BUKU PEDOMAN UMUM€¦ · Buku Pedoman Umum (BPU) adalah literatur tentang pemahaman dan mekanisme organisasi Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI). Buku Pedoman Umum

BUKU PEDOMAN

UMUM

IKATAN LEMBAGA MAHASISWA

PSIKOLOGI INDONESIA

IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA

(ILMPI)

Buku Pedoman Umum (BPU) adalah literatur tentang pemahaman dan mekanisme

organisasi Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI).

Buku Pedoman Umum (BPU) mengacu pada Anggaran Dasar (AD), Anggaran Rumah

Tangga (ART), Garis Besar Haluan Organisasi (GBHO) dan Garis Besar Haluan Kerja

(GBHK) organisasi Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI).

Buku Pedoman Umum (BPU) bertujuan memberikan pemahaman tentang

organisasi Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI), bentuk

acuan rekan- rekan pengurus baik Nasional maupun Wilayah dalam

menjalankan roda keorganisasiaan agar memiliki gerak yang terarah.

Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI) bergerak sebagai

lembaga organisasi profesi mahasiswa sejenis dalam lingkup nasional yang

bersifat independen, terbuka dan non politik.

KATA PENGANTAR

Tanggal 26 Januari 2011 adalah suatu waktu ketika perwakilan dari 41

universitas seluruh indonesia berkumpul dan menyepakati untuk membentuk sebuah

Lembaga dalam lingkup Nasional sebagai wadah aspirasi mahasiswa psikologi di

seluruh Indonesia. Kongkretnya, Lembaga ini dideklarasikan dengan harapan

mampu menciptakan langkah-langkah konkret untuk bermanfaat demi kemajuan

serta pengembangan keilmuan psikologi di Indonesia.

Telah tiba masa dimana sebuah amanah dan tanggungjawab digantungkan

kepundak kita, untuk diperjuangan dalam langkah nyata.

Buku ini disusun sebagai referensi bagi organisasi agar memiliki gerak yang

terarah. Berharap dapat memberikan kebermanfaatan bagi pengurus maupun

organisasi. Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia saat ini sedang dalam

tahap berjuang untuk mencari landasan- landasan yang kuat demi kemajuan internal

dan eksternal organisasi. Semoga buku ini dapat membimbing rekan- rekan pengurus

ILMPI baik Nasional maupun Wilayah dalam menjalankan roda keorganisasiaan.

ILMPI tidak hanya memiliki visi namun misi, begitu halnya dibutuhkan

komitmen yang tinggi pada setiap pengurus untuk benar- benar menjalankan

organisasi. Karena ini bukanlah hanya jobdesk yang harus dijalankan tapi tanggung

jawab, amanah. Indonesia telah mempercayai kita selaku pengurus untuk berjalan

bahkan berlari dan melebarkan sayap agar keberfungsian ILMPI benar- benar dapat

dirasakan baik oleh pengurus maupun anggota. Selalu tertulis dalam hati bahwa kita

bergerak tidak hanya untuk pribadi ataupun kelompok, tapi untuk Bangsa, untuk

Indonesia. Maka berjuanglah semampumu sampai habisnya daya juangmu untuk

menghidupi organisasi ini. Dan lihat betapa bangganya Indonesia memiliki kita.

Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia

DAFTAR ISI

BAB I : IDENTITAS ...................................................................................................................... 1

1.1 Dasar, Landasan dan Asas .................................................................................................. 1

1.2 Legalitas ............................................................................................................................. 1

1.3 Waktu & Tempat Berdiri ....................................................................................................... 1

1.4 Visi & Misi ........................................................................................................................... 1

1.3 Wilayah, Keanggotaan & Kepengurusan ............................................................................... 2 BAB II : KEANGOTAAN, KEPENGURUSAN, KEWILAYAHAN ...................................................... 3

2.1 Keanggotaan ...................................................................................................................... 3

2.2 Kepengurusan ..................................................................................................................... 4

2.3 Kewilayahan ....................................................................................................................... 6 BAB III : STRUKTURAL ............................................................................................................... 8

3.1 Bagan Stuktur Kepengurusan............................................................................................... 8

3.2 Wewenang & Jabatan .......................................................................................................... 8

3.3 Arahan Kerja ..................................................................................................................... 11

3.4 Hak, Wewenang & Kewajiban ............................................................................................ 18 BAB IV : METODE DAN PROSEDUR PELAKSANAAN ............................................................... 21

4.1 Administrasi ...................................................................................................................... 22

4.2 Mekanisme Tender ............................................................................................................ 32 4.3 Media Komunikasi ............................................................................................................. 45

4.1 Pelatihan Pengurus (Upgrading) ......................................................................................... 50

BAB V : TATA CARA PERSIDANGAN, MUSYAWARAH DAN RAPAT ........................................ 51

5.1 Tata Cara Persidangan ...................................................................................................... 51

5.2 Musyawarah & Rapat ........................................................................................................ 57 BAB VI : LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN....................................................................... 63

6.1 Laporan Perkembangan (Progress Report) ........................................................................... 63

6.2 Laporan Pertanggungjawaban Wilayah ............................................................................... 64

6.3 Laporan Pertanggungjawaban Nasional .............................................................................. 66

6.4 Standar Operational Procedure (SOP) Administrasi Keuangan ................................................ 67

6.5 Standar Operational Procedure (SOP) Penilaian Kontribusi Pengurus ...................................... 69

6.6 Paramater Penerimaan Laporan Pertanggungjawaban ........................................................ 70 BAB VII : LAMBANG & ATRIBUT ORGANISASI ........................................................................ 72

7.1 Lambang Organisasi.......................................................................................................... 72

7.2 Atribut Organisasi .............................................................................................................. 73 LAMPIRAN ................................................................................................................................ 78

BAB I

IDENTITAS

1.1 DASAR, LANDASAN DAN ASAS

1.1.1 Dasar

Ikatan lembaga mahasiswa psikologi Indonesia (ILMPI) merupakan organisasi

yang berdasarkan pada pancasila dan UUD 1945.

1.1.2 Landasan

Berlandaskan pada tri dharma perguruan tinggi

1.1.3 Asas

Asas ketaqwaan, bhineka tunggal ika dan asas kekeluargaan

1.2 LEGALITAS

ILMPI sebagai satu-satunya organisasi antar lembaga eksekutif mahasiswa

Psikologi di Indonesia yang di akui oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi

sesuai dengan Surat Keputusan Dikti No : 82/DIKTI/Kep/2012

1.3 WAKTU DAN TEMPAT BERDIRI

Hari Rabu Tanggal 26 Januari 2011 Pukul 23.46 WIB di Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah Jakarta.

1.4 VISI MISI

1.4.1 VISI

Menjadi wadah organisasi kemahasiswaan psikologi seluruh Indonesia di tingkat

eksekutif, yang berorientasi pada pengembangan kualitas sumber daya mahasiswa

yang berdaya guna dan berkontribusi nyata dalam pembangunan nasional

1.4.2 MISI

1. Membangun jaringan komunikasi antar lembaga eksekutif mahasiswa psikologi

di Indonesia yang memfasilitasi pertukaran informasi kegiatan kemahasiswaan di

perguruan tingginya masing-masing, dan isu yang berkembang di masyarakat.

2. Melakukan pengembangan dan penerapan ilmu psikologi yang meliputi bidang

penalaran dan keilmuan serta pengabdian masyarakat.

3. Menjadi jembatan aspirasi lembaga mahasiswa psikologi terhadap kebijakan-

kebijakan publik yang terkait dengan keilmuan psikologi.

1 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

4. Membentuk dan mengembangkan kualitas sumber daya mahasiswa yang dapat berkontribusi nyata di masyarakat.

1.5 WILAYAH, KEANGGOTAAN, KEPENGURUSAN

1.5.1 Wilayah

Wilayah adalah pemetaan keanggotaan berdasarkan letak geografis. Wilayah

ILMPI terbagi atas 6 wilayah di seluruh Indonesia, yang terdiri dari :

ILMPI WILAYAH I : Sumatera

ILMPI WILAYAH II : DKI Jakarta, Banten & Jawa Barat

ILMPI WILAYAH III : Jawa Tengah & Kalimantan

ILMPI WILAYAH IV : D.I Yogyakarta

ILMPI WILAYAH V : Jawa Timur, Bali dan Nusa Tenggara

ILMPI WILAYAH VI : Sulawesi, Maluku & Papua

1.5.2 Keanggotaan

ILMPI beranggotakan Lembaga Eksekutif Mahasiswa Jurusan/Program

Studi/Fakultas Psikologi di Indonesia. Lembaga Eksekutif Mahasiswa adalah

lembaga resmi yang berfungsi sebagai fungsi eksekutif, yang mewakili

mayoritas mahasiswa psikologi di instititusinya. Oleh Karrena itu, ketika

Lembaga Eksekutif Mahasiswa Psikologi tersebut menjadi anggota ILMPI,

maka seluruh mahasiswa psikologi di institusinya menjadi bagian ILMPI,

mahasiswa tersebut berhak untuk menjadi pengurus ILMPI maupun mengikuti

seluruh kegiatan ILMPI dengan rekomendasi Lembaga Eksekutif Mahasiswa

dari institusinya.

Mahasiswa psikologi adalah mahasiswa yang menempuh disiplin ilmu psikologi

strata satu (S1) yang ditandai oleh gelar sarjana yang diberikan intitusinya berupa

gelar Sarjana Psikologi (S.Psi) untuk institusi dibawah naungan DIKTI

KEMDIKBUD RI atau gelar Sarjana Psikologi Islam (S.Psi.I) untuk Institusi

dibawah naungan DIKTIS KEMENAG RI.

1.5.3 Kepengurusan

Pengurus ILMPI merupakan individu mahasiswa/i psikologi Strata Satu (S1)

yang Institusinya telah tergabung menjadi anggota ILMPI. Setiap pengurus

bertanggung jawab atas satu periode kepengurusan, lama satu periode

kepengurusan adalah satu tahun.


BAB II

KEANGOTAAN, KEPENGURUSAN, KEWILAYAHAN

2.1 KEANGGOTAAN

2.1.1 Tata Cara Menjadi Anggota

1. Lembaga Eksekutif Mahasiswa mengirimkan Surat Permohonan untuk

menjadi Anggota ILMPI kepada Koordinator Wilayah. Surat Permohonan

ditandatangani oleh Dekan/Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan atau Ketua

Jurusan/Prodi psikologi di institusinya masing-masing sebagai mengetahui

2. Koordinator Wilayah membuat Surat Rekomendasi untuk Universitas

yang bersangkutan kepada Sekretaris Jenderal. Surat Rekomendasi

dikirimkan bersamaan dengan Surat permohonan dari anggota.

3. Sekretaris Jenderal mengeluarkan Surat Keputusan Anggota yang menandakan

institusi tersebut telah resmi bergabung sebagai anggota ILMPI. SK tersebut

dikirimkan ke institusi yang mendaftarkan diri melalui Koordinator Wilayah.

4. Surat dapat berupa Hardcopy atau Softcopy.

5. Surat dapat dikirimkan langsung kesekretariat ILMPI atau melalui email

ILMPI Nasional / Wilayah

2.1.2 Tata Cara Mengundurkan Diri Menjadi Anggota

1. Lembaga Eksekutif Mahasiswa mengirimkan Surat Pengunduran Diri

kepada Koordinator Wilayah. Surat Pengunduran diri ditandatangani oleh

Dekan/Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan atau Ketua Jurusan/Prodi

psikologi di institusinya masing-masing sebagai mengetahui dan

ditandatangani oleh Koordinator Wilayah sebagai menyetujui.

2. Koordinator Wilayah menyampaikan Surat pengunduran diri tersebut

kepada Sekretaris Jendreal.

3. Sekretaris Jenderal membacakan surat pengunduran diri dari anggota

kemudian membacakan SK berakhirnya status keanggotaan pada saat

Musyawarah Nasional, ketika pembahasan musyawarah tambahan.

4. Surat harus berupa Hardcopy dan Softcopy

2.1.3 Tata Cara Penghapusan Status Keanggotaan


1. Apabila lembaga eksekutif mahasiswa universitas yang bersangkutan tidak

memenuhi syarat status keanggotaan sebagaimana dalam ART (Anggaran

Rumah Tangga) Bab I Pasal 1 maka status dinyatakan dihapuskan.

2. Pihak ILMPI mengirimkan surat kepada LEM yang bersangkutan untuk

mengadakan audiensi.

3. Audiensi dilaksanakan oleh PHW dan PHN terkait status keanggotaan

4. Hasil audiensi disampaikan dalam Musyawarah Nasional untuk

kemudian ditentukan keputusannya.

2.2 KEPENGURUSAN

2.2.1 Mekanisme Pemilihan Pengurus

2.2.1.1 Pemilihan Langsung

1. Mekanisme ini berlaku untuk Pengurus Harian Nasional,

Pengurus Harian Wilayah dan Koordinator Provinsi

2. Pemilihan ini dilaksanakan pada musyawarah nasional untuk

PHN dan musyawarah wilayah untuk PHW dan Koorprov.

3. Teknis pemilihan, kriteria calon pengurus, dan persyarataan

calon pengurus di sepakati oleh peserta forum dengan mengacu

pada draft pemilihan yang telah disesuaikan peserta forum

2.2.1.2 Perekrutan Terbuka

1. Mekanisme ini berlaku untuk Staf Badan Kelengkapan Nasional

dan Staf Badan Kelengkapan Wilayah.

2. Calon Pengurus mengisi formulir yang telah disediakan oleh

PHN atau PHW

3. Calon Pengurus melengkapi persyaratan administrasi :

a. Untuk calon Staf Badan Kelengkapan Wilayah

Melampirkan surat rekomendasi dari Lembaga Eksekutif

Mahasiswa institusinya masing-masing

b. Untuk calon Staf Badan Kelengkapan Nasional Melampirkan

surat rekomendasi dari institusinya masing-masing, dan juga

surat promosi dari wilayahnya masing-masing.

4. Formulir diseleksi oleh Koordinator Badan Kelengkapan 4 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

5. Bagi Calon yang lolos seleksi formulir dan administrasi,

kemudian calon pengurus akan di wawancarai melalui media

komunikasi ataupun secara langsung.

6. Wawancara menggunakan indikator-indikator penilaian yang

telah ditentukan oleh masing-masing PHN atau PHW.

2.2.1.3 Perekrutan Tertutup

1. Mekanisme ini berlaku untuk Staf Badan Kelengkapan Nasional

dan Staf Badan Kelengkapan Wilayah.

2. Pengadaan mekanisme ini disesuaikan dengan kebutuhan

masing-masing Kepengurusan.

3. Koordinator Badan Kelengkapan memilih langsung individu yang

akan menjadi pengurus.

2.2.2 Hak dan Kewajiban

2.2.2.1 Hak Pengurus

1. Setiap pengurus berhak mendapatkan Surat Keputusan selambat-

lambatnya 30 hari setelah kepengurusan terbentuk.

2. Setiap pengurus berhak mendapatkan informasi dan mengetahui

semua kegiatan yang dilaksanakan oleh ILMPI

3. Memiliki kewenangan dalam merealisasikan dan

mengembangkan program kerja yang ada di ILMPI

2.2.2.2 Kewajiban Pengurus

1. Berkomitmen untuk berperan aktif dalam menjalankan arahan

kerja sesuai dengan AD/ART, GBHO dan GBHK dan BPU.

2. Menjalankan program kerja yang telah ditetapkan dan disahkan

didalam rapat kerja

3. Mengikuti agenda rutin meliputi musyawarah, rapat kerja, rapat

koordinasi dalam tataran wilayah maupun nasional sekurang-

kurangnya 50% dari agenda yang ada.

4. Menjalankan komunikasi dan koordinasi yang baik antar

kepengurusan nasional maupun wilayah.


5. Bertanggungjawab dalam menjalankan komunikasi dan

koordinasi yang baik antara ILMPI dengan lembaga eksekutif

mahasiswa di wilayahnya.

2.2.3 Sanksi-Sanksi

1. Surat peringatan 1 (SP 1) diberikan pada pengurus yang melanggar

salah satu kewajiban sebagai pengurus.

2. Surat peringatan 2 (SP 2) diberikan kepada pengurus apabila tidak

mengindahkan SP 1 atau melanggar kewajiban pengurus.

3. Jika SP 1 & 2 tidak diindahkan, maka:

a. Untuk kepengurusan wilayah, pencabutan status kepengurusan

berdasarkan rekomendasi koordinator wilayah yang disetujui oleh

Sekretaris Jenderal.

b. Untuk kepengurusan nasional, pencabutan status kepengurusan

langsung dari Sekretaris Jenderal.

2.2.4 Mekanisme Pengunduran Diri Pengurus

1. Pengurus mengundurkan diri secara lisan dan tulisan.

2. Pengurus mengajukan surat pengunduran diri kepada Sekretaris

Jenderal dan melampirkan surat pengajuan pengunduran diri dari

Lembaga Eksekutif Mahasiswa institusinya masing-masing.

3. Pengunduran diri pengurus dinyatakan sah apabila telah disetujui oleh

Sekretaris Jenderal yang diimplementasikan dengan pembaruan Surat

Keputusan kepengurusan.

2.3 KEWILAYAHAN

2.3.1 Syarat Mendirikan Wilayah

1. Adanya kesiapan Sumber Daya Mahasiswa untuk menjadi pengurus

pada wilayah yang ingin dimekarkan atau dibentuk.

2. Adanya dokumen tertulis yang menyatakan alasan pemekaran atau

pembentukan wilayah baru dengan disertakan bukti tanda tangan

minimal 2/3 dari anggota wilayah tersebut.


3. Adanya keputusan pemilihan Koordinator Wilayah sementara didalam

Musyawarah Wilayah untuk wilayah yang akan dimekarkan atau

dibentuk sebagai penanggung jawab.

4. Adanya persetujuan dari forum Musyawarah Nasional untuk mendirikan

wilayah baru yang ingin dimekarkan atau dibentuk

5. Wilayah baru minimal telah terdiri dari 5 Universitas yang menjadi

anggota ILMPI

6. Melaksanakan Musyawarah Wilayah selambat-lambatnya 1 (satu) bulan

setelah disetujui oleh forum Musyawarah Nasional


BAB III

STRUKTURAL

3.1 BAGAN STRUKTUR KEPENGURUSAN

3.1.1 Sumber Bagan

Bagan ini bersumber dari Anggaran Dasar pasal 17 dan 18, Anggaran Rumah

Tangga Bab II dan GBHK

3.1.2 Penjelasan Bagan

1. Garis putus-putus adalah garis koordinasi

2. Garis lurus adalah garis komando 3. Garis titik lurus adalah garis komando terbatas

3.2 HAK DAN WEWENANG JABATAN

3.2.1 Sekretaris Jenderal

1. Sekretaris Jenderal merupakan pusat pimpinan dan pengambil

keputusan tertinggi dalam kepengurusan ILMPI yang ditetapkan pada

Musyawarah Nasional.

2. Sekretaris Jenderal merupakan orang yang bertanggung jawab penuh

terhadap keberlangsungan organisasi ILMPI.

3. Sekretaris Jenderal wajib melakukan koordinasi dengan koordinator

wilayah untuk mengetahui perkembangan dan hambatan dari wilayah. 8 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

Koorprov

4. Sekretaris Jenderal berupaya untuk mengembangkan kemajuan

organisasi dengan aktif melakukan koordinasi baik kedalam organisasi

(internal) maupun keluar organisasi (eksternal).

5. Sekretaris Jenderal berupaya untuk melakukan hubungan kerjasama baik

Nasional maupun Internasional dalam meningkatkan eksistensi organisasi

3.2.2 Koordinator Wilayah

1. Koordinator Wilayah merupakan pimpinan tertinggi tingkat wilayah

yang ditetapkan pada Musyawarah Wilayah.

2. Koordinator Wilayah merupakan orang yang bertanggung jawab penuh

terhadap keberlangsungan organisasi ILMPI dalam tingkat wilayah.

3. Koordinator Wilayah wajib menginformasikan segala informasi yang

didapatkan dari Kepengurusan Nasional ke wilayah.

4. Koordinator Wilayah mempunyai kewenangan dalam mengatur wilayah

sesuai dengan kondisi dan kebutuhan wilayah.

5. Koordinator wilayah berupaya untuk mengembangkan organisasi

dengan melakukan hubungan kerjasama kepada instansi atau institusi

baik dalam lingkup wilayah maupun Nasional.

Koordinator Wilayah aktif melakukan komunikasi dengan ketua-

ketua Lembaga Eksekutif yang menjadi anggota ILMPI.

3.2.3 Badan Kelengkapan Organisasi

1. Badan Kelengkapan Organisasi adalah badan yang dibentuk

berlandaskan Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga ILMPI

2. Badan Kelengkapan Organisasi ILMPI terdiri dari Badan Kelengkapan

Nasional dan Badan Kelengkapan Wilayah.

3. Badan Kelengkapan Organisasi menjalankan wilayah kerja ILMPI guna

menciptakan program kerja nyata yang berkesinambungan dengan

AD/ART dan mendukung Usaha ILMPI.

4. Badan Kelengkapan Organisasi dikoordinatori oleh seorang

Koordinator Badan.

5. Badan Kelengkapan bertanggung jawab kepada anggota ILMPI dan

melaporkan hasil kerjanya di Musyawarah Wilayah bagi Badan Kelengkapan


Organisasi wilayah dan Musyawarah Nasional bagi Badan

Kelengkapan Organisasi Nasional.

6. Kegiatan Badan Kelengkapan harus dapat dirasakan manfaatnya bagi

anggota ILMPI.

3.2.4 Koordinator Badan Kelengkapan

1. Koordinator Badan Kelengkapan merupakan seseorang yang

mengkoordinasikan, memimpin dan bertanggung jawab atas

keberlangsungan badan kelengkapan organisasi yang terdapat dalam ILMPI.

2. Koordinator Badan Kelengkapan wajib menginformasikan segala informasi

baik dari wilayah maupun nasional kepada staf badan kelengkapan.

3. Koordinator Badan Kelengkapan mempunyai kewenangan dalam mengatur

badan kelengkapannya sesuai dengan AD/ART dan Usaha ILMPI.

4. Koordinator Badan Kelengkapan wajib mengkoordinasikan atas

berjalannya suatu program kerja yang telah disusun pada Rapat Kerja

Wilayah atau Rapat Kerja Nasional.

5. Koordinator Badan Kelengkapan mempunyai hak preogratif untuk

memilih staf badan kelengkapannya masing-masing berdasarkan

mekanisme yang ditentukan.

3.2.5 Staf Badan Kelengkapan

1. Staf Badan Kelengkapan merupakan perwakilan individu dari masing-

masing anggota ILMPI yang dipilih dengan mekanisme yang ditentukan

oleh Pengurus Harian Nasional maupun Pengurus Harian Wilayah.

2. Pengadaan staf Badan Kelengkapan disesuaikan dengan kebutuhan

masing-masing Badan Kelengkapan.

3. Staf Badan Kelengkapan bertanggung jawab kepada Koordinator

Badan Kelengkapannya masing-masing.

4. Staf Badan Kelengkapan berhak menyampaikan ide dan gagasan kepada

Koordinator Badan Kelengkapannya masing-masing terkait dengan program kerja

yang telah disusun pada Rapat Kerja Wilayah atau Rapat Kerja Nasional.

5. Staf Badan Kelengkapan wajib mematuhi instruksi maupun menerima arahan

yang diberikan oleh Koordinator Badan Kelengkapan terkait dengan program

kerja yang telah disusun pada Rapat Kerja Wilayah atau Rapat Kerja Nasional. 10 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

6. Staf Badan Kelengkapan wajib menginformasikan segala kegiatannya

di ILMPI kepada institusinya (Lembaga Eksekutif Mahasiswa Psikologi).

3.2.6 Koordinator Provinsi

1. Koordinator Provinsi adalah seseorang yang dipilih dalam musyawarah

wilayah dan direkomendasikan oleh provinsi

2. Koordinator Provinsi bertugas untuk membantu tugas badan

kelengkapan wilayah di provinsinya berdasarkan arahan dari

koordinator wilayah

3. Koordinator provinsi bertanggung jawab kepada korwil

4. Koorprov berhak mengkoordinasikan koordinator dan staff badan

kelengkapan wilayah di provinsinya sesuai dengan arahan koordinator

wilayah.

5. Koorprov berhak mengkoordinasikan LEM anggota ILMPI di provinsinya

sesuai dengan arahan koordinator wilayah.

3.4 ARAHAN KERJA

3.3.1 Badan Kesekretariatan Nasional

1. Badan Kesekretariatan Nasional (BANSEKNAS) adalah Badan

Kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab dalam fungsi

kesekretariatan Nasional ILMPI.

2. Fungsi Kesekretariatan Nasional adalah :

a. Membuat surat perihal keorganisasian dalam lingkup Nasional

b. Menyunting dan melengkapi proposal kegiatan Nasional berdasarkan

konsep yang telah disusun sebelumnya oleh pihak terkait

c. Membuat Surat Keputusan Kepengurusan Nasional dan Wilayah ILMPI

d. Membuat Surat Keputusan Keanggotan ILMPI

e. Menyusun data base surat menyurat organisasi

f. Menyusun hasil kegiatan Nasional

g. Menyusun Buku Pedoman Umum atas rekomendasi dan hasil

pertimbangan dari Pengurus Nasional dan Pengurus Wilayah ILMPI.

h. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar

i. Menyimpan atribut organisasi

3. Badan Kesekretariatan Nasional dikoordinatori oleh seorang koordinator.

4. Koordinator Badan Kesekretariatan Nasional melakukan koordinasi

dengan Badan Kesekretariatan Wilayah.


3.3.2 Badan Keuangan Nasional

1. Badan Keuangan Nasional (BANKEUNAS) adalah badan kelengkapan

Nasional yang bertanggung jawab dalam pengelolaan fungsi keuangan

ILMPI tingkat Nasional.

2. Pengelolaan Fungsi Keuangan ILMPI tingkat Nasional adalah :

a. Mengkoordinasikan iuran wajib anggota

b. Menyusun anggaran kegiatan rutin nasional

c. Menyusun rancangan anggaran pembelanjaan lembaga

d. Mengkoordinasikan penyebaran proposal donatur lembaga serta

proposal donatur kegiatan nasional

e. Menyusun data base keuangan anggota

f. Melakukan usaha dalam penambahan dana kas Nasional.

3. Badan Keuangan Nasional dikoordinatori oleh seorang koordinator.

4. Koordinator Badan Keuangan Nasional melakukan koordinasi dengan

Badan Keuangan Wilayah

3.3.3 Badan Informasi dan Komunikasi Nasional

1. Badan Informasi dan Komunikasi Nasional (BANINFOKOMNAS)

adalah badan kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab dalam

pengelolaan informasi dan komunikasi di tingkat Nasional.

2. Badan Informasi dan Komunikasi Nasional memiliki kewajiban antara lain :

a. Mengkomunikasikan segala informasi lingkup Nasional kepada

seluruh pengurus serta anggota ILMPI.

b. Mengelola media informasi organisasi.

c. Menjadi media partner dari anggota ILMPI dalam melakukan publikasi

terhadap kegiatan lembaga eksekutifnya masing-masing bila diminta.

d. Menyebarkan hasil kegiatan Nasional kepada seluruh pengurus

dan anggota ILMPI.

e. Menghimpun database anggota dari masing-masing wilayah.

f. Memiliki kewajiban bersama dengan Sekretaris Jenderal untuk menjalin

komunikasi eksternal antar Lembaga Mahasiswa Profesi atau Instansi

atau organisasi lain baik dalam lingkup Nasional maupun Internasional.

g. Melakukan pemantauan atas media masa atas informasi dan pemberitaan

organisasi yang ada serta melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan 12 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

untuk memberikan informasi yang benar serta memperbaiki citra

organisasi.

3. Badan Informasi dan Komunikasi Nasional dikoordinatori oleh seorang

koordinator.

4. Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi Nasional melakukan

koordinasi dengan Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah.

3.3.4 Badan Pengembangan Organisasi Nasional

1. Badan Pengembangan Organisasi Nasional (BPONAS) adalah badan

kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab menjalankan fungsi

bidang pengembangan organisasi dalam lingkup Nasional

2. Fungsi Pengembangan Organisasi adalah mengembangkan internal

organisasi dengan program kerja yang telah disepakati pada Rapat

Kerja Nasional, berbagai media dan cara dapat digunakan sesuai

dengan kebutuhan dan kondisi Nasional.

3. Badan Pengembangan Organisasi Nasional menjalankan program

nyata sesuai dengan ranah bidang pengembangan organisasi dalam

lingkup Nasional berdasarkan koordinasi dengan Sekretaris Jenderal

4. Badan Pengembangan Organisasi Nasional dikoordinatori oleh

seorang koordinator

5. Koordinator Badan Pengembangan Organisasi Nasional melakukan

koordinasi dengan Koordinator Badan Pengembangan Organisasi Wilayah

3.3.5 Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional

1. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional (BPPMNAS)

adalah badan kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab menjalankan

fungsi bidang pengabdian masyarakat dalam lingkup Nasional.

2. Fungsi Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional

adalah menjalankan program kerja nyata yang dapat bermanfaat untuk

masyarakat berdasarkan kesepakatan Rapat Kerja Nasional yang telah

disepakati sebelumnya. Bentuk kegiatan dapat disesuaikan dengan

kebutuhan dan kondisi di Nasional.


3. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional menjalankan

program nyata sesuai dengan ranah bidang pengabdian masyarakat dalam

lingkup Nasional berdasarkan koordinasi dengan Sekretaris Jenderal.

4. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional Nasional

dikoordinatori oleh seorang coordinator.

5. Koordinator Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat

Nasional melakukan koordinasi dengan Badan Pengembangan dan

Pengabdian Masyarakat Wilayah.

3.3.6 Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional

1. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional (BPPKNAS)

adalah badan kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab

menjalankan fungsi bidang pengkajian keilmuan dalam lingkup Nasional.

2. Fungsi Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional adalah :

a. Menjalankan program kerja nyata yang dapat bermanfaat untuk

mengembangkan kemajuan keilmuan psikologi berdasarkan kesepakatan

Rapat Kerja Nasional yang telah disepakati sebelumnya. Bentuk kegiatan

dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi di Nasional

b. Mengkaji isu-isu strategis terkait keilmuan psikologi.

3. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional menjalankan

program nyata sesuai dengan ranah bidang keilmuan dalam lingkup

Nasional berdasarkan koordinasi dengan Sekretaris Jenderal.

4. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional

dikoordinatori oleh seorang coordinator

5. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional melakukan

koordinasi dengan Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Wilayah.

3.3.7 Dewan Pertimbangan Organisasi Nasional

1. Dewan Pertimbangan Organisasi (DPO) adalah dewan yang bertugas

memberikan pertimbangan kebijakan Pengurus Harian Nasional diluar

keputusan Musyawarah Nasional dan Rapat Kerja Nasional yang

sesuai dengan AD/ART dan GBHO ILMPI. Pertimbangan tersebut

diberikan jika diminta oleh Pengurus Harian Nasional.


2. Dewan Pertimbangan Organisasi bersifat non struktural dalam artian

tidak tertera dalam struktural kepengurusan ILMPI.

3. Dewan Pertimbangan Organisasi beranggotakan Pengurus Harian

Nasional periode sebelumnya.

4. Dewan Pertimbangan Organisasi berhak memberikan pengawasan

dan juga berhak memberikan arahan, pertimbangan atau buah pikiran

kepada Sekretaris Jenderal.

3.3.8 Badan Kesekretariatan Wilayah

1. Badan Kesekretariatan Wilayah (BANSEKWIL) bertanggung jawab

dalam fungsi kesekretariatan wilayah ILMPI.

2. Fungsi Kesekretariatan Wilayah adalah :

a. Membuat surat perihal keorganisasian dalam lingkup Wilayah.

b. Menyunting dan melengkapi proposal kegiatan Wilayah berdasarkan

konsep yang telah disusun sebelumnya oleh pihak terkait.

c. Menyusun data base surat menyurat organisasi, menyusun hasil

kegiatan Wilayah.

3. Koordinator Badan Kesekretariatan Wilayah wajib melakukan

koordinasi dengan Koordinator Badan Kesekretariatan Nasional dan

berkewajiban menginformasikan segala hal yang dinformasikan dari

Badan Kesekretariatan Nasional kepada Kepengurusan Wilayah.

3.3.9 Badan Keuangan Wilayah

1. Badan Keuangan Wilayah bertanggung jawab dalam pengelolaan

fungsi keuangan ILMPI tingkat Wilayah.

2. Pengelolaan Fungsi Keuangan ILMPI tingkat Wilayah adalah :

a. membantu badan keuangan Nasional dalam pengkoordinasian

iuran wajib anggota

b. menyusun anggaran kegiatan rutin wilayah

c. menyusun rancangan anggaran pembelanjaan dalam lingkup wilayah

d. membantu badan keuangan Nasional dalam mengkoordinasikan

penyebaran proposal donatur lembaga dalam lingkup wilayah

e. menyusun data base keuangan anggota

f. melakukan usaha dalam penambahan dana kas wilayah. 15 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

3. Badan Keuangan Wilayah dikoordinatori oleh seorang koordinator.

4. Koordinator Badan Keuangan Wilayah wajib melakukan koordinasi

dengan koordinator Badan Keuangan Nasional dan berkewajiban

menginformasikan segala hal yang dinformasikan dari Badan Keuangan

Nasional kepada Koordinator Wilayah dan Pengurus Harian Wilayah.

3.3.10 Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah

1. Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah (BANINFOKOMWIL) adalah

badan kelengkapan Wilayah yang bertanggung jawab dalam

pengelolaan informasi dan komunikasi di tingkat wilayah.

2. Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah memiliki kewajiban antara lain :

a. mengkomunikasikan segala informasi lingkup Wilayah maupun Nasional

kepada seluruh pengurus serta anggota ILMPI lingkup Wilayah

b. mengelola media informasi organisasi dalam lingkup Wilayah

c. menyebarkan hasil kegiatan Wilayah kepada seluruh pengurus dan

anggota ILMPI lingkup Wilayah

d. Memiliki kewajiban bersama dengan Koordinator Wilayah untuk

menjalin komunikasi eksternal antar Lembaga Mahasiswa Profesi

atau Instansi atau Organisasi lain dalam lingkup Wilayah.

e. Mengumpulkan database ketua-ketua Lembaga Anggota ILMPI.

f. Menjadi media partner dari anggota ILMPI dalam melakukan publikasi

terhadap kegiatan lembaga eksekutifnya masing-masing bila diminta.

3. Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah dikoordinatori oleh seorang

koordinator.

4. Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah wajib melakukan

koordinasi dengan Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi Nasional.

3.3.11 Badan Pengembangan Organisasi Wilayah

1. Badan Pengembangan Organisasi Wilayah (BPOWIL) adalah Badan

Kelengkapan Wilayah yang bertanggung jawab menjalankan fungsi

pengembangan organisasi dalam lingkup Wilayah.

2. Fungsi Pengembangan Organisasi adalah mengembangkan internal organisasi

dengan program kerja yang telah disepakati pada Rapat Kerja Wilayah.


Berbagai media dan cara dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan

dan kondisi pada masing- masing wilayah.

3. Badan Pengembangan Organisasi Wilayah dikoordinatori oleh seorang

koordinator.

4. Badan Pengembangan Organisasi Wilayah wajib melakukan koordinasi

dengan Koordinator Badan Pengembangan Organisasi Nasional.

3.3.12 Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Wilayah

1. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Wilayah (BPPMWIL)

adalah Badan Kelengkapan Wilayah yang bertanggung jawab

menjalankan fungsi pengabdian masyarakat dalam lingkup Wilayah.

2. Fungsi Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat adalah

menjalankan program kerja nyata yang dapat bermanfaat untuk

masyarakat berdasarkan kesepakatan Rapat Kerja Wilayah yang telah

disepakati sebelumnya. Bentuk kegiatan dapat disesuaikan dengan

kebutuhan dan kondisi wilayah masing- masing.

3. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat dikoordinatori

oleh seorang koordinator

4. Koordinator Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat

Wilayah wajib melakukan koordinasi dengan Koordinator Badan

Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Wilayah Nasional

3.3.13 Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Wilayah

1. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Wilayah (BPPKWIL)

adalah Badan Kelengkapan Wilayah yang bertanggung jawab

menjalankan fungsi pengkajian keilmuan dalam lingkup Wilayah.

2. Fungsi Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan adalah menjalankan

program kerja nyata yang dapat bermanfaat untuk mengembangkan

kemajuan keilmuan psikologi berdasarkan kesepakatan Rapat Kerja Wilayah

yang telah disepakati sebelumnya. Bentuk kegiatan dapat disesuaikan

dengan kebutuhan dan kondisi wilayah masing- masing.

3. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan dikoordinatori oleh

seorang koordinator.


4. Koordinator Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Wilayah

wajib melakukan koordinasi dengan Koordinator Badan

Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional.

3.3.14 Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah

1. Dewan Pertimbangan Organisasi (DPO) adalah dewan yang bertugas

memberikan pertimbangan kebijakan Pengurus Harian Wilayah diluar

keputusan Musyawarah Wilayah dan Rapat Kerja Wilayah yang sesuai

dengan AD/ART dan GBHO ILMPI. Pertimbangan tersebut diberikan

jika diminta oleh Pengurus Harian Wilayah.

2. Dewan Pertimbangan Organisasi bersifat non struktural dalam artian

tidak tertera dalam struktural kepengurusan ILMPI.

3. Dewan Pertimbangan Organisasi beranggotakan Pengurus Harian

Wilayah periode sebelumnya.

4. Dewan Pertimbangan Organisasi berhak memberikan pengawasan

dan juga berhak memberikan arahan, pertimbangan atau buah pikiran

kepada Koordinator Wilayah

3.4 Hak, Wewenang dan Kewajiban

3.4.1 Hak dan Wewenang Nasional

1. Nasional memberikan kebijakan secara garis besar, dan menyerahkan

penerjemahannya kepada wilayah dan institusi anggota, namun tetap

pada koridor AD/ART dan GBHO ILMPI.

2. Nasional berhak memberikan himbauan dan/atau peringatan kepada wilayah

maupun institusi yang mengambil atau melaksanakan kebijakan atau aktivitas

yang menyimpang dari visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.

3. Nasional berhak memberikan tender kepada wilayah dan atau institusi

anggota yang telah memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh

nasional sebagai penerima tender.

4. Nasional bertanggung jawab terhadap segala aktivitas yang berhubungan

dengan ILMPI dalam lingkup dalam Negeri (Nasional) maupun Internasional.

5. Nasional berhak menjalin hubungan kerjasama dengan lembaga, organisasi,

dan institusi manapun yang dirasa perlu demi kemajuan ILMPI baik dalam


lingkup Nasional maupun Internasional selama tidak melanggar

AD/ART dan GBHO ILMPI.

6. Nasional berhak menerima laporan aktivitas wilayah dengan status

mengetahui, mengingat Sekretaris Jenderal adalah penanggung jawab

seluruh aktivitas yang dilaksanakan oleh ILMPI.

3.4.2 Kewajiban Nasional

1. Nasional Wajib menstandarisasi segala aktivitas dan kebijakan yang

diambil kepada visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.

2. Nasional wajib memberikan laporan dan atau pertanggung jawaban kepada

seluruh institusi anggota mengenai segala kebijakan yang telah diambil dan

aktivitas yang telah dilaksanakan secara resmi dalam forum Nasional.

3. Nasional wajib memfasilitasi hubungan kerjasama wilayah maupun

institusi anggota dengan lembaga, institusi, organisasi lain berskala

nasional dan internasional, selama tidak melanggar dari AD/ART ILMPI.

4. Nasional wajib menampung, menyalurkan dan memfasilitasi aspirasi

dari wilayah maupun institusi anggota, selama tidak melanggar dari

AD/ART ILMPI.

5. Nasional wajib mengkoordinasikan secara intensif antar wilayah terkait

dengan kinerja dan kebijakan yang diambil dengan mengacu pada

AD/ART dan GBHO.

3.4.3 Hak dan Wewenang Wilayah

1. Wilayah berhak mengatur rumah tangganya sendiri dengan koordinasi

dari nasional, selama tidak melanggar dan atau menyimpang dari visi

dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.

2. Wilayah berhak menerjemahkan kebijakan yang diberikan oleh nasional

sesuai dengan kondisi dan budaya yang ada di masing-masing wilayah,

selama tidak bertentangan dengan visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.

3. Wilayah berhak melaksanakan segala aktivitas dan mengambil kebijakan

baik yang bersumber dari nasional maupun atas inisiatif wilayah sendiri

selama tidak menyimpang dari visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.


4. Wilayah berhak mengadakan kerjasama dengan institusi yang ada di

wilayahnya dan atau dengan wilayah lain dalam hal implementasi

kebijakan yang bersumber dari nasional.

5. Wilayah berhak mengajukan permohonan tender kepada nasional.

6. Hal-hal yang sifatnya internal wilayah akan diserahkan sepenuhnya kepada

hasil musyawarah wilayah selama tidak melanggar dan atau menyimpang dari

visi dan misi, AD/ART, GBHO ILMPI dan kebijakan Nasional.

3.4.4 Kewajiban Wilayah

1. Wilayah wajib mendasarkan segala aktivitas dan kebijakan yang

diambil berdasarkan visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.

2. Wilayah wajib memberikan laporan pertanggungjawaban atas segala

implementasi kebijakan dan aktivitas yang bersumber dari kebijakan nasional.

3. Wilayah wajib memberikan laporan aktivitas di wilayahnya dengan

status mengetahui kepada sekjend, mengingat sekjend adalah

penanggung jawab seluruh aktivitas ILMPI.

4. Wilayah wajib menghormati otoritas wilayah lain, artinya antar wilayah

tidak saling mencampuri urusan rumah tangga wilayah lain.

5. Wilayah wajib mengkoordinasikan institusi anggota ILMPI yang berada

dalam lingkup wilayahnya dengan mengacu pada AD/ART , GBHO dan

kebijakan nasional lainnya.


BAB IV

METODE DAN PROSEDUR PELAKSANAAN

4.1 ADMINISTRASI

4.1.1 Surat Menyurat

4.1.1.1 Aturan Baku Surat Keluar ILMPI

Aturan baku ini berlaku untuk seluruh kepengurusan nasional

maupun kepengurusan wilayah.

A. PENGGUNAAN KERTAS KOP (KEPALA SURAT)

Semua surat resmi yang dibuat oleh perangkat organisasi ILMPI harus

menggunakan kertas berkop dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Penulisan Nama Organisasi dalam KOP Surat

Nama Organisasi ditulis dengan huruf kapital

Nama Organisasi ditulis dengan rata tengah

Nama Organisasi ditulis lengkap

Singkatan Nama Organisasi terdapat di dalam kurung, setelah

nama lengkap organisasi.

Untuk Wilayah, letak Geografis Wilayah ditulis lengkap di

dalam kurung, setelah nama organisasi. Contoh : IKATAN

LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA WILAYAH

I (SUMATERA)

Untuk kepanitian, menuliskan kepanitiaan acara sebelum

Nama Organisasi ILMPI, panitia boleh menyingkat nama

organisasi ILMPI. Contoh : PANITIA MUSYAWARAH &

RAPAT KERJA NASIONAL ILMPI KE-V.

2. Kesekretariatan dalam KOP Surat

Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop Surat Nasional

merupakan alamat kesekretariatan ILMPI.

Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop surat Wilayah

dimana koordinator wilayah menimba ilmu.

Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop surat untuk kepanitiaan

program kerja baik wilayah maupun nasional merupakan alamat

dimana pelaksanaan program kerja tersebut berlangsung.


3. Penempatan Lambang ILMPI

Penempatan lambang berada di pojok kiri atas untuk surat

nasional maupun wilayah.

Hanya lambang ILMPI nasional yang boleh digunakan dalam

kop surat.

Jika terdapat pelaksanaan program kerja maka terdapat logo

Himpunan atau Badan Eksekutif Mahasiswa dimana program

kerja tersebut diselenggarakan dan ditempatkan di pojok kanan.

B. ATURAN ISI SURAT

1. Tanggal Surat

Pada penulisan tanggal surat, tidak mencantumkan tempat

dimana surat itu dibuat. Letaknya terdapat di pojok kanan atas

setelah KOP Surat.

Dituliskan di pojok kanan atas lembar surat

Contoh format tanggal surat : 15 Oktober 2011

2. Penomoran Surat

Nomor Surat ditulis di pojok kiri atas bagian surat

Format Penomoran Surat : Nomor / Kode Surat (I- Internal

atau E - Eksternal) / PHN atau PHW / ILMPI atau ILMPIWIL-

…/ Bulan (Romawi) / Tahun

Nomor surat mengurut sesuai periode kepengurusan atau

kepanitiaan acara, jadi periode kepengurusan kepanitiaan

yang baru dimulai dari nomor 001

Contoh Nomor Surat Untuk Kepengurusan Nasional :

001/I/PHN/ILMPI/VII/2011

Contoh Nomor Surat Untuk Kepengurusan Wilayah :

002/E/PHW/ILMPIWIL-II/VII/2011

3. Mengenai Perihal

Singkat, jelas dan tepat tergantung dari tujuan surat dibuat

(Undangan, Proposal Kerjasama, Pemberitahuan, atau yang lainnya)

4. Mengenai Lampiran

Singkat, jelas, tepat (mengenai jumlah lampiran)


5. Alamat yang dituju

Menggunakan kata Yang Terhormat

(Yth.) Menggunakan kata Di Tempat

6. Salam pembuka

7. Pembuka surat

8. Isi surat

9. Penutup surat

10. Salam penutup

C. TANDA TANGAN

1. Untuk penulisan tanda tangan pada kepengurusan nasional

maupun wilayah, tidak dicantumkan asal universitasnya

2. Letak Tanda Tangan Sekretaris Jenderal / Koordinator

Wilayah berada pada kanan bawah lembar surat.

3. Jika dalam surat terdapat dua tanda tangan, maka posisi

Sekretaris Jenderal / Koordinator Wilayah terdapat

disebelah kiri dan Koordinator Badan Kesekretariatan

Nasional/Wilayah terletak pada sebelah kanan.

4. Untuk Kepanitiaan, surat ditandatangani oleh :

a. Sekretaris Pelaksana

b. Ketua Pelaksana

c. Ketua Lembaga Eksekutif tuan rumah Pelaksana

d. Sekretaris Jenderal/Koordinator Wilayah

e. Dekan/Wakil Dekan bidang Kemahasiswaan atau Ketua

Jurusan/Prodi Psikologi tuan rumah pelaksana.

D. PEMBERIAN STAMPEL/CAP

1. Cap dibubuhkan kepada Sekretaris Jenderal / Koordinator Wilayah

2. Jika dalam surat terdapat tanda tangan Koordinator Badan

Kesekretariatan Nasional/Wilayah, maka cap dibubuhkan

pada Koordinator Badan Kesekretariatan Nasional/Wilayah

3. Pada Cap Wilayah memiliki format tersendiri untuk

menyetarakan pada semua wilayah.


4. Ukuran cap yang digunakan adalah ukuran standar cap

pada umumnya.

4.1.1.2 Aturan Baku Surat Keputusan ILMPI





Nama Organisasi ditulis dengan huruf

kapital Nama Organisasi ditulis dengan rata

tengah Nama Organisasi ditulis lengkap

Singkatan Nama Organisasi terdapat di dalam kurung,

setelah nama lengkap organisasi.


dalam kurung, setelah nama organisasi. Contoh : IKATAN

LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA (ILMPI)

WILAYAH I (SUMATERA)





dimana Koordinator Wilayah menimba ilmu




Hanya lambang ILMPI nasional yang boleh digunakan

dalam kop surat.

B. PENOMORAN SURAT

1. Untuk Penomoran Surat Keputusan yang Sifatnya Umum

Nomor / Kode Surat (SK) / PHN atau PHW / ILMPI atau

ILMPIWIL-… / Bulan (Romawi) / Tahun.

CONTOH : 002/SK/PHW/ILMPIWIL-II/VII/2011


2. Untuk Penomoran Surat Keputusan yang Menetapkan Struktur

Kepengurusan Baik Kepengurusan Wilayah maupun Nasional

Nomor / Kode Surat (SK-P) / PHN atau PHW / ILMPI atau

ILMPIWIL-… / Bulan (Romawi) / Tahun

CONTOH : 010/SK-P/PHN/ILMPI/IV/2014

3. Untuk Surat Keputusan yang Menetapkan Keanggotaan Ilmpi

Nomor / Kode Surat (SK-A) / PHN atau PHW / ILMPI atau

ILMPIWIL-… / Bulan (Romawi) / Tahun.

CONTOH : 015/SK-A/PHN/ILMPI/IV/2014

4. Pada penulisan nomor SK menggunakan penomoran tersendiri dan

dibedakan dengan penomoran Surat Keluar ataupun Surat Peringatan

5. Nomor Surat ditulis diatas bagian tengah Surat

6. Nomor surat mengurut, tidak sesuai periode kepengurusan

7. SK-A dan SK-P hanya dikeluarkan oleh PHN

C. ATURAN ISI SURAT

Surat keputusan terdapat menimbang, mengingat,

mempertimbangkan dan memutuskan. Isi Surat Keputusan

berisi tiga hal pokok yaitu konsideran, desideratum dan diktum.

1. Konsideran

Konsideran adalah bagian surat keputusan yang berisi hal-hal yang

menjadi pertimbangan pembuatan surat keputusan. Yang dimuat

dalam konsiderans adalah anggaran dasar, anggaran rumah tangga,

peraturan, hasil keputusan dan lain sebagainya yang masuk kedalam

sub topik menimbang, mengingat dan memperhatikan.

Keberadaan konsideran bagi sebuah surat keputusan bersifat wajib

karena dalam konsideran dijelaskan landasan hukum (statuta) setiap

surat keputusan. Isi konsideran minimal dua, maksimal lima,

sedangkan pada umumnya tiga. Yang paling utama dan harus dipakai

dalam setiap konsideran adalah sub topik menimbang dan mengingat.

Menimbang : Berisi hal- hal yang menjadi pertimbangan perlunya dibuat surat

keputusan. Dalam sub topik menimbang dijelaskan bahwa dengan


pertimbangan tertentu perlu ditetapkan keputusan tertentu. Mengingat : Berisi hal- hal yang wajib dipakai karena didalam bagian inilah dituliskan

anggaran dasar, anggaran rumah tangga, undang- udang, surat

keputusan atau ketetapan lain dan beberapa hal lainnya yang

menjadi landasan hokum (statuta) dikeluarkannya surat keputusan. Memperhatikan : Berisi hasil musyawarah, rapat koordinasi atau beberapa hal

serupa lainnya yang pernah dilakukan untuk memperkuat serta

berkaitan dengan permasalahan yang dibuat surat keputusan. Hal

ini dilakukan agar surat keputusan menjadi lebih lengkap.

2. Desideratum

Isi surat keputusan yang dinamakan desideratum adalah bagian

yang berisi tujuan (untuk apa) surat keputusan itu dibuat.

3. Diktum

Diktum adalah bagian surat keputusan yang berisi butir-butir

ketetapan. Diktum merupakan isi inti sebuah surat keputusan.

Apa saja yang akan ditetapkan oleh pengambil keputusan,

semuanya dihimpun dalam diktum. Teknik penulisan diktum

diawali oleh subtopik memutuskan yang ditempatkan ditengah.

Subtopik memutuskan harus selalu diikuti oleh kata menetapkan

yang merupakan penanda untuk memasuki isi diktum.

D. KETERANGAN TEMPAT & TANGGAL

1. Keterangan tempat & Tanggal dituliskan di pojok kanan bawah

surat, tepat diatas penandatanganan surat

2. TEMPAT. Berisi keterangan tempat surat keputusan tersebut

dikeluarkan, biasanya berisi nama kota dimana surat keputusan

tersebut dikeluarkan dan ditandatangani.

3. TANGGAL: berisi Keterangan tanggal surat keputusan tersebut

dikeluarkan, dengan format, tanggal, bulan dan tahun.

Contoh :

Surat Keputusan Nasional dikeluarkan ketika acara Musyawarah

Nasional ILMPI 2012 di UPI YPTK Padang pada tanggal 24


Januari 2012.

Ditetapkan di Padang

Pada Tanggal 24 Januari 2012

Surat Keputusan Wilayah III dikeluarkan ketika acara

Musyawarah Wilayah III ILMPI di UNDIP Semarang pada

tanggal 13 Maret 2012.

Ditetapkan di Semarang

Pada Tanggal 13 Maret 2012

E. TANDA TANGAN

1. Untuk penandatanganan Surat Keputusan Nasional

dilakukan oleh Sekretaris Jenderal ILMPI, penandatanganan

tersebut disertakan dengan cap Nasional.

2. Untuk penandatanganan Surat Keputusan Wilayah

dilakukan oleh Koordinator Wilayah ILMPI,

penandatanganan tersebut disertakan dengan cap Wilayah

4.1.1.3 Aturan Baku Ketetapan Hasil Kegiatan Nasional atau Wilayah

A. PENGGUNAAN KOP

4.1.1.4 Nama Kegiatan ditulis lengkap, dengan huruf kapital,

dengan rata tengah

4.1.1.5 Nama Organisasi ILMPI boleh disingkat. Contoh : Panitia

Musyawarah & Rapat Kerja Nasional ILMPI ke-V.

4.1.1.6 Kesekretariatan yang digunakan adalah alamat dimana

pelaksanaan kegiatan tersebut berlangung

4.1.1.7 Penempatan Lambang ILMPI di pojok kiri.

4.1.1.8 Penempatan lambang Himpunan atau Lembaga Eksekutif

Mahasiswa penyelenggara atau logo kegiatan di pojok kanan

B. PENOMORAN SURAT

1. Nomor Surat ditulis diatas bagian tengah Surat

2. Format Penomoran Surat :

Nomor / Pan-(Kegiatan) / ILMPI / Bulan(Romawi) / Tahun

Nomor / (Kegiatan) / ILMPI / Bulan (Romawi) / Tahun 27 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

3. Nomor Surat menggunakan kata Pan-(kegiatan), jika

dikoordinatori oleh elemen kepanitiaan

4. Jika kegiatan tidak dikoordinatori oleh elemen non kepanitian

maka tidak menggunakan Pan-. Berikut adalah ketentuan nomer

hasil

ketetapan Contoh :

01/Pan-RAKERNAS/ILMPI/VII/2012

02/RAKERNAS/ILMPI/VII/2012

C. ATURAN ISI SURAT

Isi surat ketetapan sama dengan surat keputusan yang berisi

konsideran, desideratum dan diktum.

D. KETERANGAN TEMPAT & WAKTU

1. Keterangan tempat, tanggal dan waktu dituliskan di pojok kiri

bawah surat.

2. Keterangan tempat berisi nama lokasi dan kota ditetapkan

sebuah ketetapan

3. Keterangan Tanggal dituliskan dengan format : hari, tanggal,

bulan dan tahun

4. Keterangan waktu berisi jam dan menit disahkannya sebuah

ketetapan

Contoh :

Ditetapkan di : Benteng Sumbo Opu, Makasar

Hari/Tanggal : Jumat, 28 Februari 2014

Waktu : 00.45 WITA

E. TANDA TANGAN

Penandatanganan ketetapan hasil kegiatan dilakukan oleh

Presidium atau Pimpinan Musyawarah.

4.1.1.4 Aturan Baku Surat Peringatan ILMPI






Nama Organisasi ditulis dengan huruf

kapital Nama Organisasi ditulis dengan rata

tengah Nama Organisasi ditulis lengkap

Singkatan Nama Organisasi terdapat di dalam kurung,

setelah nama lengkap organisasi.


dalam kurung, setelah nama organisasi. Contoh : Ikatan

Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI) WILAYAH

I (SUMATERA)





dimana Koordinator Wilayah menimba ilmu




Hanya lambang ILMPI Nasional yang boleh digunakan

dalam kop surat.

B. PENOMORAN SURAT

1. Pada penulisan nomor Surat peringatan menggunakan

penomoran tersendiri dan dibedakan dengan penomoran

Surat Keluar ataupun Surat Keputusan

2. Format Penomoran Surat : Nomor / Kode Surat (SP) / PHN

atau PHW / ILMPI atau ILMPIWIL-… / Bulan (Romawi) /

Tahun Contoh :

001/SP/PHN/ILMPI/VII/2011

002/SP/PHW/ILMPIWIL-II/VII/2011


C. ATURAN ISI SURAT

1. Dasar pertimbangan surat peringatan

2. Tujuan peringatan

Nama/Universitas :

Alamat :

3. Tenggang Waktu pemenuhan Peringatan

4. Penutup

D. KETERANGAN TEMPAT, TANGGAL DAN WAKTU

1. Pada penulisan tanggal surat, mencantumkan tempat

dimana surat itu dibuat.

2. Posisinya terdapat di bagian kanan bawah surat, tepat

diatas tanda tangan.

Contoh : Jakarta, 10 Oktober 2011

E. TANDA TANGAN

1. Untuk penandatanganan Surat Peringatan Nasional

dilakukan oleh Sekretaris Jenderal ILMPI, penadatanganan

tersebut disertakan dengan cap Nasional.

2. Untuk penandatanganan Surat Peringatan Wilayah

dilakukan oleh Koordinator Wilayah ILMPI, penadatanganan

tersebut disertakan dengan cap Wilayah.

4.1.1.5 Internal Memo

1. Internal Memo berfungsi sebagai pemberitahuan, permintaan, instruksi,

saran, pesan, atau tugas tertentu. Sehingga Internal Memo dapat

menjadi bukti autentik bahwa pesan sudah disampaikan.

2. Internal Memo hanya digunakan untuk struktural internal organisasi.

3. Penyampaian secara horizotal merupakan penyampaian memo

kepada pihak yang memiliki jabatan setara. Contoh :

Internal Memo dari Sekjend kepada Koordinator Badan

Kelengkapan Nasional

Internal Memo dari/kepada Koordinator Badan Kelengkapan 30 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

Internal Memo dari Koordinator Wilayah kepada Koordinator

Badan Kelengkapan Wilayah

4. Penyampaian secara vertikal merupakan penyampaian memo

dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya. Contoh

Internal Memo dari Sekjend kepada Staf Badan Kelengkapan

Internal Memo dari Koordinator Badan Kelengkapan

Nasional kepada Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah

5. Internal Memo hanya bisa dikirimkan kepada satu badan struktural saja

6. Internal Memo ditulis singkat padat dan jelas

A. Format Internal Memo

Internal Memo terdiri menjadi tiga bagian, yaitu kepala, badan dan kaki

1. Bagian Kepala berisi :

a. Nomor Internal Memo dengan Format : 001-0XX

b. Tanggal, dengan format : hari/bulan/tahun

c. Dari, berisi nama lengkap pengirim Internal Memo

d. Kepada, berisi stuktural badan yang akan dituju

e. Perihal, berisi tentang hal yang ingin disampaikan

2. Bagian Badan berisi :

a. Pembuka, berisi dengan salam pembuka

b. Isi, berisi dengan detail pesan yang akan disampaikan

c. Penutup, berisi dengan salam penutup

3. Bagian kaki berisi :

a. Tanda Tangan Pembuat Internal memo terletak di

sebelah kiri. Tanda tangan tidak boleh dibubuhi cap

b. Tanda Tangan dari atasan yang membuat internal memo

sebagai yang mengetahui, terletak di sebalah kanan.

Tanda tangan tidak boleh dibubuhi cap

c. Tembusan, berisi dengan keterangan pihak lain yang

berkaitan dengan internal memo yang ingin disampaikan.


4.1.2. Notulensi

4.1.2.1. Pendahuluan

Notulensi merupakan hasil keputusan dari rapat yang dilakukan dan

berfungsi untuk pencatatan track record dari perkembangan yang dilakukan

masing-masing badan kelengkapan, baik Nasional maupun wilayah.

Notulensi membantu mengoptimalkan pelaksanaan dari hasil rapat

4.1.2.2 Standarisasi Notulensi

Setiap notulensi perlu mencantumkan poin-poin sebagai berikut : 1. Nomor Notulensi, menandakan sudah berapa kali melakukan

notulensi Cara penomoran : o Untuk Nasional, xxx-N-(Nama Badan)

Contoh 001-N-Baninfokomnas

o Untuk Wilayah, xxx-N-(Nama Badan)-(Nomor

Wilayah) Contoh 001-N-Baninfokomwil-2

o Nomor awal untuk notulensi adalah 001

2. Tanggal, keterangan pada tanggal berapa rapat dilaksanakan

3. Pukul, keterangan pada pukul berapa dan berapa lama rapat

dilaksanakan

4. Peserta, siapa saja yang terlibat didalam rapat

5. Pembahasan, merupakan agenda-agenda yang dibahas pada rapat

6. Hasil, keterangan terkait keputusan dari hasil pembahasan rapat

sesuai dengan agenda yang ditentukan

4.1.2.3 Penyebaran Notulensi

Notulensi dikirimkan ke e-mail ILMPI dan anggota Badan Kelengkapan

selambat-lambatnya H+3 dari pelaksanaan rapat. Untuk notulensi rapat

Nasional dikirim ke e-mail Nasional dan untuk notulensi rapat

wilayah dikirim ke e-mail wilayah

.

4.2 MEKANISME TENDER

Tender adalah Kegiatan-kegiatan ILMPI yang dipercayakan kepada salah satu institusi

penyelenggara dan dapat diikuti oleh semua institusi anggota ILMPI. Supaya

32| B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

penyelengaraan kegiatan ILMPI berjalan dengan lancar dan sesuai dengan target yang

ingin dicapai maka di perlukan sebuah aturan untuk mengatur tata laksana tender.

4.2.1 Pembagian Tender

1. Untuk kegiatan Nasional, Tender dapat diajukan pada saat Musyawarah

Nasional atau Rapat Kerja Nasional

2. Untuk kegiatan Wilayah, Tender dapat diajukan pada saat Musyawarah

Wilayah atau Rapat Kerja Wilayah

3. Setiap Institusi berhak mengajukan diri sebagai pemegang tender

dengan ketentuan dapat mempresentasikan dan menyatakan

kemampuan Institusi tersebut sebagai pemegang tender

4. Pemegang tender kegiatan ILMPI dipilih secara adil dan terbuka.

5. Untuk mekanisme pelaksanaan tender kegiatan selanjutnya akan diatur

dalam SOP pelaksanaan kegiatan ILMPI

4.2.2 Pembatalan / Pemindahan Tender

1. Institusi yang telah mengambil tanggung jawab sebuah tender kegiatan

ILMPI tidak dapat memundurkan diri.

2. PHN atau PHW selaku pihak yang memberikan tender dapat

membatalkan atau memindahkan pelaksanakan tender pada institusi

lain apabila terjadi institusi pelaksana tender tidak dapat memenuhi

kesepakatan awal dalam pembagian tender.

3. Pembatalan atau pemindahan tender hanya dapat dilakukan oleh PHN

atau PHW ILMPI dengan ketentuan pembatalan atau pemindahan

tender disepakati oleh ½ + 1 dari PHN atau PHW ILMPI

4.2.3 Standar Operational Procedure (SOP) Pelaksanaan Tender

4.2.3.1 Perencanaan Waktu

1. Pelaksanaan tender kegiatan mengacu pada kalender yang

telah ditetapkan bersama

2. Perubahan yang terjadi terkait dengan waktu pelaksanaan

kegiatan harus merupakan hasil kesepakatan bersama antara

pihak institusi penyelenggara kegiatan dan pihak ILMPI.


3. Pembuatan timeline tender kegiatan terdiri dari : Perubahan

yang terjadi terkait dengan waktu pelaksanaan kegiatan harus

diberitahukan H-2 bulan dari tanggal pelaksanaan kegiatan yang

telah disepakati bersama.

4.2.3.2 Hak dan Kewajiban

A. HAK INSTITUSI

1. Menjadi tuan rumah penyelenggaraan tender untuk program

kerja atau kegiatan nasional maupun wilayah

2. Mempublikasikan diri sebagai tuan rumah penyelenggara kegiatan

tender program kerja atau kegiatan nasional maupun wilayah

B. HAK PHN ATAU PHW

1. Membuat konsep dasar kegiatan tender

2. Mendapatkan laporan perkembangan kegiatan secara berkala dari

institusi penyelenggara

3. Mendapatkan laporan pertanggungjawaban kegiatan dari institusi

C. KEWAJIBAN INSTITUSI

1. Menyelenggarakan kegiatan tender dengan sebaik-baiknya, seperti

memastikan keamanan dan kenyamanan selama kegiatan berlangsung.

2. Untuk kegiatan Nasional, Institusi dapat berkoordinasi dengan

PHW dimana institusi itu berada dan wajib memberikan laporan

secara berkala kepada PHN ILMPI dalam perencanaan dan

pelaksanaan kegiatan.

3. Untuk kegiatan Wilayah, Institusi wajib berkoordinasi dan

memberikan laporan secara berkala kepada PHW ILMPI dimana

institusi berada, dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan.

D. Kewajiban PHN atau PHW

1. Mengusahakan bantuan jaringan atau substansi inti yang terkait

dengan kegiatan tender

2. Memonitoring dan mengontrol secara berkala perkembangan kegiatan

tender 34 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

4.2.3.3 Mentoring dan Evaluasi

A. MONITORING

1. Metode monitoring : dilakukan PHN ILMPI melalui direct meeting dan

atau netmeeting dengan pihak institusi

2. Pelaksanaan : dilakukan setiap bulan secara berkala

3. Perihal : konsep acara, pendanaan, jobdesk kepanitiaan

B. EVALUASI

1. Diberikan dalam bentuk dokumentasi foto dan berita acara

maksimal dua minggu setelah kegiatan.

2. Institusi wajib memberikan kritik dan saran kepada ILMPI untuk

kegiatan tender tersebut selanjutnya.

4.2.3.4 Pembagian Kelebihan dan Kekurangan Anggaran

1. Pembagian Kelebihan Anggaran

Jika dalam pelaksanaan kegiatan Nasional panitia memperoleh

kelebihan anggaran pelaksana maka pembagian anggaran

dipersentasikan sebesar 30 : 70. Dengan persentasi 30%

dikembalikan ke ILMPI dan 70% diberikan kepada panitia

sebagai penanggung jawab kegiatan.

2. Kekurangan Anggaran

Kekurangan anggaran kegiatan akan ditanggulangi bersama dengan

ILMPI dengan pembagian persentasi 30 ; 70. Dengan pembagian

serupa jika yang terjadi adalah pembagian kelebihan anggran

4.2.3.5 Kepanitiaan

A. STERRING COMMITTEE (SC)

1. Sterring Committee. merupakan panitia pengarah tender kegiatan

ILMPI yang ditunjuk langsung oleh Sekjend dalam kegiatan

nasional, Koordinator Wilayah dalam kegiatan Wilayah atau

direkomendasikan oleh Institusi pemegang tender.


2. Sterring Committee. bertanggung jawab penuh mengarahkan

tender kegiatan hingga kegiatan terlaksana sesuai dengan target

atau capaian yang diinginkan.

3. Sterring Committee juga berfungsi sebagai perpanjang tanganan PHN

dan atau PHW ILMPI dalam pemantauan kelengkapan kegiatan yang

kemudian bertanggung jawab langsung melaporkan perkembangan

dan kendala kegiatan kepada PHN dan atau PHW ILMPI.

B. ORGANIZING COMMINTTE (OC)

1. Organizing Committee merupakan panitia pelaksana tender kegiatan

ILMPI yang terlibat langsung dalam mensukseskan tender kegiatan

yang ditunjuk oleh institusi pelaksana tender kegiatan ILMPI.

2. Organizing Committee terdiri dari Ketua Panitia, Sekretaris Panitia,

Bendahara Panitia dan Divisi kelengkapan kegiatan.

3. Organizing Committee bekerja sesuai dengan arahan dari PHN,

Institusi dan Sterring Committee.

4. Organizing Committee bertanggung jawab dalam pelaksanaan

kegiatan hingga tender kegiatan ILMPI terlaksana.

5. Pada Teknis Pelaksanaan Organizing Comitee bertugas :

a. Mengkondisikan tempat pelaksanan

b. Mempersiapkan peralatan persidangan (meja, kursi, draft

sidang, palu sidang, infocus dan laptop).

c. Mempersiapkan segala kebutuhan perserta sidang selama

rangkaian pelaksanaan sidang

d. Sebagai time keeper selama sidang berlangsung.

e. Mendokumentasikan seluruh kegiatan

4.2.3.6 Pelaporan Kegitan

1. Institusi wajib mempublikasikan acara tender minimal dengan

media massa tingkat lokal

2. ILMPI membantu mencarikan koneksi dengan media massa

tingkat wilayah dan nasional


3. Materi publikasi diberikan maksimal dua minggu setelah

kegiatan dalam bentuk foto dan berita acara agar dimuat di

website atau blog atau majalah elektronik ILMPI

4. Institusi wajib memberikan laporan evaluasi kegiatan dengan

format : Pelaksanaan jalannya kegiatan

Kendala-kendala kegiatan

Saran untuk kegiatan ke depan

4.2.3.7 Peserta Kegiatan ILMPI

A. MUSYAWARAH & RAPAT KERJA NASIONAL

1. Pengurus ILMPI, baik Kepengurusan Nasional maupun

Kepengurusan Wilayah. Meliputi :

a. Sekretaris Jenderal

b. Koordinator Badan Kelengkapan

Nasional c. Koordinator Wilayah

d. Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah

e. Staf Badan Kelengkapan Nasional

f. Staf Badan Kelengkapan

Wilayah g. Koordinator Provinsi

2. Delegasi non-pengurus yang didelegasikan oleh institusi yang

menjadi anggota ILMPI, maksimal sebanyak 2 orang delegasi

non-pengurus. Keabsahan peserta dibuktikan dengan membawa

surat rekomendasi dari Lembaga Eksekutif Mahasiswa masing-

masing serta lampiran persyaratan lain yang ditentukan oleh

panitia (contoh fotokopi KTM, foto, dll).

3. Peserta Undangan, meliputi Dewan Pertimbangan Organisasi

Nasional dan Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah.

B. RAPAT KOORDINASI NASIONAL

1. Pengurus ILMPI, baik Kepengurusan Nasional maupun

Kepengurusan Wilayah.

2. Delegasi non-pengurus yang didelegasikan oleh institusi yang menjadi

anggota ILMPI, maksimal sebanyak 2 orang delegasi non-pengurus.


3. Peserta Undangan, meliputi Dewan Pertimbangan Organisasi

Nasional dan Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah.

C. MUSYAWARAH WILAYAH

1. Ketua atau Pengurus Harian Lembaga Eksekutif Mahasiswa Psikologi

2. Kepengurusan Wilayah Meliputi :

a. Koordinator Wilayah

b. Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah

c. Staf Badan Kelengkapan Wilayah

d. Koordinator Provinsi







4. Peserta Undangan, Meliputi :

a. Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah

b. Sekretaris Jenderal

c. Koordinator Badan Kelengkapan Nasional

d. Staf Badan Kelengkapan Nasional (optional)

D. RAPAT KERJA WILAYAH

1. Kepengurusan Wilayah









b. Sekretaris Jenderal

c. Koordinator Badan Kelengkapan Nasional 38 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

d. Staf Badan Kelengkapan Nasional.(optional)

E. RAPAT KOORDINASI WILAYAH

1. Kepengurusan Wilayah.



b. Sekretaris Jenderal (optional)

c. Koordinator Badan Kelengkapan Nasional (optional)

d. Staf Badan Kelengkapan Nasional (optional)

4.2.4 Petunjuk Teknis (Juknis) Pelaksanaan Tender

4.2.4.1 Tahapan Pelaksaan Tender

A. PENAWARAN TENDER

1. Penawaran tender tuan rumah pelaksanaan kegiatan ILMPI

dilaksanakan pada saat Rapat Kerja.

2. ILMPI menawarkan kepada setiap anggotanya untuk menjadi

tuan rumah penyelenggara Musyawarah & Rapat Kerja Nasional

selanjutnya atau Rapat Koordinasi Nasional dan sebagianya.

3. Anggota ILMPI menawarkan diri dan mempresentasikan alasannya

menjadi pemegang tender atau penyelenggara kegiatan ILMPI.

4. Anggota ILMPI memilih tawaran calon penyelenggara kegiatan

ILMPI (bila terdapat lebih dari 1 calon penyelenggara).

5. Tuan rumah Penyelenggara kegiatan terpilih atas hasil

kesepakatan forum.

B. PERSIAPAN AWAL TENDER

1. Penyelenggara tender membentuk kepanitiaan dan menyiapkan strategi

pelaksanaan maksimal sebulan setelah Rapat Kerja diselenggarakan.

2. Penyelenggara tender menentukan tanggal ataupun tempat

pelaksanaan dan mengkomunikasikannya kepada pihak-pihak

internal universitas penyelenggara (Dekan/ketua jurusan/ prodi,

Pembantu Dekan/ jurusan/prodi bidang kemahasiswaan, Rektor,

Wakil Rektor bidang kemahasiswaan, HIMPSI wilayah terkait).


3. Penyelenggara tender menyampaikan laporan persiapan awal

penyelenggaraan kepada PHN/PHW maksimal 2 bulan setelah

Rapat Kerja diselenggarakan.

4. Penyelenggara tender mencari dan memastikan tempat

penyelenggaraan yang dapat mendukung penyelenggaraan

acara tetap kondusif.

5. Penyelenggara tender membuat surat undangan, surat

pemberitahuan dan proposal acara maupun proposal delegasi

setelah berkoordinasi dengan PHN.

C. PUBLIKASI KEGIATAN

1. Penyelenggara Tender meminta database anggota ILMPI

kepada Badan Kesekretariatan Nasional ILMPI.

2. Penyelenggara tender menyebarkan proposal, surat undangan

dan pemberitahuan kepada pihak-pihak terkait maksimal 2 bulan

sebelum acara diselenggarakan.

3. Penyelenggara tender mempublikasikan acara melalui berbagai

media baik dalam bentuk elektronik maupun cetak.

D. VERIFIKASI PESERTA

1. Penyelenggara tender menghubungi seluruh anggota ILMPI dan

mem-verifikasi peserta kegiatan maksimal 2 minggu setelah

menyebarkan surat undangan.

2. Penyelenggara tender membuat database peserta kegiatan yang

telah mengkonfirmasi kehadiran termasuk banyaknya delegasi,

tanggal datang ataupun pulang dan lokasi penjemputan.

E. PERSIAPAN AKHIR

1. Penyelenggara tender menggandakan draft persidangan.

2. Penyelenggara tender memastikan tempat penyelenggaraan

dan berbagai keperluan kepanitiaan.

3. Penyelenggara tender mengatur waktu penjemputan peserta kegiatan.

4. Penyelenggara tender memastikan berbagai pihak yang akan mengisi

acara baik ketika pembukaan, penutupan dan acara tambahan lainnya. 40 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

F. PENYELENGARAAN / PELAKSANAAN

1. Penyelenggaraan tender oleh tuan rumah penyelenggara

dimulai dengan acara pembukaan secara resmi.

2. Penyelenggaraan persidangan di dalam Musyawarah & Rapat

Kerja Nasional/Wilayah diakhiri dengan penandatanganan

piagam kesepakatan.

G. PEMBUATAN LAPORAN

1. Penyelenggara tender memfasilitasi peserta kegiatan untuk membuat

laporan pertanggungjawaban kegiatan dengan mengirimkan:

a. Berita Acara;

b. Database peserta kegiatan;

c. Notulensi hasil pembahasan dalam musyawarah;

d. Konsideran persidangan;

e. Dokumentasi kegiatan;

f. Materi acara tambahan (bila ada).

2. Penyelenggara tender mengirimkan laporan tersebut ke email

PHN/PHW, peserta & anggota ILMPI.

3. Pembuatan laporan selambat-lambatnya 3 minggu setelah

agenda kegiatan.

4.2.4.2 Ketentuan Umum

A. TUAN RUMAH DAN PANITIA PENYELENGGARA

1. Tuan rumah atau penyelenggara kegiatan ILMPI adalah pemenang

tender yang telah disepakati pada Muskernas sebelumnya.

2. Panitia penyelenggara ditetapkan melalui Surat Keputusan

Lembaga Eksekutif Mahasiswa Psikologi yang memegang tender;

3. Bila pemegang tender tidak melaporkan kemajuan persiapan

penyelenggaraan kegiatan, maka Koordinator Wilayah berhak

untuk merekomendasikan pengalihan tender ke universitas lain

di wilayahnya kepada Sekretaris Jenderal.

4. Sekretaris Jenderal berwenang untuk mengalihkan tender

penyelenggaraan Muskernas atau Rakoornas atas rekomendasi

Koordinator Wilayah. 41 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

B. KESEKRETARIATAN

1. Macam-macam surat yang harus segera dipersiapkan oleh

panitia pelaksana tender, antara lain sebagai berikut :

a. Surat Undangan

b. Surat Delegasi

c. Surat Pengantar proposal permohonan dana sponsorship

d. Surat Peminjaman Tempat (optional)

e. Untuk ketentuan persuratan yang lebih jelas, bisa dilihat di

Buku Pedoman Umum ILMPI BAB adminitrasi.

2. Macam-macam proposal yang harus segera dipersiapkan oleh

panitia pelaksana tender, antara lain sebagai berikut :

a. Proposal Undangan

b. Proposal Permohonan Dana (Internal Institusi)

c. Proposal Permohonan Dana (Institusi Pemerintah)

d. Proposal Sponsorship (Perusahaan)

e. Proposal Media Partner

f. Untuk ketentuan isi proposal yang lebih jelas, bisa dilihat di

Buku Pedoman Umum ILMPI BAB adminstrasi.

3. Surat dan Proposal disiapkan dengan format Hardcopy dan Softcopy

4. Dalam hal ini tuan rumah penyelenggara tender dapat berkoordinasi

dan dibantu oleh Badan Kesekretariatan Nasional/Wilayah.

4.2.4.3 Susunan Acara Wajib pada Tender

A. ACARA WAJIB MUSYAWARAH NASIONAL

1. Pelantikan Anggota ILMPI oleh Sekretaris Jenderal, dengan

membacakan Surat Keputusan Anggota sebelum memasuki

agenda Musyawarah Nasional.

2. Pembahasan Tata Tertib, Draft Tata Tertib mengacu pada tata

tertib hasil Musyawarah Nasional sebelumnya

3. Evaluasi kinerja kepengurusan sebelumnya berupa pembacaan

Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus Harian Nasional yang

dibacakan oleh Sekretaris Jenderal ILMPI

4. Pembahasan, penetapan dan pengesahan : 42 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

AD & ART. Draft mengacu pada draf AD/ART di Musyawarah

Nasional sebelumnya.

GBHO & GBHK. Draft mengacu pada draf GBHO/GBHK di

Musyawarah Nasional sebelumnya.

Buku Pedoman Umum mengacu pada draft Musyawarah

Nasional sebelumnya

Penetapan Pengurus Harian Nasional (Sekretaris Jenderal &

Koordinator Badan Kelengkapan) periode selanjutnya.

Mekanisme pemilihan mengacu pada draft pemilihan di

Musyawarah Nasional sebelumnya.

Rekomendasi tambahan terkait keorganisasi ILMPI

5. Penandatanganan piagam deklarasi

B. ACARA WAJIB RAPAT KERJA NASIONAL

1. Pelantikan Kepengurusan Nasional, dan Koordinator Wilayah

oleh Sekretaris Jendral dengan membacakan Surat Keputusan

Pengurus sebelum memasuki acara Rapat Kerja Nasional.

2. Rapat Komisi, berisi pembahasan rencana program kerja yang akan

dilaksanakan selama 1 (satu) periode kepengurusan selanjutnya.

3. Rapat Pleno, berisi pembahasan program kerja yang telah

disepakati dalam Rapat Komisi yang kemudian di presentasikan

oleh Koordinator tiap Badan Nasional.

4. Rapat Paripurna, rapat paripurna berisi penyepakatan program kerja yang

telah di presentasikan dalam Rapat Pleno, dimana program kerja tersebut

nantinya akan dilaksanakan selama satu periode kepengurusan.

5. Pembahasan Buku Pedoman Umum

C. ACARA WAJIB RAPAT KOORDINASI NASIONAL

1. Progress Report Wilayah, progress report ini dibacakan oleh

masing-masing Koordinator Wilayah

2. Progress Report Nasional, progress report ini dibacakan oleh

masing-masing Koordinator Badan Kelengkapan Nasional

3. Progress Report Tuan Rumah Penyelengara Musyawarah &

Rapat Kerja Nasional Selanjutnya


4. Pembahasan Isu Nasional D. ACARA WAJIB MUSYAWARAH WILAYAH

1. Pembahasan Tata Tertib, Draft Tata Tertib mengacu pada tata

tertib hasil Musyawarah Wilayahsebelumnya

2. Evaluasi kinerja kepengurusan sebelumnya berupa pembacaan

Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus Harian Wilayah yang

dibacakan oleh Koordinator Wilayah.

3. Pembahasan, penetapan dan pengesahan :

Penetapan Koordinator Wilayah, mekanisme pemilihan

mengacu pada pemilihan di Musyawarah Wilayah sebelumnya.

Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah periode

selanjutnya. Menkanist pemilihan mengacu pada draft

pemilihan di draft pemilihan sebelumnya.

Rekomendasi tambahan terkait kewilayahan

E. ACARA WAJIB RAPAT KERJA WILAYAH

1. Rapat Komisi, berisi pembahasan rencana program kerja yang akan

dilaksanakan selama 1 (satu) periode kepengurusan selanjutnya.

2. Rapat Pleno, berisi pembahasan program kerja yang telah

disepakati dalam Rapat Komisi yang kemudian di presentasikan

oleh Koordinator tiap Badan Kelengkapan Wilayah.

3. Rapat Paripurna, rapat paripurna berisi penyepakatan program kerja yang

telah di presentasikan dalam Rapat Pleno, dimana program kerja tersebut

nantinya akan dilaksanakan selama satu periode kepengurusan.

F. ACARA WAJIB RAPAT KOORDINASI WILAYAH

1. Progress Report program kerja, Progress Report ini dibacakan

oleh masing-masing Koordinator badan kelengkapan

2. Monitoring & Evaluasi Kepengurusan

4.2.4.4 Acara Tambahan

Penyelenggaraan acara tambahan selain acara wajib di tender diserahkan

kepada kesanggupan pemegang tender dengan berkoordinasi kepada


Pengurus Harian Nasional atau Pengurus Harian Wilayah ILMPI.

Acara Tambahan dapat berupa :

a. Temu Ilmiah

b. Malam Keakraban

c. Gala Dinner

d. Seminar

e. Workshop

f. Talkshow

g. Diskusi Publik

h. Outbound

i. Fun Games

j. Field Trip

k. Dan sebagainya

4.3 MEDIA KOMUNIKASI

Hal Ini merupakan sebuah panduan teknis dalam melaksanakan suatu pekerjaan

yang sesuai dengan standar yang ditetapkan. Dengan adanya Standar Operasional

Procedure (SOP) ini, pekerjaan yang dilakukan oleh Badan Informasi dan

Komunikasi, baik tingkat nasional maupun wilayah, dapat memiliki kesamaan dalam

segi mutu pekerjaan. Bila ada perubahan dari segi tugas pokok dan fungsi,

disarankan untuk merubah pula SOP ini sesuai dengan kebutuhan

4.3.1 Standar Operational Procedure (SOP) E-Mail

1. Badan Informasi dan Komunikasi bertanggung Jawab untuk

Memastikan penggunaan email ILMPI sesuai dengan panduan.

2. Badan Informasi dan Komunikasi bertanggung jawab mengirimkan

informasi menyeluruh ke badan-badan terkait.

3. E-mail ILMPI hanya digunakan untuk kepentingan ILMPI.

4. E-mail ILMPI hanya dapat diakses oleh:

Untuk tingkatan nasional: Pengurus Harian Nasional dan Badan

Informasi Komunikasi Nasional.

Untuk tingkatan wilayah: Pengurus Harian Wilayah dan Badan

Informasi Komunikasi Wilayah


5. Petunjuk Teknis Pelaksanaan pengiriman e-mail :

Koordinator badan mengirimkan email ke akun ILMPI dengan

subjek dan alamat yang dituju, juga disertakan catatan kepada

siapa saja harus dikirimkan.

Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi menerima email

kiriman koordinator badan lain dan mengarsipkannya ke folder

badan kelengkapan yang mengirim.

Email dari akun ILMPI nasional/wilayah dikirim ke alamat yang

dituju dalam waktu 1x24 jam

4.3.2 Standar Operational Procedure (SOP) Media Sosial

1. Media Sosial ILMPI digunakan untuk menyebarkan informasi mengenai

ILMPI kepada seluruh mahasiswa psikologi dan masyarakat umum.

2. Media Sosial terdiri dari :

Website

Facebook

Twitter

YouTube

Instagram

Dan Sebagainya

3. Badan Informasi dan Komunikasi bertanggung jawab untuk menjadi

administrator semua akun media sosial ILMPI.

4. Media Sosial hanya dapat diakses oleh Badan Informasi Komunikasi

Nasional dan Sekretaris Jendral untuk Media Sosial ILMPI Nasional,

sedangkan untuk Media Sosial ILMPI Wilayah hanya dapat diakses oleh

Badan Informasi Komunikasi Wilayah dan Koordinator Wilayah

5. Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia. Boleh menggunakan

bahasa lain bila diperlukan dan relevan bila digunakan.

6. Mencantumkan sumber dan referensi konten jika bukan karya sendiri.

7. Dilarang membahas hal-hal yang menjurus ke SARA, Pornografi, Kegalauan,

atau hal-hal yang berbau politik dan mengarah ke kelompok tertentu.

8. Dalam kaitan penyebaran informasi, urutan informasi yang diprioritaskan

dalam media sosial adalah sebagai berikut:


Informasi mengenai ILMPI secara keseluruhan (tanggap bencana, isu

nasional dll.).

Informasi mengenai wilayah.

Informasi mengenai kegiatan ILMPI baik tingkatan nasional maupun

wilayah.

Informasi mengenai kegiatan anggota (kegiatan yg akan datang dan yg

sudah terlaksana dari anggota2-anggota ILMPI).

Informasiseputar psikologi. Informasi lainnya.

9. Segala media informasi dan komunikasi semata-mata hanya

digunakan dalam rangka memberikan informasi mengenai organisasi

ILMPI dan hal-hal yang terkait di dalamnya.

10. Badan Informasi dan Komunikasi bertugas dalam melakukan sinkronisasi

informasi dalam media sosial yang dimiliki ILMPI, Dikarenakan

sinkronisasi bersifat dua arah dan tidak ada kewajiban siapa yang duluan

ke siapa (antara nasional dan wilayah), diwajibkan bagi setiap badan

informasi dan komunikiasi untuk proaktif dalam melakukan sinkronisasi.

Sinkronisasi hal ini bisa dilakukan dua hal yaitu top down dan bottom up

Top down: informasi diberikan dari tingkat nasional ke tingkat wilayah

Bottom up: informasi diberikan dari tingkat wilayah ke tingkat nasional

4.3.3 Standar Operational Procedure (SOP) Group Chat

1. Group Chat adalah sebuah media yang merupakan fasilitas dari instant

messaging (IM) yang ada di banyak penyedia jasa IM seperti WhatsApp,

LINE, Blackberry Messenger, dll.

2. Group Chat digunakan untuk penyampaian informasi dan untuk

berkoordinasi terkait kepengurusan ILMPI

3. Badan Informasi dan Komunikasi bertanggung Jawab untuk membuat group

chat dan melakukan peran sebagai administrator di dalam group chat

4. Petunjuk Teknis Pelaksanaan :

Membuat kesepakatan antar pengurus, penyedia jasa IM mana yang

digunakan

Pembuatan group chat


Menambahkan anggota-anggota ke dalam group chat

Melakukan manajemen group chat

4.3.4 Standar Operational Procedure (SOP) Net Meeting

1. Net meeting adalah sebuah rapat yang dilakukan melalui fasilitas internet

sehingga memungkinkan untuk rapat secara langsung walaupun tidak

bertatap muka.

2. Net Meeting dipimpin oleh moderator yang merupakan penggagas dari

rapat yang dilaksanakan. Dalam net meeting, moderator bertugas untuk :

Melakukan absensi sebelum Net Meeting dimulai, untuk mengecek

kelengkapan peserta Net Meeting.

Membuka dan menutup Net Meeting.

Memandu diskusi sesuai dengan agenda rapat.

Mempersilahkan setiap peserta Net Meeting untuk berbicara.

Peserta Net Meeting meminta izin moderator sebelum berbicara,

setelah dipersilahkan baru boleh berbicara

3. Untuk membuat Net Meeting lebih efektif, seluruh peserta dilarang:

Menggunakan stickers atau sejenisnya.

Berbicara melebar dari topik awal (out of topic).

4.3.5 Standar Operational Procedure (SOP) Media Partner

1. Badan Informasi dan Komunikasi memberikan fasilitas untuk anggota

ILMPI dalam menyebarkan informasi kegiatannya, menjadikan ILMPI

sebagai media partner.

2. Persyaratan untuk partnership :

Institusinya telah terdaftar menjadi anggota ILMPI.

Di dalam desain poster dan media publikasi lainnya ditempatkan logo

ILMPI.

3. Petunjuk Teknis media partner untuk Pihak anggota

Desain poster dikirim ke email ILMPI WILAYAH anggota tersebut dan

di cc ke : [email protected] dengan subjek:

"#ILMPIEVENT_Nama Univ" (tanpa tanda petik). Contoh:

#ILMPIEVENT_Universitas Pancasila


Kirimkan juga detail publikasi dalam bentuk word/pdf.

Konfirmasi ke contact person ILMPI atau ke akun media sosial ILMPI

terkait pengiriman email

Lampiran email ILMPI WILAYAH :

i. Email Wilayah I : [email protected]

ii. Email Wilayah II : [email protected]

iii. Email Wilayah III : [email protected]

iv. Email Wilayah IV : [email protected]

v. Email Wilayah V : [email protected]

vi. Email Wilayah VI : [email protected]

4. Bila sudah diterima dan dicek kelengkapan persyaratan, ILMPI akan

melakukan publikasi kegiatan tersebut di media sosial yang dimiliki

ILMPI maksimal H+3 setelah email diterima.

5. Petunjuk Teknis untuk Pihak Badan Informasi dan komunikasi

PADA FACEBOOK : Poster yang sudah diterima akan dipublikasikan

di Status Facebook Page & Photo Album Facebook Personal, dengan

tag keseluruh akun facebook ILMPI (Nasional dan wilayah) dan

anggota universitas wilayah tersebut yang memiliki facebook. Pada H

- 7 akan diingatkan kembali tentang event tersebut. Pada H - 1 akan

diingatkan kembali tentang event tersebut.

PADA TWITTER : Poster yang sudah diterima akan dipublikasi via

akun Twitter ILMPI WILAYAH universitas tersebut dengan hastag

#ILMPIEVENT dan akan di-mention ke akun ILMPI Nasional

(@ilmpi_nasional). Tweet tentang kegiatan tersebut akan disimpan di

favorites. Pada H - 7 acara, akan di informasikan tentang event tersebut,

satu tweet per hari sampai hari H. Bila dari pihak anggota menginginkan,

bisa melakukan live tweet dari kegiatan tersebut dengan melakukan

mention ke akun ILMPI dan di RT oleh ILMPI maksimal live tweet adalah

5 tweet pada hari H. Lampiran Akun Twitter ILMPI WILAYAH :

i. Wilayah I (@ilmpi_wil1)

ii. Wilayah II (@ilmpi_wil2)

iii. Wilayah III (@ilmpi_wil3)

iv. Wilayah IV (@ilmpi_wil4) 49| B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

v. Wilayah V (@ilmpi_wil5)

vi. Wilayah VI (@ilmpi_wil6)

PADA WEBSITE : Poster yang sudah diterima akan dipublikasikan di www.ilmpi.org.

Bila dari pihak anggota menginginkan, bisa memberikan event review beserta

beberapa dokumentasi pasca kegiatan sehingga bisa dimasukkan ke dalam website

ILMPI dan akan diintegrasikan ke akun ILMPI untuk diinformasikan.

4.4 PELATIHAN PENGURUS (UPGRADING)

1. Pelatihan dilakukan oleh Koordinator Wilayah berkoordinasi dengan Badan

Pengembangan Organisasi Wilayah.

2. Setiap Wilayah wajib melaksanakan Upgrading Pengurus selambat-lambatnya 1

bulan setelah lengkapnya struktural kepengurusan wilayah. Hal ini ditandai

dengan keluarnya Surat Keputusan Pengurus dari Sekretaris Jenderal.

3. Kegiatan ini dapat ditenderkan kepada anggota ILMPI atau dilakukan oleh

Kepengurusan Wilayah secara langsung.

4. Peserta dalam Kegiatan ini adalah Pengurus ILMPI seluruh kepengurusan Wilayah

maupun staf badan kelengkapan nasional yang berdomisili di wilayah tersebut.

5. Materi yang akan menjadi bahasan adalah :

a. Sejarah & Pengenalan ILMPI

b. Manajemen Organisasi ILMPI

c. Manajemen Konflik

d. Team Work Buliding

e. Analisis Sosial f. Teknik dan etika sidang

6. Metode Penyampaian Materi dapat berupa :

a. Ceramah

b. Studi Kasus

c. Forum Grup Discussion d. Simulasi

7. Kualifikasi Pemateri :

a. Dewan Pertimbangan Organiasi Nasional / Wilayah

b. Pengurus Harian Nasional

c. Himpunan Psikologi (HIMPSI)

d. Pemateri yang berkompeten dibidang yang dibutuhkan


BAB V

TATA CARA PERSIDANGAN, MUSYAWARAH DAN RAPAT

5.1 TATA CARA PERSIDANGAN

Sidang merupakan salah satu kelengkapan organisasi yang dapat dilaksanakan

oleh ILMPI. Dengan dilaksanakannya sidang maka akan memudahkan suatu

organisasi untuk menentukan keputusan terkait dengan tujuan diadakannya

sidang. Sidang memiliki kekuatan hukum tertinggi dalam menentukan suatu

keputusan. Oleh karena itu diperlukan suatu aturan sidang untuk memudahkan

jalannya sidang. Aturan sidang yang dibentuk merupakan suatu ketentuan yang

harus dilengkapi, dicermati dan dilaksanakan saat pelaksanaan sidang.

5.1.1 Makna Sidang

1. Sidang merupakan salah satu kelengkapan organisasi yang dapat

dilaksanakan oleh ILMPI

2. Sidang dinyatakan sah apabila :

a. Terdapat perundingan dan permusyawaratan.

b. Terdapat keputusan yang dihasilkan pada akhir persidangan.

c. Memiliki tujuan sesuai yang ditetapkan oleh masing – masing

peserta sidang.

d. Sidang mengandung seluruh unsur – unsur kelengkapan sidang.

5.1.2 Kelengkapan Sidang

5.1.2.1 Presidium Sidang

1. Presidium sidang yang terdiri pimpinan, wakil pimpinan dan notulen

2. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta sidang yang dipandu oleh panitia pengarah atau presidium sementara yang sebelumnya sudah ditunjuk oleh panitia pengarah

3. Jumlah pimpinan sidang haruslah berjumlah ganjil, karena adakalanya

forum membutuhkan suara pimpinan sidang dalam pengambilan

keputusan, jumlah minimal 3 orang dan maksimal berapapun asalkan

ganjil dan sesuai kesepakatan peserta sidang.

4. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya

persidangan berdasarkan tata tertib siding yang disepakati peserta


5. Presidium sidang hanya memiliki hak untuk mengarahkan

jalannya sidang, tidak memiliki hak suara atau bicara

5.1.2.2 Peserta Sidang

Peserta sidang adalah orang yang memiliki kepentingan untuk bersidang,

A. PESERTA SIDANG PENUH

1. Hak Peserta Penuh a. Hak Bicara : Hak untuk bertanya, mengajukan pendapat

serta usulan kepada pimpinan sidang baik secara lisan

maupun tertulis, mengemukakan kesepakatan atau tidak

sepakat terhadap usulan yang diajukan.

b. Hak Suara : Hak untuk ikut ambil bagian dalam

pemungutan suara (voting).

c. Hak memilih : Hak untuk menentukan pilihan dalam proses

pemilihan

d. Hak dipilih : Hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

2. Kewajiban Peserta Penuh

a. Mentaati tata tertib sidang

b. Menjaga ketenangan siding

B. PESERTA UNDANGAN

1. Hak Peserta Undangan

Hak Bicara : Hak untuk bertanya, mengajukan pendapat serta

usulan kepada pimpinan sidang baik secara lisan maupun tertulis

2. Kewajiban Peserta Undangan

a. Mentaati tata tertib sidang

b. Menjaga ketenangan sidang

5.1.2.3 Palu Sidang

1. Palu sidang merupakan instrument utama dalam pelaksanaan siding.

2. Arti ketukan palu :

a. 1 kali ketukan palu : Menerima dan menyerahkan pimpinan siding


Mengesahkan keputusan atau kesepakatan peserta sidang

(keputusan sementara)

Mencabut kembali atau membatalkan ketukan terdahulu yang

dianggap keliru

b. 2 kali ketukan palu :

menskorsing persidangan

mencabut skorsing

c. 3 kali ketukan palu :

Membuka atau menutup siding

Mengesahkan keputusan akhir hasil siding

d. 4 Ketukan berkali-kali :

Memberikan peringatan kepada peserta sidang agar tidak

gaduh

5.1.2.4 Draft Sidang

Permasalahan-permasalahan yang akan dibahas dalam sidang terdiri

dari draft tatib, AD/ART, GBHO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya

oleh tim perumus sidang atau Pengurus Harian Nasional.

5.1.2.5 Lembar Konsideran

Lembaran keputusan-keputusan yang ditetapkan dalam sidang dan

di tanda tangani oleh presidium sidang

5.1.2.6 Manual Sidang

Catatan tertulis yang memuat susunan acara persidangan serta

kelengkapan tidak wajib lainnya yang mendukung jalannya

persidangan seperti ruangan sidang, meja sidang, dll

5.1.2.7 Tata Tertib Sidang

Tata tertib yang mengatur kelancaran jalannya sidang

5.1.3 Quorum dan Pengambilan Keputusan

5.1.3.1 Quorum 53 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

1. Persidangan dianggap sah apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya

50% + 1 dari jumlah perguruan tinggi yang menjadi anggota sidang.

2. Apabila tidak memenuhi quorum maka persidangan ditunda

maksimal 2x5 menit dan selanjutnya persidangan dianggap sah.

5.1.3.2 Pengambilan Keputusan

1. Keputusan diambil secara musyawarah mufakat.

2. Apabila keputusan tidak dapat diambil seperti butir satu, maka

akan dilakukan lobi terlebih dahulu selama 10 menit, selanjutnya

pengambilan keputusan dilakukan secara musyawarah mufakat.

3. Apabila keputusan tidak dapat diambil seperti butir dua, maka

keputusan diambil melalui pemungutan suara (voting).

5.1.3.3 Pemungutan Suara (voting)

1. Satu universitas hanya berhak satu suara.

2. Keputusan dalam proses pemungutan suara dianggap sah apabila

telah mendapatkan persetujuan sekurang-kurangnya berjumlah

2/3 dari total peserta penuh yang hadir.

3. Apabila hasil pemungutan suara sama, maka pengambilan suara

diulang maksimal 2 (dua) kali dengan diselingi lobi masing-masing

10 menit.

4. Apabila pada butir tiga belum menghasilkan keputusan, maka

selanjutnya pengambilan keputusan diserahkan kepada presidium

sidang.

5.1.4 Ketentuan Dasar Sidang

5.1.4.1 Serah Terima Pimpinan Sidang

Kedua belah pihak berdiri berhadapan, pihak yang menyerahkan mengetuk palu

1 kali dengan berkata,‖ Dengan ini palu sidang dan sidang saya serahkan‖. Pihak kedua

menerima palu sidang kemudian mengetuk palu sidang ke meja sidang 1 kali dengan

berkata, ―Dengan ini palu sidang saya terima dan sidang saya ambil alih.‖ Selanjutnya

sidang dapat dilanjutkan.

5.1.4.2 Mohon Bicara / Izin Bicara 54 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

Mohon / Izin Bicara adalah meminta waktu kepada pimpinan sidang

untuk berbicara dan mengemukakan pendapat.

5.1.4.3 Interupsi

Interupsi adalah menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang

untuk berbicara dan mengemukakan pendapat diatas ―mohon bicara‖

peserta sidang lainnya. Pelaksanaan interupsi dilakukan dengan

mengangkat tangan terlebih dahulu beserta mengucapkan kata interupsi

kemudian dapat berbicara setelah mendapatkan ijin dari presidium sidang.

Apabila dalam persidangan presidium sidang tidak mampu menguasai dan

mengendalikan jalannya persidangan maka Panitia Pengarah (SC)

diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan atas

permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang.

Dalam persidangan, umumnya terdapat beberapa jenis tingkatan

interupsi, yaitu :

1. Interruption point of order, digunakan untuk mengemukakan

pendapat bersifat umum mengenai suatu hal, untuk bertanya dan

meminta kejelasan

2. Interruption point of information, digunakan apabila ingin

memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan

permasalahan yang sedang dibahas

3. Interruption point of justification, digunakan apabila menyatakan

kesepakatan atau setuju pada sebuah argumentasi

4. Interruption point of clarification, digunakan apabila ingin

mengklarifikasi suatu permasalahan

5. Interruption point of privillage, digunakan untuk menyatakan

ketersinggungan terhadap seseorang atau suatu hal

6. Interruption point of explanation, digunakan untuk menyatakan atau

menjelaskan suatu pernyataan yang di sampaikan agar tidak ditangkap

keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap suatu pernyataan

7. Interruption of personal, bentuk interupsi yang disampaikan bila

pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah di luar

pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi


5.1.4.4 Skorsing

Lamanya skorsing ditentukan oleh pimpinan sidang atas persetujuan

peserta sidang dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Skorsing terbatas. Skorsing yang lama waktunya ditentukan

tergantung kebutuhan. Diawali dengan ―skorsing 2x… dibuka‖

atau apabila waktu skorsing yang telah disepakati terhitung lama

dapat diawali dengan ―skorsing sampai …. dibuka‖

2. Skorsing tak terbatas. Skorsing diambil disebabkan oleh suatu

hal darurat terjadi dalam persidangan, sehingga menyebabkan

lamanya waktu skorsing tidak dapat ditentukan. Diawali dengan

―skorsing untuk waktu yang tidak terbatas dibuka‖.

3. Lobbying. Penentuan jalan tengah karena konflik disertai

skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan

antara dua pihak atau lebih yang berseberangan secara informal.

4. Pembekuan Sidang. Langkah ini diambil apabila karena suatu hal

sidang terus menerus mengalami kebuntuan (dead-lock) dan setelah

melalui jalan skorsing tak terbatas tetap mengalami kebuntuan. Dalam

hal ini pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang berhak

membekukan sidang. Dengan catatan merupakan langkah terakhir

yang diambil setelah semua usaha yang dilakukan tetap tidak

membuahkan hasil. Jika pembekuan sidang dilaksanakan maka secara

otomatis organisasi yang bersangkutan akan ikut membeku.

5.1.4.5 Peninjauan Kembali

Mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan

atau putusan yang telah ditetapkan. Peninjauan kembali dapat

dilakukan apabila telah mendapat persetujan dari peserta sidang.

5.1.4.6 SANKSI-SANKSI

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan

dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan

mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya,

mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada

peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, 56 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum,

atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan

peserta sidang yang lain.

5.1.5 Ketentuan Lain-Lain

1. Membuka Sidang. Dengan ketukan palu sidang 3 kali ―Atas berkat

rahmat Tuhan Yang Maha Esa dengan ini saya nyatakan sidang dibuka‖

2. Menutup Sidang. Dengan ketukan palu sidang 3 kali ―Atas berkat

rahmat Tuhan Yang Maha Esa dengan ini saya nyatakan sidang ditutup‖

3. Mengesahkan keputusan akhir sidang. Dengan ketukan palu sidang

3 kali ―Atas berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa dengan ini saya

nyatakan keputusan … disahkan‖

4. Mengalihkan Pimpinan Sidang. Dengan ketukan palu sidang 1 kali ―Dengan

ini palu sidang dan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang

selanjutnya‖

5. Mengambil Alih Pimpinan Sidang. Dengan ketukan palu sidang 1 kali

―Dengan ini palu sidang dan sidang saya ambil alih‖

6. Membatalkan ketukan yang keliru. Dengan ketukan palu sidang 1 kali

―Dengan ini saya menyatakan ketukan sebelumnya keliru‖

7. Menskorsing Sidang. Dengan ketukan palu sidang 2 kali ―Dengan ini

sidang diskorsing selama …. menit‖

8. Mencabut Skorsing. Dengan ketukan palu sidang 2 kali ―Dengan ini

skorsing … menit dicabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan‖

9. Memberi Peringatan kepada Peserta Sidang. Dengan ketukan palu

sidang berkali-kali ―Peserta sidang diharapkan ketenangannya!‖

5.2 MUSYAWARAH DAN RAPAT

5.2.1 Nasional

5.2.1.1 Musyawarah dan Rapat Kerja Nasional

1. Musyawarah dan Rapat Kerja Nasional dilakukan satu kali dalam

satu periode kepengurusan pada awal tahun (pada bulan Maret) dan

dilaksanakan dalam rangkaian acara yang bersamaan.

2. Musyawararah Nasional dinyatakan sah apabila dihadiri oleh ½ n

+ 1 dari seluruh anggota ILMPI.


3. Musyawarah Nasional merupakan kegiatan dimana Sekeretaris

Jenderal sebelumnya bertanggung jawab atas masa satu

periode kepengurusannya yang telah berjalan.

4. Musyawarah Nasional membahas, menetapkan dan mengesahkan

Anggaran Dasar serta Anggaran Rumah Tangga ILMPI.

5. Musyawarah Nasional membahas, menetapkan dan mengesahkan

Garis Besar Haluan Organisasi dan Garis Besar Haluan Kerja ILMPI.

6. Musyawarah Nasional membahas, menetapkan dan

mengesahkan rekomendasi dalam lingkup nasional

7. Pengurus Harian Nasional, baik Sekretaris Jenderal dan

Koordinator Badan Kelengkapan Nasional ILMPI dipilih ketika


8. Sekretaris Jendral terpilih, dilantik oleh Presidium Sidang dalam


9. Setelah Musyawarah Nasional dan Sebelum Memasuki Rapat Kerja

Nasional, Sekretaris Jendral terpilih melantik Kepengurusan Wilayah.

10. Rapat Kerja Nasional menghasilkan perencanaan program kerja

dalam lingkup nasional, baik program kerja terpusat maupun

program kerja nasional.

11. Rapat Kerja Nasional terdiri dari :

a. Rapat Komisi sesuai dengan jumlah badan kelengkapan

nasional untuk menyusun rekomendasi program kerja

nasional pada tiap badan tersebut.

b. Rapat Pleno untuk mempresentasikan hasil rapat komisi.

c. Rapat Paripurna untuk menetapkan dan mengesahkan

kesepakatan program kerja nasional.

12. Rapat Kerja Nasional dipimpin oleh Sekretaris Jendral terpilih

sebagai Pimpinan sidang tetap.

13. Rapat Kerja Nasional menetapkan tempat penyelenggaraan

Rapat Koordinasi Nasional berikutnya. Hal ini dilakukan dengan

mekanisme pengajuan tender.

14. Rapat Kerja Nasional menetapkan tempat penyelenggaraan

Musyawarah dan Rapat Kerja Nasional berikutnya. Hal ini

dilakukan dengan mekanisme pengajuan tender.


15. Rapat Kerja Nasional Terdapat pengajuan tender tuan rumah

terhadap program kerja nasional kepada instistusi atau wilayah.

16. Rapat Kerja Nasional mengundang seluruh Kepengurusan

Nasional dan Kepengurusan Wilayah ILMPI

5.2.1.2 Musyawarah Nasional Luar Biasa

1. Musyawarah Nasional Luar Biasa (MUNASLUB) diadakan apabila

diajukan oleh sekurang-kurangnya dari 2/3 jumlah anggota ILMPI.

2. Musyawarah Nasional Luar Biasa (MUNASLUB) ILMPI juga dapat

diadakan atas permintaan Pengurus Harian Nasional dengan

persetujuan dari sekurang-kurangnya dari 2/3 perguruan tinggi

anggota ILMPI.

3. Musyawarah Nasional Luar Biasa (MUNASLUB) diselenggarakan

oleh Pengurus Harian Nasional.

4. Musyawarah Nasional Luar Biasa (MUNASLUB) mempunyai

wewenang yang sama seperti Musyawarah Nasional

5.2.1.3 Rapat Koordinasi Nasional

1. Rapat Koordinasi Nasional dilakukan selambat- lambatnya enam

bulan setelah Rapat Kerja Nasional.

2. Rapat Koordinasi Nasional dipimpin oleh Sekretaris Jenderal

sebagai Pimpinan sidang tetap.

3. Rapat Koordinasi Nasional dilakukan untuk mengetahui progres

pelaksanaan program kerja yang telah disusun pada Rapat Kerja

Nasional sebelumnya.

4. Rapat Koordinasi Nasional juga membahas mengenai rekomendasi-

rekomendasi yang akan dibawa ke Musyawarah Nasional selanjutnya,

pembahasan persiapan Musyawarah Nasional selanjutnya (draft, susunan

acara hingga mencari solusi jika terdapat hambatan selama proses

persiapan dan lain sebagainya) serta pembahasan isu nasional.

5. Rapat Koordinasi Nasional mengundang seluruh Pengurus

Nasional dan Pengurus Wilayah ILMPI.

5.2.1.4 Rapat Koordinasi Pengurus Harian Nasional 59 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

1. Rapat Koordinasi Pengurus Nasional dapat ditentukan sesuai

dengan kondisi dan kebutuhan masing- masing.

2. Rapat Koordinasi Pengurus Nasional dapat melalui media apa

pun sesuai dengan kondisi dan kebutuhan masing- masing.

3. Pelaksanaan Rapat Koordinasi Pengurus Nasional minimal

dilakukan sebanyak enam kali dalam satu periode kepengurusan.

5.2.1.5 Rapat Badan Kelengkapan Nasional

1. Rapat Badan Kelengkapan Nasional dapat ditentukan sesuai


2. Rapat Badan Kelengkapan Nasional dapat melalui media apa pun

sesuai dengan kondisi dan kebutuhan masing- masing.

3. Pelaksanaan Rapat Badan Kelengkapan Nasional minimal dilakukan

sebanyak dua belas kali dalam satu periode kepengurusan.

4. Setiap rapat badan kelengkapan nasional menghasilkan notulensi.

Penjelasan tentang notulensi akan dijelaskan pada pembahasan

Notulensi.

5.2.1.6 Rapat Badan Kelengkapan Wilayah

1. Rapat Badan Kelengkapan Wilayah dapat ditentukan sesuai


2. Rapat Badan Kelengkapan Wilayah dapat melalui media apa pun


3. Pelaksanaan Rapat Badan Kelengkapan Wilayah minimal dilakukan

sebanyak dua belas kali dalam satu periode kepengurusan.

4. Setiap rapat badan kelengkapan wilayah menghasilkan notulensi.

Penjelasan tentang notulensi akan diatur pada BAB Notulensi.

5.2.2 Wilayah

5.2.1 Musyawarah Wilayah

1. Musyawarah wilayah dilakukan sebelum Musyawarah Nasional

periode selanjutnya dilaksanakan, selambat-lambatnya 3 Minggu

sebelum agenda Musyawarah & Rapat Kerja Nasional.


2. Musyawararah wilayah dinyatakan sah apabila dihadiri oleh ½ n

+ 1 dari seluruh anggota ILMPI wilayah.

3. Musyawarah wilayah menetapkan Koordinator Wilayah dan

Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah

4. Musyawarah wilayah menetapkan Rapat Kerja Wilayah selanjutnya.

5. Musyawarah wilayah menetapkan rekomendasi dalam lingkup wilayah.

6. Musyawarah wilayah merupakan kegiatan dimana koordinator

wilayah sebelumnya bertanggung jawab atas masa satu periode

kepengurusannya yang telah berjalan.

5.2.2.2 Musyawarah Wilayah Luar Biasa

1. Musyawarah Wilayah Luar Biasa (MUSWILUB) diadakan apabila

diajukan oleh sekurang-kurangnya 2/3 jumlah anggota wilayah.

2. Musyawarah Wilayah Luar Biasa (MUSWILUB) juga dapat diadakan

atas permintaan Pengurus Harian Wilayah dengan persetujuan dari

sekurang-kurangnya 2/3 jumlah perguruan tinggi anggota wilayah.

3. Musyawarah Wilayah Luar Biasa (MUSWILUB) diselenggarakan

oleh Pengurus Harian Wilayah

5.2.2.3 Rapat Kerja Wilayah

1. Rapat Kerja Wilayah dilakukan setelah Rapat Kerja Nasional

berlangsung.

2. Rapat Kerja Wilayah dilakukan dengan pembagian komisi sesuai

dengan jumlah badan kelengkapan wilayah, kemudian

dilanjutkan dengan rapat pleno dan rapat paripurna,

pembahasan perkembangan wilayah oleh pengurus harian

wilayah dan keputusan tambahan lainnya.

5.2.2.4 Rapat Koordinasi Wilayah

1. Rapat Koordinasi Wilayah dilakukan sesuai kebutuhan masing-

masing wilayah

2. Rapat Koordinasi Wilayah dilakukan untuk mengetahui progres

pelaksanaan program kerja yang telah disusun pada Rapat Kerja

Wilayah sebelumnya. 61 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

3. Rapat Koordinasi Wilayah mengundang pengurus dan anggota

ILMPI dalam lingkup wilayah

5.2.2.5 Rapat Koordinasi Pengurus Harian Wilayah

1. Rapat Koordinasi Pengurus Harian Wilayah dapat ditentukan


2. Rapat Koordinasi Pengurus Harian Wilayah dapat melalui media

apa pun sesuai dengan kondisi dan kebutuhan masing- masing.

3. Pelaksanaan Rapat Koordinasi Pengurus Harian Wilayah minimal

dilakukan sebanyak enam kali dalam satu periode kepengurusan


BAB VI

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Laporan Perkembangan dan Laporan Pertanggungjawaban sangatlah penting untuk

mengetahui sejauh mana Organisasi ILMPI bergerak. Laporan secara tertulis

menjadi sebuah bukti autentik sebuah capaian yang telah berhasil diraih oleh ILMPI.

Hal ini menjadi bahan evaluasi untuk kepengurusan selanjutnya agar dapat

menjalankan roda organisasi dengan lebih baik lagi. Aturan dalam bab ini berlaku

6.1 LAPORAN PERKEMBANGAN (PROGRESS REPORT)

1. Penyampaian laporan ini diharapkan menjadi masukan dan bahan evaluasi

bersama pada setengah masa kepengurusan berjalan

2. Laporan Perkembangan disampaikan pada saat Rapat Koordinasi Nasional.

3. Penyampaian Laporan Perkembangan Kepengurusan Nasional disampaikan

oleh masing-masing Koordinator Badan Kelengkapan Nasional

4. Penyampaian Laporan Perkembangan Kepengurusan Wilayah disampaikan

oleh masing-masing Koordinator Wilayah.

5. Format laporan perkembangan untuk kepengurusan Nasional:

a. Pendahuluan

b. Nama Pengurus Badan

Koordinator Badan : Nama dan asal institusi

Staf Badan : Nama dan asal institusi

c. Laporan Program Kerja

Program Kerja Terlaksana / Tercapai

Program Kerja dalam Proses Pelaksanaan

Rencana Teknis Pelaksanaan Program Kerja Pasca Pelaporan

d. Hambatan Program Kerja

e. Laporan Keuangan (hanya untuk Badan Keuangan

Nasional) Laporan Pemasukan

Laporan Pengeluaran

6. Format laporan perkembangan untuk kepengurusan wilayah:

a. Pendahuluan

b. Struktur Kepengurusan Wilayah 63 | B U K U P E D O M A N UMUM I L M P I

Nama Wilayah

Koordinator Wilayah : Nama dan asal institusi

Nama Koordinator Badan : Nama dan asal institusi


c. Kondisi Kepengurusan Wilayah

d. Laporan Program Kerja

Program Kerja Terlaksana / Tercapai

Program Kerja dalam Proses Pelaksanaan

Rencana Teknis Pelaksanaan Program Kerja Pasca Pelaporan

e. Hambatan Program Kerja

f. Dokumentasi Kegiatan terlaksana

g. Laporan Keuangan Wilayah (Hanya Untuk Badan Keuangan Wilayah)

Laporan Pemasukan

Laporan Pengeluaran

7. Koordinator Badan kelengkapan Nasional & Koordinator Wilayah mengirimkan

laporan perkembangan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum Rapat Koordinasi

Nasional kepada Koordinator Badan Kesekretariatan Nasional untuk dihimpun.

6.2 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN WILAYAH

1. Laporan Pertanggungjawaban wilayah disampaikan pada Musyawarah

Wilayah oleh Koordinator Wilayah

2. Masing-masing Badan Kelengkapan membuat Laporan Pertanggungjawaban

perbadan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum Musyawarah Wilayah dilaksanakan

3. Koordinator Badan Kesekretarian wilayah, bertugas untuk mengumpulkan

laporan perbadan, dan menyusunnya sesuai format yang telah ditentukan

4. Laporan pertanggungjawaban yang telah tersusun rapi sesuai dengan

format yang ditentukan, kemudian harus dikirimkan kepada Koordinator

Badan Kesekretariatan Nasional selambat-lambatnya 2 minggu sebelum

agenda Musyawarah dan Rapat Kerja Nasional untuk diarsipkan.

5. Format laporan pertanggungjawaban wilayah :

a. Pendahuluan

b. Struktur Kepengurusan

Wilayah Nama Wilayah


Koordinator Wilayah : Nama dan asal institusi



c. Penilaian Kinerja/kontribusi Masing-Masing Pengurus

d. Kondisi Kepengurusan Masing-Masing Badan

e. Penilaian Keberhasilan Pengembangan Jangka Panjang (mengacu pada GBHO) :

i. Bidang Internal

a) Sumber Daya Manusia

b) Manajerial

c) Program Kerja

d) Komunikasi dan Koordinasi

e) Finansial

f) Keorganisasian

ii. Bidang Eksternal

f. Penilian Keberhasilan Pengembangan Jangka Pendek (mengacu pada GBHO) :

i. Bidang Internal


b) Manajerial

c) Program Kerja


e) Finansial

f) Keorganisasian


g. Laporan Keuangan

Laporan Pemasukan

Laporan Pengeluaran

h. Saran Untuk Kepengurusan berikutnya

i. Lampiran

Dokumentasi Kegiatan

Surat Masuk & Keluar

Bon/Kuitansi Pembayaran & Penerimaan


6. Laporan Pertanggungjawaban wajib diberikan dalam bentuk hardcopy kepada

anggota ILMPI yang hadir dalam musyawarah wilayah, minimal satu institusi

mendapatkan satu

6.3 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN NASIONAL

1. Laporan Pertanggungjawaban Nasional disampaikan pada musyawarah

Nasional yang disampaikan oleh Sekretaris Jenderal

2. Masing-masing Badan Kelengkapan Nasional membuat Laporan Pertanggungjawaban

perbadan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum Musyawarah Nasional dilaksanakan

3. Koordinator Badan Kesekretarian Nasional, bertugas untuk mengumpulkan

laporan perbadan, dan menyusunnya sesuai format yang telah ditentukan

4. Format laporan pertanggungjawaban Nasional :

a. Pendahuluan

b. Struktur Kepengurusan



c. Penilaian Kinerja/kontribusi Masing-Masing Pengurus

d. Kondisi Kepengurusan Masing-Masing Badan

e. Penilaian Keberhasilan Pengembangan Jangka Panjang (mengacu pada GBHO)

i. Bidang Internal


b) Manajerial

c) Program Kerja


e) Finansial

f) Keorganisasian


f. Penilian Keberhasilan Pengembangan Jangka Pendek (mengacu pada GBHO)

i. Bidang Internal


b) Manajerial

c) Program Kerja



e) Finansial

f) Keorganisasian ii.

Bidang Eksternal

g. Laporan Keuangan

Laporan Pemasukan

Laporan Pengeluaran

h. Saran Untuk Kepengurusan berikutnya

i. Lampiran

Dokumentasi Kegiatan

Surat Masuk & Keluar

Bon/Kuitansi Pembayaran & Penerimaan

5. Laporan Pertanggungjawaban wajib diberikan dalam bentuk hardcopy dan

softcopy kepada anggota ILMPI yang hadir dalam Musyawarah Nasional,

minimal satu institusi mendapatkan satu

6. 4 STANDAR OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) ADMINISTRASI KEUANGAN

1. Format keuangan Nasional dan Wilayah adalah sama 2. Di pojok kiri atas dituliskan Nama Lembaga, yaitu Ikatan Lembaga

Mahasiswa Psikologi Indonesia 3. Di bawah Nama Lembaga dituliskan Kode Keuangan

Pengurus Harian Nasional : 000

Pengurus Harian Wilayah 1 : 000-1






4. Rekapitulasi pemasukan (kredit) dan pengeluaran (debit) ditulis dalam dua table

terpisah.

5. Tabel Pemasukan terdiri dari Nomor, Tanggal, Nomor Kwitansi, Jalur

Pemasukan, Pemberi, Uraian, dan Jumlah.

Nomor Urut Pencatatan

Nomor Kwitansi


Keterangan : Nomor kwitansi pada setiap pemasukan. Bukti kwitansi

pemasukan diberikan pada pemberi, sementara badan keuangan

hanya mencatat nomor kwitansinya. Bila uang pemasukan diterima

melalui transfer bank, maka kwitansi tidak diwajibkan ada, tetapi harus

ada struk bukti transfer.

Jalur Pemasukan

Keterangan : Jalur pemasukan dituliskan sesuai cara penerimaan,

tunai atau transfer.

Pemberi

Keterangan : Pemberi ialah nama orang/lembaga/toko yang menjadi

sumber pemasukan. Bila pemberi adalah nama orang, maka perlu

dituliskan asal lembaga atau institusi orang tersebut.

Uraian

Keterangan : Uraian berisi penjelasan umum dari pemasukan yang

diterima: Nominal

Keterangan : berisi nominal yang diterima. Pada kolom kanan akhir

merupakan nominal uang yang diterima. Pada baris terakhir table

merupakan total uang yang diterima selama satu periode kepengurusan

6. Tabel Pengeluaran terdiri dari Nomor, Tanggal, Nomor Kwitansi, Jalur

Pengeluaran, Penerima, Uraian, dan Jumlah.

7. Saldo Akhir merupakan selisih akhir dari pemasukan dan pengeluaran.

8. Seluruh kwitansi yang dikeluarkan badan keuangan harus dibubuhi

tandatangan badan keuangan yang disertai kode keuangan dan stempel ILMPI.

9. Seluruh kwitansi yang diterima badan keuangan harus dibubuhi tandatangan

dan stempel bagi lembaga/toko yang menerima dan/atau materai 6000 bagi

perorangan apabila jumlah nominal pengeluaran atau penerimaan di atas

Rp 1.000.000.

10. Seluruh bukti pemasukan dan pembelanjaan badan keuangan di lampirkan

pada akhir Laporan Pertanggung Jawaban Keuangan (LPJK)

11. Laporan Pertanggung Jawaban Keuangan (LPJK) pada PHN ditandatangani

oleh koordinator Badan Keuangan Nasional dan Sekretaris Jendral (Sekjend).

12. Laporan Pertanggung Jawaban Keuangan (LPJK) pada PHW ditandatangani

oleh koordinator Badan Keuangan Wilayah dan Koordinator Wilayah.


6.5 STANDAR OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) PENILAIAN KONTRIBUSI

PENGURUS

1. Setiap pengurus ILMPI baik nasional maupun wilayah akan mendapatkan

penilaian kontribusi dengan menggunakan sistem penilaian 360 derajat.

Sistem 360 derajat dimana Individu dinilai oleh diri sendiri (S), rekan kerja

(P) dan atasan/staf (O). Penilaian sebagai berikut :

a. Kontribusi Sekretaris Jenderal dinilai oleh diri sendiri (S), Koordinator

Badan Kelengkapan Nasional (P) dan Koordinator Wilayah (O)

b. Kontribusi Koordinator Wilayah dinilai oleh diri sendiri (S), Koordinator

Badan Kelengkapan Wilayah (P) dan Sekretaris Jenderal (O).

c. Kontribusi Koordinator Badan Kelengkapan Nasional/Wilayah dinilai oleh

diri sendiri (S), Koordinator Badan Kelengkapan Nasional/Wilayah lainnya

(P) dan Sekretaris Jenderal/Koordinator Wilayah (O).

d. Kontribusi Staf Badan Kelengkapan Nasional/Wilayah dinilai oleh diri

sendiri (S), Staf Badan Kelengkapan Nasional/Wilayah dibadannya

(P) dan Koordinator Badan Kelengkapan Nasional/Wilayahnya (O).

e. Kontribusi Koordinator Provinsi dinilai oleh diri sendiri (S), Koordinator

Badan Kelengkapan Wilayah (P) dan Koordinator Wilayah (O).

2. Penilaian kontribusi dilakukan dengan ketentuan dan format sebagai berikut:

A. Indikator penilaian

a. Komunikasi

- Informatif. Adanya penyampaian informasi antar pengurus lain.

Untuk Koordinator Badan Kelengkapan mencangkup kepada

Sekjend/Koorwil, sesama Koordinator Badan Kelengkapan

Nasional/Wilayah dan staf Badan Kelengkapannya sendiri. Untuk

staf Badan Kelengkapan mencangkup kepada Koordinator Badan

Kelengkapan sendiri dan staf di Badan Kelengkapannya sendiri

- Koordinatif. Untuk Koordinator Badan Kelengkapan dapat

Memberikan arahan dan pembagian tugas yang jelas dan sistematis.

- Komunikatif. Mengikuti Netmeeting dengan berpartisipasi aktif

dalam rapat melalui media sosial seperti facebook, line,

whatsapp, bbm, skype, dan media lainnya, ataupun ikut serta

pada rapat tatap muka secara langsung.


- Responsif. Merespon dengan cepat dan tanggap dengan baik

terhadap segala komunikasi yang diberikan melalui segala jenis

media komunikasi meliputi telepon, sms, chat dan sebagainya

b. Kinerja

- Produktif. Melakukan aktifitas/kinerja yang sesuai dengan tugas

pokok, fungsi, wewenang dan kewajiban yang sesuai dengan

jabatan yang diamanahkan dalam kepengurusan ILMPI.

- Responsibilitif. Bertanggung jawab untuk menjalankan

arahan atau instruksi tugas yang telah diberikan

- Kontributif. Mengikuti segala rangkaian kegiatan Wajib yang

dilakukan oleh ILMPI. Seperti Musyawarah Nasional/Wilayah,

Rapat Kerja Nasional/Wilayah, Rapat Koordinasi

Nasional/Wilayah, Pra-Mukernas dan Upgrading Pengurus.

- Aktif. Mengikuti segala agenda kegiatan yang diadakan dalam

struktural kepengurusan wilayah atau nasional diluar agenda wajib.

- Inisiatif. Tanggap terhadap isu dan permasalahan yang sedang

hangat, memberikan ide dan saran yang baru, melakukan

pemecahan masalah tanpa harus diintruksikan terlebih dahulu

B. Kriteria penilaian

- 80—100 kontribusi/ kinerja sangat tinggi.

- 68—79 kontribusi/ kinerja melebihi yang diharapkan, jauh di atas

rata-rata pengurus pada umumnya.

- 56—67 kontribusi/ kinerja pada tingkatan sama dengan yang

diharapkan.

- 33—55 kontribusi/ kinerja tidak mencapai sasaran yang seharusnya.

- 0—32 secara keseluruhan kontribusi/ kinerja tidak memuaskan.

6.6 PARAMETER PENERIMAAN LAPORAN PERTANGUNGJAWABAN

1. Parameter Laporan Pertanggungjawaban dimaksudkan agar dapat menjadi

suatu tolak ukur bagi penilaian Laporan Pertanggungjawaban pengurus.

2. Penilaian Laporan Pertanggungjawaban dirujuk berdasarkan penilaian

yang diberikan oleh institusi anggota ILMPI yang hadir, dengan teknis

penilaian sebagai berikut :


institusi yang hadir dalam musyawarah WAJIB memberikan satu

skor penilaian

Setiap Institusi memberikan nilai Laporan Pertanggungjawaban

dengan skor 1 sampai dengan 10 (1-10)

skor yang diperoleh dari masing-masing institusi kemudian

dijumlahkan, sehingga menghasilkan SKOR TOTAL

SKOR TOTAL tersebut dibagi dengan jumlah institusi yang hadir,

kemudian menghasilkan SKOR AKHIR

SKOR AKHIR digunakan untuk menjadi penilaian laporan

pertanggungjawaban

3. Kategorisasi SKOR AKHIR :

9,6 – 10 = A+ 7,6 - 8,9 = B+ 5,6 - 5,9 = C+ 3,6 - 3,9 = D+

8,6 - 9,5 = A 6,6 - 7,5 = B 4,6 - 5,5 = C 2,6 - 3,5 = D

8,0 - 8,5 = A- 6,0 - 6,5 = B- 4,0 - 4,5 = C- 2,0 - 2,5 = D-

< 2,0 = E

4. Laporan pertanggungjawaban diterima, bila SKOR AKHIR bernilai A+, A, A-,

B+, B, dan B-

5. Laporan pertanggungjawaban diterima bersyarat, bila SKOR AKHIR bernilai

C+,C, C-, D+ dan D

6. Laporan pertanggungjawaban ditolak, bila SKOR AKHIR bernilai D- dan E


BAB VII

LAMBANG DAN ATRIBUT ORGANISASI

Lambang & Atribut ILMPI ditetapkan dalam Musyawarah Nasional, oleh karena itu

perubahan pada lambang dan atribut ILMPI hanya bisa dilakukan pada saat Musyawarah

Nasional. Lambang di buat oleh Ivan Sufiansyah dari (UIN Sunan Gunung Djati Bandung)

7.1 LAMBANG ORGANISASI

Trisula bersayap : Melambangkan psikologi yang memiliki jaringan yang

luas, dalam arti ILMPI merupakan Lembaga Mahasiswa Psikologi yang

jaringannya luas se Indonesia

Segitiga : Melambangkan bahwa ILMPI berlandaskan Tri Dharma Perguruan

Tinggi.

Merah – putih : Melambangkan Sebagai wadah yang mempersatukan seluruh

Lembaga Eksekutif Mahasiswa se- Indonesia dengan segala dinamika.

Atap : diibaratkan sebagai martabat, untuk menjaga Trisula bersayap atau

ILMPI dengan martabat

Tiang : berperan sebagai penyangga organisasi supaya tetap kokoh dan berdiri.

Garis berwarna emas dibalik atap, tangga, tiang : mengibaratkan Pancasila

(5 sila pancasila)

Tangga : Mengibaratkan organisasi yang selalu berjalan naik

keatas. Warna ungu : melambangkan kebijaksanaan

Warna emas : melambangkan kejayaan.


7.1.1 Standar Operational Procedure (SOP) Penggunaan Lambang

1. Lambang ILMPI digunakan sesuai aturan yang berlaku

2. Lambang ILMPI dapat diunduh di http://ilmpi.org

3. Background dari lambang ILMPI harus putih. Jika warna lambang

menggunakan warna yang sama dengan aslinya.

4. Dimensi Lambang ILMPI harus berbentuk Persegi atau segi lima

5. Ketika lambang diperbesar/diperkecil harus mempertahankan lambang

agar tetap proporsional (tidak dibuat menjadi lebar/panjang sehingga

mendistorsi bentuk logo).

6. Lambang ILMPI dapat ditempelkan di almamater institusi anggota,

dengan ketentuan harus ditempel pada lengan kanan.

7. Untuk karya desain grafis lambang ILMPI bisa diganti warna,

disesuaikan dengan kebutuhan, akan tetapi hanya bisa menggunakan

satu warna solid saja (monochrome).

8. Penggunaan lambang ILMPI diluar kepentingan organisasi harus

diketahui oleh Pengurus Harian Nasional atau Pengurus Harian Wilayah.

7.2 ATRIBUT ORGANISASI

7.2.1 Stempel ILMPI

Desain Stempel dibuat Oleh

Muhammad Yassirullah (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta)


7.2.2 Bendera ILMPI

Desain Bendera dibuat Oleh

Agus Setyawan (Universitas Islam 45 Bekasi)

Untuk bendera ILMPI wilayah merujuk pada gambar stempel wilayah


7.2.3 Mars ILMPI

Lirik dibuat oleh

Dede Supriyatna (Universitas Az-zahra) &

Agus Setyawan ( Universitas Islam 45 Bekasi)

Kami mahasiswa Psikologi

Datang memenuhi panggilan nurani

Ragam almamater harmoni

Dalam pancasila kobarkan semangat

Perubahan untuk Indonesia.....

Langkahkan kaki menjadi yang terdepan,

Rapatkan barisan jaga kesatuan.

Saling berbagi ilmu pengetahuan

ILMPI untuk Indonesia..

Tak kenal menyerah, maju dan bergerak

Mendarmakan bakti untuk negeri

Wujudkan Indonesia tersenyum dengan psikologi

Hidup Psikologi....

Hidup Psikologi…

Wujudkan Indonesia tersenyum dengan psikologi


7.2.4 Almamater ILMPI

Desain dibuat oleh

Muhammad Yassirullah (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta)


KETERANGAN LAIN :

Jaket Almamater ini hanya boleh diproduksi oleh Badan Keuangan Nasional.

Jaket ini hanya boleh dimiliki oleh mahasiswa yang institusinya tergabung

sebagai anggota ILMPI.

Bahan Dasar : American Drill Warna Hitam

Furing (bahan bagian dalam) : Bahan Jaring Warna

Hitam Kancing Press Plastik Warna Putih


LAMPIRAN


Contoh Surat Keluar Nasional

IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA (ILMPI)

Gedung Fakultas Psikologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Jl Kertamukti No 5, Cirendeu, Ciputat, Jakarta

No : 001/I/PHN/ILMPI/III/2014 6 Maret 2014 Lamp : - Hal : Surat Pemberitahuan

Kepada Yth. ......................................

Dengan hormat, Sehubungan....(Pembukaan).............................................................................................................

.................................................................................................................. ...............................................................................................................................(ISI)....................

......................................................................................................................................................................

................. ............................................(PENUTUP)..........................................................................................

......................................................................................................................................................................

.................................................................................

Hormat Kami,

Sekretaris Jenderal ILMPI Koordinator Badan Kesekretariatan

Nasional ILMPI

TTD TTD & STEMPEL

Muhammad Yassirullah Lilis Suryani

Contoh Surat Keluar Wilayah

IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA WILAYAH VI (SULAWESI, MALUKU, & PAPUA)

Gedung Fakultas Psikologi Universitas 45 Makasar Jl Urip Sumoharjo KM 6, Makasar, Sulawesi Selatan

No : 001/E/PHW/ILMPIWIL-VI/IV/2014 1 April 2014 Lamp : 1

Hal : Surat Keterangan

Kepada

Yth. ......................................

Dengan hormat,

Sehubungan....(Pembukaan)............................................................................................................. ..................................................................................................................

...............................................................................................................................(ISI).................... ...................................................................................................................................................................... .................

............................................(PENUTUP).......................................................................................... ...................................................................................................................................................................... .................................................................................

Hormat Kami,

Koordinator Wilayah Koor Badan Kesekretariatan Wilayah

TTD TTD & STEMPEL

Nurhikmah Atin

Contoh Surat Keluar Kepanitian

PANITIA RAPAT KOORDINASI NASIONAL IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI

INDONESIA

TAHUN 2014 Gedung Student Center Lt. 3 UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Jl. Marsda Adisucipto Yogyakarta - 55281

No : 001/Pan-RAKERNAS/ILMPI/VI/2014 1 Juni 2014 Lamp : 3

Hal : Surat Undangan

Kepada Yth. ......................................

Dengan hormat, Sehubungan(Pembukaan)................................................................................................................. ...............................................................................................................................(ISI)....................

................................................................................................................................................... ............................................(PENUTUP)........................................................................ ..................

................................................................................

Hormat Kami,

Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana

TTD TTD & STEMPEL

Sina Maulidi Rauhana Shofia Zikrina

(NIM) (NIM)

Sekretaris Jendral ILMPI Ketua BEMJ Psikologi

UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

TTD & STEMPEL TTD & STEMPEL

Muhammad Yassirullah A. Miyarul Ilmi

(NIM)

Mengetahui

Dekan/Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan/Ketua Jurusan/Prodi Psikologi

TTD & STEMPEL

NAMA

Contoh Surat Keputusan Anggota




SURAT KEPUTUSAN ANGGOTA 001/SK-A/PHN/ILMPI/V/2014

Tentang

Ketetapan Menjadi Anggota


Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa Menimbang 1. Anggota ILMPI adalah Lembaga Eksekutif Mahasiswa Jurusan/Program

Studi/Fakultas Psikologi di Indonesia. 2. Keanggotaan ILMPI ditetapkan dalam Musyawarah Nasional atau dengan surat

keputusan Sekretaris Jenderal berdasarkan rekomendasi Koordinator Wilayah. 3. Setiap Lembaga Eksekutif Mahasiswa Jurusan/Program Studi/Fakultas Psikologi

dapat menjadi anggota ILMPI secara resmi dan sah jika telah mendaftarkan diri dengan melengkapi administrasi yang akan ditetapkan kemudian

Mengingat 1. Anggaran Dasar Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Bab VII tentang Keanggotaan

2. Anggaran Rumah Tangga Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Bab I tentang Keanggotaan.

Memperhatikan 1. Surat masuk dari Himpunan Mahasiswa Psikologi Universitas .......... Nomor

........ perihal permohonan menjadi anggota ILMPI dengan tanggal surat ............

2. Surat Rekomendasi dari Koordinator Wilayah .......................... Nomor ........

dengan tanggal surat ..............

Menetapkan . MEMUTUSKAN

Pertama HIMPUNAN MAHASISWA PSIKOLOGI UNIVERSITAS .............. SEBAGAI

ANGGOTA IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA

Kedua Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan maka akan dilakukan perubahan sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

Ketiga Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta Pada Tanggal 1 Mei 2014

Sekretaris Jenderal Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia

TTD & STAMPEL Muhammad Yassirullah

Contoh Surat Keputusan Pengurus




SURAT KEPUTUSAN PENGURUS 002/SK-P/PHN/ILMPI/V/2014

Tentang Ketetapan Struktur Kepengurusan

Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Wilayah I (Sumatera) Periode 20.... - 20....

Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa Menimbang Pengurus Harian Wilayah Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia adalah Pengurus Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia ditingkat Wilayah yang

dipimpin oleh Koordinator Wilayah.

Mengingat 1. Anggaran Dasar Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Bab VIII tentang Struktur Organisasi

2. Anggaran Rumah Tangga Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Bab II tentang Kepengurusan dan Bab III Pasal 14 dan pasal 16 ayat 3 tentang Pengurus Harian Wilayah dan Badan Kelengkapan Wilayah.

Memperhatikan 1. Hasil Musyawarah Wilayah I Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia ke-.... yang diselenggarakan pada tanggal ........... di ............ tentang Pengurus Harian Wilayah I (Sumatera) Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia.

2. Hasil Open Recruitment oleh Pengurus Harian Wilayah I (Sumatera) Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia pada tanggal ........

MEMUTUSKAN Menetapkan . Pertama STRUKTUR KEPENGURUSAN IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA WILAYAH I (SUMATERA) PERIODE 20... – 20..., SEBAGAI BERIKUT :

Nama Lengkap Asal Universitas Sebagai ............ (Jabatan)

Nama Lengkap Asal Universitas Sebagai ............ (Jabatan)

Kedua Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan maka akan dilakukan perubahan sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

Ketiga Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta Pada Tanggal 1 Mei 2014

Sekretaris Jendral Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia

TTD & STAMPEL Muhammad Yassirullah

Contoh Surat Ketetapan

MUSYAWARAH & RAPAT KERJA NASIONAL IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI

INDONESIA KE-...... TAHUN ......

Kesekretariatan Panitia :

KETETAPAN MUSYAWARAH NASIONAL


No : 001/PAN-MUKERNAS/ILMPI/III/2015

Tentang :

Pengesahan Manual Acara Musyawarah Nasional Ke-... Tahun....

Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa Musyawarah Nasional Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia Menimbang :

1. 2. Mengingat :

1.

2.

Memperhatikan

Memutuskan Menetapkan

1. 2. Ditetapkan di : Nama Tempat Acara,

Kota Hari/Tanggal : Jumat, 9 Februari

2015 Waktu : 00.000

LOGO ACARA / LOGO LEM

PENYELENG

ARA

Presidium Sidang Sementara

Pimpinan Sidang Wakil Pimpinan Sidang Notulen Sidang

TTD TTD TTD

( ...........................) ( ...........................) ( ...........................)

Contoh Surat Peringatan




SURAT PERINGATAN

001/SP/PHN/ILMPI/V/2014

Berdasarkan (hal yang menjadi pertimbangan) ...................................................................... Sekretaris Jenderal Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI) periode

, kepada Nama/ Universitas :

Alamat : Dengan ini disampaikan surat peringatan, (dasar pertimbangan dan tenggat waktu pelaksanaan)

Demikianlah surat Peringatan ini dibuat untuk dapat dipahami sebagaimana mestinya.

Jakarta, 1 Mei 2014

Sekretaris Jendral


TTD & STAMPEL

Muhammad Yassirullah

Contoh Internal Memo

INTERNAL MEMO

ILMPI Nasional / Wilayah

No XXX Dari Nama

Tanggal DD/MM/YYYY Kepada Nama / Badan Yang dituju

Perihal :

PEMBUKA

ISI

PENUTUP

Diketahui Oleh Dibuat Oleh

TTD TTD

Nama Nama

Sekretaris Jendral / Koordinator Wilayah Nama Badan Kelengkapan

Tembusan :

Contoh Notulensi

NOTULENSI

BADAN ...

Nomor 00X Hari/Tanggal ... Jam ...

Absensi: ...

Pembahasan

1. ...

2. ...

3. ... Hasil

1. ...

a. …

b. ...

c. ...

2. ...

a. …

b. ...

c. ...

3. …

a. …

b. ....

c. ...

Form Penilaian Pengurus

FORM PENILAIAN PENGURUS


PERIODE 2014-2015

NAMA : JABATAN :

ASAL UNIV :

Nilai

SKOR

No Kriteria Penilaian P O

S

TOTAL

P-sub

P-

O-sub

O-

total

Total

1. Informatif

2. Koordinatif

3. Komunikatif

4. Responsif

5. Produktif

6. Kontributif

7. Responsibilitif

8. Aktif

9. Inisiatif

Dibuat Oleh: Diketahui Oleh

TTD TTD

NAMA NAMA

NAMA JABATAN NAMA JABATAN

Keterangan Penilaian Kontribusi S : Diisi oleh Diri Sendiri atau Subjek Terkait. P : Diisi oleh Rekan Kerja sebadan atau jenjang struktural Horizontal (antar staf atau

antar koor. badan kelengkapan)

P-Sub : Diisi oleh masing-masing rekan kerja, jumlah kolom disesuaikan

dengan banyaknya jumlah pengurus dalam satu badan

P-total: merupakan jumlah dari P-sub dibagi oleh banyaknya jumlah pengurus dalam

satu badan (RUMUS P-total = ∑p-sub : n) O : Diisi Oleh Atasan atau jenjang struktural vertikal (Sekjend/Koorwil/Koor. Badan

Kelengkapan)

O-Sub : Hanya Berlaku untuk Form Penilaian Sekjend, Diisi oleh masing-

masing Koorwil

O-total: jumlah dari O-sub dibagi oleh banyaknya Koorwil (RUMUS O-total =

∑o-sub : n)

Rumus SKOR TOTAL = S + P-Total + O atau O-Total / 3

TABEL FORMAT KEUANGAN NAMA LEMBAGA : IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA

KODE KEUANGAN : 000

PEMASUKAN

NO TANGGAL

NO JALUR

PEMBERI URAIAN

JUMLAH

KWITANSI PEMASUKAN

01 12/12/2011 001 Tunai Devi Sylvia (UPI YAI) Pembayaran Iuran ILMPI Rp. 100.000,00

02 12/12/2011 002 Transfer BNI Laily Inayah (UIN Jkt) Pemesanan Jaket ILMPI Rp. 130.000,00

JUMLAH Rp. 230.000,00

PENGELUARAN

NO TANGGAL

NO JALUR

PENERIMA

URAIAN

JUMLAH

KWITANSI PENGELUARAN

01 12/12/2011 001 Tunai Legoso Jaya Pembelian inkjet 1 set Rp. 120.000,00

02 12/12/2011 002 Transfer BNI Fajar Juliana (UNS) DP Jaket ILMPI Rp. 2.000.000,00

JUMLAH Rp. 2.120.000,00

Saldo Akhir: Rp.____________________________

Sekretaris Jendral ILMPI Koordinator Badan Keuangan Nasional ILMPI

TTD

TTD

Muhammad Yassirullah Adam Mujahidin

Documents

BUKU PEDOMAN UMUM€¦ · Buku Pedoman Umum (BPU) adalah literatur tentang pemahaman dan mekanisme organisasi Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI). Buku Pedoman Umum