Buenas’prác,cas’en’materia’de’Archivos’ · 2015-05-22 · Buenas’prác,cas’en’materia’de’Archivos’!!! Taller&de&socialización&de&la&propuesta&de&! Ley&de&Archivos&en&Honduras&con&la&Administración&Pública&y&la

Buenas prác,cas en materia de Archivos

Taller de socialización de la propuesta de Ley de Archivos en Honduras con la Administración Pública y la

Sociedad Civil

Tegucigalpa, 15 de mayo de 2015 Beatriz Franco Espiño Ricard Pérez Alcázar

CONTENIDOS

1.  Buenas prácCcas

2.  Qué es la gesCón documental

3. Modelo de GesCón de Documentos de la RTA 3.1. Introducción 3.2. Marco conceptual 3.3. Contenidos del MGD 3.4. Implementación del MGD

Beatriz Franco Espiño Ricard Pérez Alcázar

BUENAS PRÁCTICAS EN ARCHIVOS


1. BUENAS PRÁCTICAS


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DEFINICIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS


Forma ópCma de ejecutar un proceso que puede servir de modelo para otras organizaciones.


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CONCEPTO DE BUENAS PRÁCTICAS



Es una iniciaCva, una políCca o un modelo de actuación exitoso que mejora, a la postre, los procesos y los resultados.

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CARACTERÍSTICAS DEL CONCEPTO DE BUENAS PRÁCTICAS



− Innovadora, desarrolla soluciones nuevas o creaCvas − Efec,va, demuestra un impacto posiCvo y tangible sobre la mejora

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CARACTERÍSTICAS DEL CONCEPTO DE BUENAS PRÁCTICAS



− Sostenible, por sus exigencias sociales, económicas y medioambientales pueden mantenerse en el Cempo y producir efectos duraderos − Replicable, sirve como modelo para desarrollar políCcas, iniciaCvas y actuaciones en otros lugares

ESTRUCTURA DE LAS FICHAS DE BUENAS PRÁCTICAS DEL MODELO DE GESTIÓN

1.  Descripción de la buena prácCca 2.  Recomendaciones 3.  Bibliogra^a 4.  Recursos 5.  NormaCva



2. QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL



DEFINICIÓN 1988. Diccionario de Terminología ArchivísAca, del Consejo Internacional de Archivos Ges,ón de documentos: Área de la gesCón administraCva encargada de conseguir eficacia y economía en la creación, mantenimiento, uClización y disposición de los documentos



DEFINICIÓN 1995. Diccionario de Terminología ArchivísAca, del M. de Cultura (España) Ges,ón de documentos, véase Tratamiento de documentos administra,vos: Conjunto de procedimientos u operaciones técnicas que, basados en el estudio y análisis de la producción, tramitación, uClización e información contenida en los documentos, Cene como resultado el establecimiento de normas sobre las transferencias, la eliminación y/o conservación permanente, y accesibilidad de las series documentales.



DEFINICIÓN 2001. ISO 15489-‐1:2001. Información y Documentación. GesAón de documentos. Parte 1: Generalidades Ges,ón de documentos Campo de la gesCón responsable del control sistemáCco y eficiente en la creación, recepción, mantenimiento, uClización, preservación y evaluación de documentos, que incluye procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia de las acCvidades y operaciones en forma de documentos, e información sobre éstas.



CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Un proceso en el que una serie de entrantes serán transformados en resultados operaCvos, desCnados a lograr la saCsfacción de los usuarios de un entorno dado, mediante el uso de unos recursos y controles específicos para su consecución y mantenimiento.



ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Entrantes: expectaCvas y necesidades informaCvas, documentos, legislación… Proveedores: organización y ciudadanía Controles internos: informes, auditores, indicadores de rendimiento, control de la ejecución, normaCva interna, manuales de procedimientos, cartas de servicios…



ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Controles externos: auditorías externas, reclamaciones ciudadanas, legislación… Recursos: humanos (archiveros, informáCcos, planClla), materiales (espacio, equipamiento), informa,vos (manuales, bibliogra^a, directrices) y financieros. Productos: elección del sistema, procesos esenciales, instrumentos de trabajo, planes operaCvos, formación orientada…



3. MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE LA RTA




3.1. INTRODUCCIÓN



PROYECTO DEL MODELO Comprensión del problema Acceso a la información administraCva à indicador del grado de transparencia y democracia de una sociedad Normalización de políCcas y procedimientos de la gesCón de documentos à protección y disponibilidad à eficaz y eficiente recuperación de la información. Leyes de Acceso a la Información à sistemas de gesCón para el buen gobierno. Controlar el flujo de la información, à provecho para Administraciones y ciudadanos



PROYECTO DEL MODELO Comprensión del problema Beneficios para las Administraciones:

§  Mayor calidad en la gesCón: sostenibilidad y conCnuidad del negocio

§  GesCón de recursos, de control de costes y de adecuación de servicios

§  Mayor capacidad en el cumplimiento con la legalidad §  Excelente posición ante todo Cpo de auditorias §  Aumento de la capacidad de toma de decisiones §  Mejora en el uso de las infraestructuras tecnológicas §  Reducción de información duplicada y solapada



PROYECTO DEL MODELO Comprensión del problema Beneficios para los ciudadanos:

§  SaCsfacción del desarrollo de los derechos de acceso a la información y la cultura

§  Plazos acotados

§  Refuerzo legislaCvo



PROYECTO DEL MODELO Niveles de implementación Reflejo y respeto por la diversidad de polí,cas archivís,cas, nacionales y regionales Visión integral de los disCntos ámbitos de la gesCón documental: sistema de gesCón de documentos debe facilitar yconservación y disponibilidad aplicar decisiones relaCvas a la de los documentos en cualquier momento de la vida de los mismos



PROYECTO DEL MODELO Metodología

§  IdenCficación de modelos internacionales de buenas prácCcas Búsqueda de respuestas a los diferentes tratamientos archivísCcos parciales

§  Recopilación de información mediante cuesConarios §  EnCdades involucradas en el proceso de la gesCón

documental: archivos, técnicos y normas §  Conceptos imprescindibles: normalización, accesibilidad,

disponibilidad, interoperabilidad y seguridad




3.2. MARCO CONCEPTUAL



Polí,ca

Responsabilidades

Requisitos Procesos

Instrumentos

Mejora

GESTIÓN DOCUMENTAL



POLÍTICA

Las organizaciones deben establecer, mantener y

promulgar una políCca de gesCón de documentos, con el

fin de asegurar que se cubren sus necesidades de

información y rendición de cuentas.

Debe adaptarse y aprobarse en el nivel más alto de la

organización y promulgarse en toda la organización.



RESPONSABILIDADES ¿Quién hace qué?

Archiver@s

•  El diseño, la implementación, y el mantenimiento de sistemas

y procedimientos

•  La formación de usuarios

PolíCcos / EjecuCvos

TICs / Administradores de sistemas

Emplead@s



REQUISITOS Principalmente, la creación de documentos:

Ø  AuténCcos (que es lo que afirma ser, que ha sido creado o

enviado por la persona que afirma que lo ha creado o enviado; y

que ha estado creando o enviando en el momento que afirma

Ø  Fiables (cuyo contenido puede ser considerado una

representación completa y precisa)

Ø  UClizables, documento que puede ser localizado, recuperado,

presentado e interpretado.



INSTRUMENTOS

Necesarios para llevar a cabo dichos procesos.

Podemos destacar:

Ø  Cuadro de clasificación basado en las acCvidades

Ø  Calendario de conservación de series documentales

Ø  Tabla de acceso y seguridad

Ø  Glosario de vocabularios controlado

También hay herramientas no específicas de la gesCón documental pero que

nos sirven para determinadas operaciones, como por ejemplo:

Ø  Análisis del marco normaCvo

Ø  Análisis de riesgos



MEJORA

A través de la supervisión y la auditoría.

Cualquier modelo de gesCón se debe poder evaluar para

garanCzar que los procedimientos y procesos de los

sistemas de gesCón de documentos son conformes y se

obCenen los resultados previstos.





Análisis de fuentes de información relevantes

Fuentes de información internas Personal de la

organización

Fuentes de información externas

• InvesCgación previa sobre requerimientos funcionales • Análisis llevado a cabo para el diseño e implementación de otros sistemas de información • Tablas de disposición / Calendarios de conservación • PolíCcas corporaCvas, guías internas, manuales de procedimiento, programas de control de calidad, etc.

• DirecCvos • Personal técnico

(archiveros / gestores

documentales)

• Gestores • Encargados del control

de calidad

• Legislación que afecte a la organización • Normas internacionales de gesCón de documentos • Las mejores prácCcas de gesCón de documentos




3.2. CONTENIDOS DEL MGD



MODELO DE

GESTIÓN

GUÍAS DIRECTRICES

RETROALIMENTACIÓN BUENAS

PRACTICAS



VALORES QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA

PolíCca NormaCva Personal Recursos

Instrumentos o herramientas



DOCUMENTOS DEL MODELO

LOGOTIPO TIPO DE DOCUMENTO DESTINATARIOS

Modelo de GesCón Documental y Administración de Archivos

(Documento marco)

Todos

Guías de implementación de políCcas (Guías gerenciales)

Principales: A y B Secundarios: C

Guías de implementación de procesos y controles de la gesCón de documentos (Guías operacionales)

Principales: B y C Secundarios: D

Directrices

Principales: C y D



DEFINICIÓN DESTINATARIOS DEL MODELO

A Alta dirección: persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel

B Coordinación de la implementación del SGD: personas designadas por la alta dirección para coordinar la implementación del SGD, tanto a nivel gerencial como operacional. B.01. Representante de la alta dirección: representante específico de la dirección que lidera y se responsabiliza de la implementación del SGD B.02. Representante de la ges,ón documental: persona designada por la alta dirección para implementar el SGD a nivel operacional. Incluye a los responsables principales de las insCtuciones archivísCcas.

C Técnicos encargados de la implementación del SGD C.01. Profesionales de la ges,ón de documentos: personas encargadas de establecer las políCcas, procedimientos y normas generales, e implementar los procesos y controles de la gesCón de documentos C.02. Profesionales con obligaciones específicas en relación con los documentos: profesionales de las áreas de gesCón de riesgos, auditoría, tecnologías de la información y seguridad de la información

D

Usuarios internos D.01. Jefes de unidades de ges,ón: personas responsables de garanCzar que el personal a su cargo crea y manCene documentos como parte integrante de su trabajo y de acuerdo con las políCcas, procedimientos y normas establecidas D.02. Resto del personal: personal que crea, recibe y manCene documentos como parte de su labor diaria

E Usuarios externos: usuarios de los servicios de archivo, ajenos a la organización (ciudadanos)

Alta dirección

Coordinadores

Técnicos

Usuarios internos

Usuarios externos

De s,na t a r i o s d e l Mode l o



GUÍAS DE IMPLEMENTACIÓN

•  Establecen las líneas generales de actuación que han de seguirse para implementar el MGD

•  Los procesos no son estáCcos ni rígidos, es necesario asumir el dinamismo y la parCcularidad como caracterísCcas básicas de la implementación

•  Se pueden entender por separado



Guías de implementación gerenciales

(guías de polí,cas)

Ofrecen a la alta dirección y a los responsables de coordinar la

implementación del MGD las líneas generales de actuación y los

compromisos necesarios para diseñar e implantar la políCca de

gesCón de documentos y archivo de la organización y otras

políCcas transversales de alto nivel en su verCente documental,

que permitan implementar el MGD de la RTA



Guías de implementación de procesos y controles

(guías operacionales)

Ofrecen a los coordinadores técnicos encargados del SGD las líneas

generales de actuación y los compromisos necesarios para implementar

los procesos y controles técnicos del MGD de la RTA.



Directrices

Documentos explicaCvos desCnados a facilitar la implementación de

determinados compromisos o grupos de compromisos definidos en las

guías de implementación (no Cenen por qué corresponderse exactamente

con cada línea de actuación: pueden tratar sobre una parte de los

compromisos de las mismas; o cubrir los compromisos de varias líneas).

Se trata de pequeños “manuales” centrados en un tema y estructurados de

forma más libre.



DOCUMENTOS DEL MODELO. ESTRUCTURA BÁSICA

Cada documento Cene enCdad y senCdo en sí mismo, siendo perfectamente comprensible de forma aislada. En líneas generales, se estructuran de la siguiente manera:

Primer bloque

Segundo bloque

Compromisos y niveles de implementación del modelo Relación con otros documentos del modelo y referencias




Primer bloque

Tanto las Guías de implementación como las Directrices cuentan

con un primer bloque (“Presentación y objeCvos”) de contenidos

similares: •  Breve presentación •  Finalidad •  DesCnatarios •  Alcance y contenido •  Documentos relacionados




Segundo bloque El contenido sustanCvo de Guías y Directrices se desarrolla a conCnuación del mencionado primer bloque.

•  Las Guías cuentan con una estructura más rígida, organizada en líneas de actuación en las que se agrupan los disCntos compromisos, en forma de lista numerada Cuadro de actuaciones

•  En las Directrices, la estructura es más libre. Se desarrollan las claves para cumplir con los compromisos establecidos en las líneas de actuación enumeradas en la Guía de Implementación correspondiente Cuadro de Compromisos de Cumplimiento




Compromisos y niveles de implementación del modelo

Las Guías incorporan, al final del segundo bloque, una tabla o resumen con los compromisos por línea de actuación y los niveles. La estructura en líneas de actuación y la disposición en lista ordenada de los compromisos permite definir más fácilmente los disCntos niveles de implementación de los mismos. En las Directrices se incluye un cuadro con los compromisos y ejemplos de cómo cumplir dichos compromisos.




Relación con otros documentos del modelo y referencias

Tanto las Guías como las Directrices cuentan con un apartado de documentos relacionados Puede haber referencias cruzadas entre documentos, aunque formen parte de Guías diferentes. Los documentos incluyen, en su parte final, un apartado de referencias. Asimismo, cuentan con un glosario de términos.



Documentos del Modelo

Modelo de Ges,ón de Documentos

Polí,ca de ges,ón

Gobierno abierto

Administra-‐ción

electrónica

Valoración

Control intelectual y

de representa-‐

ción

Control de acceso

Control fsico y

conservación

Guía de servicios de archivo

Líneas de actuación

Compromisos Compromisos Compromisos

Pasos Pasos Pasos Pasos Pasos Pasos Pasos Pasos Pasos

Compromisos Compromisos Compromisos

Planes estratégicos G01/D01/G

Roles, responsabilidades y competencias G01/D03/G

Normalización y análisis de procesos

G01/D02/G

Indicadores de evaluación G01/D05/G

POLÍTICA DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS G01/G

Requisitos para un SGD G01/D03/G



Acceso a los documentos públicos G02/D01/G

Reu,lización de la información G02/D03/G

Transparencia ac,va y datos abiertos G02/D02/G

Par,cipación pública y colaboración: Archivo 2.0 G02/D04/G

GOBIERNO ABIERTO Y

TRANSPARENCIA

G02/G



Interoperabilidad G03/D01/G

Administración de documentos electrónicos G03/D03/G

Seguridad de la información G03/D02/G

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

G03/G



Iden,ficación y clasificación G04/D01/O

Descripción G04/D02/O

CONTROL

INTELECTUAL Y REPRESENTACIÓN

G04/O



Instrumentos para la valoración G05/D01/O

Eliminación de documentos G05/D03/O

Transferencia de documentos G05/D02/O

VALORACIÓN

G05/O



Análisis de accesibilidad legal G06/D01/O

Restricciones y controles de acceso G06/D03/O

Ges,ón de las solicitudes de acceso G06/D02/O

CONTROL DE ACCESO G06/O



Plan Integrado de conservación G07/D01/O

Ges,ón de con,ngencias G07/D03/O

Custodia y control de las instalaciones G07/D02/O

CONTROL FÍSICO Y CONSERVACIÓN

G07/O



Atención a la Administración G08/D01/O

Difusión G08/D03/O

Atención al público: servicio de referencia G08/D02/O

GUÍA DE SERVICIOS DE ARCHIVO G08/O



ANEXO I DIAGNÓSTICO POR PAÍS. RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS

ANEXO II

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN

ANEXO III GLOSARIO




3.4. IMPLEMENTACIÓN DEL MGD



Modelo de implementación modular, gradual y flexible.

o  Modular: se arCcula a través de una serie de compromisos agrupados en torno a líneas de actuación temáCcas plasmadas en guías; para facilitar la adopción de esos compromisos, se proporciona una documentación básica (directrices) que recoge las mejores prácCcas idenCficadas en la materia.

o  Gradual: cada línea de actuación contempla tres niveles de mejora para la consecución de los compromisos (básico, intermedio y avanzado).

o  Flexible: el modelo supone un esquema teórico ideal basado en compromisos generales; resultará necesario, en cada caso, adaptar su implementación a la diversidad de las políCcas nacionales y regionales de los países integrantes en la Red y de las normas, legislación y reglamentos vigentes en los respecCvos ordenamientos jurídicos



Principales obje,vos del proyecto en esta segunda fase: -‐  Diseñar y poner a disposición de la comunidad nuevas herramientas que

faciliten la implementación del modelo, especialmente en los proyectos piloto de implementación del MGD que se aprueben.

-‐  Determinar una serie de recomendaciones que permitan monitorear estos proyectos piloto y mejorar, en general, los procesos de evaluación interna y, en su caso, externa, del grado de implementación del modelo.

-‐  Llevar a cabo un seguimiento de los proyectos piloto que permita enriquecer el MGD a parCr de sus hallazgos.



MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA

Obje,vos de los proyectos piloto

Ajustados en el Cempo

Mensurables Concretos

Realistas

Consensuados

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA

1.   Captación de información

Entrevistas de trabajo Encuestas Información previa

1. Captación de información:

•  IdenCficación de los requerimientos documentales y técnicos

•  IdenCficación de los agentes que actúan en los procesos o

acCvidades documentales

•  IdenCficación de los sistemas implicados

•  IdenCficación de los procesos a implementar



2. Análisis y diagnós,co

Detección de necesidades

Análisis de la información

Información analizada



2. Análisis y diagnós,co:

•  Grupos de trabajo y necesidades de comparCción de información

•  Detección de flujos de información basados en procesos

•  IdenCficación de sistemas de procedencia de la información y

análisis de la documentación generada

•  Descripción de la situación, idenCficación de problemas y

necesidades



3. Diseño e implementación

Propuesta de normalización

Recomendaciones Implementación



3. Diseño e implementación

•  Definición de recomendaciones generales y específicas

•  Propuesta de normalización de criterios y procesos

•  Proyecto de diseño de implementación



Modelo de GesCón Documental y Administración de Archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública

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