Bureau du vérificateur général RAPPORT ANNUEL 2012 · présente les résultats de chacune de ces vérifications. Il contient également un résumé général et une évaluation

Bureau du vérificateur général

RAPPORT ANNUEL 2012

Rapport annuel 2012 du Bureau du vérificateur général

Bureau du vérificateur général

Le 28 novembre 2013 À l’intention du maire et des membres du Conseil,

J’ai le plaisir de vous présenter le Rapport annuel 2012 du vérificateur général de la Ville d’Ottawa. Le règlement régissant le bureau décrète que le vérificateur général doit présenter un rapport au moins une fois par an.

Le plan de vérification pour 2012 comprenait une évaluation des risques pour l’environnement ainsi que cinq nouvelles vérifications, en plus du suivi de quatorze vérifications; une originalement effectuées en 2009 et treize en 2010. Ce rapport présente les résultats de chacune de ces vérifications. Il contient également un résumé général et une évaluation globale des progrès accomplis jusqu’à maintenant par rapport aux recommandations des vérifications. On présente également ici le huitième rapport annuel sur la Ligne directe de fraude et d’abus.

Le tout soumis respectueusement,

Alain Lalonde FCGA, CIA Vérificateur général

Rapport annuel 2012 du Bureau du vérificateur général

Personnel du Bureau du vérificateur général

2012

Suzanne Bertrand

Ray Kostuch

Alain Lalonde

Dan Presse

Louise Proulx

Lise Renaud

Laura Roe

Table des matières

Table des Matières

Rapport annuel 2012 du Bureau du vérificateur général Page i

1 APERÇU DES ACTIVITÉS DE 2012 ............................................................................... 1

1.1 Ligne directe fraude et abus ................................................................................... 2

1.2 Procédure de dépôt ................................................................................................. 2

1.3 Budget de 2012 ......................................................................................................... 2

2 PROGRÈS RÉALISÉS VERS L’AMÉLIORATION ....................................................... 2

3 SOMMAIRE ET ÉVALUATION DES PROGRÈS GLOBAUX ACCOMPLIS À CE JOUR RELATIVEMENT AUX RECOMMANDATIONS DES VÉRIFICATIONS DE 2009 et 2010 .................................................................................................................. 3

4 RÉSUMÉS – VÉRIFICATIONS DE SUIVI ..................................................................... 7

4.1 Le Suivi de la vérification de l’utilisation des véhicules municipaux et des demandes de remboursement des frais de kilométrage de 2010 ...................... 9

4.2 Le Suivi de la vérification d’une sélection des bénéficiaires de subventions – Ententes signés et clauses de vérification de 2010 ............................................ 11

4.3 Le Suivi de la vérification de l’accord du Nepean Sailing Club de 2010 ....... 13

4.4 Le Suivi de la vérification des ententes de la cabane à sucre (Action Vanier) de 2010 ..................................................................................................................... 15

4.5 Le Suivi de la vérification de la Direction des recettes de 2010 ...................... 17

4.6 Le Suivi de la vérification d’un processus de dotation en personnel – Direction des services à l’enfance de 2010.......................................................... 19

4.7 Le Suivi de la vérification de la gestion d’un contrat de prêt par la Ville de 2010 .......................................................................................................................... 21

4.8 Le Suivi de la vérification du rôle de la Ville concernant une activité de la fête du Canada de 2010 ......................................................................................... 23

4.9 Le Suivi de la vérification des politiques et des procédures concernant l’utilisation des services d’Internet et du courriel de 2010 .............................. 25

4.10 Le Suivi de la vérification des ententes de semaine de travail comprimée de 2010 .......................................................................................................................... 27

4.11 Le Suivi de la vérification du processus d’acquisition du système d’annonce des arrêts dans les autobus intelligents de 2010 ................................................ 29

4.12 Le Suivi de la vérification du processus d’entretien des ponts de 2009 ........ 31

5 RÉSUMÉS – VÉRIFICATIONS DE 2012 ...................................................................... 33

5.1 Vérification de Trésorerie ..................................................................................... 35

5.2 Vérification des cartes de crédit municipales .................................................... 47

5.3 Évaluation des risques pour l’environnement .................................................. 61

5.4 Vérification des Centres de service à la clientèle .............................................. 63

5.5 Vérification de la surveillance de la construction ............................................. 77

5.6 Vérification du processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail ................................................................................................. 115

Table des Matières

Page ii Rapport annuel 2012 du Bureau du vérificateur général

6 RAPPORT ANNUEL 2012 SUR LA LIGNE DIRECTE FRAUDE ET ABUS ........ 139

6.1 Description de la Ligne directe .......................................................................... 139

6.2 Statistiques d’utilisation de la Ligne directe .................................................... 139

6.3 Sommaire des rapports adressés à la Ligne directe en 2012 ......................... 140

6.4 Problèmes signalés à la Ligne directe en 2012 ................................................. 141

7 POSSIBILITÉS D’ÉCONOMIE .................................................................................... 142

8 PLAN DE VÉRIFICATION DE 2013 ......................................................................... 142

8.1 Méthodologie ....................................................................................................... 142

8.2 Plan de 2013 .......................................................................................................... 143

8.3 Plan de 2014 .......................................................................................................... 145

9 RAPPORT FINAL DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL .............................................. 145

ANNEXE A : RECOMMANDATION(S) À PORTER À L’ATTENTION DU SOUS-COMITÉ DE LA VÉRIFICATION .................................................................................... 147

ANNEXE B – POSSIBILITÉS D’ÉCONOMIES RELEVÉES DANS LES VÉRIFICATIONS DE 2005 À 2012 ................................................................................... 149

ANNEXE C : CATÉGORIES DE SIGNALEMENTS À LA LIGNE DIRECTE FRAUDE ET ABUS .............................................................................................................................. 159

ANNEXE D : Règlement 2009-323 .................................................................................. 161

ANNEXE E- ÉVALUATION DES RISQUES POUR L’ENVIRONNEMENT ............ 171

Rapport annuel 2012 du Bureau du vérificateur général Page 1

1 APERÇU DES ACTIVITÉS DE 2012 Le Plan de vérification 2012 pour la Ville d’Ottawa s’est concentré principalement sur la conduite de nouvelles vérifications et de vérifications de suivi pour les projets menés à bien par le BVG de 2009 et 2010. En 2012, une évaluation des risques pour l’environnement, joint à l’annexe E du présent rapport (disponible en anglais seulement) ainsi que 14 vérifications de suivi distinctes ont été entreprises. On doit souligner que les recommandations qui découlent des vérifications représentent le plan d’action suggéré par le vérificateur général dans le but de résoudre les problèmes répertoriés; cependant, une fois que ces recommandations ont été approuvées, elles deviennent des directives du Conseil à la direction. Ainsi, les progrès de la mise en application de ces recommandations devraient être perçus comme la réalisation des directives du Conseil.

En plus de ces vérifications de suivi, cinq nouvelles vérifications ont aussi été réalisées en 2012. Elles comprennent :

1. Trésorerie

2. Cartes de crédit municipales;

3. Centres de service à la clientèle;

4. Processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail;

5. Surveillance de la construction.

Conformément à l’avis juridique du greffier municipal et chef du contentieux, les vérifications et suivis suivants ne seront présentés qu’une fois tout arbitrage et / ou litige lié auront pris fin:

La vérification des pratiques en matière d’approvisionnement – Contrat relatif aux déchets organiques triés à la source Séparé

Les pratiques en matière d’approvisionnement – Contrat du site d’enfouissement Springhill

Le Suivi de la vérification portant sur l’inondation du secteur ouest et sur les processus d’examen des projets d’aménagement dans le bassin hydrographique de la rivière Carp

Le Suivi de la vérification de la réfection du pont MacKenzie King

Page 2 Rapport annuel 2012 du Bureau du vérificateur général

1.1 Ligne directe fraude et abus

La Ligne directe fraude et abus de la Ville a été inaugurée le 1er novembre 2005 pour offrir au personnel de la Ville et au public un moyen anonyme et confidentiel de signaler des cas présumés de fraude ou d’abus. La section 6 de ce rapport contient le huitième rapport annuel sur la Ligne directe. Il comporte des statistiques globales sur le type et la fréquence des notifications, de même que des résumés de rapports sélectionnés par le maire et président du sous-comité de la vérification, comme enjoint par le Conseil, le 13 avril 2011.

1.2 Procédure de dépôt

En février 2013, le Conseil a approuvé le rapport de l’examen de mi-mandat sur la gouvernance. Ce rapport a entraîné la mise en œuvre de révisions au protocole de dépôt du rapport annuel du BVG. Désormais, tout rapport de vérification ayant trait au transport en commun sera acheminé à la Commission du transport en commun, tandis que tous les autres rapports de vérification seront d’abord présentés au Sous-comité de la vérification, puis acheminés au Comité des finances et du développement économique, avant d’être déposés au Conseil.

1.3 Budget de 2012

Le Conseil a décidé de modifier la méthode servant à déterminer le budget du BVG qui, depuis son entrée en vigueur en 2004, était établi à un pourcentage fixe du budget de fonctionnement global de la Ville. À compter de 2012, le budget annuel du Bureau du vérificateur général devra être conforme à la stratégie du budget prévue pour le mandat du Conseil. Le règlement régissant le BVG se trouve à l'annexe D.

2 PROGRÈS RÉALISÉS VERS L’AMÉLIORATION Le Bureau du vérificateur général est devenu entièrement fonctionnel en 2005. Depuis cette date, un total de 122 vérifications distinctes, représentant plus de 1 700 recommandations, ont été réalisées (y compris celles présentées ici). Pour la majorité des ces vérifications, un suivi a déjà été effectué. Il ressort clairement des résultats de ces vérifications de suivi, que la direction a fait beaucoup pour résoudre les problèmes mentionnés dans les vérifications et améliorer les méthodes de gestion dans ces secteurs. Plus particulièrement, mentionnons les améliorations apportées dans les contrôles financiers au cours de cette période, les progrès réalisés afin de simplifier le processus d’approbation des demandes d’aménagement, les avancées enregistrées relativement au programme de salubrité des aliments et les améliorations apportées à la gestion des eaux usées. La direction mérite nos félicitations pour ces efforts.


3 SOMMAIRE ET ÉVALUATION DES PROGRÈS GLOBAUX ACCOMPLIS À CE JOUR RELATIVEMENT AUX RECOMMANDATIONS DES VÉRIFICATIONS DE 2009 et 2010

Les vérifications visent à améliorer les pratiques de gestion, à accroître l’efficacité opérationnelle, à repérer des économies éventuelles et à traiter un certain nombre de problèmes particuliers. Voici les vérifications de suivi réalisées en 2012 :

1. Le Suivi de la vérification de l’utilisation des véhicules municipaux et des demandes de remboursement des frais de kilométrage

2. Le Suivi de la vérification d’une sélection des bénéficiaires de subventions – Ententes signés et clauses de vérification

3. Le Suivi de la vérification de l’accord du Nepean Sailing Club

4. Le Suivi de la vérification des ententes de la cabane à sucre (Action Vanier)

5. Le Suivi de la vérification de la Direction des recettes

6. Le Suivi de la vérification d’un processus de dotation en personnel – Direction des services à l’enfance

7. Le Suivi de la vérification de la gestion d’un contrat de prêt par la Ville

8. Le Suivi de la vérification du rôle de la Ville concernant une activité de la fête du Canada

9. Le Suivi de la vérification des politiques et des procédures concernant l’utilisation des services d’Internet et du courriel

10. Le Suivi de la vérification des ententes de semaine de travail comprimée

11. Le Suivi de la vérification du processus d’acquisition du système d’annonce des arrêts dans les autobus intelligents

12. Le Suivi de la vérification du terrain de camping municipal d’Ottawa

13. Le Suivi de la vérification du processus d’entretien des ponts

14. Le Suivi de la vérification du terrain de golf Pine View

Bien que n'étant pas inclus dans le Rapport annuel 2010 du vérificateur général, les vérifications du terrain de golf Pine View et du terrain de camping municipal d'Ottawa ont été menées en 2010 et présentées à leurs conseils d’administration respectifs.

En 2012, nous avons fait le suivi des recommandations s’adressant à la direction de la Ville ainsi que celle s’adressant au Conseils d’administration Pine View. Nous avons soumis notre évaluation au Conseil d'administration Pine View et au bureau du directeur municipal.


Le 4 juin 2012, la présidente du terrain de camping municipal d'Ottawa a informé le vérificateur général, que l'autorité ferait eux-mêmes le suivi des recommandations adressées au terrain de camping municipal. Par conséquent, seuls les cinq recommandations s’adressant à la direction de la Ville ont été suivis et notre évaluation signalés au bureau du directeur municipal.

Les résultats de ces deux suivis sont inclus dans le cadre du tableau ci-dessous résumant notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation pour tous les suivis complétés en 2012.

ACTION POURCENTAGE

COMPLÉTÉ NOMBRE DE

RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE

CUMULATIF DU TOTAL

PEU OU PAS DE

MESURES

PRISES

0 – 24 2 1 %

} < 50 % complété = 4 % du total des recommandations ACTION

AMORCÉE 25 – 49 4 3 %

COMPLÉTÉE EN

PARTIE 50 – 74 12 8 %

8 %

PRATIQUEMENT

COMPLÉTÉE 75 – 99 33 23 %

}

75 -100 % complété = 88 %

du total des recommandations COMPLÉTÉE 100 95 65 %

Total (pour les suivis achevés à ce jour)

146 100 %

100 %

Comme en 2011, ce rapport ne vise pas à fournir une évaluation de chacune des recommandations particulières, mais plutôt à présenter notre appréciation globale des progrès effectués jusqu’à ce jour sur l’ensemble des vérifications achevées. Le personnel du BVG est à la disposition du Conseil si ce dernier souhaite obtenir plus de détails concernant des suivis en particulier. Dans les années qui ont suivi la création du BVG en 2004, nous avons observé une évolution graduelle des pratiques de gestion vers une meilleure prise en compte de la taille et de la complexité de la Ville d’Ottawa. Nos vérifications de suivi depuis 2005 indiquent que des améliorations opérationnelles ont été effectuées dans divers domaines.

Comme on le mentionne dans les précédents rapports annuels, le succès repose, au bout du compte, sur le Conseil et sur la direction qui, par leur travail en synergie, peuvent modifier la culture et les pratiques de l’organisation. Nous prenons note du fait que le Conseil et la haute direction se sont engagés à jouer leur rôle d’agent de changement et à mener la Ville vers plus d’efficience et d’efficacité. Les vérifications de suivi présentées ici montrent une nette amélioration en ce qui a trait à cet objectif.


Nous avons classé chacune des vérifications de suivi en fonction des critères suivants :

A. Progrès solides = 50 % ou plus des recommandations évaluées comme ayant atteint un degré d’achèvement de 75-100 %.

B. Peu ou pas de progrès = 50 % ou plus des recommandations évaluées comme ayant atteint un degré d’achèvement de 0-49 %.

C. Progrès graduels = Toutes les autres vérifications.

A. Progrès solides 1. Suivi de la vérification de l’utilisation des véhicules municipaux et des demandes de remboursement des frais de kilométrage

2. Suivi de la vérification d’une sélection des bénéficiaires de subventions – Ententes signés et clauses de vérification

3. Suivi de la vérification de l’accord du Nepean Sailing Club

4. Suivi de la vérification des ententes de la cabane à sucre (Action Vanier)

5. Suivi de la vérification de la Direction des recettes

6. Suivi de la vérification d’un processus de dotation en personnel – Direction des services à l’enfance

7. Suivi de la vérification de la gestion d’un contrat de prêt par la Ville

8. Suivi de la vérification du rôle de la Ville concernant une activité de la fête du Canada

9. Suivi de la vérification des politiques et des procédures concernant l’utilisation des services d’Internet et du courriel

10. Suivi de la vérification des ententes de semaine de travail comprimée

11. Suivi de la vérification du processus d’acquisition du système d’annonce des arrêts dans les autobus intelligents

12. Suivi de la vérification du terrain de camping municipal d’Ottawa

13. Suivi de la vérification du processus d’entretien des ponts

14. Suivi de la vérification du terrain de golf Pine View

B. Peu ou pas de progrès Aucune vérification

C. Progrès graduels Aucune vérification


Maintenant que ces vérifications de suivi sont achevées, le BVG n’a pas l’intention de continuer son travail de vérification de la mise en application des recommandations. Il est néanmoins possible que de nouvelles vérifications soient effectuées dans ces domaines à l’avenir, selon le plan d’action annuel ou à la demande du Conseil.

Le Rapport annuel 2013 comprendra les vérifications de suivi, en l’occurrence :

1. Le processus d’établissement des horaires des chauffeurs d’autobus d’OC Transpo;

2. Les communications d’OC Transpo relatives à l’annulation de trajets d’autobus;

3. La gestion des postes vacants; 4. Le Service des communications générales; 5. Les pratiques en matière d’approvisionnement – Générales; 6. Les pratiques en matière d’approvisionnement – Activités de couverture; 7. Mesure du rendement; 8. Santé et Sécurité au travail; 9. Plan directeur des Ressources humaines; 10. Budgétisation du financement de la croissance.


4 RÉSUMÉS – VÉRIFICATIONS DE SUIVI Cette section présente les résumés de 12 des 14 vérifications de suivi complétées en 2012. Bien que n'étant pas inclus dans le Rapport annuel 2010 du vérificateur général, les vérifications du terrain de golf Pine View et du terrain de camping municipal d'Ottawa ont été menées en 2010 et présentées à leurs conseils d’administration respectifs.

En 2012, nous avons fait le suivi des recommandations s’adressant à la direction de la Ville ainsi que celle s’adressant au Conseils d’administration Pine View. Nous avons soumis notre évaluation au Conseil d'administration Pine View et au bureau du directeur municipal.

Le 4 juin 2012, la présidente du terrain de camping municipal d'Ottawa a informé le vérificateur général, que l'autorité ferait eux-mêmes le suivi des recommandations adressées au terrain de camping municipal. Par conséquent, seuls les cinq recommandations s’adressant à la direction de la Ville ont été suivis et notre évaluation signalés au bureau du directeur municipal.

Comme tels, les résumés de ces deux suivis ne sont pas inclus dans le présent rapport.


4.1 Le Suivi de la vérification de l’utilisation des véhicules municipaux et des demandes de remboursement des frais de kilométrage de 2010

RÉSUMÉ

Introduction

Le Suivi de la vérification de l’utilisation des véhicules municipaux et des demandes de remboursement des frais de kilométrage de 2010 était prévu dans le Plan de vérification du vérificateur général.

Les principales constatations de la vérification de 2010 sont les suivantes :

Il serait possible de réaliser des économies de 106 000 $, si la Ville mettait en œuvre de meilleurs contrôles concernant l’utilisation des véhicules de la Ville et les réclamations des coûts du kilométrage. La Ville doit mettre en œuvre des politiques et procédures complètes pour régir l’utilisation des véhicules de la Ville, les indemnités de kilométrage et les laissez-passer de stationnement si elle veut réaliser ces économies.

D’autres améliorations sont recommandées dans la vérification :

élaborer un cadre de gestion qui régit l’utilisation de véhicules de la Ville, les allocations de kilométrage et les laissez-passer de stationnement;

mettre en œuvre des procédures d’examen et de surveillance pour assurer que la méthode la plus appropriée et rentable en matière d’indemnisation découlant de l’utilisation de véhicules aux fins d’affaires;

améliorer le suivi et la documentation.

Parmi les secteurs présentant des dépenses excessives se trouvent le paiement de laissez-passer de stationnement qui ne sont pas utilisés assez fréquemment pour justifier leur coût, et les allocations liées aux véhicules payées à des employés qui n’ont pas à utiliser un véhicule selon leur description de poste.

Sommaire du degré d’achèvement

1. Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation le 31 mai 2013 :

Le Suivi de la vérification de l’utilisation des véhicules municipaux et des demandes de remboursement des frais de kilométrage de 2010


2. Le tableau ci-dessous présente l’évaluation de la direction concernant le degré de réalisation de chaque recommandation au mois de juillet 2013 en réponse à l’évaluation du Bureau du vérificateur général. Ces évaluations n’ont pas fait l’objet d’une vérification.

CATÉGORIE POURCENTAGE

COMPLÉTÉ RECOMMANDATIONS NOMBRE DE

RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS

PEU OU PAS DE MESURES

PRISES 0 – 24 - - -

ACTION AMORCÉE 25 – 49 36 1 2,5 %

COMPLÉTÉE EN PARTIE 50 – 74 4, 14a, 18a 3 7,5 %

PRATIQUEMENT

COMPLÉTÉE 75 – 99 7, 8, 9, 14b, 18b, 25, 28, 31, 33 9 22,5 %

COMPLÉTÉE 100

1, 2, 3, 5, 6, 10, 11, 12, 13, 14c, 14d, 15, 16, 17, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 26, 27, 29, 30, 32, 34, 35

27 67,5 %

TOTAL 40 100,0 %

Conclusion

La direction a été très proactive dans le traitement des recommandations de la vérification en mettant à jour et en établissant les politiques et les procédures liées à l’utilisation des véhicules et aux demandes de remboursement des frais de kilométrage. Plus de 85 % des recommandations ont été entièrement ou en grande partie réalisées.

CATÉGORIE POURCENTAG

E COMPLÉTÉ RECOMMANDATIONS NOMBRE DE

RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 36 1 2,5 %

ACTION AMORCÉE 25 – 49

COMPLÉTÉE EN PARTIE 50 – 74 4, 14a, 18a, 28 4 10,0 %

PRATIQUEMENT COMPLÉTÉE 75 – 99 3, 7, 8, 9,14b, 14d, 15, 16,18b,

25, 27, 29, 31, 33, 34 15 37,5 %

COMPLÉTÉE 100 1, 2, 5, 6, 10, 11, 12, 13, 14c, 17, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 26, 30, 32, 35

20 50,0 %

TOTAL 40 100,0 %


4.2 Le Suivi de la vérification d’une sélection des bénéficiaires de subventions – Ententes signés et clauses de vérification

de 2010

RÉSUMÉ

Introduction

Le Suivi de la vérification des bénéficiaires de subventions choisis de 2010 – Ententes signées et clauses de vérification était prévu dans le Plan de vérification du vérificateur général. Les principales constatations de la vérification de 2010 sont les suivantes :

Il est recommandé que la Ville remplace ses trois clauses actuelles de vérification par une seule clause uniformisée pour toutes les ententes de subvention.

Quel que soit le montant de la subvention, il importe que la Ville soit autorisée à mener une vérification auprès de tout bénéficiaire de subvention afin de contrôler si l’argent versé a bien été employé aux fins prévues.

La vérification portait sur un échantillon de 50 subventions octroyées pour le Programme de financement communautaires et le Programme de financement culturels; de ce nombre, une subvention ne comportait pas d’entente signée entre la Ville et l’organisme bénéficiaire


Le tableau ci-dessous présente l’évaluation de la direction concernant le degré d’achèvement de la recommandation au 3 juillet 2012, ainsi que notre évaluation au 31 mars 2013.



RECOMMANDATIONS POURCENTAGE DU TOTAL

DES RECOMMANDATIONS

PEU OU PAS DE

MESURES PRISES 0 – 24 - - -

ACTION AMORCÉE 25 – 49 - - -

COMPLÉTÉE EN

PARTIE 50 – 74 - - -

PRATIQUEMENT

COMPLÉTÉE 75 – 99 - - -

COMPLÉTÉE 100 1 1 100 %

TOTAL 1 100 %

Conclusion

La direction a normalisé la clause relative à la vérification et apportera les modifications aux programmes et aux ententes de financement au fur et à mesure de leur renouvellement.

Le Suivi de la vérification d’une sélection des bénéficiaires de subventions – Ententes signés et clauses de vérification de 2010


Remerciements

Nous tenons à remercier la direction pour la coopération et l'assistance accordées à l’équipe de vérification.


4.3 Le Suivi de la vérification de l’accord du Nepean Sailing Club de 2010

RÉSUMÉ

Introduction

Le Suivi de la vérification de l’accord du Nepean Sailing Club de 2010 était prévu dans le Plan de vérification du vérificateur général.


Une vérification des ententes de location et de prêt conclue avec la Ville d’Ottawa a révélé que le Nepean Sailing Club en respectait les conditions.

Le Nepean Sailing Club étant considéré comme une organisation sans lien de dépendance avec la Ville, la vérification a uniquement consisté à examiner si les ententes étaient à jour et si les conditions en étaient respectées.

Le prêt de 1,45 million de dollars fait l’objet de remboursements annuels à la Ville jusqu’en juin 2023. La durée des baux a été mise à jour pour tenir compte de la date de fin de l’accord de prêt.


Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation au mois de décembre 2012. Celui-ci présente également l’évaluation de la direction concernant le degré de réalisation de chaque recommandation au mois de mars 2013 :

Conclusion

La Ville a traité les recommandations de la vérification de l’accord du Nepean Sailing Club de 2010. La mise en œuvre des recommandations est terminée.



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 - -

-


COMPLÉTÉE EN PARTIE 50 – 74 - - -

PRATIQUEMENT COMPLÉTÉE 75 – 99 - - -

COMPLÉTÉE 100 1, 2, 3 3 100 %

TOTAL 3 100 %

Le Suivi de la vérification de l’accord du Nepean Sailing Club de 2010


Remerciements



4.4 Le Suivi de la vérification des ententes de la cabane à sucre (Action Vanier) de 2010

RÉSUMÉ

Introduction

Le Suivi de la vérification des ententes de la cabane à sucre (Action Vanier) de 2010 était prévu dans le Plan de vérification du vérificateur général.


La Ville a continué à verser une subvention annuelle à la cabane à sucre Vanier, même si l’organisme sans but lucratif prévoit un excédent de 22 000 $.

La Ville doit examiner et mettre à jour un certain nombre de renouvellement d’ententes de financement des loisirs régies par le principe des « droits acquis », dont celle avec Action Vanier, pour s’assurer que le financement est encore nécessaire et qu’il continue à répondre aux critères de subventions du Conseil.

La Ville d’Ottawa a hérité d’une entente avec Action Vanier Inc. (cabane à sucre), signée à l’origine par l’ancienne Ville de Vanier en 1998, et elle continue de fournir une subvention annuelle pour le festival du sirop d’érable connu sous le nom de SugarFest.

La vérification a constaté qu’il manquait nombre de documents dans le dossier Action Vanier et que sa demande de financement mentionnait un excédent budgétaire prévu nettement inférieur.


1. Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation au mois de janvier 2013 :



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 - - -


COMPLÉTÉE EN PARTIE 50 – 74 2, 6 2 22 %

PRATIQUEMENT COMPLÉTÉE 75 – 99 1, 4, 9 3 33 %

COMPLÉTÉE 100 3, 5, 7, 8 4 45 %

TOTAL 9 100 %

Le Suivi de la vérification des ententes de la cabane à sucre (Action Vanier) de 2010


2. Le tableau ci-dessous présente l’évaluation de la direction concernant le degré de réalisation de chaque recommandation au mois de février 2013 en réponse à l’évaluation du Bureau du vérificateur général. Ces évaluations n’ont pas fait l’objet d’une vérification.



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 - -

-


COMPLÉTÉE EN PARTIE 50 – 74 6 1 12 %

PRATIQUEMENT COMPLÉTÉE 75 – 99 1, 2, 4, 9 4 44 %

COMPLÉTÉE 100 3, 5, 7, 8 4 44 %

TOTAL 9 100 %

Conclusion

En général, nous sommes d'accord avec la direction en ce qui concerne la mesure dans laquelle les recommandations de la vérification ont été mises en œuvre. Des progrès ont été réalisés pour de nombreuses recommandations. Notamment, 78 p. cent de celles-ci sont complètement mises en place ou l'ont été de façon importante. Les difficultés liées à leur mise en œuvre complète sont de deux ordres :

Répertorier tous les contrats d'utilisation de terrains périmés et signer la nouvelle entente avec le Muséoparc;

La réorganisation du service (avril 2012) laquelle, nous a-t-on dit, a retardé l'achèvement du Cadre de partenariat et de soutien à la collectivité au 3e trimestre 2013 et a reporté, au 3e trimestre 2013, l'examen du Cadre stratégique sur le financement communautaire.

Il faudra consacrer plus d'effort à la mise en œuvre de toutes les recommandations de la vérification originale.

Remerciements



4.5 Le Suivi de la vérification de la Direction des recettes de 2010

RÉSUMÉ

Introduction

Le Suivi de la vérification de la Direction des recettes de 2010 était prévu dans le Plan de vérification du vérificateur général.


La Direction des recettes de la Ville devrait continuer à mettre en œuvre leurs processus automatisés et à chercher des possibilités d’automatisation supplémentaires afin d’accroître l’efficacité des opérations et d’améliorer les services aux résidents et aux entreprises d’Ottawa.

Il y a actuellement nombre de systèmes, notamment les feuilles de calcul électronique individuelles utilisées par la Direction des recettes qui exigent du travail supplémentaire de la part des membres du personnel. Il y a un certain nombre de projets en cours, qui comportent des volets d’amélioration de l’efficacité ciblés par la direction. De plus, une plus grande automatisation pourrait permettre d’offrir davantage de services automatisés au public.

Globalement, la vérification a constaté que le système d’impôts fonciers est efficace et efficient et toutes les factures d’impôts fonciers vérifiées sont exactes. Cependant, les appels en matière d’impôts fonciers, qui totalisent 6,7 millions de dollars, pourraient représenter une dette potentielle qui n’est pas prise en compte dans les états financiers.


1. Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation au mois de décembre 2012 :



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 - - -

ACTION AMORCÉE 25 – 49 1, 3 2 9 %

COMPLÉTÉE EN PARTIE 50 – 74 4, 7, 8 3 14 %

PRATIQUEMENT COMPLÉTÉE 75 – 99 20 1 5 %

COMPLÉTÉE 100 2, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 21, 22

16 72 %

TOTAL 22 100 %

Le Suivi de la vérification de la Direction des recettes de 2010


2. Le tableau ci-dessous présente l’évaluation de la direction concernant le degré de réalisation de chaque recommandation en date du 31 janvier 2013 en réponse à l’évaluation du Bureau du vérificateur général. Ces évaluations n’ont pas fait l’objet d’une vérification.



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 - - -

ACTION AMORCÉE 25 – 49 1, 3 2 9 %

COMPLÉTÉE EN PARTIE 50 – 74 4, 7, 8 3 14 %


COMPLÉTÉE 100 2, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22

17 77 %

TOTAL 22 100 %

Conclusion

La Direction des recettes a fait d’importants progrès dans la mise en œuvre des recommandations du rapport.

Remerciements



4.6 Le Suivi de la vérification d’un processus de dotation en personnel – Direction des services à l’enfance de 2010

RÉSUMÉ

Introduction

Le Suivi de la vérification d’un processus de dotation en personnel – Direction des services à l’enfance était prévu dans le Plan de vérification du vérificateur général.


Il y a lieu d’encourager une plus grande transparence, équité et impartialité dans le processus d’embauche. Bien que nous n’ayons examiné qu’un seul cas où une personne a été engagée pour pourvoir un poste temporaire qui est devenu à temps plein, la vérification a mis en lumière que la publication d’offres d’emploi de ce genre permettrait d’attirer les meilleurs candidats.

Dans ce cas particulier, une personne externe a été embauchée pour occuper un poste temporaire à la Direction des services à l’enfance, sans que les candidats potentiels parmi les employés soient pris en compte. Sept mois plus tard, quand un concours a été tenu pour ce poste à temps plein, on a jugé que cette même personne était la seule à être qualifiée en raison de son expérience acquise lorsque le poste était temporaire.


Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de la recommandation au mois de décembre 2012. Celui-ci présente également l’évaluation de la direction concernant le degré de réalisation de chaque recommandation au mois de févier 2013 :

Conclusion

La Ville a traité la recommandation de la vérification et l’a mis en œuvre.



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 - -

-




COMPLÉTÉE 100 1 1 100 %

TOTAL 1 100 %

Le Suivi de la vérification d’un processus de dotation en personnel – Direction des services à l’enfance de 2010


Remerciements



4.7 Le Suivi de la vérification de la gestion d’un contrat de prêt par la Ville de 2010

RÉSUMÉ

Introduction

Le Suivi de la vérification de la gestion d’un contrat de prêt par la Ville de 2010 était prévu dans le Plan de vérification du vérificateur général.


L’Ottawa Firefighters Community Foundation (Fondation communautaire des pompiers d’Ottawa) doit encore 225 000 $ à la Ville d’Ottawa alors que le remboursement du prêt pour le monument commémoratif était censé être terminé en décembre 2010.

Le prêt original de 550 000 $ a été approuvé par le Conseil municipal en octobre 2006 et devait être entièrement remboursé à la fin de 2010.

Bien que le Conseil ait accepté de prolonger de sept années supplémentaires la période du remboursement, qui était à l’origine de quatre ans, la Ville devrait s’assurer que le plan de remboursement soit surveiller et que le conseil en soit informé régulièrement.


1. Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation le 31 janvier 2013 :



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 - - -




COMPLÉTÉE 100 1, 3, 4 3 75 %

TOTAL 4 100 %

Le Suivi de la vérification de la gestion d’un contrat de prêt par la Ville de 2010


2. Le tableau ci-dessous présente l’évaluation de la direction concernant le degré de réalisation de chaque recommandation au mois d’avril 2013 en réponse à l’évaluation du Bureau du vérificateur général. Ces évaluations n’ont pas fait l’objet d’une vérification.



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS

PEU OU PAS DE MESURES PRISES 0 – 24 - - -




COMPLÉTÉE 100 1, 2, 3, 4 4 100 %

TOTAL 4 100 %

Conclusion

La direction a abordé toutes les recommandations de la vérification originale et les a toutes mises en œuvre sauf une.

Nous avons constaté que les paiements de la Fondation sont conformes aux conditions de remboursement du prêt, telles que modifiées en mars 2011.

Remerciements



4.8 Le Suivi de la vérification du rôle de la Ville concernant une activité de la fête du Canada de 2010

RÉSUMÉ

Introduction

Le Suivi de la vérification du rôle de la Ville concernant une activité de la fête du Canada de 2010 était prévu dans le Plan de vérification du vérificateur général.


La Ville doit exercer une surveillance adéquate des contrats de location de parcs conclus avec les organisateurs d’événements.

La Ville doit remplir son rôle de surveillance de la conformité aux dispositions du contrat de location des parcs et aux règlements municipaux, et veiller à leur application subséquente. La non-conformité doit avoir des conséquences.

La vérification des activités de la fête du Canada organisées au parc en 2009 et en 2010 a décelé ce qui suit :

des tours d’hélicoptère non autorisés;

des raccordements électriques non conformes; et

un déversement de diesel (2009) qui a entraîné des frais de nettoyage de 57 000 $ que la Ville doit recouvrer.


Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation le 3 juillet, 2012. Celui-ci présente également l’évaluation de la direction concernant le degré de réalisation de chaque recommandation au mois de févier 2013 :



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS

PEU OU PAS DE MESURES PRISES 0 – 24 - - -

ACTION AMORCÉE 25 – 49 5 1 10 %


PRATIQUEMENT COMPLÉTÉE 75 – 99 4, 8, 10 3 30 %

COMPLÉTÉE 100 1, 2, 3, 6, 7, 9 6 60 %

TOTAL 10 100 %

Le Suivi de la vérification du rôle de la Ville concernant une activité de la fête du Canada de 2010


Conclusion

La majorité des recommandations formulées dans la vérification de 2010 ont été au moins partiellement mises en œuvre, notamment six des dix recommandations, qui ont été entièrement mises en œuvre.

Deux autres recommandations seront entièrement mises en œuvre au 1er trimestre de 2013, si le Règlement sur les événements spéciaux est approuvé par le Comité et le Conseil comme prévu par la direction.

En ce qui concerne la recommandation 5, en 2013, après approbation du Règlement sur les événements spéciaux, la Ville devra élaborer une politique connexe pour définir les coûts qui seront récupérés pour les événements et assurer l’uniformité du suivi des services en nature pour les événements spéciaux.

Finalement, la Ville a du travail à faire concernant la recommandation 10 qui encourage la simplification des procédures administratives pour la délivrance des permis pour des événements. On y recommandait plus précisément l’achat d’un logiciel prêt-à-l’emploi afin d’automatiser la procédure de délivrance des permis d’événements dans les parcs de la Ville, auquel toutes les personnes concernées auront accès.

Cela dit, le BVG souhaite souligner le fait que même si l’administration municipale doit continuer à améliorer ses procédures administratives, la Ville d’Ottawa a été nommée en 2010 première ville nord-américaine par l’International Festival and Event Association (IFEA) dans la catégorie des 500 000 à 1 000 000 d’habitants.

Remerciements



4.9 Le Suivi de la vérification des politiques et des procédures concernant l’utilisation des services d’Internet et du courriel de 2010

RÉSUMÉ

Introduction

Le Suivi de la vérification des politiques et procédures concernant l’utilisation des services d’Internet et du courriel de 2010 était prévu dans le Plan de vérification du vérificateur général.


Les politiques concernant l’utilisation des services de courriel et d’Internet à la Ville d’Ottawa sont conformes aux pratiques en vigueur dans ce secteur, mais certains aspects nécessitent une attention particulière.

La vérification recommande que la Ville révise la durée de conservation actuelle de trois mois pour les courriels de la Ville.

À l’heure actuelle, les dossiers du système de courriel ne sont conservés que pendant trois mois et le rapport de vérification recommande que la durée de conservation soit révisée pour assurer quelle suffise aux exigences législatives et des TI. De plus, la Ville n’a peut-être aucun relevé de l’information échangée au moyen d’appareils portables NIP à NIP (numéro d’identification personnel).


Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation au mois de décembre 2012. Celui-ci présente également l’évaluation de la direction concernant le degré de réalisation de chaque recommandation au mois de janvier 2013 :



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 - - -




COMPLÉTÉE 100 1, 2 2 67 %

TOTAL 3 100 %

Le Suivi de la vérification des politiques et procédures concernant l’utilisation des services d’Internet et du courriel de 2010


Conclusion

La Ville a traité les recommandations de la vérification et les a en grande partie mis en œuvre.

Remerciements

Nous tenons à remercier la direction pour la coopération et l'assistance accordées à l’équipe de vérification


4.10 Le Suivi de la vérification des ententes de semaine de travail comprimée de 2010

RÉSUMÉ

Introduction

Le Suivi de la vérification des ententes de semaine de travail comprimée de 2010 était prévu dans le Plan de vérification du vérificateur général.


Une vérification des ententes de semaine de travail comprimée au Centre de services sociaux Sud (Services d’emploi et d’aide financière) indique plusieurs cas de non-conformité avec la politique et les procédures comme des ententes manquantes ou périmées, des signatures manquantes et des cas où le nom du partenaire de remplacement n’était pas précisé.

Il faut gérer les régimes de travail non conventionnels de manière adéquate si nous voulons assurer un fonctionnement efficace.

La vérification a constaté qu’environ 25 % du personnel avait conclu des ententes de semaine de travail comprimée au Centre; or ces ententes n’étaient pas pleinement conformes à la politique et les procédures établies. De plus, le programme de dotation utilisé pour gérer le temps de travail des employés contenait des renseignements qui ne correspondaient pas aux ententes.


Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation au mois de décembre 2012. Celui-ci présente également l’évaluation de la direction concernant le degré de réalisation de chaque recommandation au mois de févier 2013 :

Conclusion

La politique des régimes de travail non conventionnels a été examinée. Les responsabilités des ressources humaines, des gestionnaires et des employés ont été



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 - - -

ACTION AMORCÉE 25 – 49 3 1 33 %



COMPLÉTÉE 100 2 1 34 %

TOTAL 3 100 %

Le Suivi de la vérification des ententes de semaine de travail comprimée de 2010


assignées conformément aux recommandations. La recommandation 2 est entièrement mise en œuvre.

En ce qui concerne la recommandation 1, la mise en œuvre du processus de fichier constitue une bonne étape envers l’établissement d’un modèle de supervision. Cependant, des améliorations sont nécessaires pour garantir que les ententes de régime de travail non conventionnel sont gérées adéquatement. Il faudra notamment veiller à ce que des ententes de régime de travail non conventionnel et les mécanismes de supervision soient complets, précis et conformes aux politiques de la Ville.

En ce qui a trait à la recommandation 3, les services concernés ont mis en œuvre un projet visant à intégrer les ententes de semaine de travail comprimée dans SAP; la direction a indiqué que cette capacité serait mise en œuvre au début de l’automne 2013.

Remerciements



4.11 Le Suivi de la vérification du processus d’acquisition du système d’annonce des arrêts dans les autobus intelligents de 2010

RÉSUMÉ

Introduction

Le Suivi de la vérification du processus d’acquisition du système d’annonce des arrêts dans les autobus intelligents de 2010 était prévu dans le Plan de vérification du vérificateur général.


La direction aurait dû informer le Conseil municipal de la hausse des coûts du contrat des autobus intelligents lorsqu’il est apparu que l’initiative n’était plus financée à 100 pour cent.

L’estimation initiale des coûts du Système d’annonce des arrêts, de 6,7 millions de dollars, a omis des éléments importants et il y a eu peu de communication avec le Conseil municipal au sujet de cet achat dans les 24 mois précédant la réunion du Comité du transport en commun le 16 septembre 2009. L’estimation des coûts révisée de 17 millions de dollars devait être couverte par une réaffectation budgétaire de la Direction, que l’on n’a pas demandée au Conseil municipal d’approuver.

Lorsqu’elle a enfin été soumise au Conseil municipal, la question portait à confusion et ne s’accompagnait d’aucune stratégie d’ensemble à laquelle le Conseil municipal aurait pu se référer. Il semble que la direction ait mal mesuré l’importance que pouvait accorder le Conseil municipal à l’ampleur de la variation au chapitre du coût ou de la portée du projet.


1. Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation au mois de décembre 2012 :



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 - - -



PRATIQUEMENT COMPLÉTÉE 75 – 99 2, 4 2 33 %

COMPLÉTÉE 100 1, 3, 5, 6 4 67 %

TOTAL 6 100 %

Le Suivi de la vérification du processus d’acquisition du système d’annonce des arrêts dans les autobus intelligents de 2010


2. Le tableau ci-dessous présente l’évaluation de la direction concernant le degré de réalisation de chaque recommandation en date du 31 janvier 2013 en réponse à l’évaluation du Bureau du vérificateur général. Ces évaluations n’ont pas fait l’objet d’une vérification.



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 - -

-




COMPLÉTÉE 100 1, 2, 3, 4, 5, 6 6 100 %

TOTAL 6 100 %

Conclusion

Lors de la vérification initiale, la direction n’était soit pas d'accord avec certaines constatations et certaines recommandations ou était d'accord avec une des recommandations, tout en estimant avoir satisfait à l'exigence lors du processus d'approvisionnement du Système automatisé d'annonce des arrêts. Cette situation est liée principalement à la question d’informer régulièrement le Conseil municipal. Au cours de la vérification de suivi, nous avons constaté que la direction a donné suite, soit directement ou indirectement, à la plupart des recommandations, comme indiqué au tableau précédent.

Remerciements



4.12 Le Suivi de la vérification du processus d’entretien des ponts de 2009

RÉSUMÉ

Introduction

Le Suivi de la vérification du processus d’entretien des ponts de 2009 était prévu dans le Plan de vérification du vérificateur général de 2011. Il a été par la suite reporté alors qu’un travail de vérification supplémentaire était effectué. Il est maintenant présenté dans le cadre du Rapport annuel du vérificateur général de 2012.


Le programme d’entretien des ponts de la Ville est en général efficace.

Le processus global d’entretien des ponts de la Ville est doté des politiques et des procédures nécessaires, et la plupart de celles-ci sont effectuées conformément aux règlements provinciaux.

La Ville ne suit pas la méthodologie provinciale relativement aux inspections visuelles détaillées. Bien qu’elle soit permise, la méthode utilisée par la Ville ne répond pas à toutes les exigences du règlement.

La direction convient avec le vérificateur général qu’elle doit adopter la procédure provinciale relative à ces inspections.

Bien que plusieurs des dossiers de structure examinés aient été incomplets, la vérification a établi que les dossiers plus récents et ceux qui concernent des projets d’importance sont plus complets.


Le tableau ci-dessous présente notre évaluation du degré d’achèvement de chaque recommandation au mois de juillet 2013.



RECOMMANDATIONS

POURCENTAGE DU

TOTAL DES

RECOMMANDATIONS


PRISES 0 – 24 - - -




COMPLÉTÉE 100 1, 2, 3, 4, 5, 6 6 100 %

TOTAL 6 100 %

Le Suivi de la vérification du processus d’entretien des ponts de 2009


Conclusion

La Ville a réalisé de grands progrès et a entièrement mis en œuvre toutes les recommandations.

L’effondrement de la conduite d’un diamètre de 3,6 m à la hauteur de la sortie Jeanne d’Arc de l’autoroute 174 s’est produit en septembre 2011. Nous avons constaté que la conduite était classée par la Ville, dans la base de données de la gestion des biens, comme étant une partie d’un égout pluvial. Par conséquent, elle n’était pas soumise aux exigences d’inspection et d’entretien de structure conformément à la réglementation provinciale concernant les structures. L’approche de la Ville a été confirmée par consultation avec le ministère des Transports; les villes de Toronto et de Hamilton utilisent la même classification que la Ville dans des cas similaires. En fonction d’un examen des caractéristiques de la conduite d’un diamètre de 3,6 m, nous sommes d’accord que la conduite fait partie du réseau d’égout pluvial. L’approche de la Ville en matière d’inspection du réseau d’égout pluvial suit une approche fondée sur les risques.

Remerciements



5 RÉSUMÉS – VÉRIFICATIONS DE 2012 Outre les vérifications de suivi présentées dans la section 4, plusieurs autres vérifications ont été effectuées en 2012. Le résumé de chacune de ces vérifications apparaît ci-dessous. Conformément au protocole, le VG est tenu de présenter des rapports sur les recommandations lorsque la direction et le BVG ne s’entendent pas. En 2012, il n’y a pas eu de désaccords.


5.1 Vérification de Trésorerie

RÉSUMÉ

Introduction

La vérification de la fonction de trésorerie était prévue au plan de vérification de 2012 soumis par le Bureau du vérificateur général et approuvé par le Conseil municipal le 14 décembre 2011.

Contexte

L’Unité de trésorerie se compose de cinq équivalents temps plein relevant de la trésorière municipale adjointe, Finances municipales.

Cette unité a la responsabilité de gérer la trésorerie de la Ville, soit les opérations bancaires, le portefeuille du marché monétaire, les fonds de réserve et d’amortissement, ainsi que les vastes besoins en devises étrangères. L’unité est également responsable du financement à long terme de la Ville, ce qui comprend les débentures, les opérations de couverture des produits de base, les valeurs mobilières, les emprunts reliés aux canalisations de drainage et les lettres de crédit. En outre, elle fournit des conseils, procède à des analyses et offre son soutien au moment de déposer diverses demandes de garantie d’emprunt et aux projets de partenariats public-privé.

En plus des fonctions susmentionnées, l’Unité de trésorerie est responsable de certains aspects de l’administration d’un fonds de dotation et de deux caisses de retraite. Le fonds de dotation a été créé à partir des produits de refinancement d’Hydro Ottawa. À la fin de 2011, il était évalué à 195,3 millions de dollars. Les deux caisses de retraite sont constituées de celle des employés d’OC Transpo, dont la position d’encours à l’actif était estimée à 4,5 millions de dollars en 2011, et de celle du Fonds de pension de la Ville d’Ottawa (FPVO), dont la position d’encours au passif était estimée à 32,1 millions de dollars en 2011.

Gestionnaire, Trésorerie

Analyste, Fonds

d’immobilisations Court terme

Agent principal, Placements

Long terme

Analyste, Trésorerie

Agent principal, Placements

Vérification de Trésorerie


L’Unité de trésorerie est tenue de respecter les dispositions de la Loi sur les municipalités du gouvernement de l’Ontario. La Ville a élaboré et mis en œuvre des politiques conformément aux exigences de cette loi. La Politique municipale en matière de placements définit les principes directeurs qui guident la gestion des portefeuilles de placements de la Ville. De même, la Politique sur les dettes et le financement oriente le recours à l’émission des titres d’emprunt et leur administration.

Les placements à court terme sont gérés grâce à un portefeuille du marché monétaire qui se compose de titres dont l’échéance est fixée à moins de 365 jours. Les fonds placés à plus long terme sont gérés dans d’autres portefeuilles composés d’obligations garanties et non garanties et d’autres placements autorisés dont l’échéance est prévue jusqu’en 2019. En date du 31 décembre 2011, les titres de placement détenus par la Ville s’élevaient à 943 millions de dollars, dont le rendement moyen pondéré était de 3,98 %. Quant au montant total de la dette nette à long terme, constituée principalement de débentures à versements échelonnés et d’un fonds d’amortissement, il se chiffrait à 1,091 milliard de dollars. Durant l’exercice financier 2011, le volume de transactions de la Ville se déclinait comme suit : 227 achats de titres de placement à court terme et cinq ventes.

Voici les principaux outils qu’utilise l’Unité de trésorerie :

Treasura de la firme Wall Street Systems, un nouveau système installé en 2012 qui remplace le système de gestion de trésorerie de Thomson Financials;

RBC Services aux investisseurs, détenu par RBC, une filiale de la Banque Royale du Canada;

RBC Express, détenu par RBC, une filiale de la Banque Royale du Canada;

Information Control System Debenture;

Reuters;

SAP, le système comptable de la Ville.

Les comités énumérés ci-dessous assurent la surveillance des activités de la trésorerie :

Comité des débentures

Le Comité des débentures a été mis sur pied par le Conseil municipal en janvier 2010. Il est habilité à édicter les règlements municipaux visant l’autorisation de l’émission de débentures dans les situations où le Conseil a approuvé le pouvoir d’endettement pour un projet. Le Comité se réunit sur demande.

Comité d’investissement et du fonds de dotation

En vertu de la politique sur le fonds de dotation adoptée par le Conseil en 2006, le Comité d’investissement et du fonds de dotation est habilité à approuver la composition du portefeuille (annexe B – Tableau de l’activité du fonds approuvé par le Conseil du rapport intégral). Ses responsabilités comprennent plus particulièrement la sélection d’une structure de gestion des placements, la tenue



d’entrevues et la nomination de gestionnaires de placements, la communication de lignes directrices à chaque gestionnaire de placements dans le cadre de la politique de placement, la sélection des dépositaires, la sélection des conseillers en placements et la supervision et l’évaluation du rendement. Chaque trimestre, le Comité reçoit des rapports décrivant le rendement du fonds et des gestionnaires de placements.

Comité des finances et du développement économique (CFDE)

Comme le stipule son mandat, le CFDE assure la supervision et la préparation des budgets annuels de fonctionnement et d’immobilisations de la Ville, en plus d’examiner et d’approuver toutes les modifications majeures apportées aux budgets de fonctionnement et d’immobilisations. Les membres du CFDE se réunissent une fois par mois ou sur demande.

Portée et objectifs de la vérification

La vérification visait à évaluer le degré de conformité des politiques de l’Unité de trésorerie à la réglementation en vigueur, l’efficacité des pratiques destinées à maximiser le rendement et à minimiser les frais de financement, de même que l’efficience et l’efficacité des transactions qui relèvent de l’Unité de trésorerie.

La vérification poursuivait les objectifs suivants :

1. Vérifier si la fonction de trésorerie s’est dotée d’un cadre permettant de repérer, mesurer et gérer les principaux risques liés à son mandat;

2. Évaluer dans quelle mesure les politiques et procédures de la trésorerie municipale sont conformes à la réglementation en vigueur (soit les règlements provinciaux) et dans quelle mesure elles sont respectées au quotidien;

3. Évaluer dans quelle mesure les pratiques de gestion de l’Unité de trésorerie sont conçues pour maximiser les revenus d’investissement ou de minimiser les frais de financement et mesurer l’efficacité de ces activités au quotidien;

4. Évaluer la compétence des employés de la trésorerie, de même que la pertinence de leur expérience et des titres qu’ils détiennent;

5. Évaluer l’efficience et l’efficacité globales de la gestion et des activités de la fonction de trésorerie, y compris repérer les secteurs où la Ville pourrait réaliser des économies;

6. Évaluer dans quelle mesure la Ville emploie tous les moyens dont elle dispose pour percevoir et effectuer les paiements de façon efficiente et efficace.

La vérification portait sur les pratiques de gestion actuelles, plus particulièrement sur celles en vigueur durant l’exercice financier 2011 et la portion de l’exercice financier 2012 disponible à ce jour. Les procédures de vérification nécessitant l’examen et l’analyse des transactions de trésorerie s’étendaient sur les exercices fiscaux de 2009 à 2011.



La portée de cette vérification se limitait au cadre de contrôle de la gestion relié à l’Unité de trésorerie et comportait une évaluation du modèle et de l’efficacité du fonctionnement des principaux contrôles sur les placements et la gestion de la dette, la gestion des flux de trésorerie, la conformité aux autorisations légales et aux politiques et la gestion financière. La vérification tenait compte de la gestion des flux et des liquidités, soit les opérations bancaires, les prévisions et le placement des fonds excédentaires; les activités de financement d’immobilisations et de levier financier, y compris la gestion de risque; les activités de reddition de comptes au Conseil de même que le processus décisionnel qui s’applique en cas de placement et d’emprunt; la supervision de la gestion assurée par les dépositaires sur le fonds de dotation et les deux caisses de retraite; l’efficience et l’efficacité des processus de trésorerie; le potentiel et la compétence du personnel.

Aux fins d’analyse comparative, la vérification a aussi tenu compte des relevés de taux de rendement et des pratiques de trésorerie en vigueur dans d’autres municipalités.

Cette vérification n’avait pas pour mandat d’examiner la comptabilité des régimes de retraite, puisque ce volet est couvert dans la vérification externe des états financiers de la Ville d’Ottawa.

Résumé des principales constatations

1. La fonction de trésorerie a pris part à la mise en place initiale du processus municipal d’évaluation des risques en 2010. Cependant, le cadre et la politique de gestion améliorée des risques exigent que chaque gestionnaire de service applique les principes de gestion des risques dans ses activités quotidiennes. Or, bien que l’Unité de trésorerie pratique la gestion des risques au quotidien, la direction n’a pas consacré de temps ni de ressources à l’évaluation et à la surveillance des risques, ni à la production plus régulières de rapports à ce sujet.

2. Bien que des risques aient été officiellement repérés, mesurés et étudiés lors de la préparation du Plan stratégique du Service des finances, la vérification a décelé le besoin de poursuivre l’élaboration et la mise en application de stratégies d’atténuation des risques propres à la fonction de trésorerie révélés lors du processus d’évaluation des risques.

3. Bien que les politiques et procédures de la trésorerie municipale en la matière soient conformes à la réglementation pertinente, la vérification a relevé certaines zones où la loi prévoit d’autres provisions qui devraient faire partie des politiques municipales en vue de clarifier les exigences et les attentes en matière de gestion de la trésorerie.



4. Le rendement du portefeuille et les valeurs totales varient d’un rapport à l’autre en raison des différentes méthodologies employées. Plus particulièrement, les états financiers de la Ville sont préparés conformément aux principes comptables généralement reconnus, qui exigent la divulgation du rendement moyen pondéré des placements détenus au moment du dépôt des états financiers. En revanche, le rendement dont fait état le Rapport sur les placements a été établi en fonction de la valeur moyenne du portefeuille calculée sur toute l’année, ce qui expliquerait la différence par rapport au taux de rendement indiqué dans les états financiers. La loi ne privilégie pas de méthodologie particulière pour faire état du rendement d’un portefeuille dans le Rapport sur les placements. Toutefois, comme le portefeuille peut fluctuer considérablement au cours de l’année en raison de la date de perception des recettes fiscales, la direction municipale est d’avis que le rendement moyen pondéré sur l’année représente plus fidèlement le rendement annuel réel du portefeuille que ne le fait la moyenne prélevée à un moment donné, comme indiqué dans les états financiers. Rappelons-le, les deux méthodologies employées sont valables dans le contexte respectif de chaque rapport. Par contre, ces différences pourraient amener les actionnaires à remettre en question la validité et l’exactitude des montants déclarés.

5. L’Unité de trésorerie n’a pas adopté de processus officiel d’analyse comparative de ses revenus d’investissement.

6. Des cinq postes de l’Unité de trésorerie, il pourrait bientôt y en avoir deux à pourvoir en raison de retraites prochaines. La vérification a révélé qu’en ce moment, l’Unité de trésorerie ne dispose d’aucun plan de relève ou de formation. Il y aurait également lieu de considérer la fusion des fonctions de deux postes, soit celui d’analyste et celui d’agent principal de placement. Si cette fusion donne lieu à l’économie d’un traitement annuel moyen d’un ETP (avantages sociaux compris), cela représenterait une économie de 85 400 $.

7. En ce moment, certains postes de l’Unité de trésorerie ne disposent pas d’une description de tâches. Pour cette raison, il se pourrait que la structure organisationnelle actuelle ne représente pas fidèlement les besoins actuels de l’Unité de trésorerie. À cela s’ajoute l’absence de plan détaillé de formation et de relève, ce qui pourrait se traduire par une incapacité à optimiser le rôle et l’affectation de responsabilités des ressources actuelles et futures.

8. Aucune méthodologie officielle de mesure du rendement en matière de trésorerie n’a été élaborée ni mise en place, ce qui compromet l’efficience et l’efficacité globales lorsque vient le moment de mesurer le rendement, de le surveiller et d’en faire rapport au Conseil.



9. La trésorerie ne dispose d’aucun processus officiel d’examen et de renouvellement régulier des ententes avec une tierce partie. Un tel processus permettrait à la Ville de profiter des meilleures offres de services et de satisfaire à ses besoins actuels. En plus d’améliorer la valeur générale de l’entente, la tenue régulière d’appels d’offres de services bancaires dissiperait les doutes sur l’équité des pratiques d’adjudication. La Ville devrait donc implanter un processus d’appel d’offres de services bancaires et exiger son renouvellement au moins tous les cinq ans.

10. La direction a mis en place certains contrôles importants, comme le rapprochement et l’approbation en vue de veiller à ce que les transactions s’effectuent conformément aux politiques et règlements applicables et d’optimiser les revenus tout en réduisant le recours à l’emprunt. L’évaluation d’un échantillon de contrôles dans le cadre de cette vérification a révélé certaines irrégularités dans la tenue des livres; en effet, il est difficile de déterminer si la direction a effectivement examiné les rapprochements de comptes et si elle est au fait des principaux éléments de rapprochement.

11. Les relevés de contrôles annuels de l’accès des usagers à RBC Express devraient être conservés pour prouver qu’il y a une séparation appropriée des tâches. De plus, la Ville devrait rectifier sa procédure afin d’assurer que l’agent principal de placement est automatiquement avisé du départ de tout employé qui avait accès aux systèmes de trésorerie afin qu’il puisse désactiver immédiatement cet accès.

12. Il y aurait lieu d’améliorer l’automatisation des paiements perçus ou effectués en espèces. La Ville pourrait ainsi optimiser ses prévisions de flux de trésorerie et profiter d’économies de coût.

Recommandations et réponses de la direction

Recommandation 1

Que la Ville évalue, mesure et surveille de façon systématique et régulière les risques directement reliés à la fonction de trésorerie.

Réponse de la direction

La direction est d’accord avec cette recommandation.

Tous les services procèderont à une évaluation détaillée des risques d’ici la fin du quatrième trimestre de 2014 comme le prévoit le cadre de production cyclique de rapports qui s’inscrit dans le mandat du Conseil. Conformément au Profil de risque municipal, les services seront tenus de réaliser l’évaluation des risques liés à l’ensemble de la Ville, au fonctionnement, aux stratégies et aux projets. Comme par le passé, les risques liés à l’Unité de trésorerie seront repérés et gérés dans le cadre du processus d’évaluation des risques de la Ville.



Recommandation 2

Que la Ville poursuive l’élaboration et l’application d’une stratégie d’atténuation des risques qui vise les objectifs stratégiques de la Ville et reflète les risques directement liés à la trésorerie révélés lors du processus d’évaluation des risques.



Tout au long de cette vérification, la direction a fourni au BVG une liste des risques propres à la trésorerie et des stratégies d’atténuation mises au point durant l’exercice d’évaluation des risques mené en 2010 à l’échelle de la Ville. Plusieurs risques ont ainsi été révélés et des plans visant à les atténuer ont été établis pour chacun.

Depuis la tenue de la vérification, la direction a pris des mesures pour remédier à ces risques. Par exemple, l’un d’eux portait sur le défaut d’assurer un financement à court et à long termes et de prévoir de façon satisfaisante les besoins de financement. Le plan d’atténuation recommandé proposait notamment le maintien d’une liquidité substantielle, la mise en attente de facilités de crédit à court terme, la diversification des sources de financement et la couverture des taux d’intérêt. À la lumière de ces recommandations, la direction a adopté les mesures suivantes : elle a maintenu une liquidité substantielle (l’améliorant même en 2012), maintenu une facilité d’emprunt à court terme et diversifié ses sources de financement (Infrastructure Ontario, financement bancaire s’ajoutant aux marchés financiers, ainsi que la FCM et la SCHL, et le financement en PPP pour le projet de train léger).

Un autre événement laissait présager un risque en raison des fluctuations du marché financier susceptibles de réduire le revenu des placements, dont les deux caisses de retraite. La stratégie d’atténuation suggérait de respecter la réglementation régissant les placements, de diversifier les placements, d’effectuer des contrôles sur le processus de placement et de diversifier la composition du portefeuille afin de satisfaire aux obligations actuarielles. La direction a mis en place un nouveau système de gestion de la trésorerie et a mandaté des tiers de réviser les politiques en matière de placement et de la conseiller à ce sujet. Une description des processus liés aux ententes avec les banques a également été effectuée.

Les caisses de retraite recèlent elles aussi des éléments à risque et nécessitent des stratégies d’atténuation. Un nouveau manuel de politiques sur l’administration des caisses de retraite a été produit et approuvé. La couverture des produits de base constitue un autre risque; en effet, la stratégie d’atténuation qui y est associée doit être dotée d’une structure plus stricte pour l’approbation des stratégies de couverture. Les recommandations faites à ce sujet à la trésorière



municipale ont été consignées et une entente est sur le point d’être conclue et mise par écrit.

En 2012, la direction a implanté un processus de déclaration des risques qui exige notamment de décrire les mesures adoptées et les progrès réalisés depuis les déclarations antérieures. Ce processus fera l’objet d’une nouvelle révision au quatrième trimestre de 2013 grâce à la mise sur pied du Comité directeur de gestion des risques qui assurera la supervision du cadre de gestion de risques, effectuera le suivi des risques et de leur atténuation, fournira une orientation stratégique quant à la décision à prendre selon les risques et recommandera des stratégies qui respectent les valeurs de la Ville en matière de gestion des risques et sa tolérance au risque dans l’ensemble de ses activités.

Recommandation 3

Que la Ville envisage l’intégration d’autres éléments dont fait état la réglementation lors de la prochaine révision de la Politique de placement afin de clarifier ses politiques et d’améliorer leur conformité aux règlements provinciaux.


La direction est d’accord avec cette recommandation et procèdera à l’intégration d’ici la fin du quatrième trimestre de 2014.

Recommandation 4

Que la Ville divulgue d’autres renseignements dans le Rapport sur les placements afin d’expliquer pourquoi les valeurs et le rendement qui y figurent diffèrent de ceux déclarés dans ses états financiers annuels.



Les revenus de placements dévoilés dans les états financiers seront expliqués dans le rapport annuel sur les placements que le Conseil a prévu examiner en juin 2013.

Recommandation 5

Que la Ville mette au point et en application un cadre de référence pour la mesure du rendement, et y détaille entre autres le taux de rendement. De plus, la Ville devrait établir des comparaisons avec des indices de référence afin d’évaluer le rendement de ses placements et mener des examens réguliers du rendement réel en vue de dégager des tendances et d’apporter les correctifs qui s’imposent.





Elle mettra au point des mesures de rendement et un cadre d’évaluation et les intégrera dans sa prochaine version de la Politique de placement, dont la publication est prévue d’ici la fin du quatrième trimestre de 2014.

Recommandation 6

Que la Ville mette au point, dans les plus brefs délais, un plan de relève et de formation afin d’évaluer ses besoins actuels et futurs en ressources humaines et le nombre d’employés à temps plein nécessaires. De plus, elle devra indiquer les moyens qu’elle compte employer pour pourvoir ces postes, notamment la possibilité de fusionner les tâches ou les responsabilités de certains postes.



La Ville souhaite vivement mettre en place des plans de relève dans tous ses services, d’ailleurs prévus dans le Plan des ressources humaines. Suivant cette orientation générale, le Service des finances a prévu un plan de relève dans son plan stratégique 2012-2014. Ce projet sera réalisé d’ici la fin du troisième trimestre de 2013.

Quant à la suggestion portant sur la possibilité de fusionner les tâches ou responsabilités de certains postes, la direction procède déjà à la possibilité d’un tel remaniement dès qu’un poste se libère. Pour le moment, à la lumière des exigences de travail de l’Unité, de la complexité perpétuelle des options de financement et de placement, de même que des recommandations du rapport de vérification suggérant de consigner de façon plus exhaustive les pratiques d’évaluation et de surveillance des risques, la mise en place d’indices de référence pour les placements et l’évaluation du rendement en fonction de ces indices, le Service des finances ne voit pas de possibilité de réduire les coûts en fusionnant des postes. De plus, comme l’indique la section 6.4.1 de la présente vérification, une analyse menée auprès de municipalités homologues conclut que « L’effectif de la Ville, quant à sa taille, à son expérience et à sa formation, était semblable à celui des municipalités homologues sur lesquelles portait notre exercice d’analyse comparative ».

Recommandation 7

Que la Ville mette à jour ses descriptions de tâches pour l’ensemble du personnel de la trésorerie tout en élaborant des plans de relève et de formation et qu’elle révise le nombre nécessaire de postes à temps plein selon le potentiel d’embauche de nouvelles ressources dans l’unité.





Les descriptions de tâches d’agent principal de placement et d’analyste à la trésorerie ont fait l’objet d’une révision et d’une mise à jour dans le cadre d’une initiative organisationnelle entreprise de concert avec les syndicats respectifs, afin de mettre à jour et d’évaluer tous les postes. Les descriptions de tâches du gestionnaire et de l’analyste des fonds d’immobilisations seront mises à jour d’ici la fin du quatrième trimestre de 2014.

Veuillez vous reporter à la réponse à la Recommandation 6 pour obtenir plus de détails au sujet de l’examen du nombre requis de postes à temps plein.

Recommandation 8

Que la Ville lance un appel d’offres afin d’obtenir les services bancaires optimaux et mette en place un processus exigeant l’examen et le renouvellement des ententes avec des fournisseurs externes au moins tous les cinq ans.



Un appel d’offres de services bancaires sera lancé d’ici la fin du quatrième trimestre de 2013. Étant donné l’étendue des ressources nécessaires et le coût potentiel de la transition vers un autre établissement bancaire (estimé à 160 000 $), l’examen des ententes de services bancaires ne devrait être mené qu’une fois tous les cinq ans tout au plus. Comme l’indique la section 6.5.3 du rapport intégral, cette fréquence correspond à celle des municipalités homologues étudiées; plus précisément, quatre des cinq homologues ont une entente d’au moins cinq ans et l’autre, une entente de dix ans à durée indéterminée.

Recommandation 9

Que la Ville conserve les relevés prouvant que des examens ont été menés sur les rapprochements de comptes des systèmes financiers de trésorerie et insiste sur la nécessité de procéder à l’autorisation rapide et sans réserve des fiches d’ordre des placements.



La Ville conservera une copie des courriels envoyés à la section Comptabilité et aux vérificateurs externes au sujet des rapprochements de comptes de placement. Étant donné que le BVG considère comme peu élevé le risque qu’entraîne l’absence d’examen et de documentation à l’appui de la résolution de rapprocher les éléments liés aux prévisions de trésorerie, la direction a jugé qu’aucune mesure n’était nécessaire à cet égard. Elle procède déjà à l’autorisation rapide et sans réserve des fiches d’ordre et continuera d’insister sur le besoin de maintenir cette pratique.



Recommandation 10

Que la Ville conserve des preuves des examens annuels menés sur l’accès des usagers à RBC Express et vérifie ses procédures afin de veiller à ce que l’agent principal de placement soit automatiquement avisé du départ de tout employé qui avait accès aux systèmes de trésorerie afin qu’il puisse désactiver immédiatement cet accès.



La Ville conservera les preuves des examens annuels menés sur l’accès des usagers. Elle vérifiera ses procédures d’ici la fin du quatrième trimestre de 2013.

Recommandation 11

Que la Ville mette en place des stratégies permettant d’automatiser les paiements dans les cas où les économies de coût potentielles sont supérieures aux coûts potentiels.



Le Service des finances reconnaît le besoin de recourir au transfert électronique de fonds (TEF) dans certaines situations et a déjà pris des mesures visant à inciter les fournisseurs à adopter ce système. Depuis 2012, les fournisseurs consentant à un rabais en cas de règlement rapide sont tenus d’accepter les paiements par TEF. Une liste de fournisseurs ciblés sera créée régulièrement à la lumière de l’analyse des paiements effectués aux fournisseurs. Chaque fournisseur de la liste sera encouragé à passer au paiement électronique. Il s’agit d’un exercice de longue haleine, dont le premier volet sera réalisé d’ici la fin de 2013.

Économies potentielles

Encore aujourd’hui, la Ville émet un très grand nombre de chèques pour payer ses fournisseurs. En 2011, ce nombre s’élevait à 88 597 chèques. La Ville pourrait donc réaliser des économies substantielles, estimées à plus de 100 000 $ par année, si elle convainquait ses fournisseurs d’accepter les paiements par TEF.

Comme stipulé dans la section 6.4.1 du rapport intégral, la direction aurait la possibilité d’évaluer ses besoins actuels et futurs en matière de compétence et d’expérience de son personnel, ce qui pourrait donner lieu à la fusion de tâches et de responsabilités de certains postes et, conséquemment, à des économies. Si la fusion de tâches permet effectivement d’économiser un poste ETP, compte tenu d’un salaire annuel moyen (avantages sociaux compris), cela se traduirait par des économies de 85 400 $.



Conclusion

Règle générale, la vérification a constaté que la gouvernance et les principaux processus de fonctionnement en vigueur visent à ce que les opérations de placement et l’émission de titres de créance soient conformes à la réglementation pertinente. De même, les processus de fonctionnement tendent à maximiser les revenus de placement et à réduire les coûts de façon efficiente et efficace.

Toutefois, la Ville pourrait améliorer sa gestion des risques, la planification de la relève, la surveillance et la documentation des contrôles.

La vérification a également décelé la possibilité de réaliser des économies grâce au recours au TEF pour payer les fournisseurs. En éliminant l’émission de chèques, la Ville pourrait réaliser des économies totales de l’ordre de plus de 100 000 $ par année.

Remerciements

Nous tenons à remercier la direction pour la collaboration et l’assistance accordées à l’équipe de vérification.


5.2 Vérification des cartes de crédit municipales

RÉSUMÉ

Introduction

La vérification des cartes de crédit municipales était prévue dans le Plan de vérification du Bureau du vérificateur général (BVG) de 2012, lequel a été approuvé par le Conseil le 14 décembre 2011.

Contexte

La Politique sur les cartes d’achat approuvée par la trésorière municipale en novembre 2011 stipule qu'une « carte d’achat de la Ville d’Ottawa est le mode de paiement privilégié pour l’approvisionnement en biens et services de faible valeur lorsqu’il peut être considéré comme un moyen possible, efficace et économique. Dans certaines circonstances, le Service des finances peut autoriser l’utilisation d’une carte d’achat pour le paiement de biens et services de plus grande valeur ou de frais de déplacement et de dépenses d’entreprise des employés. »

Historique des cartes

En janvier 2001, la Ville d’Ottawa nouvellement fusionnée intégrait les divers programmes de cartes des anciennes municipalités pour créer le Programme de cartes d’achat et de cartes de crédit municipales. Les cartes d’achat servaient au paiement des biens et services alors que l’usage réservé aux cartes de crédit municipales était moins restreint; elles pouvaient être utilisées pour régler les frais de déplacement et de représentation, pour tirer des chèques ainsi que pour effectuer des avances de fonds.

En mars 2003, à la lumière des conclusions de la Vérification du programme de cartes de crédit de la Ville et de cartes d’achat, menée par l’ancienne direction des Services de vérification et de consultation (SVC) du Bureau du directeur municipal, la Ville d’Ottawa amputait le programme de cartes de crédit municipales, ne conservant que les cartes d’achat.

En octobre 2003, un suivi effectué par les SVC de l’époque intitulé Programme des cartes de crédit : les résultats de l’examen trimestriel étaient soumis au Comité de vérification et au Conseil. Ce rapport dévoilait les résultats de l’abolition du programme de cartes de crédit (seules les cartes d’achat demeuraient en vigueur) et la mise en application des nouvelles procédures. Dans l’ensemble, les conclusions du rapport indiquaient que la Ville jugeait valables et raisonnables les transactions effectuées après la date d’abolition du programme et que le taux de conformité général du processus de rapprochement mensuel était de 93,6 %.

Dans le cadre de la vérification du processus d’acquisition de 2005, le BVG effectuait un suivi de la mise en application de toutes les recommandations émises

Vérification des cartes de crédit municipales


lors de la vérification du Programme de cartes d’achat et de cartes de crédit municipales et y intégrait les constatations du rapport de vérification. Le rapport de suivi concluait que les cartes d’achat sont en général bien gérées et encadrées par un processus clair d’approvisionnement et de paiement de biens et services de faible valeur.

Types de carte

Voici les types de carte que détient la Ville d’Ottawa :

Carte d’achat – Son utilisation est limitée à l’acquisition de biens et services de faible valeur. La carte d’achat est délivrée aux employés qui achètent habituellement des biens et services comme des matériaux de construction, des fournitures de programme ou de bureau et qui paient des droits d’inscription ou des abonnements. Conformément aux politiques et procédures, cette liste exclut les frais de déplacement et de représentation, les avances de fonds, les achats personnels, etc. En 2011, 928 cartes d’achat étaient détenues par 900 titulaires. Précisons qu’aucun employé ne détenait plus d’une carte à la fois.

Carte de crédit municipale – Une carte de crédit municipale est délivrée aux employés qui engagent des frais de déplacement ou des dépenses d’entreprise en plus des biens et services normalement payés avec une carte d’achat. En 2011, 272 cartes de crédit municipales étaient détenues par 269 titulaires (en comptant les détenteurs d’un CVM, voir sous-catégorie suivante), soit 9 membres du personnel de la Ville d’Ottawa, 244 membres du Service de police d’Ottawa (dont trois ont dû faire remplacer leur carte en 2011), 10 élus municipaux et 3 membres du personnel de la Bibliothèque publique d’Ottawa. Une carte de crédit municipale s’utilise comme une carte de crédit personnelle. Selon nos informations, seuls les membres du Service de police d’Ottawa (SPO) demeurent en mesure d’effectuer des avances de fonds à l’aide de la carte de crédit municipale. Précisons qu’aucun employé ne détenait plus d’une carte à la fois.

Compte de voyage municipal (CVM) – Une sous-catégorie des cartes de crédit municipales. Le numéro de compte de crédit (projet pilote) est utilisé par un nombre limité d’employés municipaux qui engagent des dépenses liées aux déplacements. Même si aucune carte matérielle n’est associée à ce compte, les transactions seront traitées comme des transactions de carte pour les besoins de cette vérification. Trois comptes de voyage municipaux ont été utilisés en 2011.

Carte automobile – Cette carte sert à l’achat de carburant aux stations-service commerciales. Une carte automobile est associée à l’utilisation d’un véhicule municipal en particulier ou est délivrée à une unité qui est tenue d’acheter de l’essence à l’extérieur d’Ottawa ou qui n’a pas toujours accès aux points de ravitaillement de la Ville. En 2011, 27 cartes automobiles ont été utilisées : 13 par le SPO et 14 par le personnel municipal.



U.S. Bank est le fournisseur de cartes d’achat de la Ville. Le cycle de facturation commence le 15e jour du mois et se termine le 14e jour du mois suivant. Notre examen porte sur douze mois, soit du 1er janvier 2011 au 31 décembre 2011, sans égard au cycle durant lequel la transaction a été facturée.

La Ville a lancé un appel d’offres pour son programme de cartes de crédit en avril 2009. U.S. Bank a été le soumissionnaire retenu. Un contrat de trois ans, assorti d’une prolongation de trois ans, a été signé et daté par la Ville le 30 octobre 2009 et par U.S. Bank le 16 novembre 2009.

En mars 2011, U.S. Bank, le fournisseur de cartes d’achat de la Ville, a remplacé son logiciel Access Direct® par le logiciel Access® Online. La direction a indiqué que cette nouvelle technologie rendrait plus efficace et plus rapide le travail des employés municipaux responsables de la comptabilité et des rapprochements de comptes.

Selon les données du système financier de la Ville d’Ottawa, les dépenses portées aux cartes d’achat municipales en 2010 et 2011 s’élevaient respectivement à 15 millions et 16,5 millions de dollars.

Comme le montre le tableau 1 ci-dessous, toute dépense portée aux comptes de voyage municipaux se retrouve sous la catégorie « Carte de crédit municipale ». Il est à noter que le BVG a extrait les données le 15 mars 2012 et que tout crédit imputé ultérieurement au compte ne figure pas au tableau. En 2011, les dépenses effectuées par carte étaient les suivantes :



Tableau 1 : Total des transactions effectuées par carte en 2011, par type de carte et secteur d’activité

2011

Type de carte Dépenses(1)

Carte d’achat :

Services de la Ville 11 417 825

Élus municipaux 5 289

Service de police d’Ottawa 1 374 590

Bibliothèque publique d’Ottawa 1 304 361

Camping et Club de golf 14 824

Sous-total : Carte d’achat 14 116 889

Carte de crédit municipale :

Services de la Ville 77 753

Compte de voyage municipal 18 331

Élus municipaux 48 248

Service de police d’Ottawa 2 169 619

Bibliothèque publique d’Ottawa 98 929

Camping et Club de golf 22 375

Sous-total : Carte de crédit municipale 2 435 255

Carte automobile :

Carte automobile 13 913

Véhicule de police 55

Sous-total : Carte automobile 13 968

TOTAL des transactions effectuées par carte en 2011 16 566 112

(1)

Source : transactions du 1er

janvier au 31 décembre 2011 extraites du logiciel Access® Online U.S. Bank

Objectifs et portée de la vérification

La vérification poursuivait les objectifs suivants :

1. Assurer la réalisation d’une évaluation des risques opérationnels pour le secteur soumis à la vérification;

2. Vérifier si les cadres de gestion des programmes de cartes de la Ville d’Ottawa sont adéquats et s’ils fonctionnent comme prévu.

La vérification porte sur toutes les cartes d’achat, les cartes de crédit municipales et les comptes de voyage municipaux utilisés par les services de la Ville.

La vérification ne porte pas sur les cartes utilisées par les élus et le personnel de leur bureau, les employés du Service de police d’Ottawa, les employés de la Bibliothèque publique d’Ottawa ni par les organismes indépendants (soit le Terrain de golf municipal Pine View et le Terrain de camping municipal d’Ottawa). De même, la vérification exclut toutes les cartes automobile et les cartes d’essence de



l’ensemble du personnel de la Ville d’Ottawa et du Service de police d’Ottawa, car celles-ci feront l’objet de la prochaine vérification du parc automobile.

La vérification a examiné les principaux mécanismes de contrôle et la gestion générale des programmes de cartes. Les transactions ont été échantillonnées et évaluées afin de vérifier si les cartes avaient été délivrées et contrôlées de façon appropriée, si les paiements avaient été effectués dans les plus brefs délais et s’il y avait eu rapprochement des comptes conformément aux politiques et procédures de la Ville d’Ottawa.

Comme le précise le tableau 2, la vérification s’est surtout concentrée sur les dépenses s’élevant à 11,5 millions de dollars, soit 70 % des dépenses portées aux cartes en 2011.

Tableau 2 : Dépenses effectuées par carte en 2011 faisant l’objet de la vérification,

par type de carte et secteur d’activité

Type de carte

Total des dépenses

effectuées en 2011 ($)

Dépenses effectuées par

les services de la Ville en 2011

faisant objet de vérification ($)

% des dépenses faisant objet de

vérification

Carte d’achat 14 116 889 11 417 825 81 %

Carte de crédit municipale 2 435 255 96 084 4 %

TOTAL des transactions effectuées par carte en 2011 16 552 144 11 513 909 70 %


1. Le programme de cartes de crédit est bien administré et bien encadré par le Service des finances. La Ville a établi des processus clairs, intensifié la supervision et la surveillance de la vérification des rapprochements de comptes et observe les politiques et procédures applicables. Les employés peuvent aisément consulter les politiques et procédures à partir du site Ozone, le réseau intranet de la Ville, et ils en ont une bonne compréhension.

2. Le Service des finances n’a pas pleinement documenté son évaluation des risques opérationnels associés au programme de cartes de crédit comme l’exigent la politique sur la gestion des risques municipaux et le cadre de gestion améliorée des risques municipaux approuvés par la haute direction, le comité exécutif et le Conseil municipal en avril 2010. Comme l’évaluation des risques opérationnels n’a pas été effectuée pour le programme de cartes de crédit, il est possible que la détection et l’atténuation des risques soient incomplètes et défaillantes. La direction nous a informés que même si le personnel du Service des finances n’a pas consigné les observations et les mesures que le Service a déterminées pour prévenir les risques associés au processus encadrant les cartes de crédit dans un document officiel sous l’appellation « évaluation des risques



opérationnels », le Service des finances est d’avis que ces observations et ces mesures font partie d’une évaluation des risques opérationnels.

3. Nous avons mené des tests sur un échantillon discrétionnaire et sur un échantillon aléatoire et constaté que le taux d’erreur était faible.

4. À la lumière de ces tests, nous sommes d’avis que les contrôles fonctionnent comme prévu. Plus précisément,

L’échantillon aléatoire comptait 100 rapprochements de comptes représentant 506 transactions (ou 1,3 % des transactions visées par la vérification), dont la valeur totalisait 153 736 $ (ou 1,3 % de la valeur totale des transactions visées par la vérification). Cet échantillon affichait un taux d’erreur de 0,3 % (22/7 000), ce qui est négligeable. Le genre d’erreur décelé relevait entre autres du code de taxe, de l’absence de reçus ou reçus adéquat et de l’inaccessibilité d’un rapprochement. Nous avons constaté que les contrôles semblent fonctionner comme prévu;

L’échantillon discrétionnaire comptait 50 rapprochements représentant 605 transactions (ou 1,6 % des transactions visées par la vérification), dont la valeur totalisait 105 453 $ (ou 1 % de la valeur totale des transactions visées par la vérification). Cet échantillon affichait un taux d’erreur de 1,4 % (115/8 386), ce qui est légèrement plus élevé que celui de l’échantillon aléatoire, mais tout de même faible. Le genre d’erreur décelé relevait entre autres des frais de déplacement (dépenses payées avec des cartes réservées à des dépenses non liées aux déplacements), du code de taxe, de l’absence de reçus ou reçus adéquat.

5. La Ville offre des programmes de danse au Centre communautaire Michele Heights et a acheté des costumes pour les élèves participant au récital de fin de programme. La direction nous a informés qu’un compte de banque au nom de Fierce Dance Factor a été créé et géré par le spécialiste, Sport niveau avancé, un employé municipal à l’instar de toutes les autres personnes travaillant sur ce programme. Tous les remboursements effectués par des parents et les fonds recueillis dans le cadre du programme de danse de la Ville sont déposés dans ce compte bancaire n’appartenant pas à la Ville. La Ville est par la suite remboursée à la fin de l’année au moyen d’un chèque couvrant le coût total des costumes et toute autre dépense liée au programme. Bien que les Procédures de traitement de l’argent comptant n’indiquent pas explicitement de créer un compte client pour les sommes dues à la Ville, elles stipulent en revanche que : « Ces procédures s’appliquent à tous les membres du personnel, bénévoles, étudiants, élus, fournisseurs, consultants, conseils, agences, commissions et partenaires commerciaux de la Ville d’Ottawa qui acceptent des fonds au nom de la Ville et dont les transactions financières sont saisies dans les systèmes financiers de la Ville » et « Tout encaissement doit être dûment enregistré dans le système approprié et un reçu doit être délivré. » Nous sommes d’avis que les



comptes bancaires n’appartenant pas à la Ville ne respectent pas les politiques de la Ville.

6. Nous avons découvert que 60 employés municipaux ont utilisé leur carte pour payer des frais de stationnement plutôt que de soumettre une demande de remboursement (248 transactions s’élevant à plus de 1 500 $). Dans les procédures de cartes d’achat, les déplacements figurent parmi les restrictions d’utilisation; toutefois, elles n’évoquent pas de distinction entre les déplacements locaux et à l’extérieur de la ville. Nous avons relevé qu’un Bulletin des gestionnaires a été publié le 22 avril 2013 au sujet de la politique encadrant le kilométrage et le stationnement, dans une volonté de resserrer la surveillance et d’accroître l’observation de cette politique.

7. La Politique sur les cartes d’achat ne traite pas explicitement des employés payant leur stationnement avec une carte de crédit municipale. La direction a déclaré qu’à son avis, les frais de déplacement local (en l’occurrence, le stationnement) ne constituent pas une dépense non admissible. À ce titre, nous sommes d’avis que les politiques et lignes directrices de la Ville devraient être mises à jour pour clarifier cet état de fait.

8. La vérification a révélé que les cartes de crédit de quatre (4) des 22 employés ayant pris leur retraite ou quitté leurs fonctions en 2011 n’avaient pas été désactivées en date du 13 juin 2012, même si les employés n’étaient plus en poste (deux depuis février 2011, un depuis août 2011 et un depuis novembre 2011). Bien qu’aucune activité n’ait été relevée sur les cartes après le départ de ces employés de la Ville, les comptes associés à ces cartes sont demeurés ouverts dans le système d’accès en ligne U.S. Banque. Le 14 juin, les noms des quatre titulaires de cartes ont été communiqués à la trésorière municipale adjointe, Finances municipales, qui a été chargée de prendre les mesures qui s’imposent.

9. En privilégiant l’utilisation de cartes de crédit au lieu de tenir une petite caisse ou d’émettre des chèques, la Ville pourrait économiser de 150 000 $ à 250 000 $ et réaliser des économies sous la forme d’escomptes négociés dans le cadre de contrats partenariaux. Ces économies potentielles sont calculées à partir du coût moyen d’émission d’un chèque (entre 15 $ et 25 $) et de la hausse estimée à 20 % du volume de transactions (hausse d’environ 10 000 transactions sur carte de crédit par rapport à 2011).

10. En 2011, 248 titulaires de carte ont dépensé plus de 237 430 $ dans des épiceries et des supermarchés (figurant sur la liste de code de catégories de marchand MCC 5411). La Ville pourrait réaliser des économies si elle laissait des employés de niveau inférieur faire ces achats additionnels, mandatait la Gestion de l’approvisionnement pour lancer un appel d’offres pour les plus gros achats, par exemple auprès des épiceries et supermarchés, élargissait l’entente actuelle sur les denrées alimentaires ou négociait avec les marchands des prix préférentiels.



Un examen des dépenses réalisées en 2011 dans les épiceries et supermarchés a démontré que 125 899 $ des 237 430 $ ont été dépensés chez Loblaws et Loblaws Superstore, sans qu’un prix préférentiel ait été fixé dans ces établissements, que ce soit sous la forme d’un escompte, d’un incitatif ou autre. Bien que la Gestion de l’approvisionnement n’ait pas été en mesure de nous fournir le montant des économies qui pourraient être réalisées grâce à l’invitation des épiceries à soumissionner, cette pratique permettrait aussi de mieux contrôler l’achat d’aliments et optimiserait l’emploi du temps du personnel.

11. La Ville pourrait être le bénéficiaire direct des points de fidélisation accumulés auprès des divers fournisseurs ou programmes. La vérification antérieure a relevé que le Service de police d’Ottawa était parvenu à négocier une entente pour recueillir les points de fidélisation auprès d’un fournisseur en particulier, ce qui devrait encourager la Ville à conclure un contrat partenarial pour l’achat de produits alimentaires.


Recommandation 1

Que le Service des finances consigne dans un document officiel l’évaluation des risques opérationnels liés au programme de cartes de crédit comme l’exige le cadre de gestion améliorée des risques municipaux.



Le Service des finances réalisera une évaluation détaillée des risques d’ici la fin du quatrième trimestre de 2014 dans son cadre municipal de rapport cyclique qui s’inscrit dans le mandat du Conseil. Dans le cycle de leur profil de risque, les services seront tenus d’évaluer les risques qui menacent l’ensemble de la Ville, les opérations, les stratégies ou les projets. Les risques associés au programme de cartes de crédit seront déterminés et feront l’objet d’une surveillance dans le cadre du processus d’évaluation des risques municipaux.

Recommandation 2

Que le Service des finances veille à ce que les codes de taxes soient appropriés et uniformes dans les rapprochements de comptes et qu’une formation appropriée soit donnée aux titulaires de cartes qui en ont besoin.



Chaque année, la Section des taxes à la consommation doit concevoir, préparer et donner une formation sur toutes les questions relevant de la taxe à la consommation, y compris les codes de taxes. Le plan de travail 2013 de cette



section prévoit entre autres une évaluation de l’efficacité de cette formation, ainsi que des stratégies de hiérarchisation et de présentation susceptibles d’orienter ses futures décisions. Le dépôt de l’évaluation et la divulgation des stratégies sont prévus d’ici la fin du quatrième trimestre de 2013. Toute mise à jour ou modification apportée au matériel et aux approches de formation sera indiquée et intégrée à la prochaine formation annuelle.

Recommandation 3

Que la Ville voie à ce que tous les recouvrements ou remboursements soient versés directement à la Ville, conformément avec la Politique en matière de règlement financier.



En ce qui a trait au remboursement des dépenses reliées aux programmes de danse offerts par la Ville, les membres du personnel en question ont reçu des instructions précises en raison de leur infraction de la politique et des mesures appropriées ont été prises pour veiller à ce que cette situation ne se reproduise pas. Le superviseur des loisirs et le commis au service à la clientèle à temps partiel ont reçu la formation sur les normes du secteur des cartes de paiement et sur le traitement de l’argent comptant. De plus, le gestionnaire de programme a envoyé par courriel une copie de la Politique de traitement de l’argent comptant au personnel et une copie papier est mise à la disposition de tous au comptoir de la réception. En outre, un examen de la Politique et des procédures en matière de règlement financier sera présenté lors de la formation sur les finances offerte au Service, laquelle est prévue pour le premier trimestre de 2014.

Recommandation 4

Que la Ville voie à l’abolition de la pratique qui consiste à ouvrir un compte bancaire n’appartenant pas à la Ville et assure la fermeture immédiate de tout compte n’appartenant pas à la Ville.



Sous la supervision de la direction, le compte bancaire n’appartenant pas à la Ville a été fermé. Un communiqué a été envoyé à tous les membres du personnel du Service des parcs, des loisirs et de la culture pour leur confirmer qu’ils ne doivent pas ouvrir de compte bancaire n’appartenant pas à la Ville, comme le veut la Politique de traitement de l’argent comptant d’Ottawa.

Recommandation 5

Que la Ville n’accepte que les reçus détaillés comme preuve de transaction.





La Politique sur les cartes d’achat répond à cette recommandation. De fait, elle prévoit que : « La documentation accompagnant une transaction effectuée par carte d’achat doit être conservée aux fins de contrôle et de vérification et doit détailler les articles achetés et le coût de chacun. Tous les titulaires de carte doivent se soumettre à l’examen obligatoire des transactions et présenter un rapprochement mensuel des relevés. »

Les procédures d’utilisation des cartes exigent que les titulaires joignent tous les reçus et les pièces justificatives aux relevés mensuels, lesquels sont soumis à l’examen de l’Unité des services financiers (USF) qui vérifie leur conformité.

La direction resserrera la politique et les procédures sur les cartes d’achat et intensifiera leur diffusion d’ici la fin du quatrième trimestre de 2013.

Recommandation 6

Que la Ville modifie sa politique sur les cartes d’achat afin qu’elle indique clairement si le stationnement local est une dépense admissible.



Le stationnement local est une dépense admissible en vertu de la Politique sur les cartes d’achat. Les procédures limitent les dépenses liées aux déplacements, qui sont définies dans la politique sur les déplacements comme les déplacements effectués à l’extérieur de la ville. La direction modifiera la politique afin de clarifier les restrictions d’utilisation de la carte pour payer un stationnement. Cette modification sera effectuée d’ici la fin du quatrième trimestre de 2013.

Recommandation 7

Que la Ville effectue une analyse des exigences en denrées alimentaires (par centre, programme, etc.) dans tous les Services sociaux et communautaires et le Service des parcs, des loisirs et de la culture, qu’elle saisisse toute possibilité d’obtenir des prix plus avantageux ou un meilleur service de livraison ou qu’elle lance un appel d’offres.



La direction des SSC et du SPLC a procédé à l’analyse des exigences en denrées alimentaires (pour chaque centre, programme, etc.). Les SSC se sont montrés proactifs en ajoutant, et en continuant d’ajouter, plusieurs des plus grands centres de garderie et refuges à la liste exhaustive des contrats d’achat quand il est financièrement viable de le faire. Le processus ne serait toutefois pas viable



dans le cas des plus petits programmes ou centres d’activité des SSC et du SPLC en raison des quantités minimales de commandes, des dates de livraison prévues et des coûts de livraison.

Recommandation 8

D’ici à ce que la Ville lance un concours pour l’approvisionnement en denrées alimentaires, que les Services sociaux et communautaires et le Service des parcs, des loisirs et de la culture procèdent aux achats de façon plus économique.



Les SSC effectueront un suivi mensuel et un examen trimestriel du réapprovisionnement complet et limiteront les achats de denrées alimentaires effectués en plus de ceux faits dans le système de commande en ligne. Le personnel des services de garde a adapté les pratiques exemplaires de la Direction des soins de longue durée pour planifier son menu et commander les denrées en ligne afin de maximiser l’efficacité des commandes en ligne et des livraisons.

Plusieurs niveaux hiérarchiques du personnel du SPLC font des achats : les conseillers de camps d’été, les coordonnateurs de programme, les responsables de programme de parc, les superviseurs d’installation, les moniteurs, etc. Le SPLC s’acquittera des achats de façon plus économique en mettant en oeuvre les « pratiques exemplaires » apprises lors de la formation sur les finances offerte au Service. Cela permettra de confier au coordonnateur de programme (ou à la personne occupant le poste de niveau inférieur) les achats de fournitures et de denrées nécessaires au programme, dans la mesure du possible. Le SPLC effectuera un examen des titulaires de carte à chaque installation afin d’implanter cette pratique exemplaire d’ici le premier trimestre de 2014.

Recommandation 9

Que la Ville adopte une politique sur la collecte de tous les points de fidélisation (y compris les achats faits en magasin, le carburant, etc.).


La direction est d’accord avec cette recommandation. Une politique entrera en vigueur d’ici la fin du premier trimestre de 2014.

Recommandation 10

Que la Ville mette au point, pour encadrer la remise de prix en espèces ou en quasi-espèces, une politique ou une ligne directrice générale qui comportera, entre autres : les critères de remise des prix, la comptabilité des prix et les pièces justificatives des sorties de fonds; et que l’USF compétente assure le respect de cette politique ou ligne directrice.




La direction est d’accord avec cette recommandation. Une politique générale sera élaborée d’ici la fin du premier trimestre de 2014.

Recommandation 11

Que la Ville ne paie pas les adhésions individuelles ou les honoraires au moyen des cartes d’achat, comme le prévoit la Politique sur les cartes d’achat.



La Politique et les procédures sur les cartes d’achat seront renforcées et communiquées d’ici la fin du quatrième trimestre de 2013.

Recommandation 12

Que la Ville effectue un suivi régulier des départs d’employés et veille à ce que les cartes soient désactivées au moment du départ de tout employé de la Ville.



La politique générale visant les Procédures sur la cessation d’emploi, les démissions et la retraite stipule les responsabilités de la direction en ce qui a trait au retour de la propriété de la Ville. Les Ressources humaines modifieront la politique afin de préciser que les gestionnaires sont responsables d’aviser le Service des finances de désactiver une carte d’achat dès qu’il y a cessation d’emploi. À titre de mesure additionnelle, les Ressources humaines soumettront chaque mois au Service des finances un rapport de toutes les cessations d’emploi aux fins de vérification. Le Service des finances sera en mesure de comparer la liste des cessations d’emploi à la liste des titulaires de carte d’achat afin de veiller à ce que toutes les cartes d’un employé soient désactivées lorsqu’il quitte son poste. La modification de cette politique et le dépôt de rapport mensuel seront en vigueur d’ici la fin du troisième trimestre de 2013.

De plus, la Politique sur les cartes d’achat attribue au gestionnaire la responsabilité de « veiller à l’annulation de la carte d’un titulaire qui quitte son emploi ». La direction assurera que la politique et les procédures en matière de cartes d’achat sont intensifiées et communiquées avant la fin du quatrième trimestre de 2013.

Recommandation 13

Que la Ville privilégie l’utilisation des cartes de crédit au lieu d’émettre des chèques ou de tenir une petite caisse afin de réaliser des économies de l’ordre de 150 000 $ à 250 000 $.





La Ville continuera d’explorer des moyens d’accroître l’utilisation des cartes de crédit au lieu d’émettre des chèques ou de tenir une petite caisse. Un projet destiné à évaluer l’utilisation accrue des cartes de crédit a été élaboré en 2012 et lancé en 2013. Il prévoit une analyse des fournisseurs et des paiements qui permettra de déterminer les transactions qui, à l’avenir, pourraient être réglées par carte de crédit. Ce projet devrait prendre fin d’ici la fin du deuxième trimestre de 2014. Le Service des finances communiquera les avantages que confère l’utilisation de la carte de crédit et encouragera le personnel municipal à recourir le plus souvent possible à ce mode de paiement.


En privilégiant l’utilisation des cartes de crédit au lieu de tenir une petite caisse ou d’émettre des chèques, la Ville pourrait économiser de 150 000 $ à 250 000 $ et réaliser des économies sous la forme d’escomptes négociés dans le cadre de contrats partenariaux. Ces économies potentielles sont calculées à partir du coût moyen d’émission d’un chèque (entre 15 $ et 25 $) et de la hausse estimée à 20 % du volume de transactions (hausse d’environ 10 000 transactions par carte de crédit par rapport à 2011).

En 2011, plus de 237 430 $ ont été dépensés dans les épiceries, en l’absence de tout appel d’offres. Bien que la Gestion de l’approvisionnement n’ait pas été en mesure de nous fournir le montant des économies qui pourraient être réalisées grâce à l’invitation des épiceries à soumissionner, cette pratique permettrait aussi de mieux contrôler l’achat d’aliments et optimiserait l’emploi du temps du personnel.

D’ici à ce que la Ville lance un concours pour l’approvisionnement en denrées alimentaires, des économies pourraient être réalisées grâce à une meilleure gestion des habitudes d’achat des employés municipaux, plus particulièrement grâce à l’affectation plus économique de la tâche des achats. Pour le Service des parcs, des loisirs et de la culture, nous avons estimé que la Ville pourrait économiser environ 10 000 $ en confiant à un coordonnateur de programme ou à une personne occupant un poste de niveau inférieur la tâche de faire les achats plutôt que de la confier à des employés de niveau supérieur.

Conclusion

Règle générale, le programme de cartes de crédit est bien administré et bien encadré par le Service des finances.

Notre vérification a révélé que les processus sont clairs, que la Ville a intensifié la supervision et la surveillance de la vérification des rapprochements de comptes qu’elle observe les politiques et procédures applicables. Les tests menés sur un échantillon discrétionnaire et sur un échantillon aléatoire révèlent des taux d’erreur



négligeables.

La Ville suit plusieurs politiques et procédures exhaustives, qu’elle met constamment à jour et sur lesquelles elle oriente la gestion des titulaires de cartes de crédit. Les politiques et procédures sont facilement accessibles et bien comprises par l’Unité des services financiers (USF). Par ailleurs, nous avons constaté qu’elles sont bien observées. Une procédure se met en branle en cas de non-respect, et nous avons découvert des preuves indiquant qu’elle est appliquée dans la majorité des cas. Par comparaison avec la vérification du programme de cartes de crédit menée en 2002 par l’ancienne Direction de services de vérification et de consultation, nous avons constaté que les contrôles internes en place sont nettement plus efficaces, que les Services et le Service des finances assument des rôles bien établis de surveillance des dépenses portées aux cartes de crédit. Nous sommes d’avis que la Ville est maintenant en position de songer à l’expansion du programme et de profiter d’offres additionnelles qui se traduiront par des économies potentielles.

Remerciements

Nous tenons à remercier la direction pour la coopération et l’assistance accordées à l’équipe de vérification.


5.3 Évaluation des risques pour l’environnement

Joint à l’annexe E du présent rapport (disponible en anglais seulement).


5.4 Vérification des Centres de service à la clientèle

RÉSUMÉ

Introduction

La Vérification des centres du service à la clientèle s’inscrit dans le cadre du plan de vérification de 2012 du Bureau du vérificateur général (BVG), approuvé par le Conseil le 14 décembre 2011.

Contexte

Les sept centres du service à la clientèle (CSC) d’Ottawa apportent leur assistance à divers services et directions dans tous les secteurs de la Ville en fournissant de l’information, du soutien et un accès direct aux services municipaux. Ces centres sont les suivants.

Centres desservant les zones urbaines

1. Hôtel de ville d’Ottawa – Centre du service à la clientèle, avenue Laurier 2. Centre du service à la clientèle de Kanata 3. Centre du service à la clientèle de la Place-Ben-Franklin 4. Centre du service à la clientèle d’Orléans

Centres desservant les zones rurales

5. Centre du service à la clientèle de Metcalfe 6. Centre du service à la clientèle de West Carleton 7. Centre du service à la clientèle de North Gower

Les quatre centres du service à la clientèle desservant les zones urbaines sont ouverts du lundi au vendredi et les trois centres desservant les zones rurales sont ouverts un jour par semaine. Deux centres du service à la clientèle (avenue Laurier et Kanata) ont également conclu un partenariat avec deux centres de services gouvernementaux afin d’offrir un accès unique à l’information et aux services des administrations fédérale, provinciale et municipale sous un même toit.

En décembre 2011, les centres du service à la clientèle totalisaient environ 40 équivalents temps plein (ETP), ce qui représente 33 % des effectifs du nouveau Service appelé ServiceOttawa. Le montant dévolu aux centres du service à la clientèle dans le budget des dépenses ajusté pour 2011 totalisait 3,2 millions de dollars. De ce montant, 2,9 millions de dollars étaient consacrés à la rémunération. Les recettes de 1,4 million de dollars inscrites au budget provenaient des licences et des services de mariage, des enregistrements de décès, des assermentations et des ventes de biens. Initialement, la direction a estimé que les CSC ont traité environ 170 000 transactions en 2011, ce qui inclut des transactions relatives aux recettes projetées et des transactions traitées au nom d’autres secteurs opérationnels.

Vérification des centres du service à la clientèle


Objectifs et portée de la vérification

Les objectifs de la vérification étaient les suivants :

Confirmer l’exécution d’une évaluation du risque opérationnel rattaché aux centres du service à la clientèle;

Évaluer la mesure dans laquelle les processus et les systèmes des centres du service à la clientèle sont en adéquation avec les priorités stratégiques, y compris l’excellence du service, et soutiennent une prestation de services efficiente et efficace, ce qui inclut la manipulation de l’argent et la façon dont la Ville mesure la satisfaction de la clientèle;

Assurer que la Ville a optimisé la prestation à distance des services fournis par les Centre du service à la clientèle;

Trouver des secteurs dans lesquels la Ville pourrait réaliser des économies grâce à une gestion et à une exploitation efficaces et efficientes des centres du service à la clientèle.

La portée de la vérification était limitée à l’examen et à l’analyse de l’efficacité et de l’efficience des centres du service à la clientèle pour l’exercice 2011.

Bien que les centres de l’avenue Laurier et de Kanata donnent accès à l’information et aux services des administrations fédérale et provinciale, la vérification ne portait que sur les services assurés par la Ville.

La vérification a également inclus un examen des principales enjeux soulevés à l’occasion de la vérification de 2002 des centres du service à la clientèle menée par l’ancienne Direction des services de vérification et de consultation ainsi que des mesures de suivi prises par la direction.

L’exercice n’a pas porté sur le Centre d’appels 3-1-1 du fait que celui-ci a fait l’objet d’une vérification en 2007 et de mesures de suivi en 2009.

Sommaire des principales constatations

1. Aucune évaluation à jour du risque opérationnel n’a été réalisée à l’échelon des centres du service à la clientèle; celle-ci est pourtant requise conformément au cadre et à la politique de gestion améliorées des risques approuvés par le Conseil en avril 2010. La direction a déclaré que le service avait réalisé une évaluation des risques du Service qui, estime-t-elle, était conforme aux exigences municipales. Cependant, cela ne dispensait pas le service de l’obligation de procéder à une évaluation des risques opérationnels à l’échelon des CSC. La direction procède actuellement à une évaluation approfondie des risques opérationnels rattachés aux centres du service à la clientèle conformément au plan de travail de ServiceOttawa pour 2013.

2. ServiceOttawa poursuit l’élaboration de son registre des risques stratégiques qui doit accompagner son plan directeur stratégique, lequel servira à définir et à



catégoriser les risques. La direction a précisé que, si elle n’avait pas terminé le plan directeur à la date de la vérification, elle avait toutefois achevé l’élaboration du registre. Elle a ajouté qu’il existe des risques pour la continuité des activités à ServiceOttawa en raison des changements importants qui ont été apportés au personnel, aux technologies et aux processus de même qu’en raison du transfert des secteurs d’activités.

3. En janvier 2011, les risques liés aux effectifs et au budget ont été catégorisés comme risques d’importance moyenne au chapitre de la planification du Service par l’ancien Service du développement et du rendement organisationnels.

4. Les documents de procédure des CSC ne concordent pas avec le modèle des procédures administratives municipales, ne définissent pas toujours clairement le rôle des CSC ni le processus réellement suivi et ne sont pas toujours étayés par une validation autorisée du processus par le responsable des processus opérationnels.

5. Les autorisations d’accès aux systèmes octroyées au personnel des centres du service à la clientèle ne sont pas toujours appropriées. Il est question, par exemple, d’autorisations d’accès qui sont toujours valides pour des employés ayant cessé d’exercer leur emploi ou ayant été mutés, d’autorisations d’accès d’anciens d’employés qui n’ont pas été immédiatement retirées, d’autorisations d’accès associées à des comptes d’utilisateurs génériques et d’autorisations d’accès dont la portée est plus vaste que celle qui est nécessaire pour les fonctions de l’emploi visé. Nous avons constaté que 83 personnes avaient accès au système Datasym, ce qui représente environ deux fois le nombre de personnes employées par les centres du service à la clientèle. Une opération de nettoyage a été effectuée dans le système de caisse enregistreuse Datasym en juillet et en août 2012, au cours de la présente vérification. Cette opération portait sur l’examen, la mise à jour et la suppression d’autorisations d’accès octroyées à des caissiers qui avaient quitté leur poste. La direction précise que ce nettoyage faisait suite au projet de remplacement des caisses enregistreuses. Certaines des autorisations d’accès visées auraient dû être supprimées en septembre 2011.

6. Les données sur le rendement fournies au Conseil pour 2011 étaient incomplètes du fait qu’elles provenaient d’une compilation manuelle des données relatives au volume des transactions des caisses enregistreuses, qui n’indiquent que le nombre brut de transactions et, de ce fait, ne représentent qu’une mesure des niveaux d’activité et non pas du rendement. Le rapport ne donne aucune idée de la nature de la transaction effectuée ou du service offert ni du niveau d’effort consenti. En outre, il ne donne aucune information sur le rendement, comme les mesures des temps et des files d’attente et le rayon de la zone desservie, ou sur la qualité comme le service à la clientèle. Aucune mesure du rendement ni norme officielle n’ont été adoptées. Le rapport de la direction ne fournit



également aucune donnée provenant des autres systèmes de traitement des transactions utilisés par le personnel des CSC, comme celles concernant l’état civil pour l’enregistrement des décès, les inscriptions aux programmes, les adhésions et les réservations (logiciel Class) et les services pour lesquels un paiement n’est pas exigé.

7. Les différentes versions des rapports que nous a fournies la direction au cours de la vérification de 2011 contiennent différentes quantités et catégories de transactions en raison d’une mauvaise connaissance des systèmes utilisés pour la déclaration des transactions. Par exemple, un rapport pouvait totaliser 170 000 transactions et un autre, 182 265 transactions.

8. L’analyse des frais de service (licences de mariage, assermentations, documents de voyage, etc.) n’était pas disponible. Il a donc été impossible de déterminer si le coût intégral des services a été adéquatement recouvré. Bien que la direction affirme que des rapports ont été présentés au Conseil en 2005 et en 2006 relativement aux cérémonies de mariage, ces documents n’ont fait l’objet d’aucune mise à jour au cours des six dernières années.

9. Certains problèmes ont une incidence sur l’efficacité et l’efficience de la manipulation de l’argent et le respect de la politique et des procédures sur les manipulations d’argent. Parmi les exemples de non-conformité, citons le manque de surveillance des articles de valeur monétaire confiés au CSC, les problèmes touchant la séparation des fonctions, le fait que des membres du personnel du CSC se rendent directement à la banque pour obtenir de la monnaie, l’absence de formulaires de demandes d’indemnisation à certaines caisses, l’absence d’un tiroir-caisse (au centre de l’avenue Laurier) à la caisse enregistreuse du poste sur lequel est installé le logiciel Class et le risque de ne pas remettre les remboursements sur la même carte de paiement que celle ayant été utilisée pour la transaction d’origine.

10. Le rapport présenté au Comité et au Conseil par le Service des finances sur le nouveau système de caisse enregistreuse ne présentait pas d’évaluation quantitative des avantages associés à ce système.

11. Les résultats du sondage sur la satisfaction de la clientèle mené par la direction en 2011 ont montré que les catégories de réponses relatives à la rapidité, à la satisfaction des besoins exprimés, à l’accessibilité (avenue Laurier seulement) et à la satisfaction à l’égard du service à guichet unique (avenue Laurier seulement) étaient associées à des taux d’insatisfaction supérieurs à 10 %. À notre avis, ces taux d’insatisfaction sont élevés. Ces résultats, qui devaient servir de référence, n’ont pas été présentés au Comité et au Conseil.

12. L’analyse des options permettant d’optimiser la prestation de services à distance et les économies pouvant découler des autres méthodes de prestation n’était pas complète. Les transactions traitées dans les CSC incluaient 42 708 paiements de comptes de taxes et d’eau, qui représentaient environ 23 % du total. Il est



possible de promouvoir davantage les services automatisés de paiement des comptes de taxes et d’eau et de rendre moins attrayants les paiements en personne.

13. Les ressources des CSC sont réparties entre sept emplacements, dont quatre sont ouverts cinq jours par semaine et trois sont ouverts un jour par semaine, ce qui risque de se traduire par des temps morts dans certains centres, ces ressources ne pouvant être mises à profit dans d’autres centres. Comme l’indique la section 5.4.1, du rapport intégral, le volume estimé de transactions traitées dans les CSC est faible. D’après le nombre moyen de transactions quotidiennes enregistrées en 2011, on estime que de 11 à 31 transactions sont traitées par représentant du service à la clientèle et par jour dans les sept CSC. Le tableau suivant donne les détails du volume de transactions.

Nombre moyen quotidien de transactions traitées par représentant du service à la clientèle (RSC) en 2011

Laurier Place-Ben-Franklin

Orléans Kanata Metcalfe Kinburn North Gower

Total

Nombre total annuel de transactions 93 245 38 484 25 438 19 354 2 269 1 217 2 257 182 264

Nombre de jours durant lesquels les centres sont ouverts durant l’année 248 248 248 248 54 53 52 1 151 Nombre moyen quotidien de transactions 376 155 103 78 42 23 43 S.O. ETP réels en 2011 – rajustés pour tenir compte de l’affectation de 2 postes de Place-Ben-Franklin, d’Orléans et de Kanata aux centres ruraux un jour par semaine 12,0 7,6 4,6 5,6 2,0 2,0 2,0 31 Nombre moyen quotidien de transactions traitées par les RSC 31 20 22 14 21 11 22 26

14. Les rapports de la direction à l’appui de la surveillance de la capacité et de l’utilisation ne sont pas toujours disponibles; et lorsqu’ils le sont, ils ne sont pas

mailto:=@sum(B91:H91)

mailto:=@sum(B94:H94)/J96



toujours complets, entièrement compris ou validés par un processus d’assurance de la qualité.

15. D’après l’analyse, par le BVG, des informations disponibles obtenues de la direction et décrites à la section 5.4.2 du rapport intégral, les ressources des CSC ne sont pas pleinement utilisées. À notre avis, d’après le volume estimé des transactions à l’ensemble des emplacements, nous estimons que 13 ETP sont probablement sous-utilisés, ce qui représente une valeur monétaire de 824 000 dollars. Il est notamment possible d’envisager la fermeture de certains CSC affichant un faible taux d’utilisation. Nous sommes conscients qu’il peut y avoir d’autres raisons que la Ville pourrait désirer examiner dans son évaluation de la fermeture possible de ces emplacements. Il est aussi possible d’améliorer l’efficience aux centres de l’avenue Laurier et de la Place-Ben-Franklin.

16. Les coûts recouvrés pour les centres de services gouvernementaux ne comprenaient pas le coût complet des salaires, des avantages et des frais généraux pour l’accueil des clients, conformément aux accords établis avec Service Ontario/Service Canada à l’égard de ces centres. Les coûts supplémentaires pouvant ainsi être recouvrés sont estimés à environ 35 800 dollars.


Recommandation 1

Que la Ville mette en œuvre une évaluation du risque opérationnel pour les centres du service à la clientèle.


La direction accepte la recommandation.

La direction réalisera une évaluation du risque opérationnel pour les centres du service à la clientèle d’ici la fin de 2013.

Recommandation 2

Que la Ville parachève le plan de mise en œuvre afin de se pencher sur les risques relatifs aux services de l’état civil.



La direction a mis en œuvre neuf des treize recommandations qui ont fait suite à l’examen du programme de services de l’état civil mené par un consultant externe en 2012. Les quatre dernières recommandations sont du ressort du gouvernement provincial. La Ville poursuivra son travail avec le gouvernement provincial sur la mise en œuvre de ces recommandations auxquelles il n’a pas été donné suite; cependant, la Ville n’a pas l’autorité de parachever cette mise en



œuvre. En conséquence, la direction considère la recommandation 2 comme ayant été mise en œuvre.

Recommandation 3

Que la Ville valide et autorise les procédures adoptées par le responsable des processus opérationnels, qu’elle les rende conformes au modèle des procédures administratives municipales, qu’elle définisse clairement le rôle des CSC et qu’elle fasse le suivi des pratiques en regard des procédures établies.



La direction a entrepris la validation de l’ensemble des procédures avec les responsables appropriés des processus administratifs et veillera à obtenir les autorisations requises et à en effectuer le suivi pour tous les changements de procédures, au besoin.

ServiceOttawa mettra au point un modèle pour les procédures du Service, fondé sur le modèle des procédures administratives municipales, et mettra à jour les procédures internes actuelles afin d’en assurer la cohérence. Il mettra également à jour les procédures afin d’y inclure le rôle des CSC. Cet exercice sera parachevé d’ici la fin du quatrième trimestre de 2013 et les procédures seront passées en revue et mises à jour chaque année, au besoin.

Recommandation 4

Que la Ville examine et mette à jour à un niveau approprié les autorisations d’accès octroyées au personnel des centres du service à la clientèle et qu’elle supprime ou révise ces autorisations lorsque des membres du personnel changent d’emploi ou quittent la Ville.



Toutes les autorisations d’accès seront examinées et mises à jour d’ici la fin du deuxième trimestre de 2013. À l’avenir, la direction procédera à un examen annuel des autorisations d’accès accordées au personnel. En outre, une liste de contrôle des départs a été élaborée, qui permet de s’assurer que les autorisations d’accès sont supprimées ou révisées de façon appropriée lorsque des membres du personnel changent d’emploi ou quittent la Ville.

Recommandation 5

Que la Ville mesure le rendement afin de rendre compte adéquatement de ce dernier en regard des priorités stratégiques et des objectifs opérationnels, et ce, afin de fournir des informations adéquates sur le rendement au Conseil et d’assurer une gestion plus efficace.





À la suite de la vérification, la direction a mis en place des mesures d’assurance de la qualité dans les centres du service à la clientèle à l’appui des priorités du Conseil, à savoir améliorer le rendement opérationnel et assurer une expérience positive à chaque interaction avec la clientèle. L’examen du modèle actuel de prestation de services, qui est en cours, permettra de proposer des mesures de rendement appropriées à l’appui des objectifs opérationnels, lesquelles seront finalisées d’ici la fin 2015.

Recommandation 6

Que la Ville élabore des normes adéquates au chapitre des temps d’attente et de la qualité du service et qu’elle assure un suivi du rendement réel en regard de ces normes.



ServiceOttawa a établi des normes relatives à la qualité du service offert dans les CSC de même qu’une note de référence pour la qualité. La direction examinera et fixera un objectif au début de chaque année pour garantir le respect des normes de qualité.

En outre, un nouveau système de files d’attente sera mis en œuvre au CSC de l’avenue Laurier au deuxième trimestre de 2013. Ce système fournira des mesures du temps passé par les clients dans les files d’attente, ventilées selon le type de transaction. La direction élaborera et fixera un objectif définissant les niveaux acceptables de rendement, lesquels seront également disponibles selon le type de transaction. Ces mesures seront mises en œuvre d’ici la fin du dernier trimestre de 2013.

Recommandation 7

Que la Ville présente des rapports complets et exacts, qui contiennent de l’information sur les volumes des transactions effectuées pour les services fournis.



ServiceOttawa examine actuellement toutes les transactions qui sont traitées dans les CSC et vérifie les possibilités d’automatisation et d’intégration des données sur les transactions. Cette initiative se traduira par la mise en place d’un mécanisme permettant de générer des informations précises sur les volumes des transactions effectuées aux guichets d’ici la fin de 2014.



Recommandation 8

Que la Ville procède à une analyse des frais des services assurés par les CSC afin de rendre possible un recouvrement complet et adéquat des coûts.



La Ville procédera à une analyse des frais de service qui relèvent du mandat de ServiceOttawa d’ici la fin du deuxième trimestre de 2015 pour vérifier si les coûts appropriés sont entièrement recouvrés. Toutefois, ce travail ne sera entrepris qu’après la fin de l’analyse approfondie de la capacité en ETP (voir la recommandation 14) et la mise en œuvre du nouveau modèle de prestation de services au comptoir (voir la recommandation 16). Si les frais exigés devaient être modifiés, ServiceOttawa recommanderait au Conseil d’approuver les nouveaux frais.

Recommandation 9

Que la Ville se conforme à tous les aspects de la politique et des procédures sur les manipulations d’argent, y compris sur les plans de la surveillance et des contraventions.



Des améliorations ont été apportées aux processus pour assurer le respect continu de la politique et des procédures sur les manipulations d’argent, et les exigences relatives au respect de cette politique et de ces procédures ont été communiquées au personnel. Il est question, notamment, des procédures à suivre pour les commandes de pièces de monnaie, l’utilisation de la salle des recettes et le comptage des espèces lors du changement de mains. Les problèmes d’impression des bordereaux ont été résolus grâce à l’introduction du nouveau système de caisse enregistreuse.

Dans le cadre d’un programme d’assurance de la qualité récemment mis sur pied, la conformité aux procédures du Service et municipales fait l’objet d’une surveillance mensuelle visant à relever les secteurs dans lesquels la prise de mesures pourrait s’imposer.

La direction procède à un examen de la répartition des tâches et, conformément à la politique et aux procédures sur les manipulations d’argent, collaborera avec le Service des finances afin de proposer de nouvelles mesures d’atténuation à prendre lorsque la séparation des tâches ne se révélera pas pratique. La direction mettra également en œuvre une politique sur le remboursement à l’échelon du service, qui tient compte des diverses exigences des responsables des processus administratifs. Grâce à la création d’une politique pour le remboursement à



l’échelon du service, les CSC pourront se conformer à cet aspect de la politique et des procédures sur les manipulations d’argent. L’examen de la question de la répartition des tâches sera terminé et la politique sur le remboursement à l’échelon du service sera mise en œuvre d’ici la fin du quatrième trimestre de 2013.

Enfin, le Service des finances a prévu dans son plan de travail la réalisation d’un examen annuel de la conformité à la politique et aux procédures sur les manipulations d’argent à certains sites. Le dernier examen date de l’automne 2012.

Recommandation 10

Que la Ville gère les articles en stock de façon adéquate.



La direction a mis en place une fiche pour le contrôle quotidien de l’inventaire des licences de mariage et des jetons de stationnement à chacun des CSC. La direction considère cette recommandation comme ayant été mise en œuvre.

Recommandation 11

Que la Ville mette à jour ses politiques, procédures et processus afin d’optimiser l’utilisation des fonctionnalités et des caractéristiques du nouveau système de caisse enregistreuse et de réaliser des gains potentiels sur le plan de l’efficacité et l’efficience opérationnelle.



La politique et les procédures sur les manipulations d’argent ont été mises à jour en janvier 2013, et l’information relative à cette mise à jour a été communiquée à l’ensemble du personnel. En outre, le personnel du CSC a reçu une formation sur le nouveau système de caisse enregistreuse lorsque ce dernier a été déployé en 2012. En 2013, pendant que le projet de système de caisse enregistreuse passe en mode à long terme, le personnel continuera de surveiller le rendement de ce nouveau système et de produire des rapports à cet égard. La direction considère cette recommandation comme ayant été mise en œuvre.

Recommandation 12

Que la Ville termine l’élaboration d’un programme d’assurance de la qualité pour surveiller et évaluer la qualité des services offerts au public ainsi que produire des rapports à cet égard.





Un programme d’assurance de la qualité des services au comptoir a vu le jour en novembre 2012. Ce programme permet d’assurer le suivi et le contrôle de l’expérience que la clientèle et les résidents ont des services au comptoir par l’entremise d’un programme de surveillance des agents, de sondages sur la satisfaction de la clientèle, d’un programme de client mystère et d’enquêtes menées dans les points de service. Les agents reçoivent les résultats de leur suivi de même qu’un accompagnement quant aux possibilités d’amélioration personnelle qui s’offrent à eux. En plus des résultats propres à chaque agent, la direction reçoit les résultats pour l’ensemble de la Direction, lesquels jettent un éclairage sur les possibilités d’amélioration continue de portée plus vaste et les formations requises. La direction considère cette recommandation comme ayant été mise en œuvre.

Recommandation 13

Que la Ville propose et mette en œuvre des solutions pour promouvoir les interactions à distance et les autres modes de prestation de services dans tous les secteurs de la Ville.



ServiceOttawa procède actuellement à un examen des services offerts aux guichets des centres du service à la clientèle. La première phase du projet permettra de décider des services qui seront automatisés et transférés vers le mode de prestation en ligne. Cette phase se terminera d’ici la fin du deuxième trimestre de 2013. La dernière phase du projet sera la mise en œuvre de ces services au comptoir à Ottawa.ca. Le plan de mise en œuvre pour la migration de ces services sera parachevé d’ici la fin de 2014.

Recommandation 14

Que la Ville officialise son modèle de déploiement du personnel afin d’optimiser la gestion et le fonctionnement efficaces et efficients des centres du service à la clientèle.



La direction examine et valide actuellement la capacité des centres du service à la clientèle.

ServiceOttawa parachèvera les calculs de l’analyse de la capacité en ETP. Ces calculs tiendront compte des volumes des transactions traitées en 2012. La



direction ne pourra confirmer l’existence de 13 ETP excédentaires (d’une valeur d’environ 800 000 dollars) que lorsqu’on aura parachevé les calculs de l’analyse de la capacité en ETP mentionnés à la recommandation n° 16.

ServiceOttawa mettra au point un modèle de prestation de services au comptoir pour maximiser l’efficacité de la prestation tout en maintenant l’accès aux services municipaux. Ce nouveau modèle inclura un examen des services fournis et du lieu de prestation. Si ce modèle prévoit des changements importants en regard du modèle de prestation actuel, les changements recommandés seront présentés au Conseil aux fins d’approbation. Ces travaux se termineront d’ici la fin de 2014.

Recommandation 15

Que la Ville surveille les niveaux de services offerts au public, y compris le niveau d’effort consenti et les connaissances nécessaires et évalue l’utilisation qui est faite du personnel dans le but de trouver des moyens de réaliser des économies.



Comme il est indiqué dans la réponse de la direction à la recommandation 14, la direction examine et valide actuellement la capacité des centres du service à la clientèle et elle évalue l’utilisation du personnel en tant que main-d’œuvre interfonctionnelle pour la prestation de services tant par téléphone qu’en personne. Cet examen se terminera d’ici la fin de 2014.

Recommandation 16

Que la Ville parachève les calculs de l’analyse de la capacité en ETP et procède à une rationalisation des effectifs et des emplacements des CSC et qu’elle examine notamment la possibilité de fermer certains centres.



Comme il est indiqué dans la réponse de la direction à la recommandation 14, la direction examine et valide actuellement la capacité des centres du service à la clientèle et parachèvera les calculs de l’analyse de la capacité en ETP. Ces calculs tiendront compte des volumes des transactions traitées en 2012 et d’un certain nombre de processus qui sont nécessaires pour la prestation des services aux résidents tels que les procédures d’ouverture et de fermeture, la saisie des statistiques de l’état civil, le traitement en temps opportun des demandes de renseignements qui ne donnent pas toujours lieu à une transaction en espèces, etc.



ServiceOttawa mettra au point un modèle de prestation de services au comptoir pour maximiser l’efficacité de la prestation tout en maintenant l’accès aux services municipaux. Ce nouveau modèle inclura un examen des services fournis et du lieu de prestation. Si ce modèle prévoit des changements importants en regard du modèle de prestation actuel, les changements recommandés seront présentés au Conseil aux fins d’approbation. Ces travaux se termineront d’ici la fin de 2014.

Recommandation 17

Que la Ville recouvre entièrement les coûts engagés pour les besoins des centres de services gouvernementaux auprès des gouvernements fédéral et provincial conformément aux accords établis.



La direction négocie actuellement avec les gouvernements fédéral et provincial, dont les services se partagent l’espace du centre de services gouvernementaux situé au 110 de l’avenue Laurier, afin de passer en revue et de mettre à jour le protocole d’entente et l’accord sur les niveaux de service actuellement en place. La Ville passera en revue l’ensemble des coûts engagés et inclura les recommandations du vérificateur dans ses négociations avec les gouvernements fédéral et provincial. Les mises à jour du protocole d’entente et de l’accord sur les niveaux de service seront achevées d’ici la fin de 2013.


D’après les informations présentées par la direction concernant le volume global estimé des transactions traitées aux CSC en 2011, nous estimons qu’il est possible, en améliorant l’efficacité des opérations, de réaliser des économies annuelles de 824 000 dollars au chapitre des coûts de personnel. Ce calcul repose sur l’économie potentielle de 13 ETP. La fermeture de certains centres pourrait également se traduire par d’autres économies associées aux coûts de fonctionnement non liés à la rémunération. Ce calcul doit être encore parachevé par la direction dans le cadre de ses calculs de l’analyse de la capacité en ETP.

Il semble que la Ville ait engagé des coûts pour les centres de services gouvernementaux, que nous estimons à 35 800 dollars, qui auraient pu être recouvrés auprès des gouvernements fédéral et provincial conformément à une entente établie.

L’incidence potentielle du recouvrement de l’ensemble des coûts pour les secteurs dans lesquels ces coûts n’ont pas été entièrement recouvrés n’a pas été quantifiée.



Conclusion

Les sept centres du service à la clientèle ont été établis au moment de la fusion des municipalités. Depuis lors, les trois centres situés en zone rurale, qui étaient ouverts cinq jours par semaine, ne le sont plus qu’un jour par semaine. De ce fait, les ressources des CSC sont réparties entre sept emplacements, ce qui risque d’occasionner une perte de productivité et d’empêcher les centres de soutenir pleinement une prestation de service efficace et efficiente et l’excellence du service. Nous estimons, après avoir examiné les volumes et la nature des transactions, qu’il serait possible de réaliser des économies, dans l’immédiat et à l’avenir, en réduisant le nombre de CSC. Ces économies s’ajouteraient à celles découlant du transfert des transactions traitées dans les CSC vers des services en ligne ou, encore, aux économies découlant d’autres gains d’efficience associés aux systèmes et aux processus.

Bien que nous ayons constaté que des initiatives étaient en cours pour améliorer les processus et les systèmes des CSC, l’excellence du service et les interactions à distance, certains problèmes ont été relevés. Parmi ceux-ci figurent les suivants : l’absence d’évaluation du risque opérationnel à l’échelon du centre du service à la clientèle; la présentation de données sur le rendement incomplètes et inexactes au Conseil et aux résidents; les ressources humaines et l’utilisation des effectifs n’ayant pas fait l’objet d’une surveillance continue afin de rendre possibles la recherche et la réalisation d’économies potentielles; le non-respect de la politique et des procédures de la Ville sur les manipulations d’argent.

Les résultats du sondage sur la satisfaction de la clientèle mené par la direction en 2011 ont montré que les catégories de réponses relatives à la rapidité, à la satisfaction des besoins exprimés, à l’accessibilité (avenue Laurier seulement) et à la satisfaction à l’égard du service à guichet unique (avenue Laurier seulement) étaient associées à des taux d’insatisfaction supérieurs à 10 %. À notre avis, ces taux d’insatisfaction sont élevés.

Remerciements

Nous tenons à remercier la direction pour la coopération et l’assistance accordées à l’équipe de vérification.


5.5 Vérification de la surveillance de la construction

RÉSUMÉ

Introduction

La vérification de la surveillance de la construction a été inscrite dans le plan de vérification de 2012 du Bureau du vérificateur général (BVG), approuvé par le Conseil municipal le 14 décembre 2011.

Contexte

Les membres du Conseil ont porté neuf projets à l’attention du vérificateur général pour qu’il en fasse l’examen. Les projets à examiner ont en grande partie été réalisés en 2010 et en 2011, sauf deux qui se sont déroulés en 2004 et en 2006. Les échantillons de projets ont été sélectionnés parmi ceux qui ont été réalisés en 2011 et en 2012.

Objectifs de la vérification

Objectif 1 - Examiner et évaluer les méthodes et les processus associés aux procédures de surveillance de la construction utilisées par la Ville.

Critères

Examen des documents d’appel d’offres

Examen du processus d’appel d’offres, y compris les projets de conception/construction

Procédures de sélection des entrepreneurs

Examen des documents contractuels

Dossiers administratifs en matière de construction

Affectation des gestionnaires de projet, des superviseurs de projet et des inspecteurs

Procédures et tâches en matière d’inspection de la construction

Procédures pour la gestion des demandes de modification et des commandes de travaux supplémentaires

Procédures des processus de réclamation

Vérification de la surveillance de la construction


Objectif 2 - Déterminer si les méthodes et les processus sont cohérents avec les politiques, les procédures, les lois et les règlements pertinents et y sont conformes.

Critères

Procédures de gestion de projet

Procédures de transfert de projet de la conception à la construction

Processus d’appel d’offres


Processus d’administration des contrats

Contrôle des coûts

Gestion des demandes de modification et des commandes de travaux supplémentaires

Procédures d’inspection

Gestion des réclamations des entrepreneurs

Objectif 3 - Examiner neuf projets précis et les problèmes particuliers portés à l’attention du vérificateur général par les membres du Conseil afin de déterminer s’ils sont conformes aux politiques, aux procédures, aux lois et aux règlements pertinents.

Critères

Examen de projets précis et des problèmes indiqués par les conseillers

Choix du type de contrat






Procédures de contrôle et d’assurance de la qualité

Gestion des réclamations




Objectif 4 - Examiner un échantillon de dix projets de construction réalisés en 2011 afin de déterminer s’ils respectent les politiques, les procédures, les lois et les règlements pertinents.

Critères

Examen d’un échantillon de dix projets

Choix du type de contrat






Procédures de contrôle et d’assurance de la qualité

Gestion des réclamations


Portée de la vérification

La portée de la vérification consistera à examiner le processus de surveillance de la construction utilisé pendant la réalisation de projets d’immobilisations de la Ville.

Les vérificateurs ont examiné les projets suivants, lesquels ont été portés à l’attention du vérificateur général par les conseillers. L’examen a été axé sur les préoccupations suivantes des conseillers.

Transitway – Installation de plaques d’égout le long des voies de circulation et là où passent les roues des autobus.

Hornets Nest, Gloucester – Examen du coût par rapport à la taille du projet; examen du processus d’approvisionnement.

Remplacement du pont Townline, structure 433080 – Un entrepreneur au rendement médiocre a obtenu le contrat; projet antérieur non réalisé dans les délais; augmentation du risque pour la Ville. Il convient de noter que ce projet a été achevé en 2004.

Pont Cavanagh (chemin John Shaw), structure 433040 – Contrat octroyé au même entrepreneur que pour la structure 433080; les problèmes sont les mêmes. Il convient de noter que ce projet a été achevé en 2006.

Ponceau du chemin Dunrobin, structure 338180 – Le ponceau a été inondé, réparé, inondé de nouveau, puis a été remplacé complètement en 2011.



Reconstruction de l’avenue King Edward – Préoccupations relatives à des fissures dans les sous-sols d’un certain nombre de propriétés.

Remplacement de la conduite d’eau principale de l’avenue Woodroffe – Une rupture de la conduite principale a eu lieu en janvier 2011, mais les travaux n’ont débuté qu’en avril 2011. La préoccupation est de savoir si les travaux auraient pu être réalisés en hiver ou au début du printemps. Les travaux effectués en été ont dérangé les résidents, notamment les restrictions de l’approvisionnement en eau en raison du service d’aqueduc temporaire.

Modernisation de l’aréna John-Leroux (Stittsville) – La réparation du toit a été retardée jusqu’à la fin de 2009 parce que les matériaux de couverture ne seraient pas s’adapter à la courbure du toit. Les travaux ont été finalement achevés en 2010. Il convient d’évaluer l’utilisation du modèle conception-construction par rapport au modèle classique conception-soumission-construction.

Complexe récréatif Goulbourn – L’ajout d’une patinoire débuté en 2011 a été achevé en 2012. On soulève des questions quant à l’assurance et au contrôle de la qualité et aux répercussions possibles sur la garantie du projet.

Pour établir le contexte de l’ensemble du processus d’examen des projets soulignés par les conseillers, les dix projets suivants, achevés en 2011 et en 2012, ont été examinés; ceux-ci représentent des travaux de construction d’une valeur totale de 123 766 000 $ soit environ 11 % de la valeur totale du budget des projets réalisés dans la ville en 2011. Les dix projets examinés comprennent des projets de petite, de moyenne et de grande envergure. Les projets suivants ont été sélectionnés pour constituer un échantillon représentatif à partir de ces critères.

Figure 1 : Sélection des projets passés en revue

Par Services d’infrastructure

Projets Estimation du Coût des projets à l'achèvement

(milliers $)

1

Prolongement de la partie sud-ouest du Transitway (nord), Phase 1 - de Fallowfield à Berrigan

17 568 $

2

Remplacement de la conduite d’eau principale de l’avenue Woodroffe (de Baseline à Navaho)

4 827 $

3

Chemin Sandridge (du ch. Hillsdale à l’av. Merriman) - route, conduites d’eau et d’égout

8 000 $

4 Agrandissement du Théâtre Centrepointe 11 850 $

5 Égout collecteur de Nepean-Ouest - remise en état par chemisage 3 800 $

6 Station de pompage de l’eau de la promenade Campeau 3 500 $

7

Prom. Strandherd (de Crestway à Prince of Wales), y compris l’élargissement de Prince of Wales

35 000 $



Projets Estimation du Coût des projets à l'achèvement

(milliers $)

8

Conduite principale reliant 3W - Phase 1, partie 1 (de la promenade de l’Outaouais à Moodie)

32 000 $

9 Égout collecteur de Cave Creek, Phase 1 (de Harmer à Faraday) 6 000 $

10

Reconstruction du carrefour giratoire sur Prince of Wales à la hauteur de la Ferme expérimentale centrale

1 221 $

Coût total des projets passés en revue 123 766 $

Les demandes de modification ont été examinées dans les projets énumérés à la figure 1 et cinq des projets soulevés par les conseillers, où des demandes de modification étaient applicables. Au totale les demandes de modification de 15 projets ont été examinées.

Dans tous les projets, la vérification a permis de comparer les coûts aux autorisations.

La vérification englobait les tâches suivantes.

Examen du cadre législatif.

Examen des politiques, des procédures, des normes et des pratiques de la Ville.

Examen des procédures, des normes et des pratiques de l’industrie.

Examen des données de base.

Obtention et examen de tous les dossiers associés au projet.

Tenue d’entrevues avec les personnes participant aux différents projets.

Tenue de visites des lieux au besoin.

Préparation du rapport préliminaire pour la vérification des faits.

Tenue d’entrevues supplémentaires pour la confirmation des problèmes au besoin.

Présentation du rapport préliminaire à la direction à des fins d’examen.


Constatations générale

Les constatations qui suivent sont liées aux objectifs de vérification no 1 (examiner et évaluer les méthodes et les processus associés aux procédures de surveillance de la construction utilisées par la Ville) et n° 2 (déterminer si les méthodes et les processus sont cohérents avec les politiques, les procédures, les lois et les règlements pertinents, et y sont conformes).



1. La Ville utilise, pour les services de construction, un processus d’approvisionnement qui prévoit la publication d’appels d’offres pour les travaux. Le processus d’approvisionnement est régi par la Direction de l’approvisionnement. Les appels d’offres pour les projets de construction sont envoyés à l’Association de la construction d’Ottawa (ACO), qui les publie et gère la distribution des documents d’appel d’offres aux entrepreneurs intéressés. Les invitations à soumissionner ne sont pas publiées sur d’autres sites de diffusion d’appels d’offres, sauf si le projet exige la participation d’entrepreneurs hautement spécialisés, auquel cas la Ville utilise MERX1.

2. Les projets publiés par l’ACO peuvent être consultés sur place ou en ligne par les membres de l’ACO. Les non-membres peuvent acheter les documents d’appel d’offres à un coût plus élevé que celui exigé des membres. La Ville a affirmé que les appels d’offres étaient publiés dans Link2Build, un nouveau site utilisé à cette fin par l’ACO depuis 2012. Link2Build est un site Web qui publie les appels d’offres (principalement pour des projets de construction non résidentiels) des associations locales et régionales de construction du Canada. Pendant la vérification, on a examiné le fonctionnement du processus d’invitation à soumissionner pour les non-membres – inscription et téléchargement de documents pour un projet. Le processus était clair et relativement simple.

3. Les renseignements fournis par l’ACO révèlent que, pour environ 9 % de tous les appels d’offres des Services d’infrastructure (110 sur 1271), des entrepreneurs de l’extérieur d’Ottawa et des environs (au-delà de 50 km des limites de la ville) ont demandé les documents de soumission. Parmi ceux-ci, cinq contrats ont été attribués à des entrepreneurs de l’extérieur d’Ottawa et des environs, soit moins de 1 % de la valeur totale des contrats de construction octroyés par la Ville (363 200 000 $).

4. Ce qui soulève des préoccupations avec la méthode de publication des appels d’offres, c’est que la Ville ne publie ses appels d’offres que par l’entremise de l’ACO (qui publie dans Link2Build, comme susmentionné), ce qui fait en sorte que les appels d’offres n’obtiennent pas une grande diffusion à l’extérieur d’Ottawa. Les appels d’offres profiteraient d’une plus grande diffusion s’ils étaient publiés dans des sites plus généraux, comme MERX. On peut s’attendre à ce qu’une plus vaste diffusion des appels d’offres de la Ville se traduise par le dépôt d’un plus grand nombre de soumissions. On peut également s’attendre à ce que cela entraîne une baisse des prix pour les contrats de la Ville. Il convient de noter que la Ville utilise MERX pour d’autres invitations à soumissionner, y compris des demandes de propositions et d’offres à commandes qui ne sont pas en lien avec la construction.

1 MERX est un service électronique d’appels d'offres bien établi et bien connu de portée

pancanadienne qui existe depuis 1997.



5. Dans son rapport annuel au Conseil, la Direction de l’approvisionnement analyse les pouvoirs délégués pour déterminer les contrats attribués à des entreprises locales ou exécutés par ces dernières. Selon le rapport annuel, après ajustements pour éliminer les produits ou les services qui ne sont pas disponibles localement (p. ex. les autobus ne sont pas fabriqués à Ottawa, pas plus que le sel de voirie), environ 94,5 % de chaque dollar d’approvisionnement annuel de la Ville a été dépensé à Ottawa et dans les environs.

Figure 2 : Analyse des approvisionnements locaux, par trimestre Par Direction de l’approvisionnement

T1 : 2011

T2 : 2011

T3 : 2011

T4 : 2011

AVANT d’éliminer les achats non disponibles localement :

69,6 % 85,7 % 78,9 % 80,7 %

APRÈS avoir éliminé les approvisionnements non disponibles localement :

91,4 % 92,9 % 97,6 % 93,7 %

Figure 3 : Ventilation géographique des fournisseurs pour les contrats de

2009 à 2011 octroyés en vertu de pouvoirs délégués Par Direction de l'approvisionnement

2011 2010 2009

Région Valeur en dollars % du total Valeur en dollars % du total Valeur en dollars % du total

Ottawa et

environs 898 901 307 $ 94,5 % 754 027 060 $ 94,6 % 732 055 748 $ 95,4 %

Ontario 22 897 121 $ 2,4 % 18 187 233 $ 2,3 % 24 918 710 $ 3,2 %

Québec 10 522 412 $ 1,1 % 13 028 587 $ 1,6 % 5 796 562 $ 0,8 %

Toutes les autres 18 607 380 $ 2,0 % 12 077 843 $ 1,5 % 4 805 783 $ 0,6 %

Total 950 928 220 $ 100,0 % 797 320 723 $ 100,0 % 767 576 803 $ 100,0 %

La Direction de l’approvisionnement a effectué une analyse des « achats de produits locaux » en 2011 portant uniquement sur les contrats de construction. D’après cette analyse, 808 contrats de construction sur un total de 884 attribués en 2011 (91,4 %) l’ont été à des entreprises locales. Si l’on considère la valeur en dollars, ce pourcentage atteint 96,6 %.



Figure 4 : Analyse des « achats de produits locaux » des contrats de construction en 2011

Par Direction de l'approvisionnement

Région

Nombre de

contrats de

construction

Valeur en dollars % de la valeur en

dollars

Ottawa et environs 808 397 711 493 $ 96,6 %

Ontario 50 11 995 007 $ 2,9 %

Québec 21 1 845 407 $ 0,4 %

Autres 5 226 940 $ 0,1 %

Total 884 411 778 847 $ 100,0 %

6. Nous croyons qu’il est possible de réaliser des économies en publiant les invitations à soumissionner pour des projets de construction sur des sites largement utilisés et susceptibles d’atteindre un vaste public à l’extérieur d’Ottawa.

7. Les procédures utilisées par la Ville pour affecter les gestionnaires et les inspecteurs de projet sont semblables à celles utilisées dans d’autres municipalités ontariennes.

8. Les tâches concernant l’administration et l’inspection des contrats sont bien documentées dans le manuel d’inspection élaboré par les Services d’infrastructure.

9. Les projets examinés, à une exception près, ont été réalisés selon le modèle de marchés publics conception-soumission-construction. Le remplacement d’un ponceau sur le chemin Dunrobin a été réalisé selon un modèle temps et matériaux.

10. La Ville procède à une analyse des soumissions pour tous les appels d’offres en comparant le coût estimé établi avant l’appel d’offres aux différentes soumissions. Cette procédure est similaire à celle utilisée en général par les autres municipalités de l’Ontario.

11. La Ville utilise les documents contractuels officiels pour tous les contrats de construction examinés.



12. La désignation des gestionnaires de projet est assurée par le gestionnaire de la direction et le gestionnaire de programme, et ce, en fonction de l’expérience du gestionnaire de projet à l’égard des travaux prévus au contrat. Les inspecteurs sont choisis parmi un groupe d’inspecteurs et sont appuyés par des consultants au besoin, selon la charge de travail ou l’expertise exigée.

13. Règlement no 50 de 2000, Règlement sur les achats - Règlement municipal en matière d’acquisition de biens, de services et de travaux de construction par la Ville d’Ottawa. Comme il est indiqué sur le site Internet de la Ville, le Règlement sur les achats a pour but d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix dans l’acquisition de biens, de services et de travaux de construction par la Ville tout en assurant un traitement équitable de tous les fournisseurs. Le principe directeur du processus d’approvisionnement veut que les acquisitions soient effectuées par voie concurrentielle ouverte, transparente et équitable à l’égard de tous les fournisseurs. La présente vérification porte sur l’application du Règlement au processus d’achat de services de construction.

14. Le manuel du gestionnaire de projet contient des orientations et des directives précises sur les exigences concernant les appels d’offres pour les projets. La Direction de l’approvisionnement assure une coordination avec l’Association de la construction d’Ottawa pour publier les demandes de soumission, et le gestionnaire de projet est mis à contribution au cours de la période de soumission.

15. Le manuel du gestionnaire de projet précise les mesures à prendre lorsque l’administration et l’inspection de travaux de construction sont réalisées par un consultant.

16. Le manuel du gestionnaire de projet contient également des directives au sujet de questions pouvant être soulevées pendant les processus d’appel d’offres et pour les addenda.

17. À la clôture de l’appel d’offres, la Ville passe en revue les offres afin de relever les erreurs d’écriture, puis les compare aux estimations et au budget. On tente de trouver une explication logique aux écarts importants dans les prix unitaires.

18. Le choix de l’entrepreneur est effectué en fonction de la méthode de sélection indiquée dans la demande; dans le cas de projets examinés, la méthode de sélection reposait sur l’offre recevable du soumissionnaire moins-disant.

19. La Ville ne dispose pas de politique et de procédures permettant l’évaluation explicite du rendement antérieur des entrepreneurs sur des contrats municipaux précédents lorsque vient le temps de décider de l’attribution d’un nouveau contrat. La Ville affirme qu’un processus de préqualification est mis en œuvre pour les grands projets complexes et qu’elle a le droit de demander qu’un entrepreneur démontre qu’il a réalisé avec succès des projets d’une envergure et d’une complexité similaires. Cependant, la Ville n’a pas toujours recours à ces



méthodes et ne tient pas explicitement compte du rendement antérieur dans l’évaluation des soumissions. En conséquence, les contrats sont attribués au soumissionnaire moins-disant si celui-ci répond aux exigences obligatoires indiquées dans l’appel d’offres, y compris les exigences en matière de cautionnement et d’assurance.

20. La Ville a élaboré un document pour préparer les rapports sur le rendement des fournisseurs au cours d’un contrat. Toutefois, si l’entrepreneur termine le contrat sans manquement, il devient admissible pour soumissionner sur des contrats futurs de la Ville; même si le processus contractuel est marqué par des difficultés, des retards et des coûts supplémentaires attribuables au rendement médiocre de l’entrepreneur. La seule sanction considérée est la radiation du fournisseur, par la Direction de l’approvisionnement, de la liste des soumissionnaires pour les projets de la Ville. Il faut disposer d’une méthode d’évaluation du rendement qui sera utilisée dans l’évaluation des possibilités de soumission futures afin de distinguer les entrepreneurs qui ont un bon rendement de ceux dont le rendement est médiocre.

21. Il faut documenter le rendement antérieur des entrepreneurs et mettre en place un système de notation pour que la Ville puisse tenir compte du rendement antérieur de l’entrepreneur lorsque celui-ci est en compétition pour un nouveau projet. La Ville dispose actuellement d’un formulaire d’évaluation du rendement des entrepreneurs; ce formulaire est inclus à l’annexe X-2 du manuel du gestionnaire de projet. Ce formulaire, après quelques modifications, constituerait un excellent point de départ pour l’évaluation du rendement des entrepreneurs, tel que mentionné au point précédent. Nous notons que le formulaire d’évaluation du rendement des entrepreneurs n’a été trouvé que dans les dossiers d’un seul projet (pont Townline) et qu’il était absent des dossiers des autres projets examinés.

22. Les fonctions d’administration des contrats sont bien documentées et sont suivies par les gestionnaires de projet.

23. L’examen des demandes de modification dans les divers projets examinés a démontré que la Ville a une bonne méthode de freins et de contrepoids pour confirmer la nécessité d’une telle demande, examiner les montants proposés par l’entrepreneur et négocier au besoin un juste prix pour le montant correspondant à la demande.



24. De façon générale, la valeur des demandes de modification pour les nouveaux projets de construction devrait osciller entre 2 et 3 % de la valeur du contrat pour les projets très bien coordonnés; toutefois, les valeurs moyennes peuvent atteindre 5 %. Dans le cas des projets qui constituent des agrandissements de bâtiments, la valeur des demandes de modification devrait être plus élevée. Dans le cas des grands travaux de génie civil, tels que les routes, les conduites d’eau principales, les égouts et les ponts, les valeurs acceptables des demandes de modification sont comprises entre 5 et 10 % de la valeur du contrat. Les demandes de modification sont habituellement requises en raison des conditions rencontrées sur le chantier. La plage des valeurs généralement acceptées a été établie par un architecte principal cumulant plus de 20 ans d’expérience et utilisée à titre d’expérience type. Construction Delay Claims, B. Bramble et M. Callahan, Construction Law Library, 2005, p. 5-26, précisent que les demandes de modification peuvent varier de -5 à 10 %. The Architect’s Handbook of Professional Practice, 1994, de l’American Institute of Architects (AIA) stipule que la valeur des demandes de modification pourrait atteindre 7 %. Le document des pratiques exemplaires de l’AIA, Managing the Contingency Allowance, David Hart, 2007, mentionne qu’une valeur de 5 % est couramment utilisée. Columbia University Facilities (http://facilities.columbia.edu) parle d’une plage de 5 à 10 %. En outre, la plage acceptable pour les demandes de modification peut être corroborée par la plage habituelle des fonds pour éventualités qui sont prévus dans les projets de génie civil.

25. L’examen des demandes de modification présentées pour les divers projets examinés a révélé que plusieurs de ces demandes découlaient de problèmes ou d’erreurs de conception ou, encore, d’omissions. Les travaux effectués conformément à une demande de modification coûtent généralement plus cher que les mêmes travaux effectués conformément à une soumission originale. Cette hausse des coûts s’explique par le fait que l’entrepreneur facturera le plein prix pour le travail, les matériaux et les équipements qui seront requis puisqu’il n’y a aucun concours et que l’entrepreneur peut prendre une marge de 15 % sur les coûts dans le cas des travaux qu’il effectue lui-même ou de 10 % pour les travaux effectués par un sous-traitant pour les frais généraux et le profit. Les pourcentages de majoration ont été déterminés à partir des demandes de modification examinées dans le cadre de la présente vérification. En revanche, dans une soumission, les frais généraux et le profit de l’entrepreneur sont répartis dans l’ensemble des éléments du projet.

26. Dans certains cas, le coût total de la demande de modification était le résultat d’erreurs et d’omissions de la part du consultant. La Ville a payé la totalité de ces coûts, sans exiger du consultant qu’il assume les coûts supplémentaires.



27. Dans deux des projets examinés, le gestionnaire de projet a comptabilisé les demandes de modification par catégories (p. ex. erreurs et omissions au moment de la conception, coordination, demande du propriétaire, conditions du site et autres). Une telle façon de procéder facilite les choses lorsque vient le temps d’établir les montants pouvant être recouvrés auprès des consultants. Il convient de noter que ce ne sont pas tous les gestionnaires de projet qui procèdent ainsi. Ce processus devrait être appliqué par tous les gestionnaires de projet.

28. La figure 5 résume les coûts des demandes de modification des différents projets et la portion des coûts attribuable à des erreurs et à des omissions au moment de la conception de la part des consultants. Des détails supplémentaires sur chaque demandes de modification pour chaque projet sont présentés à l'annexe A du rapport intégral.

29. La valeur des demandes de modification semble indiquer qu’il pourrait y avoir des problèmes. Cette question sera étudiée plus en profondeur dans notre vérification des Services d’infrastructure de 2013.

Figure 5 : Montants prévus aux contrats et demandes de modification

Nom du projet Montant initialement

prévu au contrat

Montant des demandes de modification

Pourcentage des demandes

de modification par rapport au

montant initialement

prévu au contrat

Partie de la demande de modification payée par la

Ville en raison d’erreurs de conception

1 Pavillon du parc Hornets Nest, Gloucester

298 253 $ 35 097 $ 11,8 % 30 816 $

2 Pont Cavanagh 751 100 $ 167 918 $ 22,4 %

3 Remplacement de la conduite d’eau principale de l’avenue Woodroffe - ISD11-5046

4 110 700 $ 1 065 830 $ 25,9 %

4 Aréna communautaire John-Leroux (Stittsville)

493 300 $ 64 562 $ 13,1 %

5 Complexe récréatif Goulbourn (deux patinoires)

6 635 000 $ 346 501 $ 5,2 % 50 562 $

6 Prolongement de la partie sud-ouest du Transitway

12 457 000 $ 1 196 238 $ 9,6 % 696 881 $

7 Conduite d’eau principale de l’avenue Woodroffe - ISB09-6001

6 327 937 $ 246 716 $ 3,9 %

8 Reconstruction du chemin Sandridge et chemin Hillsdale

6 878 000 $ 248 026 $ 3,6 %

9 Agrandissement du Théâtre Centrepointe

9 343 824 $ 424 159 $ 4,5 % 63 292 $

10 Remise en état de l’égout collecteur de Nepean-Ouest

3 470 297 $ 595 180 $ 17,2 %



Nom du projet Montant initialement

prévu au contrat

Montant des demandes de modification

Pourcentage des demandes

de modification par rapport au

montant initialement

prévu au contrat

Partie de la demande de modification payée par la

Ville en raison d’erreurs de conception

11 Station de pompage de la promenade Campeau

4 478 000 $ 379 595 $ 8,5 % 198 075 $

12 Prolongement de la promenade Strandherd - ISB09-5009

14 892 000 $ 2 064 769 $ 13,9 % 660 470 $

13 Conduite principale reliant 3W, Phase 1, partie 1

11 867 325 $ 762 817 $ 6,4 % 30 204 $

14 Relocalisation de l’égout collecteur de Cave Creek

3 505 330 $ 367 888 $ 10,5 % 70 980 $

15 Carrefour giratoire de la prom. Prince of Wales

1 191 778 $ 57 560 $ 4,8 %

TOTAL DE TOUS LES PROJETS 86 699 844 $ 8 022 856 $ 9.3 % 1 801 280 $

Le pourcentage des demandes de modification ci-dessus associé à des erreurs et à des omissions correspond à 22 % de la valeur des demandes de modification.

30. La Ville n’applique pas une approche cohérente pour inciter les gestionnaires de projet à recouvrer auprès des consultants le coût des demandes de modification qui découlent d’erreurs et d’omissions au moment de la conception.

Projets dégagés par les conseillers

Les constatations qui suivent concernent les neuf projets qui ont été portés à l’attention du vérificateur général par les conseillers. Les projets ont été examinés conformément l’objectif de vérification no 3 et aux critères connexes.

Transitway

Le manuel de conception du Transitway (Transitway Design Manual), octobre 1993, contient des dispositions concernant l’emplacement des trous d’homme sur le Transitway et précise que les trous d’homme et autres dispositifs en métal ne doivent pas se trouver dans la partie carrossable du Transitway. Les lignes directrices en matière de conception des égouts (SDG 001) de novembre 2004 précisent qu’il « faut tenter d’éviter de placer les plaques d’égout là où passent les pneus des véhicules, sous réserve des exigences en matière d’emplacement des lignes directrices relatives à l’emplacement des appareils de service public dans l’emprise », qui ont préséance. L’examen des dispositions révèle que l’emplacement est adéquat. L’examen ponctuel du Transitway a révélé que la conception de ce dernier respectait ces dispositions.



Pavillon du parc Hornets Nest, Gloucester

1. Le projet a fait l’objet d’un appel d’offres conforme aux procédures standard de la Direction de l’approvisionnement. Les soumissions reçues variaient de 298 937 $ à 581 333 $. Le plus bas soumissionnaire a obtenu le contrat.

2. L’examen du coût de la construction démontre que le coût par mètre carré du bâtiment était de 2 310 $ (215 $/pi2). Selon la moyenne des coûts de construction par unité de surface de bâtiments semblables, le coût unitaire du bâtiment est compétitif.

3. Les demandes de modification associées à des erreurs ou à des omissions ont totalisé 30 816 $. Même si les travaux étaient nécessaires, le coût pour la Ville est plus élevé lorsque ceux-ci sont effectués en vertu d’une demande de modification que lorsqu’ils sont inclus dans l’offre initiale. Dans ce cas particulier, les coûts additionnels, calculés en fonction d’une majoration de 15 % pour frais généraux et marge de profit, s’établissent à 4 019 $ [30 816 $*(1-1/1,15)].

Remplacement du pont Townline

1. Le problème avec le présent contrat est de savoir si l’entrepreneur retenu a déjà exécuté des travaux pour la Ville et que son rendement n’a pas été pris en considération au moment de l’attribution du contrat. Les vérificateurs ont constaté que l’entrepreneur avait effectivement exécuté un contrat de remplacement de ponceau de moindre envergure pour la Ville et qu’il avait commis une grave erreur en établissant les élévations des assises du ponceau; cependant, les problèmes avaient été corrigés par l’entrepreneur à ses frais et sans frais pour la Ville.

2. Dans la soumission pour le pont en question, l’entrepreneur remplissait toutes les conditions indiquées, y compris le dépôt de soumission et une promesse de caution, et a par la suite respecté toutes les exigences en matière de cautionnement et d’assurance.

3. Au moment de l’achèvement du contrat, en juillet 2004, on a pu conclure que l’entrepreneur avait exécuté le travail de façon satisfaisante, mais qu’il n’avait pas respecté les échéanciers.

4. Les travaux ont été achevés en retard et la Ville a imposé des dommages-intérêts à l’entrepreneur, qu’il a déduits des paiements versés.

5. L’entrepreneur a poursuivi la Ville en 2007 relativement à une réclamation de coûts supplémentaires qui a été rejetée par la Ville. La cause est présentement devant les tribunaux.



Pont Cavanagh

1. Le contrat ISB04-7018 a été attribué en avril 2005 à la suite du remplacement du pont Townline (voir section 4.3.3). L’entrepreneur a commencé les travaux le 4 juillet 2005, les avait en grande partie terminés le 6 janvier 2006 et les a achevés le 27 juin 2006.

2. Au début du contrat, la Ville a discuté avec l’entrepreneur de problèmes liés à diverses lacunes, à un manque de rendement et à la supervision de contrats antérieurs effectués par l’entrepreneur. La Ville et l’entrepreneur ont convenu que le rendement de l’entrepreneur ferait l’objet d’un suivi pendant l’exécution du présent contrat.

3. La Ville a essayé de créer un formulaire d’évaluation officielle des entrepreneurs aux fins d’utilisation ultérieure en se fondant sur un formulaire semblable au formulaire d’évaluation du rendement des entrepreneurs qui est inclus dans le manuel du gestionnaire de projet.

4. La Direction de l’approvisionnement, de concert avec les services, a élaboré un document pour documenter les lacunes dans le rendement des fournisseurs, en soumettant les problèmes constatés aux échelons supérieurs. Le document contient des directives générales pour l’application des dispositions des contrats, y compris les avis de défaut et de résiliation de contrat. Toutefois, il s’agit d’un document général destiné à l’ensemble des processus d’approvisionnement de la Ville et qui n’est pas suffisamment spécifique à la construction.

5. Les procédures ne comprennent pas de méthode d’enregistrement du rendement antérieur des entrepreneurs pour les projets de la Ville, et il n’existe pas de méthode précise pour appliquer les évaluations du rendement des entrepreneurs pour un contrat donné aux processus de sélection ultérieurs pour les contrats de la Ville.

6. Le formulaire d’évaluation du rendement des entrepreneurs inclus dans le manuel du gestionnaire de projet pourrait servir de fondement pour l’évaluation des entrepreneurs. Cependant, nous avons remarqué qu’il ne se trouvait pas dans les dossiers des projets examinés lors de la vérification.

Ponceau du chemin Dunrobin

1. Le ponceau original comportait un tuyau en acier ondulé de 1,8 m de diamètre qui était passablement corrodé. En 2007, la Ville a pris des mesures pour le réparer en insérant un autre tuyau dans le tuyau en acier ondulé original afin de prolonger la durée de vie du ponceau. Ce processus d’installation d’un tuyau dans un autre tuyau s’appelle tubage.



2. Le 15 août 2010, l’eau est passée au-dessus de la route vis-à-vis du ponceau et une partie du remblai routier a été emporté par l’inondation. Le 11 avril 2011, l’eau est également passée par-dessus la route au cours d’un orage, ce qui a causé des dommages à la chaussée et à l’accotement en direction nord, bien que dans une proportion moindre qu’à l’occasion de l’inondation d’août 2010. Après l’inondation, des réparations d’urgence ont été effectuées sur la route, qui a été rouverte le 16 avril 2011.

3. Après l’inondation, une analyse hydraulique du ponceau a démontré que la doublure installée en 2010 avait réduit la capacité hydraulique du ponceau. Le consultant a recommandé que le ponceau soit remplacé par un plus grand.

4. Le 24 juin 2011, la route était inondée une troisième fois en moins d’un an. À cette occasion, la Ville a décidé de garder la route fermée et de remplacer le ponceau par un nouveau ponceau selon les recommandations hydrauliques du consultant et le tuyau que le fabricant pouvait livrer rapidement.

5. Les travaux de juin 2011 ont été effectués dans le cadre d’un contrat temps et matériaux par l’entrepreneur qui avait été appelé à réparer la route endommagée.

6. Les problèmes liés à ce projet sont que la réparation initiale (tubage effectué en 2007) n’avait pas été réalisée conformément aux procédures officielles qui doivent être respectées pour l’évaluation des options de renouvellement des ponts et des ponceaux. Les études d’hydrologie et les calculs hydrauliques n’étaient pas suffisamment approfondis pour permettre à la Ville de constater que la capacité hydraulique avait été réduite ou d’entrevoir les conséquences d’une réduction de la capacité hydraulique.

Reconstruction de l’avenue King Edward

1. Le projet comprenait la reconstruction de l’avenue King Edward et les rues s’y rattachant entre la rue York, la promenade Sussex et le pont Macdonald-Cartier. Les travaux comprenaient : le rechemisage du collecteur d’égouts sanitaires et pluviaux; la reconstruction des installations de service public souterraines; l’enlèvement de la chaussée, des travaux d’excavation, la mise en place de matériaux granulaires et l’asphaltage de la chaussée; la réparation de la structure Red Path; la démolition d’une structure et l’érection de trois structures murales paysagères à revêtement en pierre.

2. Dans le cadre du processus, la Ville a exigé que l’entrepreneur mène une étude des bâtiments et des structures qui pourraient être affectés par les vibrations et les activités de construction avant la construction.



3. L’entrepreneur a engagé une firme spécialisée pour effectuer l’étude préalable à la construction. La portée de l’étude préalable à la construction a été déterminée par l’entrepreneur et non par la Ville. Cette façon de procéder protège la Ville, car la responsabilité relative aux dommages incombe à l’entrepreneur. Il s’agit d’une procédure standard utilisée par pratiquement tous les maîtres d’ouvrage (la Ville en l’occurrence), ce dernier n’ayant pas de contrôle sur les méthodes et les activités de l’entrepreneur.

4. L’étude préalable à la construction de la firme spécialisée a porté sur 100 bâtiments; parmi ceux-ci, 44 ont fait l’objet d’une inspection à l’intérieur et à l’extérieur. Les 56 autres bâtiments n’ont été inspectés qu’à l’extérieur, les propriétaires refusant l’entrée aux représentants de la firme.

5. Les propriétaires de neuf bâtiments ont fait valoir que leurs immeubles avaient été endommagés par les travaux de construction. Des neuf bâtiments, quatre sont situés en dehors des limites de l’étude préalable à la construction.

6. Les propriétaires ont discuté de la question avec le gestionnaire de projet de la Ville, qui a transféré le dossier à l’entrepreneur. L’entrepreneur a pour sa part transféré le dossier à sa compagnie d’assurance.

7. Les problèmes associés à ce projet découlent du fait que les documents contractuels de la Ville transfèrent à l’entrepreneur la responsabilité des dommages qui surviennent au cours de la construction. Un certain nombre de propriétaires ont porté la question à l’attention du maire, qui a demandé au chef du contentieux d’examiner les documents contractuels. Le chef du contentieux a avisé les propriétaires fonciers que le dossier devrait être réglé avec l’entrepreneur.

8. Les propriétaires ne sont pas d’accord avec le fait que la Ville transfère à l’entrepreneur l’entière responsabilité et les risques de dommages causés par les activités de construction. La raison pour laquelle la Ville et pratiquement tous les autres maîtres d’ouvrage en Amérique du Nord transfèrent cette responsabilité est que la Ville n’a pas de contrôle ni de responsabilité à l’égard des méthodes et des procédures utilisées par l’entrepreneur.

9. Nous avons examiné les documents contractuels de plusieurs autres municipalités et du ministère des Transports. Dans tous les cas, ceux-ci utilisent les conditions générales des contrats de l’Ontario (spécifications standardisées de l’Ontario) qui transfèrent la responsabilité des dommages causés par l’entrepreneur à l’entrepreneur. Travaux publics Canada utilise un libellé similaire dans ses contrats.

10. Les dispositions du contrat de la Ville respectent les normes actuelles en matière de traitement des réclamations pour dommages. Le gestionnaire de projet a donc traité les réclamations pour dommages dus aux travaux de construction de façon appropriée.



Remplacement de la conduite d’eau principale de l’avenue Woodroffe

1. En 2007, la conduite d’eau principale de l’avenue Woodroffe s’est rompue au sud du chemin Hunt Club. En novembre 2008, la Ville a effectué une évaluation non destructive de l’état de la conduite d’eau principale à partir du chemin Hunt Club jusqu’au chemin Fallowfield, au sud. L’évaluation a révélé que 18 des 558 tuyaux inspectés (3,2 %) présentaient des fils de précontrainte rompus. On a effectué une analyse du risque de défaillance avec les données recueillies au cours de l’évaluation pour calculer le risque de défaillance des tuyaux cylindriques en béton précontraint et établir les priorités de réparation pour les pressions maximales. Les résultats de l’analyse du risque de défaillance, divulgués en février 2009, ont indiqué que des 18 tuyaux présentant des fils de précontrainte rompus, trois affichaient une priorité de réparation de niveau 1 (remplacement immédiat requis) et un, une priorité de réparation de niveau 2 (remplacement dans trois ans). Les 14 autres tuyaux affichaient une priorité de réparation de niveaux 3 et 4 (risque modéré et faible pour les cinq prochaines années).

2. La conduite d’eau de 1,2 m de diamètre de l’avenue Woodroffe s’est rompue le 14 janvier 2011 entre la promenade Medhurst et le chemin Hunt Club. Cette section de la conduite d’eau principale faite de tuyaux en béton précontraint a été installée en 1975 et en 1976.

3. La section de la conduite d’eau principale qui s’est rompue en janvier 2011 se trouve au nord du chemin Hunt Club. Elle a été construite avec le même type de tuyau que la section qui a connu un bris similaire à l’automne 2007, mais environ 1 à 2 ans plus tôt.

4. Le rapport d’analyse du risque de défaillance de février 2009 indique que les tuyaux affichant une priorité de réparation de niveau 1 et 2 présentent un risque de défaillance d’élevé à modérément élevé. Le rapport recommande que les quatre tuyaux affichant une priorité de réparation de niveau 1 et 2 soient excavés et inspectés à l’extérieur afin que l’on puisse confirmer le niveau de faiblesse et remplacer les tuyaux en conséquence.

5. Le rapport de l’analyse du risque de défaillance de 2009 définit les projets avec priorité de réparation de niveau 1 comme étant ceux où la pression maximale dans la conduite est supérieure à la pression qui produit la résistance ultime avec (priorité 1a) et sans (priorité 1b) contribution de la résistance du sol. Le bris peut survenir à tout moment. La réparation doit être effectuée dès que possible et dans les douze mois.

6. En conséquence, les tuyaux de priorité 1 auraient dû être remplacés au plus tard avant février 2010.



7. Les travaux de conception pour le remplacement des quatre tuyaux au sud du chemin Hunt Club (priorité 1 et 2) ont commencé en décembre 2009, le calendrier initial des travaux de construction débutant en octobre 2010, ce qui est de huit mois plus tard que prescrit en raison du risque de défaillance de priorité 1. Le calendrier de conception initial prévoyait la fin des travaux de conception et la préparation des documents d’appel d’offres avant juin 2010.

8. Lors d’une réunion de planification tenue le 12 janvier 2010, la Ville a décidé de reporter le projet, mais d’achever les travaux de conception au cas où une situation d’urgence l’obligerait à procéder aux travaux de remplacement. Le gestionnaire de projet a été informé de cette décision par un ingénieur principal chargé de la remise en état de la conduite d’eau principale le 19 mai 2010, lequel a précisé que le retard était attribuable à d’autres besoins potentiellement conflictuels pour le système, que les pressions sur les conduites d’eau principale et transitoires seraient surveillées par les Opérations et que la conception allait se poursuivre jusqu’à la fin advenant qu’une réparation d’urgence soit nécessaire. La Ville a indiqué que la décision de retarder la réparation était fondée sur d’autres risques pesant sur le système d’aqueduc qui n’auraient pas été relevés par le consultant qui a effectué l’inspection au moment de l’évaluation de la conduite. Les Services de gestion de l’eau potable ont effectué une analyse des pressions transitoires (analyse des pressions d’eau maximales) en 2009 afin d’évaluer la probabilité et l’ampleur des pressions transitoires qui pourraient imposer des contraintes aux tuyaux. La Ville a expliqué que la décision de reporter les réparations de priorité 1 reposait sur la gestion des risques pour l’ensemble du réseau d’aqueduc et que le contrat concernant les réparations sur l’avenue Woodroffe allait se poursuivre après l’achèvement de la conduite d’eau principale 2W/2C, laquelle deviendrait une troisième option pour alimenter le secteur.

9. Au moment de la rupture de la conduite d’eau principale, en janvier 2011, la mise en place de la conduite de la zone 2W 2C était en cours, et c’est pourquoi la Direction de la conception et de la construction de la Ville a étudié la possibilité de modifier le contrat afin d’inclure la section de la conduite d’eau principale au nord du chemin Hunt Club. Cependant, Gestion des biens et Gestion de l’eau potable ont proposé d’évaluer en premier l’état de la conduite d’eau principale de l’avenue Woodroffe afin de relever les points préoccupants. La portée de l’évaluation de l’état de la conduite de janvier/février 2011 était plus vaste que l’évaluation de l’état de 2008 et incluait la section allant de la promenade David jusqu’au chemin Hunt Club, en plus de la section évaluée en 2008 (du chemin Hunt Club jusqu’au chemin Fallowfield).

10. Le 24 février 2011, Gestion des biens a fourni à Conception et Construction-Ouest un document d’orientation fondé sur les conclusions de l’évaluation de l’état de la conduite. En comparant les évaluations de l’état de la conduite de



2008 et de 2011, on a constaté que le nombre de sections de tuyau présentant des ruptures de fils était similaire par kilomètre, mais qu’un plus grand nombre de tuyaux présentaient une détérioration plus grave. On a en effet constaté une augmentation importante de la détérioration du tuyau en béton précontraint de la conduite d’eau principale par rapport à 2008.

11. Le gestionnaire de projet, qui était au courant que le processus d’acquisition des tuyaux pourrait s’échelonner sur une longue période, a donc proposé l’achat des tuyaux auprès d’un fournisseur unique qui pourrait livrer la quantité requise de tuyaux dans les délais requis afin d’accélérer l’avancement des travaux. Il a demandé le prix des conduites de remplacement au fournisseur et a reçu sa réponse le 24 février 2011.

12. Le 1er mars 2011, le chef de projet a informé le fournisseur de tuyaux que la Ville lui achèterait les tuyaux et les accessoires requis. Le 10 mars 2011, le gestionnaire de projet a envoyé une autorisation du plan des dépenses estimatives (E-SPA) au Service des achats pour les tuyaux. Le gestionnaire de projet a mentionné dans le courriel que la Direction de l’approvisionnement avait été tenue au courant tout au long du processus, mais l’examen des dossiers n’a pas permis de trouver de documentation confirmant que c’était bel et bien le cas.

13. Le 16 mars, le service des achats a demandé au gestionnaire de projet pour quelle raison on avait opté pour un fournisseur unique et pourquoi le fournisseur en question avait été choisi. Les échanges sur le choix d’un fournisseur unique se sont poursuivis jusqu’au 30 mars, date à laquelle on avait décidé de procéder à un appel d’offres standard.

14. La correspondance révèle que, au moment de la rupture, en janvier 2011, la Ville avait réparé la conduite d’eau principale et envisageait d’aller en appel d’offres pour le remplacement requis des tuyaux restants en vue du début des travaux à l’automne de 2011. Cependant, l’évaluation de l’état de la conduite d’eau principale entre la promenade David et le chemin Fallowfield a révélé que des sections de la canalisation s’étaient dégradées considérablement depuis 2008 et qu’il y avait une détérioration similaire dans le segment situé au nord du chemin Hunt Club. D’après ces résultats, la Ville a décidé de ne pas remettre en service la section de conduite d’eau principale allant du chemin Knoxdale à la promenade Vaan jusqu’à ce que le remplacement prévu de la conduite d’eau principale ait été achevé. Ainsi, la Ville a décidé d’effectuer le remplacement de la conduite et les travaux de réparation dès que possible au lieu de remettre immédiatement la conduite d’eau principale en service et de risquer un autre bris.

15. Pendant que la conduite était hors service, l’alimentation en eau des zones de service de Barrhaven et de Riverside-Sud a été assurée par une conduite d’eau principale unique de 406 mm enfouie le long du chemin Merivale et complétée



par pompage. L’alimentation temporaire a répondu à la demande pendant cette période, mais la modélisation hydraulique a révélé qu’elle ne comblerait que 75 % de la demande journalière maximale.

16. À la fin de février 2011, les résultats de l’évaluation de l’état de la conduite et de la modélisation hydraulique ont démontré que les travaux d’installation ne pouvaient être reportés jusqu’à l’automne et que le projet devrait aller en appel d’offres dès que possible.

17. Un certain nombre d’autres modes de fonctionnement ou de réparation ont été examinés, y compris les réparations laissant le tuyau en place, comme le tubage ou le renforcement de la conduite. L’analyse a conclu que la solution à privilégier était de creuser une tranchée le long de l’avenue Woodroffe et de remplacer la conduite. Les autres options envisagées n’auraient raccourci l’échéancier des travaux que de deux semaines tout au plus, et l’état de conduite d’eau principale après ces travaux n’aurait pas été aussi satisfaisant.

18. En conséquence, il a fallu imposer une interdiction totale d’utilisation de l’eau à l’extérieur dans les secteurs de Barrhaven, de Riverside-Sud et de Manotick jusqu’à l’achèvement des travaux afin de ne pas mettre le réseau à sec, d’avoir à faire bouillir l’eau et d’être incapable de répondre aux exigences en matière de lutte contre les incendies.

19. L’examen des demandes de modification associées à ce projet a révélé que ces demandes étaient entièrement documentées et avaient été passées en revue par l’administrateur du contrat et le gestionnaire de projet. En règle générale, les demandes de modification étaient justifiées pour accélérer l’avancement des travaux.

20. La question de l’assistance policière aux intersections a soulevé des préoccupations : en raison de l’importance de la congestion sur l’avenue Woodroffe, il a fallu qu’un policier soit affecté à la circulation de façon quotidienne. L’offre initiale ne prévoyait pas le coût d’un agent en poste pour le projet. Les coûts supplémentaires se sont établis à 247 637 $, payés par la variation des quantités prévues à l’appel d’offres, et ce, au prix de l’appel d’offres. Les coûts totaux payés étaient de 313 638 $. L’examen des factures de l’entrepreneur pour 1140,5 heures de service d’un policier indique que le coût était de 214 346 $, à raison de 188 $/heure. L’entrepreneur a été payé 99 292 $, soit un supplément de 46 % sur le coût des services policiers.



21. Le chef de projet aurait dû négocier le coût de cet article, car il s’agissait manifestement d’une variation très importante des quantités, sans compter que les conditions générales du contrat contiennent des dispositions pour parer à de telles éventualités. En outre, le mode de paiement de l’article permet à l’entrepreneur de faire un profit sur un service fourni par un service de la Ville à un autre service de la Ville. En fait, la marge de profit est de 46 %, même si le nombre d’heures prévu au contrat n’est pas dépassé.

22. Plutôt que d’inclure un article avec des prix unitaires, la Ville devrait fournir une allocation pour le coût des services ne comportant qu’une marge pour frais d’administration pour l’entrepreneur. Il serait préférable que l’assistance policière aux intersections soit facturée directement à la Ville par le Service de police d’Ottawa.

Remplacement de la toiture de l’aréna John-Leroux (Stittsville)

1. Les plans de modernisation de l’aréna comprenaient le remplacement de la toiture actuelle. Les frais de conception ont totalisé 6 827 $.

2. Les dessins de conception montraient que le toit présentait une pente variable, allant de 10° près du faîte à 17,4º près de la bordure. Le cahier des charges exigeait un produit et un modèle précis pour la couverture et le bardage en tôle. Pendant le processus d’appel d’offres, un second fabricant a demandé d’être approuvé comme suppléant, ce qui fut fait dans un addenda.

3. Après l’attribution du contrat, l’entrepreneur a informé la Ville et le consultant que le fabricant de matériaux de couverture qu’il avait retenu (dans la liste des fournisseurs approuvés fournie dans les documents d’appel d’offres) lui avait indiqué que le type de toiture choisi ne pourrait être installé en raison de la courbure du toit de l’aréna.

4. Ce fabricant a proposé un autre produit de sa fabrication, qui serait plus approprié. La Ville a accepté cette solution, ce qui a entraîné des coûts supplémentaires en raison des différences de couleur et du revêtement supplémentaire requis. Cependant, ce nouveau produit n’a également pas pu être installé sur le toit.

5. La Ville, le consultant et l’entrepreneur ont travaillé pendant plusieurs semaines pour résoudre le problème et ont notamment construit des « maquettes » pour évaluer des solutions de rechange. L’entrepreneur estimait qu’un revêtement d’étanchéité pourrait convenir à la configuration du toit. En juin 2009, la Ville a convenu que l’idée du consultant ne pouvait être retenue et a demandé à l’entrepreneur de procéder aux travaux requis. Cependant, le calendrier des activités de l’aréna entrait en conflit avec les méthodes de travail de l’entrepreneur. En novembre 2009, la Ville a annulé la commande d’achat.



6. La Ville a envisagé la possibilité de poursuivre le consultant, mais n’a finalement pas donné suite.

7. En février 2010, la Ville a offert à l’entrepreneur de rétablir la commande d’achat, et le projet a été achevé en septembre 2010. Le concept proposé par l’entrepreneur en juin 2009 pour le revêtement d’étanchéité a finalement été utilisé.

8. Les travaux, reposant sur le plan de conception révisé de la toiture, ont été achevés en septembre 2010. Les coûts supplémentaires ont atteint 39 314 $ en raison du changement de système de couverture et des retards que celui-ci a engendrés.

9. Une analyse du calendrier du projet fait ressortir les points suivants.

Le consultant en conception n’a pas fait preuve de diligence raisonnable en ne vérifiant pas si le système de couverture présenté dans les documents d’appel d’offres pourrait être effectivement installé.

Le consultant en conception a refusé d’admettre que le système de couverture proposé ne pourrait être installé jusqu’à ce que l’entrepreneur et le fournisseur de matériaux de couverture aient démontré que l’installation de ce système n’était pas réalisable pour ce projet.

La Ville a envisagé la possibilité de demander au consultant un remboursement des coûts supplémentaires engendrés par le changement du système de couverture et les retards que celui-ci a engendrés, mais a décidé de ne pas donner suite à cette réclamation.

La Ville a mentionné avoir reçu les services du consultant sur un autre projet en compensation des frais payés par la Ville sur ce projet. Toutefois, l’étendue des services offerts en compensation n’est pas pleinement documentée.

Complexe récréatif Goulbourn

1. La construction des deux patinoires du complexe récréatif Goulbourn a débuté en janvier 2011. Le chef du service du bâtiment a délivré un permis d’occupation partielle le 29 mars 2012; le permis d’occupation définitif n’a pas été délivré.

2. D’après le calendrier établi initialement pour le projet en 2010, le contrat devait prendre fin en janvier 2012. Le calendrier des travaux fourni par l’entrepreneur pendant les étapes initiales du projet prévoyait que les travaux seraient terminés avant la fin de novembre 2011. En septembre 2011, il était évident pour l’entrepreneur que le projet ne pourrait pas être terminé conformément au calendrier initial. Un calendrier révisé a été présenté, avec une date d’achèvement prévue au 30 janvier 2012.



3. Les principales raisons de ce retard étaient imputables à des délais touchant la fabrication, la livraison et l’érection de la charpente en acier. Au départ, le fabricant ne voulait pas commencer les dessins d’atelier avant d’avoir reçu le dessin de charpente, signé et scellé, délivré en vue de la construction. Le calendrier initial était de 25 jours ouvrables, mais les travaux ont pris 75 jours. En outre, l’acier de construction a été livré sur le site avant l’inspection en atelier requise par le dossier contractuel, et certaines pièces présentaient des défauts. La Ville a fait inspecter l’acier reçu sur le chantier, et les défauts ont été corrigés par l’entrepreneur.

4. La Ville a imposé à l’entrepreneur des dommages-intérêts de 117 000 $ pour les retards en déduisant cette somme de trois paiements qu’elle lui a versés.

5. Le cabinet d’architecture et les entreprises de génie structurel, mécanique et électrique retenues par la Ville ont réalisé des inspections et des essais qui ont permis de fournir une évaluation générale de la construction. En outre, la Ville a retenu les services une société spécialisée pour l’inspection de l’acier de construction et des soudures et a réalisé une analyse du béton et du compactage, conformément aux pratiques courantes.

6. Un examen du dossier a révélé que toutes les anomalies constatées dans le bâtiment ont été corrigées avant le versement du dernier paiement.

7. Les principaux problèmes constatés en lien avec ce projet sont les suivants :

la relation avec le fabricant d’acier de construction a été conflictuelle dès le départ, et ce dernier n’a pas respecté les exigences du contrat;

l’acier de construction a été livré sans avoir fait l’objet de l’inspection requise en atelier, et certaines pièces présentaient des défauts (qui ont été corrigés sur le chantier).

Quelques projets examinés

Les constatations ci-après concernent dix projets qui ont été sélectionnés comme échantillon pour la présentation du contexte du processus global aux fins de l’examen des projets susmentionnés. Ces projets ont été examinés conformément à l’objectif de vérification no 4 et aux critères connexes.

Prolongement de la partie sud-ouest du Transitway (nord), phase 1

1. Ce projet comprend les travaux de prolongement de la partie sud-ouest du Transitway, de la promenade Berrigan jusqu’au chemin Oriska, le passage inférieur de la promenade Highbury Park et la station Longfield. La valeur contractuelle du projet, d’après l’appel d’offres, était de 12 457 000 $. La valeur des demandes de modification a atteint 1 196 238 $, pour une valeur totale finale du contrat octroyé de13 653 238 $.



2. Plusieurs demandes de modification présentées dans le cadre de ce projet découlaient d’une erreur dans les élévations des radiers des égouts pluviaux indiquée sur un dessin d’après exécution versé au dossier de la Ville. Les coûts supplémentaires ayant fait suite à ces modifications ont atteint 440 831 $.

3. La question à l’examen, dans ce projet, porte sur la précision des dessins d’après exécution et le fait que le consultant en conception aurait dû vérifier les radiers des égouts pluviaux étant donné l’importance cruciale de cette traverse. Il semble que la Ville n’a pas vérifié si elle pouvait recouvrer les coûts de ces travaux supplémentaires auprès des différents consultants.

4. Pendant la construction du passage supérieur Highbury, on a constaté que la roche présente à la hauteur des fondations prévues n’était pas adéquate. Cette constatation a exigé des travaux de prospection et d’analyse supplémentaires du substrat rocheux ainsi qu’une révision de la conception de la semelle. Les coûts des demandes de modification ont totalisé 86 132 $. Ces dépenses auraient pu être évitées si l’étude géotechnique avait été bien menée.

5. La Ville publie des documents d’appel d’offres standard pour les contrats à prix unitaires, qui incluent une coupe transversale type de la tranchée pour les conduits et systèmes d’égout (dessin standard n° S6). Cependant, la largeur indiquée sur les dessins de conception correspondait à celle d’une tranchée type pour deux égouts, contrairement aux données fournies sur le dessin standard. En conséquence, une demande de modification a été présentée pour les nouveaux travaux d’excavation requis. Les coûts des travaux d’excavation supplémentaires ont totalisé 18 069 $.

6. Au total, des demandes de modification totalisant 696 881 $ résultaient d’erreurs au moment de la conception. De ce montant, on estime que 559 174 $ peuvent être classés comme des paiements que la Ville a versés et qui auraient pu être évités au moment de la conception. Rien n’indique si la Ville a envisagé de recouvrer les coûts supplémentaires engagés auprès des consultants (consultant principal et sous-consultant en géotechnique).

Remplacement de la conduite d’eau principale de l’avenue Woodroffe (contrat de 2009)

1. Ce projet comprenait le remplacement d’une conduite d’eau principale en vue de la construction du Transitway sur le côté ouest de l’avenue Woodroffe, au sud du chemin Baseline. La valeur contractuelle du projet était de6 327 937 $.

2. Ce projet a progressé sans problème majeur. Treize demandes de modification totalisant 246 716 $ étaient imputables aux conditions du site ou à des exigences des Services de gestion de l’eau potable. La plus importante de ces demandes concernait la construction d’une nouvelle chambre de vanne et l’installation de la vanne, à la demande des Services de gestion de l’eau potable (166 509 $). Un



crédit de 50 000 $ a été appliqué en raison de l’abandon précoce de l’ancienne conduite d’eau principale.

Chemin Sandridge (entre le chemin Hillsdale et l’avenue Merriman)

1. Ce projet portait sur la reconstruction du chemin Sandridge, y compris le remplacement de la conduite d’eau principale et des égouts entre le chemin Hillsdale et l’avenue Merriman. La valeur contractuelle du projet était de 6 878 000 $.

2. Ce projet a progressé sans problème majeur. Les demandes de modification présentées au cours du projet, d’un total de248 026 $, sont imputables aux conditions du site ou à de nouvelles exigences du service des opérations. Hydro Ottawa a remboursé les coûts des demandes de modification qu’elle a présentées.

Agrandissement du Théâtre Centrepointe

1. Ce projet portait sur l’agrandissement du Théâtre Centrepointe sur une superficie de 2 630 mètres carrés. L’agrandissement comprenait un studio de répétition, de nouvelles loges, une aire de repos, une salle pour les bénévoles, un atelier, un quai de chargement intérieur et des salles d’entreposage ainsi qu’une rampe de chargement et un aménagement paysager. La valeur totale du contrat était de 9 343 824 $.

2. En tout, 129 demandes de modification ont été présentées, pour une valeur totale de 424 159 $, y compris un crédit de 80 995 $ en tant que solde des allocations (250 000 $) prévues au contrat. Certaines modifications étaient nécessaires pour la coordination des travaux de conception. Les modifications les plus importantes concernaient les changements qu’il a fallu apporter au toit afin de permettre le raccord de celui-ci au toit actuel, les changements qu’il a fallu apporter à une sous-station hydroélectrique ainsi que des articles spéciaux dont on a eu besoin vers la toute fin des travaux.

3. Les demandes de modification présentées ont représenté environ 4,5 % de la valeur totale du projet. En conséquence, on a conclu que la valeur des demandes de modification présentées pour ce projet était acceptable.

4. La valeur des demandes de modification découlant d’omissions sur les documents d’appel d’offres a atteint 62 949 $. Même si cette valeur est réputée se situer dans la marge de 3 % qui est acceptée dans l’industrie, le fait qu’il s’agissait d’omissions et non pas de modifications demandées à des fins de coordination doit être pris en considération.

5. Il convient de noter que le gestionnaire de projet du présent contrat a précisé, dans les demandes de modification, les raisons de chacune et a classifié ces demandes en prenant soin d’indiquer la nature des erreurs et des omissions



faites au moment de la conception. Cette précision est très importante du fait qu’elle pourrait faciliter le recouvrement des coûts.

6. Les travaux de construction ont progressé sans problème majeur et ont été achevés dans les limites du budget établi et de l’échéancier fixé.

Égout collecteur de Nepean-Ouest –- remise en état par chemisage

1. La remise en état de l’égout collecteur de Nepean-Ouest a été entreprise dans le cadre Fonds de stimulation de l’infrastructure (FSI) du gouvernement fédéral (Programme du fonds de stimulation économique). Initialement, ce projet devait être terminé en mars 2011. Cependant, étant donné le report de la date limite du programme par le gouvernement fédéral, le projet a été achevé en juin 2011.

2. Le contrat initial a été évalué à 3 470 297 $. Le projet a été élargi et prolongé lorsque le gouvernement fédéral a reporté la date limite du programme. Le contrat final a été évalué à 3 804 902 $.

3. Une surcharge d’égout majeure causée par l’utilisation du contrôleur en temps réel pour l’égout unitaire a entraîné des coûts additionnels de 221 346 $. L’inquiétude au sujet de cet incident est liée au fait que les plans de l’ouvrage de dérivation préparés par l’entrepreneur avaient été examinés par le gestionnaire de projet et Opérations.

Les documents relatifs au contrat auraient dû inclure un avertissement concernant l’utilisation d’un contrôleur en temps réel et son incidence possible sur l’égout collecteur de Nepean-Ouest.

Durant l’examen des plans de l’ouvrage de dérivation soumis par l’entrepreneur, Opérations aurait dû mentionner à l’entrepreneur que le tunnel pouvait être inondé durant un épisode pluvieux.

Bien qu’aucune modification aux plans de l’ouvrage de dérivation n’eût pu éviter le refoulement d’égout dans le tronçon visé de l’égout collecteur de Nepean-Ouest, si l’entrepreneur avait été informé de la possibilité d’une inondation, il aurait pu, en modifiant ses procédures, éviter les dommages au revêtement intérieur et à l’installation de dérivation qui ont été causés par l’inondation.

4. Dans l’un des plans de l’ouvrage de dérivation, l’entrepreneur supposait que la conduite pouvait traverser des terrains appartenant à la CCN. Cependant, la Ville ne possédait aucune servitude sur ces terrains et a dû obtenir un droit de passage temporaire de la CCN. Comme il a dû attendre l’autorisation de la CCN, l’entrepreneur a présenté une réclamation pour frais de retard; il a, en outre, et utilisé un autre tracé pour le passage de la conduite de dérivation. La situation aurait pu être évitée si les documents relatifs au contrat avaient été préparés conformément aux exigences suivantes.

L’entrepreneur ne doit faire passer une conduite de dérivation qu’à l’intérieur des limites des emprises et des servitudes existantes.



L’entrepreneur peut choisir la méthode de pose d’une conduite de dérivation, mais la Ville en choisit le tracé.

L’entrepreneur doit faire approuver par la Ville l’utilisation d’un autre tracé. Si ce tracé n’est pas approuvé, il doit faire passer la conduite de dérivation par le tracé indiqué.

Station de pompage de l’eau de la promenade Campeau

1. La station de pompage de l’eau de la promenade Campeau fait partie de la conduite principale 3W. La valeur initiale du contrat a été évaluée à 4 478 000 $ (moins-disant). Il est intéressant de constater que l’écart entre le moins-disant les deuxième et troisième moins-disants était inférieur à 255 000 $, ce qui montre que la Ville a obtenu un prix raisonnable pour les travaux.

2. Des coûts additionnels d’environ 165 700 $ ont résulté de modifications visant à assurer la conformité aux exigences du Code du bâtiment ou à régler d’autres problèmes de conception. La valeur finale du contrat a été évaluée à 4 807 853 $.

3. La réalisation du projet s’est déroulée sans problème majeur, et ce, jusqu’à ce que le projet devienne opérationnel.

4. Les Services de gestion de l’eau potable de la Ville ont constaté que le système SCADA (système d’acquisition et de contrôle des données) installé par le sous-traitant ne répondait pas aux normes de la Ville.

5. Le sous-traitant a construit et installé le panneau de commande local sans fournir les dessins d’atelier ou obtenir l’avis de Services de gestion de l’eau potable. Le procès-verbal de la première réunion visant à recenser les lacunes montre que le test d’acceptation usine pour le panneau de commande local n’avait pas été effectué et que ce panneau n’était pas homologué CSA. Les dessins d’atelier ont été soumis pour les composants du panneau mais pas pour le panneau complet.

6. Le processus de résolution du différend concernant le panneau de commande local s’est échelonné d’avril 2010 à février 2011 (dix mois).

7. Étant donné que l’entrepreneur a pu installer un panneau de commande local inadéquat et que le consultant a recommandé le paiement des travaux, on peut conclure que le processus d’inspection a été déficient. Il est raisonnable de penser que le consultant aurait dû se rendre compte que le panneau de commande local était installé sans que les étapes stipulées au contrat soient respectées. Le consultant est donc en partie responsable du retard dans l’achèvement de la station de pompage.

8. En conséquence, le projet a été retardé de manière importante et a été achevé presque une année et demie plus tard que prévu.



Promenade Strandherd (de Crestway à Prince of Wales) incluant l’élargissement de la promenade Prince of Wales

1. Les travaux de prolongement de la promenade Strandherd, de la promenade Crestway à la promenade Prince of Wales, ont commencé en août 2009 et se sont terminés en septembre 2011. Le contrat initial a été évalué à 14 892 000 $. Des demandes de modification d’une valeur de2 064 769 $ ont été approuvées et payées, ce qui a porté la valeur du projet à 15 997 123 $.

2. Selon un examen des demandes de modification, des coûts se chiffrant à 700 175 $ ont résulté de modifications requises parce qu’on avait oublié d’inclure certains composants au moment de la conception du projet. Les demandes de modification pour des ouvrages d’Hydro Ottawa se sont chiffrées à 244 654 $, dont 234 084 $ ont été remboursés à la Ville par le service public.

3. La Ville a défrayé une demande de modification d’une valeur de 16 500 $ pour l’installation de sismographes servant à assurer la surveillance des vibrations durant les activités de construction. Ce montant n’aurait pas dû être payé par la Ville.

4. Le projet a été achevé à l’intérieur du délai imparti et sans dépassement du budget global. Cependant, un nombre considérable de modifications ont dû être apportées en raison d’omissions au moment de la conception.

Conduite principale reliant 3W – Phase 1, partie 1 (de la promenade de l’Outaouais à Moodie)

1. Le branchement de la conduite principale de la zone 3W est un composant majeur du réseau de distribution d’eau potable de la Ville d’Ottawa. La pose du tronçon visé a commencé le 20 mai 2010; le contrat initial a été évalué à 11 867 325 $.

2. Des demandes de modification d’une valeur de 762 817 $ ont été approuvées et payées, portant la valeur finale du contrat à 11 739 514 $. La raison pour laquelle la valeur finale du contrat est pratiquement identique à sa valeur initiale est que les dépenses provisoires avaient été estimées à 785 000 $ et que seul un montant de 13 815 $ a été utilisé.

3. La principale inquiétude liée à ce projet est qu’une proportion importante (297 161 $) des modifications requises durant la construction résultait de problèmes de conception. La plupart de ces problèmes concernaient des conflits non résolus avec les services publics et privés. La demande de modification la plus importante, d’une valeur de 216 000 $, portait sur les travaux nécessaires au branchement de la conduite principale au reste du réseau; cela n’a pas été causé par une erreur au moment de la conception, mais parce que la Ville a exigé la mise en place d’un plan d’urgence à la station de pompage de Carlington Heights, plan qui a nécessité l’apport de modifications aux canalisations et au système de pompage en vue d’assurer un approvisionnement en eau



ininterrompu en cas de défaillance de la conduite d’amenée durant le piquage sur conduite en charge. On peut cependant dire qu’il s’agit d’un problème de conception parce que le consultant aurait dû prévoir la mise en place d’un plan d’urgence pour le branchement de la nouvelle conduite au réseau.

4. Une phase ultérieure du projet a été mise en œuvre dans le cadre d’un contrat subséquent relevant du même consultant. Or, durant cette phase, le consultant n’a pas tenu compte de la présence d’un important volume d’eau souterraine; cette omission a entraîné des coûts de plus 1,6 million de dollars. Le Ville a entrepris une poursuite contre le consultant en conception et le consultant en géotechnique.

Égout collecteur de Cave Creek, phase 1 (de l’avenue Harmer à la rue Faraday)

1. Ce projet prévoyait la construction du nouvel égout collecteur de Cave Creek, phase 1, de l’avenue Harmer à la rue Faraday. Le contrat a été octroyé le 18 août 2010. Les documents d’appel d’offres exigeaient l’achèvement substantiel des travaux avant le 21 décembre 2010 et leur achèvement complet avant le 15 mai 2011.

2. Le certificat d’autorisation délivré par le ministère de l’Environnement n’a pas été reçu avant le 14 septembre. Les travaux ont aussi été retardés par les travaux de Bell, qui devait avoir quitté le site en septembre 2010, mais qui ne l’a pas fait avant novembre 2010.

3. Le contrat initial a été évalué à 3 505 330 $. Les demandes de modification du projet se sont chiffrées à 367 888 $.

4. Environ 332 000 $ des coûts additionnels ont résulté du retard avec lequel ont commencé les travaux de construction.

5. La Ville a payé 61 930 $ pour un égout pluvial avec ponceau à dalot, mais un article du contrat prévoyait la fourniture et l’installation d’un ponceau de même taille. La Ville a expliqué que le tronçon visé ne pouvait pas être payé en fonction des prix unitaires parce que le tronçon d’égout pluvial remplacé était en béton coulé sur place et que son remplacement exigeait la démolition d’un ouvrage en béton existant, la mise en place de deux dalots en béton préfabriqués, l’installation de goujons destinés à lier le nouvel ouvrage au ponceau en béton existant et la construction d’un nouveau tronçon en béton coulé sur place.

Reconstruction du carrefour giratoire de la promenade Prince of Wales à la hauteur de la Ferme expérimentale centrale

1. Ce projet prévoyait la reconstruction d’un carrefour giratoire afin de reconfigurer l’intersection en fonction d’un rond-point.



2. L’ordre de commencement des travaux a été donné par la Ville le 18 mai 2011. Le contrat exigeait l’achèvement substantiel des travaux avant le 15 juillet 2011 et leur achèvement complet avant le 16 septembre 2011. Au commencement des travaux, la valeur du contrat se chiffrait à 1 191 778 $.

3. Le coût des demandes de modification a atteint 57 560 $. Sur ce montant, 36 135 $ ont été versés pour le remplacement des conduites d’amenée du bassin collecteur aux égouts pluviaux appartenant à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). La méthode de raccordement avait été approuvée par Travaux publics et la Ville, sauf que l’entente intervenue entre les deux parties n’a pas été remise au concepteur. En conséquence, la méthode de raccordement illustrée sur les dessins et utilisée sur le terrain ne répondait pas aux exigences de TPSGC. La Ville a ordonné à l’entrepreneur de retirer les conduites d’amenée qui avaient été posées conformément aux plans de conception et de les réinstaller en suivant les instructions de TPSGC.

4. Le problème découlant de l’installation de conduites d’amenée non appropriées aurait pu être évité si une coordination avait été assurée entre les gestionnaires de projets des différents services (Services d’infrastructure et Urbanisme et Gestion de la croissance).

Domaines d’économies possibles

Voici les domaines d’économies possibles qui ont été relevés dans le cadre de la présente vérification.

Assistance policière aux intersections – Le paiement de l’assistance policière aux intersections devrait être versé directement par la Ville au Service de Police. Attendu que le coût horaire moyen de l’assistance policière est de 188 $ et que le prix unitaire des soumissions est de 275 $/l’heure, la Ville pourrait économiser plus de 435 000 $ en majoration des frais des entrepreneurs pour l’utilisation d’un total de 5 000 heures d’assistance policière.

Recouvrement des coûts associés aux demandes de modification résultant d’erreurs et d’omissions au moment de la conception – Selon l’échantillon de projets examiné, les demandes de modification représentaient en moyenne 9 % de la valeur des contrats, et 22 % des demandes de modification ont été présentées pour la correction d’erreurs et d’omissions au moment de la conception. La valeur des projets échantillonnés (123 766 000 $) représentait environ 30 % de la valeur totale des contrats octroyés par la Ville en 2011 (412,4 millions de dollars). En se basant sur la valeur moyenne des demandes de modification, 37,1 millions de dollars seraient versés pour les demandes de modification présentées pour l’ensemble des contrats. Si 22 % des demandes de modification résultent d’erreurs ou d’omissions au moment de la conception, le montant versé pour les demandes présentées en ce sens est de 8.2 millions de dollars. En ne recouvrant que le 15 % associé aux frais généraux et aux marges bénéficiaires des entrepreneurs pour ces



demandes de modification, la Ville pourrait réaliser des économies de l’ordre de 1.2 million de dollars.


Recommandation 1

Que la Ville, en plus de faire appel à l’Association de la construction d’Ottawa (ACO) pour l’affichage de ses appels d’offres, veille à ce que ceux-ci apparaissent tous sur « Link2Build » (assurant ainsi leur diffusion plus large) et conserve les documents s’y rapportant.


La direction est d’accord avec cette recommandation et celle-ci a été mise en œuvre.

La Direction de l’approvisionnement garde maintenant tous les documents sur le dossier d’approvisionnement confirmant que les exigences ont également été affichées sur « Link2Build ».

Recommandation 2

Que la Ville officialise ses relations avec l’ACO et « Link2Build » et veille notamment à ce que les droits d’examen et de vérification du processus de la Ville soient consignés.



La Direction de l’approvisionnement officialisera les relations de la Ville avec l’Association de la construction d’Ottawa (ACO) et « Link2Build » en veillant également à ce que la Ville ait le droit d’examiner et de vérifier les processus consignés d’ici la fin du quatrième trimestre de 2013.

Recommandation 3

Que la Ville élabore une politique selon laquelle les gestionnaires de projets seraient tenus de consigner dûment les erreurs et les omissions au moment de la conception décelées dans le cadre du processus de surveillance de la construction. Les gestionnaires de projets devraient être notamment tenus de classer les demandes de modification par catégories (erreurs et omissions au moment de la conception, problèmes de conception, conditions du site, etc.) de manière à faciliter le recouvrement des coûts auprès des consultants.





La direction élaborera une politique et/ou des procédures sur la consignation des erreurs et des omissions au moment de la conception décelées dans le cadre du processus de surveillance de la construction d’ici la fin du deuxième trimestre de 2014.

Il convient de noter que certaines catégories (p. ex. conditions du site) ne donnent pas lieu à un recouvrement des coûts auprès des consultants. (Voir la réponse de la direction à la recommandation 4 concernant le recouvrement des coûts.)

Recommandation 4

Que la Ville élabore une politique et les procédures sur le recouvrement des coûts liés aux demandes de modification et des coûts d’ingénierie initiaux liés à des éléments de construction précis auprès des consultants lorsque les coûts additionnels résultent d’erreurs ou d’omissions commises au moment de la conception.



La direction élaborera une politique sur le recouvrement des coûts liés aux demandes de modification et des coûts d’ingénierie initiaux liés à des éléments de construction précis auprès des consultants lorsque les coûts additionnels résultent d’erreurs ou d’omissions commises au moment de la conception. Cette mesure sera mise en place avant la fin du deuxième trimestre de 2014.

Recommandation 5

Que la Ville élabore un système permettant la consignation du rendement des entrepreneurs ayant obtenu des contrats municipaux et qu’elle élargisse le processus d’évaluation des soumissions relatives à la construction afin d’inclure formellement un critère de rendement antérieur des soumissionnaires au processus d’évaluation des soumissions et d’octroi des contrats, l’objectif étant de faire en sorte que les contrats soient accordés en tenant compte du rendement antérieur, de l’expérience et du personnel en plus du prix le plus compétitif.



Actuellement, le processus d’appels d’offres de la Ville d’Ottawa comprend une disposition selon laquelle une entreprise doit avoir une expérience concluante dans la réalisation de projets d’envergure et de complexité semblables. Les entreprises qui sont incapables de faire la preuve d’une telle expérience sont jugées irrecevables et ne se voient pas accorder le contrat.



Un projet a été lancé au sein de la Direction de l’approvisionnement. Il vise à permettre la mise au point d’un système électronique qui enregistrera le rendement antérieur d’un entrepreneur et y donnera suite. Ce système sera mis en place avant la fin du quatrième trimestre de 2014. Les Services d’infrastructure travailleront avec la Direction de l’approvisionnement à déterminer comment le rendement antérieur affectera l’octroi des contrats à l’avenir.

Recommandation 6

Que la Ville s’assure que, dans le cas des ponceaux pour lesquels on envisage une réduction de la capacité d’écoulement, le processus de réfection comprenne la réalisation des études de conception hydrologique et hydraulique requises.



Depuis février 2011, Gestion des biens immobiliers a modifié ses pratiques par l’ajout d’une évaluation hydraulique pour les options de réfection des ponceaux susceptibles d’entraîner une réduction de la capacité d’écoulement.

Recommandation 7

Que la Ville mette en œuvre un programme d’inspection de ses conduites d’eau principales critiques qu’elle sait exposées à un environnement corrosif ou qu’elle soupçonne de l’être; que la Ville prenne les mesures qui s’imposent en fonction des résultats des inspections.



En juin 2012, les Services environnementaux ont présenté au Comité de l’environnement un rapport sur un programme d’évaluation conditionnel pour les conduites principales d’eau potable (ACS2012-COS-ESD-0014). Ce rapport expose une approche fondée sur les risques pour l’inspection et la gestion des conduites d’eau principales.

Recommandation 8

Que la Ville présente au Conseil, dans le cadre du Rapport annuel du système de gestion de la qualité de l’eau potable, un sommaire des inspections menées à l’égard de ses conduites d’eau principales critiques, y compris un plan d’action pour la réparation des conduites désignées comme étant en très piètre condition.





Un sommaire des inspections concernant les conduites d’eau principales critiques, y compris un plan d’action pour la réparation des conduites désignées en très piètre état, sera incorporé au Rapport annuel du système de gestion de la qualité de l’eau potable de 2013, lequel sera soumis au Conseil au deuxième trimestre de 2014.

Recommandation 9

Que la Ville modifie le mode de paiement des services municipaux dispensés par d’autres services de la Ville afin que ceux-ci ne donnent pas aux entrepreneurs la possibilité de réaliser des profits indus.



La direction mènera un examen des exigences qui modifieront le mode de paiement des services municipaux dispensés par d’autres services de la Ville afin de ne pas donner aux entrepreneurs la possibilité de réaliser des profits indus. À moins que des restrictions ne soient précisées, cette mesure sera en place avant la fin du deuxième trimestre de 2014.

Recommandation 10

Que la Ville s’assure que des contraintes opérationnelles, telles que l’exploitation d’un contrôleur en temps réel, soient clairement décrites dans les documents contractuels et que le risque lié à la surveillance des prévisions météorologiques soit transféré à l’entrepreneur.



La direction travaillera avec Services environnementaux pour faire en sorte que les contraintes opérationnelles soient entièrement décrites dans les documents contractuels et que le risque lié à la surveillance des prévisions météorologiques soit transféré à l’entrepreneur. Cette mesure sera intégrée aux modalités contractuelles avant la fin du deuxième trimestre de 2014.

Recommandation 11

Que la Ville spécifie, dans les projets de renouvellement des égouts, l’emplacement des conduites de dérivation du réseau d’égout et exige de l’entrepreneur qu’il situe toute conduite de dérivation sur des emprises ou des servitudes établies. Les entrepreneurs qui proposent d’autres tracés sur d’autres emplacements le feront à leurs risques et à leurs frais, y compris les conséquences des retards.





Dans tous les futurs contrats de renouvellement des égouts, la Ville exigera que les conduites de dérivation soient situées sur des emprises et des servitudes établies. Si l’entrepreneur propose d’autres emplacements, le contrat devra spécifier que ce sera à ses risques et à ses frais, y compris les conséquences des retards. Cette mesure sera intégrée aux modalités contractuelles avant la fin du deuxième trimestre de 2014.

Recommandation 12

Que la Ville modifie le document de délimitation de sorte que les engagements pris par tous les services soient explicitement examinés dans ce document.



La direction modifiera le document de délimitation de sorte que les engagements pris par tous les services soient explicitement examinés dans ce document. Cette mesure sera en place avant la fin du deuxième trimestre de 2014.

Recommandation 13

Que la Ville informe les gestionnaires de projets que les dommages-intérêts sont utilisés pour amener les entrepreneurs à respecter leur calendrier, mais qu’ils ne sont efficaces que dans la mesure où les gestionnaires de projets les facturent aux entrepreneurs.



Durant le troisième trimestre de 2013, la direction a émis une directive pour faire en sorte que les gestionnaires de projets imposent des dommages-intérêts aux entrepreneurs en conformité avec les documents d’appel d’offres standard de la Ville.

Conclusion

Le processus de supervision des contrats de construction de la Ville est exhaustif et comparable à celui utilisé par d’autres municipalités et par le ministère des Transports de l’Ontario.

La vérification a permis de constater qu’une proportion substantielle de la hausse des coûts associés aux demandes de modification résultait d’erreurs et d’omissions des consultants et que la Ville ne recouvre pas ces coûts auprès des consultants. Elle le fait pour les demandes de modification présentées par Hydro Ottawa et devrait



aussi le faire pour les demandes de modification requises en raison des erreurs et des omissions des consultants.

Remerciements

Nous tenons à remercier la direction pour la collaboration et l’assistance accordées à l’équipe de vérification.


5.6 Vérification du processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail

RÉSUMÉ

Introduction

La vérification du processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail s’inscrit dans le cadre du plan de vérification de 2012 du Bureau du vérificateur général (BVG), approuvé par le Conseil municipal le 14 décembre 2011.

Il convient de noter qu’en mai 2011, un juge de la Cour de l’Ontario a critiqué l’efficacité des processus municipaux de vérification des revenus d’emploi déclarés par les bénéficiaires du programme Ontario au travail.

Contexte

Le programme provincial Ontario au travail (OT) offre une aide au revenu et à l’emploi aux personnes sans emploi ou sous-employées qui sont, de façon temporaire, financièrement dans le besoin. L’aide au revenu offerte aux bénéficiaires admissibles vise à couvrir les frais de subsistance de base tels que la nourriture, les vêtements, les besoins personnels et le logement, tandis que l’aide à l’emploi comprend une variété d’activités conçues pour accroître l’employabilité des bénéficiaires et les aider à obtenir un emploi afin de devenir autonomes.

Le programme OT est offert par les municipalités, dont la Ville d’Ottawa. Le ministère des Services sociaux et communautaires (le Ministère), qui assume la majorité des coûts du programme, soit 81,2 % des coûts en 2011, en assumera l’intégralité des coûts en 2018. En 2012, la part des coûts assumés par la Ville a diminué de 1,6 % par rapport à 2011. Ainsi, en 2012, les taux de partage des coûts entre la province et la Ville s’établissaient à 82,8 % et à 17,2 % respectivement. Le Ministère verse à la Ville un montant annuel fixe de 2 016 $ par cas pour couvrir les frais administratifs. Le tableau 1 résume les versements et le nombre de cas pris en charge par le programme OT à Ottawa.

Vérification du processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail


Tableau 1 – Versements et cas traités par OT (en millions de dollars)

Année Versements bruts d’aide

financière par OT – obligatoires et facultatifs

Subvention provinciale1

Part de la Ville

Nombre de cas moyen mensuel

2012 139,17 $ 114,69 $ (82,4 %)

24,48 $ (17,6 %)

16 073

2011 135,48 $ 110,63 $ (81,7 %)

24,85 $ (18,3 %)

15 783

En mai 2011, lors de la condamnation d’une bénéficiaire du programme OT accusée d’avoir sous-déclaré ses revenus, un juge a critiqué le système de freins et de contrepoids de la Ville. Plus tard ce mois-là, une question a été soulevée par un membre du Conseil, à savoir la suivante : « La Ville a-t-elle des programmes en place pour prévenir la fraude et veiller à ce que tous les cas soient traités d’une manière qui respecte les engagements pris par le Conseil de dépenser sagement et efficacement l’argent des contribuables? » Dans sa réponse, le personnel municipal a décrit le cadre de contrôle en place. Les employés de la Ville ont découvert le cas de fraude en mettant en correspondance les revenus d’emploi déclarés par la personne sur ses feuilles T4 à l’Agence du revenu du Canada avec les renseignements détenus par la Ville. Ainsi, dans ce cas, le système de freins et de contrepoids de la Ville a fonctionné comme il devait.

La Ville utilise le Système de gestion du modèle de prestation des services (SGMPS) pour gérer le programme OT. Ce système est celui que les municipalités sont tenues d’utiliser. Celui-ci étant un système provincial, la Ville ne peut pas le modifier pour l’adapter à ses besoins. Les systèmes de vérification de l’admissibilité à l’aide financière et de prévention des trop-payés sont en constante évolution. Le Ministère a lancé plusieurs initiatives, comme un nouveau cadre de suivi pour faciliter la supervision du programme et le respect de ses exigences, un nouveau système de TI et un nouveau système de priorisation des cas à risque élevé à des fins d’examen afin d’aider à faire en sorte que seuls les bénéficiaires admissibles continuent de recevoir une aide.

Les principaux processus en place permettant de vérifier l’admissibilité aux prestations d’OT et de prévenir les trop-payés sont les suivants :

évaluation initiale au moment de l’admission;

vérification continue des revenus mensuels;

processus de vérification de l’admissibilité (décrit ci-après);

1 Le terme « subvention provinciale » ne reflète pas les pourcentages du partage des coûts. Les « versements bruts d'aide financière par OT » incluent les prestations qui sont couvertes à 100 % par la province.



Programme d’évaluation de l’admissibilité visant à assurer le suivi des allégations de fraude émanant de l’interne ou de l’externe.

Par le passé, les fonctionnaires du Ministère procédaient à des examens annuels sur place, à la Ville et auprès d’autres organismes de prestation. Ils effectuaient des examens de la conformité financière de la demande de subvention mensuelle déposée par la Ville à l’intention du Ministère au cours desquels ils étudiaient un échantillon de transactions tirées d’un mois de chaque année. Ils effectuaient également des examens annuels de la conformité de certaines activités liées au programme telles que l’admission, les prestations discrétionnaires et les ententes de participation.

Les fonctionnaires du Ministère nous ont informés que le dernier de ces examens remontait à 2010 et qu’ils travaillent à l’adoption d’une nouvelle approche. À l’avenir, ils analyseront chaque mois les demandes présentées afin d’en relever les anomalies à des fins de suivi. De même, le Ministère met en œuvre son nouveau processus de vérification de l’admissibilité (PVA) pour remplacer son ancien processus de vérification consolidé. En vertu du PVA, la constatation de changements touchant les renseignements externes (provenant principalement d’Equifax) associés aux bénéficiaires du programme OT suscite le lancement d’examens plus poussés par le personnel de la Ville. Le PVA a été mis en œuvre à la Ville en mars 2012.

Objectifs et portée

La vérification a porté sur le processus actuel d’évaluation de l’admissibilité au programme OT dans l’ensemble des centres de services sociaux de la Ville d’Ottawa.

Les objectifs et les critères de la vérification étaient les suivants.

Objectif no 1 – Confirmer l’exécution d’une évaluation du risque opérationnel pour le secteur visé par la vérification.

Critère :

déterminer si une évaluation a été effectuée et de quelle façon ses résultats ont été/sont utilisés.

Objectif no 2 – Évaluer si les processus de la Ville permettent d’établir adéquatement l’admissibilité initiale à l’aide offerte par le programme OT.

Critères :

déterminer si les évaluations de l’admissibilité initiale à l’aide sont conformes à la Loi sur le Programme Ontario au travail, à ses règlements et aux directives de principe applicables;



déterminer si les évaluations de l’admissibilité initiale sont appuyées par la réception, la vérification et l’analyse appropriée des informations requises et étayées en conséquence;

déterminer si les pratiques et les processus sont appliqués de manière cohérente entre les différents centres.

Objectif no 3 – Évaluer si les processus de la Ville permettent de vérifier adéquatement l’admissibilité continue à l’aide offerte par le programme OT.

Critères :

déterminer si les évaluations de l’admissibilité continue sont conformes aux exigences prescrites par la province;

déterminer si les évaluations de l’admissibilité continue sont appuyées par la réception, la vérification et l’analyse appropriée des informations et étayées en conséquence;

déterminer si le Programme d’évaluation de l’admissibilité permet de traiter efficacement les allégations reçues;

déterminer si les pratiques et les processus sont appliqués de manière cohérente entre les différents centres;

déterminer si le Programme d’évaluation de l’admissibilité de la Ville permet un repérage et un suivi efficaces des bénéficiaires potentiels non admissibles.

Objectif no 4 – Relever des secteurs dans lesquels la Ville pourrait réaliser des économies grâce à une gestion et à une utilisation efficaces et efficientes du processus de réexamen de l’admissibilité.

Critère :

déterminer si des économies sont possibles grâce à une gestion et à une utilisation plus efficaces et plus efficientes du processus de réexamen de l’admissibilité.

Approche

L’approche de vérification suivante a été adoptée dans l’ensemble des centres de services sociaux de la Ville d’Ottawa et portait notamment sur l’obtention d’information et l’analyse de données, l’examen des directives et des politiques applicables, l’examen des résultats des vérifications antérieures, l’examen de la documentation et l’analyse d’un échantillon de dossiers.

Plus précisément, dans notre analyse, nous avons examiné les transactions effectuées dans le cadre du programme OT entre le 1er janvier 2011 et le 30 juin 2012 (période d’examen) et nous avons :



obtenu la base de données des clients qui ont reçu une aide du programme OT pendant la période d’examen;

analysé cette base de données;

sélectionné un échantillon aléatoire de 100 dossiers, qui n’est peut-être pas nécessairement valide sur le plan statistique (voir l’annexe A pour plus de détails sur le processus de sélection des échantillons), dont la répartition entre les centres de services sociaux est donnée ci-après.

Tableau 2 – Répartition des échantillons entre les centres de services sociaux

Centre de services sociaux

Nombre d’échantillons

Ouest 25 Sud 30 Centre 19 Est 26 Total 100

Nous avons analysé l’échantillon de dossiers sélectionnés en fonction des critères de vérification ci-dessus. Cette analyse a été menée dans le cadre de l’examen des dossiers ainsi que par la consultation des informations enregistrées dans le SGMPS, de concert avec le chargé de cas concerné.


Gestion des risques opérationnels

Les Services sociaux et communautaires (SSC) n’ont pas effectués une évaluation les risques à l’échelon du service ni plus précisément à celui du programme Ontario au travail. La direction des SSC n’estime pas qu’il soit nécessaire ou économique de réaliser une évaluation distincte des risques expressément pour Ontario au travail. Comme aucune évaluation des risques n’a pas non plus été réalisée à l’échelon du service, les SSC ne sont pas en conformité avec le cadre amélioré de gestion des risques de la Ville (avril 2012), qui exige que soient menées des activités de détermination du contexte, des répercussions et de la probabilité de concrétisation du risque, d’évaluation des risques, d’établissement d’un ordre de priorité et, enfin, de préparation d’un plan d’atténuation ou de prévention de la concrétisation du risque.

Bien qu’une évaluation des risques n’ait pas été réalisée, les SSC font clairement preuve de prudence à l’égard des risques encourus dans le cadre de leurs activités quotidiennes en relevant et en décrivant les facteurs de risque au cours du processus d’établissement du budget annuel et en prévoyant, dans leur plan de continuité des opérations, la mise en place d’un plan d’atténuation pour certains



risques. L’exécution du programme OT tient aussi compte, de façon intrinsèque, du risque que des paiements non admissibles soient versés à des bénéficiaires.

En l’absence d’une évaluation des risques conforme au cadre amélioré de gestion des risques de la Ville, il est possible que les risques associés au programme OT ne soient pas correctement établis et gérés.

Évaluations de l’admissibilité initiale

Dans l’ensemble, l’évaluation de l’admissibilité initiale est exécutée conformément à la Loi sur le Programme Ontario au travail, à ses règlements et aux directives de principe applicables. Les pratiques et les processus sont généralement appliqués de manière cohérente entre les différents centres de services sociaux de la Ville. Pour l’essentiel, la réception, la vérification et l’analyse appropriée des informations requises sont étayées en conséquence dans le cadre du processus de demande.

Un domaine d’exception concerne la vérification par un tiers, Equifax Canada, des informations déterminant l’admissibilité telles que les revenus, les emplois antérieurs, l’actif, le passif, les tendances et le lieu de résidence. Nous avons noté que les versions sur support papier ou électronique des rapports d’Equifax demandées dans le cadre des évaluations initiales entreprises ou du processus de vérification consolidé (PVC) ne figuraient pas au dossier du client dans trois centres de services sociaux sur quatre. Dans notre échantillon de 72 dossiers exigeant la production d’un rapport d’Equifax, nous en avons compté 16 (22 %) dans lesquels les versions de ces rapports sur support papier ou électronique n’avaient pas été versées au dossier.

Les directives provinciales exigent que les vérifications effectuées auprès d’un tiers (c.-à-d. le rapport d’Equifax) des informations déterminant l’admissibilité (p. ex., revenus et actif) fournies par le demandeur soient consignées et étayées.

Le rapport d’Equifax est considéré comme un document clé pour la vérification de l’actif, du passif, des habitudes de paiement, du lieu de résidence, des revenus d’emploi, etc., reposant sur la corroboration d’une tierce partie. Le ministère provincial des Services sociaux et communautaires nous a confirmé qu’il s’attend à ce qu’un document clé comme un rapport d’Equifax figure au dossier du bénéficiaire ou, encore, que les informations tirées des rapports d’Equifax et les données d’analyse de ces informations soient consignées dans les notes du SGMPS relatives à l’admission au programme et au PVA. La direction municipale a expliqué que, bien que la pratique soit de verser les rapports d’Equifax aux dossiers des bénéficiaires, celle-ci n’est pas obligatoire. Cependant, notre examen du processus nous indique que lorsque ces rapports ne figurent pas au dossier, les notes du SGMPS relatives à l’admission au programme et au PVA ne sont pas suffisamment claires pour indiquer la nature des informations extraites des rapports d’Equifax et de l’analyse qui en a été faite.



Outre l’absence des rapports d’Equifax, la vérification a permis de relever des cas de non-conformité à la directive provinciale 2.1 – Processus de demande d’aide. La vérification a porté sur les exigences en matière de documentation pour la période d’examen (du 1er janvier 2011 au 30 juin 2012) de l’échantillon sélectionné.

Si l’on ajoute les 16 cas d’absence du rapport d’Equifax aux 7 cas de non-conformité, cela nous donne un total de 23 cas touchant 19 des 100 cas examinés pour lesquels les exigences du processus de demande d’aide n’étaient pas remplies. La réception, la vérification, l’analyse et la consignation des informations requises à l’appui de l’évaluation de l’admissibilité initiale sont des activités importantes afin de vérifier que le bon montant d’aide est octroyé et que cette dernière n’est accordée qu’aux bénéficiaires admissibles.

Évaluations de l’admissibilité continue

Cohérence des processus et des pratiques

Dans l’ensemble, les pratiques et les processus sont généralement appliqués de manière cohérente entre les différents centres de services sociaux aux fins de l’évaluation de l’admissibilité continue. La seule exception, indiquée au point 5.2 du rapport complet, est le taux élevé de rapports d’Equifax absents constaté à trois des quatre centres de services sociaux.

Il est ressorti de notre vérification que les évaluations de l’admissibilité continue ne sont pas entièrement conformes aux exigences ci-après prescrites par la province.

Paiements non admissibles

Nous avons constaté, à l’intérieur de l’échantillon sélectionné qui représente un montant total de 615 629 $, des versements totalisant 3 840 $ en prestations non admissibles aux bénéficiaires. Cela représente environ 0,6 % de la population analysée. Bien que cet échantillon aléatoire ne soit pas nécessairement valide sur le plan statistique, si l’on applique le taux d’erreur de 0,6 % mentionné dans le rapport complet de façon uniforme à l’ensemble de la population desservie par le programme OT, on obtient un montant total des paiements non admissibles au cours de la période s’échelonnant de janvier 2011 à juin 2012 d’environ 834 000 $ (0,6 % X 139 millions de dollars).



Déclaration des revenus mensuels

Dans l’ensemble, les revenus mensuels déclarés sont mis à jour dans le SGMPS, et l’aide au revenu est ajustée en fonction des résultats des examens de ces revenus. Le SGMPS permet aux chargés de cas de préciser s’ils ont vérifié l’exactitude des revenus déclarés et s’ils les ont entrés dans le système. Dans notre échantillon de 100 bénéficiaires, 14 ont déclaré des revenus au cours de la période visée par la vérification. Un total de 33 déclarations de revenus ont été reçues, et sur deux d’entre elles, la case indiquant que le chargé de cas avait vérifié les revenus mensuels déclarés par le bénéficiaire n’était pas cochée dans le SGMPS. En n’indiquant pas si les revenus entrés dans le SGMPS ont été comparés aux revenus mensuels déclarés par les bénéficiaires, la Ville risque de consigner des revenus incorrects dans le SGMPS, ce qui peut influer sur l’exactitude des prestations versées aux bénéficiaires.

Les chargés de cas peuvent également déroger aux exigences relatives à la déclaration des revenus mensuels par les bénéficiaires. Nous avons constaté que la dérogation aux exigences de déclaration des revenus mensuels n’est pas bien consignée dans les dossiers des bénéficiaires, contrairement à ce qui est prescrit dans la directive provinciale 5.1 – Revenu et exemptions. La direction municipale interprète cette directive différemment, estimant que sa pratique de consignation minimale au dossier du bénéficiaire est adéquate.

Nous avons vérifié notre interprétation et obtenu des précisions de la part du ministère des Services sociaux et communautaires. Plus précisément, le Ministère a déclaré que la dérogation doit, dans une certaine mesure, être étayée au dossier par certains documents justificatifs reflétant les informations qui ont mené le chargé de cas à décider de cette dérogation. Il peut s’agir de bordereaux de paie, de déclarations de revenus, de lettres, de relevés bancaires, etc. Ces documents indiquent essentiellement pourquoi la décision de dérogation a été prise. Selon la norme provinciale, la documentation doit toujours figurer au dossier à l’appui de la décision.

À notre avis, l’interprétation de la Ville peut entraîner des versements excédentaires de l’aide financière aux bénéficiaires, les gains admissibles n’ayant pas été déduits des versements mensuels.

Consignation de la réception, de la vérification et de l’analyse appropriée de l’information

L’aide mensuelle au revenu comprend aussi un montant pour les besoins de base et le logement (ou le gîte et le couvert, le cas échéant) et peut inclure une allocation en raison de l’âge avancé, une allocation de régime alimentaire spécial, une allocation nutritionnelle en période de grossesse et d’allaitement et une allocation spéciale de pension.

En outre, les bénéficiaires du programme OT, leurs conjoints et toute personne à charge peuvent être admissibles à certaines prestations obligatoires (p. ex.,



prestations pour services de santé, couverture des médicaments d’ordonnance, couverture des frais de déplacement à des fins médicales de 15 $ et plus) ainsi qu’à des prestations discrétionnaires connexes liées et non liées à la santé (p. ex., soins dentaires et de la vue pour adultes, déplacement et transport à des fins non liées à la santé, frais de déménagement).

Les directives provinciales exigent que des documents justificatifs adéquats figurent au dossier à l’appui de la délivrance de ces prestations. Il est question ici, par exemple, de reçus et de preuves d’achat indiquant que les montants d’aide offerts correspondent aux coûts réellement payés et que l’aide est utilisée aux fins prévues.

Il est ressorti de la vérification que les documents utilisés pour la vérification du versement des prestations rattachées aux directives provinciales 7.5 (Prestation pour l’établissement d’un nouveau domicile et le maintien dans la collectivité), 7.4 (Prestations d’emploi et prestations pour la participation à des activités d’aide à l’emploi) et 7.2 (Prestations de soins de santé) sont inadéquats. Parmi les 1 462 prestations analysées (remarque : une ventilation par type de prestation n’est pas fournie), 126 ou 8,6 % des versements n’étaient pas étayés par les documents requis.

Le représentant du ministère provincial des Services sociaux et communautaires a déclaré à l’équipe de vérification que la province s’attendait à ce que les reçus soient vérifiés à l’appui des sommes versées au bénéficiaire et à ce que les fonds soient utilisés conformément à leurs fins prévues. Le gouvernement provincial s’attend à ce que les détails de cette vérification soient consignés sur la version papier du dossier du bénéficiaire ou dans le SGMPS.

En cas de non-vérification des reçus et des pièces justificatives, il existe un risque que des prestations soient versées en trop aux bénéficiaires ou que les sommes reçues par les bénéficiaires ne soient pas utilisées pour les fins prévues.

Exigences relatives à la participation aux activités d’aide à l’emploi

Toute personne qui présente une demande d’aide au programme Ontario au travail, son conjoint ou sa conjointe ainsi que tout adulte à charge inclus dans le groupe de bénéficiaires doivent remplir et signer une entente de participation avant que leur admissibilité au programme ait été établie. L’entente de participation consiste en un plan concret qui décrit les activités d’aide à l’emploi approuvées que le demandeur ou le participant entreprendra pour se préparer à obtenir et à garder un emploi. Après la signature de l’entente de participation initiale, celle-ci sera examinée, mise à jour et signée par le participant tous les trois mois ou plus souvent si sa situation change (p. ex., si le participant a pris part à une activité d’aide à l’emploi).

Dans 14 des 100 cas examinés, les ententes de participation n’avaient pas été mises à jour conformément aux exigences des directives provinciales. Malgré cela, l’aide financière avait été maintenue.



La non-conformité aux exigences relatives à la participation aux activités d’aide à l’emploi peut nuire à l’atteinte de l’objectif global du programme OT et favoriser un maintien de la dépendance à l’égard de l’aide financière du fait que le bénéficiaire n’aura pas participé à des activités d’aide à l’emploi.

Programme d’évaluation de l’admissibilité

Le Programme d’évaluation de l’admissibilité (PEA) mène des enquêtes sur les plaintes de fraudes possibles mettant en cause le programme OT. Compte tenu de la nature investigatrice des activités de contrôle et de l’effet dissuasif qu’a l’existence d’un tel programme à l’égard des fraudes, le Programme d’évaluation de l’admissibilité, dont la création a été prescrite par la province, constitue un moyen de contrôle important pour le repérage et le suivi des bénéficiaires potentiellement non admissibles. Le programme est appliqué de manière cohérente entre les quatre centres.

Gestion et utilisation du processus de réexamen de l’admissibilité

Changements en cours

Les quatre centres de services sociaux de la Ville sont les centres opérationnels responsables de la prestation des programmes de la Direction du soutien social et communautaire Services sociaux et communautaires, y compris le programme Ontario au travail. En février 2013, ces quatre centres comptaient 418 positions au total. L’on prévoit d’apporter – et l’on a déjà apporté – de nombreux changements aux systèmes et processus utilisés pour l’exécution des programmes du ministère des Services sociaux et communautaires, y compris le remplacement du Système de gestion du modèle de prestation des services (SGMPS) de la province. La direction ne sait pas à ce moment-ci quelle sera l’ampleur de la diminution des ressources requises pour l’exécution du programme une fois que les changements auront tous été apportés, mais elle réitère son engagement à l’égard de l’atteinte de la cible visant à réduire de trois le nombre d’ÉTP mentionnée durant le processus de Service Ottawa.

Nombre de cas assignés aux chargés de cas

La Ville a un ratio du nombre de cas par chargé de cas de 109 pour l’exécution du programme OT. La direction utilise également ce ratio de 109 comme moyenne de référence aux fins de la surveillance du nombre de cas à traiter et de l’adaptation de ses effectifs aux exigences du travail dans un contexte de contraintes budgétaires. Ce ratio n’est donc pas une cible de rendement. Il est le résultat d’un calcul interne et non d’une étude formelle ou d’une analyse comparative.

Le ratio du nombre de cas génériques par chargé de cas génériques est assez près de 109 à trois des quatre centres de services sociaux. Au centre de l’Ouest, ce ratio est de 96,1, soit 13 % de moins que la moyenne obtenue pour les trois autres centres (moyenne de 110,7 cas génériques par chargé de cas génériques). Interrogée quant à



l’écart enregistré au centre de services sociaux de l’Ouest, la direction a répondu qu’il s’agissait d’un écart normal qui se produit de temps à autre.

Caractère raisonnable du ratio du nombre de cas par chargé de cas de la Ville

Nous n’avons pas mené une évaluation comparative dans le cadre de la présente vérification, mais la Ville d’Hamilton a publié des rapports d’analyse de son ratio du nombre de cas par chargé de cas pour l’exécution du programme OT2. En novembre 2011, le ratio du nombre de cas par chargé de cas de la Ville d’Hamilton était de 155 en moyenne. Une demande de financement a été soumise au Conseil municipal afin de permettre l’embauche d’un plus grand nombre d’employés et d’abaisser ce ratio à 120. Si la Ville d’Ottawa augmentait son ratio de 109 à 120 (ratio que souhaite atteindre la Ville d’Hamilton), cela lui permettrait de réduire le nombre de ses chargés de cas génériques de 10 %, ce qui équivaudrait à 13,6 ÉTP environ et à des économies salariales potentielles de l’ordre de 832 796 $ (à l’exclusion des avantages sociaux et des frais généraux).

Une diminution du nombre de chargés de cas génériques permettant l’atteinte du ratio moyen ciblé dans l’Initiative d’analyse comparative des services municipaux (IACSM) se traduirait par une réduction d’effectifs de 18,6 %, ou d’environ 25,3 ETP, et entraînerait des économies salariales potentielles de l’ordre de 1 549 246 $ (à l’exclusion des avantages sociaux et des frais généraux).

Nous n’avons pas joint d’autres municipalités dans le cadre de la présente vérification pour leur demander des statistiques relatives au nombre de cas par chargé de cas participant à l’exécution du programme OT. Cependant, l’idée voulant que les chargés de cas de la Ville d’Ottawa traitent moins de cas que ceux d’autres municipalités de l’Ontario est compatible avec les résultats de l’IACSM. En 2011, selon des données recueillies dans le cadre de l’IACSM, la Ville d’Ottawa consacrait un montant de 253,69 $ pour couvrir les coûts administratifs mensuels par cas d’aide sociale, soit 39,70 $ (18,6 %) de plus que la moyenne.

La direction estime que l’utilisation de cette mesure des coûts par cas pour déterminer des réductions d’effectifs pose problème. Des variables telles que les conditions du marché du travail dans une municipalité peuvent influer sur cette mesure, et une diminution des coûts par cas peut découler d’une augmentation du volume de cas en raison des conditions économiques qui sévissent dans une municipalité. N’oublions pas que lorsque le ratio du nombre cas par chargé de cas est plus élevé, la prestation des services se met en mode de gestion de crise, ce que laisse peu de place à la mise en œuvre de mesures de planification et de prévention avec les bénéficiaires. Selon nous, cependant, en l’absence d’autres indicateurs, il est raisonnable d’utiliser les données recueillies dans le cadre de l’IACSM.

La direction nous a fait remarquer que parmi toutes les mesures de l’IACSM associées à l’aide sociale, la seule qui concerne l’efficacité du processus était liée au

2 Ville d’Hamilton 2011-12 – Ontario Works Caseload Contingency Plan (CS09021(c))



délai de traitement requis pour déterminer l’admissibilité au programme OT (nombre de jours). Nous ne sommes pas d’accord pour dire que la mesure du délai de traitement est véritablement une mesure de l’efficacité, car elle n’a rien à voir avec la quantité de ressources requises pour déterminer l’admissibilité au programme. Nous estimons donc que les coûts administratifs par cas d’aide sociale constituent une meilleure mesure de l’efficacité.

Gestion des congés de maladie utilisés par les chargés de cas

Selon notre analyse, en 2012, les chargés de cas se sont prévalus de 19 jours de congé de maladie en moyenne. Cette même année, le nombre de congés de maladie obtenus par les travailleurs municipaux dans leur ensemble était de 10,99 jours en moyenne. Nous estimons donc que le nombre de congés de maladie associé à l’exécution du programme OT est élevé. Aussi la direction devrait-elle, en collaboration avec les Ressources humaines, faire en sorte que tous les centres de services sociaux enregistrent initialement un nombre au moins égal à celui du bureau de l’Est (c.-à-d. 16,5 jours). Les économies réalisées seraient de l’ordre de 167 000 $.

Rationalisation du processus de réexamen de l’admissibilité par l’utilisation de tableurs

Pour la Ville, des économies sont possibles grâce à des gains d’efficacité dans le suivi et la déclaration des plaintes déposées dans le cadre processus de réexamen de l’admissibilité. Dans le cadre du processus actuel, on effectue un suivi et détermine le statut de chaque plainte (environ 250 plaintes reçues chaque mois) sur deux tableurs mis à jour par le spécialiste de la vérification à chaque site ainsi que dans le SGMPS.

Comme il a été indiqué précédemment, la province prévoit de remplacer le SGMPS en 2013. Les fonctions particulières dont pourra bénéficier la Ville (et d’autres agents d’exécution) pour l’exécution du processus de réexamen de l’admissibilité n’étaient pas connues au moment où nous avons effectué notre vérification. Si le système de remplacement permet la consignation de données relatives au processus de réexamen de l’admissibilité semblables à celles recueillies dans le SGMPS, des économies seront possibles puisque le personnel devra consacrer moins de temps à saisir l’information dans les tableurs. Nous estimons qu’il serait possible d’éliminer environ 20 % des heures travaillées par un ETP, ce qui équivaut à 11 358 $ en salaire.

Recommandations et réponse de la direction

Recommandation 1

Que la Ville effectue une évaluation des risques opérationnels en conformité avec son cadre amélioré de gestion des risques.




La direction accepte cette recommandation.

Les Services sociaux et communautaires (SSC) ont effectué en 2010 l’évaluation des risques à l’échelle du service et continue de surveiller les progrès réalisés et d’en rendre compte, dans le cadre des exigences relatives à l’évaluation du profil de risque opérationnel. En 2014, tous les services vont procéder à une évaluation du risque détaillée dans un cadre de préparation de rapports cyclique, axé sur le mandat du Conseil. Dans le cadre du cycle du profil de risque opérationnel, les services devront réaliser une évaluation des risques organisationnels, opérationnels, stratégiques et des projets. Cet exercice devrait être réalisé d’ici le 4e trimestre 2014.

Recommandation 2

Que la Ville s’assure que la documentation nécessaire à l’évaluation de l’admissibilité conformément aux directives provinciales est versée à ses dossiers ou mentionnée dans le SGMPS, conformément aux directives provinciales.



La supervision exercée par la direction est une activité opérationnelle continue. Elle est menée par l’entremise de notes de service sur les procédures et les politiques à l’intention du personnel, de comités responsables de l’élaboration des politiques, de séances de formation, de réunions du personnel ainsi que d’examens de dossiers par les superviseurs.

Même si les sept cas identifiés dans le cadre de la présente vérification sont des erreurs qui ne se sont pas répétées, la direction s’engage à envoyer un courriel, d’ici le troisième trimestre de 2013, pour rappeler au personnel qu’il est important d’assurer que la documentation sur l’admissibilité est complète et que celle-ci est présentée sur support papier ou enregistrée selon les normes de vérification énoncées dans les directives provinciales.

Pour ce qui est des rapports d’Equifax, la direction convient que s’ils ne sont pas versés dans le dossier papier, on devrait clairement indiquer le recours à ces rapports dans un dossier électronique. Il faudrait donc rappeler clairement cette exigence au personnel dans le courriel mentionné précédemment.

Recommandation 3

Que la Ville obtienne de l’information plus détaillée (complexité des cas, montant des prestations, effort de traitement par cas) à des fins de surveillance du nombre de cas à traiter.





La direction convient que de l’information détaillée sur chaque cas peut être utile pour la surveillance et l’équilibrage du nombre de cas à traiter. À la suite de la mise en œuvre du nouveau système panprovincial (Système automatisé de gestion de l’aide sociale – SAGAS), qui devrait être mis en place d’ici le deuxième trimestre de 2014, les centres de services sociaux seront mieux placés pour dégager l’information disponible sur le nombre de cas à traiter et évaluer son utilité pour la gestion des cas d’ici au deuxième trimestre de 2015.

Recommandation 4

Que la Ville procède au recouvrement des paiements non admissibles perçus par les bénéficiaires, lorsque cela est jugé approprié.



La direction a pris des mesures correctives immédiates à l’égard des cas mentionnés dans le rapport de vérification, y compris le recouvrement des paiements non admissibles. En outre, pour éviter la répétition des mêmes erreurs, les superviseurs ont examiné les politiques applicables avec le personnel.

Recommandation 5

Que la Ville compare tous les chèques à la liste de paiements du SGMPS afin que les erreurs soient détectées avant l’envoi de chèques aux bénéficiaires.



La direction a pris des mesures correctives immédiates pour recouvrer les paiements non admissibles pour ce qui est du cas mentionné dans la vérification. La direction a examiné le cas d’une manière approfondie, en évaluant notamment la fonctionnalité du système, ce qui l’a amenée à demander à la province d’améliorer les mesures de contrôle prises pour prévenir la production accidentelle de paiements rétroactifs au moment de la saisie des données. La direction prévoit qu’une fonctionnalité améliorée sera intégrée au nouveau système panprovincial SAGAS, dont le lancement est prévu pour le deuxième trimestre de 2014. En attendant, la direction convient que la comparaison des chèques à la liste des paiements est une mesure de contrôle interne efficace pour la détection des erreurs. Elle enverra donc au personnel un avis d’ici le troisième trimestre de 2013 lui rappelant de continuer à exécuter cette procédure importante.



Recommandation 6

Que la Ville consigne dûment et clairement ses décisions de dérogation aux exigences de déclaration mensuelle dans le dossier du bénéficiaire ainsi que les revenus du bénéficiaire au moment de l’octroi de la dérogation, la période pendant laquelle la dérogation sera en vigueur ainsi que toutes les pièces justificatives examinées.



Les procédures de vérification et de consignation des décisions concernant la déclaration des revenus doivent respecter les exigences énoncées dans les directives provinciales. La supervision exercée par la direction est une activité opérationnelle continue. Elle est menée par l’entremise de notes de service sur les procédures et les politiques à l’intention du personnel, de comités responsables de l’élaboration des politiques, de séances de formation, de réunions du personnel ainsi que d’examens de dossiers par les superviseurs. En outre, un rappel sur cette procédure sera envoyé au personnel au cours du troisième trimestre de 2013. À ce rappel s’ajoutera une formation offerte au personnel pour clarifier les exigences relatives aux notes consignées dans le dossier concernant les pièces justificatrices examinées avant de rendre une décision de dérogation aux exigences de déclaration des revenus (p. ex. relevés bancaires et déclarations de revenus).

Recommandation 7

Que la Ville vérifie que le montant des prestations est exact et que les prestations sont utilisées aux fins prévues, en faisant une vérification des reçus au besoin, conformément aux directives provinciales.



La direction offre un soutien et assure une surveillance pour assurer la conformité aux politiques, par l’entremise de notes de service, de séances de formation, de réunions de personnel et d’examens de dossiers par les superviseurs. En outre, un courriel sera envoyé au personnel au cours du troisième trimestre de 2013 pour lui rappeler qu’il doit vérifier les reçus au besoin et s’assurer que la vérification est consignée aux dossiers.



Recommandation 8

Que le personnel de la Ville consigne au dossier ou note clairement dans le SGMPS les activités de vérification réalisées à l’appui du type de prestation accordée, y compris (selon le cas) les reçus, la confirmation du fournisseur de soins de santé, les autres documents fournis ou les vérifications effectuées à l’appui du paiement des dépenses, conformément aux directives provinciales.



La direction a pris des mesures correctives immédiates pour assurer le suivi par les superviseurs et le personnel concerné lorsque les cas mentionnés dans le rapport de vérification ont été repérés. Elle fournit également des services continus de soutien stratégique et de surveillance pour assurer le respect de la politique par l’entremise de notes de service, de séances de formation, de réunions du personnel ainsi que d’examens de dossiers par les superviseurs. En plus de ces activités, un courriel sera envoyé au personnel au troisième trimestre de 2013 afin de rappeler l’obligation de consigner les mesures de vérification prises à l’appui des prestations accordées, y compris la confirmation reçue des fournisseurs de soins de santé au besoin, conformément aux directives provinciales.

Recommandation 9

Que la Ville veille au plein respect des exigences de participation stipulées dans les directives provinciales.



Les dates des discussions portant sur la participation doivent être tenues à jour. La direction fournit également des services continus de soutien stratégique et de surveillance pour assurer le respect de la politique par l’entremise de notes de service, de séances de formation, de réunions du personnel ainsi que d’examens de dossiers par les superviseurs. Un courriel insistant sur l’importance du respect des exigences prescrites par la politique sera envoyé au personnel au troisième trimestre de 2013.

Recommandation 10

Que la Ville, au moment de la mise en œuvre du système provincial qui remplacera le SGMPS et du nouveau modèle de prestation de services, examine la possibilité d’utiliser ce système pour augmenter l’efficience de l’exécution du programme et réduire les ÉTP requis.





Outre les divers changements apportés au modèle de prestation de services des Services sociaux et communautaires, la mise en œuvre du Système automatisé de gestion de l’aide sociale (SAGAS) prévue au deuxième trimestre de 2014 dans la province sera l’occasion de revoir les processus de prestation de services d’ici le deuxième trimestre de 2015 en vue d’accroître l’efficacité de la gestion de la charge de travail, y compris l’utilisation des ressources.

Recommandation 11

Que la Ville procède à une analyse du nombre de chargés de cas génériques dans le but : a) d’en réduire le nombre afin de se rapprocher davantage de la valeur médiane

de l’Initiative d’analyse comparative des services municipaux de l’Ontario (IACSM) et, ce faisant, d’examiner le nombre de postes de supervision requis pour cet effectif réduit

b) d’augmenter le nombre de cas par chargé de cas pour l’exécution du programme OT



Comme l’indique la réponse à la recommandation 10, la direction examinera le modèle de prestation de services des Services sociaux et communautaires pour relever les gains d’efficience potentiels, ce qui inclura un examen de la gestion de la charge de travail pour les chargés de cas et les superviseurs.

Toutefois, la mesure de l'IACSM relative au coût par cas ne devrait pas constituer l'unique indicateur utilisé pour évaluer le niveau de ressources. Comme mentionné dans le rapport de vérification, la mesure est « influencée par des variables comme les conditions du marché du travail de la municipalité et le coût par cas peut être moindre à cause d'une hausse du volume de cas résultant de facteurs économiques régionaux », des facteurs qui pourraient avoir une incidence sur les résultats. De plus, la mesure inclut uniquement 12 des 47 agents de prestation du programme Ontario au travail. Aussi, le rapport de vérification indique « que lorsque les ratios de cas sont plus élevés, les services visent uniquement la gestion de crise, laissant peu de temps pour la planification et la mise en œuvre de mesures préventives avec les bénéficiaires». Cela étant, la direction procédera d'ici le T1 2014 à une analyse comparative avec d'autres municipalités similaires afin de déterminer le ratio de cas optimal par travailleur.

La direction fera en sorte qu'en vertu de ce ratio optimal, les chargés de cas puissent continuer d'évaluer et de surveiller correctement l'admissibilité, de répondre aux exigences de vérification et de documentation et de produire des



plans de gestion de cas qui aident les bénéficiaires à trouver et à conserver un emploi, un logement et des services de garde à l'enfance. De plus, le ratio optimal établi comprendra le personnel requis pour gérer les mécanismes de détection et de contrôle du programme. Ces mécanismes assurent que seuls les bénéficiaires admissibles reçoivent des prestations et que les bénéficiaires non admissibles et les activités frauduleuses sont détectés et la situation, corrigée.

Toutefois, à court terme, pour rapprocher davantage les résultats de l'IACSM fournit par la Ville d’Ottawa de la médiane, la direction s'engage à trouver des économies d'efficience représentant 12 postes ÉTP en 2014, soit des économies de 960 000 dollars, et d'autres économies pour 2015.

Recommandation 12

Que la Ville soutienne la Direction par l’entremise du programme de gestion des présences afin de réduire le nombre de congés de maladie pris par les chargés de cas génériques à un taux au moins égal à celui actuellement enregistré dans le centre de services de l’Est (16,5 jours).



L’examen initial de la direction a permis de repérer des écarts entre les centres, et une analyse plus approfondie est nécessaire pour déterminer quels sont les facteurs qui ont une incidence sur les résultats. Ainsi, un examen approfondi permettra d’établir la nature des pratiques optimales qui pourraient être adoptées dans les centres. Ces facteurs, ainsi que les pratiques optimales, contribueront à l’établissement d’un plan d’action permettant de relever les changements organisationnels nécessaires et fourniront aux superviseurs d’autres outils et mesures de soutien leur permettant de réduire les taux d’absentéisme dans leurs équipes. En outre, le cycle de 18 mois du programme de gestion des présences fournira également aux superviseurs et aux gestionnaires des informations utiles sur les dossiers de présences antérieurs.

La direction utilisera le programme de gestion des présences ainsi que d’autres mesures de soutien (p. ex., Programme d’aide aux employés, Santé et Mieux-être des employés) pour élaborer, mettre en œuvre et surveiller un plan visant à ramener le nombre de jours de congé de maladie dans les quatre centres de services d’ici le quatrième trimestre de 2014 à la moyenne enregistrée dans le Centre de soutien social et communautaire de l’Est.

Recommandation 13

Que la Ville étudie la possibilité d’utiliser les informations extraites du SGMPS et élimine l’utilisation des feuilles de calcul pour suivre les plaintes adressées au Programme d’évaluation de l’admissibilité (PEA) et produire des rapports sur ces dernières.





La direction examinera l’information extraite du SGMPS d’ici le troisième trimestre de 2013 afin de déterminer s’il est possible d’éliminer l’utilisation de tableurs pour le suivi des plaintes adressées au PEA et la production de rapports sur ces dernières.

Recommandation 14

Qu’à la mise en œuvre du système qui remplacera le SGMPS, la Ville examine la possibilité d’utiliser le nouveau système pour remplacer les feuilles de calcul pour la production de rapports aux fins du PEA.



La direction examinera si le nouveau système provincial (SAGAS) pourrait remplacer les feuilles de calcul pour la production de rapports aux fins du Programme d’évaluation de l’admissibilité d’ici le quatrième trimestre de 2014.

Recommandation 15

Que la Ville recense les clients qui ont reçu une aide du programme OT et qui possèdent un permis d’entreprise ou commercial délivré par la Ville ou utilisé dans des échanges avec la Ville. Ces données devront être prises en compte pendant l’examen de l’admissibilité et de manière permanente.



Il est noté que les conclusions de la vérification confirment que l’admissibilité et les droits ont été correctement évalués et émis dans le cas de ceux qui possèdent un permis d’entreprise ou de taxi, car aucun versement excédentaire n’est noté dans le tableau 12.

Qui plus est, les SSC étaient au courant de tous les clients qui étaient à l’emploi de la Ville et que l’emploi a été utilisé pour déterminer les critères d’admissibilité appropriés. Les versements excédentaires mentionnés ne sont pas le résultat d’un manque d’attention par rapport à l’emploi, mais sont plutôt le fait que certains clients n’ont pas déclaré tous leurs revenus.

Les SSC vont examiner de manière plus approfondie les processus liés à la vérification des revenus d’emploi, sans égard à l’employeur. La direction a envoyé un avis de rappel concernant cette procédure au 3e trimestre de 2013. De plus, cette zone de risque n’est pas exclusive aux clients qui occupent un emploi à la Ville, mais concerne tous les clients qui ont des revenus d’emploi. En conséquence, au 1er trimestre de 2014, les SSC vont procéder à un examen ciblé



des dossiers où sont inscrits des revenus d’emploi pour vérifier la conformité et approfondir l’évaluation dans ce domaine.

Recommandation 16

Que jusqu’à ce que le SGMPS indique que des changements sont apportés de manière rétroactive aux mois où une prestation est versée, la Ville examine rétroactivement toutes les transactions affectant la prestation mensuelle précédente et s’assure que les paiements émis aux participants étaient admissibles.



Comme il a été dit dans la réponse de la direction à la recommandation 5, la direction prévoit qu’une fonctionnalité améliorée sera intégrée au nouveau système panprovincial SAGAS, dont le lancement est prévu pour le deuxième trimestre de 2014.

En attendant, la direction convient que la comparaison des chèques à la liste des paiements est une mesure de contrôle interne efficace pour la détection des erreurs. Elle a donc envoyé au personnel un avis de rappel à cet égard au troisième trimestre de 2013. L’avis comportait des directives claires portant sur l’examen des paiements qui ont influence rétroactive sur un mois de prestation précédent.

Recommandation 17

Que la Ville vérifie auprès du service de la paie l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements concernant la paie soumis par les bénéficiaires d’OT.



La direction est d’accord avec le principe de la vérification de l’exactitude et de l’exhaustivité des renseignements concernant la paie soumis par les bénéficiaires d’OT à leur employeur. Dans les cas cités dans la présente vérification, les activités de vérification n’ont pas été aussi complètes qu’elles l’auraient dû. Des mesures correctives ont été prises immédiatement et le recouvrement des paiements excédentaires est en cours.

Un avis de rappel a été envoyé au personnel au 3e trimestre de 2013 qui insistait sur l’importance de bien vérifier, avec grande précision, tous les revenus d’emploi , en ayant recours aux méthodes à leur disposition (p. ex., examen des fiches de paie, examen des renseignements de tiers comme les rapports Equifax, etc.).



Qui plus est, comme il est expliqué dans la recommandation 16, au 1er trimestre de 2014, les SSC vont procéder à un examen ciblé des dossiers où sont inscrits des revenus d’emploi, peu importe l’employeur pour vérifier la conformité et approfondir l’évaluation du risque dans les processus de vérification des revenus.

Recommandation 18

Que la Ville élabore un outil décrivant les renseignements financiers que doit obtenir/réviser l’administrateur afin d’évaluer l’admissibilité aux programmes d’Aide en cas d’urgence et que le tout soit consigné dans chaque dossier pour chaque demande.



Actuellement, le personnel procède à un interrogatoire ciblé afin d’évaluer correctement l’admissibilité d’un demandeur à l’aide en cas d’urgence. Cependant, les renseignements au dossier ne consignent pas tous les résultats d’évaluation des questions et réponses qui pourraient confirmer qu’aucune autre ressource financière n’était disponible pour pouvoir réagir à la situation d’urgence.

La direction prévoit qu’une fonctionnalité améliorée sera intégrée au nouveau système panprovincial SAGAS, dont le lancement est prévu pour le deuxième trimestre de 2014. Cette fonctionnalité améliorera la documentation concernant l’interrogatoire ciblé dans le processus de demande d’aide en cas d’urgence. Entretemps, la direction va élaborer et mettre en œuvre, d’ici le 4e trimestre de 2013, un outil que le personnel pourra utiliser pour améliorer la documentation de l’évaluation de l’aide en cas d’urgence.


Comme mentionné ci-après, au cours de la présente vérification, nous avons identifié des économies potentielles variant de 1 851 488 à 2 567 938 dollars.

Paiements non admissibles d’OT

Bien que l’échantillon ne soit pas nécessairement valide sur le plan statistique, si l’on applique le taux d’erreur observé durant l’analyse de l’échantillon examiné dans le cadre de la vérification de façon uniforme à l’ensemble de la population desservie par le programme OT, on obtient un montant total des paiements non admissibles au cours de la période s’échelonnant de janvier 2011 à juin 2012 d’environ 834 000 $ (0,6 % X 139 millions de dollars).



Nombre de chargés de cas génériques

Afin de se rapprocher davantage de la médiane de l’IACSM, il serait possible de réduire le nombre de chargés de cas génériques de l’ordre de 10 % à 18,6 %, ce qui équivaudrait à une baisse de 13,6 à 25,3 postes ainsi qu’à des économies salariales approximatives de l’ordre de 832 796 $ à 1 549 246 $ (à l’exclusion des avantages sociaux et des frais généraux).

Gestion des congés de maladie

Une gestion améliorée des congés de maladie pourrait se traduire par une réduction des besoins en personnel et une amélioration du service à la clientèle. Alors que le nombre moyen de congés de maladie à la Ville s’est établi à 10,99 jours en 2012, une réduction du nombre de congés de maladie à au moins 16,5 jours (ce qui correspond à la moyenne au bureau de l’Est) se traduirait par une économie d’environ 167 000 $.

Suivi et rapports relatifs aux plaintes touchant le processus de réexamen de l’admissibilité

Il est possible de réaliser des économies dans le cadre du suivi des plaintes et de la production de rapports à leur égard dans le cadre du processus de réexamen de l’admissibilité. Selon nos estimations préliminaires, il serait possible d’éliminer environ 20 % des heures travaillées par un ETP, ce qui équivaut à approximativement 11 358 $ en salaire (à l’exclusion des avantages sociaux et des frais généraux).

Comparaison des bases de données de la Ville avec la liste de bénéficiaires d’Ontario au travail

Comme mentionné au point 5.6.3, l’examen de notre échantillon de 50 bénéficiaires d’Ontario au travail (OT) qui sont également des employés de la Ville nous a permis de constater neuf paiements excédentaires pour un montant total de 6 149 $. Nous avons relevé deux autres cas de paiements excédentaires pour un montant total de 185 $, mais les Services sociaux et communautaires nous ont informés qu’il s’agissait d’un montant non recouvrable.

Conclusion

Nous avons constaté qu’un nombre élevé de rapports Equifax ne figuraient pas au dossier dans trois centres des services sociaux sur quatre.

Notre vérification a trouvé des cas où les évaluations de l’admissibilité en cours n’étaient pas conformes aux exigences provinciales. La vérification a également constaté qu’un montant total de 3 840 $ (0,6 %) a été versé en prestations non admissibles à des bénéficiaires, ainsi que plusieurs cas où la documentation, la vérification et l’analyse appropriée n’avaient pas été consignées conformément aux directives provinciales.



Plusieurs économies sont réalisables pour la Ville :

Arrêts des paiements non admissibles de l’OT;

Augmentation du ratio de cas par chargé de cas;

Amélioration de la gestion des congés de maladie;

Gains d’efficacité dans le suivi et la déclaration des plaintes déposées dans le cadre du processus de réexamen de l’admissibilité;

Comparaison des bases de données de la Ville (p. ex., renseignements concernant la paie) avec la liste de bénéficiaires d’Ontario au travail;

Vérification des renseignements concernant la paie pour les employés de la Ville qui font une demande en vertu des programmes d’OT.

Globalement, les premières évaluations de l’admissibilité à l’aide sont effectuées conformément à la Loi sur le Programme Ontario au travail, à ses règlements et aux directives de principe applicables. Il faudrait veiller à ce que toute la documentation requise en vertu des directives provinciales soit au dossier ou consignée dans le SGMPS comme le permettent les directives provinciales.

Actuellement, les Services sociaux et communautaires n’effectuent pas la comparaison entre les bases de données de la Ville (p. ex., renseignements concernant la paie, permis d’entreprise, permis de taxi, etc.) pour vérifier que le revenu des clients d’OT a été entièrement déclaré.

Nous avons examiné 50 des 246 employés de la Ville et constaté des paiements excédentaires dans 11 de ces cas :

Six cas ont déclaré des revenus inférieurs, pour des versements excédentaires de 10 046 $ dont 4 852 $ a été constaté au cours de la vérification (les Services sociaux et communautaires nous ont informés qu’ils avaient identifié 5 195 $ du trop-payé de 6 397 dollars en 2011 et que le cas est à l’étude et sera porté à l’attention du Service de police d’Ottawa en raison de fausse représentation);

Dans deux cas, les frais de transport couverts par l’aide à l’emploi ont été payés deux fois pour un même mois pour un montant total non recouvrable de 185 $;

Dans trois cas, les SSC ont confirmé qu’un chèque a été émis par erreur pour un paiement excédentaire de 1 297 $.

De plus, l’information au dossier ne faisait pas la démonstration que le demandeur répondait aux critères d’aide d’urgence dans 15 des cas examinés. À ce titre, nous ne pouvions déterminer en nous fondant sur la documentation au dossier que le demandeur avait fait tous les efforts raisonnables pour avoir accès à toutes les autres ressources disponibles; ou que le demandeur n’avait pas suffisamment d’argent ou d’actifs, et ne pouvait obtenir de crédit pour combler ses besoins de



base et les besoins en logements de son unité de prestation. En bref, nous n’avons pu établir si les demandeurs dont nous avons examiné le dossier répondaient aux critères d’aide d’urgence.

Pour les 15 cas d’aide en cas d’urgence de notre échantillon, nous avons élargi l’examen aux cinq années précédentes afin de déterminer la fréquence des schémas. Dans 10 des 15 cas examinés, la personne avait demandé et avait reçu de l’aide en cas d’urgence plus d’une fois.

Les problèmes relevés dans la présente vérification pourraient être réglés par une évaluation du risque, conformément à la politique de la Ville, qui serait effectuée à l’échelle du service, ou plus spécifiquement pour le programme Ontario au travail.

Remerciements

Nous souhaitons remercier la direction de son concours et de l’aide qu’elle a apportée à l’équipe de vérification.

Nous remercions également le personnel du ministère des Services sociaux et communautaires de l’Ontario d’avoir pris le temps de nous rencontrer pour fournir des éclaircissements.


6 RAPPORT ANNUEL 2012 SUR LA LIGNE DIRECTE FRAUDE ET ABUS

6.1 Description de la Ligne directe

Le 1er novembre 2005, la Ville d’Ottawa a instauré la Ligne directe de fraude et d'abus en vue d’aider les employés à signaler toute situation de fraude ou d’abus présumée. Le Conseil a par la suite offerte la Ligne directe au public à compter de mai 2009. La Ligne directe de fraude et d’abus est un service confidentiel et anonyme qui permet aux employés et aux citoyens de signaler un incident à toute heure de la journée, sept jours sur sept. La Ligne directe est gérée indépendamment par un tiers et accessible par téléphone ou Internet.

6.2 Statistiques d’utilisation de la Ligne directe

En 2012, la Ligne directe a reçu 143 signalements. De ce nombre, 82 provenaient de la population et 61 provenaient des employés de la Ville d’Ottawa. Étant donné le nombre de signalements émis par le grand public, il semble que celui-ci soit enclin à utiliser ce service.

Signalements par origine

Origine Nombre de signalements

Pourcentage

Public 82 57 %

Employé 61 43 %

Total 143 100 %

Signalements par moyen de transmission

Moyen de transmission Nombre de signalements

Pourcentage

Internet 103 72 %

Téléphone 40 28 %

Total 143 100 %


La Ligne directe de fraude et d’abus vise à faciliter la communication bidirectionnelle tout en garantissant l’anonymat. Ce service permet à la personne signalant une situation de fraude ou d’abus de fournir des renseignements supplémentaires, de suivre les progrès de l’enquête, de répondre à des questions de suivi et de connaître les résultats de l’enquête faisant suite au signalement. En 2012, 79 personnes, soit 55 % de tous les signalements, ont révisé leur signalement après l’avoir soumis, alors que 64 personnes ne l’ont pas révisé. Le fait que 55 % des personnes ayant fait un signalement ont choisi la communication bidirectionnelle semble indiquer que ces personnes ont la volonté de soumettre des renseignements supplémentaires, de suivre les progrès de l’affaire et de connaître les résultats de l’enquête faisant suite à leur signalement.

Personnes utilisant la communication bidirectionnelle pour leur signalement

Signalement examiné Nombre de signalements

Pourcentage

Non 79 55 %

Oui 64 45 %

Total 143 100 %

6.3 Sommaire des rapports adressés à la Ligne directe en 2012

Le tableau ci-dessous résume, par sujet, les signalements effectués à la Ligne directe depuis son lancement en novembre 2005 jusqu’au 31 décembre 2012.

Signalements à la Ligne directe fraude et abus au 31 décembre 2012

Catégories de signalements1 2005 - 2008 2009 2010 2011 2012 Total

Dommages réels ou potentiels à la personne 0 0 0 2 3 5 Santé et sécurité, environnement 12 6 4 2 4 28 Abus d’alcool ou d’autres drogues 8 1 2 1 4 16 Vol, malversation, fraude 90 28 16 7 9 150 Utilisation non autorisée ou abusive de biens et de renseignements municipaux ou du temps de travail 120 40 41 35 25 261 Manipulation ou falsification de données 11 8 1 2 2 24 Comportement contraire à l’éthique et conflit d’intérêts 40 20 31 36 7 134 Violation des lois, règlements, politiques et procédures 42 14 52 11 33 152 Information financière et comptabilité 2 2 2 0 2 8 Gestion/superviseur 10 0 5 0 7 22 Suggestions d’amélioration 109 14 18 33 19 193

1 Consultez l’Annexe C pour avoir une définition de chacune des catégories.


Signalements à la Ligne directe fraude et abus au 31 décembre 2012

Catégories de signalements1 2005 - 2008 2009 2010 2011 2012 Total

Suggestions pour les vérifications futures 32 20 16 16 12 96 Autre 37 12 27 37 16 129 Total 513 165 215 182 143 1,218

6.4 Problèmes signalés à la Ligne directe en 2012

La présente section comprend les résumés, approuvés par le maire et le président du Sous-comité de la vérification, d’exemples de signalement à la Ligne directe fraude et abus qui ont été résolus en 2012, sans toutefois faire l’objet d’une vérification précise. Lorsque les signalements sont corroborés, toutes les mesures disciplinaires prises relèvent de la direction. Dans les cas où la direction a pris des mesures, les résultats sont indiqués ci-dessous. 1. Qualifications des employés Un superviseur n’ayant pas réussi à passer un examen de certification, la direction et les Relations de travail ont rencontré l’employé pour l’aviser que la classification de son poste avait été temporairement modifiée. L’employé a été placé à un poste qui n’exige pas la certification et son salaire a été réduit en conséquence. On lui a accordé six mois pour passer l’examen. S’il le réussit, il/elle sera réintégré(e) dans ses fonctions. Par contre, en cas d’échec, le poste serait affiché et pourvu par suite d’un concours. 2. Utilisateurs d’Internet Les services de TI ont analysé l’utilisation d’Internet de 56 employés, et ont ciblé six employés qui, à leur avis, semblaient faire une utilisation élevée de l’internet à des fins non professionnelles. Ces cas ont été examinés plus attentivement et les mesures suivantes ont été prises :

Un employé a reçu un avis de mesures disciplinaires par écrit;

Deux employés ont reçu une lettre d’attente;

Deux employés ont reçu un avertissement verbal;

Dans le cas d’un employé, son superviseur l’a avisé de fermer son navigateur lorsqu’il n’utilisait pas Internet, afin de réduire l’utilisation d’Internet.

3. Congé non officiel Il a été découvert qu’un superviseur avait accordé à ses employés une journée de congé non officielle en remerciement pour un travail exceptionnel. Le superviseur a été avisé que l’octroi de congés en dehors de ceux prévus en vertu de la convention collective de la section 503 du SCFP n’était ni permis ni autorisé par la Ville. Une lettre d’attente décrivant l’erreur sera rédigée et placée au dossier personnel du


superviseur. De plus, tous les employés qui ont eu droit à ce « congé » ont été avisés que la direction remplaçait le « congé » par des heures accumulées (c.-à-d. un congé plutôt que des vacances). Des modifications ont été apportées aux congés d’un total de 14 employés. 4. Classification incorrecte d’un bien dans le système fiscal Un bien, utilisé comme activité commerciale, a été classé incorrectement comme résidence dans le système fiscal municipal. La Direction des recettes va contester la classification afin que les taxes foncières de 2013 et après soient facturées de manière appropriée à un taux plus élevé. 5. Employé ayant modifié son compteur d’eau Un employé des Services environnementaux a modifié son compteur d’eau à son domicile. Par suite de cette modification, l’utilisation d’eau non payée a été estimée à 3 158 $. De plus, le coût de remplacement du compteur d’eau endommagé s’est élevé à 320 $. L’employé a été renvoyé et a été accusé d’infraction au règlement municipal sur l’eau. Le Bureau du vérificateur général a également reçu les résultats d’enquêtes effectuées par la Sécurité municipale relativement à six signalements qui n’ont pas été faits par l’intermédiaire de la Ligne directe fraude et abus, mais plutôt directement au Service sécurité. Dans trois cas, les accusations étaient fondées et la direction a pris les mesures qui s’imposaient, y compris un licenciement. Un des cas était lié à la consommation de drogues, un autre à un vol et un troisième à une personne recherchée par la police d’un autre territoire de compétences.

7 POSSIBILITÉS D’ÉCONOMIE Le Conseil a demandé que les vérifications entreprises par le BVG comprennent une analyse des possibilités d’économies réalisables, le cas échéant. Nous avons relevé un total de 5 092 250 $ en économies potentielles pour 2012, pour un total de 51 092 914 $ depuis 2005. Ces données sont présentées à l’Annexe B.

8 PLAN DE VÉRIFICATION DE 2013

8.1 Méthodologie

La méthode appliquée pour élaborer les plans de vérification comprend les étapes clés suivantes :

réunions avec les conseillers et la haute direction;

examen de la documentation budgétaire;

examen des vérifications précédentes de la Ville;

examen de plans de vérification d’autres municipalités;


rétroaction du personnel du Bureau du vérificateur général;

réunions avec les vérificateurs externes et examen des lettres de recommandations; et

évaluation des programmes et services au moyen des critères de sélection et d’une analyse des risques.

On a fait appel à plusieurs critères de sélection précis pour sélectionner les projets éventuels et les vérifications décrites dans le plan, y compris :

les programmes ou services ayant un impact direct sur les citoyens;

le risque ou les répercussions de l’interruption de ces programmes ou services sur la sécurité publique, la commodité, la situation financière;

les discussions tenues avec le Conseil et la haute direction;

la taille du budget (y compris celle de l’effectif);

la date de la dernière vérification;

les rapports signalés à la Ligne directe fraude et abus.

8.2 Plan de 2013

Le conseil municipal a approuvé en date du 10 octobre 2012 les projets suivants au Plan de vérification de 2013 :

1. Service du parc automobile – Contrat avec NAPA

Plusieurs personnes ont fait des notifications à la Ligne directe et manifesté leurs préoccupations au sujet de ce contrat.

La Ville de Toronto a reçu les mêmes plaintes et envisage de mener une enquête plus approfondie.

Le processus de vérification étudiera la conformité des modalités du contrat, l’optimisation des ressources et les possibilités d’économies.

2. Éthique

Sur la base de la norme de vérification 2110.A1 adoptée – L’activité de vérification doit évaluer la conception, la mise en place et l’efficacité des objectifs, des programmes et des activités liées à l’éthique de la Ville.

Le processus de vérification examinera toutes les politiques visant la conduite des employés, telles que la diffusion de l’information, le Code de conduite, la Politique sur l’utilisation responsable des ordinateurs, etc.

Cette vérification ne concerne pas les membres du Conseil.

3. Gouvernance des TI

Sur la base de la norme de vérification 2110.A2 adoptée – Le processus de vérification doit vérifier si la gouvernance des technologies de l’information de la Ville appuie ses stratégies et ses objectifs.

La vérification a été déterminée par le conseiller Tierney et comprendra un examen des possibilités d’économie.


4. Processus de planification stratégique des activités d’OC Transpo

Bien-fondé des processus de gestion pour déterminer les stratégies commerciales.

Le processus de vérification, que le conseiller Blais avait établi avant les changements à la direction d’OC Transpo, examinera les possibilités d’économies.

Prévoit un examen de trois processus de planification distincts, c.-à-d. le parc d’autobus, l’utilisation des installations, et le processus de planification d’OC Transpo relatifs à l’annulation de trajets d’autobus (identifié par le conseiller Egli).

5. Une vérification des processus environnementaux d'approbation prévus par la loi

Les normes adoptées ont exigé la réalisation d’une évaluation des risques.

Comme l’indique l’évaluation des risques, une vérification sera menée dans un secteur semblant présenter le plus haut risque.

La vérification comprendra un examen de l’optimisation des ressources et des possibilités d’économies.

Il est recommandé que nous procédions à une vérification des processus environnementaux d'approbation prévus par la loi.

6. Services d’infrastructure

Demandé par le Conseil municipal le 10 octobre 2012.

7. Suivi des vérifications : a) Vérification de la gestion des postes vacants;

b) Vérification du Service des communications générales;

c) Vérification des pratiques en matiére d’approvisionnement – Générales;

d) Vérification des pratiques en matiére d’approvisionnement –Activités de couverture;

e) Vérification de la mesure du rendement;

f) Vérification de Santé et Sécurité au travail;

g) Vérification du Plan directeur des Ressources humaines;

h) Vérification de la budgétisation du financement de la croissance;

i) Vérification des communications d’OC Transpo relatives à l’annulation de trajets d’autobus;

j) Vérification du processus d’etablissement des horaires des chauffeurs d’autobus d’OC Transpo.


8.3 Plan de 2014

Jusqu’à maintenant au Bureau du vérificateur général nous avons inclus à nos huit rapports annuels précédents un plan de vérification fondée sur le risque pour trois ans qui est soumis à l’approbation du Conseil. L’approche fondée sur les risques en matière de vérification que nous avons présentée dans chacun de nos rapports annuels a permis de cibler les systèmes, fonctions et processus qui nous semblaient les plus vulnérables au risque afin d’en faire une analyse approfondie.

En raison de la date de l’arrivée de mon successeur, le présent rapport annuel n’établit pas de plan de vérification au-delà de 2013. Cette omission est volontaire et a pour but de permettre au nouveau vérificateur général de proposer son propre plan de vérification basé sur le risque et de demander l’approbation du Comité de vérification et du Conseil.

9 RAPPORT FINAL DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL Le rapport annuel de 2013 est le dernier du mandat du vérificateur général actuel. Le BVG de la Ville est bien établi et fonctionne avec grande efficacité. Depuis 2005, le Bureau a réalisé 122 vérifications distinctes, ce qui représente plus de 1 700 recommandations. Comme il a déjà été mentionné, d’énormes progrès ont été réalisés dans la mise en œuvre de ces recommandations et les vérifications ont permis de recenser plusieurs possibilités d’économies importantes.

Le vérificateur général tient à exprimer ses remerciements au directeur municipal, M. Kirkpatrick, pour son soutien continuel et sa coopération depuis 2005. Sans sa collaboration, jamais le BVG n’aurait pu connaître un tel succès.

Finalement, le vérificateur général tient à exprimer sa gratitude pour le travail acharné et le grand dévouement du personnel du BVG actuel et ancien. Leurs efforts ont été essentiels à la réussite du Bureau.

ANNEXE A : RECOMMANDATION(S)À PORTER À L’ATTENTION DU SOUS-COMITÉ DE LA VÉRIFICATION


ANNEXE A : RECOMMANDATION(S) À PORTER À L’ATTENTION DU SOUS-COMITÉ DE LA VÉRIFICATION

Vérifications présentées au Rapport annuel 2012

Total des recommendations

La gestion est d'accord

La gestion n'est pas d'accord

No des recommendations

Trésorerie 11 11 0 S.O.

Cartes de crédit municipales

13 13 0 S.O.

Centres de service à la clientèle

17 17 0 S.O.

Processus d’évaluation de l’admissibilité au programme Ontario au travail

18 18 0 S.O.

Surveillance de la construction

13 13 0 S.O.

Total des recommandations - Rapport annuel 2012

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e d

es t

ran

spo

rts

en c

om

mu

n d

e 2

008

-200

9 8

55

000

$

La

Vil

le a

pa

yé

env

iro

n 8

55

000

$ d

e p

éna

lité

s fi

scal

es

po

ur

du

car

bu

ran

t p

ou

r le

qu

el e

lle

n’a

pu

acc

epte

r la

li

vra

iso

n p

end

an

t la

grè

ve.

20

09

Hu

it d

oss

iers

par

ticu

lier

s d

es

Ser

vic

es d

u C

od

e d

u b

âti

men

t 5

00

0 $

(Éch

an

till

on

, le

résu

lta

t n

’est

pa

s p

roje

té s

ur

les

207

lots

d

e l’

éta

pe)

Fa

ctu

rati

on

des

dro

its

d’i

nsp

ecti

on

re

mb

ou

rsa

ble

s à

tou

s le

s p

rom

ote

urs

alo

rs q

ue

l’en

trep

ren

eur

n’e

st p

as

prê

t p

ou

r l’

insp

ecti

on

.

20

09

Co

ntr

ats

pro

pre

s a

u P

arc

équ

estr

e n

ati

on

al d

e N

epea

n

10

000

$

Mo

nta

nt

ap

pro

xim

ati

f p

ou

r n

e p

as

av

oir

fa

ctu

ré l

es

fra

is c

om

ple

ts p

end

ant

un

év

énem

ent

d’u

ne

du

rée

de

deu

x s

ema

ines

pen

dan

t tr

ois

an

s (e

n p

lus

de

la

sub

ven

tio

n d

e 1

0 00

0 $

).

T

ota

l p

art

iel

de

200

9

87

0 0

00

$

AN

NE

XE

B –

PO

SS

IBIL

ITÉ

S D

’ÉC

ON

OM

IES

RE

LE

VÉ

ES

DA

NS

LE

S V

ÉR

IFIC

AT

ION

S D

E 2

00

5 À

20

12

Pag

e 1

52

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l

ÉC

ON

OM

IES

AN

NÉ

E

VÉ

RIF

ICA

TIO

N

Po

nct

uel

les

An

nu

elle

s

To

tal

des

É

con

om

ies

Po

nct

uel

les

et

An

nu

elle

s C

OM

ME

NT

AIR

ES

20

10

Uti

lisa

tio

n d

es v

éhic

ule

s m

un

icip

au

x e

t k

ilo

mét

rag

e 3

46

200

$

Des

éco

no

mie

s d

e co

ûts

an

nu

elle

s p

oss

ible

s d

e 1

06

000

$ o

nt

été

éta

bli

es d

ans

la v

érif

ica

tio

n, e

t u

n

au

tre

240

000

$ e

n é

lém

ents

de

pa

ssif

lié

s a

ux

av

an

tag

es

imp

osa

ble

s p

ou

rra

it ê

tre

évit

é. «

Les

co

nst

ata

tio

ns

qu

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tati

ves

de

cett

e v

érif

ica

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n s

ug

gèr

ent

qu

e d

es

éco

no

mie

s su

pp

lém

enta

ires

ser

aie

nt

tro

uv

ées

pa

r u

ne

an

aly

se e

t u

n c

on

trô

le s

yst

émat

iqu

e. »

20

10

Rô

le d

e la

Vil

le c

on

cern

an

t u

ne

act

ivit

é d

e la

fêt

e d

u C

ana

da

5

7 0

00 $

F

rais

de

net

toy

ag

e d

e 57

00

0 $

en

ga

gés

par

la

Vil

le à

la

su

ite

d’u

n d

éver

sem

ent

de

die

sel

surv

enu

en

20

09 e

t q

ui

dev

raie

nt

lui

être

rem

bo

urs

és.

20

10

Lig

ne

dir

ecte

fra

ud

e et

ab

us

1

47

400

$

Sig

na

lem

ents

de

fra

ud

e et

d’a

bu

s tr

ait

és e

n 2

010

(E

mp

loy

é d

u S

erv

ice

par

am

édic

su

r a

pp

el p

ou

r d

es

serv

ices

de

TI

- 5

6 16

8 $

- e

t co

mb

ina

iso

n d

e 31

au

tres

ca

s -

91 2

08 $

).

T

ota

l p

art

iel

de

201

0

55

0 6

00

$

20

11

Bu

dg

étis

ati

on

du

fin

an

cem

ent

de

la c

rois

san

ce

Po

ssib

ilit

és

d’é

con

om

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no

n

qu

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tifi

ées

Po

ur

l’h

eure

, le

Ser

vic

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es f

ina

nce

s a

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ité

sa

pa

rtic

ipa

tio

n à

l’é

val

ua

tio

n d

e la

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bil

ité

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cièr

e d

es

pro

jets

de

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ance

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t d

e la

cro

issa

nce

in

scri

ts d

ans

les

Pla

ns

de

ges

tio

n d

e la

cro

issa

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de

la V

ille

. La

co

ntr

ibu

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n d

u S

erv

ice

des

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ces

à u

ne

cap

aci

té

acc

rue

plu

s tô

t d

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s le

pro

cess

us

du

pla

n d

irec

teu

r et

u

ne

éva

lua

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n f

inan

cièr

e g

lob

ale

vie

nd

ron

t en

rich

ir l

es

dis

cuss

ion

s su

r la

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ité

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anci

ère

init

iale

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ées

av

ec l

es i

nte

rven

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ts e

t re

nfo

rcer

l’e

ffic

aci

té d

u

pro

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us

de

bu

dg

étis

ati

on

po

ur

tou

s le

s p

roje

ts d

e fi

na

nce

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t d

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cro

issa

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, d’o

ù d

es é

con

om

ies

po

ten

tiel

les

en t

emp

s et

en

res

sou

rces

en

av

al.

A

NN

EX

E B

– P

OS

SIB

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ÉS

D’É

CO

NO

MIE

S R

ELE

VÉ

ES

DA

NS

LE

S V

ÉR

IFIC

AT

ION

S D

E 2

00

5 À

20

12

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

15

3

ÉC

ON

OM

IES

AN

NÉ

E

VÉ

RIF

ICA

TIO

N

Po

nct

uel

les

An

nu

elle

s

To

tal

des

É

con

om

ies

Po

nct

uel

les

et

An

nu

elle

s C

OM

ME

NT

AIR

ES

20

11

Ser

vic

e d

es c

om

mu

nic

ati

on

s g

énér

ale

s

Po

ssib

ilit

és

d’é

con

om

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no

n

qu

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tifi

ées

Au

mo

men

t d

e la

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ific

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on

, Co

mm

un

ica

tio

ns

gén

éra

les

av

ait

à s

on

act

if 5

1 é

qu

ival

ents

tem

ps

ple

in

(ET

P)

et u

n b

ud

get

to

tal

de

4,4

mil

lio

ns

de

do

llar

s. D

e p

lus,

la

dir

ecti

on

a r

elev

é d

ans

dif

fére

nts

ser

vic

es o

nz

e a

utr

es p

ost

es d

on

t le

s ta

ches

so

nt

con

sacr

ées

à 1

00 %

a

ux

co

mm

un

ica

tio

ns

et 1

0 a

utr

es d

on

t le

s a

ctiv

ités

so

nt

con

sacr

ées

de

5 à

90

% a

ux

co

mm

un

ica

tio

ns.

Le

coû

t p

rop

ort

ion

nel

des

sa

lair

es d

e ce

s p

ost

es s

’élè

ve

à 1

,05

m

illi

on

de

do

lla

rs. L

a d

irec

tio

n a

fa

it s

av

oir

qu

e ce

s o

nz

e p

ost

es n

’em

pié

taie

nt

pa

s su

r le

s se

rvic

es d

e C

om

mu

nic

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on

s g

énér

ale

s. O

r, l

es a

ctiv

ités

de

ces

po

stes

ne

relè

ven

t p

as

tou

jou

rs d

u m

an

da

t d

e C

om

mu

nic

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on

s g

énér

ale

s. À

ce

titr

e, m

enti

on

no

ns

la

créa

tio

n d

e co

mm

un

ica

tio

ns

pro

pre

s a

u s

erv

ice

et d

e li

ais

on

s a

vec

des

ex

per

ts e

n c

on

ten

u d

u s

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ice

po

ur

la

mis

e a

u p

oin

t in

itia

le d

e p

rod

uit

s d

e co

mm

un

ica

tio

n.

Ta

nt

qu

e la

Vil

le n

’au

ra p

as

déf

ini

le m

an

da

t g

énér

al,

le

rôle

et

les

resp

on

sab

ilit

és d

e C

om

mu

nic

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on

s g

énér

ale

s, i

l se

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iffi

cile

de

dét

erm

iner

le

no

mb

re

exa

ct d

e re

sso

urc

es d

on

t le

ser

vic

e a

bes

oin

po

ur

off

rir

un

so

uti

en e

t d

es s

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ices

en

la

ma

tièr

e. À

en

jug

er p

ar

le n

ivea

u d

e re

sso

urc

es d

e co

mm

un

ica

tio

ns

épa

rpil

lées

d

an

s la

Vil

le,

il e

st r

ais

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na

ble

de

sup

po

ser

qu

’un

e ra

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nal

isa

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n d

e la

str

uct

ure

act

uel

le p

erm

ettr

ait

de

réa

lise

r d

es é

con

om

ies.

20

11

Pla

n d

irec

teu

r d

es R

esso

urc

es

hu

ma

ines

Au

cun

es p

oss

ibil

ités

d’é

con

om

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AN

NE

XE

B –

PO

SS

IBIL

ITÉ

S D

’ÉC

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OM

IES

RE

LE

VÉ

ES

DA

NS

LE

S V

ÉR

IFIC

AT

ION

S D

E 2

00

5 À

20

12

Pag

e 1

54

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l

ÉC

ON

OM

IES

AN

NÉ

E

VÉ

RIF

ICA

TIO

N

Po

nct

uel

les

An

nu

elle

s

To

tal

des

É

con

om

ies

Po

nct

uel

les

et

An

nu

elle

s C

OM

ME

NT

AIR

ES

20

11

Ges

tio

n d

es p

ost

es v

aca

nts

1

80

0 0

00 $

À n

otr

e a

vis

, l’é

lim

ina

tio

n d

es p

ost

es E

TP

va

can

ts à

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ng

ter

me

per

met

tra

it d

e ré

ali

ser

des

éco

no

mie

s.

Co

mm

e l’

illu

stre

le

tab

lea

u 1

, la

déf

init

ion

des

po

stes

ré

elle

men

t v

aca

nts

, in

scri

te d

ans

la m

oti

on

82

/2

7, a

p

erm

is d

e d

écel

er e

nv

iro

n 2

1 p

ost

es v

aca

nts

ET

P

pen

da

nt

plu

s d

e 24

mo

is i

nsc

rits

au

bu

dg

et.

Co

nfo

rmém

ent

au

x d

isp

osi

tio

ns

de

cett

e m

oti

on

, en

él

imin

ant

ces

po

stes

et

en e

ffa

çan

t le

s fo

nd

s in

scri

ts a

u

bu

dg

et d

es s

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ices

, la

Vil

le p

ou

rra

it d

éga

ger

des

éc

on

om

ies

po

ten

tiel

les

de

1,8

mil

lio

n $

, un

e so

mm

e ca

lcu

lée

sur

la b

ase

d’u

n s

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ire

an

nu

el m

oy

en

(av

an

tag

es s

oci

au

x c

om

pri

s)

de

85

400

$.

20

11

Pro

cess

us

d’é

tab

liss

emen

t d

es

ho

rair

es d

es c

ha

uff

eurs

d’a

uto

bu

s

A

ucu

nes

po

ssib

ilit

és d

’éco

no

mie

s.

20

11

Vér

ific

ati

on

des

co

mm

un

ica

tio

ns

d’O

C T

ran

spo

rel

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ves

à

l’a

nn

ula

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n d

e tr

ajet

s d

’au

tob

us

A

ucu

nes

po

ssib

ilit

és d

’éco

no

mie

s.

20

11

Sa

nté

et

sécu

rité

au

tra

vai

l

7

21

000

$

Si

elle

ap

po

rta

it l

es a

mél

iora

tio

ns

reco

mm

an

dée

s d

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s n

otr

e ra

pp

ort

, no

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esti

mo

ns

qu

e la

Vil

le p

ou

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it

réd

uir

e co

nsi

dér

ab

lem

ent

le n

om

bre

de

ble

ssu

res

et d

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ala

die

s li

ées

au

tra

va

il. C

e fa

isa

nt,

ell

e p

ou

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it

ab

ais

ser

les

coû

ts d

e la

CS

PA

AT

jusq

u’à

co

ncu

rren

ce

de

721

000

$ p

ar a

n (

vo

ir l

e ra

pp

ort

co

mp

let

po

ur

plu

s d

e d

éta

ils

et l

’An

nex

e B

du

rap

po

rt i

nté

gra

l p

ou

r le

s es

tim

ati

on

s). C

es d

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née

s n

e ti

enn

ent

pa

s co

mp

te d

es

éco

no

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s co

nn

exes

, qu

i n

’on

t p

u ê

tre

qu

an

tifi

ées,

co

mm

e le

s in

dem

nit

és p

ou

r p

erte

fin

anci

ère,

le

coû

t d

es

heu

res

sup

plé

men

tair

es d

es t

rav

ail

leu

rs d

e re

mp

lace

men

t, l

e co

ût

de

la f

orm

ati

on

des

tra

va

ille

urs

d

e re

mp

lace

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t et

la

per

te d

e p

rod

uct

ivit

é.

A

NN

EX

E B

– P

OS

SIB

ILIT

ÉS

D’É

CO

NO

MIE

S R

ELE

VÉ

ES

DA

NS

LE

S V

ÉR

IFIC

AT

ION

S D

E 2

00

5 À

20

12

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

15

5

ÉC

ON

OM

IES

AN

NÉ

E

VÉ

RIF

ICA

TIO

N

Po

nct

uel

les

An

nu

elle

s

To

tal

des

É

con

om

ies

Po

nct

uel

les

et

An

nu

elle

s C

OM

ME

NT

AIR

ES

20

11

Mes

ure

du

ren

dem

ent

Po

ssib

ilit

és

d’é

con

om

ies

no

n

qu

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tifi

ées

En

dix

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s, l

a V

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a c

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é d

’im

po

rta

nte

s re

sso

urc

es,

en p

art

icu

lier

des

res

sou

rces

hu

ma

ines

, à d

iffé

ren

tes

init

iati

ves

de

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du

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dem

ent.

Ma

lheu

reu

sem

ent,

ri

en n

e p

rou

ve

qu

e ce

s m

esu

res

aie

nt

serv

i à

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air

er l

e p

roce

ssu

s d

écis

ion

nel

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f au

bu

dg

et e

t a

ux

o

pér

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s. L

es c

oû

ts-a

van

tag

es d

e ce

s a

ctiv

ités

so

nt

d’a

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urs

su

jets

à c

au

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n. L

a d

irec

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n d

evra

it

d’a

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urs

ex

am

iner

l’u

tili

té d

u n

ou

vea

u b

ull

etin

de

ren

dem

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équ

ilib

ré a

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d’e

mp

êch

er q

ue

la s

itu

atio

n

ne

se r

épèt

e. À

no

tre

av

is, s

i ce

s a

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ités

ne

gén

èren

t p

as

les

pro

fits

esc

om

pté

s, l

eur

ab

an

do

n p

ou

rra

it

entr

aîn

er d

es é

con

om

ies.

20

11

Pra

tiq

ues

en

ma

tièr

e d

’ap

pro

vis

ion

nem

ent

a

) G

énér

ale

s

80

0 00

0 $

Le

lan

cem

ent

d’u

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ANNEXE C : CATÉGORIES DE SIGNALEMENTS À LA LIGNE DIRECTE FRAUDE ET ABUS

Dommages réels ou potentiels à la

personne

Préoccupations relatives aux dommages causés à la santé physique ou mentale

ou dommages potentiels à des employés ou autres à la suite de violence, de

menace, de discrimination ou de harcèlement.

Santé et sécurité, environnement Questions relatives à la sécurité des employés et à la protection de

l’environnement dans lequel ils travaillent ou habitent.

Abus d'alcool ou d'autres drogues Questions relatives à la consommation abusive d’alcool ou d'autres drogues.

Vol, malversation, fraude Tout acte de vol commis à l’endroit d’un organisme ou d’une personne par un

quelconque moyen et la tentative de le masquer.

Utilisation non autorisée ou abusive de

biens et de renseignements municipaux ou

du temps de travail

Questions relatives à l'utilisation non autorisée ou abusive de biens,

d’équipement, de matériel, de documents, de l’accès à Internet ou aux

dommages ou menaces de dommages à ces éléments. Il s’agirait aussi de

l’utilisation abusive du temps de travail ou de l’utilisation frauduleuse des

congés de maladie.

Manipulation ou falsification de données Toute modification (autorisée ou non) de données (documents, rapports,

contrats ou documents de paiement) dans le but probable de dissimuler des

erreurs ou une fraude, d'améliorer les résultats financiers/d’exploitation/les

statistiques ou de tirer parti d’un contrat de façon déloyale.

Comportement contraire à l'éthique et

conflit d’intérêts

Comportement contraire à l'éthique ou malhonnête de la part de quiconque

occupe un poste au sein de l’administration municipale et toute situation ou

action d’un employé qui est contraire aux intérêts de la Ville ou susceptible

d'être perçue comme telle.

Violation des lois, règlements, politiques

et procédures

Toute action contraire aux lois, règlements ou politiques établis par une entité

ou un organisme de réglementation, y compris les commissions des valeurs

mobilières, ou tout niveau de gouvernement.

Information financière et comptabilité Questions relatives à la précision et à l’exhaustivité des états financiers et

d’autre information financière présentée au conseil d’administration, au conseil

des gouverneurs ou à tout autre corps administratif ainsi qu’aux organismes de

réglementation et au corps public (p. ex., organismes de réglementation du

commerce des valeurs mobilières, administrations fiscales, ministères, rapports

public annuels).

Gestion/Superviseur Question, préoccupation ou commentaire concernant le niveau d’appui reçu

soit par l’action ou l’inaction du supérieur immédiat ou du superviseur.

Suggestions d’amélioration Suggestions pour l’amélioration d'un quelconque aspect de l’administration

municipale (idées, préoccupations, commentaires relatifs aux services et

produits municipaux, service à la clientèle, autres propositions) dans le but de

l’aider à atteindre ses objectifs ou à gérer ses risques.

Suggestions pour les vérifications futures Toute suggestion concernant un secteur à vérifier au sein de l’administration

municipale.

ANNEXE D


ANNEXE D : Règlement 2009-323 (Disponible en anglais seulement)

ANNEXE D


ANNEXE D


ANNEXE D


ANNEXE D


ANNEXE D


ANNEXE D


ANNEXE D


ANNEXE D


BY-LAW NO. 2013-234

A by-law of the City of Ottawa amending By-law No. 2009-323 respecting the

Auditor General of the City of Ottawa.

The Council of the City of Ottawa enacts as follows:

1. By-law No. 2009-323 entitled "A by-law of the City of Ottawa to establish the position

and duties of Auditor General of the City of Ottawa, including statutory powers, and to repeal By-

law No. 2005-84, as amended", as amended, is amended by repealing subsection 6(1) and

substituting the following subsection in its place:

(1) Subject to and in accordance with the provisions of this By-law, the Auditor

General shall be responsible for assisting City Council in holding itself and

its administrators accountable for the quality of stewardship over public

funds and for the achievement of value for money in municipal operations.

2. The said By-law 2009-323 is further amended by repealing subsection

6(5) and substituting the following subsection in its place:

(5) The audit work plan shall be approved by Council. Approved audits shall

be conducted at such time and to the extent that the

Auditor General considers appropriate, and the Auditor General shall

establish such protocols and procedures that are necessary for the

conduct of such audits, consistent with the City of Ottawa Audit

Stanclarcfs (modified from the Standards For The Professional Practice of

Auditing), as approved by City Council on June 13,2012.

3. The said By-law 2009-323 is further amended by repealing subsection14(1) and by substituting the following subsection in its place

(1) The annual budget for the Office of the Auditor General shall be in

accordance with the budget strategy for the Term of Council.

ENACTED AND PASSED this 17th day of July, 2013.

ANNEXE D :


BY-LAW NO. 2013-234

-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o- A

by-law of the City of Ottawa amending

By-law No. 2009-323 respecting the Auditor

General of the City of Ottawa.

-0-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-

o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-

Enacted by City Council at

its meeting of

July 17, 2013.

-0-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-

o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-

LEGAL SERVICES

VB mm- G04-01-STAT AG

COUNCIL AUTHORITY:

City Council- November 30, 2011

Motion 26/13 &

City Council- June 13, 2012 FEDC Report 21. Item 2

ANNEXE E Évaluation des risques pour l’environnement


1 INTRODUCTION The Office of the Auditor General (OAG) is conducting an Environmental Risk Assessment. This risk assessment is part of the 2012 audit work plan received by City Council on December 14, 2011.

1.1 BACKGROUND

The City of Ottawa ("the City") is subject to numerous environmental sustainability regulations and has made a number of commitments to improve its performance. In a context where issues related to the environment and sustainable development are becoming increasingly important and may present a compliance risk for the City, our office is conducting an Environmental Risk Assessment.

2 SCOPE, OBJECTIVE AND APPROACH

2.1 Objective

The objective was to conduct a high level Environmental Risk Assessment for the City of Ottawa during June and July 2012. The risks examined pertained to environmental and sustainable development issues associated with regulatory non-compliance, failure to meet public commitments and negative media relations. The resulting key risks were used to develop a five year audit plan.

The purpose of this report is to:

1. Summarize the activities undertaken to identify and assess high-level key risks for the City of Ottawa;

2. Report on the results of the risk assessment and highlight key risks; and,

3. Present a five year strategic audit plan based on the key risks identified.

2.2 Scope

The scope of the environmental risk assessment focused on the activities of the following City departments and functions:

City Manager;

Real Estate Partnership and Development Office;

Public Works Department;

Emergency & Protective Services Department;

Environmental Services Department;

Human Resources Department;



Legal Department;

Procurement Department;

Planning & Growth Management Department; and,

Transit Services Department.

The subsequent sections describe the approach taken in identifying and evaluating risks related to the environmental and sustainable development, summarizing the results of the analysis, and presenting the resulting audit plan.

3 OBSERVATIONS

3.1 STEP 1: Identification and Assessment of Environmental and Sustainable Development Risks

3.1.1 Scope of Risks Assessed

The scope of the risk assessment performed examined risks specific to the corporation of the City of Ottawa applies to most departments. Risks to the broader municipality, such as those presented by Hydro Ottawa, were not included in the scope of this assessment. Additionally, only systems, programs and controls currently in place were used to assess the mitigation of risk to the City.

Environmental and sustainable development risks assessed included those risks which could prevent the City from complying with regulations, meeting its public commitments, or maintaining a positive brand image in the media.

In step 1 the following activities were completed:

1.1 Identification of key environmental sustainable development issues and risks; and,

1.2 Assessment of key environmental risks.

3.1.1.1 Step 1.1: Identification of Key Environmental Risks

Key issues and risks to the City of Ottawa were identified through the following methods:

Regulatory research;

Online media searches;

Interviews with multiple representatives from 10 City departments; and,

Review of documentation provided by the departments.

The following sources were reviewed as part of this engagement:

Canada-wide Strategy for the Management of Wastewater Effluent;

Ontario’s Clean Water Act;



Ontario Discriminatory Business Practices Act;

Ontario Emergency Management and Civil Protection Act;

Ontario Endangered Species Act;

Ontario Environmental Protection Act;

Ontario Green Energy Act;

Ontario Municipal Act;

Ontario Municipal Board Planning Act;

Ontario Occupational Health and Safety Act;

Ontario Planning Act;

Ontario Waste Diversion Act;

Ontario Drive Clean Program;

List of potential environmental effects from the Guide 4th edition, used by the Auditor General of Canada (Integral to considerations in environmental missions verification management, December 2005, Office of the Auditor General of Canada);

Federation of Canadian Municipalities sustainable development guides;

Term of Council Priorities of the City of Ottawa (source: website of the City);

ISO 26000 - Guidelines for social responsibility; and,

GRI public sector supplement.

Issues have been structured into 11 categories: Air, Water, Soil, Energy, Waste, Transport, Land Use, Procurement, Social responsibility, Economic responsibility, and Governance and compliance. The sub-categories are listed in Table 1.



Table 1 – List of environmental and sustainable development issues considered in the analysis

Categories Sub-categories

A. Air A1: Greenhouse gas (GHG) emissions: emission measurement, emission reduction, adaptation to climate change

A2: Air quality for citizens (e.g., smog, odours and criteria air contaminants)

B. Water B1: Water consumption (e.g., resource sustainability, reduction of consumption)

B2: Quality of drinking water

B3: Wastewater and storm water management

B4: Snow removal management

C. Soil C1: Contaminated soil management

C2: Accounting for liabilities associated with contaminated soil (e.g., remediation costs)

D. Energy D1: Energy management (e.g., consumption reduction, renewable energy)

D2: City of Ottawa's property income management

E. Waste E1: Collection and waste disposal

E2: Resource recovery

E3: Hazardous waste management

F. Transport F1 : Transit and transportation

F2: City of Ottawa's motorized equipment

G. Land Use G1: Urban sprawl

G2: Natural habitats and biodiversity

G3: Agricultural territories

H. Procurement H1: Sustainable procurement (e.g., consideration of environmental and social criteria when procuring goods/services)

I. Social responsibility I1: Public health and safety (e.g., emergency preparedness plan)

I2: Workplace health and safety (e.g., City of Ottawa employees)

J. Economic responsibility

J1: Municipal economic development planning

J2: Effectiveness and efficiency of municipal administration, policies and programs

K. Governance and compliance

K1: Compliance with environmental and sustainable development regulations (e.g., City's compliance with federal and provincial laws, followed by the application of municipal regulations)

K2: Regulatory and strategic monitoring

K3: Statements on sustainable development

K4: Consideration of environmental and sustainable development into decision making (e.g., In planning of new projects, policies and programs)

K5 : Stakeholder consultation

K6: Eco-taxation (e.g., taxation programs to encourage environmentally sustainable behaviour)

K7: Complaint management

K8: Ethical anti-corruption practices

K9: Organization of sustainable development management (e.g., Roles and responsibilities for the management of sustainable development within the City of Ottawa)

K10: Education and awareness raising for sustainable development (e.g., Employees, citizens, stakeholders)

K11: Accountability (e.g., clear objectives and targets, and achievement)



3.1.1.2 Step 1.2: Assessment of Key Environmental Risks

Issues were evaluated against two criteria: impact and vulnerability.

The impact assessment aims to evaluate the City’s exposure level to each of the identified issues, while the vulnerability assessment evaluates the level of control exercised over those issues.

Three categories were used to evaluate the impact of the issue on the City:

1. Regulatory context (risks of non-compliance, up grading costs);

2. Public commitments (risk of non-compliance or implementation in effectiveness); and,

3. Social or environmental sensitivity (potential environmental damage, social concern, media coverage).

Two categories were selected to evaluate the City’s vulnerability:

1. Systems and programs in place to manage and to reduce the City’s exposure to the issue; and,

2. City’s level of control over the risk (e.g., level of control of other stakeholders).

It is important to note that ratings were established to guide planning on the five year high level audit plan. Therefore, the main goal was not to have a precise absolute assessment of impact and vulnerability to the City for each environmental and sustainable development risk, but to have a general understanding of the greatest relative risks.

While environmental regulations were examined, a complete review of environmental regulations did not occur for this mandate. This report does not constitute a legal compliance review.

Risk assessment results are presented in the ‘Summary of risk assessment results’ section below.

Tables 2 and 3 set out the evaluation criteria used. Criteria were ranked on a scale of 1 to 4 as defined in Table 2.



Table 2 – Impact assessment criteria

Impact

Rating Regulatory context Public commitments Environmental or social sensitivity

Significant

4

Non-compliance would lead to significant fines and have a negative impact on the City at the Provincial level

Failure to meet public commitments would significantly impair the City’s reputation

Significant social and/or environment sensitivity

High

3

Non-compliance would have a high negative impact on the City at the regional level

Failure to meet public commitments would have a high negative impact on the City’s reputation

High social and/or environmental sensitivity

Moderate

2

Non-compliance would have a moderate negative impact on the City

Failure to meet public commitments would have a moderate impact on the City’s reputation

Moderate social and/or environmental sensitivity

Low

1

Non-compliance would have a low negative impact on the City. Also used if there is no regulation in place

Failure to meet public commitments would have a low impact on the City’s reputation. Also used if the City has no public commitments

Low social and/or environmental sensitivity

Table 3 – Vulnerability assessment criteria

Exposure

Rating System and programs Level of control

Significant

4

No system or program in place The level of control is weak

High

3

Systems and programs that are not clearly defined or adhoc are in place

The level of control is limited

Moderate

2

Systems and programs are partially implemented and/or partially defined

The level of control is fair

Low

1

Systems and programs are clearly defined within the organization

The level of control is good

The impact rating was calculated as an average of the three ratings: regulatory context, public commitments and social or environmental sensitivity.

The vulnerability rating was calculated as the average of the two ratings: system and programs, and level of control.

The overall risk rating was calculated by multiplying the impact rating and the vulnerability rating.

Table 4 shows an example of a risk assessment for ‘greenhouse gas emissions.’

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3.1.1.3 Map of Environmental and Sustainable Development Issues

The graph1 shows issues according to their impact and vulnerability. For example, the upper right square describes issues with highest impact and vulnerability on the City.

Graph 1: Map of Environmental and Sustainable Development Issues

The list of risk statements associated with each point on the graph is located in Appendix A.

1 It should be noted that the background graph display of four quadrants is to facilitate the reading of the graph (spreading the "scatter" in four areas of equal size). It is not intended to establish a threshold of significance or impact of the vulnerability.



The diverse range of top ranking issues in the chart reflects the heterogeneity of risks experienced by the City. On some issues, the City has well established management practices; while on others, the City appears exposed to risks. A preliminary evaluation of residual risks2 for the City demonstrated that residual risks were ranked as high with respect to:

Management of wastewater and rain runoff management;

Compliance with regulations;

GHG emissions (climate change adaptation);

Natural habitats and biodiversity;

Organization of sustainable development management; and,

Resources recovery.

It is important to note that the work conducted in this environmental risk assessment does not constitute an audit. The residual risks as well as the effectiveness of programs and internal controls can only be assessed during an audit.

To clarify decision making for future audit projects, the following graph3 shows ranking by issue categories.

Residual risk is the risk which remains after mitigating efforts have been considered.

The impact and vulnerability for each category was determined by calculating the average risk ranking of the highest three risks in that category.

2 Residual risk is the risk which remains after mitigating efforts have been considered. 3 The impact and vulnerability for each category was determined by calculating the average risk ranking of the highest three risks in that category.



Graph 2: Ranking of Issue Categories

This graph illustrates the priority issue areas where attention may be warranted, in particular: air, governance and compliance, land use, water and procurement. However, while the overall risk for procurement was considered high, the individual risk within procurement did not rank in the top five risks, as there were two governance and compliance risks that were rated higher. Consequently, it was not considered a high priority for the five year audit plan.

3.2 Step 2: Development of audit plan to assess environment and sustainable development risks

3.2.1 Objectives

Based on the results of Step 1 (environmental and sustainable development risk assessment), priorities for the risk-based audit plan were developed. This plan aims to ensure that the City of Ottawa adequately addresses the environmental and sustainable development risks it faces. Specifically, the audit projects are intended to assess areas where gaps in the following areas were noted:

Effectiveness of programs;

Internal controls in place;

Residual risk gaps;

Program performance; and,

Compliance with laws and regulations.



3.2.2 Audit project list

Table 6 describes five priority audit projects which are being proposed to address the highest risks identified. In developing a list of potential audit projects, we considered the following:

Risk Level: Audit project must be one of the high risks identified in this analysis.

Auditability: Audit project must be on an auditable (verifiable) subject.



Table 6: Potential Audit Projects List

# Project Objectives

P1 Wastewater and rain run-off management

Ensure that the City of Ottawa has implemented sufficient controls to manage risks associated with the transport and treatment of wastewater and rain run-off to reduce the risks to an acceptable level.

In this context the audit could:

Determine if the City has control mechanisms enabling it to comply with various standards, rules and relevant legislation (both provincial and municipal);

Determine if the City has control mechanisms for the monitoring of discharges during the various stages of wastewater transport and the wastewater treatment process; and,

Determine if the City has sufficient and appropriate infrastructure, human resources and competencies in their treatment of wastewater.

P2 Management of environmental review and permitting processes

Ensure that the City of Ottawa has implemented sufficient controls to manage environmental review and permitting processes sought by the City staff to reduce the risks to an acceptable level.

In this context, the audit could have the objective to assess the extent to which:

The City has developed efficient processes with respect to planning and overseeing environmental reviews and environmental permits to ensure timeliness of processing with due regards to economy, efficiency and effectiveness;

Determine if the City uses adequate tools to track timeliness of applications for environmental reviews and priority permits; and,

Adequacy of governance at the City to oversee environmental review process (i.e., interface between the City and the government agencies).

P3 Management of climate change impacts

Ensure the City of Ottawa has implemented sufficient controls to identify and manage the risks associated with the impacts of climate change to the City of Ottawa to reduce the key risks to an acceptable level.


Determine if the City has assessed the key risks of a changing climate in a systematic manner across all applicable departments and involved appropriate personnel; and,

Determine if the City has developed an adaptation strategy which addresses the key climate change risks identified.

P4 Management of natural habitats and biodiversity

Ensure the City of Ottawa has implemented sufficient controls to monitor and protect ecologically sensitive areas and biodiversity (e.g., endangered species) through appropriate programs


Determine if the City has control mechanisms which enable it to identify ecologically sensitive areas;

Determine if the City has programs in place to monitor or protect identified areas;

Determine if the City has control mechanisms enabling it to comply with the ESA during new infrastructure or development projects; and,

Determine if the City has sufficient human resources and competencies with regards to the management of natural habitats and biodiversity.

P5 Management of sustainable development

Ensure that the City of Ottawa has defined accountability for the management of sustainable development within projects and programs.


Determine if roles and responsibilities have been appropriately defined around the incorporation of sustainability strategic goals into projects and programs throughout the various departments; and,

Determine if reporting mechanisms are in place to ensure accountability and transparency around the achievement of those goals.

P6 Resource recovery

The purpose of the assignment is to conduct a preliminary assessment of the deal with Plasco Energy Group. The objective is not to question or review the City Council decision but to ensure that City staff role was appropriate in the assessment of the project.



These projects cover the top priority environmental and sustainable development risks identified during the risks assessment. The following section describes each project in greater detail. The audits are listed in descending order of risk should the City decide to address the highest risks first.

3.2.3 Potential Audit Project Description

3.2.3.1 P1 – Wastewater and rain run-off management

Description

Objective Ensure that the City of Ottawa has implemented sufficient controls to manage risks associated with the transport and treatment of wastewater and rain run-off to reduce the risks to an acceptable level.

In this context, the audit could:

Determine if the City has control mechanisms enabling it to comply with various standards, rules and relevant legislation (both provincial and municipal);

Determine if the City has control mechanisms for the monitoring of discharges during the various stages of wastewater transport and the wastewater treatment process; and,

Determine if the City has sufficient human resources and competencies in their treatment of wastewater.

Scope This project will focus on the audit the Environmental Services branch, particularly the Wastewater Services Branch and the Surface Water Management Services Branch.

Activities This audit project would consist of an audit of systems and practices of the City's wastewater management using evaluation criteria derived from various sources, including the following:

Relevant internal documentation regarding the treatment of wastewater the City:

Review of laws / regulations and relevant reports;

A set of recognized sound management practices; and,

Meetings with relevant City branches to deepen our understanding of control mechanisms in place to manage wastewater.

Particular attention would be given to the following themes:

Compliance: The City consistently complies with the broad guidelines, standards and federal and provincial regulations;

Wastewater releases into the natural environment: monitoring and correcting leaks and reversed connections on the sewer system, improvement of sewage treatment, monitoring the quality of natural environments affected and level of collaboration between management and engineering, etc.; and,

Monitoring: Monitoring of discharges during water purification.

Risks covered B3.1: Sewage overflows and aging wastewater infrastructure could cause contamination of the natural environment resulting from overflows/leaks of waste water.

P6 Gestion de l’air

P4 Gestion de l’eau potable

P1 Gestion des sols contaminés

P3 Gestion des matières résiduelles

P2 Gestion des eaux usées



3.2.3.2 P2 – Management of environmental review and permitting processes

Description

Context The processes for environmental reviews and environmental permitting are often multilayered and can involve a number of government agencies. While the environmental review process is ongoing, the City may not start the proposed project and government agencies may not issue permits for those projects during that time. Processing time can cause project delays and lead to additional costs. Hence, it is important for the City to have strong controls mechanisms to monitor the environmental review process.

Objective Ensure that the City of Ottawa has implemented sufficient controls to manage environmental review and permitting processes to reduce the risks to an acceptable level.

In this context, the audit could have the objective to assess the extent to which:

The City has developed efficient processes with respect to planning and overseeing environmental reviews and environmental permits to ensure timeliness of processing with due regards to economy, efficiency and effectiveness;

Determine if the City uses adequate tools to track timeliness of applications for environmental reviews and priority permits; and,

Adequacy of governance at the City to oversee environmental review process (i.e., interface between the City and the government agencies).

Scope This project will mainly would apply to the following departments:

Environmental Services Department;

Public Works Department;

Infrastructure Services Department; and

Planning and Growth Department;

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Activities This audit project would consist of an audit of systems and practices using evaluation criteria derived from various sources, including the following:

Relevant internal documentation regarding environmental reviews and permitting;

Review of laws / regulations and relevant reports;


Meetings with relevant City branches to deepen our understanding of control mechanisms in place to manage and track environmental review applications and permits.

Risks covered K1.2: Delays in the environmental review process emanating from the submission of incomplete data which may lead to project delays and additional costs.

K1.3: Lack of ongoing monitoring of timeliness of applications hinders the City’s ability to respond to questions or requests for information.

K1.4: Inadequate governance to plan and oversee environmental review process leading to delays.



3.2.3.3 P3 – Management of climate change impacts

Description

Objective Ensure the City of Ottawa has implemented sufficient controls to identify and manage the risks associated with the impacts of climate change to the City of Ottawa to reduce the key risks to an acceptable level. In this context the audit could:

Determine if the City has assessed the key risks of a changing climate in a systematic manner across all applicable departments and involved appropriate personnel; and,

Determine if the City has developed an adaptation strategy which addresses the key climate change risks identified.

Scope This project would apply to most departments, particularly Emergency and Protective Services, Environmental Services, Planning & Growth Management, Infrastructure Services Department and Public Works Department.

Activities This audit would focus on the City’s identification of risks associated with climate change and any subsequent adaptation plans. It would include the following activities:

Interviews with key personnel from each department to determine whether efforts have been made to identify and address climate change risks to their department;

Review of applicable documents prepared by the departments; and,

Evaluation of completeness and scoping of the risk assessment and subsequent adaptation plans.

Risks

covered

A1.1: Lack of a systematic and comprehensive climate change adaptation plan may result in impairment to municipal infrastructure and services due to extreme weather. This could then result in potential legal action due to sustained property damage.



3.2.3.4 P4 – Management of natural habitats and biodiversity

Description

Objective Ensure the City of Ottawa has implemented sufficient controls to monitor and protect ecologically sensitive areas and biodiversity (e.g., endangered species) through appropriate programs. In this context the audit could:

Determine if the City has control mechanisms which enable it to identify ecologically sensitive areas;

Determine if the City has programs in place to monitor or protect identified areas;

Determine if the City has control mechanisms enabling it to comply with the ESA during new infrastructure or development projects; and,

Determine if the City has sufficient human resources and competencies with regards to the management of natural habitats and biodiversity.

Scope This project will mainly audit the Planning and Growth Management department and the Infrastructure Services Department.

Activities This audit project would consist of an examination of the City’s identification of ecologically sensitive areas and any corresponding programs to monitor or protect the habitat and biodiversity. Evaluation criteria would be derived from various sources, including the following:

Interviews with key personnel from the Planning and Growth Management department to determine whether efforts have been made to identify and subsequently monitor and protect ecologically sensitive areas and biodiversity;

Relevant internal documentation regarding processes to ensure compliance with ESA;

Any management practices in place; and,

Meetings with relevant City branches to deepen our understanding of control mechanisms in place to ensure compliance with ESA.

Risk covered G2.1: Potential deterioration of the natural system and biodiversity due to the inability to monitor, track and protect sensitive ecological areas through appropriate programs.

G4.1: Lack of established and communicated procedures to ensure compliance with the Endangered Species Act, including on-boarding training of external consultants, could result in non-compliance with the Act.



3.2.3.5 P5 – Management of sustainable development

Description

Objective Ensure that the City of Ottawa has defined accountability for the management of sustainable development within projects and programs. In this context the audit could:

Determine if roles and responsibilities have been appropriately defined around the incorporation of sustainability strategic goals into projects and programs throughout the various departments; and,

Determine if reporting mechanisms are in place to ensure accountability and transparency around the achievement of those goals.

Scope This project would apply to most departments, particularly Environmental Services, Planning & Growth Management and Infrastructure Services Department.

Activities This audit would focus on the governance of managing sustainable development at the project and program level. It would include the following activities:

Interviews with key personnel from the various department to determine whether roles and responsibilities for sustainable development have been appropriately defined;

Review of applicable documents prepared by the department; and,

Evaluation of any reporting mechanisms in place to ensure accountability and transparency around the achievement of strategic development goals.

Risks covered K9.1: Lack of defined roles and responsibilities for the management of sustainable development within projects and programs could result in overall sustainability goals not being met.



3.2.3.6 P6 – Resource recovery

Description

Context Ottawa city council approved a 20-year garbage processing deal with Plasco Energy Group. The deal calls for Plasco to take on 300 tonnes a day of residential waste at a cost of $83.25 per tonne to local taxpayers. The deal is contingent on Plasco completing construction of its waste-processing plant by 2016 and securing financing by 2013.

Objective The purpose of the assignment is to conduct a preliminary assessment of the deal with Plasco Energy Group. The objective is not to question or review the City Council decision but to ensure that City staff role was appropriate when assessing the project. Additional explanation: Assessing the due-diligence process (performed by City staff) in order to ensure that the service provider and the deal were thoroughly evaluated. Can the deal be shown to be sound and cost-effective, socially, environmentally and economically, on a cradle-to-grave life-cycle basis?

Scope This project will mainly would apply to the Environmental Services Department but would also include the Legal Services and the City Manager’s Office.

Activities This audit project would consist of an audit of systems and practices using evaluation criteria derived from various sources, including the following:

Relevant internal documentation regarding the relationship between the City and Plasco Energy Group;


Meetings with relevant City branches to deepen our understanding of control mechanisms and due diligence process performed to assess the deal with Plasco Energy Group.

Risk covered

E2.1: Reputational risk for the City resulting from an inadequate due-diligence process by the City.

4 ACKNOWLEDGEMENT We wish to express our appreciation for the cooperation and assistance afforded the audit team by management.

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a a

s

well.

L

evel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol over

adapting t

o

clim

ate

change is n

ot

well

contr

olle

d a

s n

o

ow

ne

rship

has b

een id

entifie

d a

nd a

ttentio

n

to a

dapta

tio

n r

equirem

ents

are

spora

dic

.

3

3

3.0

7.0

P

3

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 1

92

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

A1.2

: A

bsence

of

a n

ew

GH

G

em

issio

ns

targ

et could

le

ad t

o

concern

s

aro

und t

he

City’s

com

mitm

ent

to r

educin

g

GH

G

em

issio

ns.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Environm

enta

l P

rote

ctio

n A

ct

- O

nta

rio

Regula

tio

n 4

52/0

9 -

S

tandard

s f

or

ma

ndato

ry

report

ing o

n t

he a

tmospheric

em

issio

n o

f som

e g

reenhouse

gases. A

dditio

nally

, verificatio

n

is r

equire

d w

here

em

issio

ns

exceed 2

5,0

00 t

onnes a

nnually

. P

ub

lic c

om

mit

men

ts:

- C

om

mitte

d to r

educin

g g

reen

house g

as e

mis

sio

ns t

hro

ugh

inte

rnal pra

ctices.

En

vir

on

men

tal o

r so

cia

l sen

sit

ivit

y:

- M

odera

te m

edia

covera

ge o

f gre

en h

ouse g

as e

mis

sio

ns b

y

the m

edia

.

1

2

2. 0

1.7

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- G

HG

reductio

n targ

ets

were

set fo

r th

e

com

munity (

20%

reductio

n b

y 2

012 o

f 1990's

le

vels

) and the m

unic

ipal corp

ora

tio

n

(30%

reductio

n b

y 2

012 o

f 1990s levels

).

New

reductio

n t

arg

ets

are

to b

e s

et

beyond

2012.

Th

e m

unic

ipal ta

rget

was o

rigin

ally

set

at

24%

, but

was incre

ased to 3

0%

in

2009

when it

was f

ound t

hat th

e 2

4%

targ

et

had

been m

et.

- T

here

is a

well

esta

blis

hed G

HG

reductio

n,

monitorin

g a

nd r

eport

ing p

rogra

m in p

lace

that

has b

een r

efin

ed o

ver

the y

ears

. -

An E

mis

sio

ns R

eductio

n S

trate

gy w

as

cre

ate

d in w

hic

h s

evera

l in

itia

tives w

ere

in

troduced to r

educe e

mis

sio

ns in

the a

reas

of

build

ings a

nd fle

et, in

clu

din

g t

he G

reen

Fle

et P

lan.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol over

invento

ry o

f G

HG

is

hig

h. T

he le

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ol over

munic

ipal

corp

ora

tio

n G

HG

reductio

n t

arg

ets

bein

g

achie

ved is h

igh.

2

2

2.0

3.3

A2:

Air

qu

ali

ty

for

cit

izen

s

(SM

OG

, odors

)

A2.1

: Lack o

f a c

urr

ent A

ir

Qualit

y P

lan

beyond 2

012

could

le

ad t

o

com

munity

concern

aro

und t

he

futu

re a

ir

qualit

y in

O

ttaw

a.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Canada

-wid

e S

tandard

s

inclu

din

g the e

mis

sio

n o

f part

icle

s a

nd o

zone (

Part

icle

s:

30 ig

/m3,

avera

ge o

ver

24 h

ours

by 2

010.

Ozone:

65 p

pb,

avera

ged o

ver

8 h

, by 2

010).

P

ub

lic c

om

mit

men

ts:

-C

om

mitte

d to m

ain

tain

ing h

igh

air q

ualit

y in O

ttaw

a.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

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- G

row

ing c

oncern

of citiz

ens

aro

und t

he e

ffects

of sm

og a

nd

poor

air q

ualit

y o

n h

ealth.

2

2

2

2.0

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- A

ir Q

ualit

y P

lan w

as c

om

ple

ted in 2

005

and d

iscre

te a

reas o

f pla

n h

ave b

een

addre

ssed s

ince t

hen.

Ta

rgets

and a

ctio

n

were

set fo

r a 2

012 d

eadlin

e a

nd h

ave n

ot

been f

ully

revis

ited s

ince 2

005.

- T

wo m

obile

air m

onitors

are

in p

lace a

nd

only

fiv

e s

mog d

ays w

ere

report

ed la

st

year.

L

evel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol lim

ited a

s a

cle

arly

defin

ed p

lan w

as in p

lace,

but

is c

om

ing t

o a

clo

se a

nd n

o n

ew

pla

n h

as b

een d

evelo

ped

and o

ther

actio

ns a

re d

iscre

te.

2

3

2.5

5.0

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

19

3

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

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Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

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C

B. W

ate

r

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Wate

r co

ns

um

pti

on

(la

stin

g q

uantity

of

the r

esourc

e)

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Restr

ictio

ns for

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r ta

kin

g

imposed b

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he O

nta

rio

Wate

r C

onserv

atio

n A

uth

ority

durin

g

dro

ughts

. P

ub

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om

mit

men

ts:

- N

o c

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mitm

ents

aro

und w

ate

r conserv

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n.

En

vir

on

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tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

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- C

itiz

en c

oncern

for

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r consum

ptio

n m

odera

te, but

restr

ictio

ns o

n w

ate

r consum

ptio

n w

ell

public

ized.

1

1

3

1.7

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- W

ate

r E

ffic

iency S

trate

gy a

dopte

d in

2006

with t

wo p

hases. P

hase 1

had b

oth

a

resid

entia

l and c

orp

ora

te s

ide o

f pro

gra

m

with r

ebate

s a

nd e

ducatio

nal cam

paig

ns a

nd

has b

een c

om

ple

ted. P

hase 2

has b

een

reassessed a

nd h

igher

targ

ets

re

com

mended to C

ouncil

for

appro

val.

- W

ate

r effic

iency p

rogra

ms c

ontin

ued d

urin

g

the W

oodro

ffe w

ate

r m

ain

bre

ak t

o f

ocus o

n

are

as w

ith t

he g

reate

st

need. R

estr

ictio

ns

on w

ate

r consum

ptio

n w

ere

expe

rie

nced in

part

s o

f th

e C

ity.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

good a

s a

ctive

monitorin

g a

nd r

eassessm

ent is

takin

g p

lace

at key m

ilesto

nes.

2

1

1.5

2.5

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 1

94

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

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Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

B2:

Qu

ali

ty o

f d

rin

kin

g w

ate

r

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Onta

rio

Safe

Wate

r D

rinkin

g

Act specie

s t

he s

tandard

s

aro

und t

he q

ualit

y o

f drinkin

g

wate

r.

- O

nta

rio

’s C

lean W

ate

r A

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requires m

unic

ipalit

ies t

o a

ssess

exis

tin

g a

nd p

ote

ntial th

reats

to

their s

ourc

e w

ate

r and

imple

ment th

e a

ctio

ns n

eeded t

o

reduce o

r elim

inate

these r

isks.

Pu

bli

c C

om

mit

men

ts:

- C

om

mitte

d to w

ork

ing w

ith

local S

ourc

e W

ate

r P

rote

ctio

n

Com

mitte

es,

Mis

sis

sip

pi-

Rid

eau

and R

ais

in-S

outh

Natio

n, to

develo

p p

lans f

or

pro

tectin

g o

ur

local rivers

and g

roundw

ate

r and

pro

vid

ing q

ualit

y d

rin

kin

g w

ate

r to

citiz

ens.

En

vir

on

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tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- H

igh s

ocia

l sensitiv

ity for

the

main

tenance o

f w

ate

r qualit

y.

1

1

3

1.7

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- T

o e

nsure

com

plia

nce w

ith O

nta

rio

's C

lean

Wate

r A

ct th

e C

ity o

f O

ttaw

a h

as

imple

mente

d t

he C

ity o

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ttaw

a's

Rura

l C

lean W

ate

r G

rants

Pro

gra

m to im

pro

ve

wate

r qualit

y in

local rivers

, str

eam

s, cre

eks,

and g

round

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r re

serv

es b

y r

educin

g n

on

-poin

t sourc

e p

ollu

tio

n fro

m s

eepin

g in

to the

soil

and r

unnin

g o

ff the la

nd. T

he p

lan o

ffers

gra

nts

and technic

al assis

tance for

pro

jects

lik

e m

anure

sto

rage, sep

tic s

yste

m r

epairs,

buff

er

str

ips a

nd e

rosio

n p

rote

ction t

o p

rote

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surf

ace w

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r and/o

r gro

undw

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r qualit

y.

-

Th

e C

ity o

f O

ttaw

a o

pera

tes t

wo t

reatm

ent

pla

nts

to s

upply

drinkin

g w

ate

r: L

em

ieux

Isla

nd W

ate

r P

urificatio

n P

lant

and B

rita

nnia

W

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urificatio

n P

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- W

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r tr

eatm

ent is

perf

orm

ed b

y the

follo

win

g s

teps: coagula

tio

n (

alu

m a

nd

sulp

huric a

cid

), flo

ccula

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n (

activate

d s

ilica

as a

coagula

nt aid

), s

edim

enta

tio

n,

filtra

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n

(sand/a

nth

racite),

prim

ary

dis

infe

ctio

n

(sodiu

m h

ypochlo

rite

), p

H c

orr

ection (

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m

hydro

xid

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secondary

dis

infe

ctio

n

(chlo

ram

ine),

and f

luorid

atio

n (

HF

S).

-

Th

e C

ity o

f O

ttaw

a t

ests

drinkin

g w

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r on

a f

requent

basis

for

physic

al, m

icro

bio

logic

al,

chem

ical, &

radio

logic

al irre

gula

rities.

Appro

xim

ate

ly 1

25,0

00 w

ate

r-qualit

y t

ests

are

perf

orm

ed a

nnually

in

mu

nic

ipal,

pro

vin

cia

l, federa

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rivate

and u

niv

ers

ity

labora

torie

s.

- T

he w

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y d

rinkin

g w

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r m

anagem

ent syste

m is p

erio

dic

ally

audited

to e

nsure

that contr

ols

are

in

pla

ce a

nd

eff

ective.

- U

pgra

din

g t

o a

n a

uto

mate

d w

ate

r qualit

y

monitorin

g s

yste

m t

o b

e c

om

ple

ted in

2013.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

good. T

here

have

been n

o b

oil

wate

r advis

orie

s in r

ecent

years

and t

he C

ity is in c

om

plia

nce w

ith r

egula

tory

1

1

1.0

1.7

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

19

5

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

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Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

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Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

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en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

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Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

requirem

ents

.

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 1

96

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

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Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

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ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

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C

B3:

Waste

wate

r an

d r

ain

ru

no

ff

man

ag

em

en

t

B3.1

: S

ew

age

overf

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s a

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agin

g

waste

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r in

frastr

uctu

re

could

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conta

min

atio

n

of

the n

atu

ral

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ent

resultin

g fro

m

overf

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s/le

ak

s o

f w

aste

w

ate

r.

Reg

ula

tory

co

nte

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-

Fe

dera

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anada-w

ide S

trate

gy

for

the m

anagem

ent of

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r eff

luent sets

out

sta

ndard

s f

or

perm

issib

le

concentr

atio

ns o

f conta

min

ants

. -

Pro

vin

cia

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nta

rio

Wate

r R

esourc

es A

ct pro

hib

its the

dis

charg

e o

f pollu

tin

g m

ate

ria

ls

into

wate

r, b

ut allo

ws f

or

regula

tio

n o

f dis

charg

e o

f sew

age in

to w

ate

r.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

om

mitm

ent m

ade t

o r

educe

com

bin

ed s

ew

age o

verf

low

s a

nd

sto

rm w

ate

r im

pacts

and

impro

vin

g w

aste

wate

r tr

eatm

ent.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- H

igh s

ensitiv

ity. S

ew

age

overf

low

s f

rom

dra

ins d

urin

g

heavy r

ain

s a

re c

overe

d b

y

media

exte

nsiv

ely

and is s

ubje

ct

of

public

concern

.

2

3

4

3.0

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- O

ttaw

a h

as o

ne w

aste

wate

r syste

m a

nd

one s

torm

wate

r colle

ctio

n s

yste

m w

ith f

ive

com

bin

ed s

ew

er

regula

tors

that can o

verf

low

in

to t

he O

ttaw

a R

iver.

Real tim

e flo

w

monitorin

g e

quip

ment

and a

uto

matic

sam

ple

rs w

ere

in

sta

lled in

Octo

ber

2011 in

th

e r

egula

tors

to m

onitor

volu

mes a

nd

qualit

y o

f efflu

ents

.- A

nnual com

plia

nce

revie

ws a

re p

erf

orm

ed inte

rnally

as w

ell

as

annual M

OE

inspe

ctio

ns.

No e

xceedances

of

efflu

ent lim

its w

ere

report

ed t

hro

ughout

2011. W

hile

im

pro

vem

ents

have b

een m

ade,

the 2

011 M

OE

in

spectio

n lis

ted t

hre

e

overf

low

events

at th

e p

um

pin

g s

tatio

n.

- O

ttaw

a R

iver

Actio

n P

lan s

ubm

itte

d t

o

Council

whic

h s

pecifie

s the g

oal of havin

g

zero

com

bin

ed s

ew

er

overf

low

in

an a

vera

ge

year

to b

e a

chie

ved t

hro

ugh 1

7 p

roje

cts

costin

g $

251.6

4 m

illio

n. W

e u

nders

tand that

all

but one o

f th

e p

roje

cts

has b

een in

itia

ted

and f

ive p

roje

cts

have b

een c

om

ple

ted t

o

date

. L

evel o

f co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

lim

ited a

s the

waste

wate

r and r

ain

runoff

managem

ent

syste

m w

as in

vestig

ate

d a

fter

flo

odin

g a

nd

sew

er

backflo

ws in

2009. A

n in

frastr

uctu

re

pla

n s

pannin

g 2

010

-2012 w

as d

evelo

ped

and h

as b

een in

pro

gre

ss to p

revent

futu

re

overf

low

s,

spill

s,

etc

. how

ever

ove

rflo

ws a

re

still

occurr

ing.

3

3

3.0

9.0

P

1

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

19

7

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

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Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

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escri

pti

on

S

P

C

B4:

Waste

S

no

w

man

ag

em

en

t

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Onta

rio

Cle

an W

ate

r A

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tes the a

pplic

atio

n o

f salt

to r

oadw

ays.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- N

one

En

vir

on

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tal

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d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- N

ot

a h

igh c

oncern

for

citiz

ens.

1

1

1

1.0

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- 90%

of

City s

now

rem

oval goes to

Engin

eere

d S

now

Dis

posal F

acili

ties (

SD

F)

whic

h is C

ity o

wned la

nd.

Tre

atm

ent

of m

elt

wate

r via

sedim

enta

tio

n p

onds.

Melt w

ate

r m

onitorin

g p

rogra

m in

pla

ce for

SD

Fs.

- P

rogra

m in p

lace t

o m

onitor

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enta

l eff

ects

in t

he c

reeks, sto

rm s

ew

ers

, and

associa

ted s

urf

ace r

unoff f

rom

a n

um

ber

of

its s

now

dis

posal fa

cili

tie

s.

- S

alt m

anagem

ent

pla

n in

pla

ce to m

inim

ize

the u

se o

f salt o

n r

oadw

ays.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

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ol is

good a

s a

ctive

monitorin

g a

nd m

anagem

ent pla

ns a

re in

pla

ce.

1

1

1.0

1.0

C.

So

il

C1:

Co

nta

min

ate

d

so

il

man

ag

em

en

t

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Pro

vin

cia

l: T

he E

nvironm

enta

l P

rote

ctio

n A

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pro

hib

its t

he

rele

ase o

f conta

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ate

s in

to t

he

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ent at

specifie

d

quantities a

nd p

rovid

es

pro

vis

ions w

ith d

ealin

g f

or

conta

min

atio

n. T

here

are

exte

nsiv

e d

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iled r

egula

tio

ns

whic

h c

larify

the b

roader

requirem

ents

of th

e E

PA

. P

ub

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om

mit

men

ts:

- C

om

mitte

d to m

inim

izin

g

environm

enta

l im

pacts

. E

nv

iro

nm

en

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- M

edia

coverin

g p

ublic

conta

min

ate

d la

nds a

nd C

ity

pla

ns for

bro

wnfie

lds.

2

2

2

2.0

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

-

Well

esta

blis

hed C

entr

e o

f E

xpert

ise w

hic

h

handle

s e

nvironm

enta

l m

atters

pert

ain

ing t

o

real esta

te.

- R

obust in

vento

ry t

aken

of old

city la

ndfills

and s

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pria

te m

anagem

ent

of

them

. -

Robust underg

round s

tora

ge t

anks

invento

ry t

aken a

nd r

em

edia

tio

n p

lan w

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underw

ay.

- F

undin

g h

as b

een a

dequate

to r

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edia

te

sites a

s s

chedule

d.

- O

ff-s

ite M

anagem

ent A

gre

em

ents

develo

ped t

o in

dem

nify t

he C

ity for

any

impacts

ste

mm

ing fro

m third p

art

y

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enta

l conta

min

atio

n a

ctions.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Hig

h le

vel of contr

ol in

pla

ce a

s a

n

invento

ry o

f th

e m

ost sig

nific

ant

conta

min

ate

d s

ites h

as b

een p

erf

orm

ed. A

s

well,

there

are

active a

nd w

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esta

blis

hed

pro

gra

ms a

re in p

lace t

o r

educe r

isk a

nd

monitor

and r

em

edia

te the s

ites a

s

appro

priate

with a

dequate

fundin

g in p

lace

to p

erf

orm

work

as s

chedule

d.

1

1

1.0

2.0

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 1

98

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

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Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

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Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

C2:

Acco

un

tin

g

for

liab

ilit

ies

asso

cia

ted

wit

h

co

nta

min

ate

d

so

ils

(Costs

of

deconta

min

atio

n)

Ris

k w

as n

ot

assessed a

s

sele

cte

d

inte

rvie

wees

were

not able

to

com

ment

on t

his

issue.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

CIC

A S

tandard

s f

or

accountin

g

for

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enta

l lia

bili

tie

s in

the

fin

ancia

l sta

tem

ents

of

genera

l govern

ment

(will

take e

ffect in

2014,

but

early a

doptio

n is

encoura

ged).

See s

ectio

ns

3300,

3270,

3260 o

f th

e C

ICA

H

andbook.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- N

one.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- N

ot

a h

igh c

oncern

for

citiz

ens.

N/A

N

/A

N/

A

0.0

S

ele

cte

d inte

rvie

wees w

ere

not able

to

com

ment

on t

his

issue.

N/A

N

/A

N

/A

0.0

D.

En

erg

y

D1:

En

erg

y

man

ag

em

en

t (c

onsum

ptio

n

reductio

n,

rene

wable

energ

y)

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Pro

vin

cia

l: O

. R

eg. 397/1

1

Energ

y C

onserv

atio

n a

nd

Dem

and M

anagem

ent P

lan

. R

equires m

unic

ipalit

ies t

o

exam

ine e

xis

tin

g a

nd fore

caste

d

dem

ands for

energ

y a

nd p

lans

to r

educe e

nerg

y c

onsum

ptio

n.

Th

e F

irst

report

, w

hic

h d

eta

ils

energ

y c

onsum

ptio

n, but

not

energ

y r

eductio

n t

arg

ets

is d

ue

on J

uly

1,

2013 for

2011 d

ata

. -

Fe

ed in

Ta

riff P

rogra

m

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- N

o p

ublic

com

mitm

ents

. E

nv

iro

nm

en

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- M

odera

te c

oncern

s for

citiz

ens.

2

1

2

1.7

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- P

rovid

es s

upport

for

EnviroC

entr

e,

a n

ot-

for-

pro

fit

org

aniz

atio

n that specia

lizes in

hom

e e

nerg

y e

ffic

iency, conserv

atio

n a

nd

susta

inable

tra

nsport

atio

n. E

nviroC

entr

e

pro

jects

inclu

de p

rogra

ms for

low

in

com

e

hom

eow

ners

, safe

cyclin

g e

ducation a

nd t

he

Kill

-A-W

att M

ete

r pro

gra

m.

- A

dditio

nally

, th

e C

ity e

ndors

es H

ydro

O

ttaw

a c

onsum

ptio

n r

eductio

n in

itia

tives for

citiz

ens s

uch a

s:

• S

um

mer

Savin

gs p

rogra

m g

ives h

ydro

users

who r

educe their e

lectr

ical use b

y 1

0%

th

is s

um

mer

a c

redit o

n t

heir e

lectr

icity b

ill.

• T

he G

reat R

efr

igera

tor

Round U

p p

icks u

p

old

, in

effic

ient second frid

ges f

ree o

f charg

e

for

dis

posal in

an e

nvironm

enta

lly

responsib

le fashio

n (

Hydro

Ottaw

a in

part

ners

hip

with O

nta

rio P

ow

er

Auth

ority

).

• T

he P

eaksaver

pro

gra

m p

erm

its H

ydro

O

ttaw

a t

o r

em

ote

ly t

urn

dow

n c

entr

al air

conditio

ners

when t

he e

lectr

icity s

yste

m is

under

str

ain

on t

he h

ott

est days o

f sum

mer

(a v

olu

nta

ry p

rogra

m for

Hydro

custo

mers

).

- C

urr

ently t

he C

ity o

f O

ttaw

a is o

n t

rack to

pro

vid

e t

he f

irst re

port

by J

uly

1, 2013.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

fair. E

sta

blis

hed

1

2

1.5

2.5

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

19

9

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

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Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

pro

gra

ms a

re w

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underw

ay b

y t

hird p

art

ies.

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 2

00

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

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ct

Assessm

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evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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ry

Ris

k

sta

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en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

D2:

Cit

y o

f O

ttaw

a's

p

rop

ert

y

inc

om

e

man

ag

em

en

t

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

- N

one.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

om

mitte

d to g

reenin

g

pra

ctices a

ssocia

ted w

ith

build

ings a

nd e

nerg

y

consum

ptio

n.

- C

om

mitm

ents

to r

educe G

HG

em

issio

ns fro

m c

ity

infr

astr

uctu

re.

En

vir

on

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tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- M

odera

te in

tere

st by c

itiz

ens in

gre

enin

g p

ractices a

round

build

ings.

1

2

2

1.7

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- G

reen B

uild

ing P

olic

y a

ppro

ved w

hic

h

sta

tes t

hat LE

ED

sta

ndard

s m

ust be a

dopte

d

for

all

new

build

ings.

-

In y

ear

3 o

f 5 o

f S

mart

Energ

y P

rogra

m

($14 m

illio

n p

rogra

m d

esig

ned t

o s

ave c

osts

and r

educe e

nerg

y a

nd w

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r use b

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he

City).

Annual savin

gs fro

m r

eduction in

ele

ctr

ical, n

atu

ral gas a

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ate

r consum

ptio

n a

re f

ore

caste

d t

o b

e

$2,5

10,0

00 in

2015.

Initia

tives in

clu

de

energ

y r

etr

ofits

, im

ple

mentin

g a

n inte

gra

ted

build

ing a

uto

matio

n s

yste

m,

and

imple

mentin

g s

ola

r panels

).

- S

treet Lig

htin

g (

Tra

ffic

Lig

ht)

Pro

gra

m

underw

ay (

193 s

ignal devic

es h

ave b

een

convert

ed t

o L

ED

technolo

gy).

L

evel

of

co

ntr

ol:

- T

he le

vel of contr

ol is

good.

Esta

blis

hed p

rogra

ms a

re w

ell

underw

ay.

1

1

1.0

1.7

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

20

1

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

E. W

aste

E

1:

Co

llecti

on

an

d W

aste

D

isp

os

al

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Pro

vin

cia

l: S

ectio

n 2

7 o

f E

nvironm

enta

l P

rote

ctio

n A

ct

regula

tes la

ndfills

. -

Regula

tio

n 3

47 (

sta

ndard

s f

or

waste

dis

posal sites a

nd w

aste

m

anagem

ent syste

ms).

P

ub

lic c

om

mit

men

ts:

- C

ity is c

om

mitte

d to

responsib

le c

olle

ctio

n a

nd

dis

posal of w

aste

. E

nv

iro

nm

en

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

Modera

te c

oncern

s f

or

citiz

ens.

2

2

3

2.3

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- T

he C

ity o

wns t

wo la

ndfill

sites w

hic

h a

re

pre

dom

inate

ly r

esid

entia

l w

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. B

oth

have

exte

nsiv

e m

onitorin

g p

rogra

ms.

Ris

ks a

re

know

n a

nd s

teps a

re taken t

o m

itig

ate

them

.

- G

reen b

in a

nd r

ecyclin

g p

rogra

ms a

re in

pla

ce.

- O

ttaw

a W

aste

Pla

n b

ein

g d

evelo

ped t

o

manage O

ttaw

a’s

waste

over

the n

ext

30

years

, durin

g w

hic

h tim

e O

ttaw

a's

popula

tio

n

is e

xpecte

d to g

row

by 3

00,0

00.

The

obje

ctive o

f th

e p

lan is a

lso t

o g

uid

e

pro

gre

ss tow

ard

s a

chie

vin

g t

he N

atio

nal

Capital are

a’s

vis

ion o

f zero

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. P

hase

One t

o e

sta

blis

h v

isio

n,

goals

and targ

ets

w

as c

om

ple

ted in

the fall

of

2011, w

ith

appro

val of

all

thre

e p

hases e

xpecte

d in

A

pril 2013.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

good.

1

1

1.0

2.3

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 2

02

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

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Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

E2:

Reso

urc

e

reco

very

E2.1

: R

eputa

tio

nal

risk f

or

the

City r

esultin

g

from

an

inadequate

due-d

ilig

ence

pro

cess b

y the

City s

taff.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

None.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

ity is c

om

mitte

d to d

ivers

ion

of

waste

fro

m la

ndfills

thro

ugh

recyclin

g a

nd c

om

postin

g

pro

gra

ms.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- C

ity o

f O

ttaw

a s

upport

for

Pla

sco W

aste

Energ

y G

roup h

as

been f

ollo

wed in

the m

edia

. T

here

are

ongoin

g c

oncern

s

aro

und g

asific

atio

n t

echnolo

gy.

1

2

4

2.3

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- W

aste

Div

ers

ion 2

015 S

trate

gy h

as a

ta

rget

of 60%

div

ers

ion o

f th

e in

dustr

ial,

constr

uctio

n a

nd institu

tio

nal w

aste

str

eam

, based o

n 2

007 q

uantities, fr

om

dis

posal by

2015.

Th

e a

ppro

ach w

as in

clu

ded in

the

str

ate

gy d

ocum

ent.

-

Th

e C

ity h

as a

monitorin

g s

yste

m in p

lace

to t

rack d

ivers

ion r

ate

s f

rom

the landfills

. T

his

in

form

atio

n is in

clu

ded t

he q

uart

erly

Environm

enta

l S

erv

ices r

eport

to C

ouncil.

-

Pro

gra

m in p

lace f

or

sprin

g s

treet sw

eepin

g

to r

ecover

abra

siv

e m

ate

ria

ls p

ut

dow

n o

ve

r w

inte

r m

onth

s to s

ee if th

ey c

an b

e r

eused.

Curr

ently t

ryin

g t

o s

chedule

a w

aste

audit o

f w

hat

they a

ctu

ally

pull

off t

he r

oad t

o s

ee

what

perc

enta

ge c

an b

e r

eused.

- T

ake it B

ack p

rogra

m facili

tate

d b

y t

he C

ity

to p

ublis

h w

hic

h r

eta

ilers

will

take b

ack t

heir

pro

ducts

/packagin

g s

uch a

s g

ard

en

supplie

s,

auto

motive f

luid

s, m

edic

al

equip

ment, e

lectr

onic

s a

nd h

ousehold

pro

ducts

. -

City is le

asin

g la

nd a

nd h

as n

egotia

ted

term

s f

or

resid

ential w

aste

div

ers

ion w

ith

Pla

sco E

nerg

y G

roup. T

he la

nd leased t

o

Pla

sco W

aste

Energ

y G

roup is c

losely

m

onitore

d a

s P

lasco is r

equired t

o r

eport

to

the C

ity o

n a

ny s

pill

s a

nd r

em

edia

tio

n

actio

ns taken.

L

evel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

fair b

ased o

n

pro

gra

ms in

pla

ce a

nd p

lans t

o c

om

e.

2

3

2.5

5.8

P

6

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

20

3

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

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escri

pti

on

S

P

C

E3:

Hazard

ou

s

waste

m

an

ag

em

en

t

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Pro

vin

cia

l: E

nvironm

enta

l P

rote

ctio

n A

ct.

-

Waste

Div

ers

ion A

ct.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- H

old

ing h

azard

ous w

aste

colle

ctio

ns d

ays.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- M

edia

covera

ge o

f tr

end o

f in

cre

ased r

esponsib

ility

of

exte

nded p

roducer

responsib

ility

fo

r household

hazard

ous w

aste

.

1

1

2

1.3

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- T

here

are

10 h

ousehold

s h

azard

ous w

aste

depots

with o

pport

unity f

or

citiz

ens t

o b

rin

g

their h

ousehold

hazard

ous w

aste

for

free t

o

depots

tw

ice a

nnually

(M

ay 2

7 a

nd J

une 1

0).

-

Pro

cedure

s a

nd p

ractices a

re in

pla

ce for

managem

ent

of

auto

motive f

uels

handle

d b

y

transit d

epart

ments

. -

As p

er

our

inte

rvie

ws,

these p

rogra

ms a

re

opera

tin

g in

com

plia

nce w

ith a

ll applic

able

re

gula

tio

ns.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

fair.

1

2

1.5

2.0

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 2

04

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

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en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

F.

Tra

ns

po

rt

F1

: T

ran

sit

an

d

Tra

ns

po

rtati

on

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Pro

vin

cia

l: O

nta

rio

Drive C

lean

Pro

gra

m (

requires e

mis

sio

ns

testin

g o

n c

ars

/tru

cks a

t specifie

d in

terv

als

).

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

om

mitm

ent to

im

pro

vin

g

cyclin

g in

frastr

uctu

re.

- C

om

mitm

ent to

im

pro

vin

g

public

tra

nsit inclu

din

g

constr

uctio

n o

f a lig

ht

rail

tunnel.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- H

igh m

edia

covera

ge a

nd

inte

rest in

Ottaw

a t

ransit,

part

icula

rly the L

ight R

ail

Tra

nsit

pro

ject.

1

1

3

1.7

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- C

urr

ently p

ublic

tra

nsit is s

erv

iced b

y b

uses

and t

he O

-tra

in.

- P

rocedure

s a

re in p

lace f

or

the s

afe

re

cla

im o

f all

flu

ids s

uch a

s a

nti-f

reeze,

oils

, tr

ansm

issio

n flu

ids, etc

. A

pro

gra

m is in

pla

ce to r

etu

rn these f

luid

s to a

vendor

cert

ifie

d u

nder

the M

OE

to r

ecycle

them

. S

pill

pro

cedure

s a

re a

lso in

pla

ce a

nd

docum

ente

d t

o e

nsure

the a

ppro

pria

te

measure

s a

re t

aken.

- A

tire r

efu

rbis

hm

ent

pro

gra

m is a

lso in

pla

ce. T

ires w

ith lo

w t

read a

re r

ecapped a

nd

thus their u

sefu

l lif

e is e

xte

nded.

- U

pon b

ein

g d

ecom

mis

sio

ned, O

C T

ranspo

buses p

art

s a

re r

ecycle

d to h

ighest

exte

nt

possib

le.

- A

lig

ht

rail

transit is in d

evelo

pm

ent

and is

exp

ecte

d t

o b

etter

transit w

hile

bein

g m

ore

environm

enta

l re

sponsib

le.

- T

he C

ity h

as c

om

mitte

d to p

urc

hasin

g

hybrid

vehic

les. T

here

are

cu

rrently 1

77

hybrid

buses in

serv

ice.

- A

ltern

ative f

uels

are

als

o b

ein

g

investig

ate

d.

- F

uel effic

iency m

onitorin

g is in p

lace f

or

each u

nit a

nd is r

eport

ed o

n d

aily

. -

All

OC

Tra

nspo b

uses m

ust adhere

to the

Onta

rio

Drive C

lean p

rogra

m in o

rder

to b

e

licensed f

or

Onta

rio

roads. In

spectio

ns a

re

tracked in

the M

5 m

ain

tenance s

yste

m a

nd

com

ple

te a

s p

er

Min

istr

y s

tandard

s.

- C

yclin

g infr

astr

uctu

re p

lan a

nd p

ublic

educatio

n/a

ware

ness r

ais

ing o

f cyclin

g,

inclu

din

g c

yclin

g t

oolk

its d

istr

ibution.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

good.

2

1

1.5

2.5

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

20

5

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

F2

: C

ity o

f O

ttaw

a's

m

oto

rized

eq

uip

men

t

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

- O

nta

rio

D

rive C

lean P

rogra

m (

requires

em

issio

ns testin

g o

n c

ars

/tru

cks

at specifie

d inte

rvals

).P

ub

lic

co

mm

itm

en

ts:-

Com

mitte

d t

o

updatin

g f

leets

to m

ore

eff

icie

nt

vehic

les.E

nvir

on

men

tal

an

d

so

cia

l sen

sit

ivit

y:-

Mode

rate

covera

ge o

f C

ity o

f O

ttaw

a's

in

tern

al fle

et m

anagem

ent.

1

1

1

1.0

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:P

olic

ies in p

lace to

decre

ase e

mis

sio

ns fro

m v

ehic

les:-

A

nti-

Idlin

g P

olic

y;-

E

co D

rive P

olic

y; and,-

Gre

en F

leet P

lan a

ddre

ss p

rocure

ment

of

ele

ctr

ic a

nd h

ybrid

vehic

les a

s w

ell

as

altern

ative f

uels

.- F

leet E

mis

sio

n R

eductio

n

Str

ate

gy a

lso in

pla

ce.L

evel

of

co

ntr

ol:

- T

he le

vel of contr

ol is

good. E

sta

blis

hed

polic

ies a

nd s

trate

gie

s a

re in

pla

ce a

round

the e

nvironm

enta

l m

anagem

ent of fle

et.

1

1

1.0

1.0

G.

Lan

d u

se

G1:

Urb

an

S

pra

wl

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

None.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

om

mitm

ent to

reduce u

rban

spra

wl by in

tensific

atio

n o

f dow

nto

wn c

ore

. E

nv

iro

nm

en

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- M

odera

te c

itiz

en c

oncern

and

media

covera

ge.

1

1

2

1.3

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- T

arg

et set fo

r 45%

of

develo

pm

ent

to t

ake

pla

ce w

ithin

the c

urr

ent

boundarie

s

(unders

tood t

hat pla

nnin

g h

as p

rovid

ed t

he

corr

ect fig

ure

s).

Ta

rget set fo

r in

tensific

atio

n

to a

ccount fo

r a r

isin

g p

erc

enta

ge o

f all

new

housin

g, fr

om

40%

betw

een 2

011 a

nd 2

021,

to 4

4%

in

2013.

This

targ

et m

ay r

ise in t

he

upcom

ing n

ew

Offic

ial P

lan.

- In

ord

er

to m

onitor

and r

eport

to C

ouncil

on

pro

gre

ss, th

e P

lannin

g a

nd G

row

th

Managem

ent

depart

me

nt tr

acks e

very

build

ing p

erm

it t

hat

is issued a

nd r

eport

on

the p

erc

enta

ge o

f sin

gle

fam

ilies, m

ulti-

units,

countr

y lo

t subdiv

isio

ns a

nd p

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enta

ge o

f in

-fill

that ta

kes p

lace. T

hey h

ave g

reen

fie

lds in

are

as that

are

bein

g d

evelo

ped.

Curr

ently,

they a

re o

n tra

ck w

ith their

targ

ets

. -

As p

art

of in

fill

develo

pm

ent th

ey h

ave

densific

atio

n t

arg

ets

whic

h w

ere

in

clu

ded in

the 2

003 a

nd 2

008 r

eport

s. A

s w

ell,

in

tensific

atio

n is p

lanned a

long the

Confe

dera

tio

n L

ine a

nd o

ther

rapid

tra

nsit

corr

idors

. L

evel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

good.

2

1

1.5

2.0

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 2

06

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

G2:

Natu

ral

ha

bit

ats

an

d

bio

div

ers

ity

G2.1

: P

ote

ntial

dete

rio

ratio

n

of

the n

atu

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syste

m a

nd

bio

div

ers

ity

due t

o the

inabili

ty to

monitor,

tra

ck

and p

rote

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sensitiv

e

ecolo

gic

al

are

as t

hro

ugh

appro

priate

pro

gra

ms.

G2.2

: P

ote

ntial

dete

rio

ratio

n

of

the n

atu

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syste

m a

nd

bio

div

ers

ity

due t

o the

inabili

ty to

restr

ict tr

ee

cuttin

g o

n

countr

y s

tate

lo

ts.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Endangere

d S

pecie

s A

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requires m

unic

ipalit

ies t

o h

ave a

pla

n in

pla

ce to id

entify

endangere

d s

pe

cie

s a

nd e

nsure

th

ey a

re p

rote

cte

d.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

ity h

as c

om

mitte

d t

o a

n

incre

ase o

f $1.4

mill

ion t

o the

Environm

enta

lly S

ensitiv

e L

and

Fu

nd f

or

additio

nal la

nd

purc

hases.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

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- S

ensitiv

ity in

cre

asin

gly

im

port

ant

for

citiz

ens. U

rban

spra

wl contr

ibute

s to d

ete

rio

rate

th

e s

urr

oundin

g fore

sts

and

farm

lands.

3

2

2

2.3

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- N

o in

vento

ry o

f quantity

or

qualit

y o

f w

oodlo

ts o

r w

etla

nds a

nd s

o c

an

not say w

ith

any c

onfid

ence w

heth

er

woodlo

ts o

r w

etla

nds h

ave in

cre

ased o

r decre

ased

(im

pro

ved o

r degenera

ted)

in t

he p

ast fe

w

years

. -

Environm

enta

lly R

esourc

e A

rea A

cquis

itio

n

Reserv

e F

und in

pla

ce to p

urc

hase la

nd

whic

h r

equires p

rote

ctio

n; how

eve

r, w

ithout

pro

per

monitorin

g a

nd tra

ckin

g m

eth

ods it

will

be c

halle

ngin

g to d

ete

rmin

e w

hic

h

purc

hases o

f la

nd a

re m

ost

appro

pria

te.

-

Without a T

ree C

onserv

atio

n B

y-la

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applic

able

to the g

en

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l ru

ral are

a,

and

without

a S

ite A

ltern

atio

n B

y-la

w,

the C

ity

cannot

pre

vent la

ndow

ners

seekin

g

develo

pm

ent appro

vals

fro

m c

learing t

heir

pro

pert

ies o

f natu

ral vegeta

tio

n a

nd h

abitats

prio

r to

subm

issio

n o

f a p

lannin

g.

Applic

atio

n. T

he C

ity is w

ork

ing o

n a

Site

Altera

tio

n B

y-la

w w

hic

h is s

chedule

d t

o g

o

forw

ard

in

2013

. .

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-T

he le

vel of contr

ol is

lim

ited. W

hile

funds

are

in

pla

ce, th

ere

is n

o a

bili

ty to m

onitor

the

trends in w

oodlo

ts o

r w

etla

nds a

nd t

hus,

use

the f

unds to m

axim

ize p

rote

ctio

n o

f sensitiv

e

lands.

3

3

3.0

7.0

P

4

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

20

7

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

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Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

G3:

Ag

ricu

ltu

ral

Terr

ito

ries

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Pro

vin

cia

l polic

y r

equires

munic

ipalit

ies to p

rote

ct and

desig

nate

Prim

e A

gricultura

l A

reas in t

heir O

ffic

ial P

lans.

Prim

e A

gricultura

l A

rea is

defin

ed in

the p

rovin

cia

l A

gricultura

l Land P

olic

y

Sta

tem

ent 'a

s b

ein

g a

n a

rea

whe

re P

rim

e A

gricultura

l Land

pre

dom

inate

s. P

rim

e A

gricultura

l Land is d

efin

ed

as C

anada L

and

Invento

ry c

lasses1, 2 a

nd 3

agricultura

l soils

. T

he p

olic

y

sta

tem

ent als

o s

tate

s that

munic

ipalit

ies m

ay id

entify

Prim

e

Agricultura

l A

reas thro

ugh a

la

nd

evalu

atio

n s

yste

m t

hat

is

appro

ved b

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he O

nta

rio

Min

istr

y

of

Agriculture

, F

ood a

nd R

ura

l A

ffairs.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

om

mitte

d to p

roper

managem

ent

and g

overn

ance o

f agricultura

l la

nds.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- Low

media

covera

ge.

1

2

1

1.3

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- T

he C

ity h

as u

ndert

aken a

Land E

valu

atio

n

and A

rea R

evie

w (

LE

AR

) develo

ped a

nd

appro

ved b

y O

MA

FR

A t

hat serv

es a

s a

m

odel fo

r m

unic

ipalit

ies t

o a

ssis

t in

the

identificatio

n o

f P

rim

e A

gricultura

l Land.

Fro

m t

here

the C

ity h

as t

aken s

teps to

ensure

that th

ese p

arc

els

of la

nd a

re

desig

nate

d a

s a

gricultura

l and c

annot

be

rezoned.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

good.

2

1

1.5

2.0

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 2

08

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

G4:

Sp

ecie

s a

t R

isk

G4.1

: L

ack o

f esta

blis

hed

and

com

munic

ate

d

pro

cedure

s t

o

ensure

com

plia

nce

with t

he

Endangere

d

Specie

s A

ct,

inclu

din

g o

n-

board

ing

train

ing o

f exte

rnal

consultants

, could

result in

non-

com

plia

nce

with t

he A

ct.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Endangere

d S

pecie

s A

ct (E

SA

) re

quires m

unic

ipalit

ies t

o h

ave a

pla

n in

pla

ce to id

entify

endangere

d s

pecie

s a

nd e

nsure

th

ey a

re p

rote

cte

d.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

ity is c

om

mitte

d to c

om

ply

ing

with e

nvironm

enta

l and

susta

inable

develo

pm

ent

regula

tio

ns.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- M

odera

te in

tere

st fr

om

citiz

ens

and m

edia

.

3

3

2

2.7

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- C

ity p

roje

cts

are

revie

wed

for

specie

s a

t risk issues, but th

is p

rocess is s

om

etim

es

perf

orm

ed b

y t

hird p

art

y

consultant/contr

acto

r w

ho o

ften a

re n

ot

aw

are

of

the E

ndangere

d S

pecie

s A

ct

or

the

late

st

update

to t

he lis

t of specie

s a

t risk,

part

icula

rly if th

ey a

re s

tric

tly a

n e

ngin

eerin

g

com

pany.

- N

o o

ne a

t th

e o

pera

tio

nal le

vel is

re

sponsib

le for

ensurin

g t

hat

pro

ject

managers

unders

tand t

he r

equirem

ents

of

the E

ndangere

d S

pecie

s A

ct.

-

Adhoc p

rocesses a

re in

pla

ce w

ithin

the

Land U

se a

nd N

atu

ral S

yste

ms g

roup t

o

pro

vid

e t

his

in

form

atio

n to c

onsultants

; how

ever,

the g

roup is n

ot held

responsib

le

for

this

task n

or

do they h

ave t

he r

esourc

es

to e

nsure

that th

e in

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atio

n is a

lwa

ys

pro

vid

ed t

o o

ther

depart

ments

. L

evel

of

co

ntr

ol:

T

he le

vel of contr

ol is

lim

ited a

s s

yste

ms a

re

not

in p

lace to e

nsure

com

plia

nce a

nd n

on

-com

plia

nce is h

andle

d o

n a

n a

d-h

oc b

asis

.

3

3

3.0

8.0

P

4

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

20

9

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

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Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

H.

Pro

cu

rem

en

t

H1:

Su

sta

ina

ble

p

roc

ure

men

t (C

onsid

era

tio

n

of

environm

enta

l and s

ocia

l crite

ria

in

purc

hasin

g

decis

ions)

H1.1

: P

rocure

d

serv

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r goods m

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not

be in

com

plia

nce

with t

he d

raft

Susta

inable

P

rocure

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Polic

y.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

- P

rovin

cia

l: D

iscrim

inato

ry

Busin

ess P

ractices A

ct

- S

tate

s

that cert

ain

facto

rs, such a

s

geogra

phic

locatio

n, cannot

be

dis

crim

inate

d a

gain

st. T

his

sig

nific

antly lim

its the

eff

ectiveness o

f th

e C

ity o

f O

ttaw

a’s

polic

y to locally

sourc

e

their p

urc

hase

.Pu

bli

c

co

mm

itm

en

ts:-

Com

mitte

d t

o

gre

enin

g t

heir p

rocure

ment

pra

ctices.-

Com

mitte

d to e

thic

al

sourc

ing a

nd c

onsid

era

tio

n o

f socio

-econom

ic facto

rs.-

C

om

mitte

d to b

uild

ing lo

cal

econom

y t

hro

ugh their

pro

cure

ment

pra

ctices.E

nvir

on

men

tal

an

d

so

cia

l sen

sit

ivit

y:-

Mode

rate

m

edia

covera

ge.

2

2

2

2.0

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- T

he C

ity is a

mem

ber

of th

e M

unic

ipal

Colla

bora

tio

n f

or

Susta

inable

Purc

hasin

g

and s

o g

leans b

est pra

ctices fro

m o

ther

munic

ipalit

ies a

cro

ss C

anada.

- E

thic

al P

urc

hasin

g P

olic

y is in

effect.

- S

usta

inable

Pro

cure

ment P

olic

y is b

ein

g

dra

fted a

nd w

ill b

e table

d to C

ouncil

in the

Fa

ll of 2012.

- P

rocure

ment

depart

ment

work

s in

colla

bora

tio

n w

ith o

ther

depart

ments

and

guid

es t

hem

to c

om

ply

with p

olic

ies a

nd

public

com

mitm

ents

; how

ever,

they c

annot

forc

e the d

epart

ments

to c

om

ply

with d

raft

susta

inable

pro

cure

me

nt

pra

ctices a

re t

hey

are

guid

elin

es o

nly

. In

terd

epart

menta

l re

latio

nship

s a

re c

onsid

ere

d s

trong t

hough

and t

he p

rocure

ment

depart

me

nt is

care

ful

to c

om

ply

with p

rovin

cia

l re

gula

tion w

hile

m

eetin

g p

ublic

com

mitm

ents

. L

evel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

fair a

s t

he

pro

cure

ment

depart

me

nt

guid

es

pro

cure

ment

pra

ctices, to

help

depart

ments

ensure

that all

depart

menta

l purc

hases a

lign

with g

reen p

urc

hasin

g p

ractices a

nd c

om

ply

w

ith le

gis

latio

n.

2

2

2.0

4.0

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 2

10

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

I. S

ocia

l re

sp

on

sib

ilit

y

I1:

Pu

blic

he

alt

h a

nd

safe

ty

(Em

erg

ency

pre

pare

dness

pla

n)

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

P

rovin

cia

l: E

me

rgency

Managem

ent

and C

ivil

Pro

tectio

n A

ct

(requires

em

erg

ency p

repare

dness p

lan

be in

pla

ce).

P

ub

lic c

om

mit

men

ts:

- C

om

mitte

d to p

ublic

health a

nd

safe

ty.

En

vir

on

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tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- Im

port

ant to

citiz

ens.

1

1

1

1.0

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- S

yste

m in

pla

ce to c

onduct vuln

era

bili

ty

assessm

ent of pote

ntial em

erg

encie

s t

o the

City w

ith in

put

receiv

ed f

rom

depart

ments

acro

ss the C

ity.

- W

ell

esta

blis

hed e

me

rgency p

repare

dness

pla

n in

pla

ce for

a v

arie

ty o

f sta

ndard

em

erg

encie

s a

nd a

reas o

f hig

hest risk.

- E

merg

ency M

anagem

ent D

uty

Off

icers

in

pla

ce for

each d

epart

ment to

addre

ss

em

erg

ency s

ituatio

ns a

s t

hey a

rise.

- E

merg

ency M

anagem

ent In

form

atio

n

Syste

m (

EM

IS)

in p

lace t

o f

acili

tate

em

erg

ency c

om

munic

atio

ns b

etw

een

Em

erg

ency M

anagem

ent D

uty

Off

icers

as

well

as a

uto

mate

d r

evers

e 9

11 c

all

syste

m

to p

rovid

e in

str

uctio

ns t

o c

itiz

ens in c

ase o

f an e

merg

ency s

uch a

s a

severe

sto

rm,

flo

od,

etc

. -

City in

itia

tin

g E

me

rgency M

anagem

ent

Accre

ditatio

n P

rogra

m S

tandard

Overv

iew

to

assess C

ity's

readin

ess t

o h

andle

em

erg

ency s

ituatio

ns.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

fair.

Contr

ols

are

curr

ently in

pla

ce w

ith a

fiv

e y

ear

str

ate

gic

pla

n d

evelo

ped in

2003. A

n u

pdate

d f

ive

year

str

ate

gic

pla

n is c

urr

ently b

ein

g

develo

ped.

Th

e e

xis

tin

g e

me

rgency

pre

pare

dness p

lan is r

evie

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nd p

racticed

on a

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r basis

with a

ll depart

ments

(not

just E

me

rgency S

erv

ices).

A d

ashboard

is

main

tain

ed to tra

ck the s

tatu

s o

f specific

com

ponents

of th

e p

lan. It w

as n

ote

d t

hat

there

are

a n

um

ber

of

are

as w

here

pla

nned

goals

have n

ot yet

been a

chie

ved.

2

2

2.0

2.0

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

21

1

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

I2:

Healt

h a

nd

S

afe

ty (

City o

f O

ttaw

a's

em

plo

yees)

I2.1

: Lack o

f annual re

vie

w

of

health a

nd

safe

ty r

isks to

em

plo

yees,

identifie

d in

2003, m

ay

result in

non

-com

plia

nce

with O

nta

rio

O

ccupatio

nal

Health a

nd

Safe

ty A

ct and

unaddre

ssed

risks to

em

plo

yees.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Pro

vin

cia

l: O

nta

rio

O

ccupatio

nal H

ealth a

nd S

afe

ty

Act

requires t

hat

em

plo

yers

pre

pare

and r

evie

w a

t le

ast

annually

a w

ritt

en o

ccupatio

nal

health a

nd s

afe

ty p

olic

y a

nd

develo

p a

nd m

ain

tain

a p

rogra

m

to im

ple

ment th

at

polic

y.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

om

mitte

d to p

rovid

ing a

safe

w

ork

pla

ce.

So

cia

l o

r en

vir

on

men

tal

co

vera

ge

: -

Low

media

covera

ge o

f em

plo

yees o

uts

ide o

f th

e

munic

ipal adm

inis

tratio

n.

2

1

1

1.3

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- O

ngoin

g t

rain

ing p

rogra

ms for

em

erg

ency

serv

ice p

rovid

ers

(e.g

. fire

serv

ices)

and

pro

tective e

quip

me

nt pro

vid

ed.

- T

rain

ing r

esults a

re a

naly

zed a

nd

corr

ective a

ctio

n taken to e

limin

ate

any g

aps

in t

rain

ing.

- In

2003, each d

epart

ment had a

com

mitte

e

and id

entifie

d t

heir r

isks for

em

plo

yee H

&S

w

hic

h w

ere

used t

o d

evelo

p s

afe

ty p

rogra

ms

to a

ddre

ss. O

vera

ll risks h

ave n

ot been

revie

wed s

ince that tim

e.

- H

R d

epart

ment tr

acks k

ey e

mplo

yees

sta

tistics (

e.g

. in

juries)

and p

rovid

es m

onth

ly

report

to m

anagers

to m

onitor

H&

S o

f em

plo

yees.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

fair.

Ris

k a

ssessm

ent

to e

mplo

yee s

afe

ty h

as n

ot been p

erf

orm

ed

sin

ce 2

003,

but

H&

S is m

onitore

d a

nd

report

ed c

losely

.

2

2

2.0

2.7

J.

Eco

no

mic

R

esp

on

sib

ilit

y

J1:

Mu

nic

ipal

eco

no

mic

d

evelo

pm

en

t p

lan

nin

g

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

P

rovin

cia

l:

- E

nvironm

enta

l P

rote

ctio

n A

ct

-

OM

B P

lannin

g A

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Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- T

erm

of

Council

Prio

rities.

- "C

hoosin

g O

ur

Fu

ture

" V

isio

n.

- G

reen E

xpre

ss L

anes t

o

exp

edite h

ousin

g,

build

ings a

nd

renovatio

ns w

hic

h m

eet th

e

sta

ndard

s (

e.g

. expedited

perm

its f

or

hom

eow

ner

insta

llatio

n o

f sola

r panels

, sola

r w

ate

r heate

rs,

gra

y w

ate

r re

use

syste

ms,

etc

.).

En

vir

on

men

tal

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d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- Low

citiz

en a

nd m

edia

inte

rest

in e

conom

ic d

evelo

pm

ent

pla

ns

for

the C

ity.

1

1

1

1.0

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- O

ne o

f th

e s

even T

erm

s o

f C

ouncil

Prio

rities p

ert

ain

s to e

conom

ic p

rosperity

. A

ll depart

menta

l pla

ns a

re a

ligned t

o T

erm

of

Council

Prio

rities a

nd s

usta

inabili

ty is

inte

gra

ted into

the p

rio

rities.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol could

not

be a

ssessed

thro

ugh t

he inte

rvie

ws c

onducte

d.

1

n/ a

1.0

1.0

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 2

12

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

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Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

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go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

J2:

: E

ffecti

ven

ess

an

d e

ffic

ien

cy

of

mu

nic

ipa

l ad

min

istr

ati

on

, p

olicie

s a

nd

p

rog

ram

s

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

Munic

ipal A

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Pu

bli

c c

om

mit

men

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- G

enera

l com

mitm

ent m

ade b

y

the C

ity.

En

vir

on

men

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d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- Low

citiz

en c

overa

ge f

or

munic

ipal adm

inis

tratio

n o

f polic

ies a

nd p

rogra

ms.

1

1

3

1.7

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

Depart

menta

l pla

ns, pro

gra

ms a

nd in

itia

tives

are

well

tie

d in

to t

he T

erm

of

Council

Prio

rities a

nd the "

Choosin

g O

ur

Futu

re"

50

year

vis

ion f

or

the C

ity o

f O

ttaw

a.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

good a

s t

he

depart

menta

l pla

ns a

re w

ell

inte

gra

ted w

ith

City p

rio

rities a

nd v

isio

ns.

1

1

1.0

1.7

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

21

3

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

K.

Go

vern

an

ce

an

d

Co

mp

lian

ce

K1:

Cit

y's

co

mp

lian

ce

wit

h

en

vir

on

men

tal

an

d S

D

reg

ula

tio

ns

(C

ity's

com

plia

nce w

ith

federa

l and

pro

vin

cia

l la

ws,

follo

wed b

y t

he

applic

atio

n o

f m

unic

ipal

regula

tio

ns)

K1

.1: L

ack o

f e

sta

blis

he

d

and

com

mu

nic

ate

d

pro

ce

du

res to

e

nsure

com

plia

nce

w

ith

the

re

gu

latio

ns

co

uld

re

su

lt in

non-

com

plia

nce

w

ith

the

re

gu

latio

ns.

(E.g

., la

ck o

f tr

ain

ing/c

om

mu

nic

ation

of

req

uirem

en

ts o

f E

nd

an

ge

red

Sp

ecie

s A

ct

pro

vid

ed to

e

xte

rna

l co

nsu

lta

nts

to

en

sure

City

com

plia

nce

w

ith

the

A

ct.)K

1.2

: D

ela

ys in t

he

e

nviro

nm

enta

l re

vie

w p

roce

ss

em

an

atin

g fro

m

the s

ubm

issio

n

of in

com

ple

te

da

ta w

hic

h m

ay

lea

d to p

roje

ct

de

lays a

nd

a

dd

itio

na

l costs

.K1.3

: L

ack o

f o

ng

oin

g

mo

nitorin

g o

f tim

elin

ess o

f a

pp

licatio

ns

hin

de

rs th

e

City’s

ab

ility

to

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

- A

ll re

gula

tio

ns a

pplic

able

to

munic

ipalit

ies.P

ub

lic

co

mm

itm

en

ts:-

City is

com

mitte

d t

o c

om

ply

ing w

ith

environm

enta

l and s

usta

inable

develo

pm

ent

regula

tio

ns.E

nvir

on

men

tal an

d

so

cia

l sen

sit

ivit

y:-

Mode

rate

in

tere

st fr

om

citiz

ens a

nd m

edia

.

3

3

2

2.7

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- A

ll depart

ments

receiv

e n

otice o

f new

re

gula

tio

ns, as w

ell

as c

hanges t

o e

xis

tin

g

regula

tio

ns. F

rom

there

, com

plia

nce

pro

gra

ms a

re d

evelo

ped w

ithin

each

depart

ment to

ensure

each r

equirem

ent

of

the r

egula

tio

n is m

et.

- C

om

plia

nce p

rogra

ms g

enera

lly a

pp

ear

to

be r

obust

and is a

ma

tter

taken s

erio

usly

by

all

depart

ments

in

terv

iew

ed.

One p

ote

ntia

l sourc

e o

f non

-com

plia

nce w

ith t

he

Endangere

d S

pecie

s A

ct w

as n

ote

d in

the

on-b

oard

ing o

f exte

rnal consultants

. S

ee

indic

ato

r G

4 f

or

furt

her

deta

ils.

- T

he p

rocesses for

environm

enta

l re

vie

ws

and e

nvironm

enta

l perm

ittin

g a

re o

ften

multila

yere

d a

nd c

an in

volv

e a

num

ber

of

govern

ment

agencie

s. W

hile

the

environm

enta

l re

vie

w p

rocess is o

ngoin

g,

the C

ity m

ay n

ot sta

rt t

he p

roposed p

roje

ct

and g

overn

ment agencie

s m

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ot is

sue

perm

its f

or

those p

roje

cts

durin

g that

tim

e.

Pro

cessin

g t

ime

can c

ause p

roje

ct dela

ys

and le

ad t

o a

dditio

nal costs

. H

ence,

it is

import

ant fo

r th

e C

ity t

o h

ave s

trong c

ontr

ols

m

echanis

ms to m

onitor

the e

nvironm

enta

l re

vie

w p

rocess.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol fo

r com

plia

nce is

limited.

2

3

2.5

6.7

P

2

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 2

14

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

respo

nd to

q

ue

stion

s o

r re

qu

ests

fo

r in

form

atio

n.K

1.

4: In

ad

equ

ate

g

overn

ance to

p

lan

an

d

ove

rsee

e

nviro

nm

enta

l re

vie

w p

roce

ss

lea

din

g to

de

lays.

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

21

5

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

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escri

pti

on

S

P

C

K2:

Reg

ula

tory

an

d s

trate

gic

m

on

ito

rin

g

(Active

monitorin

g o

f new

regula

tio

ns)

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

None.

Pu

blic c

om

mit

men

ts:

- C

ity is c

om

mitte

d to c

om

ply

ing

with a

ll environm

enta

l re

gula

tio

n.

So

cia

l o

r en

vir

on

men

tal

co

vera

ge

: -

Low

covera

ge b

y m

edia

and

citiz

ens.

2

2

1

1.7

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- Legal pers

onnel are

specia

lized a

nd

monitor

their a

pplic

able

regula

tio

ns for

update

s o

n a

weekly

basis

. U

pdate

s a

re

then p

rovid

ed t

o a

pplic

able

depart

ments

. L

evel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e C

ity h

as a

fairly

good c

ontr

ol of

regula

tory

monitorin

g.

1

1

1.0

1.7

K3:

Sta

tem

en

ts

on

SD

(S

D

defin

itio

n,

glo

ssary

, polic

ies)

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-N

one.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

om

mitte

d to s

usta

inable

develo

pm

ent and e

nvironm

enta

l str

ate

gy.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- Low

covera

ge b

y m

edia

and

citiz

ens.

1

1

1

1.0

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- C

lear

inte

gra

tio

n o

f susta

inable

develo

pm

ent w

ithin

key p

rio

rities s

et

by

Council.

-

Susta

inabili

ty w

ell

defin

ed in C

hoosin

g o

ur

Fu

ture

vis

ion a

nd a

ssocia

ted p

lans.

- D

epart

menta

l pla

nnin

g a

nd p

olic

ies d

riven

by C

hoosin

g o

ur

Futu

re a

nd T

erm

of

Council

Prio

rities.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

good.

1

1

1.0

1.0

K4:

Inte

gra

tio

n

of

en

vir

on

men

t an

d S

D in

to

de

cis

ion

m

akin

g (

e.g

..

When p

lannin

g

new

pro

jects

, polic

ies a

nd

pro

gra

ms)

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

None.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

om

mitte

d to p

rote

ctin

g t

he

environm

ent and r

educin

g its

carb

on f

ootp

rint

where

ver

possib

le.

- E

sta

blis

hed G

reen T

eam

s t

o

manage s

olid

waste

, w

ate

r,

sew

ers

, etc

. E

nv

iro

nm

en

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- M

edia

covera

ge a

nd s

ensitiv

ity

is h

igh f

or

the e

nvironm

enta

l

1

2

3

2.0

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- W

hile

SD

has b

een inte

gra

ted into

Te

rm o

f C

ouncil

Prio

rities, th

ere

are

no s

yste

ms o

r pro

gra

ms in

pla

ce t

o e

nsure

that S

D is

inte

gra

ted into

the p

lannin

g o

f new

pro

jects

, polic

ies o

r pro

gra

ms.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol of th

e c

ity is p

oor.

3

3

3.0

6.0

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 2

16

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

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en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

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Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

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ate

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ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

impact

of

pro

jects

on the

environm

ent.

K5:

Sta

keh

old

er

co

ns

ult

ati

on

(C

onsultatio

n o

f all

applic

able

depart

ments

in

m

akin

g k

ey

decis

ions)

K5.1

: In

appro

pria

te

pro

cure

ment

of serv

ice

contr

acts

w

ithout

pro

per

sta

kehold

er

engagem

ent

could

result in

th

e

pro

cure

ment

of serv

ices

contr

acts

w

hic

h d

o n

ot

fully

meet th

e

City's

needs.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

- M

any

govern

ment

appro

vals

and

environm

enta

l assessm

ent

pro

cesses r

equire s

om

e f

orm

of

public

consultatio

n.

Consultatio

n

requirem

ents

can r

ange fro

m a

sin

gle

notice o

n the

Environm

enta

l R

egis

try to

mandato

ry n

otices in

vario

us

media

and m

ultip

le p

ublic

consultatio

n s

essio

ns.P

ub

lic

co

mm

itm

en

ts:-

Com

mitm

ent to

obta

inin

g p

ublic

opin

ion.-

In

clu

sio

n o

f public

mem

bers

on

transit

com

mitte

e.E

nv

iro

nm

en

tal

an

d

so

cia

l sen

sit

ivit

y:-

Hig

h

sensitiv

ity a

nd m

edia

covera

ge

of

public

consultatio

n o

n L

ight

Rail

Tra

nsit a

nd L

ansdow

ne

Park

develo

pm

ent

pro

jects

.

1

2

2

1.7

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- T

he p

rocure

ment

pro

cess m

ay n

ot

engage

all

required s

takehold

ers

in t

he e

valu

atio

n o

f serv

ice c

ontr

act optio

ns. R

esults o

f th

e

pro

cure

ment

of th

e s

erv

ice c

ontr

acts

for

sourc

e s

epara

ted o

rganic

s in

dic

ate

d t

hat

managem

ent te

am

mem

bers

were

not

directly in

volv

ed in t

he C

hart

er

did

not

revie

w

and f

orm

ally

appro

ve m

ajo

r m

ilesto

nes a

s

required.

- T

he C

ity o

f O

ttaw

a w

ebsite p

rovid

es

notices for

public

consultatio

ns o

n a

varie

ty

of

pla

ns a

nd p

roje

cts

inclu

din

g

environm

enta

l consid

era

tio

ns s

uch a

s

Ott

aw

a's

30 y

ear

waste

pla

n, P

inecre

st

Cre

ek/W

estb

oro

Sto

rm w

ate

r M

anagem

ent

Retr

ofit S

tudy,

LR

T S

tatio

n A

rea T

ransit-

Orie

nte

d D

evelo

pm

ent

(TO

D)

Stu

die

s a

nd

the O

ttaw

a R

iver

Actio

n P

lan.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol appears

lim

ited g

iven

the w

eaknesses n

ote

d w

ith r

espect

to

inte

rnal sta

kehold

er

consultatio

n in t

he O

AG

re

port

on s

ourc

e s

epara

ted o

rganic

s.

2

3

2.5

4.2

AN

NE

XE

E : É

valu

atio

n d

es r

isques p

our

l’environnem

ent

Ra

pp

ort

an

nu

el 2

01

2 d

u B

ure

au

du

vér

ific

ate

ur

gén

éra

l P

age

21

7

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

K6:

Eco

taxati

on

(t

axatio

n

pro

gra

ms t

o

encoura

ge

environm

enta

lly

susta

inable

behavio

ur)

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

None.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- N

one.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- Little

concern

or

me

dia

covera

ge.

N/A

N

/A

N/

A

N/A

S

ele

cte

d inte

rvie

wees w

ere

not able

to

com

ment

on t

his

issue.

N/A

N

/A

N

/A

0.0

K7:

Co

mp

lain

t m

an

ag

em

en

t

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

None.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

itiz

en h

ave t

he o

pport

unity to

file

com

pla

ints

to t

he C

ity o

f O

ttaw

a.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- E

nvironm

enta

l com

pla

ints

are

lik

ely

to b

e c

overe

d b

y m

edia

.

1

1

2

1.3

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- A

ll citiz

ens c

an c

all

the C

ity o

f O

ttaw

a w

ith

a c

om

pla

int. If th

e c

itiz

en is n

ot sure

who t

o

call,

they c

an d

ial th

e g

enera

l lin

e a

nd b

e

directe

d to the a

ppro

pria

te p

ers

on.

- T

he e

nvironm

enta

l natu

re o

f th

e c

om

pla

int

would

dic

tate

who w

ould

handle

the

com

pla

int

(e.g

. E

nvironm

enta

l S

erv

ices,

Public

Work

s, etc

.).

- T

he g

enera

l public

can a

lso r

eport

suspecte

d o

r w

itnessed insta

nces o

f fr

aud to

the F

raud a

nd W

aste

Hotlin

e. T

he h

otlin

e is

confid

entia

l and a

nonym

ous.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

fair.

2

2

2.0

2.7

AN

NE

XE

E

Éva

lua

tion

des r

isqu

es p

ou

r l’e

nvir

on

nem

ent

Pag

e 2

18

R

ap

po

rt a

nn

uel

20

12

du

Bu

rea

u d

u v

érif

ica

teu

r g

énér

al

En

vir

on

men

tal

an

d s

us

tain

ab

le

de

velo

pm

en

t cate

go

ries

Ris

k

Ide

nti

ficati

on

Im

pa

ct

Assessm

en

t (l

evel

of

exp

os

ure

of

the

Cit

y)

Impact

Vu

lne

rab

ilit

y a

ssessm

en

t (l

evel o

f co

ntr

ol

of

the

cit

y)

Vulnerability

Risk's evaluation

Po

ten

tial

Au

dit

P

roje

cts

C

ate

go

ry

Su

b-c

ate

go

ry

Ris

k

sta

tem

en

t D

escri

pti

on

R

C

PC

S

D

escri

pti

on

S

P

C

K8:

Eth

ical

an

ti-c

orr

up

tio

n

pra

cti

ces

No s

ignific

ant

risk id

entifie

d

in t

his

analy

sis

.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

None.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

om

mitte

d to b

ein

g o

pen a

nd

transpare

nt

in t

heir p

rocure

ment

pro

cess.

En

vir

on

men

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- M

odera

te c

overa

ge o

f open

and t

ranspare

nt

decis

ion

makin

g.

1

1

2

1.3

Syste

ms a

nd

pro

gra

ms:

- C

ity h

as a

n Inte

grity

Com

mis

sio

ner

dedic

ate

d to e

nsurin

g e

thic

al sta

ndard

s a

re

met.

- C

ode o

f C

onduct specifie

s that em

plo

yees

perf

orm

their w

ork

with t

ranspare

ncy,

impart

ialit

y,

respect

and a

ccounta

bili

ty.

- C

ity C

ouncil

initia

ted a

nd a

ppro

ved a

fra

ud

polic

y in J

uly

2005,

inclu

din

g the

esta

blis

hm

ent

of

a F

raud a

nd W

aste

Hotlin

e

that

is m

anaged b

y a

third p

art

y. A

uditor

Genera

l re

vie

ws e

ach r

eport

ed c

ase.

Le

vel

of

co

ntr

ol:

-

Th

e le

vel of contr

ol is

fair w

ith a

n

esta

blis

hed a

nd c

onfid

entia

l m

eth

od f

or

citiz

ens to r

eport

any u

neth

ical behavio

ur.

2

2

2.0

2.7

K9:

Org

an

izati

on

fo

r S

D

man

ag

em

en

t (r

ole

s a

nd

responsib

ilities

for

the

managem

ent

of

SD

within

the

City o

f O

ttaw

a)

K9.1

: Lack o

f defin

ed r

ole

s

and

responsib

ilitie

s for

the

managem

ent

of susta

inable

develo

pm

ent

within

pro

jects

and p

rogra

ms

could

result in

overa

ll susta

inabili

ty

goals

not

bein

g m

et.

Reg

ula

tory

co

nte

xt:

-

None.

Pu

bli

c c

om

mit

men

ts:

- C

om

mitte

d to p

rote

ctin

g t

he

environm

ent and r

educin

g its

carb

on f

ootp

rint

where

ver

possib

le.

- E

sta

blis

hed G

reen T

eam

s t

o

manage s

olid

waste

, w

ate

r,

sew

ers

, etc

. E

nv

iro

nm

en

tal

an

d s

oc

ial

sen

sit

ivit

y:

- M

odera

te c

overa

ge b

y

citiz

ens/m

edia

.

1

3

2

2.0

Syste

ms a

nd

pro

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4

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2.7

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sit

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1

3

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Th

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3

4

3.5

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4 –

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6 –

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Documents

Bureau du vérificateur général RAPPORT ANNUEL 2012 · présente les résultats de chacune de ces vérifications. Il contient également un résumé général et une évaluation