Upload
smartland
View
1.482
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Tong quan ve giao tiep trong Kinh Doanh!
Citation preview
GIAO TIEÁP KINH DOANH
Giaûng vieân: Huyønh Vaên Taâm
Khoa: Quaûn trò kinh doanh
Tröôøng Ñaïi hoïc Kinh teá TP. HCM
MUÏC TIEÂU MOÂN HOÏC
•Phaùt trieån khaû naêng nhaän dieän quaù trình giao tieáp.
•Phaùt trieån kyõ naêng laéng nghe coù hieäu qua.û
•Phaùt trieån kyõ naêng vieát coù hieäu quaû.
•Phaùt trieån kyõ naêng thuyeát trình.
•Phaùt trieån caùc kyõ naêng giao tieáp phi ngoân ngöõ.
CHÖÔNG I: TOÅNG QUAN VEÀ GIAO TIEÁP
I/ KHAÙI NIEÄM VAØ CAÙC YEÁU TOÁ CUÛA QUAÙ TRÌNH GIAO TIEÁP
1/ Khaùi nieäm veà giao tieáp:
Hieåu theo nghóa roäng:
“Giao tieáp laø quaù trình trao ñoåi thoâng tin, nieàm tin vaø caûm xuùc giöõa ngöôøi vôùi ngöôøi; coù theå thöïc hieän baèng lôøi noùi, chöõ vieát hoaëc haønh ñoäng phi ngoân ngöõ”.
“Giao tieáp laø söï tieáp xuùc, trao ñoåi giöõa ngöôøi vôùi ngöôøi nhaèm taïo döïng nhöõng moái quan heä trong ñôøi soáng vaø ñaït ñöôïc nhöõng muïc tieâu nhaát ñònh”.
“Giao tieáp laø vieäc trao ñoåi thoâng tin giöõa con ngöôøi vaø thöôøng daãn ñeán haønh ñoäng”.
Giao tieáp laø gì ?(Theo nghóa
heïp)“Noùi moät ñieàu gì ñoù vôùi ai”
“Chuyeån taûi yù töôûng giöõa hai ngöôøi”
“Söï trao ñoåi thoâng tin”
“Chia seû thoâng tin vaø taïo quan heä”
“Giao tieáp chæ daãn giöõa ngöôøi naøy vôùi ngöôøi khaùc”
Gôûi Nhaän
Baûn tin
Ñoä oàn
Keânh thoâng tin
Boái caûnh
Phaûn hoài
Laäp maõ
Giaûi maõ
Laäp maõGiaûi maõ
Ngöôøi gôûi
Ngöôøinhaän
Thoâng ñieäp
Phaûn hoài
Keânh
Ñieän thoaïi, lôøi noùi,
chöõ vieát, mail
Boái caûnh
Thôøi gian,
Ñòa ñieåm
Caùc yeáu toá gaây nhieãu
Ngươi gưi
Phan hôi
Ngươi nhân
Thông điêpMa hoa
Giai maMa hoa
Giai maNhieãu
Baûn chaát cuûa giao tieáp
Giao tieáp: Quaù trình chia seû qua ñoù
thoâng ñieäp saûn sinh ñaùp öùng1.Quaù trình.
2.Chia seû.
3.Thoâng ñieäp.
4.Saûn sinh ñaùp öùng (phaûn hoài).
QUAÙ TRÌNHGiao tieáp khoâng ñôn giaûn laø moät saûn phaåm cuoái cuøng, moät saûn phaåm ñaõ hoaøn taát maø laø moät doøng chaûy luoân bieán ñoåi, nhö moät quaù trình theo ñoù baïn vieát ra moät baûn töôøng trình vaø moät ngöôøi naøo ñoù ñoïc noù.
“Baèng caùch choïn löïa söï tieáp caän vôùi quaù trình, chuùng ta coù theå nhaän thöùc nhöõng bieán coá (trong giao tieáp) laø coù tính ñoäng vaø laø heä thoáng ñang tieán trieån, thay vì coù tính tónh vaø coá ñònh”.
ADNAN ALMANEY
YÙ töôûng “thoâng ñieäp” coù yù nghóa nhieàu hôn nhöõng gì noù ñöôïc theå hieän beân ngoaøi. Töø
ngöõ naøy bao haøm caû yù töôûng, caûm xuùc,
thaùi ñoä vaø kinh nghieäm.
THOÂNG ÑIEÄP
SAÛN SINH SÖÏ ÑAÙP ÖÙNG
Ñaùp öùng coù theå bao goàm nhieàu hôn chuùng
ta mong ñôïi, coù theå chuùng khoâng ñöôïc theå hieän. Moïi hình thöùc ñoàng yù ñeàu xaûy ra khi ngöôøi ta
haønh ñoäng hay phaûn öùng-noùi, nhìn, caûm
nghó, laéng nghe, suy tö, quan saùt, gaây aán
töôïng, nghi ngôø hay ñoàng yù.
Ñaëc ñieåm giao tieáp trong kinh doanh
•Tính ña daïng:
Ña daïng veà ñoái töôïng giao tieáp
Ña daïng veà muïc ñích giao tieáp
Ña daïng veà loaïi hình giao tieáp
Ña daïng veà vaên hoùa giao tieáp
•Tính cô hoäi:
Tranh thuû töøng cô hoäi tieáp xuùc
Caùc cuoäc tieáp xuùc trong kinh doanh coù aån chöùa nhöõng cô hoäi
Ñaëc ñieåm giao tieáp trong kinh doanh
•Tính lôïi ích:
Xöû lyù caùc moái quan heä vì lôïi ích mong muoán
Höôùng ñeán “troø chôi” maø caùc beân ñeàu “thaéng”
•Tính khoa hoïc vaø tính ngheä thuaät:
-Tính khoa hoïc: Phaûi hieåu bieát caùc nguyeân taéc giao tieáp, hieåu bieát veà taâm lyù con ngöôøi…
-Tính ngheä thuaät: giao tieáp ñoøi hoûi phaûi linh hoaït, kheùo leùo, nhaïy beùn…
2/ Caùc chöùc naêng cuûa giao tieáp:
Nhoùm chöùc naêng theo phöông dieän xaõ hoäi:
(1) Chöùc naêng thoâng tin toå chöùc:
Giao tieáp giuùp truyeàn ñaït ñöôïc thoâng tin
(2) Chöùc naêng ñieàu khieån:
Giao tieáp giuùp ñieàu khieån ngöôøi khaùc
(3) Chöùc naêng phoái hôïp haønh ñoäng:
Giao tieáp giuùp phoái hôïp haønh ñoäng giöõa caùc boä phaän, caù nhaân
(4) Chöùc naêng ñoäng vieân kích thích:
Giao tieáp giuùp thuùc ñaåy con ngöôøi haønh ñoäng
2/ Caùc chöùc naêng cuûa giao tieáp:
Nhoùm chöùc naêng theo phöông dieän taâm lyù:
(1) Chöùc naêng taïo moái quan heä:
Giao tieáp giuùp coù moái quan heä vôùi caù nhaân trong coäng ñoàng
(2) Chöùc naêng caân baèng caûm xuùc:
Giao tieáp giuùp con ngöôøi boäc loä caûm xuùc ra beân ngoaøi
(3) Chöùc naêng phaùt trieån nhaân caùch:
Giao tieáp giuùp tieáp caän vôùi quan ñieåm môùi, caùch haønh xöû môùi… ñieàu chænh baûn thaân
Muïc tieâu chính cuûa giao tieáp trong doanh nghieäp laø ñeå gaây aûnh höôûng - ñeå kieåm soaùt phaûn öùng cuûa cöû toïa theo ñöôøng höôùng maø ta ñaõ ñònh, ñeå hoaøn thaønh muïc tieâu cuûa toå chöùc, nhöõng muïc tieâu daøi haïn vaø caû nhöõng muïc tieâu ngaén haïn.
3/ Caùc yeáu toá cuûa quaù trình giao tieáp:
1.Ngöôøi gôûi
2.Thoâng ñieäp
3.Ngöôøi nhaän
4.Phaûn hoài
5.Keânh thoâng tin
6.Boái caûnh
7.Maõ hoùa vaø giaûi maõ
8.Caùc yeáu toá gaây nhieãu
a/ Ngöôøi gôûi:
Ngöôøi gôûi quyeát ñònh söû duïng nhöõng töø ngöõ naøo , dieãn ñaït ra sao vaø söû duïng gioïng ñieäu gì phuï thuoäc vaøo nhieàu nhaân toá:
-Tính caùch cuûa ngöôøi gôûi
-Caûm xuùc cuûa ngöôøi gôûi
-Kieán thöùc, trình ñoä, kinh nghieäm cuûa ngöôøi gôûi
-Khaû naêng hieåu bieát veà ngöôøi nhaän
-Thaùi ñoä cuûa ngöôøi gôûi ñoái vôùi ngöôøi nhaän
-Vò trí xaõ hoäi hay caáp baäc trong heä thoáng
-Uy tín cuûa ngöôøi gôûi thoâng ñieäp
-…
b/ Thoâng ñieäpThoâng ñieäp laø
nhöõng gì chuùng ta muoán truyeàn ñaït.
Thoâng ñieäp chính laø noäi dung cuûa giao tieáp.
Thoâng ñieäp luoân coù caùc yeáu toá trí tueä vaø tình caûm.
c/ Keânh truyeàn ñaït:Ngaøy nay keânh truyeàn
ñaït raátña daïng:-Ñieän thoaïi-Lôøi noùi-Chöõ vieát-Mail
d/ Ngöôøi nhaän:
Nhöõng yeáu toá töø ngöôøi nhaän coù aûnh höôûng ñeán hieäu quaû giao tieáp bao goàm:
-Trình ñoä cuûa ngöôøi nhaän.
-Kieán thöùc saün coù cuûa ngöôøi nhaän.
-lôïi ích maø ngöôøi nhaän coù ñöôïc töø nhöõng giao tieáp ñoù.
-Ñoäng cô cuûa ngöôøi nhaän.
Mong ñôïi cuûa ngöôøi nhaän.
f/ Boái caûnh:Tình huoáng maø thoâng
ñieäpcuûa baïn ñöôïc truyeàn
ñi laø boáicaûnh. Noù bao goàm:-Thôøi gian-Ñòa ñieåm-Neàn vaên hoùa
e/ Nhöõng phaûn hoài:
Ngöôøi nhaän seõ coù nhöõng phaûn hoài baèng lôøi, hay caùc hình thöùc khaùc ñoái vôùi thoâng ñieäp cuûa ngöôøi gôûi.
g/ Maõ hoùa:
Caùch maø qua ñoù thoâng ñieäp ñöôïc theå hieän.
h/ Caùc yeáu toá gaây nhieãu:
Laø baát cöù caùi gì/ ñieàu gì laøm ngaét quaõng thoâng ñieäp hoaëc doøng giao tieáp giöõa ngöôøi gôûi vaø ngöôøi nhaän.
II/ CAÙC LOAÏI HÌNH GIAO TIEÁP
TIEÂU THÖÙC PHAÂNLOAÏI
Theo ñoái töôïng giao tieáp
Theo caùch thöùc tieáp xuùc
Theo hình thöùc toå chöùc giao tieáp
Theo noäi dung giao tieáp
Theo taâm lyù giao tieáp
Theo phong caùch ñaøm phaùn
1/ Theo ñoái töôïng giao tieáp:
1.Giao tieáp noäi taâm.
2.Giao tieáp giöõa caùc caù nhaân.
3.Giao tieáp nhoùm.
4.Giao tieáp coâng chuùng.
2/ Theo caùch thöùc tieáp xuùc trong giao tieáp
Giao tieáp tröïc tieáp: gaëp gôõ nhau, nhaän dieän ñöôïc nhau, ñoái thoaïi tröïc tieáp vôùi nhau.
Giao tieáp giaùn tieáp: thoâng qua nhöõng phöông tieän trung gian nhö: fax, thö tín, ñieän thoaïi, email…
3/ Phaân loaïi theo hình thöùc toå chöùc giao tieáp
-Giao tieáp chính thöùc: tuaân theo nhöõng chuaån möïc ñöôïc thoáng nhaát vaø thöøa nhaän cuûa xaõ hoäi, phaùp luaät nhö: hoäi hoïp, mitting, ñaøm phaùn…
-Giao tieáp phi chính thöùc: mang tính chaát caù nhaân, ít leã nghi…
4/ Theo noäi dung giao tieáp:
-Giao tieáp ñeå thoâng baùo tin töùc
-Giao tieáp ñeå thay ñoåi haønh vi vaø giaù trò
-Giao tieáp ñeå kích thích ñoäng vieân
5/ Caên cöù vaøo theá taâm lyù:
-Giao tieáp ôû theá maïnh
-Giao tieáp ôû theá yeáu
-Giao tieáp ôû theá caân baèng
6/ Theo phong caùch ñaøm phaùn:
-Giao tieáp theo kieåu “Thaéng –Thaéng”
-Giao tieáp theo kieåu “Thaéng – Thua”
-Giao tieáp theo kieåu “Thua – Thaéng”
-Giao tieáp theo kieåu “Thua –Thua”
1/ Caùc hình thöùc (caùch thöùc) giao tieáp:
III/ CAÙC HÌNH THÖÙC GIAO TIEÁP
VAØ NHÖÕNG RAØO CAÛN TRONG GIAO TIEÁP
Giao tieáp baèng ngoân ngöõ
Giao tieáp phi ngoân ngöõ
Giao tieáp baèng ngoân ngöõ: Söû duïng tieáng noùi vaø chöõ vieát ñeå truyeàn ñaït thoâng ñieäp.-Laø phöông tieän chuû yeáu ñeå truyeàn ñaït thoâng ñieäp cuûa con ngöôøi. Giao tieáp ngoân ngöõ ñöôïc theå hieän:
Noäi dung: yù nghóa cuûa lôøi noùi, cuûa töø ngöõ.
Tính chaát cuûa ngoân töø: nhòp ñieäu, aâm ñieäu, ngöõ ñieäu… cuûa gioïng noùi.
Giao tieáp phi ngoân ngöõ giuùp ta nhaïy caûm hôn trong giao tieáp.
Tuøy tính chaát moái quan heä maø giao tieáp phi ngoân ngöõ coù vai troø khaùc nhau.Giao tieáp phi ngoân ngöõ thöôøng bao goàm: ngoân ngöõ theå hình vaø khoâng gian giao tieáp.
Giao tieáp phi ngoân ngöõ: laø daïng trao ñoåi thoâng tin khoâng lôøi. Noù söû duïng chuû yeáu caùc yeáu toá nhö neùt maët, ñieäu boä, aùnh maét, cöû chæ vaø khoâng gian ñeå truyeàn ñaït yù töôûng.
+Ngoân ngöõ theå hình: laø caùch trao ñoåi thoâng tin baèng neùt maët, aùnh maét, ñieäu boä, nhöõng va chaïm vaø caùch aên maëc.
-Khuoân maët: coù theå bieåu hieän caùc tình caûm nhö: sôï haõi, giaän döõ, vui söôùng, ngaïc nhieân, chaùn gheùt hoaëc buoàn baõ.
-AÙnh maét: coù theå ñöôïc söû duïng ñeå kieåm soaùt quan heä giao tieáp nhö: baét ñaàu, keát thuùc, nhaän vaø phaûn hoài…
-Ñieäu boä: ñöôïc theå hieän qua baøn tay vaø caùnh tay cuûa chuùng ta vaø ñöôïc dieãn ñaït ñöôïc nhieàu thöù.
-Tö theá: tö theá, cuõng nhö nhöõng chuyeån ñoäng cuûa cô theå, coù theå bieåu hieän traïng thaùi taâm lyù, tình caûm, vaø boäc loä thaùi ñoä cuûa ngöôøi ñoù.
-Va chaïm (haønh vi ñoäng chaïm): coù theå bieåu loä moät caùch hieäu quaû söï quan taâm vaø nhieät tình cuûa chuùng ta vôùi ngöôøi khaùc.
-Quaàn aùo vaø trang phuïc: trang phuïc vaø trang söùc cuõng noùi leân tính caùch cuûa moät ngöôøi. Trang phuïc laø chæ baùo veà thaùi ñoä ñoái vôùi ñoái töôïng giao tieáp.
+Khoâng gian giao tieáp:(khoaûng caùch giao tieáp)
Theå hieän moái quan heä thaân, sô, giôùi tính, vai troø, ñòa vò vaø vaên hoùa giöõa nhöõng ngöôøi tieán haønh giao tieáp.
Vò giaùc 3%
Xuùc giaùc 6%
Thính giaùc 12%
Thò giaùc 75%
Khöùu giaùc 4%
Coâng vieäc quaûn lyù
Noùi Vieát ÖÙng xöû
Nghe
Taïo laäp moái quan heä
Höôùng daãn cv cho nv
Baùo caùo cv leân caáp treân
Tieáp nhaän kieán nghò
Ñieàn vaøo caùc bieåu maãu
Duy trì kyû luaät coâng baèng
Gaëp gôõ ñoàng nghieäp
Ñaøo taïo nv môùi
Gaûi quyeát caùc phaøn naøn
2/ Caùc raøo caûn trong giao tieáp
a/ Raøo caûn veà ngöõ nghóa:
-Ngoân ngöõ khoù hieåu hay mô hoà.
-Boá cuïc cuûa ngoân ngöõ khoâng chaët cheõ.
-Thoâng ñieäp quaù daøi vôùi nhöõng thoâng tin khoâng caàn thieát.
-Söï thaát thoaùt yù nghóa cuûa thoâng ñieäp (do nhieãu aâm).
…
b/ Nhöõng raøo caûn taâm lyù:
+ Caûm xuùc/ tình caûm:
+ Nhaän thöùc:
+ Tính choïn loïc:
+Caûm xuùc/ tình caûm:
+ Raøo caûn nhaän thöùc
+Tính choïn loïc:
Yeáu toá thôøi gian
Noäi dung
Khuynh höôùng nhôù nhöõng ñieåm thaùi quaù, cöïc ñoan.
c/ Raøo caûn vaên hoùa toå chöùc: Söï gaàn guõi chia seõ caûm thoâng seõ taïo ra khaû naêng giao tieáp thuaän lôïi.
d/ Raøo caûn vaät chaát:
-Vaên phoøng quaù toài
-AÂm thanh khoù nghe
-Tieáng oàn
-Nhieät ñoä quaù noùng hay quaù laïnh
- …
Toân troïng laãn nhau
Thaáu tình ñaït lyù
Phaûi kieân nhaãn
Cuøng coù lôïi
Phaûi bieát chaáp nhaän
CAÙC NGUYEÂN TAÉC CÔ BAÛN TRONG GIAO TIEÁP
GIAO TIEÁP TRONG MOÂI TRÖÔØNG ÑA VAÊN HOÙA
Chæ daãn chung
Söï khaùc bieät trong haønh vi theå hieän söï khaùc bieät veà nhöõng giaù trò vaên hoùa
Coá xaùc ñònh nhöõng giaû ñònh vaø giaù trò cuûa neàn vaên hoùa cuûa mình ñeå thaáy nhöõng thieân vò cuûa baûn thaân
Traùnh vieäc cho vaên hoùa cuûa mình laø toát hôn caû
Caàn nhaän thöùc vaø tieân ñoaùn veà nhöõng khaùc bieät trong caùc giaù trò, chuaån möïc, vaø haønh vi cuûa nhöõng ngöôøi ôû neàn vaên hoùa khaùc vaø toân troïng söï khaùc bieät ñoù.
GIAO TIEÁP TRONG MOÂI TRÖÔØNG ÑA VAÊN HOÙA
Söï khaùc bieät vaên hoùa
Chuû nghóa caù nhaân vaø taäp theå
Roõ raøng vaø haøm yù
Nhaän thöùc veà thôøi gian
Nhaän thöùc veà khoâng gian
Taàm quan troïng veà ñaúng caáp
GIAO TIEÁP TRONG MOÂI TRÖÔØNG ÑA VAÊN HOÙA
Söï khaùc bieät veà truyeàn ñaït giöõa caùc neàn vaên hoùaChuù troïng vaøo nhieäm vuï hay phaùt
trieån moái quan heä
Vai troø cuûa truyeàn ñaït vieát (vaên baûn)
Vai troø cuûa caùc cuoäc hoïp
Phong caùch tranh luaän vaø lyù giaûi
Phong caùch trình baøy mieäng
Caùc haønh vi truyeàn ñaït phi ngoân ngöõ
Xu höôùng lieân keát vaø toaøn caàu hoùaPhaùt trieån maïnh meõ cuûa KHKT- CNTTAÙp löïc cuûa khaùch haøng taêng leânChaát löôïng nguoàn nhaân löïc taêng leânYeâu caàu veà traùch nhieäm kinh teá vaø xaõ hoäi cuûa doanh nghieäp taêng leân
Söï caàn thieát cuûa giao tieáp kinh doanh
Taàm quan troïngcuûa giao tieáp hieäu quaû
Nhöõng keát quaû coù theå xaûy ra:
Chaúng ai thöïc hieän coâng vieäc.
Coâng vieäc coù theå ñöôïc thöïc hieän moät caùch toài teä.
Moãi thaønh vieân coù theå thöïc hieän coâng vieäc theo hieåu bieát vaø suy nghó maø hoï cho laø ñuùng.
Ví duï veà giao tieáp
1.Moät coâng ty myõ phaåm ñaõ quyeát ñònh quaûng caùo cho saûn phaåm cuûa mình trong khoaûng thôøi giangiöõa hai hieäp ñaáu cuûa caùc traän ñaáu boùng ñaù quoácteá ñöôïc truyeàn tröïc tieáp vaøo caùc ñeâm cuoái tuaànbôûi vì ñoù laø chöông trình coù soá ngöôøi xem lôùn. Tuy nhieân, sau 3 thaùng quaûng caùo, Coâng ty nhaän thaáy doanh soá baùn haàu nhö khoâng taêng.
Ví duï veà giao tieáp
2.Ngöôøi quaûn lyù taïi moät tieäm baùnh goïi veà cô sôû saûn xuaát baùnh caùch ñoù gaàn 40 km trong noãi thaátvoïng traøn treà. Saùng hoâm ñoù coâ nhaän ñöôïc 50 chieácbaùnh ñöôïc ñaët haøng ñaëc bieät töø cô sôû saûn xuaát baùnh.Coâ chaéc chaén raèng trong cuoäc ñieän thoaïi ñaët haøng hoâm qua coâ chæ ñaët coù 15 chieác. Nhöõng chieác baùnh naøy raát deã hoûng, ñöôïc laøm theo ñôn haøng ñaëc bieätneân raát khoù baùn vaø seõ phaûi huûy trong ngaøy hoâm sauneáu nhö khoâng baùn ñöôïc.
Taïisao giao tieápthaá
tbaïi?
Thoâng ñieäp ñöa ra bò sai
Thôøi ñieåm khoâng phuø hôïp
Göûi khoâng ñuùng ñoái töôïng
Phöông phaùp giao tieáp sai
Thoâng ñieäp chöa ñöôïc gôûi ñi
Nguyeân nhaân giao tieáp thaát baïi
Thông điệp sai
Phương pháp
sai
Đối tượng
sai
Không có thông điệp
Tieäm baùnh
Cty Myõ phaåm
Taàm quan troïng cuûa giao tieáp
hieäu quaû
Giao tieáp ñöôïc coi laø maùu cuûa toå chöùc; noù laø maïch gaén caùc boä phaän phuï thuoäccuûa toå chöùc laïi vôùi nhau.
-Giao tieáp toát giuùp baïn thaønh coâng hôn treân con ñöôøng thaêng tieán.
-Giao tieáp giuùp baïn ñaït hieäu quaû toát hôn khi laøm vieäc vôùi ngöôøi khaùc.
Taàm quan troïng cuûa giao tieáp
hieäu quaû
“Moät loãi cô baûn vaø thöôøng xuyeân maéc phaûi ñoù laø cho raèng nhöõng gì chuùng ta bieát thì ngöôøi khaùc cuõng bieát”.
“Chæ coù nhöõng ngöôøi bieát caùch giao tieáp toát thì môùi laøm kinh doanh toát”- M.Kay.Dupont
“Ngöôøi naøo khoâng coù tieàn trong tuùi thì caàn saün maät ngoït ôû moàm”. Ngaïn ngöõ YÙ.“Ngöôøi naøo khoâng bieát cöôøi thì khoâng neân kinh doanh”. Ngaïn ngöõ Trung Hoa.
Taàm quan troïng cuûa giao tieáp
hieäu quaû
tieáphieäu quaû
Giao
Xaây döïngmoái quan
heä
Söïhaøi loøng,
thuù vò AÛnh höôûngñeán thaùi
ñoä
Hoaøn thieäncaùc quan
heä
Haønhñoäng