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COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA OSEPSA OSP-PG09.04 1 /
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Elaborado: Jefe de Calidad, Medio Ambiente y
Prevencin
Revisado y aprobado:
Consejero Delegado
Fecha : 10/12/07 Fecha : 10/12/07
COPIA INFORMATIVA CONTROLADA N ____
FECHA: ___ / ___ / ___ ASIGNADA A:
OSP-PG09.04
COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA
NDICE
1. OBJETO 2. ALCANCE 3. REFERENCIAS 4. RESPONSABILIDADES 5.
CONTENIDO
5.1 Comunicacin interna ascendente y comunicacin externa 5.2
Comunicacin interna descendente
6. ARCHIVO 7. CONTROL DE MODIFICACIONES
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1. OBJETO
Establecer los canales de comunicacin inter na entre los
diversos niveles y funciones de OSEPSA, as como recibir, documentar
y responder a todas las comunicaciones externas.
2. ALCANCE
La sistemtica indicada en este procedimiento ser de aplicacin a
las comunicaciones internas entre los distintos niveles y funciones
dentro de OSEPSA, as como con partes externas interesadas.
3. REFERENCIAS
Manual de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos
Laborales de OSEPSA. Coleccin de Formatos de OSEPSA.
4. RESPONSABILIDADES
Consejero Delegado: - Comunicar al personal los requisitos de
cali dad, medioambientales y de prevencin de riesgos
laborales, los objetivos y su cumplimiento. Jefe de Calidad,
Medio Ambiente y Prevencin / Responsable de Calidad, Medio Ambiente
y Prevencin de Delegacin: - Recepcionar las comunicaciones
relativas al Sistema de Gestin de Calidad, Medio Ambiente y
Prevencin de Riesgos Laborales de OSEPSA. - Resolver y comunicar
las comunicaciones. - Archivar los registros de comunicacin
generados y difundirlos al personal afectado. - Representar a los
trabajadores en asuntos de s eguridad y salud, cuando no existan
representantes
legales de estos.
5. CONTENIDO 5.1 Comunicacin interna ascendente y comunicacin
externa
Cualquier persona perteneciente a OSEPSA, as como cualquier
persona u organismo externo afectado por las actividades que la
empresa lleva a cabo, puede informar, sugerir o realizar una
solicitud relacionada con el Sistema de Gestin de Calidad, M edio
Ambiente y Prevencin, o con cualquiera de los aspectos que influyen
en las actividades desarrolladas, como por ejemplo: Deteccin de
posibles No Conformidades reales o potenciales Establecimiento de
Acciones Correctivas o Preventivas Informacin o sugerencia referida
al Sistema de Gestin de Calidad, Medio Ambiente y
Prevencin de Riesgos Laborales de OSEPSA (informacin sobre
impactos ambientales asociados a las operaciones de la empresa, co
municaciones con las autoridades pblicas con respecto a planes de
emergencia, comunicaciones recibidas en obra, etc.)
En el caso de comunicaciones internas, se cumplimentar la Hoja
de Comunicacin (Formato 09.HC).
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El Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenci n o el Responsable
de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Delegacin recibe dicha
comunicacin (v erbal o escrita), y en los dos primeros casos, sigue
lo dispuesto en OSP-PG06, No Conformidades, Acciones Correctivas y
Preventivas. En el rest o de los casos c umplimenta el Registro de
Comunicaciones (Formato 09.RC), con la colaboracin del personal que
estime necesario, indicando: Fecha de comunicacin Interlocutor
(externo o interno) Objeto de la comunicacin Decisin adoptada,
indicando, segn proceda:
- informacin transmitida y plazo (si no es inmediato) - causas
de la no tramitacin - incidencia en OSEPSA, en cuyo caso registrar
en observaciones la difusin al personal
afectado.
Una vez cumplido lo especificado, comunica al in terlocutor la
decisin adoptada y consigna la fecha de cierre, en seal de
conformidad. Por otra parte, la difusin al personal interno
afectado de dicha decisin, as como otras comunicaciones ms
generales (r equisitos de calidad, medio ambiente y prevencin,
definicin y cumplimiento de objetivos, ...) se lleva a cabo
mediante reuniones informativas, exposicin en carteles, internet,
etc.
5.2 Comunicacin interna descendente
El Jefe de rea es responsable de comunicar individualmente a
cada trabajador los siguientes aspectos:
Los riesgos especficos para su seguridad y salud y las medidas
de proteccin y prevencin a
adoptar. Cuando se incorpore un nuevo trabajador esta informacin
ser proporcionada, siempre que sea posible, antes del comienzo de
la relacin laboral.
El lugar y la fecha de las evaluaciones de la salud de carcter
voluntario y obligatorio de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento OSP-PG.23: Vigilancia de la salud.
La persona que los representa en asuntos de seguridad y
salud
As mismo, informa y consulta a los trabajadores a travs de los
representantes legales de stos, o en el caso de no existir a travs
de tablones de anuncio, acerca de otros temas relativos a la
prevencin, tales como:
Evaluaciones de riesgos. Programa de gestin preventiva. Plan de
emergencia y simulacros. Memorias anuales. Actividades preventivas
realizadas por SPAs. Incorporacin de trabajadores externos a
OSEPSA. Seleccin y uso de equipos de proteccin individual, equipos
de trabajo y productos qumicos
entre otros. Cambios que afecten a las condiciones de trabajo.
Calendario de las evaluaciones de la salud peridicas de los
trabajadores. Aspectos relevantes sobre requisitos legales y otros.
Etc . Facilitndole la participacin e involucracin de los
trabajadores en:
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La identificacin de los peligros, evaluacin de riesgos y
determinacin de los controles a realizar; La investigacin de
incidentes; El desarrollo y revisin de la poltica y objetivos de
seguridad y salud establecido en OSEPSA; Los cambios que puedan
afectar a la seguridad y salud; La representacin en temas de
seguridad y salud.
En el caso de temas relativos en prevencin cuyo cambio pueda
afectar a la seguridad y salud de los empleados de las contratas,
se proceder a su consulta y del mismo modo, cuando sea apropiado,
de proceder a la consulta de las partes interes adas externas sobre
temas de seguridad y salud pertinentes. Canales de comunicacin
interna descendente Los canales de comunicacin interna a emplear
dentro de OSEPSA pueden ser, entre otros, los siguientes: Correo
electrnico. Comunicacin telefnica. Reuniones peridicas. Informes
Carteles. Tabln de anuncios. Buzn de sugerencias. Cursos de
formacin y sensibilizacin. Memoria anual de actividades
preventivas
La memoria anual de actividades preventivas repr esenta una de
las herramientas principales para que la Direccin conozca la
situacin en materia de prevencin de riesgos laborales.
El Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenci n, con el apoyo de
los Responsables de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de
Delegacin elabor a la memoria anual de actividades preventivas
realizadas en OSEPSA, que recoger, al menos, los siguientes
apartados:
Datos de prevencin de riesgos laborales ms relevantes
(estadsticas de siniestrabilidad, etc.) Evaluacin y estado del
programa de gestin preventiva. Memorias de las actuaciones
desarrolladas por SPA,s.
Informacin a visitas
Es responsabilidad del Jefe de Calidad, Medio Ambiente y
Prevencin o los Responsables de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin
de Delegacin informar a las visitas, sobre los siguientes
aspectos:
Riesgos derivados del lugar de trabajo. Consignas de actuacin
ante emergencias.
Es responsabilidad del Jefe de Obra informar a las visitas, que
acceden a zona de obras, sobre los siguientes aspectos:
Riesgos derivados del lugar de trabajo. Riesgos especficos de
las actividades desarrolladas en las reas de operacin.
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Medidas de prevencin a adoptar con inclusin de las consignas de
actuacin en caso de emergencia.
Esta informacin podr hacerse a travs de la sealizacin, entrega
de informacin documental o verbalmente.
6. ARCHIVO Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenc in/
Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de
Delegacin:
Hojas de Comunicacin Registro de Comunicaciones Comunicaciones y
documentacin derivada Memoria anual de actividades preventivas
7. CONTROL DE MODIFICACIONES
REVISIN
DESCRIPCIN DE LA MODIFICACIN PGINAS REVISADAS N FECHA
1 09.01 Se aclara que OSEPSA considera todas las comunicaciones
relevantes, sean internas o externas, escritas o verbales. Por
tanto trata todas ellas. 2
2 06.04 Adaptacin a la Especificacin OHSAS 18001:1999 Todas
3 05.05 Se aclara como se comunica in formacin relevante sobre
requisitos legales y otros. Tambin se detalla como se consulta a
los trabajadores 1,2,3
4 12.07 Adaptacin a OHSAS 18001:2007 4
