OS CONCEITOS DA CONTROLADORIA APLICADOS ÀS MICROEMPRESAS.CONTROLLING CONCEPTS APPLIED TO MICROENTERPRISES.

Joice Kelly Ortega Conrado–joicekelly25@hotmail.comPós-Graduanda em Gerência Contábil, Financeira e Auditoria – UniSALESIANO

Profª. Me. Rosiane Cristina Sozzo Gouvea – UniSALESIANO – sozzogouvea@uol.com.br

RESUMO

Devido ao grande número de pequenas empresas que nascem a cada dia, e com aumento da competitividade no mercado acirrado, é necessário que as empresas tenham o máximo de desempenho e controle garantindo sua sobrevivência, desenvolvimento e continuidade. O objetivo do presente trabalho consiste em identificar os conceitos da controladoria como ferramenta que auxilia as pequenas e médias empresas na gestão e tomada de decisões. Para isso, determina como objetivos específicos: abordar os conceitos de controladoria e microempresa; apresentar as principais ferramentas utilizadas; descrever sua importância para as microempresas. Será demonstrado um estudo de caso em uma microempresa de varejo; conhecendo os controles internos utilizados e comparando as técnicas e procedimentos utilizados pela microempresa e a relação com os conceitos apresentados. A metodologia utilizada foi: pesquisa descritiva e exploratória, com revisão bibliográfica e abordagem qualitativa. Foram utilizados os métodos de estudo de caso, histórico e observação sistemática, com uso de entrevistas e visitas a empresa.

Palavras-chave: Controladoria. Microempresa. Crescimento.

ABSTRACT

The main objective of this work is to identify the concepts of the parent company that help in the management of microenterprises. For this, determine as specific objectives: to approach the concepts of control and microenterprise; presenting as main tools for vehicles; describe the importance of the company in microenterprises; develop a case study in a retail microenterprise; know the internal controls used and compare what a microenterprise is used in relation to the concepts. A methodology used: descriptive and exploratory research, bibliographic review and qualitative approach. Methods of case study, historical and systematic observation were used, with interviews and visits to the company. In this way, it was concluded that the controller presents some instruments when put into operation, can significantly reflect the permanence of a microenterprise in the market, making favorable the achievement of its goals and objectives.

Keywords: Controllership. Micro enterprise. Growth.

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INTRODUÇÃO

Diante a competitividade existente no mercado, as microempresas enfrentam

maior dificuldade competitiva sendo necessário para seu desenvolvimento e

sobrevivência conhecimento dos gestores e ferramentas eficazes que venham

otimizar os resultados e potencializar o desenvolvimento de pequenas empresas.

A controladoria apresenta ferramenta eficaz na gestão das empresas, e

otimização de resultados, que podem ser aplicadas a todas as empresas,

independente do seu porte, visando à melhoria do controle e dos seus resultados

com grandes benefícios. Tanto as grandes, quanto as médias e pequenas empresas

podem utilizar deste serviço.

Segundo Monteiro e Barbosa (2011), a controladoria apresenta-se como um

instrumento contábil de grande utilidade ao desdobramento empresarial, onde tem

por objetivo o estudo e execução das funções de planejamento, controle, registro e

divulgação dos fenômenos da administração econômica e financeira da empresa.

Porém, como afirma Catelli (2011), a controladoria não substitui a

responsabilidade dos gestores pelos resultados obtidos, mas busca induzi-los ao

aperfeiçoamento do resultado econômico.

De acordo com, Monteiro e Barbosa (2011) metade das empresas analisadas

em sua pesquisa, tem suporte da contabilidade apenas na geração de guias e nas

obrigações tributárias. Apenas 17,5% das empresas recebem informações

gerenciais que as auxiliam na tomada de decisão.

Com isso, ressalta-se a importância da controladoria nas microempresas, com

seus recursos limitados, necessitando gerir tais recursos de maneira adequada, com

o intuito de conseguir o melhor retorno possível e se manter-se no mercado.

Segundo o SEBRAE (2007), as pequenas empresas têm dificuldade para

sobreviver, principalmente, nos dois primeiros anos de vida. Pois, nesse momento,

elas estão se adentrando em um mercado competitivo e que exige, sobretudo dos

gestores, um gerenciamento eficaz para sobreviver frente à concorrência.

Dessa forma, o estudo busca através do método de estudo de caso, conhecer

os controles internos utilizados pela microempresa, analisar a adequação aos

conceitos de controladoria e identificar se há limitações quanto à aplicação desses

conceitos.

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Diante do exposto surgiu a seguinte questão: os instrumentos da

controladoria podem ser implantados para auxiliar a gestão, na otimização de

resultados e desenvolvimento de uma microempresa?

Perante esse questionamento, determina-se a seguinte hipótese: os

instrumentos da controladoria atuam como apoio ao desenvolvimento de uma

microempresa, através de controles internos e ferramentas de planejamento,

execução e controle que disponibilizam informações confiáveis e atualizadas.

Dessa maneira a controladoria possibilita o monitoramento e desempenho da

empresa que concede ao gestor a percepção real e medidas corretivas quando

necessárias para que a empresa obtenha vantagens competitivas e

desenvolvimento. Nesse sentido, surge a necessidade de conhecer os controles

utilizados pela empresa em estudo e quais podem ser implementados.

O presente estudo tem como objetivo principal identificar os conceitos da

controladoria que auxiliam na gestão das microempresas.

Para isso, é necessário abordar os conceitos de controladoria e

microempresa; apresentar as principais ferramentas utilizadas pela controladoria;

descrever a importância da controladoria nas microempresas; desenvolver um

estudo de caso em uma microempresa de varejo, na cidade de Getulina – SP;

conhecer os controles internos utilizados e comparar o que a microempresa utiliza

em relação aos conceitos apresentados.

A pesquisa de campo foi realizada em uma microempresa de varejo, na

cidade de Getulina-SP, no período de julho a setembro de 2017.

O estudo foi feito através de pesquisa descritiva e exploratória, com revisão

bibliográfica e abordagem qualitativa. Foram utilizados os métodos de estudo de

caso, histórico e observação sistemática, com o levantamento de dados através de

entrevistas e visitas a empresa.

1 A CONTROLADORIA E AS SUAS PRINCIPAIS FERRAMENTAS

No momento em que as empresas, inclusive as microempresas, objetivam

atingir condições de competitividade para seus produtos e desenvolver-se no

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mercado, o papel da Controladoria ganha um destaque especial, pois será ela, a

responsável por coordenar esse processo. Na busca pela eficácia organizacional, a

controladoria apresenta-se como um instrumento que fornece informações

estratégicas para o processo decisório.

Beuren (2000) menciona que a atribuição da controladoria é dar suporte

informacional em todas as etapas do processo de gestão, com vistas a assegurar o

conjunto de interesses da empresa, na medida em que mantêm os gestores

informados sobre os eventos passados, o desempenho atual e os possíveis rumos

da empresa.

Peleias (2002) define a Controladoria como uma área da organização à qual é

responsável para guiar decisões sobre eventos, transações e atividades que

possibilitem o adequado suporte ao processo de gestão. Já para Mosimann e Fisch

(1999), a missão da Controladoria é empenhar-se para garantir a execução da

missão e a continuidade da empresa.

Conforme Pereira Junior, Pestana e Franco (1997) a principal função da

Controladoria é estabelecer a direção e a aplicação dos sistemas de:

a) Informação: entender os sistemas contábeis e financeiros da organização;

b) Motivação: está relacionada aos efeitos do sistema de controle sobre o

comportamento das pessoas diretamente envolvidas;

c) Coordenação: tem como objetivo concentrar informações vistas à

aceitação de planos;

d) Avaliação: tendo em vista interpretar fatos, informações e relatórios,

avaliando os resultados;

e) Planejamento: busca estabelecer se os planos são consistentes ou viáveis,

se são aceitos e coordenados e se poderão dar informações para uma

possível avaliação posterior; e

f) Acompanhamento: refere-se à verificação da evolução dos planos

traçados, buscando corrigir falhas ou revisar o planejamento.

Segundo Oliveira, Pereira Junior e Silva (2009), a Controladoria deve dirigir a

coleta e organização de informações e dados importantes para a tomada de

decisão, controlar e monitorar as atividades executadas e desempenhadas pela

empresa, e principalmente ter capacidade de influenciar na tomada de decisão.

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Tendo em vista a relevância da controladoria nas organizações, faz-se

necessário conhecer, de maneira simplificada, algumas das principais ferramentas

que a mesma disponibiliza, para auxílio na gestão empresarial.

1.1 Gestão estratégica de custos

Entre as principais ferramentas disponibilizadas pela controladoria, a gestão

estratégica de custos é uma excelente alternativa a ser utilizada pelas empresas

frente à competitividade no mercado. Já que, segundo Hansen; Mowen (2001, p.

423) a gestão estratégica de custos "é o uso de custos para desenvolver e identificar

estratégias superiores que produzirão uma vantagem competitiva".

Prado (2004) salienta que a finalidade principal da gestão de custos, é

fornecer as informações de que as empresas necessitam para proporcionar valor,

qualidade e oportunidade que os clientes desejam.

Para Padoveze (2007), custos são os gastos, não investimentos, necessários

para fabricar os produtos da empresa. Sendo que o objetivo do empresário é

recuperar os gastos e obter lucro, por esse motivo o custo é de presente nas

organizações. Segundo o autor, os custos se classificam da seguinte forma:

a) Custos Diretos: são aqueles que são identificados para um segmento

particular sob consideração. Podem ser fixos ou variáveis;

b) Custos Indiretos: são aqueles gastos industriais que não podem ser

alocados deforma direta aos produtos, caso já tenham atribuído aos

produtos e serviços, será através de critérios de distribuição ou alocação.

Podem ser fixos ou variáveis;

c) Comportamento dos Custos: é a evolução de como os gastos ocorreram,

em alguma relação com dados físicos de produção, vendas e outros;

d) Custos Fixos: são custos e despesas necessários para manter um nível

mínimo ou a atividade operacional; e

e) Custos Variáveis: são os custos e despesas que variam no nível das

atividades empresariais.

1.2 Formação de preço de venda

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Dentre as diversas ferramentas da Controladoria, para este estudo é

relevante destacar seu papel na Formação de Preço de Venda.

De acordo com Crepaldi (2008) a determinação do preço de venda é muito

importante para a empresa. Se a organização praticar um preço muito alto inibirá a

venda, e se o preço for muito baixo poderá não cobrir os custos e despesas.

Carvalho (2007) destaca que o preço, além de cobrir os custos, as despesas e

sobejar o lucro desejado, deve ser utilizado como melhor opção de estratégia de

venda.

Os resultados favoráveis dependem de um preço de venda adequado.

Qualquer que seja a abordagem de fixação do preço de venda, as empresas devem

analisar o todo para maximizar o lucro.

Por fim, Kotler e Keller (2006, p. 431) enfatizam que “empresas inteligentes

procuram estruturar os preços para indicar o melhor valor possível”. Assim, destaca-

se a importância da controladoria no processo de formação de preços, o qual pode

ser um fator estratégico para garantir o desenvolvimento empresarial.

1.3 Sistema de informação

Frente às mudanças no mundo dos negócios, as empresas se vêem

obrigadas a otimizar os seus sistemas de informações gerenciais. Buscam modelos

que sejam capazes de detectar falhas em seus processos para aperfeiçoar seus

recursos evitando distorções, retrabalhos e perda de competitividade.

De acordo com Oliveira, Pereira Junior e Silva (2009) o sistema de

informações gerenciais nada mais é do que a combinação de um conjunto de dados

sobre alguma tarefa de trabalho.

Os sistemas de informações servem de apoio a empresa, a partir de meios

que permitam que os dados sejam armazenados de forma segura e transformados

em informações úteis. Para a controladoria essa ferramenta é um poderoso aliado,

pois possibilita uma visão analítica da empresa, no momento que se fizer

necessário.

1.4 Controle interno

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O controle interno relaciona-se com as funções de planejamento, organização

e direção. Representa um reflexo de todas as demais funções administrativas,

propiciando a mensuração e a avaliação dos resultados da ação empresarial.

Para Fayol (1981), o controle tem por objetivo apontar as faltas e os erros

com a finalidade de poder repará-los e evitar a sua repetição.

O principal meio de controle que dispõe uma administração é a contabilidade.

Sendo meios de controle interno, todos os registros, livros, fichas, papéis,

formulários, pedidos, notas, faturas, documentos, impressos, ordens internas e

demais instrumentos de organização administrativa, que formam um sistema de

vigilância, fiscalização e verificação. Dessa forma permite o gestor exercer o controle

sobre todos os fatos ocorridos na empresa, relacionados com a organização, o

patrimônio e o funcionamento da empresa.

Com um controle interno eficiente, a gestão torna-se ágil e de fácil

entendimento para os usuários das respectivas informações.

2 A IMPORTÂNCIA DA CONTROLADORIA NAS MICROEMPRESAS

A Controladoria exerce um papel fundamental na gestão empresarial, através

das suas ferramentas que propiciam a visibilidade e controle da organização como

um todo.

Porém, estima-se que a Controladoria é aplicável apenas as grandes

empresas, devido a estrutura e investimento requerida. Dessa forma o presente

estudo, tem como objetivo demonstrar que de forma simplificada, os conceitos da

controladoria podem ser implantados na gestão de uma microempresa, para garantir

um controle mais preciso e assim contribuir em seu desenvolvimento.

A ausência dos registros e controles contábeis adequados, confiáveis e

atualizados é uma das causas da má administração, que inibe a real percepção do

gestor sobre seu negócio e como este vem se desenvolvendo. Ainda o autor

entende que, sem registros e controles financeiros adequados, o gestor não

consegue compreender a empresa e uma queda é quase que inevitável.

Com isso, pode-se dizer que a ausência das ferramentas da controlaria, na

gestão das microempresas, pode estar relacionada com a insuficiência de

conhecimentos dos gestores, a carência de conscientização sobre a importância da

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contabilidade, ou até mesmo por omissão dos contadores, já que são os maiores

responsáveis pelo suporte contábil às empresas.

Desta forma, evidencia que uma microempresa pode aperfeiçoar seus

resultados utilizando ferramentas que supram as suas necessidades, e esta é a

função da Controladoria aplicada às microempresas.

3 CONCEITO DE MICROEMPRESA

Segundo o SEBRAE (2016), a Microempresa (ME) será a sociedade

empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada

e o empresário, devidamente registrados nos órgãos competentes, que aufira em

cada ano calendário, a receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00, e que conta

com no máximo dez funcionários.

As microempresas, diferentes das demais, contam com redução nos valores

cobrados de Imposto de Renda, INSS, ICMS, COFINS, PIS e IPI, que são recolhidos

de forma integrada, através de uma única guia.

Vieira (2007) afirma que as microempresas e empresas de pequeno porte são

as grandes responsáveis pelo desenvolvimento econômico brasileiro, de forma a

contribuir para a promoção de empregos e renda, tornando favoráveis as condições

de vida da população.

4 RESULTADOS DA PESQUISA

Nesta seção foram apresentados os resultados obtidos através da aplicação

do questionário e das visitas realizadas na empresa objeto do estudo.

Foi apresentada também a análise dos dados obtidos. Para melhor análise

dos dados, decidiu-se separá-los em dois grupos distintos. O primeiro aborda

característica e informações a respeito da empresa. O segundo grupo trata dos

fatores inerentes à controladoria dentro da empresa, onde se buscou verificar a

aplicação da mesma em suas rotinas e as sugestões de melhorias, com base nos

conceitos da controladoria, que irão contribuir no desenvolvimento da microempresa.

4.1 Perfil da empresa

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A microempresa em estudo foi fundada em 12/05/2012, com uma razão social

diferente da ativa no momento. Nesse período, a loja tinha uma extensão maior, com

mais variedades de produtos, porém, com o passar dos anos, houve a necessidade

de reduzir o espaço, devido as mudanças no mercado que vieram afetar a empresa.

No mês de maio deste ano, a loja sofreu uma alteração em sua razão social, por

motivo não especificado.

A loja localiza-se na estação rodoviária da cidade de Getulina – São Paulo,

desde o início da sua atividade. Seus principais produtos são: utilidades domésticas

em geral, papelaria e brinquedos. Além dos serviços de cópia, encadernação,

impressão e plastificação. E os seus principais clientes são os moradores da cidade

e das cidades vizinhas, que desde o início são clientes assíduos da loja.

A empresa passou por dificuldades e encontra-se em fase de

desenvolvimento, onde o gestor busca por alternativas que contribua com um

crescimento sólido e maior lucratividade.

4.2 Conceitos da controladoria na Microempresa

As dificuldades em que uma microempresa possui para implantar ferramentas

que venham aprimorar sua desenvoltura são perceptíveis, onde a aplicação de

ferramentas contábeis é mínima e o suporte contábil é praticamente inexistente ou

nulo. No entanto, a empresa encontra-se com período de vida superior a

considerada por estudiosos como de “Alto Risco” que está entre zero a cinco anos,

porém é impossível afirmar a extinção dos riscos e a possibilidade de estabilização.

Através das visitas realizadas na microempresa, do questionário aplicado ao

gestor e análise dos meios de controles utilizados, foram levantadas as seguintes

informações: a microempresa encontra-se em fase de crescimento após um período

de estagnação, onde o gestor tem buscado por alternativas que propiciem um

desenvolvimento sólido. Por essa razão, aceitou que fosse realizado esse estudo em

seu empreendimento com o intuito de obter ajuda, através dos resultados apurados

no estudo.

Observou-se que até o momento, não são utilizadas práticas efetivas de

controle na empresa, no que diz a respeito à gestão de custos, formação correta de

preço de venda e sistema de informação.

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O controle diário das vendas é realizado através de anotações em um

caderno específico, sendo que os montantes em reais são separados em caixas

diferentes, que são encerrados ao final de cada dia. É realizado um controle das

contas a pagar por ordem de vencimento, assim como a quantidade de mercadoria

disponível na loja, que é conferida diariamente, para que se houver a necessidade,

seja realizado o pedido junto ao fornecedor.

Em relação às vendas, são realizadas com recebimentos em dinheiro, cartão

e duplicatas, sendo aplicado controle de maneira que não venha afetar seu capital

de giro. Contudo a organização possui um valor considerável em duplicatas a

receber.

Foi observado ainda, que a empresa não realiza uma gestão dos custos, com

o cuidado de embutir todo custo existente na sua atividade, tanto fixo como variável,

na formação do preço de venda. Como exemplo: não considera os custos com

energia elétrica, água, aluguel, internet, telefone e demais custos no momento de

formar o preço de venda. O orçamento de materiais para estoque e uso, não são

realizados de forma correta, onde devem ser inseridos todos os gastos inerentes a

formação do estoque, porém apenas são realizadas cotações para adquirir

mercadoria a um preço mais acessível.

O preço de venda das mercadorias, ou o valor cobrado na prestação dos

serviços de cópia, encadernação, plastificação e impressão, são de acordo com o

praticado no mercado, considerando a concorrência da cidade, onde é aplicada uma

margem de lucro acima do custo da mercadoria ou serviço.

Esse método é utilizado na grande maioria das micros e pequenas empresas

devido a ausência de controles e gastos para a formação de custo do produto,

contudo não o indicado a realizar, pois, quando a empresa iguala seu preço ao do

mercado, não sabido se a concorrência obteve descontos de matéria-prima ou se os

seu custos são menores formando assim um produto mais “em conta”, se igualado o

preço, a conseqüência será prejuízos que levará a microempresa à uma deficiência

financeira.

O processo indicado para a formação de preço de venda, segundo Longuinho

(2015) é denominada como Markup, ferramenta capaz de elaborar o preço

condizente com a realidade do produto, sendo inseridos todos os custos relativos a

ele e também a margem de lucro desejada. É um método muito utilizado e por se

tratar de uma microempresa é de fácil aplicação.

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O sistema de informação, uma ferramenta significante quanto aos acertos das

decisões realizadas pela gestão, não é utilizado de forma eficiente, onde são

realizados apenas controles básicos, onde a empresa não utiliza um sistema de

gerenciamento específico, apenas uma planilha de fluxo de caixa, para onde são

repassadas as anotações feitas no caderno diariamente.

Figura 1. Planilha de Fluxo de Caixa da empresa.

Fonte: Autora, 2017.

Para a emissão de notas fiscais é utilizado o emissor do governo e site

próprio da prefeitura da cidade de Getulina.

Na empresa, todo o controle e os procedimentos de compra e venda, são

realizados pelo proprietário, sendo o responsável pela negociação de preços e

formação de preço de venda, que devido as exigências do dia-a-dia, não têm

dedicado mais tempo para cuidar do gerenciamento da empresa.

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CONCLUSÃO

Neste trabalho, pôde-se perceber que, apesar de não ser uma prática entre a

grande maioria das micro e pequenas empresas, a implementação da controladoria

é uma ação necessária para que estas organizações consigam responder às

mudanças de maneira rápida, e não corram o risco de fazerem parte do péssimo

cenário prevalecente no Brasil nos dias atuais, em que muitas empresas fecham

suas portas antes mesmo de completarem cinco anos de vida.

Dessa forma, o presente estudo propõe que a microempresa adote os

conceitos da controladoria em suas práticas de gestão, implementando e adaptando

se necessários, para o suprimento de informações e a tomada de decisão. É

importante destacar que o gestor deve-se conscientizar da importância da

controladoria e suas ferramentas, buscando obter conhecimento para aplicação dos

seus conceitos.

Diante dos pontos apresentados é notória a relevância do tema controladoria,

onde apesar de ser pouco utilizada pela classe das pequenas empresas, sua

destreza é essencial. Destacando os pontos principais que devem ser melhorados,

como: a gestão de custos e a formação correta do preço de venda, através de

métodos eficazes, que é a essência do negócio. Além do controle interno, que se for

realizado com a colaboração de um sistema de informação mais eficiente,

considerando a relação entre custo e benefício, irá possibilitar uma certificação

maior das informações geradas.

Portanto, concluí-se que a controladoria apresenta alguns instrumentos que

quando colocados em funcionamento, podem refletir significantemente na

permanência de uma microempresa no mercado, tornando favorável a realização de

suas metas e objetivos. Independente do porte da empresa, a aplicabilidade da

controladoria, mesmo que seja da maneira mais simples, desde que permaneça a

essência dos seus conceitos, pode garantir informações certificadas para a tomada

de decisão, e consequentemente o desenvolvimento sustentável do negócio.

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