¾T>³“© e¢` ካ`É (BSC) eMÖ“

Introductions

2

Your name, title, in your organization.

Your (your organization’s) experience with BSC.

Climate Setting

3

Norm setting Time keeper

4

What do you want to achieve from this program?

Expectations

yoL«Â ግቦች

5

ከዚህ ሥልጠና በ| ላ ሰልጣኞች፡- ስለስትራቴጂያዊ አፈፃፀም አመራር ምንነትና ጠቀሜታ ይገነዘባሉ፤ስለው.ተ.ስ. ጽንሰ ሀሳብ አጠቃላይ ግንዛቤ ይኖራቸዋል፤ው.ተ. ስ በBSC ዘጠኝ dr©ãC እንዴት እንደሚገነባ እውቀትያገኛሉ፣

ytÌÑN ው.ተ. ስ ለመገንባት የሚያስችል ክህሎት ያዳብራሉ፣ው.ተ. ስ ለውጥ ማምጫ መሣሪያ መሆኑን ያያሉ

6

ክፍል አንድየው.ተ. ስ /BSC// አጠቃላይ ዕይታ

7

አፈጻጸም ማለት ምንማለት ነው?

የአፈጻጸም (performance) ምንነት

አፈጻጸም (performance) በመዝገበ ቃላት ትርጉሙ፡

መፈጸም፤መከወን፤ በዕቅድ መተግበር

አፈጻጸም በየደረጃው የሚገኝ የውጤት ሰንሰለት

(Result Chain) ነው፡፡

የአፈጻጸም አመራር ዓበይት ተግባራት

ማቀድ፣መተግበርመከታተል፣ አቅምን ማሳደግ፣ መመዘን፣ እናመሸለም

የተግባራቱ ባህሪያት

ሂደቱ፣አፈፃፀምን የማሻሻል ግብ ያላቸው ተያያዥ ተግባራትን መያዙ፣ ቀጣይነት፣ የማያቋርጥ ( ክብ ጉዞ/cyclic/) መሆኑ፤ ተመጋጋቢነት ስላላቸው፣ አንዱ ከአንዱ ግብአት ይጠብቃሉ፣ በቅደም ተከተል፣ አንዳንዴም በትይዩ (Parallel) ይፈፀማሉ፤

የአፈፃፀም አመራር ምንነት (Performance Management)

11

የአፈፃፀም አመራር:- የማያቋርጥ ተቋማዊ ስኬትን ለማረጋገጥ፤ ለተቋሙ ስኬት አስተዋጽኦ ያላቸውን ግለሰቦችና

ቡድኖች ብቃት በማሳደግ አፈፃፀምን በቀጣይነት ለማሻሻል የሚያስችል ስትራቴጂያዊና ቅንጅታዊ ”ሂደት ነው፡፡

አርምስትሮንግና አንጄላ ባሮን 1998

የለውጥ ስራ አመራር መሳሪያዎች ተመጋጋቢነት

12

የስራ አመራር ምሁራን እንደሚገልጹት ለሁሉም ተቋማዊ የአሰራር ችግሮቻችን ምላሽ የሚሰጥ አንድና የተዋጣለት ብቸኛ የስራ አመራር መሳሪያ እንደሌለ ነው፡፡

እያንዳንዱ የስራ አመራር መሳሪያ የራሱ የሆኑ መሰረታዊ መነሻ፣ ይዘትና ባህርይ ያለው በመሆኑ በአንድ ተቋም ውስጥ የሚገኙት ዘርፈ ብዙ ችግሮች በተሟላ ደረጃ ለማቃለልና ለመፍታት የራሱ

እጥርት/ ውስንነት ይኖረዋል፡፡

ከዚህ እውነታ መገንዘብ ሚቻለው ብቸኛ የሆነ የስራ አመራር የለውጥ መሳሪያ ይዞ ውጤታማ መሆን እንደማይቻል ነው፡፡

በመሆኑም እንደተቋማዊ የአሰራር ችግሮቻችን አይነትና ብዛት እንዲሁም ያለውን ተጨባጭ ሁኔታ መሰረት በማድረግ የተለያዩ የለውጥ ስራ አመራር መሳሪያዎችን አቀናጅቶ መጠቀም

የበለጠ ውጤታማ ሊያደርግ እንደሚችል በግልፅ መረዳት ይቻላል፡፡

የተሟላ የለውጥ ሞዴል

የባላንስድ ስኮርካርድጠቀሜታዎች ተቋማት የተሰጣቸውን ተልዕኮ ለመፈጸምና ተልዕኳቸው መሳካቱን

ለማረጋገጥ ያግዛል፣ ግልጽና የተብራራ ተቋማዊ ራዕይንና ስትራቴጂን ለማዘጋጀት ያስችላል፡፡}sT© አፈጻጸምን ከስትራቴጂያዊ ዕቅድ ጋር የሚያስተሳስሩእይታዎችን (Perspectives) ለይቶ ለማውጣትና ¾}sS<

አፈጻጸም ከእይታዎቹ አኳያ እንዲመዘን ለማድረግ ያስችላል፡፡ የፋይናንስ መመዘኛዎች የወደፊት አፈጻጸምን በሚያመለክቱ

መመዘኛዎች እንዲታገዙና የተሟላ ምዘና እንዲካሄድ ለማድረግያስችላል፡፡

14

¾ባላንስድ e¢`"`É ጠቀሜታዎች. . .

ተቋማዊ ራዕይን ለማሳካት የሚነደፉ የስትራቴጂያዊ ¨<Ö?„‹”“ ግቦችን ስኬት ለመመዘን የሚያገለግሉ ተስማሚመKŸ=Á ችን ለይቶ ለማስቀመጥና በጥቅም ላይ ለማዋልያገለግላል፡፡

ሁሉም ሰራተኞች በተቋሙ የወደፊት ስትራቴጂዎች፣ አካሄዶችና ድክመቶች ላይ እንዲያስቡና እንዲወያዩ ይረዳል፡፡

በተቋሙ ሥራዎች፣ ስትራቴጂዎችና በጋራ ራዕይ መካከል ትስስርን ይፈጥራል፡፡

የተቋሙ ውስጣዊና ውጫዊ ግንኙነት የበለጠ እንዲዳብርና የጠበቀ እንዲሆን ያደርጋል፡፡፣

15

¾ባላንስድ e¢`"`É ጠቀሜታዎች…

በሰራተኞች የዕለት ተዕለት ስራዎች ፣ በተቋሙ አጠቃላይ ዕይታ፣ ሊመጡ

ከታሰቡት ውጤቶች እንዲሁም መለኪያዎች ጋር ጥብቅ ቁርኝት እንዲኖር

ይረዳል፡፡

በሠራተኞች ዘንድ የባለቤትነትና የተጠያቂነት ስሜትንና ቁርጠኝነትን

ይፈጥራል፡፡

ተቋሙ በደንበኞቹ/ ተገልጋዮቹ፣ በሠራተኞቹ፣ በስትራቴጂዎቹና

በውጤቶቹ ላይ ሁለንተናዊ ትኩረት እንዲሰጥ ያደርገዋል፡፡

16

ስኬታማ ባላንስድ e¢`ካ`É እንዲኖር ቀጥሎ የተመለከቱትን መፈጸም፡-

¾uLà ›S^\ Y`›~” uvKu?ƒ’ƒ“ k×Ã’ƒ vK¨< G<’@ ታ እ”Ç=S^¨< TÉ[Ó&

¾¨<Ö?ƒ }¢` e`›ƒ ¾Teð” e^” ¾›”É Ñ>²? dÃJ” ¾G<MÑ>²? e^ ›É`Ô SÁዝ፤

uÓንባ¨< Ñ>²? Ÿ}KÁ¿ ¡õKA‹“ ¾}sS< � እ`Ÿ•‹ ¾}¨<×Ö< c^}™‹” T"}ƒ - ¾w²<H” }dƒö“ ”p“o S•\” T[ÒÑØ፤

17

ስኬታማ ባላንስድ . . . vL”eÉ e¢`"`É” ¾eƒ^‚Í=Á© °pÉ“ ¾›ðéçU ›S^`

Y`›ƒ ›É`Ô Sp[ê ¾T>Áe‹M Ö”"^“ ¾}TEL ማዕቀፍSÖkU

uG<K<U Å[Í ¾›S^` wnƒ” TdÅÓ“ Ÿ‹ ¨Å LÃ& ŸLà �¨Å ‹ ”Ç=G<U ¾Ô”Äi � � ¢S<’>Ÿ?i” ”Ç=•` TÉ[Ó�

u¾Å[ͨ< ¾T>ј ¨<Ö?ƒ” u}ŸÃ Twc`�� & ¾T>ðKÓ ¾vI] K¨<Ø” Tu[ƒ��

18

19

ክፍል ሁለት

የውጤት ተኮር ሥርዓት ግንባታና ትግበራ ደረጃዎች

20

¾T>³“© e¢` ካ`É (BSC) ግንባታ ደረጃዎች ደረጃ አንድ፡- ቅድመ ሁኔታና ተቋማዊ ዳሰሳ ደረጃ ሁለት፡- ተቋማዊ ስትራቴጂን ማዘጋጀት ደረጃ ሶስት፡- ስትራቴጂያዊ ግቦችን መቅረጽ ደረጃ አራት፡- የስትራቴጂ ማፕ ማዘጋጀት ደረጃ አምስት፡- የአፈጻጸም መለኪያዎችንና ዒላማዎችን

ማዘጋጀት ደረጃ ስድስት፡- ስትራቴጂያዊ እርምጃዎችን መቅረጽ

የትግበራ ደረጃዎች ደረጃ ሰባት፡- የአፈጻጸም መረጃ ሥርዓት መዘርጋት ደረጃ ስምንት፡- ውጤት ተኮር ዕቅድን በየደረጃው ለሚገኙ

ፈፃሚ አካላት ማውረድ ደረጃ ዘጠኝ፡- የአፈፃፀም ክትትልና ግምገማ

© 2009 by the Balanced Scorecard Institute, a Strategy Management Group Company. All rights reserved.

• BSC Development Plan• Strategic Elements• Change Management

• Strategy Results• Revised Strategies

• Software• Performance Reporting• Knowledge Sharing

• Strategic Projects

• Performance Measures• Targets• Baselines

•Cause-Effect Links

• Strategy Action Components

• Customer Value• Strategic Themes• Strategic Results

• Alignment• Unit & Individual Scorecards

Building & Implementing A Balanced Scorecard:Nine Steps To Success™

MissionVision

OrganizationCapacity

Financial

InternalProcessesC

usto

mer

30

22

Å[Í ›”É

ቅድመ ሁኔታና ተቋማዊ ዳሰሳ

ዝግጁነትን ማረጋገጥና ቅድመ ዝግጅት ማድረግ

23

የው.ተ. ስ ግንባታና ትግበራ ዕቅድ ማዘጋጀት የለውጡን ዓላማና አስፈላጊነት በግልጽ ማስቀመጥ አደረጃጀቱን በመወሰን በአደረጃጀቱ የተካተቱ ቡድኖችን ሚናና

ኃላፊነት መወሰን፣ ለውጡን ለመተግበር የሚያስፈልገውን ሃብት መለየት የለውጥ ተቃውሞዎችን መለየትና ስልቶችን መንደፍ ስጋቶችን መለየትና መፍትሄ አቅጣጫዎችን ማስቀመጥ ዝርዝር መርሃ ግብር ማዘጋጀት

…ቅድመ ዝግጅት ማድረግ

24

የኮሙኒኬሽን ስትራቴጂና ዕቅድ ማዘጋጀት የኮሙኒኬሽን ዐውደ ጥናት መርሀ ግብር ማዘጋጀት፣ የኮሙኒኬሽን ቡድን አባላትን መለየት፣ አውደ ጥናት ማካሄድ፣ በተለይ የው.ተ.ስ. አስፈላጊነትና

ወቅታዊነት በተመለከተ ለሚነሱ ጥያቄዎች ምላሽ መስጠት፤

…ቅድመ ዝግጅት ማድረግ

25

በስትራቴጂውመሰረት አደረጃጀት መፍጠር

1. የስትራቴጂያዊ አመራር ቡድን

2. የትኩረት መስክ ቡድኖች ( ስትራተጂያዊ የትኩረት መስኮች ከተለዩ በኋላየሚሰየም)

3. የኮሙኒኬሽን ቡድን

4. የካስኬዲንግ ቡድኖች

5. የለውጥ አስተባባሪ ወይም የስትራተጂ ስራ አመራር ጽ/ቤት

6. የውጭ አማካሪ ቡድን

ስትራቴጂያዊ ትንተና ማካሄድ

26

ይህንን ትንተና የሚከተለትን ነጥቦች መሰረት በማድረግ ማካሄድያስፈልጋል፡- አገራዊ ፖሊሲና ስትራቴጂዎችን መቃኘት፣ ተገልጋዮችንና ባለድርሻ አካላትን መለየትና ፍላጎታቸውን

መተንተን፣ የጥንካሬ፣ ድክመት፣ መልካም አጋጣሚና ስጋቶች

ትንተና የተk ሙን ተልዕኮ፣ረዕይ እና እሴቶች መቃኘት

(Revalidation)

…ስትራቴጂያዊ ትንተና

ውስጣዊ ዳሰሳ /ጥ.ድ/ ተቋማዊ አደረጃጀት ስትራቴጂ የተቋሙየአሰራር ሥርዓት የአመራር ዘይቤ የሰው ኃይል ሁኔታ ክህሎት የጋራ እሴቶች

ውጫዊ ዳሰሳ /መ.ስ/ ltEµêE x!÷ñ¸ÃêE ¥Hb‰êE t&KñlÖ©!ÃêE ከባቢያዊ ህጋዊሁ¬ãCN (PESTEL)

…ስትራቴጂያዊ ትንተና

29

አስቻይና ፈታኝ ሁኔታዎችን መለየትየጥ.ድ.መ. ስ (SWOT) ትንተና ማጠቃለያ ከተዘጋጀ

በኋላ ቀጣዩ ስራ አስቻዮችን እና ፈታኝ ሁኔታዎችንመለየት/ ማደራጀት ነው፡፡

አስቻይ ሁኔታዎች= ውስጣዊ ጥንካሬ + ውጫዊ መልካምአጋጣሚዎች

ፈታኝ ሁኔታዎች = ውስጣዊ ድክመቶች + ውጫዊ ስጋቶች

…ስትራቴጂያዊ ትንተና

31

ተቋሙን ተልዕኮ፣ ራዕይ፣ እሴቶችመቃኘት በሃገራችን ቀደም ሲል በተዘጋጁ ስትራቴጂያዊ ዕቅዶች የመንግስት

ተቋማት ተልዕኳቸውን፤ ራዕያቸውንና እሴቶቻቸውን መቅረጻቸው የሚታወቅ ጉዳይ ነው፡፡

በመሆኑም ተቋማቱ በደረጃ አንድ ላይ ማድረግ የሚጠበቅባቸው ቀደም ሲል የጻፉትን ተልዕኮ፤ ራዕይና እሴቶች እንደገና መቃኘት ነው፡፡

ስትራቴጂያዊ ትንተና …

32

የጥሩ የተልዕኮ ምንነትና ባህሪያት የተቋሙን ማንነትና ለምን እንደተፈጠረ ማሳየት መቻሉ፣ የተቋሙን ዋና ዋና ተግባራት የሚያመለክት መሆን መቻሉ፣ የተቋሙን ምርቶች/ አገልግሎቶች፣ ተገልጋዮች፣ የአገልግሎት ወሰን

እና ሌሎች የተቋሙን ልዩ ባህርያት የሚያሳይ መሆኑ፣ በጥቂት ዓርፍተ ነገሮች ወይም ከአንድ አንቀጽ ባልበለጠ የቃላት

ምጣኔ የሚገለጽ፣

…ስትራቴጂያዊ ትንተና

33

የጥሩ ራዕይ ምንነትና ባህሪያት ተቋሙ በረጅም ጊዜ መድረስ የሚፈልግበትን የሚያመላክት፣ ግልጽና አጭር፣ ለመረዳትና ለማስረጽ ቀላል የሆነ፣ በአብዛኛው በአንድ ዓርፍተ ነገር ሊገለጽ የሚችል፣ የራዕዩን መድረሻ ጊዜና ውጤት የሚያሳዩ፣ የተቋሙን የወደፊት ስኬት በማሳየት የሁሉንም ባለድርሻ አካላት

ስሜት የሚቀሰቅስ፣

…ስትራቴጂያዊ ትንተና

34

የጥሩ እሴቶች ምንነትና ባህሪያት ዕሴቶች የተቋሙ እምነቶችን፣ አስተሳሰቦችንና አመለካከቶችን የሚያንጸባርቁ

የተቋማዊ አሰራር ፍልስፍና መገለጫዎች ሲሆኑ የጥሩ ተቋማዊ ዕሴቶች መገለጫባህርያት፡- ከተቋሙ ተልዕኮ አንፃር የሚቆምለት መርህ ምን እንደሆነ የሚገልጹ፣ ጠቃሚ በሆኑ ባህላዊ እሴቶች ላይ የሚመሰረቱ፣ ሰብዓዊ ባህርያት ላይ የሚያተኩሩ፣ ለውሳኔ አሰጣጥና ለዕለት ተዕለት ሥራ (ለምሳሌ፡- ለቅጥር፤ ደረጃ እድገት፤

ወዘተ አፈጻጸም) ሥነ ምግባራዊ መርህ የሚሆኑ፣ ከተቋሙ ራዕይ፣ ተልዕኮና ባህል ጋር የተሳሰሩ መሆናቸው

¾É`Ï~ ^°Ã ፣ }M°¢ ና ዕሴቶች

35

 

የድርጅቱ ተልዕኮ ተቋማዊ አቅም በመገንባትና በማሻሻል አለምአቀፍ ደረጃውን የጠበቀና ተወዳዳሪ የሆነ የሺፒንግና የሎጅስቲክስ

አገልግሎት በመስጠት ለፈጣን እና ተወዳዳሪ ኢኮኖሚ ግንባታ አስተዋፅኦ ማድረግ፡፡

የድርጅቱ ራዕይ ተወዳዳሪ የሺፒንግና የሎጅስቲክስ አገልግሎት በማቅረብ በ2012 ዓ.ም. ተመራጭና ስመጥር አፍሪካዊ

ተቋም ሆኖ ማየት፡፡ 

የድርጅቱ እሴቶች 

ታማኝነት፣ ግልፅነትና ተጠያቂነት

ቀልጣፋነት፣ ውጤታማነትና ፕሮፌሽናሊዝም

ለመማማርና ለዕድገት ዝግጁ መሆን

የድርጅቱ መሪ ቃል (Motto)   We add value to your Business ለጥረትዎ እሴት እንጨምራል

 

36

ደረጃ ሁለት

ስትራቴጂያዊ የትኩረት መስኮችና

ዕይታዎችን ማዘጋጀት

ስትራቴጂያዊ የትኩረት መስኮችን መለየት

37

ስትራቴጂያዊ የትኩረት መስኮች(Strategic Theme) ምንነት

የተቋሙን ዋና ተግባር የሚገልፁና የትኩረት አቅጣጫን የሚያመላክቱ የስኬትአምድ/Pillars of Excellence) ፣

የተቋምን ራዕይ እውን ከማድረግ አኳያ ውጤት የሚያስገኙና የተቋሙ ሠራተኞች ሙሉ ትኩረት ለያርፍባቸው የሚገባ ፣

ተቋማዊ ትስስርን ለመፍጠር የሚያስችሉ ሲሆኑ ትስስሩ የሚታይበትመንገድም፡- ሁሉንም ዕይታዎች በማቋረጣቸው፣ በሁሉም ዕይታዎች ሥር የሚቀመጡ ግቦች ወደ ላይና ወደ ታች ተሳስረው

(Horizontal and Vertical Integration) እየተመጋገቡ ወደ ስትራቴጂያዊ ውጤት ማምራታቸው፣

ሁሉም የስራ ክፍሎች ወይም ሂደቶች የሚጋሯቸው ናቸው፡፡

ስትራቴጂያዊ የትኩረት መስኮችን . . .

38

የጥሩ ስትራቴጂያዊ ትኩረት መስኮች ባህሪያት

የጥሩ ስትራቴጂያዊ ትኩረት መስኮች ባህርያት የሚከተሉትንያካትታሉ፡- ቁጥራቸው 3-5 የሆኑ ከተቋሙ ተልዕኮ፣ ራዕይና ዕሴቶች ጋር የሚናበቡ፤ ተልዕኮና ራዕዩን ወደ

ዕለት ዕለት ተግባር መመንዘር የሚያስችሉ መሆናቸው፣ የተቋሙን የስኬት አምዶች የሚያመላክቱ መሆናቸው ለተገልጋዮች እሴት ከመፍጠር አንፃር ትኩረት የሚያስፈልጋቸውን

የአገልግሎት መስክና ውጤቶች የሚያመላክቱ መሆናቸው፡፡

የስትራቴጂያዊ የትኩረት መስኮችማጣሪያ መስፈርቶች

39

በሚከተሉት ዋና ዋና ጥያቄዎች መነሻነት ማጣራት ያስፈልጋል፡- በሥራ ክፍሎች/ ሂደቶች ከሚከናወኑ ዝርዝር ተግባራት ጋር ተመሳሳይ

ናቸውን? የአንድ የሥራ ክፍል/ ሂደት የሥራ ድርሻ ብቻ የሚያመለክት ነውን? የተለየ ትኩረት ሊያገኝ የሚገባው ዋና ጉዳይ ወይስ በየዕለት ተዕለት ሥራ

ውስጥ የሚካተት ነውን? በሁሉም ዕይታዎች ግቦችን ለመቅረጽ የሚያስችል ነውን?

ስትራቴጂያዊ ውጤቶች

40

የስትራቴጂያዊ ውጤቶችምንነት የትኩረት መስኮች በተሳካ ሁኔታ ተግባራዊ ሲሆኑ የሚገኙ የረጅም ጊዜ

ውጤቶች፤ ጥቅልና የብዙ ሁኔታዎች መስተጋብር የሚንፀ ባረቅባቸው፤ እያንዳንዱ ስትራቴጂያዊ የትኩረት መስክ አንድ ስትራቴጂያዊ ውጤትይኖረዋል

የትኩረት መስክ የትኩረት መስክ ውጤት1. የሰው ሃብት አመራርና ልማት

የደንበኛ ዕርካታ እና ትርፋማነትን የሚያሳድግ ብቃቱ የተረጋገጠ(Qualified) አመራርና ሰራተኛ

2. የአገልግሎት አሠጣጥ ልህቀት

የደንበኛ ዕርካታ እና ትርፋማነትን የሚያረጋግጥ የአገልግሎት ቅልጥፍናና ውጤታማነት

3. ዘመናዊ የመረጃ ሥርዓት

የደንበኛ ዕርካታ እና ትርፋማነትን የሚያስገኝ ዘመናዊ የመረጃ ሥርዓት

4. የፋይናንስ አመራርና አጠቃቀም

ያደገ የማቴሪያልና የፋይናንስ ሀብት ምርታማነት፣ ውጤታማነትና ትርፋማነት

5. ስትራቴጂካዊ ቅንጅትና ትብብር

የደንበኛና የባለድርሻ አካላት ዕርካታ እንዲሁም ትርፋማነትን የሚያመጣ ትብብርና ቅንጅት

41

የስትራቴጂያዊ የትኩረት መስኮችና ውጤቶች መግለጫማዘጋጀት

42

ስትራቴጂያዊ የትኩረት መስኮቹና ውጤቶቹ ከተለዩ በኋላ የትኩረት መስኮችና ውጤቶች መግለጫ ሊዘጋጅ ይገባል፡፡

ይህም በየትኩረት መስኮቹ ግቦችን ለሚያዘጋጁት የትኩረት መስክ ቡድኖች ስራውን ግልጽና የቀለለ ያደርገዋል፡፡

ተቋሙ BSC ለባለድርሻ አካላት ሲያስተዋውቅ በተደረሰው ስምምነት መሰረት ለማቅረብና ገለጻዎችን ለማድረግ

ያስችላል፡፡

የስትራቴጂያዊ የትኩረት መስኮችና ውጤቶችመግለጫ

43

ስትራቴጂያዊ የትኩረት መስክ ስትራቴጂያዊ ውጤት

ምን እንደሚያካትት ስኬታማነታችንን እንዴት እንደምናረጋግጥ ቀጥሎ ወደሚገኘው ከፍተኛ ውጤት (ራዕይ/ተልዕኮ) እንዴት ሊያደርሰንእንደሚችል

ዕይታዎች (Perspectives)

44

የዕይታዎች ምንነትና አይነት ዕይታዎች የተቋምን አፈጻጸም ከተለያዩ አቅጣጫዎች አንፃር

ለማየት የሚያስችሉ ሚዛናዊ መነፅሮች ናቸው፡፡ እይታዎች፣የተቋሙን የስራ አፈፃፀም ከተለያየ አቅጣጫ ለማየት

የሚያስችሉ ሌንሶች ናቸዉ፡፡ አብዛኛዎቹ ተቋማት አራት እይታዎችን ይጠቀማሉ፡፡ እነሱም የሚከተሉት ናቸዉ፡፡

ሀ. የተገልጋÃ/ ደንበኛ/ ባለድርሻ ዕይታለ. የፋይናንስ / የበጀት እይታ/ሐ. የውስጥ አሠራር ሂደት እይታመ. የመማማርና ዕድገት እይታ፣

የድርጅቱ ዕይታዎች

45

1.ፋይናንስ2. ተገልጋይ3. የውስጥ አሰራር እና

4. መማማርና ዕድገት ናቸው፡፡

dr© ƒSTdr© ƒST

ST‰t½©þÃêE GïC ST‰t½©þÃêE GïC

46

ስትራቴጂያዊ ግቦችን ማዘጋጀት ስትራቴጂያዊ ግቦችን ማዘጋጀት

47

yST‰t½©þ GïC MNnTyST‰t½©þ GïC MNnTyTkùrT mS÷CyTkùrT mS÷C ን ን ወደወደ ተጨባጭተጨባጭ ስራዎችስራዎች በመመንዘርበመመንዘር ስትራቴጂያዊስትራቴጂያዊ ውጤትንውጤትን የሚያስገኙ የሚያስገኙ

lþlkù y¸Clù ytÌÑN ST‰t½©þÃêE W«¤èC y¸Ãúkù qÈYnT çcW y¥ššÃ KNWñC

ytÌÑ ST‰t½©þ y¸gnÆባቸው ማዕከሎች የስትራቴጂው ውጤት እንዲሳካ ምን ምን ስራዎች መከናወን

እንዳለባቸው የሚወስኑ፣ST‰t½©þ ያዊ የትኩረት መስኩ XNÁT wd ተግባር

XNd¸¹UgRና ወደ ውጤት እንደሚደርስ የ¸Ãú† ናቸው፡፡

ስትራቴጂያዊ ግቦችን ማዘጋጀት ስትራቴጂያዊ ግቦችን ማዘጋጀት

48

የስትራቴጂያዊ ግቦችጠቀሜታ የስትራቴጂያዊ ግቦችጠቀሜታ

ytÌÑN ST‰t½©þÃêE F§¯TytÌÑN ST‰t½©þÃêE F§¯T (Strategic Intent) (Strategic Intent) ለመግለጽ ያገለግላሉ፣ ለመግለጽ ያገለግላሉ፣

ST‰t½©þWN y¸gLA yMKNÃT W«¤T xQÈÅNST‰t½©þWN y¸gLA yMKNÃT W«¤T xQÈÅN ለማሳየት መነሻ ሆነው ያገለግላሉ፣ ለማሳየት መነሻ ሆነው ያገለግላሉ፣

ሁሉም የስትራቴጂው አካላት እንዲተሳሰሩ በማዕከልነት ያገለግላሉ፡ ሁሉም የስትራቴጂው አካላት እንዲተሳሰሩ በማዕከልነት ያገለግላሉ፡--

የስትራቴጂያዊ ግቦች ባህርያት የስትራቴጂያዊ ግቦች ባህርያት

49

ቀጣይነት ያለው ሂደትን የሚያሳዩ ድረጊት ተኮር ቃላትን በመጠቀምመጻፋቸው፤

qÈYnT çcW y¥ššÃ KNWñC መሆÂcW፤ lmrÄT q§L፣ xuR g§u መሆÂcW፤bST‰t½©þÃêE yTkùrT mSkù bxfÚ™M

mlkþÃãC mµkL XNd DLDY çnW ማገልገላቸው፤

PéjKèC wYM bxuR gþz¤ y¸«ÂqqÜ tGƉT አለመሆናቸው፤

ስትራቴጂያዊ ከፍታቸው (Strategic Altitude) ሲታይ ወደ

ኦፕሬሽን ደረጃ የወረዱ አለመሆናቸው፤

ባህርያትባህርያትምሳሌ፡-

50

በጥሩ ሁኔታ የተ ዘጋጁ ስት ራቴጂያዊግቦች

በጥሩ ሁኔታ ያልተ ዘጋጁ ስት ራቴጂያዊግቦች

የሠራተ ኞችን የስት ራቴጂያዊ አቅጣጫ ግንዛቤ ማሳደግ

ስት ራቴጂያዊ ዕቅድን ማዘጋ ጀት

የሠራተ ኞችን ክህሎት ማሳደግ ሰራተ ኞችን ማሰልጠን

የመ ንገድ ደህንነት ና ምቾት ማሻሻል መንገዶችንና የመንገድ ላይ መብራቶችንማሻሻል

የኔ ት ወር ክ አስተማማኝነት ን ማሳደግ የኢንፎ ርሜሽን ቴክኖሎጂ ማሻሻያ ፕ ሮጄክት ንማጠናቀቅ

የስትራቴጂያዊ ግቦችመግለጫ የስትራቴጂያዊ ግቦችመግለጫ /Objective Commentary /ማዘጋጀትማዘጋጀት

51

የስትራቴጂያዊ ግቦች መግለጫ ማለት፣ ስለእያንዳንዱ ግብ ወሰን (scope) ማለትም ግቦች ምን እንደሚይዙና ምን እንደማይዙ የሚያመለክት

የግቦቹ ተፈላጊ ውጤቶች ምን እንደሆኑ የሚያሳይየእያንዳንዱን ግብ ዋና ዋና ጉዳዮች እንዲያሳይ ተደርጎ የሚዘጋጅ

ጽሁፍ ነው፡፡

52

የተገልጋይ ዕይታ

የፋይናንስ ዕይታ

የውስጥ አሰራር ዕይታ

m¥ማRÂ XDgT ዕY¬

የመረጃ ሥርዓትንማሻሻል

በክቡ የሚታዩት ከያንዳንዱ

ዕይታ አንጻር የተቀመጡ ስትራቴጂያዊ

ግቦች ናቸው

የትኩረት መስክ፣ አስተማማኝ ደህንነት ውጤት፣ በማንኛውም ቦታ አስተማማኝ፣ ወጥነት ያለውና በፊጠራ የታገዘ የደህንነትና ኢሚግሬሽን አገልግሎት

የሠራተኞችን ክህሎትማሳደግ

የአሠራር ቅልጥፍናንማሻሻል

የፋይናንስ ምንጮችንማበራከት

ተደራሽነትን ማሻሻል

የአገልግሎት መስጫ ጊዜን ማሻሻል

ስእሉ የሚያሳው ስትራቴጂው የተገነባው በአራቱም ዕይታዎች ስር በተቀመጡት ግቦች አማካይነት መሆኑን ነው፡፡

ደrጃ xራT

የST ራቴጂማፕማzUjT

53

የስትራቴጂማፕማዘጋጀት

54

yST‰t½©þE ¥P MNnT btlÆ :Y¬ãC oር የ¸ቀመጡ ST‰t½©þÃêE GïC በMKNÃTÂ

W«¤T ተሳስረው እንዴት ተጨማሪ እሴት እንደሚፈጥሩ የምንመለከትበት ፤ yGïC tmUUbþnT y¸¬YbT ፈፃሚዎች ስትራቴጂውን የራሳቸው ዕውቀት እንዲያደርጉት የሚያስችል፤ ST‰t½©þW bxu„ y¸trKbT S:§êE mGlÅ ሚዛናዊ ስኮርካረድን ከሌሎች የስትራቴጂ ቀረፃ ዘዴዎች ልዩ የሚያደርገው

መሳሪያ ነው፡፡

b«Nµ‰ ሎጂክ §Y y¸msrT m§MT (hypothesis) nW

የተገልጋይ ዕይታ

የፋይናንስ ዕይታ

የውስጥ አሰራርዕይታ

የm¥¥RÂ XDgT ዕY¬

ለተገልጋዮች ተደራሽ እንሆናለን፤ እርካታቸ

ውም ያድጋል፡፡

ይህ በመሆኑ የፋይናንስ አጠቃቀ ማችን …ውጤታማነት ያድጋል

የሚሰጡ አገልግሎቶች… ይሻሻላሉ

ክህሎት ካደገና የተክኖሎጂ

… አጠቃቀም ካደገ

የመረጃ ሥርዓትንማሻሻል

የትኩረትመስክ፣ አስተማማኝ ደህንነትውጤት ፣ በማንኛውም ቦታ አስተማማኝ፣ ወጥነት ያለውና በፊጠራ የታገዘ

የደህንነትና ኢሚግሬሽን አገልግሎት

የሠራተኞችን ክህሎትማሳደግ

የአገልግሎት ጥራትንማሻሻል

የፋይናንስ ምንጮችንማበራከት

ተደራሽነትን ማሻሻል

የአሠራር ቅልጥፍናንማሻሻል

የስትራቴጂ ግቦችምክንያትና ውጤት ትስስር

55

yST‰t½©þE ¥P ማዘጋጀት

56

የST‰t½ ጂ ¥P «q»¬ãC”- በሚከተሉት የስትራቴጂው አካላት መካከል ሚዛን እንዲኖርያግዛል፤ በፋይናንስና ፋይናንስ ነክ ባልሆኑ፣ በመጨረሻ እንዲሳኩ በታሰቡ ውጤቶችና ለውጤቱ መገኘት ምክንያት

በሚሆኑ፣ በአእምሯዊና ቁሳዊ ሃብት መካከል ሚዛን እንዲጠበቅ ያስችላል፣

yST‰t½©þE ¥P . . .

57

SlST‰t½©þW ፈጻሚዎችንና gùĆ y¸mlk ¬cWን xµ§T l¥St¥R l¥úwQ YrÄL#

ለዕሴት ፈጠራው አስተዋጽኦ የማይኖራቸውን ግቦች ለማስወገድና ትስስሩን የተሟላ ለማድረግ የሚያስፈልጉ አዳዲስ ግቦችን ለመጨመር

ይረዳል፣

yST‰t½©þE ¥P ÆH¶ÃT

58

ግቦችን ለማስተሳሰር ጥቅም ላይ የሚውሉ ቀስቶች ወደላይወይም/ እና ወደጎን የሚያመላክቱ ሆነው ትክክለኛውን የቀስት

አይነት ጥቅም ላይማዋላቸው፣ማፑ bMKNÃT bW«¤T የተmUገቡ kxND b§Y yST

‰t½©þÃêE GïC TSSR ሊያሳይ ይችላል፣yGïC TSSR b:Z sNslT :úb¤ l¬ይ xYgÆM#

ጥቅም ላይመዋል ያለባቸው ቀስቶች ጥቅም ላይመዋል የሌለባቸው ቀስቶች

yST‰t½©þE ¥P. . .

59

TSS„ kxND :Y¬ wd l¤§ :Y¬ têrDN œY«BQ/ሊዘል YC§L”” ሆኖም በመማማርና ዕድገት እይታ ስር ያሉ ግቦች

የሚመግቡት በውስጥ አሰራር ዕይታ ላሉት ግቦች ብቻ ነው፡፡XNd tÌÑ ÆHRY |bÍYÂNS wYM btgLUY´ :Y¬ SR

µlù ym=rš GïC bStqR qȆN wYM y¯N×> GBN y¥YmGB GB xYñRM””

bTSS„ mµkL mÌr_ (Dead End) wYM qSèCN wd¬C y¥mLkT hùn¤¬ xYñRM””

yST‰t½©þ ¥P xzg©jT . . .

60

የምክንያት-W«¤T TSSR መኖሩን ¥rUg_ የሚቻለው፡- k§Y wd ¬C SNwRD |XNÁT?´ እንዲሁም k¬C wd §Y |lMN?´ y¸L _Ãq½ bm«yQ ግቦችን ትክክለኛውን

አቅጣጫ በሚያሳይ ቀስት በማያያዝ ነው፤

ስትራቴጂ ማፑን ከታች ወደላይ በማንበብ የእሴት ፈጠራ ታሪኩን እንደገና መቃኘት፣

እንደአስፈላጊነቱ የውጤትና የምክንያት ትስስሩን ቅደም ተከተል ማስተካከልና አዳዲስ የሚጨመሩ ግቦች ካሉ ማዘጋጀት፣

የተገልጋይ ዕይታ

የፋይናንስ ዕይታ

የውስጥ አሰራር ዕይታ

የm¥¥RÂ XDgT ዕY¬

የትኩረት መስክ፡- ሁለንተናዊ የአገልግሎት ልዕቀትውጤት፡- በፈጠራ የታገዘ፣ ተደራሽነት ያለውና አስተማማኝ አገልግሎት

የቴክኖሎጂ አጠቃቀምን ማሳደግ

ዕውቀትና ክህሎትንማሳደግ

የአገልግሎት አሰጣጥንማሻሻል

የፋይናንስ ውጤታማነትንማሳደግ

የተገልጋይ እርካታንማሳደግ

ተደራሽነትን ማሳደግ

የስትራቴጂ ግቦችምክንያትና ውጤት ትስስር

61

yST‰t½©þ ¥P xzg©jT . . .

62

የt ጠቃለለ የተÌM የST‰t½©þE ¥P ማዘጋጀት፡- ለST‰t½©þÃêE የትኩረት mSኮች የተዘጋጁት GïC ተለይተው

እንዲጻፉ ማድረግ፣by;:Y¬W y¸gßù tdUU¸ ST‰t½©þÃêE GïCN ¥êê_Â

bÈM tq‰‰bþ yçnù GïCN ¥ዋሃድ (Affinity Grouping)btጠቃለለው የስትራቴጂ ማፕ lþµttÜ ያLÒlù ST‰t½©þÃêE GïC ን

ለብቻ b¥S¬wš /Parking Lot/ bmÃZ bydr©W l¸zU° GïC bmnšnT mgLgL””

የግቦች መግለጫ ማዘጋጀት፡፡

የተጠቃለለ ተቋማዊ ስትራቴጂ ማፕ

የተገልጋይ ዕይታ

የፋይናንስ ዕይታ

የውስጥ አሠራርዕይታ

የመማማርና ዕድገት ዕይታ

63

የየትኩረት መስኮች ስትራቴጂ ማፕ

ደረጃ አምስት

መለኪያዎችና ዒላማዎች

64

መለኪያዎችን ማዘጋጀት

65

የአፈጻጸም መለኪያዎች ምንነትና አስፈላጊነት የስትራቴጂያዊ ግቦችን ySk¤T dr© (W«¤T) lmmzN

y¸ÃSCሉ፣ytÌÑN ST‰t½©þ ያዊ ግቦች xfÚ™M lmk¬tL

y¸ÃSClù#bST‰t½©þ zmnù በታቀደውና እየተፈጸመ ባለው መካከል

ያለውን ልዩነት የሚያሳዩ፣tÌ¥êE W«¤¬¥ ነትና ቅልጥፍና bGLA y¸mlkTÆcW፣ yxfÚ™M xm‰R XMBRT ÂcW””

ምንነትና አስፈላጊነት

66

yxfÚ™M mlkþÃãC፡ m¿‰T ÃlÆcWN o‰ãC ምን ያህል sRtÂL?

(Effectiveness) ተገልጋዮችና የባለድርሻ አካላት ከስራዎቻችን ምን ያህል ተጠቃሚ ሆኑ? ተገልጋዮቻችን በምንሰጠው አገልግሎት በምን ያህል ረክተዋል? እና

o‰ãCN ምን ያህል bTKKL ¿‰N? wYM o‰ãCN XNÁT s‰N? (Efficiency)

ፕሮጀክቶቻችንንና ፕሮግራሞቻችንን በምን ያህል የተሻለ ሁኔታ መምራት ችለናል?

የሚሉትን m¿r¬êE _Ãq½ãC lmmlS ያግዛሉ”-

የአፈጻጸም መለኪያ ዓይነቶች የመለኪያ ዓይነት መግለጫ

የስኬት mlkþÃãC (Outcome Measures)

አገልግሎቱ ወይም ምርቱ የሚያስገኘው ጠቀሜታ የሚለካባቸው / አገልግሎቱ ወይም ምርቱ ለምን

ይሰጣል የሚለውን የሚመልሱ/ ናቸው፡፡

የምርት/ አገልግሎት mlkþÃãC (Output Measures)

የሚሰጠውን አገልግሎት ወይም ምርት የሚለኩ ናቸው፡፡

y£dT xfÚ™M mlkþ ÃãC (Process Measures)

የአፈጻጸም ቅልጥፍናን (Effeciency) y¸lkù ÂcW””

yGBxT mlkþÃãC (Input Meausres)

ምርትና አገልግሎትን ለመስጠት የሚመደብ ሀብትን ለመለካት የሚጠቅሙ ÂcW””

yPéjKT mlkþÃãC (Project Measures)

ከፕሮጀክት ወይም ከስትራቴጂያዊ እርምጃዎች ጋር የተያያዙ ወጪ፣ ጊዜና ጥራትን የሚለኩ ናቸው፡፡

67

የመለኪያ ምሣሌዎች

ዕይታ ስትራቴጂያዊ ግብ መለኪያ

የተገልጋይ/ደምበኛ

የተገልጋዮችን ተደራሽነትን ማሳደግ

የተገልጋዮች እርካታ ደረጃ በመቶኛ

የአገልግሎት ተደራሽነትን ማሳደግ

የአገልግሎት መስጫ ጣቢያዎች ቁጥር በመቶኛ

የተገልጋዮች ቁጥር እድገት በመቶኛ

ፋይናንስ/በጀት የሀብት አጠቃቀም ውጤታማነትን ማሳደግ

የቀነሰ የሀብት ብክነት በመቶኛ

ገቢን ማሳደግ የገቢ ዕድገት በመቶኛ

የመለኪያ ምሣሌዎች

ዕይታ ስትራቴጂያዊ ግብ መለኪያ

የውስጥ አሰራር

የአገልግሎት አሰጣጥ ቅልጥፍናን ማሻሻል

ለአገልግሎት ምላሽ መስጫ ጊዜ(reduced cycle time)

የአገልግሎት አሰጣጥ ጥራትን ማሻሻል

የሥራ ድግግሞሽ በመቶኛ(reduced rework)

መማማርናዕድገት

የሰራተኞችን ብቃትና ክህሎት ማሳደግ

ከፍተኛ የሥራ አፈጻጸም ያመስመዘገቡ ሰራተኞች ብዛት

(በመቶኛ)

ኢንፎርሜሽን ቴክኖዎሎጂን ማጎልበት

የቴክኖሎጂ አማካይ ዕድሜ

የመለኪያ ምሣሌዎች

ዕይታ ስትራቴጂያዊ ግብ መለኪያህዝብ የህዝብ ተሳትፎ ማሳደግ • በልማት፣መልካም አስተዳደርና በዲሞክራሲ ስርዓት

ግንባታ የተሳተፈ ህዝብ ብዛት• በዕቅድ ዝግጅት፣ አፈፃፀምና ግምገማ ዙሪያ

የተሳተፉ የህዝብ አደረጃጀቶች ብዛት• ¾Qw[}cu<” }dƒö KTdÅÓ ¾}²ÒÌ SÉ[¢‹ w³ƒ

¾Iw[}cu<” cLU“ ÅI”’ƒ TdÅÓ

በአካባቢ ሰላምና ፀጥታ የተዘጋጁ የመወያያ መድረኮች ብዛት

ፋይናንስ ውጤታማ የሃብት አጠቃቀምን ማሳደግ • የቀነሰ የሃብት ብክነት በመቶኛ

•¾Gwƒ U”ß KTðLKÓ ¾}²ÒÌ ýaË¡„‹ w³ƒ

¾¨<eØ ›c^` የ›ðíìU ክትትል 'ድጋፍ'ግምገማ“ Ów[ SMe ስርዓትን ማሻሻል • የክትትል፣ ድጋፍና ግምገማ ሽፋን በመቶኛ

• የግብረ መልስ ሽፋን በመቶኛ•fe~” ¾¡ƒƒM“ ÉÒõ Se}Òwa‹ ¾²[Ñ< ¾T>ÖkS< }sTƒ w³ƒ

አቅም ግንባታ ¾›S^` ና የፈጻሚ አቅም ማሳደግ ¾ƒUI`ƒ“ ¾[ÏU eMÖ“ °ÉM ÁÑ–< ›S^`“ ðíT>“ w³ƒ

የተፈጠረ ግንባር ቀደም የለውጥ ሰራዊት ብዛት

የመለኪያዎችመግለጫ /Measure Definition/ ማዘጋጀት

71

የመለኪያ መግለጫው ይዘት፡- የመለኪያ መጠሪያ የሚለካው ግብ መስፈሪያ (Unit of measure) ቀመር (formula) የቀመሩ መግለጫ (clarifications on the formula) የመረጃ ምንጭ (data source) መረጃው የሚሰበሰብበት ድግግሞሽ (collection frequency) መረጃውን የተነተነው/ ትክክለኛነቱን ያረጋገጠው

የመለኪያዎችመግለጫ

72

የመለኪያ መጠሪያ ፡- የፌደራል ታ ክስ GDP ጥመርታ

መለኪያው የተ ቀረጸበት ግብ

(Contributes to Objective)፡- ገቢን ማሳደግ

ቀመር (Formula)

የቀመሩ መግለጫ

(clarification on

the formula)

መስፈሪያ

(unit of

measure)

የመረጃ ምንጭ

መረጃው የሚሰበሰብበት

/ሪፖ ር ት የሚደረግበት /

ድግግሞሽ

(Collection/Reporting

ferequency)

መረጃውን

የተ ነተ ነው /

ት ክክለኛነቱ ን

ያ ረጋ ገጠው

የተ ሰበሰበ ገቢ X 100

GDP

በፌደራል መንግስት

የተ ሰበሰበ ገቢ በክልሎች

የተ ሰበሰበው ን ገቢ (ብር )

አያካት ት ም

ገቢው ከታ ክስና ታ ክስ-ነክ

ያልሆኑ ገቢዎ ችን

በሙ ሉ ያጠቃልላል

መቶኛ የገቢ መሰብሰቢያ ሰነዶች

የገንዘብና ኢኮኖሚ

ልማት ሚኒስቴ ር

አመታ ዊ GDP ሪፖ ር ት

ስታ ት ስቲ ካል ቡሌቲ ን

አመት አንድ ጊዜ ዕቅድና ጥናት

ዳይሬክቶሬት

ዒላማዎችን ማዘጋጀት

73

የዒላማዎች (Targets) ምንነት ዒላማዎች ከእያንዳንዱ መለኪያ አንጻር የሚጠበቁ የአፈጻጸም ደረጃዎችን

የሚገልጹ ናቸው፡፡ በአሃዝ (Quantitatively) ሊገለጹ የሚገባቸው ሲሆኑ በቁጥር

(Number) ፣ በመቶኛ (Percent) ፣ በጥምርታ (Ratio) ፣ ወዘተ መልክ ይገለጻሉ፡፡

የሚጠበቁ የአፈጻጸም ደረጃዎችን (Thresholds) በመወሰን ተቋሙ በዋናነት መሻሻል ባለባቸው ጉዳዮች ላይ እንዲያተኩር ይረዳሉ፣

የላቀ አፈጻጸም ለማምጣት ፍላጎትና ተነሳሽነት እንዲኖር ያግዛሉ፣

y›þ§¥ qrÉ መርሆዎች፤

74

በዘፈቀደ የማይቀመጥ

ተቋማዊ አቅምን ታሳቢ ያደረገ

ምርጥ ተሞክሮዎችን መነሻ የሚያደርግ

የተገልጋዩን ፍላጎት የሚያሟላ

በጥረት ተደራሽና ተግባራዊ ሊሆን የሚችል

የአፈጻጸም ደረጃዎችን (Thresholds) የሚያሳይ

አዘገጃጀት . . .

75

የአፈጻጸም ደረጃዎችን (Thresholds) መወሰን የአፈጻጸም ደረጃዎችን መወሰን ሲባል አፈጻጸሙ

ዒላማውን የመታ (Good) ፣ ከዒላማው በታች ሆኖ ግን ትኩረት የሚያስፈልገው

(Caution) ፣ ዝቅተኛ ከመሆኑ የተነሳ አፋጣኝ የማስተካከያ እርምጃ

የሚያስፈልገው (Immediate Action) አፈጻጸምን በመመዘን አስፈላጊውን የማስተካከያ ( ቀጣይነት ያለው

ማሻሻያ) ወይም ምርጥ ተሞክሮን በተቋሙ ውስጥ የማስፋፋት እርምጃ በወቅቱ ለመውሰድ ይረዳል፡፡

የዒላማዎችመግለጫ

76

የዒላማ መግለጫው የሚከተሉትን ዋና ዋና ነጥቦች ሊያካትት ይችላል፡፡

መለኪያ ዒላማው የተመሰረተባቸው ምንጮች ተቋሙ አሁን ያለበት የአፈጻጸም ደረጃ (baseline) ዒላማው የሚሸፍነው ጊዜ የአፈጻጸም ደረጃ (thresholds)

የዒላማዎችመግለጫ

77

ግብ

መለኪያ

የአፈጻጸም መነሻ

(Baseline)

የዒ ላማው ምንጮች

የአፈጻጸም ደረጃዎች

(Thresholds)

ዒላማ

ቀይ ቢጫ አረንጓዴ

2003 2004 2005 2006 2007

ደረጃ ስድስት

ስትራቴጂያዊ እርምጃዎች

78

ስትራቴጂያዊ እርምጃዎችን ማዘጋጀት

79

የስትራቴጂያዊ እርምጃዎችምንነትና አስፈላጊነት

በተቋሙ የአፈጻጸም መነሻ (Performance Baseline) እና በዒላማዎች መካከል ያለውን ክፍተት ለመሙላት

የሚቀረጹ፣ ስትራቴጂያዊ ግቦችን በማስፈጸም ስኬታማነትን ለማረጋገጥ

የሚረዱ፣ ወደ ተግባር የሚቀየሩ፣ ትርጉም ያለው ተቋማዊ ለውጥ ለማምጣት ሰፊ ዕድል

የሚፈጥሩ የአጭርና የረጅም ጊዜ ፕሮጀክቶች ናቸው፡፡

የስትራቴጂያዊ እርምጃዎች ዋነኛ ምንጭ

80

የመንግስት ፕሮግራሞችና ፕሮጀክቶች፣ በወቅቱ ሃገራዊ የልማት ዕቅድ (GTP) ውስጥ የተካተቱ ፕሮግራሞችና

ፕሮጀክቶች፣ የተለያዩ የሴክተር ፓኬጆች (ለምሳሌ፡- የሴቶችና የወጣቶች ፓኬጅ፣

የትምህርት ጥራት ፓኬጅ፣ የጤናና የግብርና ኤክስቴንሽን ፓኬጆች፣ወዘተ)

የስትራቴጂያዊ እርምጃዎች አዘገጃጀት

81

ዕጩ ስትራቴጂያዊ እርምጃዎችን መለየት ስትራቴጂያዊ እርምጃዎችን መምረጥ ለተመረጡት ስትራቴጂያዊ እርምጃዎች መግለጫና ፕሮጀክት

ፕሮፋይል ማዘጋጀት፣ ከበጀት ጋር ማስተሳሰር ( አስፈላጊውን ሃብት መመደብ፣ ባለቤትመሰየም)

የፕሮጀክት መግለጫና ፕሮፋይልማዘጋጀት

82

የሰነዱ ይዘት ወሰን (Scope)- ስትራቴጂያዊ እርምጃዎች ምን ምን ጉዳዮችን

እንደሚያካትቱ ማመልከት፣ ጠቀሜታ (Importance)- ስትራቴጂያዊ እርምጃዎቹ

የሚፈጥሩትን መልካም አጋጣሚና የሚሸፍኗቸውን ስትራቴጂያዊ ግቦች ብዛት መዘርዘር፣

የሚጠበቁ ውጤቶች (Deliverables)- እርምጃዎቹን ተግባራዊ ለማድረግ የሚጠበቀውን ውጤትና የመጨረሻ ስኬቱን

ከወዲሁ ማሳየት፣ የሚከናወኑ ዝርዝር ተግባራት

የፕሮጀክት መግለጫና . . .

83

የሚያስፈልጉ ግብዓቶች (Inputs)- ስትራቴጂያዊ እርምጃዎቹን ተግባራዊ ለማድረግ የሚያስፈልጉ ግብዓቶችና የሚያስፈልገው በጀት

መለኪያዎችና ዒላማዎች ፈጻሚ አካላት የፕሮጀክቱ ባለቤት ( አስተባባሪ አካል)

ደረጃ ሰባት

ው.ተ. ስን ኦቶሜትማድረግ

85

የኦቶሜሽን ምንነትና አስፈላጊነት

86

የአፈጻጸም መረጃዎችን ከግለሰብ እስከ ተቋም ድረስ በተለያየ ደረጃ የመመዝገብ፣ የማሰባሰብ፣ የመተንተንና ጥቅም ላይ የማዋል ስራዎችን የሚያካሂድ፣

ስትራቴጂውን ለፈጻሚዎች፣ ለተገልጋዮችና ለባለድርሻ አካላት ቀላል በሆነ መንገድ ኮሚዩኒኬት የሚያደርግ አጋዥ መሣሪያ ነው፡፡

የኦቶሜሽን ምንነትና አስፈላጊነት

87

የው.ተ. ስ የመረጃ ስርዓትን በኦቶሜሽን መደገፍ የሚከተሉት ጠቀሜታዎች አሉት፡፡

የውጤት ተኮር ዕቅድ አፈፃፀም ቀጣይነት ያለው እና ቀልጣፋ እንዲሆን ለማድረግ የሚያስችል መረጃ ለማሰባሰብና

ለማሰራጨት፣ ትክክለኛውን ግብረ መልስ ከትክክለኛ ቦታ በተቀላጠፈ መልክለማግኘት፣

የመረጃ ልውውጥ ግንኙነት የቀለለና የሰመረ እንዲሆን ለማስቻል፣ የዕውቀት መማማርና ልውውጥ ለማፋጠን፣ የፈፃሚዎችን አቅም ለማጎልበት፣ የአፈጻጸም መረጃን በስእላዊና ስታቲስቲካዊ መግለጫዎችለማቅረብ፣

ሶፍትዌር መምረጥ

88

ለመጠቀም ቀላል የሆነ

ሙሉ ፓኬጆች የያዘ

በቁጥር የሚገለጹ እና የማይገለፁ

/quantitative and qualitative/ መረጃዎችን የሚይዝ

አስተማማኝና የመረጃ ደህንነቱ የተጠበቀ

በኦቶሜሽን ወቅት ትኩረት የሚሹ ቁልፍ ጉዳዮች

89

በመጀመሪያ የተቋሙ የመረጃና የሪፖርት ፍላጎትን ግልጽ ማድረግ፣ የተለያዩ የው.ተ. ስ ሶፍትዌር አማራጮችን መዳሰስ፣ መገምገምና

ተስማሚውን መምረጥ፣ ሶፍትዌሩ ጥሬ መረጃን ወደ ጠቃሚ ኢንፎርሜሽን መቀየር የሚችል

መሆኑን ማረጋገጥ፣ ሶፍትዌሩ የአፈፃፀም መረጃዎችን ለውሳኔ ሰጪዎች በሚፈልጉት

መልክ ማቅረብ የሚያስችል መሆኑን ማረጋገጥ፣ በተቻለ መጠን ሶፍትዌሩ ከሌሎች ተቋማት ጋር ትስስርን ለማድረግ

የሚስችል መሆኑን ማረጋገጥ፡፡

ደረጃ ስምንት

ስትራቴጂን በየደረጃውማውረድ

/Cascading/

90

91

ሥትራቴጂን ማውረድ /Cascading/ ሲባል ምን ማለት ነው?

ስትራቴጂን በየደረጃውማውረድ

92

ስትራቴጂን ወደ ፈፃሚ አካላት የማውረድ ምንነትG<K<U ðéT> አካላት ተገንዝበውት ¾°Kƒ }°Kƒ

Y^†¨< ”Ç=ÁÅ`Ñ<ƒ Te‰M � ማለት ነው፡፡ ስትራቴጂ በየደረጃው ላሉ አካላት የሚወርደው በስትራቴጂያዊ

ግቦች አማካይነት ነው፡፡ስትራቴጂን ወደ ፈጻሚ አካላት ማውረድ ሲባል የው.ተ.ስ ደረጃ ስድስት ከተጠናቀቀ በኋላ ስትራቴጂን እንደገና ማዘጋጀት ሳያስፈልግ ስትራቴጂያዊ ግቦችን ማውረድ ማለት ነው፡፡

…የማውረድ ምንነት...

93

ስትራቴጂ የሚያወርደው አካል የተቋሙን ስትራቴጂያዊ ግቦች መሰረት በማድረግ ለሚያዘጋጃቸው ግቦች

መለኪያዎችን፣ ዒላማዎችንና እንዳስፈላጊነቱ ስትራቴጂያዊ እርምጃዎችን ማዘጋጀት ይጠበቅበታል፡፡

eƒ^‚Í=ን ለðéT> አካላƒ ¾T¨<[ድ ›eðLÑ>’ƒ

95

የተቋሙን ራዕይ የጋራ በማድረግ ስትራቴጂውን በየደረጃው የሚገኙ ፈጻሚዎች የዕለት ተዕለት ተግባር ለማድረግ፤

ስትራቴጂ ተኮር የሆነ ¾Y^ vIM ለመገንባትና እያንዳንዱ ፈፃሚ አካል የመጨረሻውን ተቋማዊ ውጤት እያሰበ እንዲሰራ ለማድረግ፤

Tu[‰“ iMTƒ” � ስትራቴጂያዊ ውጤት Ò` ለTÁÁ´ ፈጻሚ ግለሰቦች ውጤት ባመጣምን ›Ñ—KG< /What is in

it for me?/ uTKƒ KT>Á’c<ƒ ØÁo ULi KSeÖƒ የተቋሙን ስትራቴጂ በመመንዘር በየደረጃው ካሉ ግቦችና

መለኪያዎች ጋር ለማስተሳሰር፤

ስትራቴጂን ወደ ፈጻሚ አካላት ማውረጃ ዘዴዎች

96

ስትራቴጂውን ማስረጽ (Spiritual Cascading) ግቦችን ለፈጻሚ አካላት ማውረድ

(Physical Cascading) ውጤትን ከሽልማት ጋር ማያያዝ /Reward/

ስትራቴጂውንማስረጽ (Spiritual Cascading)

97

በየደረጃው የሚገኙ አካላት ስትራቴጂውን

በእምነት፣ በዕውቀትና በባለቤትነት ስሜት

ተቀብለው በተሳካ ሁኔታ እንዲፈጽሙት ለማስቻል ነው ፡፡ በተጨማሪም የለውጥ ሃይሎ ” ‹ KTõ^ƒ የሚረዳ መሳሪያ ነ¨<::

ስትራቴጂውን ማስረጽ...

98

የማስረጽ ስራው፡- በትምህርትና ኮሚዩኒኬሽን ስራዎች የሚታገዝ፣¾›”É ¨pƒ Y^ w‰ ያልሆነ፣k×Ã’ƒ vK¨<“ ›ÖnLà uJ’ °pÉ ¾T>S^ ¾vI] K¨<Ø ማምጣት ላይ ያተኮረ

ሊJ” ÃÑvªM::

99

ግቦችን ለፈጻሚ አካላት ማውረድ(Physical Cascading)

100

ግቦችን ለፈጻሚ አካላት ማውረድ (Physical Cascading) ሲባል ምንማለት?

ለስራ ክፍሎች/ሂደቶች/ቡድኖች ማውረድ

101

ግቦችን የማውረጃ (Physical Cascading) አካሄዶች፡- በሴክተር ወይም በተቋሙ መዋቅር መሰረት ባሉ የስራዓይነቶች (Function) ፣

መምሪያ / ዲፓርትመንት ወይም የስራ ሂደት፣ በጂኦግራፊያዊ አቀማመጥ (Location)፣ ሁለቱን ወይም ሶስቱን አካሄዶች በማጣመር

ለስራ ክፍሎች/ሂደቶች/ቡድኖች …ማውረድ

102

የተk ሙ አደረጃጀት ግቦችን ለማውረድ ምቹ ካልሆነ መዋቅሩንበመፈተሽና ያሉትን የስራ ክፍሎች በማስፋት ወይም በማጠፍ፣ ሌሎች የስራ ክፍሎችን በመፍጠር፣

ለስትራቴጂ በሚመች መልኩ ማስተካከል ሊያስፈልግ ይችላል፡፡ የሚወርደው ግብ wd ›m¬êE yxfÚ™M XQD ytmnzr

mçN YñRb¬L””

የሚወርዱ ግቦችን መምረጫሞዴል/Template/

ተቋማዊ ስትራቴጂግቦች

ዋና የስራሂደት/ክፍል

1

ዋና የስራሂደት/ክፍል

2

ዋና የስራሂደት/ክፍል

3

ደጋፊ የስራሂደት/ክፍል

1

ደጋፊ የስራሂደት/ክፍል

2

1 X X

2 X X

3 X X X

4 X X

5 X X X

6 X X X

103

ለስራ ክፍሎች/ሂደቶች/ቡድኖች …ማውረድ

104

ተቋማዊ ስትራቴጂ ወደ ወሳኝ የስራ ሂደቶች ሲወርድ ተቋማዊ ግብን

ሳይቀየር እንዳለ የሚወሰድበት ሁኔታ ሊያጋጥም ይችላል፡፡

ይህን የበለጠ ግልጽ ለማድረግ የሚከተለውን የትራንስፖርት ድርጅት

ምሳሌ እንመልከት፡፡

ካስኬዲንግ ሰንጠረዠ 2ደረጃ እይታ ግብ መለኪያ ዒላማ

በመቶኛ

ተቋም ደንበኛ ምቹና አስተማማኝ የመጓጓዣ አገልግሎት ማሻሻል

በአማካይ የጨመር የህዝብትራንስፖርት

ተጠቃሚ

10

የሥራ ክፍል ደንበኛ ምቹና አስተማማኝ የመጓጓዣ አገልግሎት ማሻሻል

የመጓጓዣ አቅርቦትበመቶኛ

90

ቡድን ደንበኛ ምቹና አስተማማኝ የማጓጓዣ አገልግሎት ማሻሻል

በ24 ሰዓት ውስጥ ተጠግነዉ ለአገልግሎት

የተዘጋጁ መኪናዎችበመቶኛ

75

105

ለስራ ክፍሎች/ሂደቶች/ቡድኖች ማውረድ…

106

በሌላ መልኩ ተቋማዊ ስትራቴጂያዊ ግብን በየደረጃው ያሉ አካላት በቀጥታ ላይወስዱት ይችላሉ፡፡

ነገር ግን ግቡን በራሳቸው ቋንቋ /Business Language/ በመተርጎምና እንዴት ተፅዕኖ ማሳደር እንደሚችሉ በማገናዘብ ግቡን

ማውረድ ይጠበቅባቸዋል፡፡ ለአብነት የሚከተለውን ምሳሌ እንመልከት፡፡

ካስኬዲንግ ሰንጠረዥ 3ደረጃ ግብ መለኪያ ዒላማ ሰትራቴጂካዊ

እርምጃ

ተቋም የደንበኞችን ተደራሽነት ማሻሻል

የረኩ ደንበኞችበመቶኛ

85 ግብረመልስጥናት

የስራ ክፍል ደንበኞችን በሚገባ እንዲያገለግሉ የስራ

ክፍሉን አቅምማጎልበት

በዘመናዊ ቴክኖሎጂ

የተደገፉ የስራ ሂደቶች በመቶኛ

90 የዘመናዊ ቴክኖሎጂ ስልጠና

ፕሮጀክት

107

ለስራ ክፍሎች/ሂደቶች/ቡድኖች …ማውረድ

108

ደጋፊ የስራ ሂደቶችን በሚመለከት፡- ከተቋሙ ሰትራቴጂያዊ ግቦች በቀጥታ ማውረድ የሚችሉበት ሁኔታ ሊኖር

ይችላል፡፡ ሆኖም ደንበኞቻቸው የውስጥ ደንበኞች በመሆናቸው ስትራቴጂያዊ ግቦችን

በቀጥታ ማውረድ አስቸጋሪ ሊሆንባቸው ይችላል፡፡ ዋና የስራ ሂደቶች ስትራቴጂውን ካወረዱ በኋላ የዋና የስራ ሂደቶችን ፍላጎት

ግምት ውስጥ በማስገባት ግቦችን አዘጋጅተው ስምምነት ላይ እንዲደረስበት ያደርጋሉ፡፡

ለግለሰብ ፈጻሚዎች ማውረድ

109

ለግለሰብ ፈጻሚ የሚዘጋጀው ስኮርካርድ የሚከተሉትን ሊያካትትይችላል፡-

የስራ ክፍሉ/ ቡድኑ የቀረጻቸውን ግቦች ያሳካ ዘንድ ከግለሰቡ የሚጠበቀውን አስተዋጽኦ፣

በስራ ክፍል/ሂደት/ ቡድን ወይም በተቋም ደረጃ የተቀመጡ ስትራቴጂያዊ እርምጃዎች ( ልዩ ፕሮጀክቶች) እንዲፈጸሙ ለግለሰቡ ሊሰጥ የሚችለውን

ሃላፊነት፣ የግለሰቡን አቅም ለማሳደግ ከግለሰቡ ከራሱ የሚጠበቁ የአቅም ግንባታ

ስራዎች (Personal Development Plan)

ለግለሰብ ፈጻሚዎችማውረድ

110

ስትራቴጂውን ወደ ግለሰብ ፈጻሚዎች ማውረድ የሚከተሉት ጠቀሜታዎች አሉት፡-

ስለ ው.ተ. ስ በቂ ግንዛቤ እንዲኖራቸው፣ በተነሳሽነትና በቁርጠኝነት እንዲንቀሳቀሱ፣ የተቋሙና የስራ ክፍላቸው ውጤት ተኮር ዕቅዶች ያላቸውን ትስስር

አጥርተው እንዲያዩትና እንዲፈጽሙት፣ ከስትራቴጂው አንጻር እሴት የማይጨምሩ ተግባራት ላይ

እንዳያተኩሩ ያደርጋቸዋል፡፡

ራስን የማብቃት ዕቅድ (Self Development Plan)

ማዘጋጀት ራስን የማብቃት ዕቅድ ምንነት

ራስን የማብቃት ዕቅድ ሠራተኞች በስራ አፈጻጸም የራስን

ድክመትና ጥንካሬ በመለየት እንዲሁም በተቀናጀ የው.ተ.ስ

ምዘና በሚገኛው ግብረ- መልስ መሰረት የተለዩ ክፍተቶችና

ድክመቶች ለማሻሻል የሚረዱ እርምጃዎችን የማቀድና በዕቅዱ

መሰረት ለመተግበር የራሳቸውን ጥረት የሚያደርጉበት ተግባር

ነው፡፡ በአጠቃላይ ራስን የማብቃት ዕቅድ ሰራተኞች ቁልፍ ክፍተት/ ድክመት እና የሚወሰዱ እርምጃዎችን

በመለየትአዲስ ክህሎት እና ባህሪ እንዲላበሱ ወይንም ያለውን እንዲያዳብሩ ማድረግ ነው፡፡

እያንዳንዱ ሰራተኛ ራሱን ለማሻሻል የሚያቅዳቸው ግቦች የተቀk ሙን ራዕይ፤ ተልዕኮና ስትራቴጂዊ ዕቅድ ያገናዘበ መሆን ይጠበቅበታል፡፡

ራስን የማብቃት ዕቅድ ማዘጋጀት፣ ተግባራዊ ማድረግ ና ለውትን ገምግሞ ሪፖርት ማድረግ ሁሉም ሰራተኞች የሚመዘኑበት መስፈርት ነው፡፡

111

ቅጽ 007፡- ራስን የማብቃት ዕቅድሞዴል (Template)

አሁን ያለኝ ክህሎት/ ብቃትና

የአመለካከት ክፍተት

ራስን የማብቃት/ ማልማት

አለማዎቼምንድን ናቸው? ዓላማዎቼን

ለማሳካት

የሚከናወኑ ተግባራት

ዓላማዎቼን

ለማሳካት

የሚያስፈልግ

ድጋፍ/ሀብት

ዓላማዎቼን

ለማሳካት የተቀመጠ

ቀነ ገደብ

ዓላማዎቼን

ለማሳካት

የተከናወነበት ቀነ

ገደብ

ምድብ አንድ፡- የክህሎት ክፍተት

ዝቅተኛ የዕቅድ አዘገጃጀት

ክህሎት

የዕቅድ አዘገጃጀት ክህሎት

ማሳደግ

ዝቅተኛ የሪፖርት አጻጻፍ

ክህሎት

የሪፖርት አጻጻፍ ክህሎት

ማሳደግ

ዝቅተኛ የኮምፒተር

አጠቃቀም ክህሎት

የኮምፒተር አጠቃቀም

ክህሎትማሳደግ

ምድብሁለት፡- የአመለካከት ክፍተት

የተነሳሽነት/ ቁርጠኝነት ችግር የተነሳሽነት/ ቁርጠኝነትን

ማሳደግ

የአገልጋይነት ስሜትማጣት የአገልጋይነት ስሜትን

ማሳደግ

ራስን የመምራትና በራስ

የመተማመን ችግር

ራስን የመምራትና በራስ

የመተማመን ክህሎት

ማሳደግ

ያልዳበረ የሙያሥነ- ምግባር ክፍተት

ሙያሥነ- ምግባር

ክህሎትንማሳደግ

ግምገማው የተካሄደበት ቀን ------------------------------------------------

112

ው ጤትን ከሽልማት ጋር ማያያዝ /Reward/

113

yW«¤T t÷R ሥርዓት ›§¥ yx¿‰R ÆHLN mqyR ነው፤

¥br¬ÒN kW«¤T UR ¥ÃÃZ፡- ytÌÑ ST‰t½©þ b¿‰t®C zNድ TkùrT XNÄþÃgŸ፣ ST‰t½©þው tGƉêE XNÄþçN ÃSC§L””

¥br¬Òዎቹ kGïC múµT UR mÃÃZ YñRÆcêL፤ oR›ቱ btÌM# bùDN/GlsB fÚ¸ dr© bTKKL

mzRUtÜN ¥rUg_ FT¦êEnቱን ¥yT Y«YÝL””

ውጤትን ከሽልማት ጋር ማያያዝ...

114

የማበረታቻ ስርዓት በሚዘጋጅበት ጊዜ ትኩረት የሚሹ ነጥቦች ፡- የማበረታቻ አይነቱ ከመወሰኑ በፊት በተሸላሚውና በሌሎች ሰራተኞች

ዘንድ ያለውን አሉታዊና አዎንታዊ ተጽእኖ በሚገባ መረዳት ያስፈልጋል፤ የሚሰጠው እውቅናና ሽልማት ከተሸላሚዎች ፍላጎት ጋር የተጣጣመ

መሆን አለበት፤   እውቅናን በማበረታቻነት በምንጠቀምበት ጊዜ ከልብ በመነጨና

በተቋሙ ተቀባይነትና ተሰሚነት ባላቸው ሰዎች ተሳትፎ ቢሆንይመረጣል፤

ውጤትን ከሽልማት ጋር ማያያዝ...

115

ወቅቱን የጠበቀ፣ ትርጉም ያለውና እንዲመጣ ከሚፈለገው ባህሪ ወይም ውጤት ጋር የተሳሰረ መሆን አለበት፤

የእውቅናና ሽልማት ዓይነትን ለመወሰን በተለያዩ መንገዶች መረጃ ማሰባሰብ ጠቃሚ ነው፤

ቁሳዊ የሆኑ ሽልማቶችን ብቻ በተደጋጋሚ መጠቀም የማበረታታት አቅሙ ሊቀንስ ስለሚችል ሌሎችንም የማበረታቻ አይነቶች ቀላቅሎ መሄድ ያስፈልጋል፡፡

dr© z«Ÿdr© z«Ÿ

y¸²ÂêE S÷RµRD xfÉ{M y¸²ÂêE S÷RµRD xfÉ{M ክትትል እና ክትትል እና

GMg¥GMg¥

116

የክትትልና ግምገማ ምንነት ክትትል¾›”É }sU e^ በታቀደለት ፍጥነትና ጥራት እየተካሄደ መሆኑን

ለማረጋገጥ በተቀመጡ አመላካቾች ላይ S[Íን ue`¯ƒ ለመሰብሰብናKS}”}” የT>Áe‹M፣

KአS^a‹“ KvKÉርh አ"Lƒ uSŸ“¨” Là ÁK¨<” e^ u}kSÖ<ƒ

አSM"Œ‹ Óx‹“ u}SÅu¨< u˃ Sc[ƒ ¾}c^ SJ’<” KT[ÒÑØ �¾T>ÁÑKÓM፣

¾Kƒ ŸKƒ Y^ ‹ ”ȃ “ uU” õØ’ƒ� � � � ¾}Ÿ“¨’< � እ”ÅT>Ñ–< KT¨p ¾T>ÁÓ´፣

¾Y^ ›ðíìU Ö”"^“ Å"T ÑA•‹ን KSK¾ƒ“ K‹Óa‡U SõƒH@

KShƒ የሚጠቅም ዘዴ ’¨<::

የግምገማ ምንነት

118

የተቋሙን ስትራቴጂ ከትግበራ አፈጻጸም ጋር በማነጻጸር ያለውን ክፍተት የሚፈተሽበትና

የሚጠበቁ ውጤቶች መገኘታቸው የሚረጋግጥበት ሥርዓት ¾}s ሙ ስትራቴጂ ¾ ደረሰበትን የአፈጻጸም ደረጃ እና ስኬታማነት

ለማረጋገጥ ቀጣይነት ባለው መልኩ በተወሰነ የጊዜ ማዕቀፍ ውስጥ የሚካሄድ

በዋናነት በክትትል ወቅት ከተገኙ የአፈጻጸም መረጃዎች በመነሳትየሚከናወን፣

በተለያየ ደረጃ ( በተቋም፣ በሥራ ሂደት/ ክፍል፣ በቡድንና በግለሰብ ደረጃ ) ይካሄዳል

የክትትልና ግምገማ ዓላማዎች

119

የሥራ ውጤት መፈጸሙን ለማረጋገጥ፣ የዕቅድ አፈጻጸሞችን በመመዘን ጠንካራና ደካማ ጎኖችን ለመለየትናለማሻሻል፣

የስልጠና ፍላጎትንና የሚያሻሽሉ የእቅድ አፈጻጸሞችን በትክክል ለይቶ ለማወቅ፣

በውጤት ላይ የተመሰረተ ማትጊያና ማበረታቻ ለመስጠት፣ ተጨባጭ መረጃ ተመስርቶ ሚዛናዊ ውሳኔ እንዲሰጥ ለማስቻል

ነው፡፡

¾¡ƒƒM vI`Áƒ

¾TÁs`Ø H>Ń ’¨< G<MÑ>²?U ¾}Ÿሰ~ ‹Óa‹” Áe}"¡LM uƒÓu^ ¨<eØ ÁK<ƒ ›"Lƒ uS<K< ¾T>d}ñuƒ

’¨<::

የግምገማ መርሆዎች

121

ግልጽነት

አሳታፊነት

ወቅታዊነት

ሚዛናዊነት ወዘተ

የው.ተ. ስ ክትትልና ግምገማማን ያደርጋል

122

የሚከተሉት አካላት በክትትልና ግምገማ ውስጥ ይሳተፋሉ፡-

1. የተቋ ሙማናጅመንት ኮሚቴ

በየወሩ፣በየሩብ አመቱ፣ በየግማሽ አመቱ፣ በየ9 ወሩና በየአመቱ የተቋ ሙን የውጤት ተኮር

ዕቅድ አፈጻጸም በሚቀርብላቸው ሪፖርት ይገመግማል

2. ዳይሬክቶሬቶች/የስራሂደቶች/ክፍሎች

በየሳምንቱ፣ በየወሩ፣በየሩብ አመቱ፣ በየግማሽ አመቱ፣ በየ9 ወሩና በየአመቱ የክፍሉን

የውጤት ተኮር ዕቅድ አፈጻጸም ይገመግማል፣ያስተካክላሉ

3. ግለሰቦች

የየራሳቸውንና የስራ ባልደረቦቻቸውን አፈጻጸምና ሥነ- ምግባር በመገምገም

የው.ተ. ስ ሥርዓትን ለመገምገም የመረጃ አስፈላጊነት

123

የው.ተ. ስ ግንባታ ከተጀመረበት ጊዜ አንስቶ መረጃ የመያዝ ስራ በተገቢው የሚፈጸም ነው፣

ምዘና መዕቀፉን የተሟ ላ ለማድረግ በትግበራ ወቅት በቂ፣ ወቅታዊና ሁሉንም አካል በሚገባ

ያሳተፈ የመረጃ ስርዓት መዘርጋት አስፈላጊ ነው፣

በዚሁ መሰረት እያንዳንዱ አካል በመረጃ አሰባሰብ፣አያያዝ፣ ትንታኔና ትርጓ ሜ ከመረጃ

አመዘጋገብ፣ ሪፖርት አደራረግ እሰከ ምዘና ድረስ ያለውን ድርሻ በግልጽ ማመላከት

ይኖርበታል፣

የተሰበሰቡት መረጃዎች ወደ አፈጻጸም ድምዳሞና የምዘና ማጠቃለያ እንዲሁም ውሳኔ

ከመሄዱ አስቀድሞ ጥራታቸውን የተበቁ ስለመሆናቸው ማረጋገት ያስፈልጋል፣

መረጃን መሰረት በማድረግ ግብረ- መልስ መስጠት አስፈላጊ ነው፡፡

የምዘናና የግምገማ ሂደት ዋና ዋና ተግባራት

124

አጠቃላይ የምዘናና የግምገማ ሂደቱ የሚከተሉትን ዋና ዋና ሂደቶችን ይይዛል፡-

የምዘናና ግምገማ ማድረጊያ ጊዜ መወሰንና ማሳወቅ፣

የምዘና ነጥብ መስጫን መለየት፣

በየደረጃው ያለውን ፈጻሚ አካል ውጤት መመዘን፣

የስራ ክፍሎችን የአፈጻጸም ውጤት መመዘን፣

የተቋ ሙን አፈጻጸም ውጤት መመዘን፣

የግለሰብ ፈጻሚ የአፈጻጸም ውጤት መመዘን፣

የምዘና ውጤት መሰረት በማድረግ ቀጣይ እርምጃ መውሰድ

125

የተቋ ምና የስራ ሂደቶች አፈጻጸም በየሩብ አመቱ የሚከናወን ሲሆን፡-

የመጀመሪያው ሩብ አመት እስከ መስከረም 30 ቀን፣

የሁለተኛው ሩብ አመት አስከ ታህሳስ 30 ቀን፣

የሦስተኛው ሩብ አመት አስከ መጋቢት 30 ቀን

አመታዊ የአፈጻጸም ማጠቃለያ ምዘናና ግምገማ ከሰኔ 1 አስከ 15 ይካሄዳል፡፡

የግልሰብ አፈጻጸም ግምገማ በየ6 ወር የሚካሄድ ሲሆን፡-

የመጀመሪያ ግማሽ አፈጻጸም እስከ ታህሳስ 30 ቀን ባሉት ጊዚያት

የሁለተኛው ግማሽ አፈጻጸም እስከ ሃምሌ 15 ቀን ባሉት ጊዚያት

የአፈጻጸምምዘናና ግምገማማድረጊያ ቅደም ተከተል

126

1. የግለሰብ ፈጻሚ ምዘናና ግምገማ በቅድሚያ ይካሄዳል፤ ይህም

ለቡድን አፈጻጸም መነሻ ይሆናል፣

2. የቡድን የአፈጻጸም ምዘናና ግምገማ ይካሄዳል፣

3. በመቀጠል የስራ ክፍሎች የአፈጻጸም ምዘናና ግምገማ ያካሄዳሉ፣

4. በመጨረሻ በተቋ ም ደረጃ የአፈጻጸም ምዘናና ግምገማ

ይካሄዳል፡፡

በው.ተ. ስ አነማን ይገመገማሉ?

127

ተቋም

የስራ ሂደቶች/ክፍሎች

ቡድኖች

ኃላፊዎች

የቡድን መሪዎች/አስተባባሪዎች

ግለሰብ ፈጻሚዎች

በው.ተ. ስ ምን ይገመገማል?

128

በው.ተ. ስ የሚገመገመው የዕቅድ አፈጻጸም ውጤት፣የፈጻሚዎች ሰነ- ምግባርና

አመለካከትነው፡፡

ግምገማ ለማድረግ ከተቋ ም እስከ ግለሰብ ሁሉም አካል ዕቅድ ሊኖረው ይገባል፡፡ በመሆኑም

ተቋ ሙ በአመቱ ለመተግበር በግብ ያስቀመጣቸው የአፈጻጸም ኢላማዎች መሳካታቸውን

መሰረት በማድረግ እና ለመተግበር ያቀዳቸውን ፕሮጀክቶች ዕቅድ መሰረት ይገመግማል

ከስራ ክፍል እስከ ቡድን ያሉ አካላት በክፍላቸው በአመቱ ለመተግበር በግብ ያስቀመጣቸው

የአፈጻጸም ኢላማዎች መሳካታቸውን መሰረት በማድረግ እና ለመተግበር ያቀዳቸውን

የፕሮጀክቶች ዕቅድ መሰረት ይገመግማል

የግለቦች በሁለት ዋና ዋና ጉዳዮች ይገመገማሉ

129

1. በዕቅድ የተያዙ ተግባራት

ግብ ተኮር ተግባራት

ስትራቴጂካዊ እርምጃዎች/ ፕሮጀክቶች ዕቅድ ተግባራትእና

የግል አቅም ማጎልበቻ እቅድ ናቸው፡፡

2. ስነ- ምግባርና አመለካከት

የሚዘጋጁ እቅዶችም በየደረጃው የአፈጻጸም ስምምነት ሰነድ ይኖራቸዋል፡፡

1. ከስራ ሂደት እስከ ቡድን ያሉ የስምምነት ሰነድ የሚያካትታቸው

130

የተk ም ተልእኮ ራዕይና ዕሴቶች የተk ም ስትራቴጂያዊ የትኩረት መስኮች የስራ ክፍሉ ስኮር ካርድ / የወረዱ ስትራቴጂያዊ ግቦች፣መለኪያዎች፣ ኢላማዎችና ግቦችን ለማሳካት

የሚከናወኑ ተግባራት ከነአፈጻጸም ስታንዳርዳቸው/ ስምነቱን ያረጋገጠው ቀጥሎ ያለው ኃላፊ ፊርማ የስራ ክፍሉ ሃላፊ ስምና ፊርማ ይሆናል፡፡

2. በግለሰብ ደረጃ የሚዘጋጀው የስምምነት ሰነድየሚያካትታቸው፡- የግለሰቡ ሙሉ ስም፤ ሃላፊነትና የስራመደቡ መጠሪያ የአፈጻጸም ስምምነት ዘመን ለፈጻሚው የተሰጡ ግብ ተኮር ተግባራት የአፈጻጸም መለኪዎች፣ ኢላማዎችና ደረጃዎች ስራውን ለማከናወን የሚያስፈልጉ ተጨማሪ ዕውቀት፣ክህሎትና አመለካከት ስምነቱን ያረጋገጠው ቀጥሎ ያለው ኃላፊ ፊርማ የሰራተኛው ስምና ፊርማ ይሆናል፡፡

የግለሰብ ፈጻሚ ምዘናና ግምገማ

131

የግለሰብ ፈጻሚ ምዘናና ግምገማ የሚካሄደው በሦሰት አካላት ይሆናል፡፡እነዚህም በቅርብ አለቃ በሥራ ባልደረቦቹና በራሱ በግለሰቡ ናቸው፡፡

የኸውም፡- በተሰጡ ተግባራት አፈጻጸም ከ60 % የሚታሰብ፣ አመለካከትና ሥ- ምግባር ባህሪን ለመመዘን ከ40 % የሚታሰብ በቅርብ አለቃው ለግለሰብ የሚሰጥ ለአመለካከትና ሥነ- ምግባር ባህሪ አፈጻጸም ውጤት ከአጠቃላይ

ለአመለካከትና ሥነ- ምግባር ባህሪ አፈጻጸም ከተያዘው 15% በስራ ባልደረቦቹ የሚሰጥ ለአመለካከትና ሥነ- ምግባር ባህሪ አፈጻጸም ውጤት ከአጠቃላይ ለአመለካከትና ሥነ-

ምግባር ባህሪ አፈጻጸም ከተያዘው 15% በራሱ በግለሰቡ ለአመለካከትና ሥነ- ምግባር ባህሪ አፈጻጸም ውጤት የሚሰጥ ከአጠቃላይ

ለአመለካከትና ሥነ- ምግባር ባህሪ አፈጻጸም ከተያዘው 10% ይሆናል፡፡

የተግባር ምዘናው የሚያካትታቸው ጉዳዮችና የሚሰጣቸው ነጥቦች

132

ለግብ ተኮር ተግባራት 36 ከ 60

ለስትራቴጂያዊ እርምጃዎች 18 ከ 60

ለግል አቅም ማጎልበቻ ተግባራት 6 ከ 60

ስትራቴጂያዊ እርምጃዎች በተለይ በታች ባሉ የስራ ክፍሎች እንዲሁም በግለሰብ ፈጻሚ ደረጃ

በማመመኖሩበት ጊዜ ለስትራቴጂያዊ እርምጃ የተሰጠው ነጥብ 18 ከ 60 ለግብ ተኮር

ተግባራት በመደመር ግብ ተኮር ተግባራት

54 ከ 60 የሚሰት ይሆናል፡፡

በምዘናና ግምገማ ወቅት መታየት የሚገባቸው ጉዳዮች

133

ፈጻሚዎች ስለተግባርና ኃላፊነታቸው እና ስለ ሚጠበቅባቸው ውጤት በግልፅ መረዳትና የአፈጻጸም ግብረ- መልስ ቀጣጠጠነት ባለው መልኩ እንዲደደገኙ ይደረጋል፡፡

የአፈጻጸም ምዘናና ምዘናውን መሰረት በማድረግ የሚሰጡ ውሳኔዎች በጹሁፍ የተደራጁ የአፈጻጸም መረጃዎችን መሰረት ያደጉ ይሆናሉ

ምዘናዎች ተጨባጭንት ያላቸው የአፈጻጸም መረጃዎችን በመጠቀም ሲሆን ሳምንታዊ

የአፈጻጸም ክትትልም የሚከተሉትን የአፈጻጸም የመረጃ ምንጮችን ይጠቀማል፡- የፈጻሚው ግለሰብ ሳምንታዊ የአፈጻጸም ሪፖርት፣ በኃላፊው፣በፈጻሚው ግለሰብና በቡድን የሚያዙ የአፈጻጸም ማስታወሻዎች የስራ መርሀ ግብር እና ስትራቴጃዊ ግቦች አፈጻጸም ምዘና

ፈጻሚዎች የየዕለት ሥራቸውን ሪከርድ በማድረግ ለበላይ ኃለፊያቸው በየቀኑ ሪፖርት ያደርጋሉ

በምዘና ውጤት ላለ ቅሬታ ስለማቅረብ

134

በምዘናና ግምገማ ወቅት በተሰጠው ውጤት ምክንያት ቅሬታ ከተፈጠረና ቅሬታው በውይይት የማይፈታ ከሆነ ቅር ይተሰኘው ፈጻሚ ውሳኔውን ከሰጠው የቅርብ ኃላፊ አንድ ደረጃ ከፍ

ለሚለው ኃላፊ ቅሬታውን ማቅረብ ይችላል፣ በተሰጠው ውሰኔ ካልተስማማ በደረጃ ከፋ ላለው ለሚመለከተው ኃላፊ ማቅረብ ይችላል፡፡

የተጠቃለለ የሥራ አፈጻጸምምዘና አሰጣጥ ደረጃ አምስት - የላቀ የአፈጻጸም ደረጃ ሲሆን ከ95-100% የተጠቃለለ ምዘና ውጤትን ያመለክታል፣

ደረጃ አራት- ከፍተኛ የአፈጻጸም ደረጃ ሲሆን ከ90-94% የተጠቃለለ ምዘና ውጤትን ያመለክታል፣

ደረጃ ሶስት- አጥጋቢ የአፈጻጸም ደረጃ ሲሆን ከ70-89% የተጠቃለለ ምዘና ውጤትን ያመለክታል፣

ደረጃ ሁለት - በቂ የአፈጻጸም ደረጃ ሲሆን ከ50-69% የተጠቃለለ ምዘና ውጤትን ያመለክታል፣

ደረጃ አንድ- ዝቅተኛ የአፈጻጸም ደረጃ ሲሆን ከ50% በታች የተጠቃለለ ምዘና ውጤትን ያመለክታል፡፡

አመሰግናለሁ!