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Contenido
Módulo 3 – El sistema de gestión empresarial................................................................................ 3
Lección 3.1 – Modelo de la solución ........................................................................................... 3
Objetivo. ................................................................................................................................ 3
MaxiComercio como ERP ........................................................................................................ 3
Modelo de empresa ............................................................................................................... 4
Usuarios y roles ...................................................................................................................... 5
Técnicas útiles ........................................................................................................................ 7
¿Por qué pedir firmas de aprobación? .................................................................................... 7
Resumen ................................................................................................................................ 8
Lección 3.2 – Aprovisionamiento ................................................................................................ 8
Objetivo. ................................................................................................................................ 8
Módulos que implementan el subsistema de aprovisionamiento............................................ 8
Principales funciones y procesos ............................................................................................ 9
Pagos ................................................................................................................................... 12
Consideraciones para la implantación .................................................................................. 12
Resumen .............................................................................................................................. 13
Lección 3.3 – Comercialización ................................................................................................. 13
Objetivo ............................................................................................................................... 13
Módulos que implementan el sub-sistema .......................................................................... 13
Precios de venta ................................................................................................................... 14
Documentos comerciales ..................................................................................................... 15
¿Qué es una venta? .............................................................................................................. 16
Control sobre el efectivo ...................................................................................................... 16
Gestión de las cuentas por cobrar ........................................................................................ 18
Consideraciones de implantación ......................................................................................... 18
Resumen .............................................................................................................................. 19
Lección 3.4 – Contabilización.................................................................................................... 19
Objetivo ............................................................................................................................... 19
Módulos que implementan el sub-sistema de contabilización .............................................. 19
Conceptos básicos aplicados en MaxiComercio .................................................................... 20
El archivo de ejercicios contables ......................................................................................... 27
Consideración para obtención de reportes ........................................................................... 29
Recomendaciones para la implantación................................................................................ 30
Resumen .............................................................................................................................. 31
Lección 3.5 – La facturación electrónica en México .................................................................. 31
Objetivo ............................................................................................................................... 31
Generalidades ...................................................................................................................... 31
Comprobantes fiscales digitales ........................................................................................... 32
¿Qué es el CFD exactamente? .............................................................................................. 32
Marco legal .......................................................................................................................... 33
Requisitos previos ................................................................................................................ 34
Plan de implementación ....................................................................................................... 34
Consideraciones finales ........................................................................................................ 35
Resumen .............................................................................................................................. 36
Módulo 3 – El sistema de gestión empresarial
Lección 3.1 – Modelo de la solución
Objetivo. Conocer las generalidades del modelo de organización y operación en que se basa
MaxiComercio.
MaxiComercio como ERP
MaxiComercio se creó y continúa desarrollándose con la visión de ser una plataforma de software
cliente para un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
La configuración de base de MaxiComercio incluye los módulos de:
• Punto de venta (retail)
• Ventas de escritorio
• Compras
• Inventarios
• Cuentas por cobrar
• Cuentas por pagar
• Bancos
• Contabilidad
Las características de interoperabilidad y el SDK de MaxiComercio permiten integrar aplicaciones
de terceros, desarrollar módulos de extensión y adecuar los componentes predefinidos.
Modelo de empresa
Durante el diseño de MaxiComercio se tomó como punto de partida un modelo abstracto de
empresa compuesto por tres sub-sistemas fundamentales:
• Aprovisionamiento
• Comercialización
• Contabilización
Empresa
Aprovisionamiento Comercialización Contabilización
1
MaxiComercio como software empaquetado tiene el objetivo de “elevar el nivel de
automatización” de los sub-sistemas contemplados en su diseño original, esto implica que es
probable que existan procesos no considerados en el software que no puedan ser automatizados.
La única alternativa existente al igual que con otros productos ERP (como SAP® por citar un
ejemplo) para alcanzar la total automatización de procesos es el desarrollo de adecuaciones
valiéndose del SDK. Estas adecuaciones deberán hacerse siguiendo los requerimientos de cada
caso.
Por lo tanto, es importante que se haga el planteamiento correcto del objetivo requerido para
definir la mejor ruta para alcanzarlo.
Si el usuario final está buscando llevar a cabo una automatización parcial de sus operaciones y está
de acuerdo en adaptarse al software el esfuerzo requerido será el necesario para el despliegue,
capacitación y arranque. Por el contrario, si el objetivo es la total automatización de la empresa se
deberá considerar además el análisis, diseño y desarrollo de adecuaciones a MaxiComercio.
Usuarios y roles
Una parte importante a considerar durante la implantación de un sistema es determinar
adecuadamente quienes van a usar el software y para qué.
La siguiente es una lista de algunos de los roles considerados en el diseño de MaxiComercio:
• Administrador del sistema
• Nivel operativo (quienes registran transacciones)
o Cajeros
o Vendedores de mostrador
o Agentes de ventas de escritorio
o Almacenistas
o Auxiliares administrativos
o Auxiliares contables
• Nivel medio (quienes supervisan y elaboran informes)
o Supervisores o gerentes de: Cajas, Ventas, Inventarios, Compras, Crédito y/o
cobranza, Tesorería, Administración y/o finanzas, etc.
• Nivel superior (quienes toman decisiones basados en la información)
o Directores/gerentes
Organigrama de ejemplo
Para la mejor comprensión de la notación UML usada considere que: “Un actor es el rol que juega
un usuario dentro de un sistema”
Los usuarios reales del sistema pueden adoptar uno o más roles.
En MaxiComercio pueden representarse los roles como “Grupos de usuarios” siendo factible que
un Usuario pertenezca a varios grupos y herede los permisos correspondientes de todos ellos.
MaxiComercio de forma predeterminada solo configura el grupo de “Administradores” y el usuario
“ADMIN”.
Durante la planeación de la implantación se deberán definir los roles (grupos) y usuarios.
Nota. Los diagramas, roles, sub-sistemas y otros elementos del modelo
presentado no corresponden con la realidad de ninguna empresa, se han
usado para clarificar ideas y ejemplificar.
Técnicas útiles
Es muy importante que se identifiquen los roles y se documenten las funciones que realizan para
que se puedan definir permisos y orientar la capacitación.
Complete una tabla similar a la siguiente para identificar roles:
Tabla de roles (ejemplo)
Rol Funciones Grupo en MaxiComercio
Almacenista • Consultar existencias
• Realizar movimientos de ajuste al inventario (entradas/salidas)
• Capturar remisiones de proveedores
• Imprimir reportes de existencias
Almacenistas
Use esta información para construir la tabla de usuarios del sistema y asegurarse de que la
configuración inicial de MaxiComercio es correcta.
Tabla de usuarios del sistema (ejemplo)
Empleado ID de usuario Grupos a los que pertenece
Efraín Gutiérrez Sánchez efrain.gtz Almacenistas
Si un empleado cumple más de un rol, seguramente pertenecerá a más de un grupo.
Lista de tareas sugerida:
1. Construya la tabla de roles con ayuda del responsable del proyecto por parte del usuario y
solicite que la apruebe firmándola
2. Complete la tabla de usuarios del sistema y solicite sea aprobada mediante una firma
3. Configure el sistema MaxiComercio
4. Verifique que cada usuario puede realizar las funciones que le corresponden y pida al
usuario que lo compruebe
5. Defina el plan de capacitación en congruencia con las funciones de cada rol
¿Por qué pedir firmas de aprobación?
Porque es importante contar con documentos formales que respalden las acciones de
implantación de acuerdo a lo previsto. Esto ayudará a deslindar responsabilidades, le ahorrará
dolores de cabeza, pérdidas económicas y dará certeza al usuario.
Resumen
Usted aprendió:
• Cuáles son los módulos incluidos en MaxiComercio
• La importancia de complementar la solución con servicios de adecuación para lograr el
mayor nivel de automatización posible
• Cuál es el modelo de empresa usado para el diseño de MaxiComercio
• Algunas definiciones útiles: Rol, actor, usuario y grupo de usuarios
• Algunas técnicas para organizar la información necesaria para la definición de usuarios y
grupos de MaxiComercio y orientar la capacitación
Lección 3.2 – Aprovisionamiento
Objetivo. Comprender el modelo de operación del sub-sistema de aprovisionamiento para
implantarlo según sea conveniente.
Módulos que implementan el subsistema de aprovisionamiento
El subsistema de aprovisionamiento de la empresa contiene todas las funciones necesarias para
adquirir, controlar los movimientos de mercancías y las cuentas por pagar.
Los módulos de MaxiComercio que lo implementan son:
• Compras. Permite registrar los documentos que amparan compras o recepciones de
mercancías y sus condiciones de pago.
• Cuentas por pagar. Controla el crédito otorgado por los proveedores y los movimientos a
la cuenta.
• Inventarios. Gestiona el almacenamiento de las mercancías.
• Bancos. Permite efectuar pagos a los proveedores mediante el registro de los cheques
expedidos.
Estos módulos funcionales requieren de la definición y mantenimiento de los siguientes catálogos:
• Productos (artículos, servicios, ensambles, líneas, departamentos, marcas, grupos, etc)
• Proveedores (y tipos de proveedores)
• Almacenes
• Bancos y cuentas de cheques
MaxiComercio es una herramienta que deberá ser utilizada de la forma más conveniente para los
objetivos de la empresa en la que se implanta, por lo tanto se deberán identificar claramente los
procesos que específicamente forman el sub-sistema de aprovisionamiento.
Principales funciones y procesos
Adquisición de mercancías
Este es el flujo completo y simplificado que implementa MaxiComercio para la adquisición de
mercancías.
En la práctica es común que algunos procesos de omitan o fusionen.
Si se observa, en este modelo se emplean los siguientes documentos:
• Pedido
• Remisión (ampara la recepción de mercancías)
• Factura
Consulte el manual de usuario de MaxiComercio para conocer las particularidades de cada
documento y sus implicaciones en el sistema.
Durante la implantación es importante que cuente con documentos que delimiten y clarifiquen lo
que se tiene que obtener del sistema.
Es conveniente elaborar fichas que documentan los procesos organizacionales y su ejecución a
través de MaxiComercio, estas servirán para la conformación de un manual de operación del
sistema de aprovisionamiento.
Las siguientes tablas ilustran como se puede documentar y alinear los procedimientos de la
empresa con las funciones de MaxiComercio.
Proceso: Elaboración de pedido
Realizado por (roles): Gerente de compras / Auxiliares administrativos del depto. de compras
Pre-Condiciones: Ninguna
Entradas: Requisiciones de los diferentes departamentos o análisis de la rotación de inventarios
Salidas: Documento Pedido
Políticas aplicables: Buscar el mejor precio y condiciones de compra
Instrucciones para el sistema:
1. Haga click sobre el ícono “Compras” en la página de inicio de MaxiComercio
2. Presione el botón “Nuevo pedido” 3. Capture la información correspondiente 4. Guarde el nuevo pedido (F6) e imprímalo
Observaciones:
Proceso: Recepción de mercancías
Realizado por (roles): Almacenista Pre-Condiciones: La remisión debe referenciar un pedido existente en el sistema
Entradas: Nota de Remisión de mercancías del proveedor
Salidas: Documento Pedido
Políticas aplicables: Verificar cantidad y calidad de los productos recibidos
Instrucciones para el sistema:
1. Haga click sobre el ícono “Compras” en la página de inicio de MaxiComercio
2. Busque en la lista de documentos el pedido al que corresponde la remisión y selecciónelo
3. Presione el botón “Generar” y elija la opción “Recepción de mercancías”
4. Ajuste los datos que correspondan con la entrega física 5. Guarde la nueva remisión (F6),imprímala y recabe la firma del
transportista
Observaciones: Al completar este proceso la existencia de los productos recibidos se actualiza (incrementa)
Control de existencias
Generalmente las existencias se mantienen actualizadas mediante el registro de los movimientos
(entradas, salidas o traspasos) de mercancías en los almacenes.
La mayoría de las entradas al inventario provienen de compras (función de adquisición) y las
salidas por ventas (sub-sistema de comercialización), no obstante los traspasos y otros
movimientos extraordinarios (ajustes) son posibles.
Identifique los procedimientos existentes para movimientos de inventario y use las “Categorías de
movimientos de inventario” de MaxiComercio para clasificarlos.
Uno de los procesos más importantes de la gestión de los inventarios es el denominado “Conteo
físico”.
El conteo físico tiene como objetivo la confrontación de las existencias reales (físicas) contra las
teóricas (según el sistema).
Para realizar esta tarea MaxiComercio incluye una herramienta que puede ser instalada de forma
independiente y no requiere licencia.
La herramienta de conteo físico de MaxiComercio toma una “instantánea” de las existencias en un
momento dado y permite la captura de las cantidades contadas para ir confrontando los saldos.
Vea la documentación de la herramienta de conteo físico para más detalles.
Considere que para que el conteo físico se realice adecuadamente es posible que deba detener la
operación del negocio o al menos la de un almacén.
Gestión de las cuentas por pagar
MaxiComercio permite registrar los movimientos a las cuentas con proveedores a través del
módulo de “Proveedores y cuentas por pagar”.
Hay algunos puntos que se deben considerar para comprender y explotar mejor el sistema:
• Las cuentas por pagar son un pasivo, por lo tanto su naturaleza es acreedora así que se
incrementan por abonos (haber) y se decrementan por cargos (debe).
• El saldo por pagar a un proveedor se puede determinar por la sumatoria del campo
“Haber” menos la sumatoria del campo “Debe” de la tabla DCxP.
• Por cuestiones de rendimiento el saldo total se mantiene en el campo “Saldo” de la tabla
Proveedor.
• Para consultar el saldo total de un proveedor use el campo Saldo de la tabla Proveedor.
• Para consultar el saldo vencido o por vencer realice las sumatorias correspondientes en la
tabla DCxP filtrando por el campo “Aplicación” que contiene la fecha de
vencimiento/aplicación del movimiento.
Pagos
Los pagos deben realizarse mediante un egreso de efectivo de caja (en cuyo caso se requiere
contar con un cajero y contraseña para poder crear una sesión o corte de caja) o la emisión de un
cheque desde el módulo de bancos.
Debe inicializar la información de bancos para poder efectuar pagos.
Consideraciones para la implantación
Tareas sugeridas
1. Elabore un plan de trabajo que indique el objetivo, tareas y criterios de aprobación
2. Identifique los roles y sus funciones dentro del sub-sistema de aprovisionamiento y
documéntelo
3. Haga un diccionario de formatos impresos que son utilizados
4. Identifique los reportes que serán usados y las posibles adecuaciones
5. Solicite firmas de aprobación en los documentos elaborados antes de empezar a trabajar
6. Cargue catálogos y datos iniciales de prueba
7. Configure los formatos de impresión necesarios y realice las adecuaciones a los reportes
8. Planee y ejecute la capacitación de los usuarios de acuerdo a lo que les corresponda
9. Prepare los datos iniciales reales e inicie una prueba piloto de al menos una semana
10. Realice las correcciones necesarias de acuerdo a los resultados de la prueba piloto
11. Libere el sistema
Catálogos que debe preparar
• Productos (artículos, servicios, ensambles, líneas, departamentos, marcas, grupos, etc)
• Proveedores (y tipos de proveedores)
• Almacenes
• Bancos y cuentas de cheques
Datos iniciales
• Existencias iniciales en todos los almacenes y sus correspondientes saldos
• Saldos iniciales en cuentas de cheques
• Saldos por pagar
Nota. Puede cargar los saldos por pagar iniciales englobados en una sola nota de cargo inicial o
de forma individual por cada documento que se debe.
Formatos de impresión a configurar (ejemplos)
• Pedido
• Acuse de recepción de mercancías (remisión)
• Recibo de Devolución de mercancías
• Contra-recibo de factura de proveedor
• Vale de entrada o salida de almacén
• Marbetes
• Orden de traspaso de mercancías
• Cheque y póliza de cheque
Resumen
Usted aprendió:
• Cuáles son los módulos de MaxiComercio que implementan el subsistema de
aprovisionamiento
• Las principales funciones del sub-sistema de aprovisionamiento (adquisición, gestión
de existencias y pagos)
• Algunas técnicas para documentar los procesos de la empresa y alinearlos con el
software
• Los puntos a considerar para la implantación del sub-sistema de aprovisionamiento
Lección 3.3 – Comercialización
Objetivo. Comprender el modelo de operación del sub-sistema de comercialización para su
adecuada implantación.
Módulos que implementan el sub-sistema
El sub-sistema de comercialización es el responsable de todo el proceso de venta, cobranza y
distribución.
Los módulos de MaxiComercio que implementan este sub-sistema son:
• Punto de venta (retail)
• Ventas de escritorio
• Gestión de cajas y efectivo
• Cuentas por cobrar
Los catálogos que se requieren son:
• Productos (artículos, servicios, ensambles, líneas, departamentos, marcas, grupos, etc)
• Clientes (y tipos de clientes)
• Almacenes y centros de consumo
• Cajas, bancos y cuentas de cheques
En esta lección nos concentraremos en la funcionalidad del módulo de ventas de escritorio
omitiendo lo relacionado al punto de venta que se trató con suficiente detalle en el módulo
anterior.
Precios de venta
La adecuada configuración de la política de precios permitirá automatizar la mayoría de las
transacciones comerciales.
MaxiComercio determina el precio como una función del producto, cantidad, cliente, centro de
consumo y fecha/hora.
Precio=FuncionPrecio(Producto, Cantidad, Cliente, CentroDeConsumo, FechaHora)
El algoritmo es:
1. Si el producto existe en la lista de precios del cliente usar este precio y saltar al paso 4, de lo contrario continuar
2. Si el cliente tiene determinado un número de precio distinto al del centro de consumo usar este, caso contrario el indicado en el centro de consumo en que se realiza la operación
a. Si se usa el precio del centro de consumo y están habilitados los límites, determinar por la cantidad de unidades vendidas el precio usar
3. Si el cliente tiene un porcentaje de descuento especial aplicarlo 4. Determinar por la fecha/hora, la cantidad, el producto y el cliente los descuentos por
promociones aplicables a. En caso de que aplique un descuento por promoción marcar la fila para que de
hacerse cambios al precio o a la cantidad manualmente se avise que el descuento será quitado.
b. Esto implica la necesidad de una función Descuento=DescuentoPromocion(Producto, Cantidad, Precio, Cliente, CConsumo, Fecha/Hora)
Es importante considerar que el precio siempre se maneja sin los impuestos agregados (sin IVA).
Contablemente el IVA (u otros impuestos) no constituyen el precio.
Opciones para definir precios con MaxiComercio
Es posible definir precios en base a distintas alternativas que en el algoritmo anterior se
consideran al momento de presentar el importe de venta al cliente.
• Precios por producto. De forma predeterminada es posible asignar 5 distintos precios de
venta para cada producto, estos precios pueden seleccionarse en función de los siguientes
criterios:
o Se usa el número de precio asignado al centro de consumo donde se realiza la
operación, salvo que el cliente tenga asignado uno distinto
• Precios por producto y por cantidad de venta. Si habilita la casilla de “Usar límites” en la
ficha (diálogo de propiedades) del producto podrá asignar una cantidad mínima a partir de
la cual se usará un precio de los 5 disponibles.
• Precios por cliente. Puede definir si a cada cliente un precio específico para cada producto.
Documentos comerciales
El módulo de Ventas de escritorio (en el backoffice) permite registrar y procesar los documentos
comerciales (cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas y notas de crédito) relacionados con la
comercialización.
La siguiente tabla muestra algunas de las características de cada tipo de documento.
Cotización Es un documento informativo de precios y condiciones para el
cliente, no realiza ningún movimiento ni a inventarios ni a cuentas
por cobrar. Este documento no constituye una venta.
Pedido Permite registrar la solicitud de mercancías de un cliente, no realiza
movimientos al inventario ni a cuentas por cobrar. Este documento
no constituye una venta.
Remisión Permite la remisión de mercancías a un cliente, puede saldarse al
contado, a crédito o considerarse una consignación. Este documento
implica una venta y por tanto afecta inventarios y cuentas por cobrar
de ser a crédito.
Factura Representa una venta y produce las afectaciones correspondientes a
inventarios, cuentas por cobrar y de estar habilitada la interfaz
contable se generará la póliza correspondiente. Puede cerrarse al
contado, a crédito o financiarse lo que implica la generación de
pagarés y la especificación de intereses financieros y moratorios.
Nota de crédito Permite registrar la devolución del cliente (entrada de mercancías) y
el correspondiente decremento a la cuenta por cobrar. De estar
habilitada la interfaz contable se generará la póliza correspondiente.
Los documentos comerciales pueden elaborarse de manera directa o a partir de otros
(consolidación) de acuerdo al siguiente diagrama.
¿Qué es una venta?
MaxiComercio considera como venta a las facturas y las remisiones y tickets no facturados que no
estén cancelados.
Las remisiones en consignación no son consideradas como venta.
Una venta puede ser al contado, a crédito o financiada, por lo tanto el importe total de ventas no
tiene porque ser equivalente al importe total de los ingresos, ya que estos últimos pueden ser por
ventas, recuperación de créditos y otros productos financieros.
Control sobre el efectivo
En MaxiComercio (y contablemente) el efectivo está formado por los valores en:
• Cajas
o Monedas y billetes
o Pagarés de tarjetas de crédito (que se depositan a las cuentas de cheques)
o Comprobantes de depósitos a favor de la empresa
o Vales (que pueden haber sido pre-cobrados o que serán depositados al banco)
• Bancos
Todos los ingresos de efectivo controlados por el sistema deben ser recibidos en una caja.
Si se realiza una operación de contado, el cobro se re refleja en una caja.
Del mismo modo si se recibe un abono a la cuenta por cobrar de un cliente también se registra
como una operación de caja.
Resulta indispensable determinar los procesos de la empresa inherentes al control de los ingresos
y sobre todo el que corresponda al retiro de valores para depósito al banco.
Procedimientos comunes de recepción de cobros
• Efectivo proveniente del punto de venta.
• Efectivo por cobros efectuados en las oficinas de la empresa
• Efectivo por cobros efectuados en bancos a favor de la empresa
Independientemente de que se reciba dinero o solo comprobantes de depósitos hechos a las
cuentas de la empresa se deberá efectuar el retiro de caja en el sistema y el depósito al banco.
Acerca de las cajas, cortes (o sesiones de caja)
En MaxiComercio se administran las cajas de acuerdo al concepto de “Sesión o corte de caja” que
consiste en una serie de movimientos delimitados por una hora y fecha de inicio y término. Esto
permite obtener cortes de caja y deslindar responsabilidades en función del manejo de efectivo.
Es posible iniciar y terminar tantas sesiones de caja como sea necesario, no importando que
inicien y terminen en el mismo o en diferentes días.
Para iniciar una sesión de caja es necesario vincular un cajero a una caja en particular. La sesión
solo podrá ser terminada por el cajero que la inició y ningún otro podrá usar dicha caja mientras
no sea liberada.
Cortes de caja
Sin la empresa utiliza el punto de ventas, seguramente ya ha considerado el procedimiento de
corte de caja.
Sin embargo en el caso de que también o únicamente realice ventas de escritorio deberá
efectuarse este procedimiento pues es necesario definir cajeros y cajas para recibir los cobros por
ventas de contado o abonos de clientes y controlar los valores que deberán depositarse al banco.
Ejemplos:
• Si la empresa realiza ventas a través de agentes de ventas que reciben valores o
comprobantes de depósitos deberá definir una caja y un cajero para cada uno de ellos y
efectuarles un corte cada que reporten sus resultados.
• Si la empresa recibe valores en una caja centralizada en sus oficinas deberá definirse esta y
los cajeros que realizan la función, para del mismo modo hacerles cortes. (Esto
independientemente de si solo reciben fichas de depósitos y no dinero).
Gestión de las cuentas por cobrar
El módulo de clientes y cuentas por cobrar permite controlar los movimientos a la cuenta de los
clientes.
Los siguientes son algunos puntos que debe considerar para comprender mejor el funcionamiento
de este módulo:
• Las cuentas por cobrar pertenecen al Activo por lo que son deudoras, es decir que se
incrementan mediante cargos (debe) y se disminuyen por abonos (haber)
• El saldo total del cliente es la sumatoria de todos los cargos menos la sumatoria de todos
los abonos
• El saldo vencido y por vencerse se considera delimitando el conjunto de movimientos
(cargos y abonos) por la fecha de aplicación del movimiento
• Se puede controlar el saldo total del cliente y el saldo individual de cada documento a
crédito.
• El importe por aplicar es el monto que se ha cobrado al cliente y que ha disminuido su
saldo total pero que no se especificó a qué documento a crédito debía abonarse.
• El importe por aplicar se puede calcular como la diferencia (positiva) entre el saldo total
del cliente y el saldo de sus documentos.
Consideraciones de implantación
Tareas sugeridas
1. Elabore un plan de trabajo que indique el objetivo, tareas y criterios de aprobación
2. Identifique los roles y sus funciones dentro del sub-sistema de comercialización y
documéntelo
3. Haga un diccionario de formatos impresos que son utilizados
4. Identifique los reportes que serán usados y las posibles adecuaciones
5. Solicite firmas de aprobación en los documentos elaborados antes de empezar a trabajar
6. Cargue catálogos y datos iniciales de prueba
7. Configure los formatos de impresión necesarios y realice las adecuaciones a los reportes
8. Planee y ejecute la capacitación de los usuarios de acuerdo a lo que les corresponda
9. Prepare los datos iniciales reales e inicie una prueba piloto de al menos una semana
10. Realice las correcciones necesarias de acuerdo a los resultados de la prueba piloto
11. Libere el sistema
Catálogos que debe preparar
• Productos (artículos, servicios, ensambles, líneas, departamentos, marcas, grupos, etc)
• Clientes (y tipos de clientes)
• Almacenes y centros de consumo
• Cajas, bancos y cuentas de cheques
Datos iniciales
• Saldos por cobrar
Nota. Puede cargar los saldos por pagar iniciales englobados en una sola nota de cargo inicial o
de forma individual por cada documento que se debe.
Formatos de impresión a configurar (ejemplos)
• Cotización, pedido, remisión, factura, ticket, nota de crédito y nota de cargo
• Recibo de efectivo
• Vale de ingreso y egreso de efectivo
• Corte o arqueo de caja
Orden de traspaso de mercancías
Resumen
Usted aprendió:
• Cuáles son las alternativas para definir el precio de venta
• Conceptos importantes relativos al funcionamiento del módulo de ventas
• La importancia del control del efectivo y los procesos a implantar
• Puntos a considerar en la gestión de las cuentas por cobrar
• Consideraciones generales para la implantación de este sub-sistema
Lección 3.4 – Contabilización
Objetivo. Conocer el modelo de operación del sub-sistema de contabilización para su adecuada
implantación.
Módulos que implementan el sub-sistema de contabilización
Existen dos módulos principales encargados del registro y procesamiento de asientos contables:
• La contabilidad del ejercicio actual
• El archivo de ejercicios contables
Adicionalmente, la contabilización de las transacciones entendida como la generación automática
de asientos (pólizas) a partir de una operación realizada en los demás módulos del sistema se lleva
a cabo mediante la ejecución de las funciones del programa polizas.js (javascript) que se encuentra
en el repositorio de MaxiComercio.
Todos los asientos automáticos afectan únicamente al módulo de la contabilidad del ejercicio
actual.
Conceptos básicos aplicados en MaxiComercio
Simplificando enormemente un sistema contable podemos dividirlo en:
• Catálogo de cuentas contables
• Pólizas (asientos). Que representan las transacciones contabilizadas.
Catálogo de cuentas contables
El catálogo de cuentas contables en MaxiComercio puede definirse como mejor le convenga al
usuario, solo se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
• Tipo de las cuentas, se refiere a:
o De detalle. Que sus saldos son afectados directamente por las pólizas.
o Acumulables. Que sus saldos son la sumatoria de sus sub-cuentas y no pueden
afectarse directamente por las pólizas.
• Naturaleza de las cuentas. Pueden ser:
o Deudoras. Significa que su saldo se incrementa por cargos (debe) y se disminuye
por abonos (haber). Las cuentas del activo y de gastos son regularmente
deudoras.
o Acreedoras. El saldo se incrementa por abonos (haber) y disminuye por cargos
(debe). Las cuentas de pasivo, capital e ingresos son generalmente acreedoras.
• Las cuentas y sus sub-cuentas pueden ser de naturalezas distintas
• Cuentas de balance y de resultados. Para mantener congruencia en las operaciones
MaxiComercio espera que configure las cuentas de resultados como sub-cuentas de la
cuenta conocida como “Resultados del ejercicio”. Independientemente de que esta sea
acreedora y la de resultados “Gastos” sea de una naturaleza diferente.
• Los saldos de las cuentas pueden controlarse por departamentos. Puede crear un catálogo
de departamentos e indicar desde las pólizas el departamento al que corresponde el
crédito o el débito y MaxiComercio mantendrá los saldos departamentales separados y a
la vez englobados en el saldo total de la cuenta.
• Presupuestos. Pueden indicarse saldos presupuestados que no tienen mayor implicación
en los procesos del sistema, salvo la generación de informes donde se confronten el
presupuesto contra el saldo.
• Ejercicios y periodos. En MaxiComercio cada año corresponde a un ejercicio y cada mes a
un periodo. Cada ejercicio cuenta con 13 periodos, 12 correspondientes a los meses y 1
adicional llamado “Final” para ajustes y cierres.
Asientos contables (Pólizas)
Estos registros son el correspondiente informático a los documentos usados para el registro de los
cargos y abonos a las distintas cuentas como resultado de una transacción.
Al momento de trabajar con pólizas en MaxiComercio considere lo siguiente:
• Las pólizas pueden guardarse como borrador (es decir que no afectan a las cuentas).
• Las pólizas pueden “aplicarse” y “desaplicarse” lo que significa que pueden realizar las
afectaciones correspondientes y luego revertirlas si se precisa.
• Las pólizas solo se pueden modificar si no se encuentran aplicadas (es decir si se han
guardado como “borrador” o se han desaplicado.
• Las pólizas cuentan con los siguientes atributos de control:
o Aplicado. Es un valor booleano que indica si la póliza ha afectado a las cuentas o
no.
o Auditado. Es un valor booleano que cuando se ha establecido a cierto (true)
impide que la póliza pueda “desaplicarse”
• Para simplificar las tareas de captura de pólizas muy similares puede definir una plantilla y
luego cargarla para solo realizar pequeños cambios y ahorrar esfuerzos.
Procesos que se han considerado
Algunos procesos son de uso común o necesarios para la operación diaria, estos se encuentran
disponibles en el menú “Herramientas->Procesos contables” en el backoffice.
• Póliza de cierre anual. Salda las cuentas de resultados contra la cuenta “Resultado de
ejercicios anteriores”
• Póliza de ajuste cambiario. Genera una póliza por las diferencias correspondientes a la
variación del tipo de cambio. Es importante que configure en el panel de control de
MaxiComercio, configuración local, la solicitud de cotización de divisas a la apertura del
programa.
• Archivado de ejercicio. Envía a un archivo toda la información del ejercicio actual y
traslada los saldos finales como iniciales para que se pueda registrar otro ciclo de
operaciones.
El código fuente de estos procesos se encuentra disponible en los archivos .js (javascript) en la
carpeta: \[Repositorio de MaxiComercio]\Tools\Procesos contables.
Asientos automáticos
Las transacciones más comunes que realizan los demás módulos del sistema pueden generar
automáticamente una póliza e incluso aplicarse inmediatamente afectando los saldos de las
cuentas contables. La ejecución automática del proceso de creación y aplicación de pólizas se
realiza solo cuando ha sido activada desde el panel de control de MaxiComercio.
Para realizar este proceso se ejecutan funciones escritas en javascript en el archivo polizas.js
Cada empresa puede tener procedimientos y modelos de asientos de acuerdo a sus necesidades y
es por esto que se proporciona el código fuente.
Cuentas que deben existir para poder generar las pólizas automáticamente
Para el correcto funcionamiento del proceso de creación automática de pólizas debe configurar
previamente las cuentas conocidas que se verán afectadas. Para realizar esta configuración diríjase
al panel de control.
Las cuentas que deberá configurar son las siguientes:
Activo circulante (deudora)
• Impuestos por acreditar
Pasivo a corto plazo (acreedora)
• Impuestos por pagar
Ingresos (acreedora)
• Ventas
• Otros productos CXC
o Intereses moratorios(clientes)
o Intereses financieros(clientes)
o Otros cargos(clientes)
• Bonificaciones sobre compras
• Devoluciones sobre compras
Egresos (deudora)
• Costo de venta
• Otros productos CXP
o Intereses moratorios(proveedores)
o Intereses financieros(proveedores)
o Otros cargos(proveedores)
• Bonificaciones sobre ventas
• Devoluciones sobre ventas
Pólizas generadas automáticamente
A continuación se listan las pólizas generadas automáticamente desde MaxiComercio.
Pólizas generadas en Ventas
1. Facturación.
2. Cancelación de factura.
3. Devolución por nota de crédito.
4. Alta de documento por cobrar (no se aplica): Cuando se agrega un documento por
cobrar manualmente, es decir, desde las opciones disponibles en Cuentas por Cobrar.
5. Cobro de documento.
6. Recibo.
7. Bonificación.
8. Nota de crédito.
9. Intereses financieros por financiamiento de capital.
10. Intereses financieros por financiamiento de documento: Cuando se financia un
documento por cobrar en Cuentas por Cobrar o cuando se guarda una factura y la
forma de pago es en parcialidades.
11. Intereses moratorios.
Pólizas generadas en Compras
1. Facturación.
2. Cancelación de factura.
12. Devolución por nota de crédito.
3. Alta de documento por pagar (no se aplica): Cuando se agrega un documento por
pagar manualmente, es decir, desde las opciones disponibles en Cuentas por Pagar.
4. Pago de documento.
5. Recibo.
6. Bonificación.
7. Nota de crédito.
8. Intereses financieros por financiamiento de capital.
13. Intereses financieros por financiamiento de documento: Cuando se financia un
documento por pagar en Cuentas por Pagar o cuando se guarda una factura y la
forma de pago es en parcialidades.
9. Intereses moratorios.
Pólizas generadas en Bancos (No se aplican)
Las siguientes pólizas no se pueden aplicar automáticamente debido a que no se tiene información
de la cuenta a la cual afecta la transacción cuando ésta se realiza. Para aplicarla deberá abrir la
póliza y agregar un asiento en la cuenta correspondiente.
1. Cheque.
2. Retiro.
3. Ingreso o depósito.
Representación de los asientos generados en cada módulo de MaxiComercio.
VENTAS:
FACTURA DEBE HABER VARIABLES
Cliente(Crédito)/Caja(Efectivo) Z X=Subtotal-Descuento
Y=Impuestos
Z=X+Y
M=Costo de salida de inventarios.
Ingresos x ventas X
Impuestos x pagar Y
Costo ventas M
Inventario M
CANCELACION DE FACTURA DEBE HABER VARIABLES
Cliente(Crédito)/Caja(Efectivo) Z X=Subtotal-Descuento
Y=Impuestos
Z=X+Y
M=Costo de salida de inventarios.
Devoluciones sobre ventas X
Impuestos x pagar Y
Costo ventas M
Inventario M
DEVOLUCION X NOTA DE CREDITO DEBE HABER VARIABLES
Cliente Z X=Subtotal-Descuento
Y=Impuestos
Z=X+Y
M=Costo de salida de inventarios.
Devoluciones sobre ventas X
Impuestos x pagar Y
Costo ventas M
Inventario M
COBRO DEBE HABER VARIABLES
Cliente Z X=Importe
Y=Descuento
Z=X+Y
Caja X
Bonificaciones sobre ventas Y
RECIBO DEBE HABER VARIABLES
Cliente X X=Importe
Caja X
NOTA DE CREDITO (EN CXC) DEBE HABER VARIABLES
Cliente Z X=Importe
Y=Impuestos
Z=X+Y
Bonificaciones sobre ventas X
Impuestos x pagar Y
NOTA DE CARGO (EN CXC) DEBE HABER VARIABLES
Cliente Z X=Importe
Y=Impuestos
Z=X+Y
Otros cargos CXC X
Impuestos x pagar Y
BONIFICACION (EN CXC) DEBE HABER VARIABLES
Cliente X X=Importe
Bonificaciones sobre ventas X
INTERESES MORATORIOS (EN CXC) DEBE HABER VARIABLES
Cliente Z X=Importe-Impuestos
Y=Impuestos
Z=X+Y
Impuestos x pagar Y
Intereses moratorios X
INTERESES FINANCIEROS
(FINANCIAMIENTO CAPITAL O
DOCUMENTO EN CXC)
DEBE HABER VARIABLES
Cliente Z X=Importe-Impuestos sobre inter. Financ.
Y=Impuestos sobre inter. Financieros
Z=X+Y
Impuestos x pagar Y
Intereses Financieros X
COMPRAS:
ALTA DE CXC DEBE HABER VARIABLES
Cliente Z Y=Impuesto
Z=Importe + impuestos Impuesto x pagar Y
FACTURA DEBE HABER VARIABLES
Proveedor(Crédito)/Chequera Z X=Subtotal-Descuento
Y=Impuestos
Z=X+Y
Inventarios X
Impuestos x acreditar Y
CANCELACION DE FACTURA DEBE HABER VARIABLES
Proveedor(Crédito)/Chequera Z X=Subtotal-Descuento
Y=Impuestos
Z=X+Y
Inventarios X
Impuestos x acreditar Y
DEVOLUCION X NOTA DE CREDITO DEBE HABER VARIABLES
Proveedor Z X=Subtotal-Descuento
Y=Impuestos
Z=X+Y
Inventarios X
Impuestos x acreditar Y
PAGO DEBE HABER VARIABLES
Proveedor Z X=Importe
Y=Descuento
Z=X+Y
Caja/Chequera X
Bonificaciones sobre compras Y
RECIBO DEBE HABER VARIABLES
Proveedor X X=Importe
Caja/Chequera X
NOTA DE CREDITO (EN CXP) DEBE HABER VARIABLES
Proveedor Z X=Importe
Y=Impuestos
Z=X+Y
Bonificaciones sobre compras X
Impuestos x acreditar Y
NOTA DE CARGO (EN CXP) DEBE HABER VARIABLES
Proveedor Z X=Importe
Y=Impuestos
Z=X+Y
Otros cargos CXP X
Impuestos x acreditar Y
BANCOS:
El archivo de ejercicios contables
MaxiComercio asume que todas las operaciones realizadas en los demás módulos del sistema
corresponden en tiempo y espacio al ejercicio actual, por lo que los asientos automáticos afectan
solo a este.
BONIFICACION (EN CXP) DEBE HABER VARIABLES
Proveedor X X=Importe
Bonificaciones sobre compras X
INTERESES MORATORIOS (EN CXP) DEBE HABER VARIABLES
Proveedor Z X=Importe-Impuestos
Y=Impuestos
Z=X+Y
Impuestos x acreditar Y
Intereses moratorios CXP X
INTERESES FINANCIEROS
(FINANCIAMIENTO CAPITAL O
DOCUMENTO EN CXP)
DEBE HABER VARIABLES
Proveedor Z X=Importe-Impuestos sobre inter. Financ.
Y=Impuestos sobre inter. Financieros
Z=X+Y
Impuestos x acreditar Y
Intereses Financieros CXP X
ALTA DE CXP DEBE HABER VARIABLES
Proveedor Z Y=Impuestos
Z=Importe + impuestos Impuesto x acreditar Y
CHEQUE-RETIRO DEBE HABER VARIABLES
Chequera X X=Importe
INGRESO-DEPOSITO DEBE HABER VARIABLES
Chequera X X=Importe
Internamente las tablas de datos usadas para almacenar la información contable del ejercicio
actual se encuentran en la misma base de datos.
Existe la necesidad de llevar la contabilidad de ejercicios anteriores o incluso de otras empresas sin
que por ello se afecte al ejercicio actual, esta funcionalidad la aporta el módulo del “Archivo de
ejercicios contables”.
El Archivo de ejercicios permite llevar una infinidad de ejercicios contables que pueden guardar o
no precedencia entre sí, es decir que el ejercicio 2007 puede al modificarse afectar al ejercicio
2008 y este a su vez al 2009 y finalmente este afectar al ejercicio actual.
Del mismo modo puede llevar un ejercicio llamado “2008a" o “2008 independiente” o como le
parezca mejor identificarlo y mantener información contable totalmente distinta a la de la
empresa que corresponde la base de datos de MaxiComercio a la que está conectado.
Para proporcionar esta funcionalidad el módulo del Archivo de ejercicios contables crea bases de
datos independientes para cada ejercicio contable que se defina.
IMPORTANTE: Para la adecuada operación de este módulo deberá asegurarse que el usuario de la
base de datos con el que se conecta el usuario de MaxiComercio tiene atribuciones para utilizar
este módulo y crear ejercicios contables y que cuenta con permisos para crear bases de datos en
el servidor.
La siguiente es una lista de los procesos que se pueden realizar con el módulo de Archivo de
ejercicios contables:
1. Configurar ejercicio: Editar nombre, año, notas y seleccionar ejercicio anterior. 2. Abrir ejercicio: Permite abrir el ejercicio seleccionado y realizar todas las operaciones
conocidas con cuentas contables y pólizas. 3. Crear ejercicio: Crea una nueva estructura contable donde puede crear un catálogo de
cuentas y realizar todas las operaciones deseadas para el ejercicio. 4. Borrar ejercicio: Permite eliminar el ejercicio de la base de datos. 5. Actualizar ejercicios posteriores: Actualiza el saldo de cada una de las cuentas de los
ejercicios posteriores a partir de los cambios hechos en los saldos de las cuentas del ejercicio seleccionado. Para la correcta actualización de los ejercicios debe tomar en cuenta que deben existir las mismas cuentas en el ejercicio del cual se está obteniendo los saldos y en el ejercicio al cual se está actualizando. El ejercicio actualizado puede contener nuevas cuentas pero no deben faltar cuentas que si existen en el ejercicio origen.
6. Actualizar ejercicio en curso: Actualiza el saldo de las cuentas del ejercicio en curso a partir del saldo del ejercicio seleccionado. Para realizar este proceso el ejercicio actual debe mantener por lo menos las mismas cuentas que el ejercicio origen.
7. Importar ejercicio: Permite integrar un ejercicio (archivo de base de datos *.dco) al administrador de ejercicios.
8. Exportar ejercicio: Permite exportar un ejercicio (archivo de base de datos *.dco) para poder transportarlo e integrarlo a un servidor de base de datos en cualquier motor soportado (MS SQLServer, MySQL o MS Access).
Acceder al archivo
Para acceder al módulo instalado tiene que ejecutar el proceso que se encuentra en el menú Herramientas/Modulos instalados/Administracion de ejercicios contables.
Si el componente aún no ha sido instalado en el equipo cliente entonces se instalará automáticamente al ejecutar el proceso en el menú herramientas.
Descargue la actualización a través de los siguientes vínculos:
Déminus http://swpyme.net/download/deminus/modulos_extension/dmmoduloextension_cyf.zip
MaxiComercio http://swpyme.net/download/maxicomercio/modulos_extension/mcmoduloextension_cyf.zip
Nota: Este módulo únicamente es compatible con el Release 1.0 de MaxiComercio y Déminus 2010.
Consideración para obtención de reportes
Los reportes relacionados al módulo de contabilidad se obtienen de acuerdo a las cuentas
indicadas en cada rubro del sistema, es decir, una cuenta debe estar incluida en por lo menos un
rubro y dicho rubro debe contener un código de acuerdo a la lista mostrada abajo. Por ejemplo
para en el reporte del libro mayor solo se mostrarán todas las cuentas que estén en el rubro con
código RLMY (Rubro de Libro Mayor).
Códigos de rubros para reporte contables.
CODIGO NECESARIO NOMBRE RUBRO
RLMY LIBRO MAYOR
RING INGRESOS
RCOS COSTOS
RGOP GASTOS DE OPERACIÓN
ROIN OTROS INGRESOS
ROGA OTROS GASTOS
RIYP ISR Y PTU
RBGL BALANCE GENERAL
RACI ACTIVO CIRCULANTE
RANC ACTIVO NO CIRCULANTE
RPCP PASIVO A CORTO PLAZO
RPLP PASIVO A LARGO PLAZO
RCAP CAPITAL
Recomendaciones para la implantación
Generalmente la implantación del sub-sistema de contabilización deberá dividirse en dos etapas:
1. Puesta en operación del sistema contable mediante asientos capturados manualmente
2. Puesta en operación de los asientos automáticos
Asientos manuales
Para poner en funcionamiento el sistema contable mediante asientos capturados manualmente
deberá realizar al menos las siguientes tareas:
1. Definir el catálogo de cuentas contables de acuerdo a las necesidades de la empresa
2. Identificar y documentar la mayoría de las operaciones contables que se realizan para
orientar la capacitación de los usuarios
3. Configurar o desarrollar los informes contables básicos para la operación
4. Definir los saldos iniciales de las cuentas ya sea mediante la captura de los mismos cuenta
por cuenta o a través de una póliza de inicio
5. Poner en operación el sub-sistema
Se recomienda un método de reemplazo en paralelo del sistema contable anterior por el basado
en MaxiComercio. Siempre que sea factible en tiempo y esfuerzo.
Asientos automáticos
En lo relativo a la puesta en operación del sistema de asientos automáticos deberá:
1. Identificar aquellos asientos que el sistema ya contempla y verificar si corresponden a los
procedimientos seguidos en la empresa.
2. Documentar y verificar mediante un formato similar al siguiente cada modelo de póliza
automática:
Tipo de póliza: (Ingreso/egreso/diario) Concepto: Texto predeterminado y variable
Ejemplo: VENTAS DE MOSTRADOR DEL DÍA XX/XX/XXXX
Cuenta Debe Haber
Cuenta configurada para la caja en el catálogo de cajas de MaxiComercio
Total de las ventas al cliente “Público en general” de contado en el día
0
correspondiente
Cuenta de resultados “Ventas” configurada en el panel de control de MaxiComercio.
Total de las ventas al cliente “Público en general” de contado en el día correspondiente
3. Automatizar la generación de los asientos que impliquen mayor esfuerzo de captura y que
son más numerosos para posteriormente aquellos que no son tan importantes.
Resumen
Usted aprendió:
• Los conceptos contables básicos que se aplican en MaxiComercio
• El propósito, capacidades y procesos del módulo de Archivo de ejercicios contables
• Las consideraciones a tener en cuenta para la implantación y operación del sub-sistema de
contabilización
Lección 3.5 – La facturación electrónica en México
Objetivo. Conocer los aspectos principales para implementar la expedición de comprobantes
fiscales digitales con MaxiComercio de acuerdo a los lineamientos del Sistema de Administración
Tributaria (SAT).
Generalidades
Del papel a la secuencia de bits
En México durante muchos años hemos estado usando facturas impresas en papel como medio de
comprobación de las operaciones de compra-venta.
Seguramente todos (los mexicanos) sabemos que para poder expedir una factura en papel se
necesita solicitar que un “Impresor autorizado” haga la impresión de los formatos para que
después los llenemos con los datos propios de cada transacción.
Salvo aquellos que habían tramitado un permiso especial para imprimir sus propios comprobantes
(como es el caso de las grandes cadenas de auto-servicio) todos teníamos que ir a la imprenta de
nuestra preferencia a encargar el trabajo.
¿Por qué necesitábamos de un impresor autorizado? Porque la principal preocupación era
garantizar la autenticidad del comprobante, es decir que Hacienda tuviera un margen de certeza
en el sentido de que se realizan adecuadamente los registros contables.
Sin embargo los avances en las tecnologías de impresión y la informática hacen relativamente
sencillo falsificar un comprobante de papel.
Comprobantes fiscales digitales
Por su parte, los comprobantes fiscales digitales (CFD) se valen de la tecnología informática
disponible para ofrecer:
• Integridad: Garantiza que la información contenida queda protegida y no puede ser
manipulada o modificada.
• Autenticidad: Permite verificar la identidad del emisor y el receptor del comprobante.
• No repudio: El emisor que selle digitalmente un Comprobante no podrá negar la
generación del mismo.
• Unicidad: Al validar el folio, no. de aprobación y vigencia del certificado de sello digital con
el cual fue sellado el comprobante.
¿Qué es el CFD exactamente?
El comprobante fiscal digital de una operación es simple y llanamente un archivo de texto plano
que contiene XML.
Un archivo como cualquier otro que se pudiera crear con el bloc de notas de Windows por
ejemplo.
Pero el contenido de ese archivo es XML e incorpora un “Sello digital” que hace que sea
infalsificable e inalterable.
¿Cómo? Pues si el contenido se modifica el sello ya no corresponde y el archivo se debe descartar.
Los receptores de CFDs pueden verificar la validez del sello por medios propios o mediante el
portal del SAT (www.sat.gob.mx).
Ejemplo del XML en un CFD.
El esquema XML del CFD (versión 2.0 actualmente) ha sido definido por la autoridad tributaria y
permite entre otras cosas el intercambio de información entre sistemas informáticos.
Por su parte, la generación del “sello digital” implica algoritmos criptográficos, de digestión y de
codificación.
Para cada CFD expedido existe un único e irrepetible sello digital.
En resumen, el proceso de generación del sello implica que el emisor cuenta con un “Certificado
de clave pública” expedido por un tercero (el SAT) que garantiza su identidad y que sirve como
materia prima para junto con la “cadena original” derivada del contenido XML del comprobante,
sea encriptado (algoritmo RSA) y digerido (MD5) para finalmente ser codificado (Base64) como
una cadena de caracteres imprimibles. (Afortunadamente MaxiComercio se encarga de todo esto)
Marco legal
A partir del 1 de Enero de 2011 es obligatorio para todas las empresas (personas físicas y morales)
expedir comprobantes fiscales digitales por todas las ventas mayores a $ 2, 000 (dos mil pesos
mexicanos).
El fundamento de esta obligación está publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) del día
7 de Diciembre de 2009 (ver imagen al final de este documento) y ya existe todo el marco legal y
previsiones necesarias en el código fiscal de la federación desde hace algún tiempo.
Aunque se le permitirá temporalmente a las empresas que todavía cuenten con papelería
existente expedir comprobantes impresos hasta agotarla, es un hecho que no hay marcha atrás y
que tarde o temprano (más temprano que tarde) todos tendremos que asumir este cambio.
Por lo tanto es imprescindible que las empresas puedan expedir Comprobantes Fiscales Digitales
(CFDs) a esa fecha.
Fundamento legal
Información transcrita del portal del SAT (http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_15977.html)
• Código Fiscal de la Federación Artículo 28, 29, 29-A, 29-B y 29C
• Resolución Miscelánea Fiscal De la Regla I.2.11.1. a la I.2.12.4. del libro I De la II.2.8.1. a la II.2.9.1. del Libro II
• Anexo 20 (Estándar Informático)
Requisitos previos
Para poder expedir Comprobantes Fiscales Digitales con MaxiComercio el contribuyente deberá
contar o en su caso tramitar directamente ante el SAT:
• FIEL (Firma electrónica avanzada)
• Un certificado de sello digital (Certificado de clave pública) usando la aplicación SOLCEDI
(http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_15885.html)
• Una serie y rango de folios con el SICOFI
(http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_15788.html)
Todos los trámites deben hacerse directamente con el SAT y son iguales que para aquellos que
decidieron expedir CFDs mediante un “tercero autorizado”.
Plan de implementación
La expedición de CFDs requiere que se realice la adecuada planificación de las tareas a realizar.
La siguiente es una lista de verificación simplificada que debería considerar:
1. Implantar adecuadamente el sub-sistema de comercialización con MaxiComercio
2. Obtener toda la información relacionada a la expedición de CFDs directamente del SAT
3. Verificar y en su caso tramitar los requisitos previos (FIEL, Certificado y Folios)
4. Configurar MaxiComercio de acuerdo a la documentación existente
5. Realizar una prueba y validar los CFDs generados en el portal del SAT
6. Diseñar e implementar un adecuado proceso de respaldo que garantice la preservación de
los registros correspondientes a CFDs y la base de datos de MaxiComercio.
Consideraciones finales
MaxiComercio cumple completamente con las disposiciones del Anexo 20 proporcionando al
usuario la posibilidad de:
• Administrar la información de certificados, llaves, folios, direcciones de emisión, domicilio
fiscal, receptores (clientes), informes al SAT, etc.
• Generar archivos XML válidos de acuerdo al esquema para CFD ver 2.0
• Generar el “Informe mensual de uso de folios” requerido por el SAT
• Generar una “representación impresa” del CFD para entregar al receptor
• Realizar el registro correspondiente (con fecha y hora) en un sistema contable informático
de la operación que dio origen al CFD tal cual lo indica el SAT.
Para efectos legales la contabilidad debe llevarse en el domicilio de la empresa mediante un
sistema informático, esto lo cubre muy bien MaxiComercio independientemente de si las
operaciones de venta afectan a las cuentas contables inmediatamente o no.
En el portal del SAT (http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_16002.html) se puede leer:
¿Cómo se interpreta el registro de manera simultánea a las cuentas y subcuentas contables para la emisión de CFD? Al realizar la emisión de un CFD, este deberá quedar registrado en la operación de ventas o modulo de facturación para su posterior afectación al resto del sistema contable, considerando fecha, hora, minuto y segundo en que fue generado el CFD. No es necesario afectar todas las partes de la contabilidad al momento de la emisión, siempre que exista un registro inicial y se replique el movimiento en un segundo paso de manera automática y que guarde consistencia entre lo registrado al momento de la emisión del CFD y lo reflejado al resto de la contabilidad. (Artículo 29, Fracción IV, párrafo segundo del CFF) así como la (Regla I.2.11.5. Fracción II de la 2a RMRMF).
Resumen
Usted aprendió:
• Qué es un CFD, que características de seguridad contiene y como se genera
• El marco legal y los requisitos previos para la expedición de CFDs
• Aspectos principales a tener en cuenta para la implementación
