BUKU PANDUAN LATIHAN

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM)

MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN (PERSARAAN PILIHAN)

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA JUN 2009

___________________________________________________________________ 2

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan dan tandakan ( ) bagi setiap langkah yang telah lengkap.

BIL

PERANAN KOD PERANAN NAMA &

KAD PENGENALAN

1.

SEPARATION ADMINISTRATOR

[10] [104]

2.

SEPARATION ENDOSER

[10] [329]

3.

SEPARATION APPROVER

[10] [108]

4.

LINE MANAGER

[10] [106]

5.

OBLIGATION ADMINISTRATOR

[10] [273]

6.

REMUNERATION SPECIALIST

[05] [0501] [134]

7.

CLAIM ADMINISTRATOR

[05] [0504] [168]

8.

LEAVE ADMINISTRATOR

[05] [0502] [121]

9.

WORKFLOW ADMINISTRATOR (SEPARATION)

[12][1202][113]

___________________________________________________________________ 3

ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN

CO SEPARATION ENDOSER

SEPARATION ADMIN SEP APPROVER

CLAIM ADMIN

OBLIGATION ADMIN

LEAVE ADMIN LINE MANAGER

SP- 005

SP- 010SP- 002

SP- 018SP- 019SP- 028

SP- 021 SP- 016

SP- 001

REM SPECIALIST

SP- 017

___________________________________________________________________ 4

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan ( √ ) bagi setiap langkah yang telah lengkap.

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

(√ )

PERANAN PERANAN

Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi Penamatan Perkhidmatan untuk pengesahan

CO

SEPARATION ENDORSER

SP-001

SP-002

Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi Penamatan Perkhidmatan untuk sokongan

SEPARATION ENDORSER

SEPARATION APPROVER

SP-005

Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi untuk mendapatkan pelepasan Ikatan Perkhidmatan

SEPARATION ENDORSER

OBLIGATION

ADMINISTRATOR

SP-010

Permohonan Persaraan Awal: Aplikasi Yang telah Disemak oleh Pihak Melulus Ikatan Perkhidmatan

OBLIGATION

ADMINISTRATOR

SEPARATION APPROVER

___________________________________________________________________ 5

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

(√ )

PERANAN PERANAN

SP-016

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan GCR

SEPARATION APPROVER

LEAVE

ADMINISTRATOR

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan Kew 8

SEPARATION APPROVER

REM

SPECIALIST SP-017

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Permohonan Persaraan Awal

SEPARATION APPROVER

CLAIM

ADMINISTRATOR SP-018

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan Surat Akuan

SEPARATION APPROVER

SEPARATION

ADMINISTRATOR SP-019

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Logistik

SEPARATION APPROVER

LINE

MANAGER SP-021

SP-028

Permohonan Persaraan Awal: Untuk penjadualan Temuduga Keluar penamatan perkhidmatan

SEPARATION APPROVER

SEPARATION

ADMINISTRATOR

___________________________________________________________________ 6

ALIRAN PROSES PERSARAAN PILIHAN

CO 2.1

Memohon Penamatan

Perkhidmatan

Mula

Sep Endorser 2.2

Pengesahan Penamatan

Perkhidmatan

Obligation Admin 2.3

Merekodkan Pelepasan Ikatan

Obligation?

Tidak

Sep Approver

2.4 Memperakukan

Penamatan P khid t

A

CO 2.5

Mengemaskini Maklumat Persaraan

Sep Endorser 2.6

Pengesahan Maklumat Persaraan

A

Status?

Sep Admin 2.7

Notis ke LHDN dan Perumahan

Lengkap

Line Manager 2.10

Pengesahan Sumber Logistik

Line Manager 2.12

Merekod dan Papar nota serah tugas

CO 2.11

Hantar Nota Serah Tugas / Hantar

Semula Nota Serah Tugas

Sep Admin 2.14

Menyediakan Surat Akuan

Tamat

Sep Admin 2.8

Notis ke Pencen

2.9 Power

Sep Admin 2.13

Paparan Maklumat nota serah tugas dan

Logistik

Ya

Tidak Lengkap

___________________________________________________________________ 7

Tamat

Exit Interviewer 2.15

Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga

Penamatan

CO 2.16

Papar Maklumat Temuduga

CO 2.17

Melengkapkan Borang Soal

Selidik

Jenis Temuduga?

Borang Soal Selidik

Temuduga Bersemuka

A

___________________________________________________________________ 8

___________________________________________________________________ 9

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : MEMOHON PENAMATAN PERKHIDMATAN PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ] 2. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Memohon Penamatan Perkhidmatan]

___________________________________________________________________ 10

3. Lengkapkan [ Tarikh Penamatan Perkhidmatan ] [ Jenis Penamatan Perkhidmatan ] . Klik [ Teruskan ] 4. Lengkapkan [ Alasan Bersara ] [ Jenis Temuduga Penamatan ] . Klik [ Simpan ]

___________________________________________________________________ 11

5. Pengguna akan melihat skrin Papar Status Permohonan Penamatan Perkhidmatan. Skrin ini membolehkan pengguna melihat butiran terperinci status permohonan. Klik Hapus untuk

menghapus permohonan Penamatan Perkhidmatan Sukarela yang telah dibuat tetapi belum dihantar untuk kelulusan.

___________________________________________________________________ 12

___________________________________________________________________ 13

AKTIVITI : MENGHANTAR PERMOHONAN PENAMATAN PERKHIDMATAN PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO) 1. Dari skrin Papar Status Permohonan Penamatan Perkhidmatan, klik [ Hantar ] 2. Pengguna akan kembali ke skrin Papar Permohonan Penamatan

Perkhidmatan. Klik [ Keluar ]

___________________________________________________________________ 14

___________________________________________________________________ 15

AKTIVITI : MEMBATALKAN PERMOHONAN PENAMATAN PERKHIDMATAN PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO) 1. Dari Menu Memohon Penamatan Perkhidmatan, klik [ Membatalkan Permohonan Penamatan Perkhidmatan ] 3. Lengkapkan [ Alasan Pembatalan ] Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 16

___________________________________________________________________ 17

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : PENGESAHAN PENAMATAN PERKHIDMATAN PENGGUNA : PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDOSER) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Pengesahan Permohonan

Penamatan Perkhidmatan]

___________________________________________________________________ 18

2. Pada tab Senarai Permohonan Baru klik [ No.Kp Baru ] 3. Lengkapkan Maklumat Permohononan

___________________________________________________________________ 19

4. Pemilik kompetensi tidak mempunyai ikatan perjanjian (Status – ’Tidak’) dan penghantaran akan terus kepada Peraku Penamatan Perkhidmatan tetapi jika pemilik kompetensi mempunyai ikatan perjanjian (Status – ’Ya’) penghantaran kepada Pentadbir Perjanjian. Klik [ Hantar ].

___________________________________________________________________ 20

___________________________________________________________________ 21

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : MEREKODKAN PELEPASAN IKATAN PENGGUNA : PENTADBIR PERJANJIAN (OBLIGATION ADMIN) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Merekod Pelepasan Ikatan dan Memajukan Permohonan Untuk Kelulusan] [No. KP Baru] CO yang dikehendaki

___________________________________________________________________ 22

2. Lengkapkan maklumat pelepasan ikatan.

3. Klik [ Hantar ].

___________________________________________________________________ 23

___________________________________________________________________ 24

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : PERAKUAN PENAMATAN PERKHIDMATAN PENGGUNA : PELULUS PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP APPROVER) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Terima Kelulusan dan Maklumkan Keputusan] [No. KP Baru] CO yang dikehendaki

___________________________________________________________________ 25

2. Lengkapkan [ Perakuan Kelulusan Penamatan Perkhidmatan ] [ Ulasan/ Komen ] [ Status Bankrap ] [ Siasatan BPR ] [ Bebas Dari Tindakan Mahkamah ] . Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 26

AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

___________________________________________________________________ 27

1.

AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN TIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO) PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Faedah-

Faedah Penamatan Perkhidmatan ] [ Teruskan ] 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Faedah-

Faedah Penamatan Perkhidmatan ] [ Teruskan ]

___________________________________________________________________ 28

3. Klik tab [ Kemaskini Maklumat Permohonan Persaraan ]

___________________________________________________________________ 29

4. Kemaskini maklumat [ Alamat ] dan [ Akaun ]. Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 30

___________________________________________________________________ 31

AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT PERSARAAN PENGGUNA : PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDOSER) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Pengesahan

Maklumat Persaraan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

___________________________________________________________________ 32

2. Pilih status [ Maklumat Persaraan Disahkan ] atau [ Maklumat Persaraan Tidak Disahkan ]. Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 33

___________________________________________________________________ 34

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI DAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat

Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

___________________________________________________________________ 35

2. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Pinjaman Perumahan-Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ] Perumahan-Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ]

3. Lengkapkan [ Borang Pinjaman Perumahan – Pemberitahuan Pesaraan 3. Lengkapkan [ Borang Pinjaman Perumahan – Pemberitahuan Pesaraan

Peminjam ] [ Previu Cetak ] dan [ Cetak ] borang. Peminjam ] [ Previu Cetak ] dan [ Cetak ] borang.

___________________________________________________________________ 36

4. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Lembaga Hasil Dalam Negeri ] Dalam Negeri ]

5. Lengkapkan [ Borang Permohonan Sijil Penyelesaian Cukai 5. Lengkapkan [ Borang Permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan ] . Klik [ Cetak ] Pendapatan ] . Klik [ Cetak ]

___________________________________________________________________ 37

6. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Penyelesaian Cukai Pendapatan ]

7. Lengkapkan [ Maklumat Penyelesaian Cukai Pendapatan ] dan klik [Hantar]

___________________________________________________________________ 38

___________________________________________________________________ 39

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE BAHAGIAN PENCEN PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat

Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

___________________________________________________________________ 40

2. Klik [ Maklumat Persaraan Untuk Integrasi ] atau borang[HRMIS/PENCEN] untuk mencetak borang – borang yang diperlukan oleh Bahagian Pencen.

Borang Pencen ini boleh dicetak dan dihantar secara manual kepada Borang Pencen ini boleh dicetak dan dihantar secara manual kepada Bahagian Pencen Bahagian Pencen

3. Lengkapkan Borang HRMIS [JPA.BP.HRMIS01] untuk dihantar secara 3. Lengkapkan Borang HRMIS [JPA.BP.HRMIS01] untuk dihantar secara manual ke Bahagian Pencen menandakan maklumat CO berkenaan telah manual ke Bahagian Pencen menandakan maklumat CO berkenaan telah dihantar melalui integrasi HRMIS-POWER dihantar melalui integrasi HRMIS-POWER

___________________________________________________________________ 41

4. Klik [ Hantar ] .Maklumat persaraan dihantar melalui integrasi HRMIS- POWER.

___________________________________________________________________ 42