Cahier pratique d'audit budgétaire et comptable « Exécution des

Cahier pratiqued’audit budgétaire et

comptableMacro-processus MP3

« Exécution des dépenses » Processus « commande publique »

1

La MACIB (mission de l’audit et du contrôle internes budgétaires), instituée au sein du CGEFi et placée sous l’autorité fonctionnelle du directeur du Budget, est chargée :

– d’établir la méthodologie du contrôle interne budgétaire (CIB) et d’appuyer son déploiement au sein des services de l’État et des organismes,

– d’établir la méthodologie des audits budgétaires et de promouvoir leur réalisation.

2

SOMMAIRE

Préambule___________________________________________________________________________________4

1. Éléments du cahier pratique_____________________________________________________________5

1.1. La matrice des risques______________________________________________________________5

1.1.1. Objectifs d’une matrice des risques______________________________________________5

1.1.2. Méthode de construction d’une matrice des risques_______________________________6

1.2. Le jeu de questionnaires de contrôle interne (QCI)_____________________________________8

1.3. Le modèle de fiche de test de permanence____________________________________________8

2. Contenu d’une matrice des risques et de la grille d’articulation_____________________________9

3. Modèles de questionnaires de contrôle interne pour le processus « Commande publique »_10

3.1. QCI « Services prescripteurs »________________________________________________________10

3.2. QCI « Centres de services partagés »__________________________________________________27

3.3. QCI « Comptables publics »___________________________________________________________46

4. Modèle de fiche de test_________________________________________________________________58

5. Annexes_______________________________________________________________________________59

5.1. Les variantes de présentation des cahiers d’audit interne budgétaire, budgétaire et comptable relatifs au MP3 « Exécution des dépenses »-processus commande publique_______59

5.1.1. Cahier pratique d’audit budgétaire « Exécution des dépenses – processus commande publique____________________________________________________________________60

5.1.2. Cahier pratique d’audit budgétaire et comptable « Exécution des dépenses – processus commande publique_________________________________________________________62

5.2. La grille d’articulation des risques CIC et CIB________________________________________63

3

Préambule

Les outils d’audit interne relatifsau MP3 « Exécution des dépenses » - processus commande publique

Plusieurs outils visent à fournir une aide concrète aux auditeurs chargés d’évaluer l’efficacité du contrôle interne mis en œuvre sur le processus budgétaro-comptable de la commande publique.

Ce processus relève à la fois du cycle comptable « charges » et du macro-processus budgétaire MP3 « Exécution des dépenses ». Un premier guide d’audit interne budgétaire vient compléter, sur le champ budgétaire, celui existant sur le volet comptable de ce processus.

Le présent guide qui couvre simultanément les deux volets budgétaire et comptable : celui-ci permet dans une même mission d’audit de couvrir dans une démarche unique l’ensemble des aspects du processus. Néanmoins, de façon à laisser toute souplesse dans la gestion de la mission (préparation, investigations, rédaction, diffusion), le guide offre la possibilité de réaliser des démarches distinctes et indépendantes sur chacun des domaines, budgétaire et comptable.

Ainsi au total, trois guides et un document technique sont à la disposition des auditeurs :– un cahier pratique d’audit comptable « processus commande publique »,– un cahier pratique d’audit budgétaire « Exécution des dépenses – processus commande

publique »,– un cahier pratique d’audit budgétaire et comptable « Exécution des dépenses – processus

commande publique », qui combine les deux précédents,– une grille d’articulation des risques CIC et CIB (cf. partie 2).

4

1. Éléments du cahier pratique

Le présent cahier constitue l’outil opérationnel de conduite des investigations dans le cadre de l’audit comptable et budgétaire du processus « Commande publique ».Il se compose de trois éléments qui s’articulent mutuellement :

- la matrice des risques ;

- le jeu de questionnaires de contrôle interne (QCI) ;

- un modèle de fiche de test.

Ce cahier permet à l’auditeur de construire et de développer dans un même enchaînement le questionnement sur les deux volets comptables et budgétaires. Il est également construit de façon à pouvoir traiter de façon indépendante, selon la nature du risque, les observations effectuées.

L’auditeur doit garder en mémoire que les processus comptables d’une part, budgétaires d’autre part ne sont pas regroupés et structurés de la même façon :

les processus comptables relèvent de l’architecture cycle/processus/procédure/tâche/opération les processus budgétaires relèvent de la structure macro-processus/processus/sous-

processus/groupes d’activités.

Ainsi dans les référentiels de contrôle interne (ou fiches de risque), les risques comptables (risques CIC) sont-ils appréciés au niveau de l’opération tandis que les risques budgétaires (risques CIB) le sont au niveau du groupe d’activités.

Ce cahier pratique repose sur une mise en articulation préalable des risques CIC et CIB : les risques CIB ont été « injectés » dans le référentiel CIC où le niveau fin d’appréhension (l’opération) facilite leur accrochage par recherche d’une correspondance : lorsque celle-ci existe, le risque a été mis en regard d’un risque CIC sinon il a été positionné simplement au niveau de l’opération. La grille d’articulation résultante établie sous deux formats est disponible en pièce jointe (cf. partie 2) : il s’agit d’un document technique auquel l’auditeur peut se reporter si nécessaire.

1.1. La matrice des risques

La matrice des risques est construite à partir du référentiel de contrôle interne comptable applicable au processus « commande publique » et des fiches d’aide à l’élaboration des matrices ministérielles de CIB applicables au macro-processus MP3 « exécution de la dépense ».

Obligatoire dans son principe, la matrice des risques figure dans le dossier d’audit.

1.1.1. Objectifs d’une matrice des risques

La phase d’analyse préalable de l’organisme audité conduit les auditeurs à élaborer, pour chaque activité auditée, une matrice des risques budgétaires et comptables. Cette matrice fonde leur analyse des risques.

5

Réalisée en début de mission, cette analyse des risques permet :

- de sélectionner à la fois les cycles / sous-cycles comptables et les processus / groupes d’activités budgétaires qui intéressent en priorité l’équipe d’audit dans ses investigations ;

- de présélectionner et pré-évaluer les risques budgétaires et comptables majeurs

correspondants;

- de pré-identifier les actions mises en œuvre par l’entité pour maîtriser ses risques.

Cette première approche des risques n’est toutefois pas définitive. Elle est amendée et complétée tout au long de l’audit.

La matrice des risques finalisée et synthétisée permet notamment d’étayer l’opinion que les auditeurs émettent sur la qualité des dispositifs de maîtrise des risques (niveau de risque résiduel) et au final sur la qualité des comptabilités générale et budgétaire ainsi que sur l’atteinte de l’objectif de soutenabilité budgétaire.

L’équipe d’audit doit prendre en compte, dès l’identification des risques spécifiques, les problématiques liées aux systèmes d’information.

1.1.2. Méthode de construction d’une matrice des risques

L’élaboration de la matrice des risques intervient lors de la phase préparatoire de l’audit.

La matrice des risques a pour but : d’identifier les activités du processus audité ayant des implications comptables et

budgétaires ; de découper les activités en tâches élémentaires : le processus est décomposé en

trois niveaux - procédure, tâche, opération - de façon à permettre l’évaluation des risques comptables et budgétaires au niveau le plus fin, celui de l’opération. Comme rappelé supra, c’est typologie du référentiel du CIC qui est retenue comme permettant de structurer des investigations portant simultanément sur les deux volets comptables et budgétaires ;

6

Identification des besoins

Soutenabilité de la gestion

MP3R1 : Décalage entre le besoin exprimé et la programmation

MOYEN

• Vérifier que le besoin fait l’objet d’une documentation et d’une valorisation complète et validée • S’assurer que le montant global du besoin est bien pris en compte dans la programmation des activités (pluriannuelle, le cas échéant)

QCI Tests de permanence pour évaluer l'effectivité et l'efficacité des dispositifs déclarés dans les QCILe cas échéant, tests détaillés

FORT FORT FAIBLE FAIBLE

Réponses d'audit

Critères de qualité

comptable ou critère

Risques inhérentsOpération

Recommandations / constats d'audit : Réf. Document de

travail

Niveau de

risque inhérent

Niveau de

risque de CI

Niveau de risque résiduel

Réf. Fiche de Test détaillé

Réf. Fiche de Test de permanenc

e

Nature des contrôles attendus ou objet de l'audit

Niveau d'effectivité

des contrôles

Niveau d'efficacité

des contrôles

Procédure 1. Définition du besoinTâche 1. Expression du besoin

1er niveau : Procédure

1. Définition du besoin2. Engagement juridique3. Réception de la commande4. Demande de paiement5. Prise en charge

2ème niveau : Tâche

Quelques exemples :

1. Expression du besoin2. Demande d’engagement juridique3. Attestation du service fait, certification4. Demande de paiement (en mode facturier ou non)5. Visa (en mode facturier ou non)

3ème niveau : Opération

Quelques exemples :

Identification, formulation du besoin, du contratEngagement d’une demande, archivage et transmissionEmission et transmission du bon de commandeContrôle du service fait, enregistrementContrôle d’une facture, archivage et transmission des PJ

en face de chaque tâche, de déterminer les risques inhérents pouvant affectant ces objectifs ;

d’identifier les dispositifs de contrôle interne (risques CIC) et les objets de l’audit (risques CIB) dont l’examen conduit à l’évaluation de la maîtrise des risques ;

d’estimer l’existence ou l’absence de ces dispositifs dans l’organisme audité, en l’état actuel des connaissances sur ce dernier (il s’agit d’une approche macroscopique qui n’a pas vocation à se qui substituer aux analyses seront conduites sur le « terrain »)

de coter les risques inhérents (important, moyen, faible) en évaluant l’impact et la probabilité d’occurrence de la réalisation du risque. Le risque inhérent correspond au risque qui peut théoriquement survenir si aucun contrôle n’est mis en place pour l’empêcher ou le détecter. Ces risques sont identifiés au regard des objectifs attendus de la tâche.

Cette analyse des risques s’appuie sur la prise en compte des critères de qualité comptable (comptabilité générale et comptabilité budgétaire)1 et de soutenabilité budgétaire dont la réalisation conditionne l’atteinte des objectifs de contrôle interne.

Pour réaliser la matrice des risques, l’équipe d’audit peut utilement se référer aux fiches d’aide à l’élaboration des matrices ministérielles de contrôle interne budgétaire (fiches de risques associées aux macro-processus), aux référentiels de contrôle interne comptable (RCI) et aux cartographies des processus. Elle peut également intégrer des éléments issus de cartographies des risques existantes, de plans d’actions associés ainsi que des résultats de missions d’audit interne antérieures.

1 Critères de réalité, de justification, de présentation et bonne information, de sincérité, d'exactitude, de totalité, de non-compensation, d'imputation et de rattachement à la bonne période comptable et au bon exercice.

7

Identification des besoins



MOYEN




Réponses d'audit

Critères de qualité

comptable ou critère

Risques inhérentsOpération

Recommandations / constats d'audit : Réf. Document de

travail

Niveau de

risque inhérent

Niveau de

risque de CI




e

Nature des contrôles attendus ou objet de l'audit


des contrôles


des contrôles


Critères de qualité comptable ou critères CIB :Il s’agit des critères de qualité comptable ou des critères CIB assignés à chacune des opérations

Risques inhérents :Le risque inhérent correspond au risque potentiel qui peut théoriquement survenir si aucun contrôle n’est mis en place pour l’empêcher ou le détecter.Ces risques sont identifiés au regard des objectifs attendus de la tâche.

Niveau de risque inhérent :Toutes les cotations se font selon une même échelle de mesure :- Faible- Moyen- Fort L’évaluation de chaque risque se fait :- en fonction de sa probabilité et de son impact- en fonction de son seuil de tolérance/accessibilité

Nature des contrôles attendus ou objet de l’audit:Analyse théorique des mesures de contrôle interne susceptibles de maitriser le risque inhérentou éléments majeurs des dispositifs de maîtrise des risques sur lesquels l’audit doit porter une appréciation

La matrice s’articule en deux parties principales regroupant les différentes phases d’avancée de l’audit :

- Lors de la phase de préparation (partie gauche) : l’identification et la cotation du risque inhérent ; l’analyse théorique des dispositifs de maîtrise des risques susceptibles de le maîtriser;

- Lors de la phase terrain (partie droite) :

la description des dispositifs de maitrise des risques effectivement mis en œuvre par l’entité auditée (« réponses d’audit ») ;

la réalisation de tests destinés à évaluer l’effectivité et l’efficacité des dispositifs de maitrise des risques ;

l’évaluation du niveau de risque de contrôle interne, c’est-à-dire le niveau de risque que le dispositif de maîtrise des risques déployé par l’audité ne permettra pas de maîtriser ;

la détermination du niveau de risque résiduel qui correspond au risque subsistant après déploiement du contrôle interne et qui permet aux auditeurs de définir l’importance des tests détaillés à effectuer ;

la réalisation de tests détaillés afin de conclure sur la qualité de la comptabilité (budgétaire et générale) et de la soutenabilité budgétaire du processus « commande publique » audité. Les références de ces tests et des documents de travail faisant la synthèse des constats et des recommandations sont également à reporter dans la matrice (deux dernières colonnes).

La cotation du risque inhérent (fort, moyen, faible) résulte pour une large part du jugement professionnel de l’auditeur. Elle doit se fonder le plus possible sur des éléments objectifs récoltés lors de la phase initiale de l‘audit dédiée à la prise de connaissance de l’activité.

Actualisée tout au long de l’audit, la matrice des risques est le support principal de la mission d’audit, qu’elle sert à orienter dans son déroulement et dont elle synthétise les résultats. Elle peut prendre la forme présentée ci-joint.

1.2. Le jeu de questionnaires de contrôle interne (QCI)Selon la même logique de construction que la matrice des risques, le jeu de questionnaires de contrôle interne (QCI) permet d’analyser la maîtrise des risques budgétaires et comptables jusqu’au niveau fin de l’opération.

Pour faciliter l’identification de la nature du contrôle interne (CIB ou CIC) visé par le questionnement, celui relatif au CIB est repéré par une couleur distincte.

La liste des questionnaires déroulées avec les audités permet d’alimenter la colonne spécifique de la matrice des risques.

Des questionnaires différenciés ont été établis selon la nature de l’acteur impliqué dans le processus audité : service prescripteur, CSP, service comptable.

1.3. Le modèle de fiche de test de permanence

Le modèle de fiche de test de permanence est délibérément un cadre très général à adapter au cas d’espèce. Son usage garantit la traçabilité des contrôles opérés et des constats effectués ; la référence de la fiche est à reprendre dans la matrice des risques.

8

2. Contenu d’une matrice des risques et de la grille d’articulation

Matrice des risques Fichier : MATRICE_DOSSIER_AUDIT_commande_publique -risques CIC et CIB - V2.xls

Cliquer sur l’image :

Grille d’articulation des risques CIC et CIB Fichier : MACIB_MP3_Articulation CIB - CIC-V3.xls

La présentation de la grille est détaillée dans l’annexe 5.2.

Cliquer sur l’image :

9

3. Modèles de questionnaires de contrôle interne pour le processus « Commande publique »

3.1. QCI « Services prescripteurs »

Mission d’audit

Processus « commande publique » / MP3 « exécution des dépenses »

QCI « Services prescripteurs »

Référence :

Visa Nom DateRédigé parSupervisé parValidé par

Personnes concernéesFonction

P C A I*

* pour Présent, Contrôle, pour Action, pour Information

Objet du questionnaire (ou de l’entretien) : questionnaire de contrôle interne

Le processus « Commande Publique » du cycle Charges correspond aux dépenses de fonctionnement autres que celles de personnel (article 5 de la loi organique du 1er août 2001) et aux dépenses d’investissement, régies par les textes sur la commande publique (code des marchés publics, etc.).

Il s’agit de charges de fonctionnement direct correspondant aux sommes versées en contrepartie de marchandises et d’approvisionnements achetés ou consommés, de travaux et de services consommés directement par l’État au titre de son activité ordinaire ou de toute immobilisation.

Ce processus s’inscrit aussi dans le macro-processus d’exécution des dépenses (MP3) qui précise les modalités d’enregistrement des dépenses publiques en comptabilité budgétaire et en comptabilité générale.

10

Le questionnement relatif au CIB est différencié de celui relatif au CIC :

les questions apparaissent dans des cellules colorées ; les questions sont suivies de l’indication du code des risques CIB (MP3Rx)

correspondants2.

Questions OUI NON Observations

Procédure 1 : Définition du besoin (service prescripteur)

Tâche 1 : Expression du besoin (service prescripteur)

Elle porte sur la définition d’une stratégie d’achat et sur l’expression du besoin.

Existe-t-il une stratégie d’achats formelle par famille d’achats ?

Qui définit la stratégie en matière d’achats ?

Existe-t-il une procédure formalisée pour l’identification et l’expression d’un besoin ?

Une cartographie des dépenses et des besoins est-elle mise en place et communiquée ?

Qui identifie le besoin ? De quelle manière et à partir de quel support ? Quels sont les éléments vérifiés par l’entité avant d’entreprendre toute action ?

Existe-t-il un formulaire-type d’expression de besoin avec notamment une définition claire de l’objet de la demande ?

Le besoin est-il validé par le Responsable hiérarchique du prescripteur ?

Existe-il un processus de pilotage des besoins de leur expression à leur validation ?

Cette validation est-elle effectuée par un comité spécifique ?

[MP3R1/MP3R2]

Existe-t-il un processus pour valider et suivre un investissement sur TF (de son expression à sa validation par un comité spécifique le cas échéant) ?

[MP3R3/MP3R4/MP3R5]

Existe-t-il une méthode d'instruction, de valorisation et de documentation de projet / marché traitant les points particuliers suivants :

une méthode d’évaluation des dépenses induites et des révisions de prix occasionnées par la réalisation du besoin,

l'élaboration d'un échéancier des dépenses induites (à prendre en compte dans la programmation pluriannuelle des activités),

l'identification de la ligne de programmation impactée,

la vérification de la compatibilité des évaluations de consommation d'AE et de CP liées au besoin

2 Les fiches de risque CIB sont accessibles sur le site du Forum de la performance.11


exprimé avec la notification faite aux services bénéficiaires ?

Si non, comment les points précédents sont-ils mis en œuvre ?

[MP3R1/MP3R2]

La version en cours de validité de la programmation par activité, ainsi que l’exécution, sont-elles diffusées / accessibles aux services bénéficiaires ?

[MP3R1/MP3R2]

L’expression de besoin est-elle rapprochée de la programmation ? La cohérence entre l’expression du besoin et la programmation fait-elle l’objet d’un suivi particulier, dans une instance dédiée par exemple ? En cas d’écart significatif, quelles sont les actions menées ?

[MP3R1/MP3R2]

Existe-t-il une méthode d'instruction, de valorisation et de documentation de projet / marché qui intègre la gestion des TF ? Comprend-elle les points particuliers suivants :

une méthode de détermination des tranches fonctionnelles explicitée selon les types d'investissement,

la définition des modalités de prise en compte budgétaire lors de la création des tranches fonctionnelles et de l’affectation des AE (y compris conditions de transmission des éléments justificatifs -stade d'avancement des projets- et montants),

les modalités de diffusion aux services bénéficiaires des affectations prévues sur les TF en cours et programmées?


[MP3R3/MP3R4/MP3R5]

Le montant affecté aux tranches fonctionnelles est-il systématiquement rapproché des pièces justificatives et contrôlé ?

[MP3R3/MP3R4/MP3R5]

Les modifications substantielles des montants d’AE affectées sont-elles suivies et leurs raisons analysées ?

[MP3R3/MP3R4/MP3R5]

Les montants programmés au titre des TF et les montants d'AE réellement affectés en gestion sont-ils comparés ?

Des absences éventuelles d'affectation d'AE à une TF ont-elles été constatées ? Quelle est la procédure dans ce cas ? Est-elle formalisée ?

[MP3R3/MP3R4/MP3R5]

Les seuils ministériels de visa / avis sur les affectations d’AE sont-ils diffusés ?

12


Existe-il une procédure de contrôle du respect de ces seuils ?

Si non, comment le contrôle des seuils est-il opéré ?

[MP3R6]

Quelles sont les mesures correctrices mises en œuvre lorsque ces contrôles mettent en évidence des anomalies ?

[MP3R6]

Les rejets du contrôleur budgétaire ont-ils été analysés ?

Quelles sont les actions correctrices mises en œuvre ?

[MP3R6]

Lors de la définition du besoin, comment l’évaluation du besoin est-elle retranscrite en termes d’imputation budgétaro–comptable ?

A quel moment ces éléments d’imputation comptable sont-ils définis ? Par qui et comment ces éléments sont-ils contrôlés et quels sont, en cas d’erreur constatée les procédures correctives prévues ?

Comment s’assure-t-on de l’utilisation du bon support juridique (marchés à bons de commande, marchés sans formalité préalable...) ? Comment s’assure-t-on du respect des règles d’attribution des marchés ?

Un contrôle de supervision sur l’ensemble du processus d’expression du besoin a-t-il été effectué ?

Procédure 2 : Engagement juridique

Tâche 2 : Demande d’engagement juridique (service prescripteur)

Opération : enregistrement d’une demande d’engagement juridique (EJ)

Le service prescripteur valide les demandes d’achat que lui adressent les services émetteurs de besoins.

Les moyens pour exprimer le besoin en achat sont multiples. La création de la demande d’achat peut notamment s’opérer par le biais d’un formulaire, via Chorus formulaires (ou autre dispositif similaire). Ce formulaire est destiné en particulier aux services émetteurs d’un besoin n’ayant pas accès à Chorus.

La diffusion des modalités de renseignement des formulaires (ou des autres demandes) est-elle assurée ?

Le contrôle du correct renseignement des demandes d’achat dans Chorus formulaire ou autre application métier ministérielle (AMM) interfacée avec Chorus (autocontrôle) est-il effectué ? Quelles modalités, fréquence (exhaustif, sondage...)

[MP3R10/MP3R11/MP3R12/MP3R15]

Existe-t-il une méthode d'instruction, de valorisation et de documentation de projet / marché traitant les

13


points particuliers suivants :

une méthode d’évaluation des dépenses induites et des révisions de prix occasionnées par la réalisation du besoin,

l'élaboration d'un échéancier des dépenses induites (à prendre en compte dans la programmation pluriannuelle des activités),

la valorisation des consommations de crédits associées ?


[MP3R8]

La valorisation de l’EJ est-elle systématiquement rapprochée des pièces justificatives et contrôlée ?

[MP3R8]

Les erreurs de valorisation substantielles des EJ sont-elles suivies et leurs raisons analysées, notamment celles ayant donné lieu à un refus de visa du contrôle budgétaire ?

[MP3R8]

Existe-t-il une procédure relative au traitement des EJ traitant les points particuliers suivants :

le circuit de transmission des propositions d'EJ au service d'exécution de la dépense (délais, contenus),

l’identification et la présentation des étapes de validation prévues par le workflow CHORUS ?


[MP3R7/MP3R9]

Quels sont les moyens mis en œuvre pour assurer la disponibilité des crédits correspondant aux engagements qui vont être notifiés et aux paiements afférents ?

[MP3R7/MP3R9]

Un processus de gestion, de mise à jour et de diffusion des référentiels des imputations budgétaires (activité, nature, destination), des nomenclatures de fonds de concours, d’attributions de produits et des tranches fonctionnelles ainsi que des réservations de crédits existe il ?

Si non, comment les services bénéficiaires déterminent-ils les données d’imputation ?


Existe-t-il une procédure relative au traitement des EJ intégrant la transmission des imputations de l'EJ (nature, destination, activité, TF, FdC, AdP, RC..) et des éléments les justifiant ou des éléments nécessaires à leur détermination, à l'appui de la demande d'engagement ?


14



La programmation et l’exécution sont-elles comparées ? Les écarts significatifs sont-ils analysés et donnent-ils lieu à des mesures correctrices ?


Est-il réalisé un bilan périodique des erreurs d’imputation qui est analysé avec les services prescripteurs ? Quelles mesures correctrices sont mises en œuvre ?


La procédure relative au traitement des EJ intègre-t-elle le suivi des fonds des concours? Si oui, comprend-elle les points particuliers suivants :

le suivi et la disponibilité des crédits liés aux fonds de concours,

la vérification du respect de l'intention de la partie versante,

la procédure de reversement des crédits excédentaires à la partie versante ?


[MP3R13/MP3R14]

La procédure relative au traitement des EJ intègre-t-elle le suivi des attributions de produits?

Si non, comment s’assure-t-on de l’utilisation des crédits attribués ?

[MP3R13/MP3R14]

La procédure relative au traitement des EJ comprend-elle la gestion des réservations des crédits ?

Si non, comment s’assure-t-on de l’utilisation des crédits réservés ?

[MP3R17]

La procédure relative au traitement des EJ intègre-t-elle la gestion des échéanciers de CP ? Si oui, comprend-elle les points particuliers suivants :

une méthode d’élaboration des échéanciers prévisionnels de CP,

l’obligation d’établir les échéanciers de CP lors du traitement de l'EJ ?

Si non, comment les points précédents sont-ils mis en œuvre?

[MP3R16]

Quels sont les moyens mis en œuvre pour assurer la disponibilité des crédits correspondant aux engagements (AE) qui vont être réalisés et aux paiements afférents (CP) ?

[MP3R16]

Une comparaison des échéanciers prévus / exécutés est-elle réalisée et analysée ? Quelles mesures correctrices ont été mises en œuvre?

15


[MP3R17]


[MP3R17]

Les seuils ministériels de visa / avis sur les affectations (TF) et les engagements d’AE (EJ) sont-ils diffusés ?



[MP3R6/MP3R19]


[MP3R6/MP3R19]



[MP3R6/MP3R19]

La procédure relative au traitement des EJ couvre-t-elle les points suivants :

le référencement croisé des pièces justificatives et des EJ saisis,

la transmission du numéro d'EJ au service bénéficiaire dès sa saisie par le service d’exécution de la dépense?


[MP3R18]

Opération : archivage et transmission des documents comptables et des pièces justificativesLes formulaires et les pièces justifiant la demande d’engagement (demande d’achat) sont transmis par le service prescripteur au gestionnaire des engagements juridiques (CSP). Il transmet également, en deux exemplaires, les pièces constitutives des marchés formalisés au gestionnaire de DP (CSP ou service facturier).Les autres pièces sont archivées par le service prescripteur.

Après validation de la demande d’achat par le CSP, un bon de commande est émis par ce dernier et transmis au service prescripteur pour signature et renvoi.

La liste des PJ à transmettre au CSP (PJ nécessaires à la validation d’un EJ et notamment des EJ pluriannuels), ainsi que de la liste des PJ nécessaires à l’autorité chargée du contrôle financier a-t-elle été établie et diffusée ? Le cas échéant la transmettre aux auditeurs.

Quelles sont les règles définies en matière de conservation des documents comptables des PJ ? Permettent-elles d’assurer la piste d’audit ?

16


La diffusion du contrat de service prévoyant le cas échéant les délais et modalités de Transmission des pièces justificatives au CSP a-t-elle été effectuée ?

Le contrôle de l’envoi des formulaires Chorus (ou autre dispositif similaire) et des éventuelles pièces justifiant l’engagement juridique (autocontrôle) est-il mis en place ?

Le contrôle de la transmission au CSP des demandes de clôture d’EJ (autocontrôle) est-il mis en place ?

La traçabilité du suivi des demandes de régularisation notifiées par le CSP concernant des formulaires non exhaustifs ou l’absence de PJ : renvois des dossiers ou demandes d’éléments complémentaires (autocontrôle) est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

L’archivage des bordereaux d’envoi/des fiches de liaison à laquelle sont associées les PJ à produire au gestionnaire des engagements juridiques (en l’absence de formulaire Chorus ou d’un dispositif similaire) est-il assuré ?

Un contrôle de supervision, lors du diagnostic du processus, de la mise en place et de l’effectivité de ces mesures d’archivage a-t-il été effectué ?

La procédure relative au traitement des EJ comprend-elle la définition des règles de traçabilité des opérations et de conservation des documents et pièces justificatives ?

Si non, comment le point précédent est-il mis en œuvre ?

[MP3R18]

Ces éléments permettent-ils d’assurer la piste d’audit ?

[MP3R18]

Procédure 2 : Engagement juridique (opérations réalisées par le CSP, contrôles par le CSP et les services prescripteurs)

Tâche 3 : Création de l’engagement juridique (contrôles par les services prescripteurs suite à la création de l’EJ par le CSP)Le CSP crée l’engagement juridique. En son sein, le responsable d’engagement juridique valide l’EJ.Dans le cadre de compétences élargies, le centre de services partagés peut signer des actes tels que les bons de commande, ou passer des marchés pour le compte des services prescripteurs au profit desquels il met à disposition son expertise juridique.

Les procédures et engagements respectifs des services prescripteurs et du CSP sur le traitement de l’engagement juridique sont définis dans un contrat de service.


[MP3R8]

Le contrôle de la valorisation de l’EJ par le service bénéficiaire est-il systématiquement réalisé pour les dépenses à enjeux ?

17


[MP3R8]

Existe-t-il une procédure relative au traitement des EJ, couvre-t-elle les points suivants :


la transmission du numéro d'EJ au service bénéficiaire dès sa saisie par le service d’exécution de la dépense?


[MP3R18]

Sur l’exercice considéré, les EJ ayant posé difficulté (absences d’enregistrement dues à une insuffisance d’AE) ont-ils été suivis et les raisons des rejets analysées ? Quelles mesures correctrices ont été mises en œuvre?

[MP3R7/MP3R9]

La procédure relative au traitement des EJ intègre-t-elle le suivi des fonds des concours ? Si oui, comprend-elle les points particuliers suivants :

le suivi et la disponibilité des crédits liés aux fonds de concours,

la vérification du respect de l'intention de la partie versante,

la procédure de reversement des crédits excédentaires à la partie versante ?


[MP3R13/MP3R14]

La procédure relative au traitement des EJ intègre-t-elle le suivi des attributions de produits?

Si non, comment s’assure-t-on de l’utilisation des crédits attribués ?

[MP3R13/MP3R14]

La procédure relative au traitement des EJ comprend-elle la gestion des réservations des crédits ?

Si non, comment s’assure-t-on de l’utilisation des crédits réservés ?

[MP3R17]

Une comparaison des échéanciers prévus / exécutés est-elle réalisée et analysée ? Quelles mesures correctrices ont été mises en œuvre?

[MP3R16]


[MP3R16]

Quelles sont les mesures correctrices mises en œuvre lorsque les contrôles mettent en évidence des

18


anomalies quant au respect des seuils de visa?

[MP3R6/MP3R19]



[MP3R6/MP3R19]

La procédure relative au traitement des EJ comprend-elle la définition des règles de traçabilité des opérations et de conservation des documents et pièces justificatives ?


[MP3R18]


[MP3R18]

Opération : enregistrement des modifications de l’EJ (dispositifs et contrôles des services prescripteurs pour une modification d’EJ réalisée par le CSP)Le gestionnaire enregistre les modifications qui peuvent affecter l’EJ :

- avenant (génère un numéro d’avenant qui s’ajoute à la numérotation longue des marchés)- acte spécial de sous-traitance- acte spécial (hors sous-traitance)- décision de reconduction- décision de résiliation- décision d’affermissement- décision de prolongation de délai- décision de sursis d’exécution- décision de poursuivre- réouverture,- révision de prix,- annulation de garanties- autres.

La procédure relative au traitement des EJ intègre-t-elle les points suivants :

la transmission systématique des informations permettant de mettre à jour les EJ,

la transmission systématique des informations permettant de mettre à jour les TF,

la mise à jour des échéanciers de CP lors de la modification des EJ?

Si non, comment s’assure-t-on que les EJ, les TF, les échéanciers sont bien mis à jour ?

[MP3R20/MP3R21/MP3R22]

L’effectivité et la cohérence des modifications demandées est-elle contrôlée ?


Les montants programmés au titre des TF et les montants d'AE réellement affectés en gestion sont-ils comparés ? Des absences éventuelles d'affectation d'AE à une TF ont-elles été constatées ? Quelle est la

19


procédure dans ce cas ? Est-elle formalisée ?


Les modifications substantielles des montants d’AE affectées sont-elles suivies et leurs raisons analysées ?


Les engagements juridiques pouvant faire l’objet d’une clôture (aucune opération depuis un temps certain, absence d’opérations à venir, …) sont-ils recherchés et traités?


Les tranches fonctionnelles pouvant faire l’objet d’une clôture sont-elles recherchées ? Leur clôture est-elle proposée aux services bénéficiaires ?


Quels sont les moyens mis en œuvre pour assurer la disponibilité des crédits correspondant aux modifications des engagements (AE) qui vont être réalisés et aux paiements afférents (CP) ?


Une comparaison des échéanciers prévus / exécutés est-elle réalisée et analysées ? Quelles mesures correctrices ont été mises en œuvre s ?

[MP3R16]


[MP3R16]




[MP3R6/MP3R19]


[MP3R6/MP3R19]



[MP3R6/MP3R19]

Existe-t-il une procédure relative au traitement des recyclages d’AE intégrant les points particuliers suivants :

20


la diffusion aux services bénéficiaires des cas limitatifs de recyclage d'AE d'années antérieures autorisés par la DB,

la justification par les services bénéficiaires des réductions d'EJ sur les années antérieures,

le compte rendu des opérations menées pour chaque pièce de remontée de crédits au BOP suite à une réduction d'EJ sur ou hors tranche fonctionnelle,

le circuit de validation des dites opérations, notamment les conditions d'intervention du contrôle budgétaire,

des contrôles du respect de ces cas limitatifs ?


[MP3R23]

Est-il procédé à une analyse du recyclage des AE des années antérieures ? Les causes sont-elles identifiées ? Conduisent-elles à l’introduction de nouvelles règles de suivi ?

[MP3R23]

Quelles sont les mesures prises pour limiter au maximum les recyclages d’AE ?

[MP3R23]


le référencement croisé des pièces justificatives et des EJ modifiés,

la définition des règles de traçabilité des opérations et de conservation des documents et pièces justificatives ?


[MP3R18]


[MP3R18]

Tâche 4 : Demande de clôture de l’engagement juridique (service prescripteur)

Opération : Enregistrement d’une demande de clôture d’engagement juridiqueLa création de la demande de clôture de l’engagement juridique s’opère par le biais d’un formulaire, via Chorus formulaires (ou autre dispositif similaire).

Les modalités de clôture d’engagement juridique des commandes (dont les modalités d’initialisation d’une demande de clôture d’engagement juridique, et plus généralement les modalités de renseignement des formulaires pour ce type d’opérations) sont-elles documentées et diffusés ? Le cas échéant transmettre ces documents aux auditeurs.

La traçabilité de la réception et du traitement de relances adressées par le CSP concernant des EJ non clôturés et des éventuelles demandes de

21


régularisation notifiées par le CSP est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

Le contrôle de ces opérations (autocontrôle) est-il effectué ?

Un contrôle de supervision contemporain lors de la validation de la demande est-il mis en place ?

Quels sont les éléments contrôlés ?

Un contrôle de supervision, lors du diagnostic du processus, de la mise en place et de l’effectivité de ces mesures a-t-il été effectué ?

La procédure relative au traitement des EJ traite-t-elle des demandes de clôture ? Si oui, prévoit-elle la transmission de la liste des informations permettant de clôturer les EJ et/ou les TF ?


Les engagements juridiques pouvant faire l’objet d’une clôture (aucune opération depuis un temps certain, absence d’opérations à venir, …) sont-ils recherchés et traités ?




Existe-t-il une procédure relative au traitement des recyclages d’AE ?

Si oui, intègre-t-elle les points particuliers suivants :

la diffusion aux services bénéficiaires des cas limitatifs de recyclage d'AE d'années antérieures autorisés par la DB

la justification par les services bénéficiaires des réductions d'EJ sur les années antérieures,

le compte rendu des opérations menées pour chaque pièce de remontée de crédits au BOP suite à une réduction d'EJ sur ou hors tranche fonctionnelle,

le circuit de validation des dites opérations, notamment les conditions d'intervention du contrôle budgétaire,

des contrôles du respect de ces cas limitatifs ?


[MP3R23]

Est-il procédé à une analyse du recyclage des AE des années antérieures ? Les causes sont-elles identifiées ? Conduisent-elles à l’introduction de nouvelles règles de suivi ?

[MP3R23]

Quelles sont les mesures prises pour limiter au maximum les recyclages d’AE ?

22


[MP3R23]

La procédure relative au traitement des EJ prévoit-elle le référencement croisé des pièces justificatives et des EJ clôturés ?


[MP3R18]

Opération : Archivage et transmission des documents comptables et des pièces justificativesLes formulaires et les pièces justifiant la demande de clôture d’EJ sont transmis par le service prescripteur au gestionnaire des engagements juridiques (CSP).Les autres pièces sont archivées par le service prescripteur.Cf. questions relatives à la tâche 2 : Demande d’engagement juridique (service prescripteur) - Opération : archivage et transmission des documents comptables et des pièces justificatives y compris pour les aspects budgétaires

Procédure 3 : Réception de la commande (service prescripteur)

Tâche 6 : Attestation du service fait (service prescripteur)

Opération : Contrôle du service fait – cas général

Le prescripteur réceptionne la livraison/ prestation accompagnée d’un bon de livraison. Il s’assure de la concordance entre la demande d’achat, les biens réceptionnés et le bon de livraison. Il atteste « physiquement » / matériellement le service fait et matérialise son contrôle en signant le bon de livraison.

Il transmet ensuite cette information à la cellule chargée de l’enregistrement de la constatation du service fait dans Chorus formulaire (ou tout autre support analogue).

Les modalités de contrôle du service fait sont-elles diffusées et en particulier concernant la liste des documents à contrôler (bons de livraison, bons de réception, demandes d’achat...) ?

Le cas échéant à produire aux auditeurs.

Un examen périodique des commandes est-il fait de manière à s’assurer en fonction de la date prévue de livraison ou de réalisation de la prestation, de l’attestation du service fait (autocontrôle) ?

Des relances sont-elles réalisées par le centre de services partagés (autocontrôle) ?

Quelles sont les modalités de transmission au comptable des factures reçues par erreur ?


Opération : Contrôle du service fait – cas de la carte achatLes modalités de contrôle du service fait sont-elles diffusées et en particulier concernant la liste des documents à contrôler (relevés des opérations bancaires...) ?


23



Opération : Enregistrement de la constatation du service fait – cas général

Le service prescripteur contrôle le service fait et la réalité de la dette de l’État.

La diffusion des modalités d’enregistrement du service fait est-elle assurée ?


Existe-t-il un contrôle des accréditations des acteurs validant le service fait ? Comment est-il formalisé ?

Le contrôle du correct renseignement des saisies dans Chorus formulaire ou autre application métier ministérielle (AMM) interfacée avec Chorus (autocontrôle) est-il effectué ?

Quelles modalités,fréquence (exhaustif, sondage...) ?


Opération : Archivage des documents comptables et des pièces justificatives

Le service prescripteur organise en son sein la conservation, le classement et l’archivage des pièces non dématérialisées relatives à la certification de service fait (hors dépenses traitées en flux 4 pour lesquelles les pièces sont transmises au service dépense et dont une copie est archivée au sein du service prescripteur), pièces qui n’ont pas à être transmises au CSP ou au service dépense (sous réserve des obligations décrites dans l’instruction relative à la nomenclature des PJ et des circuits de gestion).

La liste des PJ à transmettre au CSP (PJ nécessaires à l’attestation du service fait), ainsi que la liste des PJ nécessaires au contrôleur du règlement (PJ nécessaires à la libération de la retenue de garantie) a-t-elle été établie et diffusée ?

Quelles sont les règles définies en matière de conservation des documents comptables des PJ ?

Permettent-elles d’assurer la piste d’audit ?

La diffusion du contrat de service prévoyant le cas échéant les délais et modalités de transmission des pièces justificatives au CSP a-t-elle été effectuée ?

Comment est assurée la traçabilité des échanges d’information entre le service prescripteur et le CSP (notamment lorsqu’ils sont hors système d’information) ?

Le suivi des constatations de service fait émises (autocontrôle) et le suivi des relances du CSP relatives aux constatations de service fait présentant des anomalies (autocontrôle) sont-ils effectués et formalisés ?


24


Procédure 4. Demande de paiement (réalisée par le CSP, contrôles par les services prescripteurs)

Tâche 8bis. Demande de paiement – hors mode facturier

La demande de paiement est l’étape d’enregistrement des informations qui retrace les éléments de facturation. Le gestionnaire des demandes de paiement crée les DP et modifie les demandes de paiement « incomplètes ».

Le responsable crée les DP, modifie les demandes de paiement « complètes » ou « incomplètes » et valide les demandes de paiement. Le responsable de DP doit disposer de la compétence d’ordonnateur et bénéficier d’une délégation de signature ou de gestion.

Opération : Enregistrement et contrôle d’une demande de paiement – hors mode facturier (réalisée par le CSP, contrôles par les services prescripteurs)

Le gestionnaire de DP saisit dans Chorus la demande de paiement.

Le responsable de DP procède à la « sauvegarde complète » de la DP préenregistrée et la valide, ce qui déclenche le workflow vers le contrôleur de règlement.

Le responsable des DP effectue les saisies complémentaires en cas de pré-saisie des factures (informations incomplètes lors de la saisie des factures), rapproche la DP de l’EJ et de la certification du SF correspondants dans Chorus et valide la DP.Pour les DP sur EJ, sont renseignés et rapatriés de l’EJ le compte général (correspond au numéro du compte PCE porté par le groupe de marchandise), le domaine fonctionnel (correspond au domaine de niveau : programme, action, sous-action) et le domaine d’activité.

Quels sont les moyens mis en œuvre pour assurer la disponibilité des crédits correspondant au montant de la demande de paiement (CP) ?

[MP3R24/MP3R25]

La procédure relative au traitement des DP intègre-t-elle la mise à jour des échéanciers de CP lors du traitement des DP?

Si non, comment s’assure-t-on que ces échéanciers sont bien mis à jour ?

[MP3R24/MP3R25]

Une comparaison des échéanciers prévus / exécutés est-elle réalisée et analysée ? Quelles mesures correctrices ont été mises en œuvre ?

[MP3R24/MP3R25]

Sur l’exercice considéré, les demandes de paiement ayant posé difficulté (absences d’enregistrement dues à une insuffisance de CP par exemple) ont-elles été suivies et les raisons des rejets analysées ? Quelles mesures correctrices ont été mises en œuvre ?

[MP3R24/MP3R25]

Existe-t-il un pilotage de l'exécution en ligne avec la programmation comprenant :

la sincère évaluation des dépenses obligatoires et inéluctables,

la priorisation des AE puis des CP, avec une

25


priorité haute pour les dépenses obligatoires et inéluctables,

le suivi des recettes et des rétablissements de crédits ?


[MP3R24/MP3R25]

Les écarts significatifs entre la programmation et l’exécution sont-ils analysés et donnent-ils lieu à des mesures correctrices ?

[MP3R24/MP3R25]

La procédure relative au traitement des demandes de paiement, intègre-t-elle la liste limitative par programme des dépenses relevant du flux 4 et le contrôle de son respect ?

Sinon, comment s’assure-t-on que le recours au flux 4 est conforme à ce qui est défini par la Direction du Budget ?

[MP3R26]

Sur l’exercice considéré, des analyses statistiques (nature, volume, montant…) sont-elles effectuées ? Combien de demandes de paiement directes auraient dû relever d’un autre flux ? Quelles ont été les actions correctrices menées ?

[MP3R26]

26

3.2. QCI « Centres de services partagés »

Mission d’auditProcessus « commande publique » / MP3 « exécution des dépenses »QCI « Centre de services partagés »

Référence :



P C A I*







les questions apparaissent dans des cellules verdis ; les questions sont suivies de l’indication du code des risques CIB (MP3Rx)

correspondants3.



Procédure 2 : Engagement juridique

Tâche 2 : Demande d’engagement juridique (réalisée par les services prescripteurs, contrôles par le centre des services partagés)

Opération : enregistrement d’une demande d’engagement juridique (réalisée par les services prescripteurs, contrôles par le centre de services partagés)

Le service prescripteur valide les demandes d’achat que lui adressent les services émetteurs de besoins.

Les moyens pour exprimer le besoin en achat sont multiples. La création de la demande d’achat peut notamment s’opérer par le biais d’un formulaire, via Chorus formulaires (ou autre dispositif similaire). Ce formulaire est destiné en particulier aux services émetteurs d’un besoin n’ayant pas accès à Chorus.


le circuit de transmission des propositions d'EJ au service d'exécution de la dépense (délais, contenus),

l’identification et la présentation des étapes de validation prévues par le workflow CHORUS ?


[MP3R7/MP3R9]

Un processus de gestion, de mise à jour et de diffusion des référentiels des imputations budgétaires (activité, nature, destination), des nomenclatures de fonds de concours, d’attributions de produits et des tranches fonctionnelles ainsi que des réservations de crédits existe il ?

Si non, comment les services bénéficiaires déterminent-ils les données d’imputation ?


Existe-t-il une procédure de gestion des applications interfacées à Chorus formalisée qui inclut notamment :

- la vérification de la correcte intégration des données des flux issus des applications interfacées,

- la diffusion et le traitement des incidents et des refus d’intégration de ces flux ?


Quelles sont les mesures correctrices mises en œuvre lorsque les contrôles mettent en évidence des anomalies quant au respect des seuils de visa?

[MP3R6/MP3R19]



[MP3R6/MP3R19]


28



la transmission du numéro d'EJ au service bénéficiaire dès sa saisie par le service d’exécution de la dépense,



[MP3R18]


[MP3R18]

Procédure 2 : Engagement juridique (centre de services partagés)

Tâche 3 : Création de l’engagement juridique (Centre de services partagés)Le CSP crée l’engagement juridique. En son sein, le responsable d’engagement juridique valide l’EJ.Dans le cadre de compétences élargies, le centre de services partagés peut signer des actes tels que les bons de commande, ou passer des marchés pour le compte des services prescripteurs au profit desquels il met à disposition son expertise juridique.

Les procédures et engagements respectifs des services prescripteurs et du CSP sur le traitement de l’engagement juridique sont définis dans un contrat de service avec le service prescripteur.

Des dossiers relatifs aux accréditations nominations et délégation de signature sont-ils constitués et mis à jour ?


La diffusion des actes est-elle effectuée auprès des agents ?

Le contrat de service formalisé entre les services prescripteurs et le CSP permet-il de définir leurs engagements respectifs pour le traitement de l’engagement juridique ?

Opération : Contrôle et enregistrement de la création d’un engagement juridiqueCette opération recouvre la création de l’engagement juridique (sur marchés ou bons de commande) par le gestionnaire d’EJ, la transmission des pièces justificatives de l’EJ et l’approbation de l’EJ dans le cadre de la supervision contemporaine assurée par le responsable des engagements juridiques.L’engagement juridique, une fois validé par le responsable des engagements juridiques, se traduit par l’envoi d’un bon de commande. Par ailleurs, la validation de l’EJ dans Chorus engendre la communication du numéro d’EJ au prescripteur via Chorus formulaire (formulaire sur lequel ce dernier constatera le service fait).

La traçabilité de la réception des demandes de création d’EJ (Chorus formulaires ou autres demandes) et les éventuelles relances des services prescripteurs est-elle garantie ?

Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

Les modalités de renseignement des EJ dans Chorus sont-elles diffusées ?


29


Les imputations proposées par le service bénéficiaire et les autres caractéristiques de l'EJ ainsi que les éléments les justifiant font-elles l'objet d'un contrôle de cohérence par le service d’exécution de la dépense avant la saisie de l’EJ? Lors de la validation de l’EJ ?


Est-il réalisé un bilan périodique des erreurs d’imputation qui est analysé avec les services prescripteurs ? Quelles mesures correctrices sont mises en œuvre ?



[MP3R8]


le référencement obligatoire de l’EJ sur la notification des engagements aux tiers,

la transmission du numéro d'EJ au service bénéficiaire dès sa saisie par le service d’exécution de la dépense ?


[MP3R8]

Le contrôle de la création des EJ (autocontrôle) est-il mis en place ? Quels sont les éléments contrôlés ?

La traçabilité du suivi des demandes de régularisation et des suspensions notifiées par le service facturier est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

Un contrôle de supervision, contemporain par le responsable d’EJ, et éventuellement lors du diagnostic du processus, de la mise en place et de l’effectivité de ces mesures a-t-il été effectué ?

Existe-t-il un processus de détection et d’interrogation des services bénéficiaires adressant peu de demandes d’EJ ?

[MP3R7/MP3R9]




[MP3R6/MP3R19]


[MP3R6/MP3R19]

Les rejets du contrôleur budgétaire ont-ils été

30


analysés ?


[MP3R6/MP3R19]

Les pièces justificatives de dépenses (devis, actes d’engagement, bons de commande) et des éléments nécessaires à la saisie de l’EJ dans Chorus sont-elles archivées ?

La procédure relative au traitement des EJ prévoit-elle la définition des règles de traçabilité des opérations et de conservation des documents et pièces justificatives ?


[MP3R18]


[MP3R18]

Opération : Émission et transmission du bon de commande

Les bons de commande sont générés via Chorus et adressés, sous format dématérialisé via l’outil d’échange, au service prescripteur pour notification et signature. Les bons de commande sont adressés, après signature, aux fournisseurs qui sont invités à les joindre aux factures ou à en reporter les références sur lesdites factures.

Les modalités d’engagement juridique des commandes sont-elles diffusées ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

La traçabilité de l’envoi des bons de commande et des retours de ces bons signés par les services prescripteurs (en l’absence de délégation de signature accordée au CSP) est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

La traçabilité de l’envoi des bons de commande aux fournisseurs est-elle garantie ? Sur quel support ?

Le cas échéant à produire aux auditeurs

Opération : Enregistrement des modifications de l’engagement juridiqueLe gestionnaire enregistre les modifications qui peuvent affecter l’EJ :

- avenant (génère un numéro d’avenant qui s’ajoute à la numérotation longue des marchés)- acte spécial de sous-traitance- acte spécial (hors sous-traitance)- décision de reconduction- décision de résiliation- décision d’affermissement- décision de prolongation de délai- décision de sursis d’exécution- décision de poursuivre- réouverture,- révision de prix,- annulation de garanties- autres.

31


La traçabilité du suivi des avenants, résiliations et transactions est-elle garantie ?


Le contrôle de la saisie des modifications des EJ, au plus près de la réception des pièces justificatives (autocontrôle) est-il mis en place ? Quels sont les éléments contrôlés ?

Plus particulièrement, un rapprochement du montant total du marché après prise en compte de l’avenant et du montant initial est-il mis en place afin de s’assurer de l’absence de dépassement du montant des prestations ?

La procédure relative au traitement des EJ intègre-t-elle les points suivants :

la transmission systématique des informations permettant de mettre à jour les EJ,

la transmission systématique des informations permettant de mettre à jour les TF ?

Si non, comment s’assure-t-on que les EJ, les TF, les échéanciers sont bien mis à jour ?


La procédure relative au traitement des EJ intègre -t-elle la mise à jour des échéanciers de CP lors de la modification des EJ ?


[MP3R16]



Les engagements juridiques pouvant faire l’objet d’une clôture (aucune opération depuis un temps certain, absence d’opérations à venir, …) sont-ils recherchés et traités?




Quels sont les moyens mis en œuvre pour assurer la disponibilité des crédits correspondant aux modifications des engagements (AE) ?


Quels sont les moyens mis en œuvre pour assurer la disponibilité des crédits correspondant aux modifications des paiements (CP) ?

[MP3R16]


32




[MP3R16/MP3R19]


[MP3R16/MP3R19]



[MP3R16/MP3R19]






[MP3R18]


[MP3R18]

Opération : Enregistrement de l’avance

Le versement d’avances est régi par les articles 87 à 90 du code des marchés publics. C’est le centre de services partagés qui génère l’avance et transmet les pièces justificatives de l’avance au contrôleur de règlement. A l’occasion de la création du marché, le gestionnaire d’EJ calcule le montant de l’avance. Après validation et notification du marché, le gestionnaire d’EJ génère la pièce d’avance et la transmet au contrôleur de règlement.

Les avances sont saisies manuellement après validation des EJ.

La pièce d’avance est créée au statut « enregistré » et ne possède pas de circuit de validation.

La réglementation relative aux marchés publics et plus particulièrement les modalités d’enregistrement des avances sont-elles diffusées ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

Quelles sont les modalités de suivi des marchés créés dans Chorus pour génération des avances au plus près des validations et notifications ?

La traçabilité du détail des calculs opérés pour les opérations complexes est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

Le contrôle de l’enregistrement de l’avance (autocontrôle) est-il mis en place ? Quels sont les éléments contrôlés ?

33



Opération : Enregistrement de la retenue de garantie

La retenue de garantie consiste à bloquer dans les comptes de la personne publique une partie des sommes dues au titulaire pour servir de garantie à l’exécution par celui-ci de ses obligations contractuelles.

Les modalités d’enregistrement des retenues de garanties sont-elles diffusées ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

Le contrôle du renseignement du code de retenue de garantie et du montant en pourcentage de la retenue (autocontrôle) est-il mis en place ?

Un contrôle de supervision contemporain par le responsable d’EJ est-il effectué ?



Opération : Archivage et transmission des documents comptables et les pièces justificatives

Le gestionnaire d’EJ transmet :- les pièces justificatives nécessaires à l’exercice du visa de l’autorité chargé du contrôle financier, dans

les cas qui le justifient (en fonction du seuil de transmission) ;- les pièces justificatives de la dépense au comptable (contrôleur de règlement).

La liste des PJ à transmettre à l’autorité chargée du contrôle financier (PJ nécessaires à son visa) d’une part, au contrôleur de règlement d’autre part a-t-elle été établie et diffusée ?

Les seuils de transmission des demandes d’EJ à l’ACCF sont-ils documentés et diffusés ? Le cas échéant transmettre ces documents aux auditeurs.

La traçabilité de l’envoi des pièces justificatives : soit dans le cadre de Chorus, soit dans le cadre de courriels, soit sous format papier est-elle garantie ?

Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

Le contrôle de la transmission des pièces à l’ACCF et au contrôleur de règlement (autocontrôle) est-il mis en place ?

Quelles sont les modalités de conservation et d’archivage des documents comptables et des pièces justificatives ? Permettent-elles de garantir la piste d’audit ?

Le contrat de service permet-il de prévoir les délais et modalités de transmission des pièces justificatives au comptable, ainsi que les procédures de retour d’information du CSP au service prescripteur (notamment lorsqu’ils sont hors système

34


d’information) dont la détermination d’un interlocuteur dédié ?

La traçabilité des échanges d’information entre le CSP et le service prescripteur ou le comptable (notamment lorsqu’ils sont hors système d’information) est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

Le contrôle de l’information concernant les EJ validés au service prescripteur par fiches de liaison transmises par courriel (en l’absence de Chorus formulaire) (autocontrôle) est-il mis en place ?

Le suivi de relances des services prescripteurs par le CSP relatives aux demandes d’EJ nécessitant la transmission de PJ complémentaires est-il effectué ?

Des contrôles de supervision contemporains sont-ils mis en place ? A décrire le cas échéant.







[MP3R18]


[MP3R18]

Tâche 4 : Demande de clôture de l’engagement juridique (réalisée par les services prescripteurs, contrôles par le centre de services partagés)

Opération : Enregistrement d’une demande de clôture d’engagement juridique (réalisée par les services prescripteurs, contrôles par le centre de services partagés)La création de la demande de clôture de l’engagement juridique s’opère par le biais d’un formulaire, via Chorus formulaires

La procédure relative au traitement des EJ traite-t-elle des demandes de clôture ? Si oui, prévoit-elle la transmission de la liste des informations permettant de clôturer les EJ et/ou les TF par le service prescripteur ?



35



Tâche 5. Clôture de l'engagement juridique (centre de services partagés)

Sur demande du service prescripteur via l’outil d’échange, le CSP procède à la clôture des EJ dès lors que les livraisons ou prestations ont été entièrement réalisées. S’agissant des marchés publics, le CSP, à la demande du service prescripteur et une fois les autorisations d’engagement soldées, clôture l’EJ et informe le service dépense en mode facturier par tout moyen traçable et auditable (outil d’échange, courriels, courriers,..).

La clôture d’un EJ correspond au dernier stade de la vie d’un marché, dès lors que les livraisons ou les prestations ont été entièrement réalisées ou une fois les autorisations d’engagement soldées dans le cadre des marchés publics.

Opération : Enregistrement de la clôture d’un engagement juridique (centre de services partagés)La clôture de l’EJ implique le désengagement des autorisations d’engagement.





La procédure relative au traitement des EJ prévoit-elle le référencement croisé des pièces justificatives et des EJ clôturés ?



Les engagements juridiques pouvant faire l’objet d’une clôture (aucune opération depuis un temps certain, absence d’opérations à venir, …) sont-ils recherchés ?


Le contrôle du traitement des demandes des services prescripteurs de clôture d’EJ et des EJ non soldés (autocontrôle) est-il effectué ?

Un envoi périodique de la liste des EJ non soldés aux services prescripteurs est-il réalisé ?

Quels sont, le cas échéant, les contrôles réalisés préalablement à la clôture des EJ ?

La traçabilité de ces opérations (pièces relatives à la réalisation de l’ensemble des livraisons ou prestations attendues à la réception des demandes des services prescripteurs de clôture d’EJ ou encore à l’envoi périodique de la liste des EJ non soldés aux services prescripteurs) est-elle garantie?


36





Opération : Archivage des pièces justificatives d’un engagement juridique clôturé et transmission

Il revient au gestionnaire des engagements juridiques, au sein du CSP, d’archiver les pièces justificatives des engagements juridiques clôturés.

La traçabilité de la transmission au service facturier de l’information relative aux clôtures d’EJ est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

Le contrat de service permet-il de définir les procédures de retour d’information du CSP au service prescripteur (notamment lorsqu’ils sont hors système d’information) dont la détermination d’un interlocuteur dédié ?

La traçabilité des échanges d’information entre le CSP et le service prescripteur (notamment lorsqu’ils sont hors système d’information) est-elle garante ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

Le contrôle des EJ clos et des EJ non soldés (autocontrôle) est-il mis en place ?

Les règles en matière de conservation des documents comptables et des pièces justificatives ont-t-elles été définies ? Permettent-elles de garantir la piste d’audit ?

La traçabilité de l’archivage des pièces justificatives et des documents comptables est-elle garantie ? Comment ?

Un contrôle du correct archivage au fil de l’eau (autocontrôle) est-il mis en place?


La procédure relative au traitement des EJ prévoit-elle la définition des règles de traçabilité des opérations et de conservation des documents et pièces justificatives ?


[MP3R18]


[MP3R18]

37


Procédure 3 : Réception de la commande

Tâche 7 : Certification du service fait (centre de services partagés)

Opération : Contrôle de la constatation du service fait

La certification du service fait a lieu directement dans Chorus. La certification du service fait donne lieu à une écriture comptable, dans Chorus, sur le compte 4X8 (compte de facture non-parvenue) et le compte de charges référencé dans l’engagement juridique.

La diffusion des modalités de certification du service fait est- elle assurée ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

Existe-t-il un contrôle des accréditations des certificateurs du service fait ? Comment est-il formalisé ?

Comment est assuré le contrôle et la formalisation du traitement des suspensions et demandes de régularisation des écarts de montant entre EJ, SF et facture (lors de l’enregistrement de la DP) notifiées par le comptable (autocontrôle) ?

Comment est assuré le respect des délais contractuels (convention de partenariat) et/ou le délai global de paiement ne (par l’ordonnateur et/ou le comptable) ainsi que le suivi de la réception et transmission des factures ?

Quelles sont les modalités de recensement des charges à payer en fin d’exercice ?


Opération : Transmission des documents comptables et des pièces justificatives

Après certification du service fait, le certificateur de service fait (au sein du CSP) transmet les pièces justificatives au comptable

Comment sont assurées la transmission et la traçabilité des pièces justificatives communiquées au gestionnaire de DP ?





La procédure relative au traitement des EJ prévoit-elle la définition des règles de traçabilité des opérations et de conservation des documents et pièces

38


justificatives ?


[MP3R18]


[MP3R18]

Procédure 4. Demande de paiement

Tâche 8bis. Demande de paiement – hors mode facturier (centre de services partagés)

La demande de paiement est l’étape d’enregistrement des informations qui retrace les éléments de facturation. Le gestionnaire des demandes de paiement crée les DP et modifie les demandes de paiement « incomplètes ».


Opération : Contrôle d’une facture – hors mode facturier

Le contrôle de la facture est réalisé par le gestionnaire de demande de paiement. Le contrôle d’une facture consiste à vérifier la conformité des montants dus par rapport aux pièces justificatives et le paiement au bon créancier. Il détermine le montant dû aux fournisseurs.

Les modalités de contrôle des justifications de la dépense guide de procédures comptables interministérielles – Commande publique, nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’État...) sont-elles diffusées ?


Comment est organisé le tri à la réception des factures et des pièces justificatives ?

Comment la répartition des pièces entre les acteurs est-elle effectuée ?

Comment est organisé le contrôle de la présence et de la qualité des pièces justificatives ? Quels sont les éléments contrôlés ?


Opération : Enregistrement et contrôle d’une demande de paiement – hors mode facturier



Le responsable des DP effectue les saisies complémentaires en cas de pré-saisie des factures (informations incomplètes lors de la saisie des factures), rapproche la DP de l’EJ et de la certification

39


du SF correspondants dans Chorus et valide la DP.

Pour les DP sur EJ, sont renseignés et rapatriés de l’EJ le compte général (correspond au numéro du compte PCE porté par le groupe de marchandise), le domaine fonctionnel (correspond au domaine de niveau : programme, action, sous-action) et le domaine d’activité.

Les modalités d’émission des DP (compétence d’ordonnateur et délégation de signature ou de gestion) et de contrôles sont-elles diffusées (champs saisis ou rapatriés, typage des DP...) ?


Quels contrôles permettent d’identifier les flux autres que le flux 1 ?

Les modalités de traitement des acomptes et avoirs sont-elles diffusées ?


La fiche DGFiP flash Chorus n°1 « le paiement en date » est-elle diffusée ?


[MP3R25]

La procédure relative au traitement des DP intègre -t-elle la mise à jour des échéanciers de CP lors du traitement des DP?


[MP3R25]


[MP3R25]


- la vérification de la correcte intégration des données des flux issus des applications interfacées,

la diffusion et le traitement des incidents et des refus d’intégration de ces flux ?

[MP3R25]



[MP3R26]

40



[MP3R26]

La procédure relative au traitement des demandes de paiement, intègre-t-elle la définition des règles de traçabilité des opérations et de conservation des documents et pièces justificatives ?


[MP3R18]


[MP3R18]

Opération : contrôle des intérêts moratoires – hors mode facturier

Lors de l’exécution d’un marché public, des pénalités financières sont appliquées à l’entité publique, en cas de dépassement du délai global de paiement. le titulaire du marché, ou le sous-traitant, perçoit alors des intérêts moratoires, de plein droit et sans formalité.

La génération des intérêts moratoires s’effectue via un programme standard lancé quotidiennement. Une pièce d’IM est générée si son montant est supérieur à 5 euros.

Une pièce d’intérêts moratoires générée est routée au statut « pré-enregistré simple » dans la liste de travail du gestionnaire des DP qui a initié la DP du principal.

Les pièces d’intérêts moratoires peuvent également être créées manuellement par le gestionnaire ou le responsable des DP (type de pièce KO).

En particulier, pour les DP d’intérêts moratoires en référence à une avance, la demande de paiement d’intérêts moratoires n’est pas générée automatiquement par Chorus ; la modélisation suivante est à mettre en œuvre (cf. opération Enregistrement d’avance):

-le gestionnaire de DP effectue le calcul du montant des intérêts moratoires hors Chorus ;

-il saisit manuellement une DP directe de type “ intérêts moratoires ” dans Chorus via la transaction FV60

(type de pièce “ KO ”) ;

-dans cette demande de paiement, il référence la facture d’origine et l’EJ correspondant pour les besoins

de restitutions ;

-la DP d’IM ainsi créée suit le workflow classique des DP dans Chorus (routée automatiquement dans la

liste de travail du contrôleur de règlement).

La DP d’IM peut être elle-même soumise à IM si elle est payée en retard.

Les risques relatifs à cette opération sont identiques à ceux de l’opération Enregistrement de la DP y compris pour les risques CIB

Opération : Enregistrement de la récupération de l’avance – hors mode facturier

Lorsqu’un paiement partiel, définitif ou un solde est effectué sur un EJ pour lequel une avance a été payée, un message alerte le gestionnaire de DP de l’existence de cette avance sur cette commande, qui peut alors

41


récupérer manuellement l’avance. En effet, en cas d’avance, il n’y a pas émission d’une DP mais génération manuelle d’une pièce d’avance par le CSP (gestionnaire d’EJ).

Les modalités de contrôle de la récupération des avances (guide de procédures comptables interministérielles - Commande publique, nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’État...) sont-elles diffusées ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.


Opération : Archivage et transmission des PJ au contrôleur de règlement – hors mode facturier

La liste des PJ à transmettre au contrôleur de règlement a-t-elle été établie et diffusée ? Le cas échéant la transmettre aux auditeurs.




Comment est assuré le retour d’information du CSP au service Prescripteur (notamment lorsqu’ils sont hors système d’information) ?

Le suivi des DP validées / rejetées / «suspendues» (autocontrôle) et le suivi des relances des services prescripteurs relatives aux DP nécessitant la transmission de PJ complémentaires (autocontrôle) sont-ils effectués et formalisés ?


Procédure 6 : Inventaire - hors mode facturier

Deux catégories de charges sont à rattacher à l’exercice :

- les charges constatées d’avance :

La charge a été comptabilisée au cours de l’exercice mais le service fait interviendra partiellement ou intégralement sur le ou les exercices suivants. Contrairement aux charges à payer, les charges constatées d’avance ne sont comptabilisées que pour certaines catégories de charges. Il s’agit essentiellement des achats non stockables (électricité, eau, gaz...) et des prestations de services (loyers, primes d’assurances, abonnements...) payés d’avance.

- les charges à payer :

La charge à payer est une charge qui a donné lieu à service fait au cours de l’exercice mais n’a pas été comptabilisée avant la clôture de ce dernier.

Tâche 10 : Recensement des charges à rattacher à l’exercice – charges constatées d’avance (centre de services partagés)

Opération : Contrôle de l’identification des charges constatées d’avanceLe gestionnaire de DP (ou le responsable de DP) procède en fin d’année au recensement des charges constatées d’avance. Il identifie les CCA sur les charges comptabilisées (identification des cas de gestion,

42


éventuellement hors Chorus).

Le gestionnaire de DP (ou le responsable de DP) pré enregistre l’écriture d’inventaire et procède à une sauvegarde complète de l’écriture d’inventaire (transaction FV50).

Le responsable de DP valide les CCA dans le workflow Chorus.

Les modalités de traitement des opérations d’inventaire, des Règles de rattachement d’une opération à un exercice, des contrôles à effectuer et de la liste des pièces justifiant les opérations sont-elles diffusées ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

La traçabilité du détail des calculs opérés par l’agent pour des opérations complexes est- elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

Quels sont les autocontrôles et contrôles de supervision effectués en matière de charges sont à rattacher à l’exercice (exhaustivité du recensement, justification, évaluation, imputation, etc.)?

Un contrôle de supervision, contemporain par, et éventuellement lors du diagnostic du processus, de la mise en place et de l’effectivité de ces mesures a-t-il été effectué ?

Opération : Contrôle de l’émission de la déclaration de conformité

Le responsable de DP émet la déclaration de conformité.

Les modalités d’établissement de la déclaration de conformité sont-elles diffusées ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

Quels sont les autocontrôles et contrôles de supervision mis en place s’agissant de l’émission de la déclaration de conformité (correcte déclaration, respect du calendrier...) ?

La traçabilité du contrôle de supervision contemporain par le responsable de DP des déclarations de conformité est- elle garantie ? Comment ?


Opération : Archivage et transmission des documents comptables et pièces justificatives

Avec Chorus et Chorus formulaires, une grande partie des documents et des pièces sont archivés de façon dématérialisée. Chaque service doit analyser son obligation d’archivage en prenant en compte les archivages numériques réalisés par un ou plusieurs services tiers.

Quelles sont les règles suivies par le CSP en matière de conservation des documents comptables et des pièces justificatives relatives aux opérations d’inventaire ?

Les relations sur ce point avec le comptable sont-elles formalisées (convention...) ?

43


Ont-elles été diffusées ?

Les fonctionnalités de Chorus en matière d’archivage de pièces dématérialisées sont-elles utilisées ? Dans quelle mesure ?


Tâche 13 : Fiabilisation des charges à rattacher - charges à payer (centre de services partagés)

Opération : Contrôle de l’identification des charges à payer

Les gestionnaires et les responsables de demandes de paiement contrôlent les restitutions reçues du contrôleur de règlement, rédigent la déclaration de conformité et transmettent l’ensemble au contrôleur de règlement.

Les modalités de contrôle de l’identification des charges à payer sont-elles diffusées ?

Notamment les opérations d’inventaire à effectuer en fin d’année, les règles de rattachement d’une opération à un exercice, les contrôles à effectuer en fin d’année et la liste des pièces justifiant les opérations ont-ils été diffusés ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

La traçabilité de ces opérations est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

Plus particulièrement, un dossier justificatif de clôture permet-il d’archiver les opérations relatives aux charges à payer à enregistrer et non identifiées dans les restitutions Chorus ?

Quels sont les autocontrôles et contrôles de supervision mis en place s’agissant de l’identification des charges à payer (exhaustivité des recensements, identification des CAP complémentaires non recensées dans les restitutions, justification des CAP...) ?


Opération : Archivage et transmission des documents comptables et pièces justificatives

Quelles sont les règles suivies par le CSP en matière de transmission des documents comptables et des pièces justificatives au contrôleur de règlement ? Les relations avec ce dernier sont-elles formalisées (calendrier des opérations et d’envoi...) ?

Ont-elles été diffusées ?

Quels sont les autocontrôles et contrôles de supervision réalisés en matière de transmission des

44


dossiers justificatifs des charges à payer et de la déclaration de conformité au contrôleur de règlement ?

La traçabilité des pièces justificatives est-elle garantie ?

Comment ?

Un contrôle de supervision, contemporain par, et éventuellement lors du diagnostic du processus, de la mise en place de l’effectivité de ces mesures a-t-il été effectué ?

45

3.3. QCI « Comptables publics »

Mission d’audit Processus commande publique / QCI « Comptables publics »

Référence :



P C A I*







les questions apparaissent dans des cellules verdis ; les questions sont suivies de l’indication du code des risques CIB (MP3Rx)

correspondants4.


QUESTIONS OUI NON OBSERVATIONS

Procédure 4 : Demande de paiementTâche 8 : Demande de paiement– mode facturier (comptable)

Cette tâche relève du comptable, service dépense en mode facturier de la DDFiP/DRFiP ou du SCBCM (gestionnaire de demandes de paiement, responsable de DP brouillon, responsable de DP).

Cf. tâche 8 bis.

Tâche 8bis : Demande de paiement – hors mode facturier (centre de services partagés)

La demande de paiement est l’étape d’enregistrement des informations qui retrace les éléments de facturation.

Le gestionnaire des demandes de paiement crée les DP et modifie les demandes de paiement « incomplètes ».


Opération : Contrôle d’une facture – hors mode facturier

Le contrôle de la facture est réalisé par le gestionnaire de demande de paiement. Le contrôle d’une facture consiste à vérifier la conformité des montants dus par rapport aux pièces justificatives et le paiement au bon créancier. Il détermine le montant dû aux fournisseurs.

Les modalités de contrôle des justifications de la dépense guide de procédures comptables interministérielles – Commande publique, nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’État...) sont-elles diffusées ?


Comment est organisé le tri à la réception des factures et des pièces justificatives ?

Comment la répartition des pièces entre les acteurs est-elle effectuée ?



Opération : Enregistrement et contrôle d’une demande de paiement – hors mode facturier



Le responsable des DP effectue les saisies complémentaires en cas de pré-saisie des factures (informations incomplètes lors de la saisie des factures), rapproche la DP de l’EJ et de la certification du SF correspondants dans Chorus et valide la DP.

Pour les DP sur EJ, sont renseignés et rapatriés de l’EJ le compte général (correspond au numéro du compte PCE porté par le groupe de marchandise), le domaine fonctionnel (correspond au domaine de niveau : programme, action, sous-action) et le domaine d’activité.

Les modalités d’émission des DP (compétence d’ordonnateur et délégation de signature ou de gestion) et de contrôles sont-elles diffusées (champs saisis ou rapatriés, typage des DP...) ?

47



Quels contrôles permettent d’identifier les flux autres que le flux 1 ?

Les modalités de traitement des acomptes et avoirs sont-elles diffusées ?


La fiche DGFiP flash Chorus n°1 « le paiement en date » est-elle diffusée ?


[MP3R24/MP3R25]

La procédure relative au traitement des DP intègre -t-elle la mise à jour des échéanciers de CP lors du traitement des DP?


[MP3R24/MP3R25]


[MP3R24/MP3R25]


la vérification de la correcte intégration des données des flux issus des applications interfacées,

la diffusion et le traitement des incidents et des refus d’intégration de ces flux ?

[MP3R24/MP3R25]



[MP3R26]


[MP3R26]

Opération : contrôle des intérêts moratoires – hors mode facturier

Lors de l’exécution d’un marché public, des pénalités financières sont appliquées à l’entité publique, en cas de dépassement du délai global de paiement. le titulaire du marché, ou le sous-traitant, perçoit alors des intérêts moratoires, de plein droit et sans formalité.

48


La génération des intérêts moratoires s’effectue via un programme standard lancé quotidiennement. Une pièce d’IM est générée si son montant est supérieur à 5 euros.

Une pièce d’intérêts moratoires générée est routée au statut « pré-enregistré simple » dans la liste de travail du gestionnaire des DP qui a initié la DP du principal.

Les pièces d’intérêts moratoires peuvent également être créées manuellement par le gestionnaire ou le responsable des DP (type de pièce KO).

En particulier, pour les DP d’intérêts moratoires en référence à une avance, la demande de paiement d’intérêts moratoires n’est pas générée automatiquement par Chorus ; la modélisation suivante est à mettre en œuvre (cf. opération Enregistrement d’avance):

-le gestionnaire de DP effectue le calcul du montant des intérêts moratoires hors Chorus ;

-il saisit manuellement une DP directe de type “ intérêts moratoires ” dans Chorus via la transaction FV60

(type de pièce “ KO ”) ;

-dans cette demande de paiement, il référence la facture d’origine et l’EJ correspondant pour les besoins

de restitutions ;

-la DP d’IM ainsi créée suit le workflow classique des DP dans Chorus (routée automatiquement dans la

liste de travail du contrôleur de règlement).

La DP d’IM peut être elle-même soumise à IM si elle est payée en retard.

Les risques relatifs à cette opération sont identiques à ceux de l’opération Enregistrement de la DP.

Opération : Enregistrement de la récupération de l’avance – hors mode facturier

Lorsqu’un paiement partiel, définitif ou un solde est effectué sur un EJ pour lequel une avance a été payée, un message alerte le gestionnaire de DP de l’existence de cette avance sur cette commande, qui peut alors récupérer manuellement l’avance. En effet, en cas d’avance, il n’y a pas émission d’une DP mais génération manuelle d’une pièce d’avance par le CSP (gestionnaire d’EJ).

Les modalités de contrôle de la récupération des avances (guide de procédures comptables interministérielles - Commande publique, nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’État...) sont-elles diffusées ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.


Opération : Archivage et transmission des PJ au contrôleur de règlement – hors mode facturier

La liste des PJ à transmettre au contrôleur de règlement a-t-elle été établie et diffusée ? Le cas échéant la transmettre aux auditeurs.




Comment est assuré le retour d’information du CSP au service Prescripteur (notamment lorsqu’ils sont hors système d’information) ?

Le suivi des DP validées / rejetées / «suspendues» (autocontrôle) et le suivi des relances des services

49


prescripteurs relatives aux DP nécessitant la transmission de PJ complémentaires (autocontrôle) sont-ils effectués et formalisés ?



Procédure 5 : Prise en charge

Tâche 9 : Visa – Dépense en mode facturier (comptable)Les rôles Chorus gestionnaire de DP, responsable de DP brouillon, responsable de DP et contrôleur de règlement peuvent être détenus par un seul agent ou plusieurs agents différents.



[MP3R26]


[MP3R26]

Opération : Contrôle des justifications de la dépenseDans le cas où le service dépense est organisé en mode facturier, l’enregistrement de la facture dans Chorus est assuré uniquement au sein de cette structure. La facture est contrôlée et enregistrée à sa réception. D’autres pièces justificatives peuvent être transmises par le service gestionnaire.

Étape de la demande de paiementLa création de la demande de paiement (DP) est l’étape d’enregistrement des informations qui retrace les éléments de facturation. Le gestionnaire des demandes de paiement crée les DP et modifie les demandes de paiement « incomplètes ».

Le responsable crée les demandes de paiement, procède à la « sauvegarde complète » de la DP préenregistrée, modifie les demandes de paiement « complètes » ou « incomplètes » et valide les demandes de paiement, ce qui déclenche le workflow vers le contrôleur de règlement.

Cas des pré-saisies de facturesL’enregistrement de la DP peut être précédé d’une pré-saisie par le gestionnaire des demandes de paiement ou le responsable de DP brouillon, en particulier dans les structures les plus importantes et doit être précédé de cette étape, quelle que soit la taille de la structure, pour les factures en anomalie (absence d’engagement juridique ou de certification du service fait préalable, non concordance entre le montant de l’EJ et celui de la facture...).

En cas de pré-saisie des factures, le responsable des demandes de paiement effectue les saisies complémentaires (informations incomplètes lors de la saisie des factures), rapproche la DP de l’engagement juridique et de la certification du service fait correspondants dans Chorus et valide la DP.

Une concertation a-t-elle eu lieu avec les services ordonnateurs afin de définir les modalités de transmission des pièces justificatives (planning, formalisation d’un calendrier de la période de clôture des comptes...) ? Un document a-t-il été formalisé dans ce cadre ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

50


La traçabilité de la réception des pièces justificatives est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

Des défauts de transmission ont-ils été identifiés par le comptable ? Le cas échéant, ont-ils été portés à la connaissance des services ordonnateurs correspondants ? Selon quelles modalités ?

Suite aux contrôles réalisés par le comptable, les anomalies relatives aux pièces justificatives produites, les suspensions et demandes de régularisation notifiées aux services ordonnateurs sont-elles tracées ? Selon quelles modalités ?

Les modalités de contrôle des Justifications de la dépense (guide de procédures comptables interministérielles -Commande publique, nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’État...) sont-elles diffusées ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

Le contrôle de rapprochement entre la facture reçue et entre la version écran CHORUS – engagement juridique et service fait (autocontrôle) est-il mis en place ? Le contrôle est-il formalisé et si oui, de quelle manière ?

Comment est organisé le tri à la réception des factures et des pièces justificatives ? Comment la répartition des pièces entre les acteurs est-elle effectuée ?


Plus particulièrement, comment sont traités les différents types de paiements (paiements partiels définitifs, paiements uniques et intégraux, paiements du solde d’un marché public formalisé, paiements uniques de marchés passés sans formalités préalables...) ?

La procédure de pré-saisie brouillon (par le gestionnaire des demandes de paiement ou le responsable de DP) est-elle utilisée ?

Dans quels cas ? Quels contrôles associés ?

Un contrôle de supervision de la qualité du contrôle hiérarchisé de la dépense programmé au PNCI est-il effectué ?


Opération : Contrôle de l’ordre de payerEn mode facturier, la validation du service fait dans Chorus vaut ordre de payer donné au comptable.

Comment les plans de contrôle du comptable sont-ils élaborés ?

Comment sont-ils suivis ?

Les modifications apportées en cours d’exercice sont-elles suivies par l’encadrement du service (respect de la qualité des contrôles, pertinence, saisie dans Chorus...) ?

51


Quelle est l’organisation retenue au sein du service pour la mise en œuvre de ces contrôles (répartition des contrôles, instauration d’une séparation des tâches, etc.) ?

Les modalités de contrôle de l’ordre de payer (guides, textes réglementaires) sont-elles diffusées ? Quelles sont les références documentaires utilisées par le comptable ?

Comment le contrôle de la qualité de l’ordonnateur (autocontrôle) est-il organisé ? Quels sont les éléments contrôlés ?La traçabilité des dossiers d’accréditation des ordonnateurs est-elle assurée ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

Comment sont retracées les anomalies relatives à la compétence juridique des donneurs d’ordre, les suspensions et demandes de régularisation notifiées aux services ordonnateurs ?

Comment le contrôle de la présence du visa de l’autorité chargée du contrôle financier (autocontrôle) est-il organisé ? Quels sont les éléments contrôlés ? Des anomalies sont-elles identifiées ?

Comment le contrôle de la présence du service fait est-il organisé ?


La prescription des créances est-elle vérifiée ? Comment ?

Des cas de prescription ont-ils été constatés par le comptable ? Quel traitement ?

Comment les marchés à règlements successifs sont-ils suivis par le comptable ?

Plus particulièrement, comment s’assure-t-on de la correcte exécution de ces marchés (montants, des délais d’exécution, durée, conditions de fixation des prix du marché, présence de retenues de garantie ou de cautions bancaires, etc.) ?

Comment s’assure-t-on du suivi effectif des actes additionnels (avenant, décision de poursuivre, etc.)?

Comment l’ensemble de ces contrôles sont-ils tracés dans Chorus ?

Plus particulièrement, quelles sont les modalités de suivi des anomalies et de notification des motifs de rejet des DP aux services gestionnaires ?Quel traitement des demandes de paiement comportant plusieurs erreurs ?

Le contrôle de la saisie effective et de la pertinence du code erreur ainsi que du montant par demande de paiement (autocontrôle) est-il effectué ?


Opération : Enregistrement de la mise en paiement

52


Pour les DP sur engagement juridique, sont renseignés et rapatriés de l’engagement juridique : le compte général (correspond au numéro du compte PCE porté par le groupe de marchandise), le domaine fonctionnel (correspond au domaine de niveau : programme, action, sous-action) et le domaine d’activité.

Comment le comptable s’assure-t-il que les DP sont orientées vers le bon référentiel de contrôle (RNO/RNI) ?

Le contrôle du correct renseignement des données lors de l’enregistrement de la mise en paiement (autocontrôle) est-il mis en place ? Quels sont les éléments contrôlés ?

S’agissant de l’imputation comptable, quelles sont les références documentaires utilisées ?

Comment les contrôles sont-ils organisés ?

Comment s’assure-t-on que les acomptes et les avoirs sont bien traités au moment de l’enregistrement de la mise en paiement?

Comment la liquidation des DP est-elle vérifiée ? Quels éléments sont-ils vérifiés sur les factures ?

Quelle est la documentation utilisée pour la réalisation de ces contrôles ?

La traçabilité des anomalies, des suspensions et demandes de régularisation notifiées aux services ordonnateurs est-elle garantie ? Comment ?

Un contrôle de supervision, lors du diagnostic du processus, de la mise en place et de l’effectivité de ces mesures a-t-il été effectué ?Les flux de la dépense dans Chorus sont-ils correctement documentés et compris par les agents ?

Quels contrôles sont réalisés par le comptable (autocontrôles/contrôlesde supervision) pour s’assurer de l’utilisation du bon flux et donc de la fiabilité du suivi des comptabilités budgétaire et générale de l’État ?

Opération : Contrôle de la notification de l’opposition ou de la mainlevéeDeux types d’actes - opposition et cession (saisies, avis et opposition à tiers détenteur, cessions de créances...) - peuvent entraîner le transfert du paiement au profit d’un tiers. Dans les deux cas, le bénéficiaire initial ne reçoit pas les fonds qui lui étaient destinés. En revanche, la nature des actes est différente. Ainsi, la cession est librement consentie entre les parties alors que l’opposition est une procédure d’exécution unilatérale.

Toute cession / opposition est notifiée, à peine de nullité, au comptable assignataire de la dépense et selon certaines modalités (articles 4 et 6 du décret 93-977 du 31 juillet 1993 relatif aux saisies et cessions notifiées aux comptables publics). Sa saisie se fait donc indépendamment du flux de la dépense et peut intervenir jusqu’au paiement. En ce sens, les cessions oppositions constituent une exception sur la mise en paiement.

Le fait générateur en est la réception des oppositions ou des mainlevées. L’opposition peut être levée par un consentement des parties intéressées ou par une décision juridictionnelle qui obligera, le cas échéant, à verser la somme litigieuse au tiers créancier. La procédure d’opposition ou de cession de créances est valable pour une durée de cinq ans, mais peut faire l’objet d’un renouvellement ou d’une validation en justice durant cette période.

La traçabilité des oppositions et cessions reçues est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

Les modalités de traitement des oppositions et cessions sont-elles diffusées ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.Une organisation spécifique a-t-elle été mise en place pour ce traitement (désignation d’agents pour effectuer les contrôles et le traitement) ?

53


Le contrôle du bon enregistrement des oppositions et cessions d’une part, de leur suivi d’autre part (autocontrôle) est-il mis en place ?


Un contrôle de supervision, et éventuellement lors du diagnostic du processus, de la mise en place et de l’effectivité de ces mesures a-t-il été effectué ?

Opération : Contrôle du désintéressement du créancier cessionnaire ou opposantToutes les demandes de paiement sont soumises à détection automatique de cessions oppositions lors du programme de paiement intervenant à la date d’échéance de la demande de paiement.

Le contrôleur de règlement traite les cessions oppositions. A cette fin, il consulte quotidiennement la transaction FPRL_LIST (liste de validation des paiements) qui permet d’identifier les DP faisant l’objet d’une cession opposition. Les demandes de paiement détectées avec cession opposition doivent être traitées manuellement par le contrôleur de règlement.

Quels autocontrôles sont-ils réalisés au moment de la saisie des cessions oppositions ?

La traçabilité des anomalies détectées est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

Comment les pièces justificatives de ces opérations sont-elles archivées ?

Un contrôle de supervision, et éventuellement lors du diagnostic du processus, de la mise en place et de l’effectivité de ces mesures a-t-il été effectué ?

Opération : Contrôle des intérêts moratoiresIntérêts moratoiresLe responsable de demande de paiement, pour les dépenses en mode facturier :

- contrôle les intérêts moratoires (IM) liquidés hors Chorus et saisit manuellement une DP directe de type “intérêtsmoratoires” dans Chorus ;

- visualise les DP de calcul automatique des intérêts moratoires saisies manuellement par le gestionnaire de DP (DPd’intérêts moratoires en référence à une avance) suivant le circuit de validation classique des demandes de paiement.

Pour les DP d’intérêts moratoires en référence à une avance, la modélisation suivante est à mettre en œuvre (cf. opération Enregistrement d’avance) :

- le gestionnaire de DP ou le responsable des demandes de paiement effectue le calcul du montant des intérêts moratoireshors Chorus ;

- il saisit manuellement une DP directe de type “intérêts moratoires” dans Chorus via la transaction FV60 (type de pièce “KO ”) ;

- dans cette demande de paiement, il référence la facture d’origine et l’EJ correspondant pour les besoins de restitutions ;

- la demande de paiement d’intérêt moratoire ainsi créée suit le workflow classique des DP dans Chorus (routéeautomatiquement dans la liste de travail du contrôleur de règlement).

La DP d’IM peut être elle-même soumise à intérêt moratoire si elle est payée en retard.

Les modalités de contrôle des intérêts moratoires (liquidation, délai de paiement...) sont-elles diffusées ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

54


Quelles sont les relations avec les services ordonnateurs sur cette question :

- les cas de non liquidation des intérêts moratoires leur sont-ils signalés ?

- les retards de paiement dus à la production tardive des services faits leur sont-ils communiqués?

- sont-ils sensibilisés à la nécessité de procéder à l’émission rapide des services faits et à la réduction du délai de transmission des pièces justificatives ?

Quels sont les éléments contrôlés (autocontrôles/contrôles de supervision) ?

La traçabilité des anomalies détectées, des signalements aux services ordonnateurs et de leurs décisions en matière de paiement des intérêts moratoires est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

Les pièces justificatives relatives à ces opérations sont-elles archivées ?


Opération : Contrôle du versement de l’avance et Opération : Contrôle de la récupération del’avance

En fonction des caractéristiques du marché, l’État doit verser une avance au fournisseur.

Lorsqu’un paiement partiel, définitif ou un solde est effectué sur un EJ pour lequel une avance a été payée, un message alerte le gestionnaire de DP de l’existence de cette avance sur cette commande, qui peut alors récupérer manuellement l’avance.

Les modalités de contrôle des versements d’avances et de leur récupération sont-elles diffusées ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.La traçabilité des anomalies, des suspensions et demandes de régularisation notifiées aux services ordonnateurs est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

Quels sont les éléments contrôlés s’agissant du versement des avances et de leur récupération ?


Opération : Contrôle de la retenue de garantieLes modalités de contrôle des retenues de garantie sont-elles diffusées ? Le cas échéant à produire aux auditeurs.

La traçabilité des anomalies, des suspensions et demandes de régularisation notifiées aux services ordonnateurs est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

Quels sont les éléments contrôlés s’agissant des retenues de garantie ?

Un contrôle périodique est-il réalisé visant à s’assurer de la justification des retenues de garantie comptabilisées (autocontrôle) ?

55



Opération : Archivage et transmission des pièces justificativesQuelles sont les règles suivies par le comptable en matière de conservation des documents comptables et des pièces justificatives ?

Les relations sur ce point entre les services ordonnateurs et comptables sont-elles formalisées (convention...) ? Ont-elles été diffusées ?

Des restitutions Chorus sont-elles utilisées pour faciliter le classement et la transmission des PJ ?

La traçabilité des pièces justificatives, des documents comptables des avances, ou encore des courriers ou courriels de transmission des anomalies, suspensions et demandes de régularisation aux services ordonnateurs est-elle garantie ? Sur quel support ? Le cas échéant à produire aux auditeurs

Le contrôle du correct archivage au fil de l’eau (autocontrôle) est-il mis en place ?

Le contrôle de suivi des signalements et demandes formulés par le comptable et relances éventuelles (autocontrôle) est-il mis en place ?

Un contrôle de supervision, contemporain par est-il effectué ? Selon quelles modalités ?


Tâche 9bis : Visa – Dépense hors mode facturier (comptable)Cette tâche relève du comptable, service dépense hors mode facturier de la DDFiP/DRFiP ou du SCBCM (contrôleur du règlement).

Cf. tâche 9.

Procédure 6 : Inventaire - hors mode facturierDeux catégories de charges sont à rattacher à l’exercice :

- les charges constatées d’avance :

La charge a été comptabilisée au cours de l’exercice mais le service fait interviendra partiellement ou intégralement sur le ou les exercices suivants. Contrairement aux charges à payer, les charges constatées d’avance ne sont comptabilisées que pour certaines catégories de charges. Il s’agit essentiellement des achats non stockables (électricité, eau, gaz...) et des prestations de services (loyers, primes d’assurances, abonnements...) payés d’avance.

- les charges à payer :

La charge à payer est une charge qui a donné lieu à service fait au cours de l’exercice mais n’a pas été comptabilisée avant la clôture de ce dernier.

Tâche 11 : Traitement comptable des charges à rattacher - charges constatées d’avance(comptable)

La procédure est en cours d’actualisation

Tâche 12 : Recensement des charges à rattacher à l’exercice – charges à payer (comptable)La procédure est en cours d’actualisation

56


Tâche 14 : Traitement comptable des charges à rattacher - charges à payer (comptable)La procédure est en cours d’actualisation

57

4. Modèle de fiche de test

Mission d’auditProcessus « commande publique » / MP3 « exécution des dépenses »

Référence :


NATURE DES TRAVAUX CONSTATATIONS ET OBSERVATIONS

P.J.

58

5. Annexes5.1. Les variantes de présentation des cahiers d’audit interne

budgétaire, budgétaire et comptable relatifs au MP3 « Exécution des dépenses »-processus commande publique

Pour rappel, les outils d’audit interne budgétaire relatif au MP3 « Exécution des dépenses » - processus commande publique désormais à la disposition des auditeurs sont :– un cahier pratique d’audit comptable « processus commande publique »,– un cahier pratique d’audit budgétaire « Exécution des dépenses – processus commande publique »,– un cahier pratique d’audit budgétaire et comptable « Exécution des dépenses – processus

commande publique », qui combine les deux précédents,– une grille d’articulation des risques CIC et CIB (explicitée en 5.2).

Chaque cahier pratique d’audit comprend trois éléments : o la matrice des risques : présentée sous forme de tableau, elle est le support de préparation de la

mission d’audit avec, pour chaque risque identifié, la cotation qui a été estimée a priori par l’auditeur ; c’est aussi le support d’exploitation des réponses et des observations qui lui permettent d’étayer le diagnostic final.

o le jeu de questionnaires de contrôle interne (QCI) : il s’agit du questionnement concret utilisable par l’auditeur pour apprécier le niveau de risque réel en fonction de l’existence des dispositifs de maîtrise des risques et de leur efficience.

o un modèle de fiche de test de permanence destiné à consigner les contrôles opérés et les constats effectués, ce qui permet d’assurer la traçabilité.

Par ailleurs, pour réaliser une mission d’audit (de nature comptable, budgétaire ou mixte) qui vise à apprécier les dispositifs de contrôle interne, l’auditeur se reporte en tant que de besoin aux fiches de risque qui constituent précisément les supports méthodologiques de déploiement du contrôle interne5.

Elles prennent, dans l’approche comptable, la forme de référentiel de contrôle interne et dans l’approche budgétaire, la forme de fiches d’aide à l’élaboration des matrices ministérielles de risques. Ces fiches identifient les risques potentiels pouvant affecter la poursuite des objectifs fixés au contrôle interne6 ; pour chaque risque est décrit un dispositif de maîtrise (acteurs, procédure et méthodes) ainsi que les contrôles à associer.

Enfin, il faut garder en mémoire que les processus comptables d’une part, budgétaires de l’autre ne sont pas structurés de façon identique : les premiers relèvent de l’architecture cycle/processus/procédure/tâche/opération et les seconds de la structure macro-processus/processus/sous-processus/groupes d’activités. De ce fait, les risques ne sont pas appréhendés à la même maille : dans les référentiels de contrôle interne (ou fiches de risque), les risques comptables sont appréciés au niveau de l’opération tandis que les risques budgétaires le sont au niveau du groupe d’activités.

5 Cette démarche est également complétée de l’analyse de cartographies des risques existantes, de plans d’actions associés et de résultats de missions d’audit interne antérieures.6 Pour le CIB, objectifs de qualité de la comptabilité budgétaire et de soutenabilité budgétaire ; pour le CIC, objectifs de qualité comptable.

59

Les deux cahiers pratiques d’audit qui intègrent le domaine budgétaire ont été confectionnés dans la logique classique et identique à celle suivie pour le volet comptable, c’est-à-dire calés sur les fiches de risque. Par souci d’homogénéité, les formats de présentation ont également été conservés à quelques variantes près. Cependant, la différence de structure rappelée supra a nécessité un traitement particulier qui a conduit à l’élaboration préalable d’une grille d’articulation des risques CIC et CIB dont les modalités de construction sont détaillées ci-après.

5.1.1. Cahier pratique d’audit budgétaire « Exécution des dépenses – processus commande publique

Les variantes de présentation par rapport au cahier pratique d’audit comptable sont les suivantes : la matrice des risques est structurée autour du groupe d’activés, maille d’analyse du CIB (le CIC

intervient, quant à lui, au niveau de la maille opération) ; un champ « objet de l’audit » est substitué au champ « nature des contrôles attendus » pour mieux cibler les points majeurs à auditer.

Cahier pratique d’audit budgétaire

Cahier pratique d’audit comptable

Identification des besoins justification

Risque 1 : absence de formalisation de l'identification globale des besoins

MOYEN

Documentation : établissement et diffusion d'un document récapitulant la stratégie d'achat.Traçabilité des besoins exprimés par les services prescripteurs (cartographie des dépenses et des besoins).Organisation : contrôle de la formalisation d'une stratégie d'achat (autocontrôle). Éventuellement, contrôle de supervision, lors d'un diagnostic, de la mise en place et de l'effectivité de ces mesures.



Identification des besoins réalité Risque 2 : incompétence

pour identifier le besoin

Documentation : diffusion d'un organigramme fonctionnel détaillant les attributions de chaque acteur.Traçabilité des personnels à l'origine de l'identication des besoins. Organisation : contrôle réalisé au moment de l'identification des besoins de la cohérence avec la stratégie d'achat (autocontrôle). Contrôle de supervision contemporain lors de l'expression du besoin. Éventuellement, contrôle de supervision, lors d'un diagnostic, de la mise en place et de l'effectivité de ces mesures.




e

Nature des contrôles attendus


des contrôles


des contrôles

Réponses d'audit Critères de

qualité comptable

Risques inhérentsOpérationRecommandations /

constats d'audit : Réf. Document de travail

Niveau de risque inhérent

Niveau de

risque de CI


60

01 - Exprimer un besoin



MOYEN




01 - Exprimer un besoin


MP3R2 : Non maîtrise de la valorisation du besoin


Réf. Fiche de

Test détaillé

Réf. Fiche de Test de permanen

ce

Objet de l'audit

Niveau d'effectivit

é des contrôles

Niveau d'efficacit

é des contrôles

Processus MP3.P1_Décider une dépenseSous-processus MP3.P1.1 Exprimer un besoin

Réponses d'audit Critères CIB Risques inhérentsGroupe d'activités

Recommandations / constats d'audit : Réf. Document de travail

Niveau de

risque inhéren

Niveau de

risque de CI

Niveau de

risque résiduel

dans le jeu de QCI, pour chaque maille d’analyse (à savoir le groupe d’activités) sont précisés les différents objets de l’audit avec l’indication des risques potentiels afférents, ce qui facilite la consultation des fiches de risques correspondantes.

Cahier pratique d’audit budgétaire

MP3.P1.2 Instruire un dossier

03 - Formaliser un contrat

Risque Libellé Objet de l’audit

MP3R3 Non maîtrise de la fonctionnalité des investissements S’assurer de l’existence et de la diffusion d’une méthode d’appréciation de la

fonctionnalité des tranches

Vérifier que les dépenses d’investissement faisant l’objet d’une TF sont correctement définies, bien documentées, validées et suivies

Apprécier la cohérence des modalités d’affectation (montants, échéanciers) au regard des besoins exprimés et de leurs échéances

MP3R4 Insuffisance d'AE affectées par rapport au besoin de l’opération

MP3R5 Excès d'AE affectées par rapport au besoin de l’opération

Existe-t-il un processus pour valider et suivre un investissement sur TF (de son expression à sa validation, par un comité spécifique, le cas échéant) ?

Cahier pratique d’audit comptable

61

5.1.2. Cahier pratique d’audit budgétaire et comptable « Exécution des dépenses – processus commande publique

Pour la réalisation de ce guide, il a fallu préalablement procéder à l’articulation des risques CIC et CIB. Deux principes ont été retenus :

- les risques CIB sont intégrés dans le référentiel CIC ;- le niveau fin d’appréhension du CIC, l’opération, est le niveau qui rend le plus aisé la

correspondance entre les risques CIC et CIB.. Cette correspondance peut être fondée sur le dispositif de maîtrise de risque ou sur l’objectif de qualité du risque : lorsqu’elle existe, le risque a été placé en regard d’un risque CIC sinon il a été positionné simplement au niveau de l’opération. Une grille d’articulation (sous deux formats) a été établie ; le détail de cette constitution figure ci-dessous.

Les règles de présentation du cahier pratique d’audit comptable (cf. 5.1.1) sur le processus de la commande publique ont été retenues moyennant les enrichissements suivants : dans la matrice des risques coexistent les champs « nature des contrôles attendus » (pour les

risques CIC) et « objet de l’audit » (pour les risques CIB) ; pour faciliter la lisibilité, les risques CIB sont figurés en jaune et les risques CIB et CIC en correspondance sont soulignés par un encadrement pointillé. Les risques, CIC et CIB, apparaissent selon l’ordre de la typologie comptable (procédure/tâche/opération).

62

dans le jeu de QCI, au sein de la structure du guide comptable originel, le questionnement spécifique CIB a été inséré avec une couleur particulière pour le différencier du questionnement CIC (cf.5.1.1)

Tâche 4 : Demande de clôture de l’engagement juridique (service prescripteur)

Opération : Enregistrement d’une demande de clôture d’engagement juridiqueLa création de la demande de clôture de l’engagement juridique s’opère par le biais d’un formulaire, via Chorus formulaires (ou autre dispositif similaire).

Les modalités de clôture d’engagement juridique des commandes (dont les modalités d’initialisation d’une demande de clôture d’engagement juridique, et plus généralement les modalités de renseignement des formulaires pour ce type d’opérations) sont-elles documentées et diffusés ? Le cas échéant transmettre ces documents aux auditeurs.



Ainsi construit, ce cahier permet à l’auditeur, pour une mission couvrant les volets comptable et budgétaire, de mener dans un même enchaînement le questionnement sur les deux volets et de traiter de façon indépendante, selon la nature du risque, les observations effectuées.

5.2. La grille d’articulation des risques CIC et CIB

La grille d’articulation est constituée de deux onglets techniques et d’un onglet de présentation (qui reprend les éléments exposés ci-dessous).

Onglet « Intégr. risques CIB dans CIC » : les risques CIB ont été intégrés dans la matrice des risques CIC du processus « commande publique ».

Le tableau se divise en deux parties : la partie gauche concerne les risques CIC présentés dans l’ordre du RCI, c’est-à-dire selon la

logique procédure/tâche/opération ; le risque est rattaché à l’opération. la partie droite concerne les risques CIB qui sont mis en correspondance selon les règles

décrites ci-après.

Règles de positionnement du risque CIB dans la structure CIC – Lorsque le risque budgétaire et le risque comptables se révèlent proches, le rattachement du

risque budgétaire se fait directement au niveau du risque comptable (c’est-à-dire sur la même ligne du tableau où figure le risque CIC).

63

Exemple : à l’opération CIC « Enregistrement d’une demande d’engagement juridique qui porte le risque potentiel (risque n°6) « imputation comptable erronée » est rattaché le risque CIB « Erreur d'imputation des EJ (nature ou destination) » (MP3R11).

– Si la correspondance relève plutôt d’un critère ou d’un dispositif commun alors le rattachement du risque budgétaire est opéré à la suite du risque comptable.Exemple : cas du risque « Omission d'imputation des EJ aux fonds de concours / attributions de produits » (MP3R12) vis-à-vis de l’opération CIC « Enregistrement d’une demande d’engagement juridique ».

– lorsqu’un risque budgétaire ne peut pas être mis en correspondance avec un risque comptable d’une opération du référentiel CIC, il est positionné en tête de cette opération avant les risques comptables qui lui sont rattachés. Exemple : l’opération CIC « Enregistrement des modifications de l'engagement juridique » ne porte pas de risque équivalent au risque CIB « Absence de mise à jour des affectations » (MP3R20). Ce risque CIB est positionné avant la mention du premier risque CIC (risque 15) rattaché à l’opération.

64

– Pour éviter d’alourdir le tableau, le risque CIB budgétaire « Pièces justificatives manquantes ou erronées » (MP3R18) n’apparaît qu’une seule fois pour une même opération du référentiel CIC, bien qu’il couvre simultanément la traçabilité et l’archivage qui font l’objet de deux risques distincts dans le référentiel CIC.

– Certains risques CIC comportent en colonne « libellé du risques CIB » la mention « risque budgétaire également ». Il s’agit de risques identifiés dans le RCI comptable mais qui ne sont pas exclusifs d’une composante budgétaire que le dispositif de maîtrise des risques mis en place doit traiter. La majorité d’entre eux se situe en fin de chaîne de la dépense (à partir de l’attestation du service fait).

Onglet «Inventaire des risques CIC CIB » : cet onglet reprend les éléments du tableau du 1er onglet présentés selon une structure qui permet l’utilisation des fonctionnalités de tri et de filtre du tableur. Les risques CIC et CIB se succèdent selon l’ordre qui résulte de la construction retenue pour le 1er onglet.

Les codes des risques budgétaires sont ceux figurant dans les fiches de risques associées aux macro-processus ; une codification des risques CIC ad hoc a été créée à partir de la nomenclature du référentiel de CIC.Exemple : le code T5R2 « engagement juridique clôturé à tort » est le risque inhérent n°2 de la tâche n°5 « clôture de l'EJ ».

65

Une colonne spécifique « référence de(s) risque(s) en correspondance » fait apparaître, le cas échéant, les correspondances de risques CIC et CIB. Exemple : le risque CIC T2R1 est en correspondance avec les risques CIB MP3R7 et MP3R9.

Ce tableau permet également de faire le lien entre la structure du MP3 (processus/sous-processus/groupe d’activités) et celle du processus comptable (procédure/tâche/opération).

66

Documents

Cahier pratique d'audit budgétaire et comptable « Exécution des