Capitulo 5

Sistemas Administrativos y Control interno

Jose Luis Pungitore

Capitulo 1 Introduccin

Este Capitulo es una introduccin y habla de las fallas que tuvieron los sistemas de control de la empresas mas grandes de los estados unidos, Enron y WorldCom. En relacin a esto habla que mas all de estas empresas, lo mas fuerte fue la cada de Arthur Andersen, que es una firma de auditoria muy importante a nivel mundial, ya que ella era la encargada de hacer el control interno de estas firmas tan importantes.

Cuenta tambin que en el 2002 a raz de esto, el presidente de este pas firmo una ley Sarbanes Oxley en la que introduce importantes reformas que tienen impacto en el sistema de gobierno corporativo.

En esta ley, la seccin 404 establece la responsabilidad del management de la empresa de establecer y mantener adecuada estructura de control interno y adecuados procedimientos para emitir informacin contable/financiera.

Capitulo 2 El Sistema de Control Interno

El Sistema ce Control interno es un conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos a tener en cuenta por el ente y cuyo objetivo es:

Evitar la comisin de errores y fraudes

Ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organizacin.

No apunta a detectar situaciones anmalas, sino por el contrario pretende prevenirlas y evitarlas.

Busca mejorar los procedimientos administrativos para mantener un nivel adecuado de eficacia y eficiencia operativa.

ES

ESTA

NO ES

IMPLICA

UTILIZA

Flexibilidad y Plasticidad del Sistema de control interno

Con el correr del tiempo las empresas tienen que ir cambiando su configuracin, tanto en la naturaleza del negocio como en sus modalidades operativas, como resultado de avances tecnolgicos o como cambios en modas y gustos. Por esto el SCI deber estar construido sobre bases muy dinmicas que permitan su ajuste peridico a las nuevas realidades y necesidades.

Norma Generales

Formacin de un ambiente de control.

Consiste en la certeza de que ninguna operacin importante quede sin controlar, y que este hecho se difunda y sea conocido por los distintos integrantes de la organizacin.

Evitar Zonas grises

Estas traen efectos como la generacin de conflictos y la cada de la moral del personal afectado. Esto pasa por la falta de informacin respecto de las tareas que debe desarrollar cada sector de la empresa.

Estos problemas se atacan con claridad en la definicin del sistema estructural y las reas de autoridad/responsabilidad asignadas a cada sector y de las relaciones asesoras, funcionales, jerrquicas y de control.

Es importante contar con manuales de funciones y de procedimientos para establecer las funciones de cada uno.

Formalizacin de operaciones por escrito.

Las distintas operaciones deben formalizarse por escrito en documentos o formularios que las contengan y describan.

No hacer esto es generar una falta de evidencia de las decisiones y autorizaciones realizadas y esto constituye un punto de partida para ejercer un control de cualquier tipo sobre las operaciones efectuadas.

Y si no hay control hay una deficiencia grave dada la necesidad de una empresa de contar con informacin correcta, confiable y actualizada.

Tambin, aparte de formalizar cada operacin es necesario tener una documentacin de respaldo, es decir, facturas, comprobantes, etc.

De esta forma de evitan manejos indebidos de fondos y tambin inconvenientes con eventuales inspecciones de organismos de control.

Autorizacin de operaciones Niveles.

Esto es, quien puede autorizar cada operacin y los rangos de importes para los cuales es valida.

Ejemplo.

Montos Con la aprobacin de

Hasta $ del jefe de sector

Hasta $ del Gerente del departamento

Hasta $ del Gerente General

Mas de $ del Directorio

Esta norma mejora la eficiencia operativa de la organizacin evitando la pesada carga burocrtica de hacer autorizar todas las compras a funcionarios de altos rangos.

Separacin de funciones/control cruzado por oposicin de intereses

Pilar del SCI ya que permite el procesamiento completo de una operacin sea tarea de varios sectores, de forma tal que se pueda establecer un genuino control en el que jams una sola persona o sector tenga a su cargo cumplir la totalidad de las decisiones de autorizacin y sus respectivos controles.

Implementar esta norma no quiere decir que necesitamos mas personal, sino estudiar la reasignacin de funciones en las reas del caso.

Ejemplo, quien registra no maneja dinero y quien maneja dinero no maneja bienes.

Prenumeracin (de imprenta) de los formularios utilizados.

Se recomienda la numeracin de todos los formularios que utilice la empresa, incluso los de uso interno.

Objetivo, evitar salteos o su doble asignacin. Tambin para dificultar la comisin de maniobras anmalas consistentes en la sustitucin de un ejemplar por otro. Y para facilitar su seguimiento tanto en su curso interno como externo.

Control de correlatividad cronolgica.

Consiste en verificar ante la emisin de un nuevo nmero de un determinado formulario, que su fecha sea similar o posterior a la del nmero anterior.

Dependencia entre Sectores.

El sector que ejerce control no debe depender del sector controlado.

Custodia de formularios sin utilizar.

Los talonarios sin utilizar deben ser guardados en un lugar cerrado y bajo la responsabilidad de un funcionario de jerarqua ajeno al manejo de fondos.

Esta norma persigue por objetivo.

1 Lograr un adecuado control sobre la utilizacin de los talonarios de recibos.

2 Evitar la comisin de fraudes.

Rotacin interna del personal afectado a reas sensibles

Intenta prevenir los efectos indeseables derivados de la permanencia de personas en reas sensibles durante prolongados periodos. Lo que podra dar lugar a desviaciones en el ejercicio de sus funciones.

Evitar rotacin interna acelerada de personal

Esto es signo de que algo no esta bien. Por el contrario, podra estar mostrando una situacin anmala que hace que el personal se desvincule al poco tiempo de tomar servicio. Esto hace que el plantel no logre la estabilidad necesaria para que su tarea comience a rendir frutos mas valiosos.

La alta rotacin de personal deber ser unos de los motivos de cuidado y alerta en un SCI.

Registraciones claras, adecuadas y al da

Las registraciones deben ser realizadas de forma cronolgica y debe encontrarse actualizada con el objeto de permitir el ejercicio de control. Particularmente en el caso de anlisis de cuentas y/o seguimiento de operaciones a travs del sistema contable.

Mecanismos o canales para reclamos de los clientes

Que los clientes tengan a sus alcance un libro de quejas o un mecanismo donde ellos puedan manifestar su descontento con los servicios o productos de la empresa.

Normas Particulares

Estn dedicadas a cada rea:

Normas de control Interno relativas a la estructura de la organizacin (horizontal y vertical) y a la separacin de funciones.

Normas de control Interno relativas a las medidas concretas de control conducentes a evitar la posibilidad de cometer errores o fraudes que atenten contra el patrimonio de un ente, o sobre la continuidad de sus operaciones.

Mejoramiento de procedimientos y rutinas administrativas, cuyo cumplimiento facilita el ejercicio de control interno.

Cumplimiento de disposiciones y normas legales.

Medidas concretas que mojaran la eficiencia administrativa.

Capitulo 3 Compras y cuenta a pagarDiagrama en Bloque

Estos diagramas son grficos que apuntan a capturar globalmente un circuito o sistema, bajo el paradigma de que la comunicacin se realiza a travs del flujo de documentos o formularios entre los distintos sectores que intervienen.

Al adoptar un nivel global, lgicamente hay detalles del circuito que deliberadamente se omiten.

Secuencia

Operacin

Formulario

EM - Emite

PR Pedido de Reaprovisionamiento

SC Solicitud de Compras

VA Verifica Autorizacin

PC Pedid de Cotizacin

COT Cotizacion

COE Controla y Emite

PEC Planilla de Evaluacion de Cot

ADE Adjudica y Emite

OC Orden de Compra

REM - Remito

FCT Factura

RME - Recibe mercadera y emite

IR Informe de Recepcion

ACC Asienta resultado de ctrl. Calidad

VCC Verifica Cumplimiento de compra

AMR - Almacena Mercaderia y Registra

RM Recibe Mercaderia

CR Controla y registra

Diagrama Hibrido de Contexto. Creacin del autor.

Caractersticas:

Conserva el nivel global en el Diagrama de Bloques

Destaca las actividades y tareas de cada sector

Permite relacionar cada una de estas actividades con la info necesaria.

Modulo 1 Modulo 2 Modulo 3

Tres tipos de Diagramas Hbridos:

Centrado en Formularios: la cadena de valor se construye a partir del flujo de sus formularios y el encadenamiento sectorial.

Centrado en procesos: la cadena de valor se construye sobre los procesos seriales y paralelos definidos para alcanzar el resultado concreto que corresponda.

Radiales: un sector se constituye en pivote del proceso, y acta como principal ejecutor del mismo, en su relacin con otros sectores.

Diagrama hibrido de Contexto Centrado en Formularios

Los smbolos utilizados son:

Formulario

Secuencia de procesos, a travs de la emisin

y control de formularios, y consulta a los

registros y sistemas que corresponden.

Sectores que intervienen

Soporte de tarea: sistema, archivo o registro

que brinda el soporte de informacin necesario

para que el sector pueda realizar la tarea.

Funcin de Compras

Consiste en la adquisicin de los recursos materiales necesarios para el funcionamiento de una organizacin, bajo las mejores condiciones de contratacin.

Separacin de Funciones

Descripcin del Circuito

Modulo 1: Deteccin de la necesidad de Compras.

Modulo 2: Seleccin del proveedor y adjudicacin de la compra.

Modulo 3: recepcin, Control y almacenamiento.

Modulo 4: Control de la compra y registracion.

Modulo 1

Todas las compras de bienes superiores a un monto, deben hacerse por escrito. Los orgenes de las solicitudes son dos:

- Sector almacenes, reposicin de artculos, mantener stock. (Reaprovisionamiento)

- Otro sector de empresa para productos sin stock. (Solicitud de compra)

Artculos con stock, Sector de almacenes es el encargado de mantener las existencias para esto el sector tiene que iniciar su reaprovisionamiento antes, es decir, en un punto de mayor existencia que su stock mnimo. Ese punto es el PUNTO DE PEDIDO, esta posicin queda definida como el stock mnimo ms un margen determinado de seguridad, el que variara segn el grado de importancia del producto y esto depende del dao que pueda causar al normal funcionamiento de la empresa.

Artculos sin stock, para estos solo es necesario una Solicitud de Compra.

Limites para la autorizacin de compras

Los lmites deben ser precisos y relacionados tanto con el nivel jerrquico como con la especialidad del funcionario que pueda autorizar la compra.

Modulo 2

Recibidos los pedidos del modulo 1, compras procede a:

- Cotejar las firmas de dichos formularios con el Registro de Autorizaciones y Firmas. (RAF)

- Consultar el Registro de Proveedores (RP) con el objeto de seleccionar los ms afines ala naturaleza del pedido, para pedir la cotizacin.

El pedido de cotizacin se realiza por escrito y la cotizacin del proveedor tambin se recibe por escrito.

Aprobado esto, se emite la Orden de compra.

Solicitud de Cotizacin a Distintos proveedores

En las compras de importancia es fundamental pedir a distintos proveedores las cotizaciones, los requisitos para esto son:

Cantidad y calidad requerida.

Precios

Impuestos que graban

Condiciones de pago

Fecha de entrega

Plazo de mantenimiento

Garanta

Las compras por montos importantes se realizan por medio de concursos de precios.

Modulo 3

La entrega de las mercaderas se realiza por el sector de Recepcin, quien luego de controlar la mercadera, hace el informe de recepcin.

Salvo en algunas mercaderas, la misma sufre un control de calidad con anterioridad a su almacenamiento.

Tanto el sector Control de Calidad como el de Almacenamiento dejan constancia de su intervencin sobre las copias de recepcin.

Lugo de esto, Compras y contadura dan por concluida la gestin correspondiente a los artculos recibidos.

Modulo 4

El sector de Contadura va reuniendo los documentos representativos de los distintos pasos desarrollados del circuito de compras, ellos son:

Orden de compras (duplicado)

Orden de Compras internas (original)

Informe de Recepcin (original)

Remito del proveedor (duplicado)

Al recibir la factura del proveedor proceder a su control y registracion, para luego dejar archivado todo el legajo en un archivo transitorio de cuantas a pagar.

Armado del Legajo de Compras y su Composicin

Se arma con la documentacin mencionada, teniendo a la factura del proveedor como pivote. Solo se pagara por la mercadera efectivamente ingresada y almacenada, en la cantidad y calidad solicitada, y por el precio y las condiciones convenidas.

Admisin nicamente de Originales de Facturas.

Control de facturas de proveedores

Sello, nicamente para fines de control interno. Aprobado.

Luego se registrara la deuda/aprobacin del pago de facturas.

Capitulo 4 PagosFuncin de pagos consiste en la cancelacin de la obligaciones contradas, originadas con motivo de compras, servicios recibidos, de sueldos y jornales del personal.

Descripcin del Circuito de Pagos

Para la comprensin, el zoquete lo dividi en 3 mdulos:

Modulo 1: Determinacin de la fecha de vencimiento de la factura y emisin de la orden de pago.

Modulo 2: Emisin del Cheque.

Modulo 3: Distribucin de la documentacin y registracion del pago.

Modulo 1

Este modulo consiste simplemente en la emisin de la orden de pago en funcin del legajo de compras, una vez que se ha detectado como prxima la fecha de vencimiento de la factura del proveedor, suponiendo que no existen dificultades financieras para disponer el pago.

Modulo 2

Tesorera recibe el legajo de compras y la orden de Pago y luego de examinar la documentacin sin observar objecin alguna procede a emitir el cheque y a firmarlo.

La documentacin que compone el Legajo de Compras es anulada con un sello de PAGADO-FECHADOR, de forma tal de evitar que sea presentada en otra oportunidad, y juntamente con los dos ejemplares de la Orden de Pago y el Cheque emitido se derivan al Gerente administrativo.

El gerente adm. Coloca la segunda firma al cheque luego de examinar la documentacin sin encontrar objecin.

Con el objeto de incrementar y concentrar el control justamente en el momento ms importante del circuito, es conveniente que la emisin del cheque requiera de dos firmas para tener validez.

Los cheques deberan emitirse incluyendo la clusula no a la orden seguida del nombre del beneficiario del pago.

Se recomienda establecer das fijos para la emisin y firma de cheques y para el pago a proveedores, con el fin de lograr un mejor aprovechamiento del tiempo y eficiencia administrativa.

Modulo 3

La documentacin recibida del gerente Administrativo es distribuida de la siguiente forma:

Cheque: al proveedor.

Legajo de compras: se archiva definitivamente en el sector, en forma cronolgica, en el archivo contable de compras.

Orden de pago (original): se archiva definitivamente en el sector, en forma cronolgica, en el archivo contable de Pagos, previa registracion de la operacin en el Subdiario de Caja y Bancos.

Orden de pago (duplicado): a tesorera, sector que la archiva en el archivo de rdenes de pago.

Capitulo 5

Ventas y cuentas a cobrar

La funcin de ventas/separacin de funciones/incompatibilidadesLas ventas son el conjunto de operaciones mediante las cuales una empresa transfiere a otra (o a un consumidor final) un bien o presta un servicio, y recibe a cambio un precio pactado, generalmente en dinero o a travs de una promesa de pago futuro.

Ningn sector debe tener ms de una de las funciones bsicas:

a) realizacin y aprobacin de la venta

b) aprobacin de los crditosc) despacho de la mercaderad) facturacin de la venta

e) cobranza de la venta

f) registracin de las operaciones efectuadas

Descripcin del circuitoRecepcin y aprobacin del pedidoDescripcin general y global del moduloUn cliente origina un pedido ante la visita de un vendedor o un llamado.

Los vendedores realizan el requerimiento recibido a travs una Nota de Pedido.

El sector Administracin de Ventas produce el Control Formal: chequeo de la existencia del cliente en los registros de la empresa, correccin de los precios, cdigos de los artculos coincidentes con su descripcin, condiciones de pago, plazos de entrega, garanta, etc.

Colocacin del pedidoLos vendedores reciben el pedido de los clientes, ya sea en su domicilio o en las oficinas de ventas.

Los pedidos deben contar con la aprobacin escrita de los clientes. La cantidad de copias del formulario de Pedido vara segn los distintos usuarios de la informacin. Estos pueden ser:

el cliente

administracin de ventas, para realizar el control formal y que se cumpla el pedido

crditos almacenes, para el control de stock y el despacho de la mercadera

facturacin, para facturar la mercadera entregada

el emisor, para su control

Datos de la nota de pedido

nmero y nombre del cliente

cdigo de vendedor

cdigo del producto solicitado

cantidad solicitada

precio unitario

condiciones de venta

lugar de entrega (si es distinta al de los registros de la empresa)

fecha estimada de entrega

Aprobacin formal del pedidoUno de los problemas ms comunes es el de rechazo de pedidos por cliente inexistente. Esto ocurra porque toman el pedido sin haber procesado previamente el alta del cliente. Por ello se recomienda asegurarse de haber procesado todas las altas, bajas y modificaciones de clientes.

Otros casos son aquellos en los cuales los montos de las listas de precios usadas por los vendedores no coinciden con los precios vigentes al momento de la facturacin.

Esto puede por error, por lo cual se rechaza o sino tambin por ser operaciones especiales aprobadas, en cuyo caso deben ser autorizadas en la Nota de Pedido por parte de un funcionario responsable.

Control de crditosHay que recordar que aunque estemos en presencia de ventas al contado, el cliente puede presentar atrasos en los pagos de compras anteriores y la empresa no desear venderle a clientes morosos.

El sector de Crditos debe fijar un lmite de crdito mximo a otorgar a cada cliente.

Este control tiene como objetivo otorgar crditos a clientes que tengan solvencia para pagarlos.Para efectuar el control de Crditos deben adoptarse algunas formulas que permiten verificar:

que no hayan atrasos anteriores que signifiquen el rechazo del pedido

que no haya sido superado el limite de crditos (esto incluye saldos impagos a la fecha de evaluacin, pedidos aprobados y no entregados, pedidos entregados pendientes de facturacin, cobranzas recibidas pendientes de contabilizar)

Control de existenciasPermite efectuar la reserva de mercaderas en los registros de stock para que impida que stos denoten una situacin de disponibilidad distinta de la real.Una vez chequeado esto, se enva la Nota de Pedido a las reas encargadas de confeccionar el remito y despachar la mercadera. Solo con el remito se realiza la baja fsica del stock, sin olvidarse de dar de baja tambin la reserva previamente efectuada.

Control de pedidos rechazadosUn pedido puede ser rechazado por causas insalvables que generan el rechazo definitivo.

Sin embargo, hay motivos que pueden ser revertidos, como por ejemplo la falta transitoria de stock o el atraso en la cobranza de facturas pendientes.

En estos casos los pedidos deben ser tratados como en suspenso hasta que se pueda levantar el rechazo

Despacho y entrega de mercaderaDescripcin general y global del moduloAlmacenes emite los correspondientes remitos si hay stock.

El sector expedicin prepara los envos a cada cliente y confecciona la Hoja de Ruta, formulario que permite clasificar los envos que efectuar cada repartidor.

El repartidor entrega la mercadera solicitada por el clientes y obtiene su conformidad sobre el original del remito. Cada entrega efectuada se registra tambin en la Hoja de Ruta, como los casos que no se pudo entregar la mercadera, en donde tiene que explicar el por qu.

Una vez que finaliza el recorrido de entrega, el repartidor rinde cuenta de al sector Expedicin quien, una vez que controla todo, reparte la documentacin.

Preparacin de la mercadera/Emisin de Remitos y Ordenes de ExpedicinLos remitos deben estar prenumerados de imprenta para llevar un control sobre las salidas y la existencia de mercaderas. En caso de utilizarse medios computadorizados, el control de secuencia deber merecer un especial cuidado.

El despacho y el reparto de la mercadera/Hoja de rutaGeneralmente contienen: apellido y nombre del repartidor

datos identificatorios del vehiculo utilizado

kilometraje del vehiculo antes de iniciarse el recorrido

distancia estimada a recorrer para realizar el reparto y tiempo y aproximado que demandar la tarea

sntesis de los remitos que componen el recorrido

lugar para indicar los datos de la entrega y, en caso de corresponder, el por qu no se realiz la misma

Transporte de mercadera/Riesgos/SegurosSe deben contratar seguros para cubrir riesgos como robo, hurto y algn otro riesgo que implique potenciales daos propios de la operacin.

Si no se contrata seguro alguno, es conveniente fijar que la mercadera viaja por cuenta y riesgo del comprador. Si se decide por esta opcin, dicha leyenda debe estar tanto en los Remitos como en las Notas de pedido.

ExpedicinEn muchas empresas el sector de Expedicin se convierte en un almacn secundario donde quedan depositados los pedidos que no pudieron entregarse, y generalmente por mucho tiempo.Es por eso que se recomienda que todo pedido que no se haya podido entregar, vuelva a Almacenes de inmediato.

Control de entrega de la mercadera solicitada por el clientePara que Administracin de Ventas pueda controlar las entregas de los pedidos, una de las copias del Remito (en donde debe decir Mercadera entregada o similar) le debe ser enviada por el sector Expedicin.

Facturacin, registracin y controlDescripcin general y global del moduloEl sector Facturacin, en funcin de los remitos por mercaderas entregadas, y de los precios y condiciones de venta contenidos en la Nota de Pedido, emite las correspondientes Facturas. La emisin de 4 ejemplares es suficiente:

Original: al cliente

Duplicado: a Contadura para la registracin contable

Triplicado: a Cobranzas

Cuadruplicado: se archiva en el sector.

FacturacinEs un proceso mediante el cual se liquidan las ventas realizadas.

Para evitar inconvenientes, se recomienda emitir la factura solo cuando la mercadera haya sido entregada.

Precios y condiciones de ventaEs comn que las empresas tengan diferentes listas de precios segn el cliente.

Sin embargo esto a veces ocasiona problemas administrativos.

Por lo tanto se recomienda que haya una sola lista de precios y que luego se manejes con bonificaciones y descuentos especiales.

Prenumeracin de formulariosObviamente, las facturas deben estar prenumeradas. En caso de utilizarse medios computadorizados, el control de secuencia deber merecer un especial cuidado.

Control de facturacinEs conveniente que un sector ajeno a Almacenes y Facturacin efecte un control de integridad y correccin sobre las facturas emitidas, para detectar posibles errores de carga y de proceso. El mejor sector es Contadura, que debe encargarse de:a) correlacionar los remitos emitidos con la facturacin, para evitar salidas de mercadera no facturadas o distintas de las cantidades facturadas

b) controlar la calidad de los importes de las facturas emitidas

Registracin de la operacin

Comprende dos procesos:

a) proceso diario, o sea pase de las operaciones realizadas al Subdiario Ventas

b) proceso mensual, o sea armado del asiento resumen de diario en funcin de la informacin del subdiario Ventas

Control mnimo de facturasEs conveniente controlar las facturas antes de enviarlas a los clientes, para detectar errores como falla en la impresin, importes excesivamente grandes o pequeos, clientes o artculos no conocidos, etc.

Nota de venta al contadoDicho comprobante ampara tres operaciones: la entrega, la facturacin y la cobranza.

A dicha Nota se le estampa un sello de PAGADO al ser abonada y un sello de ENTREGADO al recibirse la mercadera.

Esta Nota hace de Remito, Factura y Recibo.

Seguimiento y control de pedidosDescripcin del moduloCuando Administracin de Ventas procesa las distintas Notas de Pedido recibidas de los vendedores, se archiva transitoriamente una copia de los que hayan pasado el Control Formal en el archivo de Pedidos pendientes de Cumplimiento.

Estos pedidos se van a ir dando de baja a medida que la empresa vaya cumpliendo con la entrega.

Capitulo 6

Cobranzas

Se refiere a la percepcin efectiva del precio pactado en la operacin de Venta.

Funcin de Cobranzas:

Apertura de correspondencia

Manejo de fondos

Control y registracin de la cobranza

Cobranzas mediante cobradoresDescripcin general y global del mduloCobranzas emite el formulario Listado de Cobranzas para cada cobrador, indicando las facturas y clientes que cada uno tiene por objetivo cobrar. Le entrega al cobrador dos copias del Listado y una copia de cada Factura.

Ante el pago del Cliente, el Cobrador emite el Recibo Oficial en 4 copias, entregando al cliente el original.

La totalidad de la Cobranza es rendida en Tesorera (Dinero, Cheques, Recibos, Listados de Cobranzas), mientras que el sector Cobranzas recibe una copia de los Recibos Oficiales.

Planilla de CobranzasContiene:

Cdigo y denominacin del clientes

Facturas adeudadas

a) Nmero

b) Fecha de emisin

c) Importe

d) Fecha de vencimiento

rea a llenar por el cobrador:

Detalle de la gestin de cobranzas realizadas

En caso de no haber podido cobrar:

Causas

En caso de haber cobrado:

Nmero de recibo extendido

Importe de la cobranza, discriminando el efectivo de otro tipo de formas de pago

Importe de eventuales descuentos otorgados.

Recibo Provisorio/Recibo OficialAlgunas empresas emiten Recibos provisorios al cobrar, para emitir el Recibo Definitivo luego de que los cheques son depositados y acreditados en la cuenta bancaria de la empresa.

Recibos AnuladosTodas las copias deberan inutilizarse y archivarse, con el objeto de asegurar que no se ha realizado uso indebido de ninguna de ellas.

Debera comunicarse tal situacin a todos los sectores receptores del citado formulario.Cobranzas por correspondenciaDescripcin globalLa correspondencia es abierta por la secretaria de Gerencia General quien emite la planilla de Valores Recibidos por Correspondencia.

Los cheques son enviados a Tesorera para su depsito.

Una de las copias de la planilla es enviada al sector de Cobranzas quien emite los Recibos Oficiales.

Apertura de la correspondenciaDebera ser abierta por funcionarios de alto nivel o por sus secretarias.

Listados de Valores Recibidos por CorrespondenciaLos cheques de clientes recibidos por correspondencia deberan ser listados por los responsables de su apertura. Es necesario para conocimiento y control cruzado de los sectores de Cobranzas y Tesorera.Control y depsito de la recaudacinDescripcin del mduloTesorera se encarga de depositar las cobranzas ingresadas a travs de los cobradores como por correspondencia.

Una copia de esta planilla firmada por Tesorera, habilitar al sector de Cobranzas para emitir los Recibos Oficiales.

Boletas de Depsito: copia del detalle de valores depositadosEs importante que en la empresa quede copia de los valores depositados para realizar eficientes controles y revisiones posteriores de las operaciones de caja.

Parte de ingresosEs un formulario en el podemos notar dos partes:

La primera, en la que se consignan los totales de cobranzas que surge de los Listados de Cobranzas y de la planilla de Valores Recibidos por Correspondencia. La segunda, conteniendo el detalle de los depsitos realizados.

Obviamente, los totales de las partes deben coincidir.

El Parte de Ingresos debe estar firmado por el sector encargado de su confeccin (Tesorera) e intervenido por contadura como seal de haber controlado el depsito completo de la cobranza recibida.

Deposito diario e integro de las CobranzasLas cobranzas recibidas deberan ser depositadas en el da y en forma integra.

Tomar parte de las cobranzas para realizar pagos, dificulta cualquier tarea de control posterior. Se recomienda canalizar los pagos a travs del Fondo Fijo o de la emisin de cheques.

Custodia de talonarios de Recibos sin utilizarDebera recaer sobre un funcionario ajeno al manejo de fondos.

La entrega de talonarios de Recibos en blanco para su uso, deber efectuarse slo ante la rendicin de los completos ya utilizados.

Con esto se persiguen los siguientes objetivos:

Implantacin plena del control de correlatividad numrico-cronolgico

Evitar situaciones anmalas utilizando Recibos extrados de formularios que no estn en uso

Prenumeracin de formularios que intervienenEs fundamental que todos los formularios que intervienen se encuentren prenumerados de imprenta.

Control y registracin de la operacin a fin del daDescripcin del moduloLos Recibos Oficiales pasan por cuentas Corrientes, quien efecta las registraciones en las Fichas de Cuentas Corrientes de los clientes.Aqu viene el control final del circuito, que ejercer Contadura en funcin de la documentacin que recibe de los diferentes sectores:

de Contadura:

parte de Ingresos (original

de Tesorera Boletas de Deposito selladas por el Banco

de Cobranzas

Recibo Oficial (triplicado)

Listado de Cobranzas (triplicado), uno por cada Cobrador

Valores Recibidos por correspondencia (original)

Dichos controles consisten en verificar:

a) que el monto total de las facturas canceladas concuerde con las cifras consignadas en los Listados de Cobranza y en las planillas de Valores Recibidos por Correspondencia

b) que los totales de los Listados de Cobraza y del listado de Valores Recibidos por correspondencia concuerden con la suma de los respectivos recibos que los componen

c) que los descuentos hayan sido bien otorgados y documentados en los Recibos emitidos

d) que el dinero neto a cobrar concuerde con el total depositado

Una vez satisfechos todos estos controles, Contadura proceder a efectuar las registraciones del caso en el Subdiario de Caja y Bancos.

Otras modalidades de Cobranzas por Mostrador

a travs de bancos

Modificacin del circuito ante el uso de la computadoraLa participacin de una computadora generalmente recorta la silueta del circuito, suprime y altera pasos, evita la emisin de algunos formularios para la transmisin de informacin entre sectores, y puede modificar la distribucin de tareas y la importancia relativa de algunos sectores en la carga total de trabajo. Estos ltimos casos son los de los sectores con fuerte carga de tareas repetitivas y programables, que por supuesto son absorbidas por la computadora.

Igualmente la silueta del circuito ser distinta segn el grado de integracin de los distintos mdulos del sistema.

Captulo 7

Control interno en el rea de Tesorera

A travs del rea de Tesorera fluyen los fondos de la empresa.Medidas de prevencin:

Separacin de funciones/Funciones incompatibles: la realizacin de tareas vinculadas al manejo de fondos es incompatible con cualquier otra. La incompatibilidad apunta a dos direcciones:

las registraciones contables

aquellas operaciones (fundamentalmente las compras y las ventas) que en algn momento tendrn reflejo a travs del fluir de fondos (pagos y cobranzas)

Prohibicin del acceso del personal de Tesorera a los registros contables: el acceso del personal de Tesorera a las registraciones contables puede darles la oportunidad de conocer:

cmo y cundo se registran las operaciones

las fortalezas y debilidades de los controles que ejerce el rea contable

Ello les da una ventaja nada despreciable ante la eventualidad de esconder operaciones que contienen errores

Acceso fsico a la oficina de Tesorera/Recinto cerrado: se considera fundamental su localizacin en recintos cerrados que impidan el acceso de personal no autorizado

Apertura de correspondencia: en algunas empresas la correspondencia es abierta por Tesorera, debido a que la mayora de las cartas recibidas tienen origen en bancos, entidades financieras, clientes y proveedores, todos ellos relacionados con el flujo de fondos de la empresa. Sin embargo es preferible que sean abiertas por personal superior o por sus secretarias.

Depsito diario e ntegro de la cobranza Detalle en la boleta de depsitos de los cheques incluidos Control de talonarios de Recibos y Cheques que no estn en uso: la custodia de estos talonarios no debe recaer en Tesorera. Deben estar bajo la custodia de un funcionario responsable ajeno al manejo de fondos.

Recuentos diarios de Caja por parte del personal afectado a las tareas de movimientos de fondos: el personal del sector afectado al manejo de fondos debera realizar diariamente un arqueo de los valores que obran en su poder, dejando debida constancia escrita de la tarea realizada.

Firmantes dados de baja: el sector de Tesorera debera actualizar los registros de firmas en las instituciones bancarias con que opera la empresa.

Canje de cheques: en caso de que funcionarios o empleados de la empresa acudan al rea de Tesorera con el objeto de canjear cheques personales por dinero en efectivo, la operacin debera realizarse slo bajo autorizacin escrita de un funcionario responsable.

Correspondencia de los bancos/Extractos bancarios y Avisos de Cheques Devueltos: estos deberan ser derivados directamente a Contadura. Una vez que los hayan recibido y contabilizados, stos sern derivados a Tesorera.

Proyeccin de Cobranzas y Pagos para anlisis financiero: si bien es vlido suponer que Cobranzas debe realizar una proyeccin de las recaudaciones de acuerdo con la fecha de vencimiento de las facturas y Cuentas a Pagar debe realizar una proyeccin de los pagos en funcin de la fecha de vencimiento de los compromisos asumidos, con ello la tarea no queda terminada. Aun falta la integracin de los flujos de fondos positivos y negativos. Posicin financiera semanal: Tesorera en forma semanal debera emitir un Estado de Posicin Financiera conteniendo:

disponibilidades al inicio de la semana

ms ingresos

menos egresos

disponibilidad al cierre de la semana

Preventivo

Continuo

Indisolublemente unido a los sistemas administrativos y contables de la org.

Incorporado al diseo de la estructura, de los procedimientos y sistemas Adm. y de los sistemas de informacin.

Espordico

Externo al sistema al que sirve, ni a la empresa u org. en que opera.

Eficacia en los procedimientos y controles.

Eficiencia operativa

Seguridad en materia de informacin

Relacin costo beneficio para determinar la configuracin y la profundidad de los controles a efectuar.