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CAPITULO IV.
PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO GUNG HO, PARA MEJORAR EL RENDIMIENTO DE LOS EMPLEADOS, REALIZADA A LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO QUE VENDE LLANTAS PARA VEHÍCULOS UBICADAS EN LA ZONA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR.
A. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA. En el presente capítulo se presenta la propuesta del diseño de un modelo
administrativo Gung Ho para mejorar el rendimiento de los empleados de las
medianas empresas dedicadas a la venta de llantas para vehículos, ubicadas en la
zona metropolitana de San Salvador. Se ha elaborado con el propósito de que éstas
empresas, logren maximizar sus beneficios teniendo en cuenta, el uso de los valores
como el elemento rector de las acciones, el incremento de la participación, el
compromiso, la valoración del individuo en su trabajo, el trabajo en equipo, respeto
mutuo y coordinación, para la buena satisfacción del cliente y el rendimiento grupal
de los empleados en conjunción con la empresa. Todo esto se llevará a cabo en
coordinación con la persona idónea, quien será el encargado de evaluar y seguir los
pasos que se deberán de realizar para iniciar el proceso del modelo administrativo
Gung Ho.
Así como también se determina el tipo de modelo que se utilizará para el diseño de
la propuesta el cual es el modelo de tipo administrativo, al igual que otra serie de
tipos de modelos que nos ayudaron a realimentar éste, los cuales son: modelo de
procesos motivacionales básicos, modelo de la situación sobre el liderazgo, modelo
de la toma de decisiones y modelo de comunicación.
B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA DE UN MODELO ADMINISTRATIVO GUNG HO.
1. OBJETIVO GENERAL. Diseñar un Modelo administrativo Gung Ho a las medianas empresas dedicadas a la
venta de llantas para vehículos para mejorar el rendimiento de los empleados.
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2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
Brindar al sector de llantas de la zona metropolitana de San Salvador la
información necesaria que facilite la implantación del modelo administrativo Gung
Ho.
Establecer cambios en las medianas empresas que se dedican a la venta de
llantas, a través del modelo en lo que se refiere a las actividades de las personas
en la operación de éstas (administración por valores, constante motivación), con
el objeto de tener mayor productividad y de ser más competitivas.
Elaborar metas y valores que permitan a los empleados desarrollarse en equipo
para que la mediana empresa funcione de una mejor manera.
Proponer lineamientos para que los empleados permanezcan motivados, a través
de la importancia de su trabajo, del compromiso de las metas propuestas, del
establecimiento de metas claras, de las acciones orientadas por los valores y el
estímulo y la gratificación dentro de la empresa.
Proporcionar técnicas del modelo administrativo Gung Ho que cuente con la
descripción clara de los lineamientos a aplicar, para incrementar el rendimiento de
los empleados.
C. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN MODELO
ADMINISTRATIVO GUNG HO.
Según la investigación realizada al sector de las medianas empresas dedicadas a la
venta de llantas, se ha constatado que no cuentan con un modelo administrativo
Gung Ho, para mejorar el rendimiento de los empleados, tenerlos motivados para
alcanzar las metas propuestas y ser más eficaces.
Por consiguiente, surge la necesidad de crear este modelo que permita a la
administración de las medianas empresas de venta de llantas, superar las
dificultades que afrontan con su personal, de esa manera puedan ser más
productivas y competitivas en el mercado.
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En la investigación se pudo comprobar que las medianas empresas de ventas de
llantas, ubicados en la zona metropolitana de San Salvador, presentan una serie de
problemas; entre ellos un mal rendimiento de los empleados, falta de incentivos para
motivar a los empleados, falta de valores y metas que orienten sus acciones, las
cuales han impedido el óptimo desarrollo y crecimiento de este sector. Siendo estas
las principales causas que se obtuvieron a través de las encuestas de investigación
realizadas a los gerentes o encargados y las entrevistas hechas a los empleados.
Los problemas que enfrentan los vendedores de llantas fomenta la necesidad de
buscar posibles soluciones que beneficien el sector siendo la implementación de
este modelo administrativo Gung Ho la solución a este problema.
Se espera que el modelo administrativo Gung Ho proporcione beneficios al sector o
al menos minimice las dificultades y brinde la oportunidad de incursionar nuevos
mercados, dando como resultado un mayor crecimiento y desarrollo para las
medianas empresas que venden llantas.
Debido a los diversos esfuerzos que se han tratado de llevarse a cabo para sacar
adelante al sector, no ha sido la solución a la problemática de poder ser mas
productivo, el diseño de un modelo administrativo Gung Ho es una herramienta
atractiva que el sector podría usar porque éste integra una propuesta que surge de
un estudio científico que identifica los actores, opiniones de expertos en el área,
problemas propios del sector de llantas, análisis situacional del sector de llantas e
impresiones de los principales actores: vendedores de llantas.
Se considera oportuno y de beneficio el diseño de este modelo administrativo Gung
Ho, porque buscará disminuir la problemática actual del sector de las medianas
empresas que venden llantas en la zona metropolitana de San Salvador.
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D. IMPORTANCIA Y BENEFICIO DE LA PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO GUNG HO.
1. PARA LA EMPRESA
Para la empresa del sector de venta de llantas, el implementar un modelo
administrativo Gung Ho, permitirá que disminuya la necesidad que existe en estas
de realizar cambios en su manera de operar y en la organización jerárquica a objeto
de mejorar su competitividad en calidad, costos, cumplimientos y proveer la
flexibilidad suficiente a la empresa para adaptarse a los cambios que sucedan en su
entorno y la puedan convertir en una empresa mas productiva y competitiva.
Los beneficios que el modelo administrativo Gung Ho pretende alcanzar son los
siguientes:
Las medianas empresas de venta de llantas contaran con una administración
previsora en un sentido creativo con nuevas directrices de una manera ética y
sensible.
Las medianas empresas de venta de llantas contara con una mayor estabilidad
laboral
Las medianas empresas de venta de llantas minimizara gastos de contratación
de personal, ya que se estará evitando la rotación de personal.
Las medianas empresas de venta de llantas serán más competitivas dentro del
mercado, porque contara con empleados con un mayor rendimiento.
Las medianas empresa de venta de llantas mejoraran la competitividad en
calidad, costos y cumplimientos de ventas.
2. PARA LOS EMPLEADOS
La importancia de agregar rendimiento a los empleados rádica en que obtendrán un
mejor desarrollo como persona pero siempre trabajando en grupo.
En cuanto a los beneficios que generará el modelo administrativo Gung Ho a los
empleados, se pueden mencionar los siguientes:
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Con el modelo administrativo Gung Ho, el empleado tendrá la capacidad de
satisfacer sus necesidades para poder desarrollarse.
Con la aplicación del modelo administrativo Gung Ho el empleado se beneficiara,
ya que este permitirá un mejor clima laboral en la empresa; lo cual favorece la
integración de las personas en toda la empresa y es una de las bases del éxito
empresarial.
Permitirá al empleado obtener un grado de confianza, es decir, el se sentirá
seguro de si mismo y su confianza en si mismo aumentara a medida que se vaya
aplicando este modelo.
Los empleados se sentirán motivados, por que el modelo permitirá que sea
escuchado y se valoren sus sugerencias.
Los empleados trabajaran con metas definidas y compartidas por todos.
A través del modelo administrativo Gung Ho, permitirá que los empleados guíen
sus acciones a través de los valores que la empresa llegue ha establecer.
Existirá un desarrollo del empleado en todos los ámbitos con libertad y control
sobre la acción, estimulo y gratificación.
E. ALCANCE O COBERTURA DE LA PROPUESTA La presente propuesta tiene como finalidad, proporcionar a la administración de las
medianas empresas del sector de llantas ubicadas en la zona metropolitana de San
Salvador, una herramienta que les permita agregar valor al trabajo de los empleados
para que este pueda desarrollarse individualmente dentro de la misma y generar a la
empresa empleados más productivos y de esa manera cumplan con las metas
estipuladas.
El Diseño de un modelo administrativo Gung Ho, servirá para mejorar el rendimiento
de los empleados, y se ha dirigido específicamente a las medianas empresas de
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venta de llantas, para que los empleados puedan tener un mejor rendimiento en sus
labores cotidianas, así la empresa puedan ser más competitiva en el mercado
Se consideró este tipo de empresas, debido a que no existen investigaciones de
esta índole, que estén dirigidas a dichas empresas, ya que hoy en día las empresas
que no se orientan al trabajo en equipo, a la aplicación de mejores practicas, a la
operación de equipos multidisciplinarios de objetivo común, a gerenciar el
conocimiento y establecer los debidos mecanismos de control de su gestión global
que están sujetos a desaparecer.
F. ESQUEMA DEL CONTENIDO DEL DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO GUNG HO. El diseño del modelo administrativo Gung Ho consta de cuatro etapas: Etapa uno
Análisis Situacional, Etapa dos Organización y Operación, Etapa tres Sociabilizacion
y Comunicación y Etapa cuatro Evaluación y Control del modelo.
El modelo retroalimenta en miras de la mejora continua, y también presupone una
medición de rendimiento que se da en todas las etapas.
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Esquema del Modelo Administrativo Gung Ho para mejorar el rendimiento de los empleados de las medianas empresas del sector de venta de llantas para vehículos.
FODA SENSIBILIZACION
AL CAMBIO
DECLARACIÓN DE:
VISION MISIÓN
VALORES OBJETIVOS
EQUIPO DE SUPERVISIÓN
FIJACIÓN DE METAS
ASIGNACION DE PAPELES
ACLARACION DE
RESPONSABILIDA- DES
COMUNICACIÓN AL PERSONAL.
Misión, visión, objetivos, metas y
valores
MOTIVACION
CAPACITACIÓN AL PERSONAL
INCENTIVACIÓN AL
PERSONAL
CONTROL Y
SEGUIMIENTO DE LA
EVALUACIÓN
ETAPA III SOCIABILIZACION Y COMUNICACION
REALIMENTACION
P L A N
D E I M P L E M E N T A C I O N
ETAPA II ORGANIZACIÓN Y
OPERACIÓN
ETAPA I ANÁLISIS
SITUACIONAL
ETAPA IV EVALUACIÓN Y CONTROL DEL
MODELO
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G. ETAPAS DEL MODELO. ETAPA: I ANÁLISIS SITUACIONAL Esta primer etapa implica hacer un análisis FODA de las medianas empresas de
venta de llantas, también incluye la sensibilización al cambio declaración de la
misión, visión, valores y objetivos.
En esta etapa se determina el estado actual que tiene la empresa al realizar el
diagnostico sobre los factores internos (fortalezas y debilidades) y los factores
externos (oportunidades y amenazas), con el fin de identificar como se desarrollan
las actividades en la empresa.
Al mismo tiempo será de mucha utilidad ya que establecerá las bases o condiciones
necesarias para el desarrollo e implementación del modelo, el cual necesita que los
aspectos básicos de la empresa sean reorientados hacia el nuevo pensamiento de la
misma.
1. Qué es el FODA El análisis FODA es una herramienta que permitirá a las medianas empresas
conformar un cuadro de la situación actual del negocio, permitiendo de esta manera
obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones.
El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. De estas cuatro variables,
tanto fortalezas como debilidades son internas de la empresa, por lo que resulta
posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las
amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil de cambiarlas.
1.1 .Elementos del análisis FODA de la situación de la empresa. La aplicación del FODA se orienta al análisis y resolución de los problemas de la
empresa realizando un análisis minucioso de cada uno de sus componentes:
Las fortalezas: Que son aspectos internos y positivos de la empresa las cuales
ayudan a que funcione de forma efectiva y segura.
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Las debilidades: Que son aspectos internos que limitan y perjudican la seguridad y
la efectividad de la empresa.
Las oportunidades: Que son aspectos externos de la empresa que ofrecen
posibilidades para desarrollar con seguridad y efectividad las actividades de la de la
misma.
Las amenazas: Constituyen un riesgo o un factor negativo que puede perjudicar el
desarrollo de las actividades de la empresa.
Todos estos componentes se descubren a través de la información obtenida del
contexto interno y externo de las empresas. A continuación se presentan los
elementos del FODA.
ELEMENTOS DEL FODA
CONTEXTO INTERNOS EXTERNOS
POSITIVOS Fortalezas Oportunidades
NEGATIVOS Debilidades Amenazas
1.1.2 Directrices para el Desarrollo del análisis FODA En estas directrices se plantean las reglas básicas para el desarrollo del análisis
FODA el cual se debe desarrollar de acuerdo a las especificaciones que se
presentan a continuación:
Creación del Equipo de Trabajo.
Estará constituido en proporción al tamaño de la empresa (se recomienda un
número impar).
Deberá estar formado por un representante por cada departamento o sucursal de
la empresa.
Con habilidades complementarias que asuman la responsabilidad de un trabajo
que conlleve objetivos y un enfoque común.
Elaborar una guía de trabajo que contengan los siguientes aspectos:
Periodicidad de las reuniones: El grupo deberá realizar las reuniones 2 veces
por semana una reunión al principio de la semana y otra al final de la misma, con
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una duración de 2 horas cada una. El día y la hora de la reunión será establecido
de acuerdo a la disponibilidad de tiempo de los integrantes del equipo de trabajo.
Estructura del equipo de trabajo: el equipo de trabajo debe contar con un
coordinador general, encargado de dirigir y desarrollar la reunión en forma
ordenada, el cual será democráticamente por el equipo de trabajo.
Programación de actividades: El desarrollo de la temática será la siguiente:
Primera semana: se establecerá los lineamientos del desarrollo de las
actividades, cada miembro del equipo de trabajo deberá realizar un Análisis
FODA del área funcional a la que pertenece, considerando el efecto que
ocasionan los aspectos generales de la empresa como: misión, visión, objetivos,
políticas, metas, estrategias, reglas, así como también el recurso humano.
Segunda semana: Presentación y discusión de los puntos antes mencionados
Tercera semana: Consenso y definición del FODA de la empresa.
Análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) por área funcional El representante de cada área funcional que pertenezca al equipo de trabajo
realizará un análisis FODA del área a la que pertenece, considerando el efecto que
ocasionan los aspectos tales como: misión, visión, objetivos, las políticas, las
estrategias, reglas, el recurso humano y el clima organizacional y si estos aspectos
le favorecen o perjudican en el desarrollo de sus actividades.
Pasos para el análisis FODA por área funcional
Recopilar la información de los aspectos internos (fortalezas, debilidades) y
externos (oportunidades, amenazas) del área a la que pertenece, solicitando la
colaboración de sus subalternos para cubrir todos los aspectos del área.
Una vez recopilada la información esta deberá confrontarse y analizarse,
unificando criterios, aspectos comunes y relevantes al área en estudio.
Luego de logrado el consenso de los aspectos que integrarán el análisis FODA
plasmarlos en un informe final.
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Discusión y selección de los elementos del FODA de la Organización Una vez realizado el análisis por área funcional el representante de cada una de
ellas expondrá al equipo de trabajo los resultados obtenidos justificando el por qué
ha considerado dichos elementos dentro de su análisis con el objeto de identificar y
seleccionar aquellos más frecuentes para poder iniciar la discusión de los elementos
seleccionados y que puedan ser aprobados de acuerdo a su prioridad y relevancia
así definir aquellos que integraran el FODA de la empresa.
Alcance del Análisis FODA
Presentar la situación de la empresa en un momento determinado.
Ser una herramienta de planificación, sirviendo como una guía de acción.
Servir como insumo para la toma de decisiones.
Servir como base para la realización de nuevos proyectos.
1.1.3 ANALISIS FODA APLICADO A LA MEDIANA EMPRESA DEDICADA A LA VENTA DE LLANTAS Generalidades del negocio. Las medianas empresas del sector comercio que venden llantas en la zona
metropolitana de San Salvador son aquellas empresas que cuentan con las
siguientes características.
Su fundación es de hace más de 10 años.
Están constituidas como empresas familiares.
El gerente es el mismo dueño y representante legal del negocio.
No cuentan con una estructura formal de la empresa.
No poseen una misión, visión, objetivos y valores.
Su administración esta fundamentada hacia la experiencia.
Cuentan con un numero de empelados de 20 –40 personas.
Poseen más de una sucursal dentro y fuera de la zona metropolitana.
Poseen productos y servicios a fines a las llantas.
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Tomando en cuenta los aspectos de la mediana empresa dedicada a la venta de
llantas percibidas e identificadas en la investigación se puede realizar el análisis
FODA del sector en el cual se resaltan las siguientes cualidades:
CONTEXTO INTERNO
FORTALEZA
DEBILIDADES
Ofrecer variedad de medidas y marcas de llantas.
Ofrecer productos y servicios relacionados con las llantas.
Buena presentación e identificación de los productos.
Estar situado en zonas de buena afluencia de automóviles.
Cuenta con más de una sucursal. Cuenta con maquinaria adecuada. Fácil comercialización del producto.
Resistencia del personal al cambio Excesiva rotación de personal. Falta de motivación del empleado Bajo rendimiento. No se dan las condiciones necesarias,
para que el individuo pueda desarrollarse individualmente.
Falta de capacitación al personal. Pocos incentivos para los empleados. Procesos de comunicación internos
deficientes. Mano de obra no calificada Inestabilidad laboral. Falta de atención al recurso humano.
CONTEXTO EXTERNO
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Proveedores que ofrecen productos a bajo costo.
Expansión del negocio abriendo otras sucursales por no haber una demanda satisfecha en ciertas zonas del país.
Innovación de maquinaria. Aplicación de un modelo que
mejore el rendimiento en los empleados
Cuenta con una gran disponibilidad de mano de obra.
Alianzas con empresas extranjeras de marcas de llantas.
posee una capacidad generadora de empleo.
Competencia desleal Difícil situación económica existente en
el país. Alza de los impuestos. Disminución del poder adquisitivo de
los consumidores La entrada de nuevas empresas
extranjeras. Reducción en el mercado de vehículos
automotores. Un mercado altamente competitivo.
Fuente: Información proporcionada por los gerentes de las Medianas Empresas en donde se hizo el análisis.
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Una vez realizado el análisis FODA de la organización debe ejecutarse un análisis
minucioso prestando mayor atención a los aspectos negativos que perjudican y
afectan el que hacer organizacional, para gestionarlos de tal forma que se oriente el
trabajo a fortalecer las debilidades y desarrollar habilidades que permitan aprovechar
las oportunidades que se presentan.
1.2. SENSIBILIZACION AL CAMBIO
1.2.1 EL PAPEL DEL GERENTE COMO LÍDER DEL PROCESO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL
Ante un proceso de cambio organizacional o de reconversión de actitudes, el papel
del gerente debe ser el de liderar el cambio mismo en este caso al modelo que se
quiere implementar el modelo Gung Ho, convirtiéndose en un visionario, un
estratega y un excelente comunicador e inspirador de todos aquellos aspectos que
involucren a la empresa, una vez que dicho proceso, por su magnitud, sólo se
logra con el compromiso del equipo gerencial y de toda la empresa en su conjunto,
siendo cada vez más importante pensar en reconvertir primeramente al gerente, ya
que si el mismo tiene bajo su cargo un equipo dispuesto al cambio y no se siente
comprometido con él, dicho cambio no se dará por efecto de una resistencia
pasiva (aquella en la cual se apoyan los cambios de palabra, pero no se participa
de ellos).
Por todo ello, las nuevas realidades del entorno van dejando de lado la idea de las
organizaciones tradicionales, rígidas, requiriéndose hoy en día una gerencia más
participativa, más plana y con menos niveles jerárquicos, en donde se produzca un
mayor acercamiento de todos los que la integran, con una participación mucho
más activa de todo el equipo gerencial en la toma de decisiones y con un énfasis
muy particular en equipos decisorios basados en estructuras funcionales por áreas
de negocios.
Para el correcto desarrollo y ejecución de esta etapa y poder implementar el
modelo Gung Ho, el primer paso será definir la misión y visión que persiguen las
empresas y serán sus resultados. Una mala definición de estos conceptos puede
conllevar indeterminaciones y problemas posteriores.
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Los objetivos en esta fase serán cualitativos ya que la cuantificación de los mismos
se realizará en fases posteriores. Además, se creará un equipo de trabajo para
todo el proyecto que básicamente estará compuesto por el propietario y los
supervisores de los departamentos.
El cambio debe verse para el propietario y los empleados no como una amenaza
sino como un beneficio las nuevas ventajas que traerá este nuevo modelo Gung Ho,
debe verse como algo que lleva a una vida más próspera para todos, es algo
positivo, pues hará de cada empleado un ser viviente, que lucha, gana y se fortalece
en el bien, sin dar cabida a las inclemencias que la vida presenta, la mayoría de las
veces, no se puede evadirlas, pero si se enfrentan con integridad, confianza y
seguridad en cada uno, se puede librar esas batallas y salir triunfadores y lo más
importante vivir con espíritu alegre y fortalecido.
Por esto, hay fuerzas que reducirán las restricciones y temores hacia el cambio
como son:
La creación de un clima propicio, basado en el respeto por las personas
Lograr la participación efectiva y real, no manipuladora
Asumir una actitud experimental y curiosa.
Mostrar una exposición gradual a los procesos, no hacerlo en forma impulsiva,
sino planeada.
1.2.2 LA REORIENTACIÓN AL CAMBIO
Antes que todo el propietario del negocio tiene que tomar en cuenta que existen
pasos para la reorientación al cambio el cual consiste en:
Neutralizar los Miedos
Muchas Medianas empresas están sujetadas por los miedos. Tienen miedo al
cambio que tengan éstas en cuanto a diversas formas que pueden ser:
Miedo a las consecuencias del cambio
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Los implicados en los procesos de cambio, temen repercusiones negativas en el
ámbito personal (perdida de status, pérdida de poder jerárquico, pérdida
económica, etc.). Esto explica comportamientos tan negativos como ocultar
información, plantear dificultades ficticias, o incluso cometer actos de sabotaje de
algunos planes. El propietario debe hacer ver y comprender que el cambio
deseado repercutirá positivamente a todos los niveles.
Miedo al castigo
En algunas ocasiones se ocultan los problemas por temor a que el proceso de
cambio degenere en una “búsqueda de empleados deficientes”. Los problemas
nunca deben personalizarse. Nunca deben buscarse culpables sino fallos en el
sistema y oportunidades de mejora.
Es necesario que se le inspire confianza al empleado con las nuevas formas de
llevar la empresa, poniéndole de manifiesto que ellos serán los mas beneficiados
en cualquier cambio que se haga.
Miedo al enfrentamiento personal
El miedo a las consecuencias y el miedo al castigo, pueden provocar tensiones y
enfrentamientos personales. Para evitar este problema, se deben eliminar sus
causas.
Miedo a la incompetencia y al fracaso
Para que se produzcan los cambios deseados, es necesario que exista un clima de
confianza y colaboración entre las personas que forman la mediana empresa. La
confianza es muy delicada; difícil de ganar pero extremadamente fácil de perder,
por ello el propietario debe sembrar y cultivar esta confianza.
Miedo a la falta de reconocimiento
Todo cambio implica unir voluntades y dedicar recursos. Si no se reconocen y
recompensan los esfuerzos de las personas que hacen posible el cambio, será
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difícil volver a contar de nuevo con su colaboración e implicación en futuros
proyectos.
Explicación de la necesidad del cambio
Todo el personal de la empresa debe estar convencido de la necesidad del
cambio, de lo contrario difícilmente se producirá. Para despertar ésta conciencia, el
propietario debe ayudar a poner de relieve los problemas que pueden estar siendo
omitidos consciente o inconscientemente.
¿Estamos obteniendo la mayor rentabilidad posible?
¿Estamos aprovechando todo el talento de nuestro personal?
¿Está obteniendo nuestro negocio mejores resultados que la competencia?
¿Estamos bien posicionados para afrontar las amenazas futuras? (nuevos
competidores)
¿Debemos apostar más en mejora tecnológica o en nuevos productos?
La reflexión estratégica, se puede entender como los pasos que hay que
retroceder para dar un salto de mayor longitud.
Oriente el cambio
No basta con convencer de la necesidad del cambio: es necesario que se oriente
todas las voluntades y recursos en la dirección adecuada.
Para que una empresa sobreviva y tenga éxito, debe tener una firme base de
creencias compartidas sobre la cual descansen todas sus decisiones y relaciones.
En el siguiente esquema se muestra como se encuentra una empresa sin un
mismo enfoque, que lleve a todos los miembros de la empresa con un mismo fin
que pretende llegar la empresa o el gerente de ésta.
Es por ello que se ejemplifica las dos formas que pueden estar las empresas, una
donde no tienen definido su misión y visión (sin enfoque estratégico) y la otra
donde todos están llevando su trabajo a un mismo fin, con una misma misión y
visión (con enfoque estratégico).
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Ya conociendo los aspectos a tomar en cuenta a la hora de la orientación al
cambio se realizarán reuniones semanales durante un mes y la duración de
estas reuniones será de 2 horas máximo con el propietario y sus supervisores
con el objetivo de darle a conocer las ventajas que trae el nuevo modelo Gung
Ho a la empresa en el cual se tocarán los temas de:
El nuevo modelo promueve la innovación y la creatividad
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Con el nuevo modelo se tomaran mejores decisiones, las cuales se hacen en
equipo.
Se enriquecerán los puestos de trabajo.
El personal se sentirá responsable no solamente por su tarea, sino también por
hacer que la empresa funcione mejor.
La empresa se estructurará de tal manera que facilitan la tarea de sus
integrantes, de modo que puedan hacer no sólo lo que se les pide, si no también
lo que se necesita hacer.
La información será procesada y manejada por todos los miembros del equipo de
trabajo.
Se logrará una autodisciplina y compromiso por parte de los miembros del
equipo.
1.3 PRESENTACIÓN DEL MODELO Y PRINCIPIOS GUNG HO Se reunirá al gerente y supervisores antes de comenzar a implantar el modelo para
darles a entender los principios en el cual se basa el modelo administrativo Gung
Ho.
En el cual se explicara cada principio dándole la información general en la que
consta este modelo que es la siguiente
EL ESPÍRITU DE LA ARDILLA: TRABAJO QUE VALE LA PENA.
a. Saber que contribuimos a mejorar el mundo.
Es la noción, no el trabajo.
Es la forma como el trabajo ayuda a otros, no el número de unidades que pasan
por las manos.
Resultado: amor propio una emoción cuyo poder está al mismo nivel que el del
amor y el odio.
b. Todos trabajan hacia una meta compartida.
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Compartir una meta significa conseguir que la gente la apoye, no anunciarla. La
confianza y el anteponer los intereses de los miembros del equipo contribuyen a
que las metas sean apoyadas.
El gerente establece las metas críticas. El equipo puede establecer las demás.
(La gente se inclina más a apoyar las cosas que ha ayudado a crear.)
Las metas son mojones que se plantan en el camino hacia el futuro entre el
punto donde se encuentra y aquél al cual desea llegar. Ayudan a centrar la
atención de manera productiva.
c. Los valores sirven de guía para todos los planes, las decisiones y las actuaciones.
Las metas son para el futuro. Los valores son el presente. Las metas se fijan.
Los valores se viven. Las metas cambian. Los valores son rocas en las cuales se
puede confiar. Las metas ponen a andar a la gente. Los valores sustentan el
esfuerzo.
Los valores se hacen realidad únicamente cuando usted los refleja en su manera
de actuar y en la manera como exija que los demás actúen.
En una organización Gung Ho, los valores son el verdadero jefe.
EL ESTILO DEL CASTOR: EJERCER EL CONTROL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LA META.
a. Un campo de juego con un territorio claramente marcado.
Las metas y los valores definen el campo de juego y las reglas de juego.
Los líderes definen las posiciones en las que deben jugar los integrantes del
equipo, pero deben retirarse del campo y dejar que los jugadores se encarguen
del balón.
La libertad para asumir el control viene de saber exactamente cuál es el territorio
de cada cual.
b. Los pensamientos, los sentimientos, las necesidades y los sueños se respetan, se escuchan y generan una acción.
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No es posible tener el control a menos que el resto de la organización brinde su
apoyo y no haga pedazos a la persona o a su trabajo.
Regla de oro de la gerencia: valorar a los individuos como personas.
La información es el guardián del poder. Todo el mundo necesita acceso total y
abierto a la información. Los gerentes deben estar dispuestos a entregar las
palancas de mando por las cuales han luchado toda la vida. Es difícil ser jefe sin
ser mandón.
c. Capaces pero conscientes del desafío.
Las expectativas de producción deben estar dentro de las capacidades y las
destrezas, pero cuando son demasiado pobres constituyen un insulto.
Nada desmejora más el amor propio que saberse ladrón del sistema, saber que
no se está haciendo contribución alguna. Si la gente no puede cumplir con un
buen día de trabajo por un salario justo, acaba sintiéndose humillada.
El estado Gung Ho exige dar un poco más: trabajo que exija lo mejor de la gente
y le permita aprender y avanzar hacia territorios inexplorados.
EL DON DEL GANSO: DARSE ÁNIMO MUTUAMENTE PARA SEGUIR ADELANTE.
a. Las congratulaciones, ya sean activas o pasivas, deben ser de VERDAD.
Las congratulaciones constituyen afirmaciones de que lo que la gente es y lo que
hace es importante y que su contribución es valiosa para culminar la misión
compartida.
Decirle a la gente que ha realizado un trabajo excelente u otorgar un premio es
una forma de congratulación activa.
Las congratulaciones pasivas son cosas como hacerse de lado para que un
miembro del equipo realice un proyecto delicado, complicado e importante sin
ejercer ninguna forma de control o tan siquiera ofrecer un consejo.
Las congratulaciones de VERDAD nunca llegan a ser excesivas: son oportunas,
en respuesta a algo, incondicionales, entusiastas.
Luego de darles a conocer estas ventajas se proseguirá a lo que es la importancia
de la misión, visión y valores de una empresa.
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1.4. DECLARACION DE MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS Y VALORES DE LA EMPRESA.
1.4.1 VISIÓN La VISION es una fotografía del futuro, generalmente a largo plazo (10-20 años) en
otras palabras, es lo que la empresa contribuiría a tener exitosos en las actividades.
Decir que la empresa contribuye a la visión significa que la visión va mas allá de lo
que la empresa puede hacer, por lo tanto esta visión es compartida con otros.
En cambio la misión sencillamente es quiénes somos, que hacemos para qué lo
hacemos para quién lo hacemos y a través de qué lo hacemos.
Importancia de la visión
La importancia radica hacia dónde se dirige la empresa, qué se quiere lograr, y sin
visión, entonces no se podría enfocar las acciones. La visión es crítica para toda
empresa, y es necesaria para sobrevivir como empresa ya que le da vitalidad
Características
La visión debe ser clara, suficientemente específica para poder medir y evaluar los
impactos de la empresa. La visión debe ser positiva e inspiradora, que haga que los
empleados la sientan suya y se motiven a trabajar para lograrla.
Debe existir un balance entre lo ambicioso y lo realista, ahí ésta luego el problema
de formular la visión.
Se tiene que buscar el punto de interceptación entre lo factible y lo que se quiere
lograr.
La misión se prepara después de tener la visión.
La visión se enfoca al objetivo final a lograr, y la misión a los medios para alcanzarla
Redacción en futuro
Como empresa se puede tener una visión global mundial, pero cada programa
puede tener una visión especifica a su área de trabajo. Pero aun enfocada al área de
trabajo, debe ser amplia, y más allá de lo que pueda hacer la empresa porque
generalmente hay otros que también contribuyen a alcanzar la visión.
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Es importante que cada miembro de la empresa entienda y pueda describir la visión
y misión de la empresa.
1.4.2. MISIÓN
Una Misión no es otra cosa que la labor principal, la tarea, la función primordial o el
negocio central, para lo cual ha sido creada una empresa.
Y muchas veces es difícil establecer la misión, sobre todo cuando se tratan de varios
accionistas o asociados o partes interesadas y cada uno de ellos tiene una idea
distinta de lo que debe ser la empresa.
La misión de una empresa o de cualquier otra, debe ser establecida y plasmada por
escrito, es tarea de la alta dirección de la empresa decidir quiénes deben participar
en la definición de esta, usualmente se trata del grupo directivo quienes discuten y
llegan a un acuerdo sobre lo que es la misión de la empresa que dirigen.
La redacción por escrito, es de suma importancia para que quede claro en primer
lugar de qué se trata, para que no quede sujeta a interpretaciones; recordemos que
la claridad de propósito nos dará una mejor orientación hacia la cual dirigir los
esfuerzos, además de que, mientras más claro sea el propósito de la empresa, será
más fácil que la gente que conforma dicha empresa pueda identificarse como parte
de un grupo de personas que trabajan con un fin común.
Proceso para la elaboración de la misión:
Iniciación y atención por la alta dirección.
Participación y compromiso de otros niveles de dirección y representantes de
los trabajadores.
Preparación del equipo en su conceptualización.
Elaboración de la expresión de la misión.
Revisión y retroalimentación.
Aprobación y compromiso.
Normas para la aplicación de la misión:
142
Establézcala, hónrela y viva de acuerdo con ella, cree una cultura
organizacional.
Comprometa a los nuevos trabajadores.
Hágala visible a todos, como un compromiso de todos.
Úsela en decisiones, estrategias, estructuras, sistemas, estilos, y habilidades.
Revísela periódicamente.
1.5 OBJETIVOS.
1.5.1 CONCEPTO DE OBJETIVOS.
Un objetivo es: un propósito, una misión para un periodo determinado, definido de tal
forma que pueda ser medido bajo parámetros cuantitativos (tiempo, dinero,
unidades, porcentajes, etc.), que se pueda controlar para replantear las acciones de
futuras metas, propósitos o misiones administrativas.
1.5.2 Formulación de los objetivos.
Para poder formular los objetivos hay que tomar en cuenta las siguientes
indicaciones:
Definirlos en función de los resultados
Redactarlos de manera que puedan analizarse y eventualmente modificarse.
Redactarlos en términos enérgicos. Al comienzo, emplear palabras clave como
“ejecútese”, “complétese”, etc.
Formularlos con base en la experiencia.
Formularlos en términos positivos, es decir, indicando lo que hay que hacer más
que lo que hay que evitar.
Formularlos en forma concisa y breve.
Considerarlos un compromiso entre empleado y gerencia, lo cual implica su
cumplimiento.
1.6 VALORES
143
Los valores organizacionales son la convicción que los miembros de una empresa
tienen en cuanto a preferir cierto estado de cosas por encima de otros (la
honestidad, la eficiencia, la calidad, la confianza, etc.)
Los valores organizacionales compartidos impresionan el desempeño en tres
aspectos claves, proveen una base estable (guía) sobre la cual se toman las
decisiones y se ejecutan las acciones, forman parte integral de la proposición de
valor de una empresa a clientes y personal, motivan y energizan al personal para
dar su máximo esfuerzo por el bienestar de su compañía. Así se crea una fuente
de ventaja competitiva que es difícil de replicar ya que se fundamenta en valores
propios y únicos de la empresa.
Cuando los valores están alineados con el desempeño, las personas que laboran
en una empresa presentan actitudes como:
Compromiso con el logro de la calidad y satisfacción del cliente
Sentido de pertenencia y responsabilidad en sus acciones
Saben que su opinión es escuchada
Estas actitudes y el hecho de compartir los mismos valores hacen que se
presenten los siguientes beneficios dentro del talento humano de la empresa:
Moral alta
Confianza
Colaboración
Productividad
Éxito
Realización
La formación de valores en la empresa es un fenómeno complejo que depende de
multitud de variables entre las que se encuentran:
Las creencias y valores de fundador. Toda empresa surge de un impulso
fundamental a partir de una idea y unos principios de acción más o menos
implícita. La consecución de recursos financieros, materiales y humanos para
llevar a cabo dicha idea es un paso posterior.
144
Las creencias y valores de la dirección actual. La dirección de la empresa, en un
momento dado, puede pretender perpetuar, revitalizar o incluso modificar
radicalmente las creencias y valores de su fundador, debiendo gestionar
adecuadamente el conflicto entre lo tradicional y lo moderno.
Las creencias y valores de los empleados. La mayor fuerza formadora de
creencias y valores en los empleados está, sin duda alguna, constituida por los
mecanismos de recompensa existente.
Los valores sociales de cada momento histórico. A principios del siglo XX, los
valores sociales predominantes en los países desarrollados no eran los mismos
que los actuales, y éstos no tienen porqué ser los mismo que los futuros.
Los resultados de la empresa. Es de destacar que los sistemas de creencias y
valores de la empresa se retroalimentan en función de sus resultados.
La importancia de los valores rádica en que se convierte en un elemento motivador
de las acciones y del comportamiento humano, define el carácter fundamental y
definitivo de la empresa, crea un sentido de identidad del personal con la empresa.
Son importantes porque describen lo que es primordial para sus implicados, porque
identifican los resultados que la mayoría espera, guían nuestras actuaciones y
determinan si la empresa tendrá éxito.
También lo son porque, cuando los valores están en línea se obtienen varios
beneficios como son: moral alta, confianza, colaboración, productividad, éxito y
resultados.
Por lo tanto, los valores son formulados, enseñados y asumidos dentro de una
realidad concreta y no como entes absolutos en un contexto social, representando
una opción con bases ideológicas con las bases sociales y culturales.
Los valores deben ser claros, iguales compartidos y aceptados por todos los
miembros y niveles de la empresa, para que exista un criterio unificado que
compacte y fortalezca los intereses de todos.
Ya teniendo claro de lo que son la misión, visión y los valores el siguiente paso es
la realización de estos.
145
Estos se realizaran por medio de 2 reuniones la primera se realizará; el primer día
de la semana por la mañana con los supervisores de cada departamento y el
propietario del negocio, la duración aproximada de ésta primera reunión será de 1
hora 30 minutos para aclarar los puntos antes expuestos de lo que se necesita
para poder realizar la misión, visión y valores de este tipo de empresas. Junto con
los supervisores los propietarios del negocio realizarán una lluvia de ideas para
poder lograr la misión, visión y valores que más le convengan a este tipo de
empresa.
La segunda reunión se realizará el último día laboral de la semana con una
duración de 1 hora y 30 minutos con el objetivo de plasmar de manera escrita lo
que es la misión, visión y valores de la empresa.
Ejemplo de misión, visión, objetivos y valores para la mediana empresa dedicada a la venta de llanta.
MISIÓN
Satisfacer con la variedad de nuestros productos y servicios para automóviles, las
necesidades de los clientes; así como también, fomentar el desarrollo y el bienestar
de los empleados.
VISIÓN
Ser la empresa de mayor exito en el área de ventas de productos y servicios de
automoviles, en el territorio nacional.
OBJETIVOS
Proporcionar servicios y soluciones de la mejor calidad y ofrecer más valor a los
clientes que merecen nuestro respeto y lealtad.
Obtener el suficiente beneficio para financiar el crecimiento de nuestra empresa y
proporcionar los recursos necesarios para lograr los objetivos empresariales.
Hacer que los empleados de “Duran Llantas” compartan el éxito de la empresa,
del que ellos son partícipes; proporcionar a los empleados oportunidades de
trabajo basadas en el rendimiento; crear entre todos un entorno de trabajo
seguro, emocionante e integrador que valore la diversidad y reconozca las
146
contribuciones individuales; y hacer que los empleados estén satisfechos con su
trabajo y valoren sus logros.
Crear en todos los niveles, empleados que tengan la responsabilidad de lograr
resultados comerciales y de ejemplificar los valores de nuestra empresa.
VALORES.
Los valores que se comprometen a ejercer y se comparten con la dirección y empleados en la empresa son los siguientes:
La satisfacción de los clientes: identificación del cliente como lo más importante,
la razón de ser, la vía para obtener utilidades ahora y en el futuro.
El reconocimiento social por lo bien hecho: El apreciar el reconocimiento de los
demás por el buen trabajo realizado y la importancia de este.
La optimización del tiempo: como atributo sumamente valorados por los clientes.
El éxito: Como vía de propiciar el esfuerzo.
La empatía: Para comprender al cliente.
Solidaridad: Para ayudar al cliente y empleados.
La buena comunicación: Para comprender al cliente y tratar que este entienda la
posición de la empresa.
La Eficiencia: Para reducir gastos y en consecuencias precios atractivos para el
cliente.
La Disciplina: Para cumplir con los la misión y visión de la empresa.
La Información: Para comprender y auxiliar a los clientes.
La Mejora: Como vía para el desarrollo.
El Control: Como forma de evaluar el desempeño.
La Formación: Como vía de superación.
La creatividad: Para encontrar soluciones a los problemas y generar nuevos
productos.
ETAPA: II ORGANIZACIÓN Y OPERACIÓN. Esta etapa consistirá en la formación de preparación del equipo de supervisión
encargado de desarrollar el modelo administrativo Gung Ho.
147
Este grupo de personas serán los responsables de comunicar a todos los empleados
de la empresa sobre la puesta en marcha del modelo, el cual traerá cambios a largo
plazo en la empresa, todo esto con el objetivo de brindar un mejor rendimiento a los
empleados y se puedan lograr las metas de la empresa.
2.1. Equipos de Supervisión 2.1.1. Creación del equipo de supervisión. El equipo de supervisión será el encargado de dirigir todas las actividades dentro de
la empresa. Este grupo debe ser formado por los jefes de todas las áreas de la
empresa y por el gerente para que exista un verdadero compromiso por parte de los
empleados así como de la gerencia.
Cada jefe de departamento tiene que desarrollar las siguientes cualidades:
Ser decisivo.
Inspirar a los demás.
Saber escuchar.
Ser totalmente integro.
Hablar con la verdad.
Habilidad para establecer relaciones interpersonales.
Ser un buen conocedor de la gente.
Integro.
Motivador.
Creativo.
Busca el bien común
Trabajar en equipo
Comprometido, Responsable
Ejemplar, carismático
Emprendedor
Alta vocación de servicio
Excelente comunicador.
148
2.1.2 Condiciones que deben reunir los miembros del equipo de supervisión.
Todos los integrantes del equipo deben saber que son parte de un grupo; por lo
mismo, deben cumplir cada uno su rol sin perder la noción del equipo. Para ello,
tienen que reunir las siguientes características:
1. Ser capaces de poder establecer relaciones satisfactorias con los integrantes del
equipo.
2. Ser leales consigo mismo y con los demás.
3. Tener espíritu de autocrítica y de crítica constructiva.
4. Tener sentido de responsabilidad para cumplir con los objetivos.
5. Tener capacidad de autodeterminación, optimismo, iniciativa y tenacidad.
6. Tener inquietud de perfeccionamiento, para la superación.
2.1.3 Funciones a realizar de los equipos de supervisión Una vez que el equipo de supervisión se encuentra orientado de lo que se quiere
lograr con el modelo Gung Ho deberá ejercer las funciones de controlar que los
pasos del modelo Gung Ho se desarrollen de la mejor manera posible.
Entre las funciones que estos supervisores realizaran están las siguientes:
Deberá programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el
orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma
el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de desarrollar
dicho trabajo dentro de su departamento.
Delegar autoridad y en la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor
deberá empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus
instrucciones sean claras, específicas, concisas y completas.
Desarrollará la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal,
ampliando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de
trabajo, así elevará los niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivará
hacia el trabajo, aumentará la satisfacción laboral.
149
Creará conciencia en los colaboradores para que sea cada uno de ellos los
propios controladores de su trabajo, actuando luego el supervisor como
conciliador de todos los objetivos planteados.
2.2 CREACIÓN DE METAS COMPARTIDAS.
2.2.1 Importancia de la fijación de las metas.
Para que el rendimiento de los empleados se incremente es necesario fijar metas
específicas, medibles y con fechas objetivamente alcanzables.
Las metas son importantes por cuatro razones:
Las metas proporcionan un sentido de dirección.
Sin una meta, los empleados al igual que las empresas tienden a la confusión,
reaccionan ante los cambios del entorno sin un sentido claro de lo que en realidad
quieren alcanzar. Al establecer metas, los empleados y las empresas refuerzan su
motivación y encuentran una fuente de inspiración que les ayuda a excederse de los
inevitables obstáculos que encuentran.
Las metas permiten enfocar los esfuerzos.
Los recursos de toda empresa son siempre limitados, los cuales pueden utilizarse
para lograr varias metas. Al apuntar hacia una sola meta o una serie de metas
relacionadas, es comprometerse a utilizar de cierta manera escasos recursos y
comenzar a establecer prioridades. Esto es particularmente importante para la
empresa, la cual tiene que coordinar las funciones de muchos individuos.
Las metas guían planes y decisiones
¿Le gustaría convertirse en un buen empleado? ¿O en una empresa de alto
rendimiento? Las respuestas a estas preguntas formarán tanto sus planes a largo
como a corto plazo y ayudarán a tomar muchas decisiones claves. Las empresas
enfrentan decisiones, las cuales se simplifican al preguntarse, ¿cuál es nuestra
meta? ¿Esta acción, acercaría o alejaría a la empresa de su meta?
150
Las metas ayudan a evaluar el progreso.
Una meta claramente establecida, medible y con una fecha específica fácilmente se
convierte en un estándar de desempeño que permite a los individuos, al igual que a
los jefes, evaluar sus progresos. Por tanto, las metas son una parte esencial del
control, aseguran que el trabajo que se emprende corresponda a las metas y planes
creados para alcanzarlas. Si se encuentra que se esta saliendo del curso señalado o
si enfrenta contingencias no previstas, se puede tomar acciones correctivas
mediante la modificación de un plan.
2.2.2 METODO A UTILIZAR PARA LA FIJACIÓN DE METAS. El método a utilizar para fijar las metas es el método de la entrevista grupal el cual
consistirá en elegir a un empleado de cada departamento de la mediana empresa
teniendo como moderador a un miembro del equipo de supervisión que serán los
encargados de manejar estas juntas.
En la primera reunión el equipo de supervisión compartirá sus conocimientos sobre
lo que significa el modelo Gung Ho, logrando de esta forma crear conciencia en los
empleados sobre la importancia de los cambios a nivel organizacional para enfrentar
el entorno en el cual se desenvuelve actualmente la empresa.
En la segunda reunión servirá para que los empleados participen y despejen sus
dudas; logrando con esto que sean ellos los protagonistas de dicha reunión.
En la tercera reunión se tendrá como base la exposición de videos sobre el modelo
administrativo Gung Ho, haciendo participar activamente a los empleados en
diferentes dinámicas de grupo teniendo como objetivo principal disminuir sus
temores a enfrentar los cambios y nuevos retos.
A partir de la cuarta reunión se comenzará a trabajar sobre las necesidades de los
trabajadores con el fin de conocer sus intereses para que el equipo de supervisión
tenga una idea de lo que ellos piensan y así poder establecer las metas. Además se
le pedirá a cada trabajador que de ejemplos de metas para el departamento en el
que trabaja, esto será de útil ayuda para el equipo de supervisión a la hora de
establecer las metas.
151
Se utilizara en cada reunión el siguiente formato:
-Presentación:
Agradecer la participación
Presentación del coordinador
Breve descripción de por qué fueron elegidos (que son representantes de
muchos otros)
Breve descripción de los objetivos que se pretenden alcanzar.
Notificar que se grabará la discusión para no perder partes.
Descripción de la dinámica de la sesión.
Duración del encuentro
Dejar claro lo que se espera, se hable de sus opiniones y que no se va a discutir
experiencias personales.
Dejar claro que lo interesante es hacer una conversación grupal y que cada uno
expresen libremente las ideas y opiniones (que no hay buenas o malas ideas o
respuestas a las cosas que se va a discutir)
Dejar claro que no se esperamos que se pida permiso para hablar, si no que
cada uno escuche al otro y esperar que el compañero termine de hablar para
expresar su opinión.
2.3.ASIGNACIÓN DE PAPELES EN LAS TAREAS.
Para desarrollar un campo de trabajo claramente demarcado, cada persona deberá
conocer sus responsabilidades, sus limitaciones y su flexibilidad de movimiento. El
desconocimiento de las funciones o los espacios para moverse limitan la
imaginación y reducen el campo de maniobra de las personas. Los campos de
acción muy reducidos, restringen los movimientos y restringen el crecimiento
personal y las posibilidades de desarrollo de los individuos, las operaciones y las
organizaciones. Quién mejor para definir los campos de acción que las personas que
se han movido y desarrollado al interior de dichos campos. Los mismos que ostentan
las responsabilidades y efectúan las acciones día tras día.
Una hoja de trabajo es útil para definir los pasos y las tareas que se deben de
realizar como lo muestra el siguiente cuadro.
152
HOJA DE TRABAJO PARA LA DESCRIPCIÓN DE PAPELES EN LAS TAREAS
Objetivo: (que se va a lograr)
Descripción de la tarea Persona responsable Fecha de inicio
2.3.1.ACLARACIÓN DE PAPELES Y RESPONSABILIDADES.
Los papeles y las responsabilidades deben aclararse cuando se forma un equipo y
para que el modelo Gung Ho funcione correctamente, dentro de la empresa debe de
saber el empleado exactamente lo que debe de realizar conociendo sus limites y
para esto es necesario crear un diagrama de responsabilidades con el fin de mejorar
la coordinación y responder las interrogantes de quién va a hacer qué cosa, con que
nivel de autoridad y qué clase de participación por parte de los demás.
El primer paso consiste en hacer una cuadrícula, anotando las funciones,
actividades y decisiones en la columna vertical y los nombres de los miembros del
equipo en la parte superior de manera horizontal. Luego hay que codificar a cada
miembro del equipo usando unos de los cinco códigos siguientes:
R (responsabilidad y confiabilidad): Responsabilidad de iniciar la acción, llevar a
cabo una tarea o función y recomendar o poner en marcha una decisión. Esta
persona hace el trabajo.
153
A ( Autorización): debe aprobar la acción, las decisiones o la función y el miembro
del equipo designado tiene el derecho de aprobación o veto.
S (Soporte): Proporciona apoyo logístico y recursos para la función o acción. Esta
persona no es responsable (R) pero debe producir algo que sea utilizado por la
persona responsable.
I (información): esta persona debe de estar informada de los planes, acciones y
resultados, pero de ninguna manera puede influir o ejercer autoridad sobre los
mismos.
X (sin participación): esta persona no participa en esta función, acción o decisión.
DIAGRAMA DE RESPONSABILIDADES
R= responsabilidad S= Soporte X= Sin participación
A= autoridad I= Información
Miembros del equipo Funciones, actividades, decisiones
Existen varias reglas básicas que deben cumplirse para que el diagrama de
responsabilidades funcione:
1. Asigne R a una sola persona. Ésta debe iniciar la acción y es responsable del
resultado.
2. No tenga demasiadas personas con una función A en un mismo asunto.
3. La función S es esencial. Alguien con un papel de apoyo tiene que compartir
los recursos o producir algo que utilice la persona responsable.
154
ETAPA III: SOCIABILIZACIÓN Y COMUNICACIÓN. El objetivo de esta etapa es el de comunicar la misión, visión, objetivos, metas
y los valores a todos los empleados de la empresa, que se han llegado a determinar
por el gerente y el grupo de supervisores, así como también se desarrollará la forma
en que los empleados serán motivados, para que logren alcanzar un mayor
rendimiento laboral.
Es necesario que los empleados se vayan sociabilizando con la Misión, visión,
objetivos, metas y los valores, que van hacer las nuevas herramientas en las cuales
van a tener que guiar sus acciones.
La motivación de los empleados es otra forma de poder llevar a estos a un mejor
rendimiento, por lo que se impartirán capacitaciones y establecerán diferentes
incentivos a implementar.
3.1 Comunicación La comunicación se llevara a cabo con el objetivo de dar a conocer la misión, la
visión, los objetivos, las metas y los valores de la empresa, esto permitirá que los
empleados se vayan sociabilizando con el modelo Gung Ho y de esa manera se
orienten a mejorar su rendimiento.
Ya definido todos estos conceptos, por el gerente, el grupo de supervisión y los
empleados que se formaron para dicho proceso, es necesario trasmitirlos a toda la
empresa para que se comiencen a canalizar cada uno de los diferentes
departamentos de la medianas empresas de llantas.
Para que se pueda dar a conocer será necesario hacer participes a todos los
empleados y comunicar estos a través de reuniones que serán impartidas por el
grupo de supervisión, estas se pueden desarrollar en un máximo en dos reuniones
donde se explique la importancia que tienen estos conceptos para la empresa, para
los integrantes de la empresa y sobre todo para dar un mejor servicio a los clientes.
El principal objetivo de las reuniones es poder percibir de una mejor manera estos
conceptos (misión, visión, objetivos, metas y valores), para que se pueda explicar de
una manera clara lo que se quiere llegar a obtener con cada una de estas que se
han planteando, así como también se pueda responder a cualquier inquietud que
haya de parte de todos los empleados de la empresa.
155
Por otra parte necesario contar con otro tipo de instrumento para comunicarle
constantemente la misión, la visión, los objetivos, las metas y los valores de la
empresa los cuales son:
Informes escritos donde se les de a conocer los objetivos y las metas que se
tengan que cumplir en los diferentes departamentos de la empresa, como
también informes donde se presente cada mes si han llegado a cumplir las metas
propuestas en dicho periodo.
Carteles que se coloquen en diferentes instalaciones de la empresa, como
pueden ser oficinas, donde se toman los alimentos, donde se encuentre el oasis
de agua etc., dichos carteles expresarán la visión, la misión y los valores de la
empresa y estén consientes de implementarlos en cada una de las actividades
diarias del trabajo.
3.2 . La Motivación.
Es aquello que impulsa, dirige y mantiene el comportamiento humano. Es el deseo
que tiene el individuo de realizar su trabajo lo mejor posible, o de realizar el máximo
esfuerzo en la ejecución de las tareas que se le han asignado.
La motivación es muy importante en las medianas empresas que venden llantas
para que los empleados quieran y puedan desempeñar satisfactoriamente su
trabajo, así puedan lograr eficiencia en las empresas y dar una buena calidad en los
servicios que brindan estas.
A través de la motivación los empleados tendrán voluntad para hacer un esfuerzo
por alcanzar las metas de la empresa, condicionada por la capacidad del esfuerzo
para satisfacer alguna necesidad personal.
Por lo tanto es responsabilidad del gerente o dueño de la empresa en crear una
ambiente propicio para que florezca el talento.
Se debe ayudar y motivar para que alcance su rendimiento y, sobre todo, para que
lo alcance en grupo, que es el éxito más grande.
Es de esta manera que se propone poner en práctica todos los liniamientos que a
continuación se enuncia para que puedan llevar a los empleados a tenerlos
156
motivados y de esa forma puedan lograr un mayor rendimiento y lograr las metas
propuestas con los recursos a acorde a cada empresa.
Formas de Motivación a Implementar Para que los empleados de las medianas empresas que venden llantas quieran y
puedan desempeñar satisfactoriamente su trabajo, es necesario que el gerente
realice diversas actividades para fomentar la motivación de estos, las cuales se
pueden mencionar :
Hacer interesante trabajo.
El gerente o dueño de la empresa tiene que hacer un análisis minuciosos de cuanto
cargo tenga bajo su control. Esta persona tiene que tener en cuenta una
interrogante:¿Es posible enriquecer este cargo para hacerlo más interesante?.Hay
un limite de desempeño satisfactorio que pueda esperarse de personas ocupadas en
tareas muy rutinarias; ya que es muy común que nos encontremos frente a personas
que al ejecutar constantemente la misma simple operación sin cesar, desemboque
rápidamente en la apatía y el aburrimiento de estas.
Relacionar las recompensas con el rendimiento:
Hay muchas razones por las cuales los gerentes o propietarios que tienden a ser
renuentes para vincular las recompensas con el rendimiento. Muchas veces se les
hace más fácil acordar a todos un mismo aumento de sueldo, ya que suele implicar
menos trajín y además requiere poca justificación. Suele ocurrir en otros casos que
la política de la empresas determinan que los aumentos de salarios responden a
ciertos lineamientos, no vinculables con el rendimiento. Sin embargo, aun en estos
casos, suele haber recompensas aparte del sueldo que puede ser vinculados con el
rendimiento. Estas podrían incluir la asignación a tareas preferidas o algún tipo de
reconocimiento formal.
Proporcionarle recompensas que sean valoradas.
Muy pocos gerentes o propietarios se detienen alguna vez a pensar que tipo de
retribuciones son apreciadas por el personal, es por tanto de gran importancia que
se tome en cuenta lo planteado por los empleados en la entrevista para que los
157
gerentes tengan un conocimientos de cuales son estas retribuciones que los
empleados desean tener para mejorar su rendimiento.
Habitualmente los gerentes piensan que el pago es la única recompensa con la cual
disponen y creen además, que no tienen nada para decir con respecto a las
recompensas que podrían ser realmente apreciadas por el personal.
Un ejemplo con respecto a las recompensas se puede dar en estas empresas. Se
puede dar que se le asigne trabajar en un determinado proyecto o se le confié
trabajar en una nueva maquina o herramienta; seguramente este valorara mucho
este tipo de recompensa.
Es necesario que el gerente o propietario de las medinas empresas que venden
llantas sepa contemplar las recompensas con las que dispone y saber además que
cosas valora el empleado en cada empresa.
Tratar a los empleados como personas.
Es de suma importancia que los empleados sean tratados del mismo modo, ya a
veces hay una creciente tendencia a tratar a los empleados como si fueran cifras en
las computadoras o como un maquina mas de la empresa. Estos conceptos son
erróneos puesto que en lo personal creemos que a casi todas las personas les gusta
ser tratados como individuos.
Alentar la participación, la colaboración y la confianza:
Los beneficios motivacionales derivado de la sincera participación del empleado son
de gran ayuda. La participación y la confianza de los estos ayudara a que se
encuentren motivados y que puedan desarrollar un mejor rendimiento.
Administrar con valores en la empresa.
El verdadero jefe en una empresa donde se administra con valores son estos. Son la
autoridad que se tiene que obedecer. Por tanto esto hará que los empleados puedan
guiar sus acciones para ser más productivos.
Ofrecer retroalimentación precisa y oportuna:
A nadie le gustaría permanecer a oscuras con respecto a su propio desempeño. De
hecho un juicio de rendimiento negativo puede ser preferible a ninguno. en esta
situación, una persona sabrá lo que debe hacer para mejorar. La falta de
158
retroalimentación suele producir en el empleado una frustración que a menudo tiene
un efecto negativo en su rendimiento.
Estas serán las formas que se desarrollaran para que ellos se sientan parte de la
empresa, personas instruidas en sus puestos de trabajo y por lo tanto contentas y
con deseos de seguir laborando en estas empresas a través de los incentivos.
3.3. La Capacitación. La capacitación del empleado consiste en un conjunto de actividades cuyo propósito
es mejorar su rendimiento presente o futuro, aumentando su capacidad a través de
la mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes.
El recurso humano es elemento más valioso en toda la empresa, por tanto requiere
de más atención mediante el otorgamiento de oportunidades de crecimiento a través
de la capacitación, para que su personal se desarrolle adecuadamente en su cargo
actual y para el que puedan ocupar en el futuro, posiciones más elevadas y
complejas.
Por todo esto y por el mismo hecho de que en las medianas empresas que venden
llantas se carece de capacitación en materia de desempeño gerencial, es
sumamente necesario desarrollar un programa en todas las áreas, en busca del
bienestar de la empresa y del empleado en particular.
Los temas impartidos en estas capacitaciones serán: Trabajo importante, trabajo en
equipo, Metas compartidas, trabajar con valores y atención al cliente.
Estos temas serán desarrollados por personas especializadas en impartir
capacitaciones para un mejor desarrollo y percepción de los mismos así como
también estará involucrado el comité de supervisión para cualquier actividad que se
tenga que realizar.
Para el desarrollo de estos temas de capacitación es necesario que se tomen en
cuenta los siguientes lineamientos:
Reunirse con los grupos de empleados dos veces por semana en un lapso de 2
horas durante el periodo que amerite el coordinador de la implementación del
modelo, para desarrollar las diferentes exposiciones y de esa manera los
159
empleados se familiaricen con la importancia que tiene este en la vida laboral que
ellos desarrollan dentro de la empresa.
Deberán hacerse después de la hora de almuerzo, entre 1:00 a 3:00 p.m, o como
la empresa le convenga.
Deberá contar con un descanso para refrigerio que se les puede dar para que
degusten de café o gaseosa y pan, este se dará en un periodo de 15 minutos que
se realizara a las 2:30 pm - 2:45. pm., si es que se toma la hora propuesta.
Así como también contará con una lapso de 15 minutos de preguntas que hagan
los empleados o de realimentación sobre lo que se esta impartiendo.
Los empleados asistirán una vez por semana, y serán repartidos en dos grupos,
esto quiere decir que serán intercalados en una semana un día un grupo y el otro
día el otro, como por ejemplo el miércoles el grupo 1, el viernes el grupo 2
Estas reuniones se harán de esta manera para que no se pare la jornada laboral
de la empresa y siempre se cuente con personal en las diferentes áreas de esta.
Las primeras reuniones pueden estar formadas por grupos de empleados de
diferentes secciones o departamentos de las empresas; cuando los temas que se
comenten sean de más contenido con respecto a su área estos pueden
agruparse con compañeros afines a su puesto.
La motivación de los empleados de las medianas empresas que venden llantas
será canalizada o llevada acabo de acuerdo a los diferentes temas propuestos
por el modelo administrativo Gung Ho, los cuales permitirán desarrollar cada una
de las herramientas a utilizar para que sean motivadas estas personas, y que se
desarrollaran a continuación.
3.3.1 Trabajo importante. Objetivo.
Hacerles saber al empleado lo importante que es para la empresa y para la sociedad
su trabajo.
A través de este lema de trabajo importante se hará saber al empleado esta
afirmación, y que se sienta parte de la empresa y por lo tanto que vale la pena, lo
importante que es su trabajo en la empresa y en la sociedad para que de esta
manera se sienta orgulloso de lo que el puede hacer, es de gran ayuda para los
clientes que necesitan el servio de las medinas empresas de llantas.
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Para ello será de gran ayuda que se desarrollen ciertas actividades para que los
empleados se sientan importantes, entre las que se pueden mencionar son:
Que el empleado se le convoque a reuniones de concientizacion donde se
desarrolle la forma de percibir el trabajo con la empresa, dentro de estas
sesiones plantearles ejemplos como: explicarles que el operario que cambia una
llanta si el lo hace con responsabilidad, la persona que recibe el servicio se
sentirá satisfecha que su carro va poder llegar donde quiera, pero si el lo hace
mal puede atentar con la vida de el y de muchas personas.
Así como también involucrar a los empleados a que participen en actividades de
la empresa como son: torneos deportivos, capacitaciones, fiestas, lanzamientos
de productos impartidas por proveedores.
Tomándolos en cuenta en la fecha de cumpleaños hacerles cuadro de honor
donde se encuentren los empleados que cumplen años en determinado mes.
Contar con un buzón de sugerencias para que los empleados puedan expresar
las ideas que tengan o las sugerencia, para bien de la empresa y de esa manera
puedan ser escuchadas sus ideas y no cuestionadas que la persona que lo dijo
tenga una repercusión después.
Otros temas a impartir.
Misión, Visión, objetivos y metas personales y de trabajo.
Importancia del trabajo.
Gung Ho.
Liderazgo.
3.3.2 Trabajo en equipo. Objetivo:
Proporcionar los elementos básicos para que los empleados puedan aunar
esfuerzos y lograr las metas de la empresa, así dar un mejor servicio a los clientes.
Es importante que se fomente el trabajo en equipo para que cada uno de los
esfuerzos individuales se una para lograr las metas y los objetivos de la empresa.
Un equipo Gung Ho usa el talento de sus miembros para crear mejores resultados,
161
esta sinergia de mucha gente trabajando junta produce con frecuencias resultados
impresionantes.
Según estudios realizados se ha comprobado que el ser humano es competitivo por
naturaleza, es por ello que el trabajo en equipo busca fomentar actitudes en la
empresa donde cada uno de los miembros deberá esforzarse por hacer las cosas
bien, reconocer y aceptar los meritos de los demás, entregarse para que el trabajo
sea mas eficiente e identificarse con el grupo al que pertenece.
El trabajo en equipo es un grupo pequeño de personas integradas en un
determinado departamento que tienen conocimiento y habilidades de las disciplinas
para hacer mejoras y hacer esfuerzos individuales para lograr metas en común.
Trabajar en equipo implica un involucramiento de todos los empleados así como
también de los jefes de departamento o de sucursal y superiores para lograr metas
en beneficio de sí mismo y de la empresa.
Una de las partes más importantes del modelo Gung Ho, es la relación directa que
tiene que ver con los jefes y los subalternos, es por eso que se lleva todos los
esfuerzos así el mejoramiento de estas relaciones.
Por lo tanto que se considera importante abordar el tema de trabajo en equipo
porque se busca integrar el grupo de trabajadores para desarrollar sus habilidades y
aprovechar sus destrezas.
Actividades a desarrollar para que los empleados trabajen en equipo.
Asignarles Actividades donde se le atribuyan trabajos en grupo para que puedan
participar todos, como por ejemplo el aseo y el ordenamiento de un
departamento.
Pasarle videos donde se tome en cuenta lo que es el trabajo en equipo.
Respetar las ideas de todos los miembros en las reuniones.
Otorgar reconocimiento grupal, no dar reconocimientos individuales en la
empresa.
Compartirles toda la información de la empresa.
Compartir las actividades a cada empleado o asignarles actividades.
162
Desarrollar la confianza entre Jefes y empleados, los jefes tienen que buscar la
comunicación de los empleados, esto se puede lograr a través de saludarse
mutuamente, comentar alguna nota importante (fútbol, noticias).
Otros temas a impartir.
-¿Qué es el trabajo en equipo?
-¿Por qué se debe trabajar en equipo?
- Beneficios e importancia de trabajar en equipo.
-La toma de decisiones en equipo.
3.3.3 Trabajar con metas. Objetivo:
Lograr que los empleados se motiven realizando metas expuestas por ellos mismos.
Este es otro incentivo que hará que los empleados se muevan por su propia cuenta
a desarrollar su trabajo.
Para que los empleados se sientan motivados es necesario que se les permita
trabajar todos juntos para lograr una meta compartida, la mejor forma de dirigir
consiste en averiguar hacia donde va la gente para ponerse al frente del grupo, para
ello es necesario fijar metas para cada departamento y permitir que el grupo
establezca por su propia cuenta, de esa manera tendrán sus metas planteadas y
compartidas por el grupo es decir que los empleados o los miembros del grupo
tienen que comprometerse a cumplirlas, pero al mismo tiempo estas tienen que ser
de dos tipos de metas las cuales pueden ser de “resultados y de valores”.
Las metas de resultados que se tienen que plantear serán aquellos planteamientos
claros sobre lo que se quiere alcanzar, ya fueran en unidades en servicios hechos o
productos vendidos o cualquier cosa y las metas de valores serán aquellas metas
que se plantean de una forma clara que describirán el impacto que se desea tener
sobre la vida de los miembros del equipo, de los clientes y de los integrantes de la
comunidad.
Después de haber estipulados las metas que se llevaran a cabo, será necesario
explicar que tan importante son estas metas para el mejoramiento de la empresa y
163
mostrarle con veracidad la forma como se va a beneficiar tanto la empresa como los
empleados de esta.
Con todo esto planteado se llegará a obtener lo que es la confianza del grupo, el
cual será un factor muy importante para la realización del mismo, ya que es
necesario decirle toda la verdad al equipo de trabajo, lo que es lo mismo plantearle
al grupo todo lo que concierne con las ventas con las utilidades para que ellos estén
consientes del compromiso que tienen con la empresa y el orgullo de formar parte
de la misma, lo cual significaría que la información seria propia de todos.
Es de gran ayuda que se cree la confianza en la empresa, y de la forma en que se
puede llegar a ella es a través de la honestidad y el bienestar de los integrantes del
equipo.
A medida que comiencen a fijar las metas, se tornaran más receptivos al mensaje
sobre la contribución que hacen con su trabajo.
Actividades a desarrollar para que los empleados puedan compartir las metas de la
empresa.
Hacer a los empleados participes de las metas que se planteen o dispongan en
la empresa a través de una buena comunicación al momento de realizarlas.
Las metas que se tengan que plantear tienen que ser cualitativas y cuantitativas
es decir medibles y realizables. Un ejemplo de ello puede ser que: Los
vendedores tengan que cumplir la meta de vender en el mes un número
estipulado de llantas, así como también proponerse la meta de ser el empleado
más leal para la empresa.
Darles a conocer la importancia de trabajar por una meta a través de pasarle
películas a los empleados donde se refleje la importancia del trabajo de equipo y
el cumplimiento de las metas, un ejemplo de película puede ser la llamada
Gung Ho.
Hacerle sentir en confianza a los empleados y lo puede hacer de la siguiente
manera.
164
Compartir los planes futuros que se tienen para la empresa.
Mostrarles cuales han sido las ventas anuales.
Explicarles la situación actual de la empresa, el cual se puede hacer a través del
FODA y hacer participe de este para realizarlos en grupos de trabajo.
Todas estas actividades se pueden hacer en reuniones que se propongan por el
equipo de supervisión, en el momento que ellos consideren necesario para poder
llevar acabo estas actividades.
Otros temas a impartir.
Definición de metas.
Importancia de metas.
Como llegar a la meta.
Tipos de metas.
3.3.4 Trabajo con valores. Objetivo.
Que los empleados guíen sus acciones a través de los valores de la empresa.
Esta es otra clave que llevará por el camino a los empleados de las medianas
empresas, así se sientan motivados de poder realizar sus actividades de acuerdo a
los valores estipulados por la empresa.
Es necesario que los jefes estén enterados de todo en la empresa para que después
se vean los frutos en los empleados de la labor que tienen, y que es la misma de
cualquier buen líder, tiene que hacerle saber a la gente porque su trabajo vale la
pena, decidir hacia donde desean ir, asegurase que el equipo comparta su meta,
ayudarle a establecer los valores de grupo, asignarles los recursos, mantener a raya
a quienes hacen las reglas, asegurarles el apoyo que necesitan tanto dentro como
fuera de la empresa, mantener la vista en el futuro para alejar las tribulaciones y
estar lista para cambiar de dirección.
165
Así como también se debe de dejar trabajar a quienes en realidad hacen el trabajo.
El deber del líder es saber hacia donde va su departamento en conjunto con la
empresa, y el deber de los miembros de equipo es llevarla hasta allá.
Actividades a desarrollar para que los empleados puedan trabajar a través de los
valores.
Darles a conocer el nuevo modo de actuar en el trabajo que se da a través de los
valores por medio de la importancia que estos tienen para poder guiar a la
empresa, como por ejemplo ya con los valores bien cimentados el gerente o jefe
de sucursal ya no la hará de policía en la empresa si no que de líder.
Hacer que los empleados inspiren obediencia. Con todo lo que se mencionó
anterior se puede llegar a que estos empleados provoquen obediencia ya que las
personas que los van a dirigir ahora son personas en pro de la empresa y de sus
compañeros con los valores que la empresa haya propuesto.
Hacer que se lleven a cabo los valores en todos los sentidos para que no sean
lemas de moda. Como por ejemplo que por muy difícil el problema los valores
tienen que prevalecer ante todo para que se de esa química.
Que los empleados estén de acuerdo con los valores porque si no lo están es
mejor que no trabaje en esa empresa ya que no jalan por el mismo lado.
Otros temas a impartir.
¿Que son los valores?.
La importancia de trabajo a través de valores.
Los Valores de la empresa.
3.3.5 Servicio al Cliente
Objetivo.
Proporcionar al empleado conceptos, herramientas y técnicas que le permitan
evaluar y visualizar mejoras en su relación con los clientes.
166
Con mucha frecuencia se escuchan las empresas que necesitan mejorar el servio al
cliente.
El cliente se esta volviendo con los años más exigente en cuanto a la calidad en los
servicios, por lo que es importante que se tome en cuenta la capacitación de este
tema, para lograr diferenciar a la empresa con la competencia. El servicio al cliente
tiene que llegar hacer la búsqueda de una relación a largo plazo y no un evento
aislado. Es importante hacer énfasis a los empleados que la empresa no puede vivir
mucho tiempo sin clientes satisfechos, los clientes están dispuestos a regresar a la
empresa y repetir el negocio siempre y cuando estas logren mantener un excelente
servicio al cliente.
Por lo tanto el servicio al cliente es un punto que merece la atención de los gerentes
de la empresa; fomentando a los empleados esta cultura de servicio.
Actividades a desarrollar para que los empleados puedan trabajar a mejora del
servicio al cliente.
Hacer simulaciones de cómo es la mejor manera de atender al cliente, para que
sea de mejor comprensión por parte de los empleados.
Determinar situaciones que no tienen que hacer los empleados al momento de
atender un cliente.
Adiestramiento de determinados tipos de maquinaria.
Capacitación de como realizar diferentes actividades en la empresa, cambio de
llantas, cambios de aceite, cambio de pastillas etc.
Otros temas a impartir.
El punto de vista del cliente.
Elementos básicos del servicio.
Como resolver problemas del cliente.
Como tratar con clientes difíciles.
Es de esta manera se puede llegar a realizar estos diferentes temas que ayudarán a
que el empleado se baya internalizando en el modelo, así mismo se encuentre
motivado a seguir trabajando en pro de las metas de la empresa.
167
A continuación se le propone al comité de supervisión un esquema de programa de
capacitación para que tome esta herramienta para tener en cuenta cuales fueron los
temas a desarrollar y como se desarrollaron para que no se repiten en un futuro.
NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN:
TRABAJO EN EQUIPO
Objetivo.
Proporcionar los elementos básicos para que los empleados puedan aunar esfuerzos para lograr las metas de la empresa y dar un mejor servicio a los clientes.
Duración: 4 horas
Metodología utilizada
Técnica expositiva. Trabajo en grupo. Refrigerio. Consultas.
Temática Contenido
¿Que es el trabajo en equipo?
• Para que sirve el trabajo en equipo. • Que se logra con el trabajo en equipo. • Quienes aplican el trabajo en equipo.
¿Por qué se debe trabajar en equipo?
• El logro de objetivos y metas empresariales.
• El logro de metas por departamento.
Beneficios e importancia • Identificar los beneficios • Identificación de la importancia del
trabajo en equipo. Material (participante)
• Cuadernillo de apuntes
• Lápiz y borrador. • manual con los
temarios de estudio
Material (instructor)
• Manual de temario. • Paginas de papel. • Lapicero • borrador y pizarra.
Inversión
Instructor $ 50.
Materiales $ 50 Papelería $ 30 Refrigerio $ 20 Total $ 250
Nota Tiene que estar presente el equipo de supervisión y un mínimo de 10 personas y máximo 20.
168
Después de impartida la capacitación es necesario que se compruebe que el
objetivo principal se ha cumplido, por lo tanto es de gran importancia que se pase
una evaluación a todos los empleados de las medianas empresas que venden
llantas, después de haber terminado de impartir todos los temas de la capacitación.
3.4. Los Incentivos. Los incentivos son pagos hechos por la empresa a los trabajadores (salarios,
premios, beneficios sociales, oportunidades de progreso, estabilidad en el cargo,
elogios etc.).
Estos incentivos son utilizados para demostrar que el empleado se toma en cuenta,
ya que es más productivo para las empresas retribuir al empleado porque de esta
manera rinde mucho más.
Dentro de los incentivos que se pueden tomar en cuenta, dependiendo el criterio de
cada una de las medianas empresas que se dedican a la venta de llantas son las
siguientes.
3.4.1 El salario
Es la retribución en dinero o su equivalente pagado por el empleador al empleado en
función del cargo que este ejerce y de los servicios que presta.
Este se dará de acuerdo a lo determinado por cada mediana empresa de llanta, es
importante que estén bien estipulados y que se apeguen a ley para no tener ninguna
complicación por parte de ningunas de los relacionados, así como también se
recomienda que estos se han otorgados el día que les toque recibirlos ya que si se
otorgan después del día estipulado puede ser un gran desmotivante para los
empleados.
3.4.2 Compensación basada en unidades vendidas. Se concederán incentivos en base al número de unidades vendidas, se puede
intentar la variante de que el trabajador reciba una compensación proporcional al
exceso de venta que haya logrado, siempre que se combinen con un sistema de
remuneraciones fijas y las prestaciones determinadas por la ley. Como por ejemplo
se tiene, ya habiendo establecido las metas de venta, de operaciones hechas, por el
169
comité de supervisión, se tendrá ya plateado hasta donde se puede llegar y cual va
ser el parámetro para poder realizar las actividades, es así como de acuerdo a lo
que este comité estipule será el incentivo que a lograr.
La compensación se dará de acuerdo al porcentaje de venta que se haya hecho,
esta podrá ser expuesta por el comité de acuerdo al criterio de cada empresa. Estos
incentivos pueden ser en: dinero, regalos sorpresa, etc.
3.4.3 Comisiones Generalmente se plantea en los puestos enfocados a la venta, el vendedor puede
percibir un porcentaje del precio de la venta de cada uno de los artículos que logre
vender, manteniendo un porcentaje de sueldo fijo que permita que las comisiones
sean menores o a la inversa, con una disminución del fijo pero un aumento en el
porcentaje de las comisiones.
Ejemplo de esta es que se le estipule al empleado un porcentaje de comisión por
venta por cada uno de los productos vendidos, puede ser por la venta de llantas,
otro por la venta de accesorios y otro porcentaje por los servicios, es decir que se le
atribuya un porcentaje de dinero dependiendo el tipo de producto o servicio que
venda.
Este porcentaje que se le atribuya dependerá del juicio de cada empresa según le
convenga como por ejemplo:
El 2% por ventas de llantas mensuales.
El 1 % por servicio varios mensual.
3.4.5 Incrementos por méritos Constituyen aumentos en el nivel de la compensación otorgado a las personas en
base a su evaluación de su desempeño, generalmente es decidido por el superior
inmediato junto con otros superiores, basado en esto se debe tener cuidado con la
valoración subjetiva de los desempeños y con la administración, referido a la falta de
compensación de desempeños que son altos y lo desmotivante que puede ser esto
para estas personas. Se debe tener cuidado con los favoritismos, y con la entrega
170
de aumentos a todos por igual, sin hacer distinción de méritos relativos de los
integrantes de los equipos de trabajo.
Un ejemplo de ello puede ser que se le otorgue incentivos monetarios a los
empleados que se les note las ganas de trabajar que se sientan parte de la
empresa, así como también se puede hacer tomando en cuenta ciertas actitudes del
empleado como son: Llegadas temprano al trabajo, el uso del uniforme completo, la
participación voluntaria en una actividad y las buenas relaciones laborales etc.
3.4.6 Compensación por experiencia y conocimientos Este sistema evalúa la importancia de un empleado para la organización, ya que no
se basa en lo que hace sino en lo que puede hacer, se reconoce el esfuerzo que
realiza al adquirir destrezas o conocimientos relacionados con el puesto que
desempeña o con el ramo de la empresa. Se puede conseguir una mejor calidad de
producto, se puede reducir la necesidad de contratar más personal, disminuir la tasa
de ausentismo, así como la tasa de rotación.
Ejemplo de ello se puede ver en otorgar un mejor incentivo a la persona que haga
mejor su trabajo en instalación de llantas, que conozca bien su rama de trabajo, y
sobre todo que sea más eficiente y eficaz en su trabajo.
3.4.7 Incentivos no monetarios Se pueden llevar a cabo programas de reconocimiento de méritos, entregándole
placas conmemorativas, objetos deportivos o conmemorativos, etc. Ya que sirven
para alentar esfuerzos adicionales o dirigidos a un objetivo específico.
A estos también se le pueden sumar los cambios en el puesto o el entorno laboral,
manteniendo la moral alta y reduciendo la rotación, así como también se pueden
tomar en cuenta el proporcionarles uniformes, herramientas que hagan más fácil su
trabajo.
Las medianas empresas de llantas deben tomar en cuenta todos estos tipos de
incentivos que se pueden dar a los empleados y son libres de escoger cuales y
cuantos pueden apegarse a la empresa, teniendo en cuenta que no repercutirá el
171
salario que tenga y las prestaciones de ley que tienen que tener cada uno de estos
empleados.
A continuación se presenta una tabla resumen de los objetivos y las ventajas que se
pueden obtener al aplicar cualquier de los incentivos aquí mencionados y que tienen
que ser establecidos por las medianas empresas de llantas para que los empleados
se sientan motivados y puedan dar a la empresa un mejor rendimiento.
Ejemplo de acciones (políticas) de incentivos a desarrollar en las medianas empresas de llantas.
Otorgar a los empleados sus respectivos sueldos cada quince días.
Dar reconocimiento al empleado del mes o del año según lo estipule la empresa.
Partir un pastel para todos los cumpleaños del mes.
Otorgarles uniformes a todos los empleados de la empresa.
Permitir que los fines de semana lleguen vestidos de particular los empleados.
Tipos de incentivos Objetivos Ventajas
Salario
Permite conseguir muchos objetivos finales del trabajo.
El empleado es capaz de entregar gran parte de si mismo, de su esfuerzo y de su vida.
Comisión Por meta
Permite incentivar las ventas dentro de la empresa.
El empleado mostrara mas esfuerzo en las ventas realizadas.
Superación abierta Permite que el empleado pueda superarse y llegar a ser profesional
El empleado llega a rendir con mayor eficiencia en el trabajo.
Entrenamiento y
capacitación.
Lograr que el empleado realice su trabajo lo mejor posible
Realizar las labores de la empresa con un mayor conocimiento.
Seguridad laboral
Permite que el empleado tenga confianza al realizar las tareas laborales
Todos los empleados alcanzaran las metas propuestas al rendir con mayor confianza.
Beneficios sociales: Atención medica, seguros laborales Bonos alimenticios
Permite aportar ayuda al empleado.
El empleado se siente respaldado por medio de la empresa.
172
Otorgar reconocimientos por vender una cantidad estipuladas de llantas en el
mes.
Reconocer a los empleados que se les observe un buen desempeño en su
trabajo.
Reconocer a los empleados por su tiempo laborado en la empresa, así como
también por los estudios o la capacidad para trabajar en cierta área.
Proporcionarle todo lo necesario para la poder desarrollar su trabajo de una
mejor manera.
Proporcionarles adiestramiento en lo que se refiere a su ambiente de trabajo.
Proporcionarles capacitación por lo menos dos veces en el año en temas que le
ayuden a ser más eficientes.
173
ETAPA IV: EVALUACIÓN Y CONTROL DEL MODELO. 4.1 MECANISMO DE EVALUACIÓN Y CONTROL DEL MODELO ADMINISTRATIVO GUNG HO.
El objetivo de esta etapa es corregir los posibles errores que se pueden presentar en
la ejecución del modelo.
El éxito del modelo administrativo Gung Ho, deberá evaluarse a través de
indicadores y factores que deberán medirse antes, durante y después de su
aplicación; puesto que es necesario llevar a cabo una comparación entre lo
planeado y lo realizado.
En el desarrollo del modelo administrativo Gung Ho, existirán desviaciones positivas
y negativas. Las desviaciones positivas resultan cuando los objetivos y metas
propuestas son alcanzados y superados; por el contrario, las desviaciones negativas
son aquellas donde no se alcanza a cubrir lo planificado por lo que deberán tomarse
las medidas correctivas necesarias en cada caso.
La evaluación y control del modelo se deberá realizar de acuerdo a lo siguiente:
Etapas a evaluar Acciones a evaluar y controlar.
Resultados
Responsable.
ETAPA I Análisis situacional y sensibilización al cambio.
-Las funciones del gerente y los gerentes de área. -Compromiso Con la misión de la empresa. (Lista de comprobación de misión, anexo #3
Eficacia en el desempeño gerencial.
Asesores del modelo
ETAPAII Organización y operación.
-Evaluación de metas compartidas.Esquema de perseccion de metas anexo # 4
-Eficacia del personal a comprometerse a realizar las metas
Gerente y grupo de supervisión.
ETAPA III Sociabilizacion y comunicación
-Reuniones de sociabilzacion de objetivos, metas y valores. (Esquema de
Involucramiento de los empleados a modelo Gung Ho.
-Grupo de supervisión. -Capacitador externo.
174
evaluación de reuniones anexo # 5) -Capacitación del personal. (Cuestionario de evaluación de capacitación ver anexo #6)
ETAPA IV Evaluación y control
del modelo.
-Medición objetiva. (Formulario de evaluación del modelo anexo #7 )
Cumplimiento de objetivos y metas
-Asesores del modelo -Gerente y -Grupo de supervisión.
H. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ADMINISTRATIVO GUNG HO. Para llevar a cabo la implementación del modelo es necesario que el equipo ejecutor
de éste tenga una reunión con la gerencia, para que estos tengan la presentación
del modelo administrativo Gung Ho y definan el papel de los encargados de las
áreas para desarrollar el modelo.
La implementación es parte fundamental del modelo propuesto, sin ella la propuesta
no tendría razón de ser. Para la implementación es necesario elaborar un plan o
cronograma que contemple las diferentes actividades a realizar, el área o
departamento encargado de la implementación, asignación de recursos materiales,
humanos y financieros.
1. OBJETIVO DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN.
Lograr que las medianas empresas que venden llantas ubicadas en la zona
metropolitana de San Salvador pongan en práctica el modelo administrativo
Gung Ho propuesto, el cual contribuirá a mejorar el rendimiento de los
empleados.
2. APLICACIÓN DEL MODELO ADMINISTRATIVO GUNG HO A NIVEL GERENCIAL.
Tomando en cuenta la Teoría Z, en la que se destaca el sentido de responsabilidad
comunitaria como base de la cultura empresarial. Se puede decir que este modelo
175
esta creado para que la gerencia tenga una nueva forma de actuar con Un Sistema Participativo De Grupo, el cuál consiste en un ambiente de completa confianza, en
el que los subordinados se sienten libre para actuar en equipos, y en que las
actividades son positivas y las ideas constructivas; hay participación y vinculación
grupal, de manera que las personas sientan responsabilidad en todos los niveles de
la empresa.
La implementación del modelo administrativo Gung Ho, debe hacerse con todo el
personal de la empresa, en todos los niveles y funciones. Su implementación
significa una cantidad considerable de esfuerzo y de entusiasmo por parte de todos
los participantes en el desarrollo del modelo, a demás de implicar un costo que debe
ser considerado como una inversión que ayudara a la mejora continua de las
medianas empresa que venden llantas, a corto, mediano y largo plazo y no como un
gasto innecesario para la empresa.
Es necesario contar con un espíritu de cooperación del personal y con el apoyo de
los superiores, ya que todos lo jefes y supervisores deben de participar de manera
efectiva en la ejecución del modelo. Se sabe que un director ejerce influencia
decisiva sobre la vida de un supervisor y, del mismo modo, éste sobre cada uno de
los empleados.
Para que el supervisor o jefe puedan aceptar el cambio al implementar este modelo,
debe contar con una dirección adecuada y abierta, así también el empleado debe de
contar con una supervisión eficiente para que pueda generársele valor.
3. POLÍTICAS.
Al aplicar el modelo se debe evitar la precitación de la implementación del
mismo, ya que no es posible cambios espontáneos en la forma de trabajo de
cada empleado.
Determinar cuales son los recursos necesarios para la implementación del
modelo.
Mantener programa de capacitación para los líderes de cada equipo y personal
responsable de implementar el modelo.
176
Cada año se incorporara al presupuesto de gastos de la empresa y la proyección
de los recursos a invertir en el desarrollo del modelo.
Que el gerente realice evaluaciones anuales de las habilidades de los
empleados, para identificar las áreas que han de fortalecerse al darle continuidad
al modelo
4. REQUISITOS NECESARIOS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO ADMINISTRATIVO GUNG HO.
Apoyo del gerente o propietario.
Disposición del personal.
Diagnóstico de situación correcto.
Adecuado sistema de medición y control.
5. RECURSOS NECESARIOS. Para la implementación del modelo es necesario la utilización de diferentes recursos,
como los que se detallan a continuación.
Recursos humanos
Instalaciones adecuadas para capacitación.
Material de lectura y accesorios para actividades de capacitación. Recursos financieros Recursos Materiales
6. RESPONSABILIDADES E IDENTIFICACIÓN DE LOS INVOLUCRADOS. Con el propósito de lograr el desarrollo ágil y eficiente en la ejecución del modelo es
necesario la definición del personal y las responsabilidades asignadas a cada uno
de los involucrados para el buen funcionamiento de la implementación del modelo
Gerencia general: Son quienes deben apoyar y aprobar el modelo administrativo
Gung Ho.
Personal encargado de la capacitación: Encargados de capacitar, organizar
reuniones grupales y evaluar al personal.
177
Jefes de departamento o de sucursal (comité de supervisión): Colaborar en
la generación de un clima de trabajo participativo y motivador.
Empleados: Son quienes serán capacitados en el modelo administrativo Gung
Ho. El enfoque está orientado a que mejore su desarrollo humano en el trabajo.
7 .PROCESO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO Para dar inicio a la implementación del modelo, los autores de este documento
presentan la propuesta de ejecución al gerente o propietario de las medianas
empresas que venden llantas ubicadas en la zona metropolitana de San Salvador,
para su correspondiente consideración sobre la aplicación del modelo.
Después de aprobada la propuesta, el gerente determina las actividades especificas
con las cuales se aplicará el modelo y el orden con el cual se integra cada una de
las mismas.
Se asesora al gerente y a los jefes de las distintas áreas de la empresa en los
conocimientos básicos del modelo para facilitar su comprensión y aplicación.
El gerente en coordinación con los jefes, trabajan conjuntamente en la
implementación de las etapas del modelo.
El gerente y los jefes de departamento serán los encargados principales de evaluar
periódicamente el proceso de implementación del modelo, para que, en caso de ser
necesario se aplique las medidas correctivas pertinentes.
La realimentación de cualquiera de los pasos mencionados anteriormente puede
darse en cualquier momento en que se considere necesaria en cualquier interesado,
procurando con ello la ausencia de vacíos en el proceso, que impidan un desarrollo
adecuado del modelo.
8. DETALLE DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACION DEL MODELO. Comprende una serie de actividades que se deberán seguir para la implementación
de la propuesta.
178
Actividad a realizar Recursos Responsables
Realizar una presentación del Modelo Administrativo Gung Ho al Gerente
Salón de reuniones Computadora portátil Pantalla Cañón
Grupo de Tesis
Revisión y aprobación del Modelo de Administrativo Gung ho
Salón de reuniones Computadora portátil Pizarra acrílica, Plumones Cañón
Gerente
Creación del equipo para la implementación
Salón de reuniones Computadora portátil Pizarra acrílica, Plumones Cañón Recursos Humanos
Gerente y Jefes de departamento
Adquisición de los recursos a utilizar
Recursos Financieros
Gerencia
Puesta en marcha del Modelo
Recursos Humanos materiales tecnológicos.
Equipo para la implementación
179
I. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A continuación se presenta el cronograma de actividades a ejecutar para la implementación de modelo administrativo Gung Ho
para mejorar el rendimiento de los empleados de las medianas empresas de la zona metropolitana de San Salvador.
No. ACTIVIDADES. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Presentacion de Propuesta ante las medianas empresas de venta de llantas
2 Discusión de seminario talleressobre la presentacion de dichapropuesta.
3 Aprobacion de la propuestapor parte del sector de llantasprevio a su implementación.
4 Implementación de la propuestadentro de las medianas empresas.
5 Desarrollo de la Etapa IAnalisis Situacional.
6 Desarrollo de la Etapa IIOrganización y Operación
7 Desarrollo de la Etapa IIISociabilizacion y Comunicación
8 Desarrollo de la Etapa IVEvaluación y Control del Modelo
9 Ajustes y correctivos necesariosdespues de 5 meses de estarimplementada la propuesta.
10 Analisis de monitoreo y seguimiento de la implementa-ción de la propuesta.
MES 6MES 5MES 1 MES 2 MES 3 MES 4
180
J. PRESUPUESTO DEL DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO GUNG
HO PARA MEJORAR EL RENDIMIENTO DE LOS EMPLEADOS.
RECURSOS SUB. TOTAL
$ TOTAL
$ RECURSOS HUMANOS
Diseñadores del Modelo 1,500.00 1,500.00
Capacitador 250.00 250.00
RECURSOS MATERIALES 800,00
Papelería y útiles 200,00
Cañón 150,00
Computadora 200,00
Pizarra acrílica 50,00
Otros 200,00
SUB. TOTAL 2,550.00
IMPREVISTOS 255,00
TOTAL 2,805.00
