CALITATEA SI ASIGURAREA CALITATII IN MENTENANTA

INDUSTRIALA

Abordarea pe baza de proces a managementului mentenantei

Prof. dr. Ing. ZEVEDEI NICOLAE ION Universitatea Tehnica de Constructii Bucuresti

SUMMARY

The report is based on the first part of the author’s larger work called „THE QUALITY AND QUALITY INSURANCE

OF INDUSTRIAL MAINTENANCE“.

It is well known that the ISO 9001: 2008 norm has a generic character and can be used by any type of public service/

production organizations, irrespective of size.

The ISO 9001: 2008 norm, a different version from the older one, states a process-based approach of the quality

maintenance efficiency as far as its development and improvement are concerned.

The industrial maintenance, as public utilities, is one-of-a-kind. The approach of its management according to the ISO

9001: 2008 norm can create problems to interested organizations unless a suitable decoding of the respective reference

system is available.

The present work aims at helping organizations interested in the management of industrial maintenance according to the

ISO 9001 norm. Firstly, the work presents the normative definitions of some concepts regarding maintenance and quality,

in general, concepts used in the management of maintenance quality. The main part of the report deals with the process-

based approach of maintenance management. The maintenance process and its components are defined and examined, as

well as some aspects regarding the conception and development of the maintenance process.

Keyworrds : ISO 9001:2008,maintenance management , process based approach ,

INRODUCERE SI SUMAR

Calitatea si asigurarea calitatii in mentenanta industriala au doua abordari complementare [7]:

- prima abordare este specifica FUNCTIEI MENTENANTA a organizatiilor de productie

care trebuie sa participe la fabricarea de produse cu zero defecte ;

- a doua abordare este specifica PRESTATORILOR DE SERVICII DE MENTENANTA ,

interni organizatiilor de productie ( serviciile/ departamentele mentenanta ) sau externi

acestora (unitati specializate in prestarea de servicii de mentenanta pe baza de contract sau la

comanda), care trebuie sa asigure servicii capabile sa satisfaca nevoile exprimate de

utilizator.

Ambele abordari , in cazul solicitarii certificarii sistemului de management al calitatii ,presupun

respectarea exigentelor normelor ISO 9001: 2008.

Este cunoscut ca aceste norme , in versiunea 2008 ,au un caracter generic , in sensul ca sunt aplicabile

tuturor sectoarelor de activitatea , de la marile intreprinderi la IMM-uri , de la intreprinderile de

productie la intreprinderile de servicii si administratie publica .

Mentenanta industriala , ca activitate de servicii , prezinta insa o specificitate aparte .

Un alt aspect legat de normativul ISO 9001:2008 este structura modificata a sistemului de

management al calitatii .Vechea structura specifica normativului seria 1994 , bazata pe un check-list

de 20 exigente , a fost inlocuita cu o structura bazata pe procese. Ca urmare sistemul calitatii in

mentenanta va trebui proiectat de utilizator potrivit modelului de proces , model care-i permite sa-si

evidentieze usor propriile sinergii , similitudini si diferente.

Laloux [3]mentiona in lucrarea sa existenta unui vid in ceea ce privesc normativele care sa

propuna lecturarea normelor ISO 9001 pentru mentenanta . Ultimul document cunoscut in acest

domeniu al mentenantei industriale este norma FD X60-151 elaborata de Comisia de normalizare a

mentenantei apartinad AFNOR . Acest document elaborat in 1995 este considerat invechit chiar de

catre francezi , el nefiind reinnoit cel putin dupa aparitia normativului ISO 9001 ,versiunea 2008.

Prezenta comunicare face parte dintr-o lucrare mai mare care isi propune sa vina in sprijinul

organizatiilor interesate de managementul mentenantei in spiritul normativului ISO 9001:2008. In

lucrare sunt prezentate mai intai definitiile normative ale unor concepte ce tin de mentenanta si de

calitate , in general , concepte utilizate in managementul calitatii mentenantei . Partea de baza a

comunicarii se refera la abordarea bazata pe proces a managementului mentenantei.Se definesc si se

analizeaza procesul mentenantei si componentele acestuia , sunt tratate aspecte ce tin de conceptia si

dezvoltarea procesului de mentenanta .

Cuvinte cheie : ISO 9001: 2008 , managementul mentenantei , abordarea bazata pe proces ,

1. Conceptelor mentenantei si ale calitatii ce tin de calitatea managementului mentenantei .

Nu toti termenii care intervin in abordarile calitatii mentenantei sunt definiti de normativele ISO .

In lipsa acestora trebuie apelat la definitiile date de organismele nationale de normalizare . In cele ce

urmeaza am apelat la normativele franceze care , dupa parerea mea, sunt mai elaborate si mai coerente.

Mentenanta ( NF EN 13306 ) Ansamblul tuturor actiunilor tehnice , administrative si de management

de pe durata ciclului de viata al unui bun , destinate mentinerii sau restabilirii bunului in starea in care

isi poate indeplini functia ceruta .

Note[4]:

1.Mentenanta ecipamentelor industriale poate fi realizata de catre un serviciu de mentenanta

integrat -caz in care vorbim de functia mentenanta din cadrul organizatiei care detine si

exploateaza echipamente - sau de catre un prestator extern de servicii de mentenanta

.Mentionam ca cea mai mare parte a metodelor dezvoltate in cadrul unui serviciu de mentenanta

intern pot fi adaptate si la prestatorii de servicii de mentenanta externe .

2.Serviciul de Mentenanta integrat ( intern )trebuie sa fie receptorul nevoilor clientilor sai interni ,

productia in principal .

3.Prestatorul extern de servicii de mentenanta trebuie sa fie receptorul nevoilor in domeniul

mentenantei ale organizatiei cu care este sub contract .

4.Serviciul de mentenanta integrata asigura una din functiile importante ale oricarei organizatii

alaturi de cea de productie.

5.Este esential ca functia mentenanta si functia productie sa fie “orizontale ” , o interfata

ierarhica determina o subordonare incompatibila cu conservarea pe termen lung a

echipamentelor de catre mentenanta .

6.Mentenanta este in relatie interna cu : directia tehnica , directia financiara , directia personal ,

directia aprovizionare , magazia( in cazul in care este centralizata pe organizatie ) , serviciul

calitate .

7. Mentenanta poate fi si in relatii externe cu furnizorii sai , cu diversi prestatori si furnizori de

echipamente tehnice .

Functia ceruta [ NF EN 13306 ] Functia sau ansamblul de functii ale unui bun considerate ca

necesare pentru furnizarea unui serviciu dat .

Bun [ FD X 60 -000 ] Toate elementele , componentele , mecanismele , subsistemele . unitatile

functionale , echipamentele sau sistemele care pot fi considerate individual .

Nota :

In domeniul mentenantei , desi nu este normalizat , termenul bun este inlocuit cu termenul de

echipament.

Mentenanta corectiva (FD X60-000).Mentenanta efectuata dupa detectarea unui defect si destinata

readucerii entitatii intr-o stare care sa-i permita indeplinirea unei functii cerute .

Mentenanta preventiva (FD X60-000).Mentenanta efectuata la intervale determinate sau conform

unor criterii stabilite si destinata sa reduca probabilitatea de defectare sau inrautatirea functionarii unei

entitati .

Mangementul mentenantei (FD X60-000) Toate activitatile organismelor executive care determina

obiectivele , strategia si responsabilitatile care privesc mentenanta si care le pun in aplicare cu

mijloace ca planificarea , conducerea si controlul mentenantei , imbunatatirea metodelor in

intreprindere , inclusiv sub aspectele economice .

Management [ ISO 9000 ] Activitati coordonate pentru orientarea si controlul unui oganism .

Directie [ ISO 9000 ] Persoane sau grup de persoane care orienteaza si controleaza un organism la cel

mai inalt nivel.

Organism [ ISO 9000 ] Ansamblul instalatiiilor si persoanelor cu responsabilitati , putere si relatii.

Proces [ISO 9001-2000]ansamblul de activitati corelate sau in interactiune care transforma intrarile

in iesiri.

Carta mentenantei industriale ( CNMI – 1993 )-Document elaborat de CNMI- Comitetul National

al Mentenantei Industriale din Franta , in acord cu exigentele normelor ISO 9000.

Nota :

CNMI a propus in anul 1993 intreprinderilor , furnizorilor si subcontractorilor aderarea la Carta

Mentenantei Industriale constituita dintr-un set de 10 angajamente .Aderarea presupune

respectarea unui numar de principii in domeniul tehnic , organizational , comercial si legal

.Mentionam in acest cadru numai unul dintre angajamente :Dispunerea (n.a. de catre organizatie) a

unei organizari si a unei polivalente tehnice care sa permita tratarea interfetelor necesare la

executia sarcinilor pe care le-a acceptat .

2. Abordarea pe baza de proces a managementului mentenantei

2.1.Ce este procesul .

Asa cum s-a mentionat , procesul este o serie de activitati ordonate cronologic care transforma o

cantitate determinata de intrari intr-o cantitate de iesiri.

In reprezentare grafica un proces poate fi reprezentat ca in Fig . 1

Vorbind de mentenanta , INTRARILE sunt : resurse umane , competente , piese de schimb si

materiale consumabile , proceduri , mijloace tehnice , documentatia tehnica pentru mentenanta etc.

INTRARI TRANSFORMARE IESIRI

Mana de lucru

Mijloace

Materiale

Informatii

Metode

Mediu , etc.

Produse

Bunuri

Servicii

Informatii

Masuri , etc.

Fig.1. Reprezentarea generala a unui proces

Aceste intrari , dupa transformare de–a lungul procesului , devin IESIRI ca de exemplu :

disponibilitatea echipamentelor sau instalatiilor de productie , termenele respectate , mentinerea in

stare de utilizare a patrimoniului , experienta castigata , raportarea experientei etc.

Procesele, in general , pot fi descrise literal , sub forma unor fise , sau pot fi descrise grafic sub

diverse forme: diagrame bloc , harti , diagrame flux etc.

2.2.Abordarea procesului

Standardul ISO 9001- 2008 precizeaza ca abordarea pe baza de proces presupune aplicarea

unui sistem de procese in cadrul organizatiei , impreuna cu identificarea si interactiunile acestor

procese , precum si conducerea acestora pentru a produce rezultatul dorit.

In promovarea unei astfel de abordari bazate pe proces in dezvoltarea , implementarea si

imbunatatirea sistemului de management al calitatii se pleaca de la premiza ca functionarea eficace a

organizatiei este conditionata de identificarea si gestionarea tuturor proceselor corelate care

interactioneaza intre ele in cadrul acesteia .

Aceasta tema a fost pe larg abordata de Hertog [2] , Souris [7]si Laloux [3]

Abordarea procesului este o activitate de proiectare .Ea este realizata de catre echipa de specialisti

a organismului de certificare cu sprijinul directiei executive a organizatiei . Se are vedere definitia

procesului : ansamblul de activitati corelate sau in interactiune care transforma intrarile in iesiri.

Normativul ISO 9001 nu recomanda modele tip de proces . Decuparea activitatilor si prezentarea

acestora sub forma de proces depinde de fiecare organizatie [2]

Abordarea procesului consta practic din :

- identificarea si definirea proceselor activitatilor organizatiei ;

- definirea legaturilor /interactiunilor dintre procese;

- stabileste metodele de asigurare a resurselor pentru a sustine procesul activ si eficace ;

- evalueaza si selecteaza tipul si cantitatea de informatii necesare pentru monitorizarea si

masurarea procesului ;

- stabileste metodele pentru realizarea acestei monitorizari si masurari precum si pentru

analizarea sa ;

- determina mijlacele de prevenire a neconformitatilor si de eliminare a cauzelor lor .

Recomandari generale privind parcurgerea tuturor acestor etape sunt prezentate in [2] si [7].

Exigentele normativului ISO 9001 prevad descrierea proceselor sub forma literala simpla sau sub

forma grafica . Forma literala frecvent utilizata in practica este Fisa procesului . Dintre formele grafice

mentionam ; Diagrama bloc a procesului , Harta procesului , Diagram flux a procesului si Diagrama

de integrare a procesului.

Fisa procesului ( Fig.2 ) cuprinde informatii despre proces .

Diagrama flux a procesului ( Fig. 3 ) este o reprezentare matriceala , o schema logica care

reliefeaza legaturile actorilor cu activitatea sau grupul de activitati care definesc procesul .

La construirea Diagramei flux trebuiesc respectate o serie de principii :

- descrierea precisa a celor trei familii de procese (vezi Harta procesului ) si identificarea

proprietarului ( vezi Fisa proceslui );

- identificarea tuturor actorilor care intervin in proces ;

- o cartografiere realizata cu un program adaptat.

Harta procesului este o reprezetare grafica a ansamblului de procese din cadrul organizatiei cu

interactiunile dintre ele . Aceasta evidentiaza , in conformitate cu ISO 9001 , cele trei mari familii de

procese :

- Procesul de realizare ( procesul de baza ) - cel care contribuie la realizarea produsului ,

incepand cu identificarea cerintelor pana la satisfactia clientului ;

- Procesele suport –cel care contribuie la buna functionare a procesului de realizare ;

- Procesele de management – cel care contribuie la determinarea politicilor si la dezvoltarea

obiectivelor , permitand orientarea procesului de realizare si a proceselor suport.

Fig.2 . Fisa procesului . Sursa [2]

Fig.3.Diagrama flux a unui proces industial .Sursa [7].

.

Fig. 5 . Harta procesului unei organizatii prestatoare de servicii de mentenanta .Sursa [3].

In Fig.4 este prezentat un exemplu de structurare pe procese a unei organizatii de productie . Pot

fi identificate cele trei mari familii de procese mentionate mai sus . In cadrul Proceselor suport

Fig.4.Harta procesului unei organizatiei de productie .Sursa [3]

identificam Procesul mentenantei care defineste FUNCTIA MENTENANTA a organizatiei de

productie

2.3.Procesul mentenantei industriale.

Nu ne propunem sa prezentam procesul mentenantei sub forma de proces tip .

Nici nu este recomandat deoarece organizatia in care trebuie implemetat procesul , prin istoricul

ei , prin tipul de activitate desfasurata , prin experieta ei , este cea care opteaza prin propriul

management pentru un anumuit tip de proces .Vom prezenta insa o schema de proces ce poate fi

cartografiata de o maniera precisa functie de “ mediul ” in care va fi implementat procesul .Ne referim

la descrierea amanuntita in spiritul normativului ISO 9001 a fiecarei activitati , la prezentarea actorilor

acestor activitati ,

Inainte de a prezenta o Harta a procesului ,consideram util sa abordam aspecte ce tin de functiile

operationale ale mentenantei . Este evident ca aceste functii operationale trebuiesc regasite sub o

anumita forma ca subprocese ale procesului de mentenanta .Propunerea prezentata [4] in cele ce

urmeaza poate fi luata in considerare sau nu de echipa de proiectare a procesului de mentenanta .

Functiile operationale ale mentenantei ( nenormalizate ) sunt subfunctii ale functiei mentenanta

prin care se duc la indeplinire principalele misiuni ale mentenantei si anume : subfunctia metode

,subfunctia ordonantare si subfunctia realizare (Fig.6 )

Note [4]:

1. Subfunctia metode , preluata de biroul Metode, este caracterizata prin verbele de actiune : a sti

, a analiza , a prevede , a anticipa si a imbunatati . Biroul Metode are o pozitie strategica in

cadrul Serviciului Mentenanta prin aceea ca stabileste politicile si orientarile si pune in opera

proiectele ; este centrul resurselor documentare ; este placa turnanta de emisie si receptie a

fluxurilor informatice ale serviciului mentenanta ; este centrul de conducere a activitatilor

tehnice ; este centrul actiunilor de imbunatatire ; este utilizatorul sistemului informatizat de

management al mentenantei.

2 Subfunctia ordonantare , cunoscuta si cu termenul de planificare ,este caracterizata prin

verbele de actiune : a planifica , a coordona si a sincroniza .Biroul Ordonantare are ca misiuni:

Stabilirea cronologiei derularii diverselor activitati ; Optimizarea mijloacelor necesare in

functie de termene si de drumul critic ; Ajustarea incarcarilor ; Lansarea lucrarilor la momentul

potrivit cu luarea in considerare a tuturor mijloacelor disponibile ; Controlul evolutiei si a

sfarsitului lucrarilor ; Conducerea proiectelor ( previziune , optimizare logistica , evolutie si

respectul termenelor ); Analiza ecartului dintre previziuni si realizari .

3. Subfunctia realizare caracterizata prin verbele de actiune : a efectua , a verifica si a raporta Prin

Atelierul Central de Mentenanata si de catre echipe de interventie sunt efectuate toate

interventiile preventive si corective , uneori si ameliorative , stabilite si pregatite de catre

Biroul Metode si ordonantate de catre Biroul Ordonantare .

In ceea ce priveste Harta procesului ( Fig.. 6 ) recomandam varianta J.P. Souris [7]

In centrul hartii procesului mentenantei identificam subprocesele de realizare a mentenantei , in

primul rand a subproceselor considerate majore : Procesul mentenantei corective si Procesul

Functii METODE

Analiza lucrarilor

Prepararea lucrarilor

Exploatarea

feedbackurilor

ORDONANTARE

Estimarea incarcarilor

Planificarea lucrarilor

Repartitia si urmarirea lucrarilor

Gestiunea milloacelor logistice

REALIZARE

Interventii corective

Interventii preventive

Alte lucrari Activitati

principale

Fig 6 . Functiile operationale ale mentenantei

mentenantei preventive . Identificam in jurul Procesului mentenantei Procesele suport precum :

Gestionarea resurselor umane , Asigurarea securitatii interventiilor , Procesul de achizitii ,

Gestionarea contabila si financiara . Nu au fost precizate insa Procesele de Management precum

Directia , Calitatea si imbunatatirea continua.

.

Fig. 7 . Harta procesului mentenantei industriale .Sursa [7].

2.4.Procesele mentenantei corective si preventive .

Pentru cele doua tipuri de mentenanta vom prezenta partial documentele de descriere grafica.

Pentru mentenanta corectiva este prezentata Harta procesului( Fig.8) si Shema bloc de incadrare a

procesului de pregatire ( Fig.9).

Mentenanta corectiva , in conformitate cu Fig.8 , este structurata in trei subprocese :

- Pregatirea mentenantei corective ;

- Realizarea mentenantei paliative ;

- Realizarea mentenantei curative .

Aceasta structurare a avut in vedere clasificarea mentenantei corective , inca nenormalizata de ISO

, in mentenanta paliativa ( metenanta de tip corectiv principial constituita din actiuni cu caracter

provizoriu , numite curent depanari ) si mentenanta curativa ( mentenanta alcatuita din actiuni

corective care au ca obiect restabilirea functiei cerute , rezultatul activitatilor avand un caracter

permanent ; activitatile curative urmeaza de regula unor depanari ).

Comanda de lucru CL

PREGATIRE

Bonul de Lucru

BL Definirea

modurilor de

operare

Definirea

necesitatilor

Editarea

documentelor

Ordonantare

Echipa de

interventie

Exploatarea Feedbackului ( analize ,

expertise , diagnostice..) Banca de date interne ( norme de timp

, istorici….)

Dosarele tehnice ( DTE )

Fig.9. Pregatirea actiunilor de mentenanta corectiva .Sursa [4]

Fig. 8 .Harta procesului mentenantei corective .Sursa [7]

Pregatirea prezinta unele dificultati deoarece trebuiesc facute anumite anticipari .Aceste anticipari

sunt facute ( de regula ) de catre un agent al Biroului Metode , cunoscator al situatiei din situ.Acesta

trebuie sa prevada parametrii de executie ai lucrarii , sa identifice problemele potentiale , sa defineasca

necesitatile dupa care sa intocmeasca documentele pregatirii.

Pregatirea unei actiuni corective se poate face inaitea defectarii ( cazul defectarilor asteptate cu

pregatire anticipata ) sau dupa defectare( cazul unei defectari neprevazute cu pregatire “la cald ”)

In Fig.9 este prezentata sub forma de schema bloc procesul pregatirii mentenantei corective in

cazul mentenantei realizate de Serviciul intern integrat de mentenanta .

In cazul mentenantei externalizate pregatirea acesteia este mai greoaie deoarece trebuiesc precizate

in plus o serie de clauze tehnice care se refera la : masurile de securitate , modalitatile de acces in situ ,

natura ajutorului logistic intern , competenta personalului prestator si conditiile lor de lucru ,

modalitatile de control al activitatii ce trebuie realizata .

O buna pregatire presupune asigurarea securitatii interventiei, conducerea fara ambiguitate a

operatiilor succesive , anticiparea dificultatilor , reducerea improvizatiilor , evitarea timpilor

neproductivi .

In ceea ce priveste natura documentelor , in varianta traditionala , mentionam : Comanda de lucru

CL care poate constitui uvertura unor posibile imputatii , Ordinul de lucru OL destinat Ordonantarii si

Bonul de lucru BL care serveste ca document de inregistrare a lucrului ( activitatii ) efectuate si care

trebuie vizat de seful echipei de interventie .

Fig.10 . Diagrama flux a procesului mentenantei corective de tip paliativ .Sursa [7 ]

Procesele de realizare a mentenantei corective , ca de altfel si cele ale mentenantei preventive ,

sunt dependente de modul de organizare a mentenantei(centralizata sau descntralzata) ,de prestatorul

de servicii de mentenanta ( serviciul de mentenanta intern sau organizatia externa specializata in

servicii de mentenanta ).

Diagrama fluxului prezentatat in Fig.10 evidentiaza elemente ale proceselui mentenantei paliative.

Mentionam tipul interventiilor corective posibile:Depanarea,actiune cu caracter paliativ;

Reparatia , actiune de restabilire definitiva ; Inlocuirea standard a unui subansamblu sau ansamblu al

echipamentului ; Incercarea de buna functionare dupa interventie ; Incercarea de conformitate care

este destinata aprecierii unor caracteristici ale echipamentului ca sunt sau nu sunt conforme

exigentelor nominale . Alti termeni generici care se raporteaza la actiunile cu caracter corectiv :

reglarea , lubrifierea , demontarea sau montarea .

Mentenantea preventiva presupune urmatoarele subprocese : Definirea mentenantei preventive

materializata prin Planul de Mentenanta , Pregatirea mentenantei preventive , Realizarea mentenantei

preventive

Procesul de pregatire are la baza Planul de mentenanta preventiva , document care sintetizeaza

elementele care sprijina mentenanta unui echipament si de la care se porneste la organizarea

mentenantei preventive .

Schema bloc a procesele de pregatire si de realizare ale mentenantei preventive sistematice este

prezentata in Fig .11.

In ceea ce priveste mentenanta preventiva conditionala ne limitam la precizarea sarcinilor

specifice pregatirii : Alegerea modului de colectare a informatiilor , Definirea procedurilor dupa

alarmare si Organizarea interventiei conditionale ( identica cu interventia corectiva )

Operatiile de mentenanta preventiva pot fi :

- Operatii de supraveghere preventiva precum : Inspectiile , Controalele , Testele , Supravegherea in

functionare , Supravegherea activa , Rondurile si Vizitele ;

- Interventiile preventive : Reglajele , Inlocuirile standard , Reviziile .

In Fig. 12 este prezentata Diagrama flux a Procesului de mentenanta preventiva care evidentiaza

numai interventiile cu caracter preventiv .

Buget alocat

Politica de mentenanta

Criticitatea echipamentului

Aspecte reglementate

Recomandarile

construcorului

Analiza datelor

Alegerea perioadelor

Colectarea datelor

operationale

Intocmirea raportului

interventiei

Inregitrarea raportului

Receptia echipamentului

REALIZAREA

PREVENTIVULUI

Pregatirea operatiilor

Scadentar si intervale

Comanda pieselor de

schimb

Planificarea preventivului

Lansarea interventiei

Fig.11. Pregatirea si realizarea mentenantei

preventive sistematice

Fig.12. Diagrama flux a procesului mentenantei preventive .Sursa [7]

Bibliografie

1.Duret , D., Pillet, M., Qualite en production , Editions d’Organisation ,Paris , 1998

2.Hertog, N., Procedura completa de implementare ISO 9001 –acum nimic mai simplu .Ed.Forum ,

Bucuresti ,2007

3.Laloux , G.,Management de la maintenance selon l’ISO 9001 :2008 ,AFNOR Edition ,Paris ,2009

4.Monchy , F., Vernier , J.P., Maintenance , Methodes et Organisations,Dunod ,Paris , 2010

5.Zevedei , N.I., Mentenanta sistemelor mecanice complexe , curs UTCB , Bucuresti ,2009

6.Zevedei ,N.I., Sistemul de mangement al calitatii , curs UTCB , Bucuresti ,2010

7.*** Pratique de la Maintenance Industrielle , Les Referentiels Dunod

8.*** Normativele ISO 9000 : 2000 ; ISO 9001 : 2008