115

CAPITULO IV

“PROPUESTA DE UN SISTEMA CONTABLE QUE FACILITE EL CONTROL DE LOS RESULTADOS FINANCIEROS DE LAS PEQUEÑAS Y MICROEMPRESAS PRODUCTORAS Y COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS ARTESANALES DEL MUNICIPIO DE SANTO DOMINGO DEPARTAMENTO DE SAN VICENTE.

A.- GENERALIDADES Después de desarrollar el capitulo uno en cuanto a lo concerniente de las

generalidades de las micro y pequeñas empresas y a las productoras y

comercializadoras de dulces típicos se hace una breve descripción de las variables

que conforman el tema sujeto a estudio, posterior se procede a la investigación de

campo en donde se hace valida la hipótesis de crear un sistema contable después de

tabular y hacer un comentario se desarrolla una guía técnica en lo referente a un

sistema contable para el control de los resultados financieros

En el presente capitulo se propone un sistema contable que permite establecer,

coordinar y mantener el control de las operaciones financieras de las pequeñas y

microempresas dedicadas a la producción y comercialización de dulces típicos

artesanales en el municipio de Santo Domingo, departamento de San Vicente.

Después de ejecutar y analizar los resultados de la investigación, se determinó que

la mayoría de las pequeñas y microempresas, no cuentan con una herramienta

contable que facilite el control de los resultados.

La propuesta contiene elementos que ayuden a realizar procedimientos específicos

del tratamiento contable el cual estará integrado por principios y procedimientos que

les permitan a los propietarios contar con información confiable, veras y oportuna que

facilite la toma de decisiones y a l os usuarios facilitarles de alguna forma las

116

herramientas básicas y necesarias que sirvan de orientación para el desarrollo de

sus funciones. Dicha propuesta contendrá la descripción del sistema contable, la

estructura del catalogo de cuentas, el manual de aplicación de cuentas, libros

legales de contabilidad (libro de Compras, Ventas a Contribuyentes y ventas a

consumidor final), así como los reportes necesarios que permitan elaborar Estados

Financieros de la mejor manera posible.

B.- OBJETIVOS DE LA PROPUESTA Objetivo General

Proponer un sistema de contabilidad que facilite el control de los resultados

financieros de las pequeñas y microempresas productoras y comercializadoras de

dulces típicos artesanales del municipio de Santo Domingo departamento de San

Vicente.

Objetivos Específicos

Proporcionar a las pequeñas y microempresas productoras y comercializadoras de

dulces típicos de un instrumento técnico y metodológico que permita identificar en

forma sistemática las diferentes actividades a desarrollar en el registro y control

contable de sus operaciones.

Brindar un sistema contable que ayude al reconocimiento y medición de las

operaciones financieras, con el fin de obtener información fiable, útil y oportuna en la

toma de decisiones.

Establecer políticas y normas contables, con el propósito de contribuir a la

razonabilidad en la valuación de los activos.

117

C.- IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA El sistema contable es importante para los micro y pequeños empresarios porque les

ayudara a tener un mejor control de los registros contables.

La función principal del sistema de contabilidad, es valuar y verificar el control de la

inversión de las empresas y si éste, está, obteniendo el cumplimento del objetivo

trazado que le permita contribuir claramente con la economía del país.

D.- ALCANCE DE LA PROPUESTA

El alcance de la propuesta es diseñar un sistema contable que facilite el control de

los resultados financieros de las micro y pequeñas empresas productoras y

comercializadoras de dulces típicos artesanales, del municipio de Santo Domingo,

departamento de San Vicente.

E.- JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

Es importante diseñar un sistema contable a las micro y pequeñas empresas

productoras y comercializadoras de dulces típicos artesanales.

A través de la globalización de las economías, surge la necesidad de implementar

sistemas contables actualizados, haciendo necesario que tanto los empresarios, los

analistas financieros y contadores públicos cuenten con instrumentos que faciliten la

aplicación de las nuevas exigencias de información financiera que exigen los

mercados mundiales.

Ante la exigencia de adoptar sistemas contables actualizados que permitan la

determinación razonable de los costos y gastos en los que incurren las empresas

que se dedican a la producción y comercialización de dulces típicos artesanales, se

crea la necesidad de fomentar la investigación sobre la aplicación de sistemas

contables que permita generar información financiera útil para la toma de decisiones.

118

Las empresas productoras y comercializadoras de dulces típicos artesanales

salvadoreñas en la actualidad están siendo afectadas por una serie de factores, tales

como, la falta de datos y sistemas adecuados para la determinación de costos y

gastos al igual para el establecimientos de sus utilidades o perdidas, que le provea

lineamientos para la presentación de la información financiera de las operaciones

que realiza, la falta de sistemas contables adecuados a su actividad económica,

políticas tanto contables como de control interno que les permitan optimizar sus

recursos; aunado al poco desarrollo tecnológico.

.La investigación sobre la aplicación del sistema contable, contribuirá a una

adecuada valuación y contabilización de ingresos, costos y gastos contribuyendo a

solventar la problemática del sector productor..

El desarrollo de la investigación presentará un sistema contable con todas las

herramientas de aplicación y de control interno, permitiendo que se cuente con un

instrumento novedoso de capacitación por medio de una guía que permita ilustrar de

una forma sencilla la metodología para la obtención y presentación de los estados

financieros. La investigación proporcionará a los propietarios que se dediquen a

producir y comercializar dulces típicos artesanales una orientación técnica que

servirá como una primicia para estudios más completos.

La investigación está orientada a satisfacer una necesidad social que beneficiará en

general al sector empresarial dedicado a producir y comercializar dulces típicos, a los

proveedores y usuarios de la información contable, a las instituciones reguladoras del

ejercicio de la contaduría pública y al contador como profesional.

F.- ESTUDIO DE TECNICA FODA PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA CONTABLE A LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS ARTESANALES.

El estudio FODA es una estructura conceptual para un análisis sistemático que

facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades externas Las fortalezas y

119

debilidades de las micro y pequeñas empresas. En el estudio efectuado se

conocieron cuáles son esas fortalezas con las que cuenta y cuáles las debilidades

que obstaculizan el cumplimiento de sus objetivos estratégicos

Por tal motivo se considera que el análisis FODA es una de las herramientas

esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planeación

estratégica, proporcionando la información necesaria para la implantación de

acciones y medidas correctivas y la generación de nuevos o mejores proyectos de

mejora.

FORTALEZAS

• Conocimiento y experiencia en los procesos que desarrollan.

• La creatividad es muy importante ya que en ocasiones hacen sus propias

herramientas de trabajo

• Amplio conocimiento de lugares para comercializar sus productos.

• Capacidad de producir una extensa gama de dulces típicos

• Fácil acceso a ser conocidos ya que están ubicados en zonas donde circulan

muchos vehículos.

• Brindan empleo a buena parte la población económicamente activa

OPORTUNIDADES

• Capacidad de elaborar dulces típicos artesanales de muy buena calidad para que

estos puedan satisfacer los gustos y preferencias de los consumidores.

• Facilidad de comercializar los dulces típicos en mercados extranjeros, ya que

dichos productos son demandados por muchas personas que les gusta saborear

los exquisitos dulces típicos.

• Tienen apoyo de instituciones que les brindan asesoria sobre la forma de poder

hacer crecer sus negocios.

• Son libres de poder operar sin perjuicio alguno en todas las ferias de los diferentes

departamentos de el salvador.

120

• Brindan empleo a personas y el deseo de superación de las mismas.

• Tienen la oportunidad de adoptar un sistema contable que será una herramienta

útil para poder controlar ingresos e egresos al igual que los movimientos de

transformación de materia prima a productos terminados para así poder calcular el

costo de venta al igual que al utilidad que representara dicho producto después de

ser vendido

DEBILIDADES

• No registran los movimientos financieros de la mejor manera posible.

• No existe una institución directa que les ayude a obtener una capacitación técnica

para contrarrestar procesos, rendimientos, baja producción, mala calidad.

• Gestión administrativa deficiente ya que hasta el momento el propietario es el

encargado de todos los movimientos que se efectúan en el entorno de las micro y

pequeñas empresas

• No tienen un lugar fijo donde comercializar sus productos digamos así en un

centro comercial donde sea fluido por muchas personas.

• No operan como una cooperativa, simple y sencillamente operan individualmente

esto no les permite tener apoyo crediticio de alguna institución.

• Tienen la capacidad de exportar sus productos pero no lo hacen por no tener la

experiencia necesaria para cumplir con los requisitos que se les piden

AMENAZAS

• La globalización

• La entrada de grandes empresas puede hacer que estas micro y pequeñas

empresas desaparezcan.

• El no ser una empresa formalizada legalmente puede ocasionar que se le

nieguen oportunidades de crecimiento.

121

• El no formalizarse puede ocasionar que dichos negocios dejen de operar en la

forma como lo hacen.

• Infraestructura deficiente.

• Competencia desleal.

122

FIGURA Nº 1 ESQUEMA DEL SISTEMA CONTABLE

FASE I PLANIFICACION

DEL SISTEMA

FASE II DESCRIPCION DEL SISTEMA

CONTABLE

FASE III ORGANIZACIÓN

Y EJECUCION DEL SISTEMA

FASE IV PROCESAMIENTO Y

CONTROL DEL SISTEMA

FASE V INFORMES Y

ESTADOS FINANCIEROS

PROCESO ADMINISTRATIVO

POLITICAS CONTABLES

CATALOGO DE CUENTAS

MANUAL DE APLICACIÓN DE

CUENTASLIBROS LEGALES

ESTADOS FINANCIEROS

BASICOS

FORMATOS DE REGISTROS

CONTABLES

CUENTAS PRINCIPALES

PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA EL

REGISTRO DE OPERACIONES DE

PRODUCCION.

BALANCE DE SITUACION GENERAL

CONTROL INTERNO

CUENTAS DE ACTIVO

PROCESAMIENTO DE DATOS A TRAVES DEL SISTEMA CONTABLE

ESTADO DE RESULTADOS

CUENTAS DE PASIVO EVALUACION

NOTAS EXPLICATIVAS A

LOS ESTADOS FINANCIEROS

CUENTAS DE CAPITAL

CUENTAS DE RESULTADO

Elaborado por:Equipo de trabajo

ESQUEMA DE UN SISTEMA CONTABLE QUE FACILITE EL CONTROL DE RESULTADOS FINANCIEROS

RETROALIMENTACION

123

G. DESARROLLO DEL ESQUEMA DEL SISTEMA CONTABLE

FASE I “PLANIFICACIÓN Y CONTROL DEL SISTEMA”

FASE I PLANIFICACION DEL

SISTEMA

PLANEACION EJECUCION

PLAN DE ACCION ADMINISTRATIVO

CONTABLE

ORGANIZACIÓN CONTROL

124

1.- FASE I “PLANIFICACIÓN Y CONTROL DEL SISTEMA”

1.1.- PLAN DE ACCION ADMINISTRATIVO CONTABLE PROPUESTO A LAS

MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y

COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIIPICOS ARTESANALES.

En todo proceso a seguir se deben tomar en cuenta planes que ayuden o permitan

desarrollar al máximo las actividades que toda empresa desarrolla, basado en esto

se considera necesario proporcionar un plan de acción que indique los mecanismos

a seguir para el logro de los objetivos

Al proponer un plan de acción a las micro y pequeñas empresas productoras y

comercializadoras de dulces típicos artesanales se deben tomar en cuenta las cuatro

funciones básicas que son; planeación organización, ejecución y control.

1.1.1.- Planeaciòn de actividades y objetivos propuestos a los propietarios o

encargados de las micro y pequeñas empresas Para el propietario o encargado de un negocio es importante planificar con

anticipación las actividades que se desarrollaran en su empresa.. En esencia, se

formula un plan o un patrón integrando de las futuras actividades, esto requiere la

facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante. Y así lograr los

objetivos.

ACTIVIDADES

• Planificar con debida anticipación que es lo que se va a hacer en cuanto a

producción se refiere. Es decir acumular materia prima que solo se da por

temporadas

• Pronosticar con la debida anticipación que es lo que se quiere lograr

• Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

125

• Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

• Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar

medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

• Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

• Anticipar los posibles problemas futuros.

• Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

1.1.2.- Organización.

Después de formular los planes que se hayan tomado sobre las acciones futuras,

cuando estas ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el

trabajo, será distribuir o señalar las actividades necesarias de trabajo entre las

personas involucradas es decir las secciones que conforman el negocio y indicar la

participación de cada miembro para que cada actividad planificada se desarrolle en

el tiempo y en el momento justo.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN.

• Subdividir el trabajo en unidades operativas (secciones)

• Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos por secciones)

• Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

• Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

• Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

1.1.3.- Ejecución. Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de

planeación y organización, es necesario que los propietarios tomen medidas que

inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten

la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en

acción están: dirigir, desarrollar, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse

dándoles una buena capacitación.

126

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN.

• Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

• Comunicar con efectividad lo que se debe hacer

• Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

• Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

• Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

• Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

1.1.4.- Control.- Los propietarios o encargados de las micro y pequeñas empresas productoras y

comercializadoras de dulces típicos deben considerar conveniente comprobar o

vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta

progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un

buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la

ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito.

Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados

y habrán de ser comunicados con rapidez al propietario o encargado para que se

emprenda una acción correctiva.

a).- ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL

• Comparar los resultados con las actividades planificadas

• Evaluar los resultados obtenidos

• Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las

variaciones.

• Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

Todas estas funciones antes detalladas al igual que los objetivos serán una

herramienta útil para que puedan determinar que una actividad por muy simple que

sea; si se hace bien planificada los llevara a obtener resultados muy satisfactorios.

127

FASE II “DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA CONTABLE”

FASE II DESCRIPCION DEL SISTEMA CONTABLE

POLITICAS CONTABLES

FORMATOS DE REGISTROS CONTABLES

CONTROL INTERNO

128

2.- FASE II “DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA CONTABLE” 2.1.- DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA CONTABLE PROPUESTO PARA LAS

MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y COMERCIALIZADORAS DE DULCES TÍPICOS.

Un sistema contable es la declaración de la información básica de la empresa y del

sistema, que delimita a grandes rasgos la forma en que operará el mismo. Es uno de

los elementos indispensables para la aprobación de un sistema contable.

Es el recurso escrito en el cual queda plasmado, para el usuario del sistema

contable, información complementaria relacionada con el mismo:

a) Datos generales de la empresa: Razón social, ubicación física, actividad

comercial, monto de su capital.

b) Datos del sistema contable: El periodo contable, la moneda que se utilizará para

trabajar los libros, el sistema de inventarios, el sistema de codificación.

c) Las principales políticas contables que se adoptarán, por ejemplo:

La base de presentación de los Estados Financieros, el reconocimiento de ingresos y

gastos, las inversiones temporales, los inventarios, el método de depreciación a

adoptar, etc.

d) Información sobre los registros contables a llevar: Si se llevará en libros

empastados o en hojas foliadas; si será en forma mecanizada o manual; la forma en

que se asentarán los libros, es decir, diariamente, por concentraciones diarias o

mensuales, un detalle de los principales libros auxiliares a llevar.

e) Los documentos fundamentales: De ingresos, egresos y demás necesarios

129

2.2.- POLITICAS Las políticas son lineamientos o normas que se establecen con el objetivo de tener

un marco de referencia claro en el desarrollo y la dirección de las actividades de las

pequeñas y micro empresas productoras y comercializadoras de dulces típicos

artesanales.

Para que el sistema propuesto funcione se han diseñado las siguientes políticas:

2.2.1.- Políticas contables: a).- Política de efectivo y equivalentes del efectivo

b).- Política de cuentas por cobrar

c).- Política de inventarios

d).- política de propiedad planta y equipo

e).- Política de cuentas por pagar

f).- política de ingresos y egresos

Las políticas contables son principios, bases, convenciones, reglas y prácticas

específicas aprobadas por la entidad para la preparación y presentación de los

Estados Financieros.

Las principales políticas contables creadas a las micro y pequeñas empresas

productoras y comercializadoras de dulces típicos artesanales son las siguientes:

a).- Efectivo y equivalentes de efectivo En el rubro de efectivo y equivalentes de efectivo se incluyen las categorías

siguientes:

• Caja chica

• Caja general

• Bancos

130

Para todas estas categorías deben adoptarse políticas de registro, presentación y

control. Así también deben adoptarse políticas financieras, para maximizar el uso de

efectivo y generar flujos de efectivo positivos.

Para propósitos del estado de flujo de efectivo, se considera efectivo y equivalentes

de efectivo los fondos en caja, saldos en bancos, los sobregiros bancarios y los

instrumentos financieros de alta liquidez, con vencimiento original de noventa días o

menos. En el balance de situación General los sobregiros bancarios son incluidos

como prestamos en el pasivo corriente.

De medición.

El efectivo y sus equivalentes serán medidos de la siguiente forma:

• El efectivo en caja se reconocerá cuando se reciba el dinero en efectivo y tengan

los documentos que amparan el ingreso del día de acuerdo a las ventas diarias.

De registro

• El efectivo será registrado atendiendo las diferentes categorías existentes, en

cuentas separadas para cada una de ellas dentro del activo.

• La caja chica se registrara al valor del monto para su funcionamiento.

De elaboración Cada una de los diferentes conceptos de efectivo se mostraran dentro de los Estados

Financieros en una cuenta específica que determine su condición y naturaleza dentro

del activo corriente.

De presentación En los Estados Financieros o en sus notas se presentara la siguiente información

• Los saldos para cada una de las categorías de efectivo por separado.

b).- Cuentas por cobrar Por ejemplo se tienen los siguientes tipos de clientes:

131

Detallistas

Mayoristas

Consumidores finales

De medición

• El derecho de cobro se reconocerá cuando se haya entregado el activo a cambio,

o la empresa adquiere un acuerdo irrevocable para cobrar los bienes al deudor.

De registro

• El valor del derecho de cobro se registrara al valor del producto entregado al

deudor y por el cual se adquiere el derecho de cobro.

De elaboración

• Las cuentas por cobrar comerciales se mostraran con saldo neto dentro de los

Estados Financieros como una cuenta independiente dentro del activo corriente, a

continuación de las cuentas por cobrar comerciales.

De presentación Dentro de los Estados Financieros o sus notas explicativas se revelara la siguiente

información acerca de las cuentas por cobrar.

• Políticas adoptadas para la cuantificación de las cuentas por cobrar

• Monto de las cuentas por cobrar

• Monto de la provisión para cuentas incobrables a la fecha de los Estados

Financieros.

c).- Inventarios Los inventarios están integrados por los bienes propios y disponibles para su uso en

las actividades propias del giro de la compañía pueden ser cubetas de manzanillas,

jaleas y productos en proceso que se tengan para convertirlos en productos

132

terminados Se valúan al costo promedio o valor de mercado, el que sea menor. Para

el control de inventarios se utilizara el sistema perpetuo o permanente.

De medición Los inventarios deben ser valuados al costo o al valor neto realizable al que sea

menor

Para valorizar los inventarios las empresas comerciales pueden utilizar el método

siguiente: Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS),

De registro Los inventarios se registraran al costo de adquisición que refleje la factura de compra

más impuestos que no sean recuperables, gastos de transporte y almacenamiento

así como otros costos directamente atribuibles a la adquisición de mercaderías. Los

descuentos comerciales, las rebajas y otras transacciones similares se deducirán al

determinar el costo de adquisición.

De elaboración El inventario se mostrara dentro de los Estados Financieros como un rubro general,

detallándose en las notas a los Estados Financieros los saldos de los diferentes tipos

de inventario existentes a la fecha.

De presentación En los Estados Financieros se revelara lo siguiente:

• La cantidad totales libros de inventarios y la cantidad en libros en clasificaciones

apropiadas a la empresa en las notas a los Estados Financieros.

• La cantidad en libros de inventarios registrada a su valor neto realizable

d).- Propiedad, planta y equipo. Los bienes del activo fijo se valúan al costo de adquisición y se activan al momento

de adquirir la propiedad, aun cuando no hayan sido pagados. Se caracterizan por

133

tener una vida útil prolongada y por no estar destinadas para la venta. La

depreciación se calcula por el método de la línea recta durante la vida útil estimada

de los bienes. Las ganancias y las pérdidas provenientes del retiro o ventas se

incluyen en los resultados del periodo en que se conocen, así como los gastos por

reparaciones o mantenimientos, siempre que no extiendan la vida útil de los activos.

Los bienes inmuebles se valúan al costo de compra o de construcción.

De medición Se reconocerá un bien dentro de la categoría de activo fijo cuando:

• Sea probable que la empresa obtenga los beneficios económicos futuros

derivados del mismo.

• El costo del activo para la empresa puede ser medido con suficiente fiabilidad.

• Cuando los bienes tengan una vida util superior a un año serán atribuibles al

activo fijo.

De registro

• Un bien se registrara como activo fijo, cuando se han recibido sustancialmente

sus derechos de propiedad, uso y obligaciones, utilizando el documento de

soporte que ampare el costo del mismo mas los costos de su instalación

• Los ajustes a la vida útil deben hacerse con cargo a los resultados del periodo

corriente y futuros

• La depreciación que sufren los bienes, se registrara en la cuenta Depreciación

Acumulada, con cargo a los resultados, efectuando la cuenta de gasto que

corresponda a cada una de las categorías de activo fijo, considerando el uso de

los mismos dentro de las operaciones de la empresa.

• Los bienes incluidos dentro del activo fijo serán revaluados de la siguiente forma:

Bienes inmuebles cada 5 años

Bienes muebles cada 2 años.

• Los bienes que sean vendidos, tendrán el siguiente tratamiento para su registro.

• Si la operación genera utilidad, esta se abonara a ingresos de no operación

134

• Si lo que se genera es una perdida por la venta, se cargara a los gastos de no

operación.

De elaboración Los activos fijos serán presentados dentro del activo no corriente, detallándose en

una cuenta por separada cada una de las categorías del mismo, a su valor neto.

De presentación.

El cuerpo de los Estados financieros o sus notas mostraran lo siguiente:

• Las políticas contables adoptadas acerca de la base de cuantificación usada para

determinar el valor bruto en libros.

• Los métodos de depreciación usados

• Las vidas útiles y tasas de depreciación utilizadas para cada una de las

categorías de activo fijo.

• Política contable para costos de restauración de activo fijo.

e).- Cuentas por pagar

Consideraciones Tipos de proveedores: El tipo de proveedores que posee la empresa es necesario

considerarlo al momento de adoptar políticas relativas a las cuentas por pagar. Este

factor es de importancia considerable porque toda transacción de crédito implica

promesa de pagar.

De medición

• El derecho de pago se reconocerá cuando se haya recibido el activo a cambio, o

la empresa adquiere un acuerdo irrevocable para pagar los bienes al proveedor.

Es decir, se posee el derecho presente por bienes o servicios ya recibidos.

135

De registro

• El valor del derecho de pago se registrara al valor del producto recibido al

proveedor y por el cual se adquiere el derecho de pago

• Las diferencias resultantes entre el tipo de cambio a la fecha de pago de un

derecho que se encuentre registrado en moneda extranjera, con el tipo de cambio

utilizado al registrar dicho derecho afectara los resultados de no operación de la

empresa

De elaboración

• Las cuentas por pagar comerciales se mostraran con saldo dentro de los Estados

Financieros como una cuenta independiente dentro del pasivo corriente, a

continuación de las cuentas por pagar comerciales.

• Cada uno de los diferentes conceptos de pagos comerciales se mostraran en una

cuenta en específico dentro del pasivo corriente, a continuación de las cuentas

por pagar comerciales.

De presentación Dentro de los Estados Financieros o sus notas explicativas se revelara la siguiente

información acerca de las cuentas por pagar

• Políticas adoptadas para la cuantificación de las cuentas por pagar

• Monto de las cuentas por pagar.

f).- Ingresos y egresos

Ingresos

Los ingresos por las ventas deben contabilizarse en el momento de la entrega de los

productos, mercancías y servicios prestados a los clientes y los restantes ingresos al

devengarse, independientemente del momento de su cobro.

Deben respaldarse con comprobantes de crédito fiscal, facturas, notas de debito y

notas de crédito emitidas por el negocio.

136

Egresos.

Los gastos deben registrarse en el momento en que se incurren, independientemente

de la fecha de su liquidación o pago.

Los cheques y demás documentos de pago deben registrarse al emitirse estos, por

corresponderse con recursos comprometidos, independientemente del momento del

cobro por los beneficiarios

Todo costo o gasto estará respaldado por una orden de compra, comprobantes de

crédito fiscal, notas de debito, facturas de consumidor final, quedan, vales de caja

chica, cheques voucher; así como recibos o cualquier otro documento expedidos por

sujetos excluidos de la calidad de contribuyente de IVA.

137

2.3.- FORMATOS PROPUESTOS PARA LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS ARTESANALES

2.3.1.- Formulario de caja

FORMULARIO DE CAJA

FECHA CONCEPTO INGRESOS EGRESOS 14 DE JUNIO Dinero del día anterior

Entradas Total ventas del día

- Ventas a crédito - Ventas al contado

Dinero dia anterior mas ventas de contado Salidas Total de compras - Compras a credito Igual a compras de contado Gastos Gastos pagados Mas compras de contado Igual total de egresos efetivo Menos ingresos en efetivo DISPONIBLE EN CAJA

$ XXXXXXXX $ XXXXXXXX $ XXXXXXXX $ XXXXXXXX $ XXXXXXXX

$ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXXXX $XXXXXXX $ XXXXXXX

Este libro sirve para controlar las entradas y salidas de efectivo de la empresa.

138

2.3.2.- Formulario de bancos

FORMULARIO DE BANCOS

FECHA # CHEQUE CONCEPTO INGRESOS EGRESOS SALDO

14 DE JUNIO XX 15 DE JUNIO XX 15 DE JUNIO XX 15 DE JUNIO XX 16 DE JUNIO XX 16 DE JUNIO XX 17 DE JUNIO XX 17 DE JUNIO XX 30 DE JUNIO XX

N° XXXX N° XXXX N° XXXX N° XXXX

SALDO INICIAL Pago de alquiler de local Compra de matéria prima Pago de planillas Pago de electricidad Remesa de factura # 35 Remesa de factura # 46 Remesa de factura # 23 DISPONIBLE EN BANCOS

$ XXXX $ XXXX $ XXXX

$ XXXX $ XXXX $ XXXX $ XXXX

$XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX $XXXX

$XXXX Este libro sirve para controlar los ingresos y egresos efectuados a través de la cuenta de bancos.

139

2.3.3.- Formulario de cuentas por cobrar.

FORMULARIO DE CUENTAS POR COBRAR

FECHA DE EXPEDICICON

FECHA DE COBRO

NUMERO DE FACTURA CONCEPTO CANTIDAD PAGO O

ABONO SALDO

14 DE JUNIO 14 DE JULIO CORRELATIVO VENTA DE TRES CUBETAS DE MANZANILLA

$ XXXXXXX

$ XXXXXXX

$XXXXXXXX

Este libro sirve para llevar un mejor control de todas las ventas realizadas a nuestros clientes, así mismo un detalle de los pagos recibidos de cada uno de ellos.

140

2.3.3.1.- Formulario auxiliar de cuentas por cobrar.

FORMULARIO AUXILIAR DE CUENTAS POR COBRAR NOMBRE DEL CLIENTE____________________________________________________________________ DIRECCION______________________________________________________________________________ TELEFONO_____________________________

FECHA DE EXPEDICICON

FECHA DE COBRO

NUMERO DE FACTURA CONCEPTO CANTIDAD PAGO O

ABONO SALDO

14 DE JUNIO 14 DE JULIO CORRELATIVO VENTA DE TRES CUBETAS DE MANZANILLA

$ XXXXXXX

$ XXXXXXX

$XXXXXXXX

Este libro sirve para llevar un registro de que y cuanto deben los clientes a nuestra empresa y además sirve para llevar un control sobre fechas de pago.

141

2.3.4.- Formulario de entradas y salidas de inventarios

PRODUCTRO UNIDADES PRECIO UNITARIO PRODUCTRO UNIDADES PRECIO

UNITARIO TOTAL SALDO

ENTRADAS Y SALIDAS DE INVENTARIO

ENTRADAS SALIDASFECHA COMPROBANTE N PROVEEDOR

Elaborado________________________ Revisado____________________ Autorizado _____________ Sello

Este libro sirve para controlar todas las entradas a bodega de materia prima, producto en proceso y producto terminado.

142

2.3.5.- Formulario de cuentas por pagar

FORMULARIO DE CUENTAS POR PAGAR

FECHA DE ADQUISICION

FECHA DE PAGO

NUMERO DE

FACTURA CONCEPTO PROVEEDOR CANTIDAD PAGO O

ABONO SALDO

14 DE JUNIO 14 DE JULIO

000039 100 qq DE AZUCAR

JAVIER BONILLA

$ XXXXXXX $ XXXXXXX $ XXXXX

En este formulario se anotan todas las obligaciones que el comerciante tiene que pagar a sus proveedores ya que ayuda a estar al día y saber cuando y en que fecha pagar las deudas

143

2.3.5.1 Formulario auxiliar de cuentas por pagar

FORMULARIO AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR NOMBRE DEL PROVEEDOR____________________________________________________________________ DIRECCION______________________________________________________________________________ TELEFONO_____________________________

FECHA DE ADQUISICION

FECHA DE PAGO

NUMERO DE FACTURA CONCEPTO CANTIDAD PAGO O

ABONO SALDO

14 DE JUNIO 14 DE JULIO CORRELATIVO ADQUISICION DE 100 qq DE AZUCAR

$ XXXXXXX

$ XXXXXXX

$XXXXXXXX

En este formulario se lleva un control individual de las cuentas pendientes de pago a cada proveedor.

144

2.3.6.- Formulario para la elaboración de la planilla de sueldos

MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS PRODUCTORAS Y COMERCIALIZADORAS DE DULCES TIPICOS

DIRECCION__________________________________________________________________________ Telefonos__________________________________________________________________________ Planilla de sueldos correspondiente a la___________quincena del mes de________ del 200___

N° Nombre

del empleado

Cargo o actividad

que desempeña

sueldo Horas extras

Total salario DESCUENTOS Total

descuento Valor

liquido total

Anticipos ISSS IVM AFP ISR Otros 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15)

TOTALES 16) $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ NOTA: Este formato de planilla puede estar sujeto a cambios en las columnas de los ingresos que recibe el trabajador cuando sea necesario, como por ejemplo una columna adicional para colocar el valor en concepto de Vacaciones, aguinaldos, indemnizaciones, etc

145

2.3.6.1.-Instrucciones para llenar el formulario de planillas..

1) Se anotara el numero correlativo a cada trabajador

2) Se anotara el nombre del trabajador en orden alfabético por apellidos

3) Se anotara el cargo o actividad que desempeñe

4) Se anotara el valor del sueldo correspondiente a dicho periodo

5) Se anotara el valor en concepto de horas extras

6) Se anotara la sumatoria del salario que el trabajador haya devengado durante

el periodo a pagar.

7) Se anotara el valor que el trabajador haya recibido en concepto de anticipos de

sueldos

8) Se anotara el valor que el trabajador se debe retener en concepto de cotización

al ISSS

9) Se anotara el valor que el trabajador se le retendrá en concepto de cotización

de invalidez, vejez y muerte al ISSS

10) Se anotara el valor que al trabajador se le debe de retener en concepto de

cotización a la AFP

11) Se anotara el valor que al trabajador se debe retener en concepto de cotización

al Impuesto Sobre la Renta

12) Se anotara el valor que al trabajador se debe descontar en concepto cualquier

otro descuento que no este completado en la planilla.

13) Se anotara la sumatoria que corresponde al valor total de las deducciones que

corresponden a la planilla

14) Se anotara el valor a recibir después de realizados los descuentos respectivos

15) El trabajador deberá firmar o en su defecto poner huella digital después de

haber recibido conforme pago

16) En esta fila deberá estar la sumatoria de los valores de todas las columnas

para establecer la cuadratura de la planilla.

146

2.3.7.- Formulario de control de ingresos y egresos

INGRESOS EGRESOS

FECHA CONCEPTO COMPROBANTE Nº MONTO CUENTA

HABER FECHA CONCEPTO COMPROBANTE Nº MONTO CUENTA

DEBE

Elaborado_______________ Revisado______________________ Autorizado______________________ Sello

En este formulario se lleva un control de todos los movimientos que se efectúan al momento de percibir el ingreso de una venta al igual que los pagos que se realicen por una compra de X producto.

147

2.4.- LINEAMIENTOS BÁSICOS QUE LOS PROPIETARIOS DE DICHOS NEGOCIOS DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA UN CONTROL

INTERNO EFECTIVO.

El control interno es un proceso diseñado, para proporcionar una seguridad

razonable de todos los movimientos internos de un negocio con miras a la

consecución de objetivos en las siguientes áreas:

• Efectividad y eficiencia en las operaciones.

• Confiabilidad en la información financiera.

• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y

medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar

la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la

eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y

lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

2.4.1.- Políticas de control interno

Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.

A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo

planificado.

2.4.2.- Políticas de control interno para los equivalentes de efectivo:

CAJA

• La recepción de ingresos en efectivo en local de las micro y pequeñas empresas

se registrara en la cuenta de Caja General cuyos fondos serán remesados el día

hábil siguiente a la fecha en que se recibieron.

148

• No se permitirá en cambio de cheques personales de empleados y funcionarios

utilizando efectivo en caja.

CAJA CHICA:

• El monto de caja chica deberá establecerse de acuerdo al nivel de la empresa. Se

reintegrara este monto cada cierto periodo de tiempo cuando el monto del fondo

llegue a un porcentaje mínimo que permita continuar con los desembolsos

normales mientras se sigue el proceso de liquidación de fondo.

• Se evaluara cada cierto periodo de tiempo los posibles aumentos del fondo de

caja chica a fin que esta responda a las necesidades derivadas de las

operaciones de la compañía.

• Los comprobantes de los pagos efectuados por medio de caja, no deberán

superar un porcentaje máximo del fondo de caja chica, el cual debe ser

establecido por la administración.

• Se establecerá el tipo de pagos que pueden efectuarse con los fondos de caja

chica

BANCOS

• Se establecerá una cuenta concentrada de Ingresos que será utilizada para

captar todos los pagos efectuados por los clientes.

• Se establecerá un uso especifico para cada una de la cuentas corrientes

adicionales a la cuenta concentradora por ejemplo, cuenta para pago de

proveedores, gastos administrativos, pago de sueldos, etc. Quincenalmente la

cuenta concentradora de ingresos trasferirá fondos a cada una de las cuentas

para efectuar pagos en caso de necesitarse extra, será autorizado por el Gerente

Financiero, tomando en consideración mantener los saldos mínimos requeridos

en los bancos en los que se tenga prestamos concentrados.

• Se elaboran conciliaciones bancarias para cada una de las cuentas en forma

mensual, las cuales contaran con el detalle de las partidas conciliadoras

149

existentes, las cuales deberán ser investigadas y registradas en el mes siguiente

al mes conciliado.

2.4.3.- Control Interno Sobre Inventarios

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el

aparato circulatorio de una empresa de comercialización.

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

Conteo físico de las existencias por lo menos una vez al año, no importando cual

sistema se utilice.

Mantenimiento eficiente de compras.

Almacenamiento del inventario para trasformarlo en producto terminado

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual

conduce a pérdidas en ventas

.2.4.4.- Procedimientos de control interno propuestos a las micro y pequeñas empresas:

• Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las

correctas.

• Control de asistencia de los trabajadores.

• Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y

cotejarlos con los que están registrados en los libros de contabilidad.

• Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía es

el adecuado y lo están realizando de una manera eficaz..

150

FASE III “ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL SISTEMA”

FASE III ORGANIZACIÓN

Y EJECUCION DEL SISTEMA

REQUISITOS DEL CATALOGO DE

CUENTAS

CATALOGO DE CUENTAS

MANUAL DE APLICACIÓN DE CUENTAS

CODIFICACION DEL CATALOGO

DE CUENTAS

CUENTAS PRINCIPALES

CUENTAS DE ACTIVO

CUENTAS DE PASIVO

CUENTAS DE CAPITAL

CUENTAS DE RESULTADO

Elaborado por:Equipo de trabajo

151

3. FASE III ORGANIZACIÓN Y EJECUCION DEL SISTEMA

3.1.- CATALOGO DE CUENTAS Es un listado que contiene todas las cuentas, que son necesarias para registrar los

hechos que se puedan contabilizar, es decir, es el instrumento contable en el cual las

cuentas se ordenan sistemáticamente mediante el uso de códigos, constituyendo el

medio por el que se han de recoger y revelar los hechos económicos del ente.

El catálogo de cuentas sirve:

• Como estructura básica en la organización y diseño del sistema contable.

• Para recoger sistemáticamente los movimientos contables, como medio para

obtener información.

• Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares.

• Facilita la confección de los estados contables.

3.2.- LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR TODO CATÁLOGO DE CUENTAS SON:

• Integridad: debe ser completo (contener todas las cuentas necesarias de acuerdo

a las necesidades de información de la empresa).

• Flexibilidad: debe permitir introducir nuevas cuentas.

• Sistemático: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un criterio que les de una

estructura organizada.

• Homogeneidad: todo el sistema tiene una jerarquía en relación directa al código,

cuentas de un dígito son cuentas colectivas, las cuentas de dos dígitos son rubros

de agrupación, las cuentas de cuatro dígitos son cuentas de mayor y así

sucesivamente.

Para la elaboración de un catalogo de cuentas deben considerarse los siguientes

aspectos:

• Debe partirse de lo general a lo específico, es decir, comenzar por las cuentas

colectivas.

152

• Usar una terminología clara para nombrar a las cuentas.

• No generalizar demasiado las cuentas.

• La empresa en sí misma:

• Su forma jurídica

• Su objeto

• Su dimensión económica

• Su modalidad operativa

• Otras características que sean propias de la empresa considerada. Por ejemplo:

las normas técnicas y legales, pronunciamientos del Consejo de Vigilancia de la

Contaduría.

• Las legislaciones: comercial, impositiva y provisional vigente

• Leyes de carácter específico para determinado tipo de sociedades (bancos,

cooperativas, seguros, etc.)

3.3.- CODIFICACIÓN DE UN CATÁLOGO DE CUENTAS Codificar un catálogo de cuentas es asignarle un número o letra o una combinación

de ambos a las cuentas, para facilitar su identificación. Existen varios sistemas de

códigos, el más empleado es el numérico decimal, que permite intercalar cuentas a

medida que se amplían las necesidades de la empresa.

Los pasos a seguir para aplicarlo son:

Primer paso: Asignar un número a la clasificación.

1. Activo

2. Pasivo

3. Patrimonio

4. Cuentas de Resultado Deudoras

5. Cuentas de resultado acreedoras

6. Cuentas liquidadoras de resultado

7. Cuentas de orden

8. Cuentas de orden por el contrario

153

Segundo paso: Numerar los rubros de agrupación.

1. ACTIVO

11. CORRIENTE

12. NO CORRIENTE

Tercer paso: Numerar las cuentas de mayor:

1. Activo

11. Corriente

1111. Efectivo -y Equivalentes

Cuarto paso: se codifican las sub-cuentas.

1. Activo

11. Corriente

1111. Efectivo y Equivalentes

111101. Caja General

Y de esta manera se siguen codificando las sub sub cuentas y consiguientes Para efectos de este trabajo, se propone un catalogo de cuentas en mayor para que

pueda ser comprendido y estudiado de la mejor manera posible, pero también se ha

estructurado el manual con las sub-cuentas para que así se pueda tener

conocimiento de todas las cuentas

3.4.- CATALOGO DE CUENTAS 1 ACTIVO

11 CORRIENTE

1111 EFECTIVO Y EQUIVALENTES

111101 Caja General

111102 Bancos

11110201 Banco Salvadoreño

1112 CUENTAS POR COBRAR

1113 CREDITO FISCAL

1114 PAGO A CUENTA

154

1115 INVENTARIOS

111501 INSUMOS PARA PRODUCCION

11150101 Bensoato

11150102 Acido Cítrico

11150103 Azúcar

11150104 Dulce de Panela

11150105 Colorantes

11150106 Glucosa

11150107 Vainilla en Polvo

11150108 Vainillina

11150109 Leche en polvo

11150110 Canela en rajas

11150111 Semilla de marañon

11150112 Semilla de ajonjolí

11150113 Semilla de Maní

11150114 Esencia de Coco

11150115 Esencia de Piña

11150116 Esencia de Fresa

11150117 Azúcar Glass

1116 MATERIA PRIMA

111601 Chilacayote

111602 Higos

111603 Coco

111604 Manzanilla

111605 Tamarindo

111606 Nances

111607 Papaya

111608 Limones

111609 Naranja

111610 Guineos

155

111611 Zapotes

111612 Camote

111613 Toronja

111614 Melocotones

111615 Manzanas

1117 PRODUCTOS EN PROCESO

111701 Manzanilla sin colorantes

111702 Higos enmielados

111703 Nances enmielados

1118 PRODUCTOS TERMINADOS

111801 Jaleas de Manzana

111802 Jalea de Membrillo

111803 Dulce de Chilacayote

111804 Dulce de Higo

111805 Coco Rayado

111806 Dulce de Manzanilla

111807 Dulce de tamarindo

111808 Dulce de Nance

111809 Dulce de Papaya

111810 Dulce de Naranja alcitronada

111811 Dulce de Zapote

111812 Dulce de Camote

111813 Dulce de Toronja

111814 Canillitas de leche

111815 Tartaritas de Leche

111816 Leche de Burra

111817 Dulce de Leche

111818 Dulce de Mazapán

111819 Dulce de Marañon con leche

111820 Dulce de Colación

156

111821 Cocadas

111822 Dulce de zapote con leche

111823 Quiebradientes

111824 Alegrías

1119 PRODUCTOS DEFECTUOSOS O DETERIORADOS

111901 Materia Prima

111902 Productos en proceso

111903 Productos terminados

12 NO CORRIENTE

1211 BIENES INMUEBLES

1212 BIENES MUEBLES

121201 MAQUINARIA Y EQUIPO

12120101 Maquinaria y Equipo

12120102 Herramientas

121202 EQUIPO DE TRANSPORTE

12120201 Equipo de Transporte Dpto. Ventas

121203 MOBILIARIO Y EQUIPO

12120301 Mobiliario y equipo de oficina

2 PASIVO 21 CORRIENTE

2111 CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR

211101 Proveedores locales

211102 Acreedores

2112 ACREEDORES POR RETENCIONES

211201 I.S.S.S.

211202 AFP´s

211203 I.V.A.

211204 Impuesto s/ la Renta

157

2113 CUENTAS POR PAGAR A EMPLEADOS

211301 Sueldos

211305 Aguinaldos

2114 IMPUESTOS POR PAGAR

211401 Impuesto sobre la renta

211402 Impuesto del IVA.

211404 Impuestos Municipales

22 PASIVO NO CORRIENTE

2211 CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR

2212 PRESTAMOS BANCARIOS

221201 Banco Salvadoreño

2213 OTROS PASIVOS

3 PATRIMONIO

31 PATRIMONIO

3111 CAPITALSOCIAL

311101 Capital Social Pagado

311102 Capital Social No Pagado

3112 RESERVA LEGAL

3113 OTRAS RESERVAS

311301 Reserva laboral

3114 SUPERAVIT,

3115 UTILIDADES

4 CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS

41 CUENTAS DEUDORAS

4111 ELABORACION DE DULCES TIPICOS ARTESANALES

411101 Mano de obra

41110101 Sueldos y Salarios

158

41110102 Horas Extras

411102 Gastos indirectos de fabricación

41110201 Energía Eléctrica

41110202 Combustible y lubricantes

41110203 Agua

41110204 Comunicación

41110205 Bodegaje

41110206 Alquileres

41110207 Implementos de Limpieza y Aseo

41110208 Depreciación

41110209 Mantenimiento de Maquinaria

42 COSTO DE VENTA

4211 COSTO DE VENTA

421101 Insumos para Producción

43 GASTOS DE OPERACION

4311 GASTOS DE VENTA

431101 Salarios Empleados

431102 Aguinaldos

431103 Cuota Patronal ISSS y FSV

431104 Cuota Patronal AFP

431105 Combustibles y Lubricantes

431106 Energía Eléctrica

431107 Teléfono y Correo

431108 Servicios de Agua

4312 GASTOS DE ADMINISTRACION

431201 Salarios Empleados

431202 Aguinaldos

159

431203 Cuota Patronal ISSS y FSV

431204 Cuota Patronal AFP

431205 Energía Eléctrica

431206 Teléfono y Correo

431207 Servicios de Agua

431208 Impuestos Municipales

4313 GASTOS FINANCIEROS

431301 Comisiones Bancarias

4314 OTROS GASTOS

5 CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS

51 CUENTAS ACREEDORAS

5111 INGRESOS POR VENTAS

511101 Ventas al contado

5112 PRODUCTOS FINANCIEROS

511201 Intereses sobre depósitos en bancos

5113 OTROS INGRESOS

6 CUENTAS LIQUIDADORAS DE RESULTADOS

61 CUENTAS DE CIERRE

6111 PERDIDAS Y GANANCIAS

7 CUENTAS DE ORDEN

7111 CUENTAS DE ORDEN

711101 Garantías

8 CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA

8111 CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA

811101 Garantías

160

3.5.- MANUAL DE APLICACIÓN Es una guía que explica el uso adecuado de cada una de las cuentas de mayor, que

integran el catálogo; detallando de forma clara su funcionamiento, lo que cada cuenta

representa, así como su naturaleza. Además describe los conceptos de movimiento,

indicando cuando se carga y abona.

Su principal objetivo es servir de instrumento técnico de consulta a todos los

involucrados en el área contable, permitiendo llevar a cabo los registros contables de

manera uniforme y consistente.

Dentro de los objetivos específicos del manual de aplicación podemos mencionar:

• El definir lo que cada cuenta representa, permitirá al usuario mantener fácilmente

consistencia en el uso de las cuentas.

• Permite a cualquier usuario, conocer el uso adecuado de las cuentas y lo que

estas representan.

• Fortalece el control interno y preserva la integridad de las cuentas.

MANUAL DE APLICACIÓN DE CUENTAS 1. ACTIVO

11. CORRIENTE En este rubro se agrupan las cuentas que registran disponibilidad mediata e

inmediata de la empresa y esta formado por las siguientes cuentas.

1111. EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

Esta cuenta registrará los valores en efectivo y en bancos provenientes de las ventas

y cobros a clientes y cualquier otro ingreso.

161

Se carga: Con todos los ingresos por el importe de efectivo recibido ya sea por

ventas y/o servicios y otras operaciones accesorias, que efectúe la

empresa, en el giro normal de operaciones.

Se abona: Con los depósitos y/o remesas a las diferentes cuentas de instituciones

financieras. Con el importe de los cheques girados, notas de débitos

emitidos por los bancos, retiros, pago de obligaciones.

Naturaleza del saldo: Deudor.

1112. CUENTAS POR COBRAR En esta cuenta se registrara todas las operaciones que se ejecuten con los

diferentes clientes que opere la compañía, tales como ventas al crédito, intereses

que se les carguen a los clientes por no pago a tiempo de sus obligaciones, notas de

cargo o crédito por ajuste a sus saldos o correcciones por mala facturación y los

pagos o cancelaciones que se ejecuten.

Se carga: Cuando se efectúe facturación por ventas al crédito

Se abona: Con las cancelaciones o abonos que realicen los clientes a las mismas.

Naturaleza del saldo: Deudor.

1113. CREDITO FISCAL IVA Cuenta creada por exigencias legales conforme decreto 296, representará el IVA

pagado por la compra de bienes muebles corporales, servicios y gastos de

operación necesarios en el giro o actividades de la empresa, que generen débito

fiscal.

Se carga: Con el porcentaje legal separado en los comprobantes de crédito fiscal

recibidos.

Se abona: Con el valor total de los débitos fiscales al final del mes o de los

ajustes al hacerse la declaración. Si resulta remanente, este se

amortizará hasta su extinción.

Naturaleza del saldo: Deudor

162

1114. PAGO A CUENTA Esta cuenta contendrá el valor de todos los pagos por anticipado que se efectúen

mensualmente por los ingresos gravados.

Se carga: Por los pagos efectuados durante el año.

Se abona: Con la liquidación respectiva al finalizar el ejercicio.

Naturaleza del saldo: Deudor

1115. INVENTARIOS Registrará el valor de las adquisiciones de los materiales para prestar los servicios o

la venta de bienes a terceros, su medición será al costo o al valor neto realizable,

según cual sea menor. Este valor neto realizable se tomará siempre que haya un

mercado activo o se cuente con información fiable sobre fluctuaciones de precios

para productos similares en el mercado.

1116. MATERIA PRIMA. Representa el valor de las existencias físicas de materia prima, mercaderías y otros

bienes propiedad de la sociedad.

Se carga: Con las compras al crédito o al contado, según facturas o

comprobantes de crédito fiscal y siempre que se haya ingresado a

bodega; así como las importaciones según el costeo, pues todo se

manejara mediante Kardex.

Se abona: Con el valor de los consumos mediante notas de remisión y salidas de

bodega para el cual se hará un resumen del consumo de forma

mensual, o por las ventas realizadas.

Naturaleza del saldo: Deudor

1117. PRODUCTOS EN PROCESO. En esta cuenta se registrará el monto de los inventarios en proceso al final del mes.

Se carga: Cada fin de mes con la cifra determinada por el departamento de

producción a través de sus controles de la producción que queda en

163

proceso, en su defecto a través de inventarios físico practicado en la

planta.

Se abona: Al inicio de cada mes, para integrar la producción.

Naturaleza del saldo: Deudor

1118. PRODUCTOS TERMINADOS En esta cuenta se registrará el monto de los inventarios de productos terminados al

final del mes.

Se carga: Cada fin de mes con, todos los productos fabricados en el periodo

correspondiente

Se abona: Conforme a las ventas realizadas, o consumo durante el proceso de

producción.

Naturaleza del saldo: Deudor

1119. PRODUCTOS DEFECTUOSOS O DETERIORADOS En esta cuenta se registrará el monto de los inventarios defectuosos o deteriorados y

se controlará a nivel de sub.-cuentas.

Se carga: Con el monto de todos los productos defectuosos o deteriorados del

periodo correspondiente

Se abona: Conforme a las ventas realizadas, o consumo durante el proceso de

producción.

Naturaleza del saldo: Deudor

12. NO CORRIENTE

1211. BIENES INMUEBLES. En esta cuenta se registran los terrenos y las edificaciones propiedad de la

empresa y las nuevas adquisiciones, las construcciones pendientes de concluirse, y

las instalaciones eléctricas dentro de estas edificaciones. El valor de estos bienes

estarán sujeto a una tasa de depreciación de conformidad a lo dispuesto por la Ley

de Impuesto sobre la Renta (Art. 30)

164

Se carga: Con el costo de adquisición de los bienes que se obtenidos por la

empresa, para el servicio de la misma, con los incrementos normales

por honorarios y gastos legales.

Se abona: Con la venta, donaciones retiro de los bienes, o por correcciones.

Naturaleza del saldo: Deudor

1212. BIENES MUEBLES Esta cuenta se utilizará para registrar el valor invertido por la empresa en

maquinaria, mobiliario y equipo para el desarrollo de sus operaciones. El valor de

estos bienes estarán sujeto a una tasa de depreciación de conformidad a lo

dispuesto por la Ley de Impuesto sobre la Renta. (Art. 30)

Se carga: Con el valor de adquisición y mejoras del mobiliario, equipo y

maquinaria industrial; cuya utilización es necesaria para la realización

de las operaciones de la empresa.

Se abona: Con la venta, donaciones retiro de los bienes, o por correcciones.

Naturaleza del saldo: Deudor

2. PASIVO

21. CORRIENTE En este rubro se registrarán todas las obligaciones contraídas por la empresa a corto

plazo.

2111. CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR

Esta Cuenta registrará los movimientos de las compras al crédito, a proveedores o

entidades comerciales con domicilio nacional y en el exterior.

Se abona: Con el valor de las compras al crédito

Se carga: Con los pagos o devoluciones que se efectúen

Naturaleza de su saldo: Acreedor

165

2112. ACREEDORES POR RETENCIONES

En esta cuenta se registrarán todas las retenciones efectuadas a ejecutivos,

empleados de la empresa y a terceros por cualquier otro concepto y por las cuales la

empresa tiene la obligación de enterar.

Se abona: Con las retenciones efectuadas

Se carga: Cuando las retenciones efectuadas son canceladas

Naturaleza de su saldo: Acreedora.

2113. CUENTAS POR PAGAR A EMPLEADOS En esta cuenta se registrarán los montos que la empresa tiene que pagar a los

empleados ya sea por salarios, honorarios, u otros conceptos que representen una

obligación de la empresa para con los empleados.

Se abona: Con los valores que la empresa tenga por pagar a los empleados por

salarios, honorarios o cualquier otro concepto que indique una

obligación para con el empleado.

Se Carga: Con los pagos que a dichos créditos se le efectúen

Su saldo es de naturaleza: Acreedora.

2114. IMPUESTOS POR PAGAR Esta cuenta reflejará la deuda a cargo de la empresa a favor del fisco u otras

instituciones, provenientes de la base impositiva vigente según la legislación.

Se abona: Con la provisión y el ajuste del impuesto al final de cada periodo

Se carga: Con la cancelación del impuesto

Naturaleza de su saldo: Acreedora.

22. PASIVO NO CORRIENTE.

En éste rubro se agruparán todas las obligaciones contraídas por la empresa a largo

plazo

2211. CUENTAS COMERCIALES POR PAGAR

166

Esta Cuenta registrará los movimientos de las compras al crédito a personas o

entidades comerciales con domicilio nacional y en el exterior, que se efectúen a

largo plazo.

Se abona: Con el valor de las compras al crédito a largo plazo.

Se carga: Con los pagos o devoluciones que se efectúen

Naturaleza de su saldo: Acreedora

2212. PRESTAMOS BANCARIOS Cuenta de mayor en que se registrarán los préstamos recibidos, especialmente con

instituciones financieras o similares.

Se abona: Con el monto del préstamo o desembolsos pactados, comprobado con

el documento de depósito de la institución.

Se carga: Con los abonos parciales o cancelaciones haciendo referencia o detalle

de cada uno.

Naturaleza de su saldo: Acreedora.

2213. OTROS PASIVOS. En esta cuenta se registrarán todos los pagos recibidos por adelantado ya sea por

ventas o por servicios prestados por la empresa.

3. PATRIMONIO En este rubro se agrupan el Capital Social de la Sociedad, las reservas de capital y las

utilidades.

31. PATRIMONIO 3111. CAPITAL SOCIAL Esta cuenta representará el aporte inicial de los accionistas con el cual se constituyó

la sociedad de acuerdo al código de comercio. El control del mismo se hará por

medio de las sub.-cuentas: capital social mínimo pagado y capital social variable.

Se abona: Con el valor nominal de las acciones suscritas por los accionistas, así

como por los nuevos aportes.

167

Se carga: Por las disminuciones y liquidación del capital de la sociedad

Naturaleza de su saldo: Es de carácter acreedor y representa el aporte mínimo

permitido por la ley mercantil por parte de los accionistas ya se pagado o no pagado.

3112. RESERVAS Esta cuenta registrará los valores separados de las utilidades obtenidas durante el

ejercicio contable y se distribuirá de acuerdo a las disposiciones legales o según lo

disponga la junta de accionistas, su control se hará a través de la reserva legal y

otras reservas de capital.

Se abona: Con el porcentaje anual correspondiente, separado de las utilidades del

periodo, que obligatoriamente debe mantener en reserva, o con

aquellos valores que la junta de accionistas destine para contingencias

futuras.

Se carga: Con los ajustes que se estime conveniente y necesario al haberse

sobrepasado el porcentaje máximo que concede la ley para esta clase

de reserva, así como cuando sea utilizado de acuerdo a la legislación

vigente o como la junta de accionistas lo disponga y por liquidación de

la sociedad.

La naturaleza de su saldo: Acreedora

3113. OTRAS RESERVAS. En esta cuenta, se registrarán las provisiones anuales por reclamos de carácter

laboral a la empresa.

Se abona: Con los valores de las estimaciones para cubrir las obligaciones

laborales de acuerdo con el código de trabajo

Se carga: Con el valor de las indemnizaciones que sean autorizadas para su

pago.

La naturaleza de su saldo: Acreedora

3114. SUPERAVIT

168

Esta cuenta registrará todos los revalúo que se efectúen a los activos fijos de la

sociedad. Siempre que se cumpla con todos los requisitos legales para este tipo de

operaciones, así como de otros bienes recibidos.

Se abona: Con el valor revaluado efectuado a los bienes a favor de la sociedad,

debidamente autorizados.

Se carga: Con el valor revaluado al realizarse o retirarse el bien o por

capitalización. Todo de conformidad a las instrucciones de junta

accionistas y/o en cumplimiento con los requisitos legales, así como

también por liquidación de la sociedad.

Naturaleza de su saldo: Es de carácter acreedor y representa el valor de todos los

superávit en concepto de revalúo.

3115. UTILIDADES Esta cuenta registrará las utilidades y/o pérdidas acumuladas y del presente

ejercicio, como resultado de las operaciones normales de la empresa.

Se abona: Con la utilidad neta obtenida en cada ejercicio contable.

Se carga: Con las aplicaciones por pérdida del ejercicio o amortizaciones de las

pérdidas acumuladas por distribución de dividendos o capitalizaciones

debidamente autorizadas por la junta de accionistas y por liquidación

de la sociedad.

Naturaleza de saldo: Es acreedor y representará las utilidades acumuladas resultantes de la

operación del negocio a disposición de la junta de accionista.

169

4. CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS 41. CUENTAS DEUDORAS. 4111. ELABORACIÓN DE DULCES TIPICOS ARTESANALES En esta cuenta se registrarán todos los costos incurridos en la elaboración de dulces

típicos artesanales, la mano de obra directa, las materias primas, los materiales y los

gastos generales de fábrica se controlaran por medio de sub-cuentas.

Se carga: Con el valor del los costos incurridos en el proceso de producción

Se abona: Con el traslado de saldo a la cuenta perdidas y ganancias al cierre del

ejercicio, o por correcciones o reclasificaciones de costos.

La naturaleza de su saldo: Es deudor

4211. COSTO DE VENTA Esta cuenta se utiliza para registrar el valor del costo de los bienes producidos por la

sociedad para consumo o utilización interna y venta. Esta cuenta registrará el valor

de las unidades, vendidas donadas o desechadas.

Se carga: Con el valor de las unidades vendidas calculadas al costo

Se abona: Con ajustes que susciten en el periodo así como también con el

traslado de saldo a la cuenta perdidas y ganancias.

La naturaleza de su saldo: Deudor

4311. GASTOS DE VENTA

Representan los gastos normales del negocio que por su naturaleza correspondan al

rubro de ventas; los cuales se irán subdividiendo según las sub-cuentas establecidas

en el catalogo de cuentas.

Se carga: Con el valor de las erogaciones correspondientes al efectuarlos de

acuerdo a la naturaleza de esta cuenta.

Se abona: Con ajustes y al final del ejercicio, al trasladar su saldo a la cuenta de

pérdidas y ganancias

Naturaleza de su saldo: Deudor

170

4312. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN. En esta cuenta se registrarán los gastos de la empresa, que por su naturaleza

dependan de aspectos administrativos, los cuales se irán subdividiendo según las

sub-cuentas establecidas en el catalogo de cuentas.

Se carga: Con el valor de las erogaciones con fines administrativos.

Se abona: Con ajustes y al final del ejercicio, al trasladar su saldo a la cuenta de

pérdidas y ganancias

Naturaleza de su saldo: Deudor

4313. GASTOS FINANCIEROS En esta cuenta se registraran las erogaciones que sean realizadas con fines de

desarrollar la función financiera que sea propia del giro del negocio, clasificándolas

conforme el catalogo de cuentas.

Se carga: Con el valor de las erogaciones realizadas.

Se abona: Con ajustes y al final del ejercicio, al trasladar su saldo a la cuenta de

pérdidas y ganancias

Naturaleza de su saldo: Deudor

4314. OTROS GASTOS En esta cuenta se registrarán todos los gastos ocasionados por operaciones fuera de las normales del giro del negocio. Se carga: Con el valor de las erogaciones realizadas. O pérdidas reconocidas por

venta de activos, diferencia de inventarios u otros gastos

extraordinarios.

Se abona: Con ajustes y al final del ejercicio, al trasladar su saldo a la cuenta de

pérdidas y ganancias

Naturaleza de su saldo: Deudor

5. CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS 51. CUENTAS ACREEDORAS

171

5111. INGRESOS POR VENTAS En esta cuenta se registrará los valores por concepto de ventas realizadas ya sea al

crédito o al contado realizadas por la empresa.

Se abona: Con los valores de las ventas efectuadas al crédito o al contado.

Se carga: Al final del ejercicio contable con el total acumulado para liquidación de

la cuenta pérdidas y ganancias.

Naturaleza del saldo: Acreedor.

5112. PRODUCTOS FINANCIEROS Esta cuenta registrará el valor que la empresa perciba de los clientes o de las

instituciones financieras en concepto de intereses por documentos de préstamo a

clientes o por depósitos bancarios; a si como por otros valores clasificables en esta

cuenta.

Se abona: Con el valor de los intereses calculados sobre el capital según lo

acordado con los clientes y sobre los saldos vencidos y no pagados por estos,

también se abona con los intereses devengados por los depósitos bancarios,

comisiones u otros conceptos clasificables en la presente cuenta.

Se carga: Con el valor del saldo al final del ejercicio con abono a la cuenta

Pérdidas y Ganancias. La naturaleza de su saldo: Acreedora.

5113. OTROS INGRESOS Esta cuenta se utilizará para registrar todos los ingresos que tenga la empresa por

conceptos extraordinarios como a titulo de ejemplo: Venta de implementos

decorativos (burbujas), por la venta de activos a precio mayor del registrado en los

libros, la recuperación de una cantidad considerada como incobrable; etc.

Se Abona: Cuando se efectúen ingresos.

Se Carga: Al final del ejercicio contable para su liquidación, contra la cuenta

Pérdidas y Ganancias.

Naturaleza del saldo: Acreedora.

172

6. CUENTA LIQUIDADORA DE RESULTADO 61. CUENTAS DE CIERRE

6111. PÉRDIDAS Y GANANCIAS Servirá para centralizar y liquidar los saldos de las cuentas de resultado deudoras y

acreedoras, al final del ejercicio contable, con el fin de establecer la ganancia o

pérdida en las operaciones de la empresa.

Se abona: Con el total de los saldos de las cuentas de resultado acreedor y con el

valor de la pérdida obtenida, si la hubiera.

Se carga: Con el total de los saldos de las cuentas de resultado deudor y con el

valor de la ganancia obtenida.

Naturaleza de su saldo: Se trasladará a la cuenta resultados por aplicar.

7. CUENTAS DE ORDEN en esta cuenta se registraran aquellos valores que no representan ninguna

obligación o derecho para la empresa, si no que son saldos en los que la

administración, desea obtener un control estadístico, para medir el comportamiento

de ciertos eventos, sin afectar el activo, pasivo o capital.

Se carga: con los valores que se decida mantener un control detallado de su

comportamiento.

Se abona: cuando se eliminen los valores previamente registrados por finalizada

la operación.

Naturaleza de su saldo. Deudor por naturaleza y representa los valores que se

controlan en cuentas de orden.

8, CUENTAS DE ORDEN POR CONTRA En esta cuenta se registraran aquellos valores que no representan ninguna

obligación o derecho para la empresa, si no que son saldos en los que la

173

administración, desea obtener un control estadístico, para medir el comportamiento

de ciertos eventos, sin afectar el activo, pasivo o capital.

Se abona: con los valores que e cargan para control en la cuenta de orden.

Se carga: cuando se eliminan los valores que previamente se registraron para

control, contra la cuenta de orden.

Su saldo: acreedor por naturaleza y representa los contra valores registrados en

la cuenta orden.

174

FASE IV “PROCESAMIENTO Y CONTROL DEL SISTEMA”

FASE IV PROCESAMIENTO Y

CONTROL DEL SISTEMA

LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR ESTADOS FINANCIEROS

LIBROS LEGALES

LIBRO DE COMPRAS LIBRO DE VENTAS A CONTRIBUYENTES

LIBRO DE VENTAS A CONSUMIDOR FINAL

PROCESAMIENTO DE DATOS A TRAVES DEL SISTEMA CONTABLE

REGISTRO DE COMPRA DE

MATERIA PRIMA

COMPRAS DE ACTIVO FIJO

CONTABILIZACION DE VENTAS

CONTABILIZACION DE PLANILLA DE

SALARIOS

Elaborado por:Equipo de trabajo

175

4.- FASE IV “PROCESAMIENTO Y CONTROL DEL SISTEMA”

4.1.- FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS.

Los libros contables; de control interno y para control fiscal se llevan en hojas

separadas debidamente foliadas, en forma mecanizada por medio de computadora,

así como en libros empastados y foliados. Estos libros serán los siguientes:

4.2.- LIBROS LEGALES DE CONTROL INTERNO:

4.2.1.- Libros legales contables:

Libro Diario Mayor (hojas separadas)

Libro de Estados financieros (hojas Separadas).

4.2.2.- Libros Legales para propósitos tributarios:

Libro de Compras (hojas separadas)

Libro de Operaciones de ventas a Contribuyentes (hojas separadas)

Libro de Operaciones de Ventas a Consumidores (hojas separadas)

4.2.3.- Forma de registro de las operaciones

Las operaciones serán registradas en el libro Diario-Mayor mediante resúmenes

diarios y en orden cronológico; los demás libros y registros se actualizaran

diariamente o cuando ocurra el evento sujeto a registro.

4.2.4.- Normas relacionadas con los libros principales y auxiliares: El asiento de las operaciones en los libros contables legalizados, así como en los

libros para el control del IVA y registros especiales, se hará en la forma diaria y en

orden cronológico; las anotaciones en los libros de control interno se harán en la

176

fecha en que ocurran los eventos que debían registrarse. El contenido de cada libro

será:

a) Hojas separadas para Libro Diario-Mayor, uno solo Estas hojas tendrán numeración correlativa, se imprimirán en computadora por

resúmenes diarios con las siguientes características: nombre de la empresa; nombre

del libro; fecha de la operación; código y nombre de la cuenta, saldo anterior, cargos,

abonos y saldo actual. Se llevaran los registros auxiliares que sean necesarios.

b) Hojas separadas para Libro de Estados Financieros:

Estas hojas tendrán numeración correlativa, se imprimirá en computadora con las

siguientes características: el nombre de la empresa; el nombre del estado financiero

(balance de situación general, el estado de resultados, el estado de cambios en el

patrimonio y el estado de flujos de efectivo), su impresión será con los saldos de

cierre de cada año.

c) Hojas separadas para Libro de Compras

Este libro servirá para registrar, en computadora, las compras al crédito y al contado,

que se efectúen a los proveedores de bienes y servicios, así como a las personas

que por disposición legal se les retenga el IVA y a los sujetos excluidos de la calidad

de contribuyentes.

Estas hojas estarán numeradas en orden correlativo y cada folio tendrá los requisitos

requeridos por el Reglamento de Aplicación del Código Tributario y demás leyes

aplicables.

d) Hojas separadas para el Libro de Operaciones de Ventas a Contribuyentes: Este libro será impreso en computadora y servirá para registrar las ventas efectuadas

a contribuyentes del impuesto a la transferencia de bienes muebles y a la prestación

177

de servicios (IVA), al crédito y al contado, respaldadas con comprobantes de crédito

fiscal, notas de debito y notas de crédito.

Estas hojas serán numeradas en orden correlativo y contendrán los requisitos

establecidos en el Reglamento de Aplicación del Código Tributario y demás leyes

aplicables..

e) Hojas separadas para Libros de Operaciones de Ventas al consumidor: Este libro será impreso en computadora y servirá para registrar las ventas, al crédito

y al contado, que se efectúen a personas naturales no inscritas como contribuyentes

del IVA, respaldadas con facturas de consumidor final o facturas de exportación.

Contendrá un anexo con el detalle de las exportaciones efectuadas en cada periodo

tributario.

Estas hojas estarán numeradas en orden correlativo, cada folio tendrá los requisitos

requeridos en el Reglamento de Aplicación del Código Tributario y demás leyes

aplicables.

178

4.3.- PROCESAMIENTO DE DATOS A TRAVES DEL SISTEMA CONTABLE

PROCESO DE ANALISIS DE LAS TRANSACCIONES Y REGISTRO EN EL DIARIO

PASE DEL DIARIO AL LIBRO MAYOR

PREPARACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

ELABORACION DEL BALANCE DE

COMPROBACION

ELABORACION DE PARTIDAS DE CIERRE

PROCESO CONTABLE

179

4.4.- EL CICLO CONTABLE.

El ciclo contable es el periodo de tiempo en el que se registran todas las

transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o

anualmente; el más usado es el anual.

Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para

mostrar finalmente la información financiera de una empresa

El ciclo contable puede ser estructurado en las siguientes etapas básicas:

a) Análisis de transacciones.

b) Registro de operaciones en el libro diario.

c) Clasificación de movimientos en el libro mayor.

d) Elaboración de balanza de comprobación.

e) Preparación de estados financieros

f) Realización de asientos de cierre

Entre las características de un libro diario podemos mencionar que posee una

primera columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el código contable,

una tercera donde se detalla el nombre de cada cuenta; tiene tres columnas

seguidas donde aparecerá un parcial, el débito y el crédito.

Los siguientes ejemplos servirán de base a los propietarios de las micro y pequeñas

empresas productoras y comercializadoras de dulces típicos artesanales para que

tengan una guía contable para la ejecución de sus operaciones.

180

4.4.1.- Libro Diario Se compran materias primas por $ 2,000.00, el pago se realiza en efectivo.

( partida de egresos)

Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber

1120 Materias Prima XXXXX

112001 Azúcar XXXX

112002 Dulce de Panela XXXX

112003 Colorantes XXXX

112004 Glucosa XXXX

112005 Vainilla en Polvo XXXX

112016 Chilacayote XXXX

112017 Higos XXXX

112018 Coco XXXX

112019 Manzanilla XXXX

112020 Tamarindo XXXX

112021 Nances XXXX

112022 Papaya XXXX

1116 IVA Crédito Fiscal XXXX

111103 Bancos XXXXX

02/06/XX

11110301 Banco Salvadoreño Chq. 00020 XXXX

181

Se compra una computadora marca Compaq, modelo S-510 a $ 500.00 mas IVA, el pago es a 30 días de crédito. ( partida de egresos)

Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber

121203 Mobiliario y equipo XXXX

12120301

Mobiliario y equipo de

oficina

XXXX

1116 IVA XXXX

111601 IVA Crédito Fiscal XXXX

06/06/XX

211102 Acreedores XXXX

Se paga por medio de cheque # 00021, al proveedor XYZ por compra de computadora Compaq, Modelo S-510. ( partida de egresos)

Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber

211102 Acreedores XXXX

111103 Bancos XXXX

10/06/XX

11110301

Banco Salvadoreño Chq.

00021 XXXX

182

Contabilización de ventas de contado correspondientes al periodo del 01 al 10 de Junio de xx. Por valor de $8,000.00 ( Partida de Ingresos)

Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber

111103 Bancos XXXX

11110301 Banco Salvadoreño XXXX

1116 IVA XXXX

111602 IVA Débito Fiscal XXXX

15/06/XX

511101 ventas XXXX

Provisión de salarios a empleados correspondiente a la primera quincena de Junio de xx por un total $ 3,500.00

Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber

41110101 Sueldos y Salarios XXXX

111205 Anticipo a empleados XXXX

211301 I.S.S.S. XXXX

211302 AFP´s XXXX

211304 RENTA XXXX

18/06/XX

211501 Sueldos XXXX

183

Pago de salarios a empleados correspondiente a la segunda quincena de Junio de xx.

Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber

211501 Sueldos XXXX

111103 Bancos XXXX

20/06/XX

11110301 Banco Salvadoreño XXXX

Se paga alquiler de local correspondiente al mes Junio de XX.

Fecha Código Nombre de la cuenta Parcial Debe Haber

41110206 Gastos de alquiler XXXX

1116 IVA XXXX

111601 Iva Credito Fiscal XXXX

111103 Bancos XXXX

20/06/XX

11110301 Banco Salvadoreño XXXX

Posterior a los registros en el libro diario se deberá proceder a pasar los registros al

libro mayor.

4.4.2.- Libro mayor

El mayor es el registro principal que puede ser un libro o medio magnético donde se

efectúa un registro individual, o separado de los aumentos o disminuciones de

cuentas especificas dentro del sistema contable; es decir, existe una hoja de mayor

para cada una de las cuentas principales que aparezcan en el catalogo. Por tanto si

en el sistema existen “XX” cuentas principales cada una de ellas será conocida

como una cuenta de mayor y el total de las cuentas será el mayor general.

184

A continuación se muestra un esquema del libro mayor el cual será un estándar para

cada cuenta desarrollada anteriormente en el libro diario.

Titulo: Bancos Cuenta # 111103

Fecha Detalle Debe Haber Saldo

Saldo inicial xxxxxx

02 Junio xx xxxxxx xxxxxx

10 Junio xx xxxxxx xxxxxx

15 Junio xx xxxxxx xxxxxx

20 Junio xx xxxxxx xxxxxx

20 Junio xx xxxxxx xxxxxx

Después que se han pasado al mayor todas las operaciones del periodo contable se

determina el saldo de cada cuenta. Cuando ya se tienen los saldos de las cuentas

del mayor puede prepararse una balanza de comprobación vale aclarar que el saldo

ultimo se va obteniendo de acuerdo a los movimientos de cargo y abono de la cuenta

esto para el formato del libro mayor.

4.4.3.- Balanza de comprobación

La balanza de comprobación es un estado financiero auxiliar que consiste en un

listado del saldo de cada una de las cuentas del mayor general y no tiene otro

objetivo que realizar una verificación del mayor general para determinar si los

movimientos y/o saldos deudores y acreedores son iguales. También puede

prepararse una hoja de trabajo la cual es una herramienta muy fundamental para el

análisis financiero de una empresa, es importante hacer énfasis que una hoja de

trabajo es un papel de trabajo que ayuda o permite comprobar con exactitud los

datos contables que el sistema refleja.

185

4.4.4.- Preparación de los Estados Financieros Una vez terminada la balanza de comprobación, se obtiene la información necesaria

para la preparación de los estados financieros básicos:

Todo lo anterior ha sido desarrollado con el objetivo que los micro y pequeños

empresarios conozcan paso a paso todos los lineamientos necesarios que

conllevaran a la transformación de los estados financieros básicos. El documento

antes detallado solo es una parte introductoria de lo que es un sistema contable ya

que en este documento lo único que se da son los pasos y lineamientos que se

deben tomar en cuenta para transformar una operación a un dato que será llevado

como una cantidad y una cuenta en los estados financieros.

Ver fase V (formatos de estados financieros)

División del trabajo.

En ningún caso una sola persona tendrá el control íntegro de una operación, para

procesar cada tipo de transacción el control debe pasar por cuatro etapas

separadas:

Autorizar Aprobar

Registrar ejecutar

186

De modo tal que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios

y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los

mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar anotaciones en

los registros contables de esta forma el trabajo de una persona es verificado por

otra que trabaja independiente y que al mismo tiempo verifica la operación

realizada posibilitando la detección de errores.

Fijación de responsabilidad.

Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones

económicas, así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes,

permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las

anotaciones y operaciones llevadas a cabo.

Se deben proveer las funciones de cada área, así como las consecuentes

responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma, teniendo en cuenta

que la autoridad es delegable, no siendo así la responsabilidad.

Regla de Cargo y Abono

Debe garantizarse que todo recurso o servicio recibido o entregado sea registrado,

o sea lograr que se contabilicen los cargos de todo lo que entra y abono de todo lo

que sale, lo cuál servirá de evidencia documental que precise quién lo ejecutó,

aprobó, registró y verificó.

Debe quedar bien claro en que forma y momento una cuenta recibe los créditos y

los débitos, es por ello que toda anotación que no obedezca a las normas de una

cuenta se debe investigar en detalle.

La supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o

análisis en forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas

anotaciones, permitirá observar si las operaciones registradas se corresponden con

el contenido de cada cuenta.

187

Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control, debe suceder

lo siguiente:

a) Toda empresa antes de comenzar sus operaciones debe tener definida

correctamente su organización, como mínimo debe poseer:

Gráfico de organización (organigrama)

Manual de funciones por cargos.

Es decir asignar el personal adecuado para el desarrollo de funciones así como

también la documentación y herramientas necesarias para que este ejecute al

máximo sus funciones

b) Fundamentalmente deben estar bien definidas las funciones de contabilidad y

tesorería, además de estar bien segregadas y establecidas las relaciones y puntos

de convergencias de las mismas.

c) El administrativo de la contabilidad debe ser responsable de sus actos ante el

funcionario de primer nivel de la empresa, lo cual quiere decir que este debe tener

independencia de criterio absoluto ante el resto de los funcionarios de la empresa.

d) La entidad debe contar antes del inicio de sus operaciones con un clasificador

de cuentas donde se detalle el plan de cuentas que utiliza la contabilidad para

registrar los hechos económicos, el contenido económico de cada cuenta con el

detalle de sus abonos y créditos fundamentales y el sistema informativo que emite

la contabilidad periódicamente a la dirección de la empresa, para dirigir

económicamente la misma.

e) Otro documento de dirección con que debe contar la entidad antes del inicio

de sus operaciones es el manual de procedimientos de contabilidad y control

interno, en el cual se describirán los procedimientos contables y los requisitos de

188

control interno a que cada operación descrita esté sujeta, con el objetivo de su

chequeo y comparación.

Todo lo anterior les ayudara a los propietarios de las micro y pequeñas empresas a

conocer de una mejor manera el entorno de la misma, ya que con todos los

lineamientos que en este documento se les proporciona; se les será mas fácil

controlar de una mejor manera los procedimientos que se dan en determinado

momento.

189

5.- FASE V “INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS”

FASE V INFORMES Y ESTADOS

FINANCIEROS

ESTADOS FINANCIEROS BASICOS

BALANCE DE SITUACION GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

190

5. INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROS Los informes serán todas las anotaciones que el auxiliar entregara al departamento

de contabilidad para que este pueda analizar con exactitud los movimientos que se

efectúen en las micro y pequeñas empresas y así poder desarrollar o transformarlos

en Estados Financieros.

5.1.- ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros son el conjunto de informes preparados bajo la

responsabilidad de los administradores del negocio, con el fin de darles a conocer a

los usuarios la situación financiera y los resultados operacionales de la empresa en

un período determinado.

5.1.1.- Estados Financieros básicos

a) Balance General

El balance general ofrece información a los usuarios que estén interesados en

conocer la verdadera situación financiera de la empresa, como los analistas de

crédito, proveedores o inversionistas, y, a su vez, puede utilizarse para la toma de

decisiones de los administradores, gerentes o ejecutivos.

b) Estado de resultado

Antes denominado Estado de ganancias y pérdidas, es quizás el estado de mayor

importancia por cuanto permite evaluar la gestión operacional de la empresa y

además sirve de base para la toma de decisiones. En este estado se resumen todas

las transacciones correspondientes a los ingresos generados y a los costos y gastos

incurridos por la empresa en un período determinado. La diferencia que resulta entre

los ingresos y egresos será el producto de las operaciones que puede ser utilidad o

pérdida.

191

5.2.- FORMATOS DE ESTADOS FINANCIEROS a) BALANCE GENERAL

DULCERÍA XYZ, S.A. DE C.V. BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X

Cifras presentadas en US dólares

ACTIVO XXXXXXX CORRIENTE EFECTIVO Y EQUIVALENTES XXXXXXX

CUENTAS POR COBRAR XXXXXXX

CREDITO FISCAL XXXXXXX

INVENTARIOS XXXXXXX

NO CORRIENTE XXXXXXX

MAQ. Y EQUIPO TECNOLOGICO XXXXXXX

HERRAMIENTAS Y EQUIPO DE MANTTO. XXXXXXX

VEHICULOS XXXXXXX

MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA XXXXXXX

(DEPRECIACION ACUMULADA) (XXXXXXX)

COSTO DE VENTA XXXXXXX

GASTOS DE ADMON. XXXXXXX

GASTOS DE VENTA XXXXXXX

GASTOS FINANCIEROS XXXXXXX

TOTAL ACTIVO XXXXXXX

PASIVO CORRIENTE XXXXXXX

PROVEEDORES XXXXXXX

CUENTAS POR PAGAR XXXXXXX

DEBITO FISCAL XXXXXXX

IMPUESTOS POR PAGAR XXXXXXX

PATRIMONIO XXXXXXX

CAPITAL SOCIAL XXXXXXX

UTILIDADES DE EJERCICIOS ANTERIORES XXXXXXX

RESERVA LEGAL XXXXXXX

INGRESOS XXXXXXX

VENTAS XXXXXXX

OTROS INGRESOS XXXXXXX

TOTAL PASIVO Y CAPITAL XXXXXXX

192

b) ESTADO DE RESULTADOS

DULCERÍA XYZ, S.A. DE C.V.

BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X Cifras presentadas en US dólares

VENTAS INGRESO POR VENTAS DE DULCES XXXXXXX

COSTO DE VENTAS

MATERIA PRIMA XXXXXXX

MANO DE OBRA XXXXXXX

COSTOS INDIRECTOS XXXXXXX

UTILIDAD EN VENTAS GASTOS DE OPERACIÓN

GASTOS DE ADMINISTRACION XXXXXXX

GASTOS DE VENTA XXXXXXX

GASTOS FINANCIEROS XXXXXXX

UTILIDAD DE OPERACIÓN OTROS INGRESOS

XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX

UTILIDAD DEL EJERCICIO

XXXXXXX

193

c) NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES XXXXXXX

CAJA XXXXXXX

BANCOS XXXXXXXBanco Salvadoreño XXXXXXXCta. Cte. # 0785 1000 3847

DULCERIA XYZ, S.A. DE C.V.NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

(En dolares de los Estados Unidos de Norteamerica)AL 31 DE DICIEMBRE XX

2.- CUENTAS POR COBRAR XXXXXXXJose Luis Peña XXXXXXXSalvador Salazar XXXXXXXMarlene Jurado XXXXXXX

3.- INVENTARIOS XXXXXXX

Materias Primas XXXXXXXTrabajo en proceso XXXXXXXProductos Terminados XXXXXXX

194

H. PLAN DE IMPLEMENTACION Es importante presentar a los micro y pequeños empresarios dedicados a producir y

comercializar dulces típicos un sistema de contable adecuado para el registro y

control de sus operaciones contables.

1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL Proponer un sistema contable que facilite el control de los resultados financieros de

las pequeñas y microempresas productoras y comercializadoras de dulces típicos

artesanales del municipio de santo domingo departamento de San Vicente.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Brindarles un sistema contable con todas los lineamientos básicos para darle

un seguimiento adecuado al mismo de acuerdo al tamaño del negocio

• Proporcionar una guía técnica fácil de manejar para el tratamiento de sus

registros contables.

• Cumplir con los aspectos legales, sobre la Normativa Contable, exigida por el

Consejo de Vigilancia de la Contaduría Pública y Auditoria, referente a la

adopción de Normas Internacionales de Información Financiera, para las

empresas de El Salvador.

2. POLÍTICAS DE IMPLEMENTACIÓN 2.1. POLÍTICA DE PRESENTACIÓN O DIVULGACIÓN La divulgación y presentación del Sistema de Contable que facilite el control de los

resultados financieros de los micro y pequeños empresarios, se realizará a todos los

negocios que se dediquen a la producción y comercialización de dulces típicos

ubicados en municipio de santo domingo departamento de San Vicente, que estén

interesados en el cumplimiento legal y técnico pronunciado por el Consejo de

Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y Auditoria;

195

El propósito de la divulgación del Sistema Contable es dar a conocer la importancia y

los beneficios que se obtendrán si se implementa.

2.2. POLÍTICA DE APROBACIÓN Deberá ser aprobado por los micro y pequeños empresarios dedicados a la

producción de dulces típicos artesanales interesados, los cuales deberán dictar una

política al interior de sus negocios para su implementación.

2.3. POLÍTICA DE OBLIGATORIEDAD Una vez aprobado debe cumplirse la política de aprobación, así como el

pronunciamiento realizado por el Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría

Pública y Auditoria, en lo que respecta a la implementación de las Normas

Internacionales de Información Financiera. Ya que es necesario hacer este proceso

3. RESPONSABLES DEL SISTEMA CONTABLE

• Contadores

• Empresarios de dichos negocios

• Personal involucrado en el proceso de registro y controles en la producción y

comercialización de los dulces típicos.

4. RESULTADOS ESPERADOS

• Micro y Pequeños empresarios consientes de los beneficios que obtendrán

mediante la implementación del sistema contable.

• Control en todas las operaciones contables de la empresa en para que estas

cifras sean reflejadas en los Estados Financieros de dichos negocios.

• Oportunidad de éxito para que puedan ubicar sus productos de la mejor manera

posible en el extranjero.

.

196

5. PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE

El presupuesto puede variar, en relación al precio del equipo, la contratación de

servicios profesionales los cuales deberán negociarse de acuerdo al tamaño y

volumen de operaciones de cada empresa.

EQUIPO DE OFICINA1 Computadoras 500,00 500,001 UPS 50,00 50,00

1Impresor de Inyección 30,00 30,00

1 Escritorios 75,00 75,001 Sillas 25,00 25,00

Total equipo de oficina 680,00

PERSONAL1 Contador General 500,00 500,001 Bodeguero 175,00 175,00

Total Personal 675,00

CAPACITACION

1Capacitador y asesor ( 8 días) 75,00 600,00

Total capacitación 600,00

1 Costo del Sistema 400,00

2.355,00TOTAL PARA LA IMPLEMENTACION

CANTIDAD DESCRIPCION CONSTO UNIT

TOTAL

197

6. CRONOGRAMA DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE QUE FACILITE EL CONTROL DE LOS RESULTADOS FINANCIEROS DE LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS DEDICADAS A LA PRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE DULCES TÍPICOS ARTESANALES.

PERIODOACTIVIDADES 1a. 2a. 3a. 4a. 1a. 2a. 3a. 4a. 1a. 2a. 3a. 4a.

1Entrega y presentación de

dicho documento a los micro y pequeños empresarios

Equipo de Investigacion

2 CapacitacionEquipo de

Investigacion

3 Aprobación del documentoMicro y pequeños

empresarios

4Contratacion del encargado de usar dicho documento.

Propietario del negocio

5Seguimiento de la implementación.

Propietario del negocio y contador

RESPONSABLESN°jul-07 ago-07 sep-07