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Business Process Management im Gesundheitswesen - „State of the Art“ anhand von Praxisbeispielen
Gregor Greinke, Vorstandsvorsitzender
© GBTEC Software + Consulting AG 2 2 © GBTEC Software + Consulting AG
Agenda
1. Kurzvorstellung GBTEC
2. Die BIC Platform
3. Grundlagen des Prozessmanagements
4. Prozessmanagement im Gesundheitswesen
5. Praxisbeispiele
6. Ausblick und Diskussion
© GBTEC Software + Consulting AG 3 3 © GBTEC Software + Consulting AG
Agenda
1. Kurzvorstellung GBTEC
2. Die BIC Platform
3. Grundlagen des Prozessmanagements
4. Prozessmanagement im Gesundheitswesen
5. Praxisbeispiele
6. Ausblick und Diskussion
© GBTEC Software + Consulting AG 4
GBTEC die BPM Company
2005
Gründung der GBTEC Software + Consulting AG als Spin Off des Bertelsmann Konzerns
Mit mehr als einer Mio. Usern ist GBTEC Marktführer im Portalumfeld für Prozess-Publizierung
2009/10
GBTEC misst 60 Mitarbeiter und gründet weitere Niederlassung in München
2008
Markteinführung der neuen BIC Platform , die integrative Plattform für ganzheitliches BPM
2006
GBTEC gewinnt das Vertrauen der ersten Großkunden
2007
GBTEC betreut heute 150 namhafte Kunden aus den verschiedensten Branchen
2011/12
© GBTEC Software + Consulting AG 5 5 © GBTEC Software + Consulting AG
Agenda
1. Kurzvorstellung GBTEC
2. Die BIC Platform
3. Grundlagen des Prozessmanagements
4. Prozessmanagement im Gesundheitswesen
5. Praxisbeispiele
6. Ausblick und Diskussion
© GBTEC Software + Consulting AG 6
© GBTEC Software + Consulting AG BIC Platform V1 (vertraulich) 6 13.01.2011
Die BIC Produktfamilie
© GBTEC Software + Consulting AG 7
Die Themen im BPM Umfeld
Enterprise Architecture
Business Process Management
Compliance + Risk Management
Solution Management ERP
Process Intelligence + Monitoring
Process Automation
BIC Solution Management
© GBTEC Software + Consulting AG 8
Unsere Kunden
© GBTEC Software + Consulting AG
© GBTEC Software + Consulting AG 9
BIC Platform: Fachliche Positionierung
, Define Create Execute Monitor
Technisches BPM (Technical View)
Fachliches BPM (Business View)
BP Strategy
BP Design
BP Implementation
BP Controlling
BPMN2.0 BPEL XPDL
© GBTEC Software + Consulting AG 10
© GBTEC Software + Consulting AG BIC Platform V1 (vertraulich) 10 13.01.2011
Die BIC Produktfamilie
© GBTEC Software + Consulting AG 11
Bereitstellung unterschiedlicher Methoden » BPMN 2.0, ARIS, Swimlane, Flowchart,
SIPOC, Organigramm, etc.
» IT Landscaping, Architekturmodelle
» Fachliche SOA-Modellierung
» Frei definierbare Methode möglich
Einfache Modellierung
» Autolayouter für jede Methode
» Vorschlagslisten für Stammdaten
Modernisierte Oberfläche
» „Look and Feel“ von Windows 7
» Einfachste Bedienung
Einfaches Modellieren
Komplexe Prozesse – spielend einfach modelliert
© GBTEC Software + Consulting AG 13
Einfache, intuitive Prozesspublizierung
Entscheidend für den Erfolg sind nicht die wenigen Modellierer im Unternehmen, sondern die Mitarbeiter, die die Prozesse Tag für Tag leben.
Prozesspublizierung ist mehr als reine Prozessvisualisierung!
Es ist die effiziente und anwenderfreundliche Bereitstellung von Prozesswissen und vorhandener Dokumentation an alle Mitarbeiter eines Unternehmens.
© GBTEC Software + Consulting AG 14
© GBTEC Software + Consulting AG BIC Platform V1 (vertraulich) 14 13.01.2011
Die BIC Produktfamilie
© GBTEC Software + Consulting AG 15
Modellierung Visualisierung
Beispiel für Design und Visualisierung
© GBTEC Software + Consulting AG 16
Modellierung Visualisierung
16
Beispiel für Design und Visualisierung
© GBTEC Software + Consulting AG 17 17 © GBTEC Software + Consulting AG
Agenda
1. Kurzvorstellung GBTEC
2. Die BIC Platform
3. Grundlagen des Prozessmanagements
4. Prozessmanagement im Gesundheitswesen
5. Praxisbeispiele
6. Ausblick und Diskussion
© GBTEC Software + Consulting AG 18
Warum Prozessmanagement als Basis?
Geschäftsanalyse
Ressourcen-steuerung
Shared Service Center
Fachliches IT-Anforderungs-
management
Klein beginnen ... das Ganze im Blick Übergreifender Nutzen eines integrierten Prozessmanagements Harmonisierung durch einheitliches Vorgehen Strukturierte Inhalte liefern Antworten auf spezifische
Projektfragestellungen Kostensenkung durch Vermeidung von Redundanzen Zeitersparnis durch Wiederverwendung vorhandener Inhalte Qualitätsverbesserung durch einheitliche Informationsstruktur
Compliance und QM
...
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Prozessmanagement ist die konsequente Ausrichtung und Optimierung der Prozesse auf definierte Prozessziele (z.B. Service, Qualität, Durchlaufzeit).
Beim Prozessmanagement erfolgt eine ganzheitliche Betrachtung mit Fokus auf das Prozessergebnis. Der gesamte Ablauf muss sich vom Anfang bis zum Ende am erwarteten Ergebnis orientieren:
„Erfüllt der Prozess-Output die definierten Prozessziele/ Kundenerwartungen z.B. Schnelligkeit, Qualität, Effizienz?"
Warum Prozessmanagement als Basis?
Definition Prozessmanagement
Prozessmanagement bedeutet eine aktive Steuerung von Prozessen zur dauerhaften Erreichung der Prozessziele.
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Warum Prozessmanagement als Basis?
Von der Funktions- zur Prozessorientierung
Funktionsorientierung » Bereichsdenken
» Teiloptimum
» Viele Schnittstellen
» Hoher Koordinationsaufwand
Prozessorientierung » Bereichsübergreifendes Denken
» Gesamtoptimum
» Wenige Schnittstellen
» Schnellere Abläufe
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Ansatzpunkte für Prozessoptimierungen
Nicht-wertschöpfende Tätigkeiten abbauen
» Doppelarbeiten
» Ruckfragen, Abstimmprozesse, Schleifen
» Vermeidung von Fehlern/Unvollstandigkeiten
» Kontrolltatigkeiten
Prozessintegration
» Bearbeitung eines Prozesses durch eine Stelle
» Abbau von Schnittstellen, Bündelung von Aufgaben
» Erweiterung von Kompetenzen
» Parallelarbeit statt sequenziellem Ablauf
Unterstutzung durch Informationstechnologie
» Automatisierung von Routine-Tatigkeiten (z.B. Belegerfassung)
» Einfachere, schnellere Bearbeitung
» Aktenarme Bearbeitung
» Kurze Antwortzeit bei Anfragen/Nachfragen
Zieldreieck der Prozess-
optimierung Qualität
steigern
Durchlauf-zeiten
reduzieren
Kosten senken
Ansatzpunkte
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Checklisten
Prozessmanagement als Leitplanke
Team
Beschäftigte
Führungskraft
Netzwerke
Bearbeiter
Der Prozess liefert sämtliche Informationen für Transparenz, Optimierung und Steuerung
Internet
Fachwissen
Intranet Verfahrens-
daten
Prozess- Management
Vorlagen
Checklisten
Arbeitsanweisungen
EPOS
Office SharePoint
IT-System/ Dienst
Rolle/ Org.-Einheit
Prozess/ Aufgabe/ Aktivität
Dokument/ Geschäftsobjekt
Schulungen
Kennzahl
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Checklisten
IT-System/ Dienst
Rolle/ Org.-Einheit
Prozess/ Aufgabe/ Aktivität
Dokument/ Geschäftsobjekt Kennzahl
Das Prozessmodell bildet das Skelett für die Zuordnung der Attribute zu den Sachverhalten
Dienstgrad Kapazität Bindung Jahresarbeitszeit …
Bearbeitungszeit Durchlaufzeit Schwachstelle Attribute Zweckkritik Attribute Aufgabenkritik …
Service Level Agreement
Relevanter Kunde Anzahl der Nutzer Verfügbare Dienste …
Prozess- Management
Prozessmanagement als Leitplanke
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Klassisches BPM
Das Levelkonzept als Voraussetzung für das Geschäftsprozessmanagement
EBENE 1: Prozesslandkarte
EBENE 3: Prozessübersicht (WKD)
EBENE 4: fachliche Prozessmodellierung (EPK, Swimlane)
EBENE 5: IT-spezifische Prozessmodellierung (BPMN)
Grobanalyse
Feinanalyse
EBENE 2: Prozessübersicht (WKD)
© GBTEC Software + Consulting AG 25
IT-nahes BPM
EBENE 1: Prozesslandkarte
EBENE 3: Prozessübersicht (WKD)
EBENE 4: fachliche Prozessmodellierung (EPK, Swimlane)
EBENE 5: IT-spezifische Prozessmodellierung (BPMN)
Das Levelkonzept als Voraussetzung für das Geschäftsprozessmanagement
EBENE 2: Prozessübersicht (WKD)
© GBTEC Software + Consulting AG 26
Das Zusammenspiel der Level
Der Unterschied zwischen fachlichem und IT-spezifischem Prozessmodell
Das fachliche Prozessmodell beschreibt den Prozess aus Sicht des Beschäftigten mit den für ihn relevanten Informationen.
Der IT-spezifische Prozess beschreibt den Prozess für Dienstleister und IT-Implementierer.
© GBTEC Software + Consulting AG 27
Einordung der Modellierung ins Metamodell
Übersichtsmodelle / Fachliche Detailmodelle
(CIM)
Fachliche IT-Modelle (PIM)
Ausführbare IT-Modelle
(PSM)
Web Service
Web Service Operation
Messages
XSD
CIM: Computation Independent Model PIM: Platform Independent Model PSM: Platform Specific Model Aktivität (f): fachliche Aktivität ohne IT Inhalt Aktivität (t): technische Aktivität mit IT Inhalt
Geschäftsprozess
Aktivität (f)
Geschäftsobjekt
Workflow (Integrations-
prozess)
Aktivität (t)
Dienst (strukturierend)
Dienst
Service
Service- Operationstyp
Informationsobjekt Entitytyp
Funktionalität
Attribute
X
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Das Zusammenspiel der Level
» der Identifizierung relevanter Prozesse
» der Prüfung richtiger Prozessausführung
» der Bewertung der Wirtschaftlichkeit
» der Sicherstellung vergleichbarer und nachhaltiger Prozesse
» der kontinuierlichen Optimierung
» der Kommunikation fachlicher Dienstleistungen
» der Identifikation relevanter Prozesse für die IT-Systementwicklung
» der Ableitung technischer Services auf Basis logischer Dienste
» der fachlichen und technischen Datenbeschreibung
» der Ableitung eines Rollen- und Rechtekonzepts
» der Weiterentwicklung zum Architekturmodell
Der prozessbasierte Ansatz unterstützt...
die Fachbereiche bei die IT bei
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Agenda
1. Kurzvorstellung GBTEC
2. Die BIC Platform
3. Grundlagen des Prozessmanagements
4. Prozessmanagement im Gesundheitswesen
5. Praxisbeispiele
6. Ausblick und Diskussion
© GBTEC Software + Consulting AG 30
Wieso Prozessmanagement im Gesundheitswesen?
Druck der Politik auf Leistungserbringer
Gesetzliche Anforderungen (Nachweisbarkeit)
Verbesserungen in den Abläufen
Reduktion des administrativen Aufwands
Kostendruck
Prozesse sind Leitplanke für die tägliche Arbeit und wesentlicher Wissensanker in der Klinik
© GBTEC Software + Consulting AG 31
70%
30%
Patientenbehandlungen
geringer Versorgungsaufwand
hoher Versorgungsaufwand
Situation im Gesundheitswesen
20%
80%
Verteilung der Pflegetage
geringer Versorgungsaufwand
hoher Versorgungsaufwand
Unterstützung durch Prozessmanagement
Geringer Versorgungsaufwand:
» Behandlung ist standardisiert / Pathways
Hoher Versorgungsaufwand:
» hoch-kostenintensiv, multimorbid, chronisch krank, mit komplexer Versorgungsstruktur und –organisation
» nicht abschließend heilbar, durchlaufen das Gesundheitssystem mehrfach
» Bedarf an „Steuerung“ durch das Gesundheitssystem (Case Management)
» Bedarf an Ressourcen schonender Leistungsplanung
» Immer wiederkehrende Krankenhausaufenthalte mit Aktualisierung der Nachsorgestrukturen und –prozesse (Drehtüreffekt)
© GBTEC Software + Consulting AG 32 32 © GBTEC Software + Consulting AG
Agenda
1. Kurzvorstellung GBTEC
2. Die BIC Platform
3. Grundlagen des Prozessmanagements
4. Prozessmanagement im Gesundheitswesen
5. Praxisbeispiele
6. Ausblick und Diskussion
© GBTEC Software + Consulting AG 33
Universitätsklinikum
Projektbeispiel 1: Aufbau eines BPM-Systems
Aufbau eines Prozessmanagementsystems für die Arbeitsabläufe der Klinik und der Verwaltung mit BIC Design und BIC Portal.
Einheitliche Methode für alle Prozesse
Klinikweite Transparenz für alle Mitarbeiter Basis für die anstehende Optimierung der Prozesse Kostenersparnis durch verbesserte BPM-Technologie
Nutzen
Aufgabe
© GBTEC Software + Consulting AG 34
Beispiel: Unsystematische Kommunikationswege ohne Case Management
Arztpraxis Intensiv-station Poliklinik
Amb. Pflege-dienst
Ext. Case Managemen
t
OP Katheter-
labor EKG Röntgen
Station 1 Station 2 Station 3
Einweiser - extern - intern
Bettenführende Leistungsbereiche
Leistungsbereiche - Diagnostik - Therapie
© GBTEC Software + Consulting AG 35
Intensiv-station
Amb. Pflege-dienst
Ext. Case Managemen
t
OP Katheter-
labor EKG Röntgen Stationen
Case Management
Einweiser - extern - intern
Arztpraxis Poliklinik
Beispiel: Unsystematische Kommunikationswege mit Case Management
© GBTEC Software + Consulting AG 38
Zentrum für Onkologie
Projektbeispiel 2: Aufbau eines BPM-Systems
Modellierung, Visualisierung und Optimierung klinischer SOPs mit BIC Design und BIC Portal
Standardisierte SOPs auf der Basis einer Methode Wissensmanagement und Portal für Ärzte und Pfleger Basis für den Excellence-Center und das Zertifikat Kostenersparnis durch verbesserte Prozesse Höhere Patientenzufriedenheit Best Practice Sharing mit anderen Kliniken und Centern
Nutzen
Aufgabe
© GBTEC Software + Consulting AG 39
Modellierung Klinischer SOPs
Schriftlich festgehaltene Standardvorgehensweisen für stationäre, diagnostische oder labortechnische Abläufe
Standardisierung meint im eigentlichen Wortsinn eine Vereinheitlichung von Verfahrensweisen, verwendeten
Materialien oder anderem.
Was sind SOPs?
Ziel ist die Schaffung gemeinsamer Standards
© GBTEC Software + Consulting AG 40
Modellierung Klinischer SOPs
Austauschbarkeit von Komponenten Vereinfachung des Informationsaustauschs Patientenschutz durch Definition von Mindeststandards Methodische Vereinheitlichung Kostensenkung
Motive für die Einführung von SOPs
Die SOPs geben nicht nur die Richtlinien für die Mitarbeiter vor, sondern spiegeln auch den Qualitätsanspruch einer Klinik wider.
© GBTEC Software + Consulting AG 42 42 © GBTEC Software + Consulting AG
Agenda
1. Kurzvorstellung GBTEC
2. Die BIC Platform
3. Grundlagen des Prozessmanagements
4. Prozessmanagement im Gesundheitswesen
5. Praxisbeispiele
6. Ausblick und Diskussion
© GBTEC Software + Consulting AG 43
Ausblick und Handlungsempfehlung
Prioritäten
Heraus- forderung
2
1
3
4
Governance
Change-Management:
Content Generierung
Methoden und Werkzeuge
Know how Transfer
1
2
3
4
5
5
© GBTEC Software + Consulting AG 44
Ausblick und Handlungsempfehlung
Holen Sie sich die entsprechende Governance
Definieren Sie die Ziele
Gehen Sie iterativ vor
Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche
Contentgenerierung ist wichtiger als Wissenschaften über Methoden
© GBTEC Software + Consulting AG 56
Kontakt
Universitätsstraße 142 · D-44799 Bochum
Fon: +49 234 97645 - 10 · Fax: +49 234 97645 - 20
Mobil: +49 171 3029 502· Internet: www.gbtec.de
E-Mail: [email protected]
Gregor Greinke Vorstand