Capacitación Asistente Comercial MINSA SA de CV. Capacitación Asistente Comercial TEMAS: Caja chica: Asignación, Comprobación y Autorización. Fondos fijos

Contraloría

Capacitación Asistente Comercial MINSA SA de CV

Capacitación Asistente Comercial

TEMAS:

Caja chica: Asignación, Comprobación y Autorización.

Fondos fijos de la fuerza de ventas.

Anticipos a empleados

Centro de costos

Revisión de Cuentas de Gastos de Vendedores


Fondos de Caja Chica

Proceso para asignación, manejo y reembolso de fondo fijo de caja para la realización de erogaciones menores, que por su importe sea incosteable hacer su pago con cheque o transferencia electrónica.

Asignación de Fondos Fijos

El Gerente de Planta y/o Gerente del Área, determina la cantidad del fondo fijo, previo análisis de los requerimientos de efectivo que se destina para el pago de gastos, adquisiciones o servicios menores, que en forma habitual realiza el área a la que se asigna, y que son necesarios para su rápida operatividad.

Se utilizará el formato autorizado para este propósito (ver anexo1)


Asignación de Fondos Fijos

Una vez autorizado el monto, la Asistente del área ingresa al sistema Axapta la solicitud de anticipo por concepto de Fondo Fijo.

Posteriormente recaba la firma en el resguardo de fondo fijo del empleado, anexando copia de comprobante de domicilio. El original será enviado a Recursos Humanos, para archivo en expediente, y copia al Departamento de Tesorería y Contraloría.

El Departamento de Tesorería, realiza la transferencia mediante depósito en la cuenta del empleado.

En caso de requerir aumento del monto de fondo fijo deberá ser autorizado de acuerdo a matriz de facultades.


Comprobación y autorización de cuentas de gastos

La reposición de estos Fondos Fijos se efectuarán en forma periódica, conforme se van realizando las comprobaciones correspondientes de los diversos pagos efectuados, para ello, deberá utilizar el formato aprobado para este propósito (ver anexo 2), dichas cuentas serán autorizadas por el Gerente de Planta y en el caso de oficinas centrales autorizará el Gerente del Área y siempre llevará el visto bueno del Contralor. Una vez autorizadas, la asistente del área las ingresará en Axapta para solicitar su reembolso al departamento de Tesorería.

Queda prohibido el cambio de cheques de cualquier cuantía y a cualquier persona con los fondos de caja. De la misma manera, no se permitirán préstamos a empleados o terceros bajo ningún pretexto.



La comprobación de los gastos efectuados, se deberá soportar con comprobantes que cubran los requisitos legales vigentes (ver requisitos de comprobantes).

El responsable del manejo de los fondos fijos, debe verificar que los soportes cubran los requisitos establecidos en este documento, caso contrario, el solicitante debe reintegrar la totalidad del dinero del gasto efectuado, salvo previa autorización por parte del Gerente de Planta o del Área.

No se autorizará el pago de comprobantes por un monto mayor a $2,000.00, salvo previa autorización del Gerente de Planta o de Área.



Los fondos fijos son susceptibles de ser verificados e inspeccionados por el Departamento de Contraloría, mediante el uso de la técnica de arqueos de caja periódicos y sorpresivos a efecto de monitorear el correcto y adecuado manejo de los mismos.

En caso de faltantes una vez hecho el arqueo, se considera al responsable del fondo como deudor de la compañía por el valor total del faltante, entendiéndose que dicho valores deben ser repuestos a la brevedad posible.

La permanente aparición de faltantes o sobrantes, ocasionará una sanción de acuerdo a las políticas de la compañía.


Fondo Fijo de la Fuerza de Ventas

Los conceptos que cubren los gastos de viaje son: alimentación, hospedaje, peajes, gasolina, mantenimiento de automóvil e internet. Ningún otro pago por concepto o monto diferente al autorizado será reembolsado.

Para la asignación de Fondos fijos el procedimiento a seguir será el que se indica:

El Gerente Comercial determina la cantidad del fondo fijo en base a las rutas de venta, las distancias y la matriz de facultades.


Fondo Fijo de la Fuerza de Ventas

La Asistente Comercial-Planta ingresa al sistema Axapta la solicitud de anticipo por concepto de Fondo Fijo.

Posteriormente recaba la firma en el resguardo de fondo fijo del empleado, enviando el original a Recursos Humanos, para archivo en expediente, y copia al Departamento de Tesorería.

El Departamento de Tesorería, realiza la transferencia mediante depósito en la cuenta del empleado.

En caso de requerir aumento del monto de fondo fijo deberá ser autorizado de acuerdo a matriz de facultades y se aplicará el mismo procedimiento que para la asignación del mismo.


Anticipo a empleados

En caso de que el interesado opte por solicitar anticipo para gastos en viajes nacionales, deberá hacerse una solicitud de fondos, la cual tiene que autorizar el jefe inmediato así como el Gerente de Planta en el formato autorizado para este efecto (ver anexo 1). En el caso de oficinas centrales, tendrá que ser autorizado por el gerente del área y por el Contralor. Dicha autorización deberá entregarse a Tesorería por lo menos dos días antes de la fecha en que se requiera el anticipo.

Los anticipos para viajes al extranjero siempre se entregarán en dólares americanos, recomendándose solicitar cheques de viajero para mayor seguridad y en función del monto requerido.


Anticipo a empleados

En todos los casos los anticipos se otorgarán en forma individual, aún en viajes conjuntos, tramitándose ante el departamento de Tesorería, previa la autorización requerida.

Para el otorgamiento de anticipos destinados a gastos de viaje, el interesado no deberá tener vencida la comprobación de gastos anteriores por este concepto.

Cuando el viaje sea cancelado y el anticipo ya hubiese sido entregado, se deberá depositar ésta a más tardar el segundo día hábil después de la cancelación y entregar la ficha de depósito respectiva, al departamento de contraloría.


Centro de Costos por Departamento

Centro Costos

Descripción Tipo

111 Dirección Ejecutiva Admon112 Recursos Humanos Admon113 Contraloría Admon114 Jurídico Admon115 Sistemas Admon116 Cuentas por Cobrar Admon117 Tesorería Admon118 Compras de Maíz Admon119 Inteligencia Comercial Admon121 Servicio a Clientes Distrib122 Embarques Distrib131 Producción Fabric132 Control de Calidad Fabric133 Mantenimiento Fabric141 Dirección Comercial Ventas142 Ventas IMT 1 Ventas143 Ventas IMT 2 Ventas140 Ventas IMT 3 Ventas144 Ventas Autoservicios Ventas145 Ventas Mayoristas Ventas146 Ventas Institucional Ventas147 Ventas Clientes Especiales Ventas


Centro de Costos por Estructura de Ventas IMT´s

Gerencia nacional

Gerencia comercial Sitio

Centro de Costos

Gte Nac IMT Div Centro 1Cto 142Gte Nac IMT Div Bajio Nte 2Occ 140Gte Nac IMT Div Bajio Sur 2Occ 143Gte Nac IMT Div Occ 2Occ 142Gte Nac IMT Div Noroeste 3Nte 143Gte Nac IMT Div Pac 3Nte 142Gte Nac IMT Div Golfo 4Gfo 143Gte Nac IMT Div Pen 4Gfo 142Gte Nac IMT Div Sre 5Ste 142Gte Nac IMT Div Noreste 6Nre 143Gte Nac IMT Div Norte Centro 6Nre 140Gte Nac IMT Div Norte 6Nre 142


Criterios de Revisión para Gastos de

Vendedores


Criterios de Revisión para Gastos de vendedores

Gastos de alimentación. Los límites de gasto por alimentos erogados por día, serán acorde a los siguientes criterios:

LOCAL

FORANEO

Los gastos para alimentos no serán acumulables o sustituibles por notas de autoservicios u otro giro diferente al de alimentos.

Desayuno No lo cubre Comida $50.00 Cena No lo cubre

Desayuno $35.00 Comida $50.00 Cena $40.00



Gastos de alimentación.

La propina, en alimentos, no deberá ser mayor del 10% del consumo y deberá venir impresa en el texto del comprobante correspondiente. Los consumos de alimentos al día con comprobantes son aquellos que cuentan con su factura respectiva que cumpla todos los requisitos solicitados (ver requisitos de comprobantes).

No se aceptarán consumos de bebidas alcohólicas, cigarros, ni artículos personales.



Gastos de alimentación.

Los gastos por concepto de alimentos y varios, deben realizarse en forma individual para efectos de control, por lo cual no se aceptarán comprobantes que incluyan el consumo de varias personas. Transportación aérea. La transportación aérea se realizará en clase turista cuando el vuelo sea de hasta cuatro horas. En vuelos con duración mayor, los Directores podrán utilizar clase de negocios (si la hubiere disponible). En este último caso, si el Director o Directores viajan con personal de menor rango, se asignará a todo el grupo clase de negocios.



Hospedaje. En el caso de hospedaje se tiene autorizada una tarifa de $450.00 diarios. En caso de que viajen dos agentes juntos, ocuparán la misma habitación. En el hospedaje no se autorizan los cargos por renta de películas, minibar de bebidas alcohólicas, ni rentas de caja de seguridad, ni llamadas telefónicas personales. Los gastos de lavandería (camisas, pantalones, ropa interior) sólo se aceptan en viajes mayores de una semana, aún cuando sean lavanderías del hotel. Los gastos de tintorería sólo se aceptan para viajes mayores o iguales a dos semanas.



Pasaportes y visas. El pago de pasaporte y visas será cubierto por la empresa, considerando para estos efectos exclusivamente a aquellos empleados que ocupen un puesto no gerencial, ya que los gerentes y superiores cubrirán este costo por su cuenta.

El pago de pasaportes que efectúe la empresa, cubrirá la vigencia mínima con que sean expedidos por las autoridades, excepto cuando el Director del Área a que esté adscrito el interesado autorice un periodo mayor, de acuerdo a la frecuencia y constancia de los viajes.



Peajes Es reembolsable el consumo de casetas siempre y cuando esté acorde al presupuesto mensual autorizado previamente por la Gerencia Comercial correspondiente. No se reembolsarán casetas que no correspondan a la ruta del agente de ventas, salvo que exista previa autorización.

Internet Se tiene autorizado un monto de $300.00 mensuales



Teléfono Celular En el caso de gastos por telefonía celular se cuenta con un contrato centralizado, razón por la cual no hay reembolso de gastos en este rubro. Gasolina El consumo de gasolina se efectuará a través de la tarjeta electrónica asignada de manera personal precargada con el monto asignado al agente de ventas para el gasto correspondiente a este concepto, por lo cual el reembolso de gastos por gasolina solo procederá en casos extraordinarios (problemas con la tarjeta, falta de cobertura, etc.).



Mantenimiento del vehículo Los servicios por mantenimiento de las unidades deberán hacerse en talleres autorizados para ese efecto, ingresando previamente la orden de compra autorizada en Axapta. Si es un mantenimiento foráneo deberá ser en taller autorizado y con presupuesto previo a la reparación. Todos los gastos de mantenimiento tendrán que ser autorizados por el área de Contraloría.



Otros gastos no reembolsables No se autorizan los gastos de artículos de aseo personal. No se autorizan los gastos por compra de maletas y artículos de viaje. No se autorizan gastos de consultas médicas o dentales. Cuando se viaje a ciudades fronterizas nacionales, no se aceptarán notas o facturas de hospedaje, transportación o alimentos pagados en el extranjero. No se aceptan gastos por propinas a agentes de tránsitos, policías, multas o infracciones sancionadas por la autoridad.



Otros gastos no reembolsables

No se reembolsará la compra de equipo de cómputo, electrónico o de celular. No se reembolsarán los gastos comprobados con facturas de folios consecutivos ya sea de gasolina, comidas, etc. No se reembolsarán los gastos respaldados por facturas que estén alteradas. No son reembolsables los gastos que no estén soportados por sus respectivos comprobantes (ver sección de comprobantes), se recomienda al viajero tener especial cuidado con ellos para evitar su extravío y no presente problemas con la liquidación de sus viáticos.



Otros gastos no reembolsables

No se reembolsará los comprobantes de gastos de años anteriores al actual. Grupo Minsa no se hace responsable por algún perjuicio económico al empleado, derivado de una mala prestación del servicio de la compañía de transporte, hospedaje, etc. que utilice. No se autorizan que viajen familiares con el empleado. En caso de ser así, será por cuenta de éste el costo adicional que ocasionen.



Gastos de viaje de personas externas al Grupo. Cuando se requiera absorber gastos de viaje de personas que no sean empleados de la empresa, dichas personas deberán sufragar sus propios gastos de viaje, facturando posteriormente a la empresa el monto de los mismos, mediante la comprobación correspondiente.



Comprobación y autorización de cuentas de gastos Cada semana deberá efectuarse la comprobación de gastos utilizando el formato aprobado para este propósito (ver anexo 2), dichas cuentas serán autorizadas por el Gerente Comercial y adicionalmente. Una vez autorizadas, la asistente comercial las ingresará en Axapta para solicitar su reembolso al departamento de Tesorería.



Requisitos de los comprobantes Cada comprobante de gastos deberá cumplir con los siguientes requisitos fiscales y de control interno:

a) Nombre o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes del prestador del servicio.

b) Folio, lugar y fecha de expedición.

c) Razón social y domicilio de la empresa que absorbe el gasto d) Descripción y cantidad del servicio adquirido.

e) Valor unitario e importe total, desglosando el Impuesto al Valor Agregado.



Requisitos de los comprobantes

f) Contener impresa la Cédula del Registro Federal de Contribuyentes.

g) Datos del impresor y fecha del Diario Oficial de la Federación en que se le faculta para imprimir comprobantes fiscales.

h) Incluir la leyenda "La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales".

i) No tener alteraciones, tachaduras o enmiendas.

Cuando se trate de gastos realizados en el extranjero se omitirán los requisitos de los incisos f), g) y h), así como la clave del Registro Federal de Contribuyentes y el desglose del Impuesto al Valor Agregado: incisos a) y e).



Gastos de representación. Los gastos de representación no son deducibles, por lo que sólo deberán realizarse si se justifican plenamente. Además de lo anterior, sólo se aceptarán si cumplen los siguientes requisitos: Estar autorizados por la Gerencia Comercial Que participen personas ajenas al Grupo que tengan una clara relación de negocios con el mismo. No se admitirán gastos por concepto de alimentos donde asistan al evento exclusivamente personas que laboren en el Grupo, salvo los razonables que, por concepto de negocios, se llevan a cabo con la participación de personal foráneo.

Se indique claramente el motivo del gasto y los participantes.


ANEXOS


SOLICITUD DE FONDOS DE CAJ A FOLIO:

DIA MES AÑO

EMPRESA: MINSA, S.A. DE C.V. FECHA:

AREA SOLICITANTE

A FAVOR DE No. de Proveedor

IMPORTE (CANTIDAD CON LETRA)

FECHA QUE SE REQUIERE DIA MES AÑO

REQUERIMIENTO: DE PAGO: A COMPROBAR:

POR CONCEPTO DE:

DOCUMENTO QUE J USTIFICA EL GASTO: Nº

SE ANEXA: SOLICITANTE

AUTORIZA CUENTAS POR PAGAR CHEQUENº

FECHA

BANCO

FIRMA

Anexo 1


Documento en Axapta

Empleado en Axapta Nombre del Empleado Cuenta Bancaria Puesto

Planta o Bodega Centro de Costos No. Serie de Vehículo (en su caso)

Descripción General

19-jun Total 3671 - 3672 - 3673 - 3674 - 3717 - 3675 - 3676 - 3677 - 3678 - 3679 - 3696 - 3697 - 3698 - 3699 - 3700 - 3701 - 3702 - 3703 - 3704 - 3705 - 3706 - 3671 - 3690 - 3680 - 3714 -

- - - - - - - - -

3682 - - - - - - - - -

-

minsa, sa de cvComprobación de

Gastos de Empleados

No. De Proveed

Pasajes y Taxis

No. y Concepto del GastoGastos de ViajeConvenciones y CongresosGastos de RepresentaciónGasolinaPeajesRenta de Automóvil

Amortiguadores o suspención

PapeleríaTarjetas TelefónicasTelefonía CelularCompra de LlantasServicio Preventico (Km )Alineación y BalanceoReparación o Cambio de ClutchReparación o Cambio de FrenosReparación o Cambio de DirecciónOtros Servicios de MantenimientoAjustes al Motor

Total a Reembolsar

Cambio de BateriaReparación de CarroceriaAlimentosMensajeríaGastos no deduciblesRegalos

SubtotalesIVA

Total Anticipos

Empleado Autoriza

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Anexo 2

Documents

Capacitación Asistente Comercial MINSA SA de CV. Capacitación Asistente Comercial TEMAS: Caja chica: Asignación, Comprobación y Autorización. Fondos fijos