División de Litigios

29 de julio de 2014

Directores(as) y Subdirectores(as) de CSD Proyectos Especiales y Abogados Lcda. Carmen M. González Gorritz Gerente de Medición y Cumplimiento

Nuevos cambios en PROMAC

Como parte de las modificaciones realizadas en PROMAC se han incorporado los

siguientes cambios necesarios en el sistema: Transferencia de Casos, Clasificación de Casos de

Grupo y Autorización Cierre de Caso. A continuación le estaremos dando una breve explicación

de cada cambio:

I – Transferencia de casos:

Hasta ahora, los CSD utilizaban esta pantalla cuando transferían un caso a otro centro. La

misma se ha modificado para también ser utilizada en dos instancias:

• Cuando el SEC atiende un solicitante de servicio que ya tiene un señalamiento de vista en

un tribunal que corresponde a otro CSD o unidad de servicio distinto al de su área de

residencia. En esta situación el SEC transferirá directamente la solicitud de servicio al

CSD donde ubique el tribunal;

• Cuando el solicitante no tiene vista señalada pero al realizar la entrevista inicial el

abogado del CSD detecte que el caso tiene que radicarse en un tribunal fuera de la región

judicial del CSD, el centro procederá a transferir el caso al CSD donde ubique el tribunal.

II – Clasificación de Casos de Grupo:

Cuando el SEC reciba la solicitud de servicio y luego de comunicarse con la Unidad de

Trabajo Comunitario, la solicitud de servicio se clasificará en uno de los siguientes grupos:

A. Individuos - Para este grupo aplica el proceso de elegibilidad económica vigente. Se

define como un grupo de personas con una situación en común. Se hace la determinación

económica de cada miembro para determinar si cualifican para el servicio. Una vez hecha la

cualificación individual, se determina si el 50% de los solicitantes como mínimo son elegibles.

Es importante que el CSD recuerde que debe llenar un contrato de servicio y certificación de

ciudadanía por cada miembro del grupo.

B. Persona(s) o Cuerpo Representativo de Grupo o Comunidad – Bajo esta

clasificación la solicitud de servicio puede ser hecha por una persona o por varias personas en

representación de un grupo que no está incorporado o legalmente organizado. En esta

clasificación se representa principalmente a individuos que serían elegibles económicamente

para recibir asistencia legal con fondos LSC. Se incluye el total de personas que componen el

grupo y se hace la determinación económica del solicitante o personas que solicitan servicio en

representación del grupo para determinar que el 50% de los solicitantes como mínimo son

elegibles. Se le informará al solicitante que para la entrevista en CSD deberá presentar un

documento evidenciando la autorización de los componentes del grupo para representación. Es

importante que el CSD recuerde que debe llenar un contrato de servicio y certificación de

ciudadanía por cada miembro representante del grupo.

C. Corporación, Comunidad Organizada, Asociación o Entidad – Grupo que tiene

como principal actividad proveer servicios a personas en la comunidad que serían elegibles

económicamente para recibir asistencia legal con fondos de LSC y la asistencia solicitada está

relacionada a dicha actividad. En esta categoría de grupo no se considera la información

individual personal. CSD llenará un contrato de servicio y certificación de ciudadanía al

miembro autorizado a representar el grupo, corporación o asociación. Se incluirá el número de

miembros y se le informará al solicitante que para la entrevista inicial deberá presentar:

1. Resolución Corporativa autorizando la contratación y la Certificación de carencia de

fondos para contratar representación legal.

2. “Good Standing” del Departamento de Estado (Certificado de Cumplimiento). Este

certificado garantiza que la corporación cumplió con enviar sus informes corporativos

anuales y está al día en sus asuntos con el Departamento de Estado.

D. Organización con membresía - Grupo que tiene como principal actividad proveer

servicios a personas en la comunidad que serían elegibles económicamente para recibir asistencia

legal con fondos de LSC y la asistencia solicitada está relacionada a dicha actividad. En esta

categoría de grupo no se considera la información individual personal. CSD llenará un contrato

de servicio y certificación de ciudadanía al miembro autorizado a representar el grupo. Se

incluirá el número de miembros y se le informará al solicitante que para la entrevista en CSD

deberá presentar una Resolución autorizando la contratación y la Certificación de carencia de

fondos para contratar representación legal.

III - Autorización Cierre de Caso:

Según el Manual de Servicio al Cliente, Parte 4: Sección 2; Proceso para el trámite de

cierre de casos, el abogado, abogada o manejador de caso someterá al abogado gerente del CSD

o unidad el caso para autorización del cierre. El gerente recibirá los casos sometidos para cierre

y evaluará si cumplen con los requisitos y documentación necesaria, requeridas por SLPR y

LSC, registrando la aprobación del cierre en el sistema.

Se ha creado una herramienta adicional para que el gerente tenga disponible en el sistema

la lista de casos sometidos para cierre en donde podrá evaluar el caso y verificar si el expediente

obra archivado completamente en el sistema electrónico. Si al evaluar el caso falta alguna

información, es necesario hacer una corrección o falta un documento, el gerente podrá hacer una

anotación breve indicando el área a corregir.

El abogado, abogada o manejador de caso igualmente tendrá disponible esta herramienta. Se

mantendrá verificando esta pantalla para si algún caso ha sido devuelto proceder a hacer las correcciones

indicadas. Una vez corregido o completado el caso, el gerente evaluará nuevamente el caso; de estar

completado en el sistema correctamente, entonces autorizará el cierre y se reflejará el caso oficialmente

cerrado. En la lista solo se presentarán los casos que han sido sometidos para cierre y aún no se ha

autorizado el cierre. Una vez autorizado el cierre el caso no aparecerá en la lista.

Hemos anejado a este Memorando las instrucciones en forma detallada para que las tengan

disponibles para su referencia.

Servicios Legales de Puerto Rico

Nuevos cambios en PROMAC:

• Transferencia de Casos

• Clasificación de Casos de Grupo

• Autorización Cierre de Caso.

PROMAC Programa de Manejo de Casos

I-Transferencia para casos cuando tienen Vista en Tribunal o Agencia

Pantalla Manejo de Caso: seleccionar Transferencia

Al escoger Transferencia presentará pregunta relacionada a Vista.

De contestar en la afirmativa presentará la opción para escoger el pueblo donde se va a celebrar la Vista.

Lista de Pueblos en orden alfabético

Al seleccionar un pueblo el sistema presentará pantalla de Transferencia para indicar el centro

correspondiente o escoger centro diferente dependiendo del caso.

Al transferir caso – continuará el proceso igual al vigente. Sistema le asignará número de caso de acuerdo

al centro seleccionado.

II – Clasificación de Casos de Grupo

Pantalla Inicial

Al seleccionar “Crear Caso” presentará opción para escoger el Tipo de caso a ser creado:

Seleccionar “Grupal” . El sistema presentará opción para verificar parte contraria. El proceso

será igual al actual. Se verifica si la otra parte ha sido cliente de SLPR.

De tener parte contraria hacer la búsqueda en el sistema.

Presenta lista de casos

Seguir procedimiento actual

Luego de verificar la Parte contraria se pasa a escoger el Tipo de Caso Grupal a ser creado:

Selección de Grupo:

Al seleccionar el Grupo el sistema presentará las pantallas correspondientes.

A - Individuos: Llenar información de nombre del grupo, el propósito o actividad principal del

grupo y la Descripción del Problema para el cual están solicitando servicio.

Una vez entrada la información el sistema asignará el número de caso.

Pasar a llenar la información del Grupo:

Información individual por cada miembro del grupo. La pantalla se compone de dos partes:

Información del Grupo y área para incluir a cada miembro por separado.

Se escoge la opción para añadir miembro:

Llenar la información básica para verificar si el solicitante tiene casos en el sistema.

añadir

Pantalla para entrar la información del solicitante como miembro del grupo.

La información a llenar será solamente la Pantalla I – Datos Básicos, II-Datos Adicionales,

III-Elegibilidad y IV-Notas individuales.

Datos Adicionales

Determinación elegibilidad económica de cada miembro del grupo.

El proceso será igual al actual, Pantalla de ingresos, activos, factores, excepciones; el sistema

llevará automáticamente a la pantalla correspondiente según los ingresos de cada miembro.

Lista de miembros del Grupo:

El sistema identificará la elegibilidad económica de cada miembro individual.

Al lado derecho de cada miembro presenta unos símbolos para editar o eliminar un miembro del

caso. . El lápiz se utilizará para editar la información de ese miembro. Con el círculo rojo

se eliminará el miembro del grupo.

Luego de llenar la información de los miembros se pasará a completar la información del grupo.

1. Nombre Miembro Contacto: En el “pull down” aparecerá el nombre de cada uno de los

componentes del grupo. Seleccionar el nombre del miembro contacto, el sistema presentará la

información correspondiente a la persona escogida.

2. Información Adicional del Grupo: se llenará el teléfono y correo electrónico del grupo.

Determinación del Caso: SEC mantendrá el caso Sin Determinar.

CSD hará la determinación de aceptación o rechazo del caso.

Por tratarse de un caso grupal, la determinación de aceptación o rechazo del caso, se hará en una

sola pantalla, igualmente el trámite del caso. No habrá que entrar en cada miembro del grupo

para hacer la determinación o seguimiento del caso.

1

1

2

Próximo Grupo

II - Persona(s) o Cuerpo Representativo de Grupo o Comunidad - Bajo esta

clasificación la solicitud de servicio puede ser hecha por una persona o por varias personas en

representación de un grupo que no está incorporado o legalmente organizado. En esta

clasificación se representa principalmente a individuos que serían elegibles económicamente

para recibir asistencia legal con fondos LSC. Se incluye el total de personas que componen el

grupo y se hace la determinación económica del solicitante o personas que solicitan servicio en

representación del grupo para determinar que el 50% de los solicitantes como mínimo son

elegibles. Se le informará al solicitante que para la entrevista en CSD deberá presentar un

documento evidenciando la autorización de los componentes del grupo para representación. Es

importante que el CSD recuerde que debe llenar un contrato de servicio y certificación de

ciudadanía por cada miembro representante del grupo.

Proceso actual vigente sobre búsqueda de caso.

Verificar Parte contraria

Escoger Tipo de Grupo:

Se incliurá el número de miembros del grupo a ser representado.

Se realizará la elegibilidad económica de la persona o grupo que los represente.

Se escoge la opción para añadir miembro:

añadir

Determinación de ingresos

Si el grupo es representado por más de una persona presentará la elegibilidad económica de

todos los representantes.

Elegibilidad económica individual.

Adicional a la elegibilidad económica de los miembros, se pasará a verificar las características

socioeconómicas del grupo representado.

a. Si son elegibles económicamente y tienen características socioeconómicas - Cualifica

b. Si la persona o grupo que los representa no cualifica económicamente, tienen que identificar

las características socioeconómicas que demuestran que sus miembros podrían ser elegibles para

recibir asistencia legal con fondos LSC. De tener una o más características – Cualifica.

Pantalla de Determinación del Caso

CSD – determinará la Aceptación o Rechazo del caso.

Grupos adicionales:

� C - Corporación, Comunidad Organizada, Asociación o Entidad

� D - Organización con membresía

Estos grupos tienen como principal actividad proveer servicios a personas en la

comunidad que serían elegibles económicamente para recibir asistencia legal con

fondos de LSC y la asistencia solicitada está relacionada a dicha actividad. En

esta categoría de grupo no se considera la información individual personal. CSD

llenará un contrato de servicio y certificación de ciudadanía al miembro

autorizado a representar el grupo, corporación o asociación.

Crear Caso

Verificar Parte contraria - Proceso vigente

Escoger Tipo de Grupo:

Número de miembros

Llenar información del grupo:

Pantalla del Grupo. Seleccionar Editar, llenar la información del representante del grupo. Se

incluye información adicional del Grupo como Teléfono, Fax, Correo electrónico que

corresponde a la Corporación, Comunidad organizada o Asociación y puede ser distinta a la

información del representante del Grupo.

Una vez se completa la información del Grupo pasar a Pantalla: Documentos del Caso

Pantalla Documentos del Caso

Seleccionar: Documentos Requeridos

Presentará los documentos de acuerdo al Grupo.

Marcar encasillado indicando: Se le informó al cliente sobre documentos requeridos. Continuar

y Guardar caso.

Proceso elegibilidad económica para grupos: Corporación, Comunidad Organizada,

Asociación o Entidad y/o Organización con membresía

Solicitante informará Ingresos, Gastos y Activos. Se llenarán los encasillados correspondientes

Completar información requerida sobre elegibilidad.

De tener ingresos disponibles, el sistema presentará la cantidad sobrante de ingresos. El límite

para cualificar será de $10,000, si sobrepasa esta cantidad No Cualifica.

Si Cualifica económicamente se pasa a identificar las características del Grupo que demuestren

que sus miembros podrían ser elegibles para recibir asistencia legal con fondos LSC.

Certificación: CSD imprimirá documento para la firma del solicitante y se incluirá en los

documentos del caso.

Determinación del Caso – Centro u oficina determinará la Aceptación o Rechazo del caso.

III – Autorización de Cierre de Casos

Pantalla - Cierre del Caso

DATOS SOBRE EL CIERRE DEL CASO

¿Desea someter caso para cierre? SI NO

Al contestar en la afirmativa, el sistema le permitirá llenar los encasillados correspondientes.

� Codificación de Cierre: escoger el código relacionado al servicio brindado en el caso.

Abogado Responsable del Cierre: Abogado que brindó el servicio a cliente.

Acción Limitada: Escoger opción correspondiente de acuerdo al servicio ofrecido. Esta opción estará disponible solamente para casos de acción limitada.

Fecha del cierre: Fecha en que se cierra el caso

Estatus Cliente: Demandante, Demandado, Otros, Peticionario, Querellante, Querellado, Reclamante

Incluyó Apelación: Si No

Núm. Apelación: Si el caso incluyó apelación presentará pantalla para anotar Número del caso en PROMAC. Nuevo caso para trámite apelación.

� Tribunal Superior: número de caso en el tribunal

� Tribunal Supremo: número de caso en el tribunal

� Tribunal Apelativo P.R.: número de caso en el tribunal

� Tribunal Apelativo Federal: número de caso en el tribunal

Se logró objetivo: Si / No Al contestar en la afirmativa el sistema presentará la opción de:

Resultado: Ganado, Perdido, Transigido

Breve descripción del servicio – resumen del servicio ofrecido. Requerimiento de la

Corporación en todo caso en donde se concluya el trámite.

Beneficio de asistencia - cuál fue el beneficio que obtuvo el cliente luego del servicio ofrecido.

La información sobre el cierre se mantendrá pendiente hasta que el gerente autorice el cierre.

Al completar la información del cierre, el caso pasará a la pantalla Autorización de cierre, ubicada en el área de Utilidades. Esta tabla estará disponible para el gerente, abogado y/o manejador del caso.

Pantalla para Autorización de Cierre

Esta herramienta se compone de dos pantallas: Casos para supervisar y Casos para corregir.

Casos para supervisar – Lista de casos sometidos para cierre. El Gerente del centro

seleccionará el caso a ser evaluado, de estar correcta la información del caso y tener todos los

documentos digitalizados, el gerente marcará “Accept”. El caso saldrá de esta lista. La

autorización del gerente se reflejará en la pantalla de cierre del caso indicando nombre del

gerente que autorizó cierre. El caso aparecerá oficialmente cerrado. Mientras no aparezca la

autorización del gerente, el caso se reflejará en el inventario del abogado como un caso activo.

Si al evaluar el caso le falta alguna información, hacer una corrección o falta un documento, el

gerente marcará “Edit”, el sistema presentará pantalla para anotar brevemente el área a corregir.

Casos para corregir – Lista de casos a ser corregidos por el abogado y/o manejador del caso.

Presentará los casos en donde no se ha autorizado el cierre por falta de alguna información o

documento. El abogado se mantendrá verificando esta pantalla para si algún caso ha sido devuelto

proceder a hacer las correcciones indicadas. Una vez corregido o completado el caso, el gerente

evaluará nuevamente el caso, de estar completado en el sistema correctamente, marcará el caso

“Accept” y se reflejará oficialmente cerrado.