Book Phan 2 Winword

Phần 2. Soạn thảo văn bản với MS Word

2

Nội dung trình bày

2.1 Căn bản về Winword

2.2 Soạn thảo văn bản tiếng Việt

2.3 Định dạng văn bản â

2.4 Lập bảng biểu trong văn bản

2.5 Đồ họa trong văn bản

2.6 Thẻ định dạng trong văn bản

2.7 Định dạng trang và in ấn

2.8 Một số tính năng nâng cao

3


2.1.1 Giới thiệu trình soạn thảo văn bản Winword

2.1.2 Bật, tắt và mở văn bản với Winword

2.1.3 Tạo mới và lưu một văn bản

2.1.4 Các thao tác soạn thảo một đoạn văn bản

4


Chức năng của Word:• Chèn văn bản

• Xóa văn bản

• Cắt và dán văn bản

• Sao chép

• Xác định kích thước trang, lề

• Tìm kiếm và thay thế

• In tài liệu

• Ngoài ra còn nhiều chức năng khác: Quản lý file, đặc tả font chữ, thêm đồ họa, định dạng trang, tạo mục lục, trộn văn bản…

5

Giao diện của Winword


6

• Thanh tiêu đề (Title): chứa tên tệp đang soạn thảo

• Thanh thực đơn (Menu): chứa các nhóm thực đơn

• Thanh công cụ:

• Thanh trang thái (Status): dùng để chỉ vị trí của

con trỏ nháy, chế độ gõ bàn phím…


7

Cửa sổ soạn thảo văn bản


8

Bàn phím


9

• Khối các phím kí tự và điều khiển

• Khối các phím điều khiển và di chuyển

• Khối đèn hiệu và các phím số


10


Khởi động Winword • Cách 1:

Start/Program/Microsoft Office/Microsoft Office Word

• Cách 2: Nhấn đúp chuột trái lên biểu tượng của chương trình Microsoft Word trên màn hình nền.

11

Thoát khỏi Word:

• File/Exit

• Nhấn nút Close ( ) bên phải thanh tiêu đề

• Alt + F4

Chú ý: Khi đóng có một hộp cảnh

báo có muốn lưu văn bản không?

Yes: Có lưu

No: Không lưu

Cancel: Bỏ qua thông báo và trở lại văn bản


12

Mở văn bản với Winword

• File/Open

• Ctrl + O

• Nhấn nút Open ( ) trên

thanh công cụ

• Vào File/chọn file ở gần cuối

menu file (trường hợp file

mới được lưu gần đây)


13

2.1.3 Tạo mới và lưu một văn bản

Tạo mới• File/ New/ Blank Documetn/ OK

• Ctrl + N

• Nhấn nút New ( ) trên thanh

công cụ

Lưu văn bản mới: 3 cách

• File/ Save

• Ctrl + S

• Nút Save ( ) trên thanh công cụ

14


Di chuyển con trỏ nháy

• Di chuyển bằng bàn phímMũi tên sang trái, sang phải, lên xuống, Home, End, Page Up, Page Down, Ctrl+Page Up, Ctrl + Page Down

• Di chuyển bằng chuộtDi chuyển đến vị trí cần đặt con

trỏ và nháy chuột trái.

15

Chọn (bôi đen) đoạn văn bản• Bằng chuột:

Đặt con trỏ đến điểm đầu, nhấn chuột trái và kéo chuột đến điểm cuối.

• Bằng bàn phím:

Shift + phím mũi tên

• Bằng chuột và bàn phím:

Giữ phím Ctrl (bôi cách quãng) hoặc Shift (bôi liên tiếp) và di chuột


16

Sao chép, cắt, dán văn bản:Bôi đen đoạn văn bản

• Sao chép: 3 cách

Edit/Copy

Ctrl + C

Nút Copy ( ) trên thanh công cụ

• CắtEdit/Cut

Ctrl + X

Nút Cut ( ) trên thanh công cụ

• DánEdit/Paste

Ctrl + V

Nút Paste ( ) trên thanh công cụ


17

Hủy thao tác đã làm

• Ctrl + Z

• Edit/Undo Typing

• Nút Undo ( ) trên thanh công cụ

Làm lại thao tác vừa hủy

• Ctrl + Y

• Edit/Can’t Repeat

• Nút Redo ( ) trên thanh công cụ


18




2.3 Định dạng văn bản






2.9 Bài tập

19


2.2.1 Phần mềm gõ tiếng Việt

2.2.2 Phương pháp gõ Telex

2.2.3 Bảng mã và phông chữ tiếng Việt

20


Phần mềm gõ tiếng Việt: VietKey, Unikey, ABC…

Để sử dụng Vietkey cần 2 file:Vietkey.exe, VKNTDLL.dll

Thiết lập:

• Input Methods

Vietnamese: chọn telex

Active keyboard: Vietnamese gõ tiếng Việt

English gõ tiếng Anh

21

• Char Sets8-bit Character Sets: chọn TCVN3–ABC(.VnTime)

Unicode 16-bit:chọn Unicode Pre- compound

• Chú ý: Chọn bộ mã phù hợp với bộ phông chữ

• Nhấn nút Tasbar:để chương trình hiển thị trên thanh

Tasbar

• Nhấn nút On top: để hiển thị trên đỉnh của màn hình


22

Giao diện VietKey:


23

2.2.2 Phương pháp gõ Telex

Qui tắc gõ:

Chữ cái tiếng Việt Cách gõ

â aa

ă aw

ê ee

ô oo

ơ ow hoặc [

ư uw hoặc ]

đ dd

dấu huyền f

dấu sắc s

dấu hỏi r

dấu nặng j

dấu ngã x

24

2.2.3 Bảng mã và phông chữ tiếng Việt

Đi kèm với bộ mã là những phông chữ tiếng Việt

3 bộ mã thường gặp:

• TCVN3: tên bắt đầu bằng dấu chấm và hai chữ vn, chủ

yếu dùng ở miền Bắc

VD: .vnTime, .vnTimeH

• Bộ mã và font VNI: dùng chủ yếu ở miền Nam.

VD: VNI-Times

• Unicode: Chính phủ quyết định sử dụng trong khối cơ

quan hành chính Nhà nước.

VD: Times New Roman, Arial, Tahoma…

25










26


2.3.1 Tạo định dạng phông chữ

2.3.2 Căn lề, thụt lề, thụt dòng đoạn văn bản

2.3.3 Tạo danh sách

2.3.4 Sử dụng Tab để tạo cột văn bản

27


2 cáchDùng thanh định dạng Formatting

• Hiển thị thanh Formatting

View/ Toolbar/ Formatting

• Cách dùng Chọn cỡ chữ Chọn phông chữ

28

Kiểu chữ

Đậm (Bold)

Nghiêng (Italic)

Gạch chân (Underline)

Đổi màu chữ

- Chọn đoạn văn bản cần đổi màu.

- Nhấn chuột lên mũi tên của biểu tượng

- Chọn màu thích hợp trong bảng


29

Dùng hộp thoại FONT: Format/ Font…

• Ô Font: cho phép chọn phông chữ

• Ô Font style: chọn kiểu chữ

• Ô Font size: Chọn kích cỡ chữ

• Ô Font Color: Đổi màu chữ

• Ô Effects: chọn các hiệu ứng phông chữ


30


Căn lềDùng thanh định dạng Formatting

31

Dùng hộp thoại Paragraph:

Format/ Paragraph/Indents and Spacing/Alignment

Left: căn lề trái

Right: căn lề phải

Centered: Căn lề giữa

Justify: căn lề đều trái và phải


32

Thụt lề Dùng hộp thoại Paragraph

Format/ Paragraph/Indents and Spacing/Indentation

Left: cách lề trái

Right: cách lề phải


33

Dùng thước ngang Ruler

Mốc thụt dòng đầu

Mốc thụt trái Mốc thụt phải


34


Tạo lập danh sách đánh sốFormat/ Bullets and Numbering/ Numbered

35

Tạo danh sách khoản mụcFormat/ Bullets and Numbering/ Bulleted


36

2.3.4 Sử dụng Tab để tạo cột văn bản

Đặt Tab bằng thước

Đặt Tab bằng Format/ Tabs

37










38


2.4.1 Chèn bảng vào văn bản

2.4.2 Thêm bớt các ô trong bảng

2.4.3 Định dạng các ô trong bảng

2.4.4 Tách và hợp các ô trong bảng

2.4.5 Tính toán trên bảng

2.4.6 Sắp xếp trên bảng

39


Cách 1. Sử dụng nút Insert Table trên thanh công cụ chuẩn.

1) Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn bảng.

2) Nhấp chuột vào biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ chuẩn, giữ phím chuột và kéo di chuột xuống phía dưới để chon số hàng số cột cho bảng.

40


Cách 2. Sử dụng lệnh Insert Table

1) Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn bảng

2) TableInsertTable

3) Nhập số cột cho bảng trong ô Number of columns

4) Nhập số hàng cho bảng trong ô Number of rows.

5) Nhấp OK

41


Thêm vào bảng một hàng.1) Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần

chèn hàng.

2) TableInsertRows Above (Rows Below)

Thêm vào bảng một (cột).

1) Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn cột.

2) TableInsertColumns to the left (Columns to the Right)

42


Xóa bảng, hàng, cột, ô trong bảng

- Chọn bảng (hàng, cột, ô) cần xóa.

- TableDelete Table (Rows, Columns, cells).

43

Chọn các ô trong bảng

Chọn một ô hoặc nhiều ô

Chọn một hàng hoặc nhiều hàng

Chọn một cột hoặc nhiều cột

44

2.4.3 Định dạng trong bảng

- Lựa chọn các ô trong bảng.

- Nháy chuột phải vào khối đã chọn, nháy vào mục

chọn các định dạng cụ thể

45

2.4.4 Tách các ô trong bảng

- Đặt con trỏ vào ô cần tách.

- TableSplit Cells…

- Điền số cột vào ô Number of columns.

- Điền số hàng vào ô Number of rows.

- Nhấn OK.

46

Gộp các ô trong bảng

- Chọn các ô liền nhau cần gộp.

- TableMegre Cells…

47

2.4.5 Tính toán trong bảngTính tổng (SUM(ABOVE) LEFT; RIGHT)

1) Đặt con trỏ vào ô cần tính tổng

2) TableFormula…, xuất hiện hộp thoại Formula

3) Gõ hàm tính tổng

4) Nháy OK

48

2.4.5 Tính toán trong bảng

Tính trung bình (AVERAGE(ABOVE) LEFT; RIGHT)

1) Đặt con trỏ vào ô cần tính trung bình

2) TableFormula…, xuất hiện hộp thoại Formula

3) Gõ hàm tính trung bình

4) Nháy OK

49

2.4.6 Sắp xếp trong bảng

1) Đặt con trỏ vào cột cần sắp xếp

2) TableSort…, xuất hiện hộp thoại Sort

3) Chọn thứ tự các cột cần sắp xếp

4) Nháy OK

50

Bài thực hành

51










52

Chèn ảnh từ tập tin.

- Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn ảnh

- InsertPictureFrom File…

- Chọn ảnh cần chèn, Insert

53

Chèn ảnh từ thư viện (Clip art)

- Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn ảnh

- InsertPictureClip art…

- Nháy chuột vào Search để tìm ảnh.

- Chọn ảnh cần chèn.

54

Tự vẽ hình bằng công cụ đồ họa

Để xuất hiện thanh công cụ đồ họa: ViewToolbars Drawing.

Vẽ hình chữ nhật;

Vẽ hình ô val, hình tròn;

Tạo ô hình chữ nhật chứa văn bản;

Vẽ đường thẳng;

Vẽ mũi tên.

55

Tự vẽ hình bằng công cụ đồ họa

Sử dụng các khối hình AutoShape

56

Định dạng hình vẽ

Nút này dùng để chọn đối tượng cần định dạng;

Chọn độ dầy mỏng của đường;

Chọn kiểu nét của đường;

Chọn chiều mũi tên (khi vẽ mũi tên trên hình);

Chọn màu sắc cho đường;

Tô mầu nền cho một hình kín;

Chọn màu sắc cho chữ;

Tạo bóng cho hình vẽ;

Chọn khối hình trong không gian 3 chiều (3D);

Chèn một số loại biểu đồ thể hiện tổ chức của một công ty.

Chèn ảnh

Chèn một số hình ảnh có sẵn trong Word

Tạo một số chữ nghệ thuật

57

Tạo chữ nghệ thuật

58

Tạo chữ nghệ thuật

59

Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu

Chụp toàn bộ màn hình máy tính vào tài liệu.

1) Mở màn hình cần chụp, nhấn phím Print Screen.

2) Chọn vị trí cần chèn, nhấn Ctrl+V. (EditPaste). để dán hình lên văn bản.

60

Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu

Chụp một vùng nào đó của

màn hình vào tài liệu.

1) Mở màn hình cần chụp, nhấn phím Print Screen.

2) Mở Paint của Window, dán hình vừa chụp vào, sử dụng tính năng cắt phần hình ảnh cần lấy. Nhấn Ctrl+C (EditCopy).

3) Chọn vị trí cần chèn, nhấn Ctrl+V. (EditPaste). để dán hình lên văn bản.

61










62


2.6.1 Khái niệm về thẻ định dạng (Style)

2.6.2 Tạo và sử dụng thẻ định dạng.

2.6.3 Tạo danh mục hình vẽ và bảng biểu

2.6.4 Tạo mục lục cho văn bản

63

Khái niệm về thẻ định dạng (Style)

Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể được gán bởi một tổ hợp phím nóng.

Style đặc biệt cần thiết khi phải soạn thảo một giáo trình, một tài liệu có chứa nhiều mục, nhiều loại đoạn văn bản khác nhau.

64

Tạo và quản lý thẻ định dạng (Style)

Tạo một Style Bước 1: Chọn menu Format Style and Formatiting..

Hộp thoại Style and Formatting xuất hiện:

Bước 2: Để tạo Style mới, nhấn nút New, hộp thoại: New Style xuất hiện cho phép thiết lập thông tin cho Style mới:

65

Tạo và sử dụng thẻ định dạng (Style)

Gõ tên cho Style mới vào mục Name: ví dụ Muc1;

Nhấn nút Format để chọn các chức năng định dạng cho Style này:

Sử dụng Style.- Đặt điểm trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng;

- Nháy vào mục Style trên thanh công cụ định dạng, chọn mục 1

66

Tạo danh sách bảng, hình vẽ

Caption Chọn Insert Reference Caption

Nếu nhãn không có theo ý bạn (Hình) thì bạn có thể nhấn vào nút New Label để tạo nhãn mới,

Gõ tên nhãn mới và nhấn OK.

Nếu muốn hình vẽ hoặc bảng được đánh theo chương. Ta nhấn vào nút Numbering…

67


Tạo danh sách

Sau khi tạo các Heading cho các đầu mục văn bản của bạn, bạn có thể tạo ra mục lục từ các đầu mục đó bằng các bước sau:

Vào menu Insert Reference Index and Tables

Chọn tab Table of Figures

Trong phần Caption label: Bạn chọn nhãn Caption mà bạn đặt cho hình vẽ hoặc bảng.

68


Cập nhật danh sách khi có thay đổi Nhấn chuột phải vào phần danh sách hình vẽ hoặc bảng. Chọn Update Field để cập nhật mục lục

Sau đó, chọn tùy chọn tương ứng để cập nhật mục lục Update page numbers only: Chỉ cập nhật số trang trong mục lục

Update entire table: Cập nhật toàn bộ mục lục (cả tên các đầu mục).

69

Tạo mục lục cho văn bản

1) Insert Reference Index and Tables,

2) Chọn tab Table of Contents

3) Trong phần Show levels: Bạn chọn số mức Heading muốn đưa ra mục lục. Thông thường chỉ đưa ra từ 3 4 mức Heading.

4) Sau đó nhấn nút OK cho đến khi trở lại màn hình soạn thảo Word. Lúc này, mục lục sẽ được chèn vào vị trí con trở trước khi nhấn vào menu Insert.

70

Cập nhật mục lục

Cập nhật danh mục lục khi có thay đổi- Nhấn chuột phải vào phần mục lục- Chọn Update Field để cập nhật mục lục

Sau đó, chọn tùy chọn tương ứng để cập nhật mục lục

Update page numbers only: Chỉ cập nhật số trang trong mục lụcUpdate entire table: Cập nhật toàn bộ mục lục (cả tên các đầu mục).

71










2.9 Bài tập

72

2.7 In ấn

2.7.1 Quy trình in ấn

2.7.2 Định dạng trang in

2.7.3 Tách trang bằng break

2.7.4 Đầu trang và chân trang

2.7.5 Xem văn bản trước khi in

2.7.6 In văn bản

73

2.7.1 Quy trình in ấn

74

2.7.2 Định dạng trang in

FilePage Setup…, xuất hiện

hộp thoại Page Setup.

75

2.7.3 Tách trang bằng Break

1) Đặt con trỏ tại vị trí cần sang trang.

2) Insert break, xuất hiện hộp thoại break

76

Chèn số trang tự động

1) Chọn menu: Insert Page numbers… Hộp thoại Page numbers xuất hiện:

77

2.7.4 Đầu trang và chân trang

Chọn menu View Header and Footer, con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header):

Thanh công cụ Header and Footer cũng xuất hiện:

Nút này cho phép chèn vào một số các thông tin tiêu đề của tệp tài liệu như là:

Chèn số trang (theo kiểu tăng dần).

Chèn số của trang

Định dạng lại số trang

Chèn ngày giờ.

Chèn thời gian

Định dạng lại trang

Chuyển đổi làm việc giữa Header và Footer;

Đóng thanh tiêu đề lại.

78

2.7.5 Xem tài liệu trước khi in

Cách 1: Chọn menu File Print Preview

Cách 2: Nhấn nút Print preview trên thanh công cụ Standard.

Màn hình Preview cùng thanh công cụ Print preview xuất hiện:

79

2.7.5 Xem tài liệu trước khi in

Biểu tượng

Tác dụng

Để phóng to, thu nhỏ (Zoom) thông tin trên màn hình Preview;

Cho phép hiển thị hay không hiển thị thước kẻ (Rule) trên màn hình này;

Chỉ hiển thị một trang tài liệu trên màn hình này;

Có thể chọn n trang tài liệu cùng hiển thị trên cùng một màn hình này (n=1..6);

Để chuyển đổi chế độ chỉ xem và xem + có thể sửa nội dung trực tiếp trên tài liệu;

In tài liệu ra máy in;

Đóng màn hình này lại, trở về màn hình soạn thảo tài liệu ban đầu. Bạn cũng có thể làm việc này khi nhấn phím ESC.

80

2.7.6 In văn bản

Cách 1: Chọn menu File Print..

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P ,Hộp thoại Print xuất hiện:

81










82


2.8.1 Tạo chú thích (footnote)

2.8.2 Tạo tham chiếu (reference)

2.8.3 Tạo văn bản nhiều cột

2.8.4 Tạo công thức toán học

83

2.8.1 Tạo chú thích (Footnote)

Bước 1. Chọn phần văn bản cần tạo chú thích.

Bước 2. InsertReferenceFootnote, xuất hiện hộp thoai Footnote and Endnote

84

2.8.2 Tạo tham chiếu

Bước 1. Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn tham chiếu.

Bước 2. InsertReference Cross-reference, xuất hiện hộp thoai Cross-reference.

85

2.8.2 Tạo tham chiếu

Để sử dụng tham chiếu vừa tao, ban nhấn Ctrl + nháy chuột vào tham chiếu vừa tạo, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí BÀI MỞ ĐẦU

86

2.8.3 Tạo văn bản nhiều cột

Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột;

Bước 2: Chọn menu Format Columns.. Hộp thoại Columns xuất hiện:

87

Ví dụ

88


Bước 1: Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi sẽ chèn công thức ;

Bước 2: Kích hoạt trình soạn thảo công thức toán học bằng cách: chọn menu Insert Object... Hộp thoại Object xuất hiện:

89


90


Documents

Book Phan 2 Winword