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Cadena de Valor UJTL Mayo/2013
Cadena de Valor/ Conceptos
Qué es la Cadena de Valor? Y para que sirve?
o Es una herramienta de análisis y planificación que permite ordenar de forma
coherente los procesos de una organización, haciendo una distinción entre aquellos
que son primarios/misionales y que corresponden a la esencia de la Universidad y
aquellos que son de apoyo ó soporte
o A través de la cadena de valor podemos focalizar las estrategias buscando:
• Actividades primarias : Cada actividad debe generar valor para el cliente y se
debe buscar que los elementos diferenciadores se manifiesten de forma clara y
que sean percibidos en este caso por los estudiantes.
• Actividades soporte : Acá las estrategias están más orientadas a apoyar a las
actividades primarias de forma eficiente, con óptimos niveles de servicio interno
y altos estándares de productividad.
• También, permite sentar las bases para una gestión matricial, es decir, donde haya
líderes de Procesos al igual que responsables de áreas
Gestión de Personas
Gestión de las Operaciones
Gestión de las Finanzas
Gestión del Mercadeo
Gestión de la Comunicación
Desarrollo del
Conocimiento
Enseñanza y Formación Estudiantil
Asuntos
Estudiantiles
Estu
dia
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so
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Relación con el Medio
Planeación y Aseguramiento
de Calidad
Macroprocesos
Misionales
Macroprocesos
de Soporte
Cadena de valor UJTL
Metodología:
Internacionaliza-
ción y Movilidad
de la Comunidad
Universitaria
Cadena de Valor (Macro Procesos Misionales )
Asuntos
Estudiantiles
Captación de
estudiantes
Atención
estudiantil
(trámites)
Enseñanza y
formación
estudiantil
Relación con
el medio Desarrollo de
Conocimiento
Admisión y
Matrícula
Administración y
asignación
académica
Desarrollo
Curricular
Formación y
desarrollo de
profesores y
docentes
Gestión de apoyos
académicos
Gestión de
egresados
Fomento y
desarrollo de la
Investigación
Bienestar
estudiantil
Planeación y
Aseguramiento
de la Calidad
Planeación
Estratégica
Desarrollo
del PEI y Modelo
Pedagógico
Fomento y
desarrollo del
emprendimiento
Gestión financiera
estudiantil
Educación
continuada
Consultorías y
Asesorías Orientación
académica al
estudiante
Fomento y
desarrollo de la
Innovación y la
creatividad
Planeación
Financiera
Aseguramiento de
la Calidad
Registro Académico
y Grados
Cadena de Valor (Macro-procesos Misionales )
Desarrollo
Institucional Principales temas incluidos en el macro-proceso
•Actualización del Plan de Desarrollo una vez culmine su
vigencia.
•Iniciativa y liderazgo de grandes proyectos institucionales
que surjan de la Planeación Estratégica, como por ejemplo la
Acreditación Institucional.
•Generación de Informes relacionados con la Planeación
Estratégica y su ejecución
Seguimiento a la ejecución de proyectos institucionales
•Consecución de recursos financieros para ejecución de
proyectos
•Planeación Financiera de Ingresos y Egresos (Presupuesto)
•Generación de Informes relacionados al cumplimiento del
Presupuesto ( Plan vs Real)
•Optimización de la estructura actual de costos
Planeación
Estratégica
Planeación
Financiera
Aseguramiento
de la Calidad
•Determinación de insumos y estándares de calidad que se
persiguen en todos los ámbitos de la UJTL
•Autoevaluación de la Universidad
•Evaluación externa
•Acreditación de programas
•Autoevaluación de programas
•Definición y puesta en marcha y seguimiento de los planes
de mejoramiento institucional.
•Definir la “caracterización” de los estudiantes objetivo
para la UJTL
•Campañas para captación de estudiantes ( Mercadeo +
Academia)
•Inscripción de estudiantes a la Universidad.
•Admisión
•Matrícula
•Gestión sobre el registro académico de estudiantes
•Grados
Atención de los asuntos extra-académicos:
Generación certificados, constancias y verificaciones
académicas, homologaciones, diplomas y actas, cambio del
plan de estudio, retiro de asignaturas, cancelaciones del
periodo académico.
Asuntos
Estudiantiles
Captación de
estudiantes
Matrícula, registro
académico y grados
Bienestar
estudiantil
Gestión financiera
estudiantil
•Conocimiento de la realidad del estudiante en términos
económicos
•Gestión de planes de apoyo a estudiantes de acuerdo con
sus distintas realidades
•Refinanciaciones de créditos educativos
•Definición e implementación del plan de bienestar
estudiantil y de egresados.
•Planeación y realización de actividades artísticas y
culturales
•Planeación y realización de actividades deportivas y
recreativas.
•Generación de informes periódicos de resultados en lo
relacionado a captación de estudiantes
•IPA: Información de Programas Académicos
•Generación y publicación de calendario de admisiones.
•Información de aspirantes aceptados, reingresos, reintegros
y transferencias.
•Elaboración de órdenes de matrícula.
•Conocimiento realidad del estudiante
•Seguimiento a giros del ICETEX y otras entidades
financieras
•Aplicación de descuentos, Gestión de Becas y Premios.
•Prestación de servicios asistenciales
•Seguimiento al desarrollo de actividades de bienestar para
estudiantes y egresados.
Cadena de Valor (Macro-procesos Misionales )
Principales temas incluidos en el macro-proceso
Atención
estudiantil
(trámites)
•Definición de la oferta académica (cursos a abrir, horas
cátedra de docentes)
•Logística de asignación de profesores, docentes y horarios
•Calendario académico
•Estructuración de nuevos programas académicos (pregrado,
postgrado, maestría y doctorado)
•Políticas académicas/flexibilidad pedagógica/enlace niveles
de formación/exámenes de seguimiento/presencialidad
•Operación del Centro de Calidad Educativa (uso de
herramientas tecnológicas para la interacción pedagógica,
difusión de practicas educativas exitosas, Desarrollo
profesoral).
•Sensibilizar al profesado en la misión, y PEI, entre otros.
Enseñanza y
formación
estudiantil
Administración y
asignación
académica
Desarrollo
Curricular
Formación y
desarrollo de
profesores y
docentes
•Seguimiento al cumplimiento de la asignación realizada
•Revisión periódica de los programas existentes
•Generación/actualización de registro calificado
•Actualización de información / SNIES
•Definición y ejecución de planes y programas de desarrollo
que contribuyan con el mejoramiento docente.
•Programas de capacitación de acuerdo con necesidades
detectadas
•Formación de competencias Informacionales
Cadena de Valor (Macro-procesos Misionales )
Principales temas incluidos en el macro-proceso
Desarrollo
del PEI y Modelo
Pedagógico
•Incorporar los principios del PEI y del modelo pedagógico a la
academia
•Actualización periódica de reglamentos y estatutos, tanto
para estudiantes como para profesores y docentes
•Dar seguimiento periódico al cumplimiento de lo estipulado
en el PEI y en el modelo pedagógico
Orientación
académica al
estudiante
•Consejerías
•Tutorías
•Mentorias (Pasantías y practicas profesionales)
•Programa de monitoria académica
•Seguimiento al desarrollo de actividades.
• Administración de aulas, laboratorios y talleres, así como
del material de enseñanza para el desarrollo de las
asignaturas.
•Servicios de préstamo y reserva de material bibliográfico.
•Servicio de apoyo técnico audiovisual.
Gestión de apoyos
académicos
•Gestión electrónica de la producción académica
•Integración del material académico a través
de AVATA.
•Apoyo en Estructuración y desarrollo de proyectos de
investigación
•Promover Participación de la comunidad académica en
redes de investigación y semilleros de investigación.
•Gestión de la divulgación de la producción académica
(Edición, producción y divulgación de información de
resultados de la academia e investigación a través de
publicaciones)
Desarrollo de
Conocimiento
Fomento y
Desarrollo de la
Investigación
Cadena de Valor (Macro-procesos Misionales )
Principales temas incluidos en el macro-proceso
Fomento y
Desarrollo de la
Innovación y la
creatividad
•Apoyo rn Estructuración y desarrollo de proyectos que
fomenten la innovación y los procesos creativos
• Promover Participación de la comunidad académica en los
proyectos relacionados con la Innovación y los procesos
creativos
•Seguimiento a la ejecución de estos proyectos y
generación de planes de acción.
•Gestión electrónica de la Producción académica
•Seguimiento a la ejecución de proyectos de investigación,
•Generación de publicaciones relacionadas con la investigación.
•Gestión para utilización del “Fondo para Investigaciones”
•Incremento de proyectos con financiamiento externo
•Seguimiento a Proyectos
•Incorporar en coordinación con la Vicerrectoría
Académica, procesos de innovación educativa que
contribuyan permanentemente a la calidad de la formación
y a la reducción de la deserción
•Incentivar en coordinación con la Vicerrectoría Académica
procesos creativos, especialmente en la facultad de Ciencias
Humanas, Artes y Diseño.
•
•Planeación y ejecución de cursos, seminarios y diplomados
•Desarrollo de nuevas propuestas de cursos de educación
continuada orientadas a las necesidades del mercado.
•Integración de la educación continuada con el sector
productivo.
•Suscripción y seguimiento de convenios y alianzas intern.
•Intercambio internacional de experiencias en los ámbitos
académico, profesional, cultural, creativo y científico
(asistencia a eventos)
•Actualización base de datos de egresados
•Fortalecimiento de bolsa de empleo y de oportunidades
empresariales.
Internacionaliza-
ción
Relación con
el medio
Gestión de
egresados
•Seguimiento al desarrollo de cursos, seminarios y
diplomados
•Investigación y divulgación de oportunidades en el exterior
– promoción de pasantías, redes de investigación y
enseñanza
•Bilingüismo.
•Seguimiento y análisis de desempeño de egresados en el
ambiente laboral
•Portal de egresados
Cadena de Valor (Macro-procesos Misionales )
Principales temas incluidos en el macro-proceso
Educación
continuada
•Suscripción y seguimiento de convenios y alianzas
estratégicas nacionales
•Lineamientos institucionales de estímulos para movilidad de
profesores y procedimiento para estudiantes.
•Portafolio de servicios para estudiantes extranjeros.
•Consecución de becas y recursos de apoyo a la docencia,
investigación y proyección social (ej: emprendimiento)
•Movilidad de estudiantes y profesores hacia el exterior
•Movilidad de estudiantes y profesores hacia la Universidad
(Pasantías de profesores visitantes y estudiantes
extranjeros)
•Seguimiento académico de estudiantes y profesores en el
exterior.
Movilidad de la
comunidad
universitaria
Relación con
el medio
Cadena de Valor (Macro-procesos Misionales )
Principales temas incluidos en el macro-proceso
Consultorías y
Asesorías
•
•Promoción y desarrollo de consultorías con pertinencia que
fortalezcan relación universidad-entorno y que generen
soluciones a problemáticas del sector productivo público y
privado.
• Gestión de servicios profesionales y de laboratorios
a la comunidad:
-Interventorías
-Asistencia técnica
-Pruebas de ensayo.
•Promover y apoyar la creación de empresas que sean
producto de líneas de investigación y desarrollo de base
tecnológica, al igual que las industrias culturales y creativas
•Promover Participación de la comunidad académica en
redes de emprendimiento orientadas a generar empresas
•Promoción de eventos, conferencias y foros relacionados
con el emprendimiento.
Fomento y
desarrollo del
emprendimiento
•Establecer convenios de participación y alianzas con el
sector empresarial y gubernamental, con el fin de apoyar y
fomentar la creación de empresas.
Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte)
Gestión de las
Operaciones
Gestión de
Personas
Gestión de
Selección,
Contratación e
Inducción
Gestión de Salarios
y Trámites de
Personal
Gestión de la
Evaluación de
Desempeño
Gestión de
Aprovisionamiento
de Bienes y Servicios
Gestión de
los Espacios Físicos Gestión
Documental
Bienestar Laboral,
Seguridad y Salud en
el Trabajo
Gestión de Auditoría
y Control
Gestión de
Contrataciones y
Convenios
Asesoría legal y
gestión de la
representación legal
y jurídica
Gestión de
Gobierno de TICs
Formación y
Desarrollo
Administrativo
Gestión de
Bienes Muebles e
Inmuebles y de
Servicios
Gestión de
Relaciones
Laborales
Gestión del
Mejoramiento
Organizacional
Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte)
Gestión del
Mercadeo
Gestión de
Investigación de
Mercados
Gestión de
Publicidad y
Promoción
Gestión de la
comunicación
Gestión de
Comunicación
interna
Gestión de las
Finanzas
Gestión de los
Procesos
Contables
Gestión de
Flujo de caja e
inversiones
Gestión de
Eventos
Gestión de
Facturación y
Cartera
Gestión de
Comunicación
externa
Gestión de
Marca
Principales temas incluidos en el macro-proceso
•Gestión de hojas de vida (BD)
•Selección de personal, abarcando personal. administrativo ,
profesores y docentes.
•Contratación Laboral.
•Administración de la planta de personal.
•Lo anterior, de acuerdo con el modelo de gestión por
competencias.
•Estudios salariales.
•Proyección de la planta de personal.
•Administración del presupuesto de gastos de personal.
•Pago de nómina y de prestaciones sociales.
•Pago de honorarios.
•Historias Laborales´
•Definición y ejecución de ejes de bienestar para los
empleados de la UJTL (social, financiero, físico, entre otros).
•Programa de pre-pensionados.
•Definición y ejecución del programa de salud ocupacional
para los empleados de la UJTL.
•Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
Gestión
Personas
Gestión de
Selección,
Contratación e
Inducción
Gestión de Salarios
y Trámites de
Personal
Bienestar Laboral,
Seguridad y Salud
en el Trabajo
•Inducción a la entidad y al puesto de trabajo.
•Atención de requerimientos de personal asociados con :
•Licencias y permisos,
•Vacaciones,
•Certificaciones laborales,
•Incapacidades,
•Paz y salvos.
• Medición periódica de clima organizacional e implementación de
acciones correctivas.
• Medición periódica de riesgos psicosociales e implementación
de acciones correctivas.
•Prestación de servicios médicos a empleados.
Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte)
Formación y
Desarrollo
Administrativo
•Detección de necesidades de Formación y Desarrollo
(capacitación, entrenamiento y re inducción).
•Plan de carrera administrativo.
•Logística y desarrollo de las capacitaciones. Lo anterior, de acuerdo con el modelo de gestión por
competencias.
• Evaluación de impacto.
Principales temas incluidos en el macro-proceso
•
•Planeación y ejecución de la evaluación periódica de
administrativos, profesores y administrativos de la UJTL,
considerando evaluación del periodo de prueba.
• Gestión del desempeño y determinación de planes de
acción. Lo anterior, de acuerdo con el modelo de gestión
por competencias.
Gestión
Personas
Gestión de la
Evaluación de
Desempeño
• Seguimiento a planes de acción que resulten de las
evaluaciones realizadas
Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte)
Gestión de
Relaciones Laborales
•Administración de la relación con el sindicato
•Negociación pliego de condiciones
•Labores administrativas de acuerdo con la causal de
desvinculación.
•Entrega del cargo.
•Reglamento Interno de Trabajo.
• Seguimiento a cumplimiento de lo estipulado en la
convención colectiva.
•Control Disciplinario
Principales temas incluidos en el macro-proceso
Gestión
Operaciones
Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte)
Asesoría legal y
gestión de la
representación legal
y jurídica
Gestión de Gobierno
de TICs
•Procesos Jurídicos de la UJTL
•Procesos de asesoría y soporte interno en temas legales
de ambas Vicerrectorías, la Académica y la Administrativa.
•Registro y trámite Propiedad Intelectual.
•Planeación de TICs.
•Desarrollo o adquisición de los sistemas de información e
infraestructura tecnológica.
•Lo anterior bajo el nuevo PETI.
•Monitoreo y evaluación de desempeño de TICs.
•Soporte a usuarios( mesa de ayuda).
•Administración de los espacios físicos de la UJTL ( no
incluye aulas ni espacios destinados a la academia)
•Adecuación de espacios físicos ( áreas comunes, oficinas,
etc.)
•Construcciones y remodelaciones
Gestión de
los Espacios Físicos
•Gestión e Innovación del Modelo Operativo
•Actualización de la Estructura Organizacional
•Gestión de la Calidad Organizacional
•Gestión de Cambio y Cultura Organizacional
Gestión del
Mejoramiento
Organizacional
•Gestión de auditorías
•Apoyo en la Gestión riesgos.
•Consultas.
Gestión de Auditoría
y Control
Principales temas incluidos en el macro-proceso
Gestión
Operaciones
Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte)
Gestión
Documental
Gestión de
Bienes Muebles e
Inmuebles y de
Servicios
•Administración de archivos : de gestión, central,
histórico (físico y digital). • Gestión de la Correspondencia (interna y externa).
•Control administrativo de contratos con terceros ( ej.
vigilancia, aseo, cafetería ).
•Mantenimiento de las instalaciones de la UJTL.
•Gestión de visitantes.
•Manejo de activos.
•Logística de viajes / visitantes.
•Autorizar ingreso a instalaciones
•Servicios públicos.
Gestión de
Aprovisionamiento
de Bienes y Servicios
• Gestión estratégica de compras: análisis de proveedores y
calificación, negociación ( matriz de compras) y
condiciones, requisitos y evaluación de proveedores.
• Plan de compras.
• Control del gasto (presupuesto vs real).
• Ejecución de compras (clasificación y aspectos legales).
• Administración de almacén.
• Seguimiento y control.
• Trámite de pólizas de seguros de estudiantes y empleados.
Gestión de
Contrataciones y
Convenios
•Gestión jurídica en los convenios establecidos por la UJTL
con otras entidades.
•Gestión jurídica en la contratación de funcionarios de la
UJTL.
Principales temas incluidos en el macro-proceso
•Procesos de contabilización y causación de acuerdo
alineamientos de planeación financiera.
•Proceso de cierre contable mensual.
•Definición de políticas relacionadas al manejo de los
dineros de la UJTL.
•Definición de las políticas de pago a proveedores.
•Gestión de Pagos a terceros.
Gestión
Financiera
•Generación de reportes financieros (Balance, PyG, Flujo
Efectivo) y tributarios.
• Control de los ingresos y egresos de la UJTL.
•Administración de los recursos económicos de la UJTL.
Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte)
Gestión de los
Procesos
Contables
Gestión de
Flujo de Caja e
Inversiones
•Administración de la cartera de estudiantes y por otros
conceptos (Ej. Consultorías y Asesorías) •Gestión y seguimiento al cobro
Gestión de
Facturación y
Cartera
Principales temas incluidos en el macro-proceso
•Ejecución de investigaciones de mercado para diferentes
fines, ejemplo: posicionamiento de marca, nivel de
servicio, nuevos nichos por abrir, entre otros
•Coordinación de la logística necesaria para ejecutar las
estrategias de publicidad y promoción que la UJTL ó las
diferentes áreas académicas y administrativas soliciten
Gestión
Mercadeo
•Seguimiento a Objetivos operativos
•Análisis e interpretación de los estudios realizados y
definición junto con área solicitante de planes de acción
Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte)
Gestión de
Investigación de
Mercados
Gestión de
Publicidad y
Promoción
Gestión de
Eventos •Gestión de la logística necesaria para coordinar y ejecutar
eventos académicos dentro de la UJTL
•Gestión de la logística necesaria para coordinar y ejecutar
eventos a nivel externo ( ferias, exposiciones, entre otros.)
•Posicionamiento de la Universidad Gestión de
Marca
Principales temas incluidos en el macroproceso
•Evaluación de objetivos, estrategias y medios de
comunicación
•Generación de políticas de comunicación
•Generación de contenidos informativos para público interno
Gestión de la
Comunicación
Cadena de Valor ( Macro Procesos de Soporte)
Gestión de
Comunicación
Interna
•Manejo y administración de medios internos ( la brújula,
boletín UJTL, boletín administrativo)
Gestión de
Comunicación
Externa
•Generación de contenidos informativos para público externo
•Administración de redes sociales
•Manejo y administración de medios externos ( comunicados
de prensa, convocatorias, radio)
•Divulgación de eventos académicos y culturales (conciertos,
exposiciones…)
•Gestión página WEB
