Buku Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak

DTPS-KIBBLAPanduan Fasilitator Orientasi Multipihak

Perencanaan Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir dan Anak dengan Pemecahan Masalah melalui Pendekatan Tim Kabupaten/Kota

Katalog Dalam Terbitan. Departemen Kesehatan RI306.874 3Ind Indonesia. Departemen Kesehatan RI Direktorat Jenderal d Bina Kesehatan Masyarakat. DTPS-KIBBLA: Perencanaan Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir dan Anak dengan Pemecahan Masalah melalui Pendekatan Tim Kabupaten/Kota.– Jakarta: Departemen Kesehatan RI, 2008. Buku 1 - Pedoman Proses Perencanaan Buku 2 - Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak Buku 3 - Panduan Fasilitator Proses Perencanaan Buku 4 - Referensi Advokasi Anggaran dan Kebijakan Buku 5 - Panduan Fasilitator Advokasi Anggaran dan Kebijakan

I. Judul I. MOTHER AND CHILD RELATIONS II. PROBLEM SOLVING

DTPS-KIBBLAPANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK

Perencanaan Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir dan Anak dengan Pemecahan Masalah melalui Pendekatan Tim Kabupaten/Kota

ISBN 978-979-9254-19-1

Editor Dr. Sri Hermiyanti, M. Sc Dr. Lukman H.L., MBA Dr. Muh. Ilhamy, Sp.OG Doni A. Baruno Benito Lopulalan Dicky Lopulalan Dyah Indrapati Maro

Kontributor Dr. Reginald Gipson, MPH Dr. Anhari Achadi, MPH SCD Laurel MacLaren Dr. Broto Wasisto, MPH Dr. Budi Utomo, MPH Dr. Astrid Sulistomo Dr. Setyawati Budiningsih Dr. Lukas C. Hermawan, M.Kes Dr. Imran Pambudi Dr. J. Prastowo N., MHA Dr. Christina Manurung Adriati Adnan, SKM Drg. Wara Pertiwi, MA Dr. Kirana Pritasari MQIH Dr. Erna Mulati, M.Sc Dr. Bagus Satria Budi, M.Kes Dr. Nida Rohmawati Dra. Fatimah Umar, Apt Dra. Sri Kusminarti Susri Rahayu, SKM Bambang Wahyudianto, SSos Khairul Abidin, SKM, M.Kes Rusdin Pinem, SKM, MSi Ridesman, SH, M.Kes Dr. Naomi Yosiati Yusuf R. Romli, SKM, M.Epid Dr. Andah S Dr. Reniati Dr. M. Syah Sinar Rambey, M.Kes, DAN, AAK Drg. Titien Irawati, M.Kes Bambang Harianto, SKM, MSc Dr. Frankie Hartanto Dr. Witasari Dr. Lies Zakaria Dr. Wihardi Triman Noor Alam Wirasendjaja, MBA, MSc

iv – DTPS-KIBBLA

Funding and technical support for the development and printing of this material was provided by the United States Agency for International Development (USAID) through its Health Services Program, Cooperative Agreement No.497-A-00-05-00031-00.

This publication is made possible in part by the generous support of the American people through USAID. The contents are the responsibility of the Republic of Indonesia Ministry of Health and do not necessarily reflect the views of USAID of the United States Government.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – i

Kata Sambutan

Sesuai dengan Strategi utama dan salah satu program prioritas Departemen Kesehatan dalam mempercepat penurunan Angka Kematian Ibu, Bayi, dan Balita di Indonesia perlu dilakukan upaya terfokus berdasarkan perencanaan yang berbasis data melalui proses yang sistematis dan partisipatif.

Berbagai kajian menunjukkan bahwa Indonesia perlu memberikan prioritas utama pada upaya peningkatan Kesehatan untuk Ibu, Bayi Baru Lahir dan Anak balita (KIBBLA), karena angka kesakitan dan angka kematian kelompok umur penduduk tersebut masih tinggi. Kematian dan kesakitan pada ibu, bayi baru lahir dan anak balita sebenarnya dapat dicegah dan ditangani sedini mungkin.

Sesuai dengan nuansa desentralisasi di mana kewenangan untuk melaksanakan program kesehatan telah diserahkan kepada daerah, maka pengelola program diharapkan dapat menjawab tantangan dan mampu menerima tanggung jawab dalam penyelenggaraan program KIBBLA dengan memanfaatkan potensi lokal yang tersedia. Oleh karena itu, perlu diselenggarakan suatu perencanaan program KIBBLA oleh para pemangku kepentingan di daerah berupa Lokakarya Perencanaan oleh Tim Kabupaten/Kota (District Team Problem Solving/DTPS) yang dapat menjangkau seluruh kelompok sasaran, melalui suatu proses perencanaan tahunan yang partisipatif, sistematis dan berkesinambungan sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku.

Saya menyambut baik diterbitkannya buku serial DTPS-KIBBLA, yang diharapkan dapat digunakan sebagai panduan bagi tim kabupaten/kota dalam menyusun perencanaan program KIBBLA.

Saya menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan buku serial DTPS-KIBBLA melalui proses yang sistematis dan partisipatif.

MENTERI KESEHATANREPUBLIK INDONESIA

ii – DTPS-KIBBLA

Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rakhmat dan hidayah-Nya serta memberikan petunjuk dan kekuatan bagi kita sekalian dalam melaksanakan pembangunan kesehatan di Indonesia.

Jakarta, 27 Agustus 2008

Menteri Kesehatan Republik Indonesia

DR.Dr. Siti Fadilah Supari, SpJP(K)

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – iii

Kata PengantarDirektur Jenderal

Bina Kesehatan Masyarakat

Puji Syukur kehadirat Allah SWT, atas berkat rahmat dan ridho-Nya buku serial DTPS-KIBBLA (District Team Problem Solving–Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir, dan Anak balita) ini berhasil disusun dengan baik.

Buku serial DTPS-KIBBLA terdiri dari 5 buku yaitu: 1) Pedoman Proses Perencanaan, 2) Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak 3) Panduan Fasilitator Proses Perencanaan, 4)Referensi Advokasi Anggaran dan Kebijakan, 5) Panduan Fasilitator Advokasi Anggaran dan Kebijakan.

Saya menyambut baik diterbitkannya buku Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak bagi pengelola program KIBBLA di propinsi dan kabupaten/kota, yang dimaksudkan untuk meningkatkan pemahaman pengambil kebijakan dan pemangku kepentingan di tingkat propinsi dan kabupaten/kota tentang masalah dan strategi program KIBBLA serta proses perencanaan lokakarya DTPS-KIBBLA.

Buku ini merupakan bagian awal dari buku Panduan Fasilitator Proses Perencanaan DTPS-KIBBLA, yang menguraikan secara sistematis proses serta tahapan penyelenggaraan orientasi DTPS-KIBBLA sejak persiapan, pembukaan, membangun visi, membangun jejaring, pembentukan tim perencana dan tim advokasi kabupaten/kota sampai pada proses penutupan.

Buku Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak ini disusun bersama, dengan melibatkan Direktorat terkait di Departemen Kesehatan, bekerjasama dengan Health Service Program (HSP/USAID) dengan bantuan dari Penala Hati dan IKK FKUI. Proses uji coba dan revisi draft buku dilakukan dengan melibatkan staf dinas kesehatan dari 6 propinsi dan 31 kabupaten/kota.

iv – DTPS-KIBBLA

Kami menyampaikan penghargaan yang tinggi dan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penyelenggaraan dalam penyusunan buku serial ini.

Untuk penyempurnaan pedoman ini diharapkan kritik dan saran semua pihak guna perbaikannya.

Jakarta, 8 Agustus 2008

Direktur Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat

Departemen Kesehatan RI

Dr. Budihardja DTM&H, MPH

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – v

Daftar Isi

Hal

Kata Sambutan Menteri Kesehatan Republik Indonesia iKata Pengantar Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat iii Daftar Isi v

BAB I PENDAHULUAN 1 I.1. Latar Belakang 1 I.2. Tujuan 2 BAB IIPENYELENGGARAAN ORIENTASI DTPS-KIBBLA 5 II.1. Persiapan 5 II.2. Fasilitas dan Sarana 6

BAB IIIFASILITASI PROSES ORIENTASI 11 III.1. Kriteria Fasilitator 11 III.2. Karakteristik Fasilitator 12 III.3. Keterampilan Dasar Fasilitator 12 III.4. Tugas Fasilitator 14

BAB IVPELAKSANAAN ORIENTASI 15

BAB VPENUTUP 47

vi – DTPS-KIBBLA

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 1

BAB IPENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Di era desentralisasi dan otonomi daerah, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mendapatkan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab pemerintah pusat untuk menyelenggarakan pembangunan kesehatan daerah. Pendekatan Tim Kabupaten/Kota atau District Team Problem Solving untuk memelihara dan memperbaiki status kesehatan ibu, bayi baru lahir, bayi, dan anak balita (DTPS-KIBBLA), menyadari peran otonom dari dinas kesehatan di era reformasi ini.

Sejak lama telah disadari, baik di Indonesia, maupun di belahan dunia lain, bahwa kesehatan merupakan persoalan yang bersifat lintas sektoral (selain lintas wilayah). Peningkatan derajat KIA, misalnya, bisa didekati melalui pemberdayaan ekonomi, yang mungkin saja ditangani oleh Dinas Koperasi dan UKM atau dengan melibatkan pula Dinas Pertanian. Secara konseptual dan praksis, pendekatan DTPS-KIBBLA menyadari pula bahwa berbagai pihak di tingkat kabupaten/kota dapat proaktif berperan dalam usaha-usaha memelihara dan memperbaiki status kesehatan ibu, bayi baru lahir, bayi dan anak balita. Tidak saja petugas Dinas kesehatan dari program KIA, Imunisasi, Gizi, Farmasi, serta Rumah sakit, tetapi juga eksponen dari sektor lain seperti BKKBN, PMI, serta Bappeda dan kalangan parlemen (DPRD), bahkan kalangan masyarakat sipil seperti organisasi profesi, LSM, dan Media.

Proses-proses dalam DTPS-KIBBLA merupakan proses yang sistematis, berdasarkan bukti/data, dan implementasi proses DTPS-KIBBLA melibatkan tiga pilar proses utama: proses pertama adalah proses Orientasi Multipihak, kedua adalah proses Perencanaan dan proses ketiga adalah Advokasi Anggaran dan Kebijakan. Buku Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak adalah satu dari lima seri penerbitan buku DTPS-KIBBLA, yang merupakan penguatan proses Orientasi.

Orientasi merupakan tahap awal dari proses perencanaan dan advokasi DTPS-KIBBLA, untuk memberikan pemahaman Grand Strategy nasional dan strategi DTPS-KIBBLA secara khusus. Proses Orientasi dalam DTPS-KIBBLA merupakan tahap awal proses perencanaan multipihak di tingkat Kabupaten, untuk memberikan penjelasan serta wawasan kepada pihak-pihak pemangku kepentingan dan pengambil keputusan, tentang masalah KIBBLA dan bagaimana proses DTPS dapat memberikan solusi efektif bagi KIBBLA. Melalui keterlibatan dalam tahap orientasi ini, diharapkan tim DTPS-KIBBLA dan para pelaku advokasi kabupaten (advokator

2 – DTPS-KIBBLA

multistakeholder) dari berbagai unsur masyarakat dapat memperoleh dukungan optimal dari para pemangku kepentingan dan pengambil keputusan.

Pada Tahap orientasi diperlukan fasilitator yang dapat memotivasi berbagai pihak di kabupaten/kota untuk membuka diri terhadap pentingnya membangun kolaborasi dalam pemecahan masalah kesehatan, khususnya Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir, dan Anak balita.

Buku ini memberikan penjelasan mulai dari penentuan siapa yag hendak diundang, persiapan orientasi, teknik melakukan fasilitasi, langkah setiap tahapan/sesi dan tindak lanjut pasca orientasi. Walaupun memberikan wawasan secara detil, panduan ini hanya memberikan garis besar fasilitasi yang perlu dilakukan, fasilitator diharapkan mampu mengembangkan sendiri ketrampilan fasilitasi sesuai dengan kebutuhan kelompok. Sebagai acuan, fasilitator dapat melihat ‘Acuan Fasilitator Perencanaan DTPS-KIBBLA’ yang dilampirkan sebagai CD pada buku Pedoman Proses Perencanaan ini DTPS-KIBBLA.

I.2. Tujuan

Tujuan Umum

Meningkatkan pemahaman pengambil kebijakan dan 1. stakeholders (pemangku kepentingan) ditingkat provinsi dan kabupaten/kota tentang masalah dan strategi KIBBLA serta proses perencanaan melalui lokakarya DTPS-KIBBLA. Memberikan pemahaman mengenai Grand Strategy nasional dan strategi MPS 2. secara khusus.Menggalang pemahaman bersama antara tim perencanaan dan tim advokasi.3. Melakukan advokasi awal untuk menggalang dukungan Pemerintah Daerah 4. (Pemda) dan semua sektor yang terkait dalam upaya pembangunan kesehatan kabupaten/kota khususnya program KIBBLA. Menjelaskan tentang “kebutuhan data dan informasi” dan memberikan 5. ”Pengantar Analisis Situasi”.Membentuk tim perencana kesehatan kabupaten/kota.6. Memberikan pemahaman tentang keterkaitan proses DTPS dan Advokasi 7. serta pentingnya membangun jaringan dengan multipihak (multistakeholder advokator).

Tujuan Khusus

Agar fasilitator dapat:Membangun dinamika kelompok.1. Mendorong seluruh anggota tim untuk bekerja terus menerus secara bersama-2. sama.


Membuat setiap anggota tim nyaman untuk mengemukakan pendapat.3. Menjaga agar tidak ada anggota tim yang mendominasi proses.4. Memandu kelompok dalam menyelesaikan tugas, tanpa menggurui.5. Mengingatkan tim untuk memperhatikan waktu yang tersedia.6. Memberikan informasi/rujukan yang dibutuhkan tim KIBBLA kabupaten/kota.7.

Luaran

Terbentuknya Tim DTPS-KIBBLA kabupaten/kota dan teridentifikasinya calon-1. calon advokator kabupaten sebagai “embrio” pembentukan Tim Advokasi KIBBLA.Dokumen komitmen/dukungan dari multipihak.2. Rencana pengumpulan data beserta penanggungjawabnya.3.

4 – DTPS-KIBBLA


BAB IIPENYELENGGARAAN ORIENTASI

DTPS-KIBBLA

Perlu diperhatikan bahwa acara orientasi ini diselenggarakan sebagai bagian awal dari proses perencanaan dan advokasi DTPS-KIBBLA. Fasilitator bukanlah penyelenggara Orientasi. Proses Orientasi diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan Propinsi setempat dengan/tanpa bantuan dari pusat/institusi lain. Ketika penyelenggara Orientasi DTPS-KIBBLA meminta kesediaan fasilitator untuk memfasilitasi proses orientasi perencanaan tersebut, maka fasilitator harus berkoordinasi dengan pihak penyelenggara untuk memastikan bahwa semua kebutuhan untuk penyelenggaraan lokakarya akan tersedia dan sesuai dengan standar. Apabila lebih dari satu fasilitator yang diminta oleh penyelenggara, maka segera tentukan siapa koordinator fasilitator. Koordinasi dengan penyelenggara dilakukan untuk mempersiapkan penyelenggaraan lokakarya agar berjalan lancar dan memenuhi tujuannya.

II.1. Persiapan

Pada tahap ini fasilitator perlu mempelajari Pedoman Proses Perencanaan dan Pedoman Advokasi. Semua pihak yang terlibat dalam proses orientasi harus benar-benar menyiapkan diri: penyelenggara, peserta, dan fasilitator. Ketiganya harus paham benar tujuan orientasi. Jika semuanya siap, maka efektivitas pembelajaran pun akan makin efektif.

Khusus fasilitator, perlu memahami empat hal berikut secara lebih seksama:1. Tujuan proses orientasi diselenggarakan.2. Peserta orientasi.3. Lingkungan orientasi.4. Faktor pendukung orientasi.

Dengan memahami empat hal itu, fasilitator harus menyusun Rancangan Sesi Lokakarya Orientasi yang mencakup aspek:1. Siapa saja yang akan diundang?2. Materi apa saja yang akan disajikan?3. Apa tujuan pembelajaran dari kegiatan ini?4. Bagaimana alur proses?5. Metoda apa yang akan digunakan?6. Siapa fasilitator dan nara sumbernya?

6 – DTPS-KIBBLA

7. Berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap topik (materi)?8. Kapan dan di mana pelatihan diselenggarakan?9. Luaran apa yang akan dihasilkan dari orientasi ini?

Fasilitator (secara mandiri atau bersama pemrakarsa pelatihan) harus mengecek ulang semua butir persiapan. Sebagai ilustrasi, pada tabel di bawah disajikan checklist persiapan pelatihan. Pastikan semua butir persiapan sudah dipenuhi dan dipersiapkan.

Hal-hal lain yang perlu disiapkan:

1. Membuat TOR Orientasi DTPS-KIBBLA.2. Perlu dibahas siapa saja yang perlu untuk diundang dalam Orientasi.3. Daftar undangan untuk peserta sesuai dengan tahapan proses Orientasi (lihat

Pedoman DTPS-KIBBLA).4. Waktu penyelenggaraan Orientasi.5. Bagi peserta dari kabupaten/kota yang jauh jaraknya dari ibukota propinsi,

sebaiknya diundang untuk hadir satu hari sebelum pelaksanaan tahapan Orientasi.

6. Tempat penyelenggaraan orientasi.

II.2. Fasilitas dan sarana

Fasilitas tempat penyelenggaraan, hendaknya memenuhi kriteria sebagai berikut:1. Luas Ruangan cukup memadai untuk berbagai aktivitas sesuai jumlah peserta

yang hadir. Setengah hari pertama: ruangan untuk 50–70 orang, tergantung pada jumlah kabupaten yang akan diundang (2–4 kabupaten/kota).

2. Atap tak terlalu rendah, penerangan dan tata udara ruang perlu dipertimbangkan agar energi peserta dapat terjaga. Berdasar pengalaman, ruang dengan lantai karpet sebaiknya dipertimbangkan ulang, karena aktivitas fisik saat icebreaking atau permainan dapat terhambat oleh debu karpet yang beterbangan dan bisa mengganggu peserta yang alergi debu.

3. Ruangan yang mempunyai fasilitas penerangan dan ventilasi yang bisa disesuaikan, sehingga nyaman untuk bekerja bagi peserta.

4. Ruangan sekretariat dengan fasilitas komputer dan printer.

5. Kamar-kamar penginapan dalam jumlah yang cukup untuk jumlah peserta dan fasilitator. Perlu diatur agar fasilitator lebih dekat dengan ruangan lokakarya.

6. Hindari tempat penginapan/bungalow yang jauh dari ruang sidang.


Pertimbangan Penyelenggaraan

Kesuksesan proses Orientasi sebagai proses awal DTPS, akan mempermudah proses selanjutnya. Penyelenggara lokakarya perlu melakukan persiapan dengan sebaik-baiknya dan melakukan koordinasi untuk menetapkan beberapa hal: 1. Peserta yang akan diundang.2. Waktu, tempat, dan undangan.3. Materi presentasi yang berkaitan dengan Proses DTPS-KIBBLA, termasuk Pengantar

tentang Advokasi dan ’Membangun Jejaring’.4. Jadwal acara, dan presentasi masing-masing materi.5. Hasil dari pengumpulan data, baik dari laporan rutin program atau dari pengisian.6. Formulir pengumpulan data DTPS-KIBBLA (Form 1-7 yang juga dilampirkan pada

CD).

Sehari sebelum penyelenggaraan, bahan-bahan sudah harus tersedia untuk melengkapi pemaparan masalah KIBBLA setempat, seperti:1. Laporan tahunan program/Profil Kesehatan Kabupaten/Kota.2. Bahan Analisis Situasi Kesehatan Kabupaten/Kota yang terakhir.3. Laporan kegiatan dan serta realisasi anggaran KIBBLA tahun sebelumnya.4. Gambaran Kebijakan Daerah tentang Kesehatan dan Hasil Analisis Anggaran

Kesehatan dan anggaran KIBBLA tahun sebelumnya.

Orientasi dilengkapi dengan penjelasan tentang ’Pedoman Analisis data, diikuti dengan pengantar sesi 1: Analisis situasi KIBBLA kabupaten/kota, serta penjelasan pengisian tabel 1A, 1B, 1C, dan 1D, serta Pengantar tentang Advokasi Anggaran dan Kebijakan KIBBLA.

Kesadaran serta kemampuan multipihak dalam konteks otonomi daerah di Indonesia saat ini, merupakan hal yang sangat penting ketika koordinasi tidak lagi sepenuhnya dilakukan oleh tingkat pusat (Undang-undang Nomor 32 tentang Pemerintah Daerah tahun 2004 junto PP RI No. 38 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota).

Sepanjang proses orientasi, kesediaan atau komitmen untuk menjalin relasi multipihak merupakan hal yang penting untuk terus menerus dipupuk, karena dengan keterlibatan multipihak dari berbagai elemen masyarakat maka pemecahan masalah kesehatan, khususnya melalui DTPS-KIBBLA, di setiap daerah dapat dilakukan secara lebih mendasar dan menyeluruh.

Proses pelaksanaan Orientasi, perlu memperhatikan proporsi dari pihak-pihak yang diundang. Pertimbangan perencanaan dan advokasi menghendaki bahwa undangan berasal dari kelompok birokrasi, anggota parlemen (DPRD), para pelaksana program kesehatan, kalangan masyarakat sipil serta Media.

8 – DTPS-KIBBLA

Peserta

Peserta Orientasi berasal dari peserta dari tingkat provinsi dan peserta dari tingkat kabupaten/kota, dengan fasilitator propinsi dan atau advokator dari kabupaten. Peserta terdiri dari petugas kesehatan dan aparat instansi terkait serta perwakilan masyarakat sipil (LSM) yang akan terlibat dalam proses perencanaan multipihak.

Jumlah Peserta

Jumlah peserta yang diundang adalah 45 orang namun perlu disesuaikan dengan kebutuhan daerah. Waktu dan Tempat

Waktu: Pelaksanaan 1 hari, dengan penjadwalan bisa dilihat di Bab berikut.Tempat: Di salah satu kabupaten di setiap propinsi, atau di kota yang berdekatan dengan dua kabupaten peserta. Satu lokakarya orientasi mencakup dua kabupaten/kota berdampingan atau paling banyak empat kabupaten berdampingan.

Peserta Tingkat Propinsi:

1. Sekretaris Daerah/Asisten bidang Kesejahteraan Rakyat.2. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Komisi yang membidangi Kesehatan

dan Anggaran.3. Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (Bappeda).4. Kepala Dinas Kesehatan dan seluruh Pejabat Eselon III.5. Rumah Sakit Umum.6. Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional (BKKBN).7. Palang Merah Indonesia (PMI).8. Organisasi profesi (IDI, PPNI, IBI, IDAI, POGI, dan lain-lain).9. Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK), Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM),

media/pers (tergantung pada situasi di propinsi).

Peserta Tingkat Kabupaten/Kota:

1. Sekretaris Daerah/Asisten bidang Kesejahteraan Rakyat.2. DPRD komisi yang membidangi kesehatan dan Anggaran.3. Bappeda.4. Kepala Dinas Kesehatan dan seluruh Pejabat Eselon III.5. Rumah Sakit Umum.6. Unit Transfusi Darah/PMI.7. Badan Pengelola KB Daerah.8. Organisasi profesi (IDI, PPNI, IBI, IDAI, POGI).9. PKK, LSM, media/pers (tergantung situasi di kabupaten/kota).


Proses Komunikasi dalam Rangka Mengundang Peserta

Pihak pengundang atau penyeleggara sebaiknya memperhatikan hal berikut:

1. Undangan yang berasal dari kalangan birokrasi kesehatan dan kalangan perencanaan: Pemilihan peserta dari kalangan ini biasanya tidak terlampau sulit, karena melalui penunjukan atasan. Tetapi pertimbangan perlu diberikan bila ternyata ada orang-orang tertentu yang memiliki prestasi khusus dalam bidang KIBBLA, misalnya bila ada staf dinas kesehatan yang juga merupakan penulis di media tertentu, maka perlu mengundang yang bersangkutan secara khusus, dihubungi langsung agar bersedia hadir.

2. Undangan dari kalangan parlemen (DPRD) terdiri dari Komisi Kesehatan dan Komisi Anggaran atau anggota dari komisi lain yang mempunyai perhatian pada isu KIBBLA. Untuk mengundang DPRD memerlukan strategi serta teknik tersendiri. Kalangan LSM/organisasi masyarakat sipil biasanya sangat paham dan mempunyai relasi yang cukup luas di kalangan elit politik termasuk parlemen. Catatan mengenai anggota parlemen yang memiliki perhatian pada isu KIBBLA (pemerhati KIBBLA) juga sangat berguna. Peranan para anggota parlemen (DPRD) sangat penting, terutama ketika dukungan mereka diperlukan dalam pembahasan dan keputusan mengenai alokasi anggaran APBD untuk KIBBLA, sesuai dengan tiga peran kunci DPRD yaitu; “legislasi”, “anggaran” dan “pengawasan”. Keterlibatan DPRD untuk hadir dalam orientasi DTPS menjadi satu hal yang sangat penting dalam memberikan dukungannya terhadap Tim Perencanaan.

3. Undangan dari organisasi profesi di lingkungan kesehatan, penting dalam mengorganisasikan dan mengiformasikan kebutuhan dan hambatan profesional serta situasi realitas lapangan. Informasi mengenai individu yang memiliki perhatian pada KIBBLA, penting untuk dicari.

4. Undangan dari kalangan aktivis masyarakat sipil (LSM (NGO)/CSO, serta Media), terutama yang berani bersuara dan memiliki perhatian pada isu-isu KIBBLA, sangat penting, terutama dalam mempersiapkan tahap advokasi dan memberi masukan pada perencanaan. Kehadiran pada saat orientasi menjadikan mereka lebih dekat dengan kalangan kesehatan dan lebih memahami problema perencanaan kesehatan maupun hambatan-hambatan yang ada.

5. Undangan dari kalangan media, dapat dilihat berdasarkan keaktifan dalam pemberitaan, khususnya pemberitaan yang berkaitan dengan masalah kesehatan di media lokal maupun nasional. Dapat pula dipertimbangkan masukan dari bagian Hubungan Masyarakat (Humas) dari Dinas Kesehatan maupun Pemda. Selain itu dapat pula mengundang peserta dari pengurus organisasi profesi kewartawanan/jurnalis atau dari Forum Komunikasi Wartawan. Perlu pula diperhatikan, media apa yang paling aktif dan efektif sebelum menentukan undangan dari kalangan koran, radio, atau televisi.

Komposisi ideal dari undangan dapat disesuaikan dengan kondisi daerah.

10 – DTPS-KIBBLA


BAB III FASILITASI PROSES ORIENTASI

Lokakarya yang efektif dan dapat memenuhi harapan peserta memerlukan persiapan yang matang, manajemen yang baik, dan fasilitator terlatih yaitu fasilitator yang memenuhi kriteria tertentu dan memiliki keterampilan fasilitasi untuk mendampingi tim kabupaten/kota selama proses lokakarya.

III.1. Kriteria Fasilitator

1. Menguasai proses perencanaan kabupaten seperti DTPS, Prospek, P2KT.2. Mempunyai latar belakang pekerjaan di bidang kesehatan atau menguasai

program.3. Menguasai keterampilan melatih.4. Mengerti prinsip-prinsip belajar orang dewasa.5. Memahami dinamika kelompok dan mempunyai keterampilan fasilitasi.6. Dapat bekerja sama dan berkoordinasi dalam tim serta mempunyai waktu untuk

mengikuti lokakarya secara penuh, mulai dari Tahap Orientasi sampai Tahap Advokasi.

7. Mampu melakukan evaluasi pencapaian tujuan para peserta.8. Menguasai materi yang berkaitan dengan kebijakan nasional, analisis data,

rencana strategis, isu dan masalah perencanaan dan penganggaran KIBBLA serta berpengalaman dalam membangun jaringan advokasi.

Berdasarkan kriteria di atas maka fasilitator dapat direkrut dari:

1. Depkes/Dinas Kesehatan Provinsi atau dari kabupaten/kota, pengelola program, Balai Diklat, BPTKM, widyaiswara.

2. Institusi pendidikan dan/atau organisasi profesi: Staf pengajar Fakultas Kesehatan Masyarakat, Akper, Akbid.

3. Intitusi pemerintah lain yang berkaitan dengan perencanaan kesehatan.4. Institusi pemberi bantuan teknis atau penyandang dana seperti: WHO, UNICEF,

USAID, AUSAID, dan sebagainya.5. Fasilitator Utama dan Fasilitator Nasional DTPS dan Advokasi yang telah ada dan

terlibat secara langsung dalam penyusunan buku ini.

12 – DTPS-KIBBLA

III.2. Karakteristik Fasilitator

Seorang fasilitator yang baik, tidak menunjukkan bahwa dirinya yang paling mengetahui/berpengalaman, tapi ia harus selalu berupaya untuk dapat membangun dan mempertahankan kredibilitas sebagai fasilitator, antara lain dengan:1. Hadir di tempat lokakarya sebelum waktunya setiap hari, terutama pada hari

pertama.2. Menyapa setiap peserta lokakarya dan mempelajari nama peserta secepatnya.3. Berpakaian sesuai norma yang berlaku.4. Menghargai semua pendapat orang lain/peserta, dan tidak memaksakan

kehendaknya.5. Mendorong peserta untuk mengemukakan pendapat dan berperan aktif dalam

proses lokakarya.

III.3. Keterampilan Dasar Fasilitator

1. Mampu memberi respons dan bekerja sama dengan peserta a.. Sensitif terhadap kebutuhan peserta. b. Berinteraksi dengan peserta: mengajukan pertanyaan yang efektif, memberi

kesempatan kepada peserta untuk berpartisipasi dan menghindari kendala pada waktu memfasilitasi peserta.

Mampu menciptakan suasana belajar dan bekerja efektif2.

a. Memberi respons positif terhadap pertanyaan peserta. b. Menggunakan berbagai teknik fasilitasi. c. Menangani sikap negatif individu. d. Menggunakan humor, pemanasan yang sesuai (icebreaker). e. Membantu setiap peserta untuk merasa nyaman. f. Mendorong dan bersifat kondusif untuk belajar. g. Menciptakan suasana yang aman bagi peserta untuk bertanya. h. Memberikan tanggung jawab pencapaian tujuan lokakarya kepada

semua peserta, tidak hanya tanggung jawab fasilitator.

Memiliki keterampilan komunikasi dan presentasi 3. a. Menyesuaikan komunikasi

verbal dan non-verbal dengan kebutuhan dan budaya peserta.

b. Memberi instruksi yang jelas dan singkat.

c. Menggunakan contoh nyata dan mudah diingat untuk menjelaskan beberapa hal kunci.


d. Memberikan penekanan pada pesan esensial/kritis. e. Menggunakan suara dan intonasi yang jelas. f. Menggunakan alat bantu audio-visual yang efektif.

Menggunakan teknik-teknik fasilitasi4. Melakukan klarifikasi.a. Melakukan b. paraphrasing.Mengajukan pertanyaan yang sesuai pada saat yang tepat.c. Mengakui kontribusi individu peserta terhadap proses kerja bagi peserta d. lainnya.Membuat kesimpulan singkat pada akhir diskusi.e.

Mampu memberikan umpan balik 5. Memberikan umpan balik positif segera bila peserta menunjukkan kinerja a. baik.Memberikan umpan balik suportif bila kinerja masih kurang baik, hindari b. melukai perasaan (harga diri).

Memberi kesempatan peserta untuk aplikasi/praktek6. Memberi kesempatan kepada peserta untuk mengaplikasikan pengetahuan/a. keterampilan yang didapat pada ruang lingkup peserta.Membantu peserta untuk mengaplikasikan hasil pelatihan di lingkungan b. peserta.Melakukan demonstrasi atau memberikan contoh yang nyata.c.

Mampu memonitor proses dan melakukan penyesuaian bila diperlukan7. Mengidentifikasi kebutuhan kelompok.a. Memonitor kemajuan pencapaian tujuan.b. Meminta umpan balik atas proses belajar.c. Melakukan penyesuaian bila dibutuhkan dengan tetap memperhatikan d. tujuan lokakarya.Menjelaskan ruang lingkup dan keterbatasan bila perlu.e. Mengelola waktu dengan baik.f.

Mampu memonitor aspek dinamika kelompok8. Fasilitator perlu memantau dinamika kelompok dan melakukan intervensi bila

perlu, pada berbagai aspek dinamika kelompok seperti:Komunikasia. Partisipasib. Ikatan kelompokc. Suasanad. Norma kelompoke. Kepemimpinanf.

14 – DTPS-KIBBLA

III.4. Tugas Fasilitator:

1. Sebelum proses perencanaan dimulai, fasilitator memastikan bahwa data (tabel 1A,1B,1C,1D) yang diperlukan untuk proses perencanaan sudah tersedia dan sudah divalidasi.

2. Fasilitator menyediakan referensi, buku pedoman dan bahan-bahan yang diperlukan untuk proses perencanaan (lihat daftar referensi).

3. Fasilitator berada di lokasi paling sedikit 15 menit sebelum acara dimulai.4. Fasilitator harus memastikan fasilitas yang diperlukan selama lokakarya sudah

tersedia (flipchart, LCD, komputer, spidol, kertas warna, dan lain-lain).5. Fasilitator memeriksa apakah ruangan cukup nyaman, meja, dan kursi peserta

sudah tersedia.6. Fasilitator harus memberikan pengantar pada setiap sesi agar peserta

memahami cara pengisian format yang ada.7. Setiap fasilitator bertanggung jawab untuk mendampingi 1 kelompok diskusi

dan harus dapat membuat peserta menjadi bersemangat/bergairah dan mendorong peserta agar tugas dapat diselesaikan tepat waktu.

8. Fasilitator perlu menggali pendapat dari semua peserta sehingga diskusi tidak didominasi oleh orang tertentu saja.

9. Fasilitator sebaiknya tidak memberikan saran pribadi dan tidak melakukan intervensi selama tim bekerja.

10. Fasilitator dapat memberi informasi/fakta ilmiah untuk memperluas wawasan dan membuat pertanyaan untuk menggali pendapat peserta atau memberikan informasi dari buku, pedoman, dan referensi yang sudah dipersiapkan.

11. Fasilitator harus memandu dan mengarahkan jalannya diskusi dan menghindari polemik yang berkepanjangan.

12. Fasilitator menganalisis dan menayangkan hasil evaluasi (format tersedia) pada akhir sesi.

Fasilitator menyediakan buku/referensi yang diperlukan seperti: Kebijakan dan Strategi Departemen Kesehatan, Strategi MPS, Kebijakan dari Ditjen: Ibu, Anak, Gizi, Kefarmasian dan alat kesehatan yang terkini, Panduan Fasilitator Advokasi Anggaran dan Kebijakan serta referensi-referensi lain tentang Advokasi Kesehatan.


BAB IVPELAKSANAAN ORIENTASI

Pelaksanaan Orientasi di tempat penyelenggaraan melibatkan pula Persiapan Akhir mengenai berbagai konfirmasi aspek-askpek pelaksanaan proses orientasi, baik mengenai lingkungan fisik berupa ruang dan kamar peserta, kesiapan personel fasilitator dan panitia pendukung, maupun konsepsi sesi per sesi. Yang ditampilkan dalam sesi per sesi pada Bab ini bukan merupakan petunjuk tertulis, tetapi contoh, yang perlu dikembangkan dan sebaiknya ditanggapi secara kreatif.

PERSIAPAN AKHIRMempersiapkan Ruang

PENGATURAN KURSI dan MEJA disesuaikan dengan jumlah peserta yang ada. Teknik pengaturan kursi dapat dipilih dengan memperhitungkan jumlah kabupaten yang ikut serta dalam lokakarya, karena akan ada diskusi-diskusi yang intensif dalam kabupaten maka pembagian “wilayah kabupaten” perlu diperhitungkan agar tidak terjadi kegamangan dalam sirkulasi orang saat acara berlangsung.

16 – DTPS-KIBBLA

Pengaturan meja kursi seperti dalam restoran, dengan meja bundar dan peserta di sekeliling meja, dianjurkan. Bila tidak ada meja bundar, maka meja berbentuk bujur sangkar dapat digunakan atau disusun. Sebaiknya panggung seminar dihindari, agar suasana keakraban antar instansi/unit kerja dapat terbangun, tanpa satu pihak merasa diperlakukan sebagai ‘bawahan’.

HIASAN DALAM RUANGAN sebaiknya menggunakan warna-warna yang cerah untuk merangsang kreativitas peserta. Balon warna-warni bisa digunakan, demikian pula kertas warna-warni. Rasa artistik diperlukan dalam hal ini, namun penting pula menjaga agar suasana ‘informal’ tampak dalam pengaturan ruang.

KETERLIBATAN FASILITATOR dalam pengaturan tata ruang dan hiasan amat penting. Pengaturan Sirkulasi manusia dalam ruangan berkaitan erat dengan strategi fasilitasi dan presentasi setiap sesi. Dengan mendiskusikan dan mengatur tata letak para fasilitator dapat menentukan bagian mana dari ruangan yang perlu dibuka dan untuk keperluan apa, dimana mengadakan icebreaker dan dimana nara sumber ditempatkan.


RAPAT FASILITATOR Penyiapan Session-Plan

Orientasi hanya berlangsung satu hari, maka penting sekali merencanakan ‘irama pelaksanaan’. Bila rapat-rapat sebelumnya belum mengatur perhitungan detil setiap acara, maka kini saatnya. Gambaran terencana dan detil tentang bagaimana harus berbuat akan memperkuat rasa percaya dan keyakinan fasilitator. Kepercayaan diri fasilitator meningkatkan rasa percaya peserta terhadap profesionalitas penyelenggara. Hal-hal yang bisa direncanakan penting untuk dibahas detil, sehingga hal-hal darurat yang datang mendadak lebih bisa ditanggulangi. Rapat diadakan sehari menjelang penyelenggaraan.

Rapat Membutuhkan:

1. Seorang pemimpin rapat yang dapat pula berfungsi sebagai ’koordinator’ atau ’pengatur irama’ fasilitasi dalam lokakarya esok.

2. Seorang pengundang yang mengundang semua peserta.3. Notulis.4. Kehadiran semua fasilitator yang siap berkomitmen.5. Lembar daftar hadir.6. Buku panduan dan buku pedoman.7. Flipchart.8. Spidol marker.9. Alat tulis.

Persiapan Rapat:

1. Agenda Rapat.2. Pemberitahuan Waktu dan Tempat kepada semua yang diharapkan hadir.3. Penyiapan tempat (sebaiknya di lokasi yang sama dengan pelaksanaan acara

lokakarya).4. Checking jumlah dan ketersediaan peralatan (metacard, sticky-note, dan lain-

lain).

Aktivitas Rapat:

1. Rapat dibuka dengan toss fasilitator untuk penyemangat, setiap yang hadir saling menepuk tangan.

2. Memeriksa kembali jumlah peserta lokakarya yang akan hadir. Dituliskan di flipchart.

3. Para fasilitator, satu demi satu, ditanya kembali komitmennya, apakah dapat sepanjang hari di tempat, ataukah hanya bisa bertugas setengah hari, dari jam berapa hingga jam berapa. Kesediaan dan waktu dituliskan di flipchart.

4. Hasil checking peralatan dilaporkan, hingga semua tahu berapa yang tersedia. Bila ternyata karena satu dan lain hal jumlahnya kurang, maka dapat

18 – DTPS-KIBBLA

AGENDA ORIENTASI DTPS-KIBBLA

WAKTU KEGIATAN KETERANGAN

08.30 - 08.30 PENDAFTARAN PESERTA Panitia

08.30 - 10.00

PEMBUKAANTujuan

PerkenalanNorma

Envisioning

Dinkes Provinsi,dan/atau

kabupaten/kotaFasilitator

10.00 - 10.15 Rehat Sehat

10.15 - 12.30

STANDARISASI INPUT• Masalah KIBBLA Multipihak

• Strategi Kesehatan Nasional (MPS dan Anak)• Gambaran Anggaran Kesehatan dan KIBBLA

• Advokasi Membangun Jejaring

PENJELASAN LOKAKARYA DTPS-KIBBLAIDENTIFIKASI STAKEHOLDER

PEMBENTUKAN TIM DTPS-KIBBLA(Tim DTPS dan Calon advokator kabupaten)

Narasumber

Fasilitator

12.30 - 13.30 ISHOMA

13.30 - 15.00 ANALISIS DATAPENJELASAN PENGISIAN TABEL

FasilitatorNarasumber

15.00 - 15.30 Rehat

15.30 - 17.00 Lanjutan PENUTUP

dipertimbangan apakah perlu modifikasi acara, atau bisakah dicari pengganti/perlu dibeli lagi.Sesi demi sesi kemudian dibicarakan dengan detil mengenai apa saja 5. kebutuhannya, siapa saja yang bertugas dan dibicarakan pula apakah ada modifikasi dari buku panduan sesuai dengan selera kreatif tim fasilitator (08.00-08.30).Rapat ditutup dengan semua fasilitator berkumpul dalam lingkaran, saling 6. menumpangkan tangan di tengah lingkaran lalu menyerukan “KIBBLA!”

Catatan: Agenda dapat berubah sesuai keadaan.


PENYAMBUTAN DAN PENDAFTARAN PESERTA

Sejak pendaftaran akan dimulai dan para peserta berdatangan di lokasi penyelenggaraan, berbagai kelengkapan yang terkait pendaftaran, termasuk dokumen yang diperlukan, penting untuk diperiksa kembali.

1. Apakah semua formulir lengkap, dan apakah jumlahnya sesuai dengan undangan yang akan datang.

2. Checklist mengenai kelengkapan yang harus dibawa peserta juga penting. Apakah peserta membawa surat tugas atau undangan yang dibutuhkan sebagai kelengkapan administrasi?

3. Apakah data pendukung atau makalah yang penting untuk pembicaraan dalam sesi lokakarya sudah dibawa peserta? Bila ada data penting yang tertinggal, panitia dapat memberikan nomor fax dari hotel tempat penyelenggaraan, atau alamat email yang dapat dihubungi.

Dimulai pada saat pendaftaran, suasana pertemuan dapat dibangun dengan berbagai cara, antara lain:

1. Penyediaan informasi arah. Pihak penyelenggara memasang tanda arah yang jelas menuju ruang pendaftaran ulang dan penyelenggaraan.

2. Koordinasi dengan Manajemen Tempat. Terutama bila diselenggarakan di hotel, para resepsionis dapat membantu menjelaskan mengenai fasilitas yang disediakan. Hal ini penting terutama bila ada makan pagi/siang yang disediakan sebelum acara dibuka.

3. Sikap ramah saat penerimaan. Bagi peserta yang mendaftar ulang di lokasi, keramahan penting untuk mengakrabkan diri dengan suasana pertemuan.

4. Sapaan Ramah dan Informatif. Sapaan ’standar’ yang sekaligus ramah dan informatif dapat dipilih. Begitu seseorang terlihat di pintu pendaftaran, petugas dapat langsung menyapa dengan “Selamat Pagi, pak/bu, peserta orientasi DTPS-KIBBLA?” Begitu mendapat jawaban “Ya”, peserta dapat langsung dipersilakan duduk di kursi antrian.

5. Welcome Note. Dalam beberapa sesi orientasi, dapat digunakan Newsletter sebagai penguat informasi dan keramahan penyambutan.

6. Kado Penyambut. Welcome Item merupakan benda yang dipakai untuk menguatkan efek keramahan, informasi dan pencairan suasana sejak awal. Item dapat berupa bunga, sebuah balon kecil, atau kartu yang diberikan bersama welcome drink, atau hal kecil lain yang menyentuh. Pemberian item disertai pesan informatif singkat.

20 – DTPS-KIBBLA

KADO PENYAMBUT

Sekuntum Informasi di Resepsionis

Memperkuat keramahan terhadap peserta, bermanfaat untuk meningkatkan rasa percaya dari peserta terhadap profesionalitas penyelenggara, dan memberikan informasi awal. Sebagai bagian dari usaha melancarkan koordinasi dengan venue/lokasi.

Yang Diperlukan:

1. Bunga sesuai jumlah peserta.2. Jambangan bunga.3. Sebuah kertas bertuliskan: “Selamat datang di Lokakarya DTPS-KIBBLA, kami

senang dan menyambut kehadiran anda di Hotel ...... Silakan datang ke Ruang ……. di lantai dua untuk mendaftar ulang pada panitia. Makan pagi sudah kami sediakan di restoran ....... lantai satu hotel ini, tepat di sebelah resepsionis. Salam KIBBLA!”.

4. Koordinasi dengan pihak hotel, khususnya Front Office Manager.

Persiapan:

Kertas penyambut dilekatkan pada bunga. Bunga diletakkan pada jambangan yang kemudian ditaruh di meja resepsionis. Memberikan informasi kepada resepsionis untuk memberikan satu kuntum pada setiap tamu yang check-in sebagai peserta lokakarya.

Aktivitas:

1. Persis ketika datang ke meja resepsionis, para peserta yang baru turun dari kendaraannya diberi sekuntum bunga.

2. Para peserta dipersilakan membaca kertas informasi yang tertulis pada setiap kuntum bunga.

3. Peserta diminta membawa bunga tersebut, yang akan menjadi penanda peserta sebelum acara dibuka. Penanda ini diharap akan membuat para peserta mulai saling berkenalan.

Seperti sudah diungkapkan, bunga bukanlah satu-satunya pilihan, ada banyak cara lain yang bisa digunakan secara kreatif dan bisa diperoleh dengan harga murah. Yang penting adalah bahwa Welcome Item diharapkan dapat menyentuh rasa dari setiap peserta dan membuat mereka mulai menggulirkan perkenalan satu dengan yang lain. Percayalah, hal ini juga akan berfungsi untuk meningkatkan rasa ingin tahu peserta terhadap lokakarya yang akan berlangsung.


SESI PEMBUKAAN ORIENTASIPembangun Suasana dan Pemahaman Awal

Sesi pembukaan berfungsi sebagai pintu pengkondisian suasana pertemuan orientasi. Inilah saat untuk membangun kehangatan antar peserta, serta kehangatan antara peserta dengan fasilitator. Inilah saat tepat untuk mulai mengakrabkan berbagai pihak yang terlibat dan diundang, terhadap issue KIBBLA.

Tujuan Umum:

1. Mendukung suasana positif.2. Membangun perkenalan dengan para peserta

lainnya.3. Menghancurkan tembok sosial.4. Menyajikan content utama dari lokakarya.5. Menaikkan energi dan memotivasi.6. Mendorong peserta untuk berpikir di luar

kotak.7. Membangun orientasi para peserta melalui

pengenalan proses.8. Memberikan pemahaman tentang sikap dasar

pertemuan.

Marilah Menyadari:

1. Walaupun para peserta berasal dari kantor yang sama atau wilayah kerja yang sama, tidak ada jaminan bahwa mereka saling mengenal dengan akrab satu sama lain. Menghilangkan keraguan untuk lebih akrab mengenal harus diusahakan sejak awal.

2. Peserta dalam pertemuan multipihak berasal dari berbagai kalangan, maka kehangatan perlu dibangun untuk membuat para eksponen mengakrabi pertemuan.

3. Penjelasan mengenai problema yang terkait dengan DTPS-KIBBLA, dimulai sejak saat pembukaan agar para peserta/undangan perlu merasa terlibat dalam pembenahan DTPS-KIBBLA.

Tahapan Sesi Pembukaan:

1. Tahap I Pembukaan Formal.2. Tahap II Perkenalan.3. Tahap III Norma Pertemuan.4. Tahap IV Membangun Visi.

22 – DTPS-KIBBLA

SESI PEMBUKAAN ORIENTASITahap I: Pembukaan Formal

Pembukaan Formal merupakan tahap protokoler formal penyambutan dari Dinas Kesehatan sebagai penyelenggara acara. Walau bernuansa formal, tahap pertama dari sesi pembukaan ini adalah pintu pengkondisian suasana pertemuan orientasi. Inilah saat untuk membangun kehangatan antara Dinas Kesehatan dengan komponen multi-stakeholder yang terkait, kehangatan antar peserta, serta antara peserta dengan fasilitator. Inilah saat tepat untuk mulai mengakrabkan para eksponen multipihak dengan issue DTPS-KIBBLA.

Yang Diperlukan:

1. Pejabat Dinas Kesehatan untuk berpidato dan membuka acara.2. 1 (satu) fasilitator sebagai pembawa acara (MC).3. 3 (tiga) fasilitator sebagai asisten pembangun suasana.4. 3 (tiga) balon yang sudah ditiup untuk penanda pembukaan.5. Tusuk gigi atau peniti.6. Pemutar musik (Music Player).7. Musik drum-roll.8. Mikrofon dan pengeras suara

Persiapan:

1. Persilakan para peserta untuk duduk pada tempat masing-masing.2. MC siap di depan para peserta dengan mikrofon.3. Tiga fasilitator membawa masing-masing satu balon dan satu tusuk gigi, satu

orang fasilitator berdiri dekat pembawa acara, sedang sisanya berdiri di bagian belakang.

4. Satu orang fasilitator mempersiapkan musik drum roll.

Aktivitas:

1. MC mengucapkan selamat datang dan terima kasih kepada seluruh undangan, secara spesifik menyebutkan Kabupaten/Kota, serta kalangan pemangku kebijakan/stakeholder yang hadir. MC menyapa dengan, “Apa kabar bapak-bapak, ibu-ibu?” Setelah peserta menjawab (biasanya tidak serempak), MC mengajukan pertanyaan yang sama dengan terlebih dahulu meminta peserta menjawab serempak. MC memperkenalkan satu Salam Magis: Luar Biasa!!.

2. Setelah kata pembuka MC, Pejabat Pembuka Acara dipersilakan maju, mengucapkan pidato pembukaan. Seluruh peserta diajak memberikan tepuk tangan.


3. Pidato pembukaan sebaiknya menguraikan problema Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir dan Anak Balita; serta mengungkapkan kebutuhan untuk berjuang bersama secara multisektoral atau multipihak. Penting untuk dijelaskan bahwa orientasi diselenggarakan sebagai bagian penting dari perencanaan dan advokasi.

4. Segera pidato pembukaan selesai, yang bersangkutan membuka acara secara resmi. Balon dan tusuk gigi yang dipegang oleh salah satu asisten diberikan kepada Pejabat Pembuka Acara. Balon ditusuk dengan tusuk gigi, dan begitu meletus diikuti oleh dua letusan balon dan suara drum roll dari pengeras suara. MC mengajak seluruh ruangan bertepuk tangan.

Pejabat Pembuka Acara dipersilakan duduk dan MC menyerahkan tugas kepada Fasilitator tahap berikutnya yang menjelaskan Tujuan Lokakarya, dimulai dengan penjelasan alur.

24 – DTPS-KIBBLA

SESI PEMBUKAAN ORIENTASITahap II: Perkenalan

MEMPERKENALKAN FASILITATOR DAN PEMAKAIAN BADgE NAMA

Memperkenalkan para fasilitator dan membuat para peserta mulai tergerak untuk berkenalan dengan peserta lain.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.2. Semua fasilitator yang akan bertugas.3. Label tempel sesuai jumlah peserta.4. Spidol warna

Persiapan:

1. Semua fasilitator yang akan bertugas bersiap di ruangan dan telah menuliskan nama masing-masing di label nama yang dipegang, belum ditempelkan.

2. Alat tulis (spidol) dan label tempel dibagikan ke setiap meja peserta.

Aktivitas:

1. Fasilitator secara spesifik menyebutkan pentingnya berkenalan. “Tak kenal maka tak bisa berjuang bersama untuk KIBBLA”.

2. Fasilitator memperkenalkan Salam-salam Magis yang digunakan, bila perlu dengan melibatkan peserta, dalam menentukan jawabannya.

3. Fasilitator mempersilakan setiap peserta menuliskan nama masing-masing, lalu menempelkan label nama masing-masing.

4. Fasilitator memperkenalkan semua fasilitator yang ada, setiap kali satu nama fasilitator disebutkan, maka yang bersangkutan menempelkan Label nama sambil menyebutkan satu Salam Magis, agar dijawab peserta dan semua yang hadir. Salam Magis antara fasilitator yang satu dan lain sebaiknya ditata agar tidak mengulang-ulang salam yang sama, supaya peserta terbiasa dengan berbagai salam tersebut.

5. Segera penempelan badge nama selesai, fasilitator selanjutnya bersiap.


Contoh (bisa diganti yang lain)Salam Magis

SERUAN JAWABAN

Selamat Pagi Luar biasa

Selamat Siang Segar ah ah

Selamat Sore Gak ada matinya

Perencanaan! Berjuang untuk KIBBLA

Advokasi Berjuang untuk KIBBLA

DTPS-KIBBLA Pelopor, pengawal perubahan

26 – DTPS-KIBBLA

PERKENALAN ANTAR PESERTAGambar Diri

Membuat para peserta lebih akrab berkenalan dan tak segan berbincang dengan peserta lain dan mengajak para peserta mengungkapkan kekuatan dirinya.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.2. Semua fasilitator yang akan bertugas 3. Metacard dalam lima warna berbeda, total jumlah yang disediakan sesuai total

jumlah peserta 4. Spidol

Persiapan:

Metacard berwarna, diletakkan di atas meja terpisah. Pilihan warna dari peserta akan menjadi sarana pembagian kelompok.

Aktivitas:

1. Ajaklah peserta memandang keluar ruangan untuk menemukan apa saja yang ada di halaman sekitar ruang pertemuan. Minta peserta untuk memilih satu hal yang paling menarik perhatiannya.

2. Minta peserta menggambar ulang hal yang menarik perhatiannya, dan bisa mewakili pengalaman terindah dalam dunia kerja yang pernah dialaminya. Gambar pada kertas metacard yang diletakkan di atas meja. (ada lima warna berbeda)

3. Minta peserta bergerak mencari teman yang memiliki metacard berwarna sama.

4. Persilakan setiap kelompok yang tercipta dari warna kertas diminta untuk duduk di meja yang sama. Berikan tugas kepada kelompok, yakni:a. Masing-masing peserta menceritakan kekuatan dirinya dikaitkan dengan

gambar yang telah dibuatnya.b. Kelompok membuat satu gambar utuh hasil rangkaian gambar-gambar yang

dibuat anggota kelompok. Kelompok menciptakan kalimat slogan indah yang menggambarkan kekuatan kelompok.

c. Setiap kelompok diminta presentasi dengan cara semenarik mungkin.

Framing:

Dalam menghadapi AKI, AKA, AKABA, atau menghadapi masalah yang berat kita sering lupa bahwa kita memiliki kekuatan. Melalui perkenalan ini kita tahu bahwa kita punya pengalaman luar biasa, dan hal itu bisa menjadi sumber kekuatan dalam menghadapi berbagai masalah berat. Lebih dari itu, kekuatan itu bisa dipadukan bersama menjadi suatu yang indah.


SESI PEMBUKAAN ORIENTASITahap III: Memahami Tujuan

ALUR PROSES ORIENTASI DTPS–KIBBLA

Mengajak para peserta memahami keseluruhan alur proses Orientasi DTPS-KIBBLA.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.2. Piktogram yang menggambarkan Alur Proses Orientasi DTPS-KIBBLA.3. Metacard yang bertuliskan setiap rangkaian sesi dalam proses

Persiapan:

1. Piktogram telah ditempelkan di dinding sebelum acara dimulai.2. Fasilitator membawa metacard bertulis yang telah disiapkan lengkap dengan

perekat dibagian yang tak tertulis.

METACARD NO. BERTULISKAN

1 Sesi 1 : PEMBUKAAN Tujuan, Perkenalan, Norma, Envisioning

2 Sesi 2 : STANDARISASI INPUT

3 Sesi 3 : PENJELASAN LOKAKARYA DTPS

4 Sesi 4 : PENGANTAR ADVOKASI DAN MEMBANGUN JARINGAN

5 Sesi 5 : ANALISIS DATA

6 Sesi 6 : PENGISIAN TABEL

7 Sesi 7 : PENUTUP

Aktivitas:

1. Fasilitator membuka dengan beberapa Salam Magis, jika perlu mengulang beberapa kali hingga terasa bahwa para peserta menjawab dengan bersemangat. Artinya, mereka siap mengarahkan perhatian pada penjelasan.

2. Pilihan pertama bagi fasilitator adalah melakukan presentasi lisan seperti umumnya.

28 – DTPS-KIBBLA

3. Pilihan kedua adalah menggunakan cara kreatif: Melagukan beberapa bagian, mengombinasikan dengan gaya bersajak, atau sambil menari. Bisa diberitahukan terlebih dahulu bahwa fasilitator akan mengadakan show informasi kreatif, penuh ekspresi seni.

4. Para peserta dihantar ke dalam penjelasan dengan menyebutkan satu demi satu proses sesi demi sesi.

5. Setiap menyebutkan satu sesi, fasilitator menempelkan pada tempat yang sesuai, baru kemudian menjelaskan perincian penjelasan proses dan hal penting apa yang sebaiknya dilakukan para peserta.

6. Seusai menempelkan semua metacard, kembali Salam Magis diberikan.7. Hasil dari Proses diletakkan di dinding selama proses lokakarya agar bisa dilihat

semua orang selama proses.

Framing:

Pangkal dari alur adalah kesediaan untuk bekerja sama, yang selama proses masing-masing akan mengetahui kekuatan dan bagaimana implementasinya.


NORMA PERTEMUAN

Untuk memberikan peserta pemahaman tentang tujuan lokakarya. Untuk membangun nuansa keterbukaan dan rasa saling menghargai selama lokakarya.

Yang Diperlukan:

1. Seorang pasilitator pemandu.2. Flipchart.3. Spidol marker berwarna.

Persiapan:

1. Kertas plano telah ditempelkan di dinding.2. Tujuan lokakarya dituliskan dan ditempelkan di dinding.3. Gambaran aturan yang tergambarkan oleh fasilitator dari lokakarya

sebelumnya.

Aktivitas:

1. Fasilitator mengungkapkan tujuan lokakarya kepada para peserta dan menjelaskan bahwa untuk bisa produktif sepanjang lokakarya dibutuhkan ‘Norma’ bersama yang disetujui bersama.

2. Baik peserta maupun fasilitator bisa mengusulkan norma atau aturan.3. Fasilitator menuliskan ‘Norma Lokakarya Kita’ sebagai judul pada flipchart.4. Untuk setiap norma harus ada kesepakatan bersama, sebelum norma tersebut

ditulis pada daftar aturan.5. Bila tak ada yang mengusulkan apapun, fasilitator dapat memberikan usulan

seperti kesediaan mendengar, memulai acara tepat waktu, tidak mengeluarkan komentar kasar dan semacamnya, menjaga agar HP silent dan sebagainya.

6. Ketika norma sudah dianggap lengkap, kertas flipchart diletakkan di dinding, untuk dilihat selama lokakarya.

30 – DTPS-KIBBLA

HARAPAN DAN KEKHAWATIRANNota Hijau dan Nota Merah

Begitu memasuki sebuah proses yang baru, setiap orang menghadapi perasaan khawatir. Perasaan khawatir sebetulnya muncul karena adanya harapan dalam diri orang tersebut. Peserta diajak menyadari kekhawatiran dan memperkuat harapan. Karena harapan selalu ada, maka kekhawatiran menjadi pelengkap untuk memacu harapan.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.2. Seorang fasilitator pendukung.3. Sticky note hijau dan merah, masing-masing sebanyak jumlah peserta.4. Spidol marker untuk setiap peserta.5. 2 (dua) kertas plano.

Persiapan:

1. Dua kertas plano telah ditempelkan di dinding sebelum acara dimulai.2. Sticky note hijau dan merah dibagikan pada peserta

Aktivitas:

1. Fasilitator membuka dengan Salam Magis, diulang, kemudian bertanya, “Saya ingin bertanya kepada seorang peserta apakah yang diharapkan ketika datang pada acara ini?”

2. Fasilitator bertanya kepada seorang peserta lain apakah memiliki kekhawatiran ketika datang pada acara ini.

3. Fasilitator kemudian menjelaskan bahwa setiap orang memiliki harapan dan kekhawatiran, bahkan Depkes/Dinkes pun memiliki harapan dan kekhawatiran.

4. Peserta lalu diminta menuliskan kekhawatirannya pada sticky note warna merah.

5. Selanjutnya peserta diminta menuliskan harapannya pada sticky-note warna hijau.

6. Fasilitator menuliskan kata KEKHAWATIRAN pada plano pertama, kemudian menuliskan kata HARAPAN pada plano kedua.

7. Fasilitator meminta peserta mengirimkan kekhawatiran dan harapannya pada plano yang sesuai.

8. Harapan dan Kekhawatiran kemudian dikelompokkan berdasarkan kategori/cluster oleh fasilitator pendukung.


9. Fasilitator kemudian membacakan harapan dan kekhawatiran yang sudah ditempelkan, lalu menanyakan pada para peserta perasaan mereka setelah menempelkan kertas.

10. Setelah Framing, Fasilitator menyerahkan tugas pada fasilitator selanjutnya.

Framing:

Orang bijak berkata “Harapan adalah penyegar kehidupan”, pepatah Inggris mengatakan Hope is life, life is hope (harapan adalah kehidupan, kehidupan adalah harapan). Worrying over something can make the task seem to take longer than it should (Khawatir akan sesuatu hal dapat membuat tugas menjadi terasa lebih lama dari seharusnya). Kita letakkan dahulu kekhawatiran dan harapan, nanti pada akhir acara kita akan bersama-sama melihat apakah harapan kita sudah tercapai dan kita akan refleksikan pula, apakah kekhawatiran kita telah hilang.

32 – DTPS-KIBBLA

MEMBANGUN VISI DTPS–KIBBLA Poster/Bendera KIBBLA

Membuat para peserta lebih spontan dalam mengungkapkan diri dan bahwa kerjasama yang kreatif bisa dilakukan walau peserta datang dari latar belakang yang berbeda. Juga menyadari peranan orientasi bagi perencanaan dan advokasi kesehatan.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.2. Kain berwarna sepanjang 1,5 m.3. Kertas asturo.4. Gunting.5. Lem.6. Double-tape.7. Metacard.8. Spidol.

Persiapan:

Semua sarana membuat poster/bendera diletakkan di atas meja masing-masing kelompok kabupaten.

Aktivitas:

1. Ajaklah peserta dari masing-masing kabupaten untuk membuat sebuah poster/ bendera KIBBLA kabupaten.

2. Poster/bendera tersebut terdiri dari simbol-simbol harapan akan kesuksesan KIBBLA di daerah masing-masing.

3. Poster/bendera menggambarkan pula simbol-simbol perjuangan advokasi KIBBLA.

4. Poster/bendera menggambarkan kekuatan kerjasama masing-masing kabupaten. Semua anggota kelompok dari kabupaten/kota yang bersangkutan harus terwakili dalam poster/bendera tersebut. Poster/bendera tidak boleh menggunakan tulisan, hanya gambar dan simbol. Bisa dikerjakan di meja atau di lantai.

Framing:

Dalam menghadapi AKI, AKB, AKABA, atau menghadapi masalah yang berat kita sering lupa bahwa kita memiliki kekuatan yakni energi kekompakan di daerah masing-masing. Kita telah tahu bahwa kita punya kekuatan serta kekompakan. Melalui proses pembuatan poster/bendera, kita diajak menyadari bahwa kita memiliki kreativitas untuk menjadikan kekuatan itu menghasilkan sesuatu yang bermutu. Kekuatan itu bisa dipadukan bersama menjadi suatu yang indah, melalui kreativitas.


STANDARISASI INPuT Talk Show DTPS di Studio KIBBLA

Acara ini akan membantu peserta memahami permasalahan KIBBLA baik di tingkat Nasional atau Propinsi maupun Kabupaten/Kota. Peserta dibantu untuk memahami Grand Strategy Departemen Kesehatan untuk mencapai target “Millenium Development Goals (MDGs)” serta tentang Strategy MPS (Making Pregnancy Safer), tentang Membangun Jaringan serta mendapat penjelasan tentang tujuan dan tahapan DTPS-KIBBLA.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.2. Seorang fasilitator untuk operator slide.3. Narasumber: Dari Dinas Kesehatan (penjelasan kebijakan), dari Bappeda

(tentang perencanaan anggaran) dan dari kalangan advokasi dari Lembaga Swadaya Masyarakat dan dari kalangan akademisi yang bergerak dibidang Advokasi Anggaran dan Kebijakan tentang Pentingnya Membangun Jejaring dalam Advokasi.

4. Slide presentasi.5. Layar presentasi.6. Komputer/Laptop.7. LCD Proyektor.8. Meja dan kursi yang sesuai untuk talk show.

Persiapan:

1. Setting dilakukan sebelum pembukaan.2. Peletakkan kursi menjelang sesi harus cepat dan rapi.3. Memasukkan data presentasi ke komputer peraga.4. Menyusun daftar pertanyaan dan jawaban berdasarkan slide presentasi dan

mengkonsultasikan dengan narasumber.5. Membagi slide berdasarkan pertanyaan. Misalnya: Slide 1-4 menjawab pertanyaan

pertama, slide 5 menjawab pertanyaan ke-dua, dan seterusnya.6. Jeda antar pertanyaan diberi satu halaman presentasi bertuliskan “Talk Show

DTPS di Studio KIBBLA”.7. Mengkoordinasikan waktu, sistem presentasi dan pertanyaan dengan

narasumber.8. Menghubungi pihak hotel (biasanya bagian banquet adalah pengatur ruang

konferensi) untuk menyediakan kursi dan meja yang diinginkan.9. Meletakkan layar presentasi dan proyektor pada tempat yang tepat.10. Menambahkan dekorasi, seperti pot dan lain-lain pada tempat.

34 – DTPS-KIBBLA

Aktivitas: (60 menit)

1. Fasilitator membuka dengan Salam Magis, diulang, kemudian mengucapkan selamat datang di Studio KIBBLA.

2. Sambil sapaan diberikan kepada peserta, pengaturan tempat dilakukan.3. Persilakan Narasumber duduk di tempat yang telah disediakan. Mintalah seluruh

peserta bertepuk tangan hingga narasumber duduk.4. Fasilitator memberi pertanyaan sesuai skenario, atau dapat pula memberi

pertanyaan kepada peserta untuk kemudian dikonfirmasi atau dikoreksi oleh narasumber.

5. Bangun suasana dengan memberikan kuis sebagai energizer.6. Di akhir talk show, fasilitator bisa menyimpulkan butir-butir penting dari

pembicaraan, atau meminta narasumber untuk mengungkapkan ’closing statement’ (pernyataan penutup) yang membingkai seluruh keterangan.

Marilah mengingat:

TALK SHOW ORIENTASI menekankan pada PROGRAM MULTIPIHAK, hadirin tidak hanya berasal dari aparat kesehatan atau kalangan yang terkait dunia kesehatan namun juga dari perwakilan masyarakat sipil (LSM). Maka pertanyaan dan presentasi sebaiknya mengarah pada kesadaran multipihak tersebut. Pertanyaan dapat disusun bersama fasilitator lain.

Framing:

Sebuah pertemuan multipihak membutuhkan penyamaan pijakan sebelum memulai diskusi. Pijakan itu akan menempatkan semua peserta pada tingkatan berpikir yang setara. Melalui talk show Orientasi Perencanaan DTPS-KIBBLA, kita mendapatkan gambaran besar atau “big picture”, seputar kondisi KIBBLA termuktahir, dan kebijakan kesehatan nasional. Semua pihak diajak semakin menyadari betapa pentingnya kerjasama multipihak untuk menyelamatkan jiwa ibu melahirkan, bayi baru lahir dan anak balita.


PROBINg

Apa itu Probing?

Probing adalah teknik bertanya untuk menggali lebih dalam suatu hal untuk dapat lebih memahaminya. Misalnya seperti ini:

Dapatkah Anda menjelaskan lebih jauh?Dapatkah Anda melihatnya dari cara lain?Tapi kenapa, bagaimana, siapa, kapan, dimana? Ada lagi?

Probing seperti menguliti lapisan-lapisan kulit bawang merah. Tujuannya masuk ke bagian tengah bawang. Ini artinya, dengan probing fasilitator mendekatkan dirinya pada alasan di balik sesuatu atau mendapatkan pemahaman sebanyak mungkin. Sangat penting mengenal KAPAN saatnya melakukan probing.

Kegunaan Probing:1. Mengeluarkan orang dari situasi sulit2. Mengklarifikasi pertanyaan, input dan atau opini3. Menciptakan dialog agar peserta bicara lebih banyak4. Menyelesaikan masalah Probing dapat membantu kelompok belajar untuk mencari akar masalah, membantu orang lain memahami permasalahan lebih jauh dan mendorong peserta berpikir lebih dalam.

Contoh cara-cara probing:• Cara non-verbal: mengangguk, kontak mata, atau diam.• Cara verbal: ”Hmmm..., Oh ya?” Bisa Anda ceritakan lebih lanjut?” Tolong jelaskan

lebih jauh...”, Bisa memberi contoh?” Lalu apa yang terjadi?”

Hati-hati!! Melakukan probing jangan berlebihan karena bisa membuat peserta merasa diinterogasi, atau membuat peserta lain merasa diabaikan, atau Anda kelihatan tidak netral dan arah diskusi malah jadi tidak jelas.

36 – DTPS-KIBBLA

MEMBANGUN JEJARING

Para peserta secara mandiri melakukan identifikasi jejaring yang akan menjadi mitra kerja di bidang kesehatan/KIBBLA dan mendiskusikan peran dan tanggung jawabnya masing-masing, baik dalam Proses Perencanaan maupun dalam Advokasi. Peserta diajak memahami bahwa pembangunan kesehatan bisa dan perlu dilakukan secara bersama dengan melibatkan berbagai pihak termasuk masyarakat sipil. Inilah dasar bagi pembentukan kerangka Tim Perencanaan dan Tim Advokasi KIBBLA untuk melayani tantangan kerja di daerah. Peserta akan mendapatkan gambaran mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing pihak yang akan terlibat dalam lokakarya DTPS-KIBBLA serta memahami peran dan tanggung jawab para pemangku kepentingan serta dukungan yang diharapkan.

Membangun Jejaring dapat dimulai dengan mengidentifikasi siapa-siapa saja yang berminat dan mempunyai motivasi untuk menjadi calon advokator kabupaten dan menjadi “embrio” Tim Advokasi KIBBLA.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu dan narasumber (perencanaan dan advokator KIBBLA).

2. Fasilitator pendamping, sesuai jumlah kelompok.3. Flipchart.4. Metacard warna-warni.5. Kartu-kartu bertuliskan AKI, AKB, AKABA.6. Kartu-kartu stakeholder.7. Spidol marker beragam warna.8. Label tiga warna.

Persiapan:

1. Daftar pertanyaan dibuat untuk mengarahkan peserta agar menyadari peran masing-masing institusi (untuk lembaga non-dinas kesehatan) atau unit kerja (di lingkungan kesehatan), serta meyadari peran berbagai pihak lainnya di luar dinas dan pemerhati bidang kesehatan seperti kalangan masyarakat sipil dan LSM.

2. Setiap kelompok kabupaten dibagi, dengan masing-masing terdiri dari maksimum 8 (delapan) anggota.

3. Perlengkapan tulis, metacard seluruhnya diletakan di atas meja kelompok, begitu sesi dimulai.



1. Mintalah masing-masing orang untuk menuliskan peran institusi atau unit kerja masing-masing di atas metacard (lihat pertanyaan/tugas dalam tabel di atas).

2. Lanjutkanlah hingga tugas/pertanyaan pada tabel dapat diselesaikan.3. Bagikan kartu ke kelompok dan minta mereka menggambar simbol AKI, AKB,

AKABA.4. Petakan pihak mana saja yang memiliki pengaruh pada AKI, AKB, AKABA.5. Minta kelompok untuk memetakan institusi dan pihak-pihak yang berperan dan

berpotensi untuk menurunkan AKI, AKB, AKABA. Dengan kartu-kartu yang telah dibuat minta kelompok melengkapi gambar sistem kesehatan.

6. Agar dapat dipahami, kelompok perlu memberi keterangan pada peta mengenai peran masing-masing pihak.

7. Persilakan kelompok untuk mempresentasikan gambar mereka.8. Bandingkanlah hasil dari kelompok-kelompok yang berasal dari satu

kabupaten.9. Diskusikan perbedaan yang ada. Apakah ada institusi yang dianggap ps oleh

satu kelompok dan pl oleh kelompok lain.

No. Pertanyaan/Tugas

1 Gambarkan peran institusi/unit kerja anda dalam KIBBLA, tuliskan pada metacard.

2 Untuk mendukung peran anda, institusi/unit kerja apa saja yang berkaitan langsung? Tuliskan pada metacard anda.

3 Bila anda menempatkan institusi/unit kerja anda pada peta KIBBLA, apakah anda termasuk kelompok pelaksana langsung (kp), pendukung langsung (pl), ataukah pendukung strategis (ps)? Silakan berdiskusi dalam kelompok.

4 Bekerjasamalah dengan kelompok anda untuk membuat sebuah peta keterkaitan institusi/unit kerja dengan isu KIBBLA (AKI, AKB, AKABA) beri label warna untuk masing-masing kp,pl dan ps.

5 Bekerjasamalah dengan kelompok anda untuk melihat peran-peran apa saja yang penting dalam advokasi KIBBLA dan apa saja tanggung jawab dari para pemeran yang tergabung dalam jejaring untuk melakukan kegiatan advokasi tapi belum dicantumkan pada peta KIBBLA.

6 Mulailah mengidentifikasi siapa-siapa dalam kelompok anda yang nantinya akan menjadi anggota Tim Advokasi KIBBLA baik dari Dinas Kesehatan maupun dari kalangan masyarakat sipil.

38 – DTPS-KIBBLA

Marilah Mengingat

Peran fasilitator penting untuk membantu peserta supaya bisa membayangkan situasi lapangan dan bagaimana selama ini peran institusi mereka masing-masing, dalam dinamika daerah masing-masing, dengan lebih bebas. Anda bisa menyentuh perasaan mereka dengan meminta mereka berbagi pengalaman tentang kasus-kasus AKI, AKB dan AKABA yang mereka alami atau temui dilapangan serta mendiskusikannya dengan kelompok apakah upaya-upaya yang dilakukan selama ini sudah optimal?

Framing

Kesadaran untuk berperan dalam suatu isu, pertama-tama perlu dibangun pemahaman bersama tentang isu tersebut, membahas serta didiskusikan tentang keterlibatan dan kontribusinya dalam menangani isu sehingga mereka mau terlibat, mau mendukung, serta bersedia melakukan perannya masing-masing.

Apalagi dalam masa otonomi daerah seperti sekarang ini, kesediaan untuk berperan akan menentukan aturan-aturan yang akan dibuat.


PEMBENTUKAN TIM PERENCANA

Komitmen Kongkrit

Para peserta telah secara mandiri melakukan identifikasi stakeholder dan mendaftar peran dan tanggung jawab masing-masing. Kini saatnya membangun komitmen konkrit dalam pembentukan Tim Perencana yang akan bekerjasama dengan Tim Advokasi untuk mendapatkan dukungan politis dari para pemangku kepentingan di kabupaten/kota.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.2. Fasilitator pendamping, sesuai jumlah kelompok.3. Hasil dari pemetaan ’membangun jejaring’ yang telah disusun.4. Spidol marker beragam warna.5. Label tiga warna.6. Sticky note.

Persiapan:1. Membuat pertanyaan untuk peserta agar mengambil peran dalam pembentukan

tim DTPS-KIBBLA sesuai institusi atau unit kerja asal masing-masing. Pertanyaan: Peta pemecahan masalah KIBBLA telah dilakukan. Bagaimanakah komposisi ideal tim DTPS-KIBBLA menurut kabupaten anda? Berapakah kp, ps dan pl dalam tim yang beranggota maksimum 12 orang tersebut?

2. Menyediakan tempat untuk display peta masalah agar dapat dilihat oleh semua anggota kelompok kabupaten/kota.

Aktivitas: (30 menit)1. Fasilitator membuka dengan menyapa setiap kabupaten dengan Salam Magis.2. Mintalah peserta untuk berkelompok berdasarkan asal daerah. Jelaskan bahwa

langkah lanjut dari orientasi ini adalah pembentukan tim perencana DTPS-KIBBLA. Minta masing-masing kelompok daerah berdiskusi dan membentuk tim perencana di kabupaten/kota masing-masing.

3. Persilahkan setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusi mereka kepada daerah lain menggunakan ”WORLD CAFE”.a. Setelah menyelesaikan diskusi kelompok, maka sebagian kelompok (2 orang)

menjadi penjaga cafe dan yang lain menjadi pengunjung untuk melakukan ”belanja ide” atau”penyerbukan” ke kelompok lain.

b. Penjaga cafe menjelaskan kepada pengunjung mengenai komposisi tim perencana dan alasannya.

c. Pengunjung ke kelompok lain memberikan penyerbukan ide sesuai dengan latar belakang hasil diskusi mereka.

40 – DTPS-KIBBLA

4. Masing-masing kelompok mempertimbangkan hasil penyerbukan yang diterima dan memutuskan komposisi tim sehingga dengan ini TIM PERENCANA DTPS-KIBBLA kabupaten/kota pun terbentuklah.

5. Bilamana perlu, maka tim diminta membuat komitmen yang ditulis di atas selembar flipchart. Komitmen ini kemudian ditandatangani oleh seluruh anggota tim.

Marilah Mengingat

Sesi ini sangat penting, fasilitator harus mampu mendorong agar peserta memberikan kontribusi terbaiknya dan tidak sekadar mengungkapkan komitmen asal-asalan saja. Sentuh perasaan mereka dengan menyatakan bahwa tim DTPS-KIBBLA baik yang akan menjadi tim perencana maupun yang akan menjadi tim advokasi adalah penyelamat jiwa bayi dan ibu hamil serta Balita!

Framing

Mengapresiasi tim yang telah terbentuk dan memberikan semangat, bahwa apa yang dilakukan para pemangku kepentingan ini sesuatu yang sangat penting untuk kemajuan bangsa. Sejarah akan mencatat orang-orang yang mau berkontribusi. Ini sebuah peluang bagi para pemangku kepentingan menjadi pelopor perubahan dengan cara memberikan dukungan pada proses implementasi Perencanaan DTPS-KIBBLA dan diteruskan oleh tim advokasi. Selain itu bisa ditambahkan bahwa kerjasama mutipihak dan saling mendukung antar daerah yang telah terjadi melalui proses penyerbukan dapat menjadi proses yang berguna. Apa yang terjadi di satu daerah dapat menjadi pelajaran bagi daerah lain.

Dapat pula dijelaskan bahwa proses selanjutnya akan difokuskan pada pemberian bekal bagi Tim Perencana DTPS-KIBBLA Kabupaten/Kota yang telah terbentuk. Ini berkaitan dengan persoalan-persoalan teknis, seperti data-data dan cara-cara pengisian tabel. Peserta yang tidak tergabung sebagai anggota Tim Perencana dapat meninggalkan pertemuan, namun bila berkenan mereka dapat pula tetap mengikuti acara sampai selesai.


IcE BREAKER Kitu Kiye Bleh

Untuk membangkitkan energi peserta dan membantu mereka saling nyaman satu sama lain.

Yang Diperlukan:

Seorang fasilitator pemandu

Persiapan:

Tak ada

Aktivitas:

1. Fasilitator meminta peserta diminta berdiri melingkar, lalu memberikan kata-kata yang harus direspons oleh peserta dengan jawaban yang khusus, dengan nada yang meniru nada bicara dan volume suara fasilitator.

2. Fasilitator: Kalau saya berkata: Kiye! anda menjawab Kitu! Kalau saya berkata Kituu anda semua menjawab Kiyee, bolak-balik. Nadanya harus pas sama. Kalau saya bilang Duut anda menjawab Daang, begitu sebaliknya juga. Fasilitator: Kiyee Kitu (Peserta: kituu kiyee) lalu fasilitator mencoba berbagai kombinasi kiyedut, kitu-piiye-dang, dengan nada rendah nada tinggi. Ini dimainkan kepada para peserta.

3. Fasilitator kemudian menambahkan instruksi: Kalau saya bilang ”I Love You” maka anda memelototkan mata, menjulurkan lidah, sambil berkata kearah saya “Bleweh-bleweh”. Tetapi kalau saya bilang ”I love you Joko” maka anda memelototkan mata, menjulurkan lidah, sambil berkata ke arah Joko “Bleweh-bleweh”, lalu kemudian giliran Joko berdiri di tengah, menggantikan saya. Tapi kalau ternyata Joko tahu ada peserta, misalnya Marni, tidak membleweh-bleweh ke arah Joko (mungkin karena belum kenal), maka Joko bisa menunjuk Marni, mendekatinya sambil berkata ’sir-sir-siir’, lalu menggantikan tempat bu Marni. Marni sendiri menuju ke pusat lingkaran sambil berkata ”Saya Marni”, berulang-ulang, setiba di tengah, Marni menggantikan peran fasilitator. Dia harus menyebut rangkaian Kiye dang kitu minimal dua kali. Lalu mengucapkan “I Love You” untuk seorang peserta, boleh manapun kecuali Joko dan fasilitator.

4. Putaran Bleweh peserta ini kemudian diakhiri dengan seruan “I Love You” dari fasilitator. Ketika peserta merespon, fasilitator mengucapkan “I love you” lagi, kemudian mengajak semua peserta kembali ke meja masing-masing. Sesi baru dimulai.

5. “I love you” kemudian dapat menjadi satu kata yang berarti ice breaker karena aksi wajah bleweh-bleweh.

42 – DTPS-KIBBLA

PENJELASAN PENGISIAN TABEL

Salah satu INTI keberhasilan dari Lokakarya Perencanaan DTPS-KIBBLA adalah ketersediaan data dan angka yang akurat, cara pengisian tabel yang tepat. Sesi ini dirancang untuk membantu peserta mendaftar data dan referensi apa saja yang penting untuk dikumpulkan (dan dibawa saat Lokakarya) dan bagaimana cara menggunakan data dan angka tersebut.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.2. Seorang narasumber.3. Fasilitator pendamping, sesuai jumlah kelompok.4. Contoh Tabel 1A, 1B, 1C,1D dalam ukuran besar.5. Lembar contoh formulir pengumpulan data yang telah terisi.6. Buku Pedoman Perencanaan.

Persiapan:

1. Membuat presentasi contoh tabel isian.2. Membuat presentasi sumber data.


1. Buka pertanyaan yang terstruktur untuk mendorong kelompok mendesain pengumpulan data sesuai kebutuhan.

2. Formulasikan hasil kelompok untuk mendekati kebutuhan.3. Tawarkan template yang telah tersedia.4. Angkatlah sebuah cerita kasus dan minta kelompok mengisi template.5. Persilakan kelompok mempresentasikan hasil kerjanya dan buka tanya jawab.6. Narasumber memberikan framing dengan penekanan pada hal-hal yang penting

tapi belum mengemuka (peran narasumber sangat sentral untuk mendorong pemahaman).

7. Lakukan refleksi untuk mengantar ke persiapan Lokakarya Perencanaan DTPS-KIBBLA.

8. Sesi ini bisa langsung dilanjutkan dengan persiapan penutupan. Minta peserta untuk membangun rencana tindak lanjut, sebagai persiapan menuju Lokakarya perencanaan.

9. Ajak peserta untuk menyatakan semangat dan optimisme mereka dalam sebentuk resolusi.


RENCANA TINDAK LANJUT

Untuk menjamin kelancaran komunikasi perlu dibahas dan didiskusikan tentang Rencana Tindak Lanjut, baik untuk tim perencana maupun tim advokasi, misalnya menyusun rencana untuk Lokakarya Perencanaan DTPS-KIBBLA dan Lokakarya Advokasi KIBBLA.

Para calon advokator kabupaten/kota setelah mengikuti orientasi akan menjadi inisiator dalam mengkoordinasikan pembentukan Tim Advokasi yang lebih komprehensif yang terdiri dari perwakilan masyarakat sipil di wilayah masing-masing. Keanggotaan dari Tim Advokasi yang efektif perlu lebih proporsional dengan melibatkan LSM-LSM, Organisasi Masyarakat dan Organisasi Profesi serta Media.

Tim Perencana dan Tim Advokasi secara bersama-sama akan bertanggung jawab dalam melakukan pengawalan serta melakukan upaya-upaya lanjutan advokasi. Tim Perencana bertanggung jawab dalam melakukan advokasi internal Dinas Kesehatan sedangkan Tim Advokasi akan melakukan upaya-upaya advokasi eksternal kepada legislatif dan eksekutif.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.2. Flipchart.

Persiapan:

Daftar nama kontak

Aktivitas:

1. Buka pertanyaan yang terstruktur untuk mendorong peserta kelompok memikirkan pola komunikasi menjelang lokakarya perencanaan.

2. Formulasikan hasil kelompok untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan lokakarya perencanaan.

3. Ajak peserta untuk menyatakan semangat dan optimisme mereka.

44 – DTPS-KIBBLA

SESI PENUTUPAN ORIENTASI

Penutupan Formal merupakan tahap protokoler formal, untuk membangun kehangatan dan komitmen sebagai bagian penting menjelang lokakarya. Inilah saat tepat untuk mulai mengakrabkan para eksponen multi-pihak dengan issue DTPS-KIBBLA.

Yang Diperlukan:

1. Pejabat Dinas Kesehatan untuk berpidato dan menutup acara.2. 1 (satu) Fasilitator sebagai pembawa acara (MC).3. 10 (sepuluh) balon yang sudah ditiup untuk Penanda Penutup.4. Tusuk gigi atau peniti.

Persiapan:1. Persilakan para peserta untuk duduk pada tempat masing-masing.2. MC siap di depan para peserta dengan mikrofon.3. Satu fasilitator membawa masing-masing satu balon dan sembilan sisanya

dibawa peserta, masing-masing memegang satu tusuk gigi.

Aktivitas:

1. MC mengucapkan terimakasih kepada seluruh undangan, secara spesifik menyebutkan kabupaten/kota, serta kalangan pemangku kebijakan/ stakeholder yang hadir.

2. Setelah kata pembuka MC, Pejabat Penutup Acara dipersilakan maju, mengucapkan pidato penutupan. Seluruh peserta diajak memberikan tepuk tangan.

3. Pidato penutupan sebaiknya mengungkapkan kebutuhan untuk berjuang bersama secara multisektoral atau multipihak dan pentingnya untuk segera melakukan persiapan lokakarya.

4. Setelah pidato penutupan selesai, balon dan tusuk gigi yang dipegang oleh salah satu asisten diberikan, ditusuk dengan tusuk gigi, dan begitu meletus diikuti oleh dua letusan balon dari berbagai sudut ruang. MC mengajak seluruh ruangan bertepuk tangan.


EVALUASI

Evaluasi mengisi sesi terakhir sebuah lokakarya untuk mengetahui sejauh mana harapan peserta telah tercapai. Evaluasi dapat dilakukan dengan beberapa cara.

Framing

Framing dalam pengakhiran sebuah lokakarya bukan sekedar menyajikan sebuah kesimpulan akhir; melainkan sebuah reinforcement untuk penyampaian pesan.Framing mirip sebuah ‘paraphrasing’ seluruh proses orientasi ditambah dengan penegasan tentang ‘moral pelatihan’ apa yang harus diperhatikan oleh peserta.

Kata kunci dalam setiap lokakarya perlu dikemukakan kembali sebelum penutupan secara resmi. Misalnya:

1. Peran Fasilitator Utama sebagai pelopor dan pengawal sebuah perubahan. Sehingga dengan demikian, tugas utama utama Fasilitator Utama bukan hanya memfasilitasi lokakarya DTPS-KIBBLA, melainkan melakukan pengarus-utamaan DTPS-KIBBLA sebagai proses perencanaan dan proses advokasi multipihak yang efektif. Fasilitator Utama harus meyakinkan semua pihak, bahwa peningkatan derajat kesehatan ibu dan anak akan dapat dicapai melalui DTPS-KIBBLA.

2. Peran Fasilitator Nasional adalah sebagai fasilitator dalam proses lokakarya bagi Fasilitator Propinsi. Bersama-sama dengan Fasilitator Propinsi, ia bertugas untuk mensosialisasikan gagasan Proses perencanaan dan Advokasi DTPS-KIBBLA kepada seluruh pihak terkait di kabupaten dalam forum atau Lokakarya Orientasi.

3. Fasilitator Provinsi bertugas untuk memandu proses perencanaan multipihak dengan pendekatan DTPS-KIBBLA, dalam Lokakarya perencanaan atau Lokakarya Advokasi bagi kabupaten/kota.

Framing juga perlu mendorong langkah kreatif fasilitator dan berbagai pihak lainnya agar mereka mampu merancang proses komunikasi dengan pemerintah kabupaten/kota, propinsi, pusat, dan korporat. Fasilitator harus menyadarkan berbagai pihak bahwa langkah-langkah strategik yang berhasil mereka bangun itu bukan hanya bisa ‘dijual’ kepada pemerintah kabupaten/kota, melainkan bisa ditawarkan juga kepada pemerintah propinsi, pusat, dan korporat.

Evaluasi Reflektif

Sebagai agenda pengakhiran lokakarya orientasi, lazim dilakukan evaluasi reflektif, yaitu umpan-balik secara partisipatif menyangkut hal yang relatif bersifat umum, misalnya dengan pertanyaan “Apakah proses lokakarya ini mampu menjawab harapan Anda?” atau menjawab “Apa yang Anda rasakan setelah mengikuti pelatihan hari ini?”.

46 – DTPS-KIBBLA

Peserta dapat pula merefleksikan kesan mereka tentang lokakarya yang telah mereka ikuti, misalnya dengan cara “Gambarkan kesan anda untuk lokakarya yang telah diikuti dengan 4 kata!”. Semua peserta dapat memperoleh giliran berefleksi.

Evaluasi juga dapat dipandu dengan lebih dari satu pertanyaan, yang diungkapkan satu per satu secara bergiliran. Evaluasi bentuk lain, dapat dilakukan juga dengan metoda fish bowl, atau dengan menggunakan tabel evaluasi reflektif.

Tabel telah disiapkan pada sebuah papan flipchart atau ditempelkan di dinding. Tiap peserta menempelkan post-it pada kolom yang tersedia sesuai dengan pilihan mereka.

Tabel Evaluasi Reflektif

Sangat Baik Baik Cukup baik Kurang Baik Tidak baik

Materi

Fasilitasi

Partisipasi

Kesesuaian dengan harapan


BAB VPENUTUP

Buku Panduan Orientasi Multipihak ini merupakan Buku 2 dari seri buku DTPS-KIBBLA, dimana dengan penggunaan buku ini diharapkan para pemangku kepentingan dan pengambil kebijakan memahami masalah kesehatan Ibu Bayi Baru Lahir dan Anak balita di wilayah kerja masing masing sehingga dapat terlibat langsung dalam proses penyelenggaraan lokakarya DTPS-KIBBLA selanjutnya yaitu Lokakarya Perencanaan KIBBLA serta Lokakarya Advokasi Anggaran dan Kebijakan.

Buku ini merupakan panduan awal untuk fasilitator DTPS-KIBBLA, yang dilanjutkan dengan penggunaan Buku seri lanjutan yaitu Panduan Fasilitator Proses Perencanaan (Buku 3) dan Panduan Fasilitator Advokasi Anggaran dan Kebijakan (Buku 5), melalui proses lokakarya masing-masing.

Dukungan berbagai pihak di kabupaten/kota dan provinsi akan memperkuat hasil lokakarya sampai pada tahapan advokasi Anggaran dan Kebijakan untuk mendapatkan dukungan anggaran yang dibutuhkan yang dikuatkan melalui suatu Peraturan Daerah Kabupaten/Kota masing-masing.

Documents

Buku Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak