Bürgernahe Sprache in der Verwaltung V08_2005. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Als MitarbeiterIn der Hochschulverwaltung stehen Sie wahrscheinlich

Bürgernahe Sprache in Bürgernahe Sprache in der Verwaltungder Verwaltung

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Bürgernahe Sprache in der Verwaltung

Als MitarbeiterIn der Hochschulverwaltung stehen Sie wahrscheinlich häufiger diesem Konflikt gegenüber: Behördliche Schreiben sollen einerseits den Sachverhalt und die rechtliche Situation richtig wiedergeben, andererseits aber auch verständlich formuliert und übersichtlich sein.

Unter dem Stichwort „Bürgernahe Sprache“ versucht man, hier einen Mittelweg aufzuzeigen: Mit Hilfe einiger einfachen Regeln können behördliche Schreiben freundlicher, klarer und dennoch rechtlich korrekt formuliert werden. Gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern erbringt man auf diese Weise den entsprechenden Service, darüber hinaus erspart man sich selbst Rückfragen oder verärgerte Anrufe.

Oft reicht für eine bürgerfreundliche Sprache schon lediglich der Gedanke aus: „Was würde ich denken, wenn ich dieses Schreiben erhalten würde? Könnte ich den Inhalt des Schreibens nachvollziehen, wenn ich das Hintergrund-wissen zu dieser Thematik nicht hätte? Welche Fragen würden bei mir auftauchen?“

Diese Fragen sollten Sie sich grundsätzlich stellen, wenn Sie Schreiben entwerfen. Darüber hinaus soll Ihnen diese Präsentation einige Tipps geben, wie Sie Ihren Schreibstil ggf. noch verbessern können.

Viel Erfolg!

Anmerkungen zur Anwendung dieser Präsentation:

- Die Präsentation ist in folgende Punkte gegliedert1. Stil 2. Verständlichkeit3. Anrede Frauen – Männer4. Äußere Form

- Die Präsentation dauert ca. 45 Minuten. Es ist ratsam, nach ca. der Hälfte eine kurze Pause zu machen. Sie werden darauf hingewiesen, wenn Sie die Hälfte erreicht haben.

- Blättern Sie nicht nur die einzelnen Folien durch, sondern verwenden Sie den Präsentationsmodus.

- Einführend sind kurze Zusammenfassungen zu den Inhalten angeführt. Anschließend finden Sie einige anschauliche Beispiele dazu.

- Auf den meisten Folien wird links ein Feld erscheinen mit der Überschrift „statt so“. Lesen Sie sich die Beispiele durch und überlegen Sie, wie man dies besser formulieren kann. Beim

nächsten Mausklick erscheinen dann mögliche Antworten auf die Frage, die Sie mit Ihren Ergebnissen vergleichen können.

Anmerkungen zur Anwendung dieser Präsentation:

- Die Inhalte dieser Präsentation sind der Broschüre „Freundlich, korrekt und klar – Bürgernahe Sprache in der Verwaltung“ des

Bay. Staatsministeriums des Innern entnommen. Diese finden Sie unter „www.innenministerium.bayern.de/service/publikationen“

- Die Ausführungen sind z.T. der Allgemeinen Geschäftsordnung (AGO) und den Organisationsrichtlinien (OR) des Freistaats

Bayern entnommen.

Stil

Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 7Hauptabteilung I – Personal

Achten Sie auf einen freundlichen Ton!

Begegnen Sie den Bürgerinnen und Bürgern freundlich und mit Verständnis für Ihre Belange. Versetzen Sie sich in ihre Lage und

gehen Sie auf das ein, was der Empfänger vorgebracht hat.

• Verwenden Sie – soweit möglich – die Form der Bitte.

• Vermeiden Sie die Grundform des Verbs in Verbindung mit „zu“ und „haben“ (auch in Merkblättern).

• Auch ein gelegentliches „Danke“ trägt zu einem höflichen Stil bei.

Im Folgenden finden Sie Beispiele hierfür!

Freundlicher Ton Freundlicher Ton


Statt so…• Der Vordruck ist vom Antragsteller

auszufüllen.

• Alle für Sie zutreffenden Fragen haben Sie zu beantworten.

• Der Beamte hat den Vordruck entgegenzunehmen und zu prüfen.

• Der Wehrpflichtige hat sich zu melden.

• Die Unterlagen sind rechtzeitig eingegangen.

Besser so…• Bitte füllen Sie den Vordruck aus.

• Bitte beantworten Sie alle Fragen, die auf Sie zutreffen.

• Wir nehmen den Vordruck ent-gegen und prüfen ihn.

• Sie müssen sich melden.

• Wir danken Ihnen für die rechtzeitige Vorlage.... (soweit ein Dank tatsächlich angebracht ist)

Freundlicher Ton Freundlicher Ton


Statt so…• Das Ansinnen der Antragsteller

muss schärfstens zurückgewiesen werden. Es ist unerfindlich, wie ...

• Sie müssten doch eigentlich wis-sen, ...

• Bekanntlich ist es gesetzeswidrig, ...

• Wir sehen uns gezwungen, drastische Maßnahmen gegen Sie zu ergreifen.

• Es dürfte Ihnen wohl entgangen sein, ...

Besser so…• Wir haben Verständnis für die

schwierige Lage, in der Sie sich befinden. Ihrem Vorschlag können wir aber nicht folgen, weil ...

• Wie wir Ihnen bereits mitgeteilt haben, ...

• Es verstößt gegen § .... (Rechtsvorschriften benennen)

• Aufgrund dieses Sachverhaltes leiten wir die Zwangsvollstreckung ein. (Maßnahme konkret be-nennen).

• Sicherlich haben Sie übersehen, ...


Verwenden Sie einen persönlichen Stil!

Durch die persönliche Ansprache verhindern Sie bei den Bürgerinnen und Bürgern den Eindruck, das Objekt eines anonymen

Verwaltungsapparates zu sein!

• Wählen Sie die persönliche Anrede. Sprechen Sie die Bürgerinnen und Bürger im Text auch persönlich an. Verwenden Sie kein „man“ oder „jeder“.

• Schreiben an Privatpersonen erhalten eine Höflichkeitsanrede und eine Grußformel.

• Nehmen Sie Rücksicht auf die Sprach-, Lese- oder Verständnisfähigkeit der angesprochenen Person.

Persönlicher Stil Persönlicher Stil


Statt so…• Sehr geehrtes Ehepaar

Lüdenscheid,

• Im Übrigen gelten die durch Bescheid vom ... mitgeteilten Regelungen,

• Der Verkehrsteilnehmer, der mit seinem Pkw von links kam, ...

• Der Antragsteller hat ...

• Sehr geehrte Bauherren,

Besser so…• Sehr geehrte Frau Müller-

Lüdenscheid, sehr geehrter Herr Lüdenscheid,

• Bitte beachten Sie dazu auch die Regelungen, über die wir Sie in unserem Bescheid vom ... informiert haben und die weiterhin gelten.

• Sie kamen mit Ihrem Pkw von links ...

• Sie haben ...

• Sehr geehrte Damen und Herren,

Persönlicher Stil Persönlicher Stil


Statt so…

• Man kann ...

• Man muss damit rechnen, dass ...

• Jeder Antragsteller muss glaubhaft machen, dass ...

Besser so…

• Sie können ..., wir können ..., ich kann ...

• Sie müssen damit rechnen, dass ...

• Sie müssen glaubhaft machen, dass ...


Verwenden Sie Aktiv statt Passiv!

Passive Formulierungen verstärken den unpersönlichen Ton. Es bleibt zudem oft unklar, wer gehandelt hat oder handeln soll.

• Formulieren Sie aktiv und lebendig.

• Verwenden Sie dabei grundsätzlich den „Wir-Stil“

• Vermeiden Sie Ausdrücke wie „seitens“, „zwecks“ oder „ausweislich“

Aktiv statt Passiv Aktiv statt Passiv


Statt so…• Es wird vorgeschlagen ...

• Es wird angeordnet ...

• Durch diese Anleitung werden Sie informiert, wie ...

• Seitens des Landratsamtes kann dem Antrag nicht zugestimmt werden.

• Die Unterlagen werden Ihnen nach Eingang der Gebühren auf dem Konto der Staatsoberkasse zugesandt.

• Diese Aufwendungen können von den Einkünften abgezogen werden.

Besser so…• Wir schlagen vor ...

• Das Landratsamt ... ordnet an ... Wir ordnen an ...

• Diese Anleitung informiert Sie darüber, wie ...

• Das Landratsamt kann ... nicht genehmigen. Wir können Ihrem Antrag nicht zustimmen.

• Bitte überweisen Sie die Gebühren auf das Konto der Staatsoberkasse. Die Unterlagen senden wir Ihnen zu, sobald der Betrag bei uns eingegangen ist.

• Sie können diese Aufwendungen von Ihren Einkünften abziehen.


Verwenden Sie Verben statt Substantive!

Der verbale Stil ist der gesprochenen Sprache ähnlicher und damit verständlicher. Oft werden die Sätze durch den Verbalstil auch kürzer

und präziser.

Verben statt Substantive Verben statt Substantive


Statt so…• Mitteilung machen

• in Kenntnis setzten

• Entscheidung herbeiführen

• zum Abschluss bringen

• einer Prüfung unterziehen

• Möglichkeit eröffnen

• unter Bezugnahme auf

• Genehmigung erteilen

Besser so…• mitteilen

• informieren

• entscheiden

• abschließen

• prüfen

• ermöglichen

• wir beziehen uns auf

• genehmigen



Statt so…• Die Bauaufsichtsbehörde hat bei

der Entscheidung über die Zuläs-sigkeit eines Bauvorhabens ...

• Die Wirksamkeit des Fahrverbots besteht seit ...

• Bei der Verweigerung der schrift-lichen Erklärung zur Übernahme der Verpflichtung zur Reinigung durch den Schuldner kann der Stadtrat die vorzeitige Aufhebung des Vertrages beschließen.

Besser so…• Bei der Prüfung, ob das Bauvor-

haben zulässig ist, haben wir ...

• Das Fahrverbot ist seit ... wirksam.

• Der Schuldner verpflichtet sich schriftlich, die Reinigung zu übernehmen. Verweigert er das, so kann der Stadtrat den Vertrag vorzeitig aufheben.



Statt so…• Der Wortlaut des Beschlusses des

Kreistages des Landkreises Aschaffenburg hat folgende Fassung: ...

• Der am 20. März 2005 eingegan-gene Widerspruch gegen den Entzug der Erlaubnis zum Führen eines Kraftfahrzeuges auf öffent-lichen Straßen ...

Besser so…• Der Kreistag des Landkreises

Aschaffenburg hat beschlossen: ...

• Ihr Widerspruch gegen den Entzug der Fahrerlaubnis, der am 20. März 2005 eingegangen ist, ...


Seien Sie sparsam mit langen Sätzen!

Weitschweifigkeit ermüdet und ist schwer verständlich.

• Formulieren Sie so knapp wie möglich und so ausführlich wie nötig.

• Je länger ein Satz, desto übersichtlicher muss er gegliedert sein. Die Übersichtlichkeit der Sätze ist für ihre Verständlichkeit wichtiger als die Länge.

• Gliedern Sie Ihre Sätze nach Inhalten. Durch eine Gliederung wirkt der Text ruhiger und übersichtlicher.

Die richtige Satzlänge Die richtige Satzlänge


Statt so…

• Namen, Anschrift vollständig angeben. Datum, Aktenzeichen des Unfallberichts umgehend mitteilen. Gutachten beifügen. Zeugen möglichst genau benen-nen. Unfallhergang mit Skizzen erläutern. (Telegrammstil)

Besser so…

• Bitte übermitteln Sie uns folgende Angaben:

- Vollständiger Name und Adresse- Datum und Aktenzeichen des Unfallberichts- Gutachten- Name und Adresse der Zeugen (wenn bekannt)

- Skizze und Erläuterung des Unfallablaufs


Stellen Sie den Hauptsatz mit den wichtigsten Aussagen voran, dann folgt der

Nebensatz!

Der Leser ist zunächst daran interessiert, was man von ihm will oder wie sein Anliegen entschieden worden ist. Teilen Sie deshalb das

Wesentliche im ersten Satz mit.

Erst Hauptsatz, dann Nebensatz Erst Hauptsatz, dann Nebensatz


Statt so…• ... können von uns nach reiflicher

Prüfung und nach mehrmaliger Rücksprache mit dem Wasserwirt-schaftsamt nicht berücksichtigt werden.

• Die von Ihnen im letzten Brief, eingegangen am 19.08.2005, vorgebrachten, aber nicht ausführlich begründeten Beschwerden ...

• Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass kein Rechts-anspruch auf Erteilung einer Befreiung besteht.

Besser so…• Ihre ... können wir leider nicht

berücksichtigen. Wir haben Ihre ... eingehend geprüft und mit dem Wasserwirtschaftsamt abgestimmt.

• Die Beschwerden, die Sie in Ihrem Schreiben vom 19. August 2005 vorbringen, haben Sie nicht ausführlich begründet. (Neuer Satz)

• Ein Rechtsanspruch auf Befreiung besteht nicht.

Erst Hauptsatz, dann Nebensatz Erst Hauptsatz, dann Nebensatz


Statt so…

• Gemäß Art. 1, 2, 6, 8 des Kosten-gesetzes, KG, vom 20.02.1998 (GVBI S. 43, BayRS 2013-1-1-F), zuletzt geändert durch Gesetz vom 24.12.2002 (GVBI S. 937); Kostenverzeichnis Tarif-Nr. 2.II.6/1 (BayRS 2013-1-2-F), wird folgende Gebühr festgesetzt: 8 €

Besser so…

• Es wird eine Gebühr von 8 € fest-gesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 1, 2, 6, 8 des Kostengesetzes, KG, vom 20.02.1998 (GVBI S. 43, BayRS 2013-1-1-F), zuletzt geändert durch Gesetz vom 24.12.2002 (GVBI S. 937); Kostenverzeichnis Tarif-Nr. 2.II.6/1 (BayRS 2013-1-2-F).


Kein Amtsdeutsch, keine Pedanterie!

Aufgeblähte Formulierungen drücken ein unangemessenes Amtsgehabe aus.

Kein Amtsdeutsch, keine Pedanterie Kein Amtsdeutsch, keine Pedanterie


Statt so…• zu Verlust gegangen, verlustig

gegangen, in Verstoß geraten

• amtsseitig

• es wird anheim gegeben

• untunlich erscheinen

• Bezüge erfahren eine Minderung

• Entscheidungen gelangen zur Durchführung

• Im Behinderungsfalle wird der Widerspruchsführer gebeten, dies der unterfertigten Dienststelle mitzuteilen.

Besser so…• verloren

• das ...amt soll ...., das ...amt hat ...

• wir empfehlen, wir stellen frei

• nicht anzuraten

• Bezüge werden gemindert

• Entscheidungen umsetzen

• Sollten Sie an der Besprechung nicht teilnehmen können, dann verständigen Sie die Regierung bitte rechtzeitig.

Kein Amtsdeutsch, keine Pedanterie Kein Amtsdeutsch, keine Pedanterie


Statt so…• Die uns übersandten Unterlagen sind

als Anlage beigefügt.

• Ihr in dem oben genannten Schreiben angeführtes Argument

• Zur Aufklärung des vorbezeichneten Sachverhalts bitten wir Sie, nachfolgende Fragen möglichst eingehend zu beantworten ...

• Der Antragsteller und dessen Ehefrau

• Frau Müller und deren Tochter

Besser so…• Die Unterlagen, die Sie uns

übersandt haben, fügen wir unserem Schreiben bei.

• Ihr Argument

• Sie können zur Aufklärung des geschilderten Sachverhalts beitragen. Bitte beantworten Sie dazu die Fragen auf dem Frage-bogen.

• Der Antragsteller und seine Ehefrau

• Frau Müller und ihre Tochter

Verständlichkeit

Formulieren Sie kurz und präzise!

Behördliche Schreiben dienen vor allem der Information. Geben Sie das an, was für die angesprochene Person und für die Darstellung der

Rechtslage wichtig ist nach dem Motto „so kurz wie möglich, so lang wie nötig“.

• Beschränken Sie sich auf das Wesentliche.

• Verzichten Sie auf Vor- und Nachsilben sowie überflüssige Zusammensetzungen.

• Verzichten Sie auf Modewörter, Superlative und nichtssagende Füllwörter.


Kurz und präziseKurz und präzise


Statt so…• Danach war zu entscheiden, wie folgt:

• In der o.g. Angelegenheit ...

• Es besteht ein ursächlicher Kausalzusammenhang zwischen ...

• Zu unserer Entlastung senden wir die Unterlagen zurück.

• Ausnahmen dürfen nur für einen befristeten Zeitraum erteilt werden.

• Die Befreiung gilt für die Dauer von zwei Jahren.

• Das Führen von Hunden auf öffentlichen Wegen ist nur mit der Maßgabe gestattet, dass die Hunde an der Leine geführt werden.

Besser so…• --------- (entfällt)

• In dieser Sache ...

• Es besteht ein ursächlicher Zusammenhang zwischen ...

• Ihre Unterlagen erhalten Sie zurück.

• Ausnahmen dürfen nur befristet zugelassen werden./ Wir dürfen Ausnahmen nur befristet zulassen.

• Die Befreiung gilt für zwei Jahre.

• Hunde müssen auf öffentlichen Wegen an der Leine geführt werden.



Statt so…Vor- und Nachsilben:• einen Saal anmieten• eine Zweifelsfrage abklären• etwas andenken

Zusammensetzungen:• Fragestellung, Rückfrage• Aufgabenstellung• Zahlungsleistung• Rückerinnerung • zur Kenntnisnahme

• Aktenvormerkung• Rotwildringleiterdienstbesprechung

• Quadratmeteransatz• Eignungsfeststellungsverfahren• Lebensmitteluntersuchungsstelle

Besser so…

• einen Saal mieten• eine Frage klären• überlegen

• Frage

• Aufgabe• Zahlung• Erinnerung• zur Kenntnis,

mit der Bitte Kenntnis zu nehmen• Aktenvermerk• Dienstbesprechung für die Leiter der

Rotwildringe• Angesetzte Quadratmeter

• Eignungsprüfung• Lebensmittel-Untersuchungsstelle



Statt so…

Modewörter:

• nicht vermittelbar• wir halten es für darstellbar• im Fokus• fokussieren• anpeilen, anvisieren

Doppelter Superlativ:

• größtmöglichst• die idealste Art• optimalste Standortbedingungen

• einzigste Zeugin

Besser so…

• nicht zu vermitteln• wir halten es für möglich• im Brennpunkt, im Mittelpunkt• beleuchten, in den Mittelpunkt stellen

• anstreben

• so groß wie möglich• die ideale Art, die beste Art• sehr günstige, beste, optimale

Standortbedingungen• einzige Zeugin



Statt so…

Nichtssagende Füllwörter:

• unter Zuhilfenahme von• im Hinblick auf, hinsichtlich des• zwecks Einsicht• mittels• Fragen möglichst eingehend

beantworten

Eindeutigkeit:

• Datum siehe Poststempel

• Wir verweisen auf unser Schreiben vom ...

Besser so…

• mit• zu, über, wegen• zur Einsicht• mit, durch• Fragen beantworten

• München, den 05.01.2005

• Weitere Hinweise finden Sie in unserem Schreiben vom ..., Seite 3, im vorletzten Absatz.

Verwenden Sie geläufige Wörter und Ausdrücke!

Anders als im Gespräch hat die Leserin/der Leser nicht die Möglichkeit, unmittelbar Verständnisfragen zu stellen. Passen Sie daher die Wortwahl

der Sprach-, Lese- oder Verständnisfähigkeit der angesprochenen Person an.


Geläufige Wörter und AusdrückeGeläufige Wörter und Ausdrücke


Statt so…• Sie bedürfen hierzu eine

Bestätigung.

• Jemand muss eine Beschwer geltend machen.

• benummern

• die Verunfallte

• Blockbeschulung

• Sehhilfe

• zur Gänze

Besser so…• Sie benötigen hierzu eine

Bestätigung.

• Sie müssen darlegen, dass Sie in Ihren Rechten verletzt sind.

• nummerieren

• die Verunglückte

• Blockunterricht

• Brille, Kontaktlinsen

• ganz

Geläufige Wörter und AusdrückeGeläufige Wörter und Ausdrücke


Statt so…• Die durch den Verkauf der im

Kochunterricht hergestellten Speisen erzielte Einnahme ist gesondert abzugeben.

• Auf Grund einer in dem für die Eingruppierung maßgebenden Tätigkeitsmerkmal geforderten abgeschlossenen Berufsausbild- ung als ...

• Ihr Verhalten ließ zu wünschen übrig.

• Das Landratsamt lässt sich durch das Verwirrspiel des Bauwerbers nicht länger verschaukeln.

Besser so…• Geben Sie bitte den Erlös aus dem

Verkauf von Speisen, die im Koch-unterricht zubereitet wurden, gesondert an.

• Das Tätigkeitsmerkmal, das für die Eingruppierung maßgebend ist, setzt eine abgeschlossene Berufs-ausbildung als ... voraus.

• Wir können nicht akzeptieren, dass ...

• Das Landratsamt lässt sich durch Ihr Verwirrspiel nicht länger täuschen.

Sie haben ca. die Hälfte der Präsentation erreicht.

Kurze Pause?

Führen Sie Beispiele an!

Ein anschauliches Beispiel trägt wesentlich zur besseren Verständlichkeit bei.


BeispieleBeispiele


Statt so…

• Erstrecken sich die Katastrophen-schäden auf unmittelbar der Unter-bringung von Wirtschaftsgütern dienende Gebäudeteile?

• Besteht an dem Grundstück von Ihrer Seite ein dingliches Recht?

Besser so…

• Hat das Hochwasser Scheunen, Großviehställe, Maschinenhallen, oder sonstige Gebäudeteile be-schädigt, die unmittelbar zur Unterbringung von Wirtschafts-gütern dienen?

• Haben Sie an dem Grundstück ein dingliches Recht, d.h. sind Sie z.B. Eigentümer, Nießbraucher oder Hypothekengläubiger?

Vermeiden Sie Fremdwörter, Fachausdrücke und Abkürzungen!

Weder ein hölzener, altertümlicher Kanzleistil noch eine pseudowissenschaftliche Ausdrucksweise sind bürgerfreundlich.

• „Übersetzen“ Sie Fremdwörter. Erläutern Sie Fachausdrücke.

• Vermeiden Sie unnötige englischsprachige Begriffe. In Fachkreisen sind diese ggf. notwendig, im Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürger führen sie jedoch oft zu Unklarheit.

• Bezeichnen Sie Gleiches immer mit demselben sprachlichen Ausdruck.

• Verwenden Sie Abkürzungen nur, wenn sie allgemein üblich sind.


Fremdwörter, Fachausdrücke, AbkürzungenFremdwörter, Fachausdrücke, Abkürzungen


Statt so…• Gibt es manifeste Symptomatik für

verdichtungsorientierte Migrations-prozesse?

• Task Force

• Gender Mainstreaming

• outcomebasierte Politik

• meeting point

• support

• Service Center

• School, department

Besser so…• Gibt es offenkundige Anzeichen

für eine Zuwanderung in Ver-dichtungsräumen?

• Spezialeinheit

• geschlechtersensible Sichtweise

• ergebnisorientierte Politik

• Treffpunkt

• Unterstützung, unterstützen

• Beratungsstelle, Auskunft, Information

• Fakultät (einer Universität)



Statt so…

• Sollten Sie unser heutiges Schreiben unbeachtet lassen, sind wir verpflich-tet, Vollstreckungsmaßnahmen gegen Sie einzuleiten bzw. fortzu-setzen

Besser so…

• Wir empfehlen Ihnen dringend, Ihre Rechnung bis ... zu begleichen. Sollte Ihre Zahlung bis ... nicht eingegangen sein, müssen wir die Zwangsvollstreckung, in Ihrem Fall eine Pfändung, einleiten.



Statt so…

Gleiches Wort für gleichen Sachverhalt:Ansprüche auf Sachleistungen

Hierunter fallen alle Forderungen, die nicht auf Kapital, sondern auf eine Sachleistung gerichtet sind. Eine Sachforderung liegt immer dann vor, wenn ...

Abkürzungen

• Der VGH hat in seiner Entscheidung vom ...

• Der LPA ...

Besser so…

Gleiches Wort für gleichen Sachverhalt:Ansprüche auf Sachleistungen

Hierunter fallen alle Ansprüche, die nicht Geld, sondern Sachleistung betreffen. Ein solcher Anspruch liegt immer dann vor, wenn ...

Abkürzungen

• Der Bayerische Verwaltungsgerichts-hof (VGH) hat in seiner Entscheidung vom ...

• Der Landespersonalausschuss (LPA)

Rechtsgrundlagen

Die Angaben von Rechtsgrundlagen sind in behördlichen Schreiben meist unerlässlich. Denn die betroffenen Personen müssen die Möglichkeit haben, sich jederzeit selbst über Gültigkeit, Inhalt und Wortlaut von

Rechtsnormen zu informieren.Rechtsgrundlagen sollten jedoch so angegeben werden, dass sie für die

Bürgerinnen und Bürger nachvollziehbar sind und den Lesefluss nicht unnötig behindern. Ggf. müssen Rechtsgrundlagen auch näher erläutert

werden.

• Führen Sie die Fundstelle am Satzende in Klammern oder in einem neuen Satz an.

• Geben Sie beim erstmaligen Zitat die Überschrift, Kurzbezeichnung, Abkürzung, Datum und Fundstelle an. Bei weiteren Zitaten genügt die Abkürzung.

• Längere Verweise können auch in einem Merkblatt beigelegt werden. • Aber Vorsicht bei Übersetzungen: Der Sinn des juristischen Textes darf nicht

verfälscht werden.


RechtsgrundlagenRechtsgrundlagen


Statt so…

• Der geltend gemachte Anspruch auf ... wird von der Rechtsprechung im Übrigen nicht anerkannt.

Besser so…

• Bei unserer Entscheidung haben wir die Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichtes berücksichtigt. Dieses führt in seiner Entscheidung vom .... (BVerwGE 6 S. 204) aus: ....

RechtsgrundlagenRechtsgrundlagen


Statt so…

Beim ersten Vorkommen im Text:

Nach Art. 8 der Bayerischen Diszi-plinarordnung (BayDO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 15. März 1985 (GVBI S. 31, BayRS 2031-1-1-F), zuletzt geändert am 24.12.2002 (GVBI S. 962), wird eine Geldbuße in Höhe von ... festgesetzt.

Besser so…

Beim ersten Vorkommen im Text:

Ihnen wird eine Geldbuße in Höhe von ... auferlegt. Die Entscheidung beruht auf Art. 8 der Bayerischen Disziplinar-ordnung (BayDO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 15. März 1985 (GVBI S. 31, BayRS 2031-1-1-F), zuletzt geändert am 24.12.2002 (GVBI S. 962).

Bei weiteren Zitaten im Text reicht die Angabe der Kurzbezeichnung der Rechtsvorschrift ohne die Fundstelle, also z.B. ... nach Art. 8 BayDO ...

3. Frauen - Männer


Sprachlich gleichbehandeln – aber wie?


Bezeichnungen für EinzelpersonenBezeichnungen für Einzelpersonen

Statt so…• Der Antragsteller ist stets zuver-

lässig.

Es sind zwei Kinder aus der Ehe mit ... vorhanden. Martha S. ist auch im Elternbeirat und seit neun Jahren im Gemeinderat.

• Ausbildungsförderung wird auch geleistet, solange der Auszu-bildende infolge von Schwanger-schaft gehindert ist, ...

• die Gemeinde als Antragsteller

Besser so…• Die Antragstellerin, Frau Martha S.

geb. Müller, besitzt für den Gewerbe-betrieb erforderliche Zuverlässigkeit. Sie ist Mutter von zwei Kindern aus der Ehe mit ..., ferner Mitglied des Gemeinderats seit neun Jahren sowie des Elternbeirats der Hauptschule.

• Ausbildungsförderung wird auch geleistet, solange die Auzubildende infolge von Schwangerschaft gehindert ist, ...

• die Gemeinde als Antragstellerin


PaarformenPaarformen

Statt so…

• Die Präsidentin oder der Präsident und ihre Stellvertreterin beziehungs-weise ihr Stellvertreter oder seine Stellvertreterin beziehungsweise sein Stellvertreter werden jeweils für zwei Jahre gewählt.

Besser so…

• Die Präsidentin oder der Präsident werden für zwei Jahre gewählt. Das Gleiche gilt für ihre Stellvertretung.



Statt so…Für alle Beamtinnen und Beamten,

Arbeitnehmerinnen und Arbeit-nehmer wird grundsätzlich Teilzeit-beschäftigung zwischen 50 v.H. und 90 v.H. der regelmäßigen Arbeitszeit zugelassen. Den Wünschen der Be-amtinnen und Beamten, Arbeit-nehmerinnen und Arbeitnehmer wird im Rahmen des dienstlich Vertretbaren möglichst entsprochen. Jede Beamtin

und jeder Beamte, jede Arbeit-nehmerin und jeder Arbeitnehmer hat ein Recht auf Beratung über Voraus-setzungen, Folgen und Möglichkeiten von Teilzeitbeschäftigung. Beamtinnen und Beamte, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eignen sich für die Teilnahme an der Wohnraum- oder Telearbeit nur dann, wenn …

Besser so…Für alle Beamtinnen und Beamten,Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wird grundsätzlich Teilzeitbeschäftigung zwischen 50 v.H. und 90 v.H. der regelmäßigen Arbeitszeit zugelassen. Den Wün-schen der Beschäftigten wird im Rahmen des dienstlich Vertret-baren möglichst entsprochen. Jede Beamtin und jeder Beamte, jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeit-nehmer hat ein Recht auf Be-ratung über Voraussetzungen, Folgen und Möglichkeiten von Teil-zeitbeschäftigung. Beschäftigte eignen sich für die Teilnahme an der Wohnraum- oder Telearbeit nur dann, wenn …



Statt so…• Die Lehrerinnen und Lehrer

planen die Schulveranstaltung gemeinsam mit den Schülern.

• Nach bestandener Prüfung erteilt, dass Staatsministerium die Be-rechtigung zum Führen der Berufs-bezeichnung „Staatlich geprüfter Gebärdensprachdolmetscher“.

• Für die Bürgerin oder den Bürger, der oder dem juristische Fach-sprache nicht geläufig ist, ...

• Schüler/innen• Prüfer(innen)• LehrerInnen

Besser so…• Die Lehrkräfte planen die Schul-

veranstaltung gemeinsam mit den Schülerinnen und Schülern.

• Nach bestandener Prüfung erteilt das Staatsministerium die Be-rechtigung zum Führen der Berufs-bezeichnung „Staatlich geprüfte Gebärdensprachdolmetscherin” bzw. „Staatlich geprüfter Ge-bärdensprachdolmetscher“.

• Für die Bürgerinnen und Bürger, denen die juristische Fachsprache nicht geläufig ist, ...

• Schülerinnen und Schüler• Prüferinnen und Prüfer• Lehrerinnen und Lehrer


Neutrale BezeichnungenNeutrale Bezeichnungen

Statt so…

• der oder die Abgeordnete

• der oder die Angehörige

• der oder die Angestellte

• der oder die Beschäftigte

• der oder die Sachverständige

• der oder die Steuerpflichtige

• der oder die Vorgesetzte

Besser so…

• die Abgeordneten

• die Angehörigen

• die Angestellten

• die Beschäftigten

• die Sachverständigen

• die Steuerpflichtigen

• die Vorgesetzten


Neutrale BezeichnungenNeutrale Bezeichnungen

Statt so…

• Ausbildungsförderung wird auch geleistet, solange der Auszu-bildende infolge von Erkrankung oder Schwangerschaft gehindert ist, ... .

Besser so…

• Ausbildungsförderung wird auch geleistet, solange die Auszu-bildenden infolge von Erkrankung oder Schwangerschaft gehindert sind, ... (§ 15 Abs. 2a BAföG)

oder

Ausbildungsförderung wird auch geleistet, solange Auszubildende infolge von Erkrankung oder Schwangerschaft gehindert sind, ...


Neue FormulierungenNeue Formulierungen

Statt so…Direkte Anrede

• Die Bibliothek steht den Benutzern in der Zeit von .... bis ... zur Verfügung.

Verben

• Teilnehmer waren ... (Namen)

• Darlehensnehmer

Besser so…

• Die Bibliothek steht Ihnen in der Zeit von ... bis ... zur Verfügung

• Teilgenommen haben: (Namen)(Namen) haben teilgenommen

• Das Darlehen erhält: (Name)



Statt so…

• der Betroffene• der Stimmberechtigte• der Unbefugte• der Erziehungsberechtigte

• die Lehrer• der Fachmann• der Hilfsarbeiter• ein Putzmann• der Vertrauensmann• der Wähler• der/die Stellvertreter• der/die Prüfstellenleiter

Besser so…

• die betroffene Person• das stimmberechtigte Mitglied• die unbefugte Person• die erziehungsberechtigte Person

• die Lehrkräfte• die Fachkraft• die Hilfskraft• eine Putzhilfe• die Vertrauensperson• die Wahlberechtigten• die Stellvertretung• die Leitung der Prüfstelle



Statt so…

• Rat des Arztes

• einen Arzt hinzuziehen

• Der Antragsteller muss seine Angaben glaubhaft machen.

• Der Lehrherr hat dem Lehrling eine angemessene Ausbildungsver-gütung zu zahlen.

Besser so…

• ärztlicher Rat

• ärztliche Hilfeärztliche Beratung hinzuziehen

• Wer einen Antrag stellt, muss seine Angaben glaubhaft machen.Die Antragstellenden müssen ihre Angaben glaubhaft machen.

• Auszubildende erhalten eine angemessene Vergütung.

4. Äußere Form


GliederungGliederung

Achten Sie auf eine übersichtliche Gliederung!

• Teilen Sie in Einleitung, Hauptteil, Schluss.

• Formulieren Sie den Betreff stichwortartig als Kurzüberschrift.

• Gliedern Sie numerisch oder alphanumerisch.

• Fügen Sie Absätze, Zwischenüberschriften, Aufzählungen ein.

• Benutzen Sie Fragen (z.B. Was müssen Sie beachten? Welche Nachweise müssen Sie vorlegen?)

• Heben Sie Textteile hervor z.B. durch Unterstreichung, Fettdruck, Kursivdruck, gehen Sie jedoch sparsam mit Hervorhebungen um.


KurzüberschriftKurzüberschrift

Statt so…ßere Form• Vollzug des Allgemeinen Eisen-

bahngesetzes - AEG - vom 27. Dezember 1993 (BGBl I S. 2396), hier: Planfeststellung nach § 18 AEG für die Erneuerung der Eisen-bahnbrücke bei Bahn-km 31,635 der Bahnlinie ... bei gleichzeitigerÄnderung von Form und Quer-schnitt in ..., Landkreis ...

Besser so…

• Planfeststellung für die Erneuerung der Eisenbahnbrücke in ..., Land-kreis ..., bei Bahn-km 31,635 der Strecke ...


ArgumentationArgumentation

Achten Sie auf eine logische, nachvollziehbare Argumentation!

• Jeder gedankliche Schritt sollte folgerichtig auf das Informationsziel hinführen.

• Kein notwendiger Schritt zum vollständigen Nachweis darf fehlen (Argumentationslücke).

• Jeder Gedanke sollte nur einmal ausgesprochen werden.


Achten Sie auf korrekte Schreibweise und Grammatik!

Fehlerhafte Schreiben werfen oft ein ungünstiges Licht auf die Behörde. Inkompetenz oder Oberflächlichkeit werden unterstellt.

• Achten Sie auf die richtige Schreibweise des Namens/Straßennamens.

• Stehen persönliche Bezeichnungen in der Anschrift vor dem Namen, so treten diese in den Akkusativ bzw. Dativ (wegen des hinzugedachten „An den bzw. die, das“)


Korrekte Schreibweise und GrammatikKorrekte Schreibweise und Grammatik

Statt so…• Eheleute Gerhard M. Hofmann

• Herrn RegierungspräsidentDr. Stefan Schubert

falsche Schreibweise durch EDV-Einsatz

• Mueller-Grossensoest• Horst Schueuerhus

Besser so…• Frau Gisela Sanders-Hofmann

Herrn Gerhard M. Hofmann

• Herrn RegierungspräsidentenDr. Stefan Schubert

• Müller-Großensoest• Horst Schüürhus


Unterschrift/Angabe Namen

• Reinschriften sollen grundsätzlich eigenhändig unterschrieben werden. Die persönliche Unterschrift zeigt, dass Sie das Anliegen ernst nehmen. Kann die Reinschrift nicht unterschrieben werden, z.B. weil das Schreiben elektronisch erstellt und versandt wird, so soll dem Namen der Zusatz „gez.“ vorangestellt werden.

• Wiederholen Sie den Namen in Druckschrift. Dabei genügt die Angabe des Familiennamens, die Amtsbezeichnung kann, muss aber nicht angegeben werden.

• Geben Sie auf Briefbögen und Vordrucken den Namen der sachbearbeitenden bzw. auskunftsberechtigten Person in der Bezugszeile an. Stellen Sie dabei dem Namen die Bezeichnung „Frau“ bzw. „Herr“ oder den Vornamen an.


Eigenhändige UnterschriftEigenhändige Unterschrift

Statt so…• Herzog

• Karmann-Weber

Besser so…• Herr Herzog

oderRudolf Herzog

• Frau Karmann-Weberoder Anita Karmann-Weber


E-Mails

• Auch bei dienstlichen E-Mails sollten Sie nicht nachlässig sein. Für sie gelten dieselben Regelungen wie für sonstige dienstliche Schreiben.

• Wie bei Postkarten ist der Inhalt der E-Mails nicht geschützt. Vertrauliche Informationen dürfen Sie nur dann per E-Mail versenden, wenn durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Verschlüsselung) eine angemessene Datensicherheit gewährleistet ist.

Grundregeln:• Nennen Sie im Betreff stichwortartig den wesentlichen Inhalt.

• Geben Sie den Bezug zu vorangegangenen Schreiben oder Kontakten an (z.B. „zum Telefongespräch mit Fr. Weber am 18.03.2006“)

• Verwenden Sie Anrede und Schlussformel wie in Briefen.


EmailsEmails

Grundregeln (2):• Bringen Sie klar zum Ausdruck, welche Reaktionen Sie von den Empfängerinnen

und Empfängern erwarten (z.B. „Ich bitte Sie um Stellungnahme bis zum 31.07.2006.“ oder „Die Unterlagen übersenden wir zu Ihrer Information.“)

• Wenn Sie einer Email Anlagen beifügen, sollten Sie diese mit der vollständigen Bezeichnung im E-Mailtext auflisten (z.B. „Als Anlagen erhalten Sie: Protokoll der Besprechung vom 20.05.2005, Teilnehmerverzeichnis). Hilfreich sind außerdem nachvollziehbare Dokumentennamen, die auf den Inhalt schließen lassen (z.B. „protokoll_200505.doc“).

• Schließen Sie jede Email neben dem Gruß mit einer Signatur ab, die die wichtigsten Kontaktdaten enthält:

Gabi Mustermann

Hauptabteilung II – Prüfung und Praktikum

Hochschule für angewandte Wissenschaften FH, Munich University of Applied Sciences

Lothstr. 34

80335 München

Tel.: ++49-(0)89-1265 -8822

Fax.: ++49-(0)89-1265 -8811

URL: http://www.hm.edu

Geschafft!

Viel Spaß bei der Umsetzung!

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Bürgernahe Sprache in der Verwaltung V08_2005. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Als MitarbeiterIn der Hochschulverwaltung stehen Sie wahrscheinlich