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BOAS PRÁTICAS DE VIDEOCONFERÊNCIA
GUIA DO OPERADOR - GESTÃO DE EVENTOS
01 - Divulgação (Interna e Externa):
Informação distribuída ao público alvo quando autorizado;
Comunicação interna para escalação de pessoal;
O prazo de 48hs anteriores a realização do evento.
02 - Preenchimento do check-list:
Preparação do mobiliário, iluminação, sistema de refrigeração e recursos multimídia;
Preparação da câmera de videoconferência para o evento;
Atendimento pró-ativo de videoconferência;
Entrega do check-list;
O prazo de 40 minutos anteriores à realização do evento.
03 - Recepcionar os participantes
Apresentação do CVT;
Direcionamento até a sala de videoconferência;
Fornecimento de material (papel, caneta, folders, slides e etc);
O prazo de 10 minutos anteriores à realização do evento.
04 - Gestão do Evento
Posicionar a câmera de forma que seja possível visualizar os participantes (entrar em contato
com a SECTES para predefinição da visualização de assentos) ;
Não solicitar chamadas diretas na REDE CVT mesmo quando ocorrerem atrasos na conexão;
Em caso de não ser conectado em até 15 minutos antes do início do evento, o responsável
deverá entrar em contato imediatamente com a Gerência de tecnologia pelo telefone 31 3915-
4912, ou através da Central de Atendimento 0800 283 7349;
Antes do início e durante a transmissão da vídeo deverá deixar o microfone no mudo até que sua
participação seja solicitada;
É imprescindível o apoio do responsável da videoconferência (monitor e/ou pessoal) apto a
operar o equipamento apoie e acompanhe os participantes na sala de videoconferência;
Solicitação de atendimento em caso de baixa qualidade, queda de chamadas ou falhas em
equipamentos
Orientar os participantes quanto à postura e características do sistema de videoconferência.
05 - Encerramento de Videoconferência
Feedback de qualidade de performance;
Avaliação de atendimento, recursos de videoconferência, infraestrutura, equipamentos,
agendamento, informações do evento, gestão do evento e transmissão na Internet;
Sugestões;
Dados dos participantes;
Entrega do relatório de videoconferência;
O prazo sugerido de 40 minutos posteriores a realização do evento;
Solicitação de gravação e divulgação via web.