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Office 2007 终极防护技巧全接触（上）
有无数种网络层机制可以帮助你保护文件安全，但实行多级安全防护仍是防止你的文件被篡
改或产生错误的最好方法。Office 2007 提供了几种数据保护性能，包括加密，对格式和编
辑限制，以及数字签名的使用。以下是如何实现这些保护措施的深入介绍。
在当今的商业环境中，我们期待从办公软件获得更多应用，而不仅仅是发送和接收电子邮件、
排版文档、制作电子数据表和创建幻灯片展示。我们还想要一种方式来保护文件免受未认证
的访问，恶意代码的渗透，以及与我们共享文件的人的滥用。
在现代网络应用中，有很多安全机制帮助保护我们的文件。防火墙帮助阻止来自文件存储网
络入侵者的访问。防病毒程序检查文档和电子邮件信息，防止病毒和其他 malware。
IPSec 能够用于加密数据，以便当其在跨网络移动中被捕获时，无法被查看。访问控制、文
件层许可、和 EFS 加密用于阻止机构中未经认证的人获得访问文件的权限。
但是最安全的战略是一种多层方式，层数越多越好。内置入现代操作系统的安全机制和网络
层保护，对于拥有额外保护的内置应用程序的也毫无害处。Microsoft Office 2007 拥有几
个数据保护性能，可以帮助保护 Microsoft Word, Excel 和 PowerPoint 创建文件的机密
性和完整性。在本文中，我们将讨论：
◆如何使用文档加密术来设置文档的密码保护。 ◆如何限制文档的格式化和编辑。 ◆如何使用数字签名来确保文档和信息在传输过程中未被更改。
在下篇文章中，我们将解释：
◆如何使用信息权利管理(IRM)来防止文档和信息收件人复制或保存它们或将其发送给其他
人。 ◆如何在向其他人发送文档前核查隐藏的个人信息。 ◆如何使用 Trust Center 来保护你的隐私，保护文档远离有害内容。
文档加密/密码保护
因为密码保护薄弱， Office 2003 中的密码保护经常受到批评。尽管其使用 128 位密钥的
RC4 流密码，但向量初始化（IV）和相同的密钥流在每次被用于加密文档。这意味着电脑黑
客能够通过比较两个密码保护文件的版本来破译密码。没有黑客技能？破解也没有问题。几
个软件产品被市场上作为“密码恢复工具”来破译 Office 2003 密码。
Office 2007 使用高级加密标准（AES），包括 128 位密钥和 SHA-1 散列算法。为了加强
保护，你可以通过编辑注册表或使用 Group Policy 将密码长度增至 256 位。特别是当使用
长而复杂的密码时，会提高密码保护文件的安全度。
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与先前的Office版本的兼容性
如果你需要与仍使用老 Office 版本的用户分享加密文件怎么办？运行 Office XP 或 Office 2003 版本的用户能够打开并阅读用 Office 2007 程序加密的文件，前提是：
◆他们正在运行的操作系统支持 AES (Windows XP SP2, Windows Server 2003 或 Windows Vista) 并且他们为 Word, Excel, and PowerPoint 2007 文件格式安装了
Microsoft Office Compatibility Pack。
如何在Office 2007 加密一个文件
在 Word, Excel, 或 PowerPoint 中用密码保护加密一个文件，首先要点击 Office 程序窗
口左上角的 Microsoft Office 按钮。选择 Prepare，然后选择 Encrypt Document，如图
A 中所示。
图 A 为了加密一个文件，从主 Office 标志菜单选择 Prepare。
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在密码框输入一个复杂的密码（至少 8 个字符，包含大小写希腊字母、数字和符号），如图
B 所示。根据提示将相同的密码重新输入一遍。
图 B 输入一个复杂的密码来加密文件内容。
你可以用 Office 2007 格式 (.docx, .xlsx, or .pptx)保存文件，也可以用 Office 97-2003格式(.doc, .xls, or .ppt)保存。如果你想用旧格式保存，你将看到一个对话框，提示你 XML格式提供更强大的加密技术，询问你是否想转换至 XML 基本格式，来增强文件的安全性，
如图 C 所示。
图 C Office 2007 XML 基本格式提供了比旧 Office 97-2003 格式更强大的加密功能。
现在当你或其他人尝试打开文件的时候，一个对话框将出现，提示输入密码，如图 D 所示。
图 D 打开文件前你必须输入密码。
除了可以为一个文档设置文件加密密码外，Office 2007 允许你设置一个文件共享密码。加
密选项被称作打开密码（password to open），文件共享密码被称作修改密码（password to modify）。
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为了设置一个修改密码，你使用在 Save As 对话框中的 Tools（这也是设置打开密码的另一
种方式）。就是点击 Office 标志按钮，然后选择 Save As。接着，在 Save As 对话框中，
输入文件名，点击 Tools 旁边的下箭头，选择 General Options，如图 E 所示。
图 E 第二种设置密码的方法是在 Save As 对话框中通过选择 General Options。
在 General Options 对话框中，你能够输入一个打开密码和/或一个修改密码，如图 F 所示。
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图 F 你能够同时设置一个打开密码和一个修改密码。
注意：文件共享密码不会加密文件，也不是安全措施。General Options 对话框也允许你打
开 Trust Center 的 Macro Settings 部分，对此我们将在本文以后讨论。
格式和编辑限制
在 General Options 对话框中点击 Protect Document 按钮可以激活格式和编辑限制（也
可以从 Office ribbon 界面的 Review 标签上的 Protect Document 选择）。有时，你想
分配一个文件给别人，但不想他们对格式做任何改动--或者想限制他们仅作某一类型的编辑
（比如插入注解）。
你通过图 G 所示的任务窗格选择和应用格式和编辑设置。
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图 G 用 Protect Document 按钮打开 Restrict Formatting And Editing 任务窗格激活格
式和编辑限制。
你能够限制格式为仅限于你使用的风格，如图 H 所示。
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图 H 你能够仅对所选择的风格限制格式。
这阻止其他人来改变风格或直接改变文档的格式。你也能够选择允许任何自动套用格式来不
考虑格式限制，来妨碍主题或计划转换，和/或妨碍核心风格设置转换。（选择默认，这些选
项都不能被激活。）
如果文档包含你不接受的格式或风格，你将被询问是否想去除它们。
你可以将编辑限制如下：
◆不改变（只读） ◆注解 ◆填写表格 ◆跟踪更改
如果有部分文件你希望其他人能随意编辑，通过指定那些选择为无限制，或者允许特定的人
来改变文档的那些部分。这通过 Formatting And Editing 任务窗格中的 Exceptions 选项
完成。
选择文档中你允许编辑的部分，从 Exceptions 列表中选择 Everyone，或者点击 More Users，然后键入被允许编辑该部分的用户姓名。
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应用这些功能，你能够允许一个人来编辑文档的一部分，另一个人来编辑下一部分，等等。
例如，你可能允许来自法律部的某人编辑处理法律问题的部分，但防止其他处理技术问题的
人编辑这部分。
一旦你设置了限制和你想要的除外，点击 Yes， Start Enforcing Protection 按钮。接着，
出现 Start Enforcing Protection 对话框，如图 I 所示，仅用一个密码（非加密）或者使用
用户身份验证（文件被加密并且限制访问被激活）来选择保护选项。
图 I 你能够仅用一个密码或用加密来加强对格式和编辑的保护。
数字签名
数字签名用于核实一个文档或信息的创建者或发送者的真实性，来确保信息没有被中途截取，
避免内容在离开发送者后被秘密更改。（这被称作文档的完整性。）文档签名没有对其加密。
如何进行数字签名
数字签名使用由可信的第三方签发的数字证书，该第三方被称作认证机构（CA）。CA 是一
个服务器运行的认证服务软件，例如 Windows 2000 Server 和 Windows Server 2003中的认证服务（Certificate Services）。CA 可以是内部的，在一个公司的局域网运行的一
台电脑，也可以是外部的或公共的 CA，例如由 VeriSign, Thawte 和其他公司运行的。不
论何种方式，CA 都为用户的身份做核实和担保，或者为电脑签发一个数字证书。
数字证书基于非对称或公钥的密码系统。该证书包含用户的姓名和一个公钥，其与用户签名
信息的私钥相关联，以及一个系列号、截止日期和 CA 的数字签名。
与先前Office版本的兼容性
尽管旧的 Office 版本也支持数字签名，但它们使用一种不同的数字签名格式。Office 2007程序使用 XMLDSig 格式，使其与先前的版本不兼容。因此如果运行 Word 2003 的用户试
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图打开一个在 Office 2007 下签名的文档，将出现一个对话框，告知该用户数字签名已经遗
失。
如何向Office 2007 信息和文档添加数字签名
你可以向 Word, Excel 和 PowerPoint 2007 文档以及 Outlook 2007 电子邮件信息添加
数字签名。
在 Outlook 中，你可以数字签名单个的信息，或者你可以将 Outlook 配置成数字签名所有
对外的信息。为了为每一个信息签名，创建信息，然后在 Message 标签，点击旁边的 Options来打开 Message Options 对话框，如图 J 所示。
图 J 点击 Security Settings 来为一个电子邮件信息添加一个数字签名。
点击 Security Settings 按钮，然后选择 Add Digital Signature To This Message 复选
框，如图 K 所示。
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图 K 你可以发送签名的纯文本信息/或请求一个 Security MIME 收据
如果你还没有一个来自你发送信息的电子邮件地址相关的数字证书，你将看到一个无效的证
书警告，它告诉你如何使用该账户获得数字 ID，如图 L 所示。
图 L 如果你的电子邮件账户没有一个数字 ID 来使用，那么你将获得一个无效的证书信息。
为一个 Word, Excel 或 PowerPoint 文件进行数字签名，你可以用以下两种方式中的一种：
◆全透明地 ◆用一个签名行
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一个全透明的签名提供了文档的真实性和完整性的保证，不需要在文档中可见。一个
Signatures 按钮显示在程序窗口底部的状况栏中。在你添加签名后，文档变为只读，以便
其不能被更改。
为了添加一个全透明的签名，点击程序窗口左上角的 Microsoft Office 按钮，选择 Prepare，然后选择 Add A Digital Signature，如图 M 所示。
图 M 从 Microsoft Office 菜单为 Word, Excel 或 PowerPoint 文件添加一个数字签名。
如果你还没有保存文档，那么你要注意，在你签名前必须保存它，而出现的 Save As 对话
框将提醒你如此做。然后，出现 Sign 对话框，显示将用于文档签名的用户姓名，并且留出
一个空白，让你输入签名文档的原因，如图 N 所示。如果你不想填，也可以保留 Purpose处空白。
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图 N 点击 Sign 按钮来为文档签名。
你可以点击 Change 按钮更改用户。只有有证书的用户名才可用。要签名文件，点击 Sign按钮。将出现一个 Signature Confirmation 对话框，提醒你签名已经保存在文档中。现在
如果文档从这刻起被更改，那么签名将无效，任何打开该文档的人将被通知此影响。如果签
名有问题，Signatures 任务窗格将出现，提示出现的问题。
在程序的状态栏中有一个红色的小飘带图表，指示文档已经被签名。
你也可以向一个文档添加数字签名行，以便签名者能够添加自己的数字签名。为此，点击
Office ribbon 界面的插入标签，点击 Signature Line 按钮，然后选择 Microsoft Office Signature Line。这将打开 Signature Setup 对话框，如图 O 所示。
图 O 你可以在你和/或其他人能够签名文档的地方插入签名行。
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在此，你插入签名者的姓名、头衔和电子邮件地址，以及签名者的任何特别说明。你可以在
一个文档中插入多个签名行。
如果想要，你可以允许签名者在签名对话框中添加注解（默认不激活），你可以让 Office 程
序自动插入签名行的日期（默认激活）。
签名行被插入文档如图 P 所示。
图 P 签名行被插入文档并等待用户签名。
当你双击签名行时，将出现 Sign 对话框，如图 Q 所示。
图 Q Sign 对话框允许签名者添加签名行。
文档签名者可以通过以下任一种方式签名文档：
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◆在签名区域打字输入他/她的姓名 ◆用笔（对于写字板电脑）手写他/她的姓名 ◆插入包含他/她的手写签名图片的图像文件
在文档被签名后，一个对话框告知你签名已经保存在文档中，日期被插入（如果你复选了该
选项）在文档中的打字输入或手写签名中，如图 R 所示。
图 R 打字或手写的签名出现在文档中，数字签名保存在文档中。
用 Office 2007 打开文档，签名任务窗格将出现在右侧，提示你文档被签名。任何改动将使
签名无效，红色丝带图标将出现在状态栏，如图 S 所示。
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图 S 签名任务窗格指示签名有效。
总结
Office 2007 中内置的几种机制可以用于保护你的文档和电子邮件信息安全。在本文中，我
们了解了其中的三种：文档加密技术、格式和编辑限制以及数字签名。在我们的下篇文章中，
我们将讨论信息权利管理（IRM），在发送文档前为个人信息核查文档以及 Trust Center的使用。
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