Upload
lephuc
View
218
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
- 1 -
BUPATI BADUNG
PROVINSI BALI
PERATURAN BUPATI BADUNG
NOMOR 15 TAHUN 2015
TENTANG
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
BUPATI BADUNG,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi dan mewujudkan kinerja pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung maka dipandang perlu menyusun Standar Operasional Prosedur;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a,maka dipandang perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang StandarOperasional Prosedur (SOP) pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung.
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 69 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah-
daerah Tingkat II dalam Wilayah daerah-daerah Tingkat I Bali, Nusa
Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 1655);
2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara
Yang Bersih dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 3851);
3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang, keterbukaan InformasiPublik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
4. Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan/Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152. Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 4844);
5. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan PeraturanPerundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
6. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telahdiubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2015 tentang PenetapanPeraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentangPemerintahan Daerah menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2015 Nomor 24, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 5657);
- 2 -
7. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip(Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
8. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian UrusanPemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, danPemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 4737);
9. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Pedoman OrganisasiPerangkat Daerah (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2007Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik lndonesia Nomor 4741);
10. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004, tentang Pengelolaan ArsipStatis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor : 143);
11. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi BirokrasiNomor 20 Tahun 2010 tentang, Road Map Reformasi Birokrasi;
12. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 4 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri;
13. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang, StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota;
14. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan ReformasiBirokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang, Pedoman Penyusunan StandarOperasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;
15. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014 tentang, PembentukanProduk Hukum Daerah;
16. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang, Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
17. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara NomorSE/06/M.PAN/3/2005 tentang, Program Perlindungan, Pengamanan danPenyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana;
18. Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 7 Tahun 2008 tentangPembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah KabupatenBadung;
19. Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 10 Tahun 2014 tentang,Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Badung TahunAnggaran 2015;
20. Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 22 Tahun 2013 tentang,Penyelenggaraan Kearsipan;
21. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung (Berita Daerah Kabupaten Badung Tahun 2013 Nomor43);
22. Peraturan Bupati Badung Nomor 58 Tahun 2014 tentang Tata KearsipanPemerintah Kabupaten Badung.
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN BUPATI BADUNG TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG
- 3 -
BAB I KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Bupati ini, yang dimaksud dengan :
1. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalahSatuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Badung;
2. Standarisasi adalah suatu usaha memberikan ukuran yang di anggap baik dansesuai bagi pemakai;
3. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP, adalahserangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai prosespenyelenggaraan kegiatan dan/atau aktivitas yang bersifat rutin dan berulang-ulang bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapadilakukan;
4. Diagram alur adalah gambar yang menjelaskan alur proses, prosedur ataudokumen suatu kegiatan yang menggunakan simbol-simbol atau bentuk-bentuk bidang, untuk mempermudah memperoleh informasi;
5. Proses kerja adalah langkah-langkah yang sistematis dalam melaksanakansuatu pekerjaan untuk memperoleh hasil kerja tertentu;
6. Format SOP adalah bentuk penuangan SOP berupa tulisan dan diagram alur.
BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Pasal 2
(1) Menetapkan SOP pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung
(2) SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1), tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.
BAB III KETENTUAN PENUTUP
Pasal 3
Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan;
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Badung.
BERITA DAERAH KABUPATEN BADUNG TAHUN 2015 NOMOR 15
Ditetapkan di Mangupura pada tanggal 24 Maret 2015
BUPATI BADUNG,
ttd.
ANAK AGUNG GDE AGUNG
Diundangkan di Mangupura pada tanggal 24 Maret 2015
SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BADUNG,
ttd.
KOMPYANG R SWANDIKA
- 4 -
Salinan sesuai dengan aslinya
Kepala Bagian Hukum dan HAM Setda.Kab.Badung,
ttd.
Komang Budhi Argawa,SH.,M.Si.
Pembina
NIP. 19710901 199803 1 009
STANDAR OPERSIONAL PROSEDUR (SOP) PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG
NO NAMA SOP NOMOR SOP
1 2 3
1 PENYUSUNAN RKA 01/TU/XII/2014/KAD
2 REKAPITULASI DAFTAR HADIR 02/TU/XII/2014/KAD
3 PENERIMAAN NASKAH DINAS BIASA MASUK KE UNIT PENGOLAH
03/TU/XII/2014/KAD
4 PENERIMAAN NASKAH DINAS PENTING MASUK KE UNIT PENGOLAH DI SKPD/KANTOR
04/TU/XII/2014/KAD
5 PEMBUATAN NASKAH DINAS PENTING KELUAR DARI UNIT PENGOLAH SKPD/KANTOR
05/TU/XII/2014/KAD
6 PENDISTRIBUSIAN NASKAH DINAS PENTING KELUAR DARI UNIT PENGOLAH
06/TU/XII/2014/KAD
7 PEMBINAAN KEARSIPAN/BIMTEK 07/SDM/XII/2014/KAD
8 LAPORAN PELAKSANAAN PEMBINAAN KEARSIPAN 08/SDM/XII/2014/KAD
9 PENYERAHAN BERKAS ARSIP IN-AKTIF SKPD KEPADA
KAD
09/AKUIS/XII/2014/KAD
10 PELAKSANAAN PENATAAN BERKAS ARSIP IN-AKTIF
INTERNAL KAD
10/AKUIS/XII/2014/KAD
11 PENATAAN DAN PERAWATAN ARSIP EKSTERNAL 11/PEL/XII/2014/KAD
12 PELAKSANAAN PENATAAN DAN PERAWATAN ARSIP
INTEREN
12/PEL/XII/2014/KAD
13 PENYAMPAIAN INFORMASI PENATAAN ARSIP INAKTIF
KEPADA SKPD / PENCIPTA ARSIP
13/PEL/XII/2014/KAD
14 MONITORING DAN EVALUASI PENGELOLAAN ARSIP IN-
AKTIF
14/PEL/XII/2014/KAD
15 PELAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS INTEREN 15/PEL/XII/2014/KAD
16 PELAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS EKSTERNAL 16/PEL/XII/2014/KAD
17 PENYUSUNAN LAPORAN PELAYANAN PEMINJAMAN
ARSIP STATIS/SEJARAH
17/PEL/XII/2014/KAD
18 MONITORING DAN EVALUASI PENATAAN DAN
PELAYANAN KEARSIPAN
18/PEL/XII/2014/KAD
19 PERSIAPAN PENYUSUTAN ARSIP IN-AKTIF 19/PEL/XII/2014/KAD
20 PELAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP IN-AKTIF 20/PEL/XII/2014/KAD
Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung
Drs. A.A.Ngurah Arimbawa Pembina
NIP. 19651116 198703 1 006
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 01 / TU / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Desember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Penyusunan RKA
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur AdministrasiPemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang Mekanisme PenyusunanStandar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan Pemerintah KabupatenBadung.
1. Memahami Tata Cara Penyusunan RKA
2. Memahami Ketentuan dalam Peraturan Perundangan
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. Sub, Bagian Tata Usaha
2. Seksi Pembinaan SDM dan Sistem Kearsipan
3. Seksi Akuisisi dan Pengolah Arsip In Aktif
4. Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
1. Data Arsip ;
2. Computer ;
3. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Kekeliruan dan Keterlambatan dalam Penyususnan RKA dapat Menghambat Proses Penggunaan Anggaran SKPD.
Kasub.bag TU dan Kepala Seksi
Kepala Kantor Kasubbag TU Staf Kelengkapan Waktu Output
1 Memerintahkan Kasubbag TU untuk menyusun
RKAPeraturan perundang-
undangan yang berlaku
dan surat dari Bappeda
Litbang
10 Menit PerintahKeterkaitan SOP Pengarsipan
Dokumen
2 Memerintahkan staf untuk merekap kebutuhan
dari Kasubbag/Kasi Perintah 10 Menit Perintah
3 Merekap kebutuhan dari Kasubbag/Kasi dan
diserahkan kepada Kasubbag TU Perintah 30 MenitUsulan dari masing-
masing Subbag TU/Kasi
4 Mengkonsep RKA dan memerintahkan staf untuk
mengetik konsep RKA Usulan dari masing-
masing Subbag TU/Kasi25 Menit Konsep RKA
5 Mengetik konsep RKA dan menyerahkan kepada
Kasubbag TU Konsep RKA 15 MenitKonsep RKA yang sudah
diketik
6 Memeriksa hasil pengetikan konsep RKA dan
memberikan paraf pada lembar disposisi serta
lembar pengesahan untuk meminta koreksi dan
tanda tangan Kepala Kantor
Konsep RKA yang sudah
diketik dan lembar
disposisi
10 MenitKonsep RKA yang sudah
terdisposisi
7 Memeriksa, menandatangani RKA dan
memerintahkan Kasubbag TU untuk berkonsultasi
serta berkoordinasi dengan Bappeda LitbangKonsep RKA yang sudah
terdisposisi10 Menit
RKA yang sudah ditanda
tangani
8 Berkoordinasi dan berkonsultasi Bappeda LitbangRKA yang sudah ditanda
tangani120 Menit Koordinasi dan konsultasi
Pelaksanaan Waktu SOP
sesuai kondisi normal
SOP : Penyusunan RKA
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Keterangan
T
T
Y
Y
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 02 / TU / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Desember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Rekapitulasi Daftar Hadir
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1, Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur AdministrasiPemerintahan.
2. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang Mekanisme PenyusunanStandar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan Pemerintah KabupatenBadung.
1. Memahami Ketentuan Kepegawaian
2. Memahami Cara Operasional Mesin Finger Print
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. Sub, Bag. Tata Usaha
2. Seksi Pembinaan SDM dan Sistem Kearsipan
3. Seksi Akuisisi dan Pengolah Arsip In Aktif
4. Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
1. Daftar Absensi
2. Finger Print
3. Data Pegawai
Peringatan :
Kekeliruan dan Keterlambatan Membuat Laporan Absensi akan berpengaruh pada laporan Kinerja Pegawai.
Kasub.bag. Tata Usaha dan Kepala Seksi
Kepala Kantor Kasubbag TU Staf Kelengkapan Waktu Output
1 Memerintahkan Kasubbag TU untuk
merakapitulasi daftar hadir pegawai Peraturan perundang-
undangan10 Menit Perintah
Keterkaitan SOP
Pengarsipan Dokumen
2 Memerintahkan staf untuk mengambil dan
merekap data pada finger print dengan surat
ijin/surat tugas/surat cutiPerintah 10 Menit Perintah
3 Merekap, mengetik data pada finger print dengan
surat ijin/surat tugas/surat cuti dan menyerahkan
kepada Kasubbag TUPerintah 5 Menit Rekap daftar hadir
4 Memeriksa hasil pengetikan rekap daftar hadir dan
memberikan paraf pada lembar disposisi serta
lembar penandatangan untuk meminta tanda
tangan Kepala Kantor
Rekap daftar hadir 15 Menit
Rekap daftar hadir
yang sudah
terdisposisi
5 Memeriksa, menandatangani rekap daftar hadir
dan memerintahkan Kasubbag TU agar rekap
daftar hadi dijadikan pedoman penyusunan
penerimaan uang makan serta diarsipkan
Rekap daftar hadir yang
sudah terdisposisi5 Menit Perintah
6 Memerintahkan staf untuk melakukan pengarsipan
Perintah 5 Menit Perintah
Pelaksanaan Waktu
SOP sesuai kondisi
normal
SOP : Rekapitulasi Daftar Hadir
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Keterangan
T
T
Y
Y
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 03 / TU / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Dsember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Penerimaan Naskah Dinas Biasa masuk
ke Unit Pengolah
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang Mekanisme Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung.
1. Memahami Undang-undang dan Peraturan Kearsipan tentang
tata cara Menerima, Mencatat, Mengarahkan dan Mengolah Arsip
Dinamis Aktif.
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se-Kabupaten Badung
1. Buku Agenda;
2. Bolpoint;
3. Penggaris;
4. Daftar Pencatatan surat Biasa
5. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Kekeliruan Menerima dan Keterlambatan Mencatat Surat Masuk akan Menimbulkan Pelanggaran terhadap Ketentuan Kearsipan yang berlaku.
Arsiparis / Petugas Pengelola dan Pengolah Surat.
StafKepala Subbag.
TU/ KASIKepala Kantor Kelengkapan Waktu Output
1 Menerima surat masuk,memeriksa meneliti
kebenaran Alamat, mencatat pada buku
agenda masuk, dan Mengarahkan Naskah
kepada Pencatat dan Pengendali surat
Naskah Dinas Masuk,
buku Agenda, tanda cap
Dinas dan cap kendali
serta Cap tanggal dan
nomor surat
5 MenitKelengkapan
administrasi kearsipan
Pengelolaan surat masuk
dilakukan oleh unit
kearsipan
2 Menerima dan Mencatat, Nomor dan
Tanggal Surat kedalam Buku Kendali
Masuk, menyertakan Kartu Kendali Masuk
dan disimpan lembar Kartu Kendali warna :
Putih, Hijau dan diteruskan lembar Kuning
serta Merah bersama Naskah Dinas
kepada Unit Pengolah
Naskah Dinas Penting
Masuk, Kartu Kendali
Masuk 4 warna :
Putih,Kuning,Hijau dan
Merah
5 Menit
Naskah Dinas tercatat
dengan baik dan
benar
Unit Kearsipan
setelah mencatat pada Kartu
Kendali Masuk 4 warna :
Putih,Kunig,Hijau dan Merah
selanjutnya disimpan kecuali
lbr. Merah
3 Menerima dan Memproses dengan
Mencatat pada Buku Agenda dan
membubuhi paraf pada lembar Kuning
Kartu Kendali untuk disimpan di Unit
Kearsipan selanjutnya Menyertakan lembar
disposisi dan diajukan kepada atasan
langsung
Naskah Dinas masuk yang
telah teragenda, lembar
disposisi dan lembar Kartu
kendali warna MERAH
5 Menit
Naskah Dinas tercatat
dengan baik dan
benar
Unit Pengolah
4 Menganalisa, mencatat pada lembar
disposisi untuk meminta arahan/ petunjuk
kepada Pimpinan / Kepala kantor
Naskah Dinas masuk yang
telah teragenda, lembar
disposisi dan lembar Kartu
kendali warna MERAH
5 Menit
Naskah Dinas tercatat
dengan baik dan
benar
Unit Pengolah
Keterangan
SOP : Penerimaan Naskah Dinas Penting MASUK ke Unit Pengolah di SKPD / Kantor
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
T
Y
Y
T
5 Memerintahkan kepada Kasub. TU/ Kasi
untuk menindaklanjuti membuat Konsep
Naskah Dinas Penting KeluarArahan/petunjuk 5 Menit
Untuk ditindak lanjuti
sesuai arahan/
petunjuk
Pimpinan SKPD
6 Menerima dan Menindaklanjuti Perintah
sesuai arahan / petunjuk Kepala Kantor
Arahan/petunjuk 5 MenitTindak lanjut sesuai
arahan/ petunjuk
Unit Pengolah
PELAKSANAAN WAKTU
SOP SESUAI KONDISI
NORMAL
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 04 / TU / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Dsember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Penerimaan Naskah Dinas Penting Masuk
ke Unit Pengolah di SKPD/Kantor
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur AdministrasiPemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang Mekanisme PenyusunanStandar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan Pemerintah KabupatenBadung.
1. Memahami Undang-undang dan Peraturan Kearsipan tentang
tata cara Menerima, Mencatat, Mengarahkan dan Mengolah Arsip
Dinamis Aktif.
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. Sub.bag. tata Usaha / Umum
2. Seksi Pembinaan SDM dan Sistem Kearsipan
3. Seksi Akuisisi dan Pengolah Arsip In Aktif
4. Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
1. Buku Agenda;
2. Bolpoint;
3. Penggaris;
4. Meja dan Kursi.
5. Lemari Filling Cabinet
6. Lemari Catalog
Peringatan :
Kekeliruan Penyimpanan dan Keterlambatan dalam Pengarsipan Naskah Dinas Masuk akan Menimbulkan Pelanggaran terhadap Ketentuan Kearsipan yang berlaku.
Arsiparis / Petugas Pengelola dan Pengolah Surat.
StafKepala Subbag.
TU/ KASIKepala Kantor Kelengkapan Waktu Output
1 Menerima surat masuk,memeriksa meneliti
kebenaran Alamat, mencatat pada buku
agenda masuk, dan Mengarahkan Naskah
kepada Pencatat dan Pengendali surat
Naskah Dinas Masuk,
buku Agenda, tanda cap
Dinas dan cap kendali
serta Cap tanggal dan
nomor surat
5 MenitKelengkapan
administrasi kearsipan
Pengelolaan surat masuk
dilakukan oleh unit
kearsipan
2 Menerima dan Mencatat, Nomor dan
Tanggal Surat kedalam Buku Kendali
Masuk, menyertakan Kartu Kendali Masuk
dan disimpan lembar Kartu Kendali warna :
Putih, Hijau dan diteruskan lembar Kuning
serta Merah bersama Naskah Dinas
kepada Unit Pengolah
Naskah Dinas Penting
Masuk, Kartu Kendali
Masuk 4 warna :
Putih,Kuning,Hijau dan
Merah
5 Menit
Naskah Dinas tercatat
dengan baik dan
benar
Unit Kearsipan
setelah mencatat pada Kartu
Kendali Masuk 4 warna :
Putih,Kunig,Hijau dan Merah
selanjutnya disimpan kecuali
lbr. Merah
3 Menerima dan Memproses dengan
Mencatat pada Buku Agenda dan
membubuhi paraf pada lembar Kuning
Kartu Kendali untuk disimpan di Unit
Kearsipan selanjutnya Menyertakan lembar
disposisi dan diajukan kepada atasan
langsung
Naskah Dinas masuk yang
telah teragenda, lembar
disposisi dan lembar Kartu
kendali warna MERAH
5 Menit
Naskah Dinas tercatat
dengan baik dan
benar
Unit Pengolah
4 Menganalisa, mencatat pada lembar
disposisi untuk meminta arahan/ petunjuk
kepada Pimpinan / Kepala kantor
Naskah Dinas masuk yang
telah teragenda, lembar
disposisi dan lembar Kartu
kendali warna MERAH
5 Menit
Naskah Dinas tercatat
dengan baik dan
benar
Unit Pengolah
Keterangan
SOP : Penerimaan Naskah Dinas Penting MASUK ke Unit Pengolah di SKPD / Kantor
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
T
Y
Y
T
5 Memerintahkan kepada Kasub. TU/ Kasi
untuk menindaklanjuti membuat Konsep
Naskah Dinas Penting KeluarArahan/petunjuk 5 Menit
Untuk ditindak lanjuti
sesuai arahan/
petunjuk
Pimpinan SKPD
6 Menerima dan Menindaklanjuti Perintah
sesuai arahan / petunjuk Kepala Kantor
Arahan/petunjuk 5 MenitTindak lanjut sesuai
arahan/ petunjuk
Unit Pengolah
PELAKSANAAN WAKTU
SOP SESUAI KONDISI
NORMAL
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 05 / TU / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Dsember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Pembuatan Naskah Dinas Penting Keluar
dari Unit Pengolah SKPD/Kantor
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami Undang-undang dan Peraturan Kearsipan tentang
tata cara Menerima, Mencatat, Mengarahkan dan Mengolah Arsip
Dinamis Aktif.
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se- Kabupaten Badung
2. Desa se- Kabupaten Badung
1. Konsep Naskah Dinas ;
2. Bolpoint;
3. Computer ;
4. Meja dan Kursi.
5. Lemari Filling Cabinet
Peringatan :
Kekeliruan dan Keterlambatan distribusi surat akan Menimbulkan Mis Informasi dan Komunikasi.
Pejabat Pembuat Konsep dan Staf Pengetik Naskah
SOP : Pembuatan Naskah Dinas Penting KELUAR dari Unit Pengolah SKPD / Kantor
Kasub TU/Kasi Staf Kepala Kantor Kelengkapan Waktu Output
1 Menganalisa, mengkonsep naskah dinas keluar sesuai
petunjuk Pimpinan dan memerintahkan staf untuk
mengetik konsep serta penomeran surat di unit
kearsipan
Naskah Dinas
masuk, Lembar KK
Merah
10 Menit
Naskah Dinas
masuk yang telah
terdisposisi
Unit Pengolah
2 Meminta penomeran surat, Kode Klasifikasi dan kartu
kendali keluar di unit kearsipan, mengetik konsep
naskah dinas serta meneruskan kepada Atasan
Konsep Naskah
Dinas Keluar, KK
Merah dan Nomor
Kode klasifikasi
keluar
10 Menit
Naskah Dinas
masuk yang telah
terdisposisi
Unit Pengolah
3 Memeriksa hasil ketikan Naskah Dinas, paraf dan
memberikan lembar disposisi yang memuat informasi
serta meminta Petunjuk/arahan kepada Pimpinan
/Kepala Kantor
Naskah Dinas
Penting Keluar5 Menit
Hasil Ketikan
Naskah DinasUnit Pengolah
4 Memberikan Petunjuk dan Arahan untuk ditindaklanjuti
serta Menandatangani Naskah Dinas KeluarNaskah Dinas
Penting Keluar5 Menit
Petunjuk /
PerintahPimpinan Instansi
5 Memerintahkan staf untuk mencatat pada buku agenda
keluar unit pengolah administrasi dan mendistribuiskan
surat kepada unit kearsipan Naskah Dinas
Penting Keluar5 Menit
Petunjuk /
PerintahUnit Pengolah
KeteranganNo Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
T
T
Y
Y
6 Menerima,Mencatat Nomor surat tanggal Naskah Dinas
mendistribusikan serta meminta Cap/Stempel Dinas
pada Unit Kearsipan Naskah Dinas
Penting Keluar10 Menit
Petunjuk /
Perintah
Unit Pengolah
PELAKSANAAN WAKTU
SOP SESUAI KONDISI
NORMAL
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 06 / TU / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Dsember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Pendistribusian Naskah Dinas Penting
Keluar dari Unit Pengolah
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami Alur Pengiriman Naskah Dinas
2. Memahami dan Mengenali Instansi yang akan dituju
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se- Kabupaten Badung
2. Desa se- Kabupaten Badung
1. Buku Ekspedisi
2. Bolpoint;
3. Tas surat
4. Kendaraan Dinas
Peringatan :
Kekeliruan dan Keterlambatan distribusi surat akan Menimbulkan Mis Informasi dan Komunikasi.
Petugas / Caraka Tata Usaha.
SOP : Pendistribusian Naskah Dinas Penting Keluar dari Unit Pengolah SKPD / Kantor
Pelaksana
Staf Kelengkapan Waktu Output Keterangan
1 Menerima Naskah Dinas penting keluar dari unit
pengolah, memberi Cap / Stempel Dinas kemudian
mengembalikan Arsip Naskah Dinas kepada Unit
Pengolah untuk disimpan Naskah Dinas Masuk dan
keluar agar disatukan dalam Filling Cabinet.
Naskah Dinas
Penting Keluar5 Menit
Naskah Dinas Penting
masuk yang telah
teragenda
Unit Kearsipan
2 Menyimpan / mengarsipkan kembali Kartu Kendali
Keluar warna : Putih dan Kuning bersama dengan
Kartu Kendali Masuk pada warna yang sama
kedalam almari Catalog sehingga mudah ditemukan
kembali
Naskah Dinas
Penting Keluar5 Menit
Naskah Dinas Penting
masuk yang telah
teragenda
Unit Kearsipan
3 Menyerahkan Naskah Dinas penting keluar kepada
staf Pelaksana Ekspedisi untuk dikirm sesuai tujuanNaskah Dinas
Penting Keluar5 Menit
Naskah Dinas Penting
masuk yang telah
teragenda
Unit Kearsipan
4 Menerima Naskah Dinas penting keluar dan dicatat
ke dalam buku ekspedisi sesuai tujuanNaskah Dinas
Penting Keluar15 Menit
Naskah Dinas Penting
masuk yang telah
teragenda
Unit Kearsipan
5 Mengirim Naskah Dinas penting keluar sesuai tujuan
naskah dinasNaskah Dinas
Penting Keluar60 Menit
Naskah Dinas Penting
masuk yang telah
teragenda
Unit Kearsipan
PELAKSANAAN WAKTU
SOP SESUAI KONDISI
NORMAL
No AktivitasMutu Baku
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 07 / SDM / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Dsember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Pembinaan Kearsipan / BIMTEK
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami Ilmu Kewarsipan
2. Profesional dalam Memberi Materi
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se- Kabupaten Badung
2. Desa se- Kabupaten Badung
1. Naskah / Materi Pembelajaran
2. Alat Tulis
3. Tas Buku
4. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Kekeliruan dalam Penyampaian Materi Ilmu Kearsipan akan menyebabkan Pelanggaran terhadap Undang-undang dan Peraturan yang berlaku
Arsiparis / Wiraswara
Kasi SDM Staf Kepala Kantor Kelengkapan Waktu Output
1 Memerintahkan staf untuk mempersiapkan
konsumsi, daftar hadir peserta maupun
narasumber dan bahan pesertaSK kegiatan 5 Menit Perintah
Keterkaitan SOP
Persiapan Pembinaan
Arsip
2 Mempersiapkan konsumsi, daftar hadir peserta
maupun narasumber untuk diminta tanda tangan,
bahan peserta untuk dibagikan kepada peserta
dan melaporkan kehadiran narasumber dan
peserta kepada Kasi SDM
Perintah 5 Menit
Daftar hadir yang telah
ditandatangani, bahan
telah diterima peserta
a. Peserta;
b. Narasumber
3 Melaporkan kehadiran peserta, narasumber dan
meminta Kepala Kantor untuk membuka acara
pembinaan arsip
Daftar hadir yang telah
ditandatangani5 Menit Laporan
4 Membuka acara pembinaan arsip dan
menyerahkan acara pelaksanaan teknis
pembinaan arsip kepada Kasi SDMLaporan 60 Menit
Penyelenggaraan acara
pembukaan
5 Memimpin acara pelaksanaan teknis pembinaan
arsip Penyelenggaraan acara
pembukaan120 Menit
Memimpin acara
pelaksana teknis
Pelaksanaan Waktu
SOP sesuai kondisi
normal
SOP : Pembinaan Kearsipan/Bimtek
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Keterangan
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 08 / SDM / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Dsember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Laporan Pelaksanaan Pembinaan Arsip
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami Tugas dan Fungsi
2. Mengetahui tugas Obyektif dilapangan
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se- Kabupaten Badung
2. Desa se- Kabupaten Badung
1. Data Kegiatan / Pencatatan
2. Computer
3. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Kekeliruan dan Keterlambatan membuat Laporan akan menunda proses Pembinaan selanjutnya
Arsiparis / Kepala Seksi Pembinaan SDM dan Sistem Kearsipan KAD
Kasi SDM Staf Kepala Kantor Kelengkapan Waktu Output
1 Mengkonsep laporan kegiatan dan
memerintahkan staf untuk mengetikPenyelenggaraan
kegiatan Pembinaan
Arsip
5 Menit Konsep laporan kegiatan
Keterkaitan SOP
Persiapan Pembinaan
Arsip, SOP Pembinaan
Arsip
2 Mengetik konsep laporan dan menyerahkan
kepada Kasubbag/Kasi Konsep laporan
kegiatan30 Menit
Konsep laporan kegiatan
yang sudah diketik
Nama Instansi/SKPD
yang dibina
3 Memeriksa laporan kegiatan dan memberikan
paraf pada lembar disposisi serta lembar
penandatanagan untuk meminta koreksi
Sekretaris
Konsep laporan
kegiatan yang sudah
diketik dan lembar
disposisi
Konsep laporan kegiatan
yang sudah terdisposisi
4 Memeriksa, menandatangani laporan kegiatan
dan memerintahkan Kasi SDM untuk melakukan
pengarsipan
Konsep laporan
kegiatan yang sudah
terdisposisi
60-120 MenitLaporan kegiatan yang
sudah ditandatangani
5 Memerintahkan staf untuk melakukan
pengarsipanLaporan kegiatan
yang sudah
ditandatangani
5 Menit Perintah
6 Pengarsipan dokumen
Perintah 10 Menit Pengarsipan dokumen
Pelaksanaan Waktu
SOP sesuai kondisi
normal
SOP : Laporan Pelaksanaan Pembinaan Arsip
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
T
T Y
Y
Y
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 09 / AKUIS / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Dsember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Penyerahan Berkas Arsip In Aktif SKPD
kepada KAD.
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Mengetahui Identitas Arsip pada Retensi Arsip sebelum Waktu
Penyerahan Arsip.
2. Memeriksa Kelengkapan Dokumen ( Berita Acara )
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se – Kabupaten Badung
2. Desa se – Kabupaten Badung
1. Berita Acara Penyerahan Arsip In Aktif
2. Lembar Disposisi
3. Lemari Filling Cabinet
4. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Kekeliruan dalam Penerimaan dan Pengumpulan Arsip In Aktif yang tidak sesuai Prosedur akan melanggar Aturan.
Arsiparis / Kepala Seksi Akuisisi dan Pengolah Arsip In Aktif
Kasi Staf Kepala Kantor Kelengkapan Waktu Output
1 Memerintahkan staf untuk mengumpulkan
dokumen/arsip in aktif (retensinya 3-10 th) pada
masing-masing SKPD
Peraturan perundang-
undangan 10 Menit Perintah
2 Mengumpulkan dokumen/arsip in aktif pada
masing-masing SKPD yang dilengkapi dengan
Berita Acara Penyerahan Arsip In Aktif dan
melaporkan kepada Kasi
Perintah 30 Menit Dokumen arsip
Keterkaitan SOP
Penataan Berkas
Arsip In Aktif
3 Memeriksa, meneliti Daftar Pencarian Arsip (DPA)
dan membubuhkan paraf pada Berita Acara
Penyerahan Arsip In Aktif serta lembar disposisi
untuk meminta tanda tangan Kepala KantorDokumen arsip 45 Menit
Jadwal kerja
pengelolaan arsip
4 Menandatangani Berita Acara Penyerahan Arsip
In Aktif dan menyerahkan kepada Kasi untuk
ditindaklanjuti
Jadwal kerja
pengelolaan arsip30 Menit
Dokumen arsip yang
telah bersih dari kuman
5 Memerintahkan staf untuk melakukan pengarsipan
Berita Acara Penyerahan Arsip In Aktif Dokumen arsip yang
telah bersih dari kuman 15 Menit
Identitas dokumen
arsip
6 Pengarsipan dokumenIdentitas dokumen
arsip10 Menit Pengarsipan
Pelaksanaan Waktu
SOP sesuai kondisi
normal
SOP : Penyerahan Berkas Arsip In Aktif SKPD kepada KAD
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
T
Y
Y
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 10 / AKUIS / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Dsember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Pelaksanaan Penataan Berkas Arsip In
Aktif INTERNAL KAD.
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami cara dan Aturan sebelum Penataan Berkas Arsip In Aktif :
- Fumigasi Arsip - Mengsiangin Arsip - Pemisahan antara Arsip dan non Arsip - Teknik Penyortiran Arsip - Kode Klasifikasi Arsip - Cara Pengebokkan Arsip
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. Sub. Bag Tata Usaha KAD
2. Seksi Pembinaan SDM dan Sitem Kearsipan
3. Seksi Akuisisi dan Pengolah Arsip In Aktif
4. Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
1. Fisik Arsip
2. Buku Agenda
3. Kartu Pembantu Pencatatan Arsip
4. Daftar Pencatatan Arsip ( DPA )
5. Label / Nipada Arsip
6. Kertas Payung
7. Tali Rafia
8. Bolpoint;
9. Spidol
10. Penggaris;
11. Gunting
12. Pisau carter
13. Clips
14. Steples
15. Boks Arsip
16. Meja Sortir Arsip In Aktif dan Kursi.
17. Server / Penyimpan Arsip Elektronik
18. Berita Acara
Peringatan :
Kekeliruan dalam melakukan Pemisahan Arsip dan atau Salah Mengebokkannya maka Arsip tersebut tidak akan pernah ditemukan kembali dalam waktu yang singkat
Arsiparis / Petugas Penataan Arsip In Aktif
Staf Kasi Akuisisi Kelengkapan Waktu Output
1 Menerima dokumen/arsip in aktif dari SKPD
Dokumen/arsip in aktif
dari SKPD10 Menit
Dokumen/arsip in aktif
dari SKPD
Keterkaitan SOP
Penyerahan Berkas
Arsip In Aktif SKPD
kepada KAD
2 Memindahkan dokumen/arsip in aktif keruang
fumigasi dan/atau mengeluarkan dokumen/ arsip
in aktif dari ruang fumigasi Dokumen/arsip in aktif
dari SKPD120 Menit
Dokumen/arsip in aktif
yang masuk/Keluar dari
ruang fumigasi
Tumpukan arsip : 2
m ³
3 Mensiangin dokumen/arsip in aktif Dokumen/arsip in aktif
yang masuk/Keluar dari
ruang fumigasi
120 MenitDokumen/arsip in aktif
yang sudah kering
Tumpukan arsip : 2
m ³
4 Pemilahan dan pemisahan dokumen arsip untuk
mengetahui arsip dan non arsip Dokumen/arsip in aktif
yang sudah kering2 Bulan
Dokumen/arsip in aktif
yang sudah dipisah
berdasarkan arsip dan
non arsip
Kerja kelompok 20
orang
5 Menyortiran dokumen yang tergolong arsip
berdasarkan tahun pencipta arsip dan kode
klasifikasi arsip
Dokumen/arsip in aktif
yang sudah dipisah
berdasarkan arsip dan
non arsip
2 Bulan
Dokumen/arsip in aktif
yang sudah dipisah
berdasarkan tahun
penciptaan dan kode
klasifikasi arsip
Arsip kacau/
karungan/dihitung 1
mobil (truck)
6 Mencatat kode klasifikasi dan tahun arsip ke kartu
pembantu arsipDokumen/arsip in aktif
yang sudah dipisah
berdasarkan tahun
penciptaan dan kode
klasifikasi arsip
15 Menit
Dokumen/arsip in aktif
yang sudah tercatat
dalam kartu pembantu
arsip
1 hari (8 jam) = 480
menit/45 lbr = 10 - 15
menit/lbr
7 Memasukkan arsip ke dalam box arsip Dokumen/arsip in aktif
yang sudah tercatat
dalam kartu pembantu
arsip
30 Menit
Dokumen/arsip in aktif
yang sudah termuat
dalam box arsip
1 box = 30 menit
SOP : Pelaksanaan Penataan Berkas Arsip In Aktif Internal KAD
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
8 Menginput data asrip ke dalam serverDokumen/arsip in aktif
yang sudah termuat
dalam box arsip
8 Bulan
Dokumen/arsip in aktif
yang sudah terinput
dalam server
500 box dari kode
000 - 900 (tergantung
volume arsip)
9 Menyusun Berita Acara Penyerahan Arsip
dilengkapi dengan Daftar Pencarian Arsip (DPA)
dan menyerahkan kepada Kasi AkuisisiDokumen/arsip in aktif
yang sudah terinput
dalam server
30 Menit
Berita Acara
Penyerahan Arsip yang
dilengkapai Daftar
pencarian Arsip (DPA)
10 Memeriksa kesesuaian Berita Acara Penyerahan
Arsip dengan Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan
menandatangni serta memerintahkan staf
menyerahkan kepada Kasi Pelayanan untuk
meminta tanda tangan
Berita Acara Penyerahan
Arsip yang dilengkapai
Daftar pencarian Arsip
(DPA)
30 Menit
Berita Acara
Penyerahan Arsip yang
sudah ditandatangani
11 Menyerahkan Berita Acara Penyerahan Arsip
dilengkapi Daftar Pencarian Arsip (DPA) beserta
box arsip untuk disimpan Berita Acara Penyerahan
Arsip yang sudah
ditandatangani
120 Menit
Berita Acara
Penyerahan Arsip dan
Daftar pencarian Arsip
beserta box arsip yang
sudah terkirim
Pelaksanaan Waktu
SOP sesuai kondisi
normal
Y
T
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 11 / PEL / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Dsember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Penataan dan Perawatan Arsip
EKSTERNAL
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami Tata Naskah Dinas
2. Memahami Tata Cara Penyimpanan Arsip dalam Boks
3. Memahami Lokasi Penyimpanan Arsip dala RAK Arsip dan atau
Rolling Pack
4. Memahami Cara Perawatan Fisik Arsip berdasarkan Ketentuan
Kearsipan yang berlaku
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se- Kabupaten Badung
2. Desa se- Kabupaten Badung
1. Berita Acara Penerimaan Arsip
2. Fisik Arsip ( dalam Boks)
3. Daftar Pencarian Arsip ( DPA ) Fisik
4. Arsip Server ( ter-imput )
Peringatan :
Kekeliruan dalam melaksanakan Penyimpanan Berkas Arsip dalam Boks maka akan menimbulkan kesulitan dalam penemuan kembali.
Arsiparis / Kepala Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
Kasi Pelayanan Staf Kelengkapan Waktu Output
1 Memerintahkan staf untuk menyiapkan sarana dan
prasarana kearsipan Berita Acara Penyerahan
Arsip In Aktif, DPA dan
Box arsip
30 Menit Perintah
Keterkaitan SOP
Penataan Berkas Akstif
In Aktif Lingkungan
Eksternal
2 Mempersiapkan sarana dan prasarana kearsipan
Perintah 30 MenitSarana dan prasana
kearsipan
3 Menerima, memeriksa/meneliti kebenaran data
Daftar Pencarian Arsip (DPA) dengan box arsip
dari Seksi Akuisisi dan melaporkan kepada Kasi
Pelayanan
Sarana dan prasana
kearsipan60 Menit
Ketersediaan sarana dan
prasarana untuk
menyimpan box arsip dan
kebenaran arsip
4 Memeriksa dan menandatangani Berita Acara
Penyerahan Arsip In Aktif dan memerintahkan staf
untuk menyimpan
Ketersediaan sarana dan
prasarana untuk
menyimpan box arsip
dan kebenaran arsip
15 Menit
Berita Acara Penyerahan
Arsip yang sudah
ditandatangani
5 Melakukan penataan box arsip sesuai tata letak
dan klasifikasi penyimpanan arsip Berita Acara Penyerahan
Arsip yang sudah
ditandatangani
7 HariPenataan bos arsip
sesuai letak dan klarifikasi
6 Melakukan kegiatan fumigasi pada box arsip yang
tersimpan dalam depo/lemari arsip Penataan bos arsip
sesuai letak dan
klarifikasi
3 HariBox arsip yang telah
bebas dari kuman
7 Merawat box arsip yang tersimpan dalam
depo/almari arsip dan mealporkan kepada Kasi
PelayananBox arsip yang telah
bebas dari kuman1 Tahun Perwatan berkala
SOP : Penataan dan Perawatan Arsip (Eksternal)
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
8 Memeriksa dan memberikan petunjuk/arahan
tentang mekanisme menyimpanan serta
perawatan box arsip kepada staf Perwatan berkala 60 Menit
Perunjuk dan arahan
tentang mekanisme
penyimpanan arsip
9 Menata ulang/pengganti box arsip yang telah
usang/rusak Perunjuk dan arahan
tentang mekanisme
penyimpanan arsip
120 Menit
Penataan
ulang/penggantian box
arsip
Pelaksanaan Waktu SOP
sesuai kondisi normal
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 12 / PEL / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Dsember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Pelaksanaan dan Penataan Arsip
INTEREN
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami Tata Naskah Dinas
2. Memahami Tata Cara Penyimpanan Arsip dalam Boks
3. Memahami Lokasi Penyimpanan Arsip dala RAK Arsip dan atau Rolling
Pack Memahami Cara Perawatan Fisik Arsip berdasarkan Ketentuan
Kearsipan yang berlaku
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. Sub. Bag. Tata Usaha KAD
2. Seksi Pembinaan SDM dan Sistem Kearsipan
3. Seksi Akuisisi dan Pengolah Arsip In Aktif
4. Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
1. Kapur barus
2. Fumigasi Arsip
3. Boks Arsip
4. Label / Nipada
5. RAK Arsip.
6. Lemari Rolling Pack Arsip
Peringatan :
Kekeliruan dalam Melaksanakan Perawatan Arsip, maka Fisik Arsp akan Rusak dan dimakan Rayap
Arsiparis / Kepala Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
Kepala Kantor Kasi Staf Kelengkapan Waktu Output
1 Memerintahkan Kasi untuk melakukan perawatan
arsipDPA-SKPD dan
peraturan perundnag-
undangan
5 Menit PerintahKeterkaitan SOP
Pengarsipan Dokumen
2 Menyusun jadwal dan memerintahkan staf untuk
melakukan perawatan arsip sesuai jadwal Perintah 60 Menit Jadwal penataan arsip
3 Menyelenggarakan fumigasi terhadap arsip,
mengganti box arsip yang rusak dan melaporkan
pelaksanaan tugas kepada KasiJadwal penataan arsip 3 Hari
Penataan dan perawatan
arsip
4 Memantau pelaksanaan tugas staf berdasarkan
laporan dan menyampaikan kepada Kepala
Kantor
Penataan dan perawatan
arsip15 Menit Laporan
5 Menerima laporan dan memberikan arahan dan
petunjuk untuk pelaksanaan selanjutnya Laporan 15 Menit Arahan dan PetunjukPelaksanaan waktu SOP
sesuai kondisi normal
SOP : Pelaksanaan Penataan dan Perawatan Arsip (Internal)
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 13 / PEL / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Desember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Penyampaian Informasi Penataan Arsip In
Aktif kepada SKPD Pencipta Arsip
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Mengetahui Tempat / lokasi Penyimpanan Fisik Arsip (BOKS)
2. Memahami cara Perawatan Fisik Arsip
3. Memahami Teknik berkomunikasi
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se- Kabupaten Badung
2. Desa se- Kabupaten Badung
1. Data Fisik Arsip
2. Konsep surat / Naskah Dinas
3. Computer
4. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Kekeliruan dan Keterlambatan dalam memberikan Informasi kepada Pemilik / Pencipta Arsip maka akan berpengaruh Negatif dalam komunikasi serta menghambat proses dinamisasi pengiriman Arsip kepada KAD.
Arsiparis / Kepala Seksi Pelayanan dan Pengeloaan Arsip In Aktif
Kasi Pelayanan Staf Kepala kantor Kelengkapan Waktu Output
1 Mengkonsep naskah dinas yang memuat
informasi kepada SKPD/Pencipta Arsip dan
memerintahkan staf untuk mengetik serta meminta
nomor surat kepada TU
Box arsip yang sudah
tertata dengan baik30 Menit Konsep naskah dinas
Keterkaitan SOP
Perawatan/panetaan
Arsip
2 Mengetik konsep naskah dinas dan menyerahkan
kepada Kasi Pelayanan Konsep naskah dinas 30 MenitNaskah dinas yang sudah
diketik
3 Memeriksa hasil pengetikan dan memberikan
paraf pada lembar penandatangan serta lembar
disposisi untuk meminta tanda tangan Kepala
kantor
Naskah dinas yang
sudah diketik dan lembar
disposisi
20 MenitNaskah dinas yang telah
terdisposisi
4 Memeriksa dan menandatangani naskah dinas
dan memerintahkan Kasi Pelayanan untuk
menindaklanjuti
Naskah dinas yang telah
terdisposisi20 Menit
Naskah dinas yang sudah
ditandatangani
5 Memerintahkan staf untuk mengirim sesuai
petunjuk atasan Naskah dinas yang
sudah ditandatangani15 Menit Perintah
6 Mengirim surat sesuai petunjuk dan arahan
Perintah 120 Menit
Naskah dinas sudah
dikirim sesuai
petunjuk/arahan
Pelaksanaan Waktu SOP
sesuai kondisi normal
SOP : Penyampaian Informasi Penataan Arsip In Aktif kepada SKPD/Pencipta Arsip
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
T
T
Y
Y
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 14 / PEL / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Desember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Monitoring Pengelolaan Arsip In Aktif
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami Cara Pengelolaan Arsip In Aktif
2. Memahami Peraturan yang berlaku
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se- kabupaten Badung
2. Desa se- Kabupaten Badung
1. Data Fisik Arsip In Aktif
2. Computer
3. Konsep
4. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Keterlambatan melakukan Monitoring maka akan menghambat Program dan proses Penyusunan RKA .
Arsiparis / Kepala Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
Kepala Kantor Kasi Staf Kelengkapan Waktu Output
1 Memerintahkan Kasi untuk melakukan kegiatan
monitoring untuk kegiatan pengelolaan arsip in
aktif
DPA-SKPD dan
peraturan perundnag-
undangan
5 Menit PerintahKeterkaitan SOP
Pengarsipan Dokumen
2 Melakukan kegiatan monitoring, menyusun
konsep laporan kegiatan monitoring dan
memerintahkan staf untuk mengetikPerintah 60 Menit
Konsep laporan
monitoring
3 Mengetik konsep laporan kegiatan monitoring dan
menyerahkan kepada Kasi Konsep laporan
monitoring30 Menit
Konsep laporan
monitoring yang sudah
diketik
4 Memeriksa hasil pengetikan laporan kegiatan
monitoring dan memberikan paraf pada lembar
disposisi serta lembar penandatanganan untuk
meminta koreksi dan tanda tangan Kepala Kantor
Konsep laporan
monitoring yang sudah
diketik dan lembar
disposisi
20 Menit
Konsep laporan
monitoring yang sudah
terdisposisi
5 Memeriksa, menandatangani laporan monitoring
dan memerintahkan Kasi untuk mengarsipkanKonsep laporan
monitoring yang sudah
terdisposisi
15 MenitLaporan monitoring yang
sudah ditandatangani
6 Memerintahkan staf untuk pengarsipan dokumenLaporan monitoring yang
sudah ditandatangani10 Menit Perintah
7 Pengarsipan dokumen
Perintah 10 Menit PengarsipanPelaksanaan Waktu SOP
sesuai kondisi normal
SOP : Monitoring Pengelolaan Arsip In Aktif
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
T
Y
T
Y
Y
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 15 / PEL / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Desember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Pelayanan Peminjaman Arsip STATIS
Lingkungan INTERNAL
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami Prosedur Peminjaman Arsip Statis
2. Memahami Lingkungan Kerja Pelayanan
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se- kabupaten Badung
2. Desa se- Kabupaten Badung
1. Buku Agenda;2. Buku tamu3. Bolpoint;4. Penggaris;5. Tanda Pengenal (Identite Card)6. Biaya Peminjaman Arsip7. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Kekeliruan dan Keterlambatan Melayani Konsumen menyebabkan ketidak Percayaan Konsumen terhadap Kinerja Aparat Pelayan.
Arsiparis/ Kepala Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
Kepala Kantor Kasi Staf Kelengkapan Waktu Output
1 Memerintahkan Kasi untuk menindaklanjuti surat
terkait permohonan peminjaman arsip statis DPA-SKPD dan
peraturan perundang-
undangan
10 Menit PerintahKeterkaitan SOP
Penerimaan Surat
2 Memerintahkan staf untuk mengambil dokumen
yang dimaksudPerintah 15 Menit Jadwal perawatan arsip
3 Mengambil dokumen yang dimaksud dan
menyerahkan kepada Kasi Jadwal perawatan arsip 20 MenitPenataan dan perawatan
arsip
4 Memeriksa kesesuaian dokumen yang diminta
dengan surat permohonan dan memerintahkan
staf untuk mencatat dalam buku peminjaman
dokumen serta menyerahkan kepada pemohon 30 Menit
5 Mencatat yang minimal memuat jenis doukumen,
tanggal peminjaman, keperluan peminjaman,
nama peminjam, asal peminjam, nomor telpon
peminjam dan menyerahkan kepada pemohon
terhadap dokumen yang diminta
Penataan dan
perawatan arsip45 Menit Laporan
Pelaksanaan Waktu SOP
sesuai kondisi normal
SOP : Pelayanan Peminjaman Arsip Statis Lingkungan Intern
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
Y
T
Y
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 16 / PEL / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Desember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Pelayanan Peminjaman Arsip STATIS
Lingkungan EKSTERNAL
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami Prosedur Peminjaman Arsip Statis
2. Memahami Lingkungan Kerja Pelayanan
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se- kabupaten Badung
2. Desa se- Kabupaten Badung
1. Buku Agenda;2. Buku tamu3. Bolpoint;4. Penggaris;5. Tanda Pengenal (Identite Card)6. Biaya Peminjaman Arsip7. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Kekeliruan dan Keterlambatan Melayani Konsumen menyebabkan ketidak Percayaan Konsumen terhadap Kinerja Aparat Pelayan.
Arsiparis/ Kepala Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
Staf Receptionnist Kasi PelayananPetugas Loket
Pelayanan
Staf Pengolah
DataStaf Administratif Kasir Kelengkapan Waktu Output
1 Menerima permohonan peminjaman arsip dan
menyerahkan permohonan kepada Kasi PelayananPermohonan dari
pemohon disertai
jaminan
25 MenitPermohonan
peminjaman arsip
Keterkaitan SOP
Penerimaan Surat
2 Mengkaji permohonan peminjaman arsip,
memberikan reverensi (penelitian dan daftar
inventaris arsip) dan menyerahkan pada petugas
loket pelayanan
Permohonan
peminjaman arsip30 Menit Reverensi
3 Menerima formulir yang berisi data inventaris arsip
yang dibutuhkan oleh pemohon dan menyerahkan
kepada staf pengolah data Reverensi 25 Menit
Formulir data
inventarisasi arsip
4 Menayangkan micro film/preview arsip film sesuai
formulir yang berisi data inventarisasi arsip yang
dibutuhkan oleh pemohon dan menyerahkan kepada
staf administrasi
Formulir data
inventarisasi arsip60 Menit
Penayangan micro
film/preview arsip film
5 Mencatat, mengeset tayangan arsip yang dibutuhkan
oleh pemohon dan menyerahkan kepada Kasir untuk
penggandaan dan pengambilan dokumen arsip Penayangan micro
film/preview arsip film60 Menit
Pencatatan dan
pengesetan data arsip
6 Penggandaan dokumen arsip yang dibutuhkan oleh
pemohon dan menyerahkan kepada Kasi Pelayanan Pencatatan dan
pengesetan data arsip60 Menit
Penggandaan dokumen
arsip
7 Memeriksa, mencocokkan kebenaran dokumen yang
diminta oleh pemohon dan memerintahkan Staf
Reseptionist untuk menyerahkan kepada pemohon Penggandaan dokumen
arsip30 Menit
Pencocokan data
pemohon dan perintah
8 Menyerahkan dokumen arsip yang dibutuhkan oleh
pemohon beserta jaminannya Pencocokan data
pemohon dan perintah25 Menit
Penyerahan kepada
pemohon
Pelaksanaan Waktu
SOP sesuai kondisi
normal
SOP : Pelayanan Peminjaman Arsip Statis Lingkungan Eksternal
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Keterangan
Y
T
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 17 / PEL / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Desember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Penyusunan Laporan Pelayanan
Peminjaman Arsip STATIS / SEJARAH
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami tata cara Pelayanan Peminjaman Arsip STATIS
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se- kabupaten Badung
2. Desa se- Kabupaten Badung
1. Fisik Arsip
2. Konsep Naskah Dinas
3. Computer
4. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Kekeliruan dan Keterlambatan dalam Menyusun Laporan, maka tidak akan mengetahui jumlah fisik Arsip yang telah dipinjam dalam kurung waktu 1 (satu) Tahun Anggaran
Arsiparis/ Kepala Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
Kasi Pelayanan Staf Kepala kantor Kelengkapan Waktu Output
1 Mengkonsep Laporan Pelayanan Peminjaman
Arsip Statis/Sejarah untuk triwulanan dan
memerintahkan staf untuk mengetik DPA-SKPD 30 Menit
Konsep Laporan
Pelayanan Peminjaman
Arsip Statis/Sejarah
Keterkaitan SOP
Penerimaan Surat
2 Mengetik konsep laporan dan menyerahkan
kepada Kasi Pelayanan Konsep Laporan
Pelayanan Peminjaman
Arsip Statis/Sejarah
20 Menit
Konsep Laporan
Pelayanan Peminjaman
Arsip Statis/Sejarah yang
sudah diketik
3 Memeriksa, menandatangani Laporan Pelayanan
Peminjaman Arsip Statis/Sejarah dan melaporkan
kepada Kepala Kantor
Konsep Laporan
Pelayanan Peminjaman
Arsip Statis/Sejarah
yang sudah diketik
30 Menit
Laporan Pelayanan
Peminjaman Arsip
Statis/Sejarah yang
sudah dintandatangani
4 Memeriksa dan memberikan petunjuk/arahan
penyelenggaraan pelayanan peminjaman arsip
statis/sejarah
Laporan Pelayanan
Peminjaman Arsip
Statis/Sejarah yang
sudah dintandatangani
20 Menit Petunjuk dan arahan
5 Menindaklanjuti petunjuk/arahan atasan terkait
penyelenggaraan pelayanan peminjaman arsip
statis/sejarah Petunjuk dan arahan 20 Menit Tindak lanjut
Pelaksanaan Waktu SOP
sesuai kondisi normal
SOP : Penyusunan Laporan Pelayanan Peminjaman Arsip Statis/Sejarah
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
Y
Y
T
T
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 18 / PEL / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Desember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Monitoring dan Evaluasi (MONEV)
Penataan dan Pelayanan Kearsipan
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami Tata Cara Penataan dan Pelayanan Arsip
2. Memahami Tata Cara Melaksanakan MONEV
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD se- kabupaten Badung
2. Desa se- Kabupaten Badung
1. Data Fisik Arsip
2. Konsep
3. Computer
4. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Kekeliruan dan Keterlambatan dalam Menyusun Laporan, maka tidak akan mengetahui jumlah fisik Arsip yang telah dipinjam dalam kurung waktu 1 (satu) Tahun Anggaran
Arsiparis/ Kepala Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
Kasi Pelayanan Staf Kepala kantor Kelengkapan Waktu Output
1 Melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi
bidang penataan dan pelayanan kearsipan, serta
menyusun konsep laporan hasil monitoring dan
evaluasi serta memerintahkan staf untuk mengetikDPA-SKPD 60 Menit
Konsep laporan hasil
monitoring dan evaluasi
Keterkaitan SOP
Perawatan/panataan
Arsip
2 Mengetik konsep laporan hasil monitoring dan
evaluasi dan menyerahkan kepada Kasi
Pelayanan
Konsep laporan hasil
monitoring dan evaluasi 20 Menit
Konsep laporan hasil
monitoring dan evaluasi
yang sudah diketik
3 Memeriksa dan memberikan tanda tangan pada
laporan hasil penyelenggaraan monitoring dan
evaluasi penataan dan pelayanan kerasipan serta
menyampaikan kepada Kepala kantor
Konsep laporan hasil
monitoring dan evaluasi
yang sudah diketik
30 Menit
Konsep laporan hasil
monitoring dan evaluasi
yang sudah
ditandatangani
4 Memeriksa dan memberikan petunjuk/arahan
untuk meningkatan kinerja dalam penataan dan
pelayanan kerasipan
Konsep laporan hasil
monitoring dan evaluasi
yang sudah
ditandatangani
20 Menit Petunjuk/arahan
5 Menindaklanjuti petunjuk/arahan Kepala Kantor
dan memerintahkan staf untuk mengarsipkan
dokumenPetunjuk/arahan 15 menit Perintah
6 Pengarsipan dokumen
Perintah 15 menit PengarsipanPelaksanaan Waktu SOP
sesuai kondisi normal
SOP : Monitoring dan Evaluasi (Monev) Penataan dan Pelayanan Kerasipan
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
T
T
Y
Y
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 19 / PEL / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Desember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Persiapan Penyusutan Arsip In Aktif
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami Tata cara dan Petunjuk dalam Persiapan Penyusutan
Arsip In Aktif
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD Pencipta Arsip
2. Desa Pencipta Arsip
1. Jadwal Retensi Arsip ( JRA )
2. Surat Keputusan Pembentukan Tim Penyusutan Arsip
3. Surat Undangan Rapat
4. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Kekeliruan dalam Menentukan nama SKPD Pencipta Arsip akan Menimbulkan Kesalahan Fatal bagi kelangsungan Arsip-arsipnya.
Arsiparis/ Kepala Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
Kasi Pelayanan Staf Kepala kantor Kelengkapan Waktu Output
1 Memberikan petunjuk kepada staf untuk
melakukan mengecekan terhadap Jadwal Retensi
Arsip (JRA) di depo, berdasrkan SKPD DPA-SKPD 120 Menit PerintahKeterkaitan SOP
Perwatan/penataan Arsip
2 Memeriksa bukti fisik arsip SKPD yang telah
ditetapkan sesuai Jadwal Retensi Arsp (JRA)
untuk disusutkan dan melaporkan kepada Kasi
Pelayanan
Perintah 7 HariPemeriksaan bukti fisik
arsip sesuai JAR
3 Mengkonsep naskah dinas kepada
SKPD/Pencipta Arsip untuk memberikan informasi
atas penyusutan arsip serta konsep SK
Pembentukan Tim Penilai dan Penyusutan Arsip
In Aktif dan memerintahkan staf untuk mengetik
Pemeriksaan bukti fisik
arsip sesuai JRA20 Menit
Konsep naskah dinas dan
SK Tim
4 Mengetik konsep naskah dinas dan SK Tim
Penilaian dan Penyusutan Arsip In Aktif dan
menyerahkan kepada Kasi pelayanan
Konsep naskah dinas
dan SK Tim15 Menit
Konsep naskah dinas dan
SK Tim yang sudah
diketik
5 Memeriksa hasil pengetikan konsep naskah dinas
dan SK Tim Penilai dan Penyusutan Arsip In Aktif,
memberikan paraf pada lembar penandatangaan
serta lembar disposisi untuk meminta tanda
tangan Kepala kantor
Konsep naskah dinas
dan SK Tim yang sudah
diketik
15 Menit
Konsep naskah dinas dan
SK Tim yang sudah
terdisposisi
6 Memeriksa konsep naskah dinas dan SK Tim
Penilai dan Penyusutan Arsip In Aktif,
menandatangani surat dan memerintahkan Kasi
Pelayanan melakukan harmonisasi SK kepada
Bagian Hukum dan HAM Setda kabupaten
Badung
Konsep naskah dinas
dan SK Tim yang sudah
terdisposisi
15 Menit
Naskah dinas yang sudah
ditandatangani dan
perintah harmoniasi
SOP : Persiapan Penyusutan Arsip In Aktif
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
Y
Y
T
T
7 Memerintahkan staf untuk mengirim naskah dinas
dan melakukan koordinasi dengan Bagian Hukum
dan HAM Setda Kab. Badung dalam rangka
harmonisasi SK untuk dapat ditandatangani oleh
Kepala kantor
Naskah dinas yang
sudah ditandatangani
dan perintah harmoniasi
30 Menit
Pengiriman naskah dinas
dan harmonisasi kepada
bagian Hukum dan HAM
8 Memerintahkan staf untuk mengetik sesuai hasil
koordinasi dengan Bagian Hukum dan HAM Setda
Kab. Badung
Harmonisasi kepada
bagian Hukum dan HAM10 Menit Perintah
9 Mengetik konsep SK Tim Penilaian dan
Penyusutan Arsip In Aktif hasil koordinasi Bagian
Hukum dan HAM Setda Kab. Badung dan
menyerahkan kepada Kasi pelayanan
Perintah 15 MenitKonsep SK Tim yang
sudah diketik
10 Memeriksa dan memberikan paraf pada lembar
penandatangaan serta lembar disposisi untuk
meminta tanda tangan Kepala KantorKonsep SK Tim yang
sudah diketik15 Menit
Konsep SK Tim yang
sudah terdisposisi
11 Memeriksa dan menandatangani SK Tim
Penilaian dan Penyusutan Arsip In Aktif hasil
koordinasi Bagian Hukum dan HAM Setda Kab.
Badung dan memerintahkan Kasi Pelayanan
untuk menindaklanjuti
Konsep SK Tim yang
sudah terdisposisi20 Menit
SK Tim yang sudah
ditandatangani
12 Memerintahkan Tim untuk melakukan pengkajian
arsip in aktif sesuai JRA SK Tim yang sudah
ditandatangani2 Minggu Perintah
Pelaksanaan Waktu SOP
sesuai kondisi normal
Y
Y
T
T
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN BADUNG
Nomor SOP 20 / PEL / XII / 2014 / KAD
Tgl Pembuatan 19 Desember 2014
Tgl Revisi
Tgl Efektif
Nama SOP Pelaksanaan Penyusutan Arsip In Aktif
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.
3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.
1. Memahami Peraturan dan Perundangan Penyusutan Arsip yang
berlaku
2. Memahami Tata Cara dan Petunjuk Operasional Pelaksanaan
Penyusutan Arsip In Aktif
Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SKPD Pencipta Arsip
2. Desa Pencipta Arsip
1. Data Fisik Arsip
2. Daftar Pencaarian Arsip (DPA)
3. Nota Persetujuan dari Pemilik Arsip
4. Berita Acara Penyusutan Arsip In Aktif (oleh Tim)
5. Meja dan Kursi.
Peringatan :
Kekeliruan dan Keterlambatan Melakukan Penyusutan Arsip, maka akan terjadi Penumpukan Arsip pada DEPO/Gudang Arsip dan pada akhirnya akan Hancur.
Arsiparis/ Kepala Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif
Kasi Pelayanan Staf Arsiparis Kepala kantorTim Penyusutan
ArsipKelengkapan Waktu Output
1 Memerintahkan staf untuk melakukan pencatatan
secara manual dalam Daftar Pencarian Arsip
(DPA)DPA-SKPD 15 Menit Perintah
Keterkaitan SOP
Persiapan Penyusutan
Arsip In Aktif
2 Mencatat secara manual fisik arsip ke dalam
Daftar Pencarian Arsip (DPA) kemudian dilakukan
pengetikan komputer dan diserhakan kepada Kasi
Pelayanan
Perintah 3 Bulan Pencatatan fisik arsip1 - 4 SKPD yang arsipnya
dinilai
3 Memeriksa, meneliti serta mencocokkan data hasil
pengetikan dengan mencatatan secara manual
dan menyerahkan kepada arsiparis untuk
melakukan penilaian/cek fisik arsip Pencatatan fisik arsip 2 Bulan Cek fisik arsip
1 - 4 SKPD yang arsipnya
dinilai
4 Mengecek fisik arsip dan menyerahkan kepada
Kasi Pelayanan Cek fisik arsip 2 Bulan Hasil cek fisik arsip1 - 4 SKPD yang arsipnya
dinilai
5 Melaporkan hasil cek fisik yang dilakukan oleh
arsiparis kepada Kepala KantorHasil cek fisik arsip 60 Menit Laporan
a. Data
b. Perawatan
6 Memberikan petunjuk kepada Tim untuk
melakukan rapat prapenilaian sesuai DPALaporan 1 - 2 Minggu Perintah
Pemeriksaan berkas
ketikan dalam rapat
prapenilaian oleh Tim
7 Melakukan rapat penilaian terhadap arsip yang
bernilai guna dan menyampaikan hasil penilaian
kepada Kepala KantorPerintah 180 Menit Rapat dan penilaian Evaluasi hasil penetapan
8 Memerintahkan Kasi Pelayanan untuk membuat
nota persetujuan penetapan pelaksanaan
penyusutan arsip in aktif dan jadwal
penyelenggaraan penyusutan arsip in aktif kepada
SKPD/Pencipta Arsip
Rapat dan penilaian 30 Menit Perintah Naskah dinas
9 Membuat konsep nota persetujuan sesuai
petunjuk/arahan dan jadwal penyelenggaraan
penyusutan arsip in aktif serta memerintahkan staf
untuk mengetik
Perintah 15 Menit
Konsep nota persetujuan
dan jadwal
penyelenggaraan
penyusutan arsip
Naskah dinas
SOP : Pelaksanaan Penyusutan Arsip In Aktif
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Keterangan
Y
T
T
Y
10 Mengetik konsep nota persetujuan dan jadwal
penyelenggaraan penyusutan arsip in aktif serta
menyerahkan kepada kasi pelayanan
Konsep nota persetujuan
dan jadwal
penyelenggaraan
penyusutan arsip
20 Menit
Konsep nota persetujuan
dan jadwal
penyelenggaraan
penyusutan arsip yang
sudah diketik
Naskah dinas
11 Memeriksa, memberikan paraf pada lembar
penandatanagan serta lembar dipsosisi untuk
meminta tanda tangan Kepala Kantor
Konsep nota persetujuan
dan jadwal
penyelenggaraan
penyusutan arsip yang
sudah diketik
15 Menit
Konsep nota persetujuan
dan jadwal
penyelenggaraan
penyusutan arsip yang
sudah terdisposisi
Naskah dinas
12 Memeriksa, menandatangani nota persetujuan dan
jadwal penyelenggaraan penyusutan arsip in aktif
serta memerintah Kasi Pelayanan untuk mengirim
kepada SKPD/Pencipta Arsip terkait
Konsep nota persetujuan
dan jadwal
penyelenggaraan
penyusutan arsip yang
sudah terdisposisi
15 Menit
Nota persetujuan dan
jadwal penyelenggaraan
penyusutan arsip yang
sudah ditandatangani
Naskah dinas
13 Melaksanakan penyusutan arsip in aktif dan
menyusun serta menandatangani Berita Acara
Penyusutan Arsip In Aktif oleh Tim yang
melibatkan unsur saksi
Nota persetujuan dan
jadwal penyelenggaraan
penyusutan arsip yang
sudah ditandatangani
120 MenitBerita Acara Penyusutan
Arsip In Aktif
a. Penyusutan arsip
b. Penandatangan BA c.
Laporan Pelaksanaan
Y
T
T
Y