CAOS O GESTIÓN DEL TIEMPO

Si existe algo que debemos apreciar en nuestro trabajo es el tiempo. Apreciarlo, por su importancia y porque su incorrecta gestión, puede influir negativamente en la toma de decisiones, en el trabajo realizado, en abordar nuevos asuntos y en definitiva, en la marcha global de la empresa. El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario (¿Quién no ha ido en alguna ocasión al dentista?). Es, en apariencia, una variable que no podemos modificar. No podemos, alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo, podemos controlarlo. Seguro que cualquiera de nosotros conoce a personas excesivamente atareadas, cargadas de trabajo que exclaman una y otra vez "no tengo tiempo", "me faltan horas" y expresiones parecidas.  ¿Es el tiempo el que nos controla o podemos controlarlo nosotros a él? Esa es la cuestión que cualquier directivo debería plantearse. Son muchos los autores y expertos que han escrito sobre este tema. Y la mayoría suelen coincidir en destacar que la incorrecta gestión del tiempo se debe entre otros factores a:

La inexistencia de objetivos previamente definidos. O teoría a salto de mata. No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente. La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo. Negación de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo. La insuficiente delegación de tareas. Exceso de información para analizar. O información desordenada, imprecisa o tardía.

Evidentemente se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, en primer lugar, determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes entendemos aquéllas tareas que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, a los objetivos, a los costes o a los ingresos. Una vez establecidos los objetivos, comenzaremos por dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces se suele asignar un tiempo máximo para cada actividad con la finalidad de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiado importante, restando tiempo a otras que sí lo son. Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas. Eliminar la posibilidad de que nos puedan importunar con visitas no previstas o reuniones mal planificadas, con hora de inicio pero sin hora de salida. Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma podremos tener siempre preparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada. Ser nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo. No dejar que sean otros los que lo hagan. Evidentemente siempre y cuando nuestro puesto y cargo nos lo permita. Aprender a utilizar correctamente el uso del teléfono. Tanto cuando efectuamos llamadas como cuando las recibimos. Establecer filtros de llamadas y visitas mediante nuestra/o secretaria/o. Agrupar acciones o asuntos que puedan tener cierta relación entre sí. Podemos de esta forma aumentar nuestra concentración en ciertas tareas y evitar, por tanto, la dispersión. (Ley de Carlson: "Toda actividad interrumpida, es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua"). Por lo tanto, el tiempo es relativo, como también lo es el uso que hacemos de él en nuestro trabajo. Algunas tareas que consideramos muy urgentes o importantes a veces no lo son tanto (de nuevo la "relatividad") y debemos aprender a identificarlas.  

Se dice, que generalmente tan sólo el 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de resultados. El resto, suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones y en definitiva desorden.

 

Hacer cada cosa a su tiempo, no hacer más de una cosa a la vez y por supuesto, hacerlo bien. Y ustedes me disculparan, pero ya han pasado los 25 minutos que tenia programados para escribir este articulo.

TIEMPO ES PODER

Jorge Viñas, el vendedor, acaba de ser informado de que los máximos responsables de Metales Unidos, una empresa cuyos pedidos pueden permitir que su empresa supere la crisis que atraviesa, acaban de llegar a recepción. 

Avisa a su vez al Director comercial porque la calidad e importancia de los visitantes requiere la presencia de un alto directivo para recibirles. 

Cuando el Director Comercial va a unirse a Jorge, su secretaria le avisa que el Director General requiere su presencia en el taller. Con insistencia. 

Molesto, el Director Comercial renuncia a atender debidamente a estos importantes clientes para satisfacer a la llamada, injustificada, de su Director General. 

Al final terminan perdiendo la venta y el cliente.  Tiempo es poder 

Varios de vosotros habrán visto esta escena en la película "Quién asesinó la venta". Esta impresionante película de formación, realizada en los 60, evidencia los errores cometidos por toda un empresa para perder una venta, sin que nadie de hecho se sienta más culpable que otro. 

He elegido centrarme en la citada escena porque pocas cosas han cambiado desde la década de los sesenta en este aspecto: el tiempo es poder. 

Cuál de los responsables de una empresa o de un departamento, cuando le surge una preocupación, no convoca inmediatamente a los colaboradores que podrían aclarársela, o si le surge una "gran idea" no improvisa de inmediato una reunión para discutirla. 

Y los colaboradores actúan del mismo modo con sus propios colaboradores, sin que nadie se preocupe realmente de si va a desorganizar el trabajo colectivo de la organización. 

Existe un reconocimiento implícito, y por tanto jamás replanteado, de que el trabajo de un superior jerárquico es siempre más importante que el de sus colaboradores y, por consiguiente, que su tiempo es más precioso. 

Disponer libremente del tiempo de sus colaboradores es afirmar claramente su propia importancia y poder. 

Aunque no sea consciente, aunque cada vez se encuentren buenas justificaciones de este canibalismo del tiempo de otros, no deja de ser el síntoma de una organización completamente volcada hacia arriba y enfocada a la centralización jerárquica. Y ya sabemos que no son necesariamente las más eficaces. 

En el libro "General Motors: el amargo despertar" Mary Ann Keller explicaba, en referencia a las plazas de aparcamiento reservadas para los directivos, que no hay forma de decir a algunos empleados que son más importantes para la empresa sin decir a los demás que lo son menos. Me pregunto si existe una forma de decirles que nuestro tiempo es más importante sin decirles claramente que el suyo no lo es tanto.  

Poder y contrapoder 

Los jefes no son los únicos que pueden disponer del tiempo de otros. En nombre de una política de permanente disponibilidad y de puerta abierta, algunos mandos se ven desbordados por las interrupciones de sus colaboradores en cualquier momento. 

¿Un empleado tiene una duda sobre cómo resolver un problema? acude inmediatamente a su jefe para que se lo resuelva. Y como este lo hace, el ciclo se reproduce y algunos mandos se quejan de que "no me han dejado hacer nada hoy". 

Otorgar o no su tiempo a la organización cuando lo pide es también una expresión de poder. 

- María ¿podría Usted quedarse una hora para ayudarnos a terminar este proyecto hoy? 

- Lo siento Señor, hoy he quedado para xyz, Usted sabe que la empresa me debe dos días de vacaciones del año pasado. Hoy me resulta imposible, lo siento. 

Del mismo modo que estar en situación de exigirlo es también una manifestación de poder. 

- Lo siento yo, María, pero tendrá que cancelar su compromiso. (autoritarismo). 

- Lo siento María, Usted sabe lo importante que tiene este proyecto. Sé que su sacrificio no pasaría desapercibido arriba, no me gustaría tener que decir que Usted se negó. (chantaje).  Poder horizontal 

La relación entre tiempo y poder también se hace patente a nivel horizontal de la organización. La capacidad que tiene uno de conseguir algo de un colega u otro departamento con prioridad o preferencia (entendemos de forma repetida, no excepcional), es una manifestación de su poder: el poder de que otro renuncie, de forma habitual, a sus prioridades para satisfacer la del demandante. 

Puede que sea un mayor indicador del verdadero poder de una persona que el nivel jerárquico oficial. De hecho, hay personas en la organización que se dedican de forma más o menos sistemática a desorganizar el planning de otros, en nombre de un interés mayor, de un requisito que "ya sabe, viene de arriba", o cualquier otra buena razón. 

Pero al fin y al cabo, consciente o inconscientemente, con o sin volunta explícita, disponer del tiempo de los demás es un acto de PODER.  Cómo evitar desorganizar a los demás 

Aunque parezca una evidencia, la primera respuesta es organizándose a sí mismo. Resulta muy cómodo utilizar a los demás para suplir nuestras propias carencias de planificación. 

Cuando tenemos esta "idea genial" o esta "duda urgente", debemos aprender a renunciar a usar la vía de la comodidad. Apuntemos y reflexionemos; intentemos hallar una respuesta por nosotros mismos; aplacemos la urgencia, porque salvo tal vez los bomberos que no pueden planificar los incendios, siempre hay una manera de planificar las respuestas a las urgencias. De hecho, casi nunca las interrupciones de la organización son urgencias. Son comodidades; cuando no muestras de nuestro poder sobre los demás. 

Cuando un Director improvisa una reunión de ocho mandos intermedios, está desorganizando el trabajo de ocho personas, pero al mismo tiempo, está dando el modelo de que estas ocho personas pueden, ¿deben?, desorganizar el trabajo de treinta o cuarenta empleados repercutiendo reuniones improvisadas en su propio departamento para aportar la respuesta urgente.  Cómo evitar a los caníbales de tiempo 

Si somos aquel jefe de la puerta abierta, debiéramos recordar que resolviendo nosotros mismos los problemas de los demás, los hacemos más dependientes (¡vaya! otra vez esta sensación de poder ¿no?). Si queremos luchar contra la centralización y la delegación hacia arriba, debemos procurar que nuestros colaboradores sean capaces de resolver sus problemas; y hacerlos por ellos no es precisamente la mejor manera de conseguirlo. 

Imaginad un momento que sois el coach (entrenador) de un tenista. Este tiene un fallo en el saque,

demasiado cortado, demasiado lento. ¿Qué haría? ¿Cogerle la raqueta y sacar en su lugar? "Oye Entrenador, voy atrás en el marcador, ¿podría salir a sacar por mi?" Sin embargo viene a ser lo que muchos jefes hacen en las empresas.  

¿Dónde está el poder? Es interesante preguntarnos dónde está realmente el poder en las empresas. El poder estatutario, no nos cabe duda. La autoridad natural, entendida como la capacidad de tener seguidores, ya es más discutible. Pero ¿y el poder de hacer funcionar la organización? y el poder de satisfacer a los clientes, de ganar eficacia, de lograr los objetivos, de mantener un grupo cohesionado, ¿dónde se halla? ¿quién tiene este poder? 

Os dejo con la pregunta. Puede que esta respuesta sea común también a otras muchas preguntas. 

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir.   Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos mas importantes y críticos de los ejecutivos.   Algunas de las características del tiempo son:  

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.   Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo son:  

Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes. La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida. Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto. También sucede que algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas. Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después. Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas. Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que manejan los ejecutivos. No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.   La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.

En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:  

Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día. Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo. Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad. Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar.

Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:  

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo. Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados. Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente. El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad. El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades. El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza. Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad. No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados. El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.   Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas. Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas. El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo. El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo , como confiar en la memoria o establecer metas irreales. Características del los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo:   El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario. Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa. Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado. Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.. Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso. Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados. Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.   Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

DECISIONES Y TIEMPO

Antes de entrar en el tema que involucra el tomar decisiones en un momento determinado, es importante, dar una breve explicación de lo que es decidir, esto no es más que escoger una alternativa de varias que se tengan par darle solución a algo o simplemente poder hacer una actividad, muchas veces no se tienen alternativas sino que se tiene que actuar a riesgo.  Existen muchos tipos de decisiones, pero para poder tomar una decisión es importante tener en cuenta el contexto en el que se esta, la importancia de la misma y el tiempo que tiene para decidir. La calidad de las decisiones que se toman pueden considerarse como una medida significativa de la eficacia de un gestor individual, de la gestión de la empresa o de un equipo de trabajadores.  El tiempo es una factor determinante en la toma decisiones, ya que si se requiere tomar decisiones se supone que es para dar solución a actividades que lo necesitan o exigen. No se puede hablar de cuantificar el tiempo en la toma de decisiones, ya que cada persona tiene criterios diferentes, muchas veces cuentan con información que le permite ver el problema con más sencillez que otra, por lo que el tiempo de respuesta ante la circunstancia es breve y la solución la correcta. Por el contrario existen casos donde la persona a quien le corresponde tomar decisión, toma más tiempo del necesario, bien sea porque no tiene suficiente información del caso, porque tiene muchas dudas en cuanto a cual es la mejor, y entonces cuando decide ya no tiene importancia, o que alguien tuvo que tomar la decisión antes, en este caso pudo haber sido una solución efectiva en menos tiempo, pudo no haber sido la mejor pero como no se tomo en un tiempo menor no causó ningún impacto. Por lo que el tiempo es determinante en la toma de decisiones, pero difícilmente se puede hablar de un patrón para decir cuánto tiempo se necesita para tomar decisiones, sólo la persona que decidirá será la que determine como y en cuanto tiempo dará solución al problema.

  El tiempo como variable que incide en la toma de decisiones, determina si una decisión que se ha tomado es oportuna, ya que se debe tomar una decisión en el momento apropiado y ponerla en práctica en el tiempo requerido, por lo que el papel que juega el tiempo en la toma de decisiones es determinante, se tiene que tener presente que cada individuo es una persona con características diferentes, lo que conlleva a decir, que no es fácil responder la siguiente interrogante ¿Cuándo se tiene que decidir?.  Hay decisiones en las que el individuo no puede esperar, es decir, que el tiempo lo obliga a decidir casi de forma inmediata, en el momento de enfrentar la situación, esta decisión esta sujeta a riesgos, que en ningún momento son evaluados.  Algunos autores utilizan ciertos criterios para referirse al tiempo, como lo son:

Ø      Tiempo productivo: Es aquel en el que se obtienen resultados reales, que son cuantificables y que pueden verse de inmediato o a futuro.Ø      Tiempo rutinario: Es en el que las actividades pueden simplificarse, delegarse o eliminarse, estos ocupan una gran parte de la jornada del trabajo.Ø      Tiempo desperdiciado: Es el que se dedica a actividades que no reportan ningún beneficio.  El decidir con un tiempo que exige respuestas rápidas y efectivas, esta sujeto al tipo de decisión o modelo de decisión que se utilice tanto individuales como institucionales, porque muchas veces cuando se habla de toma de decisiones las personas se ubican sólo en un contexto institucional u organizacional, pero esto no es así, porque la toma de decisiones es un proceso que esta presente también en el plano personal o individual.  Anthony en 1965, presentó un modelo de toma de decisiones en una institución, las cuales las clasifica por nivel organizacional, estos son:

La toma de decisiones estratégica, toma de decisiones para el control administrativo, a nivel del conocimiento y para el control operativo, se hace mención a esto, ya que como se puede observar existen diferentes niveles en una organización donde se pueden tomar decisiones, por lo que el tiempo que puede tardar la toma de decisión en un nivel determinado es diferente entre ellos, ya que cada uno evalúa las alternativas desde puntos de vistas diferentes.  Como se mencionó anteriormente la toma de decisiones puede ser individual e institucional, cada una de ellas tiene modelos de decisión, en el caso de la toma de decisiones individuales se presenta modelos como el racional, de satisfacción, selección y psicológico, teniendo cada uno conceptos básicos y patrones de inferencias, de lo que se puede decir, que de igual forma el tiempo de respuesta o de toma de

decisiones depende del individuo y del modelo que utilice, ya que cada uno de ellos se basa en la prioridad de sus objetivos y metas.

 NOMBRE CONCEPTO BÁSICO PATRONES DE INFERENCIAModelo Racional Racionalidad comprensiva Establecer metas, analizar todas las

alternativas y escoger la mejorModelo de Satisfacción Racionalidad acotada Establecer metas, analizar algunas alternativas

y tomar la primera que permita alcanzar las metas

Selección Comparación sucesiva Examinar alternativas para establecer una mezcla de metas y consecuencias. Elegir políticas que sean marginalmente diferentes de las del pasado.

Psicológicos Tipos cognoscitivos Todos aquellos que toman decisiones seleccionan las metas pero difieren en cuanto a recopilación y valuación de información.

 

Los modelos institucionales para la toma de decisiones, se presentan en vista de que las instituciones se componen de grupo de líderes que compiten entre sí por el liderazgo y que éstos al igual que los individuales tienen conceptos básicos y patrones de inferencia, los modelos institucionales son: actor racional, burocrático, política y tipo bote de basura, en cada uno de ellos se toman las decisiones de acuerdo a los diferentes procedimientos que cada uno sigue dentro de la empresa, por lo que el tiempo que se pueda tardar en tomar una decisión depende primordialmente de los líderes que participen en ella y no necesariamente ésta es racional.

 NOMBRE CONCEPTO BÁSICO PATRONES DE INFERENCIAActor racional Racionalidad comprensiva Las instituciones seleccionan metas, examinan

todas las alternativas y consecuencias y luego toman una política que maximice la meta o función seleccionada.

Burocrático Producto institucional y procedimientos de operación

Las metas quedan determinadas por limitaciones en los recursos y por los recursos humanos y del capital existente. Se seleccionan las políticas de manera que sean mayores y diferentes a las del pasado.

Política Resultado a nivel político Las decisiones institucionales surgen de la competencia política. Los resultados de la institución quedan determinados por la influencia de los jugadores.

Tipo bote de basura Programas institucionales no adaptativos La mayoría de las instituciones no son adaptativas, son temporales y desaparecen con el tiempo.

 

Es importante destacar que con el avance de la tecnología, muchas organizaciones han adquirido sistemas de información que las ayuden a tomar decisiones, ya que si el sistema es flexible, con modelos analíticos e intuitivos múltiples para evaluar datos, puede dar un buen soporte a una gran variedad de estilos, habilidades y conocimientos que den resultados o soluciones en un tiempo mínimo requerido, de manera que estas puede ser utilizadas en el momento preciso que se necesiten, es interesante decir que, si los sistemas de información se construyen adecuadamente, pueden resultar de apoyo no sólo a las instituciones sino a los individuos. En conclusión se puede decir, que el tiempo para la toma decisiones no puede establecerse como una receta, aunque la variable tiempo es determinante en el proceso de toma de decisiones no es posible que existan afirmaciones que establezcan un tiempo determinado para tomar una decisión, el tiempo en la mayoría de los casos lo establece el individuo o individuos que la toman. El no tomar una decisión a tiempo puede causar un caos.

UN MEJOR USO DEL TIEMPO 

La máxima "Time is money" se atribuye a Benjamín Franklin, pero ya los grandes pensadores de la Antigüedad formularon ideas en este sentido. Si la falta de money es, cuando menos, frustrante, parece que la falta de tiempo es igualmente causa de frustración para buen número de personas; curiosamente a estas últimas personas les suele faltar time, pero sobrar money. Como no podemos disponer de días más largos y más tranquilos, hemos de hacer una más inteligente gestión de este preciado recurso limitado (nos referimos al time); no sólo en busca de mayor efectividad en el desempeño cotidiano y de momentos para el desarrollo

personal y profesional continuo, sino también en el propósito de llegar a casa con tiempo y con espacio mental para compartir las inquietudes familiares, e incluso para regalarnos alguna dosis de vida social. En realidad, no parecería muy inteligente sacrificar la felicidad personal en pro del éxito profesional, pero cada uno es muy dueño de su time y de su money. Si el lector sigue con nosotros, sepa que vamos a hablar aquí del uso del tiempo; del uso del dinero hablaremos cuando tengamos más.En las empresas, sobre todo en las grandes y sin tener conciencia de ello, a menudo se desaprovecha el tiempo en medida no despreciable: esto dicen muchos estudios y muchos estudiosos del tema. A primera vista, uno no tiene esa sensación cuando mira a su alrededor, pero un análisis más detenido viene a confirmarlo. Seguramente hay tareas, decisiones o actividades a las que deberíamos dedicar más tiempo -por ejemplo, se dice que en general dedicamos poco tiempo a pensar-; pero parece igualmente cierto que otras muchas tareas, por razones muy diversas, consumen un importante extra de dedicación sin que ello suponga más valor añadido. Se diría que sigue plenamente vigente la ley que ya formuló Parkinson hace 40 años: cada tarea consume todo el tiempo disponible para su realización. 

El hecho es que muchos de nosotros solemos repartir inadecuadamente el tiempo entre las tareas a desarrollar, y parece que también desatendemos a las prioridades. No hace falta decirlo: si entre las varias tareas pendientes en nuestra mesa siempre eligiéramos la que más nos apetece hacer, e incluso nos extendiéramos en su desarrollo, entonces cabría el riesgo de que lo más importante se retrasara sensiblemente, o aun de forma indefinida. Entre otras consecuencias seguramente peores, esto nos haría incubar una cierta compunción; hay, por consiguiente, que nutrir la buena conciencia haciendo lo que hay que hacer en cada uno de los momentos: estaremos de suerte cuando eso sea precisamente lo que más nos apetezca. En cierta manera, se trata de adoptar el modelo proactivo frente al reactivo: a esto ayuda el hecho de que cada persona esté en su sitio, es decir, que ocupe en la organización el puesto en que mejor encaje, y por consiguiente deba hacer aquello para lo que está mejor dotado. Esto no es siempre posible, pero los estores de recursos humanos se mueven con esta tendencia.

Lo urgente, lo importante y lo demás

Pero, ¿qué es lo más urgente?, ¿qué es lo más importante?, ¿en qué podemos y debemos añadir más valor?, ¿qué nos va a producir mayor beneficio personal?...; éstas y otras preguntas nos hacemos a menudo, e incluso nos las respondemos automáticamente sin llegar a planteárnoslas. En el pasado, el jefe nos aclaraba todo esto casi cada día y nadie lo ponía en cuestión, pero actualmente, con el trabajo por objetivos y el denominado empowerment, cada uno de nosotros tendría que tener sus respuestas. En teoría, y en busca del mejor rendimiento, nuestra acción cotidiana tendría que responder a nuestros compromisos formulados, y debería estar alineada con las referencias comunes de la organización -valores, estrategia, objetivos generales, políticas y procedimientos internos, etc.-, de modo que éstas nos guiaran; pero muchos trabajadores piensan que si atendieran fielmente a estas referencias, podrían ser considerados conflictivos o malintencionados. 

En la práctica casi siempre hay, por un lado, requerimientos más o menos frecuentes de los jefes, y por otro lado, compromisos formalmente formulados a modo de objetivos o tareas, tanto individuales como en equipo; en cualquier caso, y aunque no nos apetezca hacerlo, resulta habitualmente sencillo saber lo que hay que hacer. (A decir verdad, hay casos en que no es tan fácil: cuando alguien tiene varios jefes y todos vienen a la vez con prisas. Es el terrible caso de los recursos compartidos, en que además, cuanto mejor lo haces más trabajo te traen.)

Bien formados e informados

Por supuesto, si queremos que nos cunda el tiempo, debemos estar bien preparados -formados- para realizar las tareas con los esperados estándares de eficiencia: la falta de formación -o de información- afecta muy sensiblemente a la calidad y al tiempo empleado en el desarrollo de nuestras funciones. También, como dice Peter Drucker, la deficiente comunicación entre las personas genera grandes dificultades. Debemos ser conscientes de este grave obstáculo -problemas de formación, información y comunicación- porque con demasiada frecuencia se repiten tareas por mal realizadas o, lo que es peor, se dan por

buenas sin cuestionarse la calidad (es el panfilismo).

Las empresas deben aprovechar adecuadamente las inteligencias individuales en beneficio de la inteligencia colectiva, para que ésta, a su vez, nutra a aquéllas en su funcionamiento cotidiano. O sea: que nadie reinvente lo que ya se inventó antes. Ésta es, básicamente, la idea de lo que llamamos gestión del conocimiento. Dicho en pocas palabras, una buena gestión del conocimiento en la empresa pondría a disposición de los trabajadores una buena dosis de sabiduría formal e informal -o sea: los datos que solemos necesitar en la práctica cotidiana- de interesantes efectos: ahorraríamos tiempo y esfuerzo, y generaríamos mejores resultados. Por otra parte, es sabido que unos minutos dedicados a prevenir problemas pueden ahorrar muchas horas tratando de solucionarlos. Ya apuntábamos que al parecer pensamos poco y mal: eso es lo que se dice. (Quizá sea porque si te pillan pensando, parece que no estás haciendo nada.) No olvidemos que entre las competencias profesionales que más se vienen echando de menos actualmente figuran, por ejemplo, el pensamiento sistémico, el pensamiento analítico, el pensamiento creativo, el pensamiento estratégico y el pensamiento conceptual. Decididamente hemos de aprender a pensar, y aplicar luego lo aprendido.

Las reuniones

Pero no podemos hablar del empleo del tiempo sin referirnos a las reuniones. Las controvertidas reuniones -causa de bastantes pérdidas de tiempo- constituyen a menudo una clara interferencia en nuestro propósito de aprovecharlo. Algunas reuniones son de incuestionable importancia, se desarrollan adecuadamente y resultan fructíferas, pero se acepta como cierto que otras no. Alguien dijo que el abuso de las reuniones viene a demostrar que las empresas podrían funcionar con menos personas, y de hecho, Peter Drucker sostiene la idea de que uno puede trabajar o reunirse, pero no puede hacer ambas cosas; probablemente no propugna con ello la abolición de las reuniones, pero casi todos pensamos que algunas se pueden evitar, o que sus frutos son mejorables, o que se convoca a demasiadas personas.

Nadie parece pretender que el mejor empleo del tiempo suponga ir como locos por los pasillos, perder la capacidad de escuchar, prohibir las interrupciones, dedicarnos a la meditación y rechazar todas las reuniones. Debemos poder tomar un café con calma, dejando descansar la mente; debemos utilizar el tiempo preciso para pensar las cosas antes de elaborar una opinión; y debemos también contrastar con otras personas nuestros puntos de vista, en pro del acierto, del consenso, del alineamiento de esfuerzos, de la mejora continua y de la innovación. 

Trabajar más horas

Hay personas que dedican más de 50 y 60 horas a su desempeño profesional a lo largo de la semana, y desean seguir haciéndolo. Algunos directivos prolongan efectivamente la jornada laboral en sus despachos: hay, como decíamos, muy diversas razones para hacerlo. Curiosamente, una minoría confiesa que el hogar les resulta más estresante que el puesto de trabajo; pero efectivamente debe tratarse de una minoría. En cualquier caso, si ese exceso de dedicación no supusiera un gratificante rendimiento elevado, resultaría, en principio, lamentable; puede que fuera indicio de algún problema a resolver. Considérese por otra parte que, a pesar de nuestros defectos, probablemente hay personas que nos esperan en casa cada día.

Pero no siempre es la persecución del éxito lo que hay detrás del exceso de trabajo; a veces trabajamos más tiempo por pura motivación intrínseca, quizá adictos a la euforia del alto rendimiento. Esto lo ha estudiado bien el profesor Csikszentmihalyi, de la Universidad de Chicago; él nos recuerda que cuando disfrutamos haciendo lo que hacemos, lo hacemos especialmente bien y hasta perdemos la noción del tiempo. Aquí, naturalmente, habría que decir que hay diferentes tipos de trabajo, y que nosotros estamos pensando especialmente en los trabajadores del conocimiento o del pensamiento. No obstante, el disfrute del trabajo -por extraño que pueda parecer- es posible en casi todos ellos.

Conclusión

Es muy probable que cada uno de nosotros podamos gestionar mejor nuestro tiempo en la empresa en beneficio propio y de la misma, y si alguna vez hacemos perder el tiempo a otros, eso también es sin duda evitable. Podemos ser más eficaces -se recomienda leer a Stephen Covey o Hyrum Smith, por ejemplo- tanto en nuestro trabajo individual, como en las relaciones con clientes, jefes, colaboradores, compañeros y proveedores. Pero eso no significa renunciar siempre a unos saludables instantes de relajación que nos revitalicen.

En la actuación cotidiana, y en la medida en que cada uno pueda administrarse su tiempo, serían de aplicación los consabidos consejos: conocer y respetar las prioridades, dedicar el tiempo justo y necesario a cada asunto, y evitar el aparcamiento indefinido de tareas pendientes. Gestionar adecuadamente el tiempo -sin renunciar a algunos minutos de descanso varias veces al día, condimentados si es posible con buen humor- se traduce en una mejor contribución a resultados, en una mayor satisfacción profesional, y seguramente en la apertura de huecos para adquirir nuevos conocimientos siempre necesarios. (Atención: gestionar bien el tiempo no significa gestionar bien el reloj, o utilizar bien la agenda.)

Pero no nos quedemos en la satisfacción profesional porque siendo necesaria, no es suficiente para nuestro bienestar. O dicho de otro modo: nuestro mayor compromiso personal lo es para con nuestros hijos y nuestro cónyuge. En la medida en que se trata de un compromiso de sentimientos, hay que recordar que los sentimientos son como la teoría: se han de poner en práctica.

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EL CONTROL DEL TIEMPOBenjamín Franklin afirmaba: Si en verdad amas la vida, no derroches tu tiempo porque éste es la materia prima de la cual la vida está hecha

La esencia de la administración del tiempo no está en vigilar nuestro reloj constantemente, en mantener horarios rígidos, o en completar cualquier tarea en el menor tiempo posible. Ésta sólo se logra cuando identificas tus valores, sueños y metas a corto y largo plazo y los utilizas para asignar prioridades a todas tus acciones y actividades diarias. El adquirir este control es quizás una de las cualidades más importantes de las personas de éxito.

Einstein decía que El tiempo es una secuencia de eventos, una continuidad, en la cual estos eventos, estos acontecimientos, ocurren unos tras otro, del pasado al presente, al futuro.

Esta es una de las definiciones más completas y prácticas del concepto del tiempo, puesto que identifica el elemento o la unidad básica del mismo: los eventos. Y la clave para administrar el tiempo con éxito es poder controlarlos, ya que la sucesión de ellos es la vida misma. El verdadero reto no es administrar el tiempo, sino administrarnos a nosotros mismos; nuestras acciones. 

Aprender a administrar nuestro tiempo, a planear nuestras actividades, a trabajar diariamente en nuestros sueños y metas nos permitirá vivir la vida de un modo proactivo. Al hacerlo, estaremos actuando de acuerdo con prioridades y valores previamente establecidos.

De todos los eventos que ocurren a diario en nuestras vidas, unos podemos controlarlos y otros no. Si logramos hacerlo con aquellos que están bajo nuestro control, tendremos como resultado una mayor productividad. Analiza cuáles de ellos puedes controlar y piensa que la verdadera clave de la administración del tiempo consiste en asegurarnos que hay una correspondencia entre nuestras actividades diarias, nuestros sueños, metas y valores. Esta correspondencia no es más que el construir nuestra vida asegurándonos que los cimientos y las bases sean sólidos.

Construye tu vida a través de cada uno de los eventos que puedes y debes controlar y recuerda que sólo

cuando tus actividades diarias van de acuerdo con tus prioridades mas importantes, con tus valores, con tus sueños y con tus metas a largo plazo, sólo entonces podrás esperar experimentar paz interior.  

LA CARRERA CONTRA EL TIEMPO.... Y COMO GANARLA

Sin embargo, la esencia de la administración del tiempo no está en vigilar nuestro reloj constantemente, en mantener horarios rígidos, o en completar cualquier tarea en el menor tiempo posible. Lo verdaderamente importante es asegurarnos que nuestras actividades diarias, nuestras acciones y metas a corto plazo están fundamentadas en los valores, sueños y metas a largo plazo que queremos que guíen nuestras vidas.   De nada nos sirve ser eficientes en nuestras actividades diarias si éstas no nos están ayudando a materializar nuestros sueños o vivenciar nuestros valores. Es más, es posible ser muy eficiente en el desarrollo de nuestras actividades diarias y aun así ser poco productivos y experimentar frustración en nuestras vidas.   Einstein decía que el tiempo es una secuencia de eventos en la cual estos eventos, estos acontecimientos, ocurren unos tras otro, del pasado al presente, al futuro.   Esta es una de las definiciones más completas y prácticas, puesto que identifica el elemento o la unidad básica del tiempo: los eventos. Así que la clave para administrar el tiempo con éxito no es administrar horas, minutos o segundos, sino administrarnos nosotros mismos y administrar nuestras acciones.   Entonces, si  deseas comenzar a tomar control de tu tiempo y tu vida, te voy a sugerir los siguientes tres pasos: 

1. Toma un pedazo de papel y un lápiz y comienza por identificar aquellos sueños  y metas que deseas alcanzar y por los que estás dispuesto a trabajar por el resto de tu vida, si fuese necesario. En otras palabras, aquellas cosas que son realmente importantes para ti. Asegúrate que todas las áreas de tu vida se encuentren representadas en esta lista.

2. Asigna una fecha para la cual te gustaría ver realizada cada una de estas metas. No te preocupes si esta fecha esta a dos o más años de distancia. Recuerda que aquello verdaderamente importante tomará tiempo. 

3. Identifica todas las metas a corto plazo, objetivos intermedios, acciones y actividades que puedas llevar a cabo a diario, que te puedan ayudar a alcanzar tus metas mayores. Este es uno de los pasos más importantes. Una gran meta que no pueda traducirse en actividades diarias no tiene ningún sentido, ya que son las actividades diarias las que producirán acción.

Sólo si das estos tres pasos y actúas, podrás estar seguro que hay una correspondencia entre tus actividades diarias, sueños, metas y valores. Recuerda que sólo cuando tus actividades diarias estén de acuerdo con tus prioridades más importantes, podrás experimentar un verdadero balance en tu vida.