyuarat,

perbincangan, penyediaan kertas kerja dan operasi harian.

2.10 JURANG DAN KEPERLUAN PENGURUSAN ICT

Sistem-sistem aplikasi pada keseluruhannya dibangunkan di dalam

persekitaran ‘in isolation’. Aplikasi lebih fokus kepada memenuhi

keperluan operasi harian MKM sahaja. Kajian Najmah (2007) mendapati

terdapat beberapa aplikasi utama yang sedang digunakan seperti

Internet/ Intranet, Pangkalan Data Pelajar (MIOS), Pangkalan Data

Sumber Manusia (HRMIS), Pangkalan Data Pelajar (MIOS), Sistem

Kewangan (SAGA) dan Pangkalan Data Perpustakaan (ILMU) tidak

dibangunkan dan digunakan secara bersepadu.

Selain dari itu, perkhidmatan intranet yang membolehkan perkongsian

pendapat dan maklumat tidak begitu dimanfaatkan kerana tidak

dikuatkuasakan. Tambahan pula perkhidmatan intranet ini kurang

memuaskan. Pemerhatian mendapati pihak pengurusan tidak

menggunakan kemudahan intranet untuk menghantar memo, kertas

kerja atau pekeliling kepada pegawai dan kakitangan.



Bagaimana pun, analisa mendapati sistem-sistem Aplikasi di MKM

sentiasa dikemas kini dan dipertingkatkan dari semasa ke semasa

mengikut keperluan pengguna.


Kerangka KM 19

Kerangka KM

3.1 PENDAHULUAN

Kerangka pengurusan pengetahuan adalah satu pendekatan KM

memahami elemen-elemen utama yang diperlukan dalam melaksanakan

KM. Elemen-elemen ini dianggap kritikal dalam memastikan kejayaan

pelaksanaan KM di sesebuah organisasi.

Kerangka KM yang diguna pakai untuk MKM adalah kerangka APO KM

Framework. Kerangka ini dicipta oleh Asia Productivity Organization (APO)

selepas beberapa kajian di beberapa negara membangun, Eropah dan

Amerika Syarikat. APO adalah sebuah pertubuhan bukan kerajaan yang

mempromosi pengurusan terbaik dan berkualiti yang beribu pejabat di

Tokyo, Jepun. Ilustrasi APO KM Framework (Kerangka KM) adalah seperti

rajah 4. Kerangka KM ini akan diguna pakai sepanjang penyediaan

Blueprint KM ini.

3


Kerangka KM 20

3.2 KERANGKA KM

Elemen-elemen utama KM ialah visi dan misi organisasi, penggerak

kepada kejayaan KM, proses pengetahuan KM dan keberhasilan proses

KM kepada individu, kumpulan individu, organisasi dan masyarakat.

3.2.1 Visi dan Misi:

Inisiatif KM bermula dengan mengenal pasti visi dan misi MKM yang

menentukan arah tuju organisasi dan memberi petunjuk kecekapan

asas yang diperlukan untuk mencapai objektif MKM. Visi dan misi

khusus untuk KM perlu dirangka dan mestilah selaras dengan visi

dan misi MKM.

Rajah 4: Kerangka untuk Pelaksanaan KM


Kerangka KM 21

Inisiatif KM tidak akan berjaya jika objektif MKM tidak tercapai. Oleh

kerana itu, semua inisiatif KM di MKM hendaklah sejajar dengan

objektif organisasi.

3.2.2 Penggerak Inisiatif KM:

Inisiatif KM memerlukan penggerak; sama ada ia merupakan

pendorong atau/dan pemangkin kepada proses KM:

� Pimpinan: adalah pemacu inisiatif KM dan pendorong kepada

kejayaannya. Mereka memastikan strategi dan program KM

sejajar dengan visi dan misi MKM. Mereka juga memberikan

sokongan dan menyediakan sumber bagi pelaksanaan

sesuatu projek KM.

� Modal Insan: warga MKM sebagai modal insan MKM

mencipta dan menyimpan modal intelektual. Mereka adalah

pengguna dan dalam masa yang sama mencipta

pengetahuan. Mereka pembentuk pengetahuan explicit dan

penyimpan pengetahuan tacit yang menjadi aset penting

bagi MKM.

� Proses: merujuk kepada proses kitaran aliran kerja dan

bagaimana kerja dilaksanakan di MKM. Lebih cepat kitaran

aliran kerja, lebih cepat pengetahuan berkembang. Sama

ada proses didokumenkan (pengetahuan explicit) atau

diamalkan (pengetahuan tacit), proses kerja membantu

meningkatkan kualiti perkhidmatan, produktiviti dan

pertumbuhan MKM. Proses kerja yang berkesan memastikan

aliran pengetahuan yang berkesan juga.

� Teknologi: adalah pemangkin pelaksanaan KM. Teknologi

mempercepat proses pengetahuan. Ia adalah media yang

berkesan untuk proses penciptaan, penyimpanan,


Kerangka KM 22

perkongsian dan penggunaan pengetahuan. Teknologi

membantu mengurus pengetahuan melalui berbagai alat

seperti enjin carian, media penyimpanan, intranet dan

ekstranet.

3.2.3 Proses Pengetahuan

Proses Pengetahuan merujuk kepada proses penggunaan dan

pengubahan sumber pengetahuan (maklumat) kepada

pengetahuan. Proses ini ditunjukkan dalam rajah 5 dan melalui

langkah-langkah berikut:

• Kenal pasti:

Mengenal pasti pengetahuan kritikal perlu untuk membina

kompetensi utama. Menentukan pengetahuan yang diperlukan

adalah kritikal untuk mencapai matlamat yang hendak dicapai.

• Cipta:

Mencipta pengetahuan merujuk kepada pengubahan

pengetahuan sedia ada dan membina pengetahuan baru.

Penciptaan pengetahuan berlaku dengan berbagai cara

contohnya perbincangan, latihan, mesyuarat dan melalui

aktiviti-aktiviti ‘brainstorming’.


Kerangka KM 23

• Simpan:

Pengetahuan boleh disimpan melalui proses mendokumenkan

proses kerja. Ia juga boleh tersimpan sebagai pengetahuan tacit

di dalam fikiran individu melalui pengalaman yang dilalui dan

kemahiran yang diperoleh.

• Kongsi:

Perkongsian pengetahuan menggalakkan pembelajaran secara

berterusan dan penciptaan pengetahuan baru. Perkongsian

berlaku dalam pelbagai cara seperti disimpan dalam

pangkalan data atau diedarkan melalui dokumen. Perkongsian

juga berlaku melalui perpindahan maklumat di antara individu

melalui perbincangan, bengkel, seminar dan juga melalui proses

pengajaran dan pembelajaran.

Rajah 5: Proses Pengetahuan


Kerangka KM 24

• Guna:

Penggunaan pengetahuan berlaku semasa menjalankan kerja.

Pengetahuan mempunyai nilai tambah apabila ianya

digunakan secara bijak untuk meningkatkan kualiti

perkhidmatan.

3.2.4 Hasil

Proses pengetahuan meningkatkan keupayaan individu, kumpulan

dan organisasi MKM. Ia juga meningkatkan kualiti pengurusan dan

perkhidmatan. Penciptaan pengetahuan baru hasil dari proses dan

perkongsian pengetahuan mampu meningkatkan prestasi individu

serta keupayaan kumpulan.

Di peringkat organisasi, proses pengetahuan menghasilkan

keseimbangan dan proses pembelajaran berterusan. Ia

meningkatkan keupayaan individu dan kumpulan individu dalam

organisasi untuk memberi perkhidmatan berkualiti. Hasilnya ialah

keuntungan kepada organisasi kerana kualiti perkhidmatan dapat

ditingkatkan dan juga masyarakat mendapat faedah daripadanya.

Kejayaan MKM menguruskan pengetahuan secara langsung

memberi faedah kepada gerakan koperasi pada keseluruhannya.


Pelan Strategik KM 25

Pelan Strategik KM

4.1 RANGKA KERJA PELAN STRATEGIK KM

Dalam merangka draf Pelan Strategi KM ini, aktiviti kerja berikut telah

dilaksanakan:

• Menetapkan visi, misi dan nilai utama,

• Menganalisa persekitaran amalan KM;

• Menggubal matlamat-matlamat jangka panjang;

• Menjana strategi-strategi alternatif;

• Menilai dan memilih strategi-strategi dan inisiatifnya;

• Penyemakan semula organisasi dan sumber-sumber;

• Merangka program KM;

• Merangka strategik pelaksanaan inisiatif KM.

4



4.2 PERNYATAAN VISI

Pernyataan Visi MKM terhadap pelaksanaan KM adalah seperti berikut:

Pernyataan visi adalah gambaran apa yang hendak dicapai oleh MKM

pada masa depan seperti yang diinginkan oleh Pemegang Taruh,

terutamanya pihak kerajaan dan koperasi.

Penyataan visi ini menerangkan hala tuju MKM dalam melaksanakan inisiatif

KM untuk tempoh masa 5 tahun dari sekarang. Visi MKM berkaitan dengan

KM adalah sejajar dengan cita-cita warga MKM pada masa ini supaya

kecemerlangan MKM sebagai institusi pendidikan koperasi bertaraf dunia di

masa depan akan berteraskan kepada KM.

Penyataan ini bermaksud, sebagai komponen utama dalam gerakan

koperasi di peringkat negara dan di peringkat global, MKM sentiasa

mengamalkan budaya mencipta, menyimpan, berkongsi dan menggunakan

pengetahuan dalam semua aktiviti pengurusan, promosi, pengajaran,

pembelajaran, penyelidikan, konsultasi dan aktiviti-aktiviti sokongan yang

lain.

Dengan latihan dan pendedahan yang berterusan dalam bidang KM, visi ini

akan menjadi satu realiti dan akan melonjakkan kredibiliti MKM di kalangan

sektor awam di Malaysia sebagai organisasi pelopor kepada pengurusan

berteraskan KM. Di peringkat global pula, MKM akan mempunyai kredibiliti

sebagai peneraju utama gerakan koperasi yang membudayakan KM dalam

operasi hariannya.



Bagi menilai pencapaian terhadap visi ini, 6 pengukur prestasi digunakan

seperti ditunjukkan dalam rajah 6:

1. Diiktiraf Dalam Dan Luar Negara

Pengukur: Antara aras ukuran yang boleh digunakan adalah seperti

berikut:

i. menerima lawatan dari tetamu dari organisasi awam dan swasta

untuk membuat ‘benchmarking’ amalan terbaik KM,

ii. menjadi pakar rujuk proses pembudayaan KM,

iii. menerima jemputan membentangkan kertas kerja mengenai

proses pembudayaan KM atau menghadiri seminar antarabangsa,

serta mendapat anugerah dan pengiktirafan daripada organisasi

antarabangsa dalam bidang berkaitan KM.

Rajah 6: Pengukur Prestasi Pencapaian Visi



2. Warga MKM Yang Kompeten

Pengukur: Jumlah muat naik dan capaian sumber pengetahuan,

bilangan langganan terhadap bahan-bahan ilmu, bilangan latihan dan

kursus yang dihadiri dan kekerapan warga kerja dirujuk oleh orang lain

bagi kemahiran kerja yang dimiliki.

3. Menyediakan Perkhidmatan Berkualiti

Pengukur: Kekerapan Capaian Maklumat MKM oleh pelanggan, Bilangan

Pelajar yang mengakses sistem e-Learning, kecepatan sumber

pengetahuan dapat dicapai dan ketepatan sumber pengetahuan yang

diperoleh.

4. Kekayaan Pengetahuan Dan Taksonomi Korporat Yang Berkesan

Pengukur: Penggunaan taksonomi yang popular dan kerap digunakan.

5. Mempunyai Infrastruktur, Sistem, Dan Proses KM Yang Berkesan

Pengukur: Perkakasan dan peralatan yang terkini, sistem aplikasi

bersepadu berasaskan ‘data warehouse’, proses kerja yang telah

diautomasikan. Metodologi semua aliran proses kerja telah

didokumenkan.

6. Mempunyai ‘Communities of Practice’ (CoP) Yang Berkesan

Pengukur: Bilangan CoP yang dibentuk, bilangan CoP bertemu, bilangan

dokumen yang dihasilkan dan bilangan keputusan CoP yang

dilaksanakan.



4.3 PENYATAAN MISI

Pernyataan Misi MKM terhadap pelaksanaan KM adalah seperti berikut:

MKM menetapkan misi untuk mewujudkan KM yang efektif melalui

persekitaran yang kondusif bagi menyokong proses pembudayaan KM

secara berterusan. Sejajar dengan fungsi MKM sebagai pusat latihan koperasi

yang menawarkan program-program khidmat runding, latihan dan

pendidikan koperasi, MKM berkeyakinan pembudayaan KM akan memberi

sumbangan yang relevan kepada kecemerlangan gerakan koperasi.

Persekitaran yang betul, sesuai dan selesa akan membantu pimpinan MKM

memacu kejayaan inisiatif KM dengan menentukan hala tuju KM yang jelas,

struktur pengurusan KM yang berkesan, mendapatkan sumber kewangan

yang mencukupi dan sokongan serta galakan yang berterusan terhadap

semua inisiatif KM.

Persekitaran yang kondusif memberi keyakinan dan semangat yang

diperlukan oleh warga kerja MKM untuk bersama-sama berkongsi

pengetahuan dan kemahiran yang dimiliki dan menggunakan pengetahuan

tersebut untuk memangkinkan penciptaan pengetahuan baru. Hasilnya,

persekitaran ini akan meningkatkan kualiti modal insan MKM itu sendiri. Modal

insan berpengetahuan akan meningkatkan kualiti perkhidmatan MKM secara

keseluruhan.

Pimpinan berwibawa dan warga kerja berpengetahuan akan melicinkan

operasi harian melalui proses kerja yang efisien dan sentiasa ditambah baik.

Kemudahan infrastruktur ICT yang menggunakan teknologi terkini serta

automasi proses kerja kepada sistem aplikasi yang bersepadu akan



memudahkan pengaliran sumber pengetahuan merentasi warga kerja yang

berkhidmat di Pusat-pusat, Unit-unit dan Pejabat-pejabat Cawangan dalam

organisasi MKM.

4.4 ANALISA KEKUATAN, KELEMAHAN, PELUANG DAN ANCAMAN

Bagi merancang secara strategik aktiviti KM di masa depan, teknik analisis

SWOT telah digunakan. Teknik ini digunakan untuk mengenal pasti faktor-

faktor kekuatan dan kelemahan yang ada di dalam MKM yang akan

menjadi galakan atau halangan kepada proses melaksanakan KM. Analisa

SWOT juga dapat mengenal pasti peluang-peluang dan ancaman-

ancaman dari luar MKM yang boleh menyumbang kepada kesan positif dan

negatif kepada hasrat melaksanakan KM .

Berikut adalah senarai kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman utama

bagi MKM dalam perancangan strategik KM pada masa kini:

KEKUATAN KELEMAHAN

S1: Kesedaran dan sokongan padu pengurusan atasan terhadap kepentingan KM.

S2: Komposisi warga kerja muda yang

terbuka kepada perubahan, pembaharuan dan pengurusan berinovasi dan kreatif.

S3: Kompetensi asas dalam pengurusan

proses kerja, dokumen dan bahan pengajaran dan pembelajaran.

S4: Proses penciptaan nilai melalui KM dapat meningkatkan kualiti kerja dari segi pengisian pengetahuan.

S5: Infrastruktur asas ICT mencukupi untuk

menyokong proses penciptaan,

penyimpanan, pencapaian,

perkongsian dan penggunaan sumber

pengetahuan.

W1: Pengurusan berhierarki dalam

capaian dan perkongsian sumber pengetahuan.

W2: Keengganan berkongsi hasil kerja,

kemahiran dan kepakaran kerana usaha dan pencapaian individu dianggap sebagai hak peribadi.

W3: Output KM adalah ‘indirect’, tidak

nampak secara fizikal tetapi lebih kepada penambahbaikan proses.

W4: Pengurusan sistem ICT yang tidak bersepadu dan kekangan infrastruktur mengehadkan keberkesanan komunikasi.

W5: Pengguna sistem KM mengambil

masa untuk membudayakannya dalam tugas seharian.



PELUANG ANCAMAN

O1: Dasar kerajaan yang menekankan

perlunya modal insan yang berasaskan warga kerja berpengetahuan.

O2: Perkongsian pengetahuan secara

global dengan adanya capaian mudah melalui ICT.

O3: Permintaan yang meningkat dari luar

untuk pengetahuan baru. O4: Keperluan akses kepada tenaga pakar

MKM dari kalangan ahli koperasi dan pelanggan luar yang lain.

T1: Pemegang Taruh meletakkan

harapan tinggi terhadap pulangan pelaburan dalam KM

4.5 TERAS STRATEGIK

Dapatan dari analisa SWOT digabungkan untuk menjana beberapa strategi

alternatif yang boleh digunakan untuk melaksanakan inisiatif KM. Teras

Strategik dikategorikan mengikut Kerangka Kerja KM yang membahagikan

strategi KM kepada kepimpinan, modal insan, proses dan teknologi.

1. Kepimpinan

Kejayaan Inisiatif KM bergantung penuh kepada ciri-ciri Kepimpinan

Transformasi. Kepimpinan Transformasi akan meningkatkan keberkesanan

pada semua peringkat organisasi dari pihak atasan kepada peringkat

yang lebih kecil seperti Pusat/Unit. Sokongan berterusan kepimpinan

organisasi adalah asas penting dalam mempelopori inisiatif KM dan

menentukan hala tuju serta memacu kepada kejayaan projek-projek KM.

Peranan kepimpinan di peringkat Pusat/Unit perlu dipertingkatkan

sehingga mereka menjadi pejuang kepada aktiviti-aktiviti KM di Pusat/Unit

masing-masing seperti menggalak, memantau dan menguatkuasakan

proses perkongsian, pemakaian dan penciptaan sumber ilmu.



2. Modal Insan

Meningkatkan kemampuan modal insan dari aspek pengetahuan dan

kemahiran secara berterusan sehingga MKM melahirkan warga kerja

berpengetahuan (Knowledge Worker) dan menjadi pakar dalam bidang

masing-masing. Antara kualiti yang perlu ada pada warga kerja

berpengetahuan ialah menggunakan pengetahuan sedia ada dalam

proses kerja harian, mampu mencipta pengetahuan baru, sentiasa

bersedia untuk berkongsi maklumat dan pengetahuan dengan orang

lain, dan memastikan pengetahuan di’codify’ dalam bentuk yang

sistematik untuk membolehkan akses pada masa akan datang.

Latihan berterusan perlu dirancang dan dilaksanakan untuk

meningkatkan kualiti pengetahuan mereka. Pengukuran berterusan juga

perlu dibuat untuk memantau tahap kemahiran mereka dan impak

perkhidmatan yang diberi kepada pelanggan serta keseluruhan gerakan

koperasi.

3. Proses

Mewujudkan proses KM ‘holistik’ yang merangkumi penciptaan,

penyimpanan, perkongsian dan penggunaan pengetahuan sesama

warga kerja dan pihak berkepentingan dalam gerakan koperasi. Semua

proses ini akan disokong oleh struktur organisasi KM yang strategik dan

mantap.

Bagi memantapkan proses KM, semua proses aliran pengetahuan di MKM

perlu didokumenkan secara sistematik sehingga dokumen tersebut

menjadi rujukan semua warga kerja menjalankan kerja harian mereka.

Pemantauan, penguatkuasaan dan pengukuran perlu dilaksanakan

secara berterusan oleh Jawatankuasa KM.



4. Teknologi

Mengoptimumkan keupayaan teknologi dalam menyokong proses

pengurusan pengetahuan dengan meningkatkan kemudahan

infrastruktur ICT, sistem aplikasi dan peralatan teknologi terkini seperti

sidang video, aplikasi ‘mobile’ dalam menyokong proses KM.

4.6 PETA STRATEGI

Peta Strategi adalah penerangan secara visual strategi sesebuah organisasi.

Bagi organisasi awam seperti MKM, Peta Strategi menerangkan rancangan

organisasi untuk meningkatkan prestasi mereka dalam mencapai misi yang

telah ditetapkan melalui hubungan sebab-akibat antara beberapa objektif.

Setiap objektif pula mempunyai pengukur, sasaran dan inisiatifnya yang

tersendiri termasuk pegawai yang bertanggungjawab melaksanakannya.

Perspektif Peta Strategi untuk MKM telah disesuaikan untuk memenuhi

keperluan strategik KM seperti digambarkan oleh rajah 7

1. Hasrat Pencapaian

2. Pemegang Taruh

3. Program-program KM

2. Proses Dalaman

5. Teras Pemboleh Proses

6. Pembelajaran dan Pertumbuhan



4.7 SCORECARD PERINGKAT KORPORAT

Apabila organisasi telah menganalisis misinya, mengenal pasti Pemegang

Taruh dan menetapkan matlamat atau strateginya, organisasi tersebut

memerlukan satu cara untuk mengukur prestasinya ke arah pencapaian

matlamat-matlamat atau strategi-strategi yang telah ditetapkan. Kaedah

Scorecard adalah salah satu cara yang digunakan untuk mengukur

kemajuan tersebut. Scorecard menyenaraikan objektif-objektif strategik yang

di cungkil daripada Peta Strategi, bersama-sama pengukur dan inisiatifnya

yang tersendiri.

Dalam konteks Peta Strategi KM ini, terdapat 25 objektif strategik merangkumi

perspektif Pemegang Taruh, Proses-proses Dalaman, Teras Pemboleh Proses

dan Pembelajaran dan Pertumbuhan. Senarai di bawah menyenaraikan

objektif-objektif tersebut:

Rajah 7: Peta Strategi KM

Hasrat

Pencapaian

Teras Pemboleh

Proses

Proses-proses

Dalaman

Pemegang Tara

Pembelajaran &

Pertumbuhan

Sumber

Kewangan

Mencukupi

‘Good Governance’

Program KM Mentoring

& Coaching

Knowledge

Cafe

Shadowing

BenchmarkingKnowledge

Experts

Yellow

Pages of

Experts

Communities

of Practice

After-Action

Review

Peer

Assists

Story Telling

Knowledge

Bank

Pemantapan

Kepimpinan &

Struktur Organisasi

Pengurusan RisikoPengurusan Perubahan

Lahirkan

Champion

KM

Pengurusan

KM

Berstruktur

Kajian Aliran

Pengetahuan

Mendokumen

K-Explicit

Mendokumen

K-Tacit

Pengurusan

Kepakaran

Individu

Kajian

Meningkat

Kapasiti ICT

Penyelarasan

KM dengan

Pelan

Strategik ICT

Pemantauan &

Penguatkuasaan

Penghargaan

dan

Pengiktirafan

Komunikasi

Berkesan

Penilaian

Berkesan

Pengajaran

Pembelajaran

Berkesan

Latihan

Berterusan

Amalan

KM

Berterusan

Pembinaan

Taksonomi

Taksonomi

Koporat

Sistem

Aplikasi

Bersepadu

Portal KM

Pembangunan

K-Workers

Pusat

Kecemerlangan

KM

Aplikasi

K-Based

Enterprise

Wide

Kompetensi

Tinggi Mengurus

Pengetahuan

Pembangunan

Modal Insan

Berpengetahuan

Putaran Proses

Pengetahuan

Berterusan

Memperkasakan

Aplikasi Sistem &

Infrastruktur ICT

: VISI : Menjadi Institusi Pendidikan Koperasi Bertaraf Dunia Berteraskan Kecemerlangan Pengurusan Pengetahuan

Institusi

Bertaraf Dunia

Mengamalkan

KM

ISO semua

Aktiviti

Teras



1. PERSPEKTIF PEMEGANG TARUH

Jadual 4: Perspektif Pemegang Taruh

Objektif Ukuran Sasaran Inisiatif

S1: MKM menjadi

institusi pendidikan

koperasi bertaraf

dunia berteraskan

KM

Ukuran 1: Bilangan anugerah peringkat kebangsaan

1 anugerah prestij

Pencalonan untuk Anugerah Kualiti/ Inovatif dan kreatif di peringkat negeri /kementerian

Ukuran 2: Bilangan pengiktirafan daripada organisasi antarabangsa.

1 pembentangan kertas kerja pembudayaan KM

menghadiri persidangan/ seminar

S2: MKM menjadi pusat

kecemerlangan

pengetahuan

gerakan koperasi

Ukuran 1:Bilangan lawatan dari organisasi awam dan swasta untuk membuat ‘benchmarking’ amalan terbaik KM.

Lawatan dari organisasi 3 kali setahun

membuat publisiti di media massa

S3: MKM beroperasi

berteraskan warga

kerja

berpengetahuan

Ukuran 1: Peratus capaian sumber dan bilangan pengetahuan di muat turun (download)

Peratusan capaian sumber meningkat pada kadar 10% setahun berbanding sedia ada

Insentif dan Pengiktirafan Warga kerja yang aktif menggunakan Taksonomi Korporat & Portal myKM

Ukuran 2: Peratus

pengguna Portal

myKM

Peratusan

penggunaan

meningkat pada

kadar 50% setahun

pengiktirafan warga kerja yang aktif menyumbang (upload)

ukuran 3: Peratus

pengguna memuat

naik (upload)

bahan

Peratusan capaian

sumber meningkat

pada kadar 10%

setahun

berbanding sedia

ada



S4: MKM mempunyai

Sistem Aplikasi

bersepadu

berasaskan

‘Knowledge Based

Enterprise Wide’

Ukuran 1: bilangan sistem aplikasi bersepadu

2 aplikasi setiap tahun

Memohon peruntukan pembangunan ICT untuk

meningkatkan infrastruktur dan sistem bersepadu

Menyediakan polisi ke arah ‘paperless’

Ukuran 2: Peratus

Infrastruktur dalam

Pelan Strategik ICT

telah disediakan

berbanding yang

dirancang.

100% keperluan

infrastruktur pelan

strategik ICT

S5: MKM mempunyai

kompetensi tinggi

mengurus sumber

pengetahuan

Ukuran 1: Jumlah

proses aliran

pengetahuan telah

didokumenkan

Semua Pusat dan Unit telah mendokumenkan semua proses aliran pengetahuan pada Disember

tahun 2011

Bengkel Analisa Proses Aliran Pengetahuan

Melantik jururunding untuk memberi

khidmat nasihat

Menyediakan polisi berkaitan Proses Aliran Pengetahuan

Ukuran 2: Jumlah

Kemahiran dan

Kepakaran Tacit

telah direkodkan

100% pegawai

yang akan bersara telah menjalani program kodifikasi kepakaran tacit

Melantik

jururunding untuk memberi khidmat nasihat

Mewujudkan polisi bagi mengekalkan aliran pengetahuan yang keluar.



2. PERSPEKTIF PROSES DALAMAN

Jadual 5: Perspektif Proses Dalaman


P1: MKM mempunyai

struktur organisasi

KM

Ukuran 1: Penubuhan Pusat Pengurusan Pengetahuan (KMC)

Penubuhan pada 2011

Menaik taraf UPP kepada Pusat Pengurusan Pengetahuan (KMC)

Menaik taraf keupayaan dan kapasiti/ kemampuan UPP sedia ada

Ukuran 2: Bilangan Knowledge Café yang diwujudkan

Pembukaan 5 buah ‘Knowledge Café’ pada awal 2011

Mengenal pasti lokasi dan peruntukan bajet untuk kerja ubahsuai ruangan sedia

ada

Ukuran 3: Bilangan Penandaarasan Amalan Terbaik oleh pengamal KM yang berjaya

3 lawatan ke organisasi luar dilakukan pada tahun 2010

Lawatan berikutnya 2 kali setahun

Lawatan dalam atau luar negara ke organisasi yang berjaya dalam KM

P2: MKM dapat

melahirkan

Pejuang KM yang

berdedikasi dan

komited

Setiap Pusat/Unit mempunyai

sekurang-kurangnya seorang pejuang KM

Pelantikan dibuat selewat-lewatnya

Disember 2010

Latihan intensif program KM

secara berterusan




P3: MKM mempunyai

sistem

pemantauan dan

penguatkuasaan

program KM

Skor kajian pelaksanaan program KM

Skor: 4 /5

Membangun dan Melaksanakan Kajian Keberkesanan

P4: MKM

melancarkan

program-program

KM secara

berterusan

Jumlah program KM yang berjaya dilancarkan

5 program KM setiap tahun

Mengatur program mengikut prioriti

P5: MKM mempunyai

sistem

pengiktirafan

Bilangan program penghargaan setiap tahun

5 penghargaan Menganjurkan Hari KM

P6: MKM

menjalankan

program latihan

berkaitan KM

secara berterusan

Ukuran 1: Setiap warga kerja menjalani latihan /kursus berkaitan KM

minima 2 kali setahun bagi setiap warga kerja

Menganjurkan latihan/Kursus

Ukuran 2: Warga kerja baru dilatih dalam masa induksi dijalankan

P7: MKM

mengendalikan

kajian aliran

pengetahuan

Ukuran 1: Semua proses aliran pengetahuan bagi aktiviti teras Pusat/ Unit telah dikenal pasti

Semua proses aliran pengetahuan bagi aktiviti teras didokumenkan dalam tahun 2010

Latihan ‘Train the trainers’

Mendokumenkan proses aliran pengetahuan

Ukuran 2: Semua

proses aliran pengetahuan selain aktiviti teras Pusat dan Unit telah dikenal pasti

Semua proses aliran

pengetahuan bukan aktiviti teras telah didokumenkan dalam tahun 2011

Pejuang KM

memantau aktiviti dokumentasi




P8: MKM mempunyai

sistem

pengajaran

pembelajaran

berasaskan KM

Ukuran 1: Kekerapan Pegawai Latihan muat naik dan capai bahan pengajaran pembelajaran

Semua Bahan Pengajaran di muat naik pada minggu pertama semester bagi kursus Jangka panjang dan dua hari bagi kursus Jangka pendek

serta memenuhi kriteria ‘Objective Learning’

Latihan kepada Pegawai Latihan tatacara muat naik dan menentukan ‘level of access’ dokumen

Skim galakan

menggunakan sistem-sistem KM diperkenalkan

P9: MKM

Mendokumenkan

Pengetahuan

Explicit dan

pengetahuan

Tacit

Ukuran 1: Bilangan proses kerja untuk didokumenkan telah dikenal pasti

Semua proses kerja telah didokumenkan pada akhir tahun 2010

Latihan mendokumenkan proses kerja

Ukuran 2: Bilangan kepakaran pegawai telah dikenal pasti

Semua kepakaran pegawai telah di kodifikasi

Menjalankan aktiviti kodifikasi kemahiran pegawai yang mempunyai kepakaran

Ukuran 3: pangkalan data ‘Yellow Pages of Expert’ telah siap

dibina

Semua maklumat pegawai dan kepakaran masing-masing telah

disimpan

Kemas kini maklumat pegawai dan kepakaran

secara berterusan

P10: MKM mempunyai

pengurusan

kepakaran

individu yang

sistematik

Ukuran 1: Jumlah Kemahiran dan Kepakaran Tacit pegawai telah direkodkan

Sistem ‘Knowledge Expert’ telah siap dibangunkan pada tahun 2010

Kajian tahunan persepsi keberkesanan

Ukuran 2: Program mentoring, coaching dan shadowing telah dimulakan

Pegawai yang akan bersara dilantik sebagai mentor



Ukuran 3: ‘Comunities of Practice’ telah ditubuhkan di

setiap Pusat dan Unit

Minima 4 aktiviti ‘Comunities of Practice’ dijalankan oleh setiap Pusat

dan Unit pada tahun pertama. Pertambahan 25% aktiviti tahun-tahun berikutnya.

Skim galakan peserta ‘Comunities of Practice’

diperkenalkan


P11: MKM mempunyai

pengurusan

kepakaran

individu yang

sistematik

Ukuran 4: Bilangan Program ‘After Action Review’ telah dimulakan

Minima 4 aktiviti ‘After Action Review’ dijalankan oleh setiap Pusat dan Unit pada tahun pertama. Pertambahan 25% aktiviti tahun-tahun

berikutnya.

Skim galakan peserta ‘After Action Review’ diperkenalkan

Ukuran 5: Bilangan Program ‘Peer Assists’ telah dimulakan

Minima 4 aktiviti ‘Peer Assists’ dijalankan oleh setiap Pusat dan Unit pada tahun pertama. Pertambahan 25%

aktiviti tahun-tahun berikutnya.

Skim galakan peserta ‘Peer Assists’ diperkenalkan

Ukuran 6: Bilangan Program ‘Story Telling’ telah dimulakan

Sekali setiap 2 bulan Peserta ‘Story Telling’ diperkenalkan dalam Perhimpunan Bulanan.

P11: MKM

memperluaskan

persijilan ISO bagi

semua aktiviti

teras

Ukuran 1: Proses Pengajaran dan Pembelajaran semua peringkat.

Sijil Pengurusan Koperasi

Mempercepat inisiatif kajian proses aliran pengetahuan dan mendokumen

prosedur pengendalian Sijil Pengurusan Koperasi.




P12:

MKM mengendali

kajian keperluan

meningkat

kapasiti ICT

Ukuran 1: Pelan keberkesanan Kajian perlaksanaan Pelan Strategik ICT selaras dengan keperluan KM

Semua aplikasi Sistem Knowledge-Based Enterprise-wide telah dibangunkan pada tahun 2015

Kajian semula keberkesanan Plan Strategik ICT agar selaras dengan keperluan KM

Mendapatkan kelulusan bajet

P13: MKM memastikan

kewangan yang

mencukupi

Ukuran 1: Peratusan bajet yang diluluskan oleh KWAPK

Peningkatan 10% setiap tahun

Memohon peruntukan kepada Kerajaan



3. PERSPEKTIF TERAS PEMBOLEH PROSES

Jadual 6: Perspektif Teras Pemboleh Ubah


T1: MKM menerap

‘Good Govenance’

dalam pengurusan

KM

Ukuran 1: Bilangan anugerah peringkat kebangsaan dari perspektif ‘Good

Govenance’

2 anugerah prestij

Pencalonan untuk Anugerah Inovatif dan Kreativiti peringkat negeri/kementerian

Ukuran 2: Laporan

audit berkaitan aktiviti KM

‘Clean’ Laporan

Audit.

Penilaian berkala

aktiviti KM yang dijalankan

Ukuran 3: Bilangan pengiktirafan daripada organisasi antarabangsa.

2 pembentangan kertas kerja pembudayaan KM.

MKM sendiri menjadi rujukan pihak luar.

T2: MKM mengurus

risiko secara

berhemah dalam

menguruskan KM

Ukuran 1: Tahap ukuran pematuhan kepada aktiviti KM

mencapai skor 4/5

Aduan berkurangan sebanyak 20% setahun daripada tahun sebelumnya.

Tindakan proaktif menangani risiko

Membina Skala bagi skor Tahap Pematuhan Aktiviti KM

T3: MKM

mempertingkat

pengurusan

perubahan untuk

melicinkan proses

pembudayaan KM

Ukuran 1: jumlah program ‘awareness’ KM yang berbentuk ‘action oriented’ telah dijalankan

Peratusan capaian sumber meningkat pada kadar 20% setahun.

Insentif dan Pengiktirafan Warga kerja yang aktif menggunakan Taksonomi Korporat & Portal myKM

Ukuran 2: Bilangan penggunaan Portal myKM oleh individu.

penggunaan meningkat 20% setahun berbanding tahun sebelum.



4. PERSPEKTIF PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN

Jadual 7: Perspektif Pembelajaran Dan Pertumbuhan


L1: MKM memantapkan

kepimpinan dan

struktur pengurusan

KM

Ukuran 1: Peratusan mentor KM di tambah

5% setiap tahun daripada bilangan warga kerja menjadi mentor KM.

Mentor yang dilahirkan mengikut kepakaran bagi memantapkan

lagi bidang kepakaran

Melahirkan mentor mengikut kepakaran

Ukuran 2: Mendapat pengiktirafan muat

naik terbanyak.

1 pengiktirafan setahun

Mewujudkan Hari KM

L2: MKM

membangunkan

modal insan yang

mengamalkan

budaya

pengetahuan

Ukuran 1: Kekerapan menyertai program KM

Setiap pegawai kanan dan pegawai latihan menyertai

program KM seperti CoP, AAR, Story Telling sekurang-kurangnya sekali setahun bagi setiap program

Skim galakan Diperkenalkan

Ukuran 2: Bilangan muat naik bahan selepas menyertai kursus kemahiran KM

50% bahan di muat naik dalam Portal myKM

Menggalakkan aktiviti muat naik.

Mewujudkan polisi muat naik




L3: MKM

mempergiatkan

proses pengetahuan

secara berterusan

termasuk dalam SKT

Ukuran 1: Peratusan proses kerja telah didokumenkan

20% proses kerja telah didokumenkan pada akhir tahun 2011

Bengkel Proses Kerja

Jadikan sebagai Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

Ukuran 2: Peratusan kepakaran pegawai telah dikenal pasti

10% kepakaran pegawai telah di kodifikasi pada akhir tahun 2011

Yellow Pages of Expert

L4: MKM

memperkasakan

Aplikasi Sistem dan

Infrastruktur

Ukuran 1: Pelan keberkesanan Kajian perlaksanaan

Pelan Strategik ICT selaras dengan keperluan KM

Semua aplikasi Sistem Knowledge-Based Enterprise-wide telah

dibangunkan pada tahun 2015

Kajian semula keberkesanan Pelan Strategik ICT agar selaras dengan

keperluan KM

Mendapatkan kelulusan bajet


Program KM 45

Program KM

5.0 PROGRAM-PROGRAM KM

Program-program KM yang dirangka untuk dilaksanakan di MKM bertujuan

menguruskan secara sistematik proses pemindahan, perkongsian dan

penggunaan dua jenis pengetahuan, iaitu pengetahuan tacit dan

pengetahuan explicit. Kedua-dua pengetahuan saling menyokong untuk

pemindahan dan penciptaan pengetahuan baru.

Program-program tersebut merangkumi program yang berasaskan

hubungan manusia (fizikal) dan program yang berasaskan ICT (virtual) dan

digambarkan dalam rajah 8.

Program ini telah dibina hasil kombinasi 3 model iaitu:

• Model Pengetahuan SECI oleh Nonaka, Toyama dan Konno yang

menjelaskan proses pemindahan dan penciptaan pengetahuan tacit

dan pengetahuan explicit.

• Model Alat-alat dan Teknik KM yang merupakan Sistem-sistem KM yang

digunakan untuk menguruskan pengetahuan explicit dan sistem-sistem

yang digunakan untuk menguruskan pengetahuan tacit.

• Model Sistem KM untuk Institusi Pengajian Tinggi oleh Dr Wan Maseri Wan

Mohd. Model ini berasaskan sistem e-Learning, ‘Aplikasi Knowledge Base

Enterprise’ , Pusat Sumber Dokumen dan Portal Pakar Pengetahuan.

(Rujuk Lampiran 3 untuk penerangan lanjut mengenai 3 model-model

tersebut).

5


Program KM 46

5.1 PROGRAM UNTUK PROSES SOSIALISASI

Program untuk menyokong proses sosialisasi menekankan program berbentuk

fizikal. Pengetahuan dan pengalaman yang sangat unik, sukar untuk

didokumenkan. Perkongsian pengetahuan hanya boleh berlaku melalui

pertemuan secara fizikal di mana pengetahuan tercipta, tersimpan, dan

dikongsi bersama melalui perbincangan, penerangan dan tunjuk cara.

Di antara program yang dicadangkan untuk proses Sosialisasi ialah:

• ‘Knowledge Café’,

• ‘Mentoring’ dan ‘Coaching’

• ‘Shadowing’

• ‘Benchmarking’

• ‘Yellow Pages of Expert’

Rajah 8: Model Rekabentuk Program KM untuk MKM


Program KM 47

Jadual 8: Program Sosialisasi KM

No Program Keterangan Faedah

1.

‘Knowledge Café’

Satu program menyediakan

ruangan kondusif untuk perbincangan bertukar maklumat dan berkongsi

pengetahuan. Untuk membolehkan Knowledge Café beroperasi, pengubahsuaian pada ruang kantin dan/atau perpustakaan sedia ada mungkin boleh dipertimbangkan.

Knowledge Cafe perlu menyediakan tempat untuk perbincangan ‘informal’ dan papan untuk menulis atau mencatat nota-nota dan lakaran-lakaran penting perbincangan. Ruangan ini boleh menyediakan hidangan air minuman seperti kopi percuma bagi menarik kakitangan untuk mengadakan perbincangan. Mengelakkan perbincangan negatif seperti perbincangan berunsur fitnah, penghinaan, gosip dan seumpamanya. Bagaimanapun, program Knowledge Cafe ini perlu

dipantau dari masa ke semasa dan kod etika penggunaannya

mesti disediakan dengan jelas.

• Merangsang perbincangan dan

perkongsian ilmu • Membolehkan perpindahan

pengetahuan berlaku dan memberi impak yang positif kepada warga MKM dan organisasi

2. ‘Mentoring’ dan ‘Coaching’

‘Mentoring’ adalah satu

program latihan secara perseorangan di mana mentor memberi tunjuk ajar dalam

bentuk ‘on-job training’ dari masa ke semasa.

Program ini membolehkan pengetahuan tacit individu yang memiliki kepakaran tertentu MKM dikekalkan dengan cara

‘diperturunkan’ kepada mereka yang dipilih untuk ‘mewarisi’ kepakaran tersebut.

Contoh Knowledge Cafe di Pusat

Pengurusan Ilmu (KMC) Bank Negara

Malaysia


Program KM 48

‘Coaching’ pula merupakan

program memberi pandangan dan kritikan oleh mentor sekiranya mentee melakukan

sebarang kesilapan bagi memastikan kerja tersebut dilakukan mengikut apa yang sepatutnya.

Perlaksanaan mentoring dan coaching ini perlu dipantau oleh Jawatankuasa KM dari masa ke

semasa bagi memastikan perpindahan pengetahuan berlaku.

Pengukuran tahap pencapaian program perlu dibuat dari masa ke semasa.

3. ‘Shadowing’ ‘Shadowing’ merupakan satu program latihan secara

perseorangan di mana mentee akan mengikut semua aktiviti mentor bagi memastikan proses pembelajaran berlaku dengan berkesan.

Program ini sesuai bagi kakitangan yang akan berpencen.

Program Shadowing ini perlu dipantau oleh Jawatankuasa KM dari masa ke semasa bagi

memastikan perpindahan pengetahuan berlaku.

Pengukuran tahap pencapaian program perlu dibuat dari masa ke semasa.

Program ini membolehkan pengetahuan tacit kepakaran

individu ‘diperturunkan’ kepada mereka yang dipilih untuk ‘mewarisi’ kepakaran tersebut.

2. ‘Bench- marking’

Satu proses penciptaan pengajaran yang berlaku dengan merujuk kepada pengalaman organisasi lain. Benchmarking adalah untuk mendapatkan pengetahuan dan pengalaman organisasi lain

Mendapat maklumat terkini faktor-faktor kejayaan atau kegagalan program-program yang telah dilaksanakan.


Program KM 49

dalam melaksanakan program-program tertentu.

Kebiasaannya benchmarking berlaku melalui lawatan sambil

belajar ke organisasi tertentu yang telah dan sedang melaksanakan program-program KM.

Menjadi penanda aras amalan KM terbaik yang boleh dijadikan contoh bagi melaksanakan program yang seumpama di

MKM kelak.

5. ‘Yellow Pages of Expert’

Mengesan kepakaran mengikut kategori tertentu seperti pengurusan koperasi, undang-undang koperasi, pengurusan kewangan, penyelidikan, teknik perundingan dan sebagainya.

Individu yang mempunyai kepakaran digalakkan mengemas kini profil mereka dari masa ke semasa ke dalam modul yang terdapat di dalam Portal KM.

Direktori ini sangat membantu dalam proses ‘Socialization’ bagi mengesan pakar dalam sesuatu bidang untuk pertukaran maklumat yang tidak boleh didokumenkan.


Program KM 50

5.2 PROGRAM UNTUK PROSES EKSTERNALISASI

Proses eksternalisasi melibatkan pengetahuan dipindah daripada tacit

kepada explicit. Program yang dicadangkan bagi menyokong aktiviti

eksternalisasi adalah:

• Perkongsian Kepakaran melalui K-Expert

• ‘Community of Practice’

• ‘Peer Assist’

• ‘After Action Review’

• ‘Story Telling’.

Pelaksanaan Program-program ini perlu dirancang, dibimbing dan dipantau

secara berterusan oleh Jawatankuasa KM bagi memastikan ianya berjalan

dengan baik dan memenuhi objektif KM.

Jadual 9: Program Eksternalisasi KM

No Program Keterangan Faedah

6.

K-Expert

Satu daripada modul yang terdapat di dalam Portal KM.

Modul ini membolehkan pakar bidang tertentu berkongsi pengetahuan dan pengalaman bidang kepakaran masing-masing. Perkongsian boleh dalam pelbagai bentuk seperti kertas kerja, jurnal, artikel, slide persembahan, video, gambar dan sebagainya.

Satu platform menzahirkan dengan lebih mudah

kepakaran tacit ke dalam bentuk explicit.

7. Community

of Practice

(CoP)

Satu program bagi menyokong pertukaran dan perkongsian pengetahuan di kalangan sekumpulan individu yang mempunyai bidang tugas, masalah atau minat yang sama.

Mereka berkumpul secara fizikal atau virtual untuk berbincang tentang penyelesaian masalah,

Mampu menyelesaikan masalah organisasi dengan lebih pantas, mengurangkan pertindihan kerja dan menyediakan akses kepada pakar-pakar dalam sesuatu bidang.

Bagi setiap perbincangan CoP, bahan-bahan


Program KM 51

mengembangkan lagi pengetahuan dalam bidang tertentu dan berkongsi amalan, idea atau strategi baru yang

mereka amalkan.

CoP seharusnya dibiarkan bercambah dengan sendirinya tanpa paksaan daripada pihak atasan. Mereka mesti selesa dan merasai ada keperluan dan kebaikan berada di dalam kumpulan CoP mereka. Melaluinya,

mereka boleh menyelesaikan masalah di samping meningkatkan produktiviti kerja.

Di peringkat awal pelaksanaan, CoP mesti dirangsang, disusun dan dibimbing oleh Jawatankuasa KM bagi memastikan program ini berjalan dengan baik serta mencapai objektif.

Dicadangkan pengenalan Sistem Penghargaan dan Pengiktirafan bagi menggalakkan penyertaan program CoP

perbincangan disimpan di dalam sistem CoP bagi membolehkan ianya diakses dengan mudah dan dapat

menjadi rujukan di masa depan.

8. ‘Peer Assist’

Program ini adalah satu program bantu-membantu antara individu dengan individu atau kumpulan individu yang sedang menjalankan sesuatu projek atau program.

Program Peer Assist melibatkan

pembentangan masalah atau perancangan projek. Individu lain yang berpengalaman akan memberi komen dan pandangan mereka.

Mengelakkan kesilapan berulang dalam sesuatu kerja, terutama apabila seseorang yang berpengalaman sudah pernah melakukan kesilapan tersebut.

Pengetahuan dan kepakaran melalui Peer Assist dapat

mengurangkan kos dan mempercepatkan kerja disalurkan oleh kakitangan yang berpengalaman.

Memperkayakan pengetahuan tacit dan explicit individu mahu pun kumpulan individu.


Program KM 52

9. ‘After-action Review’ (AAR)

Program yang membolehkan pengajaran atau ‘post mortem’ kepada sesuatu aktiviti di analisa, didokumenkan dan dikongsi untuk

digunakan pada masa akan datang.

Kebiasaannya, organisasi akan melakukan mesyuarat post-mortem selepas setiap program atau aktiviti, tetapi maklumat pengajaran tidak didokumenkan secara sistematik.

AAR merupakan program ringkas tanpa mengambil masa lama sama ada selepas akhir projek atau sepanjang projek berjalan.

AAR membolehkan individu

memberi maklum balas, membuat rumusan dan membuat keputusan untuk

sebarang masalah atau cabaran.

Pengajaran dan post-mortem yang didokumenkan menjadi pengetahuan explicit yang berguna untuk rujukan masa akan datang.

10. ‘Story Telling’

Program perkongsian ilmu yang disampaikan oleh seseorang kakitangan bagi menyampaikan ilmu dan pengalaman dalam

bentuk senario atau kajian kes. Pada kebiasaannya jika seseorang kakitangan terlibat dengan seminar atau pembentangan kertas ilmiah, Beliau perlu membentangkan dapatan atau pengalaman kepada rakan sekerja dalam satu sesi dalaman khas

Pengetahuan pengajaran daripada senario atau kajian kes tersebut dapat dikongsi bersama.


Program KM 53

5.3 PROGRAM UNTUK PROSES INTERNALISASI

Program untuk proses Internalisasi ialah melalui pembinaan sistem-sistem.

Tujuan sistem ini adalah untuk membolehkan pengguna menyimpan

pengetahuan tacit dan explicit untuk diakses pada masa akan datang dan

juga untuk dikongsi dengan pengguna lain. Di antara sistem yang

dicadangkan ialah Sistem Pengurus Taksonomi Pengetahuan (SPTP), Bank

Pengetahuan, Pusat Sumber Dokumen dan sistem e-Learning.

Jadual 10: Program Internalisasi KM

No Program Keterangan

Faedah

11

Pengurusan Taksonomi Pengetahuan (SPTP)

SPTP adalah pengurusan dokumen dalam pangkalan Data Korporat yang telah dikelaskan mengikut subjek iaitu Kursus yang dijalankan, Pengurusan Akademik dan Pengurusan Sokongan. Perkongsian dan tahap capaian

dokumen bergantung kepada tugas dan fungsi setiap kakitangan MKM. SPTP adalah inisiatif permulaan oleh MKM untuk membangunkan Sistem KM Holistik yang dikenali sebagai Knowledge Management Sistem atau singkatannya KMS. SPTP ini adalah fasa pertama kepada KMS.

Pengetahuan yang diperoleh dari maklumat dalam SPTP dapat dikongsi bersama oleh semua warga MKM. Perkongsian maklumat akhirnya akan memperkaya

pengetahuan semua yang mengakses SPTP secara berterusan.

12. Bank Pengetahuan (Knowledge Bank)

Sistem ini bertujuan untuk mendokumenkan pengetahuan tacit untuk membentuk pengetahuan explicit.

Modul-modul di dalam Sistem ini

disusun mengikut kategori dokumen yang terdapat di MKM.

Pengetahuan tacit dapat dipindahkan ke pengetahuan explicit


Program KM 54

13. Sistem E-Learning

Sistem yang digunakan untuk melaksanakan proses pengajaran dan pembelajaran secara online. Bagi mencapai objektif KM, sistem e-

Learning seharusnya direka bentuk untuk mencapai matlamat berikut:

• Menjadikan sistem e-Learning sebagai tempat bagi penyimpanan pengetahuan termasuk dalam bentuk nota, video, senarai buku rujukan, senarai laman web bahan-bahan

pembelajaran dan sebagainya.

• Menjadikan sistem e-Learning sebagai tempat penyampaian ilmu pengetahuan walaupun tanpa pensyarah berada bersama pelajar di dalam kelas.

• Menjadikan sistem e-Learning sebagai tempat perkongsian pengetahuan sama ada secara ‘socialization’, ‘externalization’, ‘internalization’ atau ‘combination’.

• Menjadikan sistem e-Learning sebagai tempat penggunaan pengetahuan seperti menjawab

peperiksaan atau melaksanakan tugasan.

Bagi mencapai matlamat di atas, dicadangkan penambahbaikan beberapa fungsi e-Learning sedia ada :

i. Modul Memuat naik nota pengajaran dalam bentuk nota, video, senarai buku rujukan,

senarai laman web bahan-bahan pembelajaran dan sebagainya.

ii. Modul ‘Video Conferencing’ iii. Modul Forum, Chatting, Discussion

room iv. Modul Files Bank v. Modul Peperiksaan Online vi. Modul Memuat naik tugasan

online vii. Modul latihan Online viii. Modul Proses Kemasukan

Pemarkahan secara on-line

Pengajaran dan

pembelajaran jarak jauh dapat diperkenalkan di MKM.


Program KM 55

5.4 SISTEM UNTUK PROSES KOMBINASI

Proses Penggabungan adalah proses menaik taraf sistem pengurusan

berkomputer sedia ada seperti ILMU, MIOS, MyAsset, LMS dan CRM dan

pembangunan beberapa sistem baru yang dicadangkan di dalam proses

sosialisasi, proses penzahiran dan ‘internalization’ seperti dinyatakan di atas

untuk menyokong pelaksanaan KM. Penggabungan ini akan menghasilkan

Sistem KM Bersepadu MKM.

Ia merupakan proses automasi proses kerja di MKM dengan memasukkan

elemen ‘Data Mining’ dan ‘Decision Support System’ untuk memproses

maklumat kepada pengetahuan daripada pangkalan data Korporat seperti

rajah 9. Ciri-ciri Sistem KM Bersepadu MKM ialah seperti berikut:

• Aplikasi direka bentuk berasaskan Analisa ‘Knowlede Flow’ yang

memastikan setiap pengetahuan sama ada tacit atau explicit di

automasi di dalam sistem.

• Mempunyai modul analisa, ‘trend’ dan membuat unjuran yang mana

data dan maklumat diproses menggunakan ‘Artificial Intelligence’

untuk mendapatkan pengetahuan bagi membantu pengurusan atasan

membuat keputusan.


Program KM 56

5.4.1 Aplikasi-aplikasi Sedia ada

Jadual 11: Aplikasi-aplikasi Sedia ada

Bil Aplikasi-aplikasi Sedia ada Kod Keterangan

1 Sistem Penggunaan Perpustakaan

ILMU Aplikasi bagi menguruskan perihal perpustakaan di MKM Petaling Jaya.

ILMU fasa (I) buat masa ini memiliki 7 modul utama, iaitu:

• Authority. • Circulation. • Cataloging.

• Foundation. • IRS. • Info Track. • Receipting.

Rajah 9: Model Integrasi Sistem Aplikasi MKM


Program KM 57

2 Sistem Maklumat MKM Online

MIOS Aplikasi yang digunakan bagi mengurus hal ehwal pelajar. Ini merangkumi di antara lain proses penerimaan pelajar, peserta kursus,

penempatan asrama, pembayaran dan sewaan. Ia menggunakan kemudahan LAN dan VPN. Aplikasi ini diguna pakai di Petaling jaya, Sabah dan Sarawak.

3 Sistem Pengurusan Pembelajaran

LMS Aplikasi ini digunakan untuk membantu proses pengajaran dan pembelajaran

4 Sistem Pengurusan Pelanggan

CRM Aplikasi ini membantu pihak luar membuat aduan dan cadangan kepada MKM

5 Sistem Pengurusan Aset dan

Inventori

SPA Aplikasi yang digunakan bagi

menguruskan perkhidmatan inventori dan aset. Aplikasi ini beroperasi di atas platform Web.

5.4.2 Cadangan Aplikasi-aplikasi Baru:

Jadual 12: Cadangan Aplikasi-aplikasi Baru

Bil Aplikasi-aplikasi Baru Kod Keterangan

1 Sistem Pengurus Taksonomi Pengetahuan

SPTP

Pengurusan Taksonomi dokumen yang menjadi sumber pengetahuan di semua Pusat dan Unit

2 KM Portal PKMS Gerbang Pengetahuan di mana semua warga MKM boleh bertemu dan berkongsi maklumat dan pengetahuan secara vitual

3 Sistem Pengurusan Fail SPFL Automasi Pengurusan Fail

4 Sistem Pengurusan Surat SPSR Automasi Pengurusan Surat Menyurat yang masuk dan keluar

5 Sistem Pengurusan Konsultasi SPK Automasi Pengurusan Konsultasi


Program KM 58

6 Sistem Pengurusan Penyelidikan SPR Automasi Pengurusan Penyelidikan

7 Sistem Pengurusan Projek SPP Automasi Pengurusan Projek

8 Sistem Pengurusan Penerbitan SPT Automasi Pengurusan Penerbitan

9 Sistem Pengurusan Polisi SPL Automasi Pengurusan Polisi

10 Sistem Pengurusan Audit SPA Automasi Pengurusan Audit

11 Sistem Pengurusan Perhubungan Awam

SPPA Automasi Pengurusan Perhubungan Awam

12 Sistem Pengurusan Lawatan SPLW Automasi Pengurusan Lawatan

13 Sistem Pengurusan Perjanjian SPMOU Automasi Pengurusan Perjanjian

14 Sistem Pengurusan Keusahawanan

SPU Automasi Pengurusan Keusahawanan

15 Sistem Pengurusan Asrama SPASR Automasi Pengurusan Asrama

16 Sistem Pengurusan Aplikasi SPAP Automasi Pengurusan Aplikasi

17 Sistem Pengurusan Makmal SPMK Automasi Pengurusan Makmal

18 Sistem Pengurusan Multimedia SPMUL Automasi Pengurusan Multimedia

19 Sistem Pengurusan Bangunan SPBN Automasi Pengurusan Bangunan


Pelan Pelaksanaan 59

Pelan Pelaksanaan KM

6.1 RANGKA KERJA PELAN PELAKSANAAN

Bagi melaksanakan KM, beberapa proses seperti penemuan, reka bentuk,

pembangunan dan pembudayaan akan dijalankan dalam bentuk kitaran

yang berterusan. Ilustrasi proses-proses tersebut adalah seperti rajah 10

• Proses Penemuan:

Mendapat, mengumpul dan menganalisa maklumat yang merupakan

sumber pengetahuan melalui aktiviti KM Audit.

• Proses Mereka bentuk:

Menentukan hala tuju, strategi, objektif, polisi dan program-program

KM yang hendak dilaksanakan melalui formulasi Blueprint KM.

6

Rajah 10: Proses Pelaksanaan KM



Beberapa projek perintis telah dimulakan. Hasil pencapaian projek

menjadi input pembangunan program seterusnya.

• Proses Pembangunan:

Melaksanakan inisiatif KM dengan membangun dan menjalankan

program-program yang dirancang. Ukuran pencapaian dibuat secara

berkala untuk mengukur tahap pencapaian.

• Proses Pembudayaan:

Menerap nilai-nilai murni perkongsian dan penciptaan pengetahuan

dengan melaksanakan beberapa inisiatif seperti kempen kesedaran,

latihan, pengukuhan, pengiktirafan, pemantauan dan

penguatkuasaan. Pengukuran capaian dilaksanakan secara berkala

untuk menilai tahap pencapaian. Ia menjadi panduan untuk

menambah baik aktiviti-aktiviti bagi kitaran proses seterusnya.

Blueprint ini mencadangkan MKM melengkapkan satu kitaran inisiatif KM. Ia

akan dilaksanakan dalam 4 fasa dengan mengikut rangka kerja yang telah

ditetapkan supaya matlamat utamanya dapat dicapai. Perincian cadangan

ini seperti jadual 13 dan rajah 11 berikut:

Jadual 13: Cadangan Pelaksanaan Inisiatif KM

Fasa Tempoh Peringkat Proses Aktiviti

Fasa 1 2009 - 2010 Penemuan Analisa Jurang, Keperluan,

Inventori, Aliran Pengetahuan dan

Ukuran status KM semasa

Fasa 2 2010 Reka bentuk Menetapkan visi, misi, objektif,

strategi, polisi, program dan projek

perintis

Fasa 3 2010-2012 Pembangunan Pembangunan dan pelaksanaan

program-program sosialisasi,

eksternalisasi, kombinasi dan

internalisasi.



Pengukuran pencapaian

dilaksanakan setiap 6 bulan untuk

menilai kelemahan dan ruang

penambahbaikan

Fasa 4 2013-2015 Pembudayaan Program kesedaran, latihan,

pengukuhan, pengiktirafan,

penguatkuasaan dan

pemantauan berterusan.

Pengukuran capaian

dilaksanakan secara berterusan

untuk menilai tahap pencapaian.

Ia menjadi panduan untuk

menambah baik aktiviti-aktiviti

bagi kitaran proses seterusnya.

VISIinstitusi pendidikan

koperasi bertaraf dunia

berteraskan

kecemerlangan

pengurusan pengetahuan

MISIpersekitaran kondusif yang

menyokong pengurusan

pengetahuan merangkumi aspek

kepimpinan, modal insan, proses

dan teknologi

Penemuan Rekabentuk Pembangunan Pembudayaan

FASA 1(2009 – 2010)

FASA 2(2010)

FASA 3(2010 – 2012)

FASA $(2013 – 2015)

• Jurang

• Keperluan

• Inventori

• Aliran Pengetahuan

• Pengukuran

Audit KM Blueprint Pelaksanaan Pembudayaan• Visi, Misi, Objektif

• Pelan Strategik

• Program-program

• K-Taksonomi

• Portal KM

• Polisi

• Sosialisasi

• Eksternalisasi

• Internalisasi

• Ukuran Pencapaian

• Kombinasi

• Kesedaran

• Latihan

• Pengiktirafan

• Penguatkuasaan

• Pemantauan

• Pengukuhan

• Ukuran Pencapaian

PerjalananKe Arah Pencapaian Prestasi CemerlangMelalui Pembudayaan Pengetahuan

Rajah 11: Road Map Pelaksanaan KM



6.2 PERANAN PENGGERAK KM

Matlamat Road Map ialah untuk mencapai visi dan misi pengurusan

pengetahuan. Sepanjang perjalanan untuk mencapai objektifnya, peranan

penggerak inisiatif KM (kepimpinan, modal insan dan teknologi) sangat

penting kerana ia saling mempengaruhi kitaran proses pengetahuan.

Pernyataan ini dijelaskan oleh rajah 12

Pengukuran terhadap pencapaian inisiatif KM perlu dilakukan dari masa ke

semasa dengan tujuan untuk menilai keberkesanan atau kepincangan

inisiatif KM yang sedang berjalan. Dapatan dari penilaian dapat digunakan

untuk sebagai asas pembetulan atau penambahbaikan terhadap inisiatif KM

berkenaan.

Rajah 12: Pengaruh Elemen Penggerak KM dalam Proses Pengetahuan


Kesimpulan 63

Kesimpulan

Blueprint ini adalah sebahagian daripada usaha MKM untuk meningkatkan

kualiti perkhidmatannya melalui pengurusan pengetahuan. Ia juga sebagai

satu panduan untuk membantu MKM menghadapi isu dan cabaran masa

kini dan akan datang.

Ia dihasilkan melalui proses perundingan dan perbincangan yang melibatkan

semua pihak yang berkepentingan dan relevan untuk mempertingkatkan

prestasi MKM.

Blueprint ini adalah sebagai garis panduan dan rujukan dalam usaha

menjayakan misi dan visi MKM yang berkaitan dengan pengurusan

pengetahuan. Ia menggariskan objektif-objektif strategik yang kritikal yang

memerlukan tindakan dan perhatian di mana objektif tersebut telah

dibahagikan kepada empat perspektif iaitu Pemegang Tara, Proses

Dalaman, Teras Pemboleh Proses dan Pembelajaran serta Pertumbuhan.

Blueprint ini telah mengenal pasti 25 objektif strategik yang akan diberi

perhatian oleh MKM mulai sekarang sehingga tahun 2015. Ia juga

mencadangkan 13 program yang dibahagikan berdasarkan konsep

penciptaan pengetahuan melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi

dan internalisasi. Selain dari itu, Blueprint ini menggariskan road map

melaksanakan inisiatif KM dalam 4 fasa mulai 2009 sehingga 2015.

7

Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM

Lampiran 1-1

LAPORAN KAJIAN: Persepsi, Kefahaman Dan Penerimaan Kakitangan Terhadap

Budaya KM di MKM

Laporan Kajian:

Satu kaji selidik telah dijalankan di semua peringkat pegawai dan kakitangan

MKM. Satu Borang soal selidik telah diedarkan kepada semua 213 warga

MKM di Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Cawangan Sarawak dan Cawangan

Sabah. Sebanyak 76 kakitangan daripada 213 orang (36%) telah

mengembalikan borang kaji selidik tersebut.

Tumpuan kaji selidik adalah kepada:

1. Kefahaman warga MKM kepada Konsep Pengurusan Pengetahuan (KM),

2. Tahap Persepsi Kakitangan terhadap Projek KM di MKM;

3. Tahap Penerimaan / Persediaan Kakitangan terhadap Projek KMS.

Berikut adalah analisa daripada kaji selidik tersebut:

1


Lampiran 1-2

1.0 Kefahaman kakitangan terhadap Konsep KM

Rajah 1 menunjukkan 80% kakitangan bersetuju bahawa setiap

kakitangan perlu sentiasa membuat rujukan kepada pakar bagi

mendapatkan ilmu baru bagi meningkatkan mutu kerja.

Rajah 2 menunjukkan hanya 29% kakitangan bersetuju bahawa projek

KMS akan membantu MKM menyelesaikan masalah pengurusan dan

operasi di organisasi.

Rajah 1: Saya Bersetuju Bahawa Setiap Kakitangan Perlu Sentiasa

Membuat Rujukan Kepada Pakar Bagi Mendapatkan Ilmu Baru Bagi

Meningkatkan Mutu Kerja

Rajah 2: Perlaksanaan Projek KMS Akan Membantu MKM Menyelesaikan

Masalah Pengurusan Dan Operasi Di Organisasi

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n

64.3%


Lampiran 1-3

Rajah 3 menunjukkan 89% kakitangan bersetuju bahawa perkongsian

ilmu sesama kakitangan boleh membawa kepada kecemerlangan

organisasi.

Rajah 4 menunjukkan 53% kakitangan berpendapat bahawa sesi

perkongsian ilmu sesama kakitangan tidak mengganggu kerja-kerja

operasi yang perlu disiapkan segera.

Rajah 3: Perkongsian Ilmu Sesama Kakitangan Membawa Kepada

Kecemerlangan Organisasi

Rajah 4: Sesi perkongsian ilmu sesama kakitangan mengganggu kerja-

kerja operasi yang perlu disiapkan segera

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-4

Rajah 5 menunjukkan 63% kakitangan berpendapat bahawa

perkongsian ilmu tidak akan menggugat kepentingan kakitangan

kepada organisasi.

Rajah 6 menunjukkan 47% kakitangan berpendapat KM perlu disokong

dengan sistem KMS bagi menguruskan ilmu pengetahuan.

Rajah 5 : Semakin Banyak Ilmu Dikongsi, Semakin Kurang Pentingnya

Kakitangan Kepada Organisasi

Rajah 6 : KM boleh dijalankan secara manual dan tidak perlu ada satu sistem

KMS untuk menguruskan ilmu pengetahuan

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-5

Rajah 7 menunjukkan 50% kakitangan bersetuju bahawa sistem-sistem

ICT dan sistem pengurusan fail sedia ada merupakan sistem KM.

Kesimpulan Kefahaman Kakitangan Terhadap Konsep KM:

Secara kesimpulannya, kakitangan MKM telah memahami konsep KM

dengan agak baik. Walau bagaimanapun terdapat sedikit kekeliruan

tentang konsep KMS. Ini menunjukkan kakitangan MKM masih perlu

diberikan pendedahan tentang KMS.

Rajah 7 : Sistem-sistem ICT sedia ada dan sistem pengurusan fail sedia

ada adalah merupakan sistem KM

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-6

2.0 Tahap Persepsi Kakitangan terhadap Projek KM di MKM

Rajah 8 menunjukkan 49% kakitangan bersetuju bahawa KMS mampu

membantu MKM menyelesaikan masalah pengurusan dan operasi

organisasi.

Rajah 8 : Projek KMS di MKM akan menyelesaikan banyak masalah

pengurusan dan operasi di MKM

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-7

Rajah 9 menunjukkan 76% kakitangan MKM bersetuju bahawa budaya

kerja berkongsi maklumat dan ilmu pengetahuan di MKM akan

membantu pelaksanaan projek KMS.

Rajah 10 menunjukkan 64% kakitangan bersetuju bahawa budaya

membaca dan mengkaji adalah merupakan faktor kejayaan

pelaksanaan KMS.

Rajah 9 : Budaya kerja berkongsi maklumat dan ilmu pengetahuan

di MKM akan membantu perlaksanaan projek KMS

Rajah 10 : Budaya membaca dan mengkaji merupakan budaya kakitangan

MKM yang akan memudahkan pelaksanaan Sistem KMS

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-8

Rajah 11 menunjukkan 69% kakitangan bersetuju bahawa sikap

keterbukaan kakitangan MKM akan memudahkan pelaksanaan KMS.

Rajah 12 menunjukkan 50% kakitangan bersetuju bahawa sistem KMS

ini akan membantu pihak pengurusan atasan membuat keputusan.

Rajah 11 : Sikap keterbukaan kakitangan MKM akan memudahkan pelaksanaan

sistem KMS

Rajah 12 : Sistem KMS ini akan membantu pihak pengurusan atasan

membuat keputusan

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-9

Rajah 13 menunjukkan 63% kakitangan MKM bersetuju bahawa KMS

mampu meningkatkan mutu kerja di MKM.

Kesimpulan Tahap Persepsi Kakitangan terhadap Projek KM di MKM

Secara kesimpulan, lebih daripada 50% kakitangan memberikan

persepsi yang positif kepada pelaksanaan projek KMS di MKM. Namun,

ramai kakitangan kurang pasti sama ada KMS mampu membantu

pihak pengurusan atasan. Ini menunjukkan bahawa pihak pengurusan

atasan perlu diberikan pendedahan yang berterusan terhadap

pelaksanaan KMS ini.

Rajah 13 : Pelaksanaan KMS di MKM akan meningkatkan mutu kerja di MKM

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-10

3.0 Tahap Penerimaan / Persediaan Kakitangan terhadap Projek KMS

Rajah 14 menunjukkan 46% kakitangan berpendapat bahawa

kakitangan MKM akan memberi kerjasama yang baik kepada projek

KMS. Walau bagaimanapun, 51% kakitangan tidak pasti sama ada

akan mendapat kerjasama yang baik daripada semua staf.

Namun begitu dapatan daripada hasil kajian yang dijalankan oleh

Najmah (2007) mendapati bahawa tahap budaya KM di MKM adalah

60% yang mana pegawai latihan MKM bersedia berkongsi ilmu

pengetahuan mereka dan MKM menyediakan suasana pembelajaran

melalui seminar, bicara eksekutif, bicara ilmu dan latihan kakitangan.

Perbezaan dapatan ini menunjukkan bahawa terdapat dua golongan

kakitangan di MKM yang mana kajian mendapati bahawa kakitangan

akademik yang merupakan tenaga pengajar lebih bersedia untuk

memberi komitmen yang tinggi bagi membudayakan KM berbanding

dengan kakitangan pengurusan dan pentadbiran yang terlalu sibuk

dengan kerja-kerja rutin dan masih memerlukan pendedahan dan

aktiviti pembudayaan KM yang formal.

Rajah 14: Semua kakitangan MKM memberi kerjasama yang baik

kepada projek KMS ini

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-11

Rajah 15 menunjukkan hanya 47% kakitangan berpendapat bahawa

pihak pengurusan atasan akan memberi galakan dan kerjasama

kepadap projek KMS ini. 47% lagi kakitangan kurang pasti sama ada

pihak pengurusan atasan akan memberi galakan dan kerjasama.

Ini menunjukkan bahawa usaha yang lebih giat lagi perlu

digembelingkan bagi memastikan semua pihak memberi kerjasama

yang baik kepada pelaksanaan KMS ini.

Rajah 15 : Pihak Pengurusan Atasan Memberikan Galakan Dan Kerjasama

Kepada Projek KMS Ini

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-12

Rajah 16 menunjukkan hanya 46% kakitangan bersetuju dengan

pendekatan dan konsep KMS yang sedang dijalankan, manakala 39%

menyatakan tidak pasti.

Ini menunjukkan bahawa ramai kakitangan MKM yang belum diberi

pendedahan tentang konsep KMS yang sedang dijalankan. Oleh itu

usaha giat perlu dijalankan bagi memberi pendedahan.

Rajah 16 : Saya Bersetuju Dengan Pendekatan Dan Konsep KMS Yang

Dijalankan Sekarang

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-13

Rajah 17 menunjukkan bahawa 46% kakitangan mengetahui

sepenuhnya tujuan dan perancangan projek KMS di MKM. Namun 40%

masih belum mengetahui tentang projek KMS ini. Oleh itu, usaha yang

berterusan perlu dijalankan bagi memberikan maklumat tentang

projek KMS ini.

Rajah 17 : Saya mengetahui sepenuhnya tujuan dan perancangan

projek KMS di MKM

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-14


suasana MKM sekarang membolehkan projek ini dijalankan dengan

baik. Walau bagaimanapun 41% lagi kurang pasti sama ada suasana

sekarang membolehkan KMS dilaksanakan dengan baik.

Ini memberikan gambaran bahawa beberapa perubahan perlu

dilakukan di MKM bagi memastikan suasana yang boleh menyokong

projek KMS.

Rajah 18 : Saya Merasakan Suasana di MKM Sekarang Membolehkan KMS

Dilaksanakan Dengan Baik

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-15


struktur organisasi dan tenaga kerja di MKM sekarang dapat

membantu KMS. 39% lagi masih tidak pasti sama ada struktur

organisasi dan keupayaan tenaga kerja di MKM mampu membantu

pelaksanaan KMS.

Rajah 19 : Struktur Organisasi Dan Tenaga Kerja di MKM Sekarang Dapat

Membantu Pelaksanaan Projek KMS Dengan Berkesan

Bil

an

ga

n R

esp

on

de

n


Lampiran 1-16

Kesimpulan Tahap Penerimaan / Persediaan Kakitangan Terhadap

Projek KMS:

Secara kesimpulannya, ramai kakitangan kurang pasti sama ada

pelaksanaan KMS sesuai dijalankan pada masa sekarang. Ini

menunjukkan bahawa kakitangan perlu diberikan pendedahan yang

lebih dan berterusan tentang projek KMS ini dan beberapa perubahan

kepada organisasi dan elemen-elemen KM perlu dikenal pasti bagi

mewujudkan suasana yang menyokong projek KMS di MKM.

Dapatan ini disokong oleh hasil kajian Najmah (2007) yang mendapati

bahawa MKM perlu mewujudkan sistem pengikrafan yang lebih baik

bagi memberi penghargaan kepada kakitangan yang menyumbang

ke arah KM, contohnya penghargaan kepada penyelidik.

Namun begitu, beberapa insentif telah pun dilaksanakan seperti

sumbangan kewangan telah diberikan kepada penulis-penulis artikel

dimensi dan jurnal serta menghantar kakitangan akademik ke

persidangan antarabangsa bagi menimba ilmu pengetahuan baru

yang merupakan satu inisiatif yang sangat baik dan perlu diteruskan.

Secara keseluruhannya, kajian Najmah (2007) mendapati tahap

kepimpinan KM di MKM adalah 60% yang mana masih banyak

pembaikan boleh dilaksanakan.

Blueprint KM Model-model Program KM

Lampiran 2-1

RUJUKAN MODEL PROGRAM KM

Model 1:

Model Penciptaan Pengetahuan Nonaka

Konsep Penciptaan Pengetahuan oleh Nonaka et. al (1998) digambarkan seperti

di dalam Rajah 1.

Rajah 1 : Konsep Penciptaan Pengetahuan Nonaka

Model ini melibatkan empat (4) proses iaitu Sosialisasi, Internalisasi, Externalisasi

dan ‘Kombinasi’. Semua proses ini adalah untuk menguruskan pengetahuan tacit

dan pengetahuan explicit. Nonaka, Toyama dan Nonaka, yang

memperkenalkan model penciptaan pengetahuan SECI, menjelaskan

2


Lampiran 2-2

pemindahan dan penciptaan k-tacit kepada k-tacit boleh terjadi apabila

berlaku interaksi antara individu (dikenal sebagai proses sosialisasi) manakala k-

tacit kepada k-explicit boleh berlaku antara kumpulan individu di dalam

persekitaran di mana mereka berada (proses externalisasi). Seterusnya, mereka

menjelaskan pemindahan dan penciptaan k-explicit kepada k-explicit terjadi

apabila kumpulan individu berinteraksi dalam persekitaran organisasi (proses

kombinasi) manakala pemindahan dan penciptaan k-tacit kepada k-explicit

boleh berlaku dalam proses internalisasi.

Proses ‘Socialisation’ (daripada Tacit kepada Tacit) berlaku apabila seseorang

berkongsi pengetahuan dengan seseorang yang lain terutama secara

bersemuka, seperti berkongsi idea baru atau menerangkan tentang sesuatu

kemahiran. Melalui ‘Socialisation’, pengetahuan akan berpindah melalui

pemerhatian dan peniruan dan ianya sukar didokumenkan.

Proses Internalization (daripada Explicit kepada Tacit) merupakan proses

menukarkan pengetahuan explicit kepada pengetahuan tacit. Proses ini

merupakan proses pembelajaran secara melakukan secara praktikal

berdasarkan sesuatu teori pengetahuan yang didokumenkan. Nonaka and

Takeuchi (1995) menyatakan ‘internalization’ berlaku apabila seseorang mampu

melakukan atau mengulangi pengalaman seseorang yang lain.

Proses ‘Externalization’ (daripada Tacit kepada Explicit) merupakan proses

menukarkan pengetahuan tacit kepada explicit. Ianya berlaku apabila teori

pengetahuan didokumenkan untuk difahami dan diamalkan oleh orang lain.

Proses ‘Combination’ (daripada Explicit kepada Explicit) merupakan proses

mewujudkan pengetahuan baru yang didokumenkan daripada pengetahuan

sediaada yang telah didokumenkan, seperti minit mesyuarat yang dihasilkan

daripada dokumen-dokumen mesyuarat, dokumen ringkasan kepada sesuatu

dokumen yang terperinci atau dokumen analisa kepada sesuatu laporan.


Lampiran 2-3

Model 2:

“KM Tools and Techniques”

Berdasarkan kajian literatur Sistem Pengurusan Pengetahuan (KMS), terdapat dua

kategori utama KMS iaitu sistem-sistem yang digunakan untuk menguruskan

pengetahuan explicit dan sistem-sistem yang digunakan untuk menguruskan

pengetahuan tacit. Rajah 2 menunjukkan senarai sistem-sistem bagi setiap

kategori yang boleh digunakan dalam organisasi untuk menyokong aktiviti

pengurusan pengetahuan.

KM Tools and Techniques

Explicit Knowledge

(External & Internal Structure)

Tacit Knowledge

(Individual Competence)

Decision Support System

Data Warehousing

Executive Information System

Data Mining

Expert System

Knowledge Based System

Codification Approach Personalization Approach

Content Management

Collaboration Tools

Search & Retrieval Tools

Hansen,Nohria & Tierney 1999

Nonaka & Takuechi 1995

Sveiby 1997

Alavi & Leidner 2001.

Yellow Pages of Experts/

Social Network

Community of Practice (CoP)Brown & Duguid 1991

Alavi &

Leidner

2001;

Gottschalk

2000After-Action-Review

Case-Study/Story Telling

Knowledge-Cafe

Knowledge Exchange

Knowledge Marketplace

Peer Assist

Rapid Evidence Review

Retrospective review

www.idea.gov.uk (2008)

Knowledge Repository

Baek &

Liebowitz

1999

Organization Memory Info SysJennex &

Olfman

2002

Exit Interview Shaunagh Robertson (2005)

Knowledge Center/Havest

E-Learning

Rajah 2: Alat dan Teknik Pengurusan Pengetahuan


Lampiran 2-4

Model 3:

Sistem Pengurusan Pengetahuan untuk Institusi Pengajian Tinggi

Sebagai sebuah institusi pengajian tinggi, aspek e-Learning merupakan salah

satu aspek utama dalam program KM selain daripada Aplikasi Knowledge Base

Enterprise , Document Resource Center dan Expert Knowledge Portal.

Rajah 3: Model KMS Untuk Insititusi Pengajian Tinggi (Wan Maseri, 2009)

Dalam Rajah 3, ilmu pengetahuan dikategorikan kepada 4 (empat) kategori

utama iaitu :

• Proses kerja yang diautomasikan melalui Sistem Aplikasi,

• Ilmu pengetahuan yang didokumenkan,

• Bahan Pengajaran yang didokumenkan ;

• Ilmu pengetahuan tacit yang merupakan kepakaran dan pengalaman

kakitangan yang sering kali tidak didokumenkan.


Lampiran 2-5

Selain itu, model ini menekankan kepada beberapa faktor kejayaan KM Pelan

Strategik Organisasi, yang menjurus kepada KM, Pengurusan Perubahan KM,

Budaya KM dan Prosedur/Polisi KM.

Documents

Blueprint Pengurusan Pengetahuan - mkm.edu.my · Rajah 11: Road Map Pelaksanaan KM 61 Rajah 12: Pengaruh Elemen Penggerak KM dalam Proses Pengetahuan 62 . B LUE PRINT P EN GU RU SAN