Brochure X-Body

PRESENTANO

il programma per la gestione della palestra

anagrafica utenti

anagrafica promoter

anagrafica atleti

gruppi di atleti

aree della palestra

tipi di abbonamento

servizi della palestra

metodi di pagamento

abbonamenti degli atleti

sospensioni abbonamenti

servizi acquistati

scadenze dei pagamenti

scheda disturbi

setting target

peso

dell’atleta percorsi

di allenamento calendario corsi

agenda appuntamenti

scadenziario eventi

statistiche con grafici

invio e-mail e sms

Global Automation System

Via Corsica, 3 - Padova tel. 049 8705331 fax. 049 8706833

Fitness Consulting

Via S. Lorenzo, 60 - Verona tel. 045 6152010 fax. 045 6170511

presentazione X-Body v. 1.0 pag. 1

PRESENTAZIONE DEL PRODOTTO

X-Body è il programma per la gestione completa della palestra.

Le funzionalità principali del programma permettono di gestire:

- gli utenti che accedono al programma - i setting target degli atleti

- i promoter che gestiscono il marketing - i percorsi e le schede di allenamento

- gli atleti che frequentano la palestra - i corsi

- i tipi di abbonamento e i servizi offerti dalla palestra - l’agenda degli appuntamenti

- i metodi di pagamento - lo scadenziario

- gli abbonamenti e i servizi acquistati dagli atleti - le statistiche

- le sospensioni degli abbonamenti degli atleti - invio di e-mail a più atleti

- le scadenze dei pagamenti - invio di sms a più atleti

- le schede disturbi degli atleti - il controllo accessi alla palestra di utenti e atleti

Grazie ad un interfaccia semplice ed intuitiva gli operatori della palestra possono iniziare ad utilizzare X-Body sin dal

primo giorno, sfruttando appieno le potenzialità dello strumento a seconda del loro ruolo all’interno della palestra.

TECNOLOGIA DEL PRODOTTO

X-Body è stato sviluppato con tecnologia client-server web-oriented, questo permette i seguenti vantaggi:

- possibilità di accedere al programma da qualsiasi postazione della palestra in più utenti contemporaneamente

- nessun programma da installare nei computer della palestra

- utilizzo di qualsiasi tipo di computer, sia esso windows, macintosh, linux o altro tipo

- aggiornamento del programma effettuato dai ns. tecnici solo nel server centrale

SICUREZZA DEL PRODOTTO

L’accesso a X-Body è protetto da una fase di autenticazione tramite l’utilizzo della classica coppia login/password.

A seconda dei permessi assegnati al singolo utente mediante una semplice maschera di gestione permessi, X-Body

attiva o inibisce l’uso di alcune funzionalità, visualizza o nasconde determinate informazioni.

INSTALLAZIONE DEL PRODOTTO

X-Body viene fornito installato su un computer dedicato all’esecuzione del programma e alla gestione di tutte le sue

funzionalità (invio e-mail, invio sms, gestione ingressi, gestione backup, etc…).

Gli utenti della palestra utilizzano X-Body da qualsiasi computer della palestra e, volendo, anche da postazioni remote.

ASSISTENZA E TELEASSISTENZA

Oltre alla classica assistenza on-site che viene garantita per tutta la durata del contratto, qualora la palestra sia dotata

di linea internet ADSL o similare, i ns. tecnici potranno gestire le richieste di assistenza direttamente dalla ns. sede,

riducendo così i tempi e i costi di intervento.



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ANAGRAFICA UTENTI

Questa sezione permette di gestire gli operatori della palestra che possono accedere al programma.

Ogni utente è caratterizzato da:

- dati anagrafici (cognome, nome, data di nascita, etc…)

- login e password di accesso

- ruolo (titolare, segreteria, istruttore, promoter)

- sezioni del programma a cui può accedere

- permessi di creazione, modifica e cancellazione su ciascuna sezione del programma a cui può accedere

ANAGRAFICA PROMOTER

Questa sezione permette di gestire i promoter, figura che sempre di più si trova all’interno delle palestre.

Per ciascun promoter è possibile impostare una diversa provvigione per ciascun tipo di abbonamento venduto.

Nel momento in cui il promoter accede al programma, X-Body visualizza i soli dati relativi gli atleti a lui associati.

ANAGRAFICA ATLETI

Questa sezione permette di gestire gli atleti che frequentano la palestra.

Ogni atleta è caratterizzato da:

- codice atleta (generato in automatico)

- fotografia

- dati anagrafici (cognome, nome, data di nascita, dati di residenza, nr. di telefono, indirizzo e-mail, etc…)

- uno o più gruppi di appartenenza

- istruttore di riferimento

- promoter a cui è associato

- persona che ha presentato l’atleta alla palestra

- informazioni sull’iscrizione alla palestra e sull’iscrizione all’associazione (data di inizio, data di fine, prezzo, etc…)

- informazioni generali (professione, sport praticati, altre palestre frequentate, etc…)

- valori sulla forma fisica ideale (peso, massa magra, massa grassa)

- omaggi ricevuti

- messaggio all’ingresso

- note

Tramite una maschera di ricerca semplice ma ben articolata, è possibile filtrare tra tutti gli atleti inseriti, solo quelli che

soddisfano determinate caratteristiche. L’esito della ricerca prevede l’esportazione in Excel.

Al momento della creazione dell’atleta, X-Body genera in automatico la lettera per la privacy e il modulo di iscrizione.

In questa sezione è inoltre possibile impostare per ciascun atleta molte altre configurazioni, come l’invio automatico di

e-mail e/o sms il giorno del compleanno, etc...



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GRUPPI DI ATLETI

Questa sezione permette di gestire i gruppi in cui suddividere gli atleti.

Tale funzionalità risulta molto utile per le operazioni di marketing.

AREE DELLA PALESTRA

Questa sezione permette di gestire le aree della palestra.

Tale funzionalità permette l’organizzazione degli abbonamenti, servizi e corsi offerti agli atleti a seconda dell’area di

riferimento (es.: sala pesi, sala spinning, centro estetico, etc…).

TIPI DI ABBONAMENTO

Questa sezione permette di gestire i tipi di abbonamenti offerti agli atleti.

Si possono gestire abbonamenti a tempo e abbonamenti ad ingressi, entrambi con o senza una data di scadenza.

Ogni tipo di abbonamento è caratterizzato da:

- area della palestra

- nome

- giorni di validità

- numero di ingressi

- data di scadenza

- giorni della settimana e fasce di orario in cui l’abbonamento può essere utilizzato

- limite settimanale o mensile sul numero di ingressi

- prezzo di listino

- prezzo di vendita

- descrizione

SERVIZI

Questa sezione permette di gestire i tipi di servizi offerti agli atleti.

Ogni tipo di servizio è caratterizzato da:

- area della palestra

- nome

- prezzo

- descrizione



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METODI DI PAGAMENTO

Questa sezione permette di gestire i metodi di pagamento offerti agli atleti.

Ogni metodo di pagamento è caratterizzato da:

- nome

- sconto (fisso o percentuale)

- sovrapprezzo (fisso o percentuale)

- numero di rate totali

- giorno del mese in cui scade ogni rata

- dopo quanti giorni scade la prima rata

- ogni quanti giorni scadono le rate successive

Dalle combinazioni di questi dati è possibile gestire pagamenti immediati e pagamenti a rate.

ABBONAMENTI ACQUISTATI DAGLI ATLETI

Questa sezione permette di gestire gli abbonamenti acquistati dagli atleti.

Ogni abbonamento acquistato dall’atleta è caratterizzato da:

- atleta che ha acquistato l’abbonamento

- tipo di abbonamento acquistato

- metodo di pagamento scelto

Una volta selezionato il tipo di abbonamento, X-Body propone il prezzo di vendita che è comunque modificabile nel

caso in cui si voglia gestire un extra sconto per lo specifico atleta.

A seconda del metodo di pagamento selezionato vengono create le varie scadenze dei pagamenti.

Per ogni abbonamento dell’atleta è possibile attivare:

- l’invio all’atleta di una e-mail e/o un sms per avvisarlo della fine dell’abbonamento un determinato numero di

giorni prima della data di fine o al raggiungimento di un determinato numero di ingressi disponibili

- l’invio all’atleta di una e-mail e/o un sms per avvisarlo della scadenza di ciascun pagamento un determinato

numero di giorni prima della scadenza stessa

Tramite una maschera di ricerca semplice ma ben articolata, è possibile filtrare tra tutti gli abbonamenti inseriti, solo

quelli che soddisfano determinate caratteristiche. L’esito della ricerca prevede l’esportazione in Excel.

Sono stati predisposti filtri veloci che permettono di consultare l’elenco degli abbonamenti attivi, scaduti, in scadenza

tra meno di un determinato numero di giorni, con meno di un determinato numero di ingressi disponibili, con

pagamenti scaduti.

Indipendentemente dai filtri applicati, l’elenco degli abbonamenti trovati evidenzia con diversi colori lo stato di ogni

abbonamento in modo da semplificare l’attività di controllo da parte del personale della palestra.



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SOSPENSIONE DEGLI ABBONAMENTI DEGLI ATLETI

Questa sezione permette di gestire le sospensioni degli abbonamenti degli atleti.

Ogni sospensione è caratterizzata da:

- data di inizio

- data di fine

- motivo

Una volta creata una sospensione per un abbonamento di un atleta, il programma sposta in automatico l’eventuale

data di scadenza dell’abbonamento di un numero di giorni pari alla durata della sospensione.

SERVIZI ACQUISTATI DAGLI ATLETI

Questa sezione permette di gestire i servizi acquistati dagli atleti.

Ogni servizio acquistato dall’atleta è caratterizzato da:

- atleta che ha acquistato il servizio

- tipo di servizio acquistato

- prezzo di listino

- sconto (fisso o percentuale)

- prezzo di vendita (calcolato in automatico)

- quantità

- prezzo totale (calcolato in automatico)

- metodo di pagamento scelto

SCADENZE DEI PAGAMENTI

Questa sezione permette di avere sempre sotto controllo la situazione pagamenti degli atleti.

Tramite una maschera di ricerca semplice ma ben articolata, è possibile filtrare tra tutte le scadenze inserite, solo

quelle che soddisfano determinate caratteristiche. L’esito della ricerca prevede l’esportazione in Excel.

Sono stati predisposti filtri veloci che permettono di consultare le scadenze passate, le scadenze del mese in corso, le

scadenze future e tra queste le scadenze non pagate, le scadenze pagate, le scadenze pagate in ritardo.

Indipendentemente dai filtri applicati, l’elenco delle scadenze trovate evidenzia con diversi colori lo stato di ogni

scadenza in modo da semplificare l’attività di controllo da parte del personale della palestra.

Al momento del pagamento di una scadenza, viene tenuta traccia della data del pagamento, del metodo di pagamento

utilizzato e dell’utente che ha registrato il pagamento.



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SCHEDA DISTURBI

Questa sezione permette la creazione dinamica della struttura della scheda disturbi a seconda delle esigenze specifiche

della palestra: in questo modo la scheda disturbi risulta completamente personalizzabile.

Nell’anagrafica dell’atleta è possibile inserire più schede disturbi, ognuna delle quali sarà identificata dalla data e

utente di creazione e dalla eventuale data e utente di modifica.

SETTING TARGET

Questa sezione permette la creazione dinamica del setting target (cioè degli obiettivi che si prefigge l’atleta).

La scheda si presenta come un questionario dove ogni domanda può prevedere come risposta:

- un testo breve

- un testo esteso

- un sì/no

- un punteggio (molto poco , poco, abbastanza , molto , moltissimo)

Nell’anagrafica dell’atleta è possibile inserire più setting target, ognuno dei quali sarà identificato dalla data e utente di

creazione e dalla eventuale data e utente di modifica.

PESO DELL’ATLETA

Questa sezione permette di memorizzare i valori dell’atleta di:

- peso

- massa magra

- massa grassa

Ad ogni registrazione viene associata la data a cui si riferiscono le misurazioni.

I dati vengono confrontati con i valori relativi la forma fisica ideale riportati nell’anagrafica dell’atleta e vengono

visualizzati in forma di grafico per essere facilmente consultati e interpretati.



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PERCORSI DI ALLENAMENTO DELLA PALESTRA

Questa sezione permette la gestione dei percorsi di allenamento standard da proporre agli atleti.

Prevede la possibilità di creare dei percorsi di allenamento pre-configurati che vengono poi associati al singolo atleta

per essere eventualmente personalizzati e modificati in base alle caratteristiche peculiari dell’atleta stesso.

Rimane in ogni caso sempre attiva la possibilità di costruire da zero il percorso di allenamento per il singolo atleta.

Il percorso di allenamento è inteso come assieme di singole schede di allenamento, ciascuna delle quali è costituita da

un certo numero di esercizi da eseguire.

Ogni percorso è caratterizzato da:

- tipo di percorso

- livello del percorso

- varietà del percorso

- nome del percorso

Tipo, livello e varietà del percorso sono valori selezionabili da un elenco completamente gestibile dalla palestra tramite

le relative sezioni.

Una volta creato il percorso, è possibile associare a questo una o più schede di allenamento.

Ogni scheda di allenamento è caratterizzata da:

- tipo di scheda (allenamento o verifica)

- numero di allenamenti da eseguire

- pausa a fine esercizio

- durata media della scheda

- note

Una volta creata la scheda, è possibile associare a questa gli esercizi da eseguire.

Ogni esercizio è caratterizzato da:

- gruppo muscolare

- tipo di esercizio

- tipo di ripetizione

- riposo a fine ripetizione

- note

Gruppo muscolare, tipo di esercizio e tipo di ripetizione dell’esercizio sono valori selezionabili da un elenco

completamente gestibile dalla palestra tramite le relative sezioni.

Per quanto riguarda i tipi di ripetizioni, queste sono gestite come testo generico, pertanto è possibile creare tipi di

ripetizioni anche per esercizi dove non è propriamente applicabile il concetto di ripetizione.

All’interno di ciascun percorso è possibile gestire in maniera molto semplice l’ordinamento delle schede.

All’interno di ciascuna scheda è possibile gestire in maniera molto semplice l’ordinamento degli esercizi.



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PERCORSI DI ALLENAMENTO DEGLI ATLETI

Questa sezione permette di gestione i percorsi di allenamento degli atleti.

È praticamente identica alla sezione precedente, con la sola differenza che ciascun percorso viene associato al singolo

atleta e per tale motivo può essere personalizzato in base alle caratteristiche peculiari dell’atleta stesso.

Una volta messo a punto il percorso di allenamento dell’atleta è possibile stamparlo.

Il percorso viene stampato su normali fogli A4, sfruttando entrambi i lati del foglio.

La stampa viene gestita in maniera tale che all’atleta viene consegnato un libretto che si ottiene piegando a metà il

foglio (o i fogli) stampati nel verso del lato più lungo.

Il libretto presenta:

- nella prima facciata i dati dell’atleta e del percorso

- nella seconda facciata i servizi offerti dalla palestra

- nelle facciate successive le schede di allenamento

- nell’ultima facciata l’atleta ha la possibilità di scrivere le proprie annotazioni

L’impaginazione della stampa in uno o più fogli è completamente automatica.

A seconda della stampante utilizzata è possibile stampare i libretti di allenamento in bianco e nero oppure a colori.

È possibile decidere di stampare le singole note inserite sulle schede e sui singoli esercizi: tali note possono essere

utilizzate per dare all’atleta indicazioni sull’esecuzione della scheda o del singolo esercizio.

Per quanto riguarda le schede di verifica, il programma mette a disposizione degli istruttori la possibilità di

memorizzare i risultati della singola verifica in modo da poterli consultare in qualsiasi momento.



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CORSI

Questa sezione permette di gestire i corsi proposti agli atleti.

Ogni corso è caratterizzato da:

- istruttore che tiene il corso

- data di inizio

- data di fine

- giorni della settimana in cui si tiene il corso

- orario

- numero massimo di partecipanti

- iscrizioni in over booking

- tipi di abbonamento che abilitano gli atleti a partecipare al corso

- modalità di addebito

- descrizione

- note

Se viene attivata la gestione delle iscrizioni in over booking, il programma permette l’iscrizione ad un numero di

partecipanti superiore a quello indicato e qualora un atleta non iscritto in over booking disdica la propria partecipazione

allora il primo atleta iscritto in over booking viene avvisato via e-mail e/o via sms che si è liberato un posto.

Le modalità di addebito gestite sono:

- solo se l’atleta partecipa alla lezione

- anche se l’atleta si iscrive ma non frequenta la lezione

Tale gestione viene applicata solo se l’atleta ha un abbonamento ad ingressi.

Una volta creato il corso, il programma crea le singole lezioni, una per ciascuna data in cui si terrà ogni lezione.

Ogni lezione è caratterizzata da:

- istruttore che tiene la lezione

- data

- orario

- se si tratta di una lezione di prova gratuita


- gestione delle iscrizioni in over booking

- modalità di addebito

- note

Dato che ogni singola lezione riporta i dati principali del corso, è possibile gestire per ciascuna lezione eventuali cambi

di istruttore, orario, numero massimo di partecipanti alla lezione, etc…

Tale funzionalità permette di gestire cambi di programma in base alle esigenze della palestra.

È anche possibile cancellare determinate lezioni del corso.

Una volta che la lezione è finita, l’istruttore ha la possibilità di indicare quali atleti hanno partecipato effettivamente

alla lezione e di conseguenza il programma gestisce l’addebito in base al tipo di abbonamento del singolo atleta.



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PIANIFICAZIONE CORSI

Questa sezione permette di gestire la pianificazione dei corsi, ovvero sia la raccolta del livello di interesse degli atleti

relativamente ad un nuovo corso che la palestra vuole proporre.

Ogni corso pianificato è caratterizzato da:

- istruttore che terrà il corso

- data di inizio presunta

- giorni della settimana in cui si terranno le lezioni

- orario


- prezzo

- data di inizio delle iscrizioni

- data di fine delle iscrizioni

- descrizione

- note

Una volta creato il corso è possibile raccogliere i nominativi degli atleti interessati, associando a ciascuno di essi il

relativo livello di interesse (indeciso, interessato, sicuro).

Nel momento in cui la palestra decide di far iniziare il corso (la cui gestione verrà fatta nella sezione dedicata ai corsi)

è possibile avvisare via e-mail e/o via sms gli atleti che avevano manifestato interesse al corso.

È inoltre possibile tener traccia per ciascun atleta della reale iscrizione al corso.

Tramite una maschera di ricerca semplice ma ben articolata, è possibile filtrare tra tutti i corsi pianificati inseriti, solo

quelli che soddisfano determinate caratteristiche.

Indipendentemente dai filtri applicati, l’elenco dei corsi pianificati trovati evidenzia con diversi colori lo stato di ogni

corso pianificato in modo da semplificare l’attività di controllo da parte del personale della palestra.



Fitness Consulting



AGENDA DEGLI APPUNTAMENTI

Questa sezione permette a ciascun utente di fissare i propri appuntamenti, privati o con un atleta.

Ogni appuntamento è caratterizzato da:

- utente che ha l’appuntamento

- tipo di appuntamento

- data

- orario

- eventuale atleta con cui si ha l’appuntamento

- titolo

- descrizione

- eventuale data di avviso dell’utente

- eventuale metodo di avviso dell’utente (via e-mail e/o via sms)

- eventuale data di avviso dell’atleta

- eventuale metodo di avviso dell’atleta (via e-mail e/o via sms)

È possibile abilitare ciascun utente alla consultazione dell’agenda di altri utenti.

Gli appuntamenti creati vengono visualizzati mese per mese con un’estetica simile a quella del calendario di Outlook.

È possibile effettuare la stampa degli appuntamenti del giorno, della settimana oppure del mese.

La stampa viene gestita creando un file PDF che può essere inviato via e-mail.

SCADENZIARIO Questa sezione permette a ciascun utente di fissare le proprie scadenze, private o con un atleta. Ogni scadenza è caratterizzata da:

- utente che ha la scadenza

- data

- eventuale atleta con cui o per cui si ha la scadenza

- titolo

- descrizione

- eventuale data di avviso dell’utente

- eventuale metodo di avviso dell’utente (via e-mail e/o via sms)

- eventuale data di avviso dell’atleta

- eventuale metodo di avviso dell’atleta (via e-mail e/o via sms)

L’utente per cui è stata creata la scadenza ha la possibilità di impostare se la scadenza è stata eseguita.

È possibile abilitare ciascun utente alla consultazione dello scadenziario di altri utenti.

Tramite una maschera di ricerca semplice ma ben articolata, è possibile filtrare tra tutte le scadenze inserite, solo

quelle che soddisfano determinate caratteristiche.

Indipendentemente dai filtri applicati, l’elenco delle scadenze trovate evidenzia con diversi colori lo stato di ogni

scadenza in modo da semplificare l’attività di controllo delle proprie scadenze.



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STATISTICHE

Questa sezione permette agli utenti abilitati alla consultazione delle statistiche, di avere sempre sotto controllo:

- l’andamento mensile degli atleti attivi, nuovi, rinnovi, ritorni, scaduti, persi, entrati

- l’andamento mensile degli atleti entrati in palestra suddividi per fasce di età e/o fasce di orario

- la situazione degli abbonamenti attivi

- la situazione degli abbonamenti in scadenza

- la situazione degli abbonamenti non rinnovati

- la frequenza degli atleti

Tramite l’impostazione di filtri avanzati si possono elaborare le statistiche in base a vari parametri completamente

personalizzabili: in questo modo le statistiche diventano un valido strumento per analisi e valutazioni.

Grazie all’introduzione del concetto di promoter e alla possibilità di impostare per ciascun tipo di abbonamento le

provvigioni che spettano al singolo promoter, è possibile avere in ogni momento:

- il calcolo esatto delle provvigioni maturate dal promoter

- l’elenco degli atleti associati al promoter

- l’elenco degli abbonamenti attivi relativi agli atleti associati al promoter

- l’elenco degli abbonamenti in scadenza relativi agli atleti associati al promoter

- l’elenco degli abbonamenti non rinnovati relativi agli atleti associati al promoter

Tutte le statistiche sono esportabili in Excel e sono corredate con grafici a barre, lineari o a torta.

INVIO E-MAIL E SMS A PIÙ ATLETI

Queste sezioni permettono di gestire l’invio di e-mail e sms a più atleti contemporaneamente.

Gli atleti possono essere facilmente selezionabili tramite una maschera di ricerca semplice ma ben articolata.

Il testo della e-mail e dell’sms sono personalizzabili per ciascun atleta tramite l’uso di semplici comandi.

Gli invii possono essere pianificati impostando la data in cui devono essere fatti.

E-mail e sms inviati vengono memorizzati nei rispettivi archivi e possono essere consultati in ogni momento.

CONTROLLO ACCESSI ALLA PALESTRA

La palestra che decide di installare, oltre al programma, anche gli apparati per il controllo degli accessi alla palestra di

utenti e atleti può valutare varie soluzioni tecnologiche, quali tessere barcode, tessere rfid (o di prossimità), chiavi

magnetiche (water-proof), tornelli.

Indipendentemente dalla tecnologia scelta, il programma associa a ciascun utente e atleta della palestra un codice

univoco di pass e al momento dell’accesso verifica la situazione dell’atleta segnalando eventuale compleanno,

iscrizione alla palestra scaduta, iscrizione all’associazione scaduta, certificato medico mancante o scaduto,

abbonamento scaduto o non abilitato, abbonamento a ingressi, pagamenti in sospeso, messaggio per l’atleta.

I dati relativi gli accessi vengono memorizzati nel server centrale e vengono utilizzati sia per la consultazione dello

storico accessi del singolo atleta, sia per le statistiche.

Documents

Brochure X-Body