Capitulo 5

sistema alfabético

Sistema alfabético: Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios

ORGANIZACION

GUIAS PRINCIPALES

Llevan la pestaña en la primera posición. Sirven para indicar las divisiones mayores. Por ejemplo, las distintas letras del alfabeto.

GUIAS SECUNDARIAS:Las que llevan las pestaña en segunda posición. Sirven para indicar las subdivisiones por títulos secundarios. Por ejemplo, las divisiones de la letra “B”, como “Bo”. Bo B

VenegasAlberto

FUERA

GUIAS ESPECIALES:Sirven para hacer resaltar aquellos títulos que se usan mucho o que son muy importantes. Llevan la pestaña en 5ª. Posición.

GUIAS DE SALIDA:Sirven para indicar que un documento salió del archivo. Llevan la pestaña en 4ª. O 5ª. Posición, y en ella la palabra “FUERA” o “OUT”.

Algunos gabinetes de archivo traen un dispositivo para sostener las guías.

EXPEDIENTES INDIVIDUALES

Por lo general no se preparan expedientes individuales asta que no se reciben 5 documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Esos expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía los documentos dentro del expediente individual están ordenados cronológicamente, con la ultima fecha al frente de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR