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PRESUPUESTOS CAPÍTULO 1 El Modelo de Planeación y Control de Utilidades PCU Licda. Nora María Reiner Alvarado, MSc. 1 Texto: Licda. Nora María Reiner Alvarado, MSc. Presupuestos, Guía Aplicada a Tres Modelos”, Edición 2013, Universidad Galileo

Cap 1 - El Modelo Pcu

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PRESUPUESTOSCAPÍTULO 1El Modelo de Planeación y

Control de Utilidades PCU

Licda. Nora María Reiner Alvarado, MSc. 1

Texto: Licda. Nora María Reiner Alvarado, MSc.“Presupuestos, Guía Aplicada a Tres Modelos”, Edición 2013, Universidad Galileo

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El Modelo PCU: Según los autores Welsch, Hilton, Gordon y Rivera• Constituye una herramienta de previsión y control

utilizada por empresas para alcanzar ciertas metas y

objetivos.

• Comprende el desarrollo de:

1) Los objetivos generales de la empresa

2) Las metas de la compañía

3) Un plan estratégico de largo plazo

4) Un plan táctico de corto plazo

5) Un sistema de informes de desempeño

6) Procedimientos de seguimiento.

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Según el modelo PCU

UN PRESUPUESTO NO ES:•Un conjunto de cédulas cuantitativas que pueden ser completadas por un contador

NI TAMPOCO:

•Un modelo matemático que se desarrolla mediante la programación de computadoras

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Se puede entender como:

�Un Presupuesto o el modelo PCU

significan plasmar en términos

monetarios las decisiones de la alta

administración para un período de

tiempo, con el fin de alcanzar sus metas

y objetivos.

�Constituye un proceso participativo que involucra desde la alta administración

hasta los niveles operativos

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Fases del Proceso• Consta de 2 fases:

1) PLANEACIÓN• Preparación:

• Análisis de la Situación Actual: ¿Dónde estoy?

• Análisis FODA

• Plan Sustantivo: Parte explicativa del plan• Objetivos, metas y estrategias

• Plan Financiero: Parte numérica del plan• Plan estratégico (2 – 5 años)

• Plan táctico (12 meses)

2) CONTROL• Informes de Desempeño

• Seguimiento

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Fases del Proceso

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Fases Etapas Actividades de la PCU Participante Plazo

Pla

neación

Preparación

Situación Actual: Dónde está la empresa. � Análisis del entorno: Identificar y

evaluar variables externas no controlables por la administración.

� Análisis de la empresa: Variables internas.

Alta administración Proceso Continuo

Plan Sustantivo

Objetivos Generales: A dónde quiere estar la empresa en el largo plazo.

Alta administración

Largo Plazo Metas: Planes concretos que se desea lograr en un plazo definido.

Alta administración y Gerencia General

Estrategias: Cursos de acción a seguir para alcanzar las metas.

Alta administración y Gerencia General

Plan Financiero

Plan Estratégico de largo plazo: 2-5 años: Ventas, costos y utilidades. Inversiones y adiciones de capital

Gerencia General y Gerencias de Nivel Medio

Largo plazo

Plan Táctico de corto plazo: 12 meses, Operativo y Financiero Jefes Operacionales Corto plazo

Control Informes de

Desempeño Informes comparativos de ejecución versus la planeación

Contabilidad/ Presupuestos

Mensual, trimestral

Seguimiento Retroalimentación y recomendaciones de acciones correctivas

Gerencias de línea Mensual, trimestral

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Requisitos para Implantar un sistema de PCU1. Debe existir un compromiso de la alta administración

2. Debe existir un sistema de contabilidad por centros

de responsabilidad Para empresas que no cuenten con un sistema de contabilidad por áreas se debe diseñar uno.

3. Se requiere la formación de un Comité de

Presupuestos

4. Deben fijarse metas realistas y reflejar planes alcanzables

5. Debe existir plena formalidad en los planes

6. Debe existir un Manual de Presupuestos

7. Deben proporcionarse Informes de Desempeño

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El Comité de Presupuestos• Lo deben integrar:

• El Gerente General: Sirve de enlace entre la alta administración y el Comité para comunicar los planes a largo plazo y políticas sobre las cuales se ha de basar los presupuestos.

• El Contralor / Director de Presupuestos: Es responsable por la organización del sistema y la calendarización de actividades para la implantación y ejecución del sistema presupuestal.

• Gerentes y Jefes de Departamentos: Coordinan y supervisan la elaboración del Presupuesto Parcial correspondiente a cada una de sus áreas. • Ventas

• Compras

• Producción

• Personal o RRHH

• Etc.

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Manual de Presupuestos

• Comunica a todos los integrantes los objetivos del proceso

• Revela el compromiso de la alta dirección

• Define las funciones y responsabilidades para los participantes del proceso

• Especifica fechas límite para entregar los presupuestos

• Se estandarizan procesos mediante formas prediseñadas

• Contiene instructivos y procedimientos para elaborar los presupuestos

• Se simplifica la consolidación de la información para obtener el Presupuesto Maestro.

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• El modelo PCU no es una fórmula mágica que conduce al éxito, pero sí es un programa que ayuda a la administración a desempeñar su función de planificación al desarrollar un plan estratégico de largo plazo y un plan táctico a corto plazo enfocado al logro de sus metas y objetivos.

• El programa PCU ayuda a la administración a ejecutar su función de control al comparar la puesta en marcha de los planes con los resultados reales y medir su desempeño.

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Ejemplos de un Plan SustantivoModelos de Empresas

Industrial Comercial Servicios

Producciones Globo, S.A.

BBB, S.A. SEISA, S.A.

Objetivos Generales

� Ser una compañía competitiva en crecimiento que opera con una filosofía positiva de vida.

� Crear condiciones que mejoran el nivel de vida de los trabajadores y la sociedad.

� Aumentar la participación de mercado.

� Posicionarse como una tienda de departamentos.

� Aumentar la competitividad en la venta y servicios de tecnología

� Aumentar el mercado en el área de diseño de sitios web

� Brindar motivación positiva a los empleados

Metas � Incrementar el volumen de unidades vendidas en 20%

� Mantener en el siguiente año una Utilidad Neta del 10%

� Terminar proyecto de ampliación del taller de producción.

� Aumentar sus ingresos por ventas en 12% como mínimo en el siguiente año

� Mantener un margen bruto de ganancia de 9% como mínimo sobre las ventas netas.

� Aumentar sus ingresos en 15% mínimo el próximo año

� Mantener un margen neto sobre ventas totales mínimo del 20%

� Iniciar proyecto de renovación de instalaciones a terminarse en 20X2.

Estrategias � Introducir el producto Y para el año 20X2

� Expandir sus operaciones a una nueva área geográfica (área 2)

� Instituir programas de motivación y capacitación técnica

� Introducir una nueva línea de ventas (Hogar) en el segundo semestre del año

� Promover la nueva línea en diferentes medios

� Manejar precios de introducción especiales

� Introducir una nueva línea de ventas de equipo (cámaras de vigilancia) como un departamento separado

� Realizar una revisión y nivelación de los sueldos de empleados.

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El Presupuesto Personal• El modelo PCU puede aplicarse a su hogar o de manera personal, ya que el proceso es el mismo que en las empresas.

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Fase Etapa Actividad

Pla

neac

ión

Preparación Análisis de su situación actual ¿Dónde estoy? Consideración de variables externas que tendrán impacto en su presupuesto.

Plan Sustantivo

Establecimiento de objetivos y metas personales y financieras ¿Dónde Quiero Estar?

Plan Financiero

Traducción a términos monetarios de las metas personales y financieras; elaboración del presupuesto de ingresos y gastos fijos y variables

Con

trol

Desempeño

Supervisión y observancia de sus patrones de gastos

Comparación entre su presupuesto y lo acontecido en la realidad

Seguimiento Evaluación del desempeño observado y toma de medidas correctivas encauzadas al logro de sus metas.

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Elaboración de su Presupuesto Personal

•Fase de Planeación

• Preparación del Presupuesto

• Análisis de su Situación Actual--¿Dónde estoy?� Identificar todas sus fuentes de ingresos y gastos, por superfluos que

parezcan.

�Llevar un registro detallado de los ingresos y gastos reales durante un mes o de varios meses para establecer promedios y hacer estimaciones.

• Identificación de Variables Externas que Tendrán

Impacto en su Presupuesto�Cambios en la legislación laboral o fiscal, tasas de interés, tasa de

inflación, tipos de cambio, aumentos en precios de ciertos productos.

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Pasos Sugeridos para Establecer su Situación Actual

1) Identifique sus fuentes de ingreso y regístrelas en una hoja. Considere como fuente de ingreso solo aquel que es real y fijo y no producto de la especulación ni el azar.

2) Lleve un registro de sus gastos diarios, luego revise las listas y agrúpelas por categoría de gasto.

3) Totalice sus gastos ya categorizados, por semana y luego por mes.

4) Asigne prioridad a sus gastos y ordénelos de los más a los menos importantes.

5) Reste los gastos de los ingresos totalizados por mes y observe el resultado.

6) Al tener este registro de varios meses establezca promedios en los diferentes rubros de ingresos y gastos.

7) Evalúe qué gastos son necesarios y cuáles puede reducir o eliminar.

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EjemploTabulación de Ingresos y Gastos Reales de Billy

INGRESOS Prioridad oct-12 nov-12 dic-12 Promedio

Sueldo Base 4000 4000 4000 4000Aguinaldo 4000Comisión 500 200 800 500TOTAL INGRESOS 4500 4200 8800 4500GASTOS

Cuota Universidad 1 700 700 700 700Comida 2 1000 1200 1500 1233Contribución

Alquiler3 1000 1000 1000 1000

Gasolina 4 300 320 350 323Medicinas 5 0 0 1200 400Celular 6 200 200 200 200Reparaciones 7 0 600 0 200Ropa 8 300 0 500 267Entretenimiento 9 250 0 500 250TOTRAL GASTOS 3750 4020 5950 4573Ingresos – Gastos 750 180 2850 -73

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•Plan Sustantivo• Establecimiento de objetivos y metas--¿Dónde quiero estar?

• Pasos Sugeridos para la Fijación de Metas

1. Liste sus metas de acuerdo a las categorías definidas en sus objetivos

2. Asigne prioridad a sus metas y ordénelas de las más a las menos importantes

3. Defina un plazo para cada una de sus metas4. Establezca una declaración de acción a tomar para el

logro de cada meta (estrategia)5. Analice cada meta y defina para cada una:

1. Qué podría estar haciendo ahora mismo para el logro de esa meta

2. Qué recursos son necesarios para cada curso de acción fijado

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Ejemplo• Declaración de Objetivos Generales• Educativos: Billy tiene como objetivo principal terminar su carrera de

ingeniería civil lo antes posible y dedicarse al ejercicio de su profesión.

• Sociales/Familiares: Luego de establecerse como profesional, el objetivo de Billy es contraer matrimonio y formar una familia.

• Económico-Financieros: Al establecerse como profesional y formar una familia, Billy tiene como objetivo la construcción de su casa propia.

• Fijación de Metas y Estrategias

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Prioridad Objetivos Metas Plan Acción (Estrategia) Recurso

1 Graduarse Terminar la carrera el siguiente año

Tomar cursos inter-ciclo y de vacaciones para adelantar clases

Q2000

2 Casarse Establecer compromiso en 6 meses

Ahorrar Q3000 para comprar anillo

Q500/mes

3 Construir casa

Tener el enganche de un terreno en 5 años

Ahorrar Q100,000 Q1667/mes

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• Plan Financiero:

• Elaboración del presupuesto de ingresos y gastos

• Coloque en un formato sus ingresos y gastos identificados en el análisis de su situación actual

• Las prioridades asignadas en el paso anterior le permiten diferenciar los gastos necesarios de los no necesarios y decidir cuáles se pueden eliminar o suspender temporalmente

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EjemploPresupuesto de Billy MES 1

INGRESOS

Almacén TV Shack 4000Comisión 500TOTAL INGRESOS 4500

GASTOS

Gastos Regulares

Ahorro 300Alimentación 1356Alquiler 1000Celular 200Educación 700Gasolina y Lubricantes 355Total Gastos Regulares 3911Otros Gastos:

Entretenimiento 0Imprevistos 200Ropa / Accesorios 0Total Otros Gastos 200TOTAL GASTOS 4111RESULTADO (Ingresos-Gastos) 389

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Identificó Ropa y Entretenimiento como gastos no necesarios, por lo cual les colocó cero.

Identificación de Variables Externas: 10% aumento en precios de alimentos y gasolina

Para reunir los Q2000 que Billy necesita, asignó Q300/mes de ahorro.

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•Fase de Control• Evaluación del Desempeño

• Supervisión y observancia de sus patrones de gasto�Conocer sus hábitos de gasto para encontrar patrones. ¿Cómo

decide lo que compra? ¿Se podría catalogar usted como un comprador impulsivo? ¿sus decisiones son cuidadosamente estudiadas previamente? ¿Se deja guiar o influenciar por la publicidad o la moda? ¿Qué factores piensa que son influyentes a la hora de comprar?

• Comparación entre su presupuesto y lo acontecido en la realidad

�Registro de datos reales y calculo de la variación entre el presupuesto y lo real, para los ingresos y los gastos.

� Identificación de las variaciones. ¿En qué conceptos gastó menos de lo que planeó? ¿En qué conceptos gastó más? ¿Qué tipo de circunstancias originaron que gastara de más?

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EjemploPresupuesto Personal de Billy Presupuesto Mes 1 Real Mes 1

Diferencia

(Real - Presupuesto)

INGRESOS

Almacén TV Shack 4000 4000 0 Comisión 500 400 (100)TOTAL INGRESOS 4500 4400 (100)

GASTOS

Gastos Regulares

Ahorro 300 200 (100)Alimentación 1356 1340 (16)Alquiler 1000 1000 0 Celular 200 250 50 Educación 700 700 0 Gasolina y Lubricantes 355 360 5 Total Gastos Regulares 3911 3850 (61)Otros Gastos:

Entretenimiento 0 0 0 Gastos Médicos/Medicinas 500 500 Imprevistos 200 (200)Ropa / Accesorios 0 0 0 Total Otros Gastos 200 500 300 TOTAL GASTOS 4111 4350 239

RESULTADO (Ingresos-

Gastos)389 50 (339)

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Ejemplo Desempeño Real Vs. Presupuesto Mes 1

• En sus ingresos: Su ingreso por comisión fue menor que su presupuesto.

• En sus gastos: El pago del celular fue mayor que el presupuesto, así como la gasolina.

• Pero el gasto de mayor impacto fue un imprevisto de gastos médicos por Q500, lo cual causó que su ahorro tuviera que reducirse en Q100.

• Esto hizo que Billy tuviera que revisar el presupuesto y realizar algunos ajustes.

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•Seguimiento

•Evaluación del desempeño observado y

toma de medidas correctivas

encauzadas al logro de sus metas.

�Al identificar los conceptos donde sus variaciones son desfavorables, le da a usted una pauta de cuánto se está desviando de su presupuesto y alejando de sus metas.

� Analícelas y replantéelas, o tome la decisión de enmendar el error.

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Ejemplo Seguimiento Mes 2Para el siguiente mes:

�Billy redujo sus comisiones presupuestadas en Q100

�Asignó Q300 para cubrir imprevistos

�Redujo el ahorro previsto en Q100.

Observe el Ejemplo de Desempeño Real Vs.

Presupuesto del Mes 2.

• Aunque tuvo imprevistos, al reorganizar sus gastos pudo continuar ahorrando los Q300 presupuestados originalmente, situación que lo reencauzó hacia el logro de su meta.

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Ejemplo Desempeño Real vs. Presupuesto Mes 2

Presupuesto Personal de Billy Presupuesto Mes 2 Real Mes 2Diferencia

(Real - Presupuesto)

INGRESOS

Almacén TV Shack 4000 4000 0 Comisión 400 500 100 TOTAL INGRESOS 4400 4500 100

GASTOS

Gastos Regulares

Ahorro 200 300 100 Alimentación 1474 1360 (114)Alquiler 1000 1000 0 Celular 250 250 0 Educación 700 700 0 Gasolina y Lubricantes 360 350 (10)Total Gastos Regulares 3984 3960 (24)Otros Gastos:

Entretenimiento 0 0 0 Imprevistos 300 200 (100)Ropa / Accesorios 0 0 0 Total Otros Gastos 300 200 (100)TOTAL GASTOS 4284 4160 (124)

RESULTADO (Ingresos–Gastos) 116 340 224

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Reflexiones y Sugerencias• La mayoría de millonarios no llevan vidas salvajes y emocionantes.

• Son gente común y corriente que trabajan duro, ahorran mucho, son económicos y pueden dar cuenta de cada centavo.

• Usted también puede amasar una pequeña fortuna al tener un orden y racionalizar sus gastos.

• Considere el concepto de “retrasar la gratificación”.

• El retrasar la gratificación significa sacrificar algo hoy para poder disfrutar después de un futuro financieramente sano.

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El secreto para alcanzar la seguridad financiera es relativamente sencillo:�No gaste más de lo que gana. �Priorice sus gastos.�Revise sus metas y prioridades de gastos.�Considere eliminar los gastos no necesarios.�Guarde dinero para emergencias. �Concéntrese en ahorrar para adquirir las cosas que realmente necesita o desea.

�No se deje llevar por la publicidad o los medios, ellos tienen su propio objetivo que es el sacarle el dinero a usted, haciéndole pensar que le están ayudando.

�Planee para el día en que ya no pueda generar ingresos o simplemente desee retirarse.

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Vivir con un Presupuesto• Puede parecer una tarea imposible de cumplir, sin embargo no es tan difícil como aparenta.

• Realmente sólo significa un cambio en sus hábitos de vivir y por lo tanto de gastar.

• Algunas sugerencias incluyen:�Congelar sus compras temporalmente

�Evitar la tentación de “ir de compras” a centros comerciales

�Establecer la diferencia entre una necesidad y un antojo

�Utilizar listas para sus necesidades y comprar sólo lo que está en la lista

�Si no puede manejar sus tarjetas de crédito sin que signifiquen deudas, guardarlas temporalmente (no utilizarlas)

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Otras sugerencias para ayudarle a ahorrar en un hogar incluyen:�Preparar los alimentos en casa en lugar de comer fuera

�Evitar el desperdicio de alimentos perecederos

�Comparar precios y comprar lo más favorable

�Aprovechar ofertas sólo cuando estén dentro de sus necesidades o sean productos que va a utilizar de todos modos

�Comprar productos duraderos de alta calidad cuando estén dentro de sus prioridades

�Buscar alternativas a gastar

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• Revise su presupuesto periódicamente y en especial cuando observe algún cambio sustancial en su situación, como por ejemplo:

�Si su ingreso aumenta o disminuye considerablemente

�Si sus gastos aumentan o disminuyen considerablemente

�Si su familia cambia de tamaño

�Si recibe alguna herencia o algún otro regalo

�Si alguna de sus metas cambia de alguna forma

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