CAMARA DE COMERCIO E INDUSTRIA PERUANO-ALEMANA

DEUTSCH-PERUANISCHE INDUSTRIE- UND HANDELSKAMMER Lima, 10 de julio 2014

Cómo alcanzar el Éxito en Ferias Internacionales

Contenido:

I. Las ferias como instrumento de marketing

II. Planificación y organización de la participación ferial

III. El Area de Ferias de la Cámara Alemana

Las ferias internacionales especializadas: Herramientas de marketing multifuncionales

Objetivos que se pueden lograr, sujetos a la feria y a la preparación adecuada de la empresa:

Darse a conocer / presentarse en el mercado como empresa con sus productos/servicios, como institución jjj y/o país

Establecer contactos con potenciales jjjjclientes internacionales

Probar y/o lanzar nuevos productos o servicios

Las ferias internacionales especializadas: Herramientas de marketing multifuncionales

Objetivos que se pueden lograr, sujetos a la feria y a la preparación adecuada de la empresa:

Cerrar contratos de venta

Mantener y desarrollar contactos personales existentes

Fortalecer la identidad corporativa de la empresa y mostrar constancia

Acuerdos de cooperaciones diversas

Las ferias internacionales especializadas: Herramientas de marketing multifuncionales

Objetivos que se pueden lograr, sujetos a la feria y a la preparación adecuada de la empresa:

Estudiar la situación actual del mercado (recopilación y análisis de información)

Observación de la competencia

Evaluación de la competitividad jjjjde la propia empresa

Las ferias internacionales especializadas: Herramientas de marketing multifuncionales

Objetivos que se pueden lograr, sujetos a la feria y a la preparación adecuada de la empresa:

Requerimientos de los potenciales jjj jjjjclientes/compradores (sus reacciones jjjja la oferta presentada)

Descubrir nichos de mercado / desarrollar nuevos productos

Conocer las tendencias, novedades y jjjjjcambios del mercado

La Feria como Instrumento Multifuncional

Objetivos de Expositores en ferias

Fuente: Encuesta realizada a 500 empresas expositoras en ferias especializadas - Auma

Ejemplo feria FRUIT LOGISTICA:

Objetivos de los Expositores y grados en que se alcanzaron (2013)

Fuente: Messe Berlin

Cómo alcanzar el Éxito en Ferias Internacionales

I. Las ferias como instrumento de marketing

II. Planificación y organización de la participación ferial:

1. Evaluación, selección de la feria adecuada y toma de decisión

2. Cronograma de actividades

3. Cómo organizar el stand individual

4. Trabajo de marketing pre- y postferial

III. El Area de Ferias de la Cámara Alemana

Algunos criterios de evaluación previa de cada empresa para la toma de la decisión de participar en una feria:

• ¿Estoy en condiciones de presentar una oferta de productos o jjjjservicios competitiva?

• ¿Tengo suficiente conocimiento sobre mis mercados objetivos?

• Definir los objetivos propios

• Cruzar la información de la feria a elegirse con las características y los jjjobjetivos de la empresa

• Comparar los beneficios esperados vs. la inversión requerida

Algunos criterios de evaluación previa de cada empresa para la toma de la decisión de participar en una feria:

• Participar en ferias es un proceso y una inversión a mediano o largo plazo

• Gran parte del éxito que pueda tener el expositor está sujeto al nivel de jjjcalidad de la organización y el trabajo de marketing antes, durante y jjjdespués de su participación en la feria…

• ... y de su capacidad de encontrar la forma óptima de atraer y convencer a jjjsus grupos objetivo Evaluar la alternativa de primero asistir a la feria de su sector como jjjjvisitante observador

Criterios de Selección de la Feria adecuada

• El producto o servicio concuerda con el tema de la feria

• Se llega a los grupos objetivo

• Importancia en el mercado por el lado de la oferta

• Utilidad adicional: - grupos objetivo secundarios - actividades complementarias

• Tendencias económicas y del desarrollo del mercado

• Situación y objetivos propios

Análisis de la Feria seleccionada

Las grandes ferias internacionales generalmente están en condiciones de proporcionar, entre otros, los siguientes informes y estadísticas destinados a la evaluación de sus características:

• Oferta de exposición detallada

• Datos y número de expositores por productos y por países

• Estructura de los visitantes por países, por tipo de actividad y jjjpor intereses en determinados sectores de la oferta de jjjexposición

• Encuestas de opiniones sobre la feria realizada a los expositores y visitantes

• Notas de prensa sobre tendencias generales del mercado observadas en la última feria

14

Fuentes para el Análisis y la Selección de Ferias

www.auma.de/es

7,000 ferias a nivel

internacional

4 idiomas: alemán, inglés,

español, francés

Acceso libre de costo

15

Fuentes para el Análisis y la Selección de Ferias Fuentes para el Análisis y la Selección de Ferias

Formas de Participación como Expositor

• Expositor individual

• Expositor dentro de un stand colectivo

Presupuesto de Inversión (stand individual)

1. Alquiler del espacio según tipo de stand

2. Inscripción en el catálogo

3. Construcción / Diseño / Decoración de stand

4. Mobiliario y equipos técnicos

5. Electricidad y agua

6. Limpieza

7. Decoración interna del stand

Presupuesto de Inversión (otros)

8. Agente de carga / Flete

9. Muestras y material de promoción

10. Intérprete / Anfitriona

11. Alojamiento

12. Vuelo (Pasajes)

13. Costo de personal y otros gastos administrativos internos

14. Otros

Cómo alcanzar el Éxito en Ferias Internacionales

I. Las ferias como instrumento de marketing

II. Planificación y organización de la participación ferial:

1. Evaluación, selección de la feria adecuada y toma de decisión

2. Cronograma de actividades (incl. participar con stand individual)

3. Cómo organizar el stand individual

4. Trabajo de marketing pre- y postferial

III. El Area de Ferias de la Cámara Alemana

Cronograma de Actividades seleccionadas hasta el inicio de la feria (a modo de ejemplo)

meses antes acciones a tomar

Evaluación de la situación propia, del mercado/de la feria, definición de objetivos Cálculo de costos y evaluación de recursos

Tomar decisión de participar

Inscripción para solicitar la reserva de stand Reserva de vuelo y alojamiento

15

12

8

Cronograma de Actividades seleccionadas hasta el inicio de la feria (a modo de ejemplo)

meses antes acciones a tomar

Elección de los productos y/o servicios a exhibirse Recepción y revisión de la confirmación de stand

Inscripción en el catálogo Planificación del stand, buscar constructor y solicitar cotización

Elaboración del material de promoción (catálogo, folletos, etc. de la empresa)

7

6

5

Cronograma de Actividades seleccionadas hasta el inicio de la feria (a modo de ejemplo)

meses antes acciones a tomar

Iniciar promoción / marketing preferial: • invitación a potenciales clientes • actividades de prensa

Solicitar cotización a agente de carga / información sobre reglamentos de importación

Solicitar servicios (intérprete, electricidad, etc.)

Confirmar constructor de stand

Trámite de visa

4

3

Cronograma de Actividades seleccionadas hasta el inicio de la feria (a modo de ejemplo)

meses antes acciones a tomar

Confirmar con agente de carga (envío de muestras) y línea aérea

Recopilar documentos importantes

Viajar

Verificar construcción del stand

Recibir muestras

Decoración interna del stand

2 semanas

1 semana 2 días

Cómo alcanzar el Éxito en Ferias Internacionales

I. Las ferias como instrumento de marketing

II. Planificación y organización de la participación ferial:

1. Evaluación, selección de la feria adecuada y toma de decisión

2. Cronograma de actividades

3. Cómo organizar el stand individual

4. Trabajo de marketing pre- y postferial

III. El Area de Ferias de la Cámara Alemana

Formulario(s) de Inscripción

Datos básicos de la empresa

Tamaño mínimo y máximo del stand

Ancho y profundidad del stand

Tipo de stand

Construcción de uno o dos pisos

Pabellón o exteriores

Productos a exhibirse

Otros Tipos de Documentos

Condiciones de participación

Planos del recinto ferial y de los halls

Documentación / formularios para pedir diversos servicios

Ofertas de ubicaciones y confirmaciones dede stands

Planos con la ubicación del stand

Fechas límites y la “letra chica”

Titulo Diapositiva

Ubicación del Stand

Distribución de los pabellones o halls en el el recinto ferial: por temas, por países o por productos, etc.

Ubicación de la competencia

Distancia a las principales puertas de entrada del hall y/o a los pasillos fffiprincipales

Los objetivos del expositor

Tamaño del stand

Algunas Reglas Generales para el Stand

Diseño, Construcción, Decoración y Equipamiento del Stand

Construcción abierta o cerrada

Área de exposición e información jjjj(productos o servicios a exhibirse, jjjjdegustaciones, etc.)

Área para reuniones

Salas cerradas para reuniones, jjjjpresentaciones u otro tipo de jjjjeventos

Cocina, almacén para folletos, jjjjjcatálogos y abrigos

Muebles (Counter, mesas altas y/o bajas y sillas)

Tipo, tamaño y ubicación del stand

Tipo de construcción

Elección del constructor

Diseño, Construcción, Decoración y Equipamiento del Stand

Iluminación

Decoración gráfica (gigantografías)

Vitrinas u otros para la exhibición de jjjjmuestras

Formularios para los protocolos de jjjjlas reuniones y encuestas

Folletos, catálogos, listas de precios y jjjjotros documentos para las jjjjnegociaciones

Equipos técnicos (teléfono, fax, jjjjinternet, refrigerador, etc.)

Bebidas y piqueos

Personal del Stand

Conocimientos sobre sus productos y mercados

Carácter comunicativo y conocimientos intraculturales

Amabilidad y paciencia

Conocimientos de idiomas extranjeros

Flexibilidad

Experiencia ferial

Capacidad de trabajar bajo presión

Apoyo externo (anfitrionas, intérpretes)

Atracciones del Stand

Presentaciones de productos o servicios exhibidos

Medios audiovisuales

Degustaciones

Artistas (grupos de músicos, bailarines, etc. son permitidos dependiendo de las normas de la feria y normalmente en días y/o horarios limitados)

Sorteos, concursos y/o regalos

Algunas medidas para atraer a los visitantes de la feria (cuáles de ellas son las adecuadas dependerá del grupo objetivo del expositor):

Atracciones del Stand

Transporte de los productos a exhibirse (muestras)

Se recomienda contratar a una empresa de transportes local con experiencia en jjjjferias y trabajar con un agente de carga oficial de la feria (suministro puntual, jjjjdocumentos requeridos, conocimiento de los requisitos aduaneros, etc.)

Ubicación y presentación de los productos a exhibirse

Ubicación y presentación de los productos a exhibirse

Stands: ejemplos

2004

2009

Stands: ejemplos

2009

2013

FRUIT LOGISTICA: La participación de expositores peruanos en la feria

desde la primera participación oficial de Perú en el año 2003 FRUIT LOGISTICA: El Pabellón de Perú organizado por PROMPERU

creció de 30 m² en el año 2003 hasta 510 m² en el 2014

2003 2014

Cómo alcanzar el Éxito en Ferias Internacionales

I. Las ferias como instrumento de marketing

II. Planificación y organización de la participación ferial:

1. Evaluación, selección de la feria adecuada y toma de decisión

2. Cronograma de actividades

3. Cómo organizar el stand individual

4. Trabajo de marketing pre- y postferial

III. El Area de Ferias de la Cámara Alemana

Promoción de los Expositores (algunas actividades)

Directa (personal) Indirecta

Inscripción en el catálogo impreso y jjjjvirtual de la feria

Trabajo de prensa vía medios jjjjespecializados

Gremios privados

Entidades gubernamentales

Avisos publicitarios

Cartas/Emails y/o tarjetas de invitación dirigidas a clientes y a potenciales clientes identificados

Envío de material informativo jjjjsobre los productos o servicios (folletos, catálogos, muestras, etc.)

Entradas de cortesía

Algunos aspectos para el tipo, contenido y la calidad del Material Promocional del Expositor

Tipo de materiales (folletos, catálogos, USBs, CDs, páginas web, etc.) dependiendo a los grupos objetivos “Menos puede ser más”, pero sin obviar los puntos más importantes del jjjjjmensaje que se desea transmitir y ajustarlos al interés esperado de los jjjjjgrupos objetivo El material debe dejar una imagen de optimismo, seriedad y profesionalismo, jjjjque coincida con la realidad del expositor La calidad del material debe cumplir con estándares internacionales

Algunos aspectos para el tipo, contenido y la calidad del Material Promocional del Expositor

Adaptación a los mercados / países (grupos objetivo del expositor) en todo jjjjsu contenido (traducción en los idiomas correspondientes, sólo inclusión de jjjjinformación y material grafico de interés para el receptor) Mostrar creatividad, respetando el sentido de “buen gusto” del grupo objetivo La información incluida debe ser fácil de entender y didáctica

Materiales de Promoción e Información de los Organizadores Feriales para los Expositores

(algunos ejemplos)

Material gráfico, por ej. stickers con el logo de la feria para pegarlos en la correspondencia

Folletos para visitantes y posters

Vales para entradas (dependiendo de la feria pueden tener un costo)

Canales de Promoción e Información de los Organizadores Feriales para los Expositores

Catálogo impreso y virtual de los expositores

Contactos de revistas especializadas, gremios especializados y otras jjjjinstituciones importantes de un sector

Sus páginas web y otras publicaciones incluyen en muchos casos informes jjjjactuales y tendencias sobre los respectivos mercados (según la temática de jjjjla feria)

El catálogo virtual de www.anuga.com

Titulo Diapositiva

El “Virtual Market Place”: Catálogo virtual de la feria ITB (acceso vía: www.itb-berlin.com)

Seguimiento Postferial

Cartas/Emails de agradecimiento a los visitantes

Envío rápido de documentos solicitados

Seguimiento (comunicaciones escritas, telefónicas jjjjj y/o visitas a empresa)

Responder las consultas en coordinación con los jjjjdepartamentos (ventas, logística, representantes, etc.)

Actividades internas: - Informes de las reuniones feriales a losjcolegas relevantes - Elaboración/actualización base de datos de contactos/clientes

Participar en las encuestas realizadas por los organizadores de la feria u otras institucionesjrelevantes

Seguimiento Postferial

Análisis de los protocolos de las reuniones en la feria y de las encuestas jjjjrealizadas a los visitantes del stand

Análisis de los resultados de la participación y, en caso satisfactorio, jjjjevaluación y planificación de la participación en la próxima feria, etc., etc. ...

Cómo alcanzar el Éxito en Ferias Internacionales

I. Las ferias como instrumento de marketing

II. Planificación y organización de la participación ferial

III. El Area de Ferias de la Cámara Alemana

Empresas peruanas en ferias “Made by Germany”

131

148

2012 2013

574

764

2012 2013

Visitantes

+ 33%

Expositores

+ 13%

2012 2013

1,771 2,077

Area de Exposición (m2)

+ 17%

Cámara Peruano-Alemana

Representante Oficial de Ferias Alemanas

Asesoramiento para expositores y visitantes

Información detallada sobre ferias

Los objetivos feriales y cómo lograrlos

Elección de la feria más adecuada para empresas y sus productos

Eficaz preparación ferial y seguimiento post-ferial

Condiciones de participación (inversión, plazos, etc.)

Servicios del Area de Ferias

Servicios del Area de Ferias

Venta de entradas para visitantes

Preparación y entrega de materiales informativos

Conferencias y seminarios

Coordinación con agencias de viaje para la elaboración de paquetes jjjpromocionales

Coordinación y organización de stands colectivos

Preparación ferial y seguimiento post-ferial

Venta de seguros médicos internacionales con tarifas preferenciales

Comercio Exterior

Ferias

Mediación

jobXchange

SES – Senior Experten Service

Plataforma de encuentro: Club empresarial Peruano-Alemán

Consultoría para empresas

Tarea pública / relaciones bilaterales

Nuestros servicios:

La Cámara de Comercio e Industria Peruano-Alemana

¡Muchas gracias por su atención!

Cámara de Comercio e Industria Peruano-Alemana

Av. Camino Real 348, Of. 1502

Telf: 441-8616 | www.camara-alemana.org.pe

Michael Rehmer

Gerente del Area de Ferias

mr@camara-alemana.org.pe