SOLUCIONES PARA SU EMPRESA

Gestión de Calidad y pqrs

Gestión Documental

Gestión de Proyectos

Recursos Humanos

Event Manager Alertas

Otros ProcesosGestión de servicios

Gestión de proveedores

Gestión de activos

Gestión de TI

CRM

CRMExact Synergy permite monitorear, entender, gestionar y maximizar el desempeño de sus ventas y aprovechar la información de sus clientes que recolecta a lo largo de toda su organización para obtener su lealtad y retención de largo plazo, incrementar su productividad y mejorar su comunicación.La solución se enfoca en administrar el ciclo de vida del cliente, el cual incluye, pero no está limitado a:

Automatización de campañas de mercadeo,

Automatización de la fuerza de ventas,

Indicadores de desempeño,

Gestión de servicios y cobranza, y

Acceso instantáneo a la información gracias a la aplicación

móvil de CRM.

CRM

PRINCIPALES VENTAJAS

• Toda información, comunicación y actividad con prospectos, clientes, distribuidores, proveedores y socios es vinculada y puede ser consultada desde cualquier lugar en cualquier momento. • Cree terceros de forma masiva a través de un archivo en Excel, XML o interfaz con otros programas.

• Categorice sus cuentas para permitir un análisis detallado de segmentos a través de reportes a su medida.• Analice la efectividad de sus campañas de mercadotecnia.

Ficha única de cuenta Segmentación y medición de efectividad de campañas

• Defina las etapas de sus procesos de ventas y aumente sus probabilidades de cierre desde el momento del primer contacto hasta cierre del negocio.• Poder identificar y analizar las razones más frecuentes por las cuales puede estar perdiendo negocios.

• Integre la información más relevante de las oportunidades como productos, tamaño de la oportunidad, tomadores de decisión, fecha esperada de cierre, competidores, miembros del equipo de venta y otra información relevante.• Identifique cuales son los puntos fuertes y débiles de sus competidores por cada oportunidad.

Gestión del ciclo de ventas Ficha de oportunidad

CRM

• Obtenga una comunicación continua y activa con todos sus clientes, distribuidores y proveedores, contando con accesos independientes por cada uno de sus contactos, permitiendo interacciones seguras con cada uno de ellos.• Personalice cada uno de los portales con su imagen corporativa.

• Identifique y visualice cuellos de botella, a través de informes que permiten la toma de decisiones en tiempo real .• Defina de acuerdo a los registros que están en nuestra base de datos todos los indicadores que se necesiten.

Portales de clientes, distribuidores y proveedores integrados Tableros de información

• Permita que sus clientes creen solicitudes de soporte y consulten las mejores prácticas de su base de conocimiento.• Analice los tiempos promedio de respuesta, solicitudes abiertas y otros indicadores para mejorar la calidad de su servicio.

• Automatice el proceso de recaudo controlando seguimientos, responsables y motivos de cobro.• Genere indicadores de efectividad de proceso.

Soporte y servicio al cliente Gestión de cobranza

CRM

Gestión de Calidad y PQRS

Exact Synergy gestiona las diferentes normas de calidad en un único sistema, facilitando la administración, el control de procesos y la documentación del sistema de gestión de calidad. Permite la inclusión y definición de mapas de procesos de acuerdo con las necesidades específicas de cada área involucrada.La solución se enfoca en administrar los elementos del sistema de calidad, el cual incluye, pero no está limitado a:

Por otro lado, Exact Synergy permite optimizar el ingreso, trámite y generación de estadísticas de las PQRS del cliente permitiendo la realización de acciones correctivas para minimizar su recurrencia. La herramienta permite dar solución a tiempo a las necesidades de sus clientes identificando:

Salud ocupacional,

Seguridad industrial, y

Protección ambiental.

Las debilidades de su organización,

Los temas que requieren de mayor atención, y

La forma más efectiva de combatirlas y solucionarlas.

Gestión de calidad y PQRS

PRINCIPALES VENTAJAS

Comience el proceso de implementa-ción de su sistema de gestión de calidad, administrando y controlando las diferentes fases, tiempos, costos y alcances.

Comunique sus políticas de calidad, procedimientos, instructivos, registros o cualquier otro documento de su manual de calidad especificando sus diferentes versiones y estados (archivado, aprobado y pendiente), pero asegurando que sus empleados sólo tengan acceso a las más recientes versiones.

Inicio del proyecto del sistema de calidad Control de versiones y estados

Genere indicadores a partir de la información registrada en Exact Synergy, los cuales pueden ser presentados de forma gráfica, navegar en sus diferentes niveles de detalle y restringir su consulta dependiendo de sus niveles de seguridad.

Programe tareas o alertas para que se ejecuten automáticamente cuando se cumplan ciertas condiciones definidas por el usuario administrador.

Generación de indicadores Gestión de eventos

Gestión de calidad y PQRS

Planee sus auditorías y optimice el tratamiento de las no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Guarde la trazabilidad de los compromisos acordados en las reuniones de comité con responsables y fechas.

Planeación y seguimiento de auditorías Seguimiento a tareas asignadas

Toda la documentación para capacitar a su personal en normas, vídeos de pausas activas, recomendaciones del COPASO y demás elementos de HSEQ pueden ser administrados de forma centralizada.

La implementación de sus demás módulos de gestión de servicios, clientes, proveedores, recursos humanos y otros flujos de trabajo, permite asegurar que sus procesos se desarrollen conforme a su sistema de calidad.

Biblioteca electrónica Cumplimiento de procesos documentados

Toda su información y documentos pueden ser consultados desde portales web o aplicaciones móviles.

Movilidad

Gestión de calidad y PQRS

Gestión DocumentalExact Synergy permite pasar de una cultura de documento en papel a una de documento electrónico, en donde no solo basta con escanear un documento sino que adicionalmente se crean responsabilidades sobre los mismos, es decir, se puede conocer el ciclo vital de un documento desde que llega, se distribuye, se toma acción sobre él, y se da respuesta sobre el asunto que lo generó.La solución se enfoca en administrar los elementos de gestión documental el cual incluye, pero no está limitado a:

Gestionar los documentos y el archivo conforme a las normas del archivo

general de la nación,

Definir las series, sub-series documentales y tablas de retención, y

Controlar los archivos de gestión, central e histórico.

Gestión documental

PRINCIPALES VENTAJAS

Le brinda la posibilidad de personalizar sus búsquedas y reportes.

La publicación de los documentos y de la información se hace a través de portales especializados para empleados, clientes, proveedores y distribuidores bajo ciertos niveles de seguridad.

Poderoso motor de búsqueda Información por portales

La herramienta permite compartir y revisar su información desde las aplicaciones móviles que ofrece.

Movilidad

Gestión documental

Gestión de Proyectos

Exact Synergy permite a las empresas dedicadas a ingeniería, construcción, consulto-ría o servicios profesionales en general; mejorar la gestión de sus proyectos desde la definición del alcance y presupuesto hasta la ejecución y cobro.La solución se enfoca en administrar el ciclo de vida del proyecto, el cual incluye, pero no está limitado a:

Planeación y venta del proyecto,

Gerencia del proyecto – PMO, y

Control de facturación y cobranza.

Gestión de proyectos

PRINCIPALES VENTAJAS

Cree los requerimientos del cliente y con base en su conocimiento de proyectos anteriores, determine el presupuesto, entregables y la estructura de trabajo (WBS) requeridos.

Facilite la colaboración entre el área comercial y las áreas responsables de ejecutar el proyecto desde la gestión de las diversas versiones de propuesta con sus respectivas aprobaciones internas, hasta su transfe-rencia formal para su ejecución.

Planeación del proyecto Gestión de propuestas

Una vez aprobadas las horas y gastos registrados por cada recurso, se puede gestionar la cobranza de dichas facturas en el plazo estipulado.

Exact Synergy cuenta con algunos reportes predefinidos, más sin embargo, se pueden crear reportes de acuerdo a los requerimientos del cliente.

Gestión de facturación y cobranza Informes de proyectos

Administre cada proyecto por entregables, tiempo, materiales, establezca sus fases, sub-proyectos y gestione documentos de diversas áreas de conocimiento como los recomendados por el PMI. Organice la documentación de los entregables como el acta de inicio de proyecto, el documento de análisis, diseño y otros, además de gestionar minutas de cada reunión de seguimiento de donde se desprenden tareas para diferentes responsables.

Desde Exact Synergy se puede analizar la agenda de los diversos recursos y con base en esto, programar actividades que una vez ejecutadas, permite registrar los gastos y tiempos en los cuales incurrió.

Oficina de gerencia de proyectos - PMO Gestión de tiempos y gastos

Gestión de proyectos

Recursos HumanosExact Synergy permite mejorar sus funciones administrativas y gestionar estratégica-mente los recursos humanos para contribuir en el cumplimiento de sus objetivos corporativos. Tener una ficha única de cada empleado desde el día de su contrata-ción, pasando por su capacitación, gestión de desempeño, trámite de ausencias, permisos, vacaciones entre otros.La solución se enfoca en administrar el ciclo de vida del empleado, el cual incluye, pero no está limitado a:

Ganar talentos,

Desarrollar y retener talentos, y

Autoservicio en cuestiones administrativas relacionadas con RH.

Recursos humanos

PRINCIPALES VENTAJAS

Consiga los candidatos adecuados, desarrolle el proceso de selección, programe entrevistas y finalmente contrátelos con base en metas estratégicas y la planeación de la fuerza de trabajo.

Reconozca en los candidatos y empleados su conocimiento, destrezas y habilidades, para facilitar el proceso de hacer coincidir la persona apropiada en el trabajo correcto, reduciendo las brechas entre su eficiencia actual y la deseada.

Gestión de reclutamiento Gestión por competencias

Evalúe y monitoree el desempeño de los empleados a través del uso de herra-mientas de diagnóstico, entrenamiento y consejería para asegurar que los resultados obtenidos por el empleado están alineados con los objetivos estratégicos de la organización.

Gestione períodos de trabajo, vacacio-nes, incapacidades y otros registros que afecten sus estadísticas de ausentismos.

Gestión de evaluación de desempeño y acuerdo de objetivos

Permite a sus empleados actualizar su información personal, la aplicación y monitoreo de solicitudes de materiales, comprobantes de nómina, entrenamiento, vacaciones y mucho más. La información relevante es otorgada en tiempo real con base en los roles definidos, liberando al personal de RH de tareas administrativas, siendo más eficientes y aumentando la responsabilidad de los empleados.

Aplicación de autoservicio

Registro de tiempo y asistencia

Recursos humanos

Exact Event Manager AlertasEvent Manager permite monitorear el cumplimiento de las tareas, a través de la generación de notificaciones que avisen de la proximi-dad del vencimiento de una actividad y para informar que ya se venció el tiempo máximo estipulado. La funcionalidad permite generar eventos o alertas frente a cualquier situación o actividad que involucren un control de tiempo, valor, o requerimiento.La solución se enfoca en la generación de alertas, brindando beneficios tales como:

Elimine monitoreos manuales,

Genere alertas tempranas y detecte problemas,

Acelere tiempos de respuesta, y

Elimine cuellos de botella.

Exact event manager

JUN2016

PRINCIPALES VENTAJAS

Conozca en tiempo real si las ventas son cerradas cuando se espera, si sus vendedores dejan actividades incompletas o si los prospectos no son contactados cuando se estipula, entre otros.

Conozca cuando expiran sus contratos, que quejas llevan X días sin ser solucionadas, cuáles son sus clientes que más servicios solicitan, entre otros.

Administración de las relaciones con los clientes (CRM) Servicio al cliente

Permita que sus empleados reciban un reporte con sus actividades retrasadas y sus clientes reciban informes en tiempos estipulados, entre otros.

Generación de reportes y distribución

Exact event manager

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES

Administre el proceso de aprobación de documentos de gestión de niveles de servicio, gestión de disponibilidad y otros elementos involucrados en el diseño del servicio.

Permita administrar los acuerdos de servicio contenidos en cada contrato creando elementos individuales para su planeación y control.

Diseño del servicio Gestión de contratos y acuerdos

Otros ProcesosExact Synergy permite a las empresas registrar los acuerdos de servicios comprometidos por contrato con su cliente y planear, realizar y controlar sus actividades relacionadas.La solución se enfoca en su estrategia de administración de servicios, la cual puede incluir, más no está limitada a:

Diseño del servicio,

Transición del servicio, y

Operación del servicio.

Otros procesos - Gestión de servicios

Gestión de servicios

Con el fin de tener una transición transparente hacia su área de operaciones, se administra la documentación relacionada con gestión del conocimiento, gestión de su despliegue, gestión de cambios y otros temas que considere importantes para asegurar el cumplimiento de sus niveles de calidad esperados.

Sus clientes pueden consultar a través de un portal las preguntas frecuentes, requerimientos técnicos, novedades y demás elementos de su base de conocimiento que desee compartir con ellos.

Transición del servicio Autoservicio

Permita programar la asignación de sus recursos para la atención de clientes y mantener una hoja de vida de los activos o clientes a los cuales se les programa dichos servicios.

Registre todas las actividades desarrolladas para la atención de eventos, incidentes y problemas reportados por el cliente, permitiendo programar los mantenimientos o servicios correctivos y dar seguimiento a PQRS.

Mantenimiento o servicios preventivos Gestión de mesa de ayuda

Una vez que su equipo registre el tiempo o gastos involucrados en un servicio evolutivo o bolsa de horas disponibles bajo demanda, estas pueden pasar por el proceso de aprobación, seleccionando cuales son facturables y posteriormente hacer su seguimiento de cobranza.

Monitoree sus tiempos promedio de respuesta, niveles de satisfacción del cliente y otros KPIs con el fin de retroalimentar a su equipo de trabajo y obtener evidencia de sus niveles de servicio para sus clientes.

Gestión de facturación y cobranza Medición de desempeño

Otros procesos - Gestión de servicios

Otros procesos - Gestión de proveedores

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES

Cada usuario autorizado puede hacer su requerimiento de bienes o servicios con todas las especificaciones y anexos que considere apropiados, los cuales después de ser aprobados, pueden ser analizados contra los inventarios de sus diferentes ubicaciones o bodegas y con base en eso, realizar su compra.

Permita que sus proveedores potenciales registren en su portal toda la información y documentos que consideren relevantes como datos de la empresa, productos o servicios que ofrecen, folletos, certificaciones de experiencia y otros.

Identificación de necesidades de compra Registro y preselección de proveedores

Los portales de proveedores de Exact Synergy permiten que sus empleados y proveedores trabajen más eficientemente al compartir información que puede ser aprovechada de forma inmediata, integrar flujos de trabajos que le permitan reducir tiempos y automatizar la gestión de documentos para una mejor comunicación.La solución se enfoca en administrar su cadena de abastecimiento, la cual puede incluir, más no está limitada a:

Planeación y control de abastecimientos,

Gestión de activos y servicios, y

Evaluación de proveedores.

Gestión de proveedores

Una vez preseleccionados los proveedores y aprobado el requerimiento de bienes o servicios, se puede notificar a los proveedores de la categoría apropiada o si lo prefiere, puede publicar las bases (RFP) en su portal, en ambos casos, los proveedores pueden presentar su propuesta y documentación pertinente.

Desde el requerimiento de bienes o servicios, todos los involucrados pueden participar en un foro de discusión donde pueden hacer sus observaciones hasta llegar a un acuerdo y posteriormente desde la petición de oferta, notificar la adjudicación al proveedor seleccionado, pidiéndole pólizas, firma de contratos y demás documentos para formalizar su contratación.

Petición de ofertas Selección de proveedores, adjudicación y contratación

Al recibir el bien o servicio, se puede registrar ya sea como activo, servicio o proyecto, para poder comunicar toda su información técnica, asignarlo a una ubicación o responsable, programar mantenimientos y dar seguimiento a los acuerdos de niveles de servicio (SLA).

Evalúe a su proveedor de tal manera que quede ser registrado en su historial el cumplimiento a los acuerdos de niveles de servicio y así tener mejores bases para volverlo a contratar en futuros requerimientos.

Gestión de activos físicos y gestión de servicios Evaluación de desempeño de proveedores

Es posible programar actualizaciones de centros de costos, ubicaciones o bodegas, productos y otros catálogos maestros administrados en otros sistemas, así como también niveles de inventario y costos. Por otra parte, Exact Synergy permite registrar las novedades que pueden ser utilizadas para actualizar otros sistemas.

Integración con otros sistemas

Otros procesos - Gestión de proveedores

Todos los involucrados en la adquisición de un material, el mantenimiento externo de una maquinaria o equipo o inclusive en la compra de un tiquete aéreo a través de una agencia de viajes son notificados en el momento preciso con la información apropiada para que puedan realizar su trabajo de forma coordinada incrementando su productividad.

Otros procesos - Gestión de activos

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES

Consiste en una serie de procesos para la adquisición de activos, donde su alcance parte desde la creación de la solicitud de compra y llega hasta la selección del proveedor y su asignación al usuario responsable.

Identifique la ubicación en la cual se encuentra el activo, tanto la inicial, como las novedades de traslados y bajas.

Gestión de compra Asignación de ubicación

Exact Synergy permite a las empresas mejorar la administración de sus activos físicos incluyendo las adquisiciones, el ciclo de vida activa y las bajas para optimizar su uso integralmente y obtener el valor óptimo, además de reducir los costos.La solución se enfoca en administrar el ciclo de vida del activo, el cual puede incluir, más no estar limitados a:

Abastecimiento,

Almacenamiento,

Control, y

Mantenimiento (Preventivo-Correctivo-Mejora).

Gestión de activos

Otros procesos - Gestión de activos

Planifique los mantenimientos para cada uno de sus activos, ya sea preventivo, correctivo o de mejora, por medio de la creación de requerimientos y de alertas.

Monitoree las labores de mantenimiento y a los responsables de estas, por medio del registro de los planes de control y los resultados de efectividad.

Gestión de mantenimiento Gestión de desempeño

Obtenga un control eficaz de las fechas de vencimiento de garantías de los activos, generando alertas de notificación de sus caducidades, otorgando un servicio más eficiente y generando utilidades.

Se refiere a tener un tablero de indicadores e informes, que le permite conocer en tiempo real el comportamiento de los procesos de gestión de activos físicos. Por otra parte, permite registrar los incidentes encontrados durante las auditorías.

Gestión de garantías Control de activos

Programe actualizaciones de centros de costos, ubicaciones o bodegas, productos y otros catálogos maestros administrados en otros sistemas, así como también niveles de inventario y precios. Por otra parte, Exact Synergy permite registrar las novedades que pueden ser utilizadas para actualizar otros sistemas.

Integración con otros sistemas

Otros procesos - Gestión de TI

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES

Gestione toda la documentación que desee compartir a cerca de su gobierno y gestión de TI (COBIT).

Permita que sus usuarios consulten a través de un portal las preguntas frecuentes, requerimientos técnicos, novedades y demás elementos de su base de conocimiento de acuerdo a su perfil.

Comunicación del gobierno y gestión de TI Autoservicio

Exact Synergy permite planear, realizar y controlar las actividades de las áreas o empresas de TI.La solución se enfoca en los procesos de gobierno y gestión de TI, los cuales pueden incluir, más no estar limitados a:

Evaluar, dirigir y controlar el gobierno de TI,

Alinear, planificar y organizar la gestión de TI,

Construir, adquirir e implementar,

Entregar, servir y proveer soporte, y

Monitorear, evaluar y valorar su gestión de TI.

Gestión de TI

Otros procesos - Gestión de TI

La hoja de vida de sus servidores, computadores de escritorio o portátiles integra toda la información relevante de dichos activos incluyendo las licencias que tienen instaladas, versiones y vencimientos en caso de haberlos.

Programe la asignación de sus recursos para el mantenimiento de servidores, redes, bases de datos y otros elementos de su infraestructura y mantenga una hoja de vida de los activos a los cuales se les programa dichos servicios.

Control de licenciamiento Mantenimiento o servicios preventivos

Registre todas las actividades desarrolladas para la atención de eventos, incidentes y problemas reportados por sus usuarios, permitiendo programar los mantenimientos o servicios correctivos.

Monitoree sus tiempos promedio de respuesta, incidentes por área y otros KPIs con el fin de retroalimentar a su equipo de trabajo y obtener evidencia de sus niveles de servicio.

Gestión de mesa de ayuda Medición de desempeño

Gestione las diferentes fases de sus proyectos de TI para desarrollarlos en tiempo, costo y alcance.

Gestión de proyectos de TI

Todos los desarrollos que haga pueden tener varios ciclos de pruebas donde se guarde la evidencia de su conformidad contra los requerimientos definidos o notificación y seguimiento de defectos por versiones.

Gestión de pruebas

Al ser 100% parametrizable Exact Synergy permite planear, realizar y controlar cualquier proceso a su medida.

Gestión a su medida

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organización. Nos gusta convertir los sueños en realidad con nuestras soluciones empresariales.