C ONTRALORIA ISO 9001:2008 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de Registros CAPACITACIÓN

CONTRALORIAISO 9001:2008

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

4.2.3 Control de Documentos

4.2.4 Control de Registros

CAPACITACIÓN

CONTENIDO

Objetivo Modelo de mejora continua Pirámide documental Autoridades en el sistema Responsabilidades Documentos Que es el control de Documentos

OBJETIVO DEL CURSO.

Dar a conocer a los participantes los lineamientos para el Control de Documentos y Registros del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría.

Requerimientos

Satisfacción

Flujo de información

Entrada Salida

Flujo de información

P H

A V

5.1. Compromiso de la Dirección5.2. Enfoque al Cliente5.3. Política de Calidad5.4. Planificación5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación5.6. Revisión por la Dirección

6.1. Provisión de Recursos6.2. Recursos Humanos6.3. Infraestructura6.4. Ambiente de Trabajo

7.1. Planificación de la realización7.2 Procesos relacionados con el cliente7.3. Diseño y Desarrollo7.4. Compras7.5. Producción y Prestación del Servicio7.6. Control de Instrumentos de seguimiento y medición

8.1. Generalidades8.2. Seguimiento y medición8.3. Control del Producto No Conforme8.4. Análisis de Datos8.5. Mejora

4.1. Requisitos Generales4.2. Requisitos de la Documentación

4.2.1. Generalidades4.2.2. Manual de Calidad4.2.3. Control de Documentos4.2.4. Control de Registros

Políticas, Objetivos, Responsables

Procesos - Resultados

Evidencias Reportes - formas

I Manual de Calidad

II Procedimientos Generales

III Procedimientos específicos

IV Registros

AUTORIDADES EN EL SISTEMA DE CONTROL

DE DOCUMENTOS

El procedimiento de control de documentos se lleva a cabo en la Dirección General Administrativa.

El “Encargado de Control de Documentos” Lic. Efrén Mata Garibay.

Contralora

Comité de Calidad y RGC

Director General ó Director de área.

Director General y Comité de Calidad

Director General, Director de área y Comité de Calidad

Director General, Dirección Jurídica y Comité de Calidad

Comité de Calidad

Todo el personal

RESPONSABILIDADES EN EL SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

DIRECTOR GENERAL, DIRECTOR DE ÁREA y COMITÉ DE CALIDAD:

•Usar la emisión y revisión más actualizada.

•Notificar los cambios al documento al Encargado de Control de Documentos.

•Mantener en buen estado los documentos asignados bajo su custodia y uso.

• Informar al Encargado de Control de Documentos en caso de daños en los documentos o documentos

obsoletos, para que sean actualizados.

•Difusión de las modificaciones y nuevas versiones de los procedimientos y registros en sus áreas.

ENCARGADO DE CONTROL DE DOCUMENTOS:

•Responsable de coordinar y mantener actualizados el sistema de control de documentos y datos de todas

las actividades operativas, excepto en aquellas en que se nombre otro responsable.

•Es responsable de retirar los documentos obsoletos de las áreas donde se encuentren documentos

relacionados con el sistema de calidad.

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE LA CALIDAD DE CONTRALORÍA Y SU NOMENCLATURA

DOCUMENTOS de CALIDAD

CODIGO

DEFINICIÓN

Manual de Calidad

M Es el documento que establece la política de calidad y describe el sistema de gestión de la calidad de la Contraloría del Estado.

Procedimientos Generales

PG

CAL-PG-01

Es aquel procedimiento que aplica para toda la organización. Ejemplo: Procedimiento de elaboración de documentos (CAL-PG-01),Procedimiento de control de documentos (CAL-PG-02), Procedimiento de control de registros (CAL-PG-03),Procedimiento de auditoria interna (CAL-PG-04),Procedimiento de servicios no conformes (CAL-PG-05),Procedimiento para implantar acciones correctivas (CAL-PG-06)Procedimiento para implantar acciones preventivas (CAL-PG-07) Procedimiento de comunicación (CON-PG-01), Procedimiento de revisión de direcciones (CON-PG-02),

Descripciones de Puestos

DP Desglose de las actividades y responsabilidades del puestoDescripción de Puestos (RC-DGA-01)

Procedimientos Específicos

PE Es aquel procedimiento que proporciona información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos que aplica a una determinada área de la Contraloría. Ejemplo:Procedimientos de AuditoriaProcedimiento de entrada de almacénINVESTIGAR LA EXISTENCIA DE INSTRUCTIVOS DE TRABAJO (DG.Obra)


DOCUMENTOS de CALIDAD

CODIGO

CODIGO – DEFINICIÓN

Registros de Calidad

RC Registro que demuestra evidencia objetiva de las actividades ejecutadas y resultados obtenidos. Ejemplo:Reporte de auditoría.

Anexos A Se refiere a toda aquella información que pueda servir como apoyo para el mejor entendimiento del documento. Ejemplo:Formatos que se deben llenar para cubrir el procedimiento


CONCEPTOS DE CONTROL DE

DOCUMENTOS

CODIGO – DEFINICIÓN

Documento Interno (DI):Documentos generados por la Contraloría como son: Procedimientos, Instructivos de trabajo, políticas y registros

Documento Externo (DE): Documento que la Contraloría recibe de otras entidades como: oficios, cuentas públicas, informes de avance de gestión, presupuestos de egresos, y las leyes

Documento Controlado (DC): Todos los documentos codificados que integran el sistema de gestión de la calidad.

Documentos No Controlados

(DNC): Documento interno o externo que no forma parte del sistema de gestión de la calidad.

Documento Obsoleto (DO) Todos los documentos que dejaron de ser vigentes y se les coloca el sello de “documento obsoleto”

Documento Confidencial (CON): Es el que se refiere a datos personales, el que requiere consentimiento de las partes para su difusión y el que se entrega a la Contraloría con ese carácter cumpliendo los requisitos de ley.Ejemplo:Reporte de auditoría

Documento Fundamental (FUN): Es aquella información que la institución tiene la obligación de poner a disposición de la ciudadanía, sin que sea necesario que medie solicitud.Ejemplo: Presupuesto anual

Documento Reservado (RE): Aquel cuya revelación cause daño irreparable al Estado, a la Contraloría, la que lesione derechos de terceros, así como a los acuerdos de carácter político.Ejemplo: Auditoría a Obra Av. Las Rosas

4.2.3 CONTROL DE 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS

Que es control de Documentos Como se elabora Como se controla los documentos Caso practico

ESQUEMA PARA ELABORAR DOCUMENTOS CAL-PG-01

Creación de procedimient

o

Llenado de portada de acuerdo a requisitos

Solicitud de código a

Control de Documentos

Firma persona que genera el procedimiento

Revisión del RGC y Comité

de Calidad

Requiere ajuste

SiNo

Registra, control y difusión

Dirección General o Área RGC y Comité de Calidad

1

1


Fin

Inicio

Descripcion breve del proceso

ESQUEMA CONTROL DE DOCUMENTOS CAL-PG-02

Elabora y entrega

procedimientos

Recibe e integra a lista maestra de documentos RC-CAL-001

Para efecto de creación,

modificación o baja de documentos

llenar formato RC-CAL-002

Sella como documento controlado y

determina núm. de copias, envía a

cada área

Recoge el docto. anterior y

entrega nueva versión

recabando firma de recepción

Sustituye docto.

Si

No

Integra a carpeta docto.

original

Dirección General o Área

1

1


Fin

Inicio

Nota 1: El encargado de Control de Doctos. Recolectará de las áreas los Doctos. Obsoletos para su destrucción y guardará el origina de la última versión con el sello de “Documento obsoleto”.

Nota 2: Si alguna área requiere de copias adicionales, se solicitará a Control de Doctos. el cual le pondrá el sello de “Documento no controlado” cuando se requiera para capacitación y cuando sea para uso común se pondrá el sello de “Documento Controlado”

Nota 3: El área de Control de Documentos solicitará a las área la revisión anual de los documentos

Nota 4: El área de Control de Documentos difundirá los documentos a través de la intranet y de área de consulta en cada Dirección General

Nota 5: Las diversas áreas deberán informar a Control de Documentos sobre los documentos externos con que cuentan para integrarlos al listado general

REQUISITO 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

¿QUE NOS DICE LA NORMA?

Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben de

controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse

de acuerdo a los requisitos citados en el apartado 4.2.4.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles

necesarios para: (Revisar apartado 4.2.3 de la Norma)

…..

¿Que nos dice la norma?

¿Cómo lo hace Contraloría?

¿Cómo contribuyo para cumplir?

a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

La Contralora es la responsable de aprobar los documentos del sistema de gestión de calidad (1er, 2º, y 3er nivel) antes de su emisión.

Antes de la aprobación para su emisión de los documentos por parte de la Contralora, el Manual de Calidad y procedimientos generales son revisados por el Comité de Calidad, y los procedimientos de tercer nivel son revisados por cada Director General.

• Aplicando el procedimiento de Control de Documentos (CAL-PG-01 y CAL-PG-02).• Asegurar que el procedimiento que utilizo esté actualizado y aprobado.




b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

La revisión a los documentos del sistema de gestión de la calidad se llevará a cabo cada año o en su defecto cuando sea necesario efectuar cambios a los procedimientos en uso.

Todos los procedimientos generados después de ser verificados por quien lo genera, solicitará la firma de Vo. Bo. del Director, solicitará a Control de Documentos el número de código y éstos se enviarán al Comité de Calidad o al RGC para su revisión y validación de la Contralor

Después de haber revisado el documento, el RGC o el Comité de Calidad enviarán a la dirección correspondiente para su autorización y posteriormente a Control de Documentos para su, control y difusión.

•Realizando la revisión anual del procedimiento.• Asegurar que al efectuar modificaciones se considere la participación de los involucrados.• Notificar al Encargado de Control de Documentos de los cambios

elaborando el formato (RC-CAL-002 )• Difundir los cambios a los involucrados de los procedimientos.



c. Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos.

El Encargo de Control de Documentos se asegura a través de la aplicación del procedimiento de control de documentos (CAL-PG-02):1. Recepción del formato (RC-CAL-002 )2. Efectuar el registro del cambio.3. Recepción del documento motivo del cambio4. Difundir los cambios a las áreas afectadas.5. Recabar el documento anterior guardando para copia en archivo.


• Asegurándome de que todo cambio sea notificado a través del (RC-CAL-002) al encargado de control de documentos.• No utilizar procedimientos no vigentes.• Cada responsable de área deberá notificar de los cambios realizados y aprobados al personal.



d. Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.

El encargado de control de documentos se asegura de informar al personal los lugares de acceso y consulta de dichos documentos y a través de:

- La entrega del documento y registro del mismo en la Lista Maestra de Documentos (RC-CAL-001 ).- Registro de Control de Copias - Subir a intranet los documentos del sistema de gestión de la calidad para su consulta.- Centros de consulta en cada dirección general.


• Consultando mis procedimientos en la intranet o en los Centros de Consulta establecidos en mi área de trabajo.• Utilizando las versiones actualizadas de los procedimientos.



e. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

-A través de revisiones periódicas en las diferentes direcciones y accesos al intranet.

-Los documentos del sistema de gestión de calidad se presentan en forma electrónica y/o impresa en carpetas.

-Las carpetas en las que se mantienen los documentos están identificadas como “Documentos del Sistema de Gestión de Calidad” y los lugares donde se encuentran se definen en la lista maestra de documentos del Sistema de Gestión de Calidad teniendo de esta forma un fácil acceso.

-Todos los documentos controlados están impresos en un formato establecido, donde se indica el nombre procedimiento o al proceso al que corresponden, además se les identifica con su código.


• Revisando las lista maestra de documentos en intranet o en los centros de consulta para asegurar que dispongo de la última versión del documento.

• No hacer anotaciones u observaciones en los documentos originales.

• En caso de daño solicitar al responsable del original (generador o encargado de control de documentos y datos) su reemplazo.


¿Cómo lo hace Contraloría? ¿Cómo contribuyo para cumplir?

f. Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución.

- Los documentos externos (leyes) están identificados en la Lista Maestra de Documentos Externos de acuerdo al área que los genera y responsables que lo apliquen.- Actualmente se encuentra en medio electrónico leyes y reglamentos para el proceso de Auditoria en línea, al se puede acceder vía web: (pendiente). El departamento jurídico es el responsable de la actualización de la información de este portal.- El control de los documentos externos (leyes) se lleva a cabo por cada área responsable o tenedora de los mismos, y su estado se establece en la Lista Maestra de Control de Documentos Externos.- Los documentos externos (leyes) obsoletos son identificados con el “sello de documento obsoleto” y son almacenados por los tenedores oficiales de los mismos.- La distribución de los documentos externos (leyes) es realizada por los Directores Generales y/o área de acuerdo al tipo de proceso que les aplique.- La Lista Maestra de Documentos Externos (leyes) es actualizada por el Encargado de Control de Documentos, por cada cambio o actualización a los mismos.-

-- Manteniendo vigentes o actualizados los documentos externos (leyes) y notificando cambios o actualizaciones al Encargado de control de documentos.




g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

-Los documentos de las diferentes áreas, son recolectados por el Encargado de Control de Documentos, y se deberá informar cuando estos son actualizados o modificados - El Encargado de Control de Documentos, guarda el original de la última versión a la cual colocara un sello de “Documento obsoleto”.

-Evitar utilizar o conservar documentos obsoletos.- Notificar al Encargado de Control de Documentos, todo cambio que se generen.

4.2.4 CONTROL DE REGISTROS4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

CONTROL DE REGISTROS

Que es control de Registros Como se elabora Como se controlan los registros Caso practico

ESQUEMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS CAL-PG-03

Determinación de registros, los enlista y entrega original y copia

En caso de cambio al

formato elabora formato RC-CAL-

002

Recibe lista, registros sellados y archiva

Recibe listado, asigna núm.

código o nombre y lo integra a lista

maestra de registros RC-CAL-

003, sella como “Documento Controlado”

Dirección General o Área Control de Documentos

Inicio

Fin

REQUISITO 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS¿QUE NOS

DICE LA NORMA?

• Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los

requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad

deben controlarse.

• La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los

controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección,

la recuperación, la retención y la disposición de los registros.

• Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y

recuperables.



I D E N T I F I C A C I Ó N

- Los registros se identifican usando un código y asignándoles un nombre.

- Existen registros que no tienen código, estos los identificamos por su nombre e identificados en la Lista Maestra de Registros en el recuadro: “REGISTRO SIN CÓDIGO ó RECUADRO DE CONTROL IMPRESO”

A L M A C E N A M I E N T O

-Para el almacenamiento se establecen dos etapas: Etapa 1: cuando están en uso continuo se almacenan en un archivo.

Etapa 2: cuando se envían a archivo muerto.- Cada responsable de Dirección define la manera de archivar y almacenar los registros.

-El almacenamiento para cada registro de calidad se establece en la Lista Maestra de Registros de Calidad.

P R O T E C C I Ó N

- Para protegerlos contra posibles daños o deterioros: los registros en papel se conservarán en carpetas de argollas o fólder.

los registros electrónicos se respaldarán. ¿Cómo? Se respaldarán de acuerdo a como se índica en la lista maestra de registros RC-CAL-003

-Para resguardar contra la alteración de los mismos, los formatos en papel son llenados con tinta permanente.

-La protección para cada registro de calidad se establece en la Lista Maestra de Registros de Calidad.

R E C U P E R A C I Ó N

-El acceso a los registros de calidad será permitido al personal que pertenezca al área de responsabilidad de los registros.

-El acceso a los registros por personal ajeno al área de responsabilidad será solo con autorización del responsable de retener los registros.

- La recuperación para cada registro de calidad se establece en la Lista Maestra de Registros de Calidad.



R E T E N C I Ó N

- El tiempo de retención de cada registro lo define cada área responsable de generarlo.

- El tiempo de retención incluye el archivo y el almacenamiento en archivo muerto.

- Los tiempos de retención para cada registro de calidad se establece en la Lista Maestra de Registros de Calidad.

D I S P O S I C I Ó N

-Una vez cumplido el tiempo de retención de cada registro, el responsable de retenerlo, indica la disposición es decir: destruirlos, tirarlos o guardarlos para efectos históricos.

-La disposición para cada registro de calidad se establece en la Lista Maestra de Registros de Calidad.

Los registros deben

permanecer legibles,

fácilmente

identificables y

recuperables.

- PROPUESTA FAVOR DE REVISAR: Para asegurarse de que los registros sean legibles, las correcciones o modificaciones de la información no se hacen empleando corrector líquido, sino que se hacen de la siguiente manera:

a. La información a ser modificada se marca con una línea, y se reemplaza por la nueva junto al dato, sin encimar con la anterior, y se firma o se pone la inicial de quien realizó la modificación.

b. Los registros no deben ser alterados. Se escriben con tinta.c. Todos los campos del registro deben ser llenados, si alguno no aplica se cruza una línea indicando que el campo no se usa o se coloca la “N/A” (No aplica).


• Utilizando solo tinta para el llenado de los registros.• Salvaguardar los registros de calidad de acuerdo a lo

establecido en la Lista Maestra de Registros.• No utilizar corrector para hacer correcciones a los registros.• Llenar todos los campos de los registros, los espacios en

blanco que no se utilicen deberán

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